daftar kajian penilaian risiko kolej kediaman, hep · kehadiran pelajar pelajar tidak menghadirkan...
TRANSCRIPT
DAFTAR KAJIAN PENILAIAN RISIKO KOLEJ KEDIAMAN, HEP
No.
Rujukan
Aktiviti (Proses/Carta
Alir)
Risiko bakal
dihadapi
Kategori Impak
S
L
Nilai
(S x
L)
Keutamaan Tindakan yang di
ambil
Pemantauan
& Pengukuran
Penambahbaika
n / Peluang
Status
M R K O
01
Permohonan
Kolej Pelajar
Lama
Permohonan
kolej tidak
menepati syarat.
2 1 1 2 2 1 2 Rendah
( 2 )
1. Senarai pendek
pelajar yang layak
mengikut
kekosongan kolej
2. Membuka ruang
untuk pelajar
membuat rayuan
3. Membantu pelajar
mendapatkan
bantuan rumah
sewa dari UPNR
Senarai semak
Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
02 Pendaftaran
Pelajar Lama
Dokumen
Pendaftaran
yang Diperlukan
Tidak Lengkap
1 1 1 1 1 1 1 Rendah
(1)
Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Borang Senarai
Semak
Membangunkan
sistem
pendaftaran
automatik
Terbuka
03 Pendaftaran
Pelajar Baharu
Sistem
Rangkaian
Internet
Terganggu
1 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
Menyediakan
generator untuk
persediaan awal jika
bekalan elektrik
terputus.
Senarai Semak Menubuhkan
jawatankuasa
bertindak terdiri
dari Pejabat
Fasiliti, HEP
dan Infotech
Terbuka
04 Rayuan Kolej Permohonan
kolej tidak
menepati syarat.
1 1 1 1 1 1 1 Rendah
(1)
Membantu pelajar
mendapatkan
bantuan rumah
sewa dari UPNR
Status keluarga
dan Pendapatan
Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
05 Pendaftaran
Peralatan
Elektrik
Penggunaan
Barangan
Elektrik Tidak
Dapat Dikawal
2 1 2 1 2 1 2 Rendah
(2)
Penguatkuasaan
kawalan dan
peraturan
Pemeriksaan
berkala
Kenaan
Kompaun
Terbuka
06 Perbicaraan
Tatatertib
Pelajar Yang
Tinggal Di Kolej
Pelajar tidak
Hadir
Perbicaraan
2 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
Membuat
peringatan dari
masa ke semasa
kepada pelajar
yang terlibat.
Senarai nama
pelajar
e-tatatertib Terbuka
07 Kompaun Terus
Kesalahan
Dengan
Kehadiran
Pelajar
Pelajar Tidak
Menghadirkan
Diri Bila
Diarahkan
2 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
Membuat
peringatan dari
masa ke semasa
kepada pelajar
yang terlibat.
Senarai nama
pelajar
e-tatatertib Terbuka
08 Kompun Terus
Kesalahan
Pelajar Tanpa
Kehadiran
Pelajar
Kenaan
Kompoun
Dipertikaikan
2 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
Memberi
penjelasan
tindakan diambil.
