decanato de turismo - .net framework
TRANSCRIPT
Decanato de Turismo
“Propuesta de Implementación de un Sistema de Gestión
Financiera para la Repostería Coiscou,
Distrito Nacional, Año 2015”.
Sustentantes:
Rosa Iris Robles Rodríguez 2006-1206
Diana Carolina Coiscou 2009-2010
Asesor:
Lic. Carlos Basilis
Monografía para Optar por el Título de:
Lic. Administración Turística y Hotelera Mención Marketing y Gestión Turístico
Lic. Administración Turística y Hotelera Mención Gestión Servicios y Banquetes
Distrito Nacional, República Dominicana
Abril, 2015
ÍNDICE
DEDICATORIAS ................................................................................................... i
AGRADECIMIENTOS ......................................................................................... iii
RESUMEN............................................................................................................ v
INTRODUCCIÓN ............................................................................................... viii
CAPÍTULO I:
GENERALIDADES DE LA REPOSTERÍA
1.1 La repostería y su historia .......................................................................... 2 1.1.1 Repostería ................................................................................................... 2 1.1.2 Historia ....................................................................................................... 2 1.2 Vinculación de la repostería con la hotelería ............................................. 6 1.3 Importancia de las empresas de repostería en la actualidad ..................... 8 1.4 Organización de las empresas de repostería ............................................ 9 1.5 Operación de las empresas reposteras ................................................... 12 1.5.1 Producción ................................................................................................. 13 1.5.2 Comercialización ....................................................................................... 14 1.5.3 Contabilidad y finanzas.............................................................................. 15 1.5.4 Personal .................................................................................................... 16 1.5.5 Compras .................................................................................................... 17 1.5.6 Costos ....................................................................................................... 19
CAPÍTULO II:
GESTIÓN FINANCIERA
2.1 Importancia y definición de procesos financieros .................................... 24 2.2 Ciclo financiero en las empresas ............................................................ 25 2.3 Los ERP como herramienta de control de procesos financieros ............. 26 2.3.1 Objetivo de los ERP .................................................................................. 27 2.3.2 Tipos .......................................................................................................... 27 2.3.3 Implementación ......................................................................................... 28 2.3.4 ERP en el proceso financiero .................................................................... 28 2.3.5 Módulo de gestión financiera ..................................................................... 29 2.3.6 Módulo de gestión de compras .................................................................. 29 2.3.7 Módulo de gestión de ventas ..................................................................... 30 2.3.8 Módulo de producción ............................................................................... 31 2.3.9 Módulo de Recursos Humanos ................................................................. 31
2.4 Ventajas y desventajas de los ERP ......................................................... 32 2.5 Las compras, ventas y costos como elemento del proceso financiero .... 33 2.5.1 Compras .................................................................................................... 33 2.5.2 Ventas ....................................................................................................... 36 2.5.3 Costos ....................................................................................................... 38
Capítulo III:
SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA PARA LA REPOSTERÍA COISCOU
3.1 Antecedentes de la Repostería Coiscou .................................................. 43 3.1.1 Productos de la Repostería Coiscou ......................................................... 44 3.2 Organización y operación de la Repostería Coiscou ............................... 45 3.2.1 Organización de la Repostería Coiscou................................................... 45 3.2.2 Operación de la Repostería Coiscou ....................................................... 48 3.2.3 Ventas ...................................................................................................... 49 3.2.4 Compras .................................................................................................. 52 3.2.5 Producción ............................................................................................... 53 3.2.6 Costos ...................................................................................................... 56 3.2.7 Contabilidad y finanzas ............................................................................ 57 3.3 Nuevo diseño del proceso de compras .................................................... 58 3.4 Diseño del nuevo proceso de ventas ....................................................... 60 3.5 Nuevo diseño del proceso de gastos ....................................................... 65 3.6 Sistematización de gestión financiera para la Repostería Coiscou ......... 66 3.6.1 Opción de Compras ................................................................................. 69 3.6.2 Opción de Ventas .................................................................................... 75 3.6.3 Opción de Costos .................................................................................... 81 3.6.4 Opción de los estados financieros ........................................................... 86 3.6.5 Análisis FODA del sistema de gestión financiera .................................... 94
CONCLUSIONES ................................................................................................. ix
RECOMENDACIONES ........................................................................................ xi
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. xiii
ANEXOS
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Áreas de trabajo de una cocina hotelera ..................................................... 6
Figura 2: Organización de una repostería .................................................................... 9
Figura 3: Proceso del personal de una empresa ...................................................... 16
Figura 4: Ciclo Financiero ............................................................................................. 25
Figura 5: Actividades Gestión de Ventas ................................................................... 30
Figura 6: Ciclo de compras ........................................................................................... 34
Figura 7: Ciclo de ventas .............................................................................................. 36
Figura 8: Ciclo de los costos .........................................................................................40
Figura 9: Organigrama de la Repostería Coiscou .................................................... 46
Figura 10: Proceso de ventas de la Repostería Coiscou ........................................ 49
Figura 11: Proceso de compras de la Repostería Coiscou ..................................... 52
Figura 12: Proceso de producción de la Repostería Coiscou ................................ 53
Figura 13: Nuevo proceso de compras de la Repostería Coiscou. ...................... 59
Figura 14: Nuevo proceso de ventas de la Repostería Coiscou. .......................... 62
Figura 15: Nuevo diseño de control de gastos de la Repostería Coiscou ............ 65
Figura 16: Menú principal Sistema de Gestión Financiera de la Repostería
Coiscou. .......................................................................................................................... 68
Figura 17: Opción de compras ..................................................................................... 69
Figura 18: Diseño de la requisición de la Repostería Coiscou ............................... 70
Figura 19: Diseño de la lista de materia prima de la Repostería Coiscou. .......... 71
Figura 20: Diseño de la lista de proveedores de la Repostería Coiscou .............. 72
Figura 21: Diseño de la orden de compra Repostería Coiscou .............................. 73
Figura 22: Diseño del historial de compra de la Repostería Coiscou .................... 74
Figura 23: Opción de ventas ........................................................................................ 75
Figura 24: Diseño del listado de productos .............................................................. 76
Figura 25: Diseño de cotización de la Repostería Coiscou .................................... 77
Figura 26: Diseño de factura de la Repostería Coiscou .......................................... 78
Figura 27: Diseño del registro de datos del cliente, pedido y aprobación de la
Repostería Coiscou ....................................................................................................... 79
Figura 28: Diseño del historial de ventas de la Repostería Coiscou ..................... 80
Figura 29: Opción de costos ....................................................................................... 81
Figura 30: Diseño de la determinación de costos de la Repostería Coiscou. ..... 82
Figura 31: Diseño del listado de productos de la Repostería Coiscou .................. 83
Figura 32: Diseño de hoja de costos de la Repostería Coiscou ............................ 84
Figura 33: Opción de estados financieros .................................................................. 86
Figura 34: Análisis FODA ............................................................................................. 94
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Productos elaborados en repostería ................................................................... 7
Tabla 2: Costos de producción final de una repostería ........................................... 21
Tabla 3: Descripción de las fases del Ciclo Financiero ........................................... 26
Tabla 4: Ventajas y desventajas de los ERP ............................................................. 33
Tabla 5: Estructura del balance de situación ............................................................. 89
Tabla 6: Estructura del estado de resultados ............................................................ 90
Tabla 7: Estructura del estado de flujo de efectivo ................................................... 92
i
DEDICATORIAS
A mi madre
Por su interés mientras estuvo viva en formarme profesional y moralmente. Por
haberme guiado durante todo mi trayecto de vida bajo excelentes principios y
valores. Porque seguirá siendo mi ángel.
A mi padre
Por ser un hombre luchador y por su constante motivación, consejos y apoyo en
las buenas y en las malas, que han hecho en mí una mujer fuerte y luchadora
ante cualquier obstáculo y errores cometidos durante toda mi vida y mi durante
mi carrera.
A mis hermanos
Por jugar un papel muy importante en mi vida.
A mi familia
José Eduardo Robles por llegar a este mundo en el momento más indicado de
mi vida y Especialmente a mi segunda madre Sofía Espinal por siempre estar
pendiente mostrarme su cariño y afecto.
Riris
ii
DEDICATORIAS
Cada paso dado ha sido un paso al éxito, donde con gran esfuerzo he llegado a
cumplir mi sueño, superando mis expectativas y alcanzando sin duda alguna mi
meta, por esta razón, dedico este trabajo monográfico a Dios y a Violy, que han
sido mi timón en todo este camino, dándome la paciencia y sabiduría necesaria
para superar todas las dificultades.
A mi madre Diana Coiscou
Por ser el elemento primordial de mi vida, por su apoyo incondicional y por
aportar sus brillantes conocimientos a esta investigación. A su paciencia y
comprensión, prefirió sacrificar su tiempo para que yo pudiera cumplir con el
mío, lo que significa que sacrifico todo, para poder darme lo mejor.
Diana Coiscou
iii
AGRADECIMIENTOS
A Dios
Por haberme permitido llegar a esta etapa que hoy culmina en mi vida. Por
darme toda la sabiduría y fuerza para poder vencer cada obstáculo.
A mis padres
María Irene Rodríguez y José María Robles, por ser un ejemplo de superación y
perseverancia, por haber estado ahí siempre sin importar adversidades. Gracias
por ser tan especiales.
A mis hermanos
Rosalba Robles, José M. Robles, Delbith Villalona y Francisca Robles, porque
siempre estuvieron ahí para darme su apoyo incondicional. Para ustedes hoy
logro esta meta.
Al Dr. Alvin Rodríguez y al Prof. Carlos Basilis
Gracias por ser ente de motivación y ayuda para el cumplimiento de mis
objetivos.
Al proyecto de amigas #XUnaCausa
Riris
iv
AGRADECIMIENTOS
A Dios
Por haberme permitido la culminación de este trabajo.
Al profesor Carlos Basilis
Por todas las enseñanzas, por su tiempo y su gran ayuda en todo el transcurso
de esta investigación.
Al Dr. Alvin Rodríguez
Por todos los aportes brindados al trabajo.
A Esmeralda González Coiscou
Por transformar mis pensamientos en estupendas oraciones que le dieron la
pincelada necesaria a esta monografía.
A mi familia
Mery, Diana, María, Delia, Melisa, Leandro, Manuel, Esmeralda, Lourdes, Karla,
Babo, Luiscar, Casilda y mis bambini Manuel Alejandro e Isabella Diane por su
fe en mí y por siempre estar en cada paso de mi camino, sin importar las caídas.
Y a todas las personas, que de alguna u otra manera, contribuyeron para lograr
este sueño.
Diana Coiscou
v
RESUMEN
En este trabajo de grado se realiza un estudio administrativo de la Repostería
Coiscou, debido a los presentes problemas de organización y control financiero
que esta presenta.
La repostería posee las siguientes características: desequilibrio contable y
financiero, mala organización en los procesos operacionales, mal manejo de los
costos y ausencia de reportes que permitan una evaluación general, para la
toma de decisiones.
El objetivo de dicho estudio es proponer la implementación de un sistema de
gestión financiera, que le permita tener un control total de sus procesos,
desarrollándolos de una manera más ágil, y al mismo tiempo tener un control
general de los resultados, ganancias y pérdidas, a través de estados financieros.
Para dichos fines se han desarrollado estudios administrativos, contables y
financieros de modo que evidencie la viabilidad de este sistema.
El diseño del sistema de gestión financiera, parte de estudios y análisis de los
actuales procesos operacionales y métodos financieros implementados por la
Repostería Coiscou, durante todos sus meses de operación. Analizando la
posibilidad de cambiar el método utilizado para los registros financieros sin que
sea necesario hacer una gran inversión.
vi
Una vez determinada la nueva forma para procesar los registros financieros y
controlar sus operaciones, se realizó el análisis de la propuesta, donde se
determinó nuevos diseños de los procesos de ventas, compras, costos y
presentación de estados financieros.
vii
INTRODUCCIÓN
Repostería Coiscou nació de una idea. Sus inicios fueron tímidos, pero así
empezó. La magia de los postres y dulces deslumbraban la visión futura. El
trabajo empezó con gran dureza y pocas esperanzas, pero la palabra repostería
ya era un reto personal para sus creadores. Tiempo después surge una
maravillosa obra de Dios, el portafolio de postres se convirtió de la noche a la
mañana, en una atracción muy novedosa y variada, pero a la vez, la repostería
presentaba un módulo financiero de trabajo casi nulo.
Esta situación alarmante, hizo que se hicieran investigaciones sobre ciencias
económicas, administración empresarial, hotelera y de leyes. En los estudios
circunstanciales no se encontraron datos estadísticos, debido a manejos
escasos de los recursos socialmente administrativos.
No se obtuvieron bienes o servicios que satisfagan las necesidades de las
personas trabajadoras que ayudarían a transformar la producción de los
productos en los recursos limitados.
El objetivo de este trabajo monográfico, es proponer un sistema de gestión
financiera, que corrija los problemas financieros de la Repostería Coiscou,
siendo este el desafío de muchos soñadores, que buscan una mejor vida y una
verdadera esperanza en el sector empresarial.
viii
En el presente trabajo se han desarrollado tres capítulos, en los cuales se
muestra una investigación de los procesos operacionales y gestión financiera de
las empresas reposteras.
El primer capítulo define la repostería y su reseña histórica, detalla la vinculación
de las empresas reposteras con la hotelería y resalta la importancia de estas en
la actualidad. A su vez, explica como están organizadas dichas empresas y
como llevan a cabo sus operaciones.
El segundo capítulo presenta los procesos financieros de las empresas,
resaltando la compra, venta y costo y define los ERP como herramienta de
control financiero.
El capítulo tres muestra los antecedentes de la Repostería Coiscou, los nuevos
diseños para sus procesos y el sistema de gestión financiera.
1
Capítulo I.
Generalidades de la Repostería
2
1.1 La repostería y su historia.
1.1.1 Repostería
Repostería es el arte que tiene por objetivo la realización de postres y
decoración de los mismos. La persona encargada de esta preparación, es el
repostero o llamado actualmente pastelero. Vértice Editorial (2008) afirma que:
“Su tarea principal es la elaboración de todos los postres calientes y fríos, de los
helados y de la repostería para el té”.
Los postres siempre han estado vinculados con la alegría, siendo este un
elemento esencial de la gastronomía, en especial de la repostería. Para un
pastelero, este es el toque de emoción que se le da a cada creación; para un
comensal, es el modo de compartir y de mostrar afectos. Esta alegría ha estado
presente desde hace años, en los comienzos de la repostería, ya que cada
celebración, siempre iba acompañada con todo tipo de dulces.
