DATABASE DALAM MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM;

SISTEM MANAJEMEN BERBASIS DATAOleh: Benny Fitra, B.Ed

A. PENDAHULUAN

Manajemen Data merupakan bagian dari manajemen Sumber Daya

Informasi. Sumber Daya Data disimpan dalam data sekunder yang dapat

berbentuk berurutan (sequential), atau akses langsung (direct access),

magnetic tape merupakan media penyimpanan sequential, magnetic disk

merupakan media penyimpanan akses langsung serta compact disk

merupakan media penyimpanan yang canggih dan dapat menyimpan data.

Sebelum orang mengenal database, banyak mengalami kesulitan

dalam manejemen data. Konsep database dibangun diatas indeks dan

kaitan untuk mencapai suatu hubungan logis antara beberapa file.

Perangkat Lunak yang mengelola database disebut sistem

manajemen database (database management system) – DBMS- yang

memberikan keuntungan yang nyata bagi yang menggunakan komputer

sebagai suatu sistem informasi. Semua DBMS memiliki pengolah bahasa

deskripsi data (data description language processor) yang digunakan untuk

menciptakan database, mengelola serta menyediakan isi database. Orang

yang bertanggung jawab atas database dan DBMS adalah pengelola

database (database administration) – DBA.

B. ORGANISASI DATA

Organisasi data merupakan suatu hal yang penting jika pemerintahan

daerah ingin meningkatkan layanan publik. Kemajuan teknologi komputer

memungkinkan pemerintahan daerah untuk mengumpulkan dan mengelola

sejumlah besar data.

Pengertian data adalah bahan baku yang berupa fakta tentang

sesuatu di di dunia nyata yang dapat direkam dan disimpan pada media

komputer untuk diolah menjadi informasi. Data dapat berupa:

Data yang terformat, data dengan suatu format tertentu, misalnya data

yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang; 1

Teks, sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol khusus (misalnya + dan

$) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara

individual;

Citra (image), data dalam bentuk gambar, dapat berupa grafik, foto,

tanda tangan, ataupun gambar yang lain;

Audio, data dalam bentuk suara, instrumen musik, suara orang, detak

jantung;

Video, data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa

dilengkapi dengan suara, dapat digunakan untuk mengabadikan kejadian

atau aktivitas.

Data hanya berguna jika dihubungkan dengan konteks tertentu.

Mekanisme untuk menyediakan konteks tersebut disebut sebagai meta

data, yaitu data yang menjelaskan data yang lainnya. Penjelasan ini dapat

berupa definisi data, struktur data, aturan, serta batasan. Pada konteks

basis data, meta data mengijinkan perancang basis data dan pengguna

memahami segala sesuatu tentang data: jenisnya, maknanya, serta

karakteristiknya. Meta data sangat penting agar data yang bersangkutan

tidak disalahartikan, dan tidak memiliki makna yang mendua-arti, serta

tidak membingungkan. 

Data secara tradisional telah diorganisasikan menjadi suatu hierarki

yang terdiri dari data field, catatan (record) dan file. Data field adalah unit

data terkecil, tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti. Contohnya

adalah nomor pegawai; catatan (record) adalah suatu kumpulan data field

yang berhubungan, seperti suatu catatan karyawan; file adalah kumpulan

record data yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu. Suatu

kumpulan catatan yang berhubungan, seperti file pegawai. 

Suatu file dapat berupa spreadsheet, dokumen, set data, atau

kumpulan fakta individual lain. File-file ini dapat dikumpulkan menjadi satu

grup dalam satu folder yang merupakan kumpulan file-file yang berkaitan,

dan secara konseptual mirip ranting suatu pohon. Beberapa folder dapat

dikumpulkan menjadi satu folder yang lebih besar seperti halnya beberapa

ranting mungkin berkumpul menjadi satu cabang yang lebih besar. 

