FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE

V NOVEM MESTU

D I P L O M S K A N A L O G A

UNIVERZITETNEGA ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA PRVE STOPNJE

NATALIJA ZORAN

FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE

V NOVEM MESTU

DIPLOMSKA NALOGA

UPORABA GOOGLE APPS V MANJŠEM

GRADBENEM IN RAČUNOVODSKEM PODJETJU -

ŠTUDIJA PRIMERA

Mentor: doc. dr. Blaž Rodič

Somentorica: izr. prof. dr. Nadja Damij

Novo mesto, marec 2013 Natalija Zoran

IZJAVA O AVTORSTVU

Podpisana Natalija Zoran, študentka FIŠ Novo mesto, v skladu z določili statuta FIŠ

izjavljam:

da sem diplomsko nalogo pripravljala samostojno na podlagi virov, ki so navedeni v diplomski nalogi,

da dovoljujem objavo diplomske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na spletni strani FIŠ oz. v digitalni knjižnici FIŠ (obkroži odločitev):

o takoj, o po preteku 12 mesecev po uspešnem zagovoru, o ne dovoljujem objave na spletni strani oz. v elektronski knjižnici FIŠ zaradi

prepovedi organizacije, v sklopu katere je bil pripravljen empirični del naloge. da je diplomska naloga, ki sem jo oddala v elektronski obliki identična tiskani verziji, da je diplomska naloga lektorirana.

V Novem mestu, dne _________________ Podpis avtorice ______________________

POVZETEK

Računalništvo v oblaku (angl. Cloud Computing) je nova računalniška storitveno orientirana

paradigma, pri kateri uporabniki dostopajo do zahtevnejših računalniških virov. Google

ponuja paket omenjenih spletnih storitev pod imenom Google Apps (GApps), ki omogoča

lažje in varnejše delo v skupinah z različnimi spletnimi produkti.

V diplomski nalogi smo predstavili koncept računalništva v oblaku, njegove značilnosti ter

prednosti in slabosti. Osredotočili smo se na paket storitev Google Apps, ki predstavlja

celovito rešitev za poslovanje podjetja.

Možnosti vpeljave Google Apps smo analizirali na primeru manjšega gradbenega in

računovodskega podjetja.

KLJUČNE BESEDE: računalništvo v oblaku, spletne storitve, Google Apps,

komunikacijska tehnologija, informacijski sistemi

ABSTRACT

Cloud computing is a new service-oriented computing paradigm, in which users have access

to advanced computing resources, or resources for storing large amounts of data in the form

of on-demand services that are available as virtualized and dynamically scalable computing

resources available on the Internet. Google offers a package of these web services known as

Google Apps (GApps), which enables easier and safer work in groups with different web

products.

In thesis, we introduced the concept of cloud computing, its characteristics, advantages and

disadvantages. We focused on the Google Apps package, which presents a complete solution

for the business.

We analyzed the possibility of introducing Google Apps in the case of a minor construction

and accounting company.

KEYWORDS: Cloud computing, web services, Google Apps, Communication Technology,

Information Systems

KAZALO

1 UVOD ................................................................................................................................. 1

2 RAČUNALNIŠTVO V OBLAKU ..................................................................................... 2

2.1 Predstavitev računalništva v oblaku ............................................................................ 2

2.2 Vrste računalništva v oblaku ........................................................................................ 4

2.3 Razvoj računalništva v oblaku ..................................................................................... 5

2.4 Značilnosti računalništva v oblaku .............................................................................. 6

2.5 Prednosti in slabosti ..................................................................................................... 8

2.5.1 Prednosti ............................................................................................................... 8

2.5.2 Slabosti in pasti .................................................................................................... 9

2.5.3 Informacijsko varnostna tveganja ...................................................................... 11

3 PREDSTAVITEV PODJETJA GOOGLE ....................................................................... 13

4 PREDSTAVITEV GOOGLE APPS ................................................................................ 15

4.1 Google Apps za šole .................................................................................................. 16

4.2 Google Apps za podjetja ............................................................................................ 17

4.2.1 Gmail .................................................................................................................. 18

4.2.2 Google Koledar .................................................................................................. 19

4.2.3 Google Drive ...................................................................................................... 20

4.2.4 Google Dokumenti .............................................................................................. 20

4.2.5 Google Sites ........................................................................................................ 21

4.2.6 Google Vault ....................................................................................................... 21

4.3 Google+ ..................................................................................................................... 23

4.4 Google Analytics ....................................................................................................... 23

5 PREDSTAVITEV PODJETJA......................................................................................... 25

5.1 Dejavnost podjetja ..................................................................................................... 25

5.2 Predstavitev dela v podjetju ....................................................................................... 26

6 IMPLEMENTACIJA GOOGLE APPS V PODJETJE .................................................... 27

6.1 Tehnične zahteve ....................................................................................................... 27

6.2 Implementacija ........................................................................................................... 29

6.2.1 Gmail .................................................................................................................. 33

6.2.2 Google Koledar .................................................................................................. 34

6.2.3 Google Drive in Google Dokumenti ................................................................... 35

6.2.4 Google Sites ........................................................................................................ 38

6.3 Google + .................................................................................................................... 39

6.4 Google Analytics ....................................................................................................... 39

7 ZAKLJUČEK ................................................................................................................... 40

8 LITERATURA IN VIRI ................................................................................................... 43

KAZALO SLIK

Slika 2.1: Shema računalništva v oblaku .................................................................................... 3

Slika 4.1: Googe Apps .............................................................................................................. 16

Slika 4.2: Gmail za poslovne uporabnike ................................................................................. 18

Slika 4.3: Google Calendar ....................................................................................................... 19

Slika 4.4: Primer predloge spletne strani v Google Sites ......................................................... 21

Slika 4.5: Google Vault ............................................................................................................ 22

Slika 4.6: Google Analytics ...................................................................................................... 24

Slika 6.1: Vstopna stran Google Apps ..................................................................................... 30

Slika 6.2: Nadzorna plošča (»Control Panel«) ......................................................................... 31

Slika 6.3: Upravljanje uporabnikov .......................................................................................... 31

Slika 6.4: Upravljanje s storitvami v okviru Google Apps ...................................................... 32

Slika 6.5: Ustvarjanje in upravljanje stikov.............................................................................. 32

Slika 6.6: Gtalk v okviru Gmail ............................................................................................... 33

Slika 6.7: Ustvarjanje dogodka v Google Calendar ................................................................. 34

Slika 6.8: Tedenski prikaz Google Calendar ............................................................................ 34

Slika 6.9: Začetek namestitve Google Drive ............................................................................ 35

Slika 6.10: Prijava v Google Drive ........................................................................................... 35

Slika 6.11: Prikaz shranjenih dokumentov na drive.google.com ............................................. 36

Slika 6.12: Prikaz menija za ustvarjanje dokumentov .............................................................. 36

Slika 6.13: Vstopna stran Google Sites .................................................................................... 38

Slika 6.14: Ustvarjanje javnega profila na Google + ............................................................... 39

Slika 6.15: Vstopna stran Google Analytics ............................................................................. 40

1

1 UVOD

Računalništvo v oblaku je v Sloveniji dokaj nova storitev, v tujini pa je bolj poznana, saj jo

tuja podjetja Google, Amazon in Microsoft komercialno ponujajo že več let. Končni

uporabniki se s tovrstnimi storitvami najbolj pogosto srečujemo ob uporabi Googlovih

brezplačnih aplikacij. Sprašujemo pa se, v kolikšni meri v podjetjih v Sloveniji uporabljajo

Googlove aplikacije za poslovne uporabnike. Odločili smo se za raziskavo prednosti in

slabosti uporabe Google Apps na primeru manjšega gradbenega in računovodskega podjetja.

Namen naloge je ugotoviti, ali je uporaba Google Apps za podjetja primerna in kakšne koristi

prinaša podjetjem.

Cilje naloge smo razdelili na cilje teoretičnega in praktičnega dela.

V okviru teoretičnega dela smo si postavili naslednje cilje:

- Opredeliti pojem računalništva v oblaku, podati njegove značilnosti, opisati razvoj in

vrste računalništva v oblaku, predstaviti slabosti in prednosti ter podati podatke o

informacijsko varnostnih tveganjih, ki jih je potrebno upoštevati za varno uporabo

računalništva v oblaku.

- Predstaviti podjetje Google, še posebej pa se osredotočiti na razvoj podjetja.

- Predstaviti Google Apps, prikazati ključne razlike med različicami Google Apps for

Education in Google Apps for Business ter opisati aplikacije, ki jih vsebuje Google

Apps for Business.

- Opisati Google + in Google Analytics.

V praktičnem delu smo možnosti vpeljave Google Apps analizirali na primeru manjšega

gradbenega in računovodskega podjetja, katerega glavna dejavnost so krovsko-kleparska dela,

proizvodnja kleparskih izdelkov, delo z avtodvigali in računovodske storitve.

2

2 RAČUNALNIŠTVO V OBLAKU

2.1 Predstavitev računalništva v oblaku

Ob besedni zvezi »računalništvo v oblaku« (angl. Cloud Computing) nekateri pomislijo, da je

nekaj »zavito v oblake ali meglo«. Računalništvo v oblaku pomeni, da so določeni viri

informacijske tehnologije (strojna ali programska oprema) zunaj naše lokacije, podatki pa so

hranjeni na t. i. računalniku v oblaku (Bradeško, 2012). Informacijska tehnologija je zunaj

našega dosega in je zato tudi dobila to ime.

Rjavec (2012, str. 49) pravi, da računalništvo v oblaku predstavljajo dinamično razširljiva in

pogosto virtualizirana računalniška sredstva, ki so na voljo kot storitev na zahtevo preko

interneta. Zanj so značilne avtomatizacija, samopostrežba in elastičnost zagotavljanja virov.

Zelo je povezano s koncepti storitveno usmerjene arhitekture (SOA), mrežnega računalništva

in virtualizacije.

Vse se torej dogaja na internetu, gre za spletno informacijsko tehnologijo, ki je dostopna z

dovolj močnim internetom, kot pravi Varga (2012) v nadaljevanju. Računalništvo v oblaku je

tehnologija, ki uporablja internetno omrežje ter oddaljene podatkovne strežnike za

shranjevanje podatkov in aplikacij. Uporaba aplikacij brez namestitve ter dostop do podatkov

sta mogoča na kateremkoli računalniku, ki ima urejen dostop do spleta. Uporabnik mora imeti

le primerno pasovno širino dostopa do interneta za dostop do svoje virtualizirane storitve.

Tehnologija omogoča bistveno bolj učinkovito računalništvo, saj so procesorske, pomnilniške

zmogljivosti ter zmogljivosti hrambe centralizirane, kar omogoča lažje upravljanje.

Uporabnikom se delijo s pomočjo tehnologije virtualizacije, ki skrbi za občutno boljšo

izkoriščenost virov. Vzdrževanje takšnega sistema je cenejše kot vzdrževanje več

računalnikov, obenem pa je tudi varnejše (Varga, 2012).

Računalništvo v oblaku temelji na obetavnem ekonomskem modelu (Uradni list EU, 2012, str.