“La repostería es un arte casi alquímico, que siempre ha estado relacionado con
la felicidad y el buen humor de las personas”. Iñaki Gorrotxategi.
1.1.2 Historia
En Egipto hacía más de siete mil años habían recetas sencillas de repostería
que no incluían el sabor dulce, los cuales eran extraído de la miel de abeja. En
esta época no se diferenciaba el oficio de pastelero y el de panadero, por lo
tanto, una misma persona realizaba ambos tareas.
3
Más adelante, en Roma comenzaron a utilizarse nuevas técnicas para darle un
sabor más dulce a los postres, como es el mulsum (un vino meloso) que lo
mezclaban con la harina y la miel para elaborar pasteles. Numerosos autores
mencionan postres como la tripartina, hecha a base de huevos, leche y miel, o el
globus, una especie de buñuelo.
La caña de azúcar empezó a conocerse en el lejano oriente, siendo muy popular
por sus diversos usos. Fue por eso que su cultivo se extendió por el Pacífico y
llegó a la India, de donde se creía que procedía. Los griegos y los romanos
sabían de la existencia de la azúcar cristalizad, pero fue gracias a la llegada de
los árabes que su consumo se extendió por el resto del mediterráneo.
Durante la Edad Media, empezaron a surgir en Francia los obloiers, persona
que se dedicaba a hacer obleas, es decir, las hostias para las misas religiosas.
Poco a poco, el pueblo tuvo acceso a estos dulces, gracias a los nuevos
ingredientes que se incorporaron al recetario repostero y que se regían por
calendario.
En 1440, una ordenanza utiliza por primera vez la palabra "pasteleros", un siglo
más tarde, en 1556, bajo el reinado de Carlos IX de Francia, nace la corporación
de pasteleros que establece el aprendizaje y acceso al grado de maestro
pastelero 1
1 Fuente: http://postresparatodos.over-blog.es/article-historia-de-la-reposteria-113646631.html
4
El descubrimiento del Nuevo Mundo hizo posible el intercambio de ingredientes,
pues de la mano de Colonizadores fue llevada a América la caña de azúcar y
traído al Viejo Mundo el cacao, que al combinarlos tuvo muy buenas críticas, lo
cual hizo que incrementara el cultivo de azúcar.
En España, antes de que los Reyes Católicos expulsaran a los judíos en 1492,
en sus celebraciones había todo tipo de postre, tales como los letuarios de
membrillo que se elaboran para la fiesta del Yom Kipur, o los buñuelos y
pasteles de pasas de Hanukah.
Fue también destacado frecuente en el siglo XVI, el chocolate caliente como
bebida.
En el siglo XVII se descubre la levadura biológica, que permite un mayor
desarrollo de la pastelería y esto hace que se diferencie aún más de la
panadería, ya que surgen bollos nuevos, tales como los brioches y otros
similares.
El Siglo de Oro español nos deja también obras escritas donde encontramos una
exhaustiva descripción de la pastelería de esa época en las altas esferas, como
las elaboraciones que se llevaban a cabo en la Corte, que conocemos gracias a
Francisco Martínez Montiño, autor de Arte de cocina, Pastelería y Conservería,
de 1611 y cocinero de Felipe II, o la cocina de los Colegios Mayores de
Salamanca, que describe Domingo Hernández de Maceras. En 1786, Juan de la
5
Mata, repostero real, publica en Madrid Arte de Repostería, una obra que será
clave hasta el siglo XIX en que se publiquen otras. 2
Durante el siglo XVIII en Francia, se inicia el desarrollo del hojaldre y de ahí se
inicia la pastelería moderna. También se desarrolló en Austria una pastelería
donde realizaban pasteles que podrían considerarse obras de arte. También
surgen otros postres por la necesidad, como es la leche condensada. Como
también tenemos el caso de postres que surgen debido al excedente de
productos, como el turrón, nacido de la abundancia de almendras y miel.
En el siglo XIX para el mundo de la repostería comienzan a aparecer nuevas
técnicas y herramientas que facilitan el trabajo del repostero, al igual muchas
pastelerías hacen sus aperturas, las cuales son abiertas al público. También se
escriben libros y revistas que son como un recetario de postres que, además
muestra los utensilios a utilizar. Gracias a todos estos cambios la pastelería
alcanzo una gran importancia.
Con el siglo XX llegan más avances tecnológicos que permiten la conservación,
la fermentación, la congelación... que no hacen sino aumentar la calidad de los
productos. 3
2 Fuente: http://postresparatodos.over-blog.es/article-historia-de-la-reposteria-113646631.html
3 Fuente: http://postresparatodos.over-blog.es/article-historia-de-la-reposteria-113646631.html
6
1.2 Vinculación de la repostería con la hotelería.
El desarrollo de la repostería ha alcanzado su mayor esplendor en los hoteles,
debido a que el huésped se identifica completamente con la calidad y
presentación de los postres, siendo estos uno de los elementos primordiales
para la satisfacción del cliente.
La cocina en un hotel suele contar con una gran variedad de elaboraciones, las
cuales se desarrollan en diversas áreas:
Figura 1: Áreas de trabajo de una cocina hotelera
Fuente: Propia
Dentro de las áreas de trabajo está la repostería, la cual es de gran
trascendencia, ya que es la encargada de realizar los productos con más niveles
demanda y preferencia.
Áreas de trabajo de una cocina hotelera
Cocina fría
Cocina caliente
Repostería
Área de las carnes
Área de o cuarto de los vegetales y frutos
7
En los establecimientos hosteleros con cierto volumen de trabajo, suele haber un
departamento de repostería, que se encarga de la elaboración de postres,
helados, tartas, pasteles, bases para preparaciones dulces y saladas (bizcochos
de plantilla, hojaldres en diferentes formas, bases de pizzas, panes, diferentes
masas para aperitivos, etc.): 4
Tabla productos elaborados en repostería
Productos de confitería: productos cuyo ingrediente principal es el azúcar, con o sin otros ingredientes comestibles y con los que obtienen: caramelos, chocolates diversos, bombones, turrones, mazapanes etc.
Productos de bollería y masas finas: productos cuyo ingrediente principal es la harina amasada con otros ingredientes, como el agua o la leche, huevos, azúcar, grasas comestibles, levaduras, etc. así se obtienen masas que tendrán procesos de fermentación o no y terminan cocidas o fritas.
Productos de pastelería y repostería: no existe un ingrediente principal que sobresalga sobre los demás sino que es la mezcla o combinación de otros como la harina, féculas, azucares, grasas comestibles, huevos etc. De ella se obtienen productos diversos como masas de hojaldres, masas batidas (bizcochos), pastas de diferentes tipos, productos específicos de repostería.
Helados tartas.
Confituras, mermeladas, dulces de frutas, jaleas, gelatinas, cremas, de frutas, frutas de almíbar, frutas confitadas, glaseadas o escarchadas.
Panes especiales.
Servicios de barra de degustación.
Tabla 1: Productos elaborados en repostería
Fuente: Publicaciones Vértice S.L (2010). Repostería. España. Editorial Vértice
4 Fuente: Publicaciones Vértice S.L (2010). Repostería. España. Editorial Vértice
8
La gran diferencia entre el departamento de pastelería de un establecimiento y la
empresa de repostería que elabora independiente, es que la segunda trabaja
como entidad por sí misma, mientras que el departamento está incluido en una
organización empresarial, por lo que no puede facturar o trabajar de forma
independiente para terceros. 5
En el área repostería de un hotel, también se llevan a cabo elaboraciones de los
postres, bizcochos y demás, para la tienda pastelera, que en algunos casos
tienen los hoteles, siendo este un medio de vinculación de la repostería con la
hotelería.
1.3 Importancia de las empresas de repostería en la
actualidad.
Los hechos que resaltan una empresa repostera en la actualidad, son las
siguientes:
Brinda al consumidor una gran variedad de postres, con diferentes ingredientes
y combinaciones, que satisfaga su paladar y que haga volar su imaginación,
llevándolo hasta un lugar indefinido con cada dulce que pruebe.
Favorece directamente al avance económico del país.
Aumenta los intereses de los accionistas y empleados.
5 Fuente: Publicaciones Vértice S.L (2010). Repostería. España. Editorial Vértice
9
Promueve el progreso humano, permitiendo la autorrealización de cada uno de
los integrantes de la repostería.
Promueve hábitos alimenticios saludables, con postres sanos, que no
perjudiquen la salud ni la figura de la persona.
1.4 Organización de las empresas de repostería.
La estructura en una repostería es uno de los elementos clave de la
organización, ya que a partir de esta, podemos conocer los diferentes puestos y
establecer las responsabilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la
empresa Por lo general las empresas reposteras presentan la siguiente
organización:
Figura 2: Organización de una repostería
Fuente: Propia
Gerente General
Administración
Finanzas
Compras
Secretaria
Rec. Humanos
Contratación de personal
Almacén
Encargado de almacén
Producción
Jefe de producción
Repostero
Ayudante de repostero
Steward
Personal de servicio
Cajero
Camarero
Vendedor de mostrador
Encargado de limpieza
Ventas
10
La función correspondiente a cada puesto es la siguiente:
Gerente General:
Es la persona encargada de administrar los ingresos de la repostería. A su vez,
es responsable de coordinar la planificación de las funciones que se llevan a
cabo día a día en la repostería.
Administración:
Administración tiene por objetivo supervisar todas las actividades administrativas
de la repostería, también es responsable de dirigirlas y coordinarlas. Dentro de
administración de una repostería, se encuentran áreas como:
Finanzas: Uno de los departamentos más importantes dentro de la repostería,
su función principal es la gestión del dinero de manera eficiente, se encarga
también de los fondos financieros, proyectos y presupuestos.
Compras: Este departamento tiene como función principal la adquisición de
materia prima para la producción, entre otros materiales necesarios para el
funcionamiento de la repostería, tomando en cuenta cantidad, calidad y el precio
de los mismos.
Ventas: Como su nombre lo indica, este departamento es el responsable de la
venta y distribución de los productos de la repostería. Otras de sus funciones es
el control de inventario la contratación de los promotores y vendedores.
11
Secretaria: Persona encargada de llevar la organización de temas relacionados
con recepción y archivo de documentos, control de las reuniones administrativas
y sobretodo es responsable de dar información a clientes (vía telefónica o
personal), entre otras.
Recursos Humanos:
Este departamento es el responsable de la contratación del personal, de
acuerdo a los requerimientos establecidos por cada puesto. El objetivo
fundamental de Recursos Humanos es velar por la buena ejecución de las
tareas que se realizan dentro de la repostería.
Almacén:
Esta área se encarga de recibir, conservar y entregar los materiales que son
necesarios para la producción.
Producción:
El departamento de producción es el encargado de la realización de todos los
productos de la repostería. El personal que lleva a cabo las tareas son los
siguientes:
Jefe de producción: Persona encargada de establecer el menú y las recetas
que se van a llevar a cabo en la repostería. Es el responsable de dirigir y
supervisar las tareas de los reposteros, ayudantes de repostero, steward y
personal de limpieza.
12
Repostero: Persona encargada de realizar todos los alimentos dulces de la
repostería, bajo las indicaciones del jefe de producción.
Ayudante de repostero: Realizar todas las funciones auxiliares bajo la
supervisión del repostero.
Steward: Su función es la limpieza de todos los instrumentos o herramientas
que se utilizan dentro de la cocina de la repostería.
Personal de servicio:
Personas encargadas de garantizar el buen trato al cliente y la armonía del local.
Vendedor de mostrador: Su función principal es vender al cliente, para esto
debe conocer cada producto y su costo.
Cajero: Persona responsable de cobrar de cada producto seleccionado por el
cliente.
Camarero: Personal encargado de atender al cliente, proporcionar los productos
solicitados por el mismo y estar pendiente de cualquier otra solicitud.
Encargado de limpieza: Encargado de la limpieza de todas las instalaciones de
la repostería.
1.5 Operación de las empresas reposteras.
Las empresas reposteras tienen una estructura lineal, donde varios
departamentos interactúan para llegar a una producción satisfactoria. Dichos
departamentos se dividen en:
13
Producción.
Comercialización.
Contabilidad y finanzas.
Personal.
Compras.
Costos.
1.5.1 Producción:
Abarca el proceso productivo de la repostería, esta inicia con la integración de la
materia prima y finaliza cuando se obtiene el postre o producto deseado para la
venta.
Para un buen desarrollo en producción, toda repostería lleva a cabo un ciclo que
consta de las siguientes actividades:
Planificación de la producción: Aquí se establecen los objetivos, métodos,
procedimientos, estrategias y reglas que se van a emplear para el uso de los
materiales, mano de obra y procesos.
Organizar la producción: Consiste en una organización general de la
producción, es decir, cantidad de materia prima por producto, cantidad de
elaboraciones, capacidad de la maquinaria para la realización dichos productos
y entrega de los mismos en el día y hora exacta.
Dirección para la producción: Aquí se diseñan los productos, la forma de
realización y control de los mismos.
14
Control de la producción: Supone el conocimiento completo y exacto de la
situación de todos los materiales que se utilizan en el proceso productivo,
mediante la regulación del tráfico de piezas en la fabricación y los montajes para
conocer el proceso de las materias en transformación, calcular la posibilidad de
cumplir los compromisos, prevenir la reducción de existencias y aprovechar la
maquinaria, materias primas, almacenes y capacidad instalada en general.
Establece la coordinación entre el control de calidad y el control de costos. 6
1.5.2 Comercialización:
La comercialización es una de las fases más importantes de la repostería, ya
que facilita la venta de los productos, situándolos en el mercado, con el objetivo
de satisfacer a los clientes.
Lambin (1991) define comercialización como: “el proceso social, orientado hacia
la satisfacción de las necesidades y deseos de individuos y organizaciones, para
la creación y el intercambio voluntario y competitivo de productos y servicios
generadores de utilidades”.
En una repostería la comercialización posee varias actividades:
1. Exploración de mercados: Hacer un análisis para conocer cuáles son las
necesidades que tiene el cliente y a su vez, investigar datos de otras empresas
6 Fuente: http://www.inaes.gob.mx/doctos/pdf/guia_empresarial/pasteleria_y_reposteria.pdf
15
reposteras que actualmente son la competencia (precios, servicios, productos,
entre otros).
