Der kaufmännische Schriftverkehr

INHALT:

• Anfrage

• Angebot

• Bestellung

• Auftragsbestätigung

• Lieferschein

• Rechnung

Eine gut funktionierende Kommunikation im Unternehmen ist Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg.

Mangelhafte Kommunikation führt zu Missverständnissen und Konflikten. Daher ist es wichtig, für einen reibungslosen Informationsfluss zu sorgen, nicht nur nach außen, sondern auch intern.

Innenbetriebliche Kommunikation passiert mündlich ( persönliches

Gespräch, Telefon ) oder schriftlich ( Mail, SMS )

Kommunikation nach außen per Telefon, Telefax, Internet oder Briefsendungen.

Gegenüber der mündlichen Kommunikation hat der Schriftverkehr den Vorteil, dass alle Aussagen dokumentiert sind !

Der kaufmännische Schriftverkehr richtet sich nach den Gegebenheiten des Kaufens und Verkaufens ( dem Kaufvertrag ).

Schriftverkehrsarbeiten werden behandelt von Seiten des Käufers oder Verkäufers.

Käuferseite: Anfrage, Bestellung und Mängelrüge

Verkäuferseite: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und

Rechnung

es beginnt mit der Anfrage,

die Antwort darauf ist das Angebot,

dann folgt die Bestellung,

es folgt oft noch eine Auftragsbestätigung,

mit der Lieferung kommen noch Lieferscheine und Rechnung.

Wenn Probleme auftreten, muss der Schriftverkehr entsprechend erweitert werden:

Bei Verspätung der Lieferung, spricht man vom Lieferverzug,

wird die Lieferung nicht angenommen, so ist das ein Annahmeverzug,

ist die Lieferung mangelhaft, so wird mittels Mängelrüge

reklamiert

werden Zahlungsverpflichtungen nicht erfüllt, so wird eine erste Mahnung geschrieben, usw.

DIE ANFRAGE

Eine Anfrage dient der Einholung

von Angeboten.

Anfragen sollten an mehrere Lieferanten

gerichtet sein, sie sind rechtlich nicht bindend.

Die Anfrage verpflichtet den Anfragenden nicht auf das folgende Angebot des Lieferanten zu bestellen.

Für Anfragen gibt es keinen gesetzlich vorgeschriebenen Formzwang, d.h. sie können mündlich, schriftlich, telefonisch, per Fax, per E-Mail usw. erfolgen.

Empfänger sind Firmen, Betriebe, bestehende oder ev. neue Lieferanten, die vielleicht noch preisgünstiger anbieten können.

Neue Kontakte erschließen sich beim Besuch von Messen und Ausstellungen, oder lassen sich einfach im Internet oder Branchenbücher zu finden.

In der Praxis kommt die bestimmte Anfrage am häufigsten vor.

Hier wird genau nach einer bestimmten Ware oder Dienstleistung angefragt. Jede Anfrage sollte möglichst konkret und sorgfältig formuliert sein (ev. Muster), damit der Lieferant sich ein genaues Bild über Ihre Wünsche und Vorstellungen machen kann.

Möglicher Inhalt einer bestimmten Anfrage:

Anschrift Datum Betreff, … Bitte um ein Angebot Anrede Information, wie man auf diesen Anbieter aufmerksam

geworden ist konkrete Warenbezeichnung (Menge, Qualität, Farbe etc.) gewünschten Angebots – und Liefertermin Die Bitte um Preisliste, Liefer- und Zahlungsbedingungen formulieren Sie Details zu Garantie, Gewährleistungen usw. Tipp: Hinweis auf langfristige Zusammenarbeit Dank im Voraus

Zusätzlich können Sie angeben:

Frage nach Verpackungsart und –kosten

Hinweis auf künftigen Bedarf

bitte um Referenzen und weitere Informationen über den Anbieter

Frage nach Sonderleistungen wie z.B. Rabatte

Richtlinien zur Textgestaltung - ÖNORM A 1080

für Papier- und Kuvertformaten - ÖNORM A 1067

Wenn nicht nach einer bestimmten Ware gefragt wird, versendet man eine allgemeine Anfrage.

