1

Definisi Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi eksekutif (SIE) adalah sistem berbasis komputer yang menyediakan (bagi eksekutif) kemudahan akses terhadap informasi internal dan eksternal yang relevan terhadap faktor kritikal keberhasilan mereka

2

Ciri-ciri SIE :

SIE dibuat untuk pemakai individual/eksekutif Data diuraikan, disaring, dipadatkan dan dapat

ditelusuri tingkat kritikalnya Menyediakan fasilitas :

◦ Status akses◦ Exceptional report◦ Drill down, yang memungkinkan eksekutif

mengakses data rinci dari informasi summary yang ada pada tampilan SIE

Mengakses data dan mengintegrasikan sejumlah besar data internal dan eksternal

User friendly, dan sedikit memerlukan pelatihan bagi pemakai

Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa bantuan pihak lain

Menampilkan informasi grafis, tabel-data maupun teks

Sisteminformasi

pemasaran

Sisteminformasi

manufaktur

Sisteminformasikeuangan

Sistem informasi

SDM

Informasi dan data lingkungan

Informasi dan data lingkungan

Manajer puncak

Perusahaan Tanpa EIS

Informasi dan data lingkungan

Informasi dan data lingkungan

Sisteminformasi

pemaasaran

Sisteminformasi

manufaktur

Sisteminformasikeuangan

Sisteminformasi

SDM

Sistem informasieksekutif

Perusahaan Dengan EIS

5

Perbedaan EIS dan ESS Definisi EIS dan ESS dapat saling dipertukarkan.

Namun ESS mempunyai pengertian lebih luas karena kapabilitasnya sebagai berikut :

Mendukung electronic communication (e-mail,

computer conference, word processing)Kemampuan analisis data (spreadsheet, query,

SPK)Kemampuan sebagai alat mengorganisasi

informasi (e-calendar, tickler files, dll)

6

Contoh tampilan layar SIE

7

Keterangan gambar tampilan layar

Layar menunjukkan hasil penjualan (sales) sampai bulan Desember 1998, yang merupakan informasi up-to-date waktu itu

Untuk menampilkan layar ini, eksekutif melakukannya dengan memasukkan pilihan F1 sebagai nomor screen yang terdapat di pojok kiri atas

Tampilan ini juga dapat terjadi secara otomatis jika nomor screen tadi dipakai di dalam salah satu pilihan menu (dengan memilih memakai mouse)

Nama penanggung jawab yang menyediakan informasi screen ini ditampilkan di pojok kanan atas, lengkap dengan nomor tilponnya. Hal ini agar bila eksekutif ingin data yang lebih rinci dapat menghubungi langsung

8

Keterangan gambar tampilan layar (lanjutan-1)

Dibawah penanggung jawab terdapat nomor dokumen sebagai sumber informasi

Layar dibagi menjadi tiga bagian : di bagian atas, ditampilkan gambar yang

menyajikan informasi visual yang impresif di bagian tengah informasi grafis, dapat berupa

tabular-data Tombol-tombol yang menyatakan pilihan yang

akan ditampilkan ditempatkan di bagian bawah Grafik menampilkan informasi yang lalu (1991-

1995), informasi yang berjalan (Januari – Desember) dan forecast (1996–2000) yang dinyatakan dengan bar-chart atau grafik garis

9

Keterangan gambar tampilan layar (lanjutan-2)

Rancangan layar dibuat semudah mungkin sehingga dimengerti pemakai, dengan cara menyederhanakan isinya, agar tidak menimbulkan salah pengertian

Pada diagram batang, warna kuning menunjukkan actual sales, sedangkan anggaran sales dinyatakan dengan warna biru

Warna dan ketebalan batang digunakan secara konsisten untuk menempatkan data actual dan anggaran

Data pendukung disiapkan dalam bentuk tabular-data

10

Keterangan gambar tampilan layar (lanjutan-3)

Warna-warna (seperti pada lampu lalulintas) digunakan untuk menonjolkan kondisi–kondisi khusus. Merah menyatakan kondisi yang tidak menyenangkan atau penurunan sales, sedangkan hijau menyatakan kondisi baik/normal artinya proyek sesuai dengan jadwal.