40):

- veliko število potencialnih uporabnikov: zasebni uporabniki, podjetja, javne službe

itd.;

- združevanje sredstev in orodij informacijske tehnologije, ki omogoča njihovo

optimalno uporabo;

3

- računalništvo v oblaku omogoča mobilnost, primerno je zlasti za uporabnike, ki so

veliko na poti, saj jim ponuja stalen dostop do podatkov;

- preprosto, prilagodljivo in pregledno povezovanje različnih tehničnih elementov:

interneta, upravljanja naprav in sistemov IT, mobilnih aplikacij itd.;

- izravnava stroškov skozi celoten življenjski cikel sistemov IT, pri čemer visok začetni

vložek ni potreben;

- podjetja se lahko znova osredotočijo na svojo osrednjo dejavnost, saj se jim ni treba

ukvarjati z zapletenostjo sistemov IT;

- pomembni akterji v sektorju, sistemski integratorji in izdajatelji programske opreme

dobijo priložnost za rast, ki temelji na novih dejavnostih.

Shemo računalništva v oblaku ponazarja naslednja slika.

Slika 2.1: Shema računalništva v oblaku

Vir: http://www.synergy.gs/Data/Images/Cloud%20computing%20concept.jpg (28. 1. 2013)

4

S slike 2.1 je razvidno, da za računalništvo v oblaku potrebujemo računalnik, prenosni

računalnik, mobilni telefon ali tablični računalnik in seveda internet. Dostop brez tega je

vsekakor nemogoč. Podatki so shranjeni na strežniku, ki se nahaja na internetu.

Upravljanje storitve in računalništvo v oblaku pomeni, da se podjetja lahko posvetijo svoji

osnovni dejavnosti, saj za informacijsko tehnologijo skrbi ponudnik (lahko tudi interni).

Združevanje in virtualizacija informacijske infrastrukture namreč znižujeta potrebe po

strokovnem osebju in dvigata njihovo produktivnost. Zaradi poenotene infrastrukture je

upravljanje lažje, boljša pa je tudi izraba virov – opreme, aplikacij, prostora, napajanja in

hlajenja. Stroški informacijske tehnologije so bolj natančno predvidljivi in nižji, kar je v

zahtevnih gospodarskih okoliščinah še kako pomembno (Bradeško, 2012).

Uporabniki storitev v oblaku niso lastniki in ne vzdrževalci zunanjih strežnikov ter

infrastrukture, temveč le koristijo ponujene storitve. Priljubljeni ponudniki programske

opreme ter aplikacij, kot sta Google in Amazon, razvijajo poslovne storitve v oblaku, ki

nudijo uporabnikom za nizko ceno dostop do strežnika ter infrastrukture (Whitaker, 2008).

2.2 Vrste računalništva v oblaku

Računalništvo v oblaku lahko delimo glede na tip storitve ali pa glede na modele. V

nadaljevanju bo sledila delitev in kratek opis o posameznem delu.

Glede na tip storitve ločimo (Rjavec, 2012, str. 49):

• IaaS (Infrastruktura kot storitev),

• PaaS (Platforma kot storitev),

• SaaS (Programska oprema kot storitev).

IaaS nudi storitve, ki se nanašajo na računalniško infrastrukturo. V to kategorijo sodijo

strežniki, hramba, omrežje ali infrastruktura kot storitev (IaaS). Najpomembnejši ponudniki

so: VMware, Oracle, IBM, Microsoft, KVM, Open Stack, Xen, Eucalyptus, Nimbus, Open

Nebula, Citrix Cloud, AppNexus, Amazon, EC2 itd. (Informacijski pooblaščenec, 2012).

5

PaaS nudi storitve izvajalnega okolja, podatkovnih baz, objektne hrambe, sporočilnih vrst ter

upravljanja z identitetami. Sem uvrščamo: Amazon, Elastic Beanstalk, Red Hat, Open Shift,

Google App Engine, Windows Azure, IBM SmartCloud, Oracle PaaS, Force.com, CloudBees

itd. (Rjavec, 2012).

SaaS pomeni zagotavljanje celotne infrastrukture skupaj s programsko opremo in

nastavitvami za njeno delovanje. V to kategorijo sodijo funkcionalnosti poslovnih aplikacij.

Vidnejši ponudniki so: Salesforce.com, Microsoft Office 365, Google Apps (vključno z

Gmail) (Informacijski pooblaščenec, 2012). Rjavec (2012) omenja še naslednje SaaS storitve,

kot so: Yahoo, Hotmail, Facebook, Twitter, LinkedIn, Google Documents itd.

Uporabniki IaaS so sistemski administratorji, uporabniki PaaS so razvijalci in uporabniki

SaaS so končni poslovni uporabniki (Rjavec, 2012).

Računalništvo v oblaku lahko delimo tudi glede na naslednje modele (Markelj in Bernik,

2011):

• zasebni oblak (angl. Private Cloud), ki je postavljen znotraj same informacijske

infrastrukture organizacije;

• javni oblak (angl. Public Cloud), katerega lokacija nam ni znana – vemo samo, da je

»nekje na spletu«;

• hibridni oblak (angl. Hybrid Cloud), ki je kombinacija prvih dveh omenjenih

možnosti.

Informacijski pooblaščenec (2012) poleg teh treh omenja še četrto vrsto, tj. oblak skupnosti

(angl. Community Cloud), ta je dostopen omejenemu številu uporabnikov.

2.3 Razvoj računalništva v oblaku

Koncept sega že v leto 1960, ko je računalniški znanstvenik John McCarthy predstavil idejo,

da bi lahko bilo nekoč »računalništvo organizirano kot javna dobrina« (»computation may

some day be organized as a publicutility«) (Varga, 2012). V letu 1966 je Douglas Parkhil

napisal knjigo »The Challenge of the Computer Utility« (Dukarić, 2012).

V začetku 80-ih let se je uporaba osebnih računalnikov za poslovne in zasebne namene močno

razširila. Informacije in prijave, ki so se uporabljale za delo s takšnimi računalniki, so bile

hranjene v trajnem pomnilniku računalnika. Vse več uradov je povezovalo svoje računalnike,

6

da bi lahko delili informacije preko strežnikov, ki so jih proizvajala podjetja, kot je Novell

ipd. (Wolf, 2009). V 80-ih letih so se za prenos in hrambo podatkov najprej uporabljale

diskete, kasneje pa se je za hrambo podatkov uveljavila uporaba trdih diskov bodisi na

osebnem računalniku ali pa na strežniku (pojav arhitekture klient_strežnik). Tovrstno dejanje

je lahko tvegano, saj se v primeru okvare strežnika lahko izgubijo vsi podatki podjetja, v

kolikor podjetje nima rezervne kopije.

Ko se je po letu 1990 po iznajdbi spleta uporaba interneta razširila na širšo javnost, je

izmenjava podatkov med uradi in podjetji postala še enostavnejša (Wolf, 2009).

Začetki nove industrije (Varga, 2012):

• Leta 2002 je Amazon postregel s spletnimi storitvami za druga spletna mesta in

uporabniške aplikacije (Amazon Web Services).

• Leta 2004 je IBM začel uveljavljati svoje sisteme, grajene na konceptu Blue Cloud.

• Leta 2006 je podjetje 3Tera postavilo sistem na spletu dostopnih aplikacij,

poimenovan AppLogic system.

• Leta 2007 je Microsoft prek spletnega mesta www.live.com dal na voljo brezplačno

programsko opremo, ki se zna povezati z operacijskim sistemom Windows in deliti

dokumente ter storitve prek spleta.

2.4 Značilnosti računalništva v oblaku

Računalništvo v oblaku ima značilnosti, ki jih je Rjavec (2012) razdelil na značilnosti iz

poslovnega in tehničnega stališča. S poslovnega stališča so nekatere ključne značilnosti

računalništva v oblaku (Rjavec, 2012, str. 49–50):

- znižanje stroškov,

- plačilo glede na uporabo,

- skrajšan čas do trženja izdelka,

- boljša donosnost naložb,

- bolj zeleno računalništvo.

7

S tehničnega stališča pa so najbolj pomembne naslednje značilnosti (Rjavec, 2012, str. 50):

- virtualizacija,

- večnajemniški model,

- varnost, zasebnost, skladnost s predpisi,

- samopostrežba,

- avtomatizacija,

- upravljanje s podatki,

- vmesniki in programska podpora,

- merjenje,

- orodja za razvoj, upravljanje in nadzor.

Bistvene značilnosti računalništva v oblaku so (Informacijski pooblaščenec, 2012):

- samopostrežba na zahtevo (vsak se lahko odloči za zakup računalniških zmogljivosti),

- širok mrežni dostop (dostop do računalniških zmogljivosti je mogoč preko različnih

odjemalcev, kot so mobilniki, tablice, prenosniki in delovne postaje),

- združevanje sredstev (Omogočeno je, da lahko več uporabnikov hkrati pristopa do

istih tehnoloških virov. Do tega mehanizma je namreč veljalo, da je ponudnik za

vsakega uporabnika zagotovil ločeno infrastrukturo, s pojavom mehanizmov sobivanja

pa je možno zagotoviti enovito konfiguracijo, enoten nadzor nad storitvami,

nadgradnje in enostavnejše okrevanje v primeru katastrofe in/ali restavriranje

podatkov.),

- visoka elastičnost (Uporabnik lahko glede na svoje trenutne potrebe hitro poveča ali

zmanjša obseg zakupljenih računalniških zmogljivosti, ki jih uporabnik dojema kot

neomejene.) in

- plačilo na osnovi uporabe.

Bistvena značilnost in posebnost računalništva v oblaku je, da lahko do podatkov dostopamo

iz različnih odjemalcev, kjer koli se nahajamo, pogoj je le, da imamo dostop do interneta.

8

2.5 Prednosti in slabosti

2.5.1 Prednosti

Avtorji navajajo prednosti, ki jih ima računalništvo v oblaku. Tako Božič (2011, str. 9–10)

pravi, da oblak ponuja varnostne prednosti. Enotno upravljanje z nadgradnjami in filtriranjem

prometa ter enostavno povečevanje virtualnih strojev. Virtualizacija običajno pomeni tudi

možnost izdelave posnetkov stanja, kar lahko izkoristimo ob incidentih kot kopijo za

forenzični pregled.

Bradeško (2012) navaja naslednje prednosti računalništva v oblaku:

- oprema informacijske tehnologije je združena na enem mestu,

- v eni fizični napravi je več logičnih naprav (virtualizacija),

- aplikacije in podatki niso neposredno vezani na dejansko infrastrukturo, kar povečuje

zanesljivost (hiter preklop v primeru odpovedi),

- uvajanje storitev je bistveno hitrejše, ker poteka na enem mestu,

- potreba po nadgradnji strojne in programske opreme je manjša, nadgradnja je hitra in

učinkovita.

V Uradnem listu EU (2012, str. 43) so zapisane naslednje prednosti, ki jih podjetja

najpogosteje omenjajo:

- nižji začetni vložek: kljub temu je treba poudariti, da bodo potrebni precejšnji vložki,

če bodo podjetja in izdajatelji programske opreme želeli obstoječe rešitve prilagoditi

platformi računalništva v oblaku ter jih prenesti nanjo;

- krajši čas postavitve;

- obračunavanje in obvladovanje stroškov: pri računalništvu v oblaku sodijo stroški za

IT med stroške poslovanja in ne več med stroške vzdrževanja osnovnih sredstev.