Damit kann man sich einen Überblick über Waren ( oder Dienstleistungen) verschaffen.

Man bittet den Anbieter in einer allgemeinen Anfrage um Kataloge, Prospekte, Muster oder Vertreterbesuche.

Die Anfrage sollte enthalten:

Anschrift

Datum

in der Betreffzeile: Anfrage

Anrede

Hinweise wie die Adresse des Anbieters ermittelt wurde

Selbstauskunft

die Bitte um Prospekt, Katalog, Preislisten

die Bitte um Verkaufs- und Lieferbedingungen

Tipp: Hinweis auf längerfristige Zusammenarbeit

Danke im Voraus

Durch die Anfrage wird ermittelt, zu welchen Preisen und Bedingungen Waren oder Dienstleistungen zu beziehen sind.

Mit dem Angebot reagiert ein Anbieter auf die Anfrage.

DAS ANGEBOT

Ein Angebot ist ein Willenserklärung,

Waren oder Dienstleistungen zu angegebenen

Bedingungen abzugeben.

Das Angebot zielt auf die Bestellung des Empfängers.

Jedes Angebot muss mit besonderer Sorgfalt formuliert und gestaltet werden.

Wir unterscheiden mehrere Arten von Angeboten.

Nach der kaufmännischen Wirkung des Angebots:

das verlangte Angebot

- aufgrund einer Anfrage

das unverlangte Angebot

- angebotsähnliche Formen, wie Werbebriefe oder

Sonderangebote

das wiederholte Angebot

- z.B. Nachfassbriefe, ursprüngliche Angebot wird erneut,

spezifiziert

Nach der rechtlichen Wirkung des Angebots:

das bindende Angebot

- Menge, Art, Liefer- und Zahlungsbedingungen sind genau

angegeben

das unverbindliche Angebot

- enthält eine Freizeichnungsklausel, z.B. ohne Gewähr,

solange der Vorrat reicht

das befristete Angebot

- ein Gültigkeitsdatum angegeben ist

Beachten Sie:

Ein Angebot ohne Angabe der Bindungsdauer ist nicht unbegrenzt gültig.

Mündliche und fernmündliche Angebote gelten nur für die Dauer des jeweiligen Gespräches.

Im Gegensatz zur Anfrage ist das Angebot rechtsverbindlich.

In Verbindung mit der Annahme, Zusage oder Bestellung gilt das Angebot als Kaufvertrag.

Anpreisungen von Waren, die nicht an eine bestimmte Person, sondern an die Allgemeinheit gerichtet sind, gelten nicht als Angebot im rechtlichen Sinn.

Möglicher Inhalt eines Angebots:

Dank für die Anfrage

beim unverlangten Angebot eine attraktive Einleitung

Angaben über die Art der Ware, Mengen, Warenzeichen, Preis, etc. sind so genau wie möglich anzuführen

etwaige Versandart nennen, Lieferort und Verpackungskosten

Zahlungsbedingungen angeben

Erfüllungsort und Gerichtsstand

Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Danke im Voraus

Angbotsvergleich

Nach eingegangenen Angeboten muss der Auftraggeber der beste bzw. die günstigste Einkaufsmöglichkeit auswählen.

Im Angebotsvergleich werden die Angebote miteinander verglichen, entsprechend sortiert und ausgewertet und führen dann zu einer Kaufentscheidung.

Bei einem mehrstufigen Auswahlverfahren wird eine bestimmte Zahl der besten Angebote zur Überprüfung herangezogen.

Im jeweiligen Vergleich spielen Quantitative und Qualitative Faktoren die entscheidende Rolle.

Quantitative Faktoren:

Preis

Transportkosten, Verpackungskosten

Rabatt

Sonderangebote

Skonto

Zahlungsspielraum

Lieferzeiten

Bezugskonditionen

Quantitative Faktoren lassen sich in Geldeinheiten bewerten.