Beberapa sistem memungkinkan user meng-click pada data yang diwarnai untuk melihat data rinci (disebut : drill-down) yg menjelaskan alasan terjadinya kondisi khusus tersebut

Informasi berupa teks menjelaskan :- alasan terjadinya sesuatu, - apa dampaknya dan berapa lama hal tersebut dapat berpengaruh, - koreksi apa yang harus dilakukan, - apa yang perlu dilakukan untuk menjamin hal itu tidak terjadi lagi

11

Perkembangan (history) SIE Tahun 1970 EIS pertama kali dibuat oleh Northwest

Industries and Lockheed John Rockart dan Michael Treacy’s membuat “The CEO

Goes On-Line” pada tahun 1982 Pertengahan 80-an beberapa produsen perangkat lunak

memproduksi EIS-software seperti Pilot Software Command Center dan Comshare’s Commander

Akhir tahun 80-an banyak seminar tentang EIS, salah satunya International Data Corporation

Tahun 1990 terjadi perubahan pandangan terhadap EIS. Jika pada versi sebelumnya (1985) EIS lebih diarahkan untuk eksekutif, mulai saat itu juga dibuat untuk keperluan para manajer dan analis, mereka menjadi salah satu pemakainya.

Informasi dalam EIS menyatakan bagaimana perusahaan dapat dilihat kinerjanya melalui KPI dan CSF, biasanya luas tetapi global.

EIS saat ini berisi data yang lebih beragam, seperti informasi financial, customer related data, bisnis proses dan informasi eksternal

12

Perkembangan (history) SIE

13

Alasan diperlukan SIE

Menurut Watson dan Rainer (1991), SIE menyajikan :

informasi yang lebih tepat waktu mengakses data operasi lebih banyak mengakses database organisasi lebih

banyak menampilkan informasi yang relevan menampilkan informasi baru atau update menampilkan informasi lingkungan

eksternal, dll

14

Alasan diperlukan EIS (lanjutan-1) EIS meningkatkan kinerja eksekutif :

meningkatkan komunikasi menampilakn informasi trend meningkatkan efektifitas dan efisiensi pertemuan dilakukan melalui jaringan Model mental meningkatkan perencanaan dan pengawasan,

dll EIS mendukung tujuan organisasi :

meningkatkan respons thd kebutuhan pelanggan

meningkatkan kualitas produk menyederhanakan organisasi

15

Perbandingan SIM, SPK, SIE SIM mengelola data yang lalu, saat ini dan projeksi, yang

berkaitan dengan kegiatan internal dan pengamatan eksternal. SIM mendukung perencanaan, pengawasan dan pelaksanaan kegiatan dengan menyediakan informasi periodik untuk membantu mengambil keputusan (Kennevon, 1970)

SPK adalah sistem informasi berbasis computer utk mendukung pengambilan keputusan untuk permasalahan yang semi dan tidak terstruktur dengan dukungan data dan model-model analisis.

SPK lebih dangkal dibandingkan SIE, karena dirancang untuk keperluan yang spesifik, tugas-tugas pengambilan keputusan semi dan tidak terstruktur, menggunakan model matematika seperti simulasi atau linier program.

Meskipun demikian beberapa SIE memasukkan SPK sebagai komponen didalamnya, hal ini memudahkan eksekutif untuk melakukan analisis.(lihat tabel 1.1 Perbandingan EIS, MIS dan DSS)

16

Apa yang tidak ada di SIE ?

◦ SIE tidak dapat mengeliminasi kebutuhan organisasi terhadap pengolahan data. Artinya meskipun sudah ada EIS, tetapi masih tetap diperlukan TPS

◦ Untuk menghasilkan laporan-laporan yang standar, periodik, query dan sebagainya lebih baik menggunakan SIM

◦ Untuk melakukan analisa hal-hal yang spesifik lebih baik menggunakan SPK

◦ Meskipun knowledge based dapat dimasukkan ke dalam SIE, tetapi beberapa tugas lebih cocok jika digunakan sistem pakar tersendiri

◦ SIE tidak mengubah peran eksekutif secara langsung, tetapi lebih sebagai dukungan terhadap tugas-tugasnya

17

Tiga Perspektif SIE :

◦ EIS Staf, yaitu staf pengembang dan pemelihara SIE

◦ User, yaitu eksekutif sebagai pemakai SIE untuk mendukung tugas-tugas mereka

◦ Vendor dan Konsultan, menyediakan perangkat dan jasa untuk pengembangan SIE

18

Perspektif struktural

Dorongan organisasi dalam mengembangkan SIE

Contoh : Jika dalam perusahaan hutang (debt) meningkat, solusinya adalah mengurangi personil

