diana carolina perez
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PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA
EMPRESA EDITORIAL GAZETA LTDA
DIANA CAROLINA PEREZ
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVISTICA
COLOMBIA - BOGOTÁ
2020
PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA
EMPRESA EDITORIAL GAZETA LTDA
DIANA CAROLINA PEREZ
Trabajo de Grado para optar al Título de
Profesional en Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística
DIRECTOR: JOSÉ JULIÁN REY CORREA
PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN - BIBLIOTECOLOGO
CON ESPECIALIZACIÓN EN ARCHIVISTICA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
DEPARTAMENTO DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
CARRERA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVISTICA
COLOMBIA - BOGOTÁ
2020
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Nota de aceptación: ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________
__________________________ Firma Director Trabajo de Grado __________________________ Firma del Jurado __________________________ Firma del Jurado
Bogotá D.C., _____________ de 2020
“La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de Grado, solo velará porque no se publique nada contrario al dogma y moral católicos y porque el trabajo no contenga ataques y polémicas puramente personales, antes bien, se vea en ellas el anhelo de buscar la verdad y la justicia”.
Reglamento de la Pontificia Universidad Javeriana, Artículo 23 de la resolución No.13 de 1964.
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Dedicatoria
A mi madre María Hilda Pérez y a mis hijos Juanita y Luciano por ser las
personas más importantes en mi vida, quienes me inspiran, me motivan y me
dan las fuerzas necesarias para seguir adelante. Los amo mucho, con el
corazón.
Diana Carolina Pérez.
AGRADECIMIENTOS
Agradezco este logro que está culminando, inicialmente a mi madre María Hilda Pérez quien fue mi apoyo incondicional durante este largo camino, la persona que siempre ha enseñado el valor de la lealtad y el amor. También agradezco a mis hijos, Juanita y Luciano, quienes sin darse cuenta han tenido la paciencia y han soportado por muchos momentos mi ausencia e indiferencia en diferentes momentos de su vida, a ellos en especial que son el motor de mi vida. A mi esposo Jorge Higuera, quien me ha brindado su apoyo incondicionalmente y siempre me brindo una palabra de aliento para llevar a fin y con orgullo mi carrera a él gracias infinitas. A mis hermanos Fernando y Wilson que, aunque en muchas ocasiones estuvieron ausentes, sé que de corazón celebran este triunfo. Así mismo, agradezco a la Pontificia Universidad Javeriana por darme la oportunidad de realizarme como profesional en su institución y por la calidad humana de sus profesores y en especial extiendo este agradecimiento al profesor José Julián Rey Correa, quien gracias a sus conocimientos me brindó su apoyo y confianza para realizar este trabajo con éxito. A mi familia más cercana con la que muchas veces no pude compartir, y a todas las personas que de cierta manera me apoyaron aportando palabras de aliento para esta culminación. A mi compañera Gloria Inés Montaño, a quien conocí desde el primer día de mi carrera y en la cual me refugie en muchos momentos de desesperación, a ella le doy las gracias por siempre tener un momento para escucharme y darme el mejor de los consejos. Por último, agradezco al Sr. Andrés Ernesto García Vargas, Representante Legal de Editorial Gazeta Ltda, quien me apoyo durante este proceso y me facilito el acceso a su Empresa, permitiendo llevar a cabo este proyecto basado en las necesidades de su Empresa.
Diana Carolina Pérez.
7
CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA
REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA DEL
TEXTO COMPLETO.
Bogotá, D.C., 18 de Mayo 2020
Marque con una X Tesis Trabajo de Grado
Señores BIBLIOTECA GENERAL Bogotá D.C. Estimados Señores: Yo Diana Carolina Pérez, identificada con C.C No. 1.032.369.034 de Bogotá,
autora de la tesis y/o trabajo de grado titulado " PROPUESTA DE UN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA EMPRESA EDITORIAL
GAZETA LTDA. " presentado y aprobado en el año 2020 como requisito para optar
al título de Profesional en Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística;
autorizo a la Biblioteca General “Alfonso Borrero Cabal” de la Pontificia
Universidad Javeriana para que con fines académicos, muestre al mundo la
producción intelectual de la Universidad Javeriana, a través de la visibilidad de su
contenido de la siguiente manera:
Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en la página Web de la Facultad, de la Biblioteca General y en las redes de información del país y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad Javeriana.
Permitir la consulta, la reproducción, a los usuarios interesados en el contenido de este trabajo, para todos los usos que tengan finalidad académica, ya sea en formato CD-ROM o digital desde Internet, Intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer.
