diagnostico administrativo - financiero y sus instrumentos

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA ESCUELA DE AUDITORIA PRACTICA INTEGRADA COMO EFECTUAR UN DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO FINANCIERO Y CUALES SON SUS INSTRUMENTOS FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS USAC-

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO Y SUS INSTRUMENTOS El Diagnstico Administrativo es un estudio sistemtico, integral y peridico que tiene como propsito fundamental conocer la organizacin administrativa y el funcionamiento del rea objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solucin que ayuden a la erradicacin de los mismos. Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis dentro de la empresa, as como las necesidades de adaptacin del presente al futuro. Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolucin de los mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas particulares y generales en cualquier momento. Su campo de aplicacin no tiene lmites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de cualquier rea, departamento, funcin o proceso, simplemente se encontrarn variantes de cmo aplicarlo dependiendo de las caractersticas particulares del problema que se desee atacar. Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente con l, adems es necesario realizar anlisis peridicos sobre las reas objeto de estudio para retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente.

1


El Diagnstico Administrativo no es ms que el anlisis de los siguientes aspectos: - De la estructura administrativa y orgnica, lneas de autoridad y tramos de control. - De las funciones de cada uno de los rganos administrativos, que comprende al conjunto de actividades relacionadas entre s que se necesitan llevar a cabo para lograr con los objetivos de la misma. - De los procesos generales y descripcin grfica de la secuencia de las funciones que se llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos. - De facultades delegadas dentro del personal, as como la relacin existente entre la ejecucin de las funciones especficas de los puestos y el proceso de toma de decisiones.

- De comunicacin y coordinacin entre dos o ms reas para determinar la relacin existente entre cada una de ellas. Para realizar adecuadamente el Diagnstico Administrativo, es necesario llevar un orden lgico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la informacin y cumplir con los objetivos deseados, difcilmente se podrn obtener si no existen parmetros de evaluacin que indiquen los aspectos que se deben evaluar. Las etapas que integran el Diagnstico Administrativos pueden resumirse en: -RECOPILACION DE INFORMACION - ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO - OBTENCION DE CONCLUSIONES2


- PROPUESTA Y PLAN DE ACCION RECOPILACION DE INFORMACION: La informacin que se recoge debe ser lo ms exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnsticos bastar la informacin objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los sntomas directos; la informacin deber ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependern las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de informacin es variada y diferente en relacin a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solucin final. En todo proceso de recoleccin de datos existe la informacin a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con informacin verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del rea afectada, para realizar en forma breve y rpida el anlisis de lo recolectado que facilite la finalizacin del diagnstico en el menor tiempo posible. Tambin es necesario analizar la informacin proveniente de fuentes externas, pues indicar las caractersticas, las posibilidades y la situacin particular del medio de cada elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el anlisis del problema. Esta informacin es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio. El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados internacionales que limita el volumen de productos y/o servicios, anula la demanda, surge la competencia imperfecta, dependencia econmica y tecnolgica, implican desequilibrio orgnico y funcional y alientan a la expansin, restriccin o desaparicin de las empresas.

3


Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones mediante la investigacin administrativa como funcin permanente, para que con sus productos y/o servicios se adece a lo que el medio ambiente requiere. La informacin interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se puede obtener de dos fuentes que son los registros de la empresa y experimental a travs de la informacin que proveen las personas que pertenecen a la unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y ejecutadas ordenadamente, esta informacin debe ser verificada por lo subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su anlisis de calidad y cobertura o amplitud, su actualizacin es necesaria para obtener datos fidedignos, debe verificarse y comprobar el costo de su obtencin tomando en cuenta la utilidad que prestar al estudio. En sntesis es vital tener a disposicin una lista de posibles funciones a examinar, un listado de problemas para iniciar un autodiagnstico preliminar, tomando en cuenta la informacin registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa, as como informacin externa al departamento o rea afectada para comprobar su existencia a fin de substituir la ya existente y de esta forma determinar el anlisis de la informacin y sus posibles conclusiones. ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO: Esta fase del Diagnstico Administrativo tiene como objetivo comparar la informacin registrada en la etapa de anlisis y los aspectos tcnicos establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos crticos que afectan al buen desempeo del rea evaluada. Dentro de sus principales objetivos estn: - Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.4


- Determinar con datos reales la evolucin de la empresa en un perodo ms o menos largo, en lo referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc. para analizar sistemticamente si ha existido crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como tambin en los operativos. - Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc. Se realiza a travs del anlisis de los siguientes aspectos organizacionales: ANALISIS DE LA ESTRUCTURA: Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misin, visin y objetivos de la misma y de la empresa en general. Los aspectos que se deben evaluar como mnimo son los siguientes: - Organigrama estructural - Niveles jerrquicos - Tipo y lneas de autoridad - Tramos de control - Recursos existentes - Dependencia y relacin con otras reas ANALISIS DE LAS FUNCIONES: Comprende el estudio de las funciones asignadas al rea objeto de estudio, as como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el5


desempeo

del

trabajo.

La base para este tipo de anlisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante verificar: - Funciones principales del rea objeto de estudio. - Relacin existente entre las funciones que se desempean en cada puesto de trabajo con los objetivos del rea y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se realizan en forma emprica. - Duplicidad u omisin de funciones dentro del rea en relacin a los objetivos de la misma. - Grado de complejidad y especializacin que se necesita para realizar cada una de las funciones. - Descripcin y perfiles de los puestos de trabajo ANALISIS DE LOS PROCESOS: Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del rea objeto de estudio, as como el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la organizacin en los cuales se ve involucrada. La base para este tipo de anlisis la representa la secuencia de cada una de las actividades que se desarrollan dentro del rea objeto de estudio. - Procesos principales - Sub-procesos

6


- Procesos contingentes - Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras reas. Es de mucha utilidad para realizar este anlisis basarse en el Manual de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del rea. ANALISIS DE RELACIONES: Comprende el estudio de la coordinacin, comunicacin y dependencia que existe entre los elementos integrantes de la organizacin en general y que se relacionan con el rea objeto de estudio. Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes: - Entre los niveles jerrquicos que integran la estructura organizacional del rea objeto de estudio. - Entre el personal en general del rea objeto de estudio con las otras reas. - Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el rea. - Entre los procesos generales de la organizacin en los cuales dependencia del rea en por lo menos una de sus actividades componentes. OBTENCION DE CONCLUSIONES: Todas las etapas del diagnstico administrativo estn ntimamente ligadas, cada una de ellas puede producir conclusiones, an antes de finalizar la recoleccin de los datos, y por simple observacin al inicio del estudio dando resultados comprobados posteriormente por medio de la informacin obtenida.

7


Para realizar un anlisis ms completo es importante revisar sobre la evolucin y desarrollo que han sufrido a travs del tiempo y comparacin de esos datos con otros similares, ya sean de otras reas o departamentos dentro de la empresa o bien con otras empresas similares y finalmente verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante un control efectivo de la situacin. Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que tambin se deben analizar tanto la organizacin del rea afectada como las tcnicas de direccin empleadas para su funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del rea y la etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que polticas y procedimientos emplea cul es su estructura formal y que reglamentos la establecen, cules son los canales de comunicacin y distribucin utilizados, en que manera se motiva o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos. Es necesario tambin el anlisis de la informacin, sus necesidades, su fuente, su calidad y cantidad, sus procedimientos de obtencin y registro, as como el uso adecuado del procesamiento electrnico de datos, si existe un sistema integrado de informacin o un simple sistema general; con todo esto se desarrollar el anlisis funcional que no es ms que la forma operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto de estudio. Por ltimo se debe elaborar un listado de las cosas que estn mal y producen fallas dentro de la organizacin, para obtener conclusiones parciales de los problemas y la forma de resolverlos en importancia relativa a la solucin final, seleccionar las posibles soluciones y establecer o estructurar un plan de accin.

8


Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se puede llegar a detectar a travs de la aplicacin del Diagnstico Administrativo son los siguientes: - Inexistencia de misin, vsin y objetivos definidos claramente. - Inexistencia de estratgias, metas y polticas administrativas que orienten sobre los objetivos de la organizacin, para no confundir autonoma con independencia. - Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del rea de estudio - Dualidad de mando y abuso de autoridad - Incapacidad o falta de inters gerencial de los mandos medios para dirigir a sus subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa. - Improvisacin en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas administrativos. - Falta de comunicacin y coordinacin entre el personal a todo nivel o entre las diferentes reas o departamentos que integran la empresa (lnea jerrquica). - Falta de informacin oportuna para la adecuada toma de decisiones. - Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa. - Obsolescencia de procedimientos, mtodo y tcnicas de trabajo. - Insuficiencia de calidad profesional y tcnica en los diferentes puestos de trabajo.

