dampak dari pengalihan sistem informasi lama ke sistem informasi baru

Dampak dari Pengalihan Sistem Informasi Lama ke Sistem Informasi Baru

December 27th, 2010 by wewew

Fenomena penyebab kegagalan pengalihan konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru dapat berasal dari 3 pihak terkait yang berperan didalam pengembangan sistem informasi, yaitu: manajemen yang mewakili pihak perusahaan atau end-user, vendor sebagai pihak ketiga yang membantu dalam perancangan, pengembangan serta implementasi sistem baru tersebut dan user sebagai pengguna umum sistem tersebut.

Kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah-langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi. Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum proses konversi adalah :

- Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design.

- Konstruksi, meliputi penyusunan kode dan pengujian

- Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software), meliputi kegiatan : Developmental (error testing per modul oleh programmer), Alpha testing (error testing ketika sistem digabungkan dengan interface user oleh software tester), dan Beta testing (testing dengan lingkungan dan data sebenarnya)

Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi. Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap (phased) dan konversi percontohan (pilot).

1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem

– sistem tersebut tidak berarti.

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Metode Untuk Mengkonversi File Data Yang Ada

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

1. Format file tersebut

2. Isi file tersebut

3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan

Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :

1. Konversi File Total

Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi.

2. Konversi File Gradual

Konversi file gradual (sedikit demi sedikit), umumnya digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.

Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, terjadi karena :

1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.

2. system baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.

3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.

4. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.

5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.

6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.

7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling

tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:

1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.

2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.

3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :

4. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.

5. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.

6. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.

7. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Tinjauan Pustaka :

http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/

http://benri.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/23/dampak-dari-pengalihan-suatu-sistem-informasi-lama-ke-sistem-informasi-yang-baru/

Posted in Uncategorized | No Comments »

Keuntungan dan Kelemahan Sistem Informasi Secara Outsourcing Dibandingkan Insourcing


INSOURCING

In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.

Keuntungan

Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya :

Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.

Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera

melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan

dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem

informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.

Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.

Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.

Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Kelemahan

Kelemahan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah :

Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi

karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.

Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).

Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.

Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.

Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

OUTSORCING

Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem kepada pihak ketiga. Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:

1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.

2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.

3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.

4. Faktor waktu/kecepatan.

5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.

6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Keuntungan

Keuntungan dengan menerapkan metode out-sourcing adalah :

Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung

jawab pihak vendor. Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan

efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih

untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. Dapat membeli partner/provider sesuai anggaran dan kebutuhan

Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik.

Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan.

Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi tergantung jenis program yang dibeli.

Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.

Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi.

Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai.

Kelemahan

Disamping keunggulan yang telah disampaikan di atas, penerapan metode out-sourcing ini juga memiliki kelemahan, diantaranya :

Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.

Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut.

Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor.

Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.

Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan. Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan

perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.

Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.

Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya.

Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan,

perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.

Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya.

KEPUTUSAN OUTSOURCING ATAU INSOURCING

Keputusan untuk mengembangkan sendiri sistem informasinya (insourcing) dan keputusan untuk menyerahkan kepada pihak ketiga pengembangan sistem informasi (outsourcing) pada suatu perusahaan dapat berdasarkan beberapa hal diantaranya berdasrakan budget yang dianggarkan. Berdasarkan besaran budget yang dianggarkan keputusan untuk insourcing atau outsourcing dapat ditentukan sebagai berikut (Jogiyanto, 2003):

1. De facto insourcing

Keputusan ini merupakan keputusan 100 persen budget untuk insourcing yaitu semua pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi, yaitu biasanya dilakukan oleh departemen sistem informasi atau departemen TI.

2. Total insourcing

Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sekitar 80 persen budget) dari pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh departemen TI.

3. Selective outsourcing

Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sampai dengan 80 persen budget) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan dan diopersikan oleh penyedia jasa outsourcing

4. Total out-sourcing

Keputusan ini adalah menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80 persen budge) pengembangan dan operasi kegiatan TI kepada penyedia jasa luar

Bila perusahaan melakukan keputusan untuk melaksanakan outsourcing, IT Governance Institute (2005) memberikan aturan baku untuk outsourcing yang memiliki tahapan outsourcing life cycle sebagai berikut :

1. Kesesuaian penanda tanganan kontrak dan penanda tanganan proses yang diselesaikan.

2. Persetujuan Service Level Agreement (SLA)

3. Proses Opersional yang dikembangkan

4. Transisi tahapan layanan dan waktu pembayaran

5. Tim operasional, artikulasi yang jelas hubungan dan interface

6. Transisi dan Transformasi rencana penyelesaian

7. Undang-undang sukses, bonus dan penalti

8. Konsensus dalam menentukan tanggung jawab

9. Penilaian kelanjutan kinerja dan gaya supplier outsource

Dilihat dari keunggulan dan kelemahan outsourcing dan insourcing. Dalam membuat keputusan apakah perusahaan akan menggunakan outsourcing dan insourcing tentunya tergantung dari kondisi perusahaan dilihat dari keuntungan dan kerugian yang diterima bila perusahaan memilih salah satu dari dua pendekatan tersebut. Kedua pendekatan memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus digunakan.

