cv syafrizal hadi

0

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEARSIPAN PADA KANTOR KECAMATAN MEDAN SUNGGAL

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Oleh :

SYAFRIZAL HADI ALAMSYAH ARUAN

NIM : 1004200

JENJANG PENDIDIKAN STRATA – 1 (S1) PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNIK POLIPROFESI

MEDAN 2014

i

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas segala

berkat dan anugerah-Nya yang di berikan kepada Penulis, sehingga Penulis dapat

menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dengan baik.

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dilakukan untuk melengkapi salah

satu syarat untuk penulisan skripsi pada Program Studi Teknik Informatika

jenjang Pendidikan Strata – 1 (S-1) di STT Poliprofesi Medan, Praktek Kerja

Lapangan ini Penulis lakukan pada Pemko Medan Kantor Kecamatan Medan

Sunggal Jln.TB.Simatupang No.193 Medan.

Selesainya penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini tidak terlepas

dari dorongan, bantuan moril maupun materil dari berbagai pihak. Untuk itu

Penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Amrin Mulia Utama, S.Kom, MM selaku Dosen Pembimbing yang

telah banyak memberikan masukan dan pengarahan kepada Penulis.

2. Ibu Raheliya Br. Ginting M.Kom, selaku Ketua Yayasan Pendidikan

Poliprofesi Medan.

3. Bapak Sulaiman Ginting, SH, selaku BPH Yayasan Pendidikan

Poliprofesi Medan.

4. Bapak David JM. Sembiring M.Kom , selaku Ketua Sekolah Tinggi

Teknik Poliprofesi Medan.

5. Bapak Positron Bangun,S.Kom,MT, selaku Pembantu Ketua I Sekaligus

Ketua Program Studi Teknik Informatika Medan.

ii

6. Bapak / Ibu Dosen Sekolah Tinggi Teknik Poliprofesi yang telah

memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis dan seluruh Staf

Pegawai yang ada di STT Poliprofesi Medan.

7. Bapak/Ibu Pimpinan dan seluruh Staf Pegawai yang ada di Kantor

Kecamatan Medan Sunggal.

8. Yang teristimewa, Ayahanda dan Ibunda tercinta serta adik dan keluarga

besar penulis yang telah memberikan dukungan moril dan materil serta

mendoakan penulis dalam setiap langkah dan usaha dalam menyelesaikan

Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dengan baik.

9. Dan teman-teman seperjuangan yang telah banyak membantu Penulis

dalam menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dengan baik.

Penulis menyadari bahwa Laporan Praktek Kerja Lapangan ini

masih banyak terdapat kekurangan, untuk itu penulis dengan segala

kerendahan hati menerima saran ataupun masukkan guna kesempurnaan

isi dari Laporan Praktek Kerja Lapangan ini.

Akhirnya dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan

banyak terima kasih dan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi

pembaca.

Medan, 19 Mei 2014

Penulis,

SYAFRIZAL HADI ALAMSYAH ARUAN

NIM : 1004200

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................. i

DAFTAR ISI ........................................................................................... iii

DAFTAR GAMBAR........................................................................ .......... v

DAFTAR TABEL... ................................................................................. vi

DAFTAR LAMPIRAN.... ........................................................................ vii

BAB I. PENDAHULUAN ....................................................................... 1

I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ................................... 1

I.2. Tujuan Dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan .......................... 2

I.3. Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan .................................. 4

I.4. Metode Pengumpulan Data ...................................................... 4

I.5. Lokasi Praktek Kerja Lapangan ................................................ 7

BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .................................... 8

II.1. Sejarah Singkat Perusahaan ..................................................... 8

II.2. Struktur Organisasi .................................................................. 12

II.3. Mekanisme Sistem Yang Berjalan............................................ 26

BAB III. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................ 27

III.1. Pengertian Sistem .................................................................... 27

III.2. Pengertian Informasi................................................................ 31

III.3. Pengertian Sistem Informasi .................................................... 33

III.4. Pengertian Data ....................................................................... 34

III.5. Pengertian Database ................................................................ 37

III.6. Hirarki Data............................................................................. 38

III.7. Tujuan Pengolahan Data .......................................................... 39

iv

III.8. Konsep-Konsep Yang Memegang Dalam Peranan Data ........... 40

III.9. Pengertian Arsip dan Kearsipan .............................................. 41

BAB IV. PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN .................................. 42

IV.1. Pengamatan ............................................................................. 42

IV.2. Pembahasan ............................................................................ 44

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ................................................... 46

V.1. Kesimpulan .............................................................................. 46

V.2. Saran ........................................................................................ 47

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

1

BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Pesatnya perkembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Informasi

dewasa ini sangat berpengaruh terhadap dunia bisnis dan pendidikan. Dunia

pendidikan dituntut untuk dapat menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang

mampu beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan serta memiliki inisiatif dan

kreatif tanpa mengabaikan ketaqwaan seiring dengan perkembangan dan

kemajuan zaman. Oleh karena itu, kerja sama pendidikan dengan dunia usaha

maupun didalam Lembaga Pemerintahan dan Masyarakat haruslah sejalan,

sehingga timbul keterpaduan yang sempurna, dimana semua unsur yang terkait

dapat berperan sebagaimana yang di harapkan.

Sekolah Tinggi Teknik Poliprofesi Medan sebagai salah satu Lembaga

Pendidikan Tinggi menekankan pada Pendidikan Profesional dalam menciptakan

Sumber Daya Manusia (SDM) yang memiliki sikap, kemampuan, berkompeten

dan mampu menangani pekerjaan-pekerjaan dan mempunyai disiplin yang tinggi.

Untuk mencapai sasaran tersebut, salah satu usaha Sekolah Tinggi Teknik

Poliprofesi Medan adalah dengan mewajibkan seluruh Mahasiswa/I semester

akhir melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Lembaga Pemerintahan

dengan harapan agar para Mahasiswa/I memahami dan mengetahui bagaimana

praktek operasi di Lembaga Pemerintahan maupun Swasta. Disamping itu Praktek

Kerja Lapangan merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan

2

Strata – 1 (S-1) di STT Poliprofesi Medan.

Mengingat betapa pentingnya masalah kearsipan dalam pelaksanaan

administrasi di Kantor Kecamatan Medan Sunggal maupun penulisan Laporan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, maka hal inilah yang mendorong Penulis

untuk memilih judul “ Sistem Informasi Pengolahan Data Kearsipan Pada Kantor

Kecamatan Medan Sunggal “. Judul ini di ambil sesuai dengan kegiatan yang

biasa penulis lakukan selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di

Kantor Kecamatan Medan Sunggal yang bertempat di Jl. TB.Simatupang No.193

Medan.

I.2. Tujuan Dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Adapun tujuan dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan adalah :

1. Sebagai salah satu syarat menyelesaikan Pendidikan Strata – 1 (S-1) di

STT Poiprofesi Medan.

2. Berguna bagi penulis yang lain sebagai bahan perbandingan dalam

melaksanakan penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan di masa yang

akan datang.

3. Untuk mengetahui dunia kerja yang sebenarnya dan mempersiapkan diri

dalam memasuki dunia kerja.

