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ELABORÓ: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA REVISÓ: UNIVERSIDAD(ES) TECNOLÓGICA(S)

AUTORES:

REVISORES: APROBÓ: COMISION NACIONAL ACADÉMICA

DE TIC FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Universidad Tecnológica de Puebla Tecnologías de la Información y Comunicación

Manual de Asignatura Basado en Competencias Profesionales

Ofimática

Enero 2012

OFIMÁTICA

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

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Contenido

INTRODUCCIÓN .................................................................................. 7

UNIDAD TEMÁTICA I PROCESADOR DE TEXTOS .......................................... 8

MICROSOFT WORD .......................................................................... 10

1.1 Entorno de trabajo de Word ................................................................................................. 10

1.1.1 MI PRIMER DOCUMENTO ............................................................................. 10

1.1.2 ELEMENTOS DE WORD2007 ........................................................................ 12

1.1.3 ELEMENTOS DE LA PANTALLA .................................................................... 12

1.1.3 EDICIÓN BÁSICA ........................................................................................... 15

1.2 DISEÑO DE PÁGINA ........................................................................................................ 19

1.2.1. CONFIGURACIÓN DE PÁGINAS .................................................................. 19

1.2.2. ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA ........................................................... 21

1.2.3. NÚMERO DE PÁGINAS ................................................................................. 22

1.3. FORMATO DE UN TEXTO .............................................................................................. 23

1.3.1 FORMATO CARÁCTER. FUENTES. .............................................................. 23

1.3.2. FUENTE ......................................................................................................... 24

1.3.3.TAMAÑO ......................................................................................................... 25

1.3.4. ESTILO ........................................................................................................... 25

1.3.5. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA ...................................................................... 25

1.4 TABLAS ............................................................................................................................... 29

1.4.1. DESPLAZARSE, SELECCIONAR Y BORRAR EN TABLAS ......................... 30

1.4.2.HERRAMIENTAS DE LA TABLA .................................................................... 31

1.4.3 COMBINAR ..................................................................................................... 31

1.5. .COMBINAR CORRESPONDENCIA ............................................................................... 32

1.5.1. PESTAÑA DE CORRESPONDENCIA ........................................................... 34

1.6. HERRAMIENTAS DE DIBUJO ........................................................................................ 37

1.6.1. MÁGENES. ...................................................................................................................... 37

1.6.2.GRÁFICOS. ...................................................................................................................... 38

1.6.3. TIPOS DE ARCHIVOS GRÁFICOS .............................................................. 38

1.6.3. IMÁGENES VECTORIALES O PREDISEÑADAS. ......................................... 39

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1.6.4. IMÁGENES PREDISEÑADAS. ...................................................................... 39

1.6.5. DESDE ARCHIVO. ......................................................................................... 40

1.6.6. Manipular imágenes ....................................................................................... 41

1.6.7. INSERTAR FORMAS Y DIBUJAR ................................................................. 44

1.6.8. AÑADIR TEXTO A LOS GRÁFICOS .............................................................. 45

1.6.9. Modificar gráficos ........................................................................................... 46

1.6.10.INSERTAR WORD ART ................................................................................ 48

1.6.11. INSERTAR GRÁFICOS DE EXCEL ............................................................. 50

1.6.12. INSERTAR IMÁGENES DESDE INTERNET ............................................... 52

1.6.13. ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS. ............................................................. 52

1.6.14. ORGANIGRAMAS ........................................................................................ 53

1.6.15. AGREGAR FORMAS. .................................................................................. 55

1.6.16. CAMBIAR EL ORDEN DE LOS ELEMENTOS. ............................................ 57

1.6.17 CAMBIAR EL DISEÑO. ................................................................................. 58

1.6.17. EL PANEL DE TEXTO. ................................................................................ 58

1.6.18 MODIFICAR EL ASPECTO DEL DIAGRAMA ............................................... 59

1.7. Actividad 1 Procesador de Textos ....................................................................................... 69

1.8. Práctica 1 Requerimientos de Información ........................................................................ 69

UNIDAD TEMÁTICA II HOJA DE CÁLCULO ................................................. 72

MICROSOFT EXCEL 2007 ............................................................. 74

2.1 ENTORNO DE TRABAJO DE LA HOJA DE CÁLCULO ................................ 74

2.1.1. LA PANTALLA INICIAL ............................................................................................... 74

2.1.2. LAS BARRAS .................................................................................................................. 74

2.1.3. LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO ............................................................................... 75

2.1.4. LA BANDA DE OPCIONES ........................................................................................... 76

2.1.5 EL BOTÓN OFFICE ......................................................................................................... 78

2.1.6 LA BARRA DE FÓRMULAS .......................................................................................... 79

2.1.7 LA BARRA DE ETIQUETAS .......................................................................................... 79

2.1.8. LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ...................................................................... 79

2.2. MANEJO DEL ENTORNO ................................................................................................ 82

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2.2.1. Diseño de impresión ....................................................................................... 82

2.2.2. Lectura de pantalla completa ......................................................................... 83

2.3. HOJA DE CÁLCULO ......................................................................................................... 83

2.3.1 INTRODUCIR DATOS ..................................................................................... 83

2.3.2 MODIFICAR DATOS ....................................................................................... 84

2.3.3 TIPOS DE DATOS .......................................................................................... 84

2.3.4 ERRORES EN LOS DATOS ........................................................................... 85

2.3.5 FÓRMULAS Y FUNCIONES ........................................................................... 86

2.3.6. INSERTAR FUNCIÓN CON EL ASISTENTE ................................................. 87

2.3.7 UTILIZAR EXPRESIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES ... 89

2.4. FUNCIONES ....................................................................................................................... 89

2.4.1. FUNCIONES DE FECHA Y HORA................................................................. 89

2.4.2 FUNCIONES DE TEXTO ................................................................................ 90

2.4.3. FUNCIONES DE BÚSQUEDA ....................................................................... 91

2.4.4. FUNCIONES FINANCIERA. ........................................................................... 92

2.4.5. MANIPULANDO CELDAS .............................................................................. 92

2.4.6. SELECCIÓN DE CELDAS ............................................................................. 92

2.4.7. SELECCIÓN DE UNA CELDA ....................................................................... 93

2.4.8. SELECCIÓN DE UN RANGO DE CELDAS ................................................... 93

2.4.9. SELECCIÓN DE UNA COLUMNA ................................................................. 93

2.4.10 SELECCIÓN DE UNA HOJA ENTERA ......................................................... 93

2.4.11. AÑADIR A UNA SELECCIÓN ...................................................................... 93

2.4.12. AMPLIAR O REDUCIR UNA SELECCIÓN .................................................. 94

2.4.13. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES ............................... 94

2.4.14. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL RATÓN ............................................... 96

2.4.15 COPIAR EN CELDAS ADYACENTES .......................................................... 96

2.4.16. PEGADO ESPECIAL .................................................................................... 97

2.4.17. SELECCIONAR LAS CELDAS DONDE QUIERES COPIARLAS. ............... 98

2.4.18. MANIPULACIÓN DE CELDAS ..................................................................... 99

2.4.19. MOVER CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES ................................ 99

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2.4.20. MOVER CELDAS UTILIZANDO EL RATÓN .............................................. 100

2.4.21. BORRAR CELDAS ..................................................................................... 101

2.4.22.3 BORDES .................................................................................................. 106

2.4.23. CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA ................................................................ 112

2.4.24. CONFIGURAR LA AUTOCORRECCIÓN ................................................... 112

2.4.25 VERIFICACIÓN DE LA ORTOGRAFÍA ....................................................... 115

2.5. GRÁFICOS ....................................................................................................................... 116

2.5.1 CREAR GRÁFICOS ...................................................................................... 116

2.5.2 AÑADIR UNA SERIE DE DATOS ............................................................................... 118

2.6. Actividad 2 Hoja de Cálculo ............................................................................................. 120

2.7. Práctica 1 Requerimientos de Información ..................................................................... 120

UNIDAD TEMÁTICA III EDITOR DE PRESENTACIONES ............................... 124

INTRODUCCIÓN A POWER POINT ................................................. 125

3.1. ENTORNO DE TRABAJO ....................................................................................... 126

3.1.1. PLANEAR LA PRESENTACIÓN Y SU CONTENIDO ............................... 126

3.1.2. PANTALLA PRINCIPAL DE POWERPOINT ............................................ 126

3.1.3. ÁREA DE TRABAJO EN POWER POINT .................................................... 128

3.2 CREAR ESTRUCTURA DE UNA PRESENTACION ..................................................... 129

3.2.1. APLICAR UN TEMA DIFERENTE A SU PRESENTACIÓN ......................... 129

3.2.2. AGREGAR IMÁGENES PREDISEÑADAS, GRÁFICOS SMARTART Y

OTROS OBJETOS ................................................................................................. 131

3.2.3. AGREGAR IMÁGENES PREDISEÑADAS ................................................... 131

3.2.4. CONVERTIR TEXTO DE DIAPOSITIVA EN UN GRÁFICO SMARTART .... 132

3.2.5. PARA CONVERTIR TEXTO EXISTENTE EN UN GRÁFICO SMARTART: . 132

3.3. PERSONALIZAR PRESENTACION .............................................................................. 133

3.3.1. AGREGAR, REORGANIZAR Y ELIMINAR DIAPOSITIVAS ........................ 133

3.3.2. COPIAR UNA DIAPOSITIVA ........................................................................ 134

3.3.3 .ELIMINAR DIAPOSITIVAS ........................................................................... 135

3.3.4 AGREGAR TEXTO Y APLICARLE FORMATO ........................................ 135

3.3.5. FORMATO DE LISTAS CON VIÑETAS ....................................................... 135

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3.3.6. CAMBIAR EL ASPECTO DEL TEXTO ......................................................... 135

3.3.7. Formato al tipo de fuente (texto) .................................................................. 136

3.3.8. AGREGAR UNA TRANSICIÓN DE DIAPOSITIVA....................................... 137

3.3.9 AGREGAR HIPERVÍNCULOS ...................................................................... 137

3.3.10 COMPROBAR LA ORTOGRAFÍA Y OBTENER UNA VISTA PREVIA DE SU

PRESENTACIÓN ................................................................................................... 138

3.3.11. OBTENER UNA VISTA PREVIA DE UNA PRESENTACIÓN CON

DIAPOSITIVAS ...................................................................................................... 138

3.3.12. TECLAS RÁPIDAS .................................................................................... 139

3.4. Actividad 2 Presentación electrónica ................................................................................ 139

3.4. Práctica 1 Requerimientos de Información ..................................................................... 140

REFERENCIAS ................................................................................ 141

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INTRODUCCIÓN

El siguiente documento integra información acerca temas relacionados con la asignatura de Ofimática. El objetivo principal del documento es brindar al alumno información que le permita trabajar sobre el desarrollo de documentos profesionales, contiene información sobre el uso de las herramientas que ofrece un procesador de texto una hoja de cálculo y una presentación electrónica, que servirá a los alumnos a desempeñarse con acierto en un contexto en específico.

