gEHRiMed WebinarWrapping up 2015, 2016 Kick‐Off Program

December 8, 2015Rod Baird, Mikell Clayton, Carol Coates

Presenters

Mikell ClaytonClinical & Regulatory Trainer

Rod Baird Geriatric Practice Management, LLC ‐ President• Developer of LTC Physician EHR software

ECP Management, LLC ‐ Partner• NC based Provider of LTC Physician services

AMDA Committee Member• Public Policy & Government Affairs, QM Task Force

CMS ‐2012 Innovations Advisor – LTC PCMH

LTC MD rep. to NASL HIT Committee

2

rodbaird@gpm.mdwww.ltcmanagement.com

mclayton@gpm.md

Carol Coates

ccoates@gpm.mdRegulatory Compliance Specialist 

Disclaimer

BEFORE RISK MANAGEMENT REVIEW•Today’s Guidance is offered on a ‘best effort’ basis.•Advice is based on published regulations ‐ if availableAfter Risk Management Review 

3

This presentation was produced by Geriatric Practice Management and is intended exclusively for licensed users of our electronic health record software, gEHRiMed®.  This presentation is provided for educational use only, is general in nature, and is not intended to take the place of your review and understanding of all applicable law or regulations. Please consult with your legal representative should you have questions regarding such laws or regulations.

While making reasonable efforts to ensure that all information in this presentation is accurate and up to date, GPM makes no representation or warranty of the accuracy, reliability, or completeness of the information.  GPM further makes no representation or warranty concerning errors, omissions, delays, defects in, or the accuracy, completeness, timeliness or usefulness of, the information supplied in this presentation.  

In use of gEHRiMed as a documentation tool customers retain full responsibility for ensuring completeness and accuracy of documentation, including, but not limited to, that which may be submitted to governmental agencies.

Agenda•2016 High Level Strategies (Rod)•Meaningful Use:  •Critical Decisions – Must decide in 2015 for 2016•Meaningful Use Strategies•Why MU is important for groups seeking Hardship Exemptions•Meaningful Use – A word about Clinical Decision Support

•Updates From CMS Regulations (Rod)•PQRS and VBP Informal Review Window Extended to December 16th•Changes in PQRS rules for Group Practice Reporting Option (GPRO)

•PQRS:  2016 Participation Strategy (Rod)•Medicaid MU Considerations and Timelines (Mikell)•2015 PQRS Registry submission (Carol)

4

Critical Decisions – Must decide in 2015 for 2016•Are you trying to achieve Meaningful Use in 2016?•If answer is NO, no action is needed.•If Answer is YES, you must alert GPM

•Default status for CDS is ‐ inactive•IF YOUR DAY #1 is January 1st ‐ Call GPM Support IMMEDIATELY•If you are planning on attempting 90 Days of Year #1 MU, you must have these features turned‐on prior to the start date.

5

Meaningful Use Strategies

•Biggest issue – are you ‘going for it’ or not?•We recommend everyone apply for the Hardship Exemption – there is a broad exemption for LTPAC Medicine•The biggest MU hurdle remains reaching the CPOE ePrescribing hurdle •50% of all your prescriptions have to be recorded and transmitted electronically.•This is a burden because the rules are not set‐up for LTPAC work flows.•Largest LTC Pharmacies do not support ‘MU Friendly’ prescribing

6

Why MU is important for groups seeking Hardship Exemptions

•Highly Likely MU rules will Change to incorporate 

•Quality•Cost•Meaningful Use•Practice Improvement

•We Guess that MU will become a grade (0 – 100), not Pass/Fail

7

http://s‐hort‐circuit.deviantart.com/From

Meaningful Use – A word about Clinical Decision Support•Providers who attempt Meaningful Use are irritated by the obtuse CDS alerts incorporated in gEHRiMed™ • Currently, there is only a mandate to have 1 alert ‘activated’ for MU•gEHRiMed™ alerts are ‘recommended’ by ONC Experts for Adult Populations•There are no ‘recommended’ alerts pertinent to Geriatric Populations

•The new 2016 EHR Rules require that 5 CDS alerts be activated•We recognize this is an added burden•Alerts must relate to a relevant eCQM or Critical Health Issue•AMDA is considering rewriting its CPGs (clinical practice guidelines) to add quantified decision points and relate them to eCQMs.•Please support this effort if you talk to any AMDA staff or directors

8

GPM offering new Training Tools & Account Management, Time – always the opponent

•GPM is delighted that over 700 Physicians, Nurse Practitioners, and Physicians Assistants are regular users.•This led to an increased demand for both training and support•GPM is responding with an expanding library of ‘on‐demand’ videos•This includes in‐depth videos on key features like creating encounters, ePrescribing, managing PQRS participation, etc.  These focus on the most common support call issues.•We continue to offer regular webinars that cover strategic considerations (as we are doing today)•The challenge we have is delivering individualized Practice Management advice – the complexity of possible options prevents easy answers.  Over the next months we plan to test, then introduce key partners who can spent the time you need in practice analysis.  