Rujuk Buku Akta
174
JKE bil. 15/2008
(13 Ogos 2008)
e-tatatertib Terbuka
09 Pelantikan
Jawatankuasa
Perwakilan
Kolej
Kelayakan
Pemohon Tidak
Menepati Kriteria
Yang Ditetapkan
2 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
Menggugurkan
nama yang tidak
layak
Senarai pendek Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
10 Permohonan
Menganjurkan
Aktiviti
Kertas Kerja
Tidak Lengkap
2 2 2 2 2 1 2 Rendah
(2)
Pembetulan semula
kertas kerja
Semakan oleh
penasihat aktiviti
Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
11 Permohonan
Peruntukan
Aktiviti
Permohonan
Perbelanjaan
Aktiviti Tidak
Mengikut Kadar
Yang Ditetapkan
2 2 2 1 2 1 1 Rendah
(2)
Pembetulan semula
keperluan
peruntukan
kewangan
Semakan oleh
penasihat aktiviti
Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
12 ‘Clearance’ Bilik
Pelajar
Pelajar Ingkar
Arahan
2 2 1 2 2 1 1 Rendah
(2)
Mengenakan
tindakan tatatertib
selaras dengan
peruntukan
perundangan
Pemeriksaan Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
13 Penginapan
Transit
Bil Tidak
Dijelaskan
1 1 2 1 1 1 1 Rendah
(1)
Memberi
peringatan kepada
penyewa
Bil Bayaran dan
borang tempahan
transit
Pembangunan
sistem atas
talian
Terbuka
14 Pengurusan
Pelajar Sakit Di
Premis Kolej
Kediaman
Pelajar
mengalami
kecederaan atau
mengalami
kesihatan
semasa di
premis Kolej
Kediaman
1 2 1 2 1 1 1 Rendah
(1)
1. Hebahan talian
kecemasan dan
SRK bertugas
untuk dihubungi
2. Garispanduan
tatacara
mendapatkan
bantuan
kecemasan
Laporan SRK
bertugas
Mewujudkan
medium
komunikasi
melalui aplikasi
mudah alih.
Terbuka
15 Keselamatan
Dan Kesihatan
Pelajar
Penularan
wabak penyakit
berbahaya dan
ancaman
keselamatan
2 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
1. Hebahan talian
kecemasan dan
SRK bertugas
untuk dihubungi
2. Garispanduan
tatacara
mendapatkan
bantuan
kecemasan
Laporan SRK
bertugas
Mewujudkan
medium
komunikasi
melalui aplikasi
mudah alih.
Terbuka
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 1 daripada 2
F.01 Permohonan Kolej Pelajar Lama
Permohonan
No bilik Kelayakkan mínimum aktiviti kolej
Jangka Masa
Proses Kerja
Borang Maklumbalas
Pelajar
Kakitangan
Pembekal
Fasiliti
Kontraktor
Ibubapa
Pihak Berkuasa Tempatan (PBT)
Audit (Lloyd)
Bangunan
Permohonan
kolej tidak
menepati syarat.
F.02 Pendaftaran Pelajar Lama
Permohonan
Slip berjaya kolej
Tempoh masa Jangka Masa
Proses Kerja
Borang Maklumbalas
Pelajar
Kakitangan
Pembekal
Fasiliti
Kontraktor
Ibubapa
Dokumen
Pendaftaran
yang Diperlukan
Tidak Lengkap
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 2 daripada 2
F.03 Pendaftaran Pelajar Baharu
Permohonan No bilik Jangkamasa Jangka Masa
Proses Kerja
Borang Maklumbalas
Pelajar
Kakitangan
Pembekal
Fasiliti
Kontraktor
Ibubapa
Sistem
Rangkaian
Internet
Terganggu
F.04 Rayuan Kolej Permohonan
Senarai berjaya kolej
Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Senarai tiak berjaya
Permohonan
kolej tidak
menepati syarat.
