curso taller de ms project 2010 - planificación del proyecto (ii)
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Sesión 02:
Planificación del Proyecto (II)
Definición de los recursos y costos del proyecto
CURSO TALLER DE
MS PROJECT 2010
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Objetivo de la sesión
Continuar con la planificación del proyecto
en el entorno de MS Project 2010.
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Contenido de la Sesión 02
2. Planificación del Proyecto.
2.1 Definir recursos y costos.
2.2 Asignar propiedades a las tareas.
2.3 Secuenciar tareas.
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Pasos para crear el proyecto…
1. CREACIÓN DEL
PROYECTO
2. REVISIÓN Y
AJUSTE DEL
PROYECTO
3. CONFIGURACIÓN
DE LÍNEA BASE
1. Crear el proyecto. 2. Ingresar entregables. 3. Ingresar tareas. 4. Ingresar tareas repetitivas. 5. Ingresar hitos. 6. Crear calendarios.
7. Definir recursos y costos. 8. Asignar propiedades a las tareas. 9. Secuenciar tareas.
Sesión Actual
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2.1 DEFINIR
RECURSOS Y COSTOS
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RECURSOS Los recursos desempeñan el trabajo de un proyecto, es por ello, que con las tareas definidas y planificadas, es necesario especificar recursos reales en el Plan del Proyecto. Los recursos son personas, materiales consumibles y costo de los elementos que permiten realizar las tareas del proyecto.
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A) Tipos de Recursos
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Tipos de Recursos…
MS Project 2010 distingue 3 tipos de recursos: • Recursos Tipo Trabajo.
• Recursos Tipo Material.
• Recursos Tipo Costo.
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Recurso Tipo Trabajo
Los recursos tipo trabajo se refieren al personal o equipo de trabajo que utilizan el TIEMPO (horas o días) como medida de su esfuerzo y están limitados por su disponibilidad asociada con el calendario del proyecto. Algunos ejemplos de este recurso pueden ser: jefe de proyecto, arquitecto, programador, etc.
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Recurso Tipo Material
Los recursos tipo material son suministros, existencias u otros artículos consumibles, que utilizan la CANTIDAD como medida del esfuerzo de una tarea. Algunos ejemplos de estos recursos pueden ser: acero, tejas, ladrillos, etc.
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Los recursos tipo costo son elementos que contribuyen a completar una tarea, pero no afectan la duración o trabajo de la misma. Asimismo, no se tiene en cuenta los períodos laborales para cumplir sus tareas y tampoco están asociados a capacidades máximas, calendarios base o fechas de disponibilidad. Algunos ejemplos de este recurso pueden ser: tarifa aérea, alquiler de vehículo, compra de software, etc.
Recurso Tipo Costo
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Cómo agregar recursos en MS Project 2010
Primera forma de agregar recursos es por la Cinta de opciones.
Otra forma de agregar recursos es por la Barra de accesos directos.
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Cómo agregar recursos en MS Project 2010
Para agregar un recurso tipo trabajo, tipo material o tipo costo debe estar en la Hoja de recursos y siga estos pasos: 1. En la columna “Nombre del recurso”, escriba el nombre del recurso. 2. En la columna “Tipo” elija la opción que desee.
En la Hoja de recursos, en la columna “Tipo”, se elige el tipo de recurso que se considere conveniente.
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B) Costo de los Recursos
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Costo de los Recursos Tipo Trabajo
Para especificar valores de costos para el recurso tipo trabajo se utilizan las columnas Tasa estándar y Tasa horas extra. Otra columna disponible es Costo/uso, que puede ser utilizada en vez de o como complemento de la Tasa estándar.
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Costos de Recursos Tipo Material
Para especificar valores de costo para el recurso tipo material se utiliza la columna Tasa estándar. Otra columna disponible es Costo/uso, en el cual se ingresan valores como la cuota inicial o cuota de alquiler de equipos. Este tipo de costo se acumula cada vez que se utiliza un recurso tipo material.
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Costo de los Recursos Tipo Costo
Los recursos tipo costo son asignados a diferentes tareas en las que los costos son distintos de una asignación a otra. La información del costo para el recurso tipo costo se introduce en el cuadro de diálogo Información de la asignación dentro de la vista Uso de tareas o Uso de recursos.
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Acumulación de Costos
Comienzo: El costo del recurso siempre se carga al inicio de la tarea. Este tipo acumulado de costo no es común, se utiliza cuando la participación del recurso no afecta al término de la tarea. Prorrateo: El costo del recurso es distribuido según su carga de trabajo. Por ejemplo: Si el recurso trabaja 10 horas, el costo se distribuye uniformemente en cada hora trabajada. Fin: El costo del recurso siempre se carga al término de la tarea. Este tipo acumulado de costo se utiliza cuando al recurso se le paga solamente al finalizar la tarea.