Namuan demikian, Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Penggunaan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi sistem informasi.

Daftar Pustaka :

O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.

Raharjo. B. 2002. Memahami Teknologi Informasi. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta.

http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-outsourcing/

http://yuvenalia.blog.binusian.org/2010/01/03/sourcing/#comment-146


Perbedaan Pengembangan Software dengan Pengembangan System Informasi


A. Software Development Life Cycle

Pengembang software aplikasi memiliki tantangan yang cukup menarik untuk menyelesaikan berbagai persoalan pekerjaan. Software aplikasi akan menjadi semakin menarik jika berbagai kebutuhan pengguna terpenuhi. Namun memang tidak mudah untuk menghasilkan software yang bagus dan tanpa cacat. Diperlukan analisis kebutuhan yang mendalam dan betul-betul bisa menangkap keinginan pengguna dan memberikan tawaran kemudahan yang sangat diperlukan. Studi evaluasi aplikasi diperlukan dan dilaksankan terus menerus agar aplikasi yang diciptakan tidak cepat basi. Inovasi desain yang bagus dan terkini menjadi bagian yang tidak dapat diabaikan. Sebagian besar mata pengguna perlu dimanja dengan tampilan yang baik.

Pengembang perlu melibatkan pengguna untuk melakukan evaluasi, baik disaat awal pengembangan, hingga pasca diluncurkan. Pada awal pengembangan diperlukan untuk mengetahui aktifitas apa saja yang akan dilakukan dan menu apa saja yang perlu di sediakan. Sedangkan pasca peluncuran, evaluasi pengguna diperlukan untuk mengetahui kesalahan apa saja yang terjadi dan apa saja aktifitas yang perlu diakomodasi untuk ditambahkan.

Berikut sebuah model daur hidup pengembangan perangkat lunak:

Pengembangan perangkat lunak (PL) dapat dianggap sebagai lingkaran pemecahan masalah. Untuk menyelesaikan masalah besar, dipecah menjadi kecil terus-menerus sampai paling kecil, kemudian diselesaikan (recursive). Daur hidup PL adalah model proses untuk Rekayasa Perangkat Lunak (RPL) yang dipilih berdasarkan sifat aplikasi dan proyeknya, metode dan tool yang digunakan, serta kontrol dan deliverable yang diinginkan. Beberapa model Pengembangan PL sebagai berikut:

1. Linear sequential model (classic life cycle / model cycle)

Untuk memahami RPL, kita perlu melihat sejarahnya yang dimulai dari model yang disebut Linear sequential model (classic life cycle / model cycle), model yang paling luas dipakai dan tertua, meliputi:

• System / information engineering (rekayasa dan pemodelan sistem) : Berkaitan pengumpulan kebutuhan (requirement gathering) pada level sistem dengan sejumlah kecil analisis serta top desain.

• Analisis : kebutuhan PL, proses requirement gathering diintesifkan dan difokuskan, khususnya pada PL. Untuk memahami sifat program yang dibangun, analis harus memahami domain informasi, tingkah laku, unjuk kerja, dan interface yang diperlukan. Kebutuhan sistem maupun PL didokumentasikan dan direview bersama user.

• Desain : fokus pada 4 hal : desain database, arsitektur PL, interface, dan algoritma prosedural. Proses desain menerjemahkan kebutuhan ke dalam representasi PL sebelum dimulai coding.

• Coding : menerjemahkan desain ke dalam bahasa yang dimengerti mesin.

• Testing : fokus pada Logika internal PL (memastikan bahwa semua statement telah diuji ), dan Fungsi eksternal (mengarahkan testing untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input yang diberikan akan menghasilkan output sesuai yang diinginkan).

• Maintenance: Proses Pemeliharaan PL.

2. Prototyping Model

Berfungsi sebagai mekanisme pendefinisian kebutuhan. Pertama, developer menggali semua kebutuhan user secara cepat kemudian membangun prototipe yang sesuai dengan yang diinginkan dengan cepat pula dan ditunjukkan ke user, baru dibuat PL yang sesungguhnya berdasarkan komentar user terhadap prototipe. Kelebihannya: user dapat langsung melihat wujud PL yang akan dibangun meskipun sederhana dan dari sana dapat digali kebutuhan yang lebih dalam sebagai bahan penyusunan PL berikutnya. Permasalahannya:

•User merasa prototipe merupakan PL yang sesungguhnya, padahal ketika membuat prototipe belum disertakan kualitas PL secara keseluruhan / kemampuan pemeliharaan untuk jangka panjang

•Developer sering membuat kompromi-kompromi implementasi untuk membuat prototipe bekerja dengan cepat sehingga akan ditemui ketidakcocokan pada prototipe ketika prototipe dibangun dengan bahasa yang sederhana

•Program dibuat ulang / prototipe selalu baru Contoh : model Iterative : investigasi -> membuat PL -> testing / deliver ke user dengan program prototipe.