4. Untuk menghadapi situasi dan kondisi kerja sehingga Mahasiswa dapat

melatih komunikasi dan menyelesaikan tugas-tugas yang di berika atasan.

3

5. Memberi kesempatan kepada Mahasiswa untuk dapat menerapkan dan

membandingkan teori-teori yang di peroleh di bangku perkuliahan dengan

kenyataan yang terjadi di lapangan.

6. Memperoleh pengalaman sebagai seorang karyawan perusahaan yang

diharapkan dengan cepat dalam menyesuaikan diri pada saat terjun di

dunia usaha.

7. Membangun kesiapan Mahasiswa dalam menghadapi situasi dan kondisi

kerja sehingga Mahasiswa dapat melatih komunikasi dan menyelesaikan

tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

8. Mempererat hubungan dan meningkatkan kerjasama antara STT

Poliprofesi Medan dengan perusahaan khususnya yang membutuhkan

tenaga siap pakai.

Adapun manfaat yang di peroleh Mahasiswa selama melaksanakan

Praktek Kerja Lapangan adalah :

1. Penulis dapat mengetahui beberapa kuatnya kerja sama di dalam

menjalankan suatu pekerjaan didalam sebuah instansi.

2. Penulis dapat mengetahui struktur dan perbedaan yang dikerjakan disetiap

masing-masing instansi.

3. Mendapat motivasi, dedikasi, serta inisiatif pada pekerjaan yang sesuai

dengan ketrampilan, pengetahuan yang didapat dibangku kuliah kemudian

menerapkannya di tempat Praktek Kerja Lapangan.

4. Mengetahui secara langsung bagaimana cara kerja yang baik

4

5. Peserta dapat menilai diri pribadi, tentang kemampuan mengaplikasikan

diri kepada pekerjaan di tempat Praktek Kerja Lapangan.

6. Mendapatkan pengetahuan yang baru, yang belum pernah didapatkan

dibangku kuliah, yaitu pengetahuan aplikasi teori kepada pekerjaan yang

sebenarnya di tempat Praktek Kerja Lapangan.

I.3. Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan

Masalah yang sering terjadi yaitu pada Sistem Informasi Pengolahan Data

Tata Cara Kearsipan yang dilakukan masih menggunakan sistem manual,

sehingga prosesnya akan semakin lambat dan tidak efesien. Untuk mendapatkan

waktu yang tepat dan kinerja yang efesien, maka penulis mengidentifikasikan dan

merumuskan masalah yang ada didalam Data Pegawai, Gaji Pegawai, dan Absensi

Pegawai masih di lakukan secara manual, sehingga tidak terorganisir dengan baik

dan mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data-data kearsipan pegawai yang

diperlukan setiap bulannya.

I.4. Metode Pengumpulan Data

Penelitian merupakan suatu proses yang panjang. Yang berawal pada

minat untuk mengetahui fenomena tertentu dan selanjutnya berkembang menjadi

gagasan, teori, konseptualisasi, pemilihan metode penelitian yang sesuai, dan

seterusnya. Hasil akhirnya, melahirkan gagasan dan teori baru pula senhingga

merupakan suatu proses yang tiada hentinya.

Hal yang sangat penting bagi peneliti adalah adanya minat untuk

mengetahui masalah sosial atau fenomena sosial tertentu. Minat tersebut dapat

5

timbul dan berkembang karena rangsangan bacaan, diskusi, seminar, atau

pengamatan. Titik tolak yang sesungguhnya bukanlah metode penelitian, tetapi

kepekaan dan minat, ditopang oleh akal sehat (common sence). Seperti disebutkan

diatas, berbagai tahap harus ditempuh hingga tercapai hasil penelitian yang

memenuhi kaidah-kaidah ilmiah, dan tiap tahap perlu dilaksanakan dengan kritis,

cermat dan sistematis.

Setelah di sederhanakan, langkah-langkah yang lazim ditempuh dalam

pelaksanaan survei adalah sebagai berikut :

1. Merumuskan masalah penelitian dan menentukan tujuan survei

2. Menentukan konsep hipotesa serta menggali keputusan pada saat hipotesa

tidak di perlukan, misalnya pada penelitian operasional.

3. Pengambilan sample.

4. Pekerjaan lapangan, termasuk memilih dan melatih pewawancara.

5. Pengolahan data.

6. Analisa dan pelaporan.

Dalam menyusun Laporan Praktek Kerja Lapangan ini, Penulis melakukan

penerapan metode penelitian dalam mendapatkan data yang di perlukan

sehingga penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat di selesaikan

dengan baik dan benar. Maka penulis menggunakan beberapa metode-metode

penelitian yang dapat membantu didalam pembuatan Laporan Praktek Kerja

Lapangan ini sebagai berikut :

6

1. Penelitian Lapangan (Field Research)

a. Obsevasi

Observasi yang dilakukan penulis merupakan metode pengamatan dan

pencatatan secara sistematis terhadap objek yang diselidiki. Jadi penulis

menyelidiki secara langsung yang menyangkut sistem kerja/operasional

perusahaan dalam mengumpulkan sebuah data dari instansi Kearsipan.

Misalnya, pada saat penerimaan sebuah surat masuk dan surat keluar

penulis dapat terlebih dahulu meneliti dalam kesempurnaan kalimat serta

isi dari setiap pokok bahasa agar tidak memiliki kesalahapahaman.

b. Wawancara

Wawancara merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan penulis

dengan cara tanya jawab. Dalam wawancara ini penulis melakukannya

pada pegawai yang khusus menangani tentang masalah yang ada di dinas

tersebut.

2. Penelitian Pustaka (Library Research)

Penelitian Pustaka dilakukan penulis agar dapat mendapatkan data yang

bersifat teoritis, dalam hal ini yang perlu diperhatikan objek yang di teliti,

khususnya buku bacaan yang di jadikan pedoman untuk pembahasan

masalah yang di dapat dari penelitian yang di lakukan.

3. Sampling

Yaitu meneliti dan memilih suatu dokumen perusahaan yang tersedia dan

sesuai dengan bidang yang di pilih. Di sini penulis melakukan penelitian

dengan cara membentuk golongan dari suatu kumpulan berkas dan data

7

yang berisikan tentang tujuan-tujuan dari pemanfaatan pengumpulan dari

sebuah instansi/perusahaan yang berbentuk box besi atau juga di sebut

ruang dokumentasi.

4. Teknik Observasi Partisipasi

Yaitu mahasiswa ikut serta dalam kegiatan kerja dan mengadakan

pengamatan seluruh data yang diperlukan.

I.5. Lokasi Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan pada tanggal 24 Maret 2014 s/d 08

Mei 2014 yang bertempat di Pemko Medan Kantor Kecamatan Medan Sunggal

yang beralamat di Jln. TB.Simatupang No. 193 Medan. Dimana Penulis memilih

tempat PKL tersebut sesuai dengan bidang ilmu yang di miliki penulis di

Perusahaan/Instansi tersebut.