9


- Falta de programas de induccin y capacitacin para el personal que realiza las diferentes actividades. - Duplicidad de funciones - Cuellos de botella. - Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan. - Falta de controles para la adecuada utilizacin de los recursos disponibles. - Exceso de papelera y formularios en general. Inadecuada distribucin del trabajo, que no permite delimitar

responsabilidades. - Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad. - Excesivo tramo de control - Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal - Inadecuada utilizacin de habilidades y destrezas del personal. - Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrndolas y congestionndolas en la alta direccin an aquellas que son rutinarias. - Exceso de mandos medios o puestos innecesarios - Baja productividad como consecuencia de problemas tcnicos, humanos y organizacionales. - Crecimiento no programado, cuando no se prevee y toman medidas correctas a lo que el medio ambiente provoca y que implica que la organizacin10


estructural y funcional sea condicionada por factores externos e internos lo cual implica un debilitamiento e improductividad por parte de los responsables de realizar las actividades dentro de la empresa. - Especializacin del trabajo en una sola persona o rea (no substitutos) - Falta de lderes o lderes inadecuados. El listado de conclusiones se representa a travs del FODA ADMINISTRATIVO, el cual incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y Amenazas como factores externos, as como la interrelacin entre los cuatro factores. PROPUESTA Y PLAN DE ACCION: Es la sincronizacin del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en rden la investigacin, el anlisis de la informacin y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organizacin o reorganizacin que determina cuales fases son necesarias para una investigacin real, que reas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cules recursos son necesarios para el anlisis, obtener conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor resulatdo, evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operacin y la metodologa a adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio. La propuesta y plan de accin en trminos muy generales debe describir: - Cmo aprovechar las fortalezas de la organizacin, para hacer frente a las oportunidades detectadas. - Cmo minimizar las debilidades de la organizacin, para contrarrestar a las amenazas detectadas.11


DIAGNOSTICO FINANCIERO Y SUS INSTRUMENTOS Se trata de un proceso de reflexin con el fin de evaluar la situacin financiera actual y pasada de la empresa, as como los resultados de sus operaciones, con el objetivo bsico de determinar, del mejor modo posible, una estimacin sobre la situacin y los resultados futuros. El proceso de anlisis consiste en la aplicacin de un conjunto de tcnicas e instrumentos analticos a los estados financieros para deducir una serie de medidas y relaciones que son significativas y tiles para la toma de decisiones. En consecuencia, la funcin esencial del anlisis de los estados financieros, es convertir los datos en informacin til, razn por la que el anlisis de los estados financieros debe ser bsicamente decisional. De acuerdo con esta perspectiva, a lo largo del desarrollo de un anlisis financiero, los objetivos perseguidos deben traducirse en una serie de preguntas concretas que debern encontrar una respuesta adecuada. Por ejemplo: El posible inversor en una empresa probablemente se plantear las siguientes preguntas: Cul ha sido la evolucin de los resultados de la empresa? Cules son las perspectivas futuras de su evolucin? La tendencia de los beneficios supone crecimiento, estabilidad o Cul es la posicin financiera a corto plazo?. Qu factores Cul es la estructura de capital de la empresa?. Qu riesgos y Qu indica la comparacin de los puntos anteriores con las12

declive?. Existe alguna variabilidad o tendencia significativa? probablemente le afectarn en el prximo futuro? ventajas supone para el inversor?


dems empresas del sector? En el caso de un banquero que juzgue a la empresa para decidir la concesin de un prstamo a corto plazo, cuestiones: Cules son los motivos bsicos de la necesidad de fondos de la Son realmente necesidades a corto plazo, y si as es, puede aadir las siguientes

empresa?. -

desaparecern, por s mismas?. A partir de qu fuentes podr la empresa obtener los fondos Cmo ha manejado en el pasado la direccin sus necesidades a corto necesarios para el pago de los intereses y la devolucin del principal? y largo plazo? La direccin de la propia empresa aadir preguntas relativas al control sobre la marcha de la misma. Un paso muy importante, en cualquier proceso de toma de decisiones, es identificar las preguntas ms significativas, pertinentes y crticas que afectan a la decisin. Pues bien, en funcin de estas cuestiones podremos plantearnos la mejor manera de enfocar el anlisis de los estados financieros. AREAS PRINCIPALES DE INTERES EN EL ANALISIS FINANCIERO Tal como veremos a continuacin, el anlisis de los estados financieros debe examinar diversos aspectos importantes de la situacin financiera de una empresa, as como de los resultados de sus operaciones. Para organizar de algn modo este anlisis, podemos sealar cinco reas principales de inters: 2.1. La estructura patrimonial de la empresa 2.2. El fondo de maniobra y la liquidez a corto plazo 2.3. El flujo de fondos 2.4. El resultado econmico de las operaciones 2.5. Rendimiento y rentabilidad13


TECNICAS DE ANALISIS Las tcnicas mas utilizadas en el anlisis de los estados financieros son las siguientes: a) Comparacin: Consiste en determinar las analogas y diferencias

existentes entre las distintas magnitudes que contiene un balance y dems estados contables, con el objeto de ponderar su cuanta en funcin de valores absolutos y relativos para diagnosticar las mutaciones y variaciones habidas. La comparacin de partidas entre diferentes balances transforma en dinmicos los elementos estticos contenidos en ellos, los cuales expresan nicamente la situacin en un momento dado. Una cuenta cualquiera puede medirse comparndola: analizar b) Con otras empresas o estndares de referencia. Porcentajes (anlisis estructural): Disponindoles verticalmente se Con el importe total del Activo, del Pasivo o de los Resultados Con el total del grupo o masa patrimonial a que corresponda Con la misma cuenta de un balance anterior o posterior Con otros epgrafes con los que tenga cierta relacin y que convenga

puede apreciar con facilidad la composicin relativa de activo, pasivo y resultados. Tiene una significacin extraordinaria en el anlisis de balances, pero con todo ello, no debemos prescindir de los valores absolutos, cuyo14


estudio es necesario para ponderar mejor las oscilaciones de los porcentajes; stos pueden variar en un sentido y los totales en otro. La importancia de los porcentajes aumenta cuando se dispone de tantos por ciento tipo para cada actividad, con los cuales se puede comparar los datos de la empresa en cuestin, estudiando la estructura de su patrimonio y resultados. As se descubren fcilmente los puntos adversos causantes de resultados desfavorables. c) Nmeros ndices: Consiste en estudiar la tendencia de cada grupo de cuentas o de stas entre s, tomando como base un ejercicio normal, o sea, que no presente grades variaciones, y, si ello no es posible, se elige como nmero base inicial de comparacin el promedio ponderado de una serie de aos. La cifra base inicial de comparacin se hace, por lo general, igual a 100 y, el resto de los nmeros, en tantos por ciento del primero, con lo que se facilita una rpida visin de conjunto de los aumentos y disminuciones correspondientes. Tiene especial aplicacin para dar a conocer las tendencias. d) Representacin grfica: Consiste en mostrar los datos contables

mediante superficies u otras dimensiones conforme a ciertas normas diagrmicas y segn se refiera al anlisis estructural o dimensional de la empresa. Se utiliza para hacer resaltar determinadas relaciones o interpretaciones. e) Ratios: Consiste en relacionar diferentes elementos o magnitudes que

puedan tener una especial significacin. El ratio es una relacin significativa del valor de dos elementos caractersticos de la gestin o de la explotacin de la empresa. Los ratios son, en muchos casos, nmeros relevantes, proporcionales, que informan sobre la economa y15


marcha de la empresa. Lo que en definitiva se busca mediante el clculo de ratios financieros, segn Dalsace; es conocer de forma sencilla, a partir del balance, el comportamiento futuro de la empresa, cuyo comportamiento se escalona en el tiempo, de ah su carcter fundamentalmente cintico, siendo pues, necesario hacer intervenir factores cinticos, o sea, ajenos al balance, y, sobre todo, de las cuentas de resultados. Los ratios deben utilizarse con prudencia y ordenadamente como una primera aproximacin del anlisis. Han de ser sustanciales y significativos. A tal efecto, G. Angenieux dice que deben ser: Sencillos, ya que si no, son difcilmente utilizables Racionales. Debe haber una relacin de causa efecto entre los dos

trminos de la relacin, ya que evidentemente sera posible establecer infinidad de ratios gracias a mltiples combinaciones de las partidas del balance, de los documentos anejos o de las estadsticas de la empresa. Poco numerosos; sobre todo si estn destinados a la direccin de la

empresa. Los ratios se pueden clasificar: Por su origen: Internos y externos Por la unidad de medida: De valor y de cantidad Por su relacin: Estticos, dinmicos y mixtos