9

Regulatory Updates from CMSOur initial analysis of 2016 Changes is covered in the 

November WebinarThe following items are additional thoughts.

10

PQRS and VBP Informal Review Window Extended to December 16th•Every Practice/Provider should have a letter from CMS if PQRS penalties apply in 2016.  •If you have PQRS Penalties, you also have VBP Penalties

•Did you try reporting PQRS during 2014?PQRS ‐ Requests must be submitted electronically via the Quality Reporting Communication Support Page (CSP). Informal review will experience downtime from December 3 through December 7, 2015. If you plan to file an informal review request, please do so outside of this window. See the fact sheet and Analysis and Payment web page for more information.

•VBP ‐ Authorized representatives of group and solo practitioners can access the 2014 Annual QRURs on the CMS Enterprise Portal using an Enterprise Identify Data Management (EIDM) account with the correct role. For more information on how to access the 2014 Annual QRURs, visit How to Obtain a QRUR.

•For additional questions, contact the QualityNet Help Desk at 866‐288‐8912 (TTY 1‐877‐715‐6222) or via qnetsupport@hcqis.org from 7am to 7pm CT Monday through Friday

11

Changes in PQRS rules for Group Practice Reporting Option (GPRO)•New for 2016 – Groups that Register for GPRO are not ‘locked‐in’ if they chose not to report via GRPO:•“under our proposal for the CY 2018 VM, in determining whether a group would be included in Category 1, we would consider whether the 50 percent threshold has been met regardless of whether the group registers for a PQRS GPRO. We believe this proposal would allow groups that register for a PQRS GPRO but fail as a group to meet the criteria to avoid the PQRS payment adjustment an additional opportunity for the quality data reported by individual EPs in the group to be taken into account for purposes of applying the CY 2018 VM.”•http://www.regulations.gov/#!documentDetail;D=CMS‐2015‐0081‐2290 (page 982‐983)

12

GPRO Flexibility Creates Valuable New Option•It is likely Measures Group Reporting will remain least burdensome for many medical groups.•GPRO registration creates the Option to use 9 Individual Measures –which may be valuable because:•eCQMs count as measures – groups trying for MU ‘kill 2 birds w/ 1 stone’•GPM is adding new eCQMs to gEHRiMed – and will update our ONC testing/certification during 2016

•GPRO Negative is need to use CAHPS for >100 EPs•GPRO applies to the entire group if 50% of all Medicare Part B patients are included (not a Per‐Provider test)•Allows a few group members to carry the load for the entire group (no penalty for hiring during Nov‐Dec, or for possible early departures.

•If GPRO is not working – simply shift back to using a Measures Group 

13

High Level 2016 PQRS Participation Strategy•Measures Groups – still the best option for smaller/stable groups• GPM is Dropping Diabetes – too hard, not used by any practices in 2015•Updating CAD, HF and Dementia•Dementia now only requires 1 visit per patient

•Individual Measures – needed if GPRO is  your reporting method• GPM is reviewing current and new PQRS Measures for 2016.•Analyzing new measures that apply to LTC Medicine & Behavioral Health

•Updating all eCQMs currently in gEHRiMed to 2016 definitions•Assessing benefit of adding other eCQMs during 2016•Will incorporate those needed for ACO reporting

14

Modified Meaningful Use Stage 2 (Medicaid)

Considerations and TimelinesMikell Clayton

Regulatory Compliance Specialist 

15

Key Differences between Stage 2 and Modified Stage 2 •For 2016, a provider new to Meaningful Use can demonstrate for any continuous 90‐day period between January 1, 2016 and December 31, 2016 . •Any provider who have previously demonstrated Meaningful Use must report for a full calendar year in 2016. January 1 is the beginning of your 2016 reporting year if you need to report for a full year.•CMS has declared 12 original Stage 2 measures as “redundant, duplicative, or topped‐out.”  There are now 10 objectives to meet MU.