De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, “Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores”, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. ________________________________
Diana Carolina Pérez C.C No. 1.032.369.034 de Bogotá
x
FORMULARIO DE LA DESCRIPCIÓN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE
GRADO TÍTULO COMPLETO DE LA TESIS O TRABAJO DE GRADO: " PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA EMPRESA EDITORIAL GAZETA LTDA" AUTOR O AUTORES Pérez Diana Carolina DIRECTOR (ES) Rey Correa, José Julián JURADO (S) Apellidos Completos Nombres Completos TRABAJO PARA OPTAR AL TÍTULO DE: Profesional en Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística FACULTAD: Comunicación y Lenguaje PROGRAMA: Carrera _X_ Licenciatura ___ Especialización ____ Maestría ____ Doctorado ____ NOMBRE DEL PROGRAMA: Carrera de Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística CIUDAD: BOGOTA AÑO DE PRESENTACIÓN DEL TRABAJO DE GRADO: 2020 NUMERO DE PAGINAS 106 p. TIPO DE ILUSTRACIONES: Ilustraciones Mapas Retratos Tablas, gráficos y diagramas X Planos Láminas Fotografías MATERIAL ANEXO (Vídeo, audio, multimedia o producción electrónica): Duración del audiovisual: ___________ minutos.
Número de casetes de vídeo: ______ Formato: VHS ___ Beta Max ___ ¾ ___ Beta Cam
____ Mini DV ____ DV Cam ____ DVC Pro ____ Vídeo 8 ____ Hi 8 ____ Otro. Cual? _____ Sistema: americano NTSC ______ europeo PAL _____ SECAM ______ Número de casetes de audio: ________________ Número de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al trabajo de grado): _________________________________________________________________________ PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial): _______________________________________________________________________________
DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAÑOL E INGLES: Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Unidad de Procesos Técnicos de la Biblioteca General en el correo [email protected], donde se les orientará).
ESPAÑOL ___________________________________ INGLÉS _______________________________________
9
Contenido
Resúmen ........................................................................................................................................... 15
Abstract ............................................................................................................................................. 17
1 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 19
2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................................... 21
3 OBJETIVOS .............................................................................................................................. 23
3.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................. 23
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS......................................................................................................... 23
4 JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 24
5 ESTADO DEL ARTE ................................................................................................................. 26
5.1 APROXIMACIONES AL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................ 29
6 EDITORIAL GAZETA LTDA ...................................................................................................... 32
6.1 ORIGEN DE LA LITOGRAFÍA ..................................................................................................... 32
6.2 HISTORIA Y ASPECTOS GENERALES DE EDITORIAL GAZETA LTDA. ......................................... 33
6.2.1 Misión .............................................................................................................................. 34
6.2.2 Visión ............................................................................................................................... 35
6.2.3 Valores Empresariales ...................................................................................................... 35
6.2.4 Principales productos:...................................................................................................... 36
6.2.5 Estructura Organizacional ................................................................................................ 43
6.3 MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ACTUAL .................................................................. 44
6.3.1 Planeación ........................................................................................................................ 44
6.3.2 Producción ....................................................................................................................... 44
6.3.3 Gestión y trámite ............................................................................................................. 44
6.3.4 Organización .................................................................................................................... 45
6.3.5 Transferencia ................................................................................................................... 45
6.3.6 Disposición de documentos ............................................................................................. 45
6.3.7 Preservación a largo plazo ............................................................................................... 45
6.3.8 Valoración ........................................................................................................................ 45
7 METODOLOGÍA........................................................................................................................ 46
ANÁLISIS DE DATOS....................................................................................................................... 47
8 NORMATIVIDAD ....................................................................................................................... 59
8.1 PLANEACIÓN ........................................................................................................................... 61
8.2 PRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 65
8.3 GESTIÓN Y TRAMITE ................................................................................................................ 68
8.4 ORGANIZACIÓN ....................................................................................................................... 71
8.5 TRANSFERENCIA ...................................................................................................................... 74
8.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................................................ 75
8.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ............................................................................................. 77
8.8 VALORACIÓN. ......................................................................................................................... 78
9 PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA EMPRESA