16


Por su objeto: De estructura financiera, de estructura de capital; de liquidez y solvencia, de actividad comercial y de rendimiento econmico Los ratios internos, tambin denominados de intraempresa, son los que se refieren a la propia empresa, pero calculados con relacin a perodos distintos. Los externos o de interempresa son los que pertenecen a empresas del mismo sector econmico. La interpretacin de los ratios no se puede hacer de forma mecnica. Un ratio por s solo carece de significado, adquiere su mxima validez cuando se le compara con un estndar interno o externo. Los primeros se obtienen de los datos reales convenientemente corregidos y ajustados. Los externos son los que corresponden otras organizaciones anlogas y con situacin parecida. Ante la dificultad de hallar varias empresas que puedan compararse en el plano tcnico-comercial, se impone elaborar patrones o muestras por cada grupo de ratios que posibiliten caracterizar las diferencias de organizacin y gestin. La comparacin interempresa deber hacerse con el mayor nmero posible de empresas, aunque con las lgicas reservas, dado que pueden existir diferencias en las tcnicas contables aplicadas. En todo caso, procede emplear ratios-tipo que son los correspondientes a las empresas que presentan situaciones determinadas y consideradas como mejor dirigidas. Los ratios piloto pueden ser sustituidos por un ratio-medio que exprese la situacin de aquellas empresas que presentan situaciones semejantes. Para su determinacin puede utilizarse la media aritmtica o mejor la mediana, para evitar una nivelacin arbitraria. Se denominan ratios de valor o de cantidad, segn se refieran a unidades econmicas (monetarias) o a unidades tcnicas (fsicas). A ser posible es17


preferible utilizar ratios de cantidad ya que los datos que se obtengan sern mas reales. Atendiendo a las relaciones de elementos o magnitudes que pueden establecerse, se llaman rtios estticos cuando se derivan del anlisis del balance y son dinmicos los que se derivan del anlisis de las cuentas de resultados. Son mixtos cuando se comparan datos tomados del balance y de la cuenta de resultados. En cuanto su objeto, se deben emplear los ratios necesarios para analizar la gestin comercial, financiera, de inversin y rentabilidad, seleccionando los que tienen influencia decisiva en el control de gestin y de forma que no estn influenciados por fluctuaciones monetarias o por cualquier otra variacin que pueda desvirtuar su realidad, precisando, en su caso, los factores que han podido influir y en qu medida afecta esta influencia, ya que la validez de un enunciado de ratios depende, sobre todo, de que tanto la base cuantitativa como el intervalo de tiempo elegido sean reales. La informacin as obtenida forma parte del tableau de bord o cuadro de mando de la empresa y permite apreciar: La poltica seguida Las previsiones a efectuar La toma de decisiones

Las cinco tcnicas de anlisis indicadas, lejos de excluirse entre s, se complementan. De ah que su uso, convenientemente correlacionado, puede ser de la mayor importancia en la prctica del anlisis. ESTADOS FINANCIEROS

18


El anlisis financiero consiste en un estudio detallado del Balance de Situacin y la Cuenta de Prdidas y Ganancias. BALANCE DE SITUACION Se puede definir como un estado que refleja la situacin patrimonial de la empresa en un momento determinado, en la medida en que dicha situacin se pueda expresar en trminos monetarios. Tiene carcter esttico, ya que es un resumen de la situacin de la empresa en un momento dado. El Balance de Situacin est compuesto por: A) ACTIVO: Al conjunto de bienes y derechos se le conoce con el nombre de Activo. Representa la estructura econmica. Se puede dividir en dos grandes masas patrimoniales: 1. Activo fijo: Tambin llamado inmovilizado. Est compuesto por en la empresa y consideradas

elementos cuya conversin plena en liquidez requiere ms de un ao. Son inversiones de carcter permanente . Cabe distinguir cuatro tipos de inmovilizado: Inmovilizado material: B i e n e s de naturaleza tangible como Terrenos, Edificaciones, Maquinaria, Instalaciones, Utillaje, transporte, Equipos para proceso de informacin. Mobiliario, Vehculos de necesarias para el cumplimiento de sus fines.

19


Inmovilizado inmaterial: Elementos patrimoniales intangibles como, Fondo de comercio, Aplicaciones informticas, Derechos de traspaso, Concesiones administrativas, Derechos sobre bienes en rgimen de arrendamiento financiero, . Gastos amortizables: Tales como, Gastos de constitucin, Gastos de primer establecimiento, Gastos de ampliacin de capital. Inmovilizado financiero: Inversiones financieras permanentes cualquiera que sea su forma de instrumentacin, con vencimiento superior a un ao: Participacin en el capital de otras empresas, Valores de renta fija; Crditos concedidos a largo plazo, Imposiciones a largo plazo. 2. Activo circulante: Integrado por elementos patrimoniales activos (bienes y derechos frente a terceros) que tienen la caracterstica de ser dinero o convertirse en dinero, por operaciones normales de la empresa, en un plazo no superior a un ao. Atendiendo al grado de disponibilidad, se pueden distinguir tres tipos de activo circulante: EXISTENCIAS: Bienes adquiridos o elaborados por la empresa destinados a su venta o transformacin en productos terminados, entre los que se citan: Mercaderas, Materias primas, Productos terminados, Envases, Embalajes, etc. REALIZABLE: Derechos de cobro susceptibles de ser transformados en efectivo dentro de un ejercicio econmico, tales como Clientes, Efectos comerciales a cobrar, Pagos anticipados, Inversiones financieras temporales (a corto plazo), Crditos concedidos a terceros, Efectos comerciales descontados pendientes de vencimiento.20


DISPONIBLE: Elementos de activo mas lquido de que dispone la empresa: Depsitos en entidades bancarias a la vista y efectivo en caja. B) PASIVO Representa la estructura financiera. Podemos definir el pasivo del balance como el conjunto de recursos financieros de que dispone la empresa. Parte de l expresa el conjunto de obligaciones que la empresa tiene contradas con terceros en un momento dado. Clasificacin: 1. PASIVO FIJO Comprende las deudas a largo plazo y el no exigible. EXIGIBLE A LARGO PLAZO: Deudas de la empresa cuyo plazo de pago es superior a un ao, tales como, Prstamos, Proveedores de inmovilizado, Efectos a pagar a largo plazo, Obligaciones y Bonos, Fianzas y Depsitos recibidos a largo plazo, NO EXIGIBLE: Son los conocidos como recursos permanentes propios. Provienen de aportaciones de los socios a capital y los generados por la propia empresa, tales como Reservas y Resultados no distribuidos. 2. PASIVO CIRCULANTE: Es el exigible a corto plazo. Est integrado por deudas de la empresa con vencimiento no superior a un ao. Proveedores, Acreedores, Efectos21


comerciales a pagar, Prstamos a corto plazo, Organismos oficiales (H Pblica, Tesorera de la S.S.), Deudas por efectos descontados. CUENTA DE PRDIDAS Y GANANCIAS Segn el P.G.C., la Cuenta de Prdidas y Ganancias, comprende, con la debida separacin, los ingresos y los gastos del ejercicio, y por diferencia, el resultado del mismo. A diferencia del Balance de Situacin (informacin esttica), la Cuenta de Prdidas y Ganancias informa de los ingresos y gastos de un perodo determinado de tiempo. Es el nexo de unin entre dos balances. El inicial, que informa de la situacin patrimonial de la empresa al inicio del perodo, y el final, que refleja la situacin al final del mismo. ANALISIS DE LA ESTRUCTURA PATRIMONIAL 1. FINALIDAD El anlisis de la estructura financiera de la empresa consiste en investigar si las relaciones cuantitativas de las masas patrimoniales activas y pasivas del balance presentan o no posicin de equilibrio financiero. El anlisis consiste en un estudio de: La estructura que presentan los grandes grupos que componen el activo y el pasivo. De su evolucin a lo largo de los ltimos perodos.

