Chapter 13

Chapter 13

Audit of the Sales and Collection Cycle:

Tests of Controls and Substantive

Tests of Transactions

Review Questions

13-1a.The bill of lading is a document prepared at the time of shipment of goods to a customer indicating the description of the merchandise, the quantity shipped, and other relevant data. Formally, it is a written contract of the shipment and receipt of goods between the seller and carrier. It is also used as a signal to bill the client. The original is sent to the customer and one or more copies are retained.

b.A sales invoice is a document indicating the description and quantity of goods sold, the price including freight, insurance, terms, and other relevant data. It is the method of indicating to the customer the amount owed for the sale and the due date of the payments. The original is sent to the customer and one or more copies are retained. The sales invoice is the document for recording sales in the accounting records.

c.The credit memo is a document indicating a reduction in the amount due from a customer because of returned goods or an allowance granted. It often takes the same general form as a sales invoice, but it reduces the customer's accounts receivable balance rather than increasing it.

d. The remittance advice is a document that accompanies the sales invoice mailed to the customer and can be returned to the seller with the cash payment. It is used to indicate the customer name, sales invoice number, and the amount of the invoice when the payment is received. A remittance advice is used to permit the immediate deposit of cash as a means of improving control over the custody of assets.

e. The monthly statement to customers is the document prepared monthly and sent to each customer indicating the beginning balance of that customer's accounts receivable, the amount and date of each sale, cash payment received, credit memos issued, and the ending balance due. It is, in essence, a copy of the customer's portion of the accounts receivable master file.

13-3 The charge-off of uncollectible accounts receivable is a process whereby the company writes off receivables already in existence that it decides will not be collected. This usually occurs after a customer files for bankruptcy or when the account is turned over to a collection agency. The bad debt expense is a provision for sales that the company will be unable to collect in the future. It is an estimate used because of the matching concept in accounting. Bad debt expense is audited by examining past trends in uncollectibility, as it is a projection of future uncollectibles.

The uncollectible accounts write-off must be carefully audited to assure that accounts that have been paid are not written off to cover up a defalcation. This is done by examining the authorization for the write-off and the correspondence in the files concerning that account, and possibly by confirming accounts receivable.

13-5

TRANSACTION-RELATED

AUDIT OBJECTIVEKEY INTERNAL CONTROLS

1. Recorded sales are for shipments actually made to existing customers (existence). Recording of sales is supported by authorized shipping documents and approved customer orders.

Credit is authorized before shipment takes place.

Sales invoices are prenumbered and properly accounted for.

Only customer numbers existing in the computer data files are accepted when they are entered.

Monthly statements are sent to customers; complaints receive independent follow-up.

2. Existing sales transactions are recorded (completeness). Shipping documents are prenumbered and accounted for.

Sales invoices are prenumbered and accounted for.

TRANSACTION-RELATED

AUDIT OBJECTIVEKEY INTERNAL CONTROLS

3. Recorded sales are for the amount of goods shipped and are correctly billed and recorded (accuracy). Determination of prices, terms, freight, and discounts is properly authorized.

Internal verification of invoice preparation.

Approved unit selling prices are entered into the computer and used for sales.

Batch totals are compared with computer summary reports.

4. Sales transactions are properly classified (classification). Use of adequate chart of accounts.

Internal review and verification.

5. Sales are recorded on the correct dates (timing). Procedures requiring billing and recording of sales on a daily basis as close to the time of occurrence as possible.

Internal verification.

6. Sales transactions are properly included in the accounts receivable master file and are correctly summarized (posting and summarization). Regular monthly statements to customers.

Internal verification of accounts receivable master file contents.

Comparison of accounts receivable master file or trial balance with general ledger balance.

13-7The most important duties that should be segregated in the sales and collection cycle are:

1.Receiving orders for sales

2.Shipping goods

3. Billing customers and recording sales

4. Maintaining inventory records

5. Maintaining general accounting records

6. Maintaining detailed accounts receivable records

7. Processing cash receipts

8. Granting credit and pursuing unpaid accounts

Segregation of duties should be used extensively in the sales and collection cycle for two reasons. First, cash receipts are subject to easy manipulation. Second, the large number and nature of transactions within the cycle make the procedure of cross-checking, where one employee's duties automatically serve to verify the accuracy of another's, highly desirable.