2016 2017 2018

2012 Modified Stage 2 Modified Stage 2or Stage 3 

Stage 3

2013 Modified Stage 2 Modified Stage 2or Stage 3 

Stage 3

2014 Modified Stage 2 Modified Stage 2or Stage 3 

Stage 3

2015 Modified Stage 2 Modified Stage 2or Stage 3 

Stage 3

2016 Modified Stage 2 Modified Stage 2or Stage 3 

Stage 3

2017 X Modified Stage 2or Stage 3 

Stage 3

2018 X X Stage 3

Stage of Meaningful Use First Year Demonstrating MU

Performance Year and Stages

MU Modified Stage 2:  Ten Required Objectives

Modified Stage 2 Objectives1 Protect Patient Health Information. (outside) 6 Patient Specific Information

2 Clinical Decision Support 7 Medication Reconciliation 3 Use computerized provider order entry (CPOE)

for medication, laboratory and radiology orders

8 Patient Electronic Access (VDT)

4 Generate and transmit permissible prescriptions electronically (eRx)

9 Secure Messaging

5 Patient Information Exchange (outside) 10 Public Health Reporting (outside)

Objective 1 of 10: Protect Patient Health Information•Conduct or review a security risk analysis in accordance with the requirements in 45 CFR 164.308(a)(1), including addressing the security (to include encryption) of ePHI created or maintained in CEHRT…and implement security updates as necessary and correct identified security deficiencies as part of the EP’s risk management process• https://www.cms.gov/regulations‐and‐guidance/legislation/ehrincentiveprograms/downloads/securityriskassessment_factsheet_updated20131122.pdf

Objective 2 of 10: Clinical Decision Support •Measure 1: Implement five clinical decision support interventions related to four or more clinical quality measures at a relevant point in patient care for the entire EHR reporting period. Absent four clinical quality measures related to an EP’s scope of practice or patient population, the clinical decision support interventions must be related to high priority health conditions.•Measure 2: The EP has enabled and implemented the functionality for drug‐drug and drug allergy interaction checks for the entire EHR reporting period.

Five CDS INTERVENTIONS WILL BE TURNED ON JANUARY 1    for Current eRx Subscribers

Objective 3 of 10: Computerized Provider Order Entry (CPOE)•Measure 1: More than 60% of medication orders created by the EP during EHR reporting period are recorded using CPOE.•Exclusion: EP writes fewer than 100 medication orders during the EHR reporting period.

•Measure 2: More than 30% of laboratory orders created by the EP during EHR reporting period are recorded using CPOE.•Exclusion: EP writes fewer than 100 laboratory orders during the EHR reporting period.

•Measure 3: More than 30% of radiology orders created by the EP during EHR reporting period are recorded using CPOE.•Exclusion: EP writes fewer than 100 radiology orders during the EHR reporting period

Requires eRx Subscription

Objective 4 of 10: Electronic Prescribing•Measure: More than 50% of permissible prescriptions written by the EP are queried for a drug formulary and transmitted electronically using CEHRT.

Requires eRx Subscription

Objective 5 of 10: Patient Information Exchange•The EP that transitions or refers their patient to another setting of care or provider of care must (1) use CEHRT to create a summary of care record; and (2) electronically transmit such summary to a receiving provider for more than 10 percent of transitions of care and referrals.•Exclusion:•Any EP who transfers a patient to another setting or refers a patient to another provider less than 100 times during the EHR reporting period.

Problem list from a C‐CDA

Objective 6 of 10: Patient Specific Education•Measure: Patient specific education resources identified by CEHRT are provided to patients for more than 10 percent of all unique patients with office visits seen by the EP during the EHR reporting period. •Exclusion:•Any EP who has no office visits (no E&M visits) during the EHR reporting period.

Objective 7 of 10: Medication Reconciliation•Measure:•The EP performs medication reconciliation for more than 50% of transitions of care in which the patient is transitioned into the care of the EP.

Objective 8 of 10: Patient Electronic Access (VDT)•For an EHR reporting period in 2015 and 2016, at least one patient seen by the EP during the EHR reporting period (or patient authorized representative) Views, Downloads, or Transmits to a third party his or her health information during the EHR reporting period

Objective 9 of 10: Secure Messaging•Measure: For at least 1 patient seen by the EP during the EHR reporting period, a secure message was sent using the electronic messaging function of CEHRT to the patient (or patient‐authorized representative), or in response to a secure message sent by the patient (or the patient‐authorized representative) during the EHR reporting period.

Requires sign up for Direct messaging

Objective 10 of 10: Public Health Reporting •Must register within 60 days of the start of the MU reporting period•Measure Option 1 ‐ Immunization Registry Reporting:The EP is in active engagement with a public health agency to submit immunization data.•Measure Option 2 ‐ Syndromic Surveillance Reporting:The EP is in active engagement with a public health agency to submit syndromic surveillance data.•Measure Option 3 ‐ Specialized Registry Reporting:The EP is in active engagement to submit data to a specialized registry.

