FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE

V NOVEM MESTU

D I P L O M S K A N A L O G A

VISOKOŠOLSKEGA STROKOVNEGA ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA

PRVE STOPNJE

MARIJA PLESNIČAR

FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE

V NOVEM MESTU

DIPLOMSKA NALOGA

NADGRADNJA RAČUNALNIŠKE APLIKACIJE ZA

EVIDENCO DELOVNEGA ČASA S SISTEMA

REGIS VAX NA SISTEM SAP

Mentorica: izr. prof. dr. Nadja Damij

Novo mesto, februar 2013 Marija Plesničar

IZJAVA O AVTORSTVU

Podpisana Marija Plesničar, študentka FIŠ Novo mesto, v skladu z določili statuta FIŠ

izjavljam:

da sem diplomsko nalogo pripravljala samostojno na podlagi virov, ki so navedeni v

diplomski nalogi,

da dovoljujem objavo diplomske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na

spletni strani FIŠ oz. v digitalni knjiţnici FIŠ (obkroţi odločitev):

o takoj,

o po preteku 12 mesecev po uspešnem zagovoru,

o ne dovoljujem objave na spletni strani oz. v elektronski knjiţnici FIŠ zaradi

prepovedi organizacije, v sklopu katere je bil pripravljen empirični del naloge.

da je diplomska naloga, ki sem jo oddala v elektronski obliki, identična tiskani verziji,

da je diplomska naloga lektorirana.

V Novem mestu, dne _________________ Podpis avtorice ________________________

POVZETEK

Delovni čas je v današnjem, hitro spreminjajočem se okolju eden od pomembnejših

dejavnikov, ki zahteva skrbno gospodarjenje. Spoznanje o pomembnosti le-tega je ţe pred

časom v vseh uspešnih podjetjih pripeljalo do reforme pravilnikov o delovnem času, ki

omogočajo več fleksibilnosti. Stroški dela so sorazmerno visoki, zato je pomembno, da ima

podjetje temu primerno optimizirano evidentiranje zaposlenih in ostalih zunanjih sodelavcev,

ki prehajajo skozi podjetje. Dobra in optimalna evidenca delovnega časa omogoča splošno

zaupanje v sistem upravljanja s stroški in posledično tudi nadzor nad njimi. Brez optimalne in

sodobne računalniške podpore so take evidence pomanjkljive oziroma nemogoče, zato je

dobra računalniška podpora pogoj za optimalno izkoriščenost razpoloţljivih virov. Predmet

diplomske raziskave je proces upravljanja delovnega časa oziroma zamenjava programske

aplikacije, ki ne ustreza tehnološkim in poslovnim zahtevam druţbe in ni v skladu s standardi

kakovosti, ki so v druţbi predpisani.

KLJUČNE BESEDE: evidenca delovnega časa, evidentiranje, obdelava podatkov, magnetna

evidenčna kartica, registrirni terminali, informacijski proces.

ABSTRACT

In today's quickly changed environment working time is one of key elements that demands

dedicated management. In some successful companies they are aware of that so many changes

have been put in working time rules in order to allow more flexibility. Labour costs are

relatively high so it is of vital importance that each company has its own way of recording

employees and other external partners that work with the company. A good and optimum

recording of working time enables trust in the system of costs managament and supervision of

them. Without optimum and modern computer support such recording is insufficient or

impossible so this is the reason why good computer support is the condition of available

resources utilization. The purpose of the diploma thesis research is to present the process of

working time administration. In other words the programme application which does not suit

technological and business requirements of the company and is not in accordance with quality

standards any more has to be replaced.

KEY WORDS: recording of working time, recording, data processing, magnetic record card,

registered terminals, information process.

KAZALO

1 UVOD ................................................................................................................................. 1

1.1 Opredelitev problema .................................................................................................. 2

1.2 Cilj diplomske naloge .................................................................................................. 3

1.3 Hipoteza (raziskovalno vprašanje) diplomske naloge ................................................. 4

1.4 Struktura diplomske naloge ......................................................................................... 4

2 TEORETIČNE OSNOVE .................................................................................................. 6

2.1 Procesna teorija ............................................................................................................ 6

2.1.1 Delovni in poslovni procesi .................................................................................. 7

2.2 Informatizacija poslovnih procesov ............................................................................. 9

2.3 Informacijski sistem in njegova vloga v podjetju ...................................................... 11

2.4 Delovni proces evidentiranja delovnega časa ............................................................ 14

2.5 Program za evidentiranje delovnega časa Regis vax ................................................. 15

2.6 Informacijski sistem SAP .......................................................................................... 16

2.6.1 SAP - R/3 ............................................................................................................ 17

2.6.2 SAP - HR ............................................................................................................. 18

3 PREDSTAVITEV PODJETJA KRKA ............................................................................ 19

4 ZAČETNO STANJE EVIDENTIRANJA ....................................................................... 21

4.1 Obstoječe prvotno stanje procesa za evidentiranje delovnega časa s programom

Regis vax .................................................................................................................... 22

4.2 Računalniška podpora ................................................................................................ 24

5 PRENOVA SISTEMA ..................................................................................................... 25

5.1 Upravičenost nakupa informacijskega sistema SAP - HR ......................................... 31

5.2 Dejanski postopek prehoda na sistem SAP - HR ....................................................... 33

6 REZULTATI SWOT ANALIZE...................................................................................... 34

7 ZAKLJUČEK ................................................................................................................... 37

8 LITERATURA IN VIRI ................................................................................................... 41

KAZALO SLIK

Slika 2.1: Prikaz poslovnega procesa ......................................................................................... 8

Slika 2.2: Prenova in informatizacija – primer tovarne Ford ................................................... 11

Slika 2.3: Primerjava med industrijsko in informacijsko druţbo ............................................. 12

Slika 2.4: Procesi informacijskega sistema .............................................................................. 13

Slika 2.5: Registrirna ura DTM 20 ........................................................................................... 16

Slika 2.6: Okolje odjemalec/streţnik ........................................................................................ 17

Slika 5.1: Validacijski postopek k projektu – »V-model« ....................................................... 27

Slika 5.2: Izvajanje postopka sprememb računalniških sistemov ............................................ 30

Slika 5.3: Projektna organizacija Krke ..................................................................................... 31

Slika 5.4: Registrator Jantar...................................................................................................... 33

KAZALO TABEL

Tabela 6.1: SWOT analiza………………………………………….…….…..35

1

1

1 UVOD

Predmet diplomske raziskave je proces upravljanja in evidentiranja delovnega časa v Krki,

d. d., tovarni zdravil, Novo mesto (v nadaljevanju Krka), oziroma zamenjava programske

aplikacije, imenovane Regis vax, ki ne ustreza tehnološkim in poslovnim zahtevam druţbe in

ni v skladu s standardi kakovosti, ki so v druţbi predpisani. SAP - HR je razvojni, testni in

produkcijski sistem, ki omogoča postavitev, nadgradnjo in dopolnitve sistema skladno s

standardi kakovosti in zakonodajo.

Krka sledi nenehnemu razvoju na vseh področjih, tudi s podporo informatike in

informacijskih sistemov. Programske posodobitve so sestavni del hitro spreminjajočega se

socialnega in ekonomskega okolja, zato je učinkovita evidenca delovnega časa z zanesljivo

računalniško podporo pogoj za optimalni izkoristek razpoloţljivih virov oziroma zaposlenih v

postopkih poslovanja, omogoča splošno zaupanje v sistem upravljanja s stroški ter posledično

tudi nadzor nad njimi.

Program Regis vax je bil zasnovan enonivojsko, brez povezave z obstoječim programskim

sistemom SAP, ki se uporablja v podjetju na vseh nivojih poslovanja, in ločen od sistema za

obračun plač. Vseboval ni programskih nadgradenj in potrebnih svetovalnih podpor.

Dopolnitve so se izvajale nekontrolirano na produkcijskem sistemu. Prehod na novi sistem je

bil nujen, in sicer na programsko aplikacijo, ki se uporablja v druţbi za celoten poslovni

sistem, imenovano System Applications and Products (v nadaljevanju SAP), ki se v Krki

uporablja od leta 2004.

Za upravljanje in obvladovanje kadrovske administracije, delovnega časa in obračun plač se

uporablja SAP - HR sistem, ki je tehnično ločen od ostalega poslovnega sistema, toda

neposredno povezan s prenosom podatkov, ki jih potrebujejo ostali procesi. Diplomsko delo v

nadaljevanju predstavlja predhodni in sedanji programski sistem za upravljanje in

evidentiranje delovnega časa ter vključuje primerjavo obeh z uporabo metodologije,

imenovane SWOT, ki predstavlja enega ključnih pokazateljev za ocenjevanje obstoječega

stanja in alternativo za oblikovanje nove programske aplikacije, na podlagi pridobljenih

izračunov. SWOT analiza je sistemski izračun stanja na podlagi prednosti, slabosti,

priloţnosti in nevarnosti.

2

1.1 Opredelitev problema

Evidenca delovnega časa je v podjetjih z veliko zaposlenimi pomemben dejavnik usklajevanja

delovnih obveznosti zaposlenih. V druţbi Krka, ki predstavlja vrh generične farmacevtske

industrije v tem delu Evrope, se omenjenih dejstev dobro zavedamo ter smo usmerjeni k

nenehnemu posodabljanju obstoječih programskih aplikacij, ki vključujejo tudi obvladovanje

delovnega časa. Ţe več kot pol stoletja uspešno uresničujemo strateške usmeritve in sledimo

svojemu poslanstvu in viziji. V Krki se za obvladovanje vseh procesov uporablja več

standardov kakovosti:

- Dobra proizvodna praksa (ang. Good Manufacturing Practice – GMP),

- ISO 9001, ISO14001,

- HACCP,

- OHSAS,

- Odgovorno ravnanje (ang. Responsible Care),

- ISO/IEC 27001.

Standardi kakovosti, ki so v Krki na najvišjem moţnem nivoju, vključujejo tudi učinkovito

kontrolo in obračunavanje opravljenega delovnega časa. Do leta 2007 je podjetje za omenjeno

področje uporabljajo enonivojski informacijski program Regis vax, ki je deloval izključno za

evidentiranje delovnega časa zaposlenih. Ob tem sta se pojavljali dve ključni pomanjkljivosti

programa, in sicer program Regis vax ni omogočal programske podpore obračunavanja plač

zaposlenih ter ni ustrezal predpisanim standardom za obvladovanje. Ker je bilo potrebno

uvesti nov sistem tudi za proces obračunavanja plač, je bila logična posledica prenove obeh

sistemov uvedba aplikacije, ki podpira obe področji. Ker se od leta 2004 v Krki za

obvladovanje poslovnih procesov uporablja programska oprema, imenovana System

Applications and Products (v nadaljevanju SAP), je bilo zato smiselno začeti z uporabo SAP-

ove programske aplikacije SAP tudi za evidentiranje delovnega časa zaposlenih.

Zavedanje, da je evidenca prehajanja ljudi in blaga skozi druţbo nekaj pomembnega, dobiva

nove razseţnosti, sorazmerne z rezultati poslovanja. Pričakovati gre, da se odličnost pričakuje

na vsakem koraku, tudi pri evidentiranju zaposlenih, zato postajata evidenca prehajanja ljudi

skozi druţbo ter evidenca delovnega časa ključna in pomembna dejavnika v postopkih

poslovanja. Cilj sodobne evidence prehajanja in nahajanja ljudi v postopkih poslovanja ter

3

posledično obračunavanja plač zaposlenih je optimalno evidentiranje ljudi in blaga, podprto z

najvišjimi standardi kakovosti, ki jih druţba uporablja.

Ker so procesi kadrovske administracije in obračuna plač zelo povezani s pogostimi

spremembami zakonodaje, so nadgradnje in posodobitve, temu primerno, zelo pogoste. Za

ostale poslovne procese dinamika nadgradenj ni enako pogosta. Posledica tega je bila uvedba

novega SAP – HR sistema za obvladovanje kadrovskih in plačnih procesov v Sloveniji in

tujini.