Programska orodja ali oprema se pregledno posodabljajo in v primeru nedelovanja

orodja je takoj na voljo spletna tehnična podpora, ki jo zagotovi izdajatelj programske

opreme ali vzdrževalec strežnika;

- zanesljivejši storitveni model: služba za IT lahko na podlagi zavez ponudnika

računalništva v oblaku glede kakovosti, razpoložljivosti, varnosti in prihodnje

9

nadgradnje orodij svojim notranjim uporabnikom lažje ponudi storitveni model z

dogovori o ravni storitve (Service Level Agreement);

- mobilnost zaposlenih: rešitev računalništva v oblaku ohranja kakovost in preprostost

dostopa do podatkov za vse zaposlene, ne glede na to, ali so na poti ali v podjetju.

Varga (2012) omenja naslednje prednosti:

- zmanjšane potrebe strank po strojni opremi,

- visoke zmogljivosti,

- manjši stroški vzdrževanja infrastrukture (tako strojne kot programske opreme),

- hipne posodobitve strojne opreme,

- dostopnost aplikacij,

- nizka cena storitev,

- boljše sodelovanje,

- plačilo po uporabi,

- prilagodljivost.

2.5.2 Slabosti in pasti

Božič (2011, str. 9) pravi, da se kot največji problem kaže preveč enostavna avtentikacija. Z

ukradenim geslom (ali drugim avtentikacijskim sredstvom) lahko napadalec naenkrat pride do

širokega nabora storitev v oblaku. Oblačne storitve zaenkrat še ne ponujajo bolj

strukturiranega nadzora dostopa, preko katerega bi lahko opredelili več nivojev storitev in jih

zaščitili z dodatnimi mehanizmi. Oblaki delujejo vsak zase in ne obstajajo še standardi za

oblačne storitve, kar je razumljivo, saj vsak ponudnik ponuja svojo različico in tudi privablja s

prednostmi svoje rešitve.

Med največjimi tveganji se najpogosteje omenjata izguba fizičnega nadzora nad lastnimi

podatki in velika odvisnost od zunanjih ponudnikov storitev (praviloma iz ZDA), kar

načeloma velja predvsem za storitve v javnem oblaku (Rjavec, 2012, str. 50).

Rjavec omenja kot največjo slabost računalništva v oblaku izgubo fizičnega nadzora nad

lastnimi podatki. Tako podjetja kot zasebniki lahko v oblak postavljajo določene podatke, za

10

katere ne bi želeli, da se prenašajo. To so lahko poslovne ali druge skrivnosti. V kolikor se

odločimo za javni oblak, je potrebno biti previden, kaj se hrani na takšnem oblaku. Pri

zasebnih oblakih teh nevarnosti ni, v kolikor skrbimo za svoje geslo. Res pa je, da skoraj

nikoli nismo popolnoma varni na internetu, saj se pred vdorom hekerjev težko zavarujemo.

V Uradnem listu EU (2012, str. 40) so omenjene naslednje slabosti:

- veliko standardov, ki skušajo zamejevati in nadzorovati uporabo računalništva v

oblaku;

- neobstoj razpoznavnega evropskega regulatornega organa, ki bi zagotavljal

spoštovanje teh standardov;

- pomanjkanje distance pri uporabnikih, zlasti pri zasebnih uporabnikih, da bi lahko

ovrednotili oglaševane koristi, predvsem pa tveganja, s katerimi se soočajo;

- naravna občutljivost interneta: prekinitve v primeru motenj, kibernetični napadi itd.;

- zasičenost interneta: delovanje se ne izboljšuje, močan porast obsega izmenjavo

podatkov (zvok, video, neželena pošta), omejitve sistema naslavljanja (IP);

- obremenjenost strežnikov: združevanje strežnikov in njihova posledična prezasedenost

lahko privedeta do zastojev;

- tveganja, povezana z zunanjim shranjevanjem podatkov in njihovo obdelavo pri tretjih

osebah;

- tveganja, povezana s selitvijo podatkov in njihove obdelave v drugo državo, ki ima

drugačne predpise;

- družbeno tveganje, ki ga povzroča koncentracija dejavnosti razvoja, gostovanja in

delovanja;

- pravice in obveznosti uporabnikov ter ponudnikov računalništva v oblaku so še vedno

nejasne;

- razlika med odgovornim za obdelavo osebnih podatkov in osebo, ki te podatke

dejansko obdeluje, ni popolnoma jasna;

- za posameznike brez ustreznega strokovnega znanja so pogodbe o zagotavljanju

tovrstnih storitev kompleksne ali celo težko razumljive, kar zadeva zbiranje, obdelavo

in prenos podatkov o potrošnikih ter tudi njihove zakonsko določene pravice.

Varga (2012) navaja naslednje slabosti:

- varnostna vprašanja,

11

- spletna povezljivost,

- veliko število platform,

- lokacije strežnikov,

- čas, potreben za prenos večjih količin podatkov,

- hitrost storitev.

2.5.3 Informacijsko varnostna tveganja

Pri računalništvu v oblaku je potrebno upoštevati določena varnostna tveganja, ki nam bodo

pomagala do varne uporabe teh storitev.

Čeprav lahko računalništvo v oblaku manjšim podjetjem prinese bistveno zmanjševanje

stroškov v uporabi sofisticirane programske opreme ter zmogljive strojne opreme, nam le-to

prinaša tudi nekatera varnostna tveganja. Pri ocenjevanju potencialnega ponudnika storitev v

oblakih je potrebno imeti v mislih naslednjih pet varnostnih tveganj (Beckham, 2011):

1. Varnost prenosa podatkov. Za ves promet, ki potuje med našim omrežjem, ter

omenjeno storitev je potrebno poskrbeti, da le-ta potuje po varni povezavi, ki

uporablja HTTPS.

2. Varni programski vmesniki. Ta varnostni ukrep je zelo pomemben, kajti programski

vmesnik je zelo pomembna točka pri avtentikaciji za dostop do podatkov v oblakih.

3. Varnost shranjevanja podatkov. Podatki bi morali biti primerno šifrirani tudi v času

prenosa do aplikacije.

4. Nadzor nad uporabo uporabniškega računa. Do podatkov, ki so shranjeni na strežniku

ponudnika storitve, lahko dostopajo uslužbenci, nad katerimi nimamo zadovoljive

kontrole.

5. Varovanje ločenih podatkov. Glede na samo dejstvo, da so naši podatki ločeni od nas

in tako delno izpostavljeni različnim vrstam tveganja izgube le-teh, je priporočeno

izdelovati varnostne kopije.

Bratuša (2012) navaja 10 zapovedi za varnost pri uporabi računalništva v oblaku:

- Prepričaj se, kdo ima dostop do podatkov na strani ponudnika! Ker storitve v oblaku

zaobidejo fizične, logične in postopkovne varnostne mehanizme, ki navadno veljajo za

obdelavo poslovnih skrivnosti v podjetju, je pri ponudniku storitev potrebno preveriti,

12

ali ima vpeljane vsaj osnovne standarde s področja varovanja podatkov, kot je npr.

ISO 27001.

- Upoštevaj zakonodajo s področja varovanja osebnih podatkov! V nekaterih državah je

iznos osebnih podatkov prepovedan.

- Preveri, kje si! Smiselno je vedeti lokacijo, kje se nahajate, da veste, kateri organi

bodo krajevno pristojni za preiskavo morebitnih incidentov in kako se bo podjetje

lahko v takšnih primerih odzvalo.

- Preveri, s kom si deliš oblak! Ker lahko imajo dostop do vaših podatkov tudi ostali

uporabniki, s katerimi si delite strežnik, to lahko stranke, konkurenca ali celo

kriminalne skupine.

- Predvidi, kaj se zgodi v primeru višje sile! Preverite, ali je možno podatke obnoviti, če

pride do poplave, požara in podobno.

- Načrtuj incidentni odgovor v oblaku! Večina podjetij nima načrtov incidentnega

odgovora v primeru zlorabe poslovno občutljivih in/ali osebnih podatkov.

- Izogibaj se temačnih oblakov! Lahko se zgodi, da vašega ponudnika storitev v oblaku

prevzame vaša najhujša konkurenca. Sovražni prevzemi družb niso nobena redkost,

kakor niso nobena redkost tudi državno sponzorirani prevzemi v luči učinkovitega

boja proti terorizmu.

- Pazi, od kje dostopaš do oblaka! Vsi, ki imajo dostop do uporabnikovih sistemov

(zaposleni, poslovni partnerji, zunanji izvajalci, napadalci ...), lahko precej enostavno

pridobijo tudi dostop do storitev v oblaku.

- Upoštevaj zahteve varnostnih politik, ki veljajo v oblaku! Preden pričnete uporabljati

tovrstne storitve, se prepričajte, ali je ponudnik sposoben in pripravljen zadostiti

zahtevam varnostnih politik vašega podjetja. Prepričajte se tudi, kakšne varnostne

politike veljajo v podjetju ponudnika in kako zagotavlja njihovo spoštovanje.

- Nikoli ne dajte vseh jajc v eno košaro! V situaciji, ko podjetje vse svoje informacijske

vire prestavi v oblak, se lahko hitro zgodi, da čez noč ostane brez vsega. To se lahko

zgodi kot posledica raznih patentnih sporov, odločb sodišč v preiskavah

najrazličnejših kaznivih dejanj in kot posledica vdorov kriminalnih skupin. Spomnimo

se samo podjetja DigiNotar, ki je skrbelo za izdajo in overjanje digitalnih certifikatov.

Vdor v DigiNotar je kriminalcem omogočil izdajo lažnih digitalnih certifikatov, kar je

privedlo do stečaja podjetja (ComputerworldUK, 2011). Naj ob tej priložnosti še

omenimo, da varnost večine ponudnikov storitve v oblakih še vedno sloni na digitalnih

certifikatih in zagotavljanju t. i. »varnih« SSL/TLS-povezav.

13

3 PREDSTAVITEV PODJETJA GOOGLE

Google sta ustanovila študenta, ki sta se spoznala leta 1995 na univerzi Stanford. Larry Page

in Sergey Brin sta leta 1996 začela sodelovati na razvoju iskalnika, ki sta ga takrat

poimenovala »BackRub«. V letu 1997 sta se odločila, da ga preimenujeta v Google. Do tega

imena sta prišla tako, da sta tvorila izpeljanko iz besede »googol« (to je matematični izraz za

število 1 s 100 ničlami), kar je odražalo njun cilj, ki je bil, da bi uredila na videz neskončno

količino podatkov na spletu. V letu 1998 sta ustanovila podjetje Google, potem ko je Andy

Bechtolsheim, soustanovitelj podjetja Sun, napisal ček za 100.000 USD podjetju, ki še ni

obstajalo: Google Inc (Google, 2012).

Podjetje Google se je od svojega začetka pa vse do danes stalno nadgrajevalo in razvijalo. V

podjetju vsako leto uvajajo več inovacij, kar vpliva na njegovo uspešnost. V nadaljevanju

povzemamo najpomembnejše dosežke podjetja Google (Google, 2012):

- Leta 2000 so predstavili tehnologijo MentalPlex in Google AdWords. Google je bil

dostopen v 15-ih jezikih. Izdelana je bila tudi Googlova orodna vrstica, ki omogoča

iskanje brez uporabe Googlove domače strani.