Jika pimpinan tidak puas dengan tampilan laporan, solusinya sistem harus dirancang kembali

Jika akan meningkatkan revenue, perusahaan harus fokus ke customer

19

Perspektif struktural

20

Perpektif struktural (lanjutan) Sponsor eksekutif

Biasanya terdiri dari presiden direktur dan wakil direktur

Bertugas : inisiasi proyek, alokasi resources, pengguna sistem dan mengurangi resistance

Sebenarnya SIE tidak memerlukan Cost benefit analysis, mengingat cost dapat dihitung sedangkan benefit (karena sifatnya yang intangible) baru dapat dihitung setelah SIE berhasil diimplementasikan. Tetapi hal ini dapat menjadi pertimbangan dalam menilai efektifitas sebuah SIE

21

Perspektif struktural (lanjutan)

Sponsor operasi Penunjukan eksekutif untuk mengamati development EISTugasnya memilih staf, merencanakan development dan melakukan pengawasan kegiatan

EIS Staff

Manajer EIS Staff Merumuskan proses-proses bisnis dan requirement eksekutif

technical support

Melakukan evaluasi hardware,software, LAN, download data

Information Analyst Merumuskan informasi apa saja yang akan ditampilkan

Data supplier Merumuskan data apa saja yang akan dimasukkan ke SIE

22

Perspektif struktural (lanjutan)

Personil Area Fungsional

Pemakai system yang biasanya ikut serta merumuskan requirement informasiBekerja bersama-sama information analyst, staff EIs dan eksekutif merumuskan jenis informasi yang akan ditampilkan di EIS

Data

Data berada pada Functional area/bisnisData dapat berasal dari eksternal, misalnya dari : Dow Jones, published data, data pelanggan, data pemasokHard data : data yang berada/ berasal dari dalam perusahaanSoft data : data yang dikumpulkan dari luar perusahaan

23

Dialog Action language

Bagaimana pemakai memerintah systemMisal : keyboard, e-mail, mouse, trackball, touchscreenBerbentuk menu, berisi pilihan informasi,keyword index

Presentation LanguageBagaimana sistem menyediakan informasi untuk userBerbentuk teks, grafis, tabular-dataPerlu dibuat rancangan layar, pengaturan warna, grafis, kadang-kadang voice atau image.

Knowledge baseEksekutif perlu mengetahui kemampuan atau dukungan apa saja yang ada pada SIE. Harus user friendly, log-on prosedur, memudahkan pengoperasian.

Soft Information Hard information : adalah semua data yang diperoleh

secara konvensional seperti laporan periodik tentang finansial, sales order, inventory control. Informasi ini disajikan secara terjadwal, sesuai dengan permintaan serta query. Informasi diperoleh dari pengolahan database perusahaan. Umumnya informasi seperti ini lebih bermanfaat bagi low level management

Soft Information : Soft informasi meningkatkan pemahaman kejadian-kejadian yang lalu, saat ini dan y.a.d. Ketepatan & manfaatnya bergantung dari kesesuaian terhadap keadaan saat ini yang dipahami oleh user. Ditampilkan dalam bentuk, teks, grafik, image, voice, berasal dari saluran formal dan informal baik internal maupun eksternal. Informasinya berbentuk prediksi, opini, news, ide-ide, rumor, dll.

24

Hasilnya (lihat gambar 12.3)

• Rumors, gosip, desas-desus 9,4 %

• Opini, feelings, ide 15,6 %

• Prediksi, spekulasi, prakiraan, estimasi 78,1 %

• Penjelasan, justifikasi, penilaian, interpretasi 65,6 %

• Jadwal, rencana formal 50,0 %

• Berita, trend industri, hasil survai eksterna 62,5 % 25

Gambar 12.3

26

Alasan perlunya soft informasi1. Eksekutif lebih membutuhkan soft informasi2. Budaya organisasi berdampak perlunya soft

informasi dimasukkan ke EIS3. Eksekutif belum tentu bersedia memasukkan soft

informasi ke dalam EIS4. Soft informasi meningkatkan perhatian pada isu

kritikal5. Soft informasi meningkatkan perkembangan

organisasi6. Soft informasi menambah variasi industri7. Soft informasi yang berisi data pesaing

meningkatkan nilai usaha8. Soft informasi tidak selalu dimasukkan ke dalam

EIS

27

Alasan perlunya soft informasi9. Nilai soft informasi bergantung pada waktu10. Bertambahnya kualitas dan kuantitas soft

informasi meningkatkan dukungan kepada staf11. Beragamnya soft informasi meningkatkan nilai

