designspecifikation ms dynamics crm 2011 hos...
TRANSCRIPT
Dokument: Designspecifikation for Microsoft Dynamics CRM 2011 hos AAU Innovation & Statens byggeforskningsinstitut.
Emne: Microsoft Dynamics CRM implementering Forfatter: Christian Foged Dato: 22. december 2011 Dokument Version: 2.00 Udarbejdet af: MicroPartner AS – Borchsgade 6C – 4000 Roskilde
Designspecifikation MS Dynamics CRM 2011 hos AAU Innovation & Statens Byggeforskningsinstitut
Side 2 af 41
CRM made Profitable!
Indholdsfortegnelse
Indholdsfortegnelse ........................................................................................................................ 2
2 INDLEDNING ....................................................................................................................... 4
2.1 Opbygningen af dokumentet ................................................................... 5 2.2 Formålet med Designspecifikationen ........................................................ 5 2.3 Publikum .............................................................................................. 5 2.4 Dokumentets fysiske placering ................................................................ 5 2.5 Dokumentets vedligeholdelse .................................................................. 5
3 OVERSIGT OVER SYSTEMLØSNINGEN ........................................................................... 6
4 PILOTPROJEKT .................................................................................................................. 8
5 GENERELT .......................................................................................................................... 9
5.1 Deaktiveret funktionalitet ....................................................................... 9 5.2 Roller og brugere................................................................................... 9
6 FIRMAER ........................................................................................................................... 10
6.1 Tilpasning af Generelt-området .............................................................. 11 6.2 Tilpasning af Detaljer-området ............................................................... 13
7 KONTAKTPERSONER...................................................................................................... 14
7.1 Tilpasning af Generelt-området .............................................................. 15 7.2 Tilpasning af Detaljer-området ............................................................... 16
8 SALGSMULIGHEDER ....................................................................................................... 17
8.1 Salgsmuligheder til brug hos AAU ........................................................... 17 8.2 Salgsmuligheder til brug hos SBI ............................................................ 18 8.3 Tilpasning af Generelt-området .............................................................. 19
9 BESØGSRAPPORTER ..................................................................................................... 20
10 AFTALER .......................................................................................................................... 22
11 PRODUKTER .................................................................................................................... 23
12 Kursus ............................................................................................................................... 25
13 KAMPAGNER .................................................................................................................... 28
13.1 Tilpasning af Generelt-området .............................................................. 29 13.2 Spor som ny entitet .............................................................................. 30 13.3 Hoved- og gæstetalere som planlægningsaktivitet .................................... 31 13.4 E-mail nyhedsbrev og SMS-beskeder ...................................................... 32
14 TILBUD .............................................................................................................................. 33
15 DATAMIGRERING ............................................................................................................ 36
16 INTEGRATION .................................................................................................................. 38
17 TIDSPLAN FOR PILOTPROJEKT .................................................................................... 40
18 ØKONOMI.......................................................................................................................... 41
Side 3 af 41
CRM made Profitable!
Dokumentinformation
Projektnavn: CRM hos AAU Innovation og SBI
Systemnavn: Microsoft Dynamics CRM 2011
Version: 02
Antal sider: XX
Forfatter: Christian Foged
Godkendt af: _________________________ den _____/_____ 2011
Godkendt af: _________________________ den _____/_____ 2011
Godkendt af: _________________________ den _____/_____ 2011
Dokumentet er påbegyndt den: 16. december 2011
Dokumentet er gyldigt fra den: 19. december 2011
Dokumentet er sidst redigeret den: 22. december 2011
Dokumentet er sidst redigeret af: Christian Foged
Revisionshistorie
Version Dato Af Sektion Ændring
02 22.12.2011 CF 4 – side 8 Pharse i ændret efter
aftale med kunden og
antal brugere ændret fra
10 til 20.
Side 4 af 41
CRM made Profitable!
2 INDLEDNING
Denne Designspecifikation er udarbejdet på baggrund af to Workshops på henholdsvis AAU og
SBI, diverse møder, samt løbende reviews.
Følgende personer har deltaget:
Workshop hos AAU den 28 & 29 november 2011 (Første del)
Alice Lund
Per Hejgaard
Anders Tendal Christiansen
Jørgen Walther
Workshop hos SBI den 17 & 18 november 2011 (Anden del)
Anette Geising Plum (superbruger), Projektleder
Annette Charlotte Johnsen (superbruger), Afdelingssekretær
Jesper Kirkeskov (ansvarlig og it-kyndig), Kommunikationschef
Julie Kastoft-Christensen (superbruger), Arrangementssekretær
Lene Engholst (it-kyndig), Webkoordinator
Lone Petersen (superbruger), Chefsekretær
Fælles Workshop med AAU & SBI den 14 & 15 december (Tredje del)
Deltagere fra AAU
Alice Lund
Per Hejgaard
Bo Hvass Pedersen
Karsten Kryger
Morten Randbøll
Wladyslaw Pietraszek
Kristoffer Stormark
Deltagere fra SBI
Lene Engholst
Vi vil godt benytte lejligheden til at takke ovenstående personer for et godt samarbejde i
udarbejdelsen af Designspecifikationen.