If the asset-handling activities (shipping goods and processing cash receipts) are combined with their respective accountability activities (maintaining inventory, accounts receivable, and general accounting records), a serious weakness with respect to safeguarding those assets exists. It would be easy for an employee, by either omitting or adding an entry, to use the company's assets for his or her own purpose. If the credit granting function is combined with the sales function, there may be a tendency of sales staff to optimize volume even at the expense of high bad debt write-offs.

13-91.Credit is authorized before a sale takes place.

Test:Analyze the allowance for uncollectible accounts and write-offs of accounts receivable during the period to determine the effectiveness of the credit approval system.

2. Goods are shipped only after proper authorization.

Test:Review physical inventory shortages to determine the effectiveness of inventory control.

3. Prices, including payment terms, freight, and discounts, are properly authorized.

Test:Compare actual price charged for different products, including freight and terms, to the price list authorized by management.

13-11The verification of sales returns and allowances is quite different from the verification of sales for three primary reasons:

1.Sales returns and allowances are normally an insignificant portion of operations and therefore receive little attention from the auditor.

2.The primary emphasis the auditor places on sales returns and allowances is to determine that returns and allowances are properly authorized and that sales are not overstated at year-end and subsequently reversed by the issuance of returns.

3. The completeness objective cannot be ignored because unrecorded sales returns and allowances can materially overstate net income.

13-13

TRANSACTION-RELATED

AUDIT OBJECTIVEKEY INTERNAL CONTROLS

1. Recorded cash receipts are for funds actually received by the company (existence). Separation of duties between handling cash and record keeping.

Independent reconciliation of bank accounts.

2. Cash received is recorded in the cash receipts journal (completeness). Separation of duties between handling cash and record keeping.

Use of remittance advices or a prelisting of cash.

Immediate endorsement of incoming checks.

Internal verification of the recording of cash receipts.

Regular monthly statements to customers.

3. Cash receipts are deposited and recorded at the amounts received (accuracy). Same as 2 above.

Approval of cash discounts.

Regular reconciliation of bank accounts.

Batch totals are compared with computer summary reports.

4. Cash receipts transactions are properly classified (classification). Use of adequate chart of accounts.

Internal review and verification.

5. Cash receipts are recorded on the correct dates (timing). Procedure requiring recording of cash receipts on a daily basis.

Internal verification.

6. Cash receipts are properly included in the accounts receivable master file and are correctly summarized (posting and summarization). Regular monthly statements to customers.

Internal verification of accounts receivable master file contents.

Comparison of accounts receivable master file or trial balance totals with general ledger balance.

13-15Proof of cash receipts is a procedure to test whether all recorded cash receipts have been deposited in the bank account. In this test, the total cash receipts recorded in the cash receipts journal for a period of time, such as a month, are reconciled to the actual deposits made to the bank during the same time period. The procedure is not useful to discover cash receipts that have not been recorded in the journals or time lags in making deposits, but it is useful to discover recorded cash receipts that have not been deposited, unrecorded deposits, unrecorded loans, bank loans deposited directly into the bank account, and similar misstatements.

13-17The audit procedures most likely to be used to verify accounts receivable charged off as uncollectible and the purpose of each procedure are as follows:

Examine approvals by the appropriate persons of individual accounts charged off. The purpose is to determine that charge-offs are approved.

Examine correspondence in client's files that indicates the uncollectibility of the accounts for a selected number of charge-offs. The purpose is to determine that the account appears to be uncollectible.

Examine Dun and Bradstreet credit records as an indication of the uncollectibility of an account. The purpose is the same as the previous procedure.

Consider the reason for the charge-off compared to the company policy for writing off uncollectible accounts. The purpose is to determine whether or not company policy is being followed.

13-19It is often acceptable to perform tests of controls and substantive tests of transactions at an interim date. The auditor may decide it is necessary to test the untested period at year-end. It is acceptable to perform tests of controls and substantive tests of transactions for sales and cash receipts at an interim date and not perform additional tests of the system at year-end under the following circumstances:

The auditor feels that internal controls are effective.

The auditor does not anticipate significant changes in the internal controls during the remaining period.

The transactions normally occurring between the completion of the tests of controls and substantive tests of transactions and the end of the year are similar to the transactions prior to the test date.