1.2 Cilj diplomske naloge

Cilj diplomske naloge je primerjava dveh programskih aplikacij za evidentiranje delovnega

časa, in sicer predhodnega Regis vax in SAP-R3P (SAP-HR), ki se v podjetju uporablja še

danes. Predhodne raziskave so pokazale, da je bila sprememba nujna in potrebna, zato ţelim v

nadaljevanju zaokroţiti pomanjkljivosti predhodnega in predstaviti prednosti programske

aplikacije, ki se uporablja danes.

Glede na delo, ki ga opravljam (evidenca delovnega časa na celotnem nivoju druţbe, s

podporo posameznim referentkam za evidenco delovnega časa v posameznih sektorjih),

ocenjujem, da lahko v poslovnem mozaiku uspešnosti z raziskovalnim delom dodam svoj

kamenček, ki bo v nadaljevanju tudi alternativa in nadgradnja trenutnim in konkretnim

evidencam, ki jih druţba uporablja.

Z uporabo omenjene analize SWOT (prednosti, slabosti, priloţnosti ter nevarnosti) bom

analizirala prejšnja in obstoječa stanja, za področje evidentiranja delovnega časa, in dokazala,

da je nova programska aplikacija za evidenco delovnega časa tista alternativa, ki je bila

potrebna in nujna. Namen analize, ki je bom opravila v nadaljevanju, bo tako konkretnejša

pomoč vodjem pri odločitvah, kam točno usmeriti poslovanje.

4

1.3 Hipoteza (raziskovalno vprašanje) diplomske naloge

Hipotezi oziroma raziskovalni vprašanji sta:

RV1: »Kako učinkovita je nova programska aplikacija SAP - HR za evidentiranje zaposlenih

v času obratovanja v primerjavi s predhodno, ali je skladna s standardi kakovosti, ki se v

družbi uporabljajo in ali je bila nujna in samoumevna zaradi ostalih programskih aplikacij v

postopku poslovanja, ki se povezujejo z evidentiranjem zaposlenih na delu?«

RV2: »Ali sta bili opustitev predhodne programske aplikacije za evidentiranje zaposlenih in

uvedba programske alternative v sistemu SAP, imenovane SAP - HR, terminsko sami po sebi

umevni?«

1.4 Struktura diplomske naloge

Naloga je koncipirana na način, da so uvodoma izpostavljene teoretične osnove, kako je bil

zasnovan predhodni programski paket za obračun delovnega časa, s svojimi pomanjkljivostmi

in prednostmi, ter njegov sodobnik SAP - HR, ki je njegova logična in potrebna posledica.

V nadaljevanju diplomskega dela gre za opisovanje poslovnih in delovnih procesov, ki so v

postopkih poslovanja pokazatelji, kako pomembno je evidentiranje ljudi in blaga v postopkih

poslovanja. Skozi teoretične razlage diplomsko delo izpostavlja pomembnost informatizacije

poslovnih procesov in informacijskega sistema ter njegove ključne vloge v podjetju.

Teoretične razlage se v nadaljevanju preslikajo v smiselnost in upravičenost nakupa in

prehoda na novo programsko aplikacijo, ki zdruţuje in povezuje postopke, ki jih predhodno ni

bilo mogoče uporabljati z eno programsko aplikacijo. Naloga v zadnjem delu analizira in

izpostavlja pridobitve in prednosti novega sistema ter izključuje predhodne pomanjkljivosti in

slabosti, ki so se pojavljale s predhodnim programskim paketom za evidentiranje zaposlenih.

Iz uvodnih pojasnjevanj v prvem poglavju naloge sem v drugem poglavju raziskovalnega dela

pozornost namenila predvsem pojasnjevanju teoretičnih osnov procesnih teorij ter

opredeljevanju, kaj so delovni in poslovni procesi in kako v posameznih okoljih delujejo.

Izpostavila sem pomembnost informatizacije poslovnih procesov in pojasnila, kaj je

informacijski proces ter kakšna je njegova vloga v konkretnem podjetju. Dober informacijski

5

proces je predhodnica oziroma predpogoj za optimalno evidenco delovnega časa, ki jo v

nadaljevanju istega poglavja izpostavljam in predstavljam njeno delovanje v informacijskem

sistemu SAP, ki ga druţba Krka uporablja na vseh nivojih poslovanja.

Tretje poglavje raziskovalnega dela opisuje Krko, njeno zgodovino, splošno poslovanje in

dejstvo, da gre za svetovno poznano generično farmacevtsko podjetje, uvrščeno v sam

svetovni vrh generičnih farmacevtskih podjetij, ki je usmerjeno v razvoj visokokakovostnih

generičnih zdravil. Njeno osnovno poslanstvo je omogočati ljudem zdravo in kakovostno

ţivljenje ter utrjevanje poloţaja enega vodilnih generičnih farmacevtskih podjetij v svetu, kar

je tudi Krkina vizija, ki se dosega samostojno in s krepitvijo dolgoročnih poslovnih povezav

ter partnerskih odnosov na področju razvoja, oskrbe z izdelki in trţenja.

Naslednje (četrto) poglavje izpostavlja predhodna stanja za evidenco delovnega časa s

programom Regis vax in takratno računalniško podporo, za katero se je ugotovilo, da ni več

kompatibilna ostalim programskim aplikacijam, ki jih danes druţba Krka uporablja.

Naslednje (peto) poglavje je namenjeno prenovi takratnega obstoječega sistema, izpostavlja

upravičenost nakupa informacijskega sistema SAP - HR in dejanski postopek prehoda

evidence na SAP-ov podsistem SAP - HR.

Šesto poglavje raziskovalne naloge izpostavlja SWOT analizo, njene rezultate strateškega

planiranja in vse prednosti, slabosti, priloţnosti in tveganja novega oziroma obstoječega

informacijskega sistema za evidenco delovnega časa, ki se uporablja danes v druţbi Krka.

Rezultati analize za strateško planiranje so pokazali, da je bila naloţba upravičena in je

pomenila korak naprej pri evidentiranju delovnega časa.

Zaključek naloge je namenjen rezultatom opravljene SWOT analize, ki hkrati predstavlja

enega ključnih temeljev za ocenjevanje ţe obstoječega stanja in je v pomoč pri oblikovanju

nove strategije podjetja (Biloslavo 2006, str. 73).

Analiza vseh omenjenih dejavnikov bo relevanten pokazatelj predhodne in sedanje

programske aplikacije, kako neučinkovita je bila predhodna in kako učinkovita je sedanja,

hkrati tudi konkretna smernica in razlog, zakaj je bila transformacija iz predhodnega v sedanji

programski paket za evidenco delovnega časa nujna in skrajno potrebna alternativa.

6

2 TEORETIČNE OSNOVE

2.1 Procesna teorija

Splošna razlaga teorije je, da gre za neko spoznanje, mišljenje oziroma zamisel o konkretnem

pojavu, katerega podlaga je opazovanje. Lahko bi dejali, da je model opazovanega pojava, ki

je lahko logični, matematični, sistemski, miselni, nesistemski ipd. Filozofija znanosti pozna

tudi izraz o ponarejanju teorije na način, da na podlagi opazovanja teorijo ovrţemo za

dogodke, ki so teoretično nedopustni. Tudi eden od največjih filozofov 20. stoletja Karl

Raimund Popper, ki je znanstveno metodo utemeljil na principu ovrgljivosti, kar je nasprotno

od principa dokazljivosti, je menil, da je »znanstveno samo tisto, kar lahko, v nasprotju s

potrditvijo, tudi ovrţemo«.

Podstopnja zaupanja, oziroma niţja stopnja od teorije, je v znanosti domneva, ki je produkt

intuicije in ima lahko tudi status nepreverjenosti. V nadaljevanju lahko ugotovimo, da gre za

metodološki postopek, na podlagi katerega lahko izločimo konkurenčne trditve, posledica

tega pa je preverjenost z različnimi razpoloţljivimi podatki, ki pridobijo status teorije.

Ker se bom v nadaljevanju raziskovalne naloge veliko omejevala na izrazoslovje

»procesiranje oziroma procesirati«, je smiselno vse skupaj postaviti v znanstveni kontekst, od

koder omenjeno izrazoslovje tudi izvira.

Kadar imamo opraviti s procesiranjem nečesa, imamo podzavestno opraviti z znanostjo, ki jo

opredeljujmo kot dogodek, metodo oziroma postopek, katerega posledica je preoblikovanje,

naj si bo predmeta, snovi, organizma, postopka itd. Iz navedenega sledi, da gre za teorijo, ki

sem jo opisovala predhodno oziroma v tem primeru za procesno teorijo, ki jo imenujemo

znanstvena raziskava procesov. Filozofija procesiranja je nekakšno poenotenje načel, ki

delujejo v različnih sistemskih kontekstih. Lahko procesiramo podatke, besedila, organizme,

razmišljanja, glasbo in vse ostalo, nas pa bo v nadaljevanju, v kontekstu raziskave, najbolj

zanimalo poslovno in delovno procesiranje.

7

2.1.1 Delovni in poslovni procesi

Mejabi in Black (1997) pravita, da vse, kar delamo, upodablja nek proces ne glede na to, ali je

proces dokumentiran ali ne in ne glede na to, ali ga izvajamo precizno ali ne. In zaradi

vpletenosti procesa v vse, kar delamo, je jasno, da je nivo odličnosti vseh rezultatov v

organizaciji odvisen od procesa, ki ga uporabljamo za dosego tega rezultata (Kriţman in

Novak 2002, str. 18).

Pri poslovanju in delovanju oziroma procesiranju obeh dejavnikov gre za dejavnost

proizvajanja, prodajanja in nakupovanja blaga oziroma opravljanja storitev, ki ima skupni

končni imenovalec, to je »dobiček«. Postopki se skladno s hitro spreminjajočim se socialnim

in ekonomskim dejavnikom nenehno spreminjajo in posodabljajo ter so ciljno naravnani k

čim večjemu izkoristku vseh dejavnikov v postopkih in končno k čim večjemu poslovnemu

izkupičku.

V zelo hitro se spreminjajočem poslovnem in delovnem okolju se pred organizacijo in seveda

pred poslovno informatiko kot infrastrukturno dejavnostjo postavlja zahteva po sprotnem in

učinkovitem prilagajanju spremembam. Le uspešne organizacije, ki bodo hitro in ustrezno

odgovorile na nove izzive, bodo lahko dolgoročno v takšnem poslovnem okolju tudi preţivele

(Kovačič in Peček 2004, str. 10).

Delovni proces

Delovni proces je računalniška predstavitev poslovnega procesa, s katerim zagotovimo

njegovo delno ali popolno avtomatizacijo izvajanja. Opredeljen je z vsemi informacijami o

poslovnem procesu, ki so potrebne za njegovo izvršitev.

Delovni proces je neposredno povezan s prenovo poslovnih procesov in se ukvarja z

analiziranjem, ocenjevanjem in modeliranjem ključnih poslovnih procesov v organizaciji, s

čimer neposredno vpliva na njihovo operativno implementacijo. Delovni proces igra pri tem

vlogo vmesnega člena med poslovnim procesom in programskimi rešitvami, ki podpirajo

njegovo izvajanje (Kovačič in drugi 2004, str. 185).

8

Poslovni proces

V literaturi lahko najdemo veliko definicij poslovnih procesov, toda večina od njih temelji,

kot pravita Keen in Knapp (1995), na pretoku dela. Ta tako imenovana »pretočna« definicija

(ang. workflow) je običajna v reinţeniringu in informacijski tehnologiji. Primer take definicije

je (Seibt in drugi, 1997) potek aktivnosti, strukturiranih tako, da ustvarijo nek izhod,

a) ki je predhodno definiran in ima vrednost za kupca,

b) ki transformirajo/dodajajo vrednost (glavnemu) vhodnemu objektu, medtem ko

izrabljajo vhodni material zato, da ustvarijo ţeleno vrednost za kupca,

c) ki imajo dobro definiran začetek in konec in se vsakokrat znova izvajajo

(ponavljajo),

d) ki jih izvajajo ljudje, po moţnosti z orodij in

e) ki po moţnosti pripadajo različnim funkcijskim enotam, strojem in napravam

(npr. programi na računalniku) in pri tem izrabljajo vire zato, da doseţejo

postavljene cilje organizacije:

kratkoročne: vsaka izvedba procesa ustvari en primer izhodnega

objekta,

dolgoročne: podpira poslovne cilje organizacije (Kriţman in Novak

2002, str. 18).