8

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

II.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Kecamatan Medan Sunggal berasal dari nama kerajaan Sunggal serba

nyaman yang sebelumnya bernama Sunggal yaitu sebuah kampung yang didirikan

oleh datuk adir Surbakti di daerah Sembuaikan di kaki gunung sibayak. Kemudian

oleh keturunan beliau yang bernama Datuk Abdullah Ahmad Surbakti pada tahun

1945 memindahkan pusat pemerintahan ke sunggal yang sekarang ada di sekitar

Jl.PAM Tirtanadi kec.Medan Sunggal. Kemudian pada tahun 1866-1895 Datuk

Badiuzzaman memerintah kerajaan Sunggal dengan gelar Datuk Sri Diraja Indra

Pahlawan dan karena melawan penjajahan Belanda beliau di asingkan ke Cianjur

Jawa Barat hingga akhir hayatnya.

Luas wilayah Kecamatan Medan Sunggal ±8Km², dengan batas-batas

sebagai berikut :

Sebelah Utara berbatasan : dengan Kecamatan Medan Helvetia

Sebelah Selatan berbatasan : dengan Kecamatan Medan Selayang

Sebelah Barat berbatasan : dengan Kabupaten Deli Serdang

Sebelah Timur berbatasn : dengan Kecamatan Medan Baru/Petisah

Alamat Kantor Kecamatan Medan Sunggal : Jl.TB Simatupang No.198

9

Jarak Kantor Kecamatan Medan Sunggal ke Kantor Walikota : ±8Km

Letak Kecamatan Medan Sunggal diatas permukaan laut : 25 meter

Dalam melaksanakan tugas, tidak terlepas dari unsur muspika serta

instansi vertikal dan lintas sektoral sesuai dengan peraturan pemerintah No.6

tahun 1988, tentang koordinasi kegiatan instansi vertikal di daerah.

- Koramil 06 / MS

- Kapolsekta Medan Sunggal

- UPT Dinas Pendidikan

- Puskesmas / Puskesmas Pembantu

- Kantor Urusan Agama

- Pengawas PLKB

- Mantri Statistik

- PPL Pertanian

Untuk Mendukung jalannya pelaksanaan Pemerintahan di Kecamatan

Medan Sunggal memiliki sebuah kantor dan di dukung oleh 6 gedung kantor

Kelurahan yang terbesar di wilayah Kec.Medan Sunggal yang ke semua

bangunan dalam bentuk permanen. Dalam mendukung jalannya pemerintah

perlu Struktur organisasi baik secara internal maupun external. Bagan Struktur

Organisasi Kecamatan Medan Sunggal dapat di lihat pada gambar di bawah

ini :

10

Tabel II.1. Nama Camat yang pernah memimpin di Kecamatan Medan Sunggal

sejak Tahun 1974 s/d Sekarang

No Nama Pejabat Masa bakti

1 ABD. RAHMAN

2 M. SYAIM PANGGABEAN 1982 s/d 1986

3 RADJA THAMRIN 1986 s/d 1989

4 ASLAN HARAHAP, SH 1989 s/d 1994

5 NASRUL 1994 s/d 1996

6 SABARULLAH 1996 s/d 1999

7 DRA. CHADIDJAH 1999 s/d 2001

8 DRS.M.AMIN DAULAY 2001 s/d 2007

9 DRS. NURLI 2007 s/d 2011

10 PAHRI, S.Sos 2011 s/d 2012

11 SYAHRUL EFFENDI RAMBE, S.Sos 2012 s/d Sekarang

Tabel II.2. Nama-nama Pegawai Kantor Camat Medan Sunggal Dan Staff

NO NAMA JABATAN 1 SYAHRUL EFENDI RAMBE,S.Sos C a m a t 2 RUDY ASRIANDY,S.STP Sekcam 3 Drs.Suharto P.Hasibuan Kasi Trantib 4 Ardi Paisal,SE Staf Seksi Trantib 5 Sugiono Staf Seksi Trantib 6 Samsul Rizal Staf Seksi Trantib 7 Dalil Siregar Staf Seksi Trantib 8 Suprianto Staf Seksi Trantib 9. Drs.Ruslan Isra Pulungan Kasi Kesos 10. Faridah Mardiani, S.Sos Staf Seksi Kesos

11

11. M.Taufik Nasution Staf Seksi Kesos 12. Elviyanti Pohan,SE Kasi Pemerintahan 13. Rina Staf Seksi Pemerintahan 14. Zul Iskandar Nasution Staf Seksi Pemerintahan 15. Emma Suwanty Staf Seksi Pemerintahan 16. Widiastuti,S.STP Kasi PMK 17. Nurmaid Staf Seksi PMK 18. Usman Rangkuti Staf Seksi PMK 19. Imelda Staf Seksi PMK 20. Yusreina I.Lubis SP Kasubbag.Umum 21. Dra.Marlina Staf Subbag.Umum 22. Ikhwansyah Rozainur Staf Subbag.Umum 23 Cut Adiyarni,Amd Staf Subbag.Umum 24. Ali Sofian Hasibuan Staf Subbag.Umum 25 T.Mahari Abdillah,S.STP Staf Subbag.Umum 26 Rakum Sujono Staf Subbag.Umum 27 Herlina Diana Sari Staf Subbag.Umum 28 Yudistira Yaksa Nugraha Amd.Kom Staf Subbag.Umum 29 Rio Bambang Saputra Nadeak Staf Subbag.Umum 30 Nisa Chairani Nadeak Staf Subbag.Umum 31 Muhammad Hamid Syabari Staf Subbag.Umum 30 Hendra Arya, S.STP Staf Subbag.Umum 32 Ardi Sani Manullang,SE Kasubbag.Keuangan 33 Suci br.Ginting Bendahara Pengeluaran 34 Tahi Simanjutak Bendahara Penerima 35 Aidal Safitra Staf Subbag.Keuangan 36 Kasmono,SE Staf Subbag.Program 37 Dina Syafitri Harahap Staf Subbag.Program

Tabel II.3. Nama Kelurahan, Lurah, Luas Lahan dan Jumlah Kepala Lingkungan

No Kelurahan Nama Lurah Luas Wilayah Lingkungan

1 Lalang Subhan Fajri Harahap, S.STP 125 Ha 13

2 Sei Sikambing B Derliana 284 Ha 22

3 Sunggal Jalaludin Nasir Pohan 493 Ha 14

4 Babura Kasrin 106 Ha 11

12

5 Tanjung Rejo Abu Kosim, S.Sos 350 Ha 24

6 Simpang Tanjung Hobbiner 032 Ha 4

Jumlah 1390 Ha 88

II.2. Struktur Organisasi

Setiap Perusahaan ataupun Instansi memiliki Struktur Organisasi dan

manajemen tersendiri. Adanya struktur Organisasi menunjukkan adanya

pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam mencapai suatu tujuan.

Penyusunan Struktur Organisasi harus dapat memberi gambaran yang jelas

mengenai bidang-bidang tugas yang terdapat dalam suatu Perusahaan maupun

Instansi.