Con la finalidad de que el alumno pueda aplicar algunos de los conocimientos adquiridos durante el desarrollo de la asignatura, en este manual se integran prácticas que le permitirán comprender conceptos y procesos de la elaboración de documentos profesionales. DESARROLLO

El manual está compuesto por 3 unidades temáticas:

I. Procesadores de texto

II. Hojas de Cálculo

III. Editor de presentaciones

Cada uno de estas unidades cuenta con información que sustenta cada uno de los temas contenido en la unidad. Esta información en su mayoría ha sido colectada de libros, sitios de internet, para brindar al alumno información seria y de calidad. Se integran prácticas a los temas para fortalecer el aprendizaje significativo del alumno.

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Unidad Temática I Procesador de textos Objetivo: El alumno elaborará documentos empleando las características y propiedades de un procesador de textos para presentar la información.

Temas Saber Saber hacer Ser

Entorno de trabajo del procesador de textos

Identificar los elementos

del entorno de trabajo

del procesador de textos

y vistas (Normal, Diseño

web, Diseño de

impresión, Diseño de

lectura, Esquema,

Preliminar).

Localizar los elementos

del entorno de trabajo

del procesador de

textos, así como las

diferentes vistas.

Analítico. Sistemático

Configuración de Página

Describir los parámetros de configuración de una página del procesador de textos.

Configurar una página del procesador de textos.


Edición y Formato de Texto

Describir las herramientas para editar y dar formato a texto.

Crear documentos de texto utilizando herramientas de edición y formato.

Analítico. Sistemático Coherente.

Tablas Identificar los procedimientos para creación y manipulación de tablas.

Diseñar tablas utilizando las herramientas de creación y manipulación.

Analítico. Sistemático Coherente.

Integración de procesador de textos y hojas de cálculo

Identificar los elementos que se pueden complementar entre dos aplicaciones (Combinación de correspondencia y vínculos a datos).

Generar documentos que integren elementos del procesador de textos con elementos de la hoja de cálculo.

Analítico. Coherente. Sistemático Proactivo.

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Herramientas de dibujo

Describir las herramientas de manipulación de imágenes, objetos y formas básicas.

Integrar imágenes, objetos y formas básicas para complementar documentos.

Analítico. Coherente. Sistemático Proactivo.

Resultado de aprendizaje: El alumno realizará y entregará en formato electrónico un documento de texto que integre:

Configuración de página. Edición y Formatos. Tablas. Objetos.

Datos de hoja de cálculo.

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MICROSOFT WORD

Microsoft Office Word 2007 está incluido en la versión 2007 de Microsoft Office system. Office Word 2007 es un eficaz programa de creación de documentos que ofrece la capacidad de crear y compartir documentos mediante la combinación de un conjunto completo de herramientas de escritura con la interfaz de usuario de Microsoft Office, fácil de usar.

1.1 Entorno de trabajo de Word

1.1.1 MI PRIMER DOCUMENTO

Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2007es, obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas, ahora sólo vamos a ver una de ellas: Desde el menú Inicio.

Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde ahí se pueden arrancar prácticamente todos los programas que están instalados en el ordenador.

Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú parecido al que ves a la derecha, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegará una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador.

En esta imagen tienes un ejemplo de una lista con programas, busca el elemento Microsoft Office Word 2007 y haz clic sobre él para que se arranque.

Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes posible. Una buena forma de hacerlo es tener dos sesiones, una con este curso y otra con Word 2007. Así cuando lo creas oportuno puedes pasar a la sesión de Word 2007 para practicar lo que acabas de leer.

Fig. 1

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Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como ésta:

Fig. 2

En la parte superior esta, en color celeste, la barra del título, en la que aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando.

Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.

Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Más abajo tienes el ejercicio Crear un documento donde está todo explicado paso a paso.

Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la línea, observarás cómo salta automáticamente de línea. (La tecla INTRO también se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama "ent").

Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que

tecleemos. No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando

está dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante. También puedes ver una raya horizontal como ésta que indica dónde acaba el documento.

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Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda).

Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar la tecla con la flecha pequeña hacia la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error.

Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el error, mueve el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón; verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar Retroceso.

La tecla suprimir (DEL o SUPR) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción.

1.1.2 ELEMENTOS DE WORD2007

Hay varias formas de arrancar Word.

Desde el botón Inicio , situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Desde el icono de Word que puede estar situado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el menú Inicio.

Arranque automático al iniciar Windows.

Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows.

Para cerrar Word hacer clic en el botón cerrar o mediante la combinación de teclas ALT+F4.

1.1.3 ELEMENTOS DE LA PANTALLA

Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos señalado con líneas y texto en color rojo. Así podrás saber, en el resto del curso, a qué nos referimos cuando hablemos de la Barra de estado o de la Banda de opciones. La pantalla que se

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muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

Fig. 3.3

La banda de opciones. Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando

Fig. 3.4

La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

Fig. 3.5

En Word2007 la pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.), Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.), no como en

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anteriores versiones de Word donde cada parte de las recién nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte.

Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido a la tarea que se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el menú que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo está diseñado con iconos de acceso rápido.

La barra de herramientas de acceso rápido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer.

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office, lo que antes era el menú Archivo, que en esta nueva versión de Word, aparece como un botón redondo de color naranja con el logo de office.

Personalizar. Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuáles no en la barra de acceso rápido, es lo que se suele llamar "personalizar".

Estos elementos que acabamos de explicar son los más importantes de Word2007, si no conoces el resto de los elementos que aparecen señalados en color rojo en la imagen de más arriba puedes verlos aquí.

Fig. 3.6

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1.1.3 EDICIÓN BÁSICA

Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. También veremos cómo buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo documento.

1.1.3.1. DESPLAZARSE POR UN DOCUMENTO

Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación.

Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese.

Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y así poder elegir la más útil en cada momento.

Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word es el punto de inserción

, que es una línea vertical parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se colocará en ese lugar.

Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la línea y la tecla Inicio al principio de la línea

Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página la definimos nosotros

Mediante las Barras de desplazamiento:

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción.

Mapa del Documento:

En el menú Vista tenemos la opción Mapa del documento que nos muestra una especie de índice en la parte izquierda de la página. Haciendo clic en las líneas de ese índice nos desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha línea

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Fig. 3.7

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Las barras de desplazamiento horizontal:

Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.

Fig. 3.8

1.1.3.2 GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTOS

Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botón Office (o el icono de la barra de acceso rápido) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.

Al utilizar el comando Guardar no se abrirá ningún cuadro de dialogo, simplemente se guardarán en su actual ubicación los cambios que hayas efectuado en el documento.

Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como

Fig. 3.9

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En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos.

Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de diálogo:

Guardar en

Fig. 3.10

Nombre del archivo: Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento, en el caso de la imagen de esta página aparece El dia amanecio triste. Si no quieres utilizar este nombre empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y automáticamente se borrará. Si quieres modificarlo haz clic sobre él

Guardar como tipo: el tipo de documento normalmente será Documento de Word, pero tenemos un menú despegable (haciendo clic en el triángulo de la derecha) con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una página Web, como ya veremos en el punto correspondiente

Fig. 3.11

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de diálogo en el que tenemos que elegir una de las tres opciones:

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Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el nuevo que estamos guardando.

Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.

Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos guardando al que ya existía, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

1.2 DISEÑO DE PÁGINA

1.2.1. CONFIGURACIÓN DE PÁGINAS

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Fig. 3.17

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados

También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel

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Fig. 3.18

En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.

Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del documento.

Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página.

Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del documento.

Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento.

Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro.

Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernación.

Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada).

Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en que consisten.

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En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.

Si pulsamos el botón Predeterminar, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.

En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.

1.2.2. ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.

El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página.

Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar. Se mostrará una nueva pestaña.

Fig. 3.18

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la ventana

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa

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1.2.3. NÚMERO DE PÁGINAS

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número

Fig. 3.18

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1.3. FORMATO DE UN TEXTO

Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.

Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, la forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word2007. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto.

En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos:

1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc.

2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías.

3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc.

1.3.1 FORMATO CARÁCTER. FUENTES.

Los estilos y plantillas no son más que una agrupación de formatos básicos. Así que lo primero que hay que aprender es a manejar esos formatos básicos. Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imágenes.

Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la pestaña Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente.

Fig. 3.12

También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una palabra o frase para poder modificar, fuente, tamaño y estilo de fuente,etc

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Fig. 3.13

1.3.2. FUENTE

Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño

triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

Fig. 3.14

El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.

En lugar de desplazarnos por el menú despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente. Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la pantalla que en la impresora.

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1.3.3.TAMAÑO

De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.

Fig. 3.15

1.3.4. ESTILO

Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita,

cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en un tono

anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo: negrita y

cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

1.3.5. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA

En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso, el Español.

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Fig. 3.16

En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V. En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.

Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos:

Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento.

Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continua revisando el documento.

Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada.

Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.

Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.

Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorrección. Más adelante se explica en qué consiste la autocorrección.

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En el cuadro Idioma del diccionario tenemos el botón del triángulo para desplegar una lista en la que elegir otro idioma. Asegurarse de que el diccionario elegido esté disponible en nuestro ordenador. Si queremos que también realice la revisión gramatical junto con la revisión ortográfica, marcar la casilla Revisar gramática.

El botón Opciones nos lleva al cuadro de diálogo que hemos visto al principio de esta página. El botón Deshacer, deshace los últimos cambios realizados por la revisión ortográfica, uno a uno, pidiéndonos la confirmación. Revisar mientras se escribe. Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta

forma de revisión debemos ir al Botón Office , hacer clic en el botón Opciones de Word

y allí seleccionar Revisión. En la ventana que se abre, marcar la casilla Revisar ortografía mientras escribe y pulsar Aceptar.

Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error no mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que subrayará la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, como vemos en la imagen de la derecha.

Fig. 3.17

Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana, como la que vemos en la imagen, que nos permitirá tratar el error de forma similar a como acabamos de ver para Revisar ortografía al finalizar. Veamos las opciones de esta ventana:

Sugerencias. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen la sugerencia es: establecer.

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Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la volverá a mostrar subrayada.

En caso de faltar el botón Omitir, no es ningún problema ya que si queremos omitir el error detectado basta con no elegir ninguna opción de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimirá en ningún caso.

Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.