Skozi poslovne funkcije oziroma oddelke in enote tečejo različni poslovni in delovni procesi.

Vsako podjetje lahko prikaţemo kot mnoţico povezanih poslovnih in delovnih procesov.

Vloga usluţbencev pa je, da izvajajo različne aktivnosti v okviru danih poslovnih in delovnih

procesov organizacije. Pri tem pa uporabljajo različna orodja ter koristijo različna potrebna

sredstva za izvajanje aktivnosti (Damij 2009, str. 31–32).

Slika 2.1: Prikaz poslovnega procesa

Vhod Izhod

Vir: prirejeno po Damij (2009, str. 32)

Proces

9

Poslovni in delovni proces opredeljujemo kot skupek logično povezanih izvajalskih in

nadzornih postopkov, katerih posledica oziroma izid je načrtovani izdelek ali storitev.

Uspešnost procesa opredelimo in merimo s stopnjo pogostosti skladnosti izhodnih veličin s

predvidenimi, vnaprej opredeljenimi rezultati procesa ali obsegom dodane vrednosti, ki jo

ustvarjata obravnavani poslovni in delovni proces (Kavačič in drugi 2004, str. 37–38).

Vsaka delovna organizacija oziroma poslovno-podjetniški sistem mora vsebovati, ali če tega

nima, razviti učinkoviti proces ter ga skozi poslovanje tudi zanesljivo in učinkovito izvajati.

Kakovost poslovnega procesa se izraţa skozi produkcijo izdelkov in je bistveni kapital

organizacije. Procesni kapital je vsota tehnik in organizacijskega znanja, ki določajo, kako

uspešno posamezna delovna organizacija nastopa na trţišču. Vsaka dobra organizacija stremi

k edinstvenemu in funkcionalno uporabnemu procesnemu kapitalu oziroma uporablja, po

svojih merilih, najoptimalnejše poslovne pristope, ki omogočajo največji izkoristek in

največje donose. Eno od vrst poslovnega pristopa, ki jo menedţment uporablja za doseganje

čim boljših poslovnih rezultatov, imenujemo tudi benchmarking1 (Kriţman in Novak 2002,

str. 52). Omenjeni poslovni pristop temelji na primerjanju z drugimi, vodi v odločitve, kaj, s

kom in kako bomo primerjali zbrane podatke za analiziranje in uresničevanje zbranih

ugotovitev in je sredstvo za razmišljanje »zunaj meja«.

2.2 Informatizacija poslovnih procesov

Splošno

Vprašanje, kako in kdaj začeti informatizacijo poslovanja, se največkrat pojavi v primerih, ko

podjetja, poslovni sistemi ali druţbe ugotovijo, da njihovo poslovanje ni optimalno

1 Benchmarking je proces, ki prepozna in ovrednoti najboljše procese in zmogljivosti tako, da jih lahko

vključimo v obstoječe procese organizacije ter s tem povečamo njihovo uspešnost, učinkovitost,

hitrost in prilagodljivost. Benchmarking omogoča organizaciji postaviti izzivalne, a dosegljive cilje,

daje proces izboljšanja, pomaga pri napovedi prihodnjih trendov, skratka pomaga organizaciji, da se

izboljša in sama postane objekt benchmarkinga. Prepoznanje »najboljših praks« bo omogočilo

organizaciji izbrati najboljši način izvajanja procesa. Najboljše prakse lahko najdemo pri najboljših v

panogi, v publiciranih raziskovalnih poročilih ali raziskavah organizacij iz drugih panog. Najboljše

prakse predstavljajo delovanje organizacije brez omejenih virov (Kriţman in Novak 2002, str. 52).

10

organizirano, da je konkurenca na konkretnih področjih bolj prilagodljiva, da se načrtovane

naloge izvajajo prepočasi, da zahteva trg konkretnejše modifikacije in da splošni rezultati

poslovanja zaostajajo za načrtovanim dosegom.

V takih primerih se sprejemajo odločitve o prenovi poslovnih procesov, ki jih je potrebno

nadgraditi z ustrezno računalniško podporo. Do takih spoznanj se pride pri opredeljevanju in

načrtovanju poslovanja in velikokrat tudi pri spoznanju, da morebitna informatizacija

poslovanja in postopki njenega uvajanja ne bodo zadovoljili konkretnih načrtovanj. Pojavljajo

se dvomi o upravičenosti informacijske nadgradnje, zato je smiselno, da se v praksi pred

informatizacijo izvede splošna prenova poslovnih procesov. Praksa je pokazala, da je

potrebno oba projekta izvesti vzporedno oziroma, če je to mogoče, kot skupen projekt.

Informacijska podpora uveljavljanju poslovnih procesov

Vedno kadar analiziramo, izboljšujemo ali preprosto dokumentiramo poslovne procese, je

priporočljivo uporabiti ustrezne računalniške programe. Orodja za analizo poslovnih procesov

lahko pomagajo pri opravilih, kot so:

- grafični prikaz poslovnih procesov;

- simulacija poslovnih procesov;

- ovrednotenje poslovnih procesov / določitev šibkih točk ali ozkih grl;

- dokumentiranje obstoječih poslovnih procesov in

- razširjanje znanja o poslovnih procesih (Kriţman in Novak 2002, str. 60).

Če ţelimo prenoviti obstoječi poslovni proces, je za to potrebna temeljita analiza le-tega,

gledano tako ekonomsko (z analizo vrednostnih verig) kot tudi v kontekstu operativne

izvedbe poslovnih procesov. Gre za precej podrobno analiziranje poslovanja z namenom

identifikacije ključnih aktivnosti, dokumentacije in oblik trenutnih potekov poslovnih

procesov ter izvajalcev in lastnikov postopkov ključnih aktivnosti.

V kontekstu teoretičnih razlag izpostavljam v nadaljevanju shematični prikaz prenove in

informatizacije poslovanja na primeru tovarne Ford.

11

Slika 2.2: Prenova in informatizacija – primer tovarne Ford

Vir: Kovačič (2012)

Vplivnost rezultatov procesa informatizacije je v posameznih obdobjih različna zaradi

pomembnosti obsega in področja informatizacije za poslovanje organizacije. Za obdelavo

podatkov sta značilna oddelčna usmeritev in reševanje zaključnih problemov znotraj

posameznih poslovnih funkcij. Obdobje poslovnih informacijskih sistemov je celovita

obravnava podatkov in informatizacija poslovnih procesov posameznih poslovnih funkcij

(Kovačič in Peček 2004, str. 16).

2.3 Informacijski sistem in njegova vloga v podjetju

Splošno

Informacijski sistemi so v svoji zgodovini »prehodili« dolgo pot. Nastajale so nove zamisli,

pobude in razvojne moţnosti, ki so na svoj način opredeljevale pojem informacijskega

sistema. Zato je pojem večplasten in vsebuje prvine, značilne za kibernetski sistem,

organizacijski sistem in upravljalni sistem (Verbič 2001, str. 39).

12

Slika v nadaljevanju prikazuje primerjavo med industrijsko in informacijsko druţbo. Mejnik

med obema sega v leto 1954, ki je označevalo nekakšen prehod, saj se je začela spreminjati

miselnost o materialnih dobrinah, hkrati pa so začeli poudarjati pomen zdruţevanja podatkov,

informacij in znanja, ki je danes potencialna prvina ter nepojmljiv in nenadomestljiv kapital

vsake druţbe.

Slika 2.3: Primerjava med industrijsko in informacijsko druţbo

Vir: Kovačič (2012)

Če ţelimo razmejiti oziroma poiskati bistvo ene in druge druţbe, gre poudariti, da je razlika

med industrijsko in informacijsko druţbo v tem, da se pomen tehnoloških sprememb in

ekonomskih aktivnosti prenaša iz proizvodnje materialnih dobrin na produkcijo

informacijskih storitev, informacij oziroma novega znanja. Podlago za nadaljnje povezovanje

oziroma prehod iz industrijske v informacijsko druţbo gre poiskati v informacijah in sistemih.

Splošna opredelitev informacije je, da gre za znanje o stvarnosti, s katero smo obkroţeni, torej

o stvareh, predmetih in pojmih. Omenjeno znanje je pretvorjeno v nekakšna sporočila, ki

prejemniku posredujejo neka vedenja oziroma nekaj povedo.

13

V nadaljevanju, ko gre za zdruţevanje informacij in sistemov, je potrebno poudariti, da je

sistem medsebojno povezana skupina elementov, ki je zasnovana z namenom, da se opravi

konkretna funkcija oziroma doseţe konkretni cilj. Sistem lahko vsebuje poljubno veliko

elementov oziroma minimalno dva, ki imajo določene lastnosti in funkcije, ki so medsebojno

povezane (povezava je lahko direktna ali s pomočjo tretjih elementov). Povezave so lahko

informacijske (na podlagi konkretne dokumentacije), materialne (materialno skladišče) in

energijske (kot je na primer sončni sistem).

Definicija informacijskega sistema

Informacijski sistem je celota, v kateri se obdelujejo, pretakajo in shranjujejo podatki in

informacije, med katerimi prevladuje hierarhični odnos. V informacijskem sistemu se

obdelujejo podatki. Imenujemo ga lahko tudi skupek postopkov in naprav ter ljudi, zasnovan

pa je z namenom akumulacije oziroma zbiranja, shranjevanja, obdelave ter distribucije

informacij oziroma podatkov.

Označujejo ga upravljalni, poslovni in temeljni procesi. Pri tem jih povezuje sistem

povratnega informiranja, ki ima v integrirani strukturi informacijskega sistema poudarjeno

upravljalno, vsebinsko in izvajalsko funkcijo (Verbič 2001, str. 40).

Slika 2.4: Procesi informacijskega sistema

Vir: Verbič (2001, str. 40)

14

Upravljalni proces je skupek različnih aktivnosti, ki so usmerjene na upravljanje ciljev.

Značilen je za nestrukturirane odločitve, ki jih ni mogoče naprej natančno določiti oziroma

programirati.

Poslovni proces je proces logično povezanih, ciljno usmerjenih poslovnih informacij, ki je

značilen za delno (ne)strukturirane naloge in z njimi povezane odločitve ter jih je mogoče le

delno postopkovno vnaprej določiti oziroma programirati.

Temeljni proces pa je usmerjen na uresničevanje oziroma izvajanje upravljalnih ukrepov.

Značilen je za strukturirane naloge, ki jih je moţno vnaprej natančno postopkovno določiti

oziroma programirati (Verbič 2001, str. 40–42).

Vloga, značilnosti in načrtovanje informacijskega sistema

Namen poslovno informacijskega sistema, ki je osnovna sestavina vsake druţbe oziroma

poslovne organizacije, je podpora pri doseganju zastavljenih ciljev podjetja. Poslovni

informacijski sistem velikokrat ne zadostuje za izpolnitev vseh informacijskih potreb, zato ga

je potrebno nadgrajevati s sistemi za podporo odločanja, z ekspertnimi in vodstvenimi

informacijskimi sistemi (Verbič 2001, str. 40–42).

Ločimo med poslovno informacijskimi sistemi, sistemi za podporo odločanja, vodstvenimi in

ekspertnimi informacijskimi sistemi, katerih načrtovanje sestoji iz snovanja baze podatkov,

oblikovanja postopkov, snovanja vhodno-izhodnih sporočil in izbora programske in strojne

opreme (Verbič 2001, str. 40–42).

Informatizacija organizacije povezuje in med seboj prepleta procese spreminjanja organizacije

dela, prenavlja postopke pod učinkovanjem uvajanja informacijskih tehnologij, uvaja

informacijsko tehnologijo v postopke shranjevanja, obdelave, iskanja ter oblikovanja

informacij, obenem pa razvija področja upravljanja z informacijskimi viri in informacijami

kot enim od ključnih področij upravljanja in vodenja (Verbič 2001, str. 40–42).

2.4 Delovni proces evidentiranja delovnega časa

Klasična evidenca delovnega časa se začne z registracijsko kartico, ki jo zaposleni ob prihodu

primakne do optičnega čitalca za evidentiranje in si registrira svoj prihod na delo. Ob pravilni

15

registraciji se zasliši zvok, s katerim se potrjuje, da je prihod evidentiran, hkrati se na njem

prikaţe tudi zelena svetilka. Ob nepravilni uporabi se na registratorju prikaţe rdeča svetilka,

ki opozarja na nepravilno registracijo zaposlenega. Enak postopek velja tudi za odhod z dela.