Berhasilnya suatu organisasi dalam mencapai tujuan di tentukan oleh

mengerti atau tidaknya seseorang terhadap fungsi dan tugas di dalam organisasi

tersebut. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah menjadi tujuan organisasi

tetapi dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk menjamin

kelancaran kegiatan dalam Pemko Medan Kecamatan Medan Sunggal, maka perlu

memiliki struktur organisasi yang baik agar mempelancar dan mempertegas atau

mempermudah prosedur kerja agar terdapat koordinasi yang efesien dan efektif.

Kantor Kecamatan Medan Sunggal mempunyai struktur Organisasi

berbentuk garis dimana wewenang dialirkan dari atasan (CAMAT ) kepada

bawahan, Kepala bagian dan Sub Bagian demikian seterusnya dan tanggung

jawab bawahan di alirkan kepada atasan yang berada setingkat diatasnya,

sehingga bawahan hanya mempunyai tanggung jawab kepada seorang atasan.

13

Untuk lebih jelas Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal dapat di

lihat pada gambar berikut :

Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal

Gambar II.1. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal

Dengan melihat Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal, kita

dapat mengetahui bagaimana tugas-tugas ini di bagi-bagikan, serta pendelegasian

wewenang menurut fungsinya masing-masing. Adapun uraian tugas masing-

masing bagian adalah sebagai berikut :

CAMAT

Sekretaris Camat

Kasubbag Keuangan Kasubbag Program Kasubbag Umum

Kasi Pemerintahan Kasi Pemberdayaan Masyarakat

Kasi Ketentraman dan Ketertiban Umum

Kasi Kesejahteraan Sosial

14

1. Camat

Camat mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pemerintahan

yang di limpahkan oleh Walikota untuk menangani sebagian urusan

otonomi daerah dan menyelenggarakan tugas umum pemerintahan.

Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam Pasal

4, Camat menyelenggarakan fungsi :

- Mengoordinasi kegiatan

pemberdayaan masyarakat.

- Mengoordinasikan upaya

penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum.

- Mengoordinasikan

penerapan dan penegakkan peraturan perundang-undangan.

- Mengoordinasikan

pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum.

- Mengoordinasikan

penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan.

- Membina

penyelenggaraan pemerintahan kelurahan.

- Melaksanakan pelayanan

masyarakat yang menjadi ruang lingkup tugasnya dan/atau yang

belum dapat dilaksanakan pemerintahan kelurahan.

- Melaksanakan tugas lain

yang di berikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.

15

2. Sekretaris Camat

Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris, yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Camat. Sekretariat mempunyai tugas pokok

melaksanakan sebagian tugas Camat melingkupi kesekretariatan

meliputi pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan

program. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud

pada ayat (1), Sekretariat menyelenggarakan fungsi :

- Penyusunan rencana,

program, dan kegiatan kesekretariatan.

- Pengkoordinasian

penyusunan perencanaan program Kecamatan.

- Pelaksanaan dan

penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan

Kecamatan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian,

keuangan, dan kerumahtanggaan Kecamatan.

- Pengelolaan dan

pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi,

dan ketatalaksanaan.

- Pelaksanaaan koordinasi

penyelenggaraan tugas-tugas Kecamatan.

- Penyiapan bahan

pembinaan, pengawasan dan pengendalian.

16

- Pelaksanaan monitoring,

evaluasi, dan pelaporan kesekretariatan.

- Pelaksanaan tugas lain

yang di berikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.

a. Sub Bagian Umum

Sub Bagian Umum di pimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Sub Bagian Umum

mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretariat

lingkup administrasi umum. Dalam melaksanakan tugas pokok

sebagaimana di maksud pada ayat (1), Sub Bagian Umum

menyelenggarakan fungsi :


program, dan kegiatan Sub Bagian Umum.

- Penyusunan bahan

petunjuk teknis meliputi pengelolaan tata dan naskah dinas,

penataan kearsipan, perlengkapan, dan penyelenggaran

kerumahtanggaan Kecamatan.

- Pengelolaan administrasi

kepegawaian.

- Penyiapan bahan

pembinaan dan pengembangan kelembagaan, ketatalaksanakan,

dan kepegawaian.

17

- Penyiapan bahan

pembinaan, pengawasan, dan pengendalian.

- Penyiapan bahan

monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.


yang oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

b. Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada

di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Sub Bagian

Keuangan mempunyai tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat

(1), Sub Bagian Keuangan menyelenggarakan fungsi :


program, dan kegiatan Sub Bagian Keuangan.

- Penyusunan bahan

petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan.

- Pelaksanaan pengelolaan

administrasi keuangan meliputi kegiatan penyusunan rencana,

penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan verifikasi.

- Penyiapan bahan /

pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi keuangan.

- Penyusunan laporan

keuangan Kecamatan.

18

- Penyiapan bahan


- Penyiapan bahan



yang di berikan Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

c. Sub Bagian Penyusunan

Program

Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Sub

Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas pokok melaksanakan

sebagian tugas Sekretariat lingkup penyusun program dan pelaporan.

Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat

(1), Sub Bagian Penyusunan Program menyelenggarakan fungsi :


program, dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program.

- Penyiapan bahan

penyusunan rencana dan program Kecamatan.

- Pengumpulan bahan

petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan program

Kecamatan.

- Penyiapan bahan


19

- Penyiapan bahan



yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

d. Seksi Tata Pemerintahan

Seksi Tata Pemerintahan dipimpin oleh Kepala Seksi yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi Tata

Pemerintahan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas

pokok Camat lingkup tata pemerintahan. Dalam melaksanakan tugas

pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Tata Pemerintahan



program, dan kegiatan Seksi Tata Pemerintahan.

- Penyusunan petunjuk

teknis lingkup tata pemerintahan.

- Penyiapan bahan

pembinaan dan pengawasan tertib administrasi pemerintahan

kelurahan.

- Penyiapan bahan

pembinaan dan koordinasi dalam penyelenggaraan kegiatan

pemerintahaan di tingkat Kecamatan.

20

- Penyiapan bahan

koordinasi pembinaan kegiatan sosial politik, ideologi negara, dan

kesatuan bangsa.

- Penyiapan bahan

pembinaan dibidang keagrariaan.

- Pelaksanaan proses

pelayanan administrasi kependudukan.

- Pelaksanaan kegiatan

pencatatan monografi kecamatan dan kelurahan.


pelayanan administrasi lainnya lingkup tata pemerintahan.

- Pemantauan pelaksanaan

pemungutan Pajak Bumi dan Bangunan.

- Penyiapan bahan



yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.

e. Seksi Pemberdayaan

Masyarakat

Seksi Pemberdayaan Masyarakat dipimpin oleh Kepala Seksi, yang

berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi

Pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas pokok melaksanakan

sebagian tugas pokok Camat lingkup pemberdayaan masyarakat.

21

Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat

(1), Seksi Pemberdayaan Masyarakat menyelenggarakan fungsi :


program, dan kegiatan Seksi Pemberdayaan Masyarakat.

- Penyusunan bahan dan

petunjuk teknis lingkup pemberdayaan masyarakat.

- Penyiapan bahan

pembinaan terhadap kegiatan pemberdayaan masyarakat, seperti

Lembaga Pemberdayaan Masyarakat (LPM), Lembaga

Perekonomian, Koperasi, Usaha Mikro,Kecil dan Menengah.


pelayanan masyarakat lingkup pemberdayaan masyarakat.

