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Debitoren- und Kreditorenmanagement mit SAP NetWeaverEinführungsprojekt

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UnternehmenGeschichte

Eintritt 5. Generation

Neubau des 10. Mega Centers in Worms

Internationalisierung der Logistikaktivitäten

Eröffnung des 1. Mega Centers in Ibbenbüren auf 135.000 m²

„Erfindung“ des ersten Kontraktlogistik-Konzepts für einen internationalen Reifenhersteller

Eintritt des jetzigen Inhabers, Heinz Fiege

Gründung durch Joan Joseph Fiege

Weitere Expansion nach Osteuropa (rewico)

1873 1967 1974 1978 1992 1997 20072003 2004 2006

Gewinn: „Deutscher Logistikpreis"

der Bundesvereinigung Logistik e.V.

1992

Eintritt des jetzigen Inhabers, Dr. Hugo Fiege

2008

Neubau Mega Center Neuss

Preis „DVZ LEO“ für Heinz und Hugo Fiege: Logistik-Unternehmer des Jahres

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UnternehmenProfil• Familienunternehmen seit über 130 Jahren

• In 5. Generation inhabergeführt

• Standort in Greven, Westfalen

• Größter privater Kontraktlogistikdienstleister in Europa

• „Deutscher Logistikpreis“ der Bundesvereinigung Logistik (1992)

• „Ökomanager des Jahres 1996“

• Aufnahme in die Logistik Hall of Fame 2005

• DVZ LEO" Unternehmer des Jahres 2007

• Aufnahme in die Liste der „Hidden Champions“ 2007 von Prof. Simon

• Logistics Service Provider Award 2008 in Polen

• Award „Ausgewählter Ort“ 2009 des Wettbewerbs „365 Orte im Land der Ideen“ für das Medical Order Center, Ahlen

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Daten und Fakten

FIEGE KennzahlenGründung: 1873Beschäftigte: 20.000 in 18 LändernAuszubildende: 400Standorte: 210Lager- und Logistikfläche: 3,0 Mio. m2

Umsatz 2009: 1,5 Mrd. EUR(Stand Mai 2010)

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UnternehmenReferenzen

(Auszug aus mehr als 2.500 Kunden)

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Ausgangssituation

Zentrale Verwaltung und Pflege der allgemeinen

Daten der Debitoren- und Kreditorenstammdaten aller

Gesellschaften, deren Buchhaltung im zentralen

SAP R/3 geführt wird

Ca. 40 IT-Systeme im In- und Ausland

Anforderungen erfolgten per Excel-Formular & eMail

Lokale

Gesellschaften

Zentrale Finanz-

buchhaltung

Lokale

SystemeSAP ERP

Stammsatz-

Anforderungen

1

Suche / Prüfung /

Erfassung 2

Rückmeldung SAP

Debitorennummer3a

Alternativ: Ablehnung

der Anforderung3b

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Ausgangssituation

Ca. 700 neue Stammdaten pro Monat

(dazu kommen noch Änderungsanforderungen)

Schwankende, zum Monatsende extrem

ansteigende Anzahl angeforderter Stammdaten und

Änderungen

5 Mitarbeiter der Buchhaltung waren für die Pflege

„nebenbei“ verantwortlich

Zum Monatsende wurde zusätzlich auf einen

externen Berater zur Unterstützung zurückgegriffen

Ziel war es, korrekte Stammdaten dublettenfrei im

System anzulegen

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Seite 8

Probleme mit dem alten Prozess

Beschwerden wegen zu langer Reaktionszeiten

Häufige Rückfragen, weil die Stammdaten-

(Änderungs-)Anforderungen unvollständig waren

Keine oder nur unvollständige Rückmeldung an

die Vorsysteme bei Stammdatenänderungen

Dies führte zu Mehraufwand beim Einspielen der

Schnittstellen

Statt Stammdaten anzufordern wurde auf CPD-

Konten gebucht

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Projektziele

Beschleunigung der Reaktionszeiten

Keine Unterstützung durch externe Berater

während der Stoßzeiten

Reduzierung der Rückfragen wegen unvollständiger

oder fehlerhafter Daten

Informationen über Stammdatenänderungen an alle

Vorsysteme, die den Stammsatz führen

Reduzierung der Probleme in der

Schnittstellenbearbeitung

Elektronische Verarbeitung der

Stammdatenanforderungen

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Projektziele

CPD-Konten dürfen nicht mehr verwendet werden

(Verbesserung der Aussagekraft des Reportings)