Vse izredne dogodke (prihode in izhode) evidentira receptor – varnostnik, ki na podlagi

obrazca (dovolilnice) opravi registracijo. Vso evidenco znotraj delovnega časa registrira

receptor – varnostnik, in sicer:

- zasebni (privatni) izhod;

- sluţbeni izhod in

- bolniška odsotnost do 5 ur.

Zaposlenemu, ki je prišel na delo predčasno ali je podaljšal delo po svojem urniku ter je tako

zabeleţeno tudi na dovolilnici (pisni dokument za predhodni, naknadni ali izredni odhod),

registrira na podlagi omenjene dovolilnice varnostnik predčasni prihod, podaljšano delo ali

bolniško odsotnost do 5 ur.

Enako velja tudi, če zaposleni pride na delo pozneje ali pa je ţe sluţbeno kje drugje v

podjetju, na drugi lokaciji, pričel z delom. V tem primeru registrira receptor zasebni (privatni)

ali sluţbeni prihod.

Če zaposleni pride na delo izven rednega delovnega časa, se evidentira zahtevani prihod, pri

odhodu pa zaposleni sam evidentira klasični odhod.

Kadar pride zaposleni na delo izven rednega delovnega časa, se evidentira (receptor –

varnostnik) zahtevani prihod, ko odide, se registrira klasični odhod.

Pri nadurnem delu se evidentira nadure (evidenco opravi receptor), ko pa zaposleni zaključi z

nadurnim delom, samostojno opravi evidenco kot pri klasičnem končanju z delom.

Vse odsotnosti (dopust, sluţbena pot, bolniška odsotnost, krvodajalstvo, izredno plačani

dopust) aţurirajo referentke v organizacijski enoti, ki so zadolţene za evidenco delovnega

časa.

2.5 Program za evidentiranje delovnega časa Regis vax

Sistem v programski (ang. software) in strojni opremi (ang. hardware) je temeljil na WAX-ih

in Ethernet mreţi. Terminali za registracijo so bili direktno priključeni na centralni računalnik

16

WAX, ki jih je nadziral, zbiral podatke in jih shranjeval na centralni disk, kjer so bili preko

terminalov dostopni vsem, ki so jih potrebovali. Registrirne ure DTM 20 so bile v bistvu

terminali, zmoţni lastnega hranjenja do 3000 registracij, s sposobnostjo hrambe še

neprepisanih podatkov iz ure na WAX. V primeru izpada WAX-a je bila registracija moţna,

ni pa bil moţen vpogled v bazo podatkov. V primeru izpada električne energije so imele

registrirne ure lastno akumulatorsko napajanje za 10 ur delovanja. WAX pa je bil priključen

na sistem brezprekinitvenega napajanja.

Evidentiranja v sistemu, vezana na delovni čas posameznika, so bila pogojena z uporabo

magnetnih kartic na uri – terminalu, ki je bil evidentno mesto (Interno gradivo Krke, d. d.,

Novo mesto, 1993a).

Slika 2.5: Registrirna ura DTM 20

Vir: Krka, d. d., Novo mesto (1992)

2.6 Informacijski sistem SAP

SAP (ang. System, Applications and Products in Data Processing) je eno od vodilnih podjetij

za programsko podporo in povezovanje procesov v okviru podjetja in eden od vodilnih

proizvajalcev programske opreme na svetu. Ustanovilo ga je nekaj sistemskih programerjev

podjetja IBM z vizijo o optimalnejšem izkoristku programskih aplikacij v postopkih

17

poslovanja. Danes omenjeno aplikacijo uporablja več kot 12 milijonov uporabnikov, ki imajo

na voljo 121.000 instalacij po vsem svetu, z več kot 1500 SAP-ovimi partnerji, več kot 25

industrijsko specifičnimi poslovnimi rešitvami ter več kot 41.200 strankami v 120 drţavah

(SAPFans).

Ţe od svojega prvega dne predstavlja globalni programski izdelek in podpira različna

jezikovna področja. Zaradi svoje napredne in revolucionarne oblike (designa) je SAP prvi

nemški dobavitelj programske opreme. Podjetje je četrti največji dobavitelj programske

opreme in prvi na trţišču aplikacij programske opreme za podjetja. Pod simbolom SAP je

vpisano tudi na newyorški borzi (SAPFans).

Za številna podjetja ponuja različne obseţne rešitve, vključno z letalsko industrijo, obrambo,

avtomobilsko industrijo, kemično industrijo, bančništvom, zavarovalnimi podjetji, razvojno

industrijo, zdravstvom, mediji, računalniško industrijo itd. (Larocca 2002, str. 4).

2.6.1 SAP - R/3

R/3 (ang. runtime system three) zagotavlja komplet poslovnih aplikacij, ki so oblikovane za

okolje odjemalec/streţnik. R/3 arhitektura omogoča porazdelitev delovnega bremena na

osebne računalnike, ki so medsebojno povezani z omreţjem (Larocca 2002, str. 6).

Slika 2.6: Okolje odjemalec/streţnik

Vir: Larocca (2002, str. 7)

18

SAP-ova programska oprema je koncipirana na način, da deluje kot celota, kar pomeni, da

omogoča podjetju, da programsko zajema podatke kot celota in ne na način, da bi posamezni

oddelki delovali ločeno (Larocca 2002, str. 7).

Celotni tok podatkov v obdelavi deluje integrirano, in sicer na način, da se konkretni podatek

na konkretnem mestu vnese v sistem samo enkrat, v nadaljevanju pa sistem sam sproţi in

posledično posodobi druge povezane podatke in logično povezane funkcije (Larocca 2002,

str. 8).

Vsi poslovni procesi v podjetju so razporejeni in povezani tako, da sprememba oziroma

vneseni podatek v sistem povzroči spremembo oziroma se odrazi v nadaljevanju na drugem

poslovnem mestu. Primer so obračunani zneski osebnih dohodkov v modulu Kadrovski

sistemi, ki so povezani z zneski v glavni knjigi iz modula Finance. SAP-ova R/3 transakcija je

vsakršni logični proces v R/3 sistemu in gre za neodvisno transakcijsko enoto. Vsi SAP-ovi

programi so koncipirani na način, da zdruţujejo in uporabljajo, z minimalnim številom

odvečnih podatkov, podatkovno bazo, ki ima jasno definirano vsakršno polje posebej.

SAP R/3 programska oprema je med najbolj zapletenimi paketi programske opreme. Njena

funkcionalnost zdaleč presega tipično programsko opremo, saj je opremljena z orodji za

podporo vseh vidikov normalnega obratovanja podjetja. V preteklosti so bili po meri

napisani programi temelj obdelave podatkov podjetja. Običajno so te programe razvijali na

oddelku informatike in so jih s spreminjanjem poslovnih zahtev izboljševali in prilagajali.

Postopoma so razvijali programske ploščadi, ki so morale biti povezane s številnimi

serijskimi vmesniki, ki so prenašali in jemali podatke iz oddelka v oddelek. Do te povezave

je prišlo v glavnem ponoči, ko uporabniki niso uporabljali sistema. Za nadzor povezovanja

različnih sistemov je moral poseben kontrolni oddelek pripravljati poročila za usklajevanje

podatkov (Bancroft in drugi 2001, str. 14–15).

2.6.2 SAP - HR

SAP-ova aplikacija »my SAP Human Resources« (mySAP HR) nudi dovršeno rešitev za

upravljanje s človeškim kapitalom, ki strokovnjakom za kadre, vodjem, direktorjem in ostalim

vodilnim v podjetju omogoča celo vrsto programskih rešitev, kako na najbolj učinkovit,

prijazen in dovršen sistem usklajevati človeški kapital z izvršilnimi nalogami v postopkih

poslovanja (Dessler 2000, str. 699).

19

Ni več skrivnost, da so ljudje ključ za organizacijsko uspešnost. Raziskave vedno znova

pokaţejo, da je učinkovito ravnanje s ključnimi kadri odločilno za uspešnost organizacije.

Ravnanje s kadrovskimi viri (angl. Human Resource Management – HRM) je poslovna

tehnika vodenja in upravljanja kadrov oziroma njihovih virov (znanje, sposobnosti, osebne

lastnosti itd.) v poslovnem procesu za doseganje ciljev organizacije (skupni cilj) in ciljev

posameznika. Vloga kadrovskih virov je, da naredijo podjetja boljša, hitrejša in

konkurenčnejša (Dessler 2000, str. 699).

Modul SAP - HR (kadrovski sistemi) ponuja globalno rešitev upravljanja človeških virov,

vključno s standardnim jezikom, valuto in zakonskimi zahtevami. V konceptualnem in

inovativnem designu tega SAP-ovega modula so upoštevani vsi različni vidiki upravljanja

funkcij kadrovske sluţbe podjetja. Modul Kadrovski sistemi je razdeljen na:

kadrovska administracija

planiranje in razvoj sodelavcev

Oba podmodula vsebujeta različne vidike funkcij kadrovskih sistemov podjetja (Larocca

2002, str. 147–148).

Upravljanje z delovnim časom je ključna prednost komponente, ker omogoča predstavitev

časovnih struktur v podjetju skladno z dejanskim stanjem, pri čemer pa za osnovo uporablja

koledar. Ti:

modeli dejanskega delovnega časa, kot so fleksibilen delovni čas, normalen delovni

čas in delovanje izmen

planirani delovni časi, urnik odmorov in datume izplačila plač

izjeme, kot so zamenjava, razpoloţljivost in poslovna potovanja

predpisi za plačilo prisotnosti in odsotnosti, odmorov ali delovnih in dela prostih dni

(vikendi in prazniki) (Larocca 2002, str. 157)

3 PREDSTAVITEV PODJETJA KRKA

Krka se je razvila na podlagi večstoletnega lekarniškega izročila. Ţe v 12. in 13. stoletju so se

v okolici Novega mesta za samostanskimi zidovi začeli pojavljati prvi zametki današnjih

20

lekarn. Ţe v 15. stoletju je bila samostanska lekarna tudi v Novem mestu. Prvo deţelno

lekarno je Novo mesto dobilo leta 1570, vodil pa jo je lekarniški pomočnik Peter Klaus, ki je

za ustanovitev apoteke dobil podporo pri deţelnih stanovih. Lekarna je delovala nepretrgoma

380 let, do leta 1950, ko je bila podrţavljena in preimenovana v Mestno lekarno Novo mesto.

Na pobudo Borisa Andrijaniča, magistra farmacije, takratnega upravnika novomeške mestne

lekarne, je bil leta 1954 ustanovljen Farmacevtski laboratorij Krka, ki je v začetku zaposloval

le devet delavcev. Laboratorij je ţe dve leti pozneje prerasel v tovarno zdravil (Wikipedija).

Krka, tovarna zdravil, d. d., Novo mesto je danes svetovno poznano generično farmacevtsko

podjetje, uvrščeno v sam svetovni vrh generičnih farmacevtskih podjetij. Od prve registracije

zdravil in ustanovitve prvega farmacevtskega laboratorija leta 1954 pa do danes je minilo ţe

skoraj 60 let. Od leta 1962, ko je v Ločni zrasel nov proizvodni obrat z laboratoriji in ko se je

začelo prodajati tudi na tuje trge, je preteklo ţe več kot 50 let. Leto 1980 je bilo mejnik, ko

smo pri ameriški Agenciji za hrano in zdravila FDA (ameriški vladni urad za prehrano in

zdravila, ki je pod okriljem ameriškega ministrstva za zdravje) pridobili prve registracije za

proizvodnjo antibiotikov. Leta 1990 se je širila marketinško prodajna mreţa v tujini in gradili

so se novi proizvodni obrati. Leta 1997 so se Krkine delnice uvrstile na Ljubljansko borzo, s

prevzemom nemškega podjetja TAD Pharma pa smo marketinško-prodajno mreţo razširili

tudi na zahodnoevropske trge. Danes je Krka ugledno ter eno izmed vodilnih generičnih

farmacevtskih podjetij v svetu (Krka, d. d., Novo mesto, 2012a).