3. Rapid Application Development (RAD) Model

RAD merupakan incremental software process yang menekankan pada siklus development yang singkat. Model ini mengunakan pembuatan berdasarkan komponen, menekankan penggunaan kembali code dan code generation. Jika requirement telah diketahui dengan pasti dan scope project mendesak, RAD proses memungkinkan team development untuk sistem fungsional keseluruhan dalam periode waktu yang sangat singkat (misalnya 60-90 hari). RAD model dapat digunakan untuk project yang dapat dipisah, misalnya ada 1 project besar, dibagi 3, dikerjakan oleh team yang berbeda-beda (dari analisis sampai testing) kemudian diintegrasikan. Jika menggunkan RAD model, kualitas team harus solid dan punya disiplin tinggi. Kekurangan : (1). untuk project yang besar dan membutuhkan sumber daya manusia yang cukup. (2) Jika developer dan customer berkomitmen untuk menyelesaikan project dalam waktu yang singkat, maka project akan gagal. (3). Jika pemodulan project tidak tepat, maka pembangunan komponen untuk RAD akan bermasalah.

4. The Incremental Model

Incremental model menerapkan rangkaian linear. Setiap rangkaian linear mendelivery increment dari software. Sebagai contoh, software word-processing, dibangun menggunakan incremental model, mendelivery fungsi dasar file management, editing, dan fungsi document production pada

increment pertama. Kemampuan editing, dan fungsi document production yang lebih baik pada increment kedua, checking dan grammar spelling pada increment ketiga. Proses akan diulangi sampai produk yang lengkap telah dihasilkan. Jika menggunakan Incremental model, increment yang pertama merupakan inti product. Incremental model fokus pada pendeliverian opertional product pada tiap increment

5. Spiral Model

Track spiral menggambarkan jalur pembangunan software, termasuk siklus berulang dari diskusi, design, implementasi, dan testing. Menggunakan pendekatan ini, software dihasilkan dalam bentuk rangkaian incremental release. Keuntungan : model mendorong dialog yang berkelanjutan antara software engineer dan user, software requirement ditetapkan kembali seiring progres project, sistem software diserahkan terus-menerus sebagai serangkaian modul kerja, perkiraan (budget, jadwal) dapat lebih relistik, karena kebutuhan-kebutuhan yang penting sudah ditemukan pada bagian awal.

Spiral model sering digunakan untuk project yang besar. Untuk project yang lebih kecil digunakan agile software development. Pada implementasinya, model spiral ini juga banyak digunakan, tetapi biasanya dikombinasikan dengan model yang lain. Pemodelan waterfall, yang sangat bagus dalam menentukan millestones dan pemodelan spiral, yang sangat bagus dengan menggunakan prototyping, merupakan kombinasi yang sering dipakai di dalam kontrak-kontrak untuk perangkat lunak dewasa ini.

6. Water falls

Model air terjun adalah proses pembangunan berurutan, dimana pembangunan dilihat sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melalui tahap analisis kebutuhan, desain, penerapan, pengujian (validasi), integrasi, dan pemeliharaan.

Prinsip dasar model air terjun adalah:

Proyek dibagi menjadi fase yang berurutan, dengan beberapa tumpang tindih dan splashback diterima antara fase.

Penekanan adalah pada perencanaan, jadwal waktu, tanggal target, anggaran dan pelaksanaan seluruh sistem pada satu waktu.

Kontrol ketat dijaga selama umur proyek melalui penggunaan dokumentasi tertulis yang luas, serta melalui review dan persetujuan formal / signoff oleh pengguna dan manajemen teknologi informasi yang terjadi pada akhir fase yang paling sebelum memulai tahap berikutnya.

B. Pengembangan Sistem Informasi

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali

suatu system untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut dengan Siklus Hidup suatu Sistem. Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagaiserangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai system informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan system informasi.

Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase,

yaitu :

a. Perencanaan sistem

b. Analisis sistem

c. Perancangan sistem secara umum / konseptual

d. Evaluasi dan seleksi sistem

e. Perancangan sistem secara detail

f. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem

g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem

Prinsip-prinsip yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi yaitu:

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.

Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:

a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi.

b. Investasi yang terbaik harus bernilai.

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan.

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan.

