DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

ALCALDIA DE RIVERA

2019

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION…………………………………………………..…………………………….3

1. OBJETIVO GENERAL…………………………………………………….….………………3

2. ALCANCE…………………………………………………………………….………….…….3

3. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD…………………………….…….……….4

3.1 Misión…………………………………………………………………………….…………...4

3.2 Visión………………………………………………………………………………….……....4

3.3 Valores……………………………………………………………………………….………..4

3.4 Estructura Organizacional………………………………………………..……………….…5

4. METODOLOGIA…………………………………………………………………..…………...5

4.1 Fuentes de Información…………………………………………………..………………….5

4.2 Criterios relacionados con la Gestión Documental en el marco del

Decreto 2609 de 2012………………………………………………………………….……….6

5. GLOSARIO ASOCIADO………………………………………..……………………………10

6. BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………..…………………...13

DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

INTRODUCCION

La nueva política archivística se plantea con fundamento en que los documentos son el lenguaje legítimo y natural de la administración y por lo mismo su manejo, trámite y

organización debe contribuir a la eficiencia, eficacia y transparencia de la misma; son instrumentos de control y se constituyen en centros de información necesarios para el

funcionamiento de un Estado de Derecho y en parte esencial de la memoria colectiva de la Nación.

La presente actualización que se efectúa al Diagnóstico Integral de Archivos realizado al

acervo documental de la Alcaldía del municipio de Rivera, debe convertirse en un

instrumento básico para la toma de decisiones en materia archivística, que permita

priorizar los aspectos más críticos que ha arrojado en su elaboración, donde se evaluaron

las condiciones en que se encuentran los archivos en materia administrativa, de servicios,

locativos, la ubicación de los depósitos, la prevención de desastres, el mantenimiento, los

procesos archivísticos, la preservación documental, el estado de conservación y demás

criterios establecidos en la publicación "Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos"

emitido por el Archivo General de la Nación y de la revisión bibliográfica referida a los

archivos.

1. OBJETIVO GENERAL

Actualizar el diagnóstico integral de archivos del acervo documental de la Alcaldía de

Rivera, con el fin de evaluar el estado actual de los archivos y de definir las acciones

tendientes a la recuperación del patrimonio documental del municipio, conforme a

cumplimiento de la Ley 594 "Ley General de Archivos".

2. ALCANCE

El diagnóstico incluye todos los procesos de la Gestión Documental establecidos en el

Decreto 2609 de 2012, compilado en el Decreto 1080 de 2015. Se destacan con mayor

relevancia los aspectos técnicos y archivísticos que deben ser tenidos en cuenta para una

correcta gestión de los documentos en el municipio.

3. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD

El Plan de Desarrollo 2016-2019 "Rivera Con La Gente" Eje Estratégico Desarrollo

Institucional, cuyo objetivo general es promover una Administración Pública transparente y

coherente con las necesidades de la comunidad, donde se fortalezca el manejo de la

administración pública, evidenciando la necesidad de administrar los recursos públicos

bajo los principios constitucionales de igualdad, mérito, moralidad, eficacia, economía,

imparcialidad, transparencia, celeridad y publicidad.4

3.1 Misión

Rivera es un municipio que garantiza a sus pobladores un buen gobierno, una gestión

pública transparente, eficiente y responsable, que formula políticas públicas dirigidas al

mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes, enfocadas a impulsar la economía,

desarrollar y potencializar la industria turística, mejorar la educación de sus niños, niñas y

adolescentes, conservar nuestro patrimonio ecológico, el desarrollo sostenible, la

generación de cultura ciudadana y la convivencia pacífica en todo nuestro territorio.

3.2 Visión

En el año 2030 Rivera será un municipio verde, con gente saludable, educada, activa

pacífica y culta, donde la comunidad asume con responsabilidad la protección ambiental,

con liderazgo turístico regional para consolidar un desarrollo económico basado en la

producción agropecuaria tecnificada, con ciudadanos felices que hacen parte de un

territorio en paz.

3.3 Valores

El Plan de Desarrollo se enmarca dentro de los siguientes principios y valores específicos

o especiales, basados en la consideración fundamental de que el accionar político y la

gestión pública, es una empresa democrática y colectiva que debe anteponer el interés

general al interés particular en la construcción del bienestar común de la población

Riverense.

Responsabilidad de la Función Pública.

Planificación.

Identidad Cultural.

Participación Ciudadana.

Equidad Social.

Transparencia.

Sentido de Pertenencia y Defensa de lo público.

Tolerancia.

Responsabilidad Social.

3.4 Estructura Organizacional

4. METODOLOGIA

Para la recolección de la información se utilizó la herramienta recomendada por el Archivo

General de la Nación "Pautas para el Diagnóstico Integral de Archivos", cuyos formatos

son metodológicamente imprescindibles para la compilación de datos que son el insumo

para el análisis y priorización de actividades a seguir; en la misma medida se hizo la

Inspección ocular a los depósitos de archivo.