Krka je usmerjena v razvoj lastnih visokokakovostnih generičnih zdravil, ki jih trţimo pod

lastnimi blagovnimi znamkami. Osnovna naloga je omogočati ljudem zdravo in kakovostno

ţivljenje, ob poslanstvu »Ţiveti zdravo ţivljenje«, ki ga uresničujemo z bogato paleto svojih

izdelkov in storitev – z zdravili na recept, za samozdravljenje, s kozmetičnimi in

veterinarskimi izdelki ter zdraviliško-turističnimi storitvami, z vlaganjem v ljudi in okolje, s

sponzorstvom in donatorstvom.

Utrjujemo poloţaj enega vodilnih generičnih farmacevtskih podjetij v svetu, kar je tudi

Krkina vizija, katero dosegamo samostojno s krepitvijo dolgoročnih poslovnih povezav in

partnerskih odnosov na področju razvoja, oskrbe z izdelki in trţenja.

Hitrost in fleksibilnost, partnerstvo in zaupanje ter kreativnost in učinkovitost so Krkine

vrednote, ki se preslikavajo skozi znanje, sposobnost, inovativnost, delavnost in iznajdljivost,

ki jih premore in omogoča hitrost. Krkino ciljno prioriteto biti prvi na cilju, ne samo pri

prodaji, temveč tudi pri odkrivanju novih potreb na trgih, dosegajo z učinkovitim krajšanjem

21

razvojnega procesa, hitrim pridobivanjem registracijske dokumentacije, usklajeno

proizvodnjo in distribucijo.

Krkin integrirani sistem vodenja (ISV) obravnava različne vidike poslovanja. Kakovost je

opredeljena z dobro proizvodno prakso in implementacijo standarda ISO 9001, skrb za okolje

z uvedbo in izvajanjem zahtev standarda ISO 14001, varnost in zdravje pri delu sta definirana

s standardom OHSAS 18001, varnost ţivil z določili HACCP-a, sistem vodenja varovanja

informacij je certificiran v skladu z ISO/IEC 27001 in sistem upravljanja neprekinjenega

poslovanja je definiran s standardom BS 25999 (Interno gradivo Krke, d. d., Novo mesto,

2012b).

4 ZAČETNO STANJE EVIDENTIRANJA

Podjetje, ki dnevno stremi k izboljšanju delovnih procesov in le-te nenehno posodablja ter s

tem posledično zmanjšuje stroške, nujno potrebuje dober sistem za evidentiranje delovnega

časa. Cilj evidentiranja je natančno beleţenje prihodov in odhodov na delovno oziroma z

delovnega mesta ter ostale odsotnosti oziroma prisotnosti, kot so na primer sluţbene poti,

dopusti, nadure, koriščenje ur, zasebne (privatne) odsotnosti itd.

Z zbranimi podatki ter dobro organizacijo dela lahko evidentiranje delovnega časa prinaša

veliko prednosti pri upravljanju s človeškimi viri, obenem pa posledično tudi velike

prihranke.

Prehod z ročnega na avtomatizirano evidentiranje

Predhodni sistem za evidentiranje je temeljil na urah za ročno evidentiranje na evidenčne

kartice in ročnem vnosu v sistem za obračun plač. Delavec je na sistemski uri evidentiral

prihode in odhode na papirni obrazec, vse ostalo pa so ročno opravile referentke za evidenco

delovnega časa, vključno z vodenjem vrste dodatnih evidenc in pregledov stanja salda ur,

stanja dopusta, opravljenih nadur itd.

22

Ker so bile obstoječe registrirne ure dotrajane in v slabem stanju, rezervnih delov ni bilo, je

bil temu primerno obstoj ročnega evidentiranja nemogoč in neracionalen.

Največja prednost pri prehodu z ročnega evidentiranja na Regis vax sistem je bil prihranek

časa ter posredno tudi denarja, ki ga je prinesla opustitev ročnega izpolnjevanja evidenčnih

listov, računanja fonda ur in ročnega spremljanja izkoriščanja dopusta ter zmanjšanja

moţnosti napak.

4.1 Obstoječe prvotno stanje procesa za evidentiranje delovnega časa s programom

Regis vax

Regis vax je bil računalniški paket za evidentiranje delovnega časa, ki je omogočal

avtomatsko zbiranje, obdelavo in pregled dogodkov o prisotnosti oziroma odsotnosti z dela

zaposlenih, ne glede na vrsto delovnega časa. Omogočal je prenos podatkov v datoteko za

obračun osebnega dohodka, pri tem pa je odpadlo izpolnjevanje evidenčnih listov in njihov

vnos.

Za vsakega zaposlenega so obstajali v programu matični podatki, iz katerih so bili razvidni

naslednji podatki: evidenčna številka magnetne kartice, ime in priimek, matična številka

zaposlenega, koledar, urnik, stroškovno mesto in organizacijski razpored.

Sistem je deloval v programski (ang. software) in strojni (ang. hardware) opremi in baziral na

WAX-ih in Ethernet mreţi. Registrirni terminali so bili direktno priključeni na centralni

računalnik WAX, ki jih kontroliral, zbiral podatke in jih shranjeval na centralni disk, kjer so

bili preko terminalov dostopni vsem, ki so podatke potrebovali. Registrirne ure so bile v

bistvu terminali, zmoţni lastnega hranjenja do 4000 registracij, s sposobnostjo hrambe še ne

prepisanih podatkov iz ure na WAX. Tudi v primeru izpada WAX-a je bila registracija

moţna, ni pa bil moţen vpogled v podatke. V primeru izpada elektrike so imele ure lastno

akumulatorsko napajanje za 10 ur delovanja, WAX pa je bil priključen na sistem

brezprekinitvenega napajanja.

Vsa evidentiranja v sistemu, vezana na delovni čas posameznika, so bila pogojena z uporabo

magnetnih kartic na terminalu, ki je bilo evidentno mesto (Interno gradivo Krke, d. d., Novo

mesto, 1993b).

Sistem Regis vax je omogočal (Interno gradivo Krke, d. d., Novo mesto, 1993b):

23

sprotno, natančno in pregledno evidenco delovnega časa s sprotnim dnevnim in

mesečnim izračunom obveznosti ter salda

obdelavo podatkov, ki so bili osnova za obračun osebnih dohodkov

ročne vnose:

celodnevne odsotnosti (npr. sluţbene odsotnosti, letni dopust, bolniška

odsotnost, izredno plačani dopust, refundacije itd.),

vnos popravkov na osnovi podpisanih dokumentov (plačilo nadur, končni

saldo).

večina ročnih opravil referentov za evidenco delovnega časa odpade:

izračunavanje delovnega časa za posameznega delavca,

izpolnjevanje evidenčnih listov,

vodenje pomoţnih evidenc.

Vsa evidentiranja delovnega časa, ki smo jih opravili preko registrirnih terminalov, so

potekala na podlagi uporabe magnetne evidenčne kartice. Kartice so vsebovale poleg

identifikacijskih podatkov tudi nevidni magnetni zapis na hrbtni strani. To je bil kodirani

zapis evidenčne številke kartice. Da ne bi prišlo do poškodb magnetnega zapisa, se je bilo

potrebno izogibati močnim magnetnim poljem in fizičnim poškodbam. Evidenčno kartico je

nosil posameznik s seboj.

Evidentirali smo tako, da smo magnetno kartico potegnili skozi reţo terminala v smeri

puščice za prihod, v nasprotno smer za odhod. Da se je dogodek zabeleţil, je terminal potrdil

z enojnim zvokom za pravilno in s trojnim zvokom za nepravilno evidentiranje, hkrati pa tudi

s signalno svetilko na zaslonu.

Referentka za evidenco delovnega časa je tekoče dnevno ali tedensko preverila, če so bili

evidentirani vsi dogodki. Kadar je manjkal dogodek, je na podlagi dokumenta ročno vnesla

podatek, nepravilne dogodke pa brisala. Referentka za evidenco delovnega časa je ročno

vnesla vse odsotnosti, dodatne bloke za malico, dodatke za deljen delovni čas in stanje

pripravljenosti.

Po opravljenih vseh vnosih so se v datoteko RDCRDC prenesli obdelani podatki, zdruţeni po

vrstah dela. Pri prenosu so bili moţni še zadnji popravki ur pred obračunom osebnega

dohodka. Vsi popravki so se vnašali na matično številko zaposlenega.

24

Ko so se podatki prenesli v datoteko za obračun plač, popravki niso bili več moţni. Pozitivni

ali negativni saldo pri zaposlenemu se je zabeleţil v datoteko RDC04. Iz tega podatka je bilo

razvidno, s kakšnim saldom ur se je končal mesec za zaposlenega. Saldo se je prenesel na

evidenčno kartico za naslednji mesec kot »začetni saldo«.

Poročilo o delovnem času je bilo moţno kreirati na več načinov in z več kriteriji (za

posamezni poljubni mesec, za obdobje, za posameznega delavca, za več delavcev, za celotno

stroškovno mesto). Po kreiranju liste smo izbrali izpis na zaslon ali pa ga natisnili.

Enako smo izpisali tudi listo kumulativnega salda, in sicer stanje, zaključeno s prejšnjim

delovnim dnem. Sistem je upošteval saldo iz prejšnjega meseca, delovno obveznost za tekoči

mesec in ure prisotnosti do izbranega datuma.

Če smo ţeleli izpis nepravilnih evidentiranj urnikov, smo vpisali datum, na podlagi katerega

so se izpisali zamudniki oziroma tisti zaposleni, ki so imeli poznejši prihod, kot je bilo

predvideno z urnikom, oz. predčasen izhod. Moţen je bil tudi izpis po simbolih, kjer je bil

kumulativen pregled evidentiranih dogodkov (Regis vax. Uporabniški priročnik za

evidentičarke, Dopolnjeno gradivo, Novo mesto, februar 2004).

4.2 Računalniška podpora

Za primarno dostopanje do podatkov o evidenci delovnega časa je bilo potrebno urediti

nemoteno dostopanje vseh referentk do osebnih računalnikov ter priklop le-teh na

računalniško mreţo. Ker so bili registratorji priključeni na mreţo terminalnih streţnikov, se je

le tako dostopalo do ţelenih podatkov o evidenci delovnega časa (Interno gradivo Krke, d. d.,

Novo mesto, 1993b).

Predhodni sistem za evidentiranje je bil tehnološko zastarel in neustrezen glede na predpisane

standarde. Novi sistem je moral zagotoviti vse zahtevane poslovne funkcionalnosti in ustrezati

vsem standardom za obvladovanje informacijskih sistemov.

25

5 PRENOVA SISTEMA

Celotna prenova poslovnih sistemov v druţbi je potekala v več fazah. Cilj prve faze projekta

je bil uvedba funkcionalnosti SAP, ki podpirajo operativno delovanje preskrbovalne verige

Krke, d. d. (proces nabave, logistike, prodaje, proizvodnje, QM, vzdrţevanja in računovodstva

ter informacijski sistem za vsa področja) ter v celoti nadomestiti funkcionalnosti, ki so jih

podpirali stari sistemi (Interno gradivo Krke, d. d., Novo mesto, 2003b).

V drugi fazi se je v SAP sistem preneslo funkcionalnosti za upravljanje delovnega časa in

obračun plač.

Delo je potekalo projektno v skladu s Pravilnikom o projektnem načinu dela in skladno s

standardi.

Potrebno je bilo:

- formirati projektno skupino, zagotoviti potrebne resurse (finančne in kadrovske) za

izvajanje projekta, vzpostaviti ustrezen dokumentacijski sistem projekta, določiti način

dela, zagotoviti ustrezne prostore, izbrati zunanje svetovalce, definirati terminski plan in

mejnike projekta,

- zagotoviti ustrezno tehnološko infrastrukturo,

- določiti osnovne organizacijske strukture, matične podatke in poslovne procese v okviru

sistema SAP,

- določiti meje informacijskih sistemov in pripraviti načrt vmesnikov na ostale sisteme ter

prilagoditev funkcionalnosti le-teh: proizvodni proces Werum, skladiščni sistem APS,

dokumentacijski sistem, sistem za upravljanje odnosov s strankami (Sales Vision in

Market Vision), kadrovske evidence in plače, carinski sistem TRINET,

- izvesti nastavitev sistema SAP in dograditi manjkajoče funkcionalnosti,

- izvesti spremembe obstoječih poslovnih procesov in organizacijskih struktur v skladu s

procesi in strukturami v sistemu SAP,

- izvesti vmesnike in ostale sisteme,

- zagotoviti prenos podatkov iz obstoječih sistemov in prečistiti vsebino podatkov (PMPS,

LIMS, GK in pomoţna knjigovodstva in Werum),

- vnesti manjkajoče podatke v novi sistem,

26

- izšolati uporabnike sistema,

- testirati in kvalificirati sistem,

- zagotoviti podporo uporabnikom po zagonu paketa.

