der virtuelle campus an der universität hamburg gestaltung des paradigmenwechsels in der...
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Der Virtuelle Campus an der Universität Hamburg
Gestaltung des Paradigmenwechsels in der Organisation von Lehre und Studium
Referent: Michael Lohmann ZKI-Tagung München, 07. März 2006
Der Virtuelle Campus an der Universität Hamburg
Vortrag Backup-Folien
Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt Rahmenbedingungen der Universität Hamburg Integriertes Hochschul-Management Virtueller Campus & CampusNet Entwicklungspartnerschaft Das Projekt Virtueller Campus Technische Integration Projektmanagement Kommunikation & Change Prozesse
Vortrag
Startüberlegungen
Aktuelle Entwicklungen Bologna Studiengebühren Kostendruck
IT-Planungen Primäre Sicht: Prüfungsmanagement Sekundäre Sicht: Lehrveranstaltungen
Informationsmanagement Identity-Management
Veränderungen an der Universität Hamburg
Einführung des neuen Bachelor-Master-Studiensystems (Änderung des Produkts)
Fakultätenbildung (Änderung der Aufbauorganisation) 6 Fakultäten aus 19 Fachbereichen Neue Gremienstruktur / Selbstverwaltung Hohe Selbstständigkeit Neue Standorte – Konzentration der Campusstandorte Rahmenprüfungsordnungen, aber Vielfalt in Kultur und
BMS-Umsetzung Lehrerausbildung
Neue Finanzierungsarten Städtische Finanzierung nach Kennzahlen (Drei-Säulen-
Finanzierung) Studiengebühren und studentischer Anspruch
Einführung eines IT-Systems für die Kernprozesse der Lehre (Ablauforganisation)
IntegriertesHochschul-Management
IT-S
ich
erh
eit
HRHRLehreLehre
(Campus(CampusNet)Net)
Finanzen/Finanzen/ControllingControlling
DataDataWare-Ware-househouse
FileFile PrintPrint Uni CardUni Card MailMailDMSDMSArchivArchiv
InfrastrukturInfrastruktur
AnwendungenAnwendungen
E-LearnE-Learn
Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“
PORTAL
IT-Arbeitsplatz, Web-Browser, Büroanwendungen, Mail-Client, etc.-
Hochschule
Forschung, Forschung, Bibliothek &Bibliothek &PublikationPublikation
IntegriertesHochschul-Management
Integriertes Hochschul-Management unterstützt die Gesamtheit der Prozesse zur Steuerung einer Hochschule:
Gemeinsame Infrastruktur Keine redundante Datenhaltung / effizienter
Datenzugriff Ganzheitliche Rollen- & Rechtedefinition Übergreifende Funktionen Abdeckung der Kern-, Management- und
Unterstützungsprozesse(Prozessmodellierung und –regeln)
Informationsmanagement Portal(e)
Projektgenese
Evaluation und Gutachten: Bestätigung des „Integrierten Ansatzes“ Kein Produkt ist in jeder Hinsicht überzeugend Bestätigung der Priorisierung von CampusNet Empfehlung zur Entwicklungspartnerschaft Projektkooperation mit erfahrenem IT-Integrator
empfohlen
Vertragsvergabe mit folgenden Rahmenparametern• Nutzung eines bestehenden Rahmenvertrags
zwischen der Finanzbehörde und der EDS• Entwicklungspartnerschaft• Partnerverträge und Produktbereitstellung
CampusNet durch die Datenlosten• Kostenbeteiligung der BWG (Behörde für
Wissenschaft & Gesundheit)
CampusNet: Daten- und Funktionsintegration
Kurs / Modul-„Abstrakt“- Beschreibt globale Eigenschaften der Kurses- Unabhängig vom Semester- Einmalige Konfigurationz.B. Kurs 4711 „Antike Geschichte“
Veranstaltung-„Konkret“-Ausprägung im Semester-Beschreibt Inhaltz.B. „Griechenland und seine Flotte“
Veranstaltung- „Konkret“- Ausprägung im Semester- Beschreibt die speziellen Eigenschaftenz.B. „Die römische Expansionspolitik“
Termin- Planung mit Überschneidungsfreiheit in Datum, Uhrzeit, Raum, Dozent und ggf. Modulveranstaltungen
PO Studiengang C-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf und zu erbringende Leistungen
PO Studiengang B-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf und zu erbringende Leistungen
PO Studiengang A-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf, zu erbringende Leistungen und weitere Regeln
Minimierung des Planungsaufwands Zuordnung in der PO oder flexibel im Semester Unterschiedliche Leistungserbringung bei gleicher Veranstaltung abhängig vom Modul Berücksichtigung der Curriculumstreue Überschneidungsfreiheit Buchungsportale
CampusNet:Akademischer Zyklus
Werbung
Bewerbung
Bewerbung