22


De las relaciones que mantienen entre s (equilibrio o solidez). Los objetivos perseguidos en este estudio son: a) Conocer y situar a la empresa, a travs de un determinado tipo de estructura, tanto por lo que se refiere a los recursos empleados como a las fuentes de financiacin. b) Conocer la evolucin reciente de dicha estructura. c) Determinar su grado de equilibrio. d) Determinar la capacidad de endeudamiento. e) Evaluar la capacidad de expansin de la empresa. 2. ESTRUCTURA DEL ACTIVO El anlisis de la estructura del activo nos indicar el grado de inmovilizacin de los recursos que necesita la empresa, segn sea el peso relativo de los dos grandes grupos, fijo y circulante, y de la composicin de stos. En las empresas elctricas, las de navegacin, las telefnicas, etc., as como las industrias en general, la inversin en inmovilizaciones tcnicas es ms importante que en las empresas comerciales, en las que los activos circulantes suelen ser superiores a los activos fijos. El anlisis se realiza mediante el clculo de porcentajes que cada grupo representa con respecto al total del activo. De esta forma conocemos, adems del valor absoluto, la importancia relativa de cada masa. Pero el mayor inters radica en el anlisis dinmico u horizontal, obtenido a base de series de balances, caso de disponer de datos correspondientes a varios ejercicios Los ratios utilizados para el anlisis de la estructura del activo son:

23


Inmovilizacin =

Activo fijo Activo Total Activo total

Tanto el activo fijo como el total se estiman por su valor neto. Este ratio expresa en qu medida la empresa inmoviliza sus capitales. Si crece dentro del mismo capital invertido, significa que el activo circulante ha sido reducido, con o sin acierto, segn que suponga mayor o menor rendimiento. Activo circulante Activo total

Im por tan cia del activo circulante

=

Mide la relacin del circulante con el total de inversiones de la empresa. Vara segn la actividad desarrollada. En principio, las que tienen un mayor activo circulante obtienen mayores beneficios, ya que stos estn en relacin directa del activo circulante o de ste multiplicado por la velocidad de giro e inversin del activo fijo. En consecuencia, cuanto mayor sea este ratio tanto mejor. Amortizacin = AmortizacionesacumuladaS Coste Activo fijo

Procede hallar el ratio correspondiente a cada tipo de inmovilizado (material, inmaterial, gastos amortizables). En su interpretacin habr que tener en cuenta el nmero de aos que tiene de existencia. Un ratio alto revela una poltica de amortizaciones acertada con todas las ventajas que ello reporta. 3. ESTRUCTURA DEL PASIVO Y CAPITAL Los ratios de la estructura del pasivo ponen en evidencia la naturaleza de los recursos de que dispone la empresa. Expresan su endeudamiento. La estructura del endeudamiento de una empresa obedece a ciertas reglas, de tal forma que: si los capitales propios representan mas de dos tercios del total24


de recursos, la empresa tiene una gran capacidad de endeudamiento; si representan mas de la mitad, todava puede recurrir a la obtencin de prstamos; en cambio, si este ratio es inferior, se encontrar en una situacin tal que los eventuales prestamistas sern mas caros y mas exigentes. Estos ratios varan segn los sectores y el tamao de la empresa. Cuando la empresa carece de recursos propios suficientes para crear, desarrollar o simplemente mantener el negocio objeto de su actividad, necesita recurrir al mercado de capitales al objeto de obtener los fondos de financiamiento necesarios. La relacin que debe existir entre fondos propios y ajenos es difcil de determinar. No existe, en realidad, ninguna obligatoria. Se podra incluso admitir que trabaje solamente con financiacin ajena. En realidad, la proporcin que debe existir entre ambas clases de financiacin vendr determinada por su incidencia en la rentabilidad. Del estudio de este aspecto del anlisis nos ocuparemos mas adelante al tratar el efecto de apalancamiento financiero. Los ratios ms esenciales para analizar la estructura del pasivo son los siguientes: Im por tan cia del capital propio = Capital propio Capital total

Los recursos propios se refieren al neto patrimonial. Cuanto mayor sea este ratio, mas estabilidad financiera presentar la empresa. Interesa mantener este ratio lo mas alto posible, puesto que ello indica una fuerte posicin econmica. Adems, revela una garanta de seguridad frente a posibles depresiones econmicas y una mayor capacidad de financiacin ajena en caso de necesidad.25


Capital ajeno Im por tan cia del capital ajeno Capital total = Este ratio, complementario del anterior, mide la importancia de las deudas,

las cuales no deben sobrepasar el 50% del capital propio. Se considera como la regla de oro de la financiacin de la empresa, cuando la correlacin entre inversiones y financiaciones, ordenadas segn su grado decreciente de liquidez y exigibilidad, respectivamente, se ajusta al siguiente esquema:INVERSIONES Disponibilidades Activo circulante Crdito s Existencias Activo fijo Pasivo fijo Capitales propios FINANCIACIONES

Pasivo circulante

Re servas Capital Mide el grado de capitalizacin de la empresa. Un ratio elevado asegura a Autofinanciamiento = la empresa del riesgo de descapitalizacin. Su empleo es til para el anlisis del coste financiero de los capitales propios. Endeudamiento = Capitales ajenos Capitales propios de

Este ratio mide la intensidad de la deuda comparada con los fondos el funcionamiento de la empresa.

financiamiento propios, y de ella, deducir el grado de influencia de terceros en

26


El resultado ideal se expresa como tendencia a la unidad. Este mismo ratio, pero invirtiendo los trminos, da el concepto de autonoma financiera. Este aspecto del endeudamiento es bsico, pues siempre hay que buscar un equilibrio entre los capitales propios y ajenos. En efecto: Los capitales propios son los que representan un margen de

seguridad para el conjunto de acreedores, dado su carcter permanente y al no tener una remuneracin obligatoria. Por otro lado, a los propietarios les interesa utilizar la financiacin ajena de la rentabilidad, el

siempre que la rentabilidad de los fondos invertidos sea superior al coste de los capitales ajenos utilizados. Desde el punto de vista efecto de apalancamiento financiero. Pero esto no solo puede crear problemas de liquidez y rentabilidad, sino grado idneo de utilizacin de capitales ajenos se determina analizando el

que tambin puede hacer peligrar el control de la empresa. Por tanto, el equilibrio entre los capitales propios y los ajenos resultar de un compromiso permanente de las exigencias de. La solidez La independencia financiera La rentabilidad de los fondos propios27


-

La rentabilidad de los fondos propios

El equilibrio entre los capitales propios y los ajenos vara esencialmente, segn las empresas de: a) Factores subjetivos: - Preferencia de los propietarios y directivos por la Independencia y la seguridad. b) Factores objetivos: - Importancia de los valores inmovilizados dentro del Activo. - La velocidad de rotacin de los activos circulantes, particularmente, los stocks. - El nivel y estabilidad de los beneficios. - El rendimiento de las inversiones. - El objetivo de rentabilidad de los capitales propios. - La naturaleza de la actividad de la empresa. - Los riesgos propios de la explotacin. - La situacin coyuntural. Todos estos factores influyen en la determinacin de la estructura financiera. Pero a este primer nivel, y a travs de los ratios, no parece adecuado determinar la estructura financiera ptima. Procede situar algunos conceptos bsicos y, sobre todo, analizar la evolucin histrica. Conclusiones preliminares con respecto al anlisis de la estructura patrimonial a) La solidez financiera ser mayor cuanto mayor sean los porcentajes de los capitales permanentes sobre el total de la financiacin, y dentro de stos, cuanto mayor sea la participacin de los fondos propios. b) La rentabilidad tender a aumentar paralelamente a la disminucin del28


porcentaje de fondos propios (aunque los resultados en valores absolutos sean inferiores debido a las mayores cargas financieras), si el rendimiento sobre activo es superior al tipo medio de inters. c) Cuanto mayor sea el nivel de beneficios de una empresa, los fondos

propios y los capitales permanentes podrn tener porcentajes inferiores sin que peligre la solidez financiera de la misma. d) Finalmente y como se expone a continuacin, la estructura financiera debe guardar una relacin muy directa con la estructura del activo. Los capitales permanentes deben ser superiores al activo fijo, por tanto, debern ser mayores a medida que aumente la proporcin del activo inmovilizado RELACIONES DE EQUILIBRIO ENTRE LAS MASAS PATRIMONIALES Analizaremos aqu la relacin que debe existir entre las distintas masas patrimoniales del activo y las diferentes fuentes de financiacin, a fin de que la empresa, considerada globalmente, pueda alcanzar un equilibrio estable. Desde un punto de vista dinmico, este equilibrio se dar cuando: La renovacin de los elementos del activo (inmovilizado, clientes y

existencias) se efecta con toda normalidad a travs del ciclo de explotacin y gracias a la renovacin de las fuentes de financiacin correspondientes. - La liquidez de la empresa permite hacer frente a los compromisos de pago adquiridos. Pero como paso previo a este punto de vista dinmico, hablaremos en primer lugar de un equilibrio esttico que nos determinar unas reglas mnimas de equilibrio. Cuando analizamos la estructura del activo se apreci que la composicin de29


las distintas partidas viene determinada, en gran parte, por la naturaleza de la actividad de cada empresa. Partiendo de esta premisa, ser la composicin del pasivo la que deber adaptarse a las exigencias de la composicin del activo, Pero por otro lado, el crecimiento del activo vendr, a su vez, limitado por las posibilidades de financiacin o incremento del pasivo. Esquema bsico de equilibrio financiero:

ACTIVO CIRCULANTE

EXIGIBLE A CORTO PLAZO EXIGIBLE A LARGO PLAZO CAPITALES PROPIOS

ACTIVO FIJO

CAPITALE S PERMANEN TES

Regla de equilibrio financiero mnimo Los capitales utilizados para financiar el inmovilizado, los stocks u otra partida del activo deben permanecer a disposicin de la empresa durante un tiempo que corresponda, como mnimo, al perodo de permanencia del inmovilizado, los stocks o la partida adquirida con esos capitales. Es decir: Que los elementos de activo fijo deben ser financiados por capitales

permanentes, que sean realmente fijos (capitales propios) o con una permanencia que permita a dicho inmovilizado segregar, mediante las amortizaciones y los beneficios, el lquido necesario para reembolsar la financiacin a largo plazo. Los valores del activo circulante, en principio, podran ser financiados

con deudas a corto plazo. Sin embargo, es muy importante tener en cuenta30


que es el ciclo de conversin de los activos circulantes lo que en definitiva crea lquido necesario para hacer frente a los compromisos de pago a corto plazo. Por lo tanto, es posible que exista la regla de equilibrio financiero pero que sea insuficiente, pues tambin es posible que dentro del activo circulante hayas partidas de rotacin lenta, o que se vea frenado su proceso de conversin hacia la liquidez y, en consecuencia, el disponible no se encuentre a punto en el momento de tener que hacer frente a los compromisos de pago. De aqu deducimos: Que es necesario disponer de un margen de seguridad Y que, en realidad, hay una parte de activo circulante mnimo necesario

para la explotacin que debe considerarse como activo fijo y que por tanto requiere una financiacin de tipo permanente. 1. De acuerdo con el planteamiento anterior, la lgica del anlisis

supone una financiacin del activo fijo por parte de los capitales permanentes superior al 100%. 2. Sin embargo, un ratio de financiacin demasiado elevado puede suponer problemas desde el punto de vista de la rentabilidad. Esto suceder siempre que la empresa est utilizando unos recursos ajenos por un plazo superior al de sus necesidades y suponiendo, adems, que el coste de la financiacin a largo plazo es superior a la de corto plazo. 3. Pero es muy importante considerar este ratio teniendo en cuenta la

31


importancia del activo inmovilizado real de la empresa. Por ejemplo, la fabricacin del champn exige un stock mnimo de botellas equivalentes a varios aos de venta. Esto representa un nivel de existencias muy elevado y que en realidad es el verdadero activo inmovilizado de la empresa. En este caso, la financiacin del circulante deber ser elevada por parte de los capitales permanentes, 4. Por otro lado, el ratio puede ser inferior al 100%, es decir, que parte del

activo fijo de una empresa puede estar financiado por deudas a corto plazo. A pesar de los riesgos que esto pueda comportar, el sistema puede funcionar si la velocidad de rotacin de los stocks es elevada, el plazo de cobro pequeo y, en cambio, obtiene de los proveedores un plazo mayor. Tal es el caso de la mayora de empresas dedicas a la explotacin de grandes superficies (hipermercados) Podemos concluir diciendo que, adems de los factores ya indicados, el anlisis de la estructura del activo y del pasivo y las relaciones de equilibrio, nos ayudar a formar un criterio sobre: La capacidad de endeudamiento de la empresa. La capacidad de expansin de la misma. La vulnerabilidad de la estructura financiera frente a posibles

acontecimientos desfavorables.

32


LA LIQUIDEZ El grado en que una empresa puede hacer frente a sus obligaciones corrientes es la medida de su liquidez a corto plazo. La liquidez implica, por tanto, la capacidad puntual de convertir los activos el lquidos o de obtener disponible para hacer frente a los vencimientos a corto plazo. Algunos autores se refieren a este concepto de liquidez con el trmino de solvencia, definindola como la capacidad que posee una empresa para hacer frente a sus compromisos de pago. Podemos definir varios grados de solvencia. El primer lugar tenemos la solvencia final, expresada como la diferencia existente entre el activo total y el pasivo exigible. Recibe este nombre de solvencia final porque se sita en una perspectiva que podemos considerar ltima: la posible liquidacin de una empresa. Con esta solvencia final medimos si el valor de los bienes de activo respaldan la totalidad de las deudas contradas por la empresa. Recordemos que esta medida es la que suele figurar en las notas o resmenes sobre suspensiones de pagos. En la prctica corriente suele utilizarse ms el concepto de solvencia corriente, trmino equiparable al de liquidez a corto plazo. De igual forma, debemos hablar de la existencia de diferentes niveles de liquidez. Una falta de liquidez puede significar que la empresa sea incapaz de aprovechar unos descuentos favorables u otras oportunidades rentables. Tambin puede suponer un freno notable a la capacidad de expansin. Es decir, la falta de liquidez a este nivel implica una menor libertad de eleccin y, por tanto, un freno a la capacidad de maniobra. Una falta de liquidez mas grave significa que la empresa es incapaz de hacer frente a sus compromisos de pago actuales. Esto puede conducir a una33


disminucin del nivel de operaciones, a la venta forzada de bienes de activo o, en ltimo trmino, a la suspensin de pagos o a la quiebra. Por lo tanto, para los propietarios de la empresa, la falta de liquidez puede suponer: Una disminucin de la rentabilidad. La imposibilidad de aprovechar oportunidades interesantes (expansin,

compras de oportunidad, etc. Prdida de control de la empresa. Prdida total o parcial del capital invertido. Como es lgico, los

acreedores de la empresa tambin se vern afectados por la falta de liquidez: Atrasos en el cobro de intereses y principal de sus crditos. Prdida total o parcial de las cantidades prestadas.

Las importantes implicaciones de todas estas consecuencias justifican la gran relevancia que se da a las medidas de la liquidez a corto plazo. INSTRUMENTOS DEL ANALISIS DE LA LIQUIDEZ Y SOLVENCIA La relacin entre las disponibilidades inmediatas y el total de las deudas a la vista determina el ndice de tesorera, que no debe confundirse con el de liquidez, o sea, con el grado de posible realizacin de las distintas partidas que forman el activo circulante y su relacin con las deudas que integran el pasivo exigible. Los diferentes ratios de liquidez varan mucho segn la clase34


de empresa, por lo que han de juzgarse segn la actividad que realice. Para diagnosticar la capacidad de liquidez de una empresa, los ratios mas empleados son los siguientes: Tesorera = Disponible Deudas inmediatas

Este ratio revela si la empresa puede cumplir con sus obligaciones de vencimiento a la vista. No debe ser inferior a uno. Un coeficiente permanentemente alto sera indicio de disponibilidades monetarias inmovilizadas de rentabilidad inestimable.

Pueba cida =

Disponible mas realizable Deudas acorto plaz

Tratndose de empresas con existencias de venta inmediata y al contado, es decir, realizables en un plazo mas corto que el correspondiente al importe de algunos crditos, procede deducir stos en la suma que pueda compensarse con el valor de las existencias que se considera podrn venderse al contado en fecha inmediata. La proporcin normal es de 0,6 es a 1 en la industria y de 1 es a 1 en el comercio. An cuando, en principio, no debe ser inferior a la unidad, puede darse el caso de que en un determinado momento lo sea e incluso se aproxime a cero, sin que ello signifique que la empresa est prxima a declararse en suspensin de pagos, ya que tal situacin puede ser momentnea y fcilmente superable mediante la negociacin de efectos, ventas al contado, etc. Liquidez = Activo circulante Pasivo circulante

Este ratio, tambin llamado de solvencia corriente, muestra la posibilidad de35


atender las deudas sin alterar la estructura financiera ni el proceso productivo. En trminos generales se estima que este ratio debe ser de 2,5 a 1. Una insuficiencia de activo circulante frente a un pasivo exigible a corto plazo inelstico puede determinar la necesidad de recurrir a la financiacin a corto o medio plazo. La valoracin de este ratio, requiere precisar previamente el plazo de realizacin de las existencias y de los crditos, e incluso la solvencia de stos. Algunos autores consideran que los pagos anticipados no deben incluirse como partida del activo circulante por no constituir concepto realizable en dinero. No obstante, cabe objetar que s representan fondos que habrn de imputarse a los costes de las operaciones del siguiente ejercicio. Como ratio complementario del anterior, procede calcular el de garanta o solvencia total, que viene dado por la siguiente relacin:

Solvencia total =

Activo neto real total Deudas totales

Por activo neto real total se entiende el que resulta de detraer de su importe ntegro las amortizaciones acumuladas, las provisiones y los gastos amortizables. Dicho ratio debe ser mayor de 1, pues si es inferior, indicara que la empresa se encuentra en situacin de quiebra. En consecuencia, cuanto mas alto sea este ratio, mayor ser la garanta que la empresa ofrece a sus acreedores. Es menos significativo que el de solvencia corriente y tiene el inconveniente de hacer intervenir los activos fijos con sus correspondientes problemas de valoracin y amortizacin. En cuanto a las deudas a medio y largo plazo, es interesante establecer la relacin correspondiente al siguiente ratio:36