2. Entrega: Determinar el lugar o medio de entrega de los productos a los clientes,
ya sea un establecimiento repostero, servicio a domicilio o un lugar determinado,
público o privado (en caso de reposterías por encargo).
3. Promoción: “Todos esfuerzos personales e impersonales de un vendedor o
representante del vendedor para informar, persuadir o recordar a una audiencia
objetivo”. Stanton, Etzel y Walker (2007).
1.5.3 Contabilidad y finanzas:
La repostería necesita de contabilidad y finanzas para tener un control de su
estado actual y futuro, estas sirven como una herramienta que les permite
administrar las compras, costos y ganancias, ventas y gastos.
Dentro de sus funciones básicas están:
Búsqueda de financiamiento
Elaboración de presupuestos.
Costos y gastos: Determinar de los costos y gastos ocasionados por la
producción.
Contabilidad.
Elaboración de facturas.
Nómina.
Crédito.
16
Caja.
Cobros.
1.5.4 Personal:
El personal es de vital importancia para el desarrollo de una repostería, por eso,
procesos como el reclutamiento, selección, contrato y entrenamiento de
trabajadores, son medios significativos dentro de la empresa, ya que a través de
estos se logra conseguir un personal calificado de acuerdo a las
especificaciones y perfiles establecidos por el negocio.
Figura 3: Proceso del personal de una empresa
Fuente: Propia
Reclutamiento
Selección
Contrato
Inducción
Entrenamiento
Sueldos y salarios
Apreciación del personal y estímulos
17
Las fases de este proceso constan de las siguientes descripciones:
Reclutamiento: “Puede definirse como un conjunto de procedimientos utilizados
con el fin de atraer a un número suficiente de candidatos idóneos para un puesto
específico en una determinada organización”. Bretones y Rodríguez (2008).
Selección: En esta se determina cual es el candidato ideal y si cumple con las
condiciones establecidas por la empresa para su puesto.
Contrato: En esta parte se formaliza la relación de trabajo entre la empresa y el
trabajador.
Inducción: Es proporcionar al empleado toda la información de la repostería y
las funciones que este debe realizar.
Entrenamiento: Preparar al trabajador para que realice sus funciones
correctamente.
Sueldos y salarios: El sueldo es el pago constante de una cantidad
determinada de dinero, al empleado por realizar sus funciones y el salario es el
pago por trabajo terminado, por tiempo o ambos.
Apreciación del personal y estímulos: Por medio de recompensas (dinero,
bonos, viajes) con el objetivo de que el trabajador se incentive a continuar
realizando sus funciones correctamente.
1.5.5 Compras:
Toda repostería necesita de materia prima, maquinaria, materiales, entre otros
insumos, para llevar un buen funcionamiento a nivel operacional.
18
La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de búsqueda y
selección del proveedor o de fuentes que sirvan de abastecimiento, para la
adquisición de materiales y la recepción de los mismos.
Las actividades básicas de compras, son las siguientes:
1) Calidad de los insumos: Compra de materiales que cumplas con los
estándares de calidad establecidos por producción.
2) Cantidad de los insumos: Es importante establecer la cantidad de materiales
que se necesitan para las elaboraciones en un tiempo determinado.
3) Precio por insumo: Buscar precios más bajos sin dejar de lado la calidad del
producto.
4) Tiempo: Elaboración de programas de entrega rápida.
5) Inventarios: Tipos de inventario como materia prima, artículos en proceso,
productos terminados y sus costos asociados como instalaciones y deterioro. A
su vez los sistemas de control de inventarios, tales como, ultimas entradas
primeras salidas (UEPS), primeras entradas primeras salidas (PEPS), costo
identificado y costo promedio (PMP).
6) Proveedores: La selección del proveedor ideal es de suma importancia, se
deben conocer los servicios y facilidades que este ofrece antes de tomar una
decisión, algunos factores a tomar en cuenta son:
Calidad de los productos.
Precios
19
Condiciones de venta.
Métodos de pago.
Descuentos.
7) La calidad del proveedor que suple: Al igual que toda empresa, las
reposterías necesitan de mataría prima para elaborar sus productos y dicha
materia debe cumplir con ciertos niveles de calidad. Crosby (1987) define
calidad como: “conformidad con las especificaciones o cumplimiento de los
requisitos”. La calidad es uno de los elementos esenciales para una buena
producción, por tal razón, es importante la buena selección del proveedor, no
solo basándose en precios, descuentos o condiciones, si no también, basándose
en la calidad de los materiales que este supla. Establecer las especificaciones
de los insumos y medir los niveles de calidad de los mismos, a través de
investigaciones o experiencias, son una de las tareas más convenientes antes
de escoger el proveedor adecuado, ya que a través de estas, se puede conocer
la condición de la materia prima y verificar si cumple con las especificaciones
establecidas para una buena producción.
1.5.6 Costos:
La determinación de costos de los productos de una repostería, permite conocer
el precio en se deben vender los postres y resaltar si el precio escogido genera
beneficio. También, través de esta, se pueden conocer los costos totales, el
punto de equilibro, la cantidad de postres que se deben vender para obtener la
utilidad deseada y llevar un control general de todos los costos de la repostería.
20
La fórmula para conocer el costo de venta de un producto es la siguiente:
Fórmula costo unitario o consumo de materiales:
+ Compras
+ Existencias iniciales de materiales
- Existencias finales de materiales
______________________________
= Consumo de materiales
Fuente: Amat (2012), Contabilidad y finanzas para Dummies. (Página 106)
Compras: Requerías para la producción.
Existencias iniciales de materiales: Cantidad de materiales al inicio de la
producción.
Existencias iniciales de materiales: Cantidad de materiales al final de la
producción.
Otros factores que deben ser tomados en cuenta son la mano de obra y costos
directos:
Fórmula del precio de venta:
+Consumo de materiales
+Mano de obra directa
+Otros costes directos de los productos
21
+Existencias iniciales de productos en curso y acabados
-Existencias finales de productos y acabados ______________________________________
= Coste de ventas
Fuente: Amat (2012), Contabilidad y finanzas para Dummies. (Página 107)
Consumo de materiales: Materiales consumidos en la producción
Mano de obra directa: Relación directa con la producción.
Costos directos de los productos: El costo de materia prima en proceso y
artículos terminados.
Existencias iniciales de productos en curso y acabados: Valoración de las
existencias o productos iniciales.
Existencias finales de productos en curso y acabados: Valoración de las
existencias o productos finales.
Para determinar el costo del producto final en una repostería, se debe tener en
cuenta que el mismo debe constar de lo siguiente:
Harina de trigo y otras materias primas 45 %
Mano de obra directa e indirecta 28 %
Impuestos y seguros 10 %
Servicios, renta y mantenimiento 5 %
Depreciación de equipo y maquinaria 10 %
Imprevistos y gastos varios 2 %
TOTAL 100 %
Tabla 2: Costos de producción final de una repostería
Fuente: http://www.inaes.gob.mx/doctos/pdf/guia_empresarial/pasteleria_y_reposteria.pdf
22
Cuando obtiene el precio del producto final, se debe agregar el margen de
utilidad que se desea obtener, teniendo en cuenta los precios del mercado.
La repostería desde tiempos muy remotos siempre ha sido un medio de
comercialización, el cual ha crecido y progresado grandemente hasta llegar a
convertirse en un negocio mundial, en el que no solo se beneficia el vendedor,
sino también el comprador.
Para que una repostería opere correctamente, necesita una buena organización
y con ella una seria de procesos, tales como, personal, ventas, compras,
producción, contabilidad y finanzas y determinación de costos.
Cada uno de estos procesos son esenciales para su buen funcionamiento, los
cuales le permiten seleccionar un eficiente personal de trabajo que ayude a la
repostería a cumplir con sus objetivos, obtener clientes atreves de búsquedas y
medios publicitarios, vender los productos que ofrece el negocio, comprar
materia prima de calidad, realizar los producción solicitados por clientes en un
tiempo determinado, gestionar las finanzas y llevar un control estable de las
mismas y establecer el precio al cual debe ser vendido cada producto.
La integración de todas estas áreas, permite que toda repostería marche, crezca
y desarrolle correctamente.
23
Capítulo II.
Gestión Financiera
24
2.1 Importancia y definición de procesos financieros.
Importancia:
Una buena administración financiera coadyuva a que la compañía alcance sus
metas y a que compita con mayor éxito en el mercado, de tal forma que supere a
posibles competidores.7
Los procesos financieros tienen como finalidad alcanzar una producción
insuperable en el uso del dinero.
Procesos financieros:
Los procesos financieros son los que permiten a cualquier empresa llevar la
dirección, control y coordinación de los ingresos, activos y proyección de las
ventas.
Todas las empresas requieren de un proceso financiero, que le permita
mantener un equilibrio y buen funcionamiento. Este es vital para el
mantenimiento de sus ingresos, para su operación, crecimiento, desarrollo y
para la toma de decisiones.
7 Fuente: Ortega Castro (2008). Introducción a las finanzas (2ª edición). (Página 3).
25
2.2 Ciclo financiero en las empresas.
Las operaciones de toda empresa son ciclos repetitivos, los cuales, según el
Moderno Diccionario de Contabilidad (2002) son “un período que, una vez
concluido, vuelve a iniciarse con las mismas características básicas que en el
anterior”.
Figura 4: Ciclo Financiero
Fuente: Ortega Castro (2008). Introducción a las finanzas (2ª edición). (Página 32)
Número de dias
Efectivo
Pago a proovedores
Productos terminados
Ventas
Cuentas por cobrar
26
Pago a proveedores
Productos terminados
Ventas Cuentas por cobrar
Efectivo
Adquirir la materia prima que la empresa necesita, para la elaboración de sus productos y realizar los pagos a los proveedores.
Transformar la materia prima en un producto terminado, para la venta.
Proceso de venta, donde se ofrecen los productos de la empresa para la compra y satisfacción del cliente.
Documentación del proceso en cuenta por cobrar, donde se registra el aumento o disminución de la venta.
Obtener efectivo para volver a iniciar el ciclo financiero nuevamente.
Tabla 3: Descripción de las fases del Ciclo Financiero.
Fuente: Propia
2.3 Los ERP como herramienta de control de procesos
financieros.
ERP (Enterprise Resource Planning - Planificación de Recursos Empresariales)
es un conjunto de sistemas de información, para integrar operaciones de
producción, logística, contabilidad, entre otras. EL propósito de los ERP es
brindar información que permita a la empresa tomar decisiones y reducir sus
costos.
27
2.3.1 Objetivo de los ERP
El objetivo de los ERP es coordinar los negocios de la empresa, de la evaluación
de proveedores hasta la facturación de los clientes. Además se utiliza para
centralizar la base de datos ayudando a que el flujo de información circule por
las diferentes áreas de la empresa como lo son producción, mercadeo, finanzas,
y recursos humanos. 8
2.3.2 Tipos
SAP R/3 y B1: Es un sistema integrado para empresas pequeñas, medianas
y grandes, que ofrece módulos para la gestión de relaciones con clientes,
compras, finanzas y almacenamiento. Utiliza un diseño de cliente/servidor en
diversas plataformas como Unix, Windows Server y OS/400.
LN/Baan: Es un sistema personalizable y diseñado para industrias
manufactureras que trabajan en productos complejos.
Microsoft Dynamics NAV y AX: Este es dividido en dos paquetes, uno
Microsoft NAV para pequeñas y medianas empresas que va acompañado de
módulos para analizar, manufactura, finanzas, entre otros y Microsoft AX para
las medianas y las grandes organizaciones y tiene como objetivo centrarse en
la mejora de la productividad.
8 Fuente: http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm
28
JD Edwards EnterpriseOne: Ofrece diversos módulos basados en la
ingeniería, módulos la gestión de activos de capital, CRM, finanzas,
fabricación, gestión capital humano, entre otros.
Oracle E-Business Suite Financials y PeopleSoft Enterprise: Es la más
integral de todas las aplicaciones de negocios que permite a la organización
reducir costos, mejorar su rendimiento y ayuda a tomar decisiones necesarias
que se ajusten a la realidad de la empresa.
2.3.3 Implementación
Según un resumen de los sistemas ERP de Christopher Koch y Thomas
Wailgum de la revista "CIO", en el enfoque de implementación "Big Bang", las
empresas descartan todos sus sistemas existentes e instalar un sistema ERP
totalmente integrado en toda la compañía, este proceso es difícil y costoso, y por
lo tanto es más adecuado para las grandes empresas. Las pequeñas empresas
deben elegir un enfoque más gradual, implementando sólo uno o dos módulos y
añadiendo otros a medida que las ventas aumentan y las necesidades
operativas cambian 9
2.3.4 ERP en el proceso financiero
Los ERP adoptan distintos módulos como, gestión financiera, gestión de
compras, gestión de ventas, producción y recursos humanos, que funcionan
como un solo programa que abarca todo en un sistema centralizado.
9 Fuente: http://www.ehowenespanol.com/ventajas-desventajas-sistemas-erp-pequenas-
empresas-info_501438/
29
Los ERP sirven como herramienta importante para el proceso financiero, ya que
adoptan módulos para la gestión de la empresa. Estos son:
2.3.5 Módulo de gestión financiera:
Tiene como función la gestión financiera de la empresa. Es importante, porque
proporciona herramientas que facilitan la contabilidad financiera, permitiendo
contabilizar todas las operaciones, elaborar balances y la cuenta de resultados,
llevar un control total de la tesorería, llevar un control de cobros, elaborar
presupuestos y emitir facturas.
2.3.6 Módulo de gestión de compras:
Las compras de una empresa corresponden a dos procesos importantes:
1) Adquisición de materia prima.
2) Relación con los proveedores.
El sistema ERP, integra los datos necesarios para facilitar dichos procesos,
como son:
Registro de materiales.
Precios de venta.
Condiciones de compra y entrega.
Lista de proveedores.
Transacciones y sus historiales.
30
2.3.7 Módulo de gestión de ventas:
Este módulo tiene como tarea principal, dar soporte a las siguientes actividades:
Figura 5: Actividades Gestión de Ventas
Fuente: Propia
Su objetivo principal es facilitar la gestión, distribución y entrega de los pedidos,
para esto debe haber una relación y comunicación directa con los módulos de
almacén, logística, módulo financiero.
Preventa:
Contactos.
Presupuestos.
Post-venta:
Entrega.
Factura.
Devoluciones.
31
2.3.8 Módulo de producción
La función de este módulo es la de gestionar los materiales, servicios y recursos
que son utilizados en producción.