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Múltiples Tasas de Costo para un Recurso
Para especificar diversas tasas de costo en diferentes períodos de tiempo a un recurso (tipo trabajo o material) se usará la “Tabla de tasas de costo”. Esta tabla se encuentra en el cuadro de diálogo Información del Recurso.
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2.2 ASIGNAR
PROPIEDADES A LAS
TAREAS
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Propiedades de las tareas.
Duraciones de cada tarea.
Recursos para cada tarea.
Indicador de tarea condicionada por el esfuerzo.
Fecha límite (de ser el caso).
Tipo de restricción.
Tipo de tarea.
Información para asignar propiedades a las tareas
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A) Ingresar duraciones a
las tareas
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Agregar Duración a las Tareas
Una vez que se ha completado la lista de tareas, se debe realizar la estimación de la duración (horas o días). Existen varias formas de agregar duraciones a las tareas: Utilizando la Vista Diagrama de Gantt.
Duración estimada
Duración confirmada
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Agregar Duración a las Tareas
Utilizando el Cuadro de Diálogo Información de la tarea.
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Agregar Duración a las Tareas
Utilizando el Formulario de tareas.
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B) Asignar recursos a las
tareas
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Asignar Recursos a las Tareas
En la planificación de un proyecto, es necesario asignar recursos a las tareas, con el fin de indicar la disponibilidad del recurso para realizar esa tarea. Existen varias formas de asignar recursos a las tareas: Utilizando la Vista Diagrama de Gantt.
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Utilizando el Cuadro de Diálogo Asignar recursos.
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Utilizando el Cuadro de Diálogo Información de la tarea.
Asignar Recursos a las Tareas
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Cuadro de diálogo Información de la tarea
En el cuadro de diálogo Información de la tarea se encuentran las siguientes pestañas:
General. Predecesoras. Recursos. Avanzado. Notas Campos personalizados.
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Fecha Límite
Registra la Fecha Límite como señal de control, pero no influye en la programación.
El campo Fecha límite muestra una fecha objetivo que indica cuándo se desea completar una tarea. Si se supera fecha límite y la tarea no se ha completado, MS Project muestra un indicador.
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Restricciones Flexibles permiten a las tareas ser programadas o reprogramadas sin más limitaciones que sus relaciones
de predecesoras y sucesoras. No se imponen fechas de inicio o fin.
Se debe usar este tipo de restricciones lo más que sea posible.
Tipo de Restricción
TIPO DE RESTRICCIÓN
Lo antes posible
Lo más tarde posible
FECHA DE
RESTRICCIÓN CATEGORÍA
Flexible -----
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TIPO DE RESTRICCIÓN
No finalizar antes del
No finalizar después del
No comenzar antes del
No comenzar después del
FECHA DE
RESTRICCIÓN
Fecha Límite
Fecha Límite
Fecha Límite
Fecha Límite
CATEGORÍA
Semi-Flexible
Restricciones Semi-Flexibles limitan la reprogramación de las tareas dentro de un límite establecido.
Tipo de Restricción
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TIPO DE RESTRICCIÓN
Debe comenzar el
Debe finalizar el
FECHA DE
RESTRICCIÓN
Fecha de comienzo
Fecha de fin
CATEGORÍA
Inflexible
Restricciones Inflexibles evitan totalmente la reprogramación de las tareas.
Sólo se deben usar cuando sea absolutamente necesario.
Tipo de Restricción
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Pestaña Avanzado: Tipo de Restricción
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Tipo de Tarea
El tipo de tarea define en qué manera MS Project utilizará la fórmula de programación: Trabajo = Duración x Unidades. Existen 3 tipos de tarea: - Duración Fija
- Unidades Fijas
- Trabajo Fijo
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Cuadro del Cálculo de Programación
Está basado en la fórmula fundamental de programación de MS Project: Trabajo = Duración x Unidades.
Unidades
Trabajo
Duración
Duración
Trabajo
Unidades
Duración
Duración
Duración
Trabajo
Trabajo
Unidades
Duración Fija
Unidades Fijas
Trabajo Fijo
Tipo de Tarea
Si cambiamos...
MS Project recalcula...