Firmeza

=

Activo neto real fijo Pasivo fijo

El activo neto real fijo comprende el material, inmaterial y financiero, estimado por su valor actual segn balance. El pasivo fijo incluye las deudas a medio y largo plazo. Este ratio informa sobre la financiacin del inmovilizado. Un ndice elevado expresa que el activo fijo est financiado, principalmente, por capitales propios. La relacin entre capitales propios y ajenos determina el grado de independencia financiera y se halla conforme al siguiente ratio: Independencia financiera = Neto patrimonial Deudas totales

Es evidente que cuanto ms alto sea este ratio, ms asegurada estar la estabilidad financiera de la empresa. Puede variar de 0,08 para los bancos a 0,6 para la gran industria. Constituye, a la vez, un ndice de solvencia y un ndice de rendimiento, ya que los recursos ajenos han de soportar el correspondiente gasto financiero por el concepto de inters. ROTACIONES Los ndices de rotacin de los activos circulantes dan la medida de la actividad comercial de la empresa. La frecuencia con que un determinado activo se transforma en otro de distinta naturaleza se denomina rotacin. Tambin se puede definir como la mutacin de situaciones que sucesivamente alteran la posicin y estructura de bienes en distintos procesos en el transcurso del tiempo. El conocimiento y anlisis de las rotaciones de los elementos del activo circulante es fundamental para analizar la liquidez de la empresa.37


Rotacin de las existencias El ndice de rotacin anual de las existencias (comerciales, productos terminados, productos en auxiliares, etc.), indica curso cuantas de fabricacin, materias primas y veces las existencias totales se han

renovado en un tiempo dado. Se calcula segn los siguientes ratios: Rotacin de existencias = Coste anual de las ventas Pr omedio de existencia

Y el cociente que resulta de dividir por 365 este ratio, da el perodo medio de rotacin, o lo que es igual, el tiempo que se tarda en vender los productos en existencia. Se debe calcular, a ser posible, los ratios correspondientes a cada actividad, explotacin o clases de existencias. Tratndose de empresas industriales, procede calcular las siguientes: Consumo anual de materias primas Pr omedio de existencias de materias primas

Rotacin de materias primas =

Al dividir el ratio resultante de la frmula anterior por 365, nos dar el nmero de das que permanecen en el almacn las materias primas. De igual forma se proceder con las materias auxiliares, caso de que stas tengan un valor significativo.

Rotacin de productos en curso fabricacin = de stock

Coste anual de fabricacin promedio de P. en C. fabricacin

38


Dividiendo el resultado anterior por 365, obtendremos el perodo medio de fabricacin.

Coste anual de ventas Rotacin de productos ter min ados = Existencia promedio de productos ter min ados Si se quiere calcular el plazo promedio de venta o de rotacin, bastar con dividir el resultado obtenido en la frmula anterior por 365. La interpretacin de los ndices de rotacin de existencias debe ser objeto de un serio anlisis. Vara enormemente de un sector a otro.. As, en siderurgia un ndice de 4 se considera aceptable, mientras que en los grandes almacenes puede ser de 8 y en la venta de productos alimenticios puede llegar a 25. Es irreversible que cuantas mas veces una empresa rote las existencias mejor funciona. Un ratio alto permite obtener un mayor rendimiento, dentro de ciertos lmites. Reduce las cargas fijas por gastos generales, los intereses, los riesgos por obsolescencia y por caducidad, las mermas, etc., as como requerir un menor capital a emplear. Por el contrario, un ratio bajo revela sobreinversin en existencias, con los inconvenientes toda inmovilizacin antifuncional. Toda actividad comporta un perodo normal en el que las existencias deben venderse y transformarse en efectivo o crditos a clientes. Si se conservan mas tiempo que el normal, indica una negligente gestin de los stocks o de existencias anormales. La rotacin rpida o lenta depende de la poltica comercial que siga la empresa. El empleo de tcnicas modernas es de vital importancia en el aligeramiento de las existencias. La comparacin de los ndices de rotacin de un ejercicio con los39

una a

inherentes


precedentes permite apreciar si la actividad comercial crece, decrece o se mantiene. Si la rotacin aumenta es signo de prosperidad. Ahora bien, un ndice bajo no siempre indica una mala gestin, pues ello ocasionalmente puede obedecer a un mayor volumen de existencias por una sbita recesin de las ventas, o un mayor aprovisionamiento para hacer frente a una posible escasez, o a plazos de entrega mas largos de lo normal, o a una compra de oportunidad, etc. Tambin su oscilacin puede obedecer a una alteracin de los precios (pueden aumentar en valores monetarios y disminuir en unidades fsicas). En estos casos, lo conveniente es ajustar los precios medios de las existencias con el fin de operar con valores homogneos. Un procedimiento para calcular las existencias indispensables para el normal funcionamiento de la empresa el stock tiles el que consiste en dividir el coste de las ventas del ejercicio por el ndice medio de su rotacin en ejercicios anteriores. El valor del stock normal as obtenido y su comparacin con el stock real permite detectar si es normal, insuficiente o excesivo. Rotacin de cuentas a cobrar

Ventas anuales Perodo de rotacin de cuentas a cobrar Saldo promedio =

clientes

y

efectos

Para obtener el plazo promedio de venta, hay que aadir al denominador de la frmula anterior el importe de los efectos descontados pendientes de vencimiento (riesgo contingente). Como en la rotacin de las existencias, procede comparar este ratio con los correspondientes a ejercicios anteriores para determinar su evolucin y con los plazos de venta establecidos. De igual forma se puede calcular el plazo promedio de pago a los proveedores por las compras realizadas. Para ello se aplicara la siguiente40


frmula:Plazo promedio de pago a proveedores = Compras anuales Saldo promedio Pr ov. y E / a pagar a Pr ov. (365)

EL FONDO DE MANIOBRA, EL CAPITAL DE TRABAJO Y LA SITUACION DE TESORERIA 1. Conceptos bsicos Para el desarrollo de su ciclo de maduracin, una empresa debe hacer frente a determinadas necesidades financieras como consecuencia de la adquisicin y consumo de determinados bienes y servicios. Estas necesidades pueden clasificarse en dos categoras: a). Necesidades cclicas: Son aquellas cuya existencia est directamente ligada al perodo medio de maduracin, renovndose al ritmo de ste. Desde otro punto de vista, estas necesidades surgen como consecuencia de tener que emplear unos recursos en cada uno de los ciclos de maduracin, porque en cada uno de ellos se consumen o transforman. Los gastos (que darn lugar a unos desembolsos) que se van incorporando al ciclo de maduracin son los siguientes: Adquisicin de materias primas y auxiliares. Gastos de almacenamiento de estas materias. Gastos propios del proceso de fabricacin hasta la obtencin del producto

acabado. Gastos de almacenamiento del producto acabado.41


El reflejo contable de estas necesidades cclicas lo tenemos en las siguientes partidas del activo circulante: Existencias: Materias Primas y Auxiliares

: Productos en curso de fabricacin : Productos Terminados Cuentas a cobrar a clientes.

b). Necesidades acclicas: Son aquellas que estn ligadas a los bienes que permanecen en la empresa durante varios ciclos de maduracin posibilitando directamente su desarrollo (edificios, maquinaria, mobiliario, etc.), o bien, relacionndose con el ciclo de vida de la empresa (por ejemplo, adquisicin de participaciones en otras empresas de cara a una expansin o diversificacin). Estas necesidades quedan reflejadas en el activo fijo. Para hacer frente a estas necesidades las empresas disponen de una amplia variedad de recursos financieros. Estos recursos los clasificaremos en tres categoras: Recursos cclicos: Son aquellos cuya existencia est directamente ligada al ciclo de maduracin y que se renuevan al ritmo de ste. Precisamente por este carcter reciben, tambin, el nombre de recursos espontneos porque el volumen de financiacin se obtiene automticamente adaptndose a las variaciones de la actividad de la explotacin. En general, estos recursos provienen del aplazamiento de la obligacin de pago que es consecuencia de la adquisicin de materiales y servicios a los proveedores, de los gastos aplazados y de las deudas fiscales.