EDITORIAL GAZETA LTDA.............................................................................................................. 80
9.1 Requerimiento para el desarrollo del PGD. ............................................................................ 81
9.1.1 Normativos ....................................................................................................................... 81
9.1.2 Económicos ...................................................................................................................... 82
9.1.3 Administrativos. ............................................................................................................... 82
9.1.4 Tecnológicos ..................................................................................................................... 82
9.2 Procesos de la Gestión Documental ....................................................................................... 83
9.2.1 Planeación ........................................................................................................................ 85
9.2.2 Producción ....................................................................................................................... 88
9.2.3 Gestión y trámite ............................................................................................................. 90
9.2.4 Organización .................................................................................................................... 92
9.2.5 Transferencia ................................................................................................................... 94
9.2.6 Disposición de Documentos ............................................................................................ 97
9.2.7 Preservación a largo plazo ............................................................................................... 98
9.2.8. Valoración Documental. ................................................................................................ 100
10 CONCLUSIONES ............................................................................................................... 103
11 RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 105
12 ANEXOS ............................................................................................................................. 107
11
Referencias ..................................................................................................................................... 108
Índice de figuras
Figura 1: Introducción al Caculo (Portada y Contraportada). García Zacipa, Julio Cesar. Tomado
de: https://es.scribd.com/document/348663592/Introduccion-Al-Calculo-Julio-Cesar-Garcia-Zacipa
.......................................................................................................................................................... 34
Figura 2: Presentación de la empresa GAZETA. Tomado de: Brochure publicitario. ...................... 36
Figura 3: Producto Medios Impresos. Tomado de: Brochure publicitario. ........................................ 37
Figura 4: Producto Medios Impresos (Publicidad). Tomado de: Brochure publicitario. ................... 37
Figura 5: Producto Impresión Digital. Tomado de: Brochure publicitario. ........................................ 38
Figura 6: Producto Brandeo. Tomado de: Brochure publicitario....................................................... 38
Figura 7: Producto Posicionamiento de Marca. Tomado de: Brochure publicitario. ......................... 39
Figura 8: Producto Identidad Visual. Tomado de: Brochure publicitario. ......................................... 39
Figura 9: Producto Señalética. Tomado de: Brochure publicitario. .................................................. 40
Figura 10: Producto Elementos de Merchansising. Tomado de: Brochure publicitario. ................... 40
Figura 11: Producto Eventos (Logística). Tomado de: Brochure publicitario. .................................. 41
Figura 12: Producto Infantiles (Planeación de fiestas). Tomado de: Brochure publicitario………….41
Figura 13: Producto Planeación de Bodas. Tomado de: Brochure publicitario. ............................... 42
Figura 15: Estructura organizacional de la empresa GAZETA. Tomado de: Brochure publicitario. 43
Figura 16: Procesos de la Gestión Documental. .............................................................................. 84
Figura 17: Fases de implementación del Programa de Gestión Documental. ............................... 102
Índice de Gráficas
Grafica 1: Conocimiento sobre PGD en la Editorial. Elaboración propia ......................................... 48
Grafica 2: Existencia de PGD en la Editorial. Elaboración propia .................................................... 49
Grafica 3: Procesos misionales en la Editorial. Elaboración propia ................................................. 50
Grafica 4: Documentos que no tienen un proceso de gestión documental. Elaboración propia ...... 51
Grafica 5: Conocimiento de las pautas para la producción de documentos. Elaboración propia .... 52
Grafica 6: Problemas laborales por falta de organización documental. Elaboración propia ............ 53
Grafica 7: Duplicidad por perdida de documentos. Elaboración propia ........................................... 54
Grafica 8: Comportamientos informacionales en la Editorial. Elaboración propia ............................ 55
Grafica 9: Unidad de conservación documental de uso común en la Editorial. Elaboración propia 57
Grafica 10: Necesidad de implementación de PGD. Elaboración propia ......................................... 58
13
Índice de Cuadros
Cuadro 1: Definición de instrumentos de legislación. Elaboración propia ........................ 59
Cuadro 2: Definición de instrumentos normativos AGN. Elaboración propia .................... 61
Cuadro 3: Procesos archivísticos: Planeación. Elaboración propia .................................. 65
Cuadro 4: Procesos archivísticos: Producción. Elaboración propia .................................. 68
Cuadro 5: Procesos archivísticos: Gestión y Tramite. Elaboración propia ....................... 70
Cuadro 6: Procesos archivísticos: Organización. Elaboración propia ............................... 73
Cuadro 7: Procesos archivísticos: Transferencia. Elaboración propia .............................. 75
Cuadro 8: Procesos archivísticos: Disposición de Documentos. Elaboración propia ........ 76
Cuadro 9: Procesos archivísticos: Preservación a Largo Plazo. Elaboración propia ........ 78
Cuadro 10: Procesos archivísticos: Valoración. Elaboración propia ................................. 79
Índice de Tablas
Tabla 1: Requerimientos y criterios para procesos archivísticos...................................................... 85
Tabla 2: Planeación. Administración documental. Elaboración propia. ............................................ 86
Tabla 3: Planeación. Directrices para la creación y diseño de documentos. Elaboración propia. ... 87
Tabla 4: Planeación. Sistema de Gestión de documentos electrónicos de Archivo – SGDEA.