- Penyiapan bahan

koordinasi dalam penyelenggaraan pemberdayaan masyarakat.

- Penyiapan bahan




f. Seksi Ketentraman dan

Ketertiban Umum

Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum dipimpin oleh Kepala Seksi

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi

Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai tugas pokok

22

melaksanakan sebagian tugas Camat lingkup ketentraman dan

ketertiban umum. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana

dimaksud pada ayat (1), Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum



programn dan kegiatan Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum.


teknis lingkup ketentraman dan ketertiban umum.

- Penyiapan bahan

pembinaan ketentraman dan ketertiban umum.

- Penyiapan bahan

pelaksanaan koordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah

dalam penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum,

pengamanan, dan penertiban terhadap pelanggaran peraturan

daerah dan peraturan perundang-undangan lainnya di wilayah

kecamatan.

- Penyiapan bahan

pelaksanaan pembinaan polisi pamong praja, pertahanan sipil, dan

perlindungan masyarakat.

- Membantu pelaksanaan

pengawasan terhadap penyaluran bantuan dan pengamanan akibat

bencana alam dan bencana lainnya.

23


pelayanan masyarakat lingkup ketentraman dan ketertiban umum.

- Pelaksanaan monitoring,

evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.


yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.

g. Seksi Kesejahteraan

Sosial

Seksi Kesejahteraan Sosial dipimpin oleh Kepala Seksi yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi Kesejahteraan

Sosial mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok

Camat lingkup kesejahteraan sosial. Dalam melaksanakan tugas pokok

sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Kesejahteraan Sosial



program, dan kegiatan Seksi Kesejahteraan Sosial.


teknis lingkup kesejahteraan sosial.

- Penyiapan bahan

pembinaan kesejahteraan sosial.


pelayanan masyarakat lingkup kesejahteraan sosial.

24

- Penyiapan bahan

koordinasi dalam penyelenggaraan pembinaan kehidupan

keagamaan, pendidikan, kepemudaan, kebudayaan, olah raga,

kesehatan masyarakat, dan kesejahteraan sosial lainnya.

- Membantu pelaksanaan

tugas-tugas penanggulangan bencana alam dan bencana lainnya.

- Penyiapan bahan


- Menerima laporan Raskin

- Melaksanakan tugas ahli

waris



Arti / Lambang Logo Pemerintah Kota Medan dapat di lihat pada gambar di

bawah ini :

Gambar II.2 Logo Pemerintah Kota Medan

Pengertian Lambang Kota Medan :

25

1. Suatu perisai terbagi atas

5 bagian yang masing-masing melukiskan 5 bahan pokok terpenting yang

diekspor dari Medan yakni ; Nenas Sisal, Teh, Pohon Getah, Kelapa Sawit

dan Tembakau.

2. Suatu lingkaran yang

terdiri dari setangkai padi dan sedahan kapas, masing-masing terdiri dari

17 biji padi dan 8 bunga kapas.

3. Suatu bambu runcing

yang terletak dibelakang perisai.

4. Suatu bintang bambu

runcing dan 4 tiang yang menjinjing perisai dan lingkaran tersebut dan

menghubungkan pita sutera.

Arti lambang – lambang yang terdapat pada Logo Kota Medan :

1. 17 biji padi berarti

tanggal 17 dari Hari Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.

2. 8 bunga kapas berarti

bulan ke-8 dari tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.

3. 4 tiang dan 5 bahagian

dari perisai berarti tahun 45 dari Proklamasi Kemerdekaan Republik

Indonesia.

4. Satu bambu runcing yang

terletak di belakang perisai, adalah lambang perjuangan Kemerdekaan

Republik Indonesia, dan lima bahan-bahan pokok yang terpenting di

26

hadapan bambu runcing, berarti kemakmuran serta Keadilan Sosial yang

merata ada dihadapan kita.

5. Bintang yang bersinar

lima adalah Bintang Nasional yang berarti bahwa hidup penduduk Kota

Medan khususnya dan Indonesia umumnya akan bersinar-sinar, bahagia

dan lepas dari kemiskinan dan kemelaratan.

6. Lima sinar bintang, lima

bahan-bahan pokok terpenting yang di ekspor dari Medan dan lima

bahagian perisai berarti Pancasila, yang menjadi Dasar Negara Republik

Indonesia.

Visi adalah cara pandang jauh ke depan, kemana instansi pemerintahan

harus di bawa agar dapat exsisi, antisipatif dan inovatif. Secara umum Visi adalah

pandangan ideal masa depan yang ingin di wujudkan oleh Kecamatan Medan

Sunggal. Penepatan Visi mencerminkan apa yang ingin di capai, memberikan arah

dan fokus strategis yang jelas, berorientasi terhadap masa depan dan selanjutnya

diharapkan mampu menumbuhkan komitmen dilingkungan Kecamatan Medan

Sunggal. Visi di Kecamatan Medan Sunggal dirumuskan untuk mendukung Visi

dan Misi Kota Medan secara dimensional yang berfokus ke masa depan

berdasarkan pemikiran masa kini dan pengalama masa lalu, dengan

memperhatikan tugas pokok dan fungsi yang dimiliki serta kondisi dan proyeksi

yang di inginkan kedepan, maka Visi Kecamatan Medan Sunggal “ Perwujudan

Aparatur Pemerintah yang Kredibel dan Profesional Serta Memberikan Pelayanan

Prima Kepada Masyarakat Dalam Melaksanakan Otonomi Daerah “

27

Penjabaran dari visi diatas adalah :

a. Kredibel, mengandung makna :

- Daya tangkap atas permasalahan dan tuntutan masyarakat.

- Cepat bertindak dan cepat menyesuaikan dengan lingkungan dan

tuntutan.

- Keinginan untuk memberi pelayanan terbaik (pelayanan prima)

b. Profesional, mengandung makna :

- Good governance (Supermasi hukum, akuntabilitas, partisipatif,

transparansi, kesetaraan)

- Kemampuan SDM aparat Kecamatan dan kelurahan.

- Pemahaman aturan dan prosedur

c. Pelayanan dan prima, mengandung makna :

- Pelayanan tepat waktu, tepat guna dan tepat sasaran.

- Sikap dan prilaku sebagai birokrat dan pelayanan

- Aspiratif / Akomodasi

Misi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan oleh pemerintahan dan

pihak-pihak lain yang berkepentingan agar harapan pada masa mendatang

tercapai. Dalam mencapai visi maka dirumuskan misi sebagai tugas utama yang

harus dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi dalam kurun waktu tertentu.

Untuk mewujudkan hal tersebut maka Kecamatan Medan Sunggal memenuhi visi

tersebut, pemerintahan Kecamatan Medan Sunggal menjabarkan kedalam misi

sebagai berikut :

28

- Meningkatkan tugas pemerintahan umum.

- Meningkatkan tugas-tugas yang di limpahkan Walikota yang

meliputi aspek perijinan, rekomendasi, koordinasi, pembinaan,

pengawasan, fasilitas, penetapan penyelenggaraannya.

- Meningkatkan pelayanan prima kepada seluruh masyarakat.