2

Spreadsheet 

Tabel berupa baris-baris dan kolom-kolom dalam sebuah spreadsheet

dapat dianggap sebagai suatu struktur basisdata sederhana. Kolom-kolom

spreadsheet memiliki judul yang menggambarkan isi kolom-kolom itu,

sebagai contoh, suatu tabel Data Pegawai yang berisi tentang nama, NIP,

alamat, pendidikan, jabatan dan lain sebagainya. Konsep tabel penting

karena struktur basisdata yang paling dikenal untuk suatu organisasi yaitu

struktur basisdata relasional yang secara konseptual serupa dengan

sekumpulan tabel-tabel yang berhubungan. Istilah-istilah pada spredsheet

pada dasarnya sama dengan istilah-istilah pada struktur data, yaitu tabel

identik dengan file, kolom identik dengan field, dan baris identik dengan

record. 

Basis Data 

Basisdata adalah kumpulan atau ‘koleksi’  dari data yang

terorganisasi dengan cara sedemikian rupa sehingga data dengan mudah

disimpan dan dimanipulasi (diperbaharui, dicari, diolah dengan perhitungan

tertentu, serta dihapus). Basisdata dikendalikan oleh sistem manajemen

basisdata, yaitu satu set catatan data yang berhubungan dan saling

menjelaskan. Data disimpan di media komputer sehingga mudah untuk

pengambilan kembali dan penggunaannya. Lokasi fisik basiadata di medium

penyimpanan tidak tergantung pada lokasi logis. 

Mendasari struktur basis data adalah model data, yaitu sekumpulan

cara/peralatan untuk mendeskripsikan data, hubungan data satu sama lain,

semantiknya, serta batasan konsistensi. Ada dua model data yang umum

digunakan yaitu: 

Model Entity-Relationship

Model data ini dibuat berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri

dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta

hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu. Entitas adalah

’sesuatu’ atau ’obyek’ pada dunia nyata yang dapat dibedakan satu

terhadap yang lainnya, yang bermanfaat bagi aplikasi yang

dikembangkan. Entitas dalam basisdata dideskripsikan berdasarkan 3

atribut-nya. Relationship adalah hubungan antara beberapa entitas,

sebagai contoh pegawai memiliki orang tua; memiliki menjelaskan

hubungan tertentu antara pegawai dengan orangtuanya. 

Model Relasional

Model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data

serta hubungan antara data tersebut. Setiap tabel memiliki sejumlah

kolom yang setiap kolomnya memeiliki nama yang unik. Model relasional

adalah contoh model berbasis record, sebab basisdata memiiliki struktur

record berformat tertentu yang masing-masing isinya memiliki tipe-tipe

yang berbeda. 

Untuk membangun basisdata dilakukan suatu proses yang mencakup

tiga langkah utama, yaitu:

Menentukan keperluan data. Langkah kunci mencapai sistem informasi

adalah menentukan data yang diperlukan untuk suatu aplikasi yang akan

dibangun.

Menjelaskan data. Sistem manajemen basisdata menggunakan istilah-

istilah spesifik untuk menggambarkan definisi data yang akan dimiliki;

setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan maka perlu

dijelaskan dalam bentuk kamus data (data dictionary system).

Memasukkan data. Setelah skema dan subskema diciptakan, data dapat

dimasukkan ke dalam basisdata; pemasukkan data bisa dilakukan

dengan mengetik langsung (key in) ke dalam DBMS, atau membaca data

dari softcopy (CD).

Pada saat ini, organisasi modern menjembatani kesenjangan

informasi dengan mengembangkan konsep basisdata yaitu dengan

mengembangkan data warehouse, data mart, dan data mining, yang

mengkonsolidasikan dan mengintergrasikan informasi dari sumber-sumber

yang berbeda dan merancangkan dalam format yang bermakna untuk

membuat keputusan yang akurat. 

B. STRUKTUR BASIS DATA

Integrasi logis file dapat diperoleh dengan hubungan eksplisit dan

hubungan implisit.4

Hubungan eksplisit, antara record dari beberapa fille dengan

menyusun record-record tersebut dalam suatu hirarkhis, yang disebut

struktur hirarkhis, dimana setiap catan pada suatu tingkat dapat

dihubungkan ke berbagai record setingkat lebih rendah.

Meskipun struktur hirarkhis mempunyai kemampuan luar biasa dalam

mengatasi kendala-kendala fisik, namun penggunaan hubungan eksplisit

tersebut masih mempunyai kelemahan

Hubungan implisit, hubungan antar record yang tidak harus

dinyatakan secara eksplisit, link field khusus tidak perlu disertakan dalam

record. Pendekatan ini disebut dengan struktur relasional dan

menggunakan hubungan implisit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan

secara tidak langsung dari record data yang telah ada. Keuntungan dari

steruktur relasional bagi CBIS (computer based information system, sistem

informasi berbasis kamputer) adalah fleksibilitas yang ditawarkannya dalam

rancangan dan penggunaan database. Pengguna dan spesialis informasi

dibebaskan dari keharusan mengidentifikasi semua informasi yang

diperlukan sebelum menciptakan database.

Perangkat Lunak Basis Data

Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis

antar arsip/dokumen, baik yang bersifat eksplisit maupun implisit, disebut

sistem manajemen basis data (Database Management System/DBMS). IDS

(Integrated Data Source/Sumber Data yang Terintegrasi) dari perusahaan

General Electric adalah contoh pertamanya, dan kemudian diikuti oleh

sejumlah usaha/bisnis serupa dari pemasok perangkat keras dan perangkat

lunak lain. Contoh DBMS yang menggunakan struktur hierarkis adalah IMS

(Information Management System/Sistem Menejemen Informasi) dari

perusahaan IBM, dan System 2000 dari perusahaan Intel.

Gelombang selanjutnya dari inovasi/penemuan baru DBMS (Database

Management System/Sistem Manajemen Basis Data) menampilkan

perangkat lunak hubungan (relational), dan sejumlah paket awal ditujukan

bagi pemakai computer mainframe. SQL/DS (Structured Query

Language/Bahasa Pertanyaan yang Terstruktur, Data System/Sistem Data) 5

dan QBE (Query By Example/Pertanyaan Melalui Contoh) dari peusahaan

IBM, dan ORACLE dari Relational Software Inc, semuanya diterima dengan

baik. Pada saat yang hamper bersamaan, sekitar tahun 1980, pemasok

perangkat lunak mulai mengembangkan paket-paket DBMS berskala lebih

kecil untuk pasar computer mikro. DBMS berbasis computer mikro pertama

yang sangat berpengaruh adalah dBase II yang dipasarkan oleh Ashton-Tate

(sekarang merupakan bagian/cabang dari Borland International Inc).

Selama tahun-tahun terakhir ini, pengembangan DBMS berfokus pada

pasar computer mikro dan telah menerapkan struktur hubungan. Microsoft

Access (produk dari perusahaan Microsoft Corp) adalah suatu contoh system

manajemen basis data hubungan untuk computer mikro.

C. MENCIPTAKAN BASIS DATA

Basis data diciptakan berdasarkan beberapa langkah, yaitu:

menentukan kebutuhan data, menjelaskan data, dan memasukkan data ke

dalam database.

a. Menentukan Kebutuhan Data.

Langkah ini dilakukan dengan mendefinisikan kebutuhan data.

Pendefinisian kebutuhan data dapat dilakukan dengan menggunakan

dua pendekatan dasar, yaitu: berdasarkan orientasi pada proses dan

berdasarkan model perusahaan.

Berdasarkan orientasi pada proses. Pendekatan ini dilakukan

ketika perusahaan mengikuti langkah-langkah seperti yang

digambarkan dalam gambar berikut ini.

6

Definisikan masalah

Gambarkan kebutuhan informasi

Gambarkan kebutuhan informasi

Tentukan pengelolaan yang perlu

Gambar 1

Data yang dibutuhkan dapat didefinisikan dengan pendekatan berorientasi pada

proses

Berdasarkan model perusahaan. Pendekatan ini untuk

mengatasi kelemahan pendekatan yang pertama (sukar

mengaitkan data suatu sistem ke data sistem lain). Oleh

karenanya diatasi dengan menentukan seluruh kebutuhan data

perusahaan dan kemudian menyimpan data tersebut dalam

database.

Pendekatan model ini mendeskripsikan semua data perusahaan,

selanjutnya dinamakan model data perusahaan. Pendekatan ini

merupakan pendekatan yang top down, yang dimulai dari

perencanaan strategis sumber daya informasi, kemudian diikuti

oleh tahap-tahap selanjutnya, sebagaimana digambarkan pada

gambar berikut ini.

Perencanaan strategis sumber daya informasi

1.

7

Spesifikasi kebutuhan data

Spesifikasi dataSpesifikasi data

Menciptakan model data perusahaan

Model data perusahaanModel data perusahaan

2.

Gambar 2.

Data yang dibutuhkan dapat didefinisikan dengan pembuatan model data

perusahaan

b. Menjelaskan Data yang Dibutuhkan.

Dalam tahapan ini unsur-unsur data yang diperlukan ditentukan untuk

selanjutnya dijelaskan lagi dikamus data (data dictionary). Pengertian

kamus data itu sendiri adalah suatu ensiklopedik dari informasi yang

berkaitan dengan data perusahaan. Atau dapat juga kita katakana

bahwa kamus data adalah catalog atau directory yang berbasis

computer (computer-based catalog or directory) yang berisi data

perubahan (metadata). Yang berkenaan dengan tahapan penjelasan

data ini adalah system kamus data (data dictionary system/DDS dan

bahasa pendeskripsi data (data description language/DDL).

- System kamus data berbentuk perangkat lunak yang fungsinya

adalah penciptaan dan pemeliharaan serta penyediaan kamus data

agar dapat digunakan. Kamus data dapat berbentuk kertas

maupun arsip (file) komputer. DDS dapat kita peroleh dalam paket

perangkat lunak terpisah ataupun dalam bentuk modul seperti

yang ada dalam DBMS dan CASE (teknik perangkat lunak

tambahan komputer/computer-aided software engineering).

8

DatabaseDatabase

Mengembangkan database

c. Memasukkan data. Setelah skema dan subskema diciptakan data

dapat dimasukkan kedalam database. Hal ini dapat dilakukan dengan

memasukkan data langsung ke dalam DBMS, membaca data dari pita

atau piringan atau menscan data secara optis. Data siap untuk

digunakan setelah berada dalam database. Bahasa pendeskripsi data

dilakukan ketika data telah dibuat dan hendak dimasukkan kedalam

DBMS. DDL oleh pengembang basis data digunakan pada perangkat

lunak seperti Oracle, yang berfungsi untuk mengembangkan dan

menspesifikasikan isi data, hubungan, dan susunan masing-masing

basis data dan DDL juga digunakan untuk memodifikasi spesifikasi

basis data saat dibutuhkan.

9

1.

2.

Gambar 3. Menggambar Isi Database

D. MENGGUNAKAN BASIS DATA

Kita ketahui bahwa pengguna basis data itu terdiri dari orang ataupun

program aplikasi computer. Orang dapat menggunakan basis data dari

suatu terminal computer dan kemudian mendapatkan data dan informasi

kembali dengan menggunakan bahasa query. Bahasa pertanyaan (query

language) adalah bahasa permintaan informasi dari basis data dan bahasa

query ini termasuk bahasa yang memudahkan pemakai karena

memampukan computer untuk menjawab query yang diajukan. Contoh

bahasa query adalah seperti berikut:

SELECT...... FROM......WHERE......

SELECT dilakukan untuk mengetahui susunan atau daftar data yang

ada pada kolom (field). Kemudian FROM dibuat untuk mengetahui arsip

(file) atau table mana yang hendak didapatkan. WHERE digunakan untuk

10

Kamus dataKamus data

Memasukkan data kamus

Memasukkan data kamus

Bahasa Pendeskripsi data (Data Description Language/DDL)

SkemaSkema

menspesifikasikan kondisi batas pencarian, yang mana pencarian hanya

dilakukan pada catatan data (data records) yang Anda inginkan.

Selanjutnya dalam penggunaan basis data juga digunakan bahasa

manipulasi data (data manipulation language/DML) yang berfungsi untuk

membantu program aplikasi saat mengambil data dari basis data atau saat

menyimpan data kedalam basis data. DML dapat dibuat oleh pemrogram

aplikasi melalui DBMS karena dengan DBMS pemogram tidak perlu repot

lagi menuliskan bahasa pemrograman yang konvensional.

Tujuh langkah dalam DBMS :

1. Data Manipulation Language (DML) menentukan DBMS data

apa yang diperlukan.

2. DBMS memeriksa skema dan subskema untuk menguji bahwa data

ada dalam database.

3. DBMS meneruskan permintaan data ke sistem operasi.

4. DBMS mengambil data dan memasukkannya ke dalam area

penyimpanan buffer khusus dalam penyimpanan primer.

5. Data tersebut ditransfer ke dalam area input program aplikasi.

6. DBMS mengembalikan pengendalian ke program aplikasi.

7. Program aplikasi menggunakan data.

11

BasisDataBasisData

Sistem Operasi

Subtema

Skema

Langkah 3

Langkah 2

DBMS

Langkah 1

ProgramAplikasi

Langkah 6

Wilayah penyimpanan Buffer Langkah 7

Langkah 5

Wilayahmasukan,keluaran dankerja pemakai

Langkah 4

Gambar 4. Peristiwa DBMS

12

Arus Data

Sinyal Pengendali

E. PENGELOLAAN BASIS DATA

Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas database

disebut pengelola database (DataBase Administrator, DBA). DBA

mempunyai tugas utama, yaitu perencanaan, penerapan, operasi dan

keamanan.

a. Perencanaan database mencakup sama dengan para manajer

untuk mendefinisikan skema dan subskema. DBA berperan

penting dalam memilih DBMS.

b. Penerapan database terdiri dari menciptakan database yang

sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih serta menetapkan

dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database.

c. Operasi database mencakup menawarkan program pendidikan

kepada pemakai database dan menyediakan bantuan saat

diperlukan.

d. Keamanan database meliputi pemantauan kegiatan database

dengan menggunakan statistik yang disediakan DBMS. Selain itu,

DBA memastikan bahwa database tetap aman.

F. MENEMPATKAN DATABASE DAN DBMS DALAM PERSPEKTIF

DBMS memungkinkan untuk menciptakan database dalam

penyimpanan akses langsung komputer memelihara isinya dan

menyediakan isi tersebut bagi pemakai tanpa pemrograman khusus yang

mahal.

Keuntungan DBMS :

a. Mengurangi pengulangan data.

b. Mencapai independensi data.

c. Mengintegrasikan data dari beberapa file.

d. Mengambil data dan informasi secara cepat.

e. Meningkatkan keamanan.

Kerugian DBMS :

a. Memperoleh perangkat lunak yang mahal.13

b. Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar.

c. Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA.

Database terkomputerisasi maupun DBMS bukanlah prasyarat mutlak

untuk pemecahan masalah. Namun mereka memberikan dasar-dasar

penggunaan komputer sebagai suatu sistem informasi bagi para spesialis

informasi dan pemakai.

G. KESIMPULAN

Data diorganisasikan menjadi file, tiap file berisi record-record, dan

setiap record terdiri dari elemen-elemen data (field). Tingkatan tersebut ada

dalam konsep database.