Elaboración propia. ........................................................................................................................... 88
Tabla 5: Planeación. Mecanismos de autenticación. Elaboración propia. ....................................... 88
Tabla 6: Planeación. Asignación de metadatos. Elaboración propia. .............................................. 88
Tabla 7: Producción. Estructura. Elaboración propia. ...................................................................... 89
Tabla 8: Producción. Forma de producción o ingreso. Elaboración propia. ..................................... 90
Tabla 9: Producción. Áreas competentes para el trámite. Elaboración propia. ................................ 90
Tabla 10: Gestión y tramite. Registro de documentos. Elaboración propia. .................................... 91
Tabla 11: Gestión y tramite. Distribución. Elaboración propia. ......................................................... 91
Tabla 12: Gestión y tramite. Acceso y consulta. Elaboración propia. .............................................. 92
Tabla 13: Gestión y tramite. Control y seguimiento. Elaboración propia. ......................................... 92
Tabla 14: Organización. Clasificación. Elaboración propia. ............................................................. 94
Tabla 15: Organización. Ordenación. Elaboración propia. ............................................................... 94
Tabla 16: Organización. Descripción. Elaboración propia. ............................................................... 94
Tabla 16: Transferencia. Preparación. Elaboración propia. ............................................................. 95
Tabla 17: Transferencia. Validación. Elaboración propia. ................................................................ 96
Tabla 18: Transferencia. Migración o conversión. Elaboración propia. ............................................ 96
Tabla 19: Transferencia. Metadatos. Elaboración propia. ................................................................ 96
Tabla 20: Disposición de documentos. Directrices generales. Elaboración propia. ......................... 97
Tabla 21: Disposición de documentos. Conservación total, y/o Digitalización. Elaboración propia. 98
Tabla 22: Disposición de documentos. Eliminación. Elaboración propia. ........................................ 98
Tabla 23: Conservación a largo plazo. Sistema integrado de conservación. Elaboración propia. . 100
Tabla 24: Conservación a largo plazo. Seguridad de la información Elaboración propia. ............. 100
Tabla 24: Valoración documental. Directrices generales. Elaboración propia. .............................. 101
15
Resúmen
El objetivo de este trabajo de grado es elaborar la propuesta de un Programa de
Gestión Documental (PGD) para la Empresa Editorial Gazeta Ltda, de acuerdo a
los lineamientos encontrados en la normatividad vigente y los conceptos teóricos
propios de la gestión documental.
En primer lugar, se empezó por resaltar la importancia de un PGD en las
organizaciones, con el fin de que su información sea un activo el cual respalde
decisiones de las Empresas, brinde seguridad y agilice procesos encaminados al
cumplimiento de la misión y visión de la organización; además se planteó un
contexto del Programa de Gestión Documental, considerando sus fases de
desarrollo, requerimientos y la normatividad que lo regula.
En segundo lugar, para conocer la Empresa a la que se le propone el PGD, se
abordaron aspectos de sus componentes misionales y operativos mediante una
breve reseña histórica de la litografía, resaltando aspectos de su historia como
editorial, planeación estratégica, estructura organizacional e identificando la
totalidad de los productos y servicios que oferta, así como su cultura
organizacional.
De igual forma, se realizó un reconocimiento completo de la Editorial y sus
prácticas archivísticas, desde el punto de vista de los procesos archivísticos, lo
que permite conocer algunas características y las necesidades de su gestión
documental.
Como metodología de este trabajo de grado, se optó por una entrevista, que
permite conocer e identificar las necesidades de la Empresa y la percepción que
tienen los empleados frente a la gestión documental. Esta encuesta se realizó a un
total de 11 personas de diferentes cargos, la información obtenida resulta siendo
significativa para la propuesta del PGD en el entendido que se pueden identificar
los aciertos y carencias de la Editorial en materia de gestión documental.
En consecuencia, se realizó un análisis de datos, teniendo en cuenta cada
pregunta de la encuesta formulada y sus respectivas respuestas, las cuales
hicieron parte del fundamento de la propuesta del PGD junto con la normatividad
vigente.
En la elaboración de la propuesta, se consideraron los procesos archivísticos, las
necesidades y oportunidades de mejora para la Editorial; cada proceso fue
abordado por su objetivo, alcance, las actividades a desarrollar con sus
respectivos requerimientos de recursos y finalmente se enfatizó en la necesidad
de definir las fases de implementación del PGD acompañadas de un cronograma.