II.3. Mekanisme Sistem Yang Berjalan

Adapun mekanisme sistem yang sedang berjalan saat ini di Kantor

Kecamatan Medan Sunggal, baik dalam penginputan suatu sistem data pegawai,

gaji pegawai dan absen pegawai masih menggunakan sistem manual kadang

menggunakan sistem komputerisasi bagi sebagian pegawai yang memiliki fasilitas

komputer diruangannya sehingga jika di butuhkan kearsipan data-data suatu

waktu membutuhkan waktu yang lama dan tidak efesien dalam sistem kinerjanya.

29

BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

III.1. Pengertian Sistem

Kata Sistem berasal dari bahasa yunani yang mengandung arti “ Kesatuan

“ atau keseluruhan dari bagian-bagian yang berhubungan satu dengan yang

lainnya yang sama. Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan,

bersama-sama melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu saran

tertentu.

Pernyataan sistem menurut beberapa ahli dapat didefenisikan sebagai

berikut :

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi : 2012: Edisi Pertama:4,

Penerbit Andi, Yogyakarta). “Sistem adalah bagian-bagian atau komponen yang

terpadu untuk suatu sistem. “

Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi III: 24,

Penerbit Andi). “Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan

satu sama lain yang membentuk kesatuan dalam usaha mencapai tujuan. “

Menurut Budi Sutedjo (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi Pertama:

34, Penerbit Andi). “ Sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk suatu kesatuan untuk

mencapai tujuan tertentu. “

Jadi, Sistem merupakan sekumpulan komponen objek, alat, metode, atau

aturan yang saling berhubungan atau terkait satu sama lain secara fungsional dan

30

dapat bekerja sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode prosedur, teknik

yang di gabung dan diatur sedemikian rupa, sehingga menjadi satu kesatuan yang

berfungsi untuk mencapai data.

Sistem memiliki karakteristik sebagai berikut :

a. Komponen Sistem ( Component )

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-

bagian dari sistem.

b. Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain

atau dengan lingkungan kerjanya.

c. Subsistem

Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama

lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.

d. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Suatu sistem yang ada diluar dari batas sistem yang di pengaruhi oleh

operasi sistem.

e. Penghubung Sistem (Interface)

Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain. Adanya

penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu

subsistem ke subsistem lainnya.

31

f. Masukan Sistem (Input)

Energi yang masuk ke dalam sistem, berupa perawatan dan sinyal.

Masukkan perawatan adalah energi yang di masukkan supaya sistem

tersebut dapat berinteraksi.

g. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna dan sisa pembuangan.

h. Pengolahan Sistem (Procces)

Suatu tempat dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

mengubah masukan menjadi keluaran.

i. Sasaran Sistem

Tujuan yang ingin dicapai sistem, akan dikatakan berasil apabila mengenai

sasaran atau tujuan.

Klasifikasi sistem terdiri dari :

a. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem

yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan

Tuhan , sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara

fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan,

sistem administrasi personalia dan sebagainya.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

32

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi siang

dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia

merupakan sistem yang melibatkan manusia dengan mesin, yang

disebut human machine system . Sistem informasi berbasis komputer

merupakan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer

yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem deterministik dan sistem probabilistic

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku Sistem yang beroperasi

dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem

deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tingkah

lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer

yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah

sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena

mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara

otomatis tanpa ada campur tangan pihak dari luar. Sedangkan system

terbuka adalah system yang behubungan dan dipengaruhi oleh

lingkungan luarnya, yang dapat menerima masukan dan menghasilkan

keluaran untuk subsistemnya.

33

III.2. Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengumpulan dan pengolahan data yang telah

memunculkan arti (makna bagi manusia).

Pengertian Informasi menurut beberapa ahli dapat di defenisikan sebagai

berikut :

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi: 2012: Edisi Pertama:

22, Penerbit Andi, Yogyakarta). “Informasi adalah data yang telah

diklasifikasikan atau diolah atau di interprestasikan untuk digunakan dalam

proses pengambilan keputusan. “

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi,

2011: 16, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). “Informasi merupakan data

yang terstruktur hasil olahan data diproses menjadi informasi.”

Menurut Deni Darmawan (Pendidikan Teknologi Informasi dan

Komunikasi: 2012: Cetakan Pertama: 21, PenerbitRemaja Rosdakarya, Bandung).

“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti

bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan. “

Jadi Sistem informasi adalah sekumpulan proses, prosedur dan aturan yang

di organisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi atau

laporan-laporan yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan

keputusan.

34

Gambar III.1. Kegiatan Sistem Informasi

Kegiatan yang terdapat pada sistem informasi antara lain :

a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan

diproses.

b. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk

menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

c. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas.

d. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

e. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Penyimpanan

Proses

Kontrol

Input

Output

35

III.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan

informasi. Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan

data. Komponen-komponen sistem informasi yaitu :

K O N T R O L

Gambar III.2. Komponen dari sistem informasi

Menurut beberapa ahli pengertian Sistem Informasi adalah sebagai

berikut:

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi :

2011: 17, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). “Sistem Informasi merupakan

sekumpulan proses, mengeksekusi data mentah, untuk menghasilkan informasi

yang berguna untuk pengambilan keputusan. “

Menurut Bambang Haryanto (Dasar Informatika dan Ilmu Komputer,

Model

Input

Output

Basis Data

36

2009: Edisi III: 36, Penerbit Andi). “Sistem Informasi adalah suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi yang mendukung fungsi

organisasi yang bersifat manaterial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi

untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.”

Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi II: 33,

Penerbit Andi). “Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya

menghasilkan informasi.”

Menurut Murdick, R.G (Sistem Informasi :2009: Edisi 1: 7, Penerbit

Salemba). “Sistem Informasi adalah Seperangkat Elemen yang membentuk

kumpulan atau prosedur-prosedur / bagan-bagan Pengolahan yang mencari

suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data/barang

pada tujuan tertentu. “

Jadi, Sistem Informasi adalah sekumpulan perangkat komunikasi seperti

hardware dan software komputer, prosedur (aturan pemakaian sistem informasi

tersebut), dokumentasi (dokumen yang dipergunakan untuk memperoleh data),

form (formulir users interfacenya) dan orang-orang uang bertanggung jawab

terhadap manajemen dan informasi. Sementara tugas dari sistem informasi adalah

sebagai alat untuk memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan utama dari suatu

organisasi.

III.4. Pengertian Data

Data berasal dari bahasa Yunani “ Datum” yang berarti fakta. Maka kata

data bagi manusia adalah segala sesuatu yang dapat diterima oleh indera manusia

37

dari rancangan yang ada disekitarnya. Sedangkan makna kata dalam komputer

adalah segala sesuatu yang bisa dikodekan (dilambangkan) dengan kode,

symbol/lambang yang telah disediakan oleh komputer.

Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi: 2012: Edisi Pertama:

25, Penerbit andi, Yogyakarta). “Data merupakan bentuk mentah yang belum

dapat bercerita sehingga perlu diolah lebih lanjut.”

Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi:

2011: 16, Penerbit Mitra Wacana Media ,Jakarta). “Data merupakan

kumpulan/himpunan fakta, dari suatu objek.”