Autocorrección. Si hacemos clic en Autocorrección se abrirá la lista con las sugerencias para que elijamos cual de ellas añadimos a la lista de autocorrección.

Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.

Ortografía... Si hacemos clic aquí aparecerá la misma ventana para corregir los errores que hemos visto en el apartado Revisar al finalizar.

Si utilizamos este método de revisar la ortografía mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva. Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar todo el documento no podremos comenzar a trabajar. Ese tiempo dependerá de la longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro equipo.

Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opción, antes de abrirlo.

Fig. 3.18

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1.4 TABLAS

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta caracterísa se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet.

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos

Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres opciones.

1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma.

2. Hacer clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.

3. Usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el mouse.

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Fig. 3.19

1.4.1. DESPLAZARSE, SELECCIONAR Y BORRAR EN TABLAS

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.

La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.

Desplazarse. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.

Seleccionar. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso).

Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso.

Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.

También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Borrar. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. También se pueden realizar todas estas funciones desde el menú Tabla.

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1.4.2.HERRAMIENTAS DE LA TABLA

Para abrir éstas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestañas nuevas Diseño y Presentación.

La pestaña Diseño muestra las herramientas que se observan a continuación.

Fig. 3.20

La pestaña Presentación muestra un conjunto de herramientas de acceso directo, como el de la siguiente imagen.

Fig. 3.21

1.4.3 COMBINAR

Combinar y dividir celdas. El primer icono permite crear una única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada

Fig. 3.22

Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botón Dividir tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y las filas de abajo, se transformen en una tabla nueva.

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1.5. .COMBINAR CORRESPONDENCIA

Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos

almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Fig. 3.22

Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.

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Paso 1. Elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..)

Paso 2. Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente

Paso 3. Seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.

Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.

Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista

En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word.

En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir

Paso 4. En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea

de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más

elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Paso 5. En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado

Paso 6. Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir.... Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite

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elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas

1.5.1. PESTAÑA DE CORRESPONDENCIA

Aquí veremos las opciones de la pestaña, nos enfocaremos a las utilizadas.

. Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos. Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono de la pestaña Correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos. El campo aparecerá en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar. A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación

Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento.

Fig. 3.23

En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu parte en la creación de la carta.

Fig. 3.24

Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el botón. Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos. La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos

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Fig. 3.25

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botón. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar

Fig. 3.25

. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún campo de combinación e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que sólo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos. Si abrimos este cuadro nos parece la siguiente ventana.

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Fig. 3.26

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinarán con el documento principal).

Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará una carta (o mensaje de correo electrónico, o etiqueta, etc...).

La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve para indicar los destinatarios que se combinarán, normalmente estarán todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella.

Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edición.

Combinar al imprimir

La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinación. Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo de la derecha.

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Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).

En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero.

En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el último.

Fig. 3.26

1.6. HERRAMIENTAS DE DIBUJO

1.6.1. MÁGENES.

Hoy en día un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, gráficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet.

Un excelente procesador de textos como es Word2007 no podía dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez está más integrada con el texto. Cada nueva versión del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo.

En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos con cada término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificar los elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos:

Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imágenes como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas de Word para dibujar también son imágenes vectoriales.

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Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales.

1.6.2.GRÁFICOS.

Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.

WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.

SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.

Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.

Hay algunos objetos más que podrían ampliar esta relación, como el sonido y los vídeos digitales, aunque esto lo trataremos en la próxima ampliación de este curso.

Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos.

Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una componente gráfica atractiva.

1.6.3. TIPOS DE ARCHIVOS GRÁFICOS

Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.

Imágenes no vectoriales o de mapa de bits.

JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.

GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados.

BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows.

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PNG. Moderno formato que permite compresión.

1.6.3. IMÁGENES VECTORIALES O PREDISEÑADAS.

WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word.

Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vídeo digital. WAV y MP3 para

los de sonido.

Al hacer clic en la pestaña Insertar aparecerá una sección con estas opciones.

Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y desde archivo, en los puntos siguientes veremos el resto de las opciones.

1.6.4. IMÁGENES PREDISEÑADAS.

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Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral de Imágenes prediseñadas, que puedes ver en esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles.

Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de más a la derecha.

Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.

También tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizará la búsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web.

En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o sonidos; también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos más concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografías de tipo JPG.

Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que insertes el disco de Word2007 para copiar la imagen a tu disco duro.

Puedes ver cómo insertar imágenes prediseñadas con más detalle en este tema básico.

También se pueden traer imágenes desde Internet con la opción Imágenes prediseñadas de Office Online.

Aquí lo explicamos con más detalle.

1.6.5. DESDE ARCHIVO.

Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

http://www.aulaclic.es/word2007/b_11_2_1.htm

http://www.aulaclic.es/word2007/b_11_2_2.htm

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Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento.

Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el triángulo que hay al lado del botón Insertar, aparecerá la opción Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, éstos se verán reflejados en el documento Word. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde está la imagen, si borramos la imagen también desaparecerá del documento Word.

1.6.6. Manipular imágenes

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedará enmarcada por unos pequeños círculos.

Una vez seleccionada podremos manipularla selecionando la pestaña Formato:

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Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones diponibles en la sección Tamaño de esta pestaña:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, se activará el modo de recorte.

Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hast ala posición que deseas enmarcar. Verás que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen.

Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.

En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.

Mediante esta pestaña podrás acceder a otras muchas opciones, veamoslas:

Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen.

Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.

Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable también encontrarás la opción Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imágenes con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG).

Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes del archivo completo (o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.

Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botón.

Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.

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Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de esta ventana.

Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo nivel.

Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo nivel.

Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja.

Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.

Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

Desde estas opcoines podrás aplicar diversos estilos a tu imagen, además de poder añadirle un contorno o enmarcarla en determinada forma.

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Utiliza los Estilos predeterminados para añadir mayor vistosidad al resultado final.

1.6.7. INSERTAR FORMAS Y DIBUJAR

Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las Formas dispondrás de multitud de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos gráficos.

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Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginación se ponga a trabajar.

Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa.

Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de calculo y establecer el tamaño que tendrá la forma.

Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.

1.6.8. AÑADIR TEXTO A LOS GRÁFICOS

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto.

Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.

Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

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1.6.9. Modificar gráficos

Los gráficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.

Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco más grande que la original.

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Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del gráfico. En este caso un triangulo isósceles se ha convertido en escaleno.

Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte superior central de la imágen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratón.

También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaña Formato.

Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para las imagenes, además de estilos rápidos y de forma.

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En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.

1.6.10.INSERTAR WORD ART

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.

Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.

Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.

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Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.

A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado.

Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.

También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las pestañas Inicio y Formato.

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1.6.11. INSERTAR GRÁFICOS DE EXCEL

Word 2007 utiliza Excel para representar información numérica en forma gráfica.

Para insertar un gráfico ir a la pestaña Insertar, y hacer clic en el botón Gráfico.

Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que quieres insertar. Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar.

Aparecerá un gráfico similar a este y la cuadrícula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen.

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Para introducir valores en la hoja de datos, bastará hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos, desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de Word. El gráfico se dibuja automáticamente a partir de los datos introducidos.

Podemos modificar el tipo de gráfico, mediante el icono Tipo de gráfico , que aparece en la pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un gráfico.

También aparece la pestaña Presentación desde la que podrás indicar muchos de las opciones de presentación del gráfico, como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc...

Desde la pestaña Formato que hemos visto anteriormente podremos establecer el estilo y visulaización del gráfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes.

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1.6.12. INSERTAR IMÁGENES DESDE INTERNET

Muchas de las imágenes que vemos en Internet se pueden copiar a un documento Word de la forma siguiente.

Hacer clic con el botón derecho del ratón en la imagen que queremos traer de Internet, se abrirá una ventana con una opción similar a Guardar imagen como... (dependiendo del navegador que utilices) que nos permitirá grabar dicha imagen en un fichero de nuestro disco duro. A partir de ese momento podemos insertarla como se explica en el punto insertar imágenes desde archivo.

En los navegadores más modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos

en una esquina de la imagen, si haces clic en el icono del disquete aparecerá el mismo menú Guardar imagen como... a que hacíamos referencia anteriormente.

Insertar imágenes desde el portapapeles

Desde otro programa, por ejemplo, Paint o Photoshop, podemos copiar una imagen en el portapapeles, al volver a Word, bastará hacer clic en el icono Pegar, para copiarla desde el portapapeles.

1.6.13. ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS.

Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de

OFIMÁTICA


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secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

1.6.14. ORGANIGRAMAS

Crear organigramas.

Para insertar un organigrama debemos:

Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.

Se abrirá este cuadro de diálogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.

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Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos.

Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.

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1.6.15. AGREGAR FORMAS.

Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el triángulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único no puede tener compañero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A.

Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y viceversa.

Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.

Modificar el diseño.

Este botón sirve para modificar el diseño del organigrama.

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Podemos seleccionar entre diversos diseños que modifican la estructura de colocación de los recuadros.

Estándar. Es el diseño que por defecto se crea para los organigramas. Tiene el aspecto que vemos en la imagen.

Dependientes a ambos lados. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto se sitúan o bien a la izquierda o bien a la derecha.

Dependientes a la izquierda. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la izquierda.

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Dependientes a la derecha. Al seleccionar este tipo de diseño la organización se basa en una línea vertical desde el recuadro principal y el resto de recuadros se sitúan a la derecha salvo los ayudantes.

Autodiseño. También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro del organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y soltar.

1.6.16. CAMBIAR EL ORDEN DE LOS ELEMENTOS.

Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a izquierda.

Utilizando esta función podemos cambiar el aspecto de nuestro organigrama con un solo clic:

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1.6.17 CAMBIAR EL DISEÑO.

Debido a que Word organiza los diagramas en categorías, podemos intercambiar el diseño de nuestro diagrama por uno de su misma categoría con un solo clic.

Para ello, en la pestaña Diseño hacemos clic en el desplegable Diseños para ver la lista de posibles cambios:

Bastará con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuará automáticamente.

También podemos seleccionar la opción Más diseños para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un gráfico

SmartArt.

Ten en cuenta que cuando cambiamos de categoría de diagrama, la estructura puede que no sea la misma, obviamente debido a que no todos los diagramas coinciden en ello.

Lo que se tomará en cuenta a la hora de convertir un diagrama en otro será su estructura en el Panel de

texto.

1.6.17. EL PANEL DE TEXTO.

Con este botón podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro diagrama.

Además de añadir las formas como hemos visto hasta ahora también podemos editarlo utilizando este panel.

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Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus propiedades desde la pestaña Inicio.

Como veremos más adelante también podrás cambiar su aspecto.

Para añadir nuevos elementos sitúate en el lugar queq uieras insertarlo y pulsa Enter.