F.05 Pendaftaran Peralatan elektrik
Permohonan Janaan bil Slip bayaran Jangka Masa
Proses Kerja
Kakitangan
Pejabat Bendahari
Penggunaan
Barangan
Elektrik Tidak
Dapat Dikawal
F.06 Pengurusan Perbicaraan tatatertib pelajar yang tinggal di kolej
Senarainama pelajar
Keputusan perbicaraan
Jangkamasa Jangka Masa
Proses Kerja
Kakitangan
Ruang/Premis
Pelajar tidak
Hadir
Perbicaraan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 3 daripada 2
F.07 Kompaun Terus Kesalahan Dengan Kehadiran Pelajar
Kategori kesalahan
Denda Jangkamasa membayar denda
Jangka Masa
Proses Kerja
Notis Kenyataan
Kesalahan
Pelajar Tidak
Menghadirkan
Diri Bila
Diarahkan
F.08 Kompaun Terus Kesalahan tanpa Kehadiran Pelajar
Kategori kesalahan
Denda Jangkamasa membayar denda
Jangka Masa
Proses Kerja
Notis Kenyataan
Kesalahan
Kadar Kompoun
Kenaan
Kompoun
Dipertikaikan
F.09 Pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK)
Permohonan Surat lantikan Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Kakitangan
Rekod Pelajar
Kelayakan
Pemohon Tidak
Menepati
Kriteria Yang
Ditetapkan
F.10 Permohonan Menganjurkan Aktiviti
Permohonan Surat kelulusan program
Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Senarai aktiviti
Yang diluluskan
Kertas Kerja
Tidak Lengkap
F.11 Permohonan Kelulusan Peruntukan
Permohonan Surat kelulusan program
Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Kertas Kerja Program
Perincian Program
Permohonan
Perbelanjaan
Aktiviti Tidak
Mengikut Kadar
Yang Ditetapkan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 4 daripada 2
F.12 Clearance bilik pelajar
Permohonan
Kemaskini data pelajar
Prestasi kebersihan
Jangka Masa
Proses Kerja
Pekeliling clearance
Pelajar Ingkar
Arahan
F.13 Penginapan transit Tempahan Berjaya penempatan
Jangka masa Jangka Masa
Proses Kerja
Inbois transit
Surat kelulusan
Bil Tidak
Dijelaskan
F.14 Pengurusan Pelajar sakit di premis kolej kediaman
Laporan Pelajar mendapat rawatan
Jangka masa Jangka Masa
Proses Kerja
Jadual SRK bertugas
Manual Pengurusan
Pelajar
mengalami
kecederaan
atau mengalami
kesihatan
semasa di
premis Kolej
Kediaman
F.15 Keselamatan dan Kesihatan Pelajar
Aduan Tindakan Laporan Jangka Masa
Proses Kerja
Borang Senarai semak
Jadual bertugas
Harian staf
Penularan
wabak penyakit
berbahaya dan
ancaman
keselamatan
Unit NR
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK MENEPATI SYARAT)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PA/PPA
PPA/PYA
PYA
PA/PPA
PYA
Mula Merancang dan Mengenalpasti kekosongan di Kolej Pekeliling permohonan kolej dipamerkan
Proses permohonan kolej mengikut Dasar Penempatan Kolej
Keluarkan keputusan permohonan kolej di dalam e-kolej Rekod dan Fail Tamat
Pekeliling
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008)
Gagal
Berjaya
Tidak
lengkap
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.02
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
CARTA ALIR RISIKO PENDAFTARAN PELAJAR LAMA (DOKUMEN PENDAFTARAN YANG DIPERLUKAN TIDAK LENGKAP)
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
REKOD KUALITI
PEL
PEL
PA/PPA/PYA
PYA/PO
Mula Pelajar lama menyemak keputusan permohonan kolej kediaman di dalam sistem e-kolej
Pelajar isi dan cetak slip berjaya kolej melalui portal pelajar:
Serahkan dokumen pendaftaran kepada kaunter pendaftaran untuk semakkan dan pengesahan
Serah kunci bilik
Tamat
Pekeliling
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil
15/2008)
Kalendar akademik
Lengkap
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.03
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
CARTA ALIR RISIKO PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU (SISTEM RANGKAIAN INTERNET TERGANGGU)
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
REKOD KUALITI
PEL
PEL
PPA/PYA
PYA
PEL
PPA/PYA
ya
Tidak
Mula Isi Borang Kolej Kediaman atas talian sebelum mendaftar. (Borang peribadi dan surat akujanji penerimaan perabot)
2. Cetak dan serah sewaktu pendaftaran
3. 4. Semak
Surat Tawaran dan Saring Pelajar OKU/ masalah kesihatan
Imbas kod bar dan dapat nombor bilik Ambil kunci Rekod Tamat
Senarai nama pelajar (http:// hep.
