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UNIVERSIDADE DO EXTREMO SUL CATARINENSE – UNESC
CURSO DE FARMÁCIA
PATRÍCIA BOBSIN TEIXEIRA
DIAGNÓSTICO DAS CONDIÇÕES DE ARMAZENAMENTO DE
MEDICAMENTOS EM UM ALMOXARIFADO MUNICIPAL
CRICIÚMA, JUNHO DE 2010
PATRÍCIA BOBSIN TEIXEIRA
DIAGNÓSTICO DAS CONDIÇÕES DE ARMAZENAMENTO DE
MEDICAMENTOS EM UM ALMOXARIFADO MUNICIPAL
Trabalho de Conclusão de Curso, apresentado para obtenção do grau de Farmacêutico no curso de Farmácia da Universidade do Extremo Sul Catarinense, UNESC. Orientador: Prof. MSc. Indianara Reynaud Toreti Becker
CRICIÚMA, JUNHO DE 2010
PATRÍCIA BOBSIN TEIXEIRA
DIAGNÓSTICO DAS CONDIÇÕES DE ARMAZENAMENTO DE
MEDICAMENTOS EM UM ALMOXARIFADO MUNICIPAL
Trabalho de Conclusão de Curso aprovado pela Banca Examinadora para obtenção do Grau de Farmacêutico, no Curso de Farmácia da Universidade do Extremo Sul Catarinense, UNESC, com Linha de Pesquisa em Assistência Farmacêutica.
Criciúma, 25 de junho de 2010.
BANCA EXAMINADORA
Profª. Indianara Reynaud Toreti Becker – Mestre - UNESC
Orientadora
Profª. Angela Erna Rossato - Mestre – UNESC
Examinadora
Profª. Juliana Lora - Mestre – UNESC
Examinadora
AGRADECIMENTOS
A Deus, por permitir que mais esta etapa da minha vida fosse cumprida,
mesmo com todas as dificuldades, tenho certeza que sempre esteve ao meu lado
em todos os momentos.
Ao meu marido Geison, por toda a paciência, pelo apoio, pelo incentivo, pela
compreensão da ausência e principalmente pelo carinho.
Ao meu filho Miguel, por toda a afabilidade mesmo com a minha ausência.
Aos meus pais Fernando e Angelita, que apesar das circunstâncias
acompanharam tudo passo a passo, e nas maiores dificuldades não mediram
esforços para estarem ao meu lado. A vocês minha eterna gratidão.
Aos meus sogros Pedro Miguel e Marlene, que mesmo de longe me
prestaram todo apoio necessário que esta etapa fosse vencida. Da mesma forma,
minha gratidão e admiração eterna.
Ao meu irmão Edson e minhas cunhadas Geisiane e Liziane, que apesar da
distância sempre se fazem presentes na minha vida. Vocês são muito especiais!
Meu agradecimento especial a professora MSc. Indianara, que muito mais
que uma orientadora, foi sempre uma amiga, e além de tudo uma eterna mestra.
Obrigada por tudo, principalmente pela confiança e pelo constante incentivo.
A todos os meus amigos e companheiros da graduação, pelo companheirismo
durante esta jornada.
A todos meus verdadeiros amigos, que estiveram comigo em todos os
momentos, partilhando incertezas e alegrias, dividindo o peso dos contratempos e
superando os problemas, as quais, sem “elas” eu não teria conseguido.
A todos os docentes do curso de Farmácia, da Universidade do Extremo Sul
Catarinense, que com toda dedicação repassaram seu vasto conhecimento durante
as aulas ministradas.
Obrigada também pelo apoio e incentivo de todos aqueles que não
mencionei, em especial meus companheiros de Almoxarifado, que se fizeram
presentes neste período e que direta ou indiretamente contribuíram para que este
trabalho fosse concretizado.
MUITO OBRIGADA!
DIAGNÓSTICO DAS CONDIÇÕES DE ARMAZENAMENTO DE
MEDICAMENTOS EM UM ALMOXARIFADO MUNICIPAL
(DIAGNOSIS OF THE STORAGE OF MEDICINES CONDITIONS
IN A MUNICIPAL STOCKROOM)
TEIXEIRA, Patrícia Bobsin1; BECKER, Indianara Reynaud Toreti2
1. Acadêmica do Curso de Farmácia da Universidade do Extremo Sul Catarinense -
UNESC, Av. Universitária, 1105 - Bairro Universitário, CEP: 88806-000 -
Criciúma – SC.
2. Professora do Curso de Farmácia da Universidade do Extremo Sul Catarinense -
UNESC, Av. Universitária, 1105 - Bairro Universitário, CEP: 88806-000 -
Criciúma - SC.
Autor Responsável: Indianara Reynaud Toreti Becker. E-mail: [email protected]
RESUMO
Este estudo tem como objetivo diagnosticar as condições de armazenamento de
medicamentos em um almoxarifado municipal localizado no estado de Santa
Catarina. Trata-se de um estudo de caso, realizado no período de outubro de 2009 e
abril de 2010 através de observação participante. Os dados foram organizados
através do preenchimento de um formulário estruturado adaptado do roteiro de
diagnóstico previamente elaborado por Costa et al. (2006). Após o levantamento e a
analise dos dados obtidos pode-se afirmar que o espaço físico destinado ao
armazenamento dos produtos no Almoxarifado em estudo é insuficiente, a
organização interna é deficiente e áreas específicas como expedição, recepção e
deposição de produtos rejeitados são inexistentes. A associação das precárias
condições físicas do local a fatores como ausência de climatização, iluminação e
ventilação inadequadas, prejudicam as condições de armazenagem do
almoxarifado, comprometendo a estabilidade dos medicamentos. A forma de
estocagem dos materiais não garante sua identidade e integridade. O empilhamento
é executado de forma inadequada e os materiais são acondicionados nos estrados
sem critério de validade. O número de funcionários destinados as atividades
administrativas é insuficiente e estes não recebem treinamento e orientações. Deste
modo, pode-se afirmar que as precárias instalações físicas do setor associadas a
falhas na gestão e em recursos humanos ocasionam perdas de produtos e
medicamentos gerando prejuízo financeiro ao município e comprometimento do
estoque. Os resultados obtidos demonstram que as premissas exigidas pelas Boas
Práticas de Estocagem não são cumpridas no almoxarifado em análise,
comprometendo o gerenciamento e a qualidade dos medicamentos e materiais
estocados.