Se creará un nuevo elemento, utiliza la tecla Tabulador para subordinarlo, o las teclas Shift + Tabulador para moverlo a un nivel superior.

1.6.18 MODIFICAR EL ASPECTO DEL DIAGRAMA

Modificar el aspecto de tus diagramas es muy sencillo, en este apartado veremos todo lo relacionado a cómo hacerlo.

Si utilizas un poco de imaginación podrás crear organigramas, diagramas y gráficos muy vistosos.

En primer lugar seguiremos viendo las opciones que tenemos en la pestaña Diseño.

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SmartArt ofrece, además de muchas formas de estructuras, un rango muy amplio de diferentes estilos y colores para cada una de ellas.

Para modificar esto utilizaremos las opciones que se encuentran en la sección Estilos SmartArt:

Podemos escoger una combinación de colores preestablecida para nuestro gráfico, para ello, simplemente despliega el menú Cambiar colores y selecciona el que más te guste.

Verás que a medida que vas pasando el ratón por cada una de las opciones, tu gráfico mostrará la previsualización de cómo quedaría si aceptases esa opción.

Estos colores están clasificados por diferentes categorías, por lo que lo más recomendable es que en un mismo documento todos los gráficos que introduzcas sigan la misma línea para conseguir un aspecto más homogéneo.

Más adelante veremos que podemos modificar estos colores de forma personalizada.

La segunda opción que nos será más útil todavía es la de los estilos de gráfico predefinido.

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Estos no cambian los colores del gráfico, sino que modifican la forma en que se visualizan.

Existen diferentes formas de visualización para cada uno de los gráficos, de hecho hay algunos que tienen un número sorprendente de posibilidades, y lo mejor de todo: en esta última edición de Word, los gráficos 3D tienen una calidad impresionante.

Para seleccionar un tipo de visualización despliega la lista y del mismo modo que antes selecciona uno. Mientras vayas pasando con el ratón verás la previsualización en tu gráfico.

En cualquier momento puedes hacer clic en la opción Restablecer gráfico

de la pestaña Diseño para devolver el diagrama a su configuración inicial.

Todos los cambios de estructura y estilo que hayas hecho se descartarán y el gráfico se reiniciará.

Esta acción no borra los diferentes elementos que hayas introducido, sólamente la forma en que se visualizan.

Luego nos encontraremos con las opciones de la pestaña Formato.

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Desde aquí podremos configurar las opciones de formato del diagrama. Vamos a poder modificar todavía más su aspecto y además decidir cómo interactuará con el resto de elementos del documento.

En los casos en que hayamos seleccionado una visualización en 3D podremos seleccionar el modo Editar en 2D para pasar el gráfico temporalmente a 2 dimensiones y poder trabajar con más comodidad.

Cuando hayas temirminado vuelve a hacer clic sobre ese botón y el gráfico tomará de nuevo la apariencia en trees dimensiones.

Los otros tres botones que se encuentran en la sección Formas nos ayudarán a diferentes tareas:

Mayor. Este botón aumenta el tamaño de la forma en el organigrama. Cuantas más veces lo pulses más grande se hará.

Menor. Estre botón disminuye el tamaño de la forma en el organigrama. Cuantas más veces lo pulses más pequeño se hará.

Cambiar forma. Este botón despliega un menú desde donde podrás cambiar la forma de un elemento cualquiera del diagrama, gbastará con seleccionarlo, desplegar este menú y seleccionar la forma que quieres que tome. Podrás escoger entre todas las autoformas disponibles en Word.

Más a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre cualquier elemento del gráfico o si está seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero.

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Desde aquí podremos establecer rápidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros diagramas.

Para ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos preestablecidos por Word desplegando los estilos de forma:

Selecciona uno de ellos y se aplicará automáticamente.

Igual que antes cada vez que pases el ratón por cada uno de ellos verás la previsualización en el diagrama.

Este tipo de estilos sólo pueden ser aplicados sobre los elementos del gráfico, para modificar aspectos relativos al gráfico completo utilizaremos al segunda opción.

Esta segunda opción es utilizar directamente los desplegables de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas.

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Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos diferentes a los que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.

Observa que en Relleno de forma, además de poder escoger un color, podemos hacer que el fondo sea una imagen, un degradado o una textura.

Seleccionas la opción Sin relleno, el elemento quedará sin ningún tipo de color de relleno, y en el caso de que por ejemplo el gráfico tuviese algún elemento detrás (texto, imágenes, tablas....) serían visibles a traves de él.

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Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde que tendrá nuestro elemento (o el gráfico entero). Además de poder elegir su color también podremos modificar su grosor y el tipo de línea (solida, a rayas, punteada...)

Observa que hay un desplegable dedicado a cómo se mostrarán las flechas que unen los elementos de nuestro diagrama.

Dentro del desplegable Efectos de formas encontrarás las opciones más jugosas en cuanto a la visualización del diagrama.

Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cuáles son las que más te gustan.

Aún así diremos que al final de los desplegables que forman este menú casi siempre encontraremos una opción para abrir el siguiente cuadro de diálogo:

Desde aquí podrás modificar las características avanzadas del formato del gráfico.

Este cuadro de diálogo también está accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el gráfico y seleccionando Formato de forma.

Para teminar veremos el resto de opciones que se encuentran en esta pestaña:

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Como puedes ver, las opciones de la sección Tamaño son muy fáciles de comprender.

Con ellas puedes establecer el alto y ancho del gráfico con un par de clics.

Para ajustar mejor tus objetos es muy útil, pues a pesar de que podríamos definir el tamaño del gráfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego haciendo clic y arrastrando, el resultado que lograríamos aquí no sería tan exacto como si lo hiciesemos desde la opción Tamaño de la pestaña Formato. El resto de opciones tienen que ver con cómo se comportará el gráfico con el resto del documento.

En primer lugar, el desplegable Posición te permite seleccionar la ubicación exacta del gráfico dentro de la página. Para ello, simplemente selecciona el gráfico y despliega el menú. Haz clic sobre la opción que te parezca correcta y el gráfico se situará en el lugar que marcaste. Si ninguna de las opciones que se te ofrecen te gustan puedes hacer clic en el botón Más opciones de diseño para que se abra el cuadro de diálogo Diseño avanzado desde donde podrás colocar el gráfico en la posición exacta que desees.

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Desde este cuadro podrás establecer la posición vertical y horizontal del objeto respecto a otros objetos (hoja, párrafos, caracteres, etc...).

Observa que en la opción Horizontal tienes también un apartado para establecer la posición en el caso de que el destino final del documento sea ser encuadernado (Diseño de libro), por lo que se tendrán que tomar en cuenta los márgenes de la paginación.

Otra opción que nos permitirá decidir el comportamiento de su posición en la hoja es el menú desplegable Ajuste del texto.

El valor que aquí escojas decidirá cómo se comportará el objeto gráfico con respecto al resto del texto.

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En línea con el texto: coloca el gráfico a la altura del texto, como si fuese un carácter más.

Cuadrado: separa el resto de elementos de sí creando un cuadrado invisible de bordes amplios.

Estrecho: separa el resto de elementos de sí creando un cuadrado invisible de bordes estrechos, con esta opción estará más cerca del texto que si utilizásemos la opción Cuadrado.

Detrás del texto: No ocupa ninguna posición relativa en la hoja, simplemente se limita a estar en el fondo.

Delante del texto: Igual que la anterior, sólo que en este caso el objeto flota sobre la hoja tapando lo que queda detrás.

Arriba y abajo: ocupa todo el espacio vertical de donde se encuentre, el resto de objetos o texto se encontrarán en su parte superior e inferior.

Transparente: el texto y los objetos se adaptan a la forma del gráfico. Por ejemplo, si tiene forma de triángulo, el texto seguirá hasta que llegue a su borde, en este caso el vacío de texto que se creará tendrá también forma de triángulo.

Del mismo modo que con la opción anterior, podemos hacer clic en Más opciones de diseño para abrir el cuadro de diálogo anterior pero en la pestaña de Ajuste del texto.

.

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1.7. Actividad 1 Procesador de Textos

INSTRUCCIONES Desarrollar un documento profesional que incluya todas los requerimientos especificados

INDICADOR O

VARIABLE DESCRIPCIÓN

CUMPLE

SÍ NO PORCENTAJE

FORMA

Datos generales

Asignatura, Unidad temática, Nombre de la actividad, Nombre del alumno(os), matrícula, nombre del profesor, fecha.

5

Ortografía y redacción

Ortografía sin errores.

10

Presentación Con un excelente formato 5

Aspectos generales

Portada con los datos generales

De igual manera, se le pide que considere la siguiente forma de entrega:

Elabore el documento en un archivo de Word estructurado de la siguiente manera:

- Portada - Desarrollo - Conclusión

10

CONTENIDO

Presentación Presenta el documento con las características establecidas.

40

Desarrollo Elabora el documento utilizando las herramientas del procesador de texto disponibles.

20

Representación Presenta el documento 10

TOTAL 100

1.8. Práctica 1 Requerimientos de Información

NOMBRE DE LA PRÁCTICA: Elaboración de documento profesional

UNIDAD TEMÁTICA: I. Procesadores de Texto

TEMA: Configuración de página, Edición y Formato de Texto, Tablas, Integración de procesador de texto y hojas de cálculo, herramientas de dibujo

OBJETIVO DE LA PRÁCTICA: Elaboración de un documento profesional.

TIEMPO DE LA PRÁCTICA: 4 Hrs FECHA:

DESCRIPCIÓN:

OFIMÁTICA


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El alumno deberá elaborar un documento profesional que incluya un formato adecuado utilizando las herramientas disponibles en Word. Entregue de manera electrónica en formato PDF y Word el documento.

MATERIALES Y EQUIPOS: Computadora

PROCEDIMIENTO: 1. Realizar la actividad de manera individual

2. Realizar una investigación sobre el tema de estructura de datos.

3. De la investigación obtenida en el numeral anterior, realizar un documento en Word con

las siguientes condiciones:

Para el texto en general deberá ser con tipo de letra Times New Roman, tamaño 12, color

automático, interlineado de 1.5 ptos. Espaciado posterior y anterior de 10 ptos.

Alineación justificada.

Para el texto en los títulos deberán tener un tipo de letra Times New Roman, tamaño 16,

color automático.

La hoja deberá ser en tamaño Carta, con margen inferior izquierdo y derecho de 2.0 cm.

Deberá contener saltos de página y saltos de sección

Deberá contener hojas en forma horizontal y vertical

Una portada con los datos generales del alumno.

Encabezados y pie de página para todas las hojas excepto la primera.

Una tabla contenido

Números de página alineados en la parte inferior de la hoja t centrados.