Studenten-Management
Studien-Management
Veranstaltungs-und Kursplanung
KursbegleitendeKommunikation
Prüfungs-Management
Evaluationder Lehre
Kontakt-Management
CareerPraktikum
Fundraising
Alumni-Management
SonstigeFunktionen
CampusNet
Aufnahme-prüfung
Immatrikulation
Prüfungsordnung
Kurse- und Veranstaltungen
Leistungs-berichtePrüfungen
Promotion
Exmatrikulation
Alumni
Graduation
Qualitäts-Management
Interessent
Zentrale Inhalte von CampusNet/Virtuellem Campus
Bewerbungsverfahren Auswahl und Zulassung (inkl. besonderer
Auswahlverfahren) Kreditwürdigkeitsprüfung, Darlehen und Studiengebühren Studierendenmanagement Studienmanagement (BMS, Kapazitätsrechnung…) Veranstaltungs- und Kursplanung, LV-Raummanagement Kursbegleitende Kommunikation
(inkl. Integration von Mail & E-Learning) Prüfungsmanagement Evaluation der Lehre Lehrendenverwaltung (Lehrbeauftragte,
Lehrverpflichtung…) Kontaktmanagement, Fundraising „Personalverzeichnisse“
(Akkreditierung, Telefonbuch, Vorlesungsverzeichnis …) Career / Praktikum Alumni Verzeichnisdienst (Rechte & Rollen) Reporting & Statistik
Zugriffe für Wissenschaft, Verwaltung und Studierende
Zeitplan
Phase 1: Vorbereitung
Phase 2: Prozesse &
Einf.-Planung
Phase 3:Systemaufbau
Projekt-Initialisierung
01.11.05
Prozesse undEinführungs-Planung31.03.06
System-Aufbau
30.06.06
Projekt-Auftakt
15.10.05
Phase 4: Inbetriebnahme
(gestaffelt)
Inbetrieb-nahme
30.11.06
Einzel-Abnahmen
15.01.07
Phase 5: Systembetrieb
Gesamt-Abnahme
16.04.07
Prozessmodellierung
Dezernat 1
Abteilung 1
Abteilung 2
Rolle 1
Rolle 2
Rolle 3
Organisation
Beispiel Prozess 1
BP-00
Example 2
Ex-00
Beispiel 3
Be-00
Extern 1 Extern 2
Prozesslandkarte
Prozessdesign
Eingangsevent A
Teilprozess 1
BP-01
Extern 1
Example 2 Beispiel 3
Teilprozess 2
BP-02
Zwischenevent A
Ausgangsevent C Ausgangsevent AAusgangsevent B
Funktions-zuordnung
Aktivität 1-1
BP-01-01
Dokument 1
Anwendung 1
Cluster 1
Field 1
Cluster 2
Rolle 2
Teilergebnis 1 Teilergebnis 2 Teilergebnis 3
Dimensionen des Projekts
Werte u. Selbstverständnis
Change Management
Kommunikation
Projekt Management
Scope ManagementProjektplanung & -steuerung
Qualitäts-Management
Prozesse Organisation
Personal Controlling
Projekt-organisation
Projekt-ergebnis
Mensch
Akzeptanzmanagement
PROJEKT-ERGEBNIS
Kommunikation
Die Veränderung erfolgt schneller als die direkte Beteiligung erfolgen kann
Die sich verändernden Rahmenbedingungen werden von den Betroffenen noch gar nicht wahrgenommen
Change benötigt eine Zeit der Reife Das Projekt wird nicht als Wirkung der
Veränderung und nicht als unterstützende Lösung wahrgenommen. Das Projekt ist der erste Kontakt mit der Veränderung und wird im schlimmsten Fall als Ursache bekämpft.
Ein Kommunikations- und Informationskonzept ist dringend erforderlich
Beispielfragen
In welchem Verhältnis stehen Modul, Lehrveranstaltung und Prüfung ? Gibt es Lehrveranstaltungen ohne
Prüfungsabsicht ? Wie wird das Verhältnis in Buchungssystemen
abgebildet ? Werden Modulteilprüfungen mit Bezug auf die
Lehrveranstaltung erbracht oder Modulprüfungen auf Basis mehrere Lehrveranstaltungen ? Gibt es Modulverantwortliche für die
Prüfungsorganisation ?
Beispielfragen
Haben die Module und Lehrveranstaltungen eine fakultätsübergreifende Leistungsverflechtung ? Wenn ja, gibt es keinen „sanften
Migrationspfad“. Gibt es Zulassungsbeschränkungen auf
Studiengänge, Module oder Veranstaltungen ? Welche Kriterien ? Ranking ? Wenn die Lehrveranstaltungen alten und
neuen Studiengängen offen stehen, kann nur auf die Leistungsdaten im neuen System zugegriffen werden
Gibt es von der PO ungeregelte Voraussetzungen für den Besuch von Lehrveranstaltungen ?
Beispielfragen
Überschneidungsfreiheit und Planbarkeit durch PO-Restriktion ?
Rücktrittsmöglichkeiten (Storno) für Modul, Lehrveranstaltung und Prüfung ?
Sonderfall Lehrerausbildung Angebots- oder nachfrageorientiertes
Planungsmodell ? „Akademischer Kalender“ ? Zielhierarchie ? Raumhoheiten ?
Beispielfragen
Gibt eine Lehrkraft Prüfungsergebnisse ein ? Können diese Aufgaben an
Verwaltungspersonal delegiert werden (Geschäftszimmer) ?
Wer „administriert die Delegation“ ? Was sind „implizite Rechte“ ?