Useful Links and Resources

•www.gEHRiMed.com/meaningfuluse

•Medicaid Modified MU Stage 2 video: https://youtu.be/PvK54iLm9BY

•eRx demo video:  https://youtu.be/iSw443Zf204

•MU Attestation resource:https://www.cms.gov/regulations‐and‐guidance/legislation/ehrincentiveprograms/downloads/stage2_auditguidance.pdf

•MU Security Risk Assessment video:  https://www.youtube.com/watch?v=hNUBMLVr9z4

2015 PQRS Registry SubmissionCarol Coates

Clinical & Regulatory Trainer

30

2015 PQRS registry submission

•PQRS Registry Consent forms must be signed for each provider by 1/15/16•An electronic consent form will be available in gEHRiMed by the end of the year•More information to come soon on how to access and complete the consent form!•Practice administrators will be able to sign on the behalf of each provider or providers may sign their own consents•E‐signed consents may be downloaded and printed for your records

2015 PQRS registry submission

•If you are reporting 9 individual measures – ensure you have 3 domains and a cross cutting measure for each provider.•Review your PQRS data, particularly performance rates, and consider the impact on your quality scores.  Remember a measure with a 0% performance rate will not be counted as satisfactorily reported. •Deadline to let us know which measures to submit for each provider is 2/1/16. Information on how to complete and submit PQRS Data submission forms will be provided in January. •Supporting documentation is important – CMS is beginning to do PQRS audits.

Null versus 0% Performance Rate ‐new insights!•Correction to November webinar and video resources:  All exclusion answers for a measure in a measures group will allow you to pass PQRS (e.g. the driving measure in the Dementia group) If the registry submits all performance exclusion quality‐data codes, the performance rate would be 0/0 (null) and the measure would be considered satisfactorily reported. Registry Reporting Made Simple ‐ Pg. 4

•Choosing all exclusion answers for individual measures (50% threshold reporting) is considered satisfactory reporting when using a registry. • 2015 Physician Quality Reporting System (PQRS):  Registry Reporting Made Simple ‐ Pg. 3 – “Individual  measures with a 0% performance rate will not be counted as satisfactorily reported. The recommended clinical quality action must be performed on at least 1 patient for each individual measure reported. When a lower rate indicates better performance, such as Measure #1, a 0% performance rate will be counted as satisfactory reporting (100% performance rate would not be considered satisfactory reporting). Performance exclusion quality‐data codes are not counted in the performance denominator. If the registry submits all performance exclusion quality‐data codes, the performance rate would be 0/0 (null) and the measure would be considered satisfactorily reported. 

•Value Based Purchasing:  Unknown how reporting of a null measure impacts your Value Modifier Score. 

33

https://www.cms.gov/Medicare/Quality‐Initiatives‐Patient‐Assessment‐instruments/PQRS/Downloads/2015_PQRS_Registry_Reporting_Made_Simple.pdf

“Not applicable” is not the same as ExclusionYou may see a smaller denominator for a measure that is not applicable to all patients. 

•Each individual measure in the Measures Group does not have to be applicable to the entire data set. “If the measure is not applicable for all patients within the sample, the performance rate would be 0/0 (null) and the measure would be considered satisfactorily reported.”

Measures Group

Measure Number Measure Numerator Denominator Completion Rate

Performance Rate

CAD 6Antiplatelet Therapy 45 49 91.84 94.87

CAD 7Beta‐Blocker Therapy‐‐Prior Myocardial Infarction (MI) or Left Ventricular Systolic Dysfunction (LVEF < 40%) 4 8 50 100

CAD 128Preventive Care and Screening: Body Mass Index (BMI) Screening and Follow‐Up Plan 45 49 91.84 93.18

CAD 130Documentation of Current Medications in the Medical Record 45 49 91.84 97.78

CAD 226Preventive Care and Screening: Tobacco Use: Screening and Cessation Intervention 45 49 91.84 100

CAD 242Symptom Management 45 49 91.84 97.78

https://www.cms.gov/Medicare/Quality‐Initiatives‐Patient‐Assessment‐instruments/PQRS/Downloads/2015_PQRS_Registry_Reporting_Made_Simple.pdfPage 4

•Reporting Rate – How many patients did you score of those available?•Performance Rate – Of the patients you scored, what percentage had the  answer scored?•Performance Result – Which answers did  you choose?

•Performance Met –•Performance Exclusion –•Performance Not Met –

•Not applicable – the measure doesn’t apply to the patient

35

CAUTION:19 Nulls + 1 Fail = FAIL

PASS +  +  +  +

FAIL + 

36

Click the hand icon to “Raise Your Hand” and alert an organizer that you would like to ask a question. You may also enter a 

question in the Questions panel.