PALAVRAS-CHAVE: Assistência Farmacêutica. Armazenamento de medicamentos.
Almoxarifado.
ABSTRACT
This study aims to diagnose the storage of medicines conditions in a municipal
storeroom located in the extreme south of Santa Catarina. This is a case study,
conducted from October 2009 to April 2010 through participant observation. Data
were organized by filling out a structured form adapted from the diagnostic guide
previously developed by Costa et al. (2006). The physical space for storage of
products is insufficient, the internal organization is deficient and specific areas such
as shipping, receiving and deposition of discarded products are nonexistent. The
combination of poor local physical conditions with factors such as lack of air
conditioning, inadequate lighting and ventilation, affect the storage conditions of the
stockroom, compromising the stability of the drugs. The material storage way does
not guarantee its identity and integrity. The stacking is performed improperly and the
materials are packed in pallets without validity criterion. The number of employees for
administrative activities is insufficient and they do not receive training and guidance.
Thus, one can say that the poor physical facilities in the industry associated with
failures in the management and human resources result in lost of products and
medicines causing financial loss to the manager and compromising of the stock. The
results show that the premises required by Standards of Storage Accommodation are
not met in the stockroom under consideration, compromising the management and
quality of medicines and supplies stocked.
KEYWORDS: Pharmaceutical Care. Storage of medicines. Stockroom.
1. INTRODUÇÃO
A Assistência Farmacêutica representa hoje um dos setores de maior impacto
financeiro aos cofres públicos e a tendência de demanda por medicamentos é
crescente. A participação do gasto com medicamentos no gasto total do Ministério
da Saúde aumentou de 5,4% em 2002 para 10,7% em 2007, representando um
gasto total com medicamentos em ações ou programas de assistência farmacêutica
definidos no orçamento da União de R$ 4.631.183.876,06. (VIEIRA, 2009). Desta
forma, a ausência de um gerenciamento efetivo pode acarretar grandes
desperdícios. (CONASS, 2007).
A gestão de medicamentos para a rede pública de saúde constitui um ponto
falho para os governos, uma vez que a falta de um mecanismo eficiente de controle
impede a apuração das reais necessidades de abastecimento, estimando-se
orçamento em geral abaixo do necessário para cobrir toda a demanda da rede. Além
disso, a perda de medicamentos por expiração do prazo de validade, o descontrole
dos mesmos e a falta de rastreabilidade da movimentação desses medicamentos
pela rede, coloca o sistema público de saúde numa posição de fragilidade, sendo
sempre alvo de críticas e ataques por parte dos usuários. (LOPES, SOUZA &
FERREIRA, 2006).
Estima-se que aproximadamente 70% dos recursos investidos no Ciclo
Logístico da Assistência Farmacêutica são perdidos devido a preços e qualidade
inadequados, armazenamento incorreto, gerenciamento inadequado do sistema de
abastecimento, prescrição inadequada e falta de adesão ao tratamento. (BONFIM &
BERMUDEZ, 1999; LUIZA, AVELAR & DANELON, 2008).
Dentre os fatores que causam a perda e o desperdício de medicamentos,
destacam-se a programação inadequada e o armazenamento indevido. Assim, um
aspecto importante a ser considerado neste caso é a manutenção da estabilidade do
medicamento, ou seja, sua conservação por meio de uma estocagem adequada e
satisfatória durante o período de vida útil. Para tanto, a conservação da qualidade
dos medicamentos depende das condições de seu armazenamento, o que ressalta a
necessidade de enfatizar e recomendar a adoção dos procedimentos que venham
assegurar a qualidade dos medicamentos estocados. (LOPES, SOUZA &
FERREIRA, 2006).
Para garantir a otimização de recursos faz-se necessário seguir as Boas
Práticas de Armazenagem de Medicamentos (BPA), que é um conjunto de
condições das instalações físicas e procedimentos básicos que visam assegurar a
qualidade, eficácia e segurança dos medicamentos estocados, permitindo preservar
suas condições de uso. (BRASIL, 1990; PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO
PAULO, 2003).
De acordo com Ministério da Saúde (1990), todos os produtos devem ser
armazenados obedecendo às condições técnicas ideais de luminosidade,
temperatura e umidade, com o objetivo de assegurar a manutenção das
características e qualidade necessárias à correta utilização. Os produtos devem ser
dispostos de forma a garantir as características físico-químicas, observação de
prazo de validade, e ainda a manutenção da qualidade. Por outro lado, o sistema de
distribuição deve permitir que os produtos cheguem a seu destino com qualidade e
de maneira rápida, devendo obedecer a rotinas preestabelecidas. (SERRANO &
MÁSCULO, 2001).
Estas afirmações sugerem fortemente que o investimento público para
aquisição de medicamentos torna-se um desperdício de recursos quando
empregado sem critérios. Isso também ocorre caso sua armazenagem se processe
em condição tecnicamente incorreta, e quando a rede básica não atende às
demandas provenientes da sociedade. (SERRANO & MÁSCULO, 2001).
Desta forma, levando em consideração o risco oferecido pelo armazenamento
inadequado dos medicamentos em centros de abastecimentos públicos, os quais
podem gerar danos a saúde da população geral e perdas econômicas ao poder
público, o presente estudo tem como objetivo descrever e avaliar o armazenamento
de medicamentos em um Almoxarifado Municipal de Saúde localizado no Estado de
Santa Catarina, abrangendo os aspectos relacionados ao quadro funcional, infra-
estrutura física e boas práticas de estocagem.
2. MATERIAL E MÉTODOS
Trata-se de um estudo de caso realizado em um almoxarifado municipal de
saúde localizado no Estado de Santa Catarina. O almoxarifado em questão é
responsável pelo armazenamento e distribuição de medicamentos e materiais
utilizados por todo sistema de saúde municipal.