Por último, se formularon conclusiones generales acerca de la necesidad de un
Programa de Gestión Documental armonizado con los propósitos y procesos de
cada empresa y la importancia del trabajo colaborativo.
17
Abstract
The objective of this degree project is to prepare a proposal for a Document
Management Program for the company Editorial Gazeta Ltda, according to the
guidelines found in the current regulations and the theoretical concepts of
document management.
In the first place, it began by highlighting the importance of a PGD in organizations,
so that their information is an asset that supports business decisions, provides
security and streamlines processes aimed at fulfilling the mission and vision of the
company. organization; In addition, a context of the Document Management
Program was proposed, considering its development phases, requirements and the
regulations that regulate it.
Second, to get to know the company to which the PGD is proposed, aspects of its
missionary and operational components were addressed through a brief historical
review of the lithography, highlighting aspects of its history such as editorial,
strategic planning, organizational structure and identifying all the products and
services it offers, as well as its organizational culture.
In the same way, a complete recognition of the Editorial and its archival practices
was carried out, from the point of view of the archival processes, which allows
knowing some characteristics and the needs of its document management.
As the methodology of this undergraduate work, an interview was chosen, which
allows knowing and identifying the needs of the company and the perception that
employees have of document management. This survey was carried out on a total
of 11 people from different positions, the information obtained is significant for the
design of the PGD proposal in the understanding that the successes and
shortcomings of the Editorial in terms of document management can be identified.
Consequently, a data analysis was carried out, taking into account each question
of the survey formulated and their respective answers, which were part of the
foundation of the PGD proposal along with the current regulations.
In the preparation of the proposal, the archival processes, the needs and
opportunities for improvement for the Editorial were considered; Each process was
addressed by its objective, scope, activities to be developed with their respective
resource requirements and finally the need to define the implementation phases of
the PGD accompanied by a schedule was emphasized.
Lastly, general conclusions were drawn about the need for a Document
Management Program harmonized with the purposes and processes of each
company and the importance of collaborative work.
19
1 INTRODUCCIÓN
A lo largo de la historia, el rol del Profesional de la información como la gestión
documental cada vez se va afianzando más dentro del ámbito administrativo,
técnico y jurídico de una organización, la cual permite la toma de decisiones para
el buen desarrollo de las funciones que allí se desempeñen, por ello las buenas
prácticas archivísticas hoy en día hacen parte fundamental de las compañías para
una excelente gestión institucional.
Ahora bien, Editorial Gazeta Ltda es una Empresa fundada en el año 1983 con un
capital 100% colombiano, dedicada al desarrollo de la industria gráfica en todas
sus dimensiones, cuenta con sede en Bogotá y con presencia comercial en todo el
país.
Durante su gestión comercial ha constituido un acervo documental importante para
su memoria histórica, sin embargo, el manejo documental ha presentado una gran
problemática debido a que no se ha realizado con las normas y técnicas que
imparte el Archivo General de la Nación quien en su misión es “la entidad
encargada de formular y liderar la Política de Archivos y de Gestión Documental
en el territorio nacional.” (Archivo General de la Nacion, 2020). Por lo anterior la
Empresa Editorial Gazeta Ltda se ve afectada a la hora de tomar decisiones, pues
no cuenta con los lineamientos básicos de un Programa de Gestión Documental
que le permita la recuperación de información de forma oportuna y eficaz.
El presente trabajo de grado tiene como objetivo elaborar la propuesta de un
Programa de Gestión Documental (PGD) para la Empresa privada EDITORIAL
GAZETA LTDA, constituida legalmente y registrada ante la Cámara de Comercio
de Bogotá, como alternativa de solución para un adecuado manejo de ciclo vital
del documento que allí se produce y se recibe, obedeciendo a la normatividad y
recomendaciones establecidas inicialmente por el Archivo General de la Nación
(AGN) y demás reglas que lo complementan.
Como gestora de la información y teniendo en cuenta el desconocimiento por
parte de muchas de las entidades tanto públicas como privadas sobre la Gestión
Documental y su importancia, se evidencia la necesidad de poner en práctica el
conocimiento adquirido durante la Carrera como Profesional en Ciencia de la
Información, Bibliotecología y Archivística y así brindar apoyo para la
administración de la documentación.
De acuerdo con lo anterior, se realizará un diagnóstico sobre la situación actual
del manejo de la documentación producida y recibida por la organización mediante
la aplicación de herramientas de recolección de datos y teniendo en cuenta los
resultados se hará identificación de las necesidades de la Empresa con el fin de
darle una solución adecuada según el Decreto 1080 de 2015 expedido por el AGN
mediante la elaboración de un Programa de Gestión Documental con el fin de
darle lineamientos en los procesos archivísticos.