Omenjene naloge so se izvajale skladno z metodologijo ASAP, ki jo je za vpeljavo sistema

SAP razvilo podjetje SAP (Interno gradivo Krke,d. d., Novo mesto, 2003b).

Pri postavitvi sistema je potrebno upoštevati načela upravljanja informacijskega sistema.

Ključna dejavnika pri razvoju in upravljanju vseh IT sistemov/storitev, ki so del

informacijskega sistema podjetja, sta:

- skrbnik IT sistema/storitve,

- lastnik sistemov/procesov.

Skrbnik je praviloma zaposlen v Sektorju za ITT, medtem ko je lastnik sistemov/procesov

vedno zaposlen v organizacijski enoti, kjer se izvaja proces oziroma uporablja IT

sisteme/storitve. Lastnike imenuje uprava druţbe s soglasjem vodij/direktorjev

organizacijskih enot, skrbnike IT pa direktor Sektorja za ITT.

Oba imata posebne določbe in omejitve ter naloge in odgovornosti, ki so natančno predpisane

s SOP-om (standardni operativni postopek). Skrbnik IT sistema/storitve mora skrbeti za

kakovost, ki poteka v vseh fazah procesov Sektorja za ITT.

Uvajanje novih IT sistemov/storitev poteka izključno preko IT projektov. IT projekti so lahko

samostojni projekti Sektorja za ITT ali pa del investicijskih projektov podjetja. Zelo

pomembna je dokumentacija IT sistema/storitve, ki jo je potrebno izvajati skladno s

priporočili GAMP in validacijo računalniških sistemov.

Za sleherni sistem/storitev je potrebno zagotoviti sledečo dokumentacijo:

- uporabniške zahteve,

- funkcionalno oz. dizajn specifikacijo,

- uporabniška navodila,

- instalacijski postopek,

- prevzemni zapisnik.

Vodja projekta, skrbnik sistema/storitve ter lastnik procesa/sistema so odgovorni za pripravo

in hranjenje dokumentacije IT sistemov/storitev.

27

Vsako izvajanje sprememb poteka v skladu s postopki kontrole sprememb, opravljenih po

SOP-u. Predlagatelji sprememb so lahko vsi zaposleni. V Sektorju ITT pa se izvajajo le tiste

spremembe, ki so predhodno odobrene s strani lastnikov procesov/sistemov. Za vse

spremembe je potrebno voditi evidenco sprememb sistemov/storitev.

Prijava uporabnika na IT sistem/storitev ter sistem vlog in pravic uporabnika v IT

sistem/storitev zagotavljata ustrezen način zaščite podatkov ter izvajanje tistih procesov, za

katere ima uporabnik pooblastila. Imeti mora izdelan sistem prijav ter upravljanje vlog in

pravic uporabnikov znotraj IT sistemov/storitev. Za obvladovanje dostopov in avtorizacij se

uporablja sistem SAP GRC (GRP) Access control, s katerim zagotavljamo kontrolirano in

obvladovano urejanje pravic uporabnikov. Opisan je v SOP-u.

Za dostop je potrebno geslo, ki si ga uporabnik določi sam. Glede pravic za izvajanje

postopkov in dostopa do podatkov sta odvisni tudi minimalna dolţina in perioda obnavljanja

gesla. Geslo je zaupno, uporabnik si ga mora zapomniti in ga uporabljati izključno za svojo

uporabo.

Validacija računalniških sistemov

Vsi računalniški sistemi morajo biti validirani. Validacijski postopek zahteva več aktivnosti in

dokumentov. Vodja projekta je bil primarno odgovoren za organiziranje validacijskih

aktivnosti v času trajanja projekta in je imel dodatne odgovornosti z vidika validacije. Pri

validaciji sistemov ima dobavitelj pomembno vlogo pri doseganju in vzdrţevanju sistema.

Aktivnosti in vpletenost v proces validacijskega sistema so določene s pogodbo.

Slika 5.1: Validacijski postopek k projektu – »V-model«

Vir: Krka, d. d., Novo mesto (2011b)

28

Dokumenti v validacijskem postopku

V uporabniških zahtevah je potrebno opisati naše konkretne zahteve za določanje

računalniškega sistema in ţelene cilje, ki jih mora računalniški sistem dosegati. Za njih so

primarno odgovorni vodja projekta, člani oziroma lastniki procesa in skrbnik sistema.

Odobrijo jih lastnik procesa, direktor Sluţbe za informacijske tehnologije in telekomunikacijo

(SITT), Sluţba za tehnološko-tehnično zagotavljanje kakovosti in validacije (STZKV) in

zagotavljanje kakovosti (QA).

Uporabniške zahteve se posredujejo potencialnim dobaviteljem oziroma svetovalnim

podjetjem. Na osnovi zahtev dobavitelji pripravijo predstavitve za moţne rešitve.

Na podlagi kvalifikacije (presoje) dobavitelja se ugotovi kompetentnost in zanesljivost, ki sta

ključna faktorja, na osnovi katerih izberemo dobavitelja.

Kvalificirani dobavitelj mora:

- zagotoviti razvoj in izgradnjo sistemov v skladu s standardi, smernicami in standardi

SITT,

- imeti na voljo dovolj usposobljenih kadrov za razvoj, izgradnjo, testiranje, vzdrţevanje,

- biti hitro odziven, zanesljiv, imeti ustrezne reference v farmacevtski industriji itd.

Pri vsem tem mora biti opravljena ocena tveganja in GXP kritičnosti celotnega sistema in

funkcij, ki obsega:

- ocenitev GXP kritičnosti sistema in/ali njegovih posameznih modulov,

- oceno tveganja sistema zaradi zahtev po celovitosti, zaupnosti in razpoloţljivosti

podatkov,

- oceno GXP kritičnosti funkcij in sklopa funkcij sistema.

Izdelati je potrebno validacijski master plan – VMP, za vsak novo vpeljani GXP kritičen

računalniški sistem ter ob večji spremembi obstoječega sistema. VMP definira: validacijski

pristop, obseg, odgovornosti, dokumentacijo, časovni plan validacije, pogoje za QA odobritev

sistema za uporabo v produkcijskem okolju.

Funkcionalna specifikacija (FS) in Design specifikacija (DS) sta lahko ločena dokumenta ali

pa je to en sam dokument (FS/DS). FS pripravi dobavitelj/proizvajalec oziroma v primeru

29

lastnega razvoja skrbnik sistema. DS pa je dokument, ki opisuje natančen opis rešitve in

implementacijo sistema v obstoječe okolje.

Z dokumentom OQ (ang. operational qualification) dokaţemo, da sistem deluje glede na

predhodne specifikacije, vključno z zahtevanimi omejitvami delovanja. Kvalifikacija

delovanja (OQ) je sestavljena iz sledečih delov:

- funkcijsko testiranje (FT),

- testiranje funkcij, ki zagotavljajo skladnost z zahtevami regulative,

- MT – migracijsko testiranje,

- integracijsko testiranje (IT).

Vsa kvalifikacijska delovanja (OQ) se izvaja na testnem okolju. Z dokumenti PQ dokaţemo

pravilnost delovanja procesov v produkcijskem okolju glede na predhodno odobrene

specifikacije. S PQ dokaţemo skladnost sistema z zahtevami URS.

Vsi izvajalci testiranja morajo biti pred izvedbo testov dokumentirano izobraţeni. Prav tako

tudi vsi, ki bodo računalniški program uporabljali. Obstajati mora navodilo za uporabo

sistema. Odgovornost za izobraţevanje uporabnikov nosi lastnik procesa oz. projektni vodja.

Vsi uporabniki, ki delajo v sistemu, morajo imeti omejen dostop, ki jim mora omogočati

normalno uporabo v procesu, ki ga izvajajo.

Kontrola sprememb (KS) pa je proces, ki zagotavlja, da je sistem v svojem produkcijskem

ţivljenju v skladu z vsemi zahtevami in regulativami pri uvedbi sprememb. Vse spremembe

morajo biti odobrene, primerno ocenjene, dokumentirane in testirane pred implementacijo.

Zaključno poročilo validacijskega master plana (VMP) mora povzeti vse aktivnosti, ki so se

izvedle, zabeleţeni morajo biti vsi odstopi, korelacijski ukrepi in roki za odpravo napak,

hkrati mora biti navedeno poročilo o izobraţevanju uporabnikov in vzdrţevalcev sistema.

Poročilo mora vsebovati izjavo, da sistem deluje ustrezno in je primeren za normalno redno

uporabo v produkcijskem sistemu.

Obvladovanje sprememb računalniških sistemov

Pred odobritvijo izvedbe predlagane spremembe je potrebno oceniti vpliv spremembe na IT

sistem/storitve in na pripadajočo dokumentacijo. Komisija za spremembo računalniških

sistemov ima naloge in pooblastila za:

30

Odobravanje izvedb načrtovanih (rednih) kontrol sprememb

Odobravanje standardnih kontrol sprememb

Potrjevanje poročil o izvedenih izrednih kontrolah sprememb

Pregled odprtih kontrol sprememb in izvajanje ukrepov (npr. zavrnitev izvedbe)

Preverjanje skladnosti izvajanja postopkov kontrole sprememb računalniških sistemov

Slika 5.2: Izvajanje postopka sprememb računalniških sistemov

Vir: Krka, d. d., Novo mesto (2011a)

Kreiranju predloga (zahteve) za spremembo IT sistema/storitve se prične z izpolnjenim

predlogom oz. zahtevo po spremembi IT sistema/storitve, ki jo lahko poda vsak uporabnik IT

sistema/storitve. Predlagatelj spremembe je predlog oz. zahtevo dolţan posredovati lastniku

procesa/sistema oziroma skrbniku IT sistema/storitev.

31

5.1 Upravičenost nakupa informacijskega sistema SAP - HR

Upravičenost nakupa novega informacijskega sistema SAP se je naredila na osnovi Študije

upravičenosti uvedbe in na osnovi prepričanja projektne skupine, ki je sestavila poročilo ter

podala prednosti in slabosti. Na podlagi teh dognanj je Uprava druţbe sprejela sklep s cilji

projekta, nalogami, ki so se izvajale v okviru projekta in terminskim planom.

Slika 5.3: Projektna organizacija Krke

Vir: Krka, d. d., Novo mesto (2003a)

Pri uvajanju novega programskega paketa v druţbi je prisotnih veliko dejavnikov, ki vplivajo

na uspešnost delovanja. Pomembni sta organizacijska pripravljenost in priprava projekta, ki

zajema projektno planiranje, projektno organizacijo in določitev projektnih standardov. Uspeh

delovanja nove programske opreme je v prvi vrsti odvisen od odgovornih oseb, nujnost pa je

izraţena tudi v sodelovanju menedţmenta (vodstva) osebno.

Za vsakim uspešnim procesom je v ozadju poslovni načrt, ki je konkretiziran in podprt z

zahtevami uporabnikov s strani podjetja, hkrati pa dejanski pokazatelj, kako bo, v našem

konkretnem primeru SAP, tudi delovalo.

32

Po uvedbi evidence delovnega časa v SAP-u je v kratkem času začel veljati še novi reţim

»razpršenega evidentiranja delovnega časa«. Ta je bil prikazan kot boljši izkoristek delovnega

časa, zaradi katerega so bile postavljene ure za evidentiranje tudi bliţje delovnim lokacijam.

Postopek prehoda na sistem SAP - HR

Obvladovanje delovnega časa poteka v dveh fazah:

- dogodki se evidentirajo na registracijskih urah, prenesejo se v datoteko,

- prenesejo se v SAP sistem, kjer se na osnovi predpisanih procesov obdelajo.

Registrator Jantar

Registrator Jantar za registracijo delovnega časa je namenjen beleţenju dogodkov (različnih

vrst prihodov in odhodov: redni prihodi in odhodi, izredni prihodi in odhodi) (Jantar).