Este módulo facilita la planificación de los materiales y de las capacidades de los
recursos, lanzando las órdenes de montaje o de fabricación y adaptándose a las
características específicas de los distintos sistemas de fabricación: fabricación
contra stock, fabricación a medida contra pedido (build to order) o montaje
(únicamente se realiza el ensamblaje final de las distintas piezas que componen
el producto).10
2.3.9 Módulo de Recursos Humanos:
Gestiona la información de todos los trabajadores de una empresa, con el fin de
organizarla y tener un mejor control de asuntos tales como:
Datos personales.
Formación académica.
Sueldo.
Curriculum vitae.
Enfermedades.
Sanciones o reconocimientos.
10
Fuente: http://www.gcd.udc.es/subido/catedra/presentaciones/economia_competencia_ii/nota_tecnica_sistemas_de_gestion_erp_carlos_suarez_rey_17-03-2010.pdf
32
Registro de la asistencia y puntualidad de los trabajadores.
Además de facilitar información de los empleados, este módulo sirve para llevar
de manera correcta el proceso de evaluación, selección y contratación de
personal y lo más importante, permite integrar un soporte de generación de las
nóminas.
2.4 Ventajas y desventajas de los ERP
Hoy en día toda empresa debe implementar recursos que la ayuden a optimizar
sus procesos operativos y los ERP son una opción perfecta para ello, debido a
que permiten que los usuarios mejoren su productividad.
Antes de implementar este sistema, cada empresa debe evaluar las ventajas y
desventajas que conlleva esta instalación, algunos factores pueden variar
dependiendo de la empresa, accesibilidad económica, operación, personal de
trabajo, entre otros.
A continuación se detallan algunas ventajas y desventajas a tomar en cuenta:
Ventajas Desventajas
Los ERP facilitan una integración eficiente entre la cadena de suministro, proceso de producción y administrativo.
La instalación de los ERP es muy costosa por cuestiones de licencias, implementación y mantenimiento.
Permite una base de datos compartida con todos los departamentos de una empresa, la que aumenta la comunicación entre ellos.
Para que funcione correctamente, el personal de la empresa debe poseer habilidades y experiencias que permitan que el sistema trabaje correctamente.
33
Brinda información actualizada que facilita la toma de decisiones.
La instalación puede generar cambios en la empresa y los procesos que esta realiza.
No permite que una información se duplique.
Realizar cambios en este sistema requiere mucho tiempo y dinero.
Cuenta con diversos módulos que se pueden ajustar de acuerdo a la organización de la empresa.
El mal trabajo de un departamento y una persona del mismo, puede generar un descontrol de información que afecte a otros departamentos.
Reduce los costos: debido al ahorro de tiempo y a medidas eficientes en las decisiones de la empresa
Elimina los datos y operaciones que sean innecesarias
Cuenta con un software de bases de datos con cogido comercial
Tabla 4: Ventajas y desventajas de los ERP
Fuente: Propia
2.5 Las compras, ventas y costos como elemento del proceso
financiero.
2.5.1 Compras
Dentro de una empresa, compras es de vital importancia, ya que abastece de los
insumos que son necesarios para la producción. A través de esta, la empresa
está lista para decidir cómo, cuándo y a quien comprar, teniendo en cuenta los
34
precios más bajos y la calidad de los productos, para que la empresa pueda
obtener la ganancia deseada.
Figura 6: Ciclo de compras
Fuente: Propia
A continuación se describen las fases del proceso de compras:
1) Análisis de la solicitud de compra: Esta es la primera etapa, en donde se
emite la solicitud de compra de insumos determinados, en la que se especifican
cantidades necesarias para la producción. Luego el organismo de compras
evalúa el pedido realizado, para su aprobación.
Análisis de la solicitud de
compras
Investigación y selección de proveedores
Negociación con el
proveedor seleccionado
Acompañamitento del pedido
Control de recepción de los insumos comprados
35
2) Investigación y selección de proveedores: Realizada por el organismo de
compras, esta actividad tiene por objetivo, la búsqueda y selección de
proveedores con el fin de abastecer de insumos necesarios a la empresa. Para
la realización de esta tarea, este organismo cuenta con un registro de
proveedores acompañado de sus datos (teléfonos, catálogos de productos,
precios e historial de compras), para facilitar la selección del proveedor ideal.
Para escoger el proveedor que reúna las mejores condiciones, para esto es
esencial verificar precios, calidad de los productos, cotizaciones y condiciones,
descuentos, entregas, entre otros.
3) Negociación con el proveedor seleccionado: Cuando ya se escoge el
proveedor más conveniente, el organismo de compras inicia la negociación para
la adquisición de los insumos. En esta tercera etapa del clico, se debe realizar
una orden de compra, que es el contrato la empresa con el proveedor, en esta
se especifican los materiales solicitados con los plazos de entrega y las
condiciones de pago. Al aceptar este contrato, se debe cumplir con toda las
condiciones ya dichas.
4) Acompañamiento del Pedido: Una vez realizado el contrato, el organismo de
compras debe cerciorarse, que la entrega de los insumos solicitados se haga en
el tiempo acordado, con la cantidad y calidad establecida. Para esto, el
organismo de compra, debe mantenerse en contacto directo con el proveedor.
5) Control de la Recepción de los insumos comprados: El organismo de
compras verifica si los insumos comprados cumplen con las condiciones
36
establecidas (calidad y cantidad), para autorizar el pago al proveedor y la
recepción de los materiales al almacén.
2.5.2 Ventas
Las ventas están diseñadas para promover la compra de un producto, esta se
apoya de un proceso que tiene por objetivo satisfacer las necesidades del
cliente. El proceso de ventas o mejor conocido como clico de ventas consta con
las siguientes actividades: prospección, primer contacto, calificación,
presentación, cotización/propuesta, negociación, entrega y satisfacción.
Figura 7: Ciclo de ventas
Fuente: Propia
Prospeccion
Primer contacto
Calificacion
Presentacion
Cotizacion/
Propuesta
Negociacion
Entrega
Medir satisfaccion
37
1) Prospección: Es un proceso de búsqueda e indagación, para determinar
cuándo a un posible cliente lo podemos considerar como un “PROSPECTO
REAL”. 11
2) Primer contacto: En este proceso se debe generar confianza al cliente, para
que se sienta a gusto para realizar la compra en empresa. La primera impresión
es la clave para una buena venta.
3) Calificación: La calificación es una de las etapas más importantes, pues en ella
podemos anticipar si nuestra perspectiva tiene altas posibilidades de convertirse
en nuestro cliente, o en otras palabras si va a comprar o no. Aunque por lo
general esta etapa se lleva cabo en la misma cita e lleva, también se puede
hacer una calificación previa. 12
4) La presentación: Para lograr una buena valoración de un producto, es
necesario hacer una buena demostración, con palabras precisas y convincentes,
que refleje la buena imagen de la empresa y la calidad de sus productos.
5) Cotización/Propuesta: Cada cliente es diferente, cada uno cuenta con un
presupuesto distinto para la compra de un producto, por lo tanto, para hacer una
cotización/propuesta, se debe saber que cantidad de dinero posee la persona y
cuáles son sus necesidades, esto son los factores que marcaran la diferencia a
la hora de hacer la cotización/propuesta.
11
Fuente: http://es.slideshare.net/jcfdezmxvtas/el-ciclo-de-la-venta 12
Fuente: http://mundonegocios.net/las-7-etapas-del-ciclo-de-ventas/
38
6) Negociación: En esta parte se trata de al convencer al cliente de comprar el
producto ofrecido, para lograr esto, el vendedor debe utilizar técnicas como
resaltar los puntos del acuerdo, disponerse a redactar el pedido y preguntar si
desea el modelo tal y como está o si desea que se realicen algunas
modificación.
7) Entrega: Como su nombre lo indica, es la parte donde se entrega el producto
que el cliente ha solicitado. Es importante tener en cuenta ciertos factores a la
hora de entrega, como: calidad del producto, cantidad solicitada, cumplimiento
de las especificaciones del cliente, fecha y hora de entrega y servicio ofrecido
durante la misma. Si se cumplen estos factores, el consumidor se ira satisfecho,
repetirá la compra y recomendara la empresa.
8) Medir satisfacción: Es importante dar seguimiento al producto un día después
de su entrega, es conveniente contactar al cliente para ver si dicho producto
cumplió con las expectativas del cliente.
2.5.3 Costos
Es importante para todo empresario conocer y analizar los costos de
un producto o servicio, porque proporciona la información necesaria para
el planeamiento institucional, el estudio de alternativas, la toma de decisiones o
medidas que eviten la actuación negativa de los factores que generan
desviaciones entre los costos reales y los planificados y el ejercicio de
las funciones de control y evolución de la gestión. Desde un punto de vista
gerencial, el conocimiento y análisis de los costos, suministra la información de
39
retorno (retroalimentación), es posible medir el comportamiento sobre
la eficiencia y la eficacia de la institución y sus dependencias, permitiendo las
decisiones administrativas13
Clasificación de los costos:
De acuerdo a su naturaleza:
Costos de Suministros diversos: Compras para poder brindar dar el servicio.
Costos de Mano de Obra por el servicio: Sueldos de los trabajadores.
Costos Indirectos: Energía, agua, teléfono, depreciación, alquileres,
mantenimiento, reparaciones, etc.
De acuerdo al volumen de producción:
Fijos: Permanecen iguales en el proceso de producción.
Variables: Cambian según el nivel de la producción.
Semivariables: Estos varían pero no igual al volumen que produzca la empresa.
De acuerdo a su asignación al proceso de producción:
Directos: Estos son los que intervienen en el proceso de la producción.
Indirectos: Son los que no intervienen directamente con el proceso de
producción.
13
Fuente: http://www.monografias.com/trabajos81/analisis-comportamiento-costos-toma-decisiones/analisis-comportamiento-costos-toma-decisiones2.shtml#ixzz3UtyIJFFQ
40
Figura 8: Ciclo de los costos
Fuente: Propia
1) Determinación y análisis de los costes de los factores adquiridos (Según su
naturaleza, criterio de asignación a los productos, método de cálculo, etc.).
2) Determinación y análisis de los costes incurridos en la realización de los
distintos procesos o actividades hechos por la empresa en cada uno de sus
puestos de trabajo, fases, talleres, servicios, negociados, etc.
3) Determinación y análisis del coste de los productos, (Proceso,
semiterminados, terminados, etc.), coste de las prestaciones de servicios en
curso o ya realizados).
Determinación y análisis de los costes
de los factores adquiridos
Determinación y análisis de los costes
incurridos en la realización de los
procesos
Determinación y análisis del coste de
los productos
41
La gestión financiera en una empresa permite administrar todos sus recursos,
facilitando el control de los ingresos y gastos, con la finalidad de dar a conocer
su estado actual y permitir la toma de decisiones.
Toda empresa opera a través de procesos, los cuales son establecidos en un
ciclo financiero, que inicia y concluye constantemente. Estas operaciones suelen
ser:
Ventas: Donde se buscan clientes para la adquisición de los productos de la
empresa.
Compras: Donde se selecciona el proveedor que brinde más calidad.
Producción: Donde se realizan los productos.
Costos: Determinación de los distintos costos que intervienen en la empresa.
Todos estos procesos pueden ser integrados a través de un sistema ERP, que
permita enlazar cada área, para facilitar la comunicación y la toma de decisiones
entre ellas.
El buen desarrollo de cada proceso y la integración de este sistema, facilita a
toda empresa una buena gestión financiera y un buen control de sus
operaciones.
42
Capítulo III.
Sistematización de Gestión Financiera para la Repostería Coiscou.
43
3.1 Antecedentes de la Repostería Coiscou.
La Repostería Coiscou es un negocio familiar fundado el 9 de julio del 2014, en
Santo Domingo, República Dominicana, teniendo como propietaria a la señora
Diana Coiscou.
En un inicio contaba con cinco trabajadores, los cuales eran todos miembros de
la familia Coiscou. Entre todos tuvieron la magnífica idea de compartir con el
público sus deliciosos postres caseros, teniendo como lugar de trabajo la cocina
de su hogar, que también sirvió para la inversión de nuevos postres y además
de hacer adornos hechos en piedras
Actualmente este negocio cuenta con una amplia variedad de postres por
encargo muy bien recibidos en el mercado y los cuáles son muy comentados en
sus redes sociales.
Coiscou, es una empresa que se está dando a conocer en la actualidad, con una
gran diversidad de postres con calidad y sabor inigualable, además de realizar
lazos y detalles en pedrería únicos y originales.
En sus meses de experiencia, la repostería ha implementado e innovado más
postres, teniendo siempre un servicio inmejorable con sus clientes. De poco a
poco se ha ido convirtiendo en una dura competencia para otros negocios.
44
3.1.1 Productos de la Repostería Coiscou.
La Repostería Coiscou, cuenta con un amplio catálogo de postres detallado a
continuación:
Cupcakes.
Brownies - Pizza Brownie.
Mantecaditos.
Suspiritos.
Polvorodes.
Alfajores.
Galletas.
Tarticos.
Cake Pops.
Trufas.
Marshmallow.
Shots: Oreo & brownie, dulce de leche, M&M brownie, fresa, chocolate,
cheesecake, tres teches, tiramisú, frutas y mix chocolate.
Mousse de chocolate, fresa y chinola.
Cinamon Rolls.
Churros.
Choco Paletas.
Donas.
45
Cheesecake.
Dulce frio.
Pudin de pan - pudin de canela.
Quesillo.
Tres Leches.
Bizcochos: Chocolate, vainilla, milky way, snickers, dulce de leche, nutella, pina,
guayaba, fresa, cherry, crema pastelera, ciruela, red velvet y black and White.
Bizcochos especiales: Kit kat cake, rosette kit kat, supra chocolate cake, churro
cake y pirulin cake.
Cada producto elaborado, es entregado en un empaque acompañado de un lazo
y un detalle trabajado en pedrería, lo cual es muy llamativo y cautiva la atención
de cada cliente.
3.2 Organización y operación de la Repostería Coiscou
3.2.1 Organización de la Repostería Coiscou
Toda repostería cuenta con una organización, la cual divide y distribuye las tares
de todos sus trabajadores por áreas, con el fin de que todas las funciones y
actividades se desarrollen correctamente, para así lograr los objetivos
propuestos por la empresa. La Repostería Coiscou, está organizada por
diversas áreas de trabajo, las cuales se detallan a continuación:
46
Figura 9: Organigrama de la Repostería Coiscou
Figura 9: Organigrama de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia.