42


Otro recurso cclico importante, pero de naturaleza diferente, es el descuento comercial, aunque es posible que este recurso no se ample al mismo ritmo que el nivel de actividad. 2. Recursos acclicos: Son aquellos que en el anlisis financiero reciben el nombre de capitales permanentes. Es decir, los capitales propios y el exigible a medio y largo plazo. 3. Recursos de tesorera: Son las fuentes de financiacin adicionales a aqu, bancarios principalmente, a corto los plazo y

las que una empresa puede acudir y que no estn incluidas en las dos categoras anteriores. Tenemos crditos

los aplazamientos de pago excepcionales. 2. Los dos conceptos bsicos de: fondo de maniobra y capital de

trabajo necesario Fondo de maniobra: Se define como la parte de recursos permanentes

de la empresa que no est absorbida por la financiacin del activo fijo y que, como consecuencia, est disponible para financiar las necesidades de capital de trabajo. Capital de trabajo necesario: Es la parte de las necesidades de tipo

cclico cuya financiacin no est cubierta por la financiacin de los recursos cclicos. Varias conclusiones importantes pueden deducirse de estas dos definiciones: a). En primer lugar, es bsico constatar que los dos conceptos son diferentes, pues incluyen elementos distintos, y que en la empresa existen por43


separado. Por un lado tenemos las necesidades de capital de trabajo y, por otro, los recursos permanentes que la empresa tiene disponible para hacer frente a estas necesidades. Analicemos con ms detalle esta cuestin: La mayora de las empresas necesitan un determinado nivel de capital de trabajo para su funcionamiento; este hecho proviene de que una parte de sus necesidades ligadas al ciclo de maduracin no est cubierta por los propios recursos generados por el mismo ciclo. Como esta situacin se ir repitiendo en cada uno de los ciclos de maduracin, es evidente que nos encontramos ante un dficit de tipo permanente, originado por la renovacin de la necesidad bsica ligada a la explotacin de la empresa. Por tratarse de una necedad de tipo permanente, debe cubrirse mediante una financiacin del mismo tipo. Y esta es precisamente la funcin que debe realizar el fondo de maniobra, es decir, aportar los recursos permanentes que necesitan la mayora de las empresas para financiar una parte de su ciclo de maduracin. b). Sin embargo, los importes del fondo de maniobra y del capital de trabajo es posible que sean distintos, y en muchos casos es as. Por ejemplo, podemos fcilmente imaginar una situacin (empresa en fuerte crecimiento) en que las necesidades en capital de trabajo sean superiores a la capacidad de la empresa de generar recursos permanentes. En este caso los dos valores sern distintos, siendo el importe de las necesidades financieras superior a los recursos permanentes disponibles y como consecuencia, se producir un desequilibrio que, como veremos mas adelante, repercutir sobre la tesorera de la empresa. c). Por lo tanto, al llegar a este punto, podemos concluir que el concepto preciso de fondo de maniobra es el que acabamos de indicar, es decir, la parte44


de los recursos permanentes que no est absorbida por la financiacin del activo fijo. La forma adecuada de calcularse es: CAPITALES PERMANENTES - ACTIVO FIJO = FONDO DE MANIOBRA Para analizar la variacin del fondo de maniobra durante un partidas mencionadas: perodo

determinado, deberemos calcular las variaciones respectivas de las dos

Fondo de maniobra =

Capitales permanentes -

Activo fijo

La funcin de este fondo de maniobra es aportar los recursos necesarios para asegurar el equilibrio financiero del ciclo de maduracin cubriendo las necesidades del capital de trabajo. d). Utilizaremos el concepto de capital de trabajo para referirnos a la parte de las necesidades de tipo cclico cuya financiacin no est cubierta por los recursos cclicos, recordando que ambos trminos necesidades y recursos cclico estn ligados directamente al ciclo de maduracin. Damos por supuesto que tanto estas necesidades como tambin los recursos cclicos corresponden a los valores normales u ptimos que toda empresa debe tener para evitar desajustes de fabricacin (stock de materias primas y productos en curso) o de las ventas (stock de productos acabados). Asimismo, el crdito concedido a los clientes y el aplazamiento obtenido de los proveedores corresponden a las condiciones normales vigentes en el sector de actividad de que se trate.

45


La necesidad financiera creada por el capital de trabajo deber cubrirse con el fondo de maniobra y, en algunos casos, con los recursos de tesorera. e). Podemos encontrar una aplicacin interesante de la separacin de estos dos conceptos en el caso del fondo de maniobra negativo. Existen empresas cuya situacin normal es que los valores del activo fijo sean superiores a los capitales permanentes y, como consecuencia, el fondo de maniobra es negativo. Podremos preguntarnos, si en este caso, la definicin de fondo de maniobra sigue siendo vlida puesto que no existen recursos permanentes para financiar las necesidades de capital de trabajo. La respuesta es afirmativa, puesto que un valor negativo puede corresponder a una situacin tan normal como la de uno positivo. El fondo de maniobra puede ser negativo si las necesidades de capital de trabajo tambin lo son. Es decir, que los recursos espontneos sean superiores a las necesidades cclicas. Lo que debe cumplirse, siguiendo el esquema terico propuesto es:

FONDO DE MANIOBRA - CAPITAL DE TRABAJO NECESARIO

0

3. La situacin de tesorera La situacin de tesorera de una empresa, en un momento determinado, es la diferencia entre:

46


-

su fondo de maniobra, es decir, la parte de los capitales permanentes

que no est absorbida por la financiacin de los valores de inmovilizado y, como consecuencia, est disponible para financiar las necesidades ligadas al ciclo de maduracin. Y las necesidades de capital de trabajo, que son la parte de las

necesidades propias del ciclo de maduracin, cuya financiacin no est cubierta por los recursos cclicos. El objetivo de calcular esta diferencia es poner de manifiesto la relacin entre las necesidades financieras originadas por la actividad de una empresa y los recursos utilizados para cubrirlas. Tal como hemos visto, las necesidades estn formadas por: Las necesidades acclicas, que corresponden a los valores

inmovilizados. La parte de las necesidades cclicas cuya financiacin est a cargo de

la empresa, es decir, el capital de trabajo. Los recursos utilizados para financiar la actividad son los capitales permanentes. No se mencionan los recursos cclicos, puesto que se restan de las necesidades cclicas para calcular el capital de trabajo. Esquemticamente podemos representar las necesidades y los recursos de la siguiente forma:

47


N EC E SI D AD ES Necesidades acclicas Necesidades de capital de trabajo (O lo que es lo mismo)

RECURSOS Capitales permanentes

Necesidades de capital de trabajo

Fondo de maniobra

(evidentemente, los importes de ambas columnas no son iguales)

La utilidad de este concepto de tesorera es que aporta una distincin fundamental entre: -Lo que origina las necesidades de tesorera. -Las posibilidades existentes de ampliar los recursos de tesorera (gestin de tesorera). -El saldo resultante de disponible. a) Las necesidades de tesorera Tal como acabamos de ver, el origen de estas necesidades est en la relacin entre el capital de trabajo necesario y el fondo de maniobra disponible. Cuando una empresa se halle en fase de fuerte expansin, sus necesidades de capital de trabajo son superiores a su capacidad de generar recursos permanentes: la diferencia entre el fondo de maniobra disponible y el capital de trabajo necesario nos dar una situacin de tesorera deficitaria o negativa que obligar a la bsqueda de recursos adicionales para restablecer el equilibrio financiero. b) La gestin de tesorera A partir de la relacin entre las necesidades de capital de trabajo y el fondo de47


maniobra nos podemos encontrar con: Una situacin de tesorera deficitaria o negativa, que colocar a la empresa en la necesidad de cubrir ese dficit de financiacin. Una situacin de tesorera positiva, que nos indicar que los recursos disponibles son superiores a las necesidades. A partir de estas situaciones, entra en juego la gestin de tesorera, cuya finalidad ser: Buscar recursos de tesorera adicionales para cubrir una situacin

deficitaria. Los recursos ms usuales son: el crdito bancario y el aplazamiento de pagos. Buscar la colocacin adecuada para los recursos sobrantes, en el caso de una situacin de tesorera positiva, tales como: aprovechar descuentos por pronto pago, reducir el nivel de descuento comercial, invertir en activos financieros. c) El saldo resultante de disponible La incidencia final de todo este proceso sobre el saldo de disponible vendr dada por los recursos de tesorera adicionales conseguidos, o la resta, si se trata de la colocacin de recursos en activos de tesorera y la situacin de tesorera inicial. Es decir, si ante una situacin de tesorera deficitaria (necesidades de capital de trabajo superiores al fondo de maniobra) se consiguen unos recursos adicionales por el mismo importe del dficit, el nivel de disponible no se ver afectado. Por el contrario, si estos recursos no se consiguen o su cuanta es inferior al dficit, el saldo de disponible disminuir en un importe igual a la diferencia entre el dficit de tesorera y el total de recursos adicionales conseguidos.