Beleţenje dogodkov poteka tako, da zaposleni ob prihodu na delo ali odhodu registratorju

pribliţa brezkontaktno kartico oz. v primeru beleţenja posebnih dogodkov (npr. sluţbeni ali

privatni izhod) predhodno pritisne ustrezno funkcijsko tipko na registratorju. Na zaslonu

registrator izpiše tekst, ki zaposlenemu omogoča, da takoj preveri, ali je bil dogodek pravilno

registriran.

Funkcionalnost registratorja: osvetljen LCD zaslon 4 x 20, višina znakov 8 mm, folijska

tipkovnica z velikimi tipkami, vgrajen čitalnik brezkontaktnih kartic, izhod za krmiljenje

električnega prejemnika, lasten spomin za 8.000 uporabnikov in 8.000 dogodkov, ura in

spomin sta podprta s kondenzatorsko baterijo, ki zadostuje za hranitev podatkov za 1 dan,

avtomatske funkcije, pin kode, onemogočanje čitalnikov, povezovanje 256 skupin itd., deluje

lahko v online ali offline reţimu, tehnologija omogoča zamenjavo starih nastavitev z novimi

(z uporabo dvojnega medpomnilnika), kar je posebej dobrodošlo, kadar je veliko število

uporabnikov. Jantar ima napajalnik vgrajen ţe v ohišju. Vgrajeni napajalnik je dovolj močan,

da bi poleg registratorja lahko napajal tudi dodaten čitalnik brezkontaktnih kartic.

V njegovem ohišju je dovolj prostora tudi za akumulator (0,8 Ah). Registrator je tako

enostavno povezan v lokalno računalniško mreţo, izmenjava podatkov med registratorjem in

programom pa v tem primeru poteka preko računalniške mreţe (LAN). V primeru, da je

strojna oprema za registracijo delovnega časa precej oddaljena od računalnika, na katerem je

programska oprema Jantar, je preprosteje uporabiti komunikacijski vmesnik. Strojna oprema,

33

nanizana v komunikacijsko linijo in programska oprema Jantar si izmenjujeta podatke preko

lokalne računalniške mreţe (LAN). Na zgoraj opisani način smo preko prostranih

računalniških omreţij (WAN) povezali med sabo registracije delovnega časa na različnih

lokacijah – seveda smo predhodno zagotovili TCP/IP povezavo med deli sistema (Jantar).

Slika 5.4: Registrator Jantar

Vir: Jantar (2012)

5.2 Dejanski postopek prehoda na sistem SAP - HR

Dogodki se v časovnem zamiku 30 minut prenesejo v SAP - HR sistem. Upravljanje

delovnega časa zagotavlja fleksibilno metodologijo za zapisovanje in ocenjevanje delovnega

časa zaposlenih ter vodenje odsotnosti. Podatki se na osnovi zapisanih funkcionalnosti

obdelajo. Sistem na osnovi dogodkov zabeleţi (izračuna) prisotnosti in odsotnosti, opozori na

napake in manjkajoče podatke.

Osnova za obdelavo podatkov je prednastavljeni koledar (mesečni) in ustrezni urniki (dnevni

in mesečni), ki so dodeljeni posameznemu zaposlenemu. Na osnovi dogodkov in urnikov

sistem obdela podatke, ki so potrebni za obračun plač: ure dela, izmenske dodatke, število

prevozov na delo, število malic.

Referentke za evidenco delovnega časa v sistem vnašajo odsotnosti, popravljajo napačne

dogodke in vnašajo izredne podatke (npr. čas stanja pripravljenosti na domu).

Za obvladovanje podatkov ima referentka za evidenco delovnega časa stalni vpogled v

podatke in različna poročila:

34

- evidenčno kartico (izpis vseh dogodkov in odsotnosti v enem mesecu)

- izpis po simbolih (mesečni kumulativni izpis prisotnosti in pripadajočih dodatkov)

- izpis odsotnosti

- izpis dogodkov

6 REZULTATI SWOT ANALIZE

SWOT analiza je orodje za strateško planiranje, pri katerem se analizira prednosti (ang.

strengths), slabosti (ang. weaknesses), priloţnosti (ang. opportunities) in tveganja (ang.

threats). Običajno se tovrstno analizo uporablja za ugotavljanje stanja in pozicije podjetja, da

se ugotovi, v čem bi se moralo izboljšati in v čem so njegove konkurenčne prednosti in

pomanjkljivosti pred tekmeci. Prednosti in pomanjkljivosti so zgolj interne narave, ki se

nanašajo na organizacijo; nevarnosti in priloţnosti pa akceptirajo na okolje, v katerem se

projekt izvaja oziroma podjetje nahaja. Gre za oceno realnega stanja z vidika konkurenčnosti

in okoljskih sprememb, s katerimi se je potrebno soočiti pri poslovanju (Blaţ Kos, 2010).

Analiza SWOT ponazarja bistvene pridobitve pri uporabi SAP-ovega evidentiranja zaposlenih

in izključuje vse predhodne pomanjkljivosti Regis vax-ovega evidentiranja zaposlenih in

ostalih partnerjev v postopkih nahajanja in prehajanja oseb skozi druţbo Krka. Konkretna

analiza, ki sledi v nadaljevanju, je pokazala, da novi sistem SAP - HR za registracijo in

evidenco delovnega časa vsebuje več prednosti in priloţnosti kot slabosti in nevarnosti.

Izsledki analize so zajeti v naslednji tabeli:

35

Tabela 6.1: SWOT analiza

Vir: lastni prikaz (2013)

PREDNOSTI

(ang. Strengths)

- transparentna evidenca;

- celovit pregled nad prisotnostjo zaposlenih,

učinkovitost, vpogled nadrejenih v trenutno

stanje zaposlenih;

- natančna registracija prihodov in odhodov;

- čas pridobivanja informacij je kratek in

neodvisen glede na lokacijo;

- moţnost vpogleda za pretekla obdobja;

- celovit pregled nad opravljenim delom;

- moţnosti napak so relativno majhne;

- samodejno oddajanje poročil ob roku;

- razpršeno evidentiranje;

- povezava z drugimi programskimi procesi

(plače, kadrovska administracija),

poenostavljeno poslovanje z evidenco o

stroških dela;

- nevsiljivo delovanje;

- preciznost, ki omogoča, da kontrolno

funkcijo odmaknemo poljubno časovno in

prostorsko daleč z uporabo poljubne mere

diskrecije.

POMANJKLJIVOSTI

(ang. Weaknesses)

- stroški delovanja sistema in vzdrţevanje;

- občutek represije nad zaposlenimi;

- teţave pri izpadanju električne energije več ur;

- manjkajoči podatki zaradi nepravilne registracije

zaposlenih.

PRILOŽNOSTI

(ang. Opportunities)

- povezava s programskimi procesi, ki se

nanašajo na evidenco delovnega časa

(obračun plač, kadrovska administracija);

- moţnost uporabljanja alternativnih

tehnologij;

- moţnosti testnega izvajanja;

- moţnosti razpršenega evidentiranja;

- prikaz informacij o delovnih navadah,

zavzetosti, vestnosti, nevestnosti in potrebah

zaposlenih;

- beleţenje sprotnih kršitev, nevsiljivo

delovanje.

TVEGANJA

(ang. Threats)

- zakonsko omejevanje glede hranjenja in zajemanja

informacij o zaposlenem;

- moţnosti vdora v programsko aplikacijo;

- nevestnost in zloraba vnašalcev podatkov;

- Zakon o varstvu osebnih podatkov ne dopušča

kakršnih koli fotografskih evidenc zaposlenih s

kamer;

- evidence s posnetkov niso dokazni material pri

nepravilnem evidentiranju.

SWOT

36

Analiza je pokazala, da je prednost sistema za evidenco delovnega časa avtomatizacija

zbiranja podatkov z izključevanjem človeškega faktorja, ki bi kakor koli lahko vplival na

objektivno evidentiranje. Evidentiranje je transparentno in omogoča celovit pregled nad

prisotnostjo zaposlenih, saj s svojo učinkovito evidenco omogoča nadrejenim vpogled v

trenutno stanje zaposlenih. Ključnega pomena je tudi dostopnost do podatkov v realnem času.

Programska aplikacija, z moţnostjo vpogleda tudi za vsa pretekla obdobja, omogoča celovit

pregled nad opravljenim delom in izključuje moţnost napak. Razpršeno evidentiranje ter

povezava z ostalimi programskimi aplikacijami poenostavljata poslovanje z evidenco o

stroških dela. Programska aplikacija deluje nevsiljivo in omogoča, da lahko kontrolno

funkcijo odmaknemo poljubno prostorsko in časovno daleč z uporabo poljubne mere

diskrecije.

Potencialne pomanjkljivosti se skrivajo v priokusu represije nad zaposlenimi, relativno

visokih stroških delovanja in vzdrţevanja sistema ter v občasnih teţavah pri izpadu električne

energije. Konkretna pomanjkljivost se odraţa tudi v manjkajočih podatkih pri nepravilni

registraciji prehajanja zaposlenih.

Dejstvo je, da je priloţnost bistvenega pomena v povezovanju z ostalimi SAP-ovimi

programskimi aplikacijami, ki so posredno povezane z evidentiranjem zaposlenih, v moţnosti

testnega izvajanja, razpršenega evidentiranja ter v prikazovanju informacij o delovnih

navadah, zavzetosti, vestnosti, nevestnosti in potrebah zaposlenih kakor tudi v beleţenju

sprotnih kršitev in nevsiljivem delovanju.

Nevarnosti se skrivajo v različnih zlorabah, moţnostih vdora v programsko aplikacijo,

nevestnosti in zlorabljanju obdelovalcev podatkov. Potrebno je poudariti, da zakon ne

dopušča evidence s posnetkov videokamer kot dokazni material pri nepravilnem

evidentiranju.

37

7 ZAKLJUČEK

Tematika raziskovalnega dela je bila evidenca delovnega časa, predstavljena na podlagi dveh

različnih programskih osnov, na videz precej enakih, pa vseeno različnih v veliko pogledih,

postavljenih v hitro spreminjajoče se ekonomsko okolje, ki narekuje hitrost delovanja in

poslovanja druţb. Kadar stvari opazujemo nekje od daleč, se zdi, da je na koncu vse nekje

enako, pa vendar ni.

Kadar govorimo o posodabljanju poslovnih procesov, se poleg obstoječe tehnologije nenehno

izpostavlja tudi računalniška podpora le-tem, še posebno pa programske aplikacije, ki

omogočajo boljši izkoristek delovnega časa ob enako vloţenem delu ter so vodilo in

inovativnost, ki nenehno spodbuja k razmisleku.

V današnjem, hitro spreminjajočem se okolju je delovni čas eden od ključnih dejavnikov, ki

zahteva zelo skrbno ravnanje in gospodarjenje. Spoznanje o pomembnosti le-tega je ţe pred

leti v veliko uspešnih podjetjih pripeljalo do reform o pravilnikih delovnega časa, ki

omogočajo veliko več proţnosti v zaostrenih pogojih poslovanja. Ker so stroški dela

sorazmerno visoki in vedno ključni dejavnik, je pomembno, da uporabljamo kar se da

optimizirano in dovršeno evidentiranje zaposlenih in ostalih zunanjih sodelavcev, ki v

postopkih poslovanja in delovanja prehajajo skozi druţbo.

Optimalna in konstruktivna evidenca delovnega časa omogoča splošno zaupanje v sistem

upravljanja s stroški in jih lahko posledično dobro nadzira. Brez optimalne računalniške

podpore so take evidence pomanjkljive oziroma nemogoče, zato je dobra programska podpora

ključen dejavnik pri optimalnem izkoriščanju razpoloţljivih virov.

Kvalitetne programske aplikacije, ki se uporabljajo v postopkih poslovanja, nas usmerjajo k

uporabi evidence delovnega časa, ki z enostavnim prenosom oziroma transformacijo v

obračun plač in ostalih stroškov dela poenostavlja poslovanje in zagotavlja splošno evidenco

o stroških dela in evidenco o prisotnosti zaposlencev, ki s pomočjo identifikacijskega medija

(kartice) na registrirnem mestu evidentirajo svojo prisotnost na delu in ostale prehode skozi

druţbo.