4.1 Fuentes de Información.

La información que se recolectó para identificar el estado de la Gestión Documental en el

municipio se obtuvo de proyectos anteriores y del seguimiento y análisis de fuentes

bibliográficas obtenidas en el proceso de investigación, de visitas a las dependencias e

indagación con los funcionarios de la Alcaldía. Igualmente se tuvieron en cuenta los

hallazgos y planes de mejoramiento realizados por la Oficina de Control Interno de la

Entidad y el Archivo General de la Nación.

4.2 Criterios relacionados con la Gestión Documental en el marco del Decreto 2609

de 2012.

PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL (Art. 9° Decreto 2609 de 2012)

PROCESO HALLAZGO

PL

AN

EA

CIO

N

No se ha construido la Política de Gestión Documental

Los instrumentos archivísticos: No se ha elaborado el PINAR; El

PGD se encuentra desactualizado; las TRD y CCD quedaron

desactualizados con respecto al Decreto municipal 0590 de 2016;

no se cuenta con el Modelo de Requisitos para la Gestión de

Documentos Electrónicos; Banco Terminológico y Tablas de

Control de Acceso.

Se han adquirido dos (2) Software para ventanilla y la Gestión

Documental, pero uno fue declarado obsoleto y el que está en uso

no cuenta con las TRD parametrizadas para la administración de

las comunicaciones oficiales en el marco del Acuerdo AGN-060 de

2001. (En el año 2007 las TRD fueron debidamente aprobadas en

el marco del Decreto Nacional 4124 de 2004 vigente para la

época, en el 2015 se actualizaron con el Decreto municipal 137 de

2015 y en el año 2016 se cuenta con nueva estructura orgánico-

funcional a través del Decreto municipal 0590 de 2016).

Los procedimientos de la Gestión Documental se encuentran

desactualizados.

PR

OD

UC

CIÓ

N

Los formatos para la producción documental no se han elaborado

con base en las normas ICONTEC.

El Sistema de Información para el registro y radicación de las

comunicaciones oficiales no se encuentra operando para las

comunicaciones que se despachan de la entidad, estas se

encuentran a criterio de cada dependencia, lo cual es complejo

para el control de respuestas.

Producción de copias. Se ha establecido imprimir original y copia,

pero el nivel de desconfianza del servidor público frente al control

documental hace que se produzca un mayor volumen o

duplicidad.

Digitalización. En la ventanilla única se digitalizan las

comunicaciones y se envían por el aplicativo, pero en todas las

dependencias cuentan con escáneres sub-utilizados, porque no se

utiliza en debida forma el software ni se aplican TRD (Series y

Subseries) para la conformación de expedientes.

Uso del correo electrónico institucional. la frecuencia es alta y

funciona en doble vía.

Servicio de Reprografía. Se encuentra contratado con empresa

externa.

GE

ST

ION

Y T

RA

MIT

E

El procedimiento para radicar y registrar la correspondencia está

desactualizado con respecto al sistema de información, no se

cuenta con una guía de ventanilla única que oriente al usuario

interno a hacer uso de la herramienta.

Procedimiento de clasificación en ventanilla única. Al no

conocerse las funciones de las dependencias, las comunicaciones

son clasificadas por el nombre del destinatario sin verificar el

asunto.

Procedimiento de distribución de comunicaciones oficiales. Igual

que el anterior, por no conocer las funciones propias de cada

dependencia, algunas se saturan como en el caso del Despacho

del Alcalde, de un gran cumulo de correspondencia.

Programación para la distribución. En la oficina de

correspondencia no está establecido de manera oficial un horario

de distribución de las comunicaciones.

Medios de distribución de las comunicaciones oficiales. No está

establecido a través de una directiva o guía, esta se hace con el

poco personal que hay y con una empresa externa.

Controles para la correspondencia. A pesar de haber un software

de ventanilla única, este no se está utilizando correctamente y no

se hace trazabilidad ni las alertas funcionan para el seguimiento a

las respuestas.

Tiempos de respuestas. Al direccionar las comunicaciones

oficiales de manera incorrecta y saturar algunas dependencias,

cuando se redireccionan a la oficina que tiene la competencia para

generar la respuesta, la comunicación llega en muchas

oportunidades vencidos los tiempos de respuesta que otorga la

Ley.

Comunicaciones a través del correo electrónico. Algunas

dependencias no cuentan con servicio de internet; en el edificio

central este servicio no funciona de forma eficiente y al no contar

con una guía de la buena utilización de este servicio, en muchas

oportunidades no es utilizado adecuadamente.