Fazit
Nicht die Technik, sondern die prozessuale Reorganisation dominiert die anstehenden Veränderungen
Veränderungen und Technikabbildung benötigen klare Regelungen und tangieren damit kulturelles Selbstverständnis und bisherige Prozessfreiheiten
Planen Sie juristische Ressourcen ein Information & Kommunikation der
anstehenden Veränderungen erleichtern die Projekte
Frühzeitige Klärung der Rahmenbedingungen erleichtert die Veränderung Recht (Prüfungsordnungen) Fachspezifische Bestimmungen Prozesse (Change & Kommunikation) Technik (Systemweite Einstellungen)
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und besuchen Sie uns doch mal in Hamburg.
Hafen-Geburtstag & E-Learning Konferenz Hamburg –
4. / 5. Mai 2006
http://www.lerneffekt.de/konferenz/
Backup-Folien-Gesamtvortrag-
Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt
Aktuelle Entwicklungen im Bildungsmarkt
opportunity
• Einführung von Studiengebühren
• Kundenorientierung• Höhere Anforderungen
an die Qualität von Lehre & Forschung
• Höhere Anforderungen an das Finanz-management
Bologna / Europäisierungführt zu• mehr Betreuungs-
aufwand• mehr Prüfungen • stärkerer Leistungs-
verflechtung zwischen den dezentralen Bereichen
Grund-sätzliche
Änderung des „Geschäfts-
modells“
Neue akademische Strukturen und Studien-abschlüsse
Sparmaß-nahmen der Bundes- und Landes-haushalte
Erforderniszur effizienten
Prozess-unter-
stützung
• Notwendigkeit zur Kostenreduktion und zur Sicherung neuer Einnahmequellen
• Wettbewerb um Studierende, Lehrende und Drittmittel
• Nutzung effizienter Management- und Controllingmechanismen
• Fakultäts- bzw. fach-bereichsübergreifende Betrachtung
• IT-Unterstützung ist fragmentiert
• unterschiedliche Systeme, Standards sowie Verantwortlich-keiten vereinheitlichen
Ziele der Hochschulleitung (Schwerpunkt Lehre)
Senkung der Abbrecherquote
und Steigerung der Studienabschlüsse
innerhalb der Regelstudienzeit
Stärkungdes Hochschul-
profils
Etablierung neuer
Studiengangs-strukturen
Steigerung der Betreuungs-
intensität des Studierenden
Zusätzliche Finanzquellen (Drittmittel,
Förderungen, Gönner, etc.)
Optimierung der Mittel-
verwendung
Die Wertschöpfungskette
Alle Elemente der Wertschöpfungskette sind aufeinander angewiesen und für das Endergebnis mitverantwortlich.
Wenn ein Glied in der Kette nicht adäquat unterstützt wird ...
Wertschöpfungskette mit CampusNet
Bewerbung,
Zulassung,
Immatrikul.
Anmeldung,
Abmeldung,
Rücktritt
Prüfung,
Teilnahme
Studien-
abschluss
Exmatrikul.,
Alumni
Studiengang (Planung, Koordinierung & Ressourcen)
Steuerung & Koordinierung (Finanzen, Studierbarkeit etc.)
Beratung, Mobilität, Anerkennung, Modulzugang etc.
Berichtswesen
Dokumentation und Archivierung
IT-Unterstützung
Mgm
t-P
roze
sse
Unt
erst
ützu
ngs-
Pro
zess
eP
rimär
eP
roze
sse Nutzen für
Studierende,
Dozenten,
Hochschulleitung
etc.
Lehre & Forschung
Beginn eines umfassenden Transformationsprozesses
Breite und Vielschichtig-keit der Heraus-forderungen
Zusammenhängender Transformationsprozess statt punktueller bzw. vereinzelter Maßnahmen
Nutzung adäquater Management- und Controlling-mechanismen
Wichtiger Erfolgsfaktor ist die Fähigkeit, die Akteure in die Transformation einzubeziehen
Prozess-Reorganisation (universitäre Kern-, Management- und Unterstützungs-prozesse)
Effiziente IT-Strategien zur ganzheitlichen und integrierten Unter-stützung der Prozesse und Workflows
Die Erfolgsfaktoren der Transformation
Eine erfolgreiche Transformation erfordert somit
eine fundierte Prozessanalyse Zieldefinitionen die Anpassung der Prozesse Beteiligung der Akteure sowie eine effiziente IT-Unterstützung
Rahmenbedingungen der Universität Hamburg
Universität Hamburg in Zahlen
Fünftgrößte Universität Deutschlands Über 40 000 Studierende Ca. 850 Professoren/Professorinnen in Lehre
und Forschung Ca. 1800 wissenschaftliche
Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen Ca. 6.650 in Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen in
Technik und Verwaltung 270 verschiedene Gebäude, verteilt über die
ganze Stadt, mit örtlichem Campus-Mittelpunkt
Mehr als 120 „Alt-Studiengänge“ Bis 1.10.2006 ca. 50 „BMS-Studiengänge“ Sechs Fakultäten mit dezentraler
Zuständigkeit für Lehre und Prüfung
Fakultätengründung
HmbHG § 89 Abs. 3 - Neugliederung der Verwaltungsaufgaben in Abwägung von „Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit“
Der Aufbau der Fakultäten verläuft heterogen
Dies erhöht die Anforderungen an eine vorausschauende und in höchstem Maße flexible Projektplanung.