Denne Designspecifikation er gældende mellem AAU, SBI (herefter kaldet "kunden") og
MicroPartner (herefter kaldet "leverandøren").
Side 5 af 41
CRM made Profitable!
2.1 Opbygningen af dokumentet
Dokumentet er opbygget i henhold til MicroPartner’s metode til gennemførsel af Microsoft CRM
projekter. Hver gang en projektfase er overstået, gennemgås indholdet i de efterfølgende faser
i projektet.
Dokumentet er overordnet opdelt efter forretningsfunktioner hos kunden. Disse er overordnet
beskrevet vha. et diagram for hver forretningsfunktion, en liste over begreber for hver
forretningsfunktion samt en mere detaljeret beskrivelse af hver hændelse i
forretningsfunktionen.
2.2 Formålet med Designspecifikationen
Det generelle formål med Designspecifikationen er at udmønte de af kundens krav der ikke
håndteres i standard, i konkrete specifikationer af de systemfunktioner, der skal indgå i
systemløsningen. Designspecifikationen uddyber og fortolker de krav, der er gennemgået
under foranalysen samt under de gennemførte Design Workshops.
2.3 Publikum
Dokumentet henvender sig primært til kundens og leverandørens projektledere og udviklere,
der i samarbejde skal udvikle det nye system. Designspecifikationen skal også læses af de
brugere hos kunden, der har medvirket i designet. De skal kunne godkende design-
specifikationerne, som værende udtømmende inden for deres forretningsfunktioner.
Anvendelse
Designspecifikationen skal blandt andet anvendes som grundlag for:
Udvikling af systemet.
Planlægning - udarbejdelse af aktivitetsplaner.
Udførelse af teknisk design, hvor leverandøren anser det for hensigtsmæssigt.
Planlægning og udførelse af systemtest.
Systemvedligehold/vedligeholdelsesservice.
Designspecifikationen skal også kunne ændres således, at den til enhver tid dokumenterer det
design, der er aftalt mellem parterne. Når systemet er realiseret, skal der være
overensstemmelse mellem Designspecifikationen og systemet. Det betyder, at der skal tages
stilling til eventuelle korrektioner til Designspecifikationen ved ændringer til systemet.
2.4 Dokumentets fysiske placering
Dette dokument vil i sin originale papirudgave, være at finde i hovedmappen for kunden,
placeret ved projektlederen hos leverandøren. Kunden har desuden en styret og identisk kopi
hos egen projektleder.
2.5 Dokumentets vedligeholdelse
For at sikre, at korrekte udgaver af Designspecifikationen er til stede på de relevante
arbejdspladser, skal den være et styret dokument. Det betyder blandt andet at alle styrede
kopier skal opdateres, når der forekommer ændringer til dokumentet. Leverandøren vil sørge
for fremsendelse af én styret kopi til kunden. Det er kundens ansvar, at sørge for opdatering af
øvrige udgaver i egen organisation.
Side 6 af 41
CRM made Profitable!
3 OVERSIGT OVER SYSTEMLØSNINGEN
Kontekst-diagrammet viser grænsefladerne mellem CRM systemet og eksterne enheder.
Firmaer Kontaktpersoner
Aftaler(Aktivitet)
Besøgsrapporter
Kampagner
Salgsmuligheder
Produkter
Kampagneresponser(Aktivitet)
Active DirectoryActive Directory
InfoGlue CMSInfoGlue CMS
CRM brugere
Eksterne enhederCRM systemet
NN MarkedsdataNN Markedsdata
PlonePlone
Firmaer (virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder) er koblet sammen med
Kontaktpersoner (studerende og forskere samt øvrige personer i førnævnte organisationer)
og via denne kobling er det muligt at styre aktiviteter.
Til Firmaer er yderligere koblet Aftaler (som i systemet er en "aktivitet") og hertil er der
knyttet Besøgsrapporter, som indeholder informationer fra besøgte virksomheder og
efterfølgende aktiviteter.
Til Firmaer er yderligere koblet Salgsmuligheder hvorfra der er muligt at styre processen
omkring Matchmaking fra kontakt til aftale.
Kampagner er knyttet til Firmaer og Kontaktpersoner hvorfra der er muligt at styre
processerne omkring netværksmøder, konferencer, messer, nyhedsbreve med mere.
Kampagneresponser bruges til at registrere om én given modtager har reageret på et eller
flere marketingtiltag, som er afledt af en Kampagne.
Side 7 af 41
CRM made Profitable!
AAU og SBI ønskes en fælles tværorganisatorisk opbygning af CRM-løsningen, hvilket er
illustreret herunder.
Business UnitAalborg Universitet
Innovation
Business UnitStatens
Byggeforskningsinstitut
Microsoft ExchangeMicrosoft Exchange
Active DirectoryActive Directory
Microsoft CRM 2011TværorganisatoriskCRM-organisation
Microsoft CRM 2011TværorganisatoriskCRM-organisation
Side 8 af 41
CRM made Profitable!