isis.uitm.edu.my/ehep)
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil
15/2008)
Buka skrin
pendaftaran
bilik
simpanan
Unit NR
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.04
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
CARTA ALIR RISIKO RAYUAN KOLEJ (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK MENEPATI SYARAT)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PPA/PYA
PA/PPA/PYA
PGT/PA/PPA
PA/PPA
PYA
Mula Mengenalpasti kekosongan bilik pelajar Menerima permohonan rayuan pelajar secara atas talian(e-kolej). Memprofail permohonan rayuan untuk semakan Senarai permohonan rayuan dibentangkan kepada Jawatankuasa Rayuan Kolej Senarai permohonan yangberjaya rayuan dimuat naik ke dalam system e-Kolej oleh UKK Rekod dan Fail Tamat
Gagal
Berjaya
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.05
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
CARTA ALIR PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK (PENGGUNAAN BARANGAN
ELEKTRIK TIDAK DAPAT DIKAWAL)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PEJAJAR
PPA/PYA
PPA/PYA
PYA
Mula Pamerkan pekeliling PAK/PA
Pelajar mengambil dan mengisi borang pendaftaran
Periksa dan sahkan peralatan elektrik dan menjana bil Terima resit bayaran dan menyerahkan pelekat peralatan elektrik Rekod Tamat
i. Borang Pendaftaran Peralatan Elektrik
ii. Laporan Pengurus Asrama
Gagal
Berjaya
CARTA ALIR RISIKO PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ (PELAJAR TIDAK HADIR PERBICARAAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.06
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Naib Canselor
Mula
Lantikan Jawatankuasa Tatatertib Peringkat Kolej Kediaman Keluarkan surat panggilan perbicaraan Perbicaraan tatatertib Merujuk pelajar kepada PPUU jika pelajar merayu keputusan perbicaraan Surat jatuh hukuman Rekod
Tamat
Surat Lantikan Jawantankuasa Tatatertib Kolej
Kediaman
Akta 174
Peraturan kolej kediaman
Pekeliling
Mengaku bersalah
Mengaku tidak
bersalah
Pej
PUU
CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR (PELAJAR TIDAK MENGHADIRKAN DIRI BILA DIARAHKAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.07
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. ( Akta 174 ) Maklum kepada pelajar tentang kesalahan. Baca hak pelajar Keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.
i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Terima resit bayaran dari pelajar Rekod Tamat
Akta 174
Dokumen kompaun
Ya Tidak
CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN PELAJAR TANPA KEHADIRAN PELAJAR (KENAAN KOMPOUN DIPERTIKAIKAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.08
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) PBT keluarkan Notis Kesalahan:
i. Salinan pelajar ditinggalkan di dalam bilik pelajar
ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
Pelajar berjumpa dengan PBT. PBT maklum kepada pelajar tentang kesalahan. PBT baca hak pelajar PBT keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.
i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Terima resit bayaran dari pelajar Rekod Tamat
Ya Tidak
CARTA ALIR RISIKO PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (KELAYAKAN PEMOHON
TIDAK MENEPATI KRITERIA YANG DITETAPKAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.09
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
PPA/PYA
PPA/PYA
PGT/SRK
PPA/PYA/
TNC BHEP
Mula
Mengeluarkan pekeliling tawaran
Pelajar mengisi borang dan hantar
kepada urusetia .
Panel menemubual calon- calon
yang layak.