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses pengadaan hardware.

6. Jangan takut membatalkan proyek.

Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang sia-sia.

Daftar pustaka :

http://romisatriawahono.net

http://www.zahiraccounting.com

http://blog.its.ac.id


Membedakan Pengembangan Software Dengan Pengembangan System Informasi


A. Software Development Life Cycle

Pengembang software aplikasi memiliki tantangan yang cukup menarik untuk menyelesaikan berbagai persoalan pekerjaan. Software aplikasi akan menjadi semakin menarik jika berbagai kebutuhan pengguna terpenuhi. Namun memang tidak mudah untuk menghasilkan software yang bagus dan tanpa cacat. Diperlukan analisis kebutuhan yang mendalam dan betul-betul bisa menangkap keinginan pengguna dan memberikan tawaran kemudahan yang sangat diperlukan. Studi evaluasi aplikasi diperlukan dan dilaksankan terus menerus agar aplikasi yang diciptakan tidak cepat basi. Inovasi desain yang bagus dan terkini menjadi bagian yang tidak dapat diabaikan. Sebagian besar mata pengguna perlu dimanja dengan tampilan yang baik.

Pengembang perlu melibatkan pengguna untuk melakukan evaluasi, baik disaat awal pengembangan, hingga pasca diluncurkan. Pada awal pengembangan diperlukan untuk mengetahui aktifitas apa saja yang akan dilakukan dan menu apa saja yang perlu di sediakan. Sedangkan pasca peluncuran, evaluasi pengguna diperlukan untuk mengetahui kesalahan apa saja yang terjadi dan apa saja aktifitas yang perlu diakomodasi untuk ditambahkan.

Pengembangan perangkat lunak (PL) dapat dianggap sebagai lingkaran pemecahan masalah. Untuk menyelesaikan masalah besar, dipecah menjadi kecil terus-menerus sampai paling kecil, kemudian diselesaikan (recursive). Daur hidup PL adalah model proses untuk Rekayasa Perangkat Lunak (RPL) yang dipilih berdasarkan sifat aplikasi dan proyeknya, metode dan tool yang digunakan, serta kontrol dan deliverable yang diinginkan. Beberapa model Pengembangan PL sebagai berikut:

1. Linear sequential model (classic life cycle / model cycle)

Untuk memahami RPL, kita perlu melihat sejarahnya yang dimulai dari model yang disebut Linear sequential model (classic life cycle / model cycle), model yang paling luas dipakai dan tertua, meliputi:

• System / information engineering (rekayasa dan pemodelan sistem) : Berkaitan pengumpulan kebutuhan (requirement gathering) pada level sistem dengan sejumlah kecil analisis serta top desain.

• Analisis : kebutuhan PL, proses requirement gathering diintesifkan dan difokuskan, khususnya pada PL. Untuk memahami sifat program yang dibangun, analis harus memahami domain informasi, tingkah laku, unjuk kerja, dan interface yang diperlukan. Kebutuhan sistem maupun PL didokumentasikan dan direview bersama user.

• Desain : fokus pada 4 hal : desain database, arsitektur PL, interface, dan algoritma prosedural. Proses desain menerjemahkan kebutuhan ke dalam representasi PL sebelum dimulai coding.

• Coding : menerjemahkan desain ke dalam bahasa yang dimengerti mesin.

• Testing : fokus pada Logika internal PL (memastikan bahwa semua statement telah diuji ), dan Fungsi eksternal (mengarahkan testing untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input yang diberikan akan menghasilkan output sesuai yang diinginkan).

• Maintenance: Proses Pemeliharaan PL.

2. Prototyping Model

Berfungsi sebagai mekanisme pendefinisian kebutuhan. Pertama, developer menggali semua kebutuhan user secara cepat kemudian membangun prototipe yang sesuai dengan yang diinginkan dengan cepat pula dan ditunjukkan ke user, baru dibuat PL yang sesungguhnya berdasarkan komentar user terhadap prototipe. Kelebihannya: user dapat langsung melihat wujud PL yang akan dibangun meskipun sederhana dan dari sana dapat digali kebutuhan yang lebih dalam sebagai bahan penyusunan PL berikutnya. Permasalahannya:

•User merasa prototipe merupakan PL yang sesungguhnya, padahal ketika membuat prototipe belum disertakan kualitas PL secara keseluruhan / kemampuan pemeliharaan untuk jangka panjang

•Developer sering membuat kompromi-kompromi implementasi untuk membuat prototipe bekerja dengan cepat sehingga akan ditemui ketidakcocokan pada prototipe ketika prototipe dibangun dengan bahasa yang sederhana

•Program dibuat ulang / prototipe selalu baru Contoh : model Iterative : investigasi -> membuat PL -> testing / deliver ke user dengan program prototipe.