48


El cuadro-resumen de la pgina bsicos.

ayudar

a

asimilar

estos

conceptos

Siguiendo el planteamiento aqu planteado la gestin de tesorera queda enmarcada por la relacin dinmica entre el fondo de maniobra y las necesidades del capital de trabajo. Esta es una perspectiva conceptual muy til para comprender las verdaderas causas de los desajustes de tesorera en las empresas. Con frecuencia, los responsables de la gestin de tesorera quedan absorbidos por los problemas cotidianos (previsiones financieras, bsqueda de nuevos crditos, negociacin de aplazamientos) sin llegar a tener una visin clara y precisa de las causas que estn provocando las tensiones financieras. Para explicar (el pasado) o para prever (hacia el futuro) las variaciones de tesorera, durante un intervalo de tiempo determinado, es preciso referirse, por una parte, a las variaciones del fondo de maniobra y, por otra, a las variaciones de las necesidades de capital de trabajo dicho intervalo de tiempo) y hacer la diferencia. 4. Aplicacin de estos conceptos bsicos en el anlisis financiero Es necesario destacar la necesidad y utilidad de separar los dos conceptos de fondo de maniobra presentado el y capital de trabajo. Tradicionalmente se ha fondo de maniobra a travs de dos definiciones que se (durante

consideraban equivalentes: a) Diferencia entre capitales permanentes y activo fijo (lo que coincide con la definicin aqu presentada. b) Diferencia entre activo circulante y pasivo circulante. Aunque el valor aritmtico de ambas diferencias es el mismo, ya que el total del activo y del pasivo son iguales, su contenido y dinmica son muy diferentes:

49


-

El clculo del fondo de maniobra como diferencia entre capitales permanentes y activo fijo permite conocer las causas del valor del fondo de maniobra en un momento determinado, determinado perodo as como explicar su variacin durante un de tiempo. En definitiva se estn manejando los

elementos que generan el fondo de maniobra. En cambio, el modo de clculo del fondo de maniobra como diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante, solo permite constatar el valor o las variaciones del fondo de maniobra, pero no explicarlas, puesto que las operaciones que afectan a estas partidas del balance no tienen incidencia sobre el fondo de maniobra. Los dos conceptos bsicos de fondo de maniobra y capital de trabajo son necesarios para analizar la situacin financiera de una empresa. El anlisis de la magnitud del fondo de maniobra es uno de los aspectos fundamentales del anlisis financiero; tanto es as, que se ha llegado a decir que una empresa est bien equilibrada cuando su fondo de maniobra tiene un valor elevado; por el contrario, se afirma que su situacin es dbil cuando su fondo de maniobra pequeo o, con mayor motivo, cuando es negativo. Es evidente que cuanto mayor es el fondo de maniobra de una empresa ms posibilidades existen de que no tenga tensiones de tesorera. Sin embargo, una empresa con un fondo de maniobra elevado no es sinnimo de una tesorera desahogada. Si sus necesidades de capital de trabajo son, al mismo tiempo, elevadas, es muy frecuente que se encuentre con dificultades de tesorera. Por el contrario, una empresa con un fondo de maniobra dbil no tiene forzosamente que encontrarse con dificultades de tesorera. Si sus necesidades de capital de trabajo son muy pequeas o negativas puede tener una situacin cmoda de tesorera. La conclusin es que el anlisis de la situacin financiera de una empresa, y ms concretamente, de su situacin de tesorera, exige la consideracin50


simultnea del fondo de maniobra y de las necesidades del capital de trabajo. Cada uno de estos conceptos, insuficiente si se considera de forma aislada, complementa al otro. Una forma muy til de analizar la situacin financiera de una empresa es mediante el seguimiento de la evolucin de los tres conceptos bsicos fondo de maniobra, capital de trabajo y situacin de tesorera durante varios perodos consecutivos. Ello nos permitir seguir la evolucin dinmica entre dichas magnitudes y, como consecuencia, evaluar los cambios que se vayan produciendo en la situacin financiera. Este anlisis se realiza a travs del cuadro de financiacin que se explica ms adelantes. El anlisis dinmico se puede complementar con el planteamiento que podemos considerar esttico que consiste en comparar el fondo de maniobra con aquellas magnitudes con las que se relaciona ms directamente. Al mismo tiempo se analiza la velocidad de realizacin de las partidas del activo circulante y la exigibilidad de las del pasivo circulante, estudiando su incidencia sobre la situacin financiera de la empresa (anlisis de las rotaciones). En la pgina siguiente se incluye un cuadro resumen en el que se puede observar el clculo y las diferencias entre los tres conceptos bsicos que acabamos de explicar. 5. Ratios para el anlisis esttico del fondo de maniobra Activo circulante financiado por el fondo de maniobra Fondo de maniobra x 100 Activo circulante Este ratio nos permite valorar y juzgar la evolucin del nivel de cobertura del51


activo circulante por el fondo de maniobra, que puede deberse a: una menor rotacin del activo circulante o a un incremente del volumen de operaciones. Cobertura de los stocks Fondo de maniobra x 100 Stocks Tiene la misma finalidad que el anterior, pero referido a las existencias, que generalmente constituyen la parte ms fija del activo circulante. A la hora de valorar este ratio hay que tener presente que el mismo vara en funcin de la actividad que desarrolle la empresa. Las empresas comerciales precisan una menor cobertura que las industriales debido a que la rotacin de los stocks es ms rpida. Relacin con las ventas Fondo de maniobra Ventas Este ratio nos da un ndice de comparacin de la evolucin del fondo de maniobra en relacin con la evolucin de las ventas. LOS FONDOS GENERADOS POR LAS OPERACIONES. EL CASH- FLOW. LA AUTODINANCIACION Hay pocos conceptos que hayan alcanzado una divulgacin tan amplia entre los analistas y directivos financieros como el Cash-Flow. A pesar de ello, con frecuencia se utiliza de forma imprecisa, con interpretaciones diferentes o con un desconocimiento del verdadero alcance de su significado. Es necesario, por tanto, clarificar el trmino Cash-Flow y precisar la utilidad de52


su aplicacin en el anlisis y la gestin financiera. El trmino Cash-Flow equivale, en general, a la suma del beneficio mas las amortizaciones. Lo que nos mide los recursos generados durante un determinado perodo de tiempo. Cul es el significado financiero de la cifra que resulta al sumar las amortizaciones y el beneficio de un perodo?. Al efectuar esta operacin eliminamos de la Cuenta de Resultados una partida de gasto que no supone ningn desembolso. Ya es sabido que la amortizacin es un asiento contable cuya finalidad es distribuir como gasto una determinada inversin a lo largo de su vida til, puesto que el desembolso tuvo lugar al adquirir el activo fijo correspondiente. En realidad, podramos calcular el Cash-Flow restando de los ingresos aquellos gastos que han supuesto un desembolso durante el perodo, o que lo van a suponer a corto plazo. Para ello habra que restar de las ventas todas las partidas de gasto que aparecen en la cuenta de resultados, a excepcin de las amortizaciones. Pero esto supone realizar varias sustracciones y, en cambio, se puede llegar al mismo resultado con una sola operacin aritmtica, sumando las amortizaciones al beneficio. El propio vocablo ingls (Cash-Flow equivale en castellano a flujo de caja) y el hecho de hablar de gastos que han supuesto o no un desembolso, puede sugerir una relacin directa entre el Cash-Flow y el movimiento de caja y bancos. En realidad no es as. Si lo que nos interesa es la relacin entre el resultado econmico (cuenta de resultados) y el resultado de tesorera (movimiento de caja y bancos), la amortizacin no es la nica partida que justifica la diferencia entre ambos resultados. Como sabemos, las ventas del ejercicio pueden no haberse cobrado todava; parte de las materias primas y/o mercaderas suministradas por los proveedores pueden estar todava en el almacn. Es decir, hay que recordar la diferencia entre:53


Operaciones de explotacin (ingresos y gastos) Operaciones de tesorera (cobros y pagos)

As pues, puede decirse que el destino natural del Cash-Flow no es la Caja, sino el Fondo de Maniobra. Lo que hace el Cash-Flow es aumentar los recursos permanentes de la empresa y, en consecuencia, el Fondo de Maniobra. Por lo tanto, sera mas correcta una traduccin no literal del trmino y denominarlo Fondos Generados por las Operaciones (F.G.O.). Precisiones a la definicin de los F.G.O. Recordemos que los F.G.O. se calculan sumando al beneficio las

amortizaciones. Pero, Qu cifra de beneficios debemos tomar? 1. Antes o despus de impuestos?. Lo normal es hacerlo despus de

impuestos puesto que stos suponen una salida de fondos. Solo conviene destacar que en el caso de comparar empresas sometidas a distinta fiscalidad, es necesario situarse a un nivel homogneo. Para ello, lo ms prctico es tomar los FGO antes de impuestos. 2. Antes o despus de la distribucin de beneficios?. Con la finalidad

de permitir el anlisis de la poltica de dividendos de la empresa, se suele establecer la siguiente distincin: F.G.O.: Para su clculo se toma la cifra de beneficio antes de la distribucin de dividendos. autofinanciacin.54

En este caso, el trmino FGO mide la capacidad de


Autofinanciacin: FGO o Cash-Flow menos los

diagnostico administrativo - financiero y sus instrumentos

Documents