The remaining period is not too long.

Bab 13

Audit Penjualan dan Koleksi Siklus:

Pengujian Kontrol dan Substantif

Tes Transaksi

Pertanyaan Ulasan

13-1 a. Bill of lading adalah dokumen yang disiapkan pada saat pengiriman barang kepada pelanggan yang menunjukkan deskripsi barang, kuantitas dikirim, dan data lain yang relevan. Secara formal, itu adalah kontrak tertulis dari pengiriman dan penerimaan barang antara penjual dan operator. Hal ini juga digunakan sebagai sinyal untuk menagih klien. Aslinya dikirim ke pelanggan dan satu atau lebih salinan dipertahankan.

b. Sebuah faktur penjualan adalah dokumen yang menunjukkan description dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk pengiriman, asuransi, istilah, dan data lain yang relevan. Ini adalah metode yang menunjukkan kepada pelanggan jumlah utang untuk dijual dan jatuh tempo pembayaran. Aslinya dikirim ke pelanggan dan satu atau lebih salinan dipertahankan. Faktur penjualan adalah dokumen untuk merekam penjualan dalam catatan akuntansi.

c. Memo kredit adalah dokumen yang menunjukkan pengurangan jumlah piutang pelanggan karena barang dikembalikan atau uang saku yang diberikan. Ini sering mengambil bentuk umum yang sama sebagai faktur penjualan, tetapi mengurangi rekening pelanggan saldo piutang daripada meningkatkan itu.

d. Saran remittance adalah dokumen yang menyertai faktur penjualan dikirim kepada pelanggan dan dapat dikembalikan ke penjual dengan pembayaran tunai. Hal ini digunakan untuk menunjukkan nama pelanggan, nomor faktur penjualan, dan jumlah faktur ketika pembayaran diterima. Sebuah saran remittance digunakan untuk mengizinkan deposit langsung uang tunai sebagai alat untuk meningkatkan kontrol atas hak asuh aset.

e. Pernyataan bulanan kepada pelanggan adalah dokumen yang disiapkan bulanan dan dikirim ke setiap pelanggan yang menunjukkan saldo awal rekening yang pelanggan piutang, jumlah dan tanggal setiap penjualan, pembayaran tunai yang diterima, memo kredit yang diterbitkan, dan saldo akhir jatuh tempo. Hal ini, pada dasarnya, salinan sebagian pelanggan dari rekening master file piutang.

13-3 Tuduhan-off dari tidak tertagihnya piutang adalah proses dimana perusahaan menulis off piutang sudah ada yang memutuskan untuk tidak akan dikumpulkan. Hal ini biasanya terjadi setelah file pelanggan untuk kebangkrutan atau ketika account diserahkan kepada agen penagihan. Beban utang buruk adalah ketentuan untuk penjualan bahwa perusahaan akan mampu untuk mengumpulkan di masa depan. Ini adalah perkiraan digunakan karena konsep matching dalam akuntansi. Beban utang buruk diaudit dengan memeriksa tren masa lalu di tertagihnya, karena merupakan proyeksi piutang tak tertagih masa depan.

The tertagihnya piutang write-off harus hati-hati diaudit untuk memastikan bahwa akun yang telah dibayar tidak dihapuskan untuk menutupi penyalahgunaan kepercayaan a. Hal ini dilakukan dengan memeriksa authorization untuk write-off dan korespondensi dalam file mengenai akun itu, dan mungkin dengan mengkonfirmasi piutang.

13-5

TRANSAKSI-TERKAIT

AUDIT TUJUAN

KONTROL INTERNAL KEY

1. penjualan tercatat adalah untuk pengiriman sebenarnya dibuat untuk pelanggan yang sudah ada (keberadaan).

Pencatatan penjualan didukung oleh berwenang dokumen pengiriman dan pesanan pelanggan disetujui.

Kredit berwenang sebelum pengiriman berlangsung.

Penjualan faktur diberi nomor sebelumnya dan benar diperhitungkan.

nomor pelanggan Hanya ada di file data komputer diterima ketika mereka memasuki.

laporan bulanan dikirim ke pelanggan; keluhan menerima independen tindak lanjut.

2. ada transaksi penjualan dicatat (kelengkapan).