Qualitative Faktoren:

Termintreue

Kundendienst und Service

Qualität der Güter

Vertragsabwicklung

Kulanzverhalten bei Reklamationen

Umweltfreundlichkeit der Materialien

Entsorgung wird übernommen

Bereitschaft zur Anpassung

Im Gegensatz zu den quantitativen Faktoren lassen sich die qualitativen nicht einfach in Geldeinheiten bewerten. Diese Faktoren werden später im Mehrfaktorenvergleich mit den quantitativen verrechnet.

Angebotspreise vergleichen

Im Angebotsvergleich wird der Bezugspreis errechnet. Der Bezugs- oder Einstandspreis sagt aus, wie viel Sie zu zahlen haben.

„Zahlbar ohne jeden Abzug“ bedeutet, dass der Kunde kein Skonto (Rabatt für Sofortzahlung) abziehen darf sondern den Gesamtbetrag sofort zahlen muss.

Preisnachlässe sind z.B. Rabatt (Mengen-, Treue- oder Sonderrabatt) oder Bonus (nachträglich gewährt).

Vergleich der Lieferungs- und Zahlungsbedingungen

Die unterschiedlichen Zahlungsbedingungen der einzelnen

Anbietern sind zu beachten.

Häufig wird in der Praxis Skonto verwendet. Es handelt sich um einen Preisnachlass, der bei Bezahlung innerhalb einer Frist gewährt wird. Skonto wird vom Rechnungsbetrag und damit vom Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer gezogen.

Beispiel: „ Innerhalb von 7 Tagen abzüglich 2% Skonto, innerhalb von 30 Tagen netto.“

wenn Sie innerhalb von 7 Tagen bezahlen, können Sie 2 % des Preises für sich behalten

Wenn Sie innerhalb von 8 bis 30 Tagen bezahlen, müssen Sie den vollen Preis begleichen

später können Verzugszinsen anfallen

Alle Einzelheiten (Zeitpunkt, Verpackung, Art und Kosten, Versicherungen etc.) sollten in den Lieferbedingungen vereinbart werden. Wenn keine spezielle Abmachung erfolgt ist, dann trägt der Verkäufer die Verpackungskosten. Der Käufer hat aber die Kosten für Versand und Verpackung zu zahlen.

Wenn nirgends festgeschrieben wird, wer bei einer Lieferung

„frei Haus“ die Versicherungskosten zu tragen hat, kommt es

leicht zum Streit.

Um dieses Problem zu vermeiden sollten INCOTERMS verwendet werden. Diese sind klar definiert und international anerkannt.

Vergleich der Qualität

Die nicht quantifizierbaren Bedingungen können in vieler Hinsicht berücksichtigt werden:

- Lebens- und Nutzungsdauer

- Belastbarkeit

- Haltbarkeit

- Umweltfreundlichkeit usw.

Sie können entscheidend sein, aber lassen sich oft nicht rechnerisch exakt erfassen.

Das billigste Angebot ist nicht unbedingt das geeignetste,

insbesondere, wenn die Qualität des Produkts deutlich schlechter ist.

DIE BESTELLUNG

Die Angebotsbearbeitung bereitet

die Bestellentscheidung vor.

Eine Bestellung ist ein Auftrag an einen Lieferanten,

eine bestimmte Ware zu liefern,

eine verbindliche Willenserklärung des Käufers,

Waren zu festgelegten Bedingungen zu kaufen.

Die Bestellung ist rechtlich bindend, das heißt:

- Lieferpflicht für die Lieferanten

- Abnahme- und Zahlungspflicht für den Besteller

Bestellungen müssen eindeutig abgefasst werden, damit Irrtümer ausgeschlossen werden können.

Ein Kaufvertrag ist ab der Bestellung bzw. ab der

Auftragsbestätigung rechtsgültig abgeschlossen.

Die Bestellung ist an keine bestimmte Form gebunden.

Es werden daher häufig die Angaben des Angebotes in der Bestellung wiederholt.