- Leta 2001 je bil Google na voljo v 26-ih jezikih. Dodana je bila možnost za iskanje

slik, ki zagotavlja dostop do 250 milijonov slik. Podatki o rasti: velikost indeksa se je

povečala na tri milijarde spletnih dokumentov.

- Za leto 2002 velja omeniti, da je Google objavil partnerstvo s podjetjem AOL, ki

omogoča, da Google ponuja iskanje in sponzorirane povezave 34 milijonom strank, ki

uporabljajo storitve CompuServe, Netscape in AOL.com. Izdali so storitev Google

Labs, ki omogoča preskušanje različic beta novih tehnologij, ki jih razvija skupina za

raziskave in razvoj. Predstavili so storitev Google News s 4000 viri novic.

- V letu 2003 so prevzeli podjetje Pyra Labs, ki je razvilo storitev Blogger, in podjetje

Applied Semantics, ki je razvilo tehnologijo za storitev AdSense. Predstavili so

Google Grants, tj. program za oglaševanje sorodnih dejavnosti, ki omogoča

neprofitnim organizacijam izvajanje oglaševalskih akcij za svoje cilje.

- V letu 2004 so predstavili storitev Google Lokalno, s katero lahko uporabniki poiščejo

bližnja podjetja, zemljevide in navodila za pot. Larry in Sergey sta postala člana

društva Marconi, ki nagrajuje »trajne znanstvene prispevke k razvoju človeštva na

14

področjih komunikologije in interneta«. Predstavili so Google Desktop Search,

datoteke in dokumente, shranjene na trdem disku, lahko zdaj iščemo z Googlovo

tehnologijo. Predstavili so storitev Google Učenjak in prevzeli podjetje Keyhole, ki se

ukvarja z digitalno kartografijo. Na podlagi te tehnologije so pozneje razvili Google

Zemljo .

- V letu 2005 so predstavili Google Maps, prevzeli podjetje Urchin, ki se ukvarja s

spletno analizo. Na podlagi te tehnologije pa razvili storitev Google Analytics, ki je

namenjena merjenju učinka spletnih mest in trženjskih kampanj. Izdali so še Google

Mobile in Google Talk in predstavili Google Earth, tj. kartografsko storitev na podlagi

satelitskih posnetkov, ki združuje zgradbe in relief 3D s kartografskimi zmožnostmi in

iskanjem Google.

- Leta 2006 so Gmailu dodali klepet, predstavili storitev Google Koledar, Google

Trends in Spletne albume Picasa.

- Leta 2007 so predstavili Google Apps – različico za poslovne uporabnike, ki

podjetjem omogoča uporabo računalništva v oblaku. Sledila je predstavitev Google

Trends, ki navaja 100 najaktivnejših poizvedb in tako prikazuje, kaj ljudje v

določenem trenutku iščejo. Predstavili so tudi Google Gears (ki se zdaj imenuje samo

Gears), tj. odprtokodno tehnologijo za ustvarjanje spletnih programov brez povezave,

AdSense za mobilno iskanje in projekt OpenSocial, tj. zbirko najbolj razširjenih API-

jev za razvijalce, ki omogočajo izdelavo programov za družabna omrežja.

- Leta 2008 so predstavili Google Sites, ki omogočajo izdelavo sodelovalnih spletnih

mest z vdelanimi videoposnetki, dokumenti in koledarji, prevzeli so podjetje

DoubleClick in predstavili spletno storitev Google Health, ki uporabnikom omogoča

varno zbiranje, shranjevanje in upravljanje medicinske dokumentacije ter podatkov o

zdravju. V tem letu so predčasno izdali strip, ki predstavlja novi odprtokodni

brskalnik, zato se je o Chromu začelo govoriti prej, kot je bilo načrtovano. Brskalnik

je bil uporabnikom po vsem svetu uradno na voljo za prenos dan pozneje.

- V letu 2009 so predstavili Google Latitude, tj. funkcijo Google Zemljevidov za

mobilne naprave, in pripomoček za iGoogle, s katerim lahko delimo svojo lokacijo s

prijatelji in vidimo približno lokacijo uporabnikov, ki delijo svojo lokacijo z nami.

Prav tako je bil predstavljen Sky Map za Android in Izdelovalec zgradb (tj. orodje za

ustvarjanje zgradb za Google Zemljo, s katerim lahko z uporabo fotografij iz zraka in

preprostih oblik 3D izdelamo model zgradbe).

15

- V letu 2010 so predstavili mobilni telefon Nexus One, ki dokazuje, kaj vse je mogoče

ustvariti v svetu mobilnih naprav s sistemom Android, in spletno trgovino, ki gostuje

pri Googlu, za preprostejše nakupe mobilnih telefonov. Zdaj lahko z Google

Dokumenti v oblak prenesemo vse vrste datotek, vključno z velikimi grafičnimi

datotekami, fotografijami RAW, arhivi ZIP in drugimi oblikami zapisa ter tako na

enem mestu prenašamo v strežnik in uporabljamo v spletu vse svoje najpomembnejše

datoteke. Prevzeli so podjetja Aardvark, MetaWeb in Slide. Prevzeli so tudi spletno

mesto Picnik, ki omogoča urejanje fotografij v oblaku, ne da bi zapustili brskalnik.

- V letu 2011 so predstavili google.com/weddings s predlogami po meri za Google

Spletna mesta in Google Dokumente, s katerimi lahko enostavno načrtujemo poroko.

Kupili so podjetje ITA, ki ima programsko opremo za spletni nakup letalskih vozovnic

in organizacijo letov, in podjetje Admeld, s katerim lahko večjim založbam

pomagamo, da kar najbolje izkoristijo hitro spreminjajoče se in rastoče območje

prikaznih oglasov.

- V letu 2012 so kot prvi veliki ponudnik internetnih storitev prejeli za vsa ameriška

podatkovna središča, ki jih imajo v lasti, visoka standarda ISO 14001 in OHSAS

18001 za ravnanje z okoljem in varnost ter zdravje pri delu.

4 PREDSTAVITEV GOOGLE APPS

Google je največje podjetje, ki uporabnikom ponuja storitve iskanja in oglaševanje, poleg tega

ponuja še številne koristne aplikacije. Do vseh ponujenih aplikacij je mogoč dostop preko

spletnega iskalnika Google.

Google Apps je paket spletnih orodij podjetja Google, ki delujejo po principu računalništva v

oblaku. Zagotavlja možnost osnovne komunikacije in sodelovanja, kar je bistvenega pomena

za vsakega poslovnega uporabnika. Največje koristi pri poslovanju lahko dosežejo podjetja z

mobilno delovno silo, podjetja z več podružnicami na različnih trgih in podjetja, ki imajo

veliko potrebo po sodelovanju več ljudi na enem projektu (Informacijske storitve, 2012).

16

Slika 4.1: Googe Apps

Vir: http://techbeat.com/2012/12/google-apps-no-longer-free/ (13. 12. 2012)

4.1 Google Apps za šole

Google aplikacije za šole so brezplačna zbirka aplikacij, ki so namenjene šolam in univerzam.

Z njimi lahko izmenjujemo informacije in ideje na preprost način. Nudi naslednje storitve

(Sio, 2010):

- komunikacija: nudi brezplačno e-pošto s koledarjem;

- sodelovanje: omogoča sodelovanje v realnem času in dostopanje do dokumentov,

predstavitev in preglednic od koder koli na kateri koli napravi. Poleg tega pa omogoča

tudi delitev dokumentov;

- infrastruktura: aplikacije prihranijo oddelku čas in sredstva, hkrati pa zagotovijo

varnost za naše podatke in dokumente. Storitve se lahko uporabljajo brez vzdrževanja

programske ali strojne opreme.

17

4.2 Google Apps za podjetja

Google aplikacije za poslovne uporabnike so plačljiva zbirka aplikacij, ki so namenjene

organizacijam in podjetjem. Za razliko od aplikacij za šole vsebujejo več aplikacij, ki olajšajo

delo v podjetjih.

Prednosti za uporabnike (Informacijske storitve, 2012):

- podatki so dostopni od kjerkoli, na katerikoli računalniški platformi,

- 25 GB prostora za shranjevanje elektronske pošte na uporabnika z zmogljivo funkcijo

iskanja,

- orodja za enostavno in hitro sporočanje,

- podatki so varni pred izgubo tudi v primeru težav z računalniki (okvare diska,

kraja ...),

- aplikacije Dokumenti, Spletna mesta in Video omogočajo novo raven sodelovanja,

- količina strojne in programske opreme za namestitev in vzdrževanje se zmanjša,

- zelo nizki fiksni stroški na uporabnika,

- intuitivne aplikacije, ki jih mnogi uporabniki že dobro poznajo, zato ni potrebno

dodatno usposabljanje,

- možnost postopnega dodajanja novih uporabnikov,

- prihranki pri licenčninah, strojni opremi in stroških podatkovnega centra,

- odprta platforma,

- povečana produktivnost zaposlenih, kar omogoča hitrejše sprejemanje odločitev,

- večja prožnost za hitro uvajanje sprememb in novosti,

- svoja sredstva lahko osredotočite na strateške projekte, namesto da so vezana v

operativnih dejavnostih,

- privlačno IT-okolje za mlajšo generacijo zaposlenih.

18

4.2.1 Gmail

Slika 4.2: Gmail za poslovne uporabnike

Vir: Lastni prikaz (2012)

Google je največji poštni ponudnik, ki uporabnikom nudi številne ugodnosti, med njimi je

deset glavnih razlogov za uporabo Gmaila (Google Mail):

- manj vsiljene pošte,

- iskanje (na voljo je takojšnje iskanje, s katerim lahko poiščemo želeno sporočilo),

- prikaz pogovorov (sporočila si lahko vedno ogledamo v kontekstu),

- vgrajeni klepet,

- dostop s pomočjo telefona,

- veliko brezplačnega prostora za shranjevanje in še več ga je na voljo proti plačilu,

- na voljo so tudi oznake, filtri in zvezdice, s katerimi si lahko označimo e-poštno

sporočilo,

- prednostna pošta Beta (funkcija za ločevanje bolj ali manj pomembnih e-poštnih

sporočil),

- varen, saj za zaščito pošte uporablja šifriranje HTTPS.

Za poslovne uporabnike Google Apps je na voljo 25 GB prostora za e-pošto, sinhronizacijo z

odjemalcem Microsoft Outlook in strežnikom Blackberry Enterprise ter druge napredne

funkcionalnosti elektronske pošte (Simobil, 2012).

19

Gmail je bil prvotno le e-poštni odjemalec, z leti in številnimi dodatki pa je postal več kot

zgolj elektronski nabiralnik. Z dodajanjem možnosti klepeta, koledarja, seznama opravil in

povezave z dokumenti Google Docs ali fotografijami spletišča Picasa se je funkcionalnost

Gmaila močno povečala.

Gmail vkjučuje tudi GTalk, ki je na voljo kot samostojna namizna aplikacija ali kot spletna

aplikacija v sklopu Gmaila.

4.2.2 Google Koledar

Google Koledar je koledar, ki je namenjen poslovnim uporabnikom za beleženje poslovnih

dogodkov, sestankov ipd. Na voljo je tudi za organiziranje skupnih koledarjev, tako da lahko

do njega dostopa več uporabnikov, ki smo jim dali dovoljenje za dostop.