Veränderungsprozesse & Anforderungen
Einführung des neuen Bachelor-Master-Studiensystems (Änderung des Produkts)
Fakultätenbildung (Änderung der Aufbauorganisation) 6 Fakultäten aus 19 Fachbereichen Neue Gremienstruktur / Selbstverwaltung Hohe Selbstständigkeit Neue Standorte – Konzentration der Campusstandorte Rahmenprüfungsordnungen, aber Vielfalt in Kultur und
BMS-Umsetzung Lehrerausbildung
Neue Finanzierungsarten Städtische Finanzierung nach Kennzahlen (Drei-Säulen-
Finanzierung) Studiengebühren und studentischer Anspruch
Einführung eines IT-Systems für die Kernprozesse der Lehre (Ablauforganisation)
Integriertes Hochschul-Management
IntegriertesHochschul-Management
Integriertes Hochschul-Management unterstützt die Gesamtheit der Prozesse zur Steuerung einer Hochschule:
Gemeinsame Infrastruktur Keine redundante Datenhaltung / effizienter
Datenzugriff Ganzheitliche Rollen- & Rechtedefinition Übergreifende Funktionen Abdeckung der Kern-, Management- und
Unterstützungsprozesse(Prozessmodellierung und –regeln)
Informationsmanagement Portale
IntegriertesHochschul-Management
IT-S
ich
erh
eit
HRHRLehreLehre
(Campus(CampusNet)Net)
Finanzen/Finanzen/ControllingControlling
DataDataWare-Ware-househouse
FileFile PrintPrint Uni CardUni Card MailMailDMSDMSArchivArchiv
InfrastrukturInfrastruktur
AnwendungenAnwendungen
E-LearnE-Learn
Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“Identity Management / Rechte & Rollen / „Triple A“
PORTAL
IT-Arbeitsplatz, Web-Browser, Büroanwendungen, Mail-Client, etc.-
Hochschule
Forschung, Forschung, Bibliothek &Bibliothek &PublikationPublikation
Virtueller Campus & CampusNet
Prozesse der Lehre (Ist)
Dozent/in Sekretariatdes Dozenten
Student
Immatrikulations-und
Zulassungsbüro
Prüfungsbüro
Fachbereich/Fakultät
Sachbearbeiterin
Sachbearbeiterin
Listemit Noten
Zeugnisse undLeistungsnachweise
Bescheinigungen
Anmelde-liste
Anmeldung zurLehrveranstaltung/
Prüfung
Bescheinigungen
Abschlüsse
Stammdaten
Visionen der „Wissenschaftsbehörde“
Anforderung:Kernprozess der Lehre
Bewerbung- und Auswahl-
Prozess
Qualitäts-Management
Studiengang-Prozess (Universität)
Studiums-Prozess (Student)
Zulassungs-Prozess
Immatrikulations-Prozess
Exmatrikulations-ProzessAnmeldungs-
Prozess
Prüfungs-Prozess
Lehrveranstaltungs-Prozess
Beratungs-Prozess
Anforderung:Akademischer Zyklus
Werbung
Bewerbung
Bewerbung
Studenten-Management
Studien-Management
Veranstaltungs-und Kursplanung
KursbegleitendeKommunikation
Prüfungs-Management
Evaluationder Lehre
Kontakt-Management
CareerPraktikum
Fundraising
Alumni-Management
SonstigeFunktionen
CampusNet
Aufnahme-prüfung
Immatrikulation
Prüfungsordnung
Kurse- und Veranstaltungen
Leistungs-berichtePrüfungen
Promotion
Exmatrikulation
Alumni
Graduation
Qualitäts-Management
Interessent
Anforderungen: Virtueller Campus
IT-Infrastruktur / E-Learning / Tests / Feedback
Webportal, e-cam
pus und Z
usatzfunktionen (z.B
. Office &
Groupw
are)
Bewerbung
Auswahl
Zulassung
Zugang
Pflege Von
Stud.-Daten
Stud.-Dat.
Raum-Koordination
Raum
Kennzahlen und
Steuerungsinstrum
ente (zentral &
dezentral)Lehr-Veranstal-
tungen
LV
Studien-begleitendePrüfungen
Prüfung
Qualitäts-Managem.
&Evaluation
Qualität
U n i v e r s i t ä t H a m b u r g
Anforderung: Funktionsintegration
Kurs / Modul-„Abstrakt“- Beschreibt globale Eigenschaften der Kurses- Unabhängig vom Semester- Einmalige Konfigurationz.B. Kurs 4711 „Antike Geschichte“
Veranstaltung-„Konkret“-Ausprägung im Semester-Beschreibt Inhaltz.B. „Griechenland und seine Flotte“
Veranstaltung- „Konkret“- Ausprägung im Semester- Beschreibt die speziellen Eigenschaftenz.B. „Die römische Expansionspolitik“
Termin- Planung mit Überschneidungsfreiheit in Datum, Uhrzeit, Raum, Dozent und ggf. Modulveranstaltungen
PO Studiengang C-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf und zu erbringende Leistungen
PO Studiengang B-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf und zu erbringende Leistungen
PO Studiengang A-Rechtlicher Rahmen des Studiengangs-Beschreibt Ablauf, zu erbringende Leistungen und weitere Regeln
Minimierung des Planungsaufwands Zuordnung in der PO oder flexibel im Semester Unterschiedliche Leistungserbringung bei gleicher Veranstaltung abhängig vom Modul Berücksichtigung der Curriculumstreue Überschneidungsfreiheit Buchungsportale
Beispiel Prozessintegration: Semesterplanung
Konfiguration der Prüfungsordnung als rechtlicher Rahmendes Studienganges
Konfiguration der Veranstaltungen als
konkrete Ausprägung im Semester
Planung der Veranstaltung mit
permanenter Verfügbarkeitsprüfung
Beschreibung der Veranstaltungsinhaltedurch den Lehrstuhl
Anmeldung zur Veranstaltung
Eingabe von Vor- und nachberei-
tenden Informationen
Beispiel Prozessintegration: Leistungserfassung
Planung und Durchführung der Prüfung
Noteneingabe des Lehrstuhls per Weboder durch dasPrüfungsamt
Berechnung der Leistungen gem.PO, Teilleistungen,Gewichtungen
Information der StudierendenInfo per MailEinsicht per Web
Prüfungsamtz.B. Zeugniserstellung-Generierung in DB-Berechnung GPA-Umrechnung -Noten/Punkte > ECTS
AusdruckDiploma SupplementDiploma TranscriptZeugnis...