Consulta. A través del proceso de calidad se cuenta con los

formatos de préstamo de documentos que están disponibles en la

página web del municipio, pero muchas dependencias no lo

utilizan por desconocimiento o por la costumbre del libro

radicador.

OR

GA

NIZ

AC

IÓN

Archivos de Gestión. Al no contar con las TRD actualizadas,

aprobadas, convalidadas y difundidas, los funcionarios siguen

aplicando criterios personales para archivar.

Inventarios documentales. El Formato Unico de Inventario

disponible en la página web del municipio no es utilizado,

solamente cuando se va a hacer el empalme con cambio de

administración o en las transferencias al Archivo es utilizado, es

decir, en los archivos de gestión no se cuenta con el inventario

real de los documentos a cargo de cada dependencia.

Rotulación de expedientes de archivo. No se aplica en todas las

dependencias.

Documentos de apoyo. En todas las dependencias hay gran

cantidad de documentos de apoyo, como normas, copias, y

material que no es archivo, ocupando anaqueles y archivadores

junto a los documentos de archivo.

Organización del Archivo Central. En el municipio hay dos

instalaciones que contienen documentación de Archivo Central, de

conservación total y del fondo acumulado de la entidad. No están

conformados los archivos conforme lo establece la Ley 594 de

2000.

Descripción documental. Las transferencias primarias y

secundarias no se han hecho con base en las TRD y TVD por las

razones antes expuestas.

Utilización de metadatos para la descripción. Como se mencionó

anteriormente, el software no tiene parametrizadas las TRD.

TR

AN

SF

ER

EN

CIA

Las transferencias documentales. Al no contar con TRD en

funcionamiento y la conformación de los archivos en sus 3 fases,

las transferencias no se realizan con el cronograma de

transferencia. En el Archivo Central de la carrera 4ta. No se

reciben documentos desde el año 2000 y al archivo municipal, se

ha trasferido documentación del año 2000 en adelante, pero

también se ha recibido documentación de otros depósitos.

Documentos electrónicos. En el municipio de Rivera se han

adelantado varios procesos de digitalización de documentos,

desafortunadamente no ha habido un programa o lineamiento

para la migración, o conversión de documentos electrónicos de

archivo en un Sistema Integrado de Conservación -SIC-, ni se

cuenta con un repositorio, propio o alquilado.

DIS

PO

SIC

ION

DE

DO

CU

ME

NT

OS

Eliminación de documentos. Este procedimiento fue excluido en el

proceso de Gestión Documental por encontrarse desactualizado

con respecto al Acuerdo 04 de 2013 y la normatividad medio-

ambiental. Está en actualización y aprobación por parte del

Comité Interno de Archivo.

Microfilmación o digitalización de expedientes conforme a las

Series y subseries descritas en las TRD. El instrumento

archivístico TRD está en proceso de actualización con base en el

Decreto municipal 0590 de 2016.

Elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental -

TVD -. De acuerdo al Plan de Mejoramiento Archivístico suscrito

con el AGN, se ha dispuesto elaborar y aplicar las TVD hasta el

año 2019, por el gran volumen documental existente en el fondo

acumulado.

PR

ES

ER

VA

CIÓ

N A

LA

RG

O P

LA

ZO

Sistema Integrado de Conservación – SIC - Se tiene previsto

elaborar el diagnóstico y la formulación de la solución con la

Secretaría de las TIC.

Plan de Conservación Documental. Una vez se cuente con el

Sistema Integrado de Conservación se derivan el programa y los

planes a ejecutar para la conservación documental, el cual debe

ser implementado y debe hacerse el seguimiento y el control.

Procedimiento para la conservación de los documentos

electrónicos de archivo. El procedimiento debe integrarse al

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

SGDEA- que al ser implementado debe garantizar la preservación

de los documentos descritos en las TRD. V

AL

OR

AC

ION

Los criterios de valoración se establecen en las TRD y se deben

evaluar las particularidades de la diplomática documental y

condiciones técnicas de producción de los documentos físicos y

electrónicos.

Programa de Documentos vitales. Establecido este programa

propio del PGD, se determinan qué documentación es esencial

para la operación del ejercicio gubernamental como entidad

estatal.

Criterios de selección. En las TRD se establecen los criterios de

selección, se requiere con base en la producción documental de la

entidad establecer los valores cuantitativos y cualitativos de los

mismos.

5. GLOSARIO ASOCIADO Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, serie, asunto). Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

6. BIBLIOGRAFÍA COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 05 de 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Bogotá, D.C.: El AGN, 2013. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 04 de 2013: Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Bogotá, D.C.: El AGN, 2013. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 03 de 2013: Por medio del cual se reglamentan parcialmente el Decretos 2578 de 2012, se y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Bogotá, D.C.: El AGN, 2013. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 060 de 2001: Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Bogotá, D.C.: El AGN, 2001. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá, D.C.: El Congreso, 2000.