A técnica de coleta de dados constitui-se de observação participante,
realizada no período de outubro de 2009 a abril de 2010, em dias úteis, totalizando
uma carga horária de aproximadamente 580 horas. Os dados foram organizados
através do preenchimento de um formulário estruturado adaptado do roteiro de
diagnóstico elaborado pela coordenação de medicamentos, suprimentos e correlatos
do Ministério da Saúde para uma Central de Abastecimento Farmacêutica. (COSTA
et al., 2006).
O formulário adotou a seguinte abordagem: a) Informações Gerais e Quadro
Funcional; b) Setor Administrativo; c) Área de estocagem; d) Boas Práticas de
Estocagem. Os aspectos abordados pelo formulário encontram-se em consonância
com os critérios exigidos pelas legislações pertinentes.
A verificação das condições de temperatura e umidade do almoxarifado foi
realizada através de registros diários, em dias úteis, com a utilização de um
termohigrômetro cedido pela pesquisadora.
O projeto foi aprovado pelo Comitê de Ética em Pesquisa com Seres
Humanos da Universidade do Extremo Sul Catarinense, através do Parecer
Consubstanciado de Pesquisa nº 62/2010.
Aspectos relacionados à caracterização do local de estudo foram suprimidos
para garantia do anonimato do Almoxarifado avaliado.
3. RESULTADOS
3.1. Informações gerais e Quadro Funcional
O espaço destinado para o armazenamento de medicamentos no município
em analise é também utilizado para a estocagem de outros materiais, que
abastecem o sistema de saúde municipal, o que o caracteriza como um almoxarifado
ao invés de uma Central de Abastecimento Farmacêutico (CAF).
O quadro funcional é composto por 01 farmacêutico, 01 supervisor
administrativo, 01 motorista, 01 auxiliar de serviços gerais e 08 auxiliares de
expedição. Não existe um serviço de segurança armada e, portanto não há
funcionários destinados para esta atividade. O farmacêutico responsável não está
presente em tempo integral. O almoxarifado não apresenta certificado de
regularidade técnica, nem alvará sanitário. Não há um programa de treinamento de
recursos humanos.
Instalado em um prédio de aproximadamente 2.000 m2 de área construída, o
almoxarifado ocupa apenas 632,08 m2 desta área física, sendo os demais espaços
ocupados por outros setores municipais. O espaço disponível é dividido em área
administrativa (35,7 m2), refeitório (29,58 m2) e área de estocagem (566,8 m2),
estando ainda inseridos neste espaço um sanitário e um vestiário inativado.
O almoxarifado municipal localiza-se em rua totalmente pavimentada e de
fácil acesso. Embora não apresente fontes de calor externa, o edifício é circundado
por terrenos baldios em maus estados de conservação caracterizando desta forma,
fonte de contaminação. Não apresenta qualquer identificação ou sinalização,
inclusive numeração postal afixada, dificultando a sua localização por fornecedores
e transportadoras.
3.2. Setor Administrativo
O setor administrativo ocupa aproximadamente 5,64% da área total. Possui
boas condições de higiene, não apresenta sanitário e, embora as instalações
elétricas se apresentem em boas condições, o uso de extensores e adaptadores é
prática comum. A área interna encontra-se em bom estado de conservação e
adequada as condições exigidas para o setor. Quanto aos equipamentos apresenta
apenas 01 computador e telefone, os quais são submetidos a manutenções
corretivas quando necessário. Não existem equipamentos de impressão, fotocópia,
fax e encadernação. Apenas o supervisor administrativo executa as tarefas
gerenciais. O arquivamento de notas fiscais, autorizações de fornecimento e cópias
de contratos, licitações e pregões é realizado na área de expedição.
3.3. Área de estocagem
O espaço destinado à estocagem possui uma área ampla e está setorizada
em produtos de limpeza (91,5 m2), produtos para escritório e impressos (100,95 m2),
materiais odontológicos (39,27 m2) e materiais de enfermagem e medicamentos
(358,76 m2), conforme ilustrado nas figuras 01 e 02. Não há placas para
identificação dos setores, nem barreiras físicas para separação dos materiais, sendo
esta mantida apenas pela disposição dos pallets.
Figura 01: Área de estocagem do Almoxarifado em estudo. (Abril, 2010).
Figura 02: Setorização da área de estocagem do Almoxarifado em estudo. A) Setor de
limpeza; B) Setor de impressos; C) Setor de material odontológico; D) Setor de materiais
médico-hospitalares e medicamentos. (Abril, 2010).
A via de acesso à área de estocagem não dispõe de plataformas para
movimentação de materiais, oferecendo apenas uma rampa de acesso, a qual
oferece obstáculos para circulação com carrinhos para transporte de menores
volumes, ilustrado na figura 03a. Além disso, dispõe de uma pequena área para
estacionamento e de um curto espaço para manobras, impedindo desta forma o
adequado estacionamento dos caminhões no portão de descarga. (Figura 03b).
Figura 03: Via de acesso a área de estocagem do Almoxarifado em estudo. A) Rampa de
acesso; B) Área de estacionamento e espaço para manobras; (Abril, 2010).
O aspecto externo do edifício não é adequado, apresentando rachaduras e
infiltrações. As instalações não garantem a proteção contra entrada de insetos e
outros animais, sendo a presença destes evidenciadas no interior do almoxarifado. O
programa de controle de pragas encontrava-se desatualizado e janelas e
encanamentos são desprovidos de proteções. Outros aspectos relacionados às
instalações físicas observadas estão descritas na Tabela 1.
Tabela 1: Descrição de aspectos relacionados às instalações físicas da área de
estocagem do Almoxarifado em estudo. (Abril, 2010).
Instalações Físicas Situação Descrição das inadequações
Piso � Inadequado � Rachaduras e descamações do piso.
� Piso irregular de difícil limpeza.
Paredes � Inadequado � Infiltrações.
� Fragmentação e rachaduras.
� Estado higiênico inadequado.
� Paredes incompatíveis com a manutenção
da higiene.
� Pintura inadequada ou ausente.