Archivierung Datensatz des Ausdrucks in DB gespeichertHistorienfunktion (PDF)
Datenlotsen/CampusNet-Philosophie
Dezentrale Dateneingabe, dort wo die Informationen entstehen
Zentrale Datenhaltung in der CampusNet Datenbank. Höchste Integrität der Daten
Datenbereitstellung, dort wo die Informationen benötigt werden
Integrierte Betrachtung und Modellierung der Prozesse Nutzung möglicher Synergien
Datenlotsen/CampusNet-Philosophie
Generierung von personalisierten Informationen und Services aus den Planungsdaten für das Web. z.B. personalisierte Veranstaltungsübersicht,
Stundenplan
Integration in die bestehende IT-Infrastruktur Schnittstellen zu Systemen und Applikationen wie z.B.
SAP
Kostensenkung beim Betrieb durch Verringerung der Anzahl zu betreibender IT-Systeme und Schnittstellen
Hohe Entwicklungsgeschwindigkeit
Strategische Weiterentwicklung von CampusNet mit den Hochschulen Lieferung neuer Funktionen und Updates im Rahmen
des Wartungs- und Supportvertrages
Entwicklungs-partnerschaft
Projektgenese (1)
Dringender Bedarf durch BMS-Einführung Evaluationsauftrag an hochschulweite
Arbeitsgruppe Umfassender Konsens zur Einführung eines
„Integrierten Systems“ Koordinierungsgespräche mit den Fakultäten Vorläufiger Beschluss des Präsidiums Gutachten des MMKH (Multimedia-Kontor
Hamburg) im Rahmen des Projektes ecampus (Hamburger Hochschulperspektiven) Produktbewertungen, Risikoeinschätzungen und Empfehlungen
Projektgenese (2)
Resultat: Bestätigung des „Integrierten Ansatzes“ Kein Produkt ist in jeder Hinsicht überzeugend Bestätigung der Priorisierung von CampusNet Empfehlung zur Entwicklungspartnerschaft Projektkooperation mit erfahrenem IT-Integrator
empfohlen
Vertragsvergabe mit folgenden Rahmenparametern• Nutzung eines bestehenden Rahmenvertrags
zwischen der Finanzbehörde und der EDS• Entwicklungspartnerschaft• Partnerverträge und Produktbereitstellung
CampusNet durch die Datenlosten• Kostenbeteiligung der BWG (Behörde für
Wissenschaft & Gesundheit)
Auszug aus der Präambel der Leistungsbeschreibung
„[…] EDS wird das künftige Campus Management System gemeinsam mit der Universität Hamburg einführen und die dabei notwendigen Veränderungsprozesse gemeinsam mit der Universität gestalten. […]
Um auf die besonderen Belange der Universität Hamburg entsprechend Rücksicht nehmen zu können, wird die Projektdurchführung in Form einer Entwicklungspartnerschaft stattfinden. […]
Die Entwicklungspartnerschaft der Universität Hamburg mit EDS verfolgt das Ziel, innerhalb der (Referenz) Universität Hamburg das System CampusNet auf die Bedürfnisse der Universität optimal anzupassen, in die Infrastruktur der Universität zu integrieren und um ggf. zu erweiternde Funktionalitäten zu ergänzen. […]“
Entwickungspartnerschaft
Eine Entwicklungspartnerschaft muss von allen Beteiligten als faires Miteinander, und nicht als „Wunschkonzert“ akzeptiert werden.