Senarai berjaya dihantar kepada
BHEP untuk lantikan
Tamat
Lulus
Gagal
CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN MENGANJURKAN AKTIVITI (KERTAS KERJA TIDAK LENGKAP)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.10
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Tanggung-jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
JPK
JPK/SRK/PA/PPA
JPK
PENGETUA/SRK
PPA/JPK
JPK
Mula
Jawatankuasa Perwakilan Kolej membuat takwim aktiviti
untuk satu semester
Penyediaan kertas kerja permohonan aktiviti selepas
perbincangan dengan penasihat program
Kertas kerja permohonan aktiviti dibentangkan di dalam
mesyuarat bersama semua SRK : Pra Mesyuarat T.A.K
SRK menyemak bajet dan pelaksanaan program
berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP
Kertas kerja yang telah dilengkapkan bersama Borang C
dihantar kepada Penolong Pengurus Asrama
JPK menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk Mesyuarat
Tabung Amanah Kolej
Tamat
Lulus
Tidak
lulus &
buat
semula
CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI (PERMOHONAN PERBELANJAAN
AKTIVITI TIDAK MENGIKUT KADAR YANG DITETAPKAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
JPK
JPK
AJK TAK
Mula
Jawatankuasa Perwakilan Kolej
menyediakan ringkasan eksekutif
untuk semua permohonan aktiviti
Permohonan aktiviti dibentangkan
oleh JPK (oleh Pengarah program)
Panel Mesyuarat TAK menyemak
peruntukan dan pelaksanaan program
berdasarkan garis panduan yang
ditetapkan oleh HEP.
Surat kelulusan dikeluarkan
berdasarkan keputusan mesyuarat
dan kertas kerja serta borang C yang
lengkap
Tamat
Lulus
Tidak
lulus &
buat
semula
CARTA ALIR RISIKO ‘CLEARANCE’ BILIK PELAJAR (PELAJAR INGKAR ARAHAN)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PYA/PO
PYA/PO
PPA/PYA
PYA/PO
Mula Mengeluarkan pekeliling
Pelajar membuat clearance
Staf kolej membuat pemeriksaan bilik dan pengesahan Proses mendaftar keluar Rekod Tamat
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.12
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Gagal
Berjaya
CARTA ALIR RISIKO PENGINAPAN TRANSIT (BIL TIDAK DIJELASKAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.13
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA/PPA//PYA
PA/PPA/PYA
PYA/PO
PYA/PO
PYA/PO
PYA
Mula
Mesyuarat penempatan
dan penginapan transit.
Menerima tempahan yang
telah dipersetujui
Mengenalpasti jumlah
kekosongan yang terdapat
di kolej kediaman.
Menyediakan bilik
penginapan mengikut
jumlah tempahan.
Memastikan bilik dalam
keadaan baik, bersih dan
kemas
Menerima bukti
pembayaran
Rekod dan Fail
Tamat
i. Pekeliling Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan JKP
ii. Borang Tempahan Transit
CARTA ALIR RISIKO PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN (PELAJAR
MENGALAMI KECEDERAAN ATAU MASALAH KESIHATAN SEMASA DIPREMIS KOLEJ KEDIAMAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.14
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA/ PPA/ PYA
PA/ PPA/ PYA
PGTA/ PA/
PPA/SRK
PYA/PO
PYA
Mula
Terima Aduan Pelajar
Sakit
Bertindak dengan memberi
bantuan mengikut
keperluan dan kehendak
semasa
Menghantar pelajar ke
Pusat Kesihatan/ Hospital
Kerajaan/ Klinik
Menyediakan Bilik Sick
Bay bagi pelajar yang
memerlukan.
Rekod
Tamat
CARTA ALIR RISIKO KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR (PENULARAN PENYAKIT
MERBAHAYA DAN ANCAMAN KESELAMATAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.15
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PEL
PGT/SRK/PA/PPA
PBT/ PB / PK
PPA/PYA
Mula
Pelajar membuat aduan
atau laporan
Terima dan majukan
aduan kepada bahagian
berkaitan
Membuat pemeriksaan
dan tindakan susulan ke
atas aduan/ tempat
kejadian
Rekod
Tamat