Portas � Parcialmente
adequado
� Algumas são de madeira, quando deveriam
ser de alumínio.
� Não apresenta dispositivo de segurança
automático.
Teto � Inadequado � Presença de goteiras.
� Higiene e conservação inexistente.
� Constituído de telhas de amianto.
Instalações
Elétricas
� Parcialmente
adequado
� Não passa por manutenção periódica.
� Uso excessivo de adaptadores e
extensores.
Instalações
Sanitárias
� Parcialmente
adequado
� Comunicação direta com setor de
estocagem.
� Área administrativa e setor de estocagem
dividem o mesmo sanitário.
� Condições higiene precárias.
� Mal estado de conservação.
(Figura 4)
Figura 04: Aspectos relacionados às instalações físicas da área de estocagem do
Almoxarifado em estudo. A) Piso; B) Paredes; C) Portas; D) Teto; E) Instalações Elétricas;
F) Instalações Sanitárias; (Abril, 2010).
A iluminação do setor é deficiente, com utilização de lâmpadas
incandescentes em alguns pontos e incidência direta de raios solares sobre os
materiais em determinados períodos do dia. A ventilação do ambiente é insuficiente,
sendo realizada através de ventiladores instalados entre os corredores. Não há
exaustores ou outros equipamentos de climatização. (Figura 05).
Figura 05: Equipamentos de iluminação e ventilação da área de estocagem do Almoxarifado
em estudo. A) Lâmpadas incandescentes; B) Incidência de raios solares; C) Ventiladores
entre os corredores; (Abril, 2010).
A ausência de climatização no almoxarifado propicia grandes oscilações de
temperatura e umidade, os quais podem ser observados através dos registros
obtidos nos meses de dezembro, janeiro, fevereiro e abril, conforme Figuras 06 e 07.
Figura 06: Variação da temperatura ambiente no Almoxarifado em estudo, nos meses de
dezembro de 2009 e janeiro, fevereiro e abril de 2010, segundo critérios estabelecidos pela
Farmacopéia Americana (2001).
Figura 07: Variação da umidade ambiente no Almoxarifado em estudo, nos meses de
dezembro de 2009 e janeiro, fevereiro e abril de 2010, segundo critérios estabelecidos por
Jato (2001), Marin et al., (2003) e Brasil (2006).
Quanto aos equipamentos utilizados, o almoxarifado não dispõe de
empilhadeiras, nem termohigrômetros. As atividades são realizadas com auxílio de
carrinhos para transporte de pequenos volumes improvisados, os quais são em
número insuficiente. As atividades relacionadas à expedição são realizadas com
auxílio de 02 computadores antigos, 01 impressora multifuncional, fax e telefone.
(Figura 08).
Figura 08: Equipamentos utilizados da área de estocagem do Almoxarifado em estudo. A)
carrinhos para transporte de pequenos volumes improvisados; B) Equipamentos
relacionados à expedição; (Abril, 2010).
O almoxarifado em estudo não realiza a estocagem de medicamentos
termolábeis ou que exijam alguma condição especial de temperatura e de
medicamentos com controle especial, fazendo com que esta não disponha de áreas
especificas para este tipo de armazenamento.
Não existem manuais normativos de procedimentos e rotinas, da mesma
forma que não são executados programas de treinamento para os funcionários. Não
há uma padronização de uniformes dentro do ambiente de trabalho, nem a
obrigatoriedade da utilização de EPI’s. Os equipamentos destinados ao bem estar e
segurança dos funcionários são insuficientes e alguns se encontram em maus
estados de conservação.
Não há um controle eficaz da circulação de pessoas no interior do setor de
armazenamento. Há apenas um bebedouro instalado na área de estocagem, o qual
é compartilhado com todos os demais setores. O vestiário existente no espaço físico
da estocagem é utilizado para o armazenamento de produtos recicláveis e materiais
de limpeza. Encontram-se diversos recipientes espalhados pelo setor destinados ao
depósito de lixo, em sua maioria identificados e abertos.
Os extintores estão distribuídos de forma racional pelo edifício e sofrem
manutenção constante por uma empresa terceirizada, no entanto os funcionários
não recebem treinamento quanto a correta utilização destes. As instalações físicas
não possuem um sistema de combate a incêndios automatizado.
O almoxarifado dispõe de uma área adaptada destinada a realização das
refeições dos funcionários localizada na parte superior do prédio.
3.4. Boas Práticas de Estocagem
As Boas Práticas de Estocagem estão diretamente ligadas à organização
interna do almoxarifado, a qual influencia sobre o fluxo das atividades
desenvolvidas. Pode-se observar que o almoxarifado em estudo apresenta
deficiências relacionadas á organização interna, quando consideradas suas áreas
básicas fundamentais.
3.4.1. Recepção
O almoxarifado em análise não possui uma área exclusiva para a recepção e
conferência dos materiais entregues. A recepção dos materiais é realizada na área
de estocagem, através do portão de acesso principal também utilizado para
expedição dos materiais. A área não é identificada e não possui procedimentos e
orientações fixadas ou disponíveis para consulta. Da mesma forma não são
efetuados registros de inconformidades ou de perdas de produtos.
Os medicamentos recebidos, em sua maioria, possuem documentos
comprobatórios do Controle de Qualidade. No entanto, estes não são analisados
pelos funcionários do setor uma vez que estes não possuem formação e orientação
para isso. Caso haja reprovação ou inconformidades com os materiais entregues,
estes são mantidos no mesmo local até a resolução do problema, uma vez que o
setor de estocagem não possui área de quarentena. Nestes casos, as não
conformidades são comunicadas ao supervisor administrativo e este dá seqüência
ao processo de solução do problema.
Após a recepção e conferência dos materiais, as notas fiscais são
encaminhadas para o registro de entrada e o controle de estoque destes produtos.
São registrados a quantidade recebida e data de entrada da mesma, sendo
ignoradas informações como lote e validade.
