DIAGRAMA DE

FLUJO

Introducción Este documento proporciona la secuencia de pasos necesarios para la construcción de un Diagrama de Flujo. Muestra la importancia de dos aspectos clave en este proceso: - La planificación previa a la construcción requiere la definición clara

del objetivo de su desarrollo y el establecimiento, a priori, del resultado de

dicho proceso. - El Diagrama de Flujo debe expresar fielmente el proceso real en

estudio. Dota de una simbología y una metodología comunes para todos los

diagramas, por lo que se simplifica la interpretación de los mismos y se

homogeneiza la pauta de comportamiento de todos los responsables de su desarrollo.

El diagrama de flujo es la representación gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien

definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de

ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.

DIAGRAMA DE FLUJO

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.

Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quién lo empleará y cómo. Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los límites del proceso a describir.

características

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

Identificar y listar los puntos de decisión. Construir el diagrama respetando la secuencia

cronológica y asignando los correspondientes símbolos. Asignar un título al diagrama y verificar que esté

completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Pasos para construir un diagrama de flujo

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

Identificar y listar los puntos de decisión. Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica

y asignando los correspondientes símbolos. Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo

y describa con exactitud el proceso elegido.

Ventajas de los diagramas de flujo Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo.

El cerebro humano reconoce muy fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Al igual que el pseudocódigo, el diagrama de flujo con fines de análisis de algoritmos de programación puede ser ejecutado en un ordenador, con un Ide como Free DFD.

Ventajas de los diagramas de flujo

Tipos de diagramas de flujo

Formato vertical: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aún para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Simbología y significado

Óvalo o Elipse: Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).

Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).

Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión). Círculo: Conector (Representa el enlace de

actividades con otra dentro de un procedimiento).  Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda

un documento en forma permanente). Triángulo boca arriba: Archivo temporal

(Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).

Se trata de la más común y práctica entre todas las clases de flujogramas. Describe el flujo de información en un ente u organización, sus procesos, sistemas administrativos y de control. Permite la impresión visual de los procedimientos y una clara y lógica interpretación.

CURSOGRAMA

Círculo: Procedimiento estandarizado. Cuadrado: Proceso de control. Línea ininterrumpida: Flujo de información vía

formulario o documentación en soporte de papel escrito.

Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.

Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafica con un doble de ancho que su altura.

Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etcétera).Se grafica con un cuádruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios.

Simbología y normas del cursograma

Triángulo (base inferior): Archivo definitivo. Triángulo Invertido (base superior): Archivo

Transitorio. Semi-óvalo: Demora. Rombo: División entre opciones. Trapezoide: Carga de datos al sistema. Elipsoide: Acceso por pantalla. Hexágono: Proceso no representado. Pentágono: Conector. Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios

Simbología y normas del cursograma

Historia

La paternidad del diagrama de flujo es en principio algo difusa. El método estructurado para documentar graficamente un proceso como un flujo de pasos sucesivo y alternativos, el "proceso de diagrama de flujo", fue expuesto por Frank Gilbreth, en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME), en 1921, bajo el enunciado de "Proceso de Gráficas-Primeros pasos para encontrar el mejor modo". Estas herramientas de Gilbreth rápidamente encontraron sitio en los programas de ingeniería industrial. Al principio de los 30, un ingeniero industrial, Allan H. Mogensen comenzó la formación de personas de negocios en Lake Placid, Nueva York, incluyendo el uso del diagrama de flujo. Art Spinanger, asistente a las clases de Mogesen, utilizó las herramientas en su trabajo en Procter & Gamble, donde desarrolló su “Programa Metódico de Cambios por Etapas”.

Sin embargo, según explica Douglas Hartree fueron originalmente Herman Goldstine y John von Neumann quienes desarrollaron el diagrama de flujo (inicialmente llamado "diagrama") para planificar los programas de ordenador. Las tablas de programación original de flujo de Goldstine y von Neumann, aparecen en un informe no publicado, "Planificación y codificación de los problemas de un instrumento de computación electrónica, la Parte II, Volumen 1 "(1947), reproducido en las obras completas de von Neumann. Inicialmente los diagramas de flujo resultaron un medio popular para describir algoritmos de computadora, y aún se utilizan con este fin.