A continuación se describen las funciones de cada puesto:
Gerente General:
Es el encargado de controlar la planificación de todas las tareas que se realicen
en la repostería (compras, ventas y producción).
Administración:
La administración de la Repostería Coiscou, se divide en dos partes:
Gerente
Administración
Encargado de ventas
Encargado de compras
Producción
Jefe de produccion
Repostero Ayudante de
repostero
Encargado de almacen
Personal de servicio
Cajero
47
Encargado de compras: Persona que se ocupa de adquirir la materia prima
necesaria para la producción y demás insumos necesarios para la operación
de la repostería.
Encargado de ventas: Persona encargada de la venta de los productos y de
los lanzamientos, promociones y ofertas.
Producción:
El área de producción cuenta con cuatro personas esenciales para la fabricación
de los productos de la repostería, dichas personas son:
Jefe de producción: Tiene como función dirigir y controlar las todas las
actividades que realicen los empleados de esta área.
Encargado de almacén: Sus funciones son recibir los insumos, llevar un
control de los mismos y abastecer a producción cuando este lo requiera.
Repostero: Su función principal es elaborar junto con el ayudante de
repostero, todos los postres que sean requeridos para la venta.
Ayudante de repostero: Es el personal auxiliar, encargado brindar ayuda al
repostero en cada una de las elaboraciones.
Personal de servicio:
El personal de servicio es el que está presente a la hora de que el cliente retire
su pedido, por lo tanto, es el responsable de brindarle un buen trato para su
satisfacción.
48
Cajero: Persona encargada de cobrar a los clientes todos los productos que
este haya ordenado.
3.2.2 Operación de la Repostería Coiscou.
Las operaciones principales de una repostería son:
Producción.
Comercialización.
Contabilidad y finanzas.
Personal.
Compras.
Costos.
Dichas operaciones pueden variar dependiendo del tamaño de la empresa.
La Repostería Coiscou lleva a cabo distintos procesos operacionales, los cuales
son divididos en:
Ventas.
Compras.
Producción.
Costos.
Contabilidad y finanzas.
49
3.2.3 Ventas
Figura 10: Proceso de ventas de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia
Descripción de las etapas del proceso de ventas:
1) Búsqueda de clientes: Para esta etapa la Repostería Coiscou se apoya de
páginas publicitarias o gastronómicas, tales como @gourmetrd, @tasteitrd y
@algodulcerd, las cuales cuentan un alto número de seguidores, lo que ha
permitido que el negocio se dé a conocer y tenga clientes.
También cuenta con redes sociales en Facebook, Instagram y Twitter, las cuales
son actualizadas todos los días, con imágenes de sus productos. A través de
Busqueda de clientes
Inicio de la relación
Presentación el producto
Cerrar la venta
Aprovación del pedido
50
estas se genera también un contacto directo con los clientes, por medio de sus
comentarios, “me gusta” y mensajes de solicitud de información (precios,
cotizaciones).
2) Inicio de la relación: Cuando el cliente conoce trabajo de la repostería a través
de las redes sociales, surge la solicitud de información, la cual es hecha a través
de llamadas, mensajes por WhatsApp o correos. En esta etapa, el personal de
ventas trata de generar confianza al cliente, para que este adquiera el producto.
Algunas técnicas para generar dicha confianza son:
Personal dinámico.
Trato cordial.
Rápida respuesta a solicitud.
Lluvia de ideas: dar siempre opciones de acuerdo a las necesidades del cliente.
3) Presentación del producto: Cuando el cliente decide que ordenar, el
encargado de ventas presenta el producto (su contenido, opciones de sabores
que desea cambiar o agregar, decoración y lazos para el empaque), todo esto
apoyado de imágenes. Luego se procede a preguntar los datos generales del
cliente (nombre y apellido, teléfono, celular y correo), los cuales son registrados
en las libretas de ventas, para luego finalizar con él envió de la cotización final,
con todas las especificaciones que el cliente detalle.
51
4) Cerrar la venta: Una vez sea a probada la cotización, se especifican las
políticas de pago:
Para reservar, debe ser con el 50% del costo del pedido.
El día de la entrega, se debe saldar el costo total de la cuenta.
Los pagos pueden ser en efectivo, vía transferencias o depósitos en la cuenta
bancaria.
Las cancelaciones deben ser, por lo menos, con 24 horas laborales de
anticipación.
En caso que cancele con tiempo, el depósito podrá ser utilizado en otro pedido y
no reembolsado.
Si no cancela con tiempo, el depósito se pierde y no podrá ser utilizado.
Todos los pedidos se deben saldar para el día de la entrega. De no ser así, no
se entregará el mismo, sino hasta que este pago. (En caso de no saldar y no
notificar cancelación, el depósito se perderá).
5) Aprobación del pedido: Cuando el cliente realiza el pago del 50% del costo de
su pedido, el encargado de ventas solicita información (fecha y hora de entrega
del producto), para finalizar la ficha del pedido, luego esta es enviada a compras
y luego a producción para su elaboración.
52
3.2.4 Compras
Figura 11: Proceso de compras de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia
Las fases del proceso de compras son detalladas a continuación:
1) Análisis de la solicitud de Compra: En esta parte, se analiza la solicitud de
compra de los materiales que necesita producción para la realización de los
productos.
Análisis de la solicitud de compras
Selección de proveedores
Compra y control de calidad de los
materiales comprados
53
2) Selección de proveedores: Para esta se toman en cuenta los precios y calidad
de los productos. Usualmente la repostería se abastece de supermercados para
los materiales de producción y mercerías para los empaques y lazos, lo cual
genera un mayor costo en las compras.
3) Compra y control de calidad de los materiales comprados: En esta parte se
compra la cantidad necesaria de materiales para la producción y se verifica la
calidad de los mismos.
3.2.5 Producción
Figura 12: Proceso de producción de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia
Verificación del programa de producción
Planificación y organización de la producción
Limpieza de equipos
Elaboración de los productos
Aprobación del producto
Almacenaje
54
Los pasos del proceso de producción son explicados a continuación:
1) Verificación del programa de producción: Por cada día de trabajo, se realiza
un programa de elaboraciones, el cual especifica la orden y sus detalles, nombre
del cliente y hora de entrega.
2) Planificación y organización de la producción: Antes de realizar un producto,
se planifica y organiza su elaboración y determinar el tipo de procedimiento o
método, tipos de materiales, cantidad, persona responsable y la hora en que lo
hará dicho producto.
3) Limpieza de equipos: Por cuestión de higiene es necesario asear los equipos
que se utilizan para la producción, antes de iniciar la elaboración.
4) Elaboración de productos: Aquí se inician la realización de los productos, de
acuerdo a las especificaciones del jefe de producción, dichas en la etapa de
planificación y organización.
5) Aprobación del producto: Por cada elaboración, se realiza una pequeña
muestra de prueba, la cual debe ser aprobada por el jefe de producción antes de
salir a la venta.
6) Almacenaje: En esta etapa se almacena o se guarda el producto hasta que el
cliente lo retire. El medio de almacenaje varía según el producto, si son fríos en
nevera, si son de temperatura ambiente en vitrinas o estantes de postres.
55
Seguridad e higiene en los productos en el proceso de producción:
Un factor primordial para toda empresa que involucre alimentos y bebidas es la
seguridad e higiene, por tal razón, la Repostería Coiscou dentro del área de
producción, deberá implementar un plan de higiene y manipulación de alimentos,
el cual considere tres factores fundamentales:
1) Manipulación de alimentos (obtención, recepción, almacenamiento y
preparación).
2) Limpieza y desinfección de las áreas de trabajo (cocina).
3) Control de plagas.
Factores a considerar:
Instalaciones: limpieza, tomando en cuenta (olores, polvo y plagas), disponer
de lavamanos y varias áreas de trabajo.
Personal: uniformes de cocina, uñas cortas y sin esmaltes, pelo recogido, sin
maquillaje, sin prendas (anillos, pulseras y collares) y lavar las manos
periódicamente.
Alimentos: una de las normas principales en cocina, es que todo producto debe
ser preparado con la mínima antelación posible, garantizando su calidad. La
limpieza es otro factor importante en las mesas de trabajo y en los utensilios de
elaboración. Ciertos alimentos necesitan ser limpiados y sumergidos con agua
antes de su uso. Cada producto deberá ser almacenado según sus condiciones.
56
3.2.6 Costos
El cálculo del costo de venta y el beneficio, determina cual será el costo de venta
de los productos y el beneficio que dicha venta va genera. Para esto, la
Repostería Coiscou utiliza las siguientes formulas:
Precio de venta = Coste / (1 – %margen)
Coste = costo de materiales para la producción.
% margen = beneficio que la empresa desea tener.
Ejemplo:
“Supra Chocolate Cake”, bizcocho de chocolate, relleno de dulce de leche,
rodeado de Hershey’s y con tope de Snickers, Oreo, M&M y Twix.
P.V = Coste / (1 – %margen)
P.V = 789 / (1- 50%)
P.V = 789 / (0.5)
P.V = 1, 578
Beneficio = Precio de venta – Precio de costo
Precio de venta: precio al que se venden los productos,
Precio de costo: costo de materiales para la producción.
57
Ejemplo anterior:
Beneficio = 1,578 – 789
Beneficio = 789
3.2.7 Contabilidad y finanzas
Toda empresa necesita de contabilidad y finanzas para sobrevivir en el mercado,
ya que estas le permiten tener el control de todas sus operaciones y actividades.
La Repostería Coiscou tiene una gran deficiencia en esta área, lo que impide el
crecimiento del negocio. Operaciones como ventas, compras y costos, son
llevadas manualmente, e informes como estados financieros, están ausentes en
la empresa. El proceso de ventas es registrado en libretas, donde se especifica
el nombre del cliente, teléfono, correo, pedido y especificaciones, total a pagar y
fecha de entrega. De igual manera, el proceso de compras es realizado en
dichas libretas, donde se detalla la cantidad de productos comprados y el gasto
que generaron los mismos. Para determinación los costos y beneficios, el
negocio se apoya de fórmulas, las cuales son realizadas en cuadernos, en
donde son implementadas a cada producto:
Precio de venta = Coste / (1 – %margen)
Coste = costo de materiales para la producción.
% margen = beneficio que la empresa desea tener.
58
Beneficio = Precio de venta – Precio de costo
Precio de venta: precio al que se venden los productos,
Precio de costo: costo de materiales para la producción.
La importancia del área de contabilidad y finanzas en el negocio, radica en que
esta permite la revisión y análisis de los datos, para llegar a tomar decisiones
que favorezcan a la repostería. A partir de una buena gestión de esta área, dicha
empresa podrá determinar su solvencia y estabilidad.
3.3 Nuevo diseño del proceso de compras.
Las reposterías usualmente son abastecidas por almacenes o surtidoras y sus
compras son al por mayor, esto les garantiza un menor costo y mayor calidad en
sus productos. Para el nuevo diseño de compras de la Repostería Coiscou, se
implementaran factores como, la lista de materia prima que necesita el negocio
para operar, la búsqueda y selección de los proveedores (almacenes y
surtidoras), la negociación con estos y el seguimiento y recepción de la orden.
De esta manera, la repostería tendrá un menor gasto en las compras, a
diferencia de las que actualmente realizan en los supermercados.
59
Figura 13: Nuevo proceso de compras de la Repostería Coiscou.
Fuente: Propia
El nuevo proceso de compras de la Repostería Coiscou, se desarrollara de la
siguiente manera:
Planificación de las compras: En este paso la repostería deberá analizar la
materia prima existente para tomar decisiones de compra, antes que esta
termine. Las compras deberán ser realizadas cada mes, dependiendo de la
cantidad de pedidos.
Lista de material prima: El encargado de compras recibirá la solicitud de
materiales para la producción y este analizara los que son de prioridad para
proceder a comprar.
Recepción de la materia prima
Seguimiento de la orden
Solicitud de la orden
Negociación
Selección del proveedor
Evaluación de las cotizaciones
Solicitud de cotizaciones a proveedores
Lista de materia prima
Planificación de las compras
60
Solicitud de cotizaciones a proveedores: Cuando el encargado de compras
haga la lista oficial de materiales a comprar, este deberá solicitar cotizaciones a
distintos proveedores (almacenes y suplidoras).
Evaluación de las cotizaciones: En esta parte, se deberán comparar y analizar
las cotizaciones recibidas.
Selección del proveedor: Para esta selección, la repostería deberá hacer
hincapié en la calidad, precios, condiciones de pago, entrega, entre otros
factores.
Negociación: El encargado de compras puede especificar algunos puntos de la
cotización que pueden negociarse.
Solicitud de la orden: Cuando se llega a un acuerdo con el proveedor
seleccionado, se procede a la realización de un documento que comprometa a
ambas partes, el cual deberá ser firmado y cumplido tal y como se especifique.
Seguimiento de la orden: Mantenerse en contacto directo con el proveedor,
para asegurar que su orden llegue en la fecha establecida, con las cantidades y
especificaciones requeridas.
Recepción de la materia prima: Verificar si se recibido todo el insumo
solicitado, de acuerdo a sus especificaciones.
3.4 Diseño del nuevo proceso de ventas.
El proceso de ventas de la repostería Coiscou, carece de factores
fundamentales como, la calificación del cliente, técnicas de persuasión,
61
seguimiento de la satisfacción y fidelización de los clientes. Estas cuatro etapas
son de gran importancia, ya que sirven como medio de evaluación para la toma
de decisiones, permitiendo establecer técnicas de retención de clientes y su
satisfacción, así también como mejoras en otros procesos vinculados,
específicamente en la determinación de los precios (en caso de que no se
produzcan ventas por precios elevados). También es relevante el registro de
datos del cliente para su fidelización y el buen trato antes, durante y después de
la venta, lo cual permitirá que este vuelva a repetir la compra y recomiende la
repostería a sus conocidos.
62
Figura 14: Nuevo proceso de ventas de la Repostería Coiscou.
Fuente: Propia.
63
Los factores esenciales del proceso de ventas se detallan a continuación:
Para que toda empresa venda sus productos, debe realizar la búsqueda de
clientes, en este punto, la Repostería Coiscou deberá seguir utilizando medios
tales como, anuncios en páginas publicitarias e imágenes diarias en sus redes
sociales (Facebook, Instagram y Twitter).