Slika 4.3: Google Calendar

Vir: Lastni prikaz (2012)

Z Googlovim brezplačnim spletnim koledarjem na enem mestu enostavno spremljamo vse

pomembne dogodke (Google Koledar):

- razpored v skupni rabi,

- dostop od koderkoli,

- opomnike na dogodke lahko prejmemo v obliki e-pošte ali sporočila SMS neposredno

na mobilni telefon.

20

4.2.3 Google Drive

Google Drive je brezplačna storitev, ki uporabnikom nudi shranjevanje podatkov na enem

mestu. Za poslovne uporabnike, ki želijo več prostora, je na voljo z manjšim doplačilom.

Google Drive ima naslednje značilnosti (Google Drive):

- preko spletnega brskalnika je dostopen od koder koli;

- aplikacija za dostop je na voljo za: Windows in Mac, OS Chrome, iPhone in iPad in za

naprave s programsko opremo Android;

- nudi shranjevanje datotek na varnem mestu;

- datoteke lahko postavimo v skupno rabo z izbranimi osebami in jih lahko skupaj

urejamo s pomočjo poljubne naprave;

- omogoča takojšen dostop do Google Dokumentov, tj. zbirke orodij za urejanje, ki

izboljšujejo sodelovanje,

- 5 GB prostora je na voljo brezplačno, za več je potrebno plačilo.

Šavc (2012) pravi, da Google Drive blesti pri iskanju po naloženih datotekah. Z vgrajenim

iskalnikom zlahka iščemo po vsebini naloženih datotek. Optično branje OCR uporabi

Drive še pri naloženih dokumentih v obliki PDF, ki jih na našo željo prevede. V

brskalniku je moč odpreti več kot 30 vrst datotek, ne da bi morali imeti v računalniku

nameščeno ustrezno aplikacijo (npr. Photoshop, Illustrator). Mobilna aplikacija tega ne

zmore. Drive dobro sodeluje z nekaterimi programi, ki jih najdemo na tržnici Chrome App

Store. Ker je programski vmesnik za Drive povsem odprt, se teh pripomočkov v

prihodnosti nadejamo še več.

4.2.4 Google Dokumenti

Google Dokumenti so dokumenti, ki jih hranimo na spletu. Dokumenti so lahko napisani z

urejevalnikom besedil Microsoft Word ali s kakšnim drugim. Brezplačni uporabniki imajo na

voljo določeno količino GB za hranjenje dokumentov, za poslovne uporabnike je na voljo

precej več prostora, saj ga le-ti tudi več potrebujejo. Prednost je, da ne potrebujemo USB

ključa, saj so ti dokumenti hranjeni na spletu in do njih lahko dostopamo od kjerkoli, tudi s

21

pomočjo telefona. Prav tako lahko damo dokumente v skupno rabo z drugimi izbranimi

osebami.

Storitev Google Dokumenti omogoča ustvarjanje dokumentov na spletu in njihovo skupno

rabo z drugimi. Ena od njenih prednosti je, da lahko različni ljudje na različnih krajih hkrati

sodelujejo pri pripravi istega dokumenta, nastavitve skupne rabe pa pri tem zagotavljajo, da

vedno ohranite nadzor, kdo lahko vidi in ureja dokumente, ki jih ustvarjate. Na voljo so tri

možnosti vidljivosti: zasebno, vsakdo s povezavo in javno v spletu (Google Dokumenti).

4.2.5 Google Sites

Google Sites je namenjeno izdelovanju enostavnih spletnih strani, ki jih lahko ustvari

praktično vsak. Strani lahko urejamo po želji, spreminjamo barve in obliko.

Slika 4.4: Primer predloge spletne strani v Google Sites

Vir: Lastni prikaz (2012)

Google Sites omogoča enostavno izdelovanje spletnih strani. Za izdelavo spletne strani z

Google Sites ne potrebujemo znanja HTML-ja, ASP-ja, PHP-ja ali drugih programskih

jezikov. Nudi predstavljanje informacij v spletni obliki. Na spletno stran je mogoče postaviti

videomaterial, dokumente, koledar itd (Ciriković, 2011).

4.2.6 Google Vault

Google Vault je storitev, ki je namenjena le poslovnim uporabnikom, torej tistim, ki imajo

Google Apps for Business.

22

Slika 4.5: Google Vault

Vir: http://trak.in/tags/business/2012/05/09/google-vault-app-business-india-launch/(13. 12.

2012)

Storitev samodejno zajema, arhivira in indeksira elektronsko pošto zaposlenih ter tudi njihove

klepete v aplikacijah za neposredno sporočanje. Namenjena je torej podjetjem, ki take

podatke morajo hraniti in morajo imeti po potrebi tudi hiter dostop do njih, denimo v primeru

sodnih postopkov. S pomočjo storitve Google Vault se na strežnike Google Apps shranjujejo

samo sporočila, ki jih uporabniki izbrišejo (MonitorPro, 2012). Ta storitev je praktična za

podjetja, saj se velikokrat zgodi, da se nenamerno zbrišejo določeni podatki, v tem primeru

imajo poslovneži dostop tudi do izbrisanih podatkov.

Google Vault ima naslednje funkcije (Google Vault):

- Upravljanje s pravilnikom storitve: določanje pravil shranjevanja, ki se v tem

primeru nanašajo na e-pošto ter sporočila klepeta.

- Arhiviranje e-pošte in klepeta: e-pošta in sporočila klepeta se arhivirajo ter hranijo v

skladu z vašim pravilnikom, ki preprečuje nenamerno brisanje.

- E-odkritje: omenjena funkcija omogoča hitro ter učinkovito iskanje po vsebinah e-

pošte in sporočilih klepeta.

- Dolžnost varovanja podatkov: omenjena funkcija nudi določanje pravice

uporabnikov, ki smejo upravljati s podatki.

- Izvažanje podatkov: izvažamo lahko določena sporočila iz vsebine e-pošte ali pa

klepeta v standardnih formatih za dodatno obdelavo ali pregled.

- Revizija: pregled poročila o aktivnosti uporabnikov ter izvršenih akcij v arhivu. Poleg

tega imamo na voljo pregled poročila o iskanih izrazih, vpogled v sporočila, izvoz

podatkov in še veliko več.

23

4.3 Google+

Google + je socialno omrežje, namenjeno za povezovanje z ljudmi.

Gre za projekt družabnega deljenja (social sharing project), ki združuje Gmail, Android,

Chrome, Googlov iskalnik ter še nekaj novih storitev. Glavni koncept Google + se vrti okrog

štirih novih ključnih sestavin (DNE, 2011):

- Google Circles, ki omogoča selektivno deljenje informacij s prijatelji ali skupinami

prijateljev. Uporabnik svoje prijatelje uvrsti v posamezne kroge in s tem dobi možnost

nadzora nad tem, kaj bo delil s kom. Gre za nekaj podobnega kot pri Facebookovi

možnosti ustvarjanja seznama prijateljev, le da je pri Googlu vse skupaj bolj

enostavno, sodelujejo pa lahko tudi prijatelji, ki niso registrirani v Google +.

- Google Sparks, ki je v osnovi vir novic o temah, ki jih uporabnik sam določi. Poleg

tega pa omogoča razpravljanje z drugimi uporabniki (prijatelji) oziroma kot pravijo pri

Googlu "nerding out and exploring subjects together". Je nekakšna mešanica RSS- -

bralnika, Googlovega iskalnika, Facebookovega zida in Twitterja.

- Google Hangouts, ki je definiran kot spletno mesto za srečevanje s prijatelji, kjer

lahko v živo klepetajo. Tudi prek videokonference, v katero je lahko vključenih do 10

prijateljev.

- Mobilna komponenta, ki deluje v navezi z Androidom. Deljenje svoje lokacije,

takojšnje nalaganje fotografij in njihovo deljenje s krogom prijateljev, hipno mobilno

sporočanje ipd.

4.4 Google Analytics

Google Analytics je mehanizem, ki nam omogoča podroben vpogled v statistiko obiskov naše

spletne strani. Poleg tega nam omogoča veliko različnih funkcij, ki lahko pripomorejo k boljši

optimizaciji našega spletnega mesta.

Google Analytics omogoča zmogljivo sledenje vsem, ki so prisotni na spletu, ne glede na to,

ali je njihovo spletno mesto majhno ali veliko. Je ena najzmogljivejših rešitev za spletno

analitiko na tržišču, ki jo lahko brezplačno uporablja vsakdo.

Prednosti pristopa tovrstnega analitičnega paketa v oblaku so (Geršič, 2012, str. 10):

- ni potrebe po lastni infrastrukturi (strežniku, kjer takšna programska oprema teče),

24

- ni potrebe po vzdrževanju programskega sistema,

- omogoča dostopnost kjerkoli in kadarkoli,

- uporabniki so deležni avtomatske nadgradnje sistema.

Slika 4.6: Google Analytics

Vir: http://internetgirlfriday.com/internet-marketing-analytics/google-analytics-traffic-stats/

(16. 12. 2012)

Google Analytics poslovnim uporabnikom omogoča merjenje prodaje in konverzij, hkrati pa

zagotavlja tudi sveže vpoglede v to, kako obiskovalci uporabljajo spletno mesto, kako so tja

prispeli in kako jih lahko prepričamo, da se bodo vračali (Google Analize).

Google Analytics je s svojo prosto dostopnostjo in analitično močjo temeljito pretresel trg

tovrstne programske opreme ter postavil konkurenčnim izdelkom zelo visoke standarde.

Zaradi njegove splošne razširjenosti v slovenskih podjetjih pa lahko tudi zelo dobro

analiziramo, na kakšne načine je bilo to novo IT analitično sredstvo vpeljano v delovne

procese (Geršič, 2012, str. 10).

Geršič (2012, str. 10) je izločil dva pristopa, ki se pomembno razlikujeta po svoji

učinkovitosti in doseženih rezultatih, pristopa sta predstavljena v nadaljevanju.

- Pri prvem po vpeljavi Google Analytics vsi dobivajo redna avtomatska poročila o

analitiki spletnih strani in lahko kadarkoli dostopajo do podatkov. Gre za velik

25

preskok v uporabi analitičnih podatkov, saj so v prejšnjih tipičnih spletnih analitičnih

sistemih administratorji na zahtevo ali periodično generirali zelo splošna analitična

poročila. Poročila so na voljo hitreje, bolj pogosto in tudi kadarkoli na zahtevo,

njihova uporaba pa se v osnovi glede na preteklost, ko je bila dostopnost mnogo

slabša, ni spremenila.

- V drugem scenariju vpeljave sistema v oblaku Google Analytics dobivajo vsebinsko in

analitično prilagojena poročila tisti uporabniki, ki jih potrebujejo ter uporabljajo

sistem oziroma do njega dostopajo vedno, ko potrebujejo dodatne podatke ali analize.

Sistem je torej postal eden od elementov njihovega delovnega procesa in je prilagojen

tako procesom kot specifičnim potrebam. Gre torej za spremembo, ko je bila

tehnološka sprememba uporabljena za doseganje ciljev organizacije in ni le izboljšala

dostopnosti podatkov, ampak je v celoti spremenila pogled na spletno analitiko in njen

pomen za poslovne procese.