3.4.2. Estocagem
Em relação ao acondicionamento dos materiais, estes estão dispostos em
prateleiras, organizados por ordem alfabética ou são depositados sobre pallets ou
estrados, sem contato direto com o piso. No entanto, os produtos posicionados
próximos as paredes estão apoiadas nas mesmas. (Figura 09). Não há uma
padronização do nome destes medicamentos, que ora são denominados da forma
genérica, ora por nome comercial. Não há uma seqüência lógica de armazenamento.
Produtos médico-hospitalares são armazenados junto com medicamentos. Não há
um sistema de organização nos pallets, como ordem alfabética, característica do
produto, rotatividade, etc.
Figura 09: acondicionamento dos materiais na área de estocagem do Almoxarifado em
estudo. A) Medicamentos dispostos em prateleiras, organizados por ordem alfabética; B)
Produtos depositados sobre pallets e apoiados nas paredes; (Abril, 2010).
Os produtos são acondicionados nos estrados sem critério de validade. O
sistema PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) ou outra forma de controle da
validade não é aplicado e, em decorrência, é comum o armazenamento e até a
distribuição de produtos vencidos ou com validade próxima. Informações como lote,
data de fabricação, data de entrada e data de saída não são observadas. Não há um
controle de estoque efetivo. O inventário é realizado com uma periodicidade
insuficiente e de maneira inadequada, uma vez que itens armazenados em grande
quantidade não são contados individualmente. O número total do item estocado é
definido através de uma estimativa baseada no volume ocupado.
O empilhamento é executado de forma inadequada, uma vez que o limite
máximo de empilhamento é ultrapassado, ocasionando quedas e quebras de
materiais.
3.4.3. Área Produtos Rejeitados
A área de produtos rejeitados consiste em um pallet depositado nos fundos do
almoxarifado, de difícil acesso físico e visual, onde são depositados todos os
materiais inviáveis para consumo, como vencidos e com estabilidade afetada. Não
há identificação do local ou alguma barreira de separação física. (Figura 10). A
disposição final destes produtos é realizada por uma empresa terceirizada e o
Almoxarifado não dispõe de um Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos de
Saúde (PGRSS). O almoxarifado em análise não registra o que é descartado e em
certas ocasiões o item rejeitado continua a fazer parte do estoque.
Figura 10: Área de produtos rejeitados do Almoxarifado em estudo. (Abril, 2010).
3.4.4. Expedição
As atividades relacionadas à expedição, não são desenvolvidas em área
exclusiva. A organização e a preparação dos pedidos ocorre em pallets dispostos
nas proximidades do portão principal, a mesma área utilizada para as atividades de
recepção. (Figura 11a).
A solicitação de materiais realizada pelas unidades de saúde apresenta as
quantidades em estoque e solicitadas preenchida manualmente pela enfermeira
chefe responsável, a qual é assinada e carimbada. Freqüentemente as solicitações
apresentam-se rasuradas.
O pedido enviado pelas unidades de saúde é separado e embalado em caixas
de papelão reutilizadas não lacradas. (Figura 11b). Não ocorre a conferência dos
materiais e não há cuidado durante a montagem dos volumes com aspectos
relacionados a característica de armazenamento do produto, podendo comprometer
a integridade e qualidade dos mesmos durante o transporte.
Figura 11: Área de expedição dos produtos no Almoxarifado em estudo. A) Atividade de
expedição; B) Reutilização de caixas para embalagem; (Abril, 2010).
A relação dos produtos e quantidades fornecidas são impressas em duas
vias, assinados pelos responsáveis das unidades de saúde e arquivados no
almoxarifado.
3.4.5. Sistema Garantia da Qualidade
Os funcionários não recebem treinamento específico em Boas Práticas de
Estocagem e o setor não dispõe procedimentos operacionais padrões destinados a
qualquer atividade. Da mesma forma, não há um Manual da Qualidade. Somente
são realizados inventários físicos dos produtos, porém sem uma periodicidade
definida. Em média, realiza-se uma contagem de estoque anual.
A alimentação os funcionários não se restringe ao refeitório. Não há nenhuma
informação afixada ou repassada aos funcionários que alerte para a proibição de
comer, beber ou fumar na área de armazenagem, sendo estas práticas comuns
dentro deste setor. No entanto, os funcionários fumantes, por opção, somente
fumam na parte externa do almoxarifado.
4. DISCUSSÃO
A qualidade do produto deve ser assegurada desde o recebimento até sua
entrega ao usuário, sendo este o principal objetivo do armazenamento, alcançado
através de condições adequadas e controle de estoque eficaz. (MARIN et al., 2003).
Quando o produto armazenado trata-se de medicamentos, sua qualidade, eficácia e
segurança somente são alcançadas se forem armazenados, transportados e
manuseados em condições adequadas, desde sua fabricação até a sua
dispensação. (ANSEL, POPOVICH & ALLEN JUNIOR, 2000; GOMES & REIS,
2001; MARIN et al., 2003; AULTON, 2005).
Embora não exista uma padronização que determine a área física de um
almoxarifado (BRASIL, 2006; MARIN et al., 2003) percebe-se que, no Almoxarifado
em estudo, esta é insuficiente quando se estabelece uma relação entre o volume de
materiais movimentados pelo sistema de saúde municipal e o espaço físico ocupado
por estes. Tal fato evidencia-se com o acúmulo de materiais em prateleiras e
estrados, o empilhamento excessivo de caixas e pacotes, a utilização de outros
espaços anexos ao prédio para estocagem dos materiais e a descentralização do
armazenamento de medicamentos.
A descentralização do armazenamento de medicamentos caracteriza-se pela
conferência destes no almoxarifado municipal e transporte imediato para outras
unidades responsáveis pela sua distribuição. Isto ocorre com produtos que ocupam
grandes volumes como medicamentos sob controle especial (BRASIL, 1998), leite
em pó, preservativos, reagentes laboratoriais, entre outros. Desta forma, têm-se
medicamentos e insumos armazenados em vários pontos no município, fato este
que dificulta o gerenciamento adequado dos mesmos, principalmente em aspectos
relacionados ao controle de estoque, a programação e condições de
armazenamento.
O espaço físico insuficiente, além de comprometer a organização e
gerenciamento dos materiais estocados, quando associado a fatores como ausência
de climatização, iluminação e ventilação inadequadas, prejudicam as condições de
armazenagem do almoxarifado.