Otro asistente al grupo de graduados en 1944, Ben S. Graham, Director de Ingeniería de Formcraft Standard Register Corporation, adaptó la Gráfica de flujo de procesos al tratamiento de la información en su empresa. Y desarrolló la Gráfica del proceso de múltiples flujos en múltiples pantallas, documentos, y sus relaciones. En 1947, ASME adoptó un conjunto de símbolos derivados de la obra original de Gilbreth como Norma ASME para los gráficos de procesos (preparada Mishad, Ramsan y Raiaan).

En la década de 1970 la popularidad de los diagramas de flujo como método propio de la informática disminuyó, con el nuevo hardware y los nuevos lenguajes de programación de tercera generación. Y por otra parte se convirtieron en instrumentos comunes en el mundo empresarial. Son una expresión concisa, legible y práctica de algoritmos. Actualmente se aplican en muchos campos del conocimiento, especialmente como simplificación y expresión lógica de procesos, etc.

Paso 1 Establecer quiénes deben participar en su

construcción. El grupo de trabajo, o la persona responsable del

estudio identificará los organismos implicados en el proceso, o parte del

mismo, que debe ser analizado. Se invitará a un representante de dichos organismos a

participar en la construcción del Diagrama de Flujo. El número de participantes en la sesión de

construcción del Diagrama no será superior a 10 para que el grupo sea operativo y eficaz.

Paso 2 Preparar la logística de la sesión de trabajo. Con objeto de que el ritmo de la sesión de

trabajo sea el adecuado se debe prever: - Dar la información necesaria a los

participantes en la reunión sobre el objeto de la misma y sobre este procedimiento. - Preparar superficies y material de escritura

que permitan tener a la vista continuamente el trabajo desarrollado.

Paso 3 Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo

y el resultado que se espera obtener de la sesión de

trabajo. a) En primer lugar, es necesario clarificar el objetivo de

la construcción del Diagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea visible

para los participantes durante toda la sesión. b) Esta clarificación permitirá definir el grado de

detalle y la estructura que se requieren en el diagrama para poder alcanzar dicho

objetivo.

Paso 4 Definir los límites del proceso en estudio. La mejor forma de definir y clarificar dicha definición de los

límites del proceso es decidir cuáles son el primer y último pasos del

Diagrama de Flujo. El primer paso es la respuesta a la pregunta: ¿Qué nos indica que empieza el proceso? El último paso debe contestar a la pregunta: ¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado? Escribir estos pasos expresándolos de forma clara y concisa

e incluirlos en la superficie de escritura. (El primer paso en el borde izquierdo

o superior de la misma y el último paso en el borde derecho o inferior).

Paso 5 Esquematizar el proceso en grandes

bloques o áreas de actividades. Identificar los grupos de acciones más

relevantes del proceso y establecer su secuencia temporal. Esta esquematización global del proceso

a analizar servirá de ayuda para guiar el proceso de construcción del diagrama.

Paso 6 Identificar y documentar los pasos del proceso. Esta actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso,

como por el último, no existiendo ningún criterio que indique mayor eficacia en

alguno de los dos enfoques. Sea cual sea la dirección en que se realice, si se

considera útil, realizar una revisión en la dirección contraria. Las preguntas a realizar para la identificación y documentación de los

pasos del proceso son las siguientes: - ¿Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como

materias primas, información, etc. Señalar estas entradas, por medio de los símbolos apropiados, en el

diagrama.

Paso 7 Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisión o bifurcación. Cuando se llega a un paso en el que existe un punto de decisión o de bifurcación: Escribir la decisión o alternativa de acuerdo con la simbología

utilizada e identificar los posibles caminos a seguir mediante la notación

adecuada. En general, cuando se trata de una toma de decisión, se incluye

dentro del símbolo una pregunta y la notación de las dos ramas posibles

correspondientes se identifican con la notación SI/NO. Escoger la rama más natural o frecuente de la bifurcación y

desarrollarla.

Paso 8 Revisar el diagrama completo. Comprobar que no se han omitido pasos,

pequeños bucles, etc. y que el proceso tiene una secuencia lógica. En caso de que existan dudas sobre parte del

proceso representado, realizar una observación directa del proceso o contactar

con expertos de ese área para su aclaración. El resultado final de este paso es el Diagrama de

Flujo del proceso en estudio.