Erfolgsfaktoren: Klare Ziele und eine gemeinsame Vision Geklärte Rollen und Verantwortungen Klare, akzeptierte und gelebte Regeln zur Zusammenarbeit Offene und klare Kommunikation Gegenseitiges Vertrauen und Wertschätzung Verbindlichkeit von Vereinbarungen Flexibilität im Umgang mit Unvorhergesehenem Regelmäßiges messen, dokumentieren und kommunizieren
des Entwicklungsfortschritts seitens aller Beteiligter
Das Projekt Virtueller Campus
Zentrale Inhalte von CampusNet/Virtuellem Campus
Bewerbungsverfahren Auswahl und Zulassung (inkl. besonderer
Auswahlverfahren) Kreditwürdigkeitsprüfung, Darlehen und Studiengebühren Studierendenmanagement Studienmanagement (BMS, Kapazitätsrechnung…) Veranstaltungs- und Kursplanung, LV-Raummanagement Kursbegleitende Kommunikation
(inkl. Integration von Mail & E-Learning) Prüfungsmanagement Evaluation der Lehre Lehrendenverwaltung (Lehrbeauftragte,
Lehrverpflichtung…) Kontaktmanagement, Fundraising „Personalverzeichnisse“
(Akkreditierung, Telefonbuch, Vorlesungsverzeichnis …) Career / Praktikum Alumni Verzeichnisdienst (Rechte & Rollen) Reporting & Statistik
Projektphasen (1)
Projekt-vorbereitung und -start (Start-Up)
Errichtung des operativen Projektumfeldes
Definition des Projektziels, der Teilziele und der messbaren Erfolgskriterien
Festlegung des Projektumfangs (Scope), der zu erbringenden Leistung (Deliverables), der Verantwortlichkeiten und internen Prozeduren sowie der Teamorganisation
Projekt-planung (Planning)
Erstellung eines umfassenden Projektplans, der Zeitplan, Budget, Ressourcen, Qualitätschecks etc. berücksichtigt
Definition projektinterner Ziele, Arbeitspakete, Meilensteine, Standards, Verfahren und Werkzeuge
Der formale Abschluss der Planungsphase wird durch die Bereitstellung und Annahme einer sog. Project Baseline bestimmt, die als Grundlage zur Bewertung des Projektstatus dient
Projekt-durch-führung (Execution)
Umsetzung des Projektplans mit Hilfe der definierten Verfahren und Werkzeuge
Steuerung, Überwachung und Dokumentation des Projektablaufs
Anpassung der Projektpläne, Kontrolle von Fortschritt und Ergebnissen
Kontinuierliche Überwachung des Status, von Abweichungen vom Projektplan und von Änderungswünschen (Change Requests)
Projekt-abschluss (Close-Down)
Systematische und gesteuerte Projektbeendigung
Alle Dokumente werden für zukünftige Referenz archiviert
Die Durchführung eines internen und externen Post Project Reviews hilft dabei, die Kundenzufriedenheit zu messen und Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
Projektdurchführung & Teilprojekte
Unterteilung der Projektdurchführung in Vorbereitungsphase Systemaufbauphase Inbetriebnahmephase (gestaffelte Inbetriebnahme) Systembetrieb
Neben der Projektsteuerung gibt es 5 Teilprojekte Interimssoftware & Migration Einführungsplanung Aufbau der Systemumgebung und Sicherheit Modellierung und Abbildung der Geschäftsprozesse Customizing der CampusNet-Module Weitere Bereiche, übergreifende Themen
Themenverantwortliche
Die Universität Hamburg hat für manche Aufgabenstellungen Teilprojektleiter benannt, viele Themen bzw. CampusNet-Module werden jedoch teilprojektübergreifend durch sog. Themenverantwortliche (zentral und dezentral) bearbeitet.
Es wurden Themenverantwortliche für alle relevanten Themen benannt
Die Themenverantwortlichen begleiten die Ebenen Prozesse, Diskussion mit den Fakultäten über Funktionen und Bedarfe sowie Datenbereitstellung
Die Themenverantwortlichen sind Botschafter und Moderatoren des organisatorischen Wandels
Primärthemen
Leitung / Steuerung Prozesse / Konsolidierung
Prüfungsmanagement Interimsbetrieb & Migration
Lehrveranstaltungsmanagement
Raummanagement
Lehrendenverwaltung Kapazitätsplanung & Lehrverpflichtung
Bewerbung, Auswahl & Zulassung
Studierendenverwaltung & Gebühren
Portalkonzept Schulungen
Technik Evaluation & Akkreditierung
Statistik & Reporting Projektbüro & Kommunikation
Projektorganisation
Kleiner Jour Fixe
Großer Jour FixeSteuerungsebene
LenkungsgruppeLenkungsebene
Projektleitung Uni / EDS / DL
ProjektbüroLeitungsebene
Berichterstattung / Entscheidungsvorlagen / Eskalation
Wöchentlicher Workflow
Kammerrunde
Themenverantwortliche
Teilprojekte
Themenverantwortliche
Externes Projektcontrolling durch das MMKH (Auftraggeber BWG)
Skizze der Zusammenarbeit
Prozesse UniversitätProzesse Universität
Modulverantwortliche UniversitätModulverantwortliche Universität
Teilprojektleiter EDS / DatenlotsenTeilprojektleiter EDS / Datenlotsen
FunktionenFunktionen
DatenDaten
Teilprojekte
Stufenkonzept (1)
Interim-System
(1) Hauptziel: BMS startet, Teilnehmerliste zur Überwachung der regelmäßigen Teilnahme
(2) Ermöglichung der dezentralen Erfassung von Leistungen
(3) Verhinderung von „Wildwuchs“
Nicht-integrierte
Ablage für:
• Prüfungsordnungen
• Leistungen
System zur integrierten
Unterstützung der wichtigsten Funktionen
Basis-System
Integriertes System
für:
• Prüfungsordnungen
• Leistungserfassung
• Rechte & Rollen
• Organisations-modellierung
• LV-Planung / -Verw.