Automatische Übernahme der Daten aus den

Vorsystemen in eine Anforderungsmaske, um die

Akzeptanz zu fördern

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System- und Beraterauswahl

Da wir das Rechnungswesen im SAP R/3 abbilden

und weitere Rollouts planen, haben wir von Anfang

an auf eine SAP Lösung gesetzt

Als Beratungspartner wurde uns von der SAP

IBSolution empfohlen

Bereits beim ersten Kontakt mit IBSolution wurden

Lösungsalternativen vorgeschlagen

Von der Aufgeschlossenheit, dem Ideenreichtum und

dem unkomplizierten Auftreten der Berater von

IBSolution waren gleich alle Teilnehmer begeistert

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Seite 12

Projektherausforderungen

Im Standard keine vollständige Integration zum R/3-

System

Stammdatenprüfungen des R/3-Systems können im

Standard des MDM nicht verwendet werden

Zu Anfang extreme Systeminstabilität

Wechselnde Anforderungen hinsichtlich des

Datenmodells (Geschäftspartner vs.

Debitoren/Kreditoren)

Wechselnde Anforderungen aus den Vorsystemen

Verzögerungen in anderen Projekten bedingten eine

Änderung der bereits eingerichteten Prozesse

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Seite 13

Projektlösung

Die Stammdatenanforderung kann über ein Portal

oder unter Nutzung von Webservices erfolgen

Die Portalmasken sind als Web-Dynpros definiert

Die Integration zum R/3-System wurde von SAP und

IBSolution gesponsert

Jede Stammsatzanforderung durchläuft die

Prüfungen (inkl. eigener Stammdatenvalidierungen)

des R/3-Systems

Stammdaten werden jetzt mit allen notwendigen

Informationen angefordert

Alle Informationen die verprobt werden können,

liegen jetzt korrekt vor (erhebliche Reduzierung der

Rückfragen)

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Seite 14

Info an Anforderer

Prüfung/ ErgänzungStammsatz-anforderung

Freigabe & Info an Anforderer

abgelehnt

genehmigt

Bu

ch

halt

un

g

Projektlösung

Übersicht Prozess

ÜbernahmeStammsatz

SucheStammsatz in zentralemDatenbestand

AnforderungStammsatz

Anforderungsenden(inkl. automatische

Validierung)

gefunden

nicht gefundenDe

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ese

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Seite 15

Projektlösung

Suche & Übernahme (dezentral)

SucheStammsatz in zentralemDatenbestand

• Früher wurden Stammdaten angefordert, die bereits angelegt waren aber im jeweiligen

Vorsystem fehlten

• Jetzt kann eine Suchfunktion benutzt werden

• Diese reduziert die Anforderungen, macht Wartezeiten für die gefundenen Stammdaten

überflüssig

ÜbernahmeStammsatz

gefunden

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Seite 16

Projektlösung

Suche & Übernahme (dezentral)

SucheStammsatz in zentralemDatenbestand

• Gefundene Stammsätze können ins Vorsystem übernommen werden

• Bei der Übernahme wird ein Mapping zur Stammsatz-Id des Vorsystems (Key

Mapping) aufgebaut, dadurch kann eine automatisierte Benachrichtigung bei

Stammsatzänderungen an die relevanten Vorsysteme erfolgen

• Die SAP-Nr. des Stammsatzes, die für die Vorsysteme für die Fakturierung benötigt wird,

wird erst nach der Übernahme bekannt gegeben.

• Automatisierte E-Mail Benachrichtigung mit Rückmeldung der SAP-Nr.