Dokumen Pengiriman yang diberi nomor sebelumnya dan menyumbang.

Penjualan faktur diberi nomor sebelumnya dan menyumbang.

TRANSAKSI-TERKAIT

AUDIT TUJUAN

KONTROL INTERNAL KEY

3. penjualan tercatat adalah untuk jumlah barang yang dikirim dan benar ditagih dan dicatat (akurasi).

Penentuan harga, istilah, pengiriman, dan diskon benar resmi.

verifikasi internal persiapan faktur.

harga jual satuan Disetujui dimasukkan ke dalam komputer dan digunakan untuk penjualan.

Total Batch dibandingkan dengan laporan ringkasan komputer.

4. Transaksi penjualan diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi).

Penggunaan grafik yang memadai rekening.

ulasan internal dan verifikasi.

5. Penjualan dicatat pada tanggal yang benar (waktu).

Prosedur yang membutuhkan penagihan dan pencatatan penjualan setiap hari sebagai dekat dengan waktu terjadinya mungkin.

verifikasi internal.

6. Transaksi penjualan yang baik termasuk dalam piutang master file piutang dan benar diringkas (posting dan summarization).

laporan bulanan reguler kepada pelanggan.

verifikasi internal piutang isi file induk.

Perbandingan akun master file piutang atau neraca saldo dengan saldo buku besar.

13-7 Tugas yang paling penting yang harus dipisahkan dalam penjualan dan siklus pengumpulan adalah:

1. Menerima pesanan untuk penjualan

2. barang Pengiriman

3. pelanggan Penagihan dan penjualan rekaman

4. Menjaga catatan persediaan

5. Menjaga catatan akuntansi umum

6. Menjaga account rinci catatan piutang

7. penerimaan kas Pengolahan

8. Pemberian kredit dan mengejar rekening yang belum dibayar

Pemisahan tugas harus digunakan secara luas dalam siklus penjualan dan penagihan karena dua alasan. Pertama, penerimaan kas tunduk pada manipulasi mudah. Kedua, jumlah besar dan sifat transaksi dalam siklus membuat prosedur pemeriksaan silang, di mana tugas satu karyawan secara otomatis berfungsi untuk memverifikasi keakuratan lain, sangat diinginkan.

Jika kegiatan aset-penanganan (pengiriman barang dan penerimaan kas pengolahan) yang dikombinasikan dengan kegiatan akuntabilitas masing-masing (mempertahankan persediaan, piutang, dan catatan akuntansi umum), kelemahan serius sehubungan dengan menjaga aset-aset yang ada. Ini akan menjadi mudah bagi karyawan, baik oleh menghilangkan atau menambahkan entri, untuk menggunakan aset perusahaan untuk tujuan sendiri. Jika fungsi pemberian kredit dikombinasikan dengan fungsi penjualan, mungkin ada kecenderungan staf penjualan untuk mengoptimalkan volume yang bahkan dengan mengorbankan tinggi buruk utang write-off.

13-9 1. Kredit berwenang sebelum penjualan terjadi.

Test: Menganalisis penyisihan piutang tak tertagih dan write-off piutang selama periode untuk menentukan efektivitas sistem persetujuan kredit.

2. Barang dikirim setelah otorisasi yang tepat.

Test: Tinjau kekurangan persediaan fisik untuk menentukan efektivitas pengendalian persediaan.

3. Harga, termasuk syarat pembayaran, pengiriman, dan diskon, berwenang benar.

Test: Bandingkan harga sebenarnya biaya untuk produk yang berbeda, termasuk pengiriman dan istilah, untuk daftar harga resmi oleh manajemen.

13-11 Verifikasi retur penjualan dan tunjangan sangat berbeda dari verifikasi penjualan untuk tiga alasan utama:

1. Penjualan kembali dan tunjangan biasanya porsi insignificant operasi dan karena itu menerima sedikit perhatian dari auditor.

2. Penekanan utama auditor tempat di retur penjualan dan tunjangan adalah untuk menentukan bahwa pengembalian dan allowances telah diotorisasi dan bahwa penjualan tidak berlebihan pada akhir tahun dan kemudian terbalik dengan penerbitan kembali.