• Studierend.-Verw.
• E-Learning-Verlinkung
IT-System mit einer integrierten
Abdeckung aller Funktionsbereiche
Voll-System
Integriertes System
einschl.:
• Infrastruktur-Abdeckung
• E-Learning
• Finanzen/Controlling
Ziel Ziel Ziel
Stufenkonzept (2)
Phase 1
10`2005Phase 3
10‘2007
Phase 2
10‘2006
PO / Leistungen
Interim-System
Basis-System
Voll-System
Rollen- und Rechte-Verw..
Stud.-Verw.
Fi-Co
Organisations-Verw.
LV-Planung / -Verwaltung
Ident / File / Print
PO- / Prüfung-Verwaltung
Rollen- undRechte-Verw.
Lehrenden-/MA-Verw.
eLearning
Bewerbung
Projektphasen (2)
Phase 1: Vorbereitung
Phase 2: Prozesse &
Einf.-Planung
Phase 3:Systemaufbau
Projekt-Initialisierung
01.11.05
Prozesse undEinführungs-Planung31.03.06
System-Aufbau
30.06.06
Projekt-Auftakt
15.10.05
Phase 4: Inbetriebnahme
(gestaffelt)
Inbetrieb-nahme
30.11.06
Einzel-Abnahmen
15.01.07
Phase 5: Systembetrieb
Gesamt-Abnahme
16.04.07
Zeitliche Lastverteilung
• Systembetrieb• Support• Gesamttests
• Support
• Bedarfsanalyse• Anbieterthemen
steuern & begleiten
• Inbetriebnahme• Fakultätseinsatz
steuern• Systemnutzung• Tests• Nachsteuerung
Phase 1 & Phase 2 Phase 3 Phase 4
• Fakultätseinsatz
31. März 06 30. Nov 06 16. April 07
• Projektauftakt• Projektsteuerung• Systemumgebung
und Sicherheit• Sollprozesse• Konzepterstellung• Vorbereitungen
für Systemaufbau
• Systemaufbau• Customizing
CampusNet• Entwicklungen
Implementierungen• Schulungen
• Inbetriebnahme• Tests• Nachsteuerung
Un
ivers
ität
Ham
bu
rgK
on
sort
ium
ED
S/D
L
• Fakultäts-beteilig.
• Konsol.• Fakultätseinsatz
steuern• Implementierungs-
details • Customizing• Change Mgmt• Schulungen
Lastdiagramm ohne Gewichtung von Roll-Out, Schulungen, IT
30. Juni 06
Phase 5
Technische Integration
CampusNet - Framework
Schema: Minimalsystem
Schema: Ausgebautes System
Schema: Zugriffe
Zugriffe für Wissenschaft, Verwaltung und Studierende
Ausbaustufen
Applikationsnetz mit definierten Übergängen Ziel: Intranet
Verzeichnisdienst CampusNet mit allen Personen der Universität Ziel: Hochschulübergreifendes
Identity-Management (Projekt gestartet)
PIN/TAN für sicherheitsrelevante Funktionen Ziel: PKI und persönliche Zertifikate
Projektmanagement
Project Management Methode Version 2 (PM2)
Zur Planung und Realisierung des Projekts wird entsprechend der EDS-Empfehlung die “Project Management Methode Version 2“ (PM2) eingesetzt.
Sie basiert auf den Prinzipien des „Project Management Body of Knowledge (PMBoK)“ des Project Management Institute, Pennsylvania (PMI). Das PM2-Framework
Project Management Methode Version 2 (PM2)
PM2 schreibt einen definierten, systematischen Prozessablauf für die Planung, Steuerung, Überwachung und Anpassung von Projektaktivitäten vor.
Es werden erprobte Techniken und Standards zur Verfügung gestellt, um die vereinbarten Projektziele unter Berücksichtung aller Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Ressourcen, Technologie) zu erreichen.
In die Methodik eingebettet sind umfangreiche Informationen zu Referenzen, Quellen und Industrie-Standards, wie das Capability Maturity Model (CMM) des Software Engineering Institute (SEI).
Wille zum Projekterfolg
Bekenntnis zur Einhaltung des Projektplanes - zeitnahe Eskalation bei Verzug
Controlling des Tagesgeschäftes Rückschau auf das Geleistete Vorschau auf das zu Leistende Fristenregelungen
Gute Mischung aus ergebnisoffener Bedarfsdiskussion und Ermittlung der technologisch bedingten Vorteile für die Organisation und ihre einzelnen Akteure
Tools: Projektplan
Tools: Projektstrukturplan
Tools: Risikomanagement
Tool: Fortschrittskontrolle
Kommunikation & Change
Dimensionen des Projekts
Werte u. Selbstverständnis
Change Management
Kommunikation
Projekt Management
Scope ManagementProjektplanung & -steuerung
Qualitäts-Management
Prozesse Organisation
Personal Controlling
Projekt-organisation
Projekt-ergebnis
Mensch
Akzeptanzmanagement
PROJEKT-ERGEBNIS
Erforderliches Vorgehen
Integriertes Hochschul-
Management
Integriertes Hochschul-
Management
Prozesse erfassen und dokumentieren
Prozesse im System adaptieren
IT-Plattform betreibenNutzer betreuen
Nutzer befragen
Nutzer auf Änderung vorbereiten
Nutzer betreuen
Change-Management
Auftauen(Unfreezing)
Phase 1
Ändern(Mooving)
Phase 2
Einfrieren(Refreesing)
Restabilisation
Phase 3
Das feste und stabile
Gleichgewicht, das meine Handlungen, Verhaltensweisen und Ziele stützte,
wird „verflüssigt“.