Bestellungen werden in der Regel von der Einkaufsabteilung

eines Unternehmens vorgenommen. In der Praxis stellt der

Lieferant spezielle Bestellkarten oder Bestellscheine zur

Verfügung. So können wiederkehrende Bestellungen rasch und

effizient erledigt werden.

Inhalt einer schriftlichen Bestellung:

Hinweis auf das Angebot, Prospekt

Bestellerklärung in der Betreffzeile

genaue Angabe der bestellten Ware

Menge

Preis (Hinweis auf im Angebot angeführte Rabatt etc.)

Lieferbedingungen

Zahlungsbedingungen

Bestellungen sind meistens fortlaufend nummeriert.

Wiederkehrende Bestellungen können durch standardisierten Bestellmechanismen mittels EDV (ohne erneute Produkteingabe) per Mausklick erledigt werden.

Bestellungen allgemein können auf zwei Arten erfolgen:

als Annahme eines vom Lieferanten gestellten Angebots

- hier gelten die im Angebot genannten Bedingungen, bei

Abweichungen vom Angebot ist der Verkäufer darauf

aufmerksam zu machen!

als Auftrag an den Lieferanten, eine bestimmte Ware zu bestimmten Bedingungen zu liefern, ohne dass vorab ein Angebot erfolgte. In diesem Fall muss der Lieferant den in der

Bestellung genannten Bedingungen durch eine

Auftragsbestätigung zustimmen.

Die Bestellung wird verbindlich, wenn sie den Empfänger erreicht.

Stellt der Käufer fest, dass ihm bei der Bestellung ein Fehler unterlaufen ist oder möchte er den Auftrag stornieren,

kann er die Bestellung widerrufen.

Falls in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen keine andere

Regelung getroffen wurde, ist rechtlich ein Widerruf nur wirksam, wenn dieser spätestens gleichzeitig mit der Bestellung eintrifft.

DIE AUFTRAGSBESTÄTIGUNG Die Auftragsbestätigung ist grundsätzlich eine Bestätigung des Bestelleingangs und wiederholt die Vereinbarungen in der Bestellung. Manchmal wird ohne zwingende Notwendigkeit aus Höflichkeit die Annahme der Bestellung bestätigt: - Bestellung erfolgt telefonisch/mündlich - es im Betrieb so üblich ist In einigen Fällen ist eine Auftragsbestätigung jedoch zwingend erforderlich: - wird eine Bestellung abgeändert - erfolgt eine Bestellung zu spät oder - bestellt ein Kunde, ohne dass er zuvor ein Angebot erhalten hat - wenn der Kunde es wünscht

Eine Auftragsbestätigung macht auch Sinn, wenn ein Kunde das ersten Mal bestellt. So können Missverständnisse ausgeschlossen werden.

Auch die Auftragsbestätigung ist an keine bestimmte Form

gebunden, sie wird jedoch in den meisten Fällen schriftlich

erstellt. So ist die Beweislage gesichert. Damit eine

Auftragsbestätigung tatsächlich als Beweismittel dient,

kommt es darauf an, dass sie wichtige Angaben erhält.

Das Unternehmen, das eine Auftragsbestätigung erstellt, verpflichtet sich den Auftrag zu den im Angebot festgelegten oder in einer Auftragsverhandlung vereinbarten Konditionen auszuführen.

Folgende Punkte sollte ein Auftragsbestätigung enthalten:

Bezeichnung und Menge der Ware

Preis der Ware

Datum für die Lieferung

Regelungen über die Warenlieferung

Kosten für Fracht und Verpackung

Zahlungsbedingungen

Gerichtsstand

Eigentumsvorbehalt

Die Auftragsbestätigung sollte möglichst umgehend nach der Auftragserteilung erstellt werden.

DER LIEFERSCHEIN

Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet und wird zusammen mit der gelieferten

Ware verschickt.

Er gewährt Auskunft über die gelieferte Ware, ob tatsächlich

alle Waren die im Lieferschein aufgeführt wurden, im

Lieferumfang enthalten sind.