21
2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad un adecuado uso de la Información y la Gestión Documental es,
sin duda, uno de los problemas más frecuentes dentro de las organizaciones tanto
públicas como privadas y esto conlleva a la inoportuna toma de decisiones
afectando procesos administrativos y de carácter jurídico, por ello es necesario
crear estrategias para los procesos de creación, descripción, distribución,
ordenamiento conservación y recuperación de la información que permitan a la
organización una memoria de sus avances en la sociedad comercial y el alcance
de sus metas.
A lo largo de 36 años la Empresa Editorial Gazeta Ltda ha producido y recibido
gran cantidad de documentos de acuerdo con su objeto comercial, estos
documentos tienen un compromiso legal y administrativo tanto para los
accionistas, empleados, clientes y con la sociedad en general de acuerdo con sus
especificaciones. Además de cumplir con la normatividad vigente expedida por la
Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades
que actualmente auditan el desarrollo de su objeto social.
En este momento, la Empresa Editorial Gazeta Ltda cuenta con un procedimiento
básico para el tratamiento del ciclo de la información y documentación, basado en
criterios y conocimientos propios del personal administrativo que apoya sus
labores. Así mismo, el desconocimiento de las normas vigentes en gestión
documental no permite que se garantice la adecuada producción, recepción,
distribución, organización y valoración, lo cual conlleva a que la Empresa presente
inconvenientes a la hora de recuperar información para realizar trámites
pertinentes y toma de decisiones del día a día.
Las necesidades del mercado, así como la de certificarse en los estándares de
calidad de las normas ISO 9001 requieren que estos documentos tengan un
proceso archivístico adecuado dando cumplimiento a las normas vigentes que los
regulan por medio de un Programa de Gestión Documental.
De acuerdo con lo anterior, esta investigación tiene como objetivo presentar la
propuesta de un Programa de Gestión Documental de manera estructurada, para
facilitar la clasificación, organización, descripción, consulta y recuperación de
información por parte de las directivas de la Empresa y empleados en general ya
que, sin duda, estos documentos serán de utilidad para toma de decisiones y
productividad empresarial.
A continuación, se presentan las no conformidades en gestión documental, existe
un espacio reservado para el almacenamiento del archivo, este no tiene en cuenta
estándares de conservación tales como la ventilación, temperatura, roedores,
iluminación, humedad entre otros. Así mismo, todos los documentos están
almacenados en AZ separados por procesos sin orden cronológico lo que conlleva
a la no recuperación de información de manera oportuna.
Por otro lado, existe una gran cantidad de documentos que se han trasladado a
bodegas alternas en cajas sin ningún tipo técnico, no se realiza el procedimiento
establecido por el AGN sobre transferencias primarias de documentos y la
elaboración de los inventarios documentales ocasionando pérdida de la
información.
Teniendo en cuenta la problemática planteada y lo importante de la información
como ente principal para el alcance de sus metas y como valor histórico para la
Empresa, se propone trabajar con la siguiente pregunta de investigación: ¿Cómo
diseñar un Instrumento archivístico Programa de Gestión Documental que permita
conocer y gestionar las etapas y procesos inmersos que responda a las
necesidades del negocio y refleje todo el ciclo vital del documento?
23
3 OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar una propuesta de un Programa de Gestión Documental, teniendo en
cuenta los lineamientos establecidos en el Archivo General de la Nación y demás
entidades reguladoras, que permitan establecer parámetros y lineamientos
específicos para la correcta gestión de los documentos como apoyo a la
transformación y continuidad del negocio en cumplimiento del Decreto 1080 de
2015 y la Ley 594 de 2000 para la Empresa Editorial Gazeta Ltda.
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Determinar los tipos de necesidades de información de la Editorial Gazeta Ltda
de acuerdo a sus aspectos administrativos, legales y empresariales.
Identificar las no conformidades en los procesos archivísticos actuales que se
están llevando a cabo por la Editorial Gazeta Ltda.
Elaborar el documento final con el modelo propuesto y esquema de
implementación que permita llevar un adecuado manejo de la documentación
al interior de la Editorial Gazeta Ltda.
4 JUSTIFICACIÓN
La información representa un activo muy importante para las organizaciones que
las poseen, ya que son el testimonio de las actividades realizadas durante su
tiempo de existencia, por ello, se debe trabajar en buscar estrategias que
garanticen la conservación, preservación, difusión y el acceso a esta información.