S storitvijo Google Analytics lahko sledimo različnim spletnim vsebinam (Google Analytics):

- Sledenje več spletnim mestom: omejitev je 5 milijonov ogledov spletnih strani

mesečno, aktivni uporabniki programa AdWords imajo na voljo še več ogledov.

- Sledenje stranem v spletnem dnevniku, storitvi MySpace ali družabnemu omrežju

Facebook.

- Sledenje obiskom iz virov RSS: Google Analytics lahko sledi ogledom strani samo, če

obiskovalec izvede datoteko JavaScript v Googlovih strežnikih.

- Uporaba storitve Google Analytics skupaj z drugimi rešitvami za spletno analitiko:

Google Analytics lahko uporabljate vzporedno z vsemi rešitvami tretjih oseb ali

internimi rešitvami, ki ste jih že uvedli.

5 PREDSTAVITEV PODJETJA

5.1 Dejavnost podjetja

Dejavnost podjetja so krovsko-kleparska dela na stanovanjskih in nestanovanjskih objektih ter

računovodske storitve za manjša podjetja in samostojne podjetnike.

V sklopu krovsko-kleparskih del nudijo:

- proizvodnjo kleparskih izdelkov,

26

- storitve z avtodvigali,

- izposojo dvižnih košar in ploščadi,

- opravljanje prevozov s tovornimi vozili,

- vzdrževalna dela na višini.

Računovodske storitve obsegajo:

- spremljanje terjatev in obveznosti,

- analitično evidentiranje stroškov in prihodkov, fakturiranje,

- kontiranje in knjiženje dokumentov za temeljne poslovne knjige,

- obračun nadomestila plač za refundacijo boleznin, nege,

- obračun osnovnih sredstev (amortizacije in prevrednotenja),

- sestavljanje poročila o plačah zaposlenih Zavodu za pokojninsko in invalidsko

zavarovanje,

- obračun zamudnih obresti,

- vodenje davčne knjige izdanih in prejetih faktur,

- obračun davka na dodano vrednost,

- izdelava davčne bilance,

- obračun plač, regresov za letni dopust, avtorskih honorarjev,

- izdelava glavne blagajne,

- sestavljanje letnih računovodskih izkazov, kot so: izkaz poslovnega izida, bilanca

stanja, izkaz bilančnega dobička ali izgube,

- izdelava davčne bilance.

V podjetju je 30 zaposlenih, 26 jih opravlja delo na terenu in v delavnici, 4 pa administrativno

delo v pisarni.

5.2 Predstavitev dela v podjetju

Ob vpeljavi Google Apps v podjetje se bomo osredotočili na delo, locirano v pisarni, kjer je

nastanjeno administrativno osebje, ki skrbi za kadrovsko, računovodsko, prodajno in nabavno

področje. Delo pokrivajo štirje zaposleni, ki pri svojem delu uporabljajo programsko okolje

Windows, poslovne aplikacije Aplicom, programski paket MS Office 2007 in spletni

brskalnik Mozzila Firefox ter Internet Explorer.

27

V okviru programskega paketa MS Office največ uporabljajo MS Excel za vodenje in urejanje

evidenc ter MS Word za pisanje poročil in dopisov. Za širjenje in deljenje dokumentov

uporabljajo elektronsko pošto oz. elektronske medije za prenos podatkov. Pri tem se večkrat

pojavi problem neažurnosti podatkov, saj nimajo vsi zadnje verzije dokumenta v trenutku, ko

bi to potrebovali.

Elektronsko sporočanje je zagotovljeno preko komercialnih ponudnikov e-pošte, kot sta

Google in Siol. Za pregled in urejanje e-pošte pa uporabljajo namizno orodje MS Outlook.

Zaradi neenotnega poimenovanja e-poštnih domen se pojavlja prava zmeda, saj ni enotnega,

navzven predstavljenega dogovora, katero področje dela pokriva posamezen e-poštni naslov.

Zaradi tega prihaja do številnih posredovanj e-poštnih sporočil med zaposlenimi znotraj

podjetja.

Podjetje ima zakupljeno spletno domeno pri enem izmed ponudnikov spletnih domen. Spletna

stran pa je bila izdelana pri enem izmed ponudnikov spletnih strani že pred leti, za aktualne

podatke na spletni strani pa skrbi ena izmed zaposlenih oseb. Prednost pri urejanju spletne

strani je uporabniku prijazen uporabniški vmesnik, ki omogoča dopolnjevanje in urejanje

vsebin brez znanja spletnega programiranja.

V podjetju si želijo enotnega pregleda nad upravljanjem e-poštnih naslovov na skupni domeni

in jasno določenim področjem, ki ga posamezni e-poštni naslov pokriva (področje nabave,

prodaje, računovodstva itd. ).

V okviru poslovne dokumentacije pa je največji izziv zagotavljanje ažurnosti podatkov na

vsakem koraku med vsemi zaposlenimi in čim manj različnih verzij dokumentov ter prenosov.

6 IMPLEMENTACIJA GOOGLE APPS V PODJETJE

6.1 Tehnične zahteve

Najpomembnejši trije vidiki za postavitev trdnih temeljev za prehod na računalništvo v

oblaku so (infoSRC, 2010):

- Osredotočenost na poslovne odločitve

Analizo ponudbe v oblaku je priporočljivo narediti na podlagi poslovnih potreb, ki jih

zadovoljuje posamezni deli računalništva v oblaku. S tem omogočimo lažjo

28

primerjavo med klasičnimi rešitvami in rešitvami, ki jih omogoča računalništvo v

oblaku.

- Postavitev jasnih in razumljivih tehnoloških ciljev

V strategiji posameznega poslovnega področja je potrebno ustvariti odločevalsko

drevo, ki bo pokrivalo vse odločitve na tem področju, odločevalski kriteriji pa morajo

biti enakovredni za klasične storitve in rešitve iz oblaka. Tri pomembna strateška

področja so: infrastruktura, aplikativna platforma in poslovne rešitve.

- Osredotočenost na tri najpomembnejša področja za analizo:

a) ujemanje dinamike scenarijev poslovne uporabe z lastnostmi izbrane rešitve,

b) razumevanje, kako zasnova rešitev v oblaku vpliva na celotni razvoj, namestitev in

upravljanje rešitev,

c) upoštevanje ponudnikov virov in pogodbenih kriterijev.

Kritične točke za vsako izmed treh tehnoloških strategij so:

- Integriranje IaaS v infrastrukturo

Na infrastrukturni ravni je poslovna zahteva, kako stroškovno učinkovito zagotavljati

infrastrukturo za opravljanje posla. Odločitev IaaS je pravilna, kadar je IaaS

najučinkovitejša IT-infrastruktura na podlagi kriterijev financiranja, fleksibilnosti,

varnosti in ostalih dejavnikov, pomembnih za poslovanje. Med najpomembnejšimi je

nihanje potreb po IT-resursih – večje ko je nihanje, privlačnejši postaja IaaS.

- Integriranje PaaS v strategijo aplikacijskih platform

Poslovna zahteva je zagotavljanje učinkovitih orodij, ki uporabnikom omogočajo izdelavo

in vzdrževanje portfelja skladnih poslovnih rešitev in kjer je potrebno, omogočajo razvoj

novih funkcionalnosti za rešitev iz portfelja. Odločitev za PaaS je pravilna takrat, kadar je

razmerje med ceno, fleksibilnostjo, upravljanjem znanja in življenjskim ciklom celotnega

portfelja rešitev ali posamezne rešitve boljše, kot je to razmerje pri samostojnem razvoju

rešitve in okolja, v katerem rešitev deluje.

- Integriranje SaaS v strategijo poslovnih rešitev

Pri nakupu ali graditvi portfelj rešitev za podporo poslovanju je glavna zahteva, zagotoviti

učinkovito in konkurenčno funkcioniranje poslovnih operacij. Odločitev za rešitev SaaS je

29

pravilna takrat, kadar kombinacija njene cene, zanesljivosti, funkcionalnosti, robustnosti

in integrativnosti omogoča zagotavljanje najboljše kombinacije poslovne učinkovitosti in

ujemanja s strategijo. Za odločitev o primernosti določene SaaS-rešitve je potrebno

upoštevati njen vpliv na poslovne procese in stroške na IT v organizaciji in to primerjati s

prilagojenimi rešitvami, standardnimi rešitvami in ostalimi »outsourcing« opcijami.

Skupna osnovna tehnična zahteva vseh Googlovih aplikacij je dobra internetna povezava.

Googlove spletne aplikacije najbolje delujejo v najnovejših brskalnikih, od posamezne

aplikacije pa je odvisno, kako deluje v starejših različicah. Najosnovnejše zahteve so spletni

brskalniki:

- Internet Explorer 6.0 ali višji,

- Firefox 2.0 ali višji,

- Safari 4.0 ali višji,

- Google Chrome.

6.2 Implementacija

Najpomembnejši dejavnik za odločitev o prehodu na Google Apps so prednosti, ki jih prinaša

podjetju. Po predstavitvi prednosti in pomanjkljivosti sistema vodstvu je potrebno uskladiti

cilje in časovni okvir.

Vodstvu podjetja smo predstavili naslednje prednosti vpeljave Google Apps v podjetje

(Tmedia):

• Občutno znižanje skupnih stroškov. Stroški so na letni ravni predvidjivi za vsakega

uporabnika. Ni skritih stroškov za vzdrževanje ali nadgradnjo. Google gosti vse naše

podatke in skrbi za stroške.

• Dvig produktivnosti zaposlenih: s 25 GB skladiščenega prostora na uporabnika se

lahko zaposleni osredotočijo na svoje delo, namesto da se obremenjujejo z

zasedenostjo prostora e-poštnega predala.

• 99,9 % zanesljivost storitve in zagotovitev, da bo poslovanje podjetja potekalo

nemoteno.

• Informacij ne pošiljamo, ampak jih delimo. Istočasno urejanje dokumentov odpravi

težave s pošiljanjem priponk, ki povzročajo zmedo z verzijami dokumentov.

30

• Z Google Apps smo dejansko varnejši. Ker podatki gostujejo na zanesljivih in varnih

Googlovih podatkovnih centrih, lahko prenehamo s shranjevanjem poslovnih

podatkov na nezanesljive naprave in se na ta način znebimo problemov z

zagotavljanjem varnosti.

• Google Apps omogoča bolšji pregled nad sporočili. S pomočjo administrativne

konzole lahko spremljamo sporočila, ki prihajajo v podjetje in odhajajo iz njega.

• V multi-OS okolju (PC, Mac, Linux) lahko do storitev Google Apps dostopamo

kadarkoli in kjerkoli imamo internetno povezavo. Dostopamo lahko preko katerega

koli računalnika ali »pametnega« telefona.

V naslednjem koraku je potrebno zaposlene seznaniti tudi z namenom prehoda, njegovimi

cilji in s časovnim okvirjem. Ob tem je pomembna angažiranost zaposlenih, da temeljito

pretehtajo, kako bo vpeljava novega sistema vplivala na njihovo delo, kakšne so prednosti in

pomanjkljivosti. Po odločitvi o vpeljavi novega sistema v podjetje sledi izobraževanje

zaposlenih. V podjetju to načeloma ne bo predstavljalo večjih težav, saj imajo zaposleni v

administraciji dobro računalniško znanje in so naklonjeni novitetam, ki vplivajo na izboljšanje

njihovega dela.