El inicio de la relación, es el punto donde el cliente contactará a la repostería
para solicitar información e inmediatamente se debe generar la calificación del
cliente, donde el encargado de ventas debe detectar si la persona comprara o no
el producto, esta etapa es muy importante ya que a través de esta se puede
tratar de persuadir al cliente para que escuche o vea la presentación del
producto, donde se mostrarán sus componentes, formas de entrega, empaque,
lazos y precios. Una vez concluida la presentación, se da paso a la elaboración
de la cotización, donde se establecerá el precio del producto que desea el
cliente, con las especificaciones dichas por el mismo.
La aprobación de la cotización tiene dos vertientes, sí o no.
SI: En caso de que el cliente diga si, se producirá el registro de sus datos y el
cierre de la venta, en las que se establecerán las políticas de pago. Cuando el
cliente cumpla con dichas políticas, se generará la aprobación del pedido para
su elaboración.
64
Para finalizar este proceso, se le dará seguimiento a la satisfacción del cliente,
para esto se deberá realizar una llamada preguntando si el producto ofrecido y el
servicio brindado cumplió con sus expectativas.
NO: si el cliente no aprueba la cotización, se utilizarán técnicas de persuasión,
para convencerlo de comprar el producto, ofreciéndole ofertas o descuentas. En
esta etapa hay dos posibilidades, que el cliente apruebe dichas condiciones o
que las desapruebe.
Si el cliente lo aprueba, se procederá al registro de sus datos y cierre de la
venta, en la que se especifican las ya mencionadas políticas de pago, una vez
sean cumplidas, se aprueba el pedido. Luego de entregado el pedido se le dará
seguimiento de su satisfacción.
Si el cliente desaprueba, se deberán toman sus datos para ser registrados,
para futuras compras.
65
3.5 Nuevo diseño del proceso de gastos.
Para reducir los gastos, la Repostería Coiscou debe implementar ciertas
medidas tales como:
Figura 15: Nuevo diseño de control de gastos de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia
A continuación se detallan las medidas a considerar para la reducción de costos:
Define las necesidades: establecer qué realmente requiere la repostería,
conocer las cosas necesarias para su operación.
Comprar en almacenes/suplidoras: esto garantiza un menor costo de los
materiales para la producción.
Determinar necesidades
Comprar en Almacenes/Suplidoras
al por mayor
No conratar personal
Trabajar con postres por
encargo
Trabajar en casa familiar, sin local
Facturas, cotizaciones,
aprobaciones y demás por vía electrónicas
Sin servicio a domiciilio
66
No contratar personal: la repostería está iniciando, por lo tanto las tareas
diarias no son tan amplias para contratar personal y gastar en sueldos.
Trabajar con postres por encargos: esta modalidad le ahorrara a la repostería
el gasto innecesario de postres para exhibir y vender en vitrinas.
Trabajar en casa familiar, sin local: tener un establecimiento conlleva gastos
de arrendamiento del local de la planta y depreciación de muebles y enseres de
oficina.
Facturas, cotizaciones, aprobaciones y demás por vía electrónicas: permite
el ahorro de papel y tinta para impresión, además ayuda al cuidado del medio
ambiente.
Sin servicio a domicilio: esto ahorra gastos por mantenimiento del vehículo.
3.6 Sistematización de gestión financiera para la Repostería
Coiscou.
Un sistema de gestión financiera, es una herramienta informática que está
diseñada exclusivamente para presentar y controlar la ejecución y evaluación de
los registros contables de la empresa, para la toma de decisiones, por lo tanto,
todo negocio necesita de dicho sistema para su operación, desarrollo y
crecimiento.
La Repostería Coiscou presenta problemas de organización y control financiero,
por lo tanto, se implementará como solución un sistema de gestión financiera,
67
que le permita tener el control de sus operaciones y procedimientos contables, y
que resuelva los problemas antes mencionados.
Objetivos del Sistema de gestión financiera para la Repostería Coiscoui:
Integrar en un sistema las operaciones más importantes de la repostería,
compras y ventas.
Facilitar la obtención de costos (precio de venta y ganancias).
Presentar los estados financieros en un periodo de tiempo determinado.
El sistema de gestión financiera, contará con un menú principal, donde la
persona se registrará con su usuario y clave para poder acceder a él.
68
Menú principal Sistema de Gestión Financiera de la Repostería Coiscou.
Figura 16: Menú principal Sistema de Gestión Financiera de la Repostería
Coiscou.
Fuente: Propia
69
Una vez dentro, se mostraran distintas opciones, las cuales serán los sub-
sistemas, donde se podrán realizar las siguientes operaciones:
Compras
Ventas.
Costos.
Presentación de los estados financieros.
3.6.1 Opción de compras
Figura 17: Opción de compras
Fuente: Propia
Compras estará compuesto por diferentes opciones, las cuales son, registro de
la requisición, lista de materiales, lista de proveedores, orden de compra e
historial de las compras. Todas estas estarán integradas en el sistema para
facilitar la realización eficiente de dicho proceso.
Compras
Registro de la requisición
Lista de materiales
Lista de proveedores
Orden de compra
Historial de compras
70
Diseño de la requisición de la Repostería Coiscou
Figura 18: Diseño de la requisición de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia.
La requisición de compras es un documento que realizará el encargado de
almacén para ser enviado al encargado de compras, con la finalidad de mostrar
los materiales que hacen falta para la producción. Este documento, integrado en
la opción de compras, deberá ser completado con las siguientes
especificaciones: el departamento que solicita la requisición, en este caso
71
almacén, la fecha del pedido y de la entrega, y lo más importante, los materiales
junto con sus cantidades. Este registro permitirá tener un control y evaluación de
cuáles son los materiales que deberán ser comprados.
Diseño de la lista de materia prima de la Repostería Coiscou.
Figura 19: Diseño de la lista de materia prima de la Repostería Coiscou.
Fuente: Propia
72
Una vez sea evaluado el documento de requisición, se procederá a la selección
de los materiales para la producción. Para esta etapa fue diseñada la opción de
“Listado de materia prima”, que mostrará todos los artículos que requiere la
repostería para operar, junto con su código de identificación. Esta será de
mucha utilidad para el encargado de compras a la hora de realizar la orden a los
proveedores, ya que le ahorrara tiempo de búsqueda, facilitando la selección de
los insumos necesarios.
Diseño de la lista de proveedores de la Repostería Coiscou
Figura 20: Diseño de la lista de proveedores de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia
73
Después de la selección de la materia prima se procederá a determinar el
proveedor, para esta tarea se diseñó el “Listado de proveedores”, el cual
permitirá una búsqueda ágil, ya que estos se encontrarán registrados en el
sistema, junto con sus datos (teléfono, correo y ubicación), facilitando su
selección.
Diseño de la orden de compra Repostería Coiscou
Figura 21: Diseño de la orden de compra Repostería Coiscou
Fuente: Propia
74
Una vez seleccionado los materiales y el proveedor, se finalizará el proceso con
la orden de compra. En este documento se especificarán los materiales y
cantidades que debe suplir el proveedor, en la fecha acordada al precio
aprobado. En este también se detallarán los términos de entrega establecidos
por el encargado de compras, y las personas que intervinieron en el proceso,
como, el que elaboro la orden, quien la autorizo, y quien la recibió.
Diseño del historial de compra de la Repostería Coiscou
Figura 22: Diseño del historial de compra de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia
75
Otra de las opciones es el historial, aunque no forma parte del proceso de
compra de materiales, permitirá verificar todas las adquisiciones que se hayan
realizado en un periodo de tiempo determinado, detallando la fecha de emisión y
entrega de la orden, descripción del pedido, cantidad, que proveedor suplió y el
total que se pagó, con el objetivo de tener un control y registro.
3.6.2 Opción de ventas
Figura 23: Opción de ventas
Fuente: Propia
Ventas estará formado por diversas opciones, entre las cuales están, listado de
productos, cotización/factura, registro de datos de los clientes, la cuales está
dividida en registro del pedido, aprobación del pedido y satisfacción; y por último
el historial de ventas. Todas las opciones mencionadas anteriormente, están
Ventas
Listado de productos
Cotización
Factura
Registro de datos del cliente
Registro del pedido
Aprobación del pedido
Historial de ventas
76
integradas con la finalidad de llevar a cabo el proceso de ventas de una manera
más fácil y rápida.
Diseño de la lista de productos
Figura 24: Diseño del listado de productos
Fuente: Propia
La lista mostrará todos los productos que realiza la repostería, acompañado de
sus costos, esto le facilitará la tarea al encargado de ventas a la hora de hacer
las cotizaciones o facturas a los clientes.
77
Diseño de la cotización de la Repostería Coiscou
Figura 25: Diseño de cotización de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia
Esta opción “cotización/factura” mostrará el modelo de la cotización, donde se
detallará la orden del cliente, el concepto (producto), la cantidad, el precio de
venta y el total de la cuenta. Este documento tendrá a su vez, las políticas de
pago y datos de la repostería (teléfonos, dirección, email y RNC). La
incorporación de este documento junto con la opción de “lista de productos”
78
agilizará la tarea del encargado de ventas, permitiendo una entrega rápida, la
cual puede ser presentada en dos formas, impresa o enviada por correo,
cualquiera de las dichas formas, están integradas en el sistema.
Diseño de la factura de la Repostería Coiscou
Figura 26: Diseño de factura de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia
79
Continuando en la opción de “cotización/factura”, esta mostrará también el
modelo de la factura, realizado una vez el cliente haya cumplido con las políticas
de pago. Este tendrá ciertos datos igual que la cotización como, la orden del
cliente, el concepto (producto), la cantidad, el precio de venta y el total de la
cuenta. A su vez tendrá los datos de la repostería (teléfonos, dirección, email y
RNC). Al igual que la cotización, completar este modelo será tarea sencilla, con
la integración de la “lista de productos” y podrá ser entregada impresa o por
correo electrónico.
Diseño del registro de datos del cliente, pedido y aprobación de la
Repostería Coiscou.
Figura 27: Diseño del registro de datos del cliente, pedido y aprobación de la Repostería Coiscou.
Fuente: Propia
80
Otras de las alternativas que tendrá la opción de ventas es, el registro de datos
del cliente, registro del pedido y aprobación del mismo. Estas tres modalidades
se encontrarán incorporadas en una sola opción, la cual permitirá hacer los
registros establecidos anteriormente y aprobarlos. Además de servir como una
base de datos, ayudará a la repostería a fidelizar los clientes, a través de
técnicas, tales como, envió de promociones, ofertas y llamadas o mensajes para
hacerlos sentir importantes y especiales.
Diseño del historial de ventas de la Repostería Coiscou
Figura 28: Diseño del historial de ventas de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia
81
Por último se encontrará el historial, donde estarán registradas todas las ventas
que la repostería haya realizado, junto con datos específicos tales como, fecha
de emisión y entrega, descripción de la venta, cantidad, datos del cliente y el
total que este pago por su orden. Este registro permitirá tener un control de
todas las transacciones realizadas en un periodo de tiempo determinado.
3.6.3 Opción de costos
Figura 29: Opción de costos
Fuente: Propia
La opción de costos tendrá como finalidad simplificar el cálculo de los costos y
beneficios del negocio. Mostrará una lista integral de todos los productos para la
determinación de los costos y a su vez una “hoja de costos”, utilizada conocer el
precio de los productos con características especiales.
Costos
Determinacion de costos
Listado de productos
Hoja de costos
82
Diseño de la determinación de costos de la Repostería Coiscou.
Figura 30: Diseño de la determinación de costos de la Repostería Coiscou.
Fuente: Propia
Esta opción detallara datos como la materia prima utilizada para la elaboración,
la unidad en la que se compra dicha materia y su costo. Para el cálculo del
precio de venta se establecerá una suma total entre la materia prima que se
utiliza para la producción, mano de obra, precio del empaque y lazo que lleva
cada pedido, impuestos y el margen de utilidad. Todos estos datos generarán
automáticamente el beneficio que generará cada producto.
83
Diseño de la lista de productos de la Repostería Coiscou.
Figura 31: Diseño del listado de productos de la Repostería Coiscou.
Fuente: Propia
La lista mostrará todos los productos que realiza la repostería, acompañado de
sus costos, una vez sean establecidos en la opción de “determinación de
costos”.
84
Diseño de hoja de costos de la Repostería Coiscou
Figura 32: Diseño de hoja de costos de la Repostería Coiscou
Fuente: Propia
La hoja de costos deberá ser utilizada para pedidos especiales, es decir, los que
no están dentro de la lista de productos debido a ciertas características, tales
como, formas, tamaños, diseños, entre otras. Dichas especificaciones hacen que
el precio de venta varié, por lo tanto, en esta hoja se establecerá el precio al cual
deberá ser vendido. La hoja de costos será abierta, sostenida, renovada y
85
finalizada, y deberá contar con tres partes fundamentales, las cuales son
materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.
Materiales directos:
1. Materiales Directos: son los que están directamente en la elaboración de los
productos. Ejemplo de un bizcocho, la harina.
2. Materiales Indirectos: son los que están en la elaboración de los productos, en
cantidades pequeñas, pero que son muy importantes en la realización del
producto. Ejemplo de un bizcocho, la sal.
Mano de Obra:
Es el esfuerzo por parte del trabajador, para la elaboración de un determinado
producto solicitado por el cliente.
1) Mano de Obra Directa: Es trabajada directamente en un producto.
2) Mano de Obra Indirecta: es la parte del total de los costos indirectos de la
producción o elaboración del producto.
Costos Indirectos de Fabricación:
Estos corresponden a todos los costos que requiere la producción y que no son
considerados materiales directos, así como tampoco mano de obra directa.
86
3.6.4 Opción de estados financieros
Figura 33: Opción de estados financieros
Fuente: Propia
La última opción del sistema de gestión financiera será la de los Estados
Financieros, la cual presentará detalladamente estados como, el balance de
situación, la cuenta de resultados y flujo de efectivo, con el objetivo de conocer
el desempeño financiero de la repostería, en un periodo de tiempo determinado.
Estos reportes son necesarios en la repostería, ya que mostrarán de forma clara
los resultados de las operaciones, cambios financieros, la situación actual de la
empresa, entre otros datos importantes que permitan al lector tomar decisiones
convenientes que favorezcan al negocio.
Existen varios estados financieros, tales como:
Estado de situación patrimonial (conocido también como Balance General o
Balance de Situación).
Estados financieros
Balance de situación
Estado de resultados
Estado de flujo de efectivo
87
Estado de resultados (conocido también como Estado de Pérdidas y Ganancias
o cuenta de pérdidas y ganancias).
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
Estado de flujo de efectivo.
Estado de descomposición.