La normatividad archivística vigente plantea que el Programa de Gestión
Documental permite clasificar, organizar, describir, y recuperar la información, ya
que es una herramienta que cumple con los ocho procesos técnicos archivísticos y
administra la información de una forma estructurada y normalizada, teniendo en
cuenta el valor histórico y probatorio que tiene para la compañía.
Ahora bien, la Empresa Editorial Gazeta Ltda está adelantando trámites para
certificarse en la normatividad de la ISO 9001 la cual exige dentro de sus
requisitos tener documentado los procedimientos y procedimientos relacionados
con la Gestión Documental que garantice el cumplimiento del ciclo vital del
documento, por consiguiente, reconoce e identifica la existencia de problemas con
el manejo administrativo documental que se realiza en la Editorial, es por esta
razón que la Empresa solicita una estructura con lineamientos y normativa vigente
que facilite la adecuado direccionamiento y organización documental.
Teniendo en cuenta que la Editorial Gazeta Ltda está en un momento de
crecimiento e innovación en un contexto interno dejando atrás su trabajo por
funciones y re direccionándolo por procesos para incurrir en nuevos mercados se
hace necesario implementar un Programa de Gestión Documental que permita
fortalecer su estructura organizacional.
La propuesta de un Programa de Gestión Documental tiene como propósito
cumplir con la necesidad de permitir la organización, consulta y preservación de la
información sobre los documentos que reposan en la Editorial Gazeta Ltda, para
25
garantizar la conservación de la documentación y la recuperación de la memoria
histórica institucional, así mismo, facilitar la consulta y recuperación los
documentos para la toma de decisiones.
5 ESTADO DEL ARTE
En primera instancia, hoy en día las tecnologías de la información se han
convertido en una de las herramientas vitales para el desarrollo de la sociedad,
como eje fundamental para el acceso y recuperación de la información brindado
las mejores oportunidades para resguardar la memoria histórica, ya sea de
personas o sociedades públicas y privadas, esto teniendo en cuenta el uso de las
herramientas tecnológicas y las normas vigentes expedidas por los entes de
control que intervengan dando cumplimiento a sus exigencias y estándares de
calidad.
Las investigaciones que se han desarrollado sobre la implementación de
Programas de Gestión Documental, garantizan la competitividad a nivel nacional e
internacional de las organizaciones y permiten un funcionamiento eficiente a la
hora de toma de decisiones en cooperación con la administración y el bienestar
común.
Ahora bien, tomando como punto de referencia para la investigación se realizará
una descripción de los aspectos generales de la historia de la Litografía en
Colombia y de la Empresa Editorial Gazeta Ltda.
Posteriormente, se realizará un diagnóstico del manejo de la gestión documental
actual de la Empresa, por medio de herramientas cuantitativas que permitan
identificar sus principales necesidades, lo anterior con el fin de crear una
estructura con la normatividad vigente como soporte estratégico para el buen
funcionamiento del Programa de Gestión Documental y soporte para la Editorial
Gazeta Ltda.
27
Por último, teniendo en cuenta el concepto dado por el Archivo General de la
Nación sobre el PGD se define como un documento archivístico, que le permite a
las entidades conservar y documentar a corto, mediano y largo plazo, los procesos
realizados para el desarrollo de su misión y visión, así como de los objetivos
estratégicos formulados en su planeación estratégica, como los procesos de
gestión documental, lo que permite tener una trazabilidad de la documentación
producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, lo que garantiza su
correcta gestión, preservación y conservación y la convierte en un activo de la
organización y un insumo para la toma de decisiones. (Archivo General de la
Nación, 2018).
Se pondrá en contexto el proceso de un Programa de Gestión Documental,
teniendo en cuenta su desarrollo y los conceptos que lo componen tales como:
a) Que es un PGD
b) Público al que va dirigido
c) Requerimientos para el desarrollo del PGD
I. Normativos
II. Económicos
III. Administrativos
IV. Tecnológicos
En el contexto nacional, las entidades en alta proporción, han elaborado este
instrumento archivístico mediante el cual se ven beneficiados por el control,
eficiencia en el trabajo y estándares documentales que les permite la toma de
decisiones de manera eficiente, mejorando su transcurso y su situación
económica, brindado estabilidad en el mercado y permitiendo en gran medida
contribuir con la economía de su país.
Según lo anterior, la Editorial Gazeta Ltda se ve en la necesidad de implementar
un Programa de Gestión Documental que les permite ser pioneros en el desarrollo
de su objeto social.
29
5.1 APROXIMACIONES AL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
En relación al diseño de una propuesta de un Programa de Gestión Documental
(PGD), se debe realizar una aproximación en la cual se brinde su definición de
forma clara, las ventajas que tiene su adopción en una organización y otros
aspectos generales como los requerimientos para su desarrollo y las fases de su
implementación.