Ko smo uredili vse formalnosti s kreiranjem Google Apps računa za podjetje, smo vsem

zaposlenim v administraciji kreirali e-poštni naslov na novi domeni podjetja:

ime@imepodjetja.com. Zaposleni do svojega računa dostopajo preko vstopne strani podjetja

Google Apps in za prijavo potrebujejo uporabniško ime in geslo.

Slika 6.1: Vstopna stran Google Apps

Vir: Lastni prikaz (2012)

31

Upravljanje uporabnikov in nastavitev poteka preko administrativne konzole (»Control

Panel«), ki jo upravlja administrator.

Slika 6.2: Nadzorna plošča (»Control Panel«)

Vir: Lastni prikaz (2012)

Kreirali smo tudi splošen e-poštni naslov info@imepodjetja.com, ki bo namenjen splošnim

zadevam podjetja, prejemala pa jih bo zaposlena, ki skrbi za splošne zadeve. Prejeta sporočila

bo nato posredovala ostalim zaposlenim glede na področje dela.

Slika 6.3: Upravljanje uporabnikov

Vir: Lastni prikaz (2012)

Zaposlenim dodeljujemo pravice za dostop do posameznih aplikacij Google Apps glede na

področje dela, ki ga opravljajo.

32

Slika 6.4: Upravljanje s storitvami v okviru Google Apps

Vir: Lastni prikaz (2012)

Za podjetje so ključnega pomena kupci in dobavitelji, zato težimo k dobro organizirani

podatkovni bazi le-teh, saj je dobra komunikacija ključnega pomena za uspešno poslovanje.

Bazo kupcev, dobaviteljev in ostalih poslovnih partnerjev bomo prenesli med stike v Google

Apps, ključni podatek so njihovi e-poštni naslovi, saj bomo s tem olajšali deljenje informacij

in hitro dostopali do ključnih kontaktnih podatkov.

Slika 6.5: Ustvarjanje in upravljanje stikov

Vir: Lastni prikaz (2012)

33

6.2.1 Gmail

Gmail nam je na voljo v sklopu prijave v Google Apps. Omogoča enostavno ustvarjanje e-

poštnih sporočil in pregled nad njimi.

V navigacijskem meniju najdemo povezave do »prejeto«, to je zbir vseh prejetih sporočil, »z

zvezdico« so označena pomembnejša sporočila. »Poslano« pomeni vsa poslana sporočila ter v

»osnutki« so ustvarjena sporočila, ki jih še nismo poslali. »Vsiljena pošta« vsebuje sporočila,

ki jih Gmail prepozna kot nezaželena, in »smetnjak«, kamor se premaknejo izbrisana

sporočila ter jih lahko dokončno izbrišemo.

Gmail vpeljujejo uporabo »oznak (labels)«, ki jih sami kreiramo za označevanje sporočil in

nadomeščajo razvrščanje v mape. Prednost dodeljevanja oznak je v dodelitvi več oznak

enemu sporočilu, medtem ko ga lahko umestimo le v eno mapo.

Sporočila so razdeljena v skupine z vsemi prejetimi in poslanimi odgovori, sestavljajo

pogovor, kar nam prinaša prihranek časa pri iskanju prejšnjih povezanih sporočil.

V sklopu Gmail deluje tudi Gtalk, ki je namenjen neposrednemu sporazumevanju s tistimi, ki

smo jih povabili k uporabi aplikacije oziroma smo sprejeli njihovo povabilo. Gtalk podpira

tudi skupinski in video klepet. Predvsem je to uporabno, kadar želimo doseči dogovor med

več osebami in se s tem izognemo dolgim e-poštnim sporočilom ter izgubi časa z

organiziranjem sestankov. Prihranki na tem področju se izkažejo, zlasti če imamo poslovne

partnerje razpršene po vsej državi in tudi tujini.

Slika 6.6: Gtalk v okviru Gmail

,

Vir: Lastni prikaz (2012)

34

6.2.2 Google Koledar

Google Koledar je spletni koledar, ki omogoča tudi skupno rabo z drugimi uporabniki.

Preprosto ustvarjanje novega dogodka v koledarju izvedeno s klikom na »ustvari«, dogodek

poimenujemo, mu določimo čas, kraj in opis, opomnik in zasebnost.

Slika 6.7: Ustvarjanje dogodka v Google Calendar

Vir: Lastni prikaz (2012)

Goste povabimo, tako da vpišemo njihove e-poštne naslove ter določimo, ali lahko dogodek

spreminjajo in povabijo še druge goste. Povabljeni gostje pošljejo odgovor s komentarjem, če

je potrebno dodatno usklajevanje glede izvedbe dogodka. Dogodku določimo stopnjo

zasebnosti kot zaseben ali javen. Omogočeno je upravljanje več koledarjev znotraj enega

Google Calendar računa. V načinu dela brez povezave je omogočen le pregled koledarja.

Slika 6.8: Tedenski prikaz Google Calendar

Vir: Lastni prikaz (2012)

35

6.2.3 Google Drive in Google Dokumenti

Slika 6.9: Začetek namestitve Google Drive

Vir: Lastni prikaz (2012)

Sprejmemo pogoje uporabe Google Drive in začne se namestitev Google Drive za Windows.

Po uspešni namestitvi se nam odpre okno za prijavo do uporabniškega računa.

Slika 6.10: Prijava v Google Drive

Vir: Lastni prikaz (2012)

Vsi uporabniki Google Drive prejmejo 5 GB brezplačnega prostora, dodaten prostor pa je

potrebno dokupiti. K omejitvi prostora za shranjevanje se prištevajo le datoteke, shranjene kot

pdf, doc, jpg in druge, medtem ko oblike zapisa Google Docs ne zasedajo prostora za

shranjevanje. Naši shranjeni dokumenti so dostopni preko drive.google.com kjerkoli. Na

disku se nam ustvari mapa Google Drive, ki se samodejno sinhronizira s pogledom »Moj

disk« na uporabniškem spletnem mestu drive.google.com.

36

Slika 6.11: Prikaz shranjenih dokumentov na drive.google.com

Vir: Lastni prikaz (2012)

Dokumenti, ki jih zbrišemo v mapi Google Drive na računalniku ali na spletnem mestu

Google Drive, se premaknejo v koš.

V sklopu Google Drive delujejo tudi Google Docs, torej lahko na enem mestu ustvarjamo in

urejamo dokumente Google Docs in pregledujemo ter urejamo ostale shranjene dokumente.

Slika 6.12: Prikaz menija za ustvarjanje dokumentov

Vir: Lastni prikaz (2012)

Google Dokumenti omogočajo ustvarjanje dokumentov, preglednic, predstavitev, obrazcev in

drugo. V podjetju se iz obstoječega pisarniškega paketa MS Office največ poslužujemo MS

37

Word in MS Excel. Prehod na Google Apps Dokumente ne bi smel predstavljati težav, saj za

dopise uporabljalo osnovno oblikovanje besedila.

Preglednice se uporabljajo za urejanje podatkov predvsem na kadrovskem področju in na

področjih nabave ter prodaje. Poslužujemo se osnovnih funkcij oblikovanja in izračunov, tako

da s prehodom na Google Docs ne bomo okrnjeni pri opravljanju dela.

Z obrazci je ustvarjanje obrazcev in vprašalnikov preprosto. Vnašamo lahko več vrst vprašanj

in vnaprej določenih odgovorov. Med različnimi odgovori lahko izberemo enega ali

uporabimo možnost izbire več odgovorov, omogočeno je vnašanje lastnega odgovora in

drugo. Vprašanjem lahko določimo, da je vnos odgovora obvezen,zahtevamo lahko tudi, da

dokler niso vsi odgovori vnešeni, ne moremo zaključiti z vprašalnikom. Ko zaključimo s

kreiranjem obrazca, se nam kreira povezava, katero pošljemo po e-poštnem sporočilu osebam,

od katerih želimo, da vprašalnik izpolnijo, ali povezavo javno objavimo. Določimo, koliko

časa naj bo vprašalnik aktiven na dodeljeni povezavi. Odgovori na vprašalnik se samodejno

shranjujejo v samodejno kreirano preglednico, shranjeno na spletnem mestu Google Drive, iz

katere po zaključenem zbiranju podatkov izdelamo analize s tabelami in grafi.

Omogočeno je uvažanje že ustvarjenih dokumentov v različnih formatih, pri določenih

jeokrnjen prikaz, ker Google Docs ne podpira vseh funkcij ostalih pisarniških programov.

Ustvarjene dokumente v Google Docs lahko shranjujemo v različne formate drugih

pisarniških paketov, vendar se lahko pojavijo razlike v oblikovanju besedila.

Ena glavnih prednosti Google Apps je možnost enostavne skupne rabe z ostalimi uporabniki.

Uporabnik, ki je kreator dokumenta, je njegov lastnik in ima pravico dodeljevanja dostopa

ostalim uporabnikom dokumenta. Izbira lahko med objavo »javno v spletu«, »kdor koli s

povezavo« ali »zasebno«, pri tem dovoljenje za branje dokumenta ali urejanje. Uporabnike v

skupno rabo dodamo, tako da vpišemo njihove e-poštne naslove in v e-poštni nabiralnik

prejmejo obvestilo, da smo dodali dokument v skupno rabo z njimi. Če uporabniku dodelimo

pravico urejanja dokumenta, lahko več oseb hkrati ureja en dokument. Ob strani dokumenta

pa se odpre okno za neposredno sporočanje med osebami, ki dokument urejajo. Z uporabo

dokumentov v skupni rabi se izognemo prenašanju dokumentov na različnih elektronskih

medijih in problemu, da imajo vsi, ki so zadolženi za urejanje dokumenta, vedno na voljo

zadnjo verzijo.

38

6.2.4 Google Sites

Slika 6.13: Vstopna stran Google Sites

Vir: Lastni prikaz (2012)

V sklopu Google Apps za podjetja je znotraj Sites vključenega 10 GB skupnega prostora za

spletna mesta in dodatnih 500 MB zasebnega prostora za vsakega uporabnika

Za izdelavo strani ni potrebno znanje spletnega programiranja, saj Google ponuja predloge

strani, ki poenostavijo izdelavo strani. Urejanje je osnovano na urejanju besedila v

dokumentih, vstavljamo lahko golo besedilo, slike, povezave, vtičnike, omogočeno pa je tudi

dodajanje datotek ter informacij iz drugih Googlovih storitev (Calendar, Docs, Maps ...).

Preprosto ustvarjanje in urejanje spletne strani pa na drugi strani prinaša omejenost pri

oblikovanju spletnih strani.

Oblikovali bomo spletno stran podjetja s predstavitvijo podjetja, dejavnosti, obrazcem za

objavljanje mnenj, obrazcem za povpraševanje in povpraševanjem za zaposlitev. Izpostavili

bomo rubriko z aktualnimi novicami in slikovnim prikazom.

39

6.3 Google +

Uporaba Google + je pogojena z ustvarjenim javnih profilom.