La implementación de estos estados puede variar según la empresa,
dependiendo del proceso operacional, tamaño y tipo. Debido al proceso que
lleva actualmente la Repostería Coiscou, los estados que esta necesitará son:
Balance de situación.
Estado de resultados.
Estado de flujo de efectivo.
Balance de situación
La estructura del balance de situación está formada por los activos, pasivos y
patrimonio neto. El activo es igual a los bienes y derechos que posee el negocio.
El pasivo corresponde a los fondos propios a corto y largo plazo. El patrimonio
neto es el capital y también los fondos propios, es decir, son los que representan
el aporte hecho por los accionistas o propietarios de la empresa.
El balance de situación permitirá al lector mostrar la información más relevante
de la repostería, facilitando una evaluación de la riqueza que posee esta y dando
a conocer las inversiones realizadas, el grado de endeudamiento, el patrimonio
88
acumulado, entre otros datos relevantes.A continuación se muestra la estructura
del balance de situación:
Activo Patrimonio neto y pasivo
A) ACTIVO NO CORRIENTE PATRIMONIO NETO
- Inmovilizado intangible A.1) Fondos propios
Propiedad industrial Capital Social / Capital
Aplicaciones informáticas Reserva Legal
Amortizacion acumulada inmovilizado intangible) Resultado del ejercicio
- Inmovilizado material
Terrenos y bines naturales
Construcciones
Maquinaria B) PASIVO NO CORRIENTE
Utilaje
Mobiliario Deudas a largo plazo con entidades de crédito
Equipos para proceso de información Proveedores de inmoviliarias a largo plazo
Elementos de transporte Efectos a pagar a largo plazo
(Amortization acumulada inmovilizado material) Obligaciones y Bonos a largo plazo
- Inversiones financieras a largo plazo
B) ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE
- Existencias Proveedores
Mercancias Proveedores, efectos comerciales a pagar
Materias primas Acreedores por prestaciones de servicio
Productos terminados Hacienda pública, acreedora de conceptos fiscales
(Deterioro de valor de las existencias) Organismos de la Seguridad Social, acreedores
(-) Deudores comerciales y otras cuentas a Deudas a corto plazo con entidades de crédito
89
cobrar
Clientes Proveedores de inmovilizado a coro plazo
Clientes, efectos comerciales a cobrar Efectos a pagar a corto plazo
Deudores
Deudores, efectos comerciales a cobrar
(-) Inversiones financieras a corto plazo
(-) Efectos y otros activos líquidos equivalentes
Bancos
Caja
TOTAL ACTIVO (A+B) TOTAL PATRIMINIO NETO Y PASIVO (A+B+C)
Tabla 5: Estructura del balance de situación
Fuente: https://es.scribd.com/doc/55133326/Estructura-Del-Balance-de-Situacion
Estado de resultados
El estado de resultados, también conocido como Estado de Ganancias y
Pérdidas, mostrará detalladamente las ganancias y/o pérdidas de la repostería
durante un periodo determinado de tiempo. Este estado es importante para la
repostería, ya que facilitará el análisis de la situación financiera del negocio,
mostrando proyecciones de los ingresos y egresos, la rentabilidad y su
viabilidad.
90
Ventas
(-) Costo de Ventas
Utilidad Bruta
(-) Gastos
Utilidad de Operacion
(-) Gastos Financieros
Utilidad antes de impuestos
(-) Impuestos
Utilidad Neta
(-) Pago de Dividendos
Utilidades Retenidas
Tabla 6: Estructura del estado de resultados
Fuente: http://cmap.upb.edu.co/rid=1236386231206_1847103117_2217/Tema1.EstadodeResultados.pdf
El estado de resultado contiene los siguientes elementos:
Ventas: todo lo que la repostería facturo en un periodo de tiempo.
Costo de Ventas: es el costo de todos los productos que se vendieron.
Utilidad Bruta: es ventas menos costo de ventas.
Gastos generales, de ventas y administrativos: son los gastos que requiere la
repostería para su operación como (pago de luz, teléfono, agua, entre otros).
Utilidad de operación: es utilidad operativa menos gastos generales, ventas y
administrativos.
Gastos financieros: son los gastos de endeudamientos
Utilidad antes de impuestos: es utilidad de operación menos gastos
financieros y la cantidad sobre la que son calculados los impuestos.
91
Impuestos: es el porcentaje de la utilidad antes de impuestos
Utilidad neta: es utilidad antes de impuestos menos los impuestos.
Dividendos: distribución de utilidades entre accionistas y propietarios.
Utilidades retenidas: es utilidad neta menos los dividendos pagados a
accionistas.
Estado de flujo de efectivo
El estado de flujo de efectivo mostrará los cambios del efectivo de la repostería
(las salidas y entradas), en un periodo determinado de tiempo. Mostrará a su
vez, el efectivo generado y utilizado en la financiación, operación e inversión.
Este estado va permitir evaluar la capacidad que tiene la repostería de generar
efectivo. Además, facilitará un análisis de todas las partidas que intervengan en
la generación de efectivo.
92
Repostería Coiscou
Estado flujo de efectivo
Al 31 de diciembre 2009
Saldo inicial en efectivo al 1 de enero de 2009 XXXXXX
FUENTES DE EFECTIVO
Proveniente de:
Operaciones
XXXXXX
Inversiones
XXXXXX
Total fuente de efectivo
XXXXXX
USO DE EFECTIVO
Retiro de accionistas
XXXXXX
Compra de activos fijos
XXXXXX
Total usos de efectivo
XXXXXX
Total fuentes – Usos
XXXXXX
Saldo de efectivo al 31 de diciembre de 2009 XXXXXX
Tabla 7: Estructura del estado de flujo de efectivo
Fuente: Propia
Los elementos del estado de flujo de efectivo son los siguientes:
Saldo inicial en efectivo: valor del efectivo a su inicio.
Fuentes de efectivo: provienen de dos partes, una de las operaciones que
realiza la empresa y la otra de las inversiones realizadas.
93
Total fuente de efectivo: es la suma de las fuentes de efectivo, es decir, las
operaciones e inversiones.
Uso de efectivo: conceptos por los que es utilizado el efectivo de la repostería.
Retiro de accionistas: unos de los conceptos del uso de efectivo, detalla el
monto retirado por el accionista.
Compra de activos fijos: muestra el valor de las compras realizadas, está a su
vez, forma parte de la categoría del uso del efectivo.
Total uso de efectivo: es la suma de todos los conceptos del uso del efectivo
(retiro de accionistas y compra de activos fijos).
Total fuentes – Usos: es la resta de fuentes de efectivo y uso de efectivo.
Saldo de efectivo: es la suma del saldo inicial y el total de fuentes – Usos.
94
3.6.5 Análisis FODA del sistema de gestión financiera.
Figura 34: Análisis FODA
Fuente: Propia
A continuación se explican detalladamente, cada uno de los elementos del
análisis FODA:
Fortalezas
Permitirá la gestión de los
recursos financieros.
Controlará de los procesos
operacionales (ventas y compras).
Determinará el costo y beneficio
de cada producto.
Permitirá un análisis de los
estados financieros para
la toma de decisiones.
Aumentará los niveles de
crecimiento y desarrollo de la
repostería.
Oportunidades
Ausencia de un sistema de
gestión financiera en las
empresas reposteras de la
competencia.
Facilidad de contactar y
conectar con clientes y
proveedores, ya que el sistema
tendrá el registro de sus
datos.
Posibilidad de emitir correos a
clientes y proveedores (cotizaciones,
facturas, envió de información).
Debilidades
La implementación
costosa del sistema de
gestión financiera.
Los trabajadores están
compuestos en su totalidad por
personal de producción,
faltando conocimiento y experiencia en
gestión administrativa.
Inversión de mucho tiempo y
dinero en entrenamientos administrativos
al personal.
Amenazas
Mejor gestión financiera por
parte de la competencia.
Aumento del número de
competidores con sistemas de
gestión financiera
95
Fortalezas
Permitirá la gestión de los recursos financieros: Las reposterías trabajan por
etapas en procesos continuos, este sistema permitirá trabajar dichas etapas con
orden y controlarlas.
Controlará de los procesos operacionales (ventas y compras): El sistema de
gestión financiera en sus opciones de ventas y compras, facilitará y controlará
dichos procesos, a través de mecanismos tales como registros, historiales,
listados, entre otras alternativas que contribuirán al buen desarrollo de la
repostería.
Determinará el costo y beneficio de cada producto: El sistema contará con
una opción dedicada a los costos, la cual le permitirá determinar los mismos y
conocer las ganancias generadas. Esto le permitirá al negocio obtener
ganancias y llevar un control de estas.
Permitirá un análisis de los estados financieros para la toma de
decisiones: La integración en el sistema de estados como balance general,
estado de resultados y estado de flujo de efectivo, le permitirán a la repostería
tener un registro de los resultados de sus operaciones, analizarlos y tomar
decisiones apropiadas.
Aumentará los niveles de crecimiento y desarrollo de la repostería: Con la
implementación de este sistema, el negocio podrá tener un control total de todos
sus procesos administrativos y financieros, lo cual favorecerá su progresión.
96
Oportunidades
Ausencia de un sistema de gestión financiera en las empresas reposteras
de la competencia: Las empresas reposteras que trabajan por encargos o que
se encuentran en vías de crecimiento, no mantienen sus finanzas y procesos a
través de sistemas de gestión, lo cual sería una ventaja para Repostería Coiscou
una vez implemente dicho sistema, ya que llevaría un mejor procesos
administrativo que su competencia.
Facilidad de contactar y conectar con clientes y proveedores: En las
opciones de compras y ventas, habrán registro de datos de clientes y
proveedores, permitiendo un contacto directo con estos.
Posibilidad de emitir correos a clientes y proveedores (cotizaciones,
facturas, envió de información): Realizar tareas como elaboración de
cotizaciones, facturas y envió de información tanto a clientes como proveedores,
será una labor ágil, ya que estas opciones forman parte de ventas y compras. Su
integración permite mantener una relación directa con estos.
97
Debilidades
La implementación costosa del sistema de gestión financiera: La instalación
de un software de gestión requiere de una inversión muy elevada, debido a
todas las opciones que posee.
Los trabajadores están compuestos en su totalidad por personal de
producción, faltando conocimiento y experiencia en gestión administrativa:
Los conocimientos del personal de producción, en la mayoría de los casos, son
limitados en términos de administrativos.
Inversión de mucho tiempo y dinero en entrenamientos administrativos al
personal: Capacitar al personal con estudios administrativos y financieros,
reduciría su tiempo de trabajo en la repostería y generaría gastos adicionales
que la empresa no podría cubrir debido a escasos recursos.
Amenazas
Mejor gestión financiera por parte de la competencia: Los sistemas de
gestión varían dependiendo del tamaño de las empresas, mientras más grande
más novedoso el diseño y su estructura. Estos beneficios facilitan una mejor
gestión administrativa.
Aumento del número de competidores con sistemas de gestión financiera:
La implementación de sistemas de gestión, le permiten a las empresas tener un
control y mejor funcionamiento, debido a esto, cada vez más negocios recurren
a esta alternativa.
98
En vista de los problemas internos de organización y control de recursos
financieros de la Repostería Coiscou, se ha creado una propuesta que tiene
como propósito la mejora en los procesos de compra, venta y costos, la gestión
de estos y la implementación de los estados financieros para su análisis.
En estudios financieros y estadísticos de la repostería, se pudo observar y
determinar que es posible presentar una mejora, llevando un nuevo método
financiero. Aplicar esta propuesta conllevará a descartar totalmente la
contabilidad manual que lleva actualmente el negocio e instalar un novedoso
sistema, que permitirá acceder a un registro de los procesos y operaciones
financieras de una manera más rápida y fácil.
Este sistema ayudará a la repostería, tener un control de las ganancias y
pérdidas generadas, y adecuados procesos operacionales para el buen
funcionamiento, y crecimiento del negocio.
ix
CONCLUSIONES
Con relación a lo observado en estas páginas, se puede alegar que, la
propuesta de gestión financiera para la Repostería Coiscou es muy cautivadora
y tiene todo los aspectos necesarios para el buen desarrollo de la empresa,
manteniendo una organización y control financiero adecuado a mediano y largo
plazo.
La Repostería Coiscou deberá instalar dicho sistema de manera total y bajo una
evaluación exhaustiva de la labor diaria, en sus distintas áreas del saber.
El nuevo sistema instructivo, detallará de manera clara sus distintas
especialidades facilitando sus debilidades y a su vez permitirá realizar labores
de compras, ventas, determinación de costos y presentación de los estados
financieros.
La opción de compras mantendrá un equilibrio laboral que favorecerá al
trabajador, ahorrando sus tareas y largos tiempos de espera en búsqueda y
selección de proveedores. El diseño de compras es seguro, detallista y
confiable, es de orden legal.
La opción de ventas es un renglón importante del sistema, ya que ofrecerá una
gama de opciones que facilitará la labor del trabajador. Una de las ventajas de
esta opción, es que se podrá ganar tiempo al realizar cotizaciones y facturas, ya
que habrá un portafolio de todos productos de la repostería, lo cual reducirá el
x
tiempo de espera del cliente, evitando demoras en la entrega de los mismos. Al
mismo tiempo, permitirá un registro de datos del cliente lo cual facilitará la
fidelización de los estos.
En ambas opciones, compras y ventas habrá un historial, que será utilizado
como medio de control y datos estadísticos. En la opción de costos aportará un
mejor control y determinación de estos, lo cual será de mucha ayuda para
establecer las ganancias por producto de la repostería.
La última opción, estados financieros, es la más importante, ya que dará la voz
de alarma financiera cuando las cosas marche incorrectamente. El balance
general mostrará lo que la repostería posee y sus deudas, el estado de resultado
será importante por sus proyecciones y el estado de flujo de efectivo presentará
los mecanismos necesarios para que la empresa genere efectivo.
Una vez la repostería implemente este sistema, podrá tener un control sobre
todas sus áreas, no solo las administrativas sino también la financiera, lo cual
será de mucha ayuda para esta y otras empresas reposteras que se encuentren
en el mismo estado.
Aspiramos a que este sistema de gestión financiera, se convierta en una
motivación educativa y que grupos de educadores sean los primero innovadores.
Exhortamos a las personas a sentir el deseo de recuperar sus prácticas y
conocimientos sobre la misma sistematización, para ofrecer posibilidades de
grandes logros.
xi
RECOMENDACIONES
Departamento de contabilidad y finanzas: Añadir dicho departamento a la
estructura organizacional de la repostería, facilitará un soporte continuo al
sistema de gestión financiera y suministrará información de los resultados
durante un periodo de tiempo. A su vez, se centrará en la decisión de inversión y
obtención de los recursos.