4 PILOTPROJEKT
AAU og SBI ønsker at starte projektet som et pilotprojekt over 3 måneder, hvilket betyder at
der bliver oprettet en fælles tværorganisatorisk CRM-løsning, hvor det er muligt at tilknytte det
antal testbrugere som AAU og SBI finder nødvendigt, men dog med en begrænsning på 20
brugere.
Pilotprojektet har til formål at skabe en periode og en aktivitet, hvor Microsoft Dynamics
platformen og Micropartners løsningsspecifikke tilretninger, anvendes på konkrete opgaver i
AAU Innovation og SBI, for herigennem at skabe et vurderingsgrundlag for, om Microsoft
Dynamics er vores produktvalg og Micropartner vores valg af samarbejdspartner, i forhold til
Aalborg Universitets planer om indførelse af et CRM system.
Datamigrering fra diverse databaser og Excel-ark kan foretages af MicroPartner i henhold til et
estimeret tidsforbrug. Se afsnit 18 for estimat på migrering af data til den nye CRM-løsning.
I pilottesten ønsker AAU og SBI at teste om det er muligt, at lave en integration til CMS-
systemet InfoGlue i forbindelse med diverse samarbejdssider, og samtidig vil man gerne teste
integrationsmuligheder til eventplanlægning og eksponering af deltagerlister. SBI vil gerne
teste om det er muligt at lave integration til Anvisninger.dk, kursustilmeldinger og Microsoft
SharePoint.
MicroPartner foreslår at integration til Anvisninger.dk og InfoGlue startes op med en halv dags
undervisning/Workshop med en af MicroPartners udviklere, for at give AAU og SBI’s web-
udviklere de bedste forudsætninger, for at en vellykket integration med Microsoft CRM.
Installationen bliver lavet med en Microsoft Dynamics CRM 2011 trial licens i 90 dage, således
at kunden har mulighed for at teste løsningen inden der skal ske en endelig licensafregning.
I pilotfasen ønsker AAU og SBI en supportaftale som skal sikre, at pilot-teamet kan få support
i forbindelse med ønsker om tilretninger, uhensigtsmæssigheder i CRM-løsningen, samt
generelle spørgsmål til brug af løsningen.
MicroPartner undersøger Microsofts planer med Dynamics CRM 2011 i forhold til integration
med Microsoft Lync, og vender tilbage til AAU & SBI med nærmere information.
Tidsplan, supportaftale og økonomi omkring projektet kan ses i afsnit 17 & 18
Side 9 af 41
CRM made Profitable!
5 GENERELT
5.1 Deaktiveret funktionalitet
I forhold til den generelle CRM opsætning, er der nogle områder som ikke har relevans for
kundens organisation. Disse områder vil ikke blive fjernet, men deaktiveret i systemet, således
at de kan genaktiveres på et senere tidspunkt, såfremt kunden ønsker at benytte dem
alligevel.
Følgende områder inaktiveres:
Kundeemner
Fakturaer
Service
Områderne fjernes visuelt fra systemet, således at der kun vises de områder, som kunden
reelt arbejder med.
5.2 Roller og brugere
Følgende roller er identificeret:
Rolle Rettigheder
Intern Matchmaking konsulent Kan oprette og slette Firmaer og Kontaktpersoner
samt oprette besøgsrapporter og salgsmuligheder
Marketing konsulent/bruger Kan oprette kampagner og marketinglister
Superbruger Kan ændre og tilpasse løsningen
Standard bruger Kan oprette firmaer, kontaktpersoner og lave
søgninger
Administrativ bruger Kan oprette firmaer, kontaktpersoner, lave
søgninger, tilbud, ordrer.
Følgende brugere skal initialt oprettes i systemet, og AAU & SBI oplyser MicroPartner om
hvilke yderligere brugere der skal oprettes til pilottesten.
Fuldenavn E-mailadresse Rolle(r)
Alice Lund [email protected]
Per Hejgaard [email protected]
Side 10 af 41
CRM made Profitable!
6 FIRMAER
Følgende virksomhedstyper skal registreres i systemet:
Institutter
Centre (tværgående over Institutter)
Erhvervscenter
Virksomheder
Kommuner
Institutioner
Regioner
Firmastamkortet indeholder følgende områder:
Generelt
Detaljer
Kontakter
Noter og aktiviteter
Indstillinger
Følgende områder skal tilpasses:
Generelt
Detaljer
Følgende felter skal oprettes
Vist navn Feltnavn Type
Generelt
CVR-nr Mp_cvrnr Enkelt tekstlinje
Kundenummer Mp_kundenummer Enkelt tekstlinje
Arbejdsrelaterede oplysninger
EAN-nr Mp_eannr Enkelt tekstlinje
Kilde Mp_kilde Grupperet indstilling
Kundetype Mp_kundetype Grupperet indstilling
Kommune Mp_kommune Enkelt tekstlinje
GEO-punkter MP_GEOpunkter Enkelt tekstlinje
Side 11 af 41
CRM made Profitable!
6.1 Tilpasning af Generelt-området
Der angives nedenstående grupperede indstillinger
Kundetype
o Privatkunde
o Firma
o Studerende
Målgruppe (Her bruges feltet branche)
o Arkitekter
o Bygherre
o Ingeniør
o Håndværker
Kilde
o Website / Plone
o ByggeCentrum
o AnvisningerDK
Ejerskab (eksisterende felt)
o Offentlig virksomhed
o Privat virksomhed
o Datterselskab
o Andet
I generelt-området oprettes der en Iframe som viser de produkter og kurser som alle
kontaktpersoner der er tilknyttet firmaet har købt.
Hvis firmaet har købt produkter uden at have en kontaktperson relateret til indkøbet vil dette
også vises i Iframen.
Side 12 af 41
CRM made Profitable!
Iframe viser
Hvilke IT-programmer har firma/kontaktperson købt.
Hvilke IT-licenser abonnerer firma/kontaktperson på.
Hvilke anvisninger har firma/Kontaktperson købt.
Hvilke trykte medier har firma/kontaktperson købt.
Hvilke kurser har firmaet deltaget i.
Nye felter på firma-kortet i forhold til standard er markeret med rød.
Side 13 af 41
CRM made Profitable!
SBI har en Access-database hvor der er knyttet en del kategorier til hver enkelt firma, og dette
løses i den nye CRM-løsning, ved at oprette en ny entitet der hedder ”Interessekatagori” hvor
man kan vælge alle de kategorier som tidligere kunne vælges i access-databasen.
For at tilknytte en kategori til et firma skal man på firmakortet vælge interessekategori som
ligger under ”Marketing”.
6.2 Tilpasning af Detaljer-området
Felter som skal omdøbes (grønt markeret felt):
Årsindtægt til Omsætning
Relationstype til Virksomhedstype
Side 14 af 41
CRM made Profitable!
7 KONTAKTPERSONER
Følgende kontaktpersonstyper (rolle) skal registreres i systemet:
Virksomhedskontaktperson
Interne Matchmakere (disse skal i vides muligt omfang oprettes som CRM brugere med
rollen Intern Matchmaking konsulent)
Eksterne Matchmakere
Studerende
Medarbejdere
Alle felter på stamkortet skal låses hvis kontaktpersonstypen er lig:
Studerende*
Medarbejdere*
* AD brugere
Følgende områder skal tilpasses:
Generelt
Detaljer
Følgende felter skal oprettes
Vist navn Feltnavn Type
Generelt
Afdeling Mp_afdeling Enkelt tekstlinje
Arbejdsrelaterede oplysninger
EAN-nr.: Mp_EANnr Enkelt tekstlinje
Branche Mp_Branche Grupperet indstilling
Kilde Mp_kilde Grupperet indstilling
Kundetype Mp_kundetype Grupperet indstilling
Interesser
Nyt fra SBI Mp_NytfraSBI To indstillinger
Modtager FORSK Mp_modtagetFORSK To indstillinger
ERFA Gruppe Mp_ERFAGruppe To indstillinger
Julekort Mp_julekort Grupperet indstilling
Side 15 af 41
CRM made Profitable!
7.1 Tilpasning af Generelt-området
Der oprettes et afsnit på entiteten ”Kontaktperson” som hedder Interesser, og her bliver det
muligt at vælge interesseområder for det pågældende firma.
Modtager FORSK
Nyt fra SBI
ERFA gruppe
Julekort
De nye felter som bliver oprettet på entiteten kontaktperson er markeret med rød ramme.
Afdeling: Tekstfelt til indtastning af den afdeling som kontaktperson tilhører.
EAN-nr.: Her kan man indtaste et EAN-nummer til den pågældende kontaktperson.
Side 16 af 41
CRM made Profitable!
Fra entiteten ”Kontaktperson” er der lavet en relation over til de produkter som
kontaktpersonen har købt, for at se dette skal man trykke på ”Produkter”.
7.2 Tilpasning af Detaljer-området
Felter skal fjernes (rødt markeret felt):
Afdeling
Leder
Leders telefon
Assistent
Assistents telefon
Civilstand
Navn på ægtefælle/partner
Felter som skal omdøbes (grønt markeret felt):
Rolle til Kontaktpersonstype
Side 17 af 41
CRM made Profitable!
8 SALGSMULIGHEDER
Salgsmulighed-stamkortet indeholder følgende områder:
Generelt
Linjeelementer
Noter og aktiviteter
Tilbud
Indstilling
Følgende områder skal tilpasses:
Generelt
Linjeelementer
Tilbud
For at efterleve ønsker fra både AAU og SBI skal følgende felter skal oprettes
Vist navn Feltnavn Type
Generelt
Besøgsrapport Mp_besøgsrapport Relation til besøgsrapport
Kontaktperson Mp_Kontaktperson Relation til kontaktpersoner
Overdraget til anden part Mp_overdragettilandenpart Relation til kontaktpersoner
Prognoseoplysninger
Matchmaking fase Mp_matchmakingfase Grupperet indstilling
8.1 Salgsmuligheder til brug hos AAU
Følgende Matchmaking-faser skal registreres i systemet:
I venteposition
Screening
Tildelt
Evaluering
Lukket
Side 18 af 41
CRM made Profitable!
Matchmaking processen fra kontakt til aftale
1. En Salgsmulighed oprettes når én given virksomhed, organisation eller offentlige
myndighed tilkendegiver et potentielt Matchmaking behov.
a. Matchmaking-fasen sættes til Screening.
2. Hvis det tilkendegivende behov ikke er direkte aktuelt ændres Matchmaking-fasen til I
venteposition, hvilket sikre de Interne Matchmaking konsulenter en liste over fremtidige
potentielle emner.
3. I Screening-fasen arbejder de Interne Matchmaking konsulenter med at finde det rette
match i forhold til én eller flere studerende og/eller én eller flere forskere og/eller en
Ekstern Matchmaking konsulent.
a. I denne fase er det muligt at tildele Salgsmuligheden til en kollega (CRM brugere
med rollen Intern Matchmaking konsulent), hvorved Salgsmuligheden ændre
fase til Tildelt.
b. Det er ligeledes muligt at markere Salgsmuligheden som overdraget til anden
part, hvilket udføres ved at angive en studerende, forsker eller Ekstern
Matchmaking konsulent i feltet Overdraget til anden part.
4. I fasen Evaluering er det muligt at angive et udfald af Salgsmuligheden, hvorved
historikken bibeholdes.
a. Herefter er det muligt at lukke Salgsmuligheden, hvorefter denne ikke længere
er direkte tilgængelig i listen over igangværende Salgsmuligheder (listen over
igangværende Salgsmuligheder er i faserne I Venteposition, Screening, Tildelt og
Evaluering).
8.2 Salgsmuligheder til brug hos SBI
SBI ønsker at anvende salgsmuligheder som en form for ”forecast”.
SBI vil oprette en salgsmulighed med det totale beløb som faktureres for abonnementer 1
gang pr. år. For nedenstående.
Anvisninger DK
Salg af software.
Kursusaktiviteter.
Betalingsarrangementer.
Forskningsprojekter ”På vej sager”
Side 19 af 41
CRM made Profitable!
8.3 Tilpasning af Generelt-området
Felter som skal omdøbes (grønt markeret felt):
Klassificering til Prioritet
Felter som skal oprettes (Rødt markeret felter):
Kontaktperson (opslagsfelt til Kontaktperson-entiteten)
Overdraget til anden part (opslagsfelt til Kontaktperson-entiteten)
Besøgsrapport (opslagsfelt til Besøgsrapport-entiteten)
Side 20 af 41
CRM made Profitable!
9 BESØGSRAPPORTER
Besøgsrapporter oprettes som en selvstædig systementitet.
Felter som skal oprettes:
Aftale (opslagsfelt til Aftale-entiteten)
o Indsættes automatisk (mapning) når Besøgsrapporten oprettes direkte fra én
Aftale)
Besøgt virksomhed (opslagsfelt til Firma-entiteten)
o Indsættes automatisk (mapning) når Besøgsrapporten oprettes direkte fra én
Aftale. Mapning feltet fra Aftale-entiteten er Angående)
Kontaktperson (opslagsfelt til Kontaktperson-entiteten)
Overskrift for aktiviteten (tekstfelt)
Beskrivelse af problemstilling (flerlinjers tekstfelt)
Sidste besøgsrapport (opslagsfelt til Besøgsrapport-entiteten)
o Kopiere automatisk indholdet af Log bogen fra sidste besøgsrapport ved valgt
besøgsrapport.
Log bog (flerlinjers tekstfelt)
Aktiviteter/Indsatsområder (sub-gitter med relation til Produkt-entiteten)
Side 21 af 41
CRM made Profitable!
Institutter (sub-gitter med relation til Firma-entiteten)
Status på henvendelse (dropdown-boks med værdierne som vist neden for)
o Henvendelse registreret
o Kan ikke imødekommes - henvendelse afvist
o Henvendelse videreformidlet til intern Matchmaker
o Vidensamarbejde igangsat
o Samarbejde afsluttet
Salgsmulighed (opslagsfelt til Salgsmulighed-entiteten)
o I tilfælde af hvor ”Status på henvendelse” er lig ”Henvendelse videreformidlet til
intern Matchmaker” eller ”Vidensamarbejde igangsat” åbnes der automatisk for
muligheden for at knytte Besøgsrapporten til en Salgsmulighed.
En besøgsrapport vil typisk oprettes fra firma-entiteten som det er vist på nedenstående
billede.
Side 22 af 41
CRM made Profitable!
10 AFTALER
Felter som skal oprettes:
Besøgsrapport (opslagsfelt til Besøgsrapport-entiteten)
Når der trykkes på besøgsrapport har man mulighed for tilknytte en eksisterende rapport eller
oprette en ny.
Side 23 af 41
CRM made Profitable!
11 PRODUKTER
For AAU gælder det at nedenstående produkter skal oprettes i systemet:
Netværk
Studenterprojekter
Praktikplader
Studiejob
Solution Camp
Erhvervs Ph.d.
Ph.d.
Forskningssamarbejde
Forskningsbaserede videns serviceydelser
Kommercialisering
Karriererådgivning - fastholdelse af arbejdskraft
Uddannelse/kurser
International Matchmaking
Matchmaking (for Matchmakere)
Anden aktivitet/indsatsområde
Produkter skal benyttes på Besøgsrapporterne således at disse udgør
aktiviteten/indsatsområdet for den besøgte virksomhed, organisation eller offentlige
myndighed.
Alle produkter som sælges via SBI ønskes oprettet i entiteten produkter.
Nedenstående felter skal oprettes i entiteten ”Produkter”
Vist navn Feltnavn Type
Software
Brugertype Mp_brugertype Grupperet indstilling
Versionsnr.: Mp_versionsnr Enkelt tekstlinje
Standardfeltet med navnet ”Produkttype” anvendes, og feltet skal være en ”drop-down” med
nedenstående valgmuligheder.
Trykte publikationer
Elektroniske anvisninger
E-bøger
Software
Kursus
Feltet ”ID” ændres til ” varenummer”
Der oprettes et afsnit som hedder ”Software” og her bliver det muligt at angive hvilken
software-version det pågældende produkt er solgt i, samt om det er en enkeltbruger- eller en
flerbrugerversion.
Side 24 af 41
CRM made Profitable!
På nedenstående skærmbillede ses en oprettelse af et produkt og de nye felter i forhold til
standard CRM er markeret med rød ramme.
Der laves en relation imellem entiteten ”produkter” og entiteten ”kontaktpersoner”, således at
alle de produkter som en kontaktperson har købt et givent produkt kan ses under ”Salg” på
kontaktperson-kortet.
På skærmbilledet herunder kan man ved at trykke på ”kontaktpersoner” se hvilke personer der
har købt produktet ”Forskningsprogr..””Skimmel-”
Side 25 af 41
CRM made Profitable!
12 Kursus
SBI vil gerne kunne styre deres kursusaktiviteter i CRM-systemet, så derfor oprettes entiteten
”kurser” til håndtering af kursus-aktiviteter. Det har dog været diskuteret om kurser der
udbydes at SBI, i stedet skal oprettes som produkter.
MicroPartner vil anbefale at man laver en ny entitet til styring af kurser, da det vil gøre
fleksibiliteten større, hvis man på et senere tidspunkt ønsker at udvide mulighederne for
styring af kurser. Samtidig vil man, hvis kurser oprettes som produkter være ”låst” af den
struktur som et produkt skal oprettes i, og eventuelle ændringer vil influere på alle øvrige
produktoprettelser.
Entiteten ”Kurser” ligger under salg, og her er det muligt at oprette alle de kurser som bliver
udbudt af SBI.
Side 26 af 41
CRM made Profitable!
I Entiteten ”kurser” er følgende felter oprettet.
Kursus
Kursusnummer MP_kursusnummer Enkelt tekstlinje
Projektnummer Mp_projektnummer Enkelt tekstlinje
Dato fra: Mp_datofra Dato og klokkeslæt.
Dato til: Mp_datotil Dato og klokkeslæt.
Kursussted Mp_kursussted Enkelt tekstlinje.
Tidspunkt Mp_tidspunkt Enkelt tekstlinje
Kursus afsluttet Mp_kursusafsluttet To indstillinger
Herunder ses entiteten til at oprettet et nyt kursus.
På et givent kursus kan man tilføje de kontaktpersoner som skal deltage på kurset, dette gøres
under afsnittet ”kursusdeltagere.
Side 27 af 41
CRM made Profitable!
Det er også muligt at tilføje et produkt hvis man ønsker at sende et tilbud til kursusdeltagerne
via CRM-systemet.
Når et kursus er oprettet og kursusdeltagerne er tilføjet vil man kunne sende et brev eller en
e-mail til deltagerne med information omkring det pågældende kursus.
Det vil også være muligt at udskrive kursusbeviser til deltagerne.
Side 28 af 41
CRM made Profitable!
13 KAMPAGNER
Kampagnefunktionaliteten skal understøtter styring af konferencer, messer og netværksmøder
samt håndtere e-mail nyhedsbreve og SMS-beskeder.
Krav til konferencer, messer og netværksmøder
Planlægningsaktiviteter
Mulighed for at oprette spor (router)
Registrering af hovedtalere og gæstetalere
Kampagneaktiviteter
Udsendelse af e-mail invitationer til de under kampagnen tilknyttede deltagere
(marketinglister).
E-mail invitationer skal indeholde en URL til en hjemmeside hvorpå deltagere kan
registrere sig.
o HTML opsætning af skabeloner.
Mulighed for, via hjemmeside, at registrerer sig uden først at have modtaget en e-mail
invitation.
o Mulighed for ”lukke” registreringssiderne.
Registrering via hjemmeside udløser automatisk oprettelse af en Kampagnerespons på
den givne Kampagne.
Mulighed for at tilmeldte deltagere kan foretage registrering af afbud. Dette ændrer
automatiske den registrerede Kampagnerespons til et ”Afbud”.
Mulighed for udsendelse af e-mails med praktiske oplysninger.
Krav til e-mail nyhedsbreve (Dette punkt er ikke med pilotprojektet)
Opsætning og udsendelse af HTML e-mail nyhedsbreve.
Til- og framelding via hjemmeside.
Krav til og SMS-besked (Dette punkt er ikke med i pilotprojektet)
Opsætning og udsendelse af SMS beskeder.
Til- og framelding til arrangementer og lignende.
Kampagnestamkortet indeholder følgende områder:
Generelt
Økonomi
Administration
Noter
Følgende områder skal tilpasses:
Generelt
Side 29 af 41
CRM made Profitable!
13.1 Tilpasning af Generelt-området
Felter som hvori der skal tilføjes værdier (grønt markeret felt):
Kampagnetype
o Konferencer
o Messer
o Netværksmøder
o E-mail nyhedsbreve.
Side 30 af 41
CRM made Profitable!
13.2 Spor som ny entitet
Spor oprettes som en selvstædig systementitet.
Felter som skal oprettes:
Navn på sporet (tekstfelt)
Kampagne (opslagsfelt til Kampagne-entiteten)
Type (dropdown-boks med værdierne Hovedspor og Underspor)
Overordnet spor (opslagsfelt til Spor-entiteten)
Side 31 af 41
CRM made Profitable!
13.3 Hoved- og gæstetalere som planlægningsaktivitet
Hoved- og gæstetalere oprettes som en selvstædig system entitet.
Side 32 af 41
CRM made Profitable!
Felter som skal oprettes:
Taler (opslag til Kontaktperson-entiteten)
Type (dropdown-boks med værdierne Hovedtaler og Gæstetaler)
Spor (opslagsfelt til Spor-entiteten)
Indbudt den (datofelt)
Accepteret den (datofelt)
13.4 E-mail nyhedsbrev og SMS-beskeder
Funktionalitet herunder samt krav vedrørende URL i e-mailudsendelser til tilmelding og
framelding af kampagner er pt. ved at blive yderligere undersøgt. Nærværende dokument vil
blive opdateret så snart disse informationer er indhentet.
Side 33 af 41
CRM made Profitable!
14 TILBUD
SBI ønsker på sigt at gøre brug af tilbud, og det vil være muligt at teste denne funktionalitet i
pilot-testen.
Alle SBI’s produkter er oprettet i CRM-systemet, så hvis man ønsker at lave et tilbud via CRM-
systemet er det muligt.
Krav for at oprette et tilbud er blot at produktet og firma eller kontaktperson er oprettet i CRM-
systemet.
I nedenstående eksempel vises hvordan et tilbud er oprettet til firmaet Alectia A/S
Side 34 af 41
CRM made Profitable!
Når tilbud er oprettet kan man trykke på ”Produkter”, hvorefter man kan tilføje produkter fra
SBI produktportefølje. I dette tilfælde tilføjes varenummer bybd063
Tilbuddet kan efterfølgende udskrives via en standardskabelon og sendes til kunden.
Hvis kunden ønsker sin egen tilbudsskabelon i CRM-løsningen, så skal det programmeres af
MicroPartner.
Side 35 af 41
CRM made Profitable!
Eksempel på tilbud udskrevet fra MS CRM .
Side 36 af 41
CRM made Profitable!
15 DATAMIGRERING
Følgende lister skal importeres fra AAU:
Modtagere af trykt nyhedsbrev
o CRM entitet(er) hvor i data skal indlæses: Kontaktpersoner
o Datatype/kilde: Excel
o Antal poster: 3654
o Koloner:
Fornavn
Efternavn
Organisationsnavn
Adresse
Post nr.
By
Afdeling
Modtagere af nyhedsbrev – interne og eksterne matchmakere
o CRM entitet(er) hvor i data skal indlæses: Kontaktpersoner og Brugere
o Datatype/kilde: Excel
o Antal poster: 119
o Koloner:
E-mailadresse
Fornavn
Efternavn
Type Matchmaker (intern/ekstern)
MEMBER_RATING
REGION
Liste over besøgte virksomheder.
o CRM entitet(er) hvor i data skal indlæses: Aftaler og Besøgsrapporter
o Datatype/kilde: Excel
o Antal poster: 181
o Koloner:
Overskrift for aktiviteten
Aktivitet / indsatsområde
Virksomhed/organisation
Kontaktperson
Adresse
Mobiltelefon
Telefon (arbejde)
Sagsbehandler
Geografisk placering (kommune)
Oprettet
Oprettet af
Side 37 af 41
CRM made Profitable!
Nedenstående databaser og lister skal migreres fra SBI
Access database
Der findes en Access Database med ca. 8000 firmaer og kontaktpersoner som SBI
gerne vil have importeret til det nye CRM-system.
SBI sender databasen til MicroPartner hvorefter der bliver lavet et estimat på hvor lang
tid der skal bruges på opgaven.
Kursusafdelingen
Kursusafdelingen har et Excel-ark med ca. 500 firmaer som ønsker importeret i det nye
CRM-system.
Anvisninger DK
Alle abonnementer på Anvisninger DK ligger på en intern MS SharePoint server, og det
vurderes at den indeholder ca. 100 firmaer.
Plone – website www.sbi.dk
SBI har et CMS-systemet Plone, og her ligger alle de firmaer og kontaktpersoner som
modtager nyhedsbreve. Det vurderes at der ligger ca. 3000 firmaer og kontaktpersoner
i denne database som ønskes importeret til CRM-systemet.
Hannes regneark med kommuner og offentlige virksomheder
En afdeling har et Excel-ark med alle offentlige kunder og kommuner, og dette Excel-
ark ønskes også importeret. Det vurderes at der finders Ca. 500 firmaer.
Salg af software BE10 + BSim
Alt salg af software ligger i en intern database med ca. 1200 firmaer som ønskes
importeret.
Side 38 af 41
CRM made Profitable!
Knud Eriks liste
En forsker har lavet et Excel-ark med ca. 500 firmaer som har deltaget i konferencer
mv. afholdt af SBI.
Salgsoversigt fra Byggecentrum
SBI modtager hver 3 måned et Excel-ark fra Byggecentrum med de produkter som er solgt
i løbet et kvartal. Dette Excel-ark ønsker SBI at importere til CRM-systemet, og hvis der er
kommet nye firmaer og kontaktepersoner på listen siden sidste import skal disse oprettes
automatisk i CRM-systemet. Alle firmaer og kontaktpersoner skal samtidig opdateres
således at man kan se de nye produkter som er købt.
16 INTEGRATION
På sigt ønskes integration til nedenstående systemer, men det er ikke noget som ønskes
konfigureret i pilot-testen.
Active Directory CRM
o Studerende skal oprettes som Kontaktpersoner med kontaktpersonstypen
Studerende
o Medarbejdere skal oprettes som Kontaktpersoner med kontaktpersonstypen
Medarbejdere
InfoGlue CMS CRM
o Informationer om Kampagner
o Til- og framelding til Kampagner
Plone CMS → CRM
o Information om firmaer og kontaktpersoner som modtager nyhedsbreve, FORSK
mv.
Anvisninger.dk
o Firmaer og kontaktpersoner som har abonnement på digitale anvisninger.
o Kursustilmeldinger.
o
NN Markedsdata CRM
o Stamdata vedr. firmaer
o Stamdata vedr. kontaktpersoner
Side 39 af 41
CRM made Profitable!
Der er endnu ikke taget endelig beslutning om hvilke værktøjer der skal benyttes til
integrationerne til henholdsvis Active Directory, InfoGlue CMS og Plone mv.
Firmaer Kontaktpersoner
Aftaler(Aktivitet)
Besøgsrapporter
Kampagner
Salgsmuligheder
Produkter
Kampagneresponser(Aktivitet)
Active DirectoryActive Directory
InfoGlue CMSInfoGlue CMS
CRM brugere
Eksterne enhederCRM systemet
NN MarkedsdataNN Markedsdata
PlonePlone
Side 40 af 41
CRM made Profitable!
17 TIDSPLAN FOR PILOTPROJEKT
Side 41 af 41
CRM made Profitable!
18 ØKONOMI
Implementering af pilot-testen (Overført fra Projektdefinition)
Forberedelse 4.750,-
Installation og opsætning af CRM Server 2011 9.500,-
Udarbejdelse af dokumentation 9.500,-
Tilpasning af CRM-løsning i henhold til denne designspecifikation 28.500,-
Tilpasning af Firma- og kontaktperson entitet
Tilpasning af salgsmuligheder
Oprettelse af kursus entitet, besøgsrapport og aftaler
Migrering af data (Estimat på forbrugt tid)
SBI
Access database (Ukendt da vi ikke har modtaget en funktionel database endnu)
Excel-ark (Kursusafd., anvisninger.dk, Plone, salg af BE10, Byggecentrum, Offentlige virksomheder, Knud Eriks liste ) 25.200,-
AAU
Excel-ark (Liste på Nyhedsbreve, Liste på trykt nyhedsbrev, Liste med besøgte virksomheder) 10.800,-
Uddannelse
Uddannelse i brug af CRM ( 2 x ½ dag ) 9.500,-
Uddannelse i brug af Web-services ( ½ dag) 4.750,-
Uddannelse/Workshop - Statusmøde opfølgning på test ( ½ dag ) 4.750,-
Supportaftale
Klippekort på 10 timer til brugersupport i pilottesten 12.000,-
Total 119.250,-
Bemærkninger:
Alle priser er ekskl. moms og transportomkostninger.
Transportomkostninger faktureres efter statens takster og DKK. 600 pr. forbrugt time.
Vilkår for brugersupport-aftale i pilottesten.
Supportaftale for AAU & SBI
E-mail Support Telefon Support Fjernopkobling Antal support timer 10
Responstid 1 dag
Timepris på supportsager over de 10 timer Kr. 1.200
Pris Kr. 12.000