3. Tujuan kelengkapan tidak dapat diabaikan karena hasil penjualan yang tidak tercatat dan tunjangan material bisa melebih-lebihkan laba bersih.

13-13

TRANSAKSI-TERKAIT

AUDIT TUJUAN

KONTROL INTERNAL KEY

1. penerimaan kas tercatat adalah dana yang diterima oleh perusahaan (eksistensi).

Pemisahan tugas antara kas penanganan dan pencatatan.

rekonsiliasi Independen rekening bank.

2. Penerimaan kas dicatat dalam jurnal penerimaan kas (kelengkapan).

Pemisahan tugas antara kas penanganan dan pencatatan.

Penggunaan nasihat remittance atau prelisting uang tunai.

dukungan Segera cek masuk.

verifikasi internal pencatatan penerimaan kas.

laporan bulanan reguler kepada pelanggan.

3. Penerimaan kas disimpan dan dicatat di jumlah yang diterima (akurasi).

Sama seperti 2 di atas.

Persetujuan diskon tunai.

rekonsiliasi Reguler rekening bank.

Total Batch dibandingkan dengan laporan ringkasan komputer.

Transaksi penerimaan kas 4. diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi).

Penggunaan grafik yang memadai rekening.

ulasan internal dan verifikasi.

5. Penerimaan kas dicatat pada tanggal yang benar (waktu).

Prosedur membutuhkan pencatatan penerimaan kas setiap hari.

verifikasi internal.

6. Penerimaan kas yang benar termasuk dalam akun master file piutang dan benar diringkas (posting dan summarization).

laporan bulanan reguler kepada pelanggan.

verifikasi internal piutang isi file induk.

Perbandingan akun master file piutang atau neraca saldo total dengan saldo buku besar.

13-15 Bukti penerimaan kas adalah prosedur untuk menguji apakah semua penerimaan kas tercatat telah disimpan dalam rekening bank. Dalam tes ini, total penerimaan kas dicatat dalam jurnal penerimaan kas untuk jangka waktu, seperti bulan, yang dirujuk ke deposito sebenarnya dibuat untuk bank selama periode waktu yang sama. Prosedur ini tidak berguna untuk menemukan penerimaan kas yang belum tercatat dalam jurnal atau waktu tertinggal dalam membuat deposito, tetapi berguna untuk menemukan rekaman penerimaan kas yang belum disetorkan, deposito tercatat, pinjaman tidak tercatat, pinjaman bank disetorkan langsung ke rekening bank, dan salah saji yang sama.

13-17 Prosedur audit yang paling mungkin untuk digunakan untuk memverifikasi akun piutang dibebankan off sebagai tak tertagih dan tujuan setiap prosedur adalah sebagai berikut:

Periksa persetujuan dengan orang yang tepat rekening individu dibebankan off. Tujuannya adalah untuk menentukan bahwa biaya-off disetujui.

Periksa korespondensi dalam file klien yang menunjukkan tidak tertagihnya rekening untuk sejumlah tertentu dari biaya-off. Tujuannya adalah untuk menentukan bahwa account tampaknya tertagih.

Periksa catatan kredit Dun Bradstreet dan sebagai indication dari tidak tertagihnya dari akun. Tujuannya adalah sama dengan prosedur sebelumnya.

Pertimbangkan alasan untuk biaya-off dibandingkan dengan kebijakan perusahaan untuk menulis off piutang tak tertagih. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah atau tidak kebijakan perusahaan sedang diikuti.

13-19 Hal ini sering diterima untuk melakukan tes kontrol dan substantif tes transaksi pada tanggal interim. Auditor dapat memutuskan perlu untuk menguji periode belum teruji pada akhir tahun. Hal ini dapat diterima untuk melakukan tes kontrol dan substantif tes transaksi untuk penjualan dan penerimaan kas pada tanggal interim dan tidak melakukan tes tambahan dari sistem pada akhir tahun dalam situasi berikut:

Auditor merasa bahwa pengendalian internal yang efektif.

Auditor tidak mengantisipasi perubahan signifikan dalam pengendalian internal selama periode yang tersisa.

Transaksi biasanya terjadi antara completion dari tes kontrol dan substantif tes transaksi dan akhir tahun yang sama dengan transaksi sebelum tanggal tes.

Periode yang tersisa tidak terlalu lama.