Menurut Deni Dermawan (Pendidikan Teknologi Informasi dan

Komunikasi: 2012: Cetakan Pertama: 1, Penerbit Remaja Rosdakarya, Bandung).

“Data adalah fakta, kejadian, berita, fenomena dan sejenisnya yang dapat diolah

atau diproses berdasarkan prosedur tertentu yang pada akhirnya menjadi

keluaran dalam bentuk informasi.”

Menurut Andri Kristanto (Perancangan Sistem Informasi dan

Aplikasinya: 2009: Edisi Rewvisi: 8, Gavasa Media, Yogyakarta). “Pengolahan

data adlaah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk

data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.”

Gambar III.3. Siklus Pengolahan Data

Dari gambar diatas dapat diuraikan satu persatu yaitu :

Input Proses Output

38

1. Tahapan Input

Tahapan input merupakan proses masukkan data ke dalam proses

komputer lewat alat input (Input Device). Tang merupakan alat input

masukkan adalah peralatan yang berfungsi untuk menerima dan yang

diberikan oleh manusia atau peralatan lainnya yang mengirimkan data tersebut

dalam bentuk digital kepada komputer.

2. Tahapan Proses

Tahapan proses merupakan pengolahan dari data yang sudah di masukkan

dan dilakukan oleh alat pemroses (Prosessing device) yang berupa proses

menghitung membandingkan, mengklasifikasikan, mengatur, mengendalikan

atau mencari.

3. Tahapan output

Tahapan output merupakan proses menghasilkan output dari hasil

pengolahan data.

Tiap tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dikembangkan lebih

lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambah tiga atau

lebih tahapan lagi.

Dari pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data

merupakan fakta atau bagian dari fakta yang belum tersusun yang mempunyai

arti yang di hubungkan dengan kenyataan yang benar-benar terjadi. Data juga

dapat disebut sebagai bahan mentah informasi sebagai kelompok simbol-

39

simbol yang menyajikan kuantitas (jumlah), kegiatan atau objek.

Pengolahan data memiliki dua metode yang digunakan yaitu :

a. Batch Processing Method (Metode Pengolahan Kumpulan)

Batch Proccesing Method merupakan pengolahan data yang dikumpulkan

lebih dahulu selama beberapa periode. Data yang digunakan biasanya data

yang telah dikumpulkan beberapa tahun yang lalu.

b. On-Line Proccesing Method (Metode Pengolahan Transaksi)

On-Line Proccesing Method adalah metode pengolahan yang mempunyai

karakteristik yang tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara langsung

digunakan untuk memutahirkan file induk.

III.5. Pengertian Database

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu

komponen yang penting dalam sistem informasi.

Jadi, dapat diartikan bahwa database merupakan kumpulan data yang

berhubungan dengan suatu interprise untuk beberapa penggunaan dan merupakan

sistem dari data tersebut. Database yang merupakan kumpulan data yang harus

diolah untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat di pergunakan

sistem manajemen database, hasil pengolahan data akan lebih baik.

40

III.6. Hirarki Data

a. Database Manajemen Sistem (DBMS)

Database Manajemen Sistem diartikan sebagai program komputer yang

digunakan untuk memasukkan, mengubah, memanipulasi dan memperoleh

data/informasi dengan praktis dan efesien.

b. Database

Database merupakan file yang saling berhubungan satu dengan yang

lainnya.

c. File

File terdiri dari record-record yang menggambarkan suatu kesatuan data

yang sejenis.

d. Record

Record merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan

menginformasikan tentang satu entity secara lengkap satu record mewakili

satu data atau informasi tentang record.

e. Field

Satu field yang menggambarkan satu attribute dari record yang

menunjukkan satu item dari kata. Contoh : nama, alamat dan sebagainya.

f. Karakter / byte

Karakter atau byte adalah bagian data yang terkecil yang dapat berupa

karakter numeric, huruf atau karakter-karakter yang membentuk suatu item

data. Contoh : A, 1, *

41

g. Bit

Bit merupakan digit pada bilangan biner

Gambar III.4. Hirarki Pembentukan Data

III.7. Tujuan Pengolahan Data

Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan suatu output atau

keluaran yang nantinya akan digunakan yaitu sebagai dasar untuk pengambilan

keputusan atau informasi.

Informasi harus memiliki beberapa komponen-komponen yaitu :

1. Data input

2. Proses

3. Hasil/informasi

DBMS

Database

File

Record

Field

Karakter

Byte

Bit

42

III.8. Konsep-Konsep Yang Memegang Dalam Peranan Data

Ada beberapa konsep yang berhubungan dengan pengolahan data,

pemakaian informasi dan nilai informasi yaitu :

a. Informasi adalah data yang telah diolah dan laporannya disajikan

sehubungan dengan waktu dan mutu.

b. Manusia sebagai Pengolah Data, yaitu menentukan sistem informasi dan

sering mengesankan dasar rancangan dari diri manusia itu sendiri.

c. Konsep sistem, merupakan sebuah sistem informasi manajemen sehingga

diperlukan suatu konsep untuk memahami dan merancang yang mengacu

kepada pengembangan sistem informasi.

d. Konsep Organisasi Manajemen, merupakan sistem informasi yang selalu

berada dalam sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung fungsi

manajemen, dengan kata lain informasi adalah penentu yang penting

dalam bentuk keorganisasian.

e. Konsep Pengambilan Keputusan, perancangan sistem informasi

manajemen bukan hanya harus mencerminkan rancangan yang rasional

terhadap optimasi, tetapi juga teori keperlakuan pengambilan keputusan

dalam organisasi.

f. Nilai informasi, dimana informasi dapat merubah semua keputusan,

perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai dari suatu informasi.

43

III.9. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum”

yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata tersebut ditulis “Archeon”

yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah

pemerintahan.

Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti:

1.Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.

2.Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan

sebagainya.

3.Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.

Pengertian kearsipan menurut pakar/ahli adalah sebagai berikut :

Menurut Odgers (2005) “ Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai

proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik

dalam bentuk kertas maupun media elektronik “.

Menurut Charman (1998) “ Kearsipan yaitu sebagai proses yang menitik

beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan

dokumen apabila tidak diperlukan “.

Jadi, Kearsipan adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau

suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,

pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut

sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan.

Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

44

BAB IV

PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

IV.1. Pengamatan

Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis amati pada Kantor

Kecamatan Medan Sunggal yang menjadi penempatan praktek kerja

lapangan penulis adalah di bagian Subbagian Umum. Subbagian Umum

bertanggung jawab atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip

gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di Kantor

Kecamatan Medan Sunggal mulai dari proses surat masuk maupun proses

surat keluar. Di Subbagian Umum penulis belajar bagaimana urut-urutan

atau proses pembuatan dan pengelolaan arsip-arsip di Kantor Kecamatan

Medan Sunggal, namun dalam prosesnya masih menggunakan cara

penulisan manual contohnya seperti pada proses surat masuk dan surat

keluar.

Proses Surat Masuk di Kantor Kecamatan Medan Sunggal

diterima di bagian Kearsipan dicatat pada buku agenda untuk diberi nomor

surat, tujuan surat, perihal, kemudian surat diberi lembaran disposisi.