Manajemen data adalah subset dari IRM yang melaksanakan fungsi

pengumpulan, pengujian dan integritas, penyimpanan, pemeliharaan,

keamanan, organisasi dan pengambilan data.

Alat penyimpanan sekunder ada dua jenis, yaitu berurutan dan akses

langsung. Aplikasi pemakai menentukan apakah pengolahan batch atau

online yang digunakan. Pengolahan batch dapat dilaksanakan dengan

menggunakan media penyimpanan berurutan atau akses langsung.

Sedangkan pengolahan online memerlukan akses langsung. Istilah realtime

digunakan untuk menggambarkan system online yang bereaksi pada

kegiatan system fisik secara cukup cepat sehingga dapat mengendalikan

system tersebut.

Pada era sebelum database, kinerja system menderita karena kendala

penyimpanan fisik. Kesulitan-kesulitan ini sebagian diatasi dengan

menggunakan inverted files dan link list.

Data dalam database dikelola oleh system manajemen database

(DBMS). System awalnya dirancang untuk mainframe, yang saat ini telah

ada dalam versi komputer mikro dan melibatkan struktur relasional.

Langkah pertama menciptakan database adalah menentukan

kebutuhan data dengan mengikuti pendekatan berorientasi masalah.

Elemen-elemennya kemudian dijelaskan dalam kamus data, dan penjelasan

tersebut dikomunikasikan kepada komputer melalui data description 14

language (DDL) yang menghasilkan skema. Subskema mencerminkan

kebutuhan para pemakai individual. Setelah skema dan subskema

ditentukan maka data dapat dimasukkan.

Pemakai database dapat berupa orang atau program aplikasi. Orang

menggunakan query language dan program menggunakan DML. DBMS

bekerja sama dengan system operasi untuk menyediakan isi database bagi

para pemakai.

Semua DBMS memiliki DDL prosesor dan manajer database, tetapi

pada versi mikro biasanya tidak menyertakan performance statistics

processor atau modul backup/recovery. DBMS dapat mengurangi

pengulangan data, mencapai independensi data, mengintegrasikan data

dari beberapa file, memperoleh data atau informasi secara cepat, dan

meningkatkan keamanan.

Orang yang bertanggung jawab atas sumber daya data perusahaan

disebut pengelola database (database administrator) – DBA. DBA memiliki

empat bidang tanggung jawab yang berhubungan dengan database, yaitu

perencanaan, penerapam, operasi, dan keamanan. Beberapa DBA dipimpin

oleh seorang manajer DBA.

Para pemakai database yang besar dapat terlibat dalam kegiatan

penemuan pengetahuan dalam database (KDD) seperti data warehouse,

data mart, dan data mining. Data mining berdasarkan verifikasi dimulai

dengan hipotesis pemakai tentang apa yang ia yakini sebagai parameter

database query. Data mining berdasarkan penemuan mengembangkan

kemampuan pemakai dengan mengidentifikasi pola data yang biasanya

diharapkan pemakai. Proses penemuan pengembangan dalam database

bersifat berulang, yang mengulangi langkah-langkah seperti perolehan

data, pembersihan data, model pencarian, dan model prediksi, hingga

kebutuhan pemakai tercapai.

15

Daftar Referensi

1. Hansen, Gary W. dan Hansen, James V., Database Management and

Design, 2nd ed., Prentice Hall, New Jersey, 1996.

2. McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice

Hall, New Jersey, 1998.

3. McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems

Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.

4. http://www.cs.ui.ac.id/kuliah/IKI310410

5. Adi Nugroho, ”Konsep Pengembangan Sistem Basis Data”, Tahun

2004, Penerbit Informarika  Bandung

6. Raymond McLeod, Yr and George Schell,”Management Information

System” Tahun 2001, Prentice-Hall, Inc. New Jersey.

7. Chr. Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen; Pemahaman dan

Aplikasi, Grasindo, Jakarta, 2008.

16