Por lo menos dos notas al pie de página

Mínimo dos imágenes que contenga un formato para imágenes

Las imágenes deberán estar comprimidas.

Al final del documento se deberá incluir un mapa conceptual sobre el resumen general de

la información.

Bibliografía en formato APA

La extensión máxima del documento a entregar es de 12 hojas, incluyendo portada.

CUESTIONARIO

REFERENCIAS

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LISTA DE COTEJO PRÁCTICA 1

INDICADOR O


CUMPLE PORCENTAJE

SI NO

ACTITUD (SER) Puntualidad Entrega del trabajo tiempo y forma establecida 10

CONOCIMIENTO (SABER) Requisitos de Información

El alumno utiliza las herramientas disponibles en Word para realizar la actividad.

20

Requisitos de Información

El alumno aplica las herramientas disponibles de forma correcta para la elaboración del documento.

20

HABILIDAD (SABER HACER)

Estructura El documento contiene todas las características establecidas

20

Presentación El documento generado le permitió obtener toda la información necesaria para establecer sus requerimientos de información

30

TOTAL 100

EVALUACIÓN: LA AUSENCIA PARCIAL O TOTAL DE ALGÚN INCISO TENDRÁ UNA PENALIZACIÓN ACORDE A LA

PUNTUACIÓN SEÑALADA EN CADA INCISO

OBSERVACIÓN:

EVALUADOR

(NOMBRE Y

FIRMA)

OFIMÁTICA


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Unidad Temática II Hoja de Cálculo

Objetivo: El alumno automatizará tareas dentro de la hoja de cálculo para el tratamiento de datos e información numérica.


Entorno de trabajo de la hoja de cálculo.

Identificar los elementos del entorno de trabajo de la hoja de cálculo y vistas (Normal, Diseño web, Diseño de impresión, Diseño de lectura, Esquema, Preliminar).

Localizar los elementos del entorno de la hoja de cálculo, así como las diferentes vistas.


Manejo del entorno

Describir las opciones de una hoja de cálculo, filas, columnas y celdas (insertar, eliminar, modificar y aplicar formato).

Emplear en una hoja de cálculo, fila, columna o celda las opciones de insertar, eliminar, modificar y aplicar formato a cada una de ellas.

Analítico. Coherente. Sistemático. Organizado.

Hoja de cálculo

Explicar los procedimientos para la manipulación y tratamiento de datos y formulas en una hoja de cálculo.

Crear una hoja de cálculo que integre datos y fórmulas que automatice alguna tarea.


Funciones

Explicar la manera de operación de las funciones básicas de la hoja de cálculo (Suma, Promedio, Min, Max, Si, Y, O, Fecha, Hoy, Ahora).

Aplicar las funciones básicas de una hoja de cálculo complementando su funcionalidad.


Gráficos Identificar los procedimientos para la creación y manipulación de los distintos tipos de gráficos, así como sus características.

Integrar un gráfico en una hoja de cálculo.

Analítico. Coherente. Sistemático Capaz de comunicarse claramente. Proactivo. Ético. Hábil para trabajar en equipo.

Resultado de aprendizaje:

El alumno realizará un libro de cálculo que integre:

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Configuración de hoja de cálculo.

Edición y Formatos.

Funciones básicas (Suma, Promedio, Min, Max, Si, Y, O, Fecha, Hoy, Ahora).

Gráficos

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MICROSOFT EXCEL 2007 INTRODUCCIÓN

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

2.1 Entorno de trabajo de la hoja de cálculo

2.1.1. LA PANTALLA INICIAL

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

2.1.2. LAS BARRAS

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Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el

extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

2.1.3. LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o

Rehacer . Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

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2.1.4. LA BANDA DE OPCIONES

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

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Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

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2.1.5 EL BOTÓN OFFICE

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.

Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

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Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.

2.1.6 LA BARRA DE FÓRMULAS

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

2.1.7 LA BARRA DE ETIQUETAS

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

2.1.8. LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

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Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

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CONCEPTOS DE EXCEL

En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... q

MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:

MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

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Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

2.2. MANEJO DEL ENTORNO

Las vistas que con las que cuenta Excel para visualizar de diferentes maneras las hojas de cálculo son:

Diseño de impresión, Lectura de pantalla completa, Diseño Web, Esquema y borrador.

2.2.1. Diseño de impresión

Muestra el documento tal y como aparecerá en la página impresa.

Para activar esta opción se deberá acceder al menú vista y clic sobre el icono de Diseño de impresión, como se muestra en la siguiente figura.

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2.2.2. Lectura de pantalla completa

Muestra el documento en vista de pantalla para maximizar el espacio disponible para lectura o comentarios del documento, para activar esta opción clic sobre el icono de Lectura de pantalla completa del menú vista, se podrá observar en la siguiente figura.

2.3. HOJA DE CÁLCULO

2.3.1 INTRODUCIR DATOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

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Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor

inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

2.3.2 MODIFICAR DATOS

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

2.3.3 TIPOS DE DATOS

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones

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con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

2.3.4 ERRORES EN LOS DATOS

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior

izquierda tal como esto: .

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

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#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior

izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

2.3.5 FÓRMULAS Y FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

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2.3.6. INSERTAR FUNCIÓN CON EL ASISTENTE

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función

necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la

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categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas

tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

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Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

2.3.7 UTILIZAR EXPRESIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

2.4. FUNCIONES

UTILIZAR FUNCIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

2.4.1. FUNCIONES DE FECHA Y HORA

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

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En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

2.4.2 FUNCIONES DE TEXTO

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas

por Excel.

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2.4.3. FUNCIONES DE BÚSQUEDA

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:

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2.4.4. FUNCIONES FINANCIERA.

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.

Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

2.4.5. MANIPULANDO CELDAS

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.

2.4.6. SELECCIÓN DE CELDAS

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados. Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas

consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:

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2.4.7. SELECCIÓN DE UNA CELDA

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

2.4.8. SELECCIÓN DE UN RANGO DE CELDAS

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color

2.4.9. SELECCIÓN DE UNA COLUMNA

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar

y hacer clic sobre ésteSelección de una fila. Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

2.4.10 SELECCIÓN DE UNA HOJA ENTERA

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

2.4.11. AÑADIR A UNA SELECCIÓN

Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

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2.4.12. AMPLIAR O REDUCIR UNA SELECCIÓN

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

2.4.13. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar.

Seleccionar la pestaña Inicio.

Hacer clic en el botón Copiar.

bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la información situada en el portapapeles.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.


Haz clic en el botón Pegar.

bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

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Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas. En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel 2007 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias. Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.

Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.

En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar.

Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.

Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .

Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón .

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar del panel. Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón .

Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario. Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del portapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá en la barra de

tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles .

Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la parte inferior derecha de

la ventana un mensaje informándote del número de elementos copiados .

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2.4.14. COPIAR CELDAS UTILIZANDO EL RATÓN

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:


Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratón se transforma en .

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL.

2.4.15 COPIAR EN CELDAS ADYACENTES

Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el auto relleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas. Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:


Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de

Opciones de autorrelleno .

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Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene. Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

2.4.16. PEGADO ESPECIAL

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:


Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.

bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

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2.4.17. SELECCIONAR LAS CELDAS DONDE QUIERES COPIARLAS.

Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado especia

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

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Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opción Pegado especial, aparecen las opciones más importantes de las vistas anteriormente. Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.

2.4.18. MANIPULACIÓN DE CELDAS

Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

2.4.19. MOVER CELDAS UTILIZANDO EL PORTAPAPELES

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

Utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

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Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar o bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior. Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a la celda que movemos.

2.4.20. MOVER CELDAS UTILIZANDO EL RATÓN

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:


Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal

como esto:

Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón.

Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:


Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal

como esto:

Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa.

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Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato (todo lo referente al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineación del texto, etc) o el contenido de éstas y utilizar el menú para realizar el borrado deseado.

2.4.21. BORRAR CELDAS

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...

Ir a la pestaña Inicio

Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú. Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato.

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.

Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir 23.000 €.

Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

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2.4.22. FORMATO DE CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

2.4.22.1 FUENTE

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente. Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha.

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Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elefir el formato que más se adapte a lo que queremos.A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.

Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

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Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

2.4.22.2 ALINEACIÓN

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas.

Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.

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A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.

LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

OFIMÁTICA


106

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc...

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.

Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.

2.4.22.3 BORDES

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.


Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

OFIMÁTICA


107

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

OFIMÁTICA


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En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.

2.4.22.4 RELLENOS

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.


Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

Hacer clic sobre la pestaña Relleno.

Aparecerá la ficha de la derecha.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

OFIMÁTICA


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A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.

Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama

En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

OFIMÁTICA


110

2.4.22.5 NÚMEROS

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.


Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.

Hacer clic sobre la pestaña Número.

Aparecerá la ficha de la derecha:

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:

OFIMÁTICA


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Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.

Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.

Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).

OFIMÁTICA


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Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.

2.4.23. CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA

Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Excel para que el programa nos corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar nuestras hojas de cálculo libres de errores lo que las hace más presentables.

2.4.24. CONFIGURAR LA AUTOCORRECCIÓN

Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorrección asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic en el Botón Office .

Hacer clic en el botón Opciones de Excel.

En el cuadro de diálogo que se abrirá seleciona la categoría Revisión.

Aquí tienes muchas de las opciones que conciernen a la corrección de textos en Excel.

OFIMÁTICA


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Veamos las más importantes.

Haz clic en el botón de Opciones de Autocorrección...

Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección como el que te mostramos más abajo.

OFIMÁTICA


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Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opción esté activada. Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración, Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en mayúscula, en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también interesa que esté activada.

Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre interesa que esté activada.

Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en mayúscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por error y automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción interesa que esté activada. La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazará el texto que coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.

Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer clic en el botón Agregar.

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Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el botón Eliminar. A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

2.4.25 VERIFICACIÓN DE LA ORTOGRAFÍA

Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar errores ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible palabra errónea.

Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y está como las dos palabras están en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectará el error en el segundo esta.

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.

Seleccionar la pestaña Revisar y eligir la opción Ortografía.

En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo Ortografía.

OFIMÁTICA


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Observa como en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para corregir la ortografía, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario:

En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea.

En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra corrección.

Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:

OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.

OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo.

AGREGAR AL DICCIONARIO para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del diccionario:

El utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final, si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje. Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisará, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Veamos cómo crear de un gráfico.

2.5. GRÁFICOS

2.5.1 CREAR GRÁFICOS

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

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Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

OFIMÁTICA


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Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.

2.5.2 AÑADIR UNA SERIE DE DATOS

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pestañas para mostrarnos nuevas opciones.

Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:

OFIMÁTICA


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Como ya hemos dicho es la más importante porque se encargará de generar el gráfico.

Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenían los valores 445, 453, 545, 453 y 345.

Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el campo de texto con el rango correcto.

OFIMÁTICA


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2.6. Actividad 2 Hoja de Cálculo

INSTRUCCIONES Desarrollar una pequeña base de datos utilizando una hoja de cálculo.

INDICADOR O


CUMPLE

SÍ NO PORCENTAJE

FORMA

Datos generales


5

Ortografía y redacción

Ortografía sin errores.

10


Aspectos generales

Elabore una pequeña base de datos, en una hoja de cálculo.

10

CONTENIDO

Presentación Presenta el documento con las características establecidas.

10

Desarrollo Funcionalidad de la base de datos 40

Representación Presenta el libro de Excel con nombres característicos.

5

TOTAL 100


NOMBRE DE LA PRÁCTICA: Elaboración de documento profesional

UNIDAD TEMÁTICA: I. Procesadores de Texto

TEMA: Entorno de trabajo de la hoja de cálculo, Manejo del entorno, Hoja de cálculo, Funciones, Gráficos

OBJETIVO DE LA PRÁCTICA: Elaboración de una pequeña base de datos


DESCRIPCIÓN:

1. De manera individual el alumno realizará la actividad para elaborar un documentos profesional

utilizando todo el potencial de las herramientas del procesador de texto de Word. 2. El alumno deberá entregar la actividad en electrónico


OFIMÁTICA


121

PROCEDIMIENTO: El alumno realizará lo siguiente

1. Abrirá un libro de Excel y le asignará el nombre de BDlistadeCalidifcaciones 2. Nombrará a la primera hoja del libro de Excel, Español 3. Elaborará un formato de una lista de calificaciones (elaborarlo de acuerdo a su criterio personal) ,

que contenga como encabezado, nombre de la institución, grupo, nombre de la materia, logotipo de la institución, ciclo escolar.

4. El contenido de la lista de calificaciones tendrá los campos: Matricula del alumno, nombre del alumno, calificación del primer parcial, calificación del segundo parcial y calificación del tercer parcial, (estos campos deberán llenarse con la información de sus compañeros de grupo), promedio general de los tres parciales, leyenda de aprobado o reprobado, calificación máxima, calificación mínima por parcial y el número de aprobados y el número de reprobados general de la materia. Nota, obtenerlo del promedio general.

5. Introducirá las formulas en los campos correspondientes para obtener la calificación mínima, calificación máxima, matricula que estará formada por las dos primeras letras del nombre y el ciclo escolar, calcular el promedio general obtenido de la calificación del primer parcial, segunda parcial y tercer parcia, en caso de que el promedio sea mayor de 6 aparecerá la leyenda de aprobado y en caso contrario la leyenda de reprobado.

6. insertar cuatro copias exactas de la hoja de español y nombrarlas matemáticas, química, física, ciencias sociales.

7. Insertar una hoja más y nombrarla boleta de calificaciones, en esta deben de contener la matrícula y nombre del alumno promedio general de la asignatura de español, matemáticas, química, física y ciencias sociales, y el promedio general del alumno obtenido de los promedios generales de cada una de las asignaturas que deberán de obtenerse de las listas de calificaciones correspondientes a cada materia. Insertar las fórmulas para mostrar todos los promedios generales de cada una de las materias, de tal manera que cuando se actualice una calificación de las listas de calificaciones ya sea de español, matemática, etc. se actualice el promedio general en la hoja de boleta de calificaciones.

8. Insertar una hoja más y nombrarla calificaciones finales, esta hoja deberá contener un campo de nombre, matricula, promedio general de física, promedio general de matemáticas y así para todas las asignaturas.

9. Insertar las fórmulas donde dado la matricula aparezca de manera automática el nombre del alumno y promedio general de cada una de las asignaturas Nota: estos datos deberán obtenerse de la hoja de boleta de calificaciones

10. Realizar una macro que grafique la boleta de calificaciones Entregar el documento en electrónico al profesor en tiempo y forma

CUESTIONARIO

REFERENCIAS

LISTA DE COTEJO PRÁCTICA 1 LISTA DE COTEJO 1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES

OFIMÁTICA


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INDICADOR O


CUMPLE PORCENTAJE

SI NO


CONOCIMIENTO (SABER)

Herramientas de Excel

Identifica y conoce la funcionalidad de las herramientas de Excel. Identifica la fórmula a utilizar de acuerdo al caso práctico que se le presenta

30


Forma de entrega

se calcula de manera correcta

El

60

TOTAL 100



OBSERVACIÓN:

EVALUADOR

(NOMBRE Y

FIRMA)

OFIMÁTICA


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OFIMÁTICA


124

Unidad Temática III Editor de presentaciones

Objetivo: El alumno elaborará una presentación empleando las características y propiedades de un editor de presentaciones para presentar la información gráficamente o visualmente.


Entorno de Trabajo.

Identificar los elementos del entorno de trabajo del software y vistas (normal, clasificador de diapositivas, página de notas, presentación con diapositivas, patrón de diapositivas, documentos y notas).

Localizar los elementos del entorno de trabajo.

Analítico.

Sistemático.

Crear estructura de una presentación.

Describir las herramientas para la creación de presentaciones, asistentes de contenido y plantillas de diseño (Presentación en Blanco, diseño de diapositiva, plantillas de diseño, asistente de autocontenido y álbum de fotos).

Estructurar una presentación.

Analítico.

Sistemático.

Organizado.

Personalizar presentación.

Describir las herramientas para personalizar una presentación: Transición de diapositivas trayectorias de desplazamiento animaciones de entrada de énfasis, de salida hipervínculos. Describir la forma de manipular diapositivas: vista del clasificador de diapositivas mover, copiar, eliminar y ocultar diapositivas ensayo de intervalos patrón de diapositivas

Construir presentaciones dinámicas personalizadas utilizando animaciones y herramientas de dibujo. Modificar una presentación utilizando las herramientas correspondientes Ejecutar la presentación.

Analítico. Coherente. Sistemático Capaz de comunicarse claramente. Proactivo. Hábil para trabajar en equipo.

Resultado de aprendizaje:

El alumno realizará un una presentación electrónica que integre:: Estructura, empleando las plantillas, asistentes de contenido y patrones.

OFIMÁTICA


125

Diseño, insertando elementos multimedia y gráficas. Animación y transición de diapositivas.

INTRODUCCIÓN A POWER POINT

PowerPoint es un software que permite crear material que puede presentarse con un proyector. Cuando este material se usa para anunciar un informe o una propuesta, se denomina presentación (Ver Fig. 4.1). Mediante PowerPoint, se pueden crear pantallas que incorporan de manera efectiva texto a color y fotografías, ilustraciones, dibujos, tablas, gráficos y películas y realizar la transición de un elemento a otro como una presentación con diapositivas. Se puede aplicar animación al texto y a las ilustraciones en la pantalla mediante la característica de animación, así como agregar efectos y narración.

POWERPOINT

PowerPoint forma parte de "Office", un conjunto de productos que combina distintos tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones y para administrar correo electrónico.

(Material de presentación con dibujos e imágenes)

(Material de presentación con texto)

(Material de presentación con gráficos y tablas)

(Álbum de fotografías)

(Presentación de convención científica)

Fig. 4.1 Diferentes tipos de Pantallas.

Por lo general, PowerPoint se denomina "PowerPoint" en las pantallas del software o en la ayuda. También se denomina a veces "Microsoft PowerPoint", "Office PowerPoint" y "Microsoft Office PowerPoint Word 2007". Todos representan el software de presentación PowerPoint.

OFIMÁTICA


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3.1. ENTORNO DE TRABAJO

3.1.1. PLANEAR LA PRESENTACIÓN Y SU CONTENIDO

El manejo de todas las herramientas de PowerPoint le servirá para realizar mejores presentaciones. Sin embargo como sucede con todos los programas, este conocimiento por sí solo no garantiza nada: es tan importante conocer las herramientas como planear y desarrollar el contenido. En definitiva, el mensaje dependerá tanto del contenido como de la manera de presentarlo.

Una buena idea es, una vez planteado el tema de la conferencia, establecer cuál será su duración y (sobre todo a partir de este último dato) pensar cuántas diapositivas hay que mostrar.

En general, las diapositivas contienen un resumen con los puntos más importantes de lo que se está diciendo. Se utilizan para que los espectadores puedan tomar notas o seguir fácilmente el relato de la conferencia.

3.1.2. PANTALLA PRINCIPAL DE POWERPOINT

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Barra de título: muestra el nombre de archivo de la presentación que se está editando y el nombre del programa que está utilizando.

Botón de Office: haga clic en este botón al usar comandos básicos, como Nuevo, Abrir, Guardar como, Imprimir y Cerrar.

Barra de herramientas de acceso rápido: incluye comandos de uso frecuente como Guardar y Deshacer. También puede agregar sus comandos favoritos.

Cinta de opciones: aquí encontrará los comandos necesarios para trabajar. Es igual que "Menús" o "barras de herramientas" en otro software.

Ventana de edición: muestra la presentación que está editando.

Botones de visualización: permiten cambiar la forma en que se muestra la presentación que está editando para que se adapte a sus necesidades.

Barra de desplazamiento: permite cambiar la posición en la pantalla de la presentación que está editando.

Control deslizante del zoom: permite cambiar la configuración de zoom del documento que está editando.

Barra de estado: muestra información acerca de la presentación que está editando.

¿QUÉ ES LA "CINTA DE OPCIONES"?

La "Cinta de opciones" es el área horizontal, como una cinta, que se ve en la parte superior del software Office cuando inicia PowerPoint. Los comandos necesarios para trabajar están agrupados y organizados en fichas, como Inicio e Insertar. Puede hacer clic en las fichas para cambiar el conjunto de comandos que se muestra.

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3.1.3. ÁREA DE TRABAJO EN POWER POINT

Cuando inicia PowerPoint, se abre en la vista “presentación y proporcionar al usuario la posibilidad de interactuar con él”; Denominada vista Normal, donde puede crear diapositivas y trabajar en ellas.

En el panel Diapositiva puede trabajar directamente en diapositivas individuales.

Los bordes punteados identifican los marcadores de posición (cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes); donde puede escribir texto o insertar imágenes, gráficos y otros objetos (tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información. Los objetos creados en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en otra aplicación son objetos OLE).

La ficha Diapositivas muestra una versión en miniatura de cada una de las diapositivas a tamaño completo que se muestran en el panel Diapositiva. Después de agregar otras diapositivas, puede hacer clic en una miniatura de la ficha Diapositivas para que la diapositiva correspondiente aparezca en el panel Diapositiva. También puede arrastrar miniaturas para reorganizar las diapositivas de la presentación. Además, puede agregar o quitar diapositivas en la ficha Diapositivas.

En el Panel Notas (panel en la vista normal en el que escribe las notas que desea que acompañen a una diapositiva. Imprima estas notas como páginas de notas o muéstrelas cuando guarde una presentación como una página Web”), puede escribir notas sobre la diapositiva actual. Puede distribuir las notas a su audiencia o hacer referencia a ellas en la vista del moderador mientras ofrece la presentación.

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Office PowerPoint 2007 aplica a las presentaciones nuevas la plantilla (archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo o el diseño de página de los archivos finalizados).

Para crear una presentación que esté basada en la plantilla Presentación en blanco, haga clic en el Botón

de Office , haga clic en Nuevo, haga clic en En blanco y reciente debajo de Plantillas y, a continuación, haga doble clic en Presentación en blanco debajo de en blanco y reciente.

ASIGNAR NOMBRE Y GUARDAR SU PRESENTACIÓN

Al igual que con cualquier programa de software, conviene asignar un nombre a la presentación y guardarla inmediatamente para, en lo sucesivo, ir guardando los cambios frecuentemente mientras trabaja:

Haga clic en el Botón de Office , elija Guardar como y, a continuación, realice uno de los procedimientos siguientes.

Para una presentación que sólo se puede abrir en Office PowerPoint 2007, haga clic en Presentación de PowerPoint.

Para una presentación que se puede abrir en Office PowerPoint 2007 o en versiones anteriores de PowerPoint, haga clic en Presentación de PowerPoint 97-2003.

Si elige esta opción, no puede utilizar ninguna de las nuevas características de Office PowerPoint 2007.

En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Guardar en, seleccione la carpeta u otra ubicación donde desee guardar la presentación.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la presentación, o no haga nada para aceptar el nombre de archivo predeterminado y, a continuación, haga clic en Guardar.

A partir de este momento, puede presionar CTRL+G o hacer clic en Guardar que está en la parte superior de la pantalla para guardar la presentación de forma rápida en cualquier momento.

3.2 CREAR ESTRUCTURA DE UNA PRESENTACION

3.2.1. APLICAR UN TEMA DIFERENTE A SU PRESENTACIÓN

En la ficha Diseño, en el grupo Temas, haga clic en el tema de documento que desea aplicar.

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En la imagen se observa que se escogió en “Temas” la 3ra. (Remarcada con un cuadro naranja).

Notas

Para obtener una vista previa del aspecto de la diapositiva actual con un tema concreto aplicado, coloque el puntero sobre la miniatura de dicho tema.

Para ver miniaturas de otros temas, haga clic en las flechas situadas junto a la fila de miniaturas.

4.10 Tipos de Temas para una presentación

A menos que se indique lo contrario, Office PowerPoint 2007 aplica temas a toda la presentación. Para cambiar el aspecto de sólo las diapositivas seleccionadas, en la ficha Diapositivas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada una de las diapositivas que desea cambiar. Una vez seleccionadas todas las diapositivas, haga clic con el botón secundario en el tema que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aplicar a las diapositivas seleccionadas en el menú contextual.

Si decide más adelante cambiar a un tema diferente, haga clic en el mismo para aplicarlo.

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3.2.2. AGREGAR IMÁGENES PREDISEÑADAS, GRÁFICOS SMARTART Y OTROS OBJETOS

Suponga que desea crear la presentación visual con el mayor efecto posible; y, a menudo, la opción más dinámica no consiste en una serie de diapositivas que contenga únicamente listas con viñetas. La ausencia de variedad visual puede desviar la atención de la audiencia. Además, hay muchos tipos de información que se expresan con más claridad en un párrafo o en una lista con viñetas.

4.11 Imágenes Prediseñadas

Afortunadamente, Office PowerPoint 2007 permite agregar otros muchos tipos de contenido visual y de audio, entre los que se incluyen tablas, gráficos SmartArt, “imágenes prediseñadas” (imagen ya elaborada que suele aparecer como un mapa de bits o una combinación de formas dibujadas.), formas, gráficos, música, películas, sonidos y animaciones. También se pueden agregar “hipervínculos” (Texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.) (Para moverse con más flexibilidad tanto dentro de la presentación como en ubicaciones fuera de la misma) y “transiciones” (conjunto de efectos de transición en una presentación que están disponibles en algunas aplicaciones Microsoft Office. Las transiciones especifican cómo cambia la presentación (como la atenuación en negro) según un usuario se desplaza de un elemento (como una diapositiva o página Web) a otro) que llamen la atención entre diapositivas.

Esta sección presenta sólo unos cuantos tipos básicos de objetos y efectos que se pueden agregar a las diapositivas.

3.2.3. AGREGAR IMÁGENES PREDISEÑADAS

Haga clic en el marcador de posición al que desea agregar una imagen prediseñada.

OFIMÁTICA


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Si no selecciona un marcador de posición, o si selecciona uno que no puede contener imágenes, la imagen prediseñada se inserta en el centro de la diapositiva.

En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imágenes prediseñadas.

Se abrirá el panel de tareas Imágenes prediseñadas.

En el panel de tareas Imágenes prediseñadas, busque la imagen prediseñada que desea y, a continuación, haga clic en ella.

Puede mover la imagen prediseñada, cambiar su tamaño, girarla, agregarle texto y realizar otros cambios.

Sugerencia Para buscar más imágenes prediseñadas en el sitio de Microsoft Office Online, haga clic en el vínculo Imágenes prediseñadas de Office Online situado en la parte inferior del panel de tareas Imágenes prediseñadas.

3.2.4. CONVERTIR TEXTO DE DIAPOSITIVA EN UN GRÁFICO SMARTART

Un gráfico SmartArt es una representación visual de la información que se puede personalizar totalmente. La conversión del texto en un gráfico SmartArt es un método rápido para convertir diapositivas existentes en ilustraciones con un diseño profesional. Por ejemplo, con un clic, puede convertir una diapositiva Agenda en un gráfico SmartArt.

4.12 Texto de diapositiva en un gráfico SmartArt

Puede elegir entre muchos diseños integrados para comunicar su mensaje o sus ideas de la forma más efectiva.

3.2.5. PARA CONVERTIR TEXTO EXISTENTE EN UN GRÁFICO SMARTART:

Haga clic en el marcador de posición que contiene el texto que desea convertir.

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133

En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Convertir en un gráfico SmartArt .

En la galería, para ver el aspecto de un gráfico SmartArt con el texto, coloque el puntero sobre la diapositiva correspondiente a ese gráfico SmartArt. La galería contiene diseños para gráficos SmartArt que combinan mejor con listas con viñetas. Para ver el conjunto completo de diseños, haga clic en Más gráficos SmartArt.

Cuando encuentre un gráfico SmartArt que le guste, haga clic en él para aplicarlo al texto.

A continuación, puede mover el gráfico SmartArt, cambiar su tamaño, girarlo, agregarle texto, aplicarle un estilo rápido (estilos rápidos: colecciones de opciones de formato que facilitan la aplicación de formato a documentos y objetos.) Diferente y realizar otros cambios.

Aunque es especialmente fácil crear un gráfico SmartArt para texto existente, también puede realizar el proceso contrario, es decir, insertar primero el gráfico SmartArt que desea y agregarle texto después:

1. Haga clic en el marcador de posición al que desea agregar un gráfico SmartArt.

2. Si no selecciona un marcador de posición, o si selecciona uno que no puede contener imágenes, el gráfico SmartArt se inserta en el centro de la diapositiva.

3. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.

4. En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt, en el panel situado a la izquierda, haga clic en el tipo de gráfico SmartArt que desee.

5. En el panel central, busque y haga clic en el diseño que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencia. Para obtener una vista previa de cualquier diseño, haga clic en el mismo. En el panel de la derecha se mostrará la vista previa.

3.3. PERSONALIZAR PRESENTACION

3.3.1. AGREGAR, REORGANIZAR Y ELIMINAR DIAPOSITIVAS

La diapositiva individual que se proporciona automáticamente en la presentación tiene dos marcadores de posición, uno con formato para un título y otro con formato para un subtítulo. La disposición de los marcadores de posición en una diapositiva se denomina diseño. Office PowerPoint 2007 también proporciona otros tipos de marcadores de posición, como los destinados a imágenes y gráficos SmartArt.

Cuando agrega una diapositiva a la presentación, puede realizar el procedimiento siguiente para elegir un diseño para la nueva diapositiva al mismo tiempo:

En la ficha Diapositivas, haga clic justo debajo de la única diapositiva que se muestra.

OFIMÁTICA


134

En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en la flecha situada al lado de Nueva diapositiva.

Aparece una galería que muestra miniaturas de los diversos diseños de diapositivas que están disponibles.

Aplicar un nuevo diseño a una diapositiva

Para cambiar el diseño de una diapositiva existente, realice el procedimiento siguiente:

En la ficha Diapositivas, haga clic en la diapositiva a la que desea aplicar un nuevo diseño.

En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en Diseño y, a continuación, haga clic en el nuevo diseño que desee.

NOTA Si aplica un diseño que no tiene suficientes marcadores de posición del tipo correcto para el

contenido que ya existe en la diapositiva, se crean automáticamente marcadores de posición adicionales para incluir dicho contenido.

3.3.2. COPIAR UNA DIAPOSITIVA

Si desea crear dos diapositivas similares en contenido y diseño, puede ahorrar trabajo creando una diapositiva que tenga todo el formato y contenido que ambas diapositivas van a compartir, y realizando después una copia de esa diapositiva antes de dar los toques finales individuales a cada una.

En la ficha Diapositivas, haga clic con el botón secundario en la diapositiva que desea copiar y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual.

Siguiendo en la ficha Diapositivas, haga clic con el botón secundario donde desee agregar la nueva copia de la diapositiva y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual.

También puede insertar una copia de una diapositiva de una presentación en otra presentación.

Reorganizar el orden de las diapositivas

En la ficha Diapositivas, haga clic en la diapositiva que desea mover y, a continuación, arrástrela hasta que ocupe la posición que desee.

OFIMÁTICA


135

Para seleccionar varias diapositivas, haga clic en una de las diapositivas que desea mover y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las demás diapositivas.

3.3.3 .ELIMINAR DIAPOSITIVAS

En la ficha Diapositivas, haga clic con el botón secundario en la diapositiva que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar diapositiva en el menú contextual.

3.3.4 AGREGAR TEXTO Y APLICARLE FORMATO

El contenido más habitual de las diapositivas de una presentación de PowerPoint es texto: en títulos y listas con viñetas.