Capacitar al personal laboral con estudios continuados: Para el buen
funcionamiento de este sistema, es necesario trabajadores con conocimientos
administrativos y financieros que permitan una buena gestión del sistema.
Introducir procesos innovadores al sistema: Es importante su utilización para
nuevas propuestas, inventos, implementación económica, para nuevos
productos y servicios
Supervisión y constante manejo del sistema: Ayuda en la observación
regular y en el registro de las actividades diarias.
Analizar los resultados: Toda operación da resultados, los cuales muestran
detalladamente como va marchando un negocio, cuáles son sus ganancias y
pérdidas. Es conveniente a partir de estudios financieros y económicos analizar
dichos resultados, ya que a partir de estos, se podrán tomar decisiones
convenientes para el buen desarrollo de la repostería.
xii
Evaluar el sistema financiero periódicamente: Cada cierto tiempo será
conveniente medir el grado de eficiencia del sistema, para verificar que todo
marche correctamente o corregir sus deficiencias.
xiii
BIBLIOGRAFÍA
Libros:
Publicaciones Vértice S.L. (2010). Repostería. España. Editorial Vértice.
Soriano Jesús (2010). Introducción a la Contabilidad y las Finanzas. Barcelona. Profit Editorial.
Castro Ortega (2008). Introducción a las finanzas (2ª edición).
González Saavera Guillermo (2003). Contabilidad General.
Amat Oriol. (2008). Contabilidad y finanzas para Dummies. Barcelona.
José de Jaime Eslava e Iñigo de Jaime Marín. (2009). Las claves de la nueva contabilidad para las pymes. Madrid. ESIC Editorial.
Trabajos de investigación:
Caroly Ferreiras, Yamileth Oviedo, Alba De La cruz. (2014). Diseño de un plan
de negocios para la creación de una empresa de Cupcakes y organización de
mesa de dulces para eventos en el Distrito Nacional de la Republica
Dominicana. Año 2014. Universidad Apec, Santo Domingo, DN.
Christian Raúl Rincón Caicedo (2011). Tesis de Plan de Negocio para la
creación de la Pastelería innovadora casera lTDA, destinada a la producción y
comercialización de productos de pastelería y repostería en la localidad de
Chapinero de la ciudad de Bogotá, D.C. Universidad De la Salle, Bogotá, D.C.
Referencias electrónicas:
http://postresparatodos.over-blog.es/article-historia-de-la-reposteria-
113646631.html
http://www.inaes.gob.mx/doctos/pdf/guia_empresarial/pasteleria_y_reposteria.pd
f
xiv
http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm
http://www.ehowenespanol.com/ventajas-desventajas-sistemas-erp-pequenas-
empresas-info_501438/
http://www.gcd.udc.es/subido/catedra/presentaciones/economia_competencia_ii/
nota_tecnica_sistemas_de_gestion_erp_carlos_suarez_rey_17-03-2010.pdf
http://es.slideshare.net/jcfdezmxvtas/el-ciclo-de-la-venta
http://mundonegocios.net/las-7-etapas-del-ciclo-de-ventas/
http://www.monografias.com/trabajos81/analisis-comportamiento-costos-toma-
decisiones/analisis-comportamiento-costos-toma-
decisiones2.shtml#ixzz3UtyIJFFQ
https://es.scribd.com/doc/55133326/Estructura-Del-Balance-de-Situacion
http://cmap.upb.edu.co/rid=1236386231206_1847103117_2217/Tema1.Estadod
eResultados.pdf
xv
1
Decanato de Turismo
“Propuesta de implementación de un sistema de gestión
financiera para la Repostería Coiscou, Distrito Nacional,
año 2015”.
Sustentantes:
Br. Rosa Iris Robles Rodríguez 20061206
Br. Diana Carolina Coiscou 20092010
Asesor:
Lic. Carlos Basilis
Anteproyecto de la monografía para optar por el Título de:
Lic. Administración Turística y Hotelera Mención Marketing
Lic. Administración Turística y Hotelera Mención Banquetes y
Servicios
Distrito Nacional República Dominicana 11 de Febrero del
2015
2
1. Selección del título y definición del tema.
El tema de monográfico se titula: “Propuesta de implementación de un sistema
de gestión financiera para la Repostería Coiscou, Distrito Nacional, año 2015”.
Dicha propuesta se realizará en el marco de la empresa Coiscou, localizado en
la Calle Manuel María Valencia número 15, Los Prados, Distrito Nacional. La
misma abarcará el proceso de la administración, compras, ventas, gastos,
costos y determinación de estados financieros, con la finalidad de brindar una
herramienta para mejor el negocio y su organización.
2. Planteamiento del problema.
Situación actual: síntomas y causas.
La Repostería Coiscou, desde su creación en julio del 2014 hasta el día de hoy,
ha presentado deficiencia contable, debida a que los registros de compra y
venta, cálculo de costos y ganancias e inversiones, se han realizado de forma
manual. El ciclo contable en general, ha estado prácticamente ausente,
impidiendo que esta consiga mantener un buen funcionamiento en sus cuentas y
trayectoria financiera.
Esta situación aflora la falta de un sistema de gestión para sus operaciones, que
le permita realizar funciones de ejecución y toma de decisiones, llevando así,
una mejor organización y control de sus actividades financieras ágilmente. A
3
diferencia de la contabilidad manual, que utiliza actualmente la empresa, que
produce los informes operacionales, de una manera más lenta e insuficiente.
Tal condición obedece a los siguientes factores:
▪ La falta de contratación de personal contable, para llevar las finanzas del
negocio.
▪ La ausencia de capacitación del personal, acerca de procesos financieros y de
su gran aporte a las funciones administrativas.
▪ La falta de un sistema integrador de todas las operaciones necesarias para la
gestión financiera.
Mientras la Repostería desconozca las ventajas que aportan los sistemas de
gestión financiera, no habrá una buena organización y lo más importante, no
habrá constancia en el mercado.
Pronóstico
Estas circunstancias pueden llevar al negocio a desaprovechar los beneficios
que aportan los sistemas de gestión y la gran organización que estos brindan.
De continuar esta situación, la empresa podría perder su rentabilidad, al
desconocer sus gastos e ingresos, permitiendo así, la ruina del negocio.
4
Control al pronóstico
Para que la Repostería logre una mejor organización, es necesario implementar
un sistema de gestión financiera, que dé a conocer la administración del
efectivo, costos y gastos e ingresos; que permita al negocio desarrollarse
correctamente.
Formulación del problema
¿Qué implicaciones genera la ausencia de un sistema de gestión financiera, en
la Repostería Coiscou?
Sistematización del problema
▪ La falta de capacitación del personal en procesos contables. ¿De qué manera
afecta al negocio?
▪ ¿Qué impacto ha tenido el mal manejo de la contabilidad en el negocio?
3. Objetivos de la investigación.
Objetivo general
Proponer la implementación de un sistema de gestión financiera para la
repostería Coiscou.
Objetivos específicos
5
Determinar la situación actual de la Repostería.
Verificar los procedimientos que realiza la empresa en cuanto al manejo
financiero.
Identificar los procesos operacionales que lleva acabo actualmente la
repostería.
Diseñar nuevos procesos de compras, ventas, costos y gastos,
basándose en mejoras de los actuales.
Elaborar un sistema de gestión de acuerdo a las necesidades de la
empresa, que permita el control de sus operaciones y procedimientos
contables, una vez diseñado sus nuevos procesos.
4. Justificación de la investigación.
Justificación practica:
Esta investigación permitirá encontrar soluciones concretas a los problemas de
contabilidad, que afecta a la Repostería Coiscou, a través de un sistema de
gestión de finanzas, el cual le permitirá conocer, su realidad económica, historial
financiero, sus procesos y sobretodo mejorar su situación actual. Este sistema
será la respuesta o solución a su preocupación por el mal manejo administrativo
y podrá ser útil para otras empresas, que se encuentren en la misma situación.
6
5. Tipo de investigación.
En la presente investigación se utilizaran dos tipos de estudios:
Estudio descriptivo, el cual está enfocado en la descripción del problema y en
una propuesta al mismo; y el estudio explicativo, que a través de un conjunto de
definiciones y suposiciones de manera organizada y sistemática, explicara las
relaciones causales, de manera coherente a los hechos relacionados con el
tema de estudio.
El objetivo es llegar a conocer las circunstancias que afectan a la Repostería
Coiscou y presentar la solución a estas, través de la descripción y explicación
precisa de procesos y actividades, con el fin de obtener un resultado efectivo.
6. Marcos de referencia.
1- Marco Conceptual
Repostería:
Repostería es el arte que tiene como finalidad la realización de postres y
decoración de los mismos.
Finanzas:
La finanza tiene como objetivo analizar cómo es obtenido y gestionado el dinero,
las inversiones, la financiación, pagos, cobros, entre otros.
7
Contabilidad:
La contabilidad es una parte de la economía que se encarga de obtener
información financiera externa sobre las empresas para poder permitir su
control y la adecuada toma de decisiones.14
Coste:
Concepto propio de la contabilidad de costes. Es el valor del consumo de los
elementos necesarios para producir un producto o prestar un servicio.15
Venta:
Transacción en la que se intercambian bienes o servicios a cambio de un precio.
(Soriano, año 2010, página 85).16
Ingreso:
Se produce como consecuencia de las ventas realizadas a los clientes y por
otros conceptos, tales como los ingresos financieros, por ejemplo. (Soriano, año
2010, página 27).17
Gasto:
14 Fuente: Amat Oriol. (2008). Contabilidad y finanzas para Dummies. Barcelona (página 18) 15 Fuente: Soriano Jesús (2010). Introducción a la Contabilidad y las Finanzas. Barcelona. Profit Editorial (página 154) 16
Fuente: Soriano Jesús (2010). Introducción a la Contabilidad y las Finanzas. Barcelona. Profit Editorial (página 85) 17
Fuente: Soriano Jesús (2010). Introducción a la Contabilidad y las Finanzas. Barcelona. Profit Editorial (página 27)
8
Es el consumo de aun recurso que da como resultado el aumento de la pérdida,
disminuyendo su beneficio.
Compra:
Es la adquisición de productos o servicios por parte de proveedores para la
operación de una empresa.
Estados financieros:
Son los registros que reflejan la situación de la empresa, para su análisis y toma
de decisiones.
Planificación financiera:
Herramienta que utiliza la empresa para elaborar previsiones a largo plazo.18
2- Marco Teórico:
Sistematización del Proceso Contable:
La Sistematización es la fase inicial del proceso contable, y consiste en
establecer el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos,
desde su obtención hasta su presentación como estados financieros.19
18
Fuente: Soriano Jesús (2010). Introducción a la Contabilidad y las Finanzas. Barcelona. Profit Editorial (página 175) 19
Fuente: http://circulocontableglobal.blogspot.com/2009/10/sistematizacion-del-proceso-contable.html
9
Proceso Contable:
Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada
período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las
transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del
diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de
trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los
asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el
balance de comprobación posterior al cierre.20
3- Marco Espacial:
La investigación será realizada en el marco del negocio de postres por encargo,
Coiscou, ubicado en la Manuel María Valencia #15, Los Prados, Santo Domingo,
Distrito Nacional.
4- Marco Temporal:
En término de tiempo, este monográfico se desarrolla en el cuatrimestre enero-
abril 2015.
8- Métodos, procedimientos y técnicas de la investigación.
20
Fuente: http://www.monografias.com/trabajos/ciclocontable/ciclocontable.shtml#ixzz3RNZDbzJQ)
10
Método:
En la siguiente investigación se estudiara el método inductivo. Por tal razón
conlleva a un análisis ordenado y coherente del problema de investigación,
tomando como referencia premisas verdaderas. El objetivo es llegar a una
conclusión precisa que pueda servir para resolver problemas actuales.
Procedimientos:
Los procedimientos a utilizar en la investigación son los siguientes:
Conocer la situación actual de la empresa.
Analizar procesos operacionales que lleva acabo actualmente la
repostería.
Diseñar nuevos procesos de compras, costos y ganancias, ventas y
gastos para la Repostería Coiscou.
Establecer un sistema de acuerdo a las necesidades de la empresa, que
permita el control de sus operaciones y procedimientos contables.
Técnicas:
Los medios empleados para la recolección de información, son los siguientes:
Trabajos de investigación.
Libros.
Internet
11
TABLA DE CONTENIDO
Capítulo 1: Generalidades de la repostería.
1.1 La repostería y su historia.
1.2 Vinculación de la repostería con la hotelería.
1.3 Importancia de las empresas de repostería en la actualidad.
1.4 Organización de las empresas de repostería.
1.5 Operación de las empresas reposteras.
Capítulo 2: Gestión financiera.
1.1 Importancia y definición de procesos financieros.
2.2 Ciclo financiero en las empresas.
2.3 Los ERP como herramienta de control de procesos financieros.
2.4 Ventajas y desventajas de los ERP.
2.5 Las compras, ventas y costos como elemento del proceso financiero.
Capítulo 3: Sistematización de gestión financiera para la Repostería
Coiscou.
3.1 Antecedentes de la Repostería Coiscou.
3.2 Organización y operación de la Repostería Coiscou.
3.3 Nuevo diseño del proceso de compras.
3.4 Diseño del nuevo proceso de ventas.
3.5 Nuevo diseño del proceso de gastos.
3.6 Sistematización de gestión financiera para la Repostería Coiscou.
12
BIBLIOGRAFÍA
Libros:
Soriano Jesús (2010). Introducción a la Contabilidad y las Finanzas.
Barcelona. Profit Editorial.
Castro Ortega (2008). Introducción a las finanzas (2ª edición).
González Saavera Guillermo (2003). Contabilidad General.
Amat Oriol. (2008). Contabilidad y finanzas para Dummies. Barcelona.
Trabajo de investigación:
Christian Raúl Rincón Caicedo (2011). Tesis de Plan de Negocio para la
creación de la Pastelería innovadora casera lTDA, destinada a la
producción y comercialización de productos de pastelería y repostería en
la localidad de Chapinero de la ciudad de Bogotá, D.C. Universidad De la
Salle, Bogotá, D.C.
Referencias electrónicas:
http://www.monografias.com/trabajos97/contabilidad-
sistematizada/contabilidad-sistematizada.shtml
http://circulocontableglobal.blogspot.com/2009/10/sistematizacion-del-
proceso-contable.html