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Duración Fija
Trabajo = Duración x Unidades
Estado inicial: Trabajo = 24 horas-hombre Duración = 8 horas o un día de duración Unidades = 3 hombres al 100% en un horario de 8 horas/día
Si modifico Unidades=> cambia de 3 hombres asignados a 1 sólo MS Project recalcula Trabajo => Trabajo = 8 horas x 1 hombre Trabajo = 8 horas-hombre
Si modifico Trabajo => cambia de 24 horas-hombre a 16 h-h MS Project recalcula Unidades => 16 h-h = 8 horas x Unidades Unidades = 2 hombres
Opción: Tipo de Tarea
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Unidades Fijas
Trabajo = Duración x Unidades
Estado inicial: Trabajo = 24 horas-hombre Duración = 8 horas o un día de duración Unidades = 3 hombres al 100% en un horario de 8 horas/día
Si modifico Duración => cambia de 8 horas a 4 horas MS Project recalcula Trabajo => Trabajo = 4 horas x 3 hombres Trabajo = 12 horas-hombre
Si modifico Trabajo => cambia de 24 horas-hombre a 18 h-h MS Project recalcula Duración => 18 h-h = Duración x 3 hombres Duración = 6 horas
Opción: Tipo de Tarea
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Trabajo Fijo
Trabajo = Duración x Unidades
Estado inicial: Trabajo = 24 horas-hombre Duración = 8 horas o un día de duración Unidades = 3 hombres al 100% en un horario de 8 horas/día
Si modifico Duración => cambia de 8 horas a 4 horas MS Project recalcula Unidades => 24 h-h = 4 horas x Unidades Unidades = 6 hombres
Modifico Unidades => cambia de 3 hombres a 4 hombres MS Project recalcula Duración => 24 h-h = Duración x 4 hombres Duración = 6 horas
Opción: Tipo de Tarea
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Condicionada por el Esfuerzo
Cuando una tarea está condicionada por el esfuerzo, MS Project mantiene el trabajo total de la tarea en su valor actual, independientemente del número de recursos que se asignen a ella. Cuando se asignan nuevos recursos, el trabajo restante se distribuye entre ellos. Por Ejemplo: La tarea Crear dibujos arquitectónicos dura 4 días con un recurso asignado y esta tarea no está condicionada por el esfuerzo. A dicha tarea, se le asignan tres recursos más, entonces MS Project programará que la tarea se complete en 1 día.
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Condicionada por el Esfuerzo
Condicionada por el Esfuerzo
Toma los valores: Si (√) o No
Condicionada por el Esfuerzo = Si : Cuando se añaden recursos adicionales a la tarea: La duración de la tarea decrece, es decir, el esfuerzo o trabajo permanece constante. Trabajo = Cte., Recursos = , Duración =
Condicionada por el Esfuerzo = No : Cuando se añaden recursos adicionales a la tarea: La duración de la tarea permanece constante y el esfuerzo o trabajo se incrementa. Trabajo = , Recursos = , Duración = Cte.
IMPORTANTE : Esta opción sólo se activa cuando se incrementan recursos y no cuando se reducen.
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Ejemplo: Condicionada por el Esfuerzo
Situación inicial
Antes de incrementar o reducir recursos
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Tarea 1: Condicionada por el Esfuerzo y cuando se incrementan los
recursos de R1 a R1+R2: Reduce duración
Tarea 2: No Condicionada por el Esfuerzo y cuando se incrementan
los recursos de R1 a R1+R2: No reduce duración
Ejemplo: Condicionada por el Esfuerzo
Tarea 1
Tarea 2
Al incrementar recursos
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Tarea 3: Condicionada por el Esfuerzo y cuando se reducen los
recursos de R2 a 50%R2: Aumenta duración
Tarea 4: No Condicionada por el Esfuerzo y cuando se reducen los recursos de R2 a 50%R2:
Aumenta duración
Ejemplo: Condicionada por el Esfuerzo
Al Reducir recursos
Tarea 3
Tarea 4
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Ejemplo: Condicionada por el Esfuerzo
Situación final
El campo Condicionada por el Esfuerzo no funciona
cuando se reducen recursos, sólo funciona cuando se incrementan recursos.
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2.3 SECUENCIAR
TAREAS
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Secuenciamiento de actividades
Secuenciar tareas es el orden en que cada tarea debe ser ejecutada y qué dependencia hay entre una tarea y el resto. Existen varias formas para secuenciar actividades, entre ellas tenemos: Utilizando el ícono Vincular tareas.
Use el ícono “Vincular Tareas” para crear relaciones Fin a Comienzo (FC).
Use el ícono “Desvincular Tareas” para quitar las relaciones.
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Secuenciamiento de actividades
Utilizando el Formulario de Detalles de la Tarea.
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Tipos de Vínculo
Los tipos de vínculo de las tareas predecesoras son: - Vínculo FC o Fin a Comienzo
Tarea A
Tarea B
- Vínculo FF o Fin a Fin
Tarea A
Tarea B
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Tipos de Vínculo
- Vínculo CC o Comienzo a Comienzo
Tarea A
Tarea B
- Vínculo CF o Comienzo a Fin
Tarea A
Tarea B
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Caso Práctico Nº 02