Para agregar texto a una diapositiva, haga clic en el marcador de posición donde desee agregar el texto y, a continuación, escriba o pegue el texto que desee agregar.

3.3.5. FORMATO DE LISTAS CON VIÑETAS

Algunos marcadores de posición aplican formato automáticamente al texto como lista con viñetas, pero otros no. En la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, realice cualquiera de los procedimientos siguientes:

Para cambiar entre una lista con viñetas y texto sin viñetas, seleccione el texto y, a continuación, haga

clic en Viñetas .

Para cambiar el estilo de los símbolos de viñeta en una lista con viñetas, haga clic en la flecha situada

junto a Viñetas y, a continuación, haga clic en el estilo de viñeta que desee.

También puede realizar estos cambios utilizando la “minibarra” de herramientas, que es una barra de herramientas práctica, en miniatura y semitransparente que está disponible cuando se selecciona texto. Para ver la “minibarra” de herramientas con más claridad, coloque el puntero sobre ella. Para utilizarla, haga clic en cualquiera de los comandos disponibles.

NOTA También puede hacer que se muestre la “minibarra” de herramientas haciendo clic con el botón

secundario en texto no seleccionado.

3.3.6. CAMBIAR EL ASPECTO DEL TEXTO

Hay muchas maneras de cambiar el aspecto del texto en una diapositiva, desde botones básicos de la ficha Inicio para aplicar formato a fuente, estilo, tamaño, color y características de párrafo, hasta opciones más avanzadas como animación o conversión a gráficos SmartArt.

OFIMÁTICA


136

3.3.7. Formato al tipo de fuente (texto)

DOTAR A SU PRESENTACIÓN DE UN ASPECTO MÁS APROPIADO

Hasta el momento, se ha centrado en la disposición y el contenido básico de las diapositivas. Ahora corresponde tener en cuenta el aspecto general de la presentación. ¿Qué tonalidad visual desea? ¿Qué aspecto y estilo harán que la presentación aporte claridad y sea atractiva para la audiencia? Office PowerPoint 2007 proporciona una gran variedad de temas (Conjunto de elementos de diseño unificados que proporcionan una vista a su documento mediante color, fuentes y gráficos.) De diseño que facilitan el cambio del aspecto general de la presentación. Un tema es un conjunto de elementos de diseño que proporciona un aspecto unificado concreto a todos los documentos de Office mediante el uso de combinaciones de colores, fuentes (Diseño gráfico aplicado a todos los números, símbolos y caracteres alfabéticos. También se denomina tipo de letra. Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las fuentes suelen venir en diferentes tamaños, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita.) Y efectos específicos.

Office PowerPoint 2007 aplica automáticamente el tema de Office a las presentaciones creadas a partir de la plantilla Presentación en blanco, pero se puede cambiar fácilmente y en cualquier momento el aspecto de la presentación aplicando un tema diferente.

OFIMÁTICA


137

4.8 Presentación de un aspecto rápido

3.3.8. AGREGAR UNA TRANSICIÓN DE DIAPOSITIVA

Las transiciones de diapositivas son efectos parecidos a una animación que se producen cuando se pasa de una diapositiva a la siguiente. Office PowerPoint 2007 proporciona muchos tipos de transiciones de diapositivas, por ejemplo, intensidades de color estándar y efectos de disolver, cortar y enjugar; también hay transiciones menos habituales como ruedas y tableros de ajedrez.

En la ficha Animaciones, en el grupo Transición a esta diapositiva, haga clic en la transición que desee.

Nota:

Para obtener una vista previa del aspecto de la diapositiva actual con una transición concreta aplicada, coloque el puntero sobre la miniatura de dicha transición.

Para ver miniaturas de otras transiciones, haga clic en las flechas situadas junto a la fila de miniaturas.

Si decide más adelante cambiar a una transición diferente, haga clic en la misma para aplicarla.

Puede elegir otras opciones en el grupo Transición a esta diapositiva para controlar la velocidad de transición, agregar sonido y aplicar la misma transición a todas las diapositivas de la presentación.

3.3.9 AGREGAR HIPERVÍNCULOS

Puede usar hipervínculos para pasar de una diapositiva a otra, a una red o a un sitio de Internet, o incluso a otro archivo o programa directamente.

Seleccione el texto en el que desea hacer clic para activar el hipervínculo.

OFIMÁTICA


138

O bien, seleccione un objeto (por ejemplo, una imagen prediseñada o un gráfico SmartArt).

En la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo.

En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, haga clic en el botón apropiado del cuadro Mis lugares para el destino del vínculo (es decir, el lugar al que lleva el vínculo).

Para ir a otra diapositiva de la presentación, por ejemplo, haga clic en Lugar de este documento.

Busque y haga clic en la ubicación de destino, realice los cambios que desee en los cuadros Texto y Dirección y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.3.10 COMPROBAR LA ORTOGRAFÍA Y OBTENER UNA VISTA PREVIA DE SU PRESENTACIÓN

Cuando todas las diapositivas tengan el aspecto deseado, hay que realizar dos pasos más para finalizar la presentación.

Comprobar la ortografía de la presentación

Aunque el corrector ortográfico se activa automáticamente en Office PowerPoint 2007, es conveniente volver a comprobar la ortografía una vez finalizado el trabajo en la presentación:

Presione CTRL+INICIO para situarse en el principio de la presentación.

En la ficha Revisar, en el grupo Revisión, haga clic en Ortografía.

Si Office PowerPoint 2007 encuentra errores ortográficos, muestra un cuadro de diálogo y se selecciona la primera palabra incorrecta encontrada por el corrector ortográfico. Debe indicar cómo desea que se resuelva cada error encontrado por el programa. Una vez corregida una palabra incorrecta, el programa selecciona la siguiente, y así sucesivamente.

3.3.11. OBTENER UNA VISTA PREVIA DE UNA PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS

Para ver la presentación en la pantalla de su equipo exactamente igual que la verá su audiencia durante la sesión, realice el procedimiento siguiente:

En la ficha Presentación con diapositivas, en el grupo Iniciar presentación con diapositivas, realice uno de los procedimientos siguientes:

Para iniciar con la primera diapositiva de la presentación, haga clic en Desde el principio.

OFIMÁTICA


139

Para iniciar con la diapositiva que se muestra actualmente en el panel Diapositiva, haga clic en Desde la diapositiva actual.

La presentación se abre en la vista Presentación con diapositivas.

Haga clic para avanzar a la diapositiva siguiente.

NOTA: Para volver a la vista Normal en cualquier momento, presione ESC.

Por supuesto, también puede obtener una vista previa de la presentación en cualquier momento del proceso de creación.

3.3.12. TECLAS RÁPIDAS

Se puede emplear el botón copiar formato de la barra de herramientas o estándar para copiar y pegar únicamente los formatos de una selección a otro lugar, en algunas ocasiones es mas rápido utilizar combinaciones de teclado, especialmente si esta inmerso en un texto.

<Control> + <M> Hacer una copia de la diapositiva actual

<Control> + <A> Abrir una presentación

<Control> + <W> Cerrar presentación

<F5> Ejecutar la presentación

<F7> Revisar la ortografía

<Control> + <P> Imprimir

<Control> + <Z> Deshacer una acción

<Control> + <Y> Rehacer una acción deshecha

<Shift> + <F3> Cambiar entre mayúsculas y minúsculas

<Control> + <N> Aplicar negrita

<Control> + <Q> Alineación izquierda

<Control> + <D> Alineación derecha

<Control> + <J> Alineación justificación

3.4. Actividad 2 Presentación electrónica

INSTRUCCIONES Desarrollar una presentación electrónica

INDICADOR O


CUMPLE

SÍ NO PORCENTAJE

FORMA

Datos generales


5

Ortografía y Ortografía sin errores. 10

OFIMÁTICA


140

redacción


Aspectos generales

Elaborar una presentación electrónica profesional

10

CONTENIDO

Presentación Presentar la presentación electrónica con todos los requerimientos establecidos

10

Desarrollo La presentación deberá desarrollarse empleando las herramientas disponibles en power point

40

Representación Presentar en ejecutable la presentación electrónica.

5

TOTAL 100


NOMBRE DE LA PRÁCTICA: Elaboración de una presentación electrónica

UNIDAD TEMÁTICA: Editor de presentaciones

TEMA: Entorno de Trabajo, Crear estructura de una presentación. Personalizar presentación.

OBJETIVO DE LA PRÁCTICA: Elaboración de una presentación electrónica


DESCRIPCIÓN:

3. De manera individual el alumno realizará la actividad para elaborar una presentación electrónica

utilizando las herramientas de power point 4. El alumno deberá entregar la actividad en electrónico


PROCEDIMIENTO: El alumno realizará lo siguiente

De manera individual el alumno investigará un tema a su elección El alumno desarrollada una presentación electrónica que contenga información sobre el tema investigado. La presentación deberá contener Un patrón diseñado por el alumno Deberá contener, por lo menos un video Deberá contener por lo menos una gráfica Los objetos deberán tener animación Deberá contener hipervínculos. Guardar el documento en formato PDF, PPTX, PPSX

OFIMÁTICA


141

Entregar el documento en electrónico al profesor en tiempo y forma

CUESTIONARIO

REFERENCIAS

LISTA DE COTEJO PRÁCTICA 1 LISTA DE COTEJO 1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS PROFESIONALES

INDICADOR O


CUMPLE PORCENTAJE

SI NO


CONOCIMIENTO (SABER) Herramientas

de Power Point

Identifica y conoce la funcionalidad de las herramientas de Power Point

30


Forma de entrega

Se utilizan todas las herramientas disponibles de power point aplicables a la presentación electrónica requerida

60

TOTAL 100



OBSERVACIÓN:

EVALUADOR

(NOMBRE Y

FIRMA)

REFERENCIAS

Autor Año Título del Documento Ciudad País Editorial

Beskeen David 2009 Microsoft Office Power Point 2007: Serie libro visual

México, D.F. México Cengage Learning

Delgado José María

2009 OPENOFFICE ORG 3.0 N/E España Anaya Multimedia

Guy-Hart Davis 2007 Word 2007 Paso a Paso: Microsoft Office Word 2007

México, D.F. México McGraw-Hill Interamericana

OFIMÁTICA


142

Autor Año Título del Documento Ciudad País Editorial

Guy-Hart Davis 2007 Excel 2007 Paso a Paso: Microsoft Office Excel 2007

México, D.F. México McGraw-Hill Interamericana

Preppernau Joan

2007 Office 2007 N/E España Anaya Multimedia

departamento de diseÑo e imagen - … · universidad tecnológica de puebla tecnologías de la...

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