• Im Anhang der E-Mail: XML-Datei mit den Stammsatzinformationen

(Einspielung in das Vorsystem möglich, falls kein Webservice genutzt wird)

ÜbernahmeStammsatz

gefunden

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Seite 17

Projektlösung

Suche & Übernahme (dezentral)

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Seite 18

Projektlösung

Neuanforderung (dezentral)

AnforderungStammsatz

Anforderungsenden(inkl. automatische

Validierung)

Stammsatz

nicht gefunden

• Wird der gesuchte Stammsatz nicht im zentralen Datenbestand gefunden kann er über

ein Web-Formular neu angefordert werden

• Jede Stammsatzanforderung durchläuft die Prüfungen des R/3-Systems (inkl. eigener

Stammdatenvalidierungen)

• Einbindung Prüfungsmöglichkeit der USt-Id. des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt)

• Bei der Anforderung wird ein Mapping zur Stammsatz-Id des Vorsystems (Key

Mapping) aufgebaut, dadurch kann eine automatisierte Benachrichtigung bei

Stammsatzänderungen an die relevanten Vorsysteme erfolgen

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Seite 19

Projektlösung

Neuanforderung(dezentral)

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Seite 20

Projektlösung

Prüfung & Ergänzung (zentral)

• Auch die Buchhaltungsmitarbeiter, die für die allgemeinen Daten zuständig sind,

arbeiten mit dem Portal

• Die Buchhaltungsmitarbeiter erhalten pro Anforderung ein Workitem in der Workflow

Inbox

• Das Item ruft die FiBu-Keyuser Pflegemasken auf, diese sind angelehnt an die

gewohnten Masken des SAP ERP

• Einbindung der R/3 Validierungen und der Prüfungsmöglichkeit der USt-Id. des

Bundeszentralamts für Steuern (BZSt)

• Es stehen alternative Dublettenprüfungen zur Verfügung

• Falls Buchungskreisdaten gepflegt werden sollen, erfolgt ein Absprung ins SAP ERP

Prüfung/ ErgänzungStammsatz-anforderung

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Seite 21

Projektlösung- zentraler Prozessteil -

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Projektlösung- zentraler Prozessteil -

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Projektlösung- zentraler Prozessteil -

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Projektlösung- zentraler Prozessteil -

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Seite 25

Projektlösung- zentraler Prozessteil -

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Seite 26

Projektlösung

Prüfung & Ergänzung (zentral)

• Eine Ablehnung einer Anforderung muss begründet werden

• Ablehnungsinformation werden via E-Mail an den Anforderer gesendet

• Bei der Genehmigung erfolgt ebenfalls eine automatisierte E-Mail Benachrichtigung, in

diesem Fall mit Rückmeldung der SAP-Nr.

• Im Anhang der E-Mail: XML-Datei mit den Stammsatzinformationen

(Einspielung in das Vorsystem möglich, falls kein Webservice genutzt wird)

Info an Anforderer

Prüfung/ ErgänzungStammsatz-anforderung

Freigabe & Info an Anforderer

abgelehnt

genehmigt

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Seite 27

Architektur der Lösung

SAP NetWeaver MDM SAP ERP

Suche Übernahme AnforderungPflege

A-Segment

Pflege

B-Segment

SAP Portal

Web Dynpro

Workflow

SAP NetWeaver PI

Vorsysteme (XML / eMail)

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Seite 28

Wurden die Ziele erreicht?

Beschleunigung der Reaktionszeiten

Keine Unterstützung durch externe

Berater während der Stoßzeiten

Reduzierung der Rückfragen wegen

unvollständiger oder fehlerhafter Daten

Reduzierung der Probleme in der

Schnittstellenbearbeitung

Elektronische Verarbeitung der

Stammdatenanforderungen

CPD-Konten dürfen nicht mehr

verwendet werden (Verbesserung der

Aussagekraft des Reportings)

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Seite 29

Wurden die Ziele erreicht?

Informationen über Stammdatenänderungen

an alle Vorsysteme, die den Stammsatz führen

Es sind noch nicht alle

Systeme angeschlossen

Automatische Übernahme der Daten aus den

Vorsystemen in eine Anforderungsmaske, um

die Akzeptanz zu fördern

Webservices werden zur

Zeit nur von einem System

genutzt

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Seite 30

Zusammenfassung

Nutzung aktueller Techniken zur

verteilten Bearbeitung von Stammdaten

Anhebung der Stammdatenqualität

(inhaltliche Ausprägungen und Aktualität)

Erfüllung rechtlicher Anforderungen

(Umsatzsteuerpaket 2010)

Einsatz ohne Schulungsmaßnahme

Reduzierung der Kosten für die

Stammdatenpflege

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Seite 31

Zusammenfassung

Ihre Fragen