EIS12. Organisasi dapat meningkatkan kuantitas dan

kualitas soft informasi13. Identifikasi terhadap sumber, meningkatkan nilai

soft informasi14. Penyajian soft informasi melalui EIS bergantung

teknologi15. Rumor, gosip dan desas-desus kurang bagus

dimasukkan ke dalam EIS, sebaliknya prediksi, prakiraan, estimasi sangat tepat dimasukkan ke dalamnya

28

Keys to EIS Success• SIE dikatakan sukses bila memenuhi

kebutuhan user, dapat meningkatkan produktifitas dan meningkatkan komunikasi.

• SIE yang tidak mendukung sasaran bisnis, dapat dikatakan telah gagal.

• Tiga pihak yang berperan dalam suksesnya SIE adalah Sponsor Eksekutif, EIS Staff dan User.

• Perspektif lainnya berhubungan dengan manajemen data, penanganan hambatan non-teknis serta penggunaan metode prototyping untuk meningkatkan kepuasan user.

29

ModeI SIE yang SuksesTahap : Development1. Keterlibatan eksekutif (Executive

involment)2. Kerjasama eksekutif dengan Staff SIE

(Relationship between executive and providers)

3. Staf SIE Tahap : Pengoperasian4. a. Kualitas informasi b. Dampak pada tugas Eksekutif c. SIE yang berfungsi d. Kemudahan pemakaian e. Isu-isu pemanfaatn SIE

30

Model Key Success SIE

31

Keterlibatan Eksekutif

Proyek pengembangan SIE harus didukung oleh

Sponsor Eksekutif Peran Sponsor eksekutif memberi dukungan/motivasi

dan komitmen terhadap sumberdaya Didukung oleh Top Management Mempertimbangkan biaya Penugasan oleh Eksekutif kepada staff operasional

agar ikut aktif di dalam proyek SIE

32

Kerjasama Eksekutif dengan Staff SIE

Mengembangkan dan memelihara SIE Menguasai skill teknis dan skill bisnis, serta

keahlian interpersonal Mampu memilih software yang sesuai Mampu merumuskan kebutuhan sistem dan

informasinya Mampu bekerjasama dengan eksekutif dan user

untuk menentukan isi tampilan SIE

33

Peran Staff SIE

Mengelola data internal dan kesternal Mengelola penyebaran informasi Menjamin adanya sinergi akibat luasnya

pemakaian SIE Penyerahan aplikasi SIE secepatnya Menghubungkan SIE dng kebutuhan bisnis

spesifik Membentuk tim pengembangan SIE

&pemeliharaan Menjamin diperolehnya data & pemutakhiran

data Mengelola jaringan komputer, memelihara

sistem Mengembangkan sistem yang mudah

digunakan 34

Kualitas Informasi SIE

35

Timely Akurat Relevan Convenience Concise New, uniques Comprehensive

Dampak pada tugas Eksekutif

36

Meningkatnya efisiensi

Meningkatkan komunikasi

Adaptive terhadap perubahan organisasi

SIE yang berfungsi

37

a.Menyediakan status accessb.Menyediakan exception reportingc.Definisi data yang standard.Memungkinkan data dari eksternale.Menyediakan fasilitas drilldownf. Menyediakan soft informasi (human

resources)g.Menyediakan data internalh.Akuntabilitas datai. Menyediakan tampilan grafisj. Menyediakan informasi trend analysisk.Menyediakan fungsi decision supportl. Integrasi data keseluruhannya

Kemudahan pemakaian SIE

38

a.Mudah dioperasikanb.Tidak memerlukan training khusus bagi

userc.Respon times cepatd.Sistem reliabel

Isu-isu pemanfaatan SIE

39

a.Bentuk output yang beragamb.Warnac.Mudah memperoleh hard-copyd.Mudah dipeliharae.Fasilitas help secara visualf. Menu yang mudahg.Berbagai kemungkinan cara menemukan

informasi