Während ein Unternehmer für gelieferte Waren eine Rechnung schreiben muss, so muss er keinen Lieferschein erstellen.

Man kann einen Lieferschein schreiben, doch ist das gesetzlich nicht vorgeschrieben.

In den meisten Fällen wird jedoch ein Lieferschein erstellt und

dient als Grundlage für die sachliche Prüfung der Rechnung.

Der Lieferschein ist immer ein Formular, kann auch elektronisch

erstellt werden. Viele Unternehmen nutzen zur Erstellung von

Lieferscheinen Software, beispielsweise eine Rechnungs- oder

eine Buchführungssoftware. Die Daten, die in Form eines

Angebotes oder einer Auftragsbestätigung vorliegen, werden für

den Lieferschein verwendet.

Sind im Regelfall mit laufender Nummer gekennzeichnet.

Auf dem Lieferschein können alle möglichen Angaben vermerkt sein, folgende Punkte sollte aber enthalten:

Namen von Lieferant und Empfänger

Bestelldatum/Bestellnummer

Auftragsdatum/Auftragsnummer

Lieferdatum

Menge und Bezeichnung der Ware

eventuell Preise

Zahlungsbedingungen

eventuell Sachbearbeiter

Firmenzusatzdaten, Bankverbindungen

Eigentumsvorbehalt

Der Lieferschein kann einer von mehreren möglichen Begleitpapieren sein ( Frachtdokumente, Ursprungszeugnis, Zollerklärung, Gegenschein etc.)

Lieferschein = Urkunde

Dient als Dokument, muss genau wie ein Angebot und eine Auftragsbestätigung 6 Jahre lang aufbewahrt werden.

Wenn die Rechnung jedoch auf den Lieferschein verweist, es ist ratsam auch den Lieferschein 10 Jahre aufzubewahren und am besten direkt an die Rechnung zu heften.

Wenn ein Lieferschein alle Pflichtangaben einer Rechnung beinhaltet und auch als Rechnung verwendet werden soll, dann ist es kein Lieferschein mehr und muss als Rechnung gekennzeichnet werden.

Eine Kombination aus Lieferschein und Rechnung in einem Dokument

ist aber problematisch. In den meisten Fällen sollte man aufgrund der

mangelnden Transparenz besser darauf verzichten.

Das Unternehmen, das einen Lieferschein ausstellt, muss den

Lieferschein in Form einer Kopie aufbewahren, das Original

erhält der Empfänger(Käufer).

Bei elektronische Aufbewahrung werden die Lieferscheine eingescannt, wobei muss sichergestellt werden, dass der Eingangsstempel gut leserlich ist, ansonsten das Dokument als ungültig erklärt werden kann.

Der Lieferschein selbst kann nicht als Beleg für eine Zahlungsforderung dienen, auch nicht im rechtlichen Sinn.

Übernahme per Lieferschein werden die Waren vollständig geliefert, passiert eine

ordnungsgemäße Übernahme

- Lieferschein (original) bleibt beim Empfänger

- Kopie bzw. ein Gegenschein bleit beim Verkäufer

Gegenschein = ist eine Durchschrift des Lieferscheines,

welche durch eine Unterschrift bestätigt wird

werden die Waren nicht vollständig geliefert, muss im Lieferschein angegeben werden!

- kann der Verkäufer nicht alle Ware liefern, muss im

Lieferschein angeben ob die Ware später geliefert wird und

wann sie voraussichtlich geliefert wird

- stimmt die Warenlieferung nicht mit dem Lieferschein

überein, so muss der Warenempfänger das dem Lieferanten

mitteilen (Vermerk im Lieferschein)

- bei Zweifel über eine korrekte Lieferung sollte vor der

Unterschrift der Vermerk: Mit Vorbehalt übernommen

stehen

- werden nicht alle Waren, die im Lieferschein aufgeführt sind,

geliefert, so kann der Kunde eine Nachlieferung verlangen

Eigentumshinweis = Rechtssicherheit

Der Hinweis, dass die gelieferte Ware bis zur vollständigen Bezahlung im Eigentum des Absenders verbleibt.

Sie setzt bei Rechtsstreitigkeiten über Teilzahlungen eine klare Linie fest.

Der Eigentumsvorbehalt sollte eigentlich im schriftlichen Kaufvertrag oder zumindest in Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) enthalten sein.

AGB = Allgemeine Geschäftsbedingungen

Sie ist ein Bestandteil aller Verträge . Meistens handelt es sich dabei um bereits vorformulierte Vertragsbedingungen, die von beiden Vertragsparteien akzeptiert werden müssen, wenn es zum Abschluss eines Vertrages bzw. Geschäftes kommt.

DIE RECHNUNG Rechnungen sind Urkunden, wo Lieferungen oder Leistungen abgerechnet werden. Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtbestandteile enthalten. Ist das nicht der Fall, hat der Leistungsempfänger keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Rechnungen sollten Hinweise auf Zahlungsbedingungen samt Bankverbindungen und mögliche Verzugszinsen und Mahnspesen enthalten. Die Rechnungen sind im Original sieben Jahre hindurch aufzubewahren. Form der Aufzeichnung: • in Papierform (Schriftstücke) • in elektronisch gespeicherte Form oder • mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische

Speicherplatte)

Zeitraum

Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde.

So sind z.B. die Belege des Kalenderjahres 2009 bis Ende des Kalenderjahres 2016 aufzubewahren. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr laufen die Fristen vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren,

als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der

Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

( Quelle: WKO.at )

DIE 11 ERFORDERLICHEN RECHNUNGSMERKMALE gemäß § 11 UStG

Muster GmbH FN 123456 a

Musterstr. 1 Handelsgericht Wien

1111 Wien ATU87666666

Firma Wien , am 10.02.2015

Mustermann GmbH

1000 Wien

Rechnung 060/12 Kd-Nr: 11111

Ihre UID: ATU12345678

Ihre Bestellung vom: 29. 01.2015

Lieferdatum: 04.02.2015

Menge Einheit Artikel Artikel-Nr. Einzelpreis Ust 20% Gesamtbetrag EUR

300 Stk. P-Band 130840 10,75 20 3.225,00

100 Stk. Kraftlocher 201205 27,20 20 2.720,00

300 Stk. Geschäftsbuch 10905 10,25 20 3075,00

Zahlungsbedingungen: Nettobetrag 9020,00

14 Tage 2% +20%Ust 1804,00

30 Tage netto

Gesamtbetrag brutto 10.824,00

wenn zutreffend:

igL: steuerfreue innergemeinschaftliche Lieferung

RC: Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger

Wir danken für Ihren Auftrag und ersuchen um Überweisung des Betrages auf unser Konto Nr.123 456 789 bei der

Muster Bank. BLZ 12345.

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Für Inlandsrechnungen bis EUR 400 (inkl. Ust):

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Name und Anschrift des Liefer-/Leistenden

Beschreibung der Lieferung (Menge und Bezeichnung) oder Leistung (Art und Umfang)

Tag der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistung

Entgelt für die Lieferung/Leistung (brutto inkl. Ust)

Steuersatz bzw. Hinweis auf Befreiung oder Übergang der Steuerschuld

Ausstellungsdatum (Inland: max. 6 Monate; Ausland: längstens bis zum 15. ds Folgemonats nach Lieferung/Leistung)

Über EUR 400 (inkl. USt) zusätzlich:

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Name und Anschrift des Empfängers

Steuerbetrag ( und Entgelt – netto)

UID-Nr. des Liefernden / Leistenden

Fortlaufende Rechnungsnummer - über EUR 10.000(inkl. USt) oder Bauleistungen(BL) im Inland - bei innergemeinschaftlichen Lieferung (igL) oder (RC) Reverse Charge im Ausland zusätzlich: UID-Nr. des Empfängers