Slika 6.14: Ustvarjanje javnega profila na Google +

Vir: Lastni prikaz (2012)

Ustvarili bomo profil podjetja in oblikovali kroge glede na poslovne partnerje, zaposlene in

ostale, ki se bodo povezali z našim profilom podjetja. Z ustvarjenim profilom na Google +

vidimo priložnost za boljšo reklamo in širjenje novic širšemu krogu ljudi. V povezavi z

objavljanjem novic na spletni strani podjetja jih bomo objavljali tudi na profilu Google +.

6.4 Google Analytics

Z Google Analytics bomo analizirali obisk na spletni strani podjetja. Statistiko obiska spletne

strani bomo nadzirali mesečno oziroma po potrebi bolj pogosto. Pregled aktivnosti na spletni

strani lahko izvajamo v realnem času, tako imamo vpogled, iz kje so obiskovalci prišli na

našo spletno stran in kaj pregledujejo. Na ta način merimo učinek objave aktualnih novic in

vidimo, kaj obiskovalce pritegne. Poročila si oblikujemo po svoji meri, tako pridemo do

podatkov, ki jih potrebujemo in so pomembni za nas.

40

Slika 6.15: Vstopna stran Google Analytics

Vir: Lastni prikaz (2012)

7 ZAKLJUČEK

V diplomski nalogi smo predstavili koncept računalništva v oblaku, njegove značilnosti in

prednosti ter slabosti. Podjetje Google ponuja mnogo storitev, prilagojenih glede na dejavnost

in strukturo organizacij. Osredotočili smo se na paket storitev Google Apps, ki predstavlja

celovito rešitev za poslovanje podjetja.

Možnosti vpeljave Google Apps smo analizirali na primeru manjšega gradbenega in

računovodskega podjetja. Glavna dejavnost tega podjetja so krovsko-kleparska dela,

proizvodnja kleparskih izdelkov, delo z avtodvigali in računovodske storitve. V podjetju je

trideset zaposlenih, od tega štirje opravljajo administrativno delo in so ključni uporabniki

storitev Google Apps. Način opravljanja dela smo nadgradili z uporabo Google Mail, Google

Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sites, Google + in Google Analytics.

Z implementacijo omenjenih orodij v podjetje pričakujemo večjo urejenost dokumentov, ki

jih uporablja več zaposlenih hkrati, predvsem zaradi možnosti skupne rabe dokumentov. S

tem se izognemo prenašanju dokumentov po e-pošti in drugih elektronskih medijih. Vsi

dokumenti so shranjeni in od koderkoli dostopni na spletnem mestu Google Drive, do

katerega dostopamo z uporabniškim imenom in geslom za prijavo v Google Apps.

Z Gmailom smo poenotili uporabo e-poštnega programa in uvedli e-poštne naslove na skupni

domeni. S tem smo povečali preglednost nad področjem dela, ki ga posamezen e-poštni

41

naslov pokriva, zmanjšali smo število posredovanj e-poštnih sporočil med zaposlenimi in

povečali preglednost nad e-poštnimi sporočili, saj Gmail povezuje sporočila v pogovor.

Vsi zaposleni bodo v svoj Google Calendar vpisovali svoje obveznosti in jih delili v skupno

rabo z ostalimi sodelavci in tako olajšali organizacijo skupinskih dogodkov.

Ustvarili bomo novo spletno stran podjetja v okviru Google Sites in skrbeli za objavo

aktualnih novic in ponudbe. Spletna stran bo vključevala obrazec za zaposlitev, obrazec za

objavo mnenja o storitvah ter obrazec za povpraševanje, ustvarjene z obrazci v Google

Dokumentih. Poleg spletne strani podjetja bomo ustvarili tudi profil na Google +, kjer bomo

prav tako objavljali aktualne novice in delili povezave na spletno stran podjetja. V Krogih se

bomo povezovali s poslovnimi partnerji in potencialnimi kupci naših storitev.

Potrebnega bo nekaj časa, da vse zaposlene, ki opravljajo administrativno delo, vključimo v

nov sistem dela, vendar to ne bi smelo predstavljati večjih težav, saj so naklonjeni

izboljšavam.

42

43

8 LITERATURA IN VIRI

1. BECKHAM, JEFF (2011) The Top 5 Security Risks of Cloud Computing. Dostopno

prek: http://blogs.cisco.com/smallbusiness/the-top-5-security-risks-of-cloud-

computing (10. 11. 2012).

2. BOŽIČ, GORAZD (2011) Ali je kaj trden vaš oblak? Konferenca Arnes 2011: Kaj

nam prinaša računalništvo v oblaku? Zbornik člankov.

3. BRADEŠKO, MARJAN (2012) Računalništvo v oblaku. Dostopno prek:

http://www.zdruzenje-manager.si/storage/6766/12_Racunalnistvo_v_oblakih.pdf (11.

11. 2012).

4. BRATUŠA, TOMAŽ (2012) 10 zapovedi računalništva v oblaku. Računalništvo v

oblaku – gibalo razvoja IKT? Zbornik prispevkov 5. posveta dolenjskih in

belokranjskih informatikov Dolenjske Toplice, 15. marec 2012. Novo Mesto:

Fakulteta za informacijske študije. Dostopno prek:

http://www.fis.unm.si/media/pdf/ZBORNIK_5PDBI_2012.pdf (12. 11. 2012).

5. CIRIKOVIĆ, ENES (2011) Google sites. Dostopno prek:

https://www.google.si/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=10&cad=rja&ve

d=0CGsQFjAJ&url=http%3A%2F%2Fvsmti.hr%2Fnastava%2Fnastavni-

materijali%2Fdoc_download%2F442-google-

sites.html&ei=v5DLUPeJF7D04QStw4DwAg&usg=AFQjCNFl0SpWXGndPPkHi04

buIfrhZPCYQ&sig2=yeUo26bRkiVABP4AfXuedQ (14. 12. 2012).

6. DNE (2011) Kaj je Google Plus? Dostopno prek: http://dne.enaa.com/Internet-in-

programi/Internet/Kaj-je-Google-Plus.html (18. 11. 2012).

7. DUKARIĆ, ROBERT (2012) Izkušnje pri razvoju inovativnih rešitev z uporabo

računalništva v oblaku. Dostopno prek:

http://www.pies.si/data/upload/FRI_PIES_Dukaric(1).pdf (9. 11. 2012).

8. GERŠIČ, PETER (2012) Z glavo v oblaku – upravljanje sprememb pri uvajanju

spletnih storitev. Računalništvo v oblaku – gibalo razvoja IKT? Zbornik prispevkov 5.

posveta dolenjskih in belokranjskih informatikov Dolenjske Toplice, 15. marec 2012.

Novo Mesto: Fakulteta za informacijske študije. Dostopno prek:

http://www.fis.unm.si/media/pdf/ZBORNIK_5PDBI_2012.pdf (8. 11. 2012).

9. GOOGLE ANALIZE. Dostopno prek:

http://www.google.si/intl/sl/analytics/features/index.html (18. 11. 2012).

44

45

10. GOOGLE ANALYTICS. Dostopno prek:

http://support.google.com/analytics/bin/answer.py?hl=sl&answer=1008065&topic=10

08008&ctx=topic (18. 11. 2012).

11. GOOGLE APPS FOR BUSINESS. Dostopno prek:

http://www.google.com/intl/en_sg/enterprise/apps/business/products.html (15. 12.

2012).

12. GOOGLE DOCS. Dostopno prek: http://www.google.si/intl/sl/goodtoknow/manage-

data/docs/ (14. 12. 2012).

13. GOOGLE DRIVE. Dostopno prek:

https://www.google.com/intl/sl/drive/start/index.html (18. 11. 2012).

14. GOOGLE KOLEDAR. Dostopno prek:

https://accounts.google.com/ServiceLogin?service=cl&passive=1209600&continue=ht

tps://www.google.com/calendar/render?hl%3Dsl&followup=http://www.google.com/c

alendar&hl=sl&scc=1 (14. 12. 2012).

15. GOOGLE MAIL. Dostopno prek: https://mail.google.com/mail/help/intl/sl/about.html

(18. 11. 2012).

16. GOOGLE ZGODOVINA. Dostopno prek:

http://www.google.si/intl/sl/about/company/history/ (18. 11. 2012).

17. INFORMACIJSKE STORITVE (2012) Google Apps. Dostopno prek:

http://www.infostoritve.si/google-apps (18. 11. 2012).

18. JOVIĆ, DIMITRIJE (2010) Odločitev o prehodu v oblak. infoSRC. Dostopno prek:

http://www.src.si/library_si/pdf/infosrc/2010-63/infoSRC63.pdf (24. 1 .2013).

19. MARKELJ, BLAŽ in BERNIK, IGOR (2011) Pogledi informacijske varnosti na

storitve računalništva v oblaku. Dostopno prek: http://www.fvv.uni-mb.si/IV-2012-

01/zbornik/Markelj_Bernik.pdf (16. 11 .2012).

20. MonitorPro (2012) Google z novo storitvijo Vault. Dostopno prek:

http://www.monitorpro.si/110903/novice/google-z-novo-storitvijo-vault/ (18. 11.

2012).

21. RJAVEC, RENATO (2012) Standard CMIS kot osnova za dostopnost ECM storitev v

oblaku. Računalništvo v oblaku – gibalo razvoja IKT? Zbornik prispevkov 5. posveta

dolenjskih in belokranjskih informatikov Dolenjske Toplice, 15. marec 2012. Novo

Mesto: Fakulteta za informacijske študije. Dostopno prek:

http://www.fis.unm.si/media/pdf/ZBORNIK_5PDBI_2012.pdf (13. 11. 2012).

46

47

22. ROY, LACHLAN (2012) Essential guide to Google Apps. Dostopno prek:

http://manuals.makeuseof.com.s3.amazonaws.com/for-mobile/MakeUseOf.com_-

_Go_Google_free_email_and_more.pdf (7. 11. 2012).

23. Sio (2010) Google Apps. Dostopno prek: http://wiki.sio.si/Google_Apps (14. 11.

2012).

24. ŠAVC, BORIS (2012) Disk v oblaku. Dostopno prek:

http://www.monitor.si/clanek/disk-v-oblaku/ (14. 12. 2012).

25. TMEDIA. Dostopno prek: http://www.tmedia.si/si/ (15. 1. 2013).

26. Uradni list EU (2012) Mnenje Evropskega ekonomsko-socialnega odbora o

računalništvu v oblaku (cloud computing) v Evropi (mnenje na lastno pobudo).

Dostopno prek: http://eur-

lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2012:024:0040:0047:SL:PDF (5.

11. 2012).

27. VARGA, MIRAN (2010) Obvladajmo Gmail. Dostopno prek:

http://www.monitor.si/clanek/obvladajmo-gmail/ (14. 12. 2012).

28. VARGA, MIRAN (2012) Računalništvo v oblaku. Strojna in programska oprema za

danes in jutri. Dostopno prek: http://www.ezz.si/clanki/Racunalnik_v_oblaku.pdf (5.

11. 2012).

29. WHITAKER, HEATHER (2008) Google Apps: Communication in the Business

Environment. Educating Professional Communication Teams on the Use of

Collaborative Tools in the Workplace. Dostopno prek:

http://faculty.mercer.edu/davis_mt/documents/White_Paper_Whitaker.pdf (6. 11.

2012).

30. WOLF, ERIC (2009) Cloud computing explained. Dostopno prek:

http://cegis.usgs.gov/pdf/Cloud_Computing_Explained.pdf (6. 11 .2012).