Neue Informationen
werden mit dem Ziel gesucht und verarbeitet, ein neues Gleich-
gewicht für neue Verhaltensweisen
und Ziele herzustellen
Das neue Gleichgewicht wird
dauerhaft hergestellt. Die
Veränderung wird Bestandteil der
eigenen Verhaltensweisen.
Veränderung der Organisation
• Involvement und kontinuierliche Betreuung der Organisationsleitung
• Diagnose des Veränderungsbedarfes• Entwicklung einer strategischen
Herangehensweise (Change-Management-Konzept)
• Methodenauswahl zur Durchführung der Veränderung
• Durchführung: Projekt-Management des Change-Managements
• Krisenmanagement im Veränderungsprozess
• Controlling des Veränderungserfolges
Kommunikation
Die Veränderung erfolgt schneller als die direkte Beteiligung erfolgen kann
Die sich verändernden Rahmenbedingungen werden von den Betroffenen noch gar nicht wahrgenommen
Change benötigt eine Zeit der Reife Das Projekt wird nicht als Wirkung der
Veränderung und nicht als unterstützende Lösung wahrgenommen. Das Projekt ist der erste Kontakt mit der Veränderung und wird im schlimmsten Fall als Ursache bekämpft.
Ein Kommunikations- und Informationskonzept ist dringend erforderlich
Prozesse
Prozessoptimierung - Vorgehen
Eine idealtypische Prozessoptimierung: Ist-Prozessanalyse, Schwachstellenanalyse/Aufgabenkritik Soll-Prozessmodellierung (zunächst high level,
dann detailliert) Umsetzung, inkl. Change Management
Virtueller Campus Das Prozessmodell wird mit den Fakultäten
hinsichtlich der Optimierungspotenziale diskutiert und in die spezifischen Leistungsumgebungen eingepasst.
Im Ergebnis entstehen effizienzorientiert Verfahren mit einem weitestgehenden Standardisierungsgrad (so standardisiert wie möglich & so flexibel wie nötig).
Prozesslandkarte (ARIS)
Kapazitäts-planung
Lehrveran- staltungen
planen
Studien- begleitende Prüfungen
Studiengängepflegen
Studierendebetreuen
Studien-abschluss
Studierende aufnehmen
zu LV anmelden
Abschluss- prüfungen
Studierendeentlassen
Management-/Steuerungs-
prozesse
Räume und Gebäudeverwalten
Berichts-wesen
Kernprozesse im Bereich der Lehre
Unter-stützungs-prozesse
Rechnungs-wesen
Ressourcen-Verwaltung
Administration
Qualitäts- mgmt &
Controlling
Lehrende verwalten
Druck
Dokumentenverwaltung
Archivierung
CampusNet betreiben
IT-Unterstützung
CampusNet administrieren
Studierenden-Management
Lehrveranstaltungs-Management
Prüfungs-Management
Studienent- scheidungen
abfragen
externe Leistungen anrechnen
LV durchführen
(…..)
Soll-Prozessmodell
Dezernat 1
Abteilung 1
Abteilung 2
Rolle 1
Rolle 2
Rolle 3
Organisation
Beispiel Prozess 1
BP-00
Example 2
Ex-00
Beispiel 3
Be-00
Extern 1 Extern 2
Prozesslandkarte
Prozessdesign
Eingangsevent A
Teilprozess 1
BP-01
Extern 1
Example 2 Beispiel 3
Teilprozess 2
BP-02
Zwischenevent A
Ausgangsevent C Ausgangsevent AAusgangsevent B
Funktions-zuordnung
Aktivität 1-1
BP-01-01
Dokument 1
Anwendung 1
Cluster 1
Field 1
Cluster 2
Rolle 2
Teilergebnis 1 Teilergebnis 2 Teilergebnis 3
Prozessmodellierung – Ergebnistypen für Prozesse
Allgemeine Attribute: Name Identifier Version Beschreibung Bemerkungen (optional) Prozessverantwortlicher
Grobdesign (Level 1) je Prozess: auslösende und resultierende
Ereignisse Teilprozesse Prozess-Schnittstellen
Attribute je Teilprozess (zusätzlich zu allgemeinen):
Verfahrensanweisungen (optional) Toolanforderungen (optional)
Feindesign (Level 2) je Teilprozess: auslösende und resultierende
Ereignisse Aktivitäten ausführende Rollen Teilprozess-Schnittstellen
Attribute je Aktivität (zusätzlich zu allgemeinen):
Verfahrensanweisungen (optional) Toolanforderungen (optional)
Management Modell (Level 0): Prozesse des Modells Verweise auf externe Prozesse
Attribute je Prozess: Mission Ziele Erfolgsfaktoren Messkriterien Grundsätze Abgrenzung
Prozessmodellierung – Rollen
Rolle 1
Rolle 2
Rolle 3
Rolle 4
Rolle 5
Aktivität
führt aus
entscheidet
unterstützt
ist informiert
berät