Namen evidence je pregled na trenutnim stanjem prisotnosti zaposlenih, vodenje stanja

opravljenih in neopravljenih delovnih ur kakor tudi stanja izkoriščenega letnega dopusta. Vsi

38

ti podatki o prisotnosti na delu nudijo konkretne informacije o delovnih navadah, zavzetosti,

vestnosti, nevestnosti in potrebah zaposlenih, zato so za druţbo izrednega pomena. Nadzorna

funkcija sistema za delovni čas je izrednega pomena, ki s svojim avtomatizmom, nevsiljivim

delovanjem in preciznostjo omogoča, da lahko nadzorno-kontrolno funkcijo odmaknemo

prostorsko in časovno poljubno daleč z uporabo poljubne mere diskrecije.

Tematika diplomske raziskave oziroma rdeča nit le-te je bila primerjava med dvema

programskima aplikacijama za evidentiranje zaposlenih, in sicer predhodnim Regis vaxom, ki

ga v druţbi Krka ne uporabljamo več in sedanjo programsko aplikacijo SAP - HR, ki je v

druţbi trenutno v uporabi.

Regis vax je bil računalniški paket za evidentiranje delovnega časa, ki je omogočal

avtomatsko zbiranje, obdelavo in pregled dogodkov o prisotnosti oziroma odsotnosti z dela

zaposlenih, ne glede na vrsto delovnega časa. Omogočal je prenos podatkov v datoteko za

obračun osebnega dohodka, pri tem pa je bilo potrebno izpolnjevanje evidenčnih listov in

njihov vnos. Kljub vsemu pa ni bil programsko identičen z ostalimi programskimi

aplikacijami, ki se v druţbi Krka uporabljajo danes (sistemu SAP), zato je bila zamenjava

sama po sebi umevna. Vse programske aplikacije, ki se v Krki uporabljajo, so zasnovane v

SAP-ovih okvirih, zato se je na podlagi Študije upravičenosti uvedbe in na osnovi projektne

skupine, ki je sestavila poročilo in podala prednosti in slabosti, odločilo za uporabo SAP-ove

aplikacije za evidenco delovnega časa.

Pri sami uvedbi novega programskega paketa v druţbi je bilo prisotnih več dejavnikov, ki so

vplivali na uspešnost delovanja. Pomembni sta bili organizacijska pripravljenost in priprava

projekta, ki je zajemal projektno planiranje, projektno organizacijo in odločitev projektnih

standardov. Uspeh je bil odvisen od odgovornih oseb, ki so projekt pripravljale, vsekakor pa

je bil izraţen tudi ob sodelovanju menedţmenta osebno. Dosegla se je večja proţnost

poslovanja, ki z uporabo SAP-ove aplikacije SAP - HR omogoča učinkovito upravljanje z

delovnim časom, zagotavlja fleksibilno metodologijo za zapisovanje in ocenjevanje

delovnega časa zaposlenih ter vodenje odsotnosti.

Rezultati SWOT analize so ponudili rezultate, ki nas usmerjajo k dejstvom, da je vredno

nadgrajevati prednosti, odpravljati pomanjkljivosti, izkoriščati priloţnosti in se izogibati

nevarnostim. SWOT analizo lahko apliciramo na različna področja in je zaradi tega široko

uporabna in tudi izjemno razumljiva. SWOT analizo lahko uporabljamo tudi pri snovanju

oziroma sestavljanju poslovnega načrta.

39

V diplomski raziskavi sem med primerjanjem dveh sorodnih oziroma predhodne in sedanje

programske aplikacije za evidentiranje delovnega časa ugotovila, da poleg vseh sodobnih

programskih aplikacij uporabljamo tudi sodobno in dovršeno aplikacijo za evidentiranje

zaposlenih, ki v postopkih evidentiranja splošno koristi ostalim programskim orodjem,

povezanim z evidentiranjem zaposlenih.

RV1: »Kako učinkovita je nova programska aplikacija SAP - HR za evidentiranje zaposlenih

v času obratovanja v primerjavi s predhodno, ali je skladna s standardi kakovosti, ki se v

druţbi uporabljajo in ali je bila nujna in samoumevna zaradi ostalih programskih aplikacij v

postopku poslovanja, ki se povezujejo z evidentiranjem zaposlenih na delu?«

Odgovor na raziskovalno vprašanje 1 (RV1):

Iz raziskave je lahko ugotoviti, da je nova programska aplikacija SAP - HR za evidentiranje

zaposlenih v času obratovanja v primerjavi s predhodno velik korak naprej. Upravičenost

nakupa novega informacijskega sistema SAP, ki je bila narejena na osnovi Študije

upravičenosti uvedbe in na osnovi prepričanja projektne skupine, ki je sestavila poročilo ter

podala prednosti in slabosti, se je odrazila na več nivojih, pri obračunavanju osebnih

dohodkov, fleksibilnejšem evidentiranju zaposlenih, razpršeni evidenci delovnega časa in

mnogih drugih področjih, ki so pokazala, da je bil nakup informacijskega sistema velik korak

naprej oziroma pridobitev pri delovni informatiki. Pokazalo se je, da je programska aplikacija

SAP - HR skladna s standardi kakovosti, ki jih druţba Krka uporablja ter da je bila omenjena

programska modifikacija samoumevna, ker je kompatibilna z ostalimi aplikacijami, ki se

uporabljajo v podjetju. Za uspešnim procesom je bil v ozadju izdelan poslovni načrt, ki je

konkretiziral, bil podprt z zahtevami uporabnikov s strani podjetja ter bil dejanski pokazatelj,

kako bo aplikacija delovala.

RV2: »Ali sta bili opustitev predhodne programske aplikacije za evidentiranje zaposlenih in

uvedba programske alternative v sistemu SAP, imenovane SAP - HR, terminsko sama po sebi

umevni?«

Odgovor na raziskovalno vprašanje 2 (RV2):

Druţba Krka uporablja preverjeno sodobno programsko opremo SAP, zato je bilo terminsko

samo po sebi umevno, da se bodo programske aplikacije, ki niso del sistema SAP, tudi v

doglednem času izključile. To je bilo namenjeno tudi predhodni programski zasnovi za

40

evidenco delovnega časa, ki s sistemom SAP ni imela nič skupnega in je bila zato zamenjava

terminsko sama po sebi tudi umevna.

41

8 LITERATURA IN VIRI

1. BANCROFT, NANCY, HENNING, SEIP in ANDREA SPRENGEL (2001)

Implementacija SAP R/3 Kako uvesti velik sistem v veliko organizacijo. Ljubljana:

Manning Publications Co.

2. BILOSLAVO, ROBERTO (2006) Strateški management in management

spreminjanja. Koper: Fakulteta za management.

3. BLAŢ, KOS (2010) SWOT analiza. Weblog [Online] 12. marec Dostopno prek:

http://www.blazkos.com/swot-analiza.php (26. 9. 2012).

4. DAMIJ, NADJA (2009) Informatizacija poslovnih procesov (I. stopnja). Novo mesto:

Fakulteta za informacijske študije v Novem mestu.

5. DAMIJ, NADJA (2009) Management poslovnih procesov: modeliranje, simuliranje,

inovacija in izboljšanje. Ljubljana: Vega.

6. DAMIJ, NADJA (2010) Revizija informacijskih sistemov. Ljubljana: Vega.

7. DESSLER, GARY (2000) Human Resource Management. Eighth Edition. New

Jersey: Prentice Hall.

8. JANTAR. Dostopno prek: http://www.jantar.si/sl/izdelki/kontrolerji-za-registracijo-

delovnega-casa (25. 9. 2012).

9. KOVAČIČ, ANDREJ in PEČEK, BOJAN (2004) Prenova in informatizacija delovnih

procesov. Ljubljana: Fakulteta za upravo.

10. KOVAČIČ, ANDREJ, JAKLIČ, JURIJ, INDIHAR ŠTEMBERGER, MOJCA in

GROZNIK ALEŠ (2004) Prenova in informatizacija poslovanja. Ljubljana:

Ekonomska fakulteta v Ljubljani.

11. KOVAČIČ, ANDREJ. Prenova in informatizacija poslovnih procesov. Dostopno

prek: http://miha.ef.uni-lj.si/_dokumenti3plus2/192182/pre-info-proc-pod-07-2.PPT

(24. 12. 2012).

42

43

12. KRIŢMAN, VOJKO in NOVAK, RAJKO (2002) Upravljanje poslovnih procesov.

Ljubljana: Slovenski institut za kakovost in meroslovje.

13. KRKA, d. d. (1992) Interne novice podjetja.

14. KRKA, d. d. (1993a) Komisija za odobritev nabave osnovnih sredstev, Komisija za

evidenco delovnega časa.

15. KRKA, d. d. (1993b) Regis vax. Navodilo za uporabnike evidenčnih magnetnih kartic.

16. KRKA, d. d. (2003) Projekt SAP

17. KRKA, d. d. (2004) Regis vax. Uporabniški priročnik za evidentičarke. Dopolnjeno

gradivo.

18. KRKA, d. d. (2007) Upravljanje z delovnim časom.

19. KRKA, d. d. (2011a) Načela upravljanja informacijskega sistema Krke.

20. KRKA, d. d. (2011b) Validacija računalniških sistemov.

21. KRKA, d. d. (2012a) Dostopno prek: http://www.krka.si/.

22. KRKA, d. d. (2012b) Poslovnik kakovosti podjetja Krka, d. d.

23. LAROCCA, DANIELLE (2002) Naučite se sami SAP R/3 v 24 urah. Slovenj Gradec:

D. Kuster.

24. PRENOVA IN INFORMATIZACIJA PROCESA. Dostopno prek: http://prenova-

informatizacija.blogspot.com/ (6. 9. 2012).

25. PREŠERN, SAŠA (2000) Poslovna informatika in internet za podjetnike in

managerje. Portoroţ: Visoka strokovna šola za podjetništvo.

26. RAINER, R. KELLY in CEGIELSKI, CASEY G. (2010) Introduction to information

systems: enabeling and transforming business. New York: John Wiley & Sons.

27. SAP. Dostopno prek: http://www.sap.com/about-sap/about-sap.epx (27. 7. 2012).

28. SAPFANS. Dostopno prek: http://sapfans.com/ (5. 9. 2012).

44

45

29. Wikipedija. Dostopno prek: http://sl.wikipedia.org/wiki/Krka_(podjetje), 23. 01. 2013.

30. VERBIČ, DUŠAN (2001) Temelji upravljalnega informacijskega sistema. Novo

mesto: Visokošolsko središče, Visoka šola za upravljanje in poslovanje.

PRILOGA

Priloga 1: Seznam uporabljenih kratic

Priloga 1: Seznam uporabljenih kratic

ABAP – Advanced Business Application Programming

APS – skladiščni sistem

ASAP – as soon as possible

BC – osnova sistema

DTM 20 – registrirna ura

EFQM – European Foundation for Quality Management

FS – funkcionalna specifikacija

FT – funkcijsko testiranje

GAMP – dobra proizvodna praksa avtomatiziranih procesov

GK – glavna knjiga

GMP – dobra proizvodna praksa

GXP – vse dobre farmacevtske prakse

HACCP – analiza tveganja in kritične kontrolne točke

HR – človeški viri

IBM – International Business Corporation

IDM – identity management

ISO14001 – mednarodni standard, ki podrobno določa zahteve sistema ravnanja z okoljem

ISO9001 – sistem vodenja kakovosti

ISV – integriran sistem vodenja

IT – informacijske tehnologije

KS – kontrola sprememb

LD – letni dopust

LIMS – Laboratory information management system

MM – Materiali management

MT – migracijsko testiranje

OHSAS – Occupational health and safety management systems

OQ – operational qualification

PMPS – farmacevtska proizvodnja in pakiranje

PP – načrtovanje proizvodnje

PQ – kvalifikacija procesa

QA – zagotavljanje kakovosti

QM – upravljanje kakovosti

R/3 – runtime system tree

SAP – System Applications and Products

SD – sales & distribution

SITT – Sluţba za informacijske tehnologije in telekomunikacijo

STZKV – Sluţba za tehnološko-tehnično zagotavljanje kakovosti in validacije

SOP – standardni operativni postopek

URS – uporabniške zahteve

VMP – validacijski master plan

WAX – vosek