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dE-Akte – Standard mit FlexibilitätDer Einführungsprozess: Akzeptanz schaffen, statt Prozesse zu diskutieren
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Zielsetzung und Leitsätze2
Methodik
Schnell, praxisnah und konstruktiv Erst einrichten – dann anpassen Inhalte gemeinsam erarbeiten Transparent und nachvollziehbar
dE-Akte Standard mit Flexibilität
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Einführung Standard mit Flexibilität3
Methodik
Benutzerbetreuung statt Prozessdiskussion Nutzung vorgefertigter Aktenstrukturen Erprobung im laufenden Betrieb Ermittlung des tatsächlichen und nicht des
vermuteten Änderungsbedarfs
Wir können klein
anfangen!
dE-Akte Standard mit Flexibilität
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Hilfe zur Selbsthilfe4
Methodik
Abbau Medienbrüche z.B. durch elektronische Verteilung von Postläufen
Wissensvermittlung zum Aufbau von Multiplikatoren und/oder Fachadministratoren
… und selber,
wenn wir wollen!
dE-Akte Standard mit Flexibilität
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Unterstützung im gesamten Lebenszyklus
5
Kernkompetenzen
Methodik
E-Akte
Elektronische Ablage
Ordnungsgemäße Aktenführung in vollständigen Aktenstrukturen
Rechtssicherer Nachweis des Verwaltungshandelns
Reorganisation Aktenplan Akteneinsicht Gerichtsakte Aussonderung an Archivbehörde
dE-Akte Standard mit Flexibilität
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Die Phasen6
Kernkompetenzen
Methodik
Projektablauf
Implementierung und Schulung
Workshops und Anpassung
Freigabe und Produktivstart
dE-Akte Standard mit Flexibilität
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Die Phasen7
Kernkompetenzen
Methodik
Projektablauf
Schaffung Systemvoraussetzungen Installation Erstkonfiguration Schulung Fachbereich und
Multiplikatoren
Implementierung und Schulung
dE-Akte Standard mit Flexibilität
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Die Phasen8
Kernkompetenzen
Methodik
Projektablauf
Pilotbetrieb Kontinuierliche Workshops Anpassung Konfiguration Fehlerbereinigung Einweisung in den Prozess
Workshops und Anpassung
dE-Akte Standard mit Flexibilität
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Die Phasen9
Kernkompetenzen
Methodik
Projektablauf
Projektabnahme Produktivstart Ggf. Nacharbeiten
Freigabe und Produktivstart
dE-Akte Standard mit Flexibilität
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dE-Akte Werkzeugkasten 10
Kernkompetenzen
Methodik
ProjektablaufStandardisiert Adressatengerechte Anwender-
Leitfäden Standardisierter Erfassungsbogen Schulungsunterlagen Vorlagen zum Projektmanagement
dE-Akte Standard mit Flexibilität
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Einführungsprojekte sind nicht alles11
Kernkompetenzen
Methodik
ProjektablaufOptionale Unterstützung bei Entscheidung zum Aktenplan Organisatorisches Regelwerk Konzepterstellung Datenschutz und Datensicherheit Migrationsprojekte Import von Fachdaten Uvm.
Organisatorischer Handlungsbedarf
dE-Akte Standard mit Flexibilität
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