Una de las definiciones más importantes y la cual será acogida para el desarrollo
de esta propuesta, es la brindada por el Archivo General de la Nación (AGN)
entidad encargada de dirigir el Sistema Nacional de Archivos; para el AGN el PGD
es uno de los ocho instrumentos archivísticos en el cual se expresan estrategias y
procedimientos a corto, mediano y largo plazo, que al implementarse faciliten la
utilización y conservación de la documentación producida y recibida por una
organización en las diferentes fases del ciclo de la documentación. (Archivo
General de la Nación, 2014)
Algunos de los aspectos más importantes en relación al PGD son que su diseño
se realice a partir del estudio de las necesidades documentales de la organización
y que al realizar el documento, éste sea socializado con todos los integrantes de la
entidad, para garantizar el trabajo mancomunado hacia la mejora en las prácticas
de la gestión documental.
Este instrumento archivístico puede llegar a resultar de un gran valor para las
organizaciones, pues en él se pueden formular de forma clara indicaciones para
realizar actividades que se enmarquen en los diferentes procesos archivísticos, lo
cual significa beneficios como la reducción del volumen de documentos
innecesarios y por lo tanto la optimización del uso de los espacios destinados para
la custodia documental y la disminución de tareas operativas y administrativas; de
igual forma, otro beneficio puede ser el cumplimiento de requerimientos legales y
normativos y sobre todo el aprovechamiento de la información como un un activo
de la organización, útil para la evaluación y la toma de organizaciones en una
organización.
Frente a la elaboración del PGD el Archivo General de la Nación menciona que
existe algunos prerrequisitos para que su elaboración sea exitosa, esos requisitos
son la existencia de una Política de Gestión Documental aprobada y socializada,
que la responsabilidad de la administración y control de la gestión documental de
la empresa esté designada a un área específica en la cual deben encontrarse
profesionales competentes, contar con la colaboración de un grupo
interdisciplinario que garantice la armonía del PGD con los diferentes procesos de
la organización, realizar un diagnóstico general de la gestión documental en la
empresa y contar con Cuadros de Clasificación Documental (CCD) y Tablas de
Retención Documental (TRD), entre otros requisitos (Archivo General de la
Nación, 2014)
Ahora bien, al igual que los prerrequisitos, también existen requerimientos
específicos que se tienen que tener en cuenta para su diseño e implementación,
dichos requerimientos son normativos, económicos y administrativos y varían de
acuerdo a la organización en la que se planee.
Para cumplir con los requerimientos normativos, se debe realizar la identificación
exhaustiva de las normas, leyes, acuerdos y resoluciones que tengan relación con
el modelo de negocio de la organización y las actividades que en ella se realizan;
en cuanto a la satisfacción de los requerimientos económicos se debe comprender
que la elaboración de este instrumento y su implementación, al igual que todos los
otros instrumentos archivísticos, demanda de la inversión de recursos
económicos, por lo tanto se debe sensibilizar a los sectores financieros de la
organización con el fin de que se destine el presupuesto necesario para cumplir
con las metas a corto, mediano y largo plazo; finalmente el cumplimiento de los
requerimientos administrativos implica conformar un equipo interdisciplinario que
garantice la satisfacción de todas las necesidades de la organización al diseñar e
31
implementar el PGD, definir los roles de aquellas personas que asumen la
responsabilidad del área en gestión documental, definir las metodologías que
permitan realizar cada proceso con un margen de calidad y eficiencia y finalmente
identificar los riegos y establecer un plan de acción para mitigarlos (Archivo
General de la Nación, 2014).
Para terminar, se debe reconocer las diferentes fases de la implementación del
PGD, esto debido a que la implementación de este instrumento archivístico debe
implantarse en la organización como una actividad permanente y central para
garantizar la correcta gestión documental; son un total de cuatro fases:
elaboración, ejecución y puesta en marcha, seguimiento y mejora.
La fase de elaboración contempla identificar las condiciones, realizar el
diagnóstico de la gestión documental en la empresa, formular estrategias y
procedimientos y garantizar la disponibilidad de los recursos necesarios, de esa
forma se puede llegar a la fase de ejecución y puesta en marcha, la cual
comprende el desarrollo de las actividades y estrategias formuladas, comunicarlas
a toda la entidad y el diseño y sensibilización de materiales e instructivos que
faciliten su comprensión. (Archivo General de la Nación, 2019)
La fase de seguimiento está relacionada con las actividades que permitan analizar
y evaluar la gestión documental luego de la implementación de las estrategias y
los procