UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

FACULTAD DE HUMANIDADES

ESCUELA DE ARCHIVOLOGÍA

CURSO DESCRIPCION ARCHIVÍSTICA II

PROFESORA MARILYN N. DE TAPIA

TRABAJO FINAL “DESCRIPCIÓN DE DIFERENTES SOPORTES DOCUMENTALES UTILIZANDO LA NORMA INTERNACIONAL

DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA ISAAD (G)

POR

ESTUDIANTES DE TERCER AÑO NOCTURNO DE LA LICENCIATURA EN GESTIÓN ARCHIVÍSTICA, 2010

SEGUNDO SEMESTRE, 2010

Estudiantes Participantes:

Alvarado, Nisla 8-799-447

Asprilla Felicita 5-9-675

Batista Sara 8-793-2063

Contreras Lorna 8-241-86

Espinosa, José Antonio 8-513-1020

Mendoza, Desiré 8-831-703

Montero Milagros 2-721-1978

Muñoz Sheyla 8-736-1352

Otero Yadira 8-381-68

Pérez, Iris 8-770-612

Potha Melvis 8-765-18

Rivera, Ismael 8-794-130

Rivera, Yohaneth 8-840-2422

Sáenz Alcira 8-358-678

Sánchez, Gladys 8-810-2220

Sánchez, Zeledith 2-709-2493

Villarreal, Elizabeth 8-717-2274

Villarreal, Leydi 8-767-2166

Zeballos, Romelia 8-375-781

Tabla de Contenido

INTRODUCCIÓN iv

1. Justificación 52. Objetivos Generales 63. Objetivos Específicos 74. Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G) 75. Áreas y Elementos de la Norma 86. Identificación de un Fondo, Sección de documento que conforman un Archivo

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6.1. Las Fichas de Control de Series Documentales 116.2. Las Fichas de Control de Subseries Documentales 127. Elaboración de un Cuadro de Clasificación 137.1. Cuadro de Secciones y Series Documentales 147.2. Sección de Documento Archivístico 148. Instrumento de Descripción de Guías 159. Importancia de la Fotografía 189.1. Funciones que realiza un Archivo Fotográfico 189.2. Sistema de Ordenación 199.3. Ficha de Descripción Fotográfica 2010. El Microfilm 2110.1. Principales Ventajas del Microfilm 2110.2. Desventajas 2210.3. Ficha de Descripción de Microfilm 2311. Archivo de Mapas 2511.1 Mapas 2511.2. Importancia 2611.3. Escalas en Mapas 2711.4. Tipos de Mapas 2711.5. Ficha de Descripción de Mapas 2811.6. Ficha de Descripción de Planos 3012. Disco óptico 3413. Inventario 3513.1. Modelo de Inventario 3614. Ficha de Descripción del Disco óptico 37 Conclusión 38 Bibliografía 39 Anexos 40

INTRODUCCIÓN

El trabajo de Descripción Archivística que se presenta utilizando la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G); tiene como objetivo identificar diferentes soportes documentales, explicar el contenido y el contexto de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles a los investigadores y público en general. 

En el trabajo se aplican las 7 áreas y los 26 elementos generales de la Norma Descripción ISAAD (G) que pueden combinarse entre sí para constituir la descripción de una entidad archivística tomando en cuenta los niveles de una organización como un fondo, una serie, y un expediente, que también pueden subdividirse en subfondos y subseries.

Las reglas de la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G) pretenden ser aplicables del modo más amplio posible a las descripciones de archivos sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de la unidad de descripción.

Para realizar cualquier nivel de descripción del acervo, es indispensable tener organizados los documentos (clasificados y ordenados) en fondo, sección y serie.

Es importante describir diferentes soportes documentales como: la fotografía ya que no solo es un arte sino un instrumento de documentación reflejo de las actuaciones humanas; un microfilm es una película sensible al ser de un tamaño tan reducido, resultan muy manejable y soluciona el problema al almacenamiento en archivos, centros de documentos y bibliotecas de gran volumen de archivos.

Por otro lado, el propósito de conocer y divulgar el manejo de mapas y planos en diferentes instituciones públicas como privadas, estos constituyen hoy día una fuente importante de información y por lo tanto deben ser conservados como documento en un área de archivo con todos los procedimientos de conservación para evitar que se deterioren a corto plazo.

Los dispositivos tecnológicos (ópticos) de almacenamiento hoy día requieren de una descripción para poder hacer la operación de lectura o escritura de los medios o soportes donde se almacena o guarda de manera lógica y físicamente los archivos de un sistema informático.

1. JUSTIFICACIÓN

El trabajo se presenta como un requisito del curso “Descripción Archivística II” donde se aplica la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G). Como un instrumento para facilitar y recuperar la información en un archivo. El proceso de descripción es un conjunto de principios y técnicas que se han desarrollado en los últimos años para ser aplicadas en diferentes fondos documentales de origen público, privado y particular.

La Norma Internacional de Descripción Archivística ISAAD (G) contiene 7 áreas 26 elementos que se aplican en este trabajo, hoy día los archivos requieren el uso y aplicación de instrumentos para facilitar el acceso a la información.

La descripción de archivos es muy amplia y se vale de un gran número de instrumentos que tienen como único fin el orientar al usuario para que pueda aprovechar el material archivístico en sus diferentes soportes, así tenemos por ejemplo:

La fotografía se ha convertido en una realidad de los hechos y acontecimientos en la vida de los personajes o los pueblos, la técnica de plasmar imágenes en un papel, resultan ser una actividad bastante provechosa para varios ámbitos, como la ciencia, el arte, el periodismo.

Un mapa es una representación grafica y métrica al igual que los planos que como representación grafica pueden ser conservados en un archivo, son documentos que deben ser entendidos según los propósitos que intervinieron en su preparación. Todo mapa tiene un orden jerárquico de valores los primarios deben ser destacados por encima de los secundarios.

Un disco óptico es un disco circular en el cual la información se codifica, se guarda almacenando todo su contenido deseado en un departamento de archivo, también es utilizado para mantener la información organizada.

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2. OBJETIVOS GENERALES

El trabajo tiene como objetivos generales:

1. Presentar las normas de descripción archivística aplicada a diferentes soportes documentales tales como: un fondo, sección, series, fotografía, Microfilm, mapas, planos y medios ópticos que hoy día forman un archivo.

2. Desarrollar en el estudiante las capacidades de conocimientos y análisis que le permitan asumir las responsabilidades propias al momento de aplicar la Norma Internacional General de Descripción Archivística

ISAAD (G) para la descripción, ordenación y recuperación de los documentos conservados en los archivos, así como facilitar la información de los documentos en un archivo central.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Entre los objetivos específicos tenemos.

1. Presentar la importancia de la aplicación de la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G).

2. Describir las áreas y elementos que forman la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G).

3. Elaborar un cuadro de clasificación documental de un fondo y sección de un archivo.

4. Establecer formatos para almacenar los planos y mapas según los Documentos.

5. Establecer la clasificación de los mapas bajo una misma técnica dentro de los archivos.

6. Usar la Norma Internacional General de Descripción Archivística para La recuperación y el intercambio de información, estableciendo los

niveles de descripción de un fondo, sección, series, fotografía, Microfilm, mapas, planos y medios ópticos.

74. NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

ISAAD (G)

La Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAD (G) es una guía general que sirve para orientar descripciones archivísticas.

Su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo para hacerlos accesibles. Se vale de la descripción multinivel para presentar la información de las diversas agrupaciones documentales de una entidad en un solo instrumento.

Mediante el uso de los elementos esenciales y pertinentes se puede elaborar guías, inventarios y catálogos en forma independiente, pero al final deban ser presentados de manera jerárquica y relacionada. Los formatos son libres y adaptados para cada archivo.

Su aplicación es más efectiva en archivos definitivos, permanentes. La Norma ISAAD (G) se vale de otra norma complementaria para recuperar fácilmente los puntos de acceso relacionados con los nombres de los productores y con la historia institucional o con la referencia biográfica según sea el caso. Es la norma ISAAR Norma Internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias. Es una herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brinda especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o soporte físico de los documentos de archivo.

Este conjunto de reglas generales es parte de un proceso que busca facilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. Su intención es servir a la elaboración de una primera aproximación a los fondos, en una visión sintética de conjunto.

La norma de Descripción tiene una aplicación preferente sobre conjuntos documentales cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivos administrativos es cuestionable, aunque no puede descartarse. Debemos pensar que es una norma que pretende ser un punto de partida.

La Norma de Descripción Archivística tiene como finalidad:

Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de Archivos. Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales Necesarios del soporte que se describe.

8 Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que se mantengan a través del tiempo.

Reglas de descripción multinivel

Descripción de lo general e lo particular [se empieza describiendo e! fondo como un todo y se va descendiendo hasta terminar con la unidad documental.

Información pertinente para el nivel de descripción si, por ejemplo se describe una sección no es necesario presentar detalles de las piezas documentales.

Vinculación de las descripciones el nivel descrito debe indicar-su relación jerárquica y sus vínculos con las otras agrupaciones documentales.

No repetir la información.

5. ÁREAS Y ELEMENTOS DE LA NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. ISAAD (G)

1. Área de Identificación

1.1 Código(s) de referencia1.2 Titulo1.3 Fecha1.4 Nivel de descripción1.5 Volumen y soporte (cantidad o tamaño)

2. Área de Contexto

2.1 Nombre del o de los Productor(es)2.2 Historia institucional/Reseña biográfica2.3 Historia archivística2.4 Forma de ingreso

3. Área de Contenido y Estructura

3.1 Alcance y contenido

93.2 Valoración, Selección y Eliminación3.3 Nuevos Ingresos3.4 Organización

4. Área de Condiciones de Acceso y Uso

4.1 Condiciones de Acceso4.2 Condiciones de reproducción4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación4.4 Características físicas y requisitos técnicos4.5 Instrumentos de descripción

5. Área de Documentación Asociada

5.1 Existencia y localización de los originales5.2 Existencia y localización de copias5.3 Unidades de descripción relacionada5.4 Nota de Publicaciones

6. Área de Notas

6.1 Notas

7. Área de Control de la Descripción

7.1 Nota del archivero7.2 Reglas o Normas7.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es)

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6. IDENTIFICACIÒN DE UN FONDO, UNA SECCIÓN DE DOCUMENTO QUE CONFORMA UN ARCHIVO:

Un fondo documental es un conjunto de documentos generados por una institución o persona física familia o entidad en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas.

  Una sección de documentos es un conjunto de documentos agrupados intelectualmente dentro de un fondo o de un Subfondo en razón de las subdivisiones orgánicas o funcionales de los organismos que originaron aquellos documentos.

Una Subsección es conjunto de documentos agrupados dentro de una sección, en razón de subdivisiones orgánicas o funcionales del organismo productor. Lo más importante es que es una agrupación dentro de la sección y

el especialista en archivo es libre de introducir el número de secciones que él considere necesarias para el archivo.

6.1 LAS FICHAS DE CONTROL DE SERIES DOCUMENTALE Las fichas de control de series documentales son el instrumento que nos permite, eliminar la documentación que ya no nos es útil de un modo seguro, por esto, es importante llenar el formato por cada una de las series documentales que generan las instituciones y otras organizaciones. 12Estos formatos permiten gestionar su ciclo de vida hasta eliminarlos o preservarlos de modo permanente, según se amerite.

Serie Documental

La serie es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.

La elaboración de las fichas de series documental nos exige determinar si podemos compartir la información que generamos o debemos restringir su consulta a personal autorizado por los riesgos que pudiera conllevar su uso.

Finalmente, también nos induce a analizar el contenido de la documentación que producimos para determinar si la conservamos

permanentemente por su importancia histórica, o bien, si la eliminamos una vez que se han satisfecho las necesidades de las personas o las áreas que tienen que ver con ella.

Ahora, todos los dueños de proceso tienen un compromiso de elaborar sus fichas de control de series, incluirlas en su modelo de operación y entregarlas para su análisis con vistas a preparar la siguiente etapa de la capacitación. Como podemos ver, este simple formato puede ayudarnos a resolver problemas tan acuciantes como:

Distinguir cuáles son los documentos importantes de los que sólo son apoyo

Si deben o no prestarse Si se destruyen y cuándo Si debemos conservarlos y cómo.

6.2 LAS FICHAS DE CONTROL DE SUB SERIES DOCUMENTALES

N’ Nombre de la Serie sub- Series

Valor Primario Valor Secundario

13Sub. Serie Documental

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la series por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

7.ELABORACION DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE UN FONDO

El cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos.

Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y

subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos.

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7.1. CUADRO DE SECCIONES Y SERIE DOCUMENTAL

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgánicas o dependencias.

SECCIONES y SERIES (con su código)SECCIONES series series series

100 PRESIDENCIA 101 Acción cívica 102 Actas de nombramientos

103 Alcaldías mayores

200 TESORERÍA 201 Contaduría mayor de glosa

202 Cortes de caja 203 Informes sobre el crédito activo y pasivo del fondo municipal

300 JUSTICIA 301 Amparos 302 Averiguaciones 303 Citatorios

7.2 SECCIÓN DE DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO

Conjuntos de documentos procedentes de una unidad orgànica o división administrativa importante, que tiene una estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales.

Es el resultado de relacionar las clases (series y secciones) entre sí y su ubicación dentro del contexto general.

El Cuadro de Clasificación, se elabora por cada unidad orgánica (sección). Sirve para:

Determinar las funciones y actividades de la unidad orgánica. Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica. Determinar las series priorizando el asunto que trata. Codificar la sección y la serie en forma correlativa.

Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de Archivo.

Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales necesarios.

Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que se mantengan a través del tiempo. 15

8. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÒN GUÍAS

La guía general es el instrumento de consulta que da información de los fondos y colecciones que guarda un archivo general, o bien de las secciones de un archivo específico (ya sea éste público o privado) y de los fondos o colecciones que hayan adquirido o recibido como donación.

Una guía es importante para el archivo porque orienta de manera global y destaca lo más elemental de un archivo, también posee un contenido general ya que ofrece al investigador una visión panorámica sobre un archivo determinado o sobre un conjunto de ellos, pero siempre desde un plano general sin descender a pormenores. Hay dos tipos de guías las generales y las específicas, las primeras proporcionan información de carácter general sobre el fondo o fondos de uno o más archivos, las segundas acerca de una sección o serie específica de un fondo.

1. signatura/código de referencia (del archivo)2. título-nombre (del archivo, los fondos, colecciones, secciones y series, Según sea el caso)3. Fechas extremas (de la documentación)4. Nivel de descripción (guía general, guía específica, inventario, catálogo)5. Volumen y soporte (en cajas o metros lineales. Diapositivas, microfilmes, videos, expedientes de papel, películas u otros).

6. Nombre del productor (de quien generó la documentación

La Norma Internacional General de Descripción ISAAD (G) señala seis elementos obligatorios para cualquier tipo de descripción que se realice en un archivo. La norma ha dejado a criterio de la normatividad archivística de cada país, los formatos en los cuales se elaborarán los instrumentos de descripción, basta con que se consignen los seis elementos obligatorios Proporcionan al usuario la más amplia información (y de primera mano)

La existencia, historia y emplazamiento del archivo

Un contenido global y panorámico de sus fondos y secciones

Las GUÍAS servicios que presta (horarios de apertura, servicios de reprografía, personal encargado, bibliografía del archivo, cuadro de clasificación de los fondos y secciones; su organización, estructura y breve explicación de su contenido, etc.) 16

Tienen formato de dípticos, libros, páginas webs, CDS, etc. Existen dos tipos de guías: generales y especiales:

Generales: ofrecen datos de todos los archivos de un país o demarcación territorial. También son guías generales las que, en función de su contenido, recogen la estructura de un archivo describiendo sus secciones de manera global.

Documentación fotográfica: Se anotarán el soporte, el procedimiento empleado y las medidas.

Ejemplo: Lista indicativa de procedimientos*:

1839-1855:

Daguerrotipo

Dibujo fotogénico

Calotipo

Papel salado

Especiales: son aquellas que se centran en describir el contenido de una o varias secciones de las que integran el archivo de manera detallada. Documentación fotográfica: Se anotarán el soporte, el procedimiento empleado y las medidas

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9. IMPORTANCIA DEL ARCHIVO FOTOGRÁFICO

El archivo fotográfico es el conjunto ordenado de materiales a fines de la fotografía, copia positiva negativos, transparencia y otros producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas en función de sus actividades y dispuestos a tal forma que faciliten su almacenamiento, preservación y consulta.

También es la recopilación metódica y técnica de impresiones vitales ocurridas en la vida real de los personajes o de los pueblos, son historia, arte y ciencia agrupadas en una estructura dinámica puesta al servicio del hombre.

9.1 Funciones que se realizan en un Archivo fotográfico.

Un archivo fotográfico tiene importantes funciones. En este archivo Se recibe, se hace inventario, se analiza, se describe, se clasifica y se cataloga las fotografías. Entre las funciones se destacan algunas:

a). procesar el material de acuerdo con un sistema establecido y según las necesidades y condiciones particulares del archivo.

b). organizar la documentación conforme al método dispuesto y en atención a las normas definidas en un manual.

c). Realizar frecuentemente para efecto de actualización para detectar y corregir posibles errores.

d). conservar o preservar los materiales.

e) proporcionar información grafica al usuario autorizado, historiadores, investigadores y científicos recuperando la información solicitada con alto grado de eficiencia y eficacia.

Hay dos tipos de archivo fotográfico: el general y el especializado.

Archivo General: contiene toda clase de imágenes, lugares, acontecimientos, objetos, animales y personajes posee un valor artístico e histórico.

Archivo Especializado: se diferencia del general por su contenido temático es acorde con los intereses de las personas y de la entidad por ejemplo; colecciones basadas en temas de arte, danza, pintura y escultura otras inclinadas a la recolección de retratos de personajes, presidentes, de la farándula, boxeo, deporte a nivel nacional como mundial. Hay algunos archivos independientes especializados pueden ser flores, paisajes, desnudos y otros.

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Fotografías que hay en archivos, bibliotecas y otras entidades.

9.2 Sistema de ordenación

En el archivo fotográfico se puede aplicar un sistema de ordenamiento de las fotografías de acuerdo a las necesidades

Alfabético: se basa en el principio de ordenación de la A a la Z método práctico y funcional para la recuperación y control de nombre de personas, lugares o asuntos concretos es similar a un diccionario enciclopédico, tanto los negativos transparencia y fotografía se clasifican y ordenan alfabéticamente.

Numérico: en el caso de la fotografía que solo lleva una cara o un rostro se emplea la numeración consecutiva y se identifica de esta forma 01 en adelante, además se inclinan otros datos como color o blanco y negro en algunos casos nombre del fotógrafo igualmente la fecha u otro detalle.

Fondos que superan las 350.000 fotografías.

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9.3 DESCRIPCIÓN FOTOGRÁFICA

La descripción de una fotografía es significativa porque nos ayuda a sustentar una investigación que estará determinada por su valor probatorio para comprobar o evidenciar un hecho, también tiene valor judicial, legal y administra.

Modelo de Ficha de Descripción Fotográfica.Elementos de la Descripción

1. Área de Identificación1.1 Código de referencia. Graduación de Registros Médicos.1.2 Titulo. Sección de Fotografía. 1.3 Fecha. 6 de noviembre de 2003.1.4 Volumen. 10 fotografías, en tamaño 15cm x 10cm, a colores.

2. Área de Contexto2.1 Nombre del Productor. Escuela de Salud Pública.2.2 Historia fotográfica. Las fotografías fueron tomadas en el Paraninfo Universitario.2.3 Historia archivística. La sección de fotografía fue creada en el año 2003 y se conservan para recordar los eventos.

3. Área de Contenido y Estructura3.1 Valoración. Estas fotografías son de valor permanente.3.2 Organización. Todas están en orden cronológico por año.

4. Área de Condiciones de Acceso y Uso4.1 Condiciones de Acceso. Las fotografías están disponibles en soporte digital.

5. Área de Control de la Descripción5.1 Nota del archivero. Elizabeth Villarreal, Leydi Villarreal, Nisla Alvarado, Zeledith Sánchez.5.2 Reglas o Normas. Normas ISAAD (G)5.3 Fecha de la Descripción. Del 22 de febrero del 2003 al 12 de diciembre de 2003.

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10. EL MICROFILM

Es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su producción está sometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como en los materiales utilizados y un estricto control de productos resultantes.

Es una técnica de archivamiento de documentos basado en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones en forma original, sin perder calidad o información.

Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original,

representada a un grado de reducción determinado y conocido, sobre un

soporte fotográfico normalizado y cuya posición dentro de una serie

documental puede ser establecida.

10.1 PRINCIPALES VENTAJAS DEL MICROFILM

La película de microfilm es muy durable: Dada su estabilidad química, pudiendo conservar las imágenes entre 100 y 400 años, dependiendo de las condiciones de archivamiento. Las condiciones ideales de conservación son de 18 - 22 grados centígrados y 30 - 40 % de humedad relativa.

Ahorro sustancial de espacio y peso: Mas del 95% de más espacio y al reducir el espacio se reduce el peso y evita el daño de las escrituras del edifico y especialmente las de más antigüedad.

Ahorro de elementos de archivo: armarios, estanterías, carpetas, Permite el rápido Acceso, localización y consulta ágil. Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es más sencillo y económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores.

Seguridad en la conservación de la información de los documentos, ya que esto, en el microfilm es inadulterable.

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Fácil manejo, distribución y durabilidad el Microfilm es más fácil y económico de distribuir y de reproducir, pues una copia del microfilm cuesta muy poco, y al ser esta de poco tamaño, tiene poco flete o gastos de envío. En operación Resulta económico tanto en cuanto a la mano de obra como el material.

Los registros archivados en microfilme se hallan en un orden secuencial, a prueba de alteración o pérdida. Haciendo caso omiso del tamaño original del documento, las imágenes se reducen para ajustarlas a las dimensiones del microfilme y proporcionar así un manipulado más conveniente. 10.2 DESVENTAJAS DEL MICROFILM:

Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en soporte papeles. Lentitud en la búsqueda: Aún partiendo de documentación organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta.

Rollo de Microfilm. Máquina para leer Microfilm.

10.3 DESCRIPCIÓN DE MICROFILM

La descripción del el microfilm es muy importante porque se aplica a los archivos de todo tipo, especialmente a los voluminosos archivos históricos, comerciales, y de arte, cubriendo áreas como; Colecciones, diarios, revistas, folletos, libros, registro civil, libro de nacimiento, matrimonio, facturas, legajos, libros contables, catálogos, planos de construcción, dibujos, fotografías, censos y estadísticas entre otros tipos de documentos.

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Modelo de Ficha de Descripción de MicrofilmElementos de la Descripción

1. Área de Identificación

1.1 Código de referencia. Microfilm 02.1.2 Titulo. Arch. Microfilm 1.3 Fecha. 2000 -2003.1.4 Volumen. 67 rollos o cintas, en tamaño 6cm x 10 mm.

2. Área de Contexto

2.1 Nombre del Productor. Departamento de Administración .2.2 Historia Microfichas. Las fueron tomadas en el Paraninfo Universitario.2.3 Historia archivística. La sección de fotografía fue creada en el año 2003 y se conservan para recordar los eventos .

3. Área de Contenido y Estructura

3.1 Valoración. Estas fotografías son de valor permanente.3.2 Organización. Todas están en orden cronológico por año.

4. Área de Condiciones de Acceso y Uso

4.1 Condiciones de Acceso. Las fotografías están disponibles en soporte digital.

5. Área de Control de la Descripción

5.1 Nota del archivero. Elizabeth Villarreal, Leydi Villarreal, Nisla Alvarado, Zeledith Sánchez.5.2. Reglas o Normas. Normas ISAAD (G)

5.3 Fecha de la Descripción. Del 22 de febrero del 2003 al 12 de diciembre de

2003.

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11. ARCHIVO DE MAPAS.

La colección de mapas en un archivo se crea para determinar la titularidad de tierras, y en ellos se muestran los límites de las parcelas, las construcciones existentes y las características del paisaje de dicha área. Un aspecto interesante aparece  en las formas de representación  y especialmente como se explica la relación entre las propiedades y las características del lugar. Esta extensa colección de mapas, perteneciente al archivo del estado de permite tener una visión conjunta sobre la forma de habitar la topografía. Son archivos muy importantes ya que si no se instalan correctamente el mapa pierde su contexto y se deteriora a corto plazo.

De los mapas, planos de lectura o detalles más profundos, se pueden obtener elementos informativos detallados. La cantidad de información debe estar relacionada en forma proporcional a la escala y diferentes tipos de mapas según su finalidad o función, cuanto mayor sea el espacio dedicado al archivo de los mapas y planos en esta área, mayor será también el número de elementos informativos que se puedan aportar acerca de ellos.

11.1 Mapas

Los mapas son documentos en los que se han representado mediante signos, símbolos gráficos y colores, toda una serie de datos que previamente se han recabado, analizado, depurado y sintetizado. Así como decimos que un mapa es una representación gráfica de la superficie de la tierra, o parte de la misma, dibujada a escala o plano. El mapa es uno de los elementos en el lenguaje del geógrafo.

Según lo que se pretende informar con el mapa, pueden agruparse en dos clases: Por su extensión, Por su finalidad.

Por su extensiónMapamundi Cuando está representada toda la superficie terrestreContinental Cuando el mapa representa uno de los continentes

Nacional Cuando lo que se representa es una nación

Autonómico Cuando lo que se representa es una Comunidad Autónoma

Provincial Cuando se representa una provincia

Comarcal Cuando se refiere a una comarca

Local Cuando lo es de una localidad o su término municipal

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Por su finalidad:

Mapas topográficos

Mapas físicosEn los que se representan aspectos físicos del suelo, como los montes, ríos y demás accidentes geográficos

Mapas temáticos

Mapas políticos

Cuando se representan las divisiones administrativas realizadas por el hombre, tales como fronteras, límites provinciales y demás divisiones administrativas

Mapas económicos

Los que representan los diversos aspectos económicos, áreas y zonas de producción de productos, minería, factorías, industrias, etc.

Mapas geológicos Cuando se refieren a la geología del suelo

Mapas de población

Cuando se trata de la distribución de la población, razas, densidades de la población, agrupaciones urbanas o rurales, etc.

Mapas climáticosLos que nos representan gráficamente la climatología u otros accidentes meteorológicos

Mapas de catástrofes

Aquellos que se ocupan de representar gráficamente las zonas de sequías, incendios, inundaciones, accidentes de tráfico, etc.

Otros mapas Confeccionados en función de lo que se pretende informar

11.2 IMPORTANCIA:

En relación al archivar los Mapas y Planos podemos mencionar que los mismos se pueden mantener dentro de un archivo clasificándolos a través de las diferentes representaciones gráficas y métricas, por el orden jerárquico de valores, las diferentes escalas y su finalidad y función. 27

Para el profesional de archivo estos dos puntos son de suma importancia, ya que al establecer un área de archivo (estructura), debemos conocer por medio

del mapa y el plano si las condiciones para crear el mismo son de acorde con sus suelos.

11.3 ESCALAS EN MAPAS:

Existen tres tipos de escalas

1. Escala Natural. Es cuando el tamaño físico de la pieza representada en el plano coincide con la realidad y procurar que las mayorías de las piezas que se mecanizan, estén bien dibujadas.

2. Escala de reducción. Se utiliza cuando el tamaño físico del plano es menor que la realidad y se utiliza para representar planos de viviendas.

3. Escala de Ampliación. Cuando hay que hacer el plano de piezas muy pequeñas o detalles de un plano.

11.4 TIPOS DE MAPAS CON ALGUNAS ESPECIFICACIONES:

1. Mapas topográficos. Representa una parte muy limitada de la superficie terrestre, con gran exactitud determina las características del terreno y de las obras del hombre.

2. Mapas Corográficos. Se usan para representar partes amplias de una región, estado o nación.

3. Mapas Geográficos. Representan una región entera, una nación o un continente, es decir, una parte grande de la superficie terrestre.

4. Mapas Hipsométricos. Determinan las alturas del relieve terrestre con relación al nivel del mar.

5. Mapas Catastrales. Los que se refieren al censo de tierras agrícolas, construcciones.

6. Planisferios. Representan, en forma plana, la superficie entera de la tierra.

7. Mapamundi. Representa la tierra dividida en hemisferios.

28 En la actualidad existen 120 mapas con diferentes terminologías, ya cada mapa es utilizado en las diversas áreas de nuestro Territorio

Nacional según la finalidad o función a desarrollar.

Planos: En relación a los planos estos representan una parte muy pequeña de la superficie terrestre, con límites de las propiedades, las representaciones de los edificios, áreas rurales, viviendas, canales de regadío, entre otros.

La descripción de un Mapa es significativa porque nos ayuda a sustentar los limites que mantiene nuestro territorio nacional en las áreas fronterizas de nuestro país y a su vez determinan un valor probatorio para comprobar o evidenciar un hecho, también tiene valor judicial, legal y administrativo.

Modelo de Ficha de Descripción de MapasElementos de la Descripción

1. Área de Identificación

1.1 Código de Referencia: Mapa-0000-01-Territorio Nacional de Panamá.

1.2 Titulo: Mapa de la Provincia de Panamá

1.3 Fecha(s): desde 1903 al 2010

1.4 Nivel de descripción: Área Geográfica de la Provincia de Panamá

1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones): Entre los Mapas que conocimos encontramos 120 de diferentes Tipos

2. Área de Contexto

2.1 Nombre del Productor: El Instituto Geográfico Nacional Tommy Guardia .

2.2 Historia institucional/Reseña biográfica: Los Mapas son conservados en el Instituto Tommy Guardia, estos mapas que realiza esta institución son mapas de descripciones territoriales a nivel nacional por provincias entre otros.

292.3 Historia archivística: Los mapas al igual que los documentos fueron creados con el propósito de mantener claro nuestro Territorio Nacional, por lo tanto deben ser conservados a través de las normas de descripción.

2.4 Forma de ingreso: de su propia producción.

3. Área de Contenido y Estructura

3.1 Alcance y contenido: La República de Panamá cuenta con una total de 75.990 Km2 y 2.210 Km2 de superficie de aguas territoriales, totalizada en 78.200 km2.

3.2 Valoración, Selección y Eliminación: Histórica y Permanente

3.3 Organización: Cronológicamente

4. Área de Condiciones de Acceso y Uso

4.1 Condiciones de Acceso: Las consultas son a través de autorizaciones

4.2 Condiciones de reproducción: La documentación puede ser reproducida

4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación: Español

4.4 Características físicas y requisitos técnicos: La documentación debe ser conservada en buen estado y evitar su deterioro a largo y corto plazo.

4.5 Instrumentos de descripción: Índice o Guía

5. Área de Control de la Descripción

5.1 Nota del archivero: Yadira Otero, Alcira Sáenz, Milagros Montero, Sheyla Muñoz, Melissa Cordero.

5.2 Reglas o Normas: ISAAD (G)

5.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es): 13 de diciembre de 2010

30La descripción de un plano es significativa porque nos ayuda a sustentar las áreas edificadas y los limites que mantiene cada terrero en el territorio nacional

de nuestro país y a su vez determinan un valor probatorio para comprobar o evidenciar un hecho, también tiene valor judicial, legal y administrativo.

Modelo de Ficha de Descripción de PlanosElementos de la Descripción

1. Área de Identificación

1.1 Código de Referencia. Planos-0000-01-estructura territorial a nivel Nacional de Panamá

1.2 Titulo: Edificaciones Estructurales en la Provincia de Panamá

1.3 Fecha(s): desde 1903 al 2010

1.4 Nivel de descripción: Área Geográfica de la Provincia de Panamá

1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones): Entre los planos que conocemos encontramos los de Vivienda, Edificaciones, Territoriales, Carreteras, Arquitectónicos, Estructurales, de Instalaciones, de Acabados, Fachadas, Detalles, Herrería, etc.

2. Área de Contexto

2.1 Nombre del o de los Productor(es): Arquitectos, Dibujantes y Diseñadores

2.2 Historia institucional/Reseña biográfica: La utilización del plano o dibujo técnico es importante en todas las ramas de la ingeniería, en la industria, en arquitectura y la geología y también para la edificación y estructura de un área de archivo.

2.3 Historia archivística: Los planos al igual que los documentos fueron creados con el propósito de mantener claro nuestro Territorio Nacional Estructural, a través de los distintos tipos de planos que existen por lo tanto deben ser conservados con las normas de descripción.

313. Área de Contenido y Estructura

3.1 Valoración, Selección y Eliminación: Histórica y Permanente

3.4 Organización: Cronológicamente

4. Área de Condiciones de Acceso y Uso

4.1 Condiciones de Acceso: Las consultas son a través de autorizaciones

4.2 Condiciones de reproducción: La documentación puede ser reproducida

4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación: Español

4.4 Características físicas y requisitos técnicos: La documentación debe ser

conservada en buen estado y evitar su deterioro a largo.

4.5 Instrumentos de descripción: Índice o Guía

5. Área de Control de la Descripción

5.1 Nota del archivero: Yadira Otero, Alcira Sáenz, Milagros Montero, Sheyla Muñoz, Melissa Cordero.

5.2 Reglas o Normas: ISAAD (G)

5.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es): 13 de diciembre de 2010

Archivador para mapas

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Los Archivadores en forma horizontal son utilizados para mantener la conservación a largo plazo de los mapas.

Archivadores de Mapas tipos percha

Soporta 100 hojas, un peso de 9 kgs , y una anchura de 25 mm . Tamaño de la percha total 957 mm .

Soporta hojas de tamaño A0 y A1

Archivadores de Planos

150 cm ancho x 100cm fondo x 5 cm alto. 130 cm ancho x 91 Fondo x 5 cm alto

102,5 cm ancho x 72,5 Fondo x 5 cm alto

75 cm ancho x 55 Fondo x 5 cm alto

64,5 cm ancho x 47 Fondo x 5 cm alto

Estos archivadores nos muestran los tamaños de planos que se pueden mantener en estos muebles conservados

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12. Disco óptico

Un disco óptico es un formato de almacenamiento de información digital, que consiste en un disco circular en el cual la información se codifica, se guarda y almacena, haciendo unos surcos microscópicos con un láser sobre una de las caras planas que lo componen

En el campo de los archivos, un disco óptico es un disco circular en el cual la información se codifica, se guarda, almacenando toda la in formación deseada, estos dispositivos realizan las operaciones de lectura o escrituras de los medios o soportes donde se almacenan o guardan, lógica y físicamente, los archivos de un sistema informático.

La utilización de los discos ópticos de los archivos se basa en el almacenamiento de la información deseada , donde se almacena para un fin determinado a largo o corto plazo, para llevar a cabo esta operación los datos o los documentos deben estar ordenados y muy bien organizado para tener un orden total de la información.

En las oficinas de archivo lo primordial es ante todo tener una buena organización de lo que se va a almacenar en los discos ópticos, señalarlos y describirlos par mayor rapidez al momento de buscar alguna información, el disco óptico en los archivos es una gran herramienta ya que es algo práctico y sencillo y muy fácil de utilizar para guardar una información deseada.

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13. EL INVENTARIO

Es el documento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales.Describe un fondo, sección o colección a través de las series documentales que lo componen y además de contener los datos de la guía especifica, se deberá consignar los nombre de las series, las fechas extremas (anotando también años predominantes o lagunas cronológicas) resumen del contenido de cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número de caja, estante, planero, expedientes, folios)

El inventario describe las unidades que componen las series documentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura.

Este instrumento condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondo documental, la clasificación y la descripción, aunados con una doble finalidad: conocer qué es lo que se tiene y cómo está organizado, de una parte, e informar con precisión acerca de su contenido y localización, de la otra, de modo que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida.

36

13.1 Modelo de Inventario.

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La descripción de medios ópticos es importante en un archivo por ser un medio que ha dejado de ser opcional y a pasado a formar parte integrante de un archivo donde se puede grabar gran cantidad de información.

14. FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL DISCO ÓPTICOELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN

1. Área de Identificación

1.1.  Código(s) de referencia  Constructora Campestre1.2.  Titulo  Cheques, Departamento de Contabilidad 1.3. Fecha(s)  2004-20091.4. Nivel de descripción  C-D, Disco Óptico1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o    Dimensiones  2 C-D, 8000 mb2

2. Área de Contexto 

2.1. Nombre del o de los Productor(es)  Departamento de Contabilidad2.2. Historia institucional/Reseña biográfica   La Empresa fue creada en 2004 y               cuenta con 3 departamentos2.3. Forma de ingreso  Información producto de los pagos de los clientes y              Colaboradores

3. Área de Contenido y Estructura

3.1. Valoración Selección y Eliminación  Permanente3.2. Organización  Cronológicamente

 4. Áreas de Condiciones de Acceso y Uso

4.1. Condiciones de Acceso  son accesibles4.2. Condiciones de reproducción  Si, copias4.3. Lengua/escritura de disco óptico  Visual

   5. Área de Notas5.1. Nota del Archivero  Ismael Rivera, Desireé Mendoza, Yohaneth Rivera,                Iris Pérez y José Espinosa5.2. Reglas o Normas  Normas ISAD (G)5.3. Fecha(s) de la(s) descripción(es)  13 de diciembre de 2010           

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CONCLUSIONES 1. Dentro del conjunto de tareas archivísticas, la descripción es, la parte culminante del Trabajo archivístico, ya que permite llevar a cabo la función difusora de la información. Gracias a la labor descriptiva se hacen accesibles los fondos de forma eficaz. Para ello existen unos instrumentos de trabajo y unas normas, como hemos observado en el presente trabajo.

2. La descripción de fondos es una consecuencia ineludible de la organización, tarea previa que está además fuertemente ligada a la descripción, por la misma naturaleza de los documentos de archivo.

3. Los documentos fotográficos tienen un valor jurídico probatorio, a menudo se trata la fotografía como prueba de que en realidad ocurrieron los acontecimientos.

4. A lo largo de los siglos los mapas han sido utilizados para orientarnos en el tiempo y espacio, estos han jugado papeles determinantes en el curso de la historia, hasta el punto que en ocasiones se ha cambiado el curso de la misma.

5. Los mapas y planos muestran numerosos detalles acerca de una región en específico, tales como ríos, montañas entre otros. Pero quizás lo más importante de los mapas y planos sea su facilidad de uso, es por ello que debemos mantener su conservación en el archivo histórico permanente.

6. Un disco óptico es un dispositivo de almacenamiento que se pude utilizar para guardar información deseada, con un fin determinado a largo o corto plazo donde los datos se pueden ordenar y organizar muy bien.

7. A pesar de existir muchos tipos de guías, a grandes rasgos éstas proporcionan información general acerca de los fondos y de los organismos

productores. Facilitan, además, información auxiliar y de utilidad para el interesado.

8. El inventario es el instrumento de descripción del archivo por antonomasia y el más utilizado por el archivero. El inventario, ajustándose a la ordenación del fondo, se ocupa de las series documentales que recoge el cuadro de clasificación, reproduciendo su estructura para facilitar su localización.

9. El cuadro de clasificación será un fiel reflejo de la estructura de la organización a la que sirve y constituye al mismo tiempo el primer instrumento de descripción del fondo.

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BIBLIOGRAFÍA

Norma Internacional General de Descripción Archivística Segunda Edición, Adoptada por el comité de Normas de Descripción.

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Glosario

Descripción archivista: Elaboración de una representación exacta de la

unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante

la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para

identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivos, así como

su texto y el sistema que los ha producido.

Documento: .información que ha quedado registrada de alguna forma con

independencia de soporte o características.

Documento de Archivo. Información contenida en cualquier soporte y tipo

documental, producida recibida y conservada por cualquier organización o

persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.

Expediente: unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor

para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística,

porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es por lo

generalmente la unidad básica de la serie.

Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o

soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una

persona físicas, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y

funciones como productor.

Instrumentos de descripción: Término genérico que sirve para dominar

cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un

servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de

los documentos.

Nivel de descripción: Situación de la unidad de descripción en la jerarquía del

fondo

Organización: Procedimiento físico intelectual, así como su resultado,

consistente en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los

principios archivísticos.

42

Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o

conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación,

del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que tienen una forma

particular o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su

producción, recepción o utilización, la serie se denomina serie documental.

Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos

relacionados entre si que se corresponde con las subdivisiones administrativa

de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con

agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia

Documentación: Cuando el productor posee una estructura jerarquía

compleja, cada Subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como

sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad

administrativa primaria subordinada.

Tipo Documental: Clase de documentos que se distingue por la semejanzas

de sus características físicas (por ejemplo, acuarela, dibujos) y/o intelectuales

(por ejemplo diarios, dietarios, libros de actas).

Unidad de descripción: Documentos o conjuntos de documentos, cualquiera

que sea su forma física, tratado como un todo y que como tal constituye la

base de una única descripción,