3. Rapid Application Development (RAD) Model

RAD merupakan incremental software process yang menekankan pada siklus development yang singkat. Model ini mengunakan pembuatan berdasarkan komponen, menekankan penggunaan kembali code dan code generation. Jika requirement telah diketahui dengan pasti dan scope project mendesak, RAD proses memungkinkan team development untuk sistem fungsional keseluruhan dalam periode waktu yang sangat singkat (misalnya 60-90 hari). RAD model dapat digunakan untuk project yang dapat dipisah, misalnya ada 1 project besar, dibagi 3, dikerjakan oleh team yang berbeda-beda (dari analisis sampai testing) kemudian diintegrasikan. Jika menggunkan RAD model, kualitas team harus solid dan punya disiplin tinggi. Kekurangan : (1). untuk project yang besar dan membutuhkan sumber daya manusia yang cukup. (2) Jika developer dan customer berkomitmen untuk menyelesaikan project dalam waktu yang singkat, maka project akan gagal. (3). Jika pemodulan project tidak tepat, maka pembangunan komponen untuk RAD akan bermasalah.

4. The Incremental Model

Incremental model menerapkan rangkaian linear. Setiap rangkaian linear mendelivery increment dari software. Sebagai contoh, software word-processing, dibangun menggunakan incremental model, mendelivery fungsi dasar file management, editing, dan fungsi document production pada increment pertama. Kemampuan editing, dan fungsi document production yang lebih baik pada increment kedua, checking dan grammar spelling pada increment ketiga. Proses akan diulangi sampai produk yang lengkap telah dihasilkan. Jika menggunakan Incremental model, increment yang pertama merupakan inti product. Incremental model fokus pada pendeliverian opertional product pada tiap increment

5. Spiral Model

Track spiral menggambarkan jalur pembangunan software, termasuk siklus berulang dari diskusi, design, implementasi, dan testing. Menggunakan pendekatan ini, software dihasilkan dalam bentuk rangkaian incremental release. Keuntungan : model mendorong dialog yang berkelanjutan antara software engineer dan user, software requirement ditetapkan kembali seiring progres project, sistem software diserahkan terus-menerus sebagai serangkaian modul kerja, perkiraan (budget, jadwal) dapat lebih relistik, karena kebutuhan-kebutuhan yang penting sudah ditemukan pada bagian awal.

Spiral model sering digunakan untuk project yang besar. Untuk project yang lebih kecil digunakan agile software development. Pada implementasinya, model spiral ini juga banyak digunakan, tetapi biasanya dikombinasikan dengan model yang lain. Pemodelan waterfall, yang sangat bagus dalam menentukan millestones dan pemodelan spiral, yang sangat bagus dengan menggunakan prototyping, merupakan kombinasi yang sering dipakai di dalam kontrak-kontrak untuk perangkat lunak dewasa ini.

6. Water falls

Model air terjun adalah proses pembangunan berurutan, dimana pembangunan dilihat sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melalui tahap analisis kebutuhan, desain, penerapan, pengujian (validasi), integrasi, dan pemeliharaan.

Prinsip dasar model air terjun adalah:

Proyek dibagi menjadi fase yang berurutan, dengan beberapa tumpang tindih dan splashback diterima antara fase.

Penekanan adalah pada perencanaan, jadwal waktu, tanggal target, anggaran dan pelaksanaan seluruh sistem pada satu waktu.

Kontrol ketat dijaga selama umur proyek melalui penggunaan dokumentasi tertulis yang luas, serta melalui review dan persetujuan formal / signoff oleh pengguna dan manajemen teknologi informasi yang terjadi pada akhir fase yang paling sebelum memulai tahap berikutnya.

B. Pengembangan Sistem Informasi

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu system untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut dengan Siklus Hidup suatu Sistem. Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagaiserangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai system informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan system informasi.

Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase,

yaitu :

a. Perencanaan sistem

b. Analisis sistem

c. Perancangan sistem secara umum / konseptual

d. Evaluasi dan seleksi sistem

e. Perancangan sistem secara detail

f. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem

g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem

Prinsip-prinsip yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi yaitu:

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.

Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:

a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi.

b. Investasi yang terbaik harus bernilai.

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan.

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan.

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses pengadaan hardware.

6. Jangan takut membatalkan proyek.

Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang sia-sia.

Daftar pustaka :

http://romisatriawahono.net

http://www.zahiraccounting.com

http://blog.its.ac.id


Penggunaan Sistem Informasi untuk Menunjang Strategis Perusahaan


Sistem Informasi dapat menunjang strategis perusahaan dengan cara:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership.

Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis

Penggunaan ATM. automated teller machine dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing

perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.

Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar

Perencanaan Strategis Sumberdaya Informasi

a. Perencanaan strategis perusahaan

Ketika perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya menjadi komite eskutif (eksekutif comitte), seluruh anggota kelompok inilah yang bertanggung jawab terhadap perencanaan strategis perusahaan. Kelompok ini minimal terdiri dari direktur dan wakil direktur dari setiap area bisnis.

b. Perencanaan strategis area bisnis

Ketika para eksekutif menjalankan perencanaan strategis secara utuh, mereka melihat bahwa setiap area bisnis perlu mengembangkan perencanaan strategisnya. Perencanaan area bisnis menyediakan rincian bagaimana area-area bisnis tersebut akan menunjang keberhasilan perusahaan apabila dilaksanakan sejalan dengan tujuan strategis perusahaan.

Tinjauan Pustaka :

http://blog.beswandjarum.com/chaidirbustomi/2010/11/17/sistem-informasi-untuk-keunggulan-kompetitif/

http://denyoklex.blogspot.com/2009/12/manfaat-sim-bagi-perusahaan.html


Kelebihan dan Kelemahan Outsorcing, Insorcing dan Cosourcing

December 3rd, 2010 by wewew

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis. Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia.

Salah satu cara yang kini populer diterapkan untuk mengelola fungsi SI dan TI perusahaan adalah dengan mengadopsi sistem outsourcing. Sebelum tahun 1980, perusahaan cenderung untuk merencanakan, mengembangkan, mengoperasikan dan memelihara sistem informasinya sendiri. Namun, tren ini mulai berubah sejak beberapa perusahaan di negara-negara maju menyadari bahwa mereka harus lebih fokus dalam menjalankan bisnis utamanya dan menyerahkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan TI, seperti pemrograman software, kegiatan operasional harian, pemeliharaan, dan lain-lain kepada perusahaan TI profesional. Outsourcing tampaknya semakin diminati oleh sebagian besar perusahaan mengingat sering tidak jelasnya prospek dunia usaha yang ditandai dengan perubahan yang sangat cepat baik dari sisi demand, pasar maupun teknologi.

Di samping outsourcing dikenal pula istilah insourcing. Secara terminologi insourcing memiliki arti yang berlawanan dengan outsourcing. Ketika suatu organisasi mendelegasikan pekerjaannya ke entitas lainnya, yang bersifat internal namun bukan bagian dari organisasi, inilah yang disebut dengan insourcing. Entitas internal tersebut biasanya memiliki tim khusus yang mahir menyediakan layanan yang dibutuhkan. Perusahaan kadang-kadang memilih untuk melakukan insourcing karena memungkinkan mereka untuk melakukan pengawasan yang lebih baik daripada jika mereka memilih outsourcing.

Dalam makalah ini akan dijelaskan beberapa alasan mengapa perusahaan lebih memilih melakukan outsourcing dalam pengembangan maupun penerapan SI dan TI di perusahaannya. Selain itu, akan dijelaskan pula apa saja keuntungan dan kelemahan dari pengelolaan SI dan TI dengan menggunakan strategi outsourcing ,insourcing maupun co sourcing.

1.2 Rumusan Masalah

Bisnis saat ini berkembang sangat pesat, yang menyebabkan persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat. Banyak sekali operasional dalam perusahaan yang harus dilakukan dalam mewujudkan target dari perusahaan. Seorang manajer harus dapat mengambil keputusan dalam

pengerjaan operasional suatu perusahaan. Manajer perlu memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan operasional perusahaan seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Ada beberapa pendekatan dalam mengelola pengerjaan operasional atau pengerjaan suatu proyek dalam perusahaan, yaitu pendekatan outsourcing, insourcing serta co sourcing. Masing-masing pedekatan tersebut pasti memiliki keunggulan dan kelemahan.

1.3 Tujuan Penulisan

1. Mengetahui kelebihan dan kelemahan Outsorcing.

2. Mengetahui kelebihan dan kelemahan Insorcing.

3. Mengetahui kelebihan dan kelemahan Co sourcing.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Outsourcing

Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.

Dari beberapa sudut pandang, outsourcing ini dianggap sebagai sarana untuk mengurangi biaya, menurunkan pekerjaan agar memungkinkan suatu perusahaan berkonsentrasi pada sejumlah aspek penting pengembangan dan penggunaan teknologi informasi, dan mengakses keterampilan yang mahal yang akan menjadi terlalu mahal jika harus diusahakan sendiri oleh perusahaan.

Outsourcing melibatkan transfer manajemen dan / atau hari-hari pelaksanaan seluruh fungsi bisnis eksternal untuk layanan selular. Klien organisasi dan pemasok masuk dalam perjanjian kontrak yang mendefinisikan layanan ditransfer. Di bawah perjanjian pemasok mengakuisisi sarana produksi dalam bentuk transfer masyarakat, aset dan sumber daya lainnya dari klien. Klien setuju untuk memperoleh layanan dari pemasok untuk jangka waktu kontrak. Segmen bisnis biasanya outsourced termasuk teknologi informasi, sumber daya manusia, fasilitas, real estate management, dan akuntansi.. Banyak perusahaan juga Outsource dukungan pelanggan dan call center fungsi seperti telemarketing, USD rancangan, pelayanan pelanggan, riset pasar, manufaktur, perancangan, pengembangan Web, menulis konten, ghostwriting dan rekayasa.

Strategi outsourcing yang mengatur urusan yang muncul ketika perusahaan mengandalkan antara pasar untuk menyediakan kemampuan khusus yang melengkapi kemampuan yang ada perusahaan yang disebarkan sepanjang rantai nilai. Seperti pengaturan perusahaan dalam menghasilkan nilai ‘rantai suplai melebihi manfaat yang dicapai melalui biaya ekonomi.

Intermediate pasar yang khusus memberikan kemampuan yang berbeda muncul sebagai kondisi industri yang menyangatkan partisi produksi. Sebagai hasil dari informasi yang lebih sederhana dan standarisasi koordinasi, jelas demarcations administrasi emerge sepanjang rantai nilai. Partisi yang terjadi antara pasar sebagai koordinasi produksi di seluruh rantai nilai yang sederhana sebagai informasi dan menjadi standar, sehingga lebih mudah untuk mentransfer kegiatan di perbatasan.

2.2 Insourcing

Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.

2.3 Cosourcing

Co sourcing merupakan pengembangan sistem informasi yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan atau departemen TI yang bekerjasama dengan pihak ketiga/vendor. Keputusan perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi dengan Co sourcing berdasarkan beberapa hal, seperti misalnya target pengembangan sistem informasi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Perusahaan memakai jasa pihak ketiga/vendor ingin melengkapi kekurangan-kekurangan sistem informasi yang dimiliki perusahaan, pihak ketiga yang memiliki skill lebih dari departemen IT internal perusahaan akan menutupi kekurangan-kekurangan tersebut atas informasi yang disampaikan oleh pihak internal perusahaan.

Disamping target yang ingin dicapai, perusahaan harus memperhitungkan budget yang telah dianggarkan. Keputusan memakai Co sourcing akan memakan biaya yang sangat besar karena melibatkan banyak pihak. Harus diperhitungkan kontribusi aktivitas TI setelah dikembangkan terhadap operasi dan posisi bisnis, apakah sesuai dengan jumlah yang telah dianggarkan. Apabila pengembangan sistem informasi yang lebih sempurna sangat mendesak untuk dilakukan, alasan seperti ini memungkinkan untuk mengambil metode Co sourcing dalam pengembangan SI dalam perusahaan.

Kemampuan sumber daya (resources) dari departemen sistem informasi juga merupakan faktor penting dalam mengambil metode pengembangan sistem informasi. Jika departemen sistem informasi tidak mempunyai sumber daya yang baik, misalnya tidak mempunyai analis dan pemrograman yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai, hal ini sangat

memerlukan pihak ketiga/vendor. Selain itu, perusahaan merasa perlu dan ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan dari vendor ke dalam perusahaan.

BAB III

PEMBAHASAN

2.1 Outsourcing

Faktor-faktor yang menjadi pendorong outsourcing :

1. Penghematan biaya2. Berkualitas staf TI sulit untuk menemukan dan mempertahankan3. Dengan mendatangkan ahli dari luar, manajemen perlu kurang fokus IS operasi dan lebih

lanjut tentang informasi itu sendiri.4. Agen outsourcing adalah spesialis, harus memahami bagaimana mengelola IS staf yang

lebih efektif.5. Agen outsourcing mungkin memiliki sumber daya yang lebih besar IS menyediakan

kapasitas yang lebih besar pada permintaan.6. Outsourcing dapat membantu perusahaan mengatasi inersia untuk mengkonsolidasikan

pusat data yang tidak dapat konsolidasi dengan kelompok internal, atau setelah merger atau akuisisi.

Kelebihan Outsourcing

Kebutuhan tenaga kerja selamanya tetap terjamin. Perusahaan akan lebih banyak waktu untuk berkonsentrasi dalam mengembangkan usaha

perusahaan. Target perusahaan akan terpenuhi dengan tepat waktu. Mengurangi resiko yang akan terjadi, khususnya resiko yang ditimbulkan oleh tenaga

kerja. Tenaga kerja akan mampu menciptakan ketenangan diantara tenaga kerja dan sangat

memungkinkan bagi perusahaan menjalankan bisnis secara lancar. Penawaran Penghematan biaya dimana biaya dapat dikurangi dan dikendalikan secara

lebih mudah sehingga menghasilkan efisiensi biaya bagi perusahaan seperti biaya pelatihan tenaga kerja.

Kemudahan transisi yang baru teknologi Penawaran lebih baik fokus strategis Dapat menghasilkan sistem sekalipun sumberdaya internal tidak tersedia atau secara

teknis kurang. Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan

efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.

o Kontrak kerja lebih mengikat untuk menjamin kelangsungan website anda.o Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya

teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan.

o Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi tergantung jenis program yang dibeli.

o Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.

o Perusahaan dapat terus fokus pada kegiatan utamanya (core competency).o Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai

reputasi baik.o Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu

ada aset untuk teknologi informasi.

Kelemahan Outsorcing

Pelepasan kontrol Tinggi biaya switching Kurangnya teknologi dan inovasi Kehilangan keuntungan strategis Ketergantungan pada agen outsourcing Masalah dengan keamanan /kerahasiaan Evaporization biaya tabungan Engine yang digunakan merupakan hak cipta dari perusahaan outsourcing, sehingga anda

tidak bebas menggunakannya untuk website lain selain yang tertulis dalam kontrak. Kehilangan control terhadap fungsi system informasi Tergantung sekali pada vendor. Umumnya biaya relatif mahal meskipun dapat dilakukan negosiasi dalam hal biaya. Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang

penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.

Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut.

Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor.


Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan.

Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan.

Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan.

Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya.

Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.

Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya.

o Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.

2.2 Insourcing

Kelebihan Insourcing

Dapat memberikan kesempatan karyawan untuk menempuh karir baru. Mengatasi kejenuhan didalam perusahaan. Memberikan kesempatan karyawan untuk dikenal dipasar kerja. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi secara optimal. Mencegah terjadinya konflik antara karyawan dan perusahaan berkaitan dengan

ketidaksesuaian harapan dan kebutuhan diantara keduanya. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya

lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan

kebutuhan perusahaan. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI karena

proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan dengan

sistem yang sudah ada. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan

aksesnya (security acces). Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan

dibandingkan pesaing.

Kelemahan Insourcing

Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan didalam perusahaan.

Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi didalam perusahaan.

Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru diluar perusahaan. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat

mahal. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari

awal. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI dalam

memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user.

Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.

Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan.

Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date.

2.3 Co-sourcing

Kelebihan Cosourcing

Sistem yang dibangun relatif sesuai dengan kebutuhan karena perencanaan pengembangan yang lebih kompetitif.

Permasalahan yang timbul menjadi tanggug jawab kedua belah pihak (risk sharing) dan penyelesaiannya dapat didiskusikan bersama.

Adanya sharing knowledge antara karyawan perusahaan tersebut dengan wakil dari vendor. Hal ini dapat menyempurnakan sistem informasi yang dikembangkan dimana karyawan perusahaan menguasai kebutuhan sistem dalam perusahaan, sedangkan vendor menguasai bidang teknologi informasi.

Teknologi yang akan dikembangkan dapat dinegosiasikan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.

Biaya pengembangan sistem informasi relatif murah karena terdapat sharing cost yang ditanggung bersama oleh perusahaan dan vendor.

Kelemahan Cosourcing

Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan.

Perbedaan kepentingan organisasi sehingga dapat terjadi konflik kepentingan antara perusahaan dan vendor.


Perusahaan harus menyesuaikan dengan komponen teknologi yang dimiliki oleh vendor, yang umumnya lebih canggih.

BAB IV

KESIMPULAN

Untuk menentukan strategi mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sangat tergantung dari situasi yang ada. Tentu saja dengan mempertimbangkan pula keunggulan dan kelemahan serta manfaat dan resiko yang mungkin dialami oleh perusahaan. Misalnya: outsourcing dapat dijadikan pilihan jika dibutuhkan waktu yang cepat dalam pengembangan aplikasi atau jika perusahaan memiliki sejumlah proses bisnis non-inti yang memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya untuk dilaksanakan. Outsourcing dalam hal ini, akan membantu menghemat waktu, usaha, tenaga kerja dan juga akan membantu pengiriman yang lebih cepat untuk pelanggan perusahaan. Sebaliknya, insourcing lebih tepat untuk dipilih jika suatu aplikasi merupakan inti bisnis perusahaan atau jika telah ada suatu divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu bidang tertentu. Hal ini akan dapat menghemat biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang lebih baik atas pekerjaan yang dilakukan.

Perusahaan tidak harus memilih outsourcing atas insourcing atau sebaliknya. Suatu perusahaan dapat melakukan outsource dan insource pada saat yang sama. Dengan outsourcing dan insourcing secara bersamaan, maka perusahaan akan dapat memiliki apa yang terbaik dari yang ditawarkan kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan keuntungan kompetitif.

dampak dari pengalihan sistem informasi lama ke sistem informasi baru

Documents