Lembaran disposisi ini digunakan sebagai tempat Camat memberikan

tanggapan pada isi surat, surat-surat masuk yang telah dicatat diberi

lembaran disposisi disampaikan kepada Subbagian Program untuk

diketahui isi, dan dilakukan pengecekan surat. Selanjutnya Subbagian

Program memberi tanggapan apakah surat tersebut perlu dibalas atau

45

tidak. Jika surat tersebut tidak dibalas maka surat dan lembar disposisi

akan dikembalikan ke bagian kearsipan untuk diarsipkan, dan jika surat

tersebut membutuhkan balasan, maka Subbagian Umum akan membuat

surat balasan dan membuat laporan surat yang kemudian diserahkan

kepada Camat untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, surat balasan

diserahkan ke bagian kearsipan untuk diarsipkan dan kemudian dikirimkan

ke instansi yang bersangkutan. Pada proses Surat Keluar di Kantor

Kecamatan Medan Sunggal, Surat keluar atau surat balasan merupakan

jawaban dari surat masuk ataupun informasi yang perlu disampaikan

kepada pihak lain, baik berupa laporan-laporan maupun informasi lainnya.

Cara penanganan surat keluar tidak berbeda dengan surat masuk, surat

keluar tidak diberi lembaran disposisi. Sebelum surat keluar/surat balasan

dikirim ke alamat yang dituju terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi

yang bersangkutan untuk diarsipkan.

Jadi apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus

mencari secara manual di buku agenda yang pastinya membutuhkan waktu

yang cukup lama. Sehingga dengan adanya Sistem Informasi Pengolahan

Data Kearsipan Pada Kantor Kecamatan Medan Sunggal dengan

menggunakan Visual Basic 6.0 Dan MySQL akan membuat proses

pengarsipan surat masuk maupun surat keluar menjadi lebih dinamis yaitu

lebih efisien dari segi waktu dan kinerja pegawai.

46

IV.2. Pembahasan

Setelah mengadakan peninjauan awal pada Kantor Kecamatan Medan

Sunggal, salah satunya pada bagian Umum yang mengurusi segala hal mengenai

kepegawaian,arsip dinas dan persuratan. Dalam pengarsipan baik surat masuk

maupun surat keluar pada Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk

dan surat keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual,

yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah buku. Hal ini mengakibatkan surat, baik

yang masuk maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering

terlambat di proses.

Begitu pentingnya peran pengarsipan dalam menangani surat masuk dan

surat keluar tersebut dan makin berkembangnya teknologi komputer, maka

penulis mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lama dengan sistem

pengarsipan yang lebih dinamis dan lebih cepat dalam pemrosesannya yaitu

dengan menggunakan sistem komputer, yang diharapkan dapat lebih

mempermudah dalam pengolahan data dan mendapatkan informasi yang cepat

sehingga kerja lebih efisien. Berdasarkan hasil analisis tersebut, maka penulis

mencoba menyarankan kepada Kantor Kecamatan Medan Sunggal untuk

menerapkan sistem pengarsipan dengan bantuan aplikasi Visual Basic 6 dan

MySQL. Adapun desain tabel surat masuk dan surat keluar yang penulis buat

adalah sebagai berikut :

Field Type Size Keterangan

No INT PK

47

No_surat VARCHAR 20

Tanggal_surat DATE

Asal surat VARCHAR 20

Tanggal masuk DATE

Tanggal keluar DATE

Ditujukan VARCHAR 50

Isi surat VARCHAR 250

Isi disposisi VARCHAR 250


Tabel IV.1. Desain Surat Masuk

Field Type Size Keterangan

No INT PK

No_surat VARCHAR 20

Tanggal_surat DATE

Tanggal keluar DATE


Isi Surat VARCHAR 250

Catatan VARCHAR 250

Tabel IV.2 Desain Surat Keluar

48

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

V.I Kesimpulan

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Pemko Medan Kantor

Kecamatan Medan Sunggal, tanggal 24 Maret sampai tanggal 08 Mei 2014,

Penulis banyak menemui hal – hal baru seperti penulis belajar bagaimana urut-

urutan atau proses pembuatan dan pengelolaan arsip-arsip di Kantor Kecamatan

Medan Sunggal. Yang bertanggung jawab atas segala kearsipan dinas, arsip

pegawai seperti slip gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang

ada di Kantor Kecamatan Medan Sunggal mulai dari proses surat masuk maupun

proses surat keluar adalah Subbagian Umum.

Berdasarkan analisa dan evaluasi penulis pada saat melakukan Praktek

Kerja Lapangan di Kantor Kecamatan Medan Sunggal penulis dapat menarik

kesimpulan terhadap Sistem Cara Kearsipan yang ada di perkantoran tersebut

sebagai berikut :

- Pengolahan Data Kearsipan, baik surat masuk maupun surat keluar pada

Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk dan surat keluar

belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual, yaitu

masih dicatat dalam bentuk sebuah buku agenda.

- Apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus mencari secara

manual di buku agenda. Hal ini mengakibatkan surat, baik yang masuk

49

maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering terlambat

di proses.

V.2. Saran

Setelah penulis menganalis, mengevaluasi dan menarik kesimpulan dari

apa yang penulis dapatkan ketika Praktek Kerja Lapangan di Kantor Kecamatan

Medan Sunggal, penulis ingin memberikan saran-saran yang mungkin nantinya

akan berguna bagi semuanya yaitu :

- Diharapkan bagi Kantor Kecamatan Medan Sunggal agar dapat

meningkatkan sistem komputerisasi dan informasi dengan memberikan

fasilitas yang dapat menunjang kemajuan di kantor tersebut.

- Perlunya dibuat suatu sistem data base kearsipan dengan sistem

komputerisasi menggunakan Visual Basic 6.0 Dan MySQL agar lebih

efesien dalam sistem kinerja kearsipannya di Kantor Kecamatan Medan

Sunggal.

Demikianlah beberapa saran yang penulis buat. Semoga Laporan Praktek

Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sebelum dan

sesudahnya penulis ucapkan terima kasih.

50

DAFTAR PUSTAKA

Sutabri Tata, 2012, Analisis Sistem Informasi, Edisi Pertama, Penerbit Andi,

Yogyakarta.

Jogiyanto, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Edisi III, Penerbit Andi,

Yogyakarta.

Sutedjo Budi, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Edisi Pertama, Penerbit Andi,

Yogyakarta.

Murhada dan Yo Ceng Giap, 2011, Pengantar Teknologi Informasi, Penerbit

Mitra Wacana Media, Jakarta.

Haryanto Bambang, 2009, Dasar Informatika dan Ilmu Komputer, Edisi III,

Penerbit Andi.

Darwamawan Deni, 2012, Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi,

Cetakan Pertama, Penerbit Remaja Rosdakarya, Bandung.

Murdick, R.G, 2009, Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit salemba.

Kristanto Andri, 2009, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Edisi

Rewvisi, Gayasa Media, Yogyakarta.

Badri, Munir Sukoco.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran:Jakarta

cv syafrizal hadi

Documents