A condição ambiental da área física onde os medicamentos se encontram
estocados atua diretamente sobre a estabilidade e a garantia da integridade destes
durante o seu período de vida útil. As alterações físicas tais como a mudança de cor,
odor, precipitação ou turvação servem de alerta e indicam sinais de instabilidade no
medicamento, os quais devem ser observados. (BRASIL, 2006). Atenção especial
deve ser dada à temperatura ambiente, à luminosidade e à umidade, pois esses são
fatores ambientais extrínsecos controláveis, que têm ação direta na estabilidade dos
medicamentos. (LOPES, SOUZA & FERREIRA, 2006).
A temperatura recomendada para conservação de medicamentos deve estar
entre 20 a 22ºC (BRASIL, 1994), não devendo ultrapassar os 25ºC. (VECINA &
REINHARDT, 1998). Ressalta-se que cada dez graus de elevação de temperatura
correspondem à duplicação da velocidade dos processos de decomposição.
(BRASIL, 1994).
Segundo a Farmacopéia Americana (2001), a temperatura ideal para
conservação de medicamentos que não exijam condições especiais de temperatura
é de 20ºC, com uma variação aceitável entre 15 e 30ºC, desde que haja controle
freqüente através de termostato. No entanto, os registros de temperatura
encontrados (Figura 1) revelam que estas ultrapassam, principalmente nos meses
de janeiro e fevereiro, as recomendações estabelecidas. A literatura aponta que
essa constante variação de temperatura é prejudicial para garantia da qualidade do
medicamento podendo comprometer sua eficácia. (MARIN et al, 2003; BRASIL,
2004; BRASIL, 2006).
Contribui ainda com o aumento interno de temperatura do almoxarifado a
incidência direta de raios solares sobre os produtos, as precárias condições do teto e
paredes e a utilização de lâmpadas incandescentes, as quais são inapropriadas para
essa finalidade. (MARIN et al, 2003; BRASIL, 2006).
A temperatura é a condição ambiental que possui maior parte da
responsabilidade sobre as alterações e deteriorações dos medicamentos. Elevadas
temperaturas são contra-indicadas para medicamentos porque podem acelerar a
indução de reações químicas e ocasionar decomposição dos produtos, alterando a
sua eficácia e reduzindo seu prazo de validade. (GOMES & REIS, 2001; MARIN et
al., 2003; AULTON, 2005; BRASIL, 2006).
Para o controle da temperatura, é necessária a utilização de termômetros nas
áreas de estocagem, com registros diários em mapa de controle, registro mensal
consolidado, e elaboração de relatórios, com gráficos demonstrativos, para correção
de eventuais anormalidades. (LOPES, SOUZA & FERREIRA, 2006). No entanto, tal
procedimento não é realizado no almoxarifado em avaliação, o que dificulta o
levantamento de possíveis fatores responsáveis pela perda dos produtos e não
proporciona uma visualização real das condições ambientais de estocagem do setor.
Estas informações, quando administradas corretamente, constituem uma forte
ferramenta para conscientização do gestor sobre a importância do armazenamento
adequado na garantia da qualidade dos medicamentos.
Outro fator que contribui na redução de qualidade dos produtos é a umidade
relativa do ar, que embora neste estudo encontra-se dentro das especificações com
pequenas oscilações, durante o período de análise (Figura 2), apresenta risco de
alteração em períodos do ano mais úmidos, já que não existe sistema para controle
de umidade no almoxarifado. Para tanto, o grau de umidade para o armazenamento
adequado de medicamentos não deve ultrapassar 70%. (JATO, 2001; MARIN et al.,
2003; BRASIL, 2006).
As precárias condições de armazenamento encontradas no almoxarifado
municipal comprometem a qualidade dos produtos estocados, especialmente dos
medicamentos uma vez que alterações físicas em xaropes e suspensões foram
observadas durante o período analisado.
Além do comprometimento da qualidade dos materiais estocados, as
instalações físicas do setor, ocasionam perdas de produtos e medicamentos,
trazendo prejuízo financeiro ao municipío e possível comprometimento do estoque
com posterior desabastecimento das unidades de saúde.
A irregularidade do piso proporciona a disposição inadequada de prateleiras e
estrados, ocasionando quedas e danificação de mercadorias. Perdas de vários
produtos por umidade, além de contaminação de materiais médico-hospitalares e
medicamentos por o acúmulo de pó e demais sujidades, associada ao visível
crescimento de fungos nas rachaduras das paredes também foram observados.
Algumas perdas estão relacionadas a falhas durante a realização das
atividades de estocagem. Foram observadas práticas de arremesso, arraste ou
deposição de peso sobre as caixas, por parte dos funcionários, ocasionado danos
visíveis aos medicamentos e demais materiais.
Um almoxarifado deve dispor de estrutura e profissionais habilitados de modo
a garantir a estabilidade dos medicamentos. (BRASIL, 1990; MARIN et al., 2003;
BRASIL, 2006; BRASIL, 2009a). No entanto, a inexistência de um programa de
treinamento quanto ao manuseio e ao transporte adequado dos medicamentos aos
funcionários compromete a qualidade dos produtos e serviços realizados.
A possibilidade de melhorias nas atividades realizadas em um ambiente de
estocagem, em muitos casos, não exige a montagem, organização ou construção de
uma nova estrutura. Pode-se afirmar que, quase sempre é possível aprimorar a
estrutura física e organizacional já existente, alcançando-se bons resultados a partir
da qualificação dos recursos humanos envolvidos e da implementação de ações
devidamente planejadas. (MARIN et al., 2003).
Para tanto, a portaria nº 2.982 de 26 de novembro de 2009, a qual aprova as
normas de execução e de financiamento da Assistência Farmacêutica na Atenção
Básica, normatiza no artigo 5º um percentual anual de até 15% da soma dos valores
dos recursos financeiros estaduais, municipais e do Distrito Federal, os quais devem
ser destinados a atividades de adequação de espaço físico das Farmácias do SUS
relacionadas à Atenção Básica, à aquisição de equipamentos e mobiliário
destinados ao suporte das ações de Assistência Farmacêutica, e à realização de
atividades vinculadas à educação continuada voltada à qualificação dos recursos
humanos da Assistência Farmacêutica na Atenção Básica. (BRASIL, 2009).
A organização é a base fundamental de sustentabilidade de qualquer serviço,
atividade ou sistema de produção de trabalho. Está diretamente relacionada com a
funcionalidade dos serviços, tendo por objetivo o gerenciamento eficiente e eficaz.
Um serviço organizado gera resolubilidade, otimiza tempo e recursos, além de
refletir positivamente na credibilidade da instituição, setor/serviço, sistema de saúde
e usuário, favorecendo a todos os envolvidos no processo. (BRASIL, 2006).
No almoxarifado em análise, problemas organizacionais foram identificados,
tais como organização interna insuficiente, identificação de setores e materiais
ausentes e/ou inadequadas e controle de estoque ineficiente.
Situações semelhantes forma encontradas na avaliação da Assistência
Farmacêutica no Brasil, organizado pela Organização Pan-Americana de Saúde
diagnosticou que, dentre as Centrais de Abastecimento Farmacêutico avaliadas,
apenas 32% das CAF municipais e 61% das CAF estaduais apresentavam registros
de estoque. Em ambos os casos, os resultados encontrados são insatisfatórios, uma
vez que se trata de uma informação fundamental para o controle de estoque. Com
isso, a programação e a aquisição de medicamentos tornam-se inconsistentes caso
as informações de registro de estoque não sejam de qualidade, gerando prejuízos
econômicos e sanitários (OPAS, 2005).
A organização interna de um almoxarifado está condicionada as
características dos produtos a serem estocados. Deve ser bem sinalizada, de forma
que permita fácil identificação e visualização dos produtos e sua localização, bem
como processos inerentes a ela, de forma a impedir contaminações de fluxo. Esta
deverá constar de áreas que contemplem as necessidades do serviço, considerando
o volume e tipos de produtos a serem estocados. (MARIN et al., 2003; LOPES,
SOUZA & FERREIRA, 2006).
No entanto, a organização adotada pelo almoxarifado em análise não oferece
um fluxo seqüencial na disposição dos materiais ao longo do espaço físico de
armazenamento. É comum a disposição do mesmo medicamento, ou materiais com
características semelhantes, em locais distintos (diferentes estrados ou prateleiras),
muitas vezes ocasionados pela insuficiência do espaço físico. A disposição
inadequada dos materiais é agravada pela ausência de identificação das áreas de
estocagem. A localização dos materiais ocorre apenas pela identificação afixada no
próprio material, esta realizada por placas impressas ou manuscritas em folhas de
papel. A ausência de identificação externa padronizada ou legível proporciona a
troca de material, uma vez que caixas provenientes do mesmo fornecedor possuem
características semelhantes.
Outro fator que compromete o fluxo seqüencial de atividades na área de
estocagem é a inexistência de um espaço destinado exclusivamente a recepção e
expedição de materiais. Por dividirem o mesmo espaço físico, as atividades de
recepção e estocagem são confusas. Ainda no mesmo espaço são desenvolvidas
atividades administrativas, recepção de pessoal e conferencia e arquivamento de
notas fiscais, registros de entradas e saídas do sistema para controle de estoque.
Tal situação possibilita a ocorrência de erros e compromete o gerenciamento do
almoxarifado.
Conforme cita Viana (2002), a realização eficiente e efetiva de uma operação
de armazenagem depende muito da existência de um bom layout, cuja atenção
deve-se voltar para: espaço necessário, tipo de instalação adequada, distribuição
dos estoques nas áreas que melhor atenderão o consumo, meios de transporte, tipo
de controle a ser adotado e número de funcionários para manutenção dos estoques.
Dentre os vários aspectos abordados, porém, alguns merecem atenção especial: a
manutenção da estabilidade dos medicamentos, a observância rigorosa dos prazos
de validade e o gerenciamento e controle do estoque. Não é possível aceitar o
desabastecimento de algum medicamento devido a negligências no gerenciamento
de estoque.
Durante o período de análise, observaram-se discrepâncias entre diferentes
itens estocados. Enquanto existem itens que sofrem freqüente desabastecimento,
outros se encontravam com estoque muito elevado. Supõe-se que tal fato é
explicado pela inexistência de um sistema de programação eficaz e de uma gestão
inapropriada do estoque.
Um grave problema ainda enfrentado pela gestão de almoxarifados está no
controle de entrada e saída de seus materiais e medicamentos. Sem um controle
efetivo de tudo que dá entrada nos estoques e de toda a saída de produtos, quase
nada se poderá fazer em relação à redução de desperdício e gerenciamento de
custos. (LOPES, SOUZA & FERREIRA, 2006).
Além do controle de entradas e saídas ineficiente, o inventário é realizado
com uma periodicidade insuficiente e de maneira inadequada. Deste modo, o
sistema de controle de estoque não traduz o estoque físico real com exatidão e não
pode ser utilizado como fonte confiável na programação de compras.
O gerenciamento do estoque também é prejudicado pela ausência de
padronização na nomenclatura dos materiais, que ora apresentam o nome comercial
do medicamento, ora nome genérico, conforme cadastro no sistema informatizado.
Como conseqüência, alguns materiais deixam de ser fornecidos às unidades
solicitantes.
Características como validade e lote não são levadas em consideração no
momento da estocagem dos medicamentos. Desta forma, a perda de medicamentos
e de outros materiais por expiração da validade pode ser observada durante o
período em analise. O armazenamento de produtos de lotes diferentes associados é
comum, impossibilitando o rastreamento de possíveis inconformidades.
O quadro de pessoal é insuficiente para as atividades envolvidas,
comprometendo as atividades gerenciais. Somado a isso a localização física do
setor administrativo proporciona um distanciamento do gerente das atividades
realizadas, impedindo a identificação das necessidades e dificuldades apresentadas
pelo setor de estocagem.
A ausência, em tempo integral, do farmacêutico responsável, dificulta o
dimensionamento real das necessidades do almoxarifado, uma vez que este tem
como base o sistema informatizado e os inventários, para realização da
programação de medicamentos.
De acordo com o Manual de Boas Práticas para Estocagem de Medicamentos
(1990) o gerenciamento de um almoxarifado destinado a estocagem de
medicamentos e correlatos deve ser exercido por um profissional farmacêutico, por
ser exigida perante a legislação específica tal responsabilidade pela guarda de
medicamentos. O farmacêutico responsável deve receber o amparo dos órgãos
superiores necessário para um trabalho eficiente, como exigem as boas normas de
estocagem de medicamentos. Tal apoio é traduzido na autoridade e nos meios
adequados que cada um deve ter na esfera de suas atividades, para exercer, efetiva
e responsavelmente suas tarefas, recebendo os materiais e pessoal necessário.
(BRASIL, 1990).
O desperdício de recursos resultantes da ineficiência dos processos de
aquisição, de prescrição e dispensação, e pela inadequada qualidade e
armazenamento incorreto dos medicamentos é conseqüência da falta de
conhecimento dos profissionais envolvidos nas etapas do ciclo da Assistência
Farmacêutica. Nesse contexto, a ausência do farmacêutico na equipe de saúde e
inserido nos programas de gerenciamento dos medicamentos dos municípios é um
fator importante da fragmentação da execução das etapas do ciclo e da obtenção de
melhores resultados. (BERNARDI, BIEBERBACH & THOMÉ, 2006).
A responsabilidade técnica do almoxarifado de medicamentos deve ser
assumida por um farmacêutico, que tem a função de supervisionar e orientar as
atividades da equipe de trabalho. No entanto, uma equipe multidisciplinar composta
de enfermeiros, farmacêuticos, dentistas, médicos e administradores é capaz de
responder pela operacionalização das atividades, pelo cumprimento das
especificações técnicas e normas administrativas, pelo cumprimento da legislação
vigente e análise dos aspectos jurídicos, administrativos e financeiros, pelo sistema
de informações e pela gestão de estoque de forma mais eficiente. (MARIN et al.,
2003; CONASS, 2007).
Embora o gerenciamento deva ter um núcleo responsável, os profissionais da
rede devem ser envolvidos no processo de elaboração e de execução do plano
operacional. Em contrapartida, todo pessoal envolvido nas atividades de estocagem
deve ser capacitado em Boas Práticas de Armazenamento e Distribuição. (MARIN et
al., 2003; PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO, 2003).
A fiscalização das condições de armazenamento de estabelecimentos ligados
a área da saúde, bem como a normatização de outras atividades é de
responsabilidade da Vigilância Sanitária. No entanto, como a VISA responsável pela
fiscalização das atividades realizadas no Almoxarifado em analise é subordinada ao
município, esta não executa seu poder de fiscalização sobre o almoxarifado. Uma
alternativa para este impasse é o repasse da responsabilidade de fiscalização de
órgãos municipais a VISA estadual, a qual não possui subordinação ao município.
A efetividade desta fiscalização foi comprovada no estudo realizado por
Rossato (2008), onde no Diagnóstico dos Procedimentos Relacionados á
Assistência Farmacêutica das Farmácias Hospitalares dos Hospitais de Pequeno e
Médio Porte do Sul do Estado de Santa Catarina – Brasil, esta observou que a
maioria dos locais atende aos critérios preconizados pela ANVISA para o
armazenamento de medicamentos e poucos necessitam de pequenos ajustes, mas
trabalham para alcançá-los. Neste contexto, pode-se observar que quando se refere
ao armazenamento a Vigilância Sanitária é presença marcante nas instituições
(ROSSATO, 2008), o que faz com que estas se adéqüem ao solicitado pela
legislação, com risco de suspensão das atividades da farmácia caso contrário.
5. CONCLUSÕES
As condições de armazenamento encontradas no almoxarifado municipal
analisado comprometem a qualidade dos medicamentos e materiais estocados.
Ainda que se aperfeiçoe a organização interna do espaço físico, este é insuficiente
considerando o volume de materiais e não viabiliza uma estocagem adequada.
Para um armazenamento que garanta a qualidade dos produtos estocados
faz-se necessário, dentre outros, um aumento do número de funcionários, a
implantação de um programa de capacitação de recursos humanos, aquisição de
equipamentos para manutenção e controle de temperatura e umidade, além de
reorganização e ampliação do setor de estocagem.
Atenção especial deve ser dada ao gerenciamento dos estoques, com intuito
de diminuir as perdas e desabastecimento da rede municipal. Melhorias gerenciais
perpassam pela implantação de um sistema de padronização interna no cadastro de
medicamentos, alimentação adequada e contínua do sistema informatizado de
controle de estoque, na organização do layout e na centralização da estocagem
municipal de materiais e medicamentos, que mais uma vez exige ampliação de
espaço físico do almoxarifado.
A adequação das condições ambientais internas do almoxarifado enquadra-se
como uma medida prioritária, a qual necessita de uma alta demanda de recursos
financeiros. Porém o custo benefício estabelecido por esta medida pode tornar-se
satisfatório com o aumento da efetividade dos medicamentos, e a redução dos
custos na aquisição de novos medicamentos que podem vir a substituir os
danificados, bem como na redução de custos investidos no tratamento de pacientes
afetados pela instabilidade e falta de qualidade destes medicamentos.
Para tanto, a curto prazo, a inserção de profissionais farmacêuticos no quadro
de funcionários do Almoxarifado Municipal analisado pode contribuir com a melhora
nas condições de estocagem dos produtos no espaço físico disponibilizado. Durante
sua formação acadêmica, o profissional farmacêutico é preparado para conhecer o
medicamento em todas as modalidades que o envolve, desde sua formulação até a
dispensação ao consumidor final. Todas as etapas do Ciclo Logístico da Assistência
Farmacêutica são de competência deste profissional, inclusive o armazenamento e a
distribuição adequada de medicamentos e correlatos, o que torna este profissional
tecnicamente mais preparado e habilitado para o desenvolvimento destas atividades
em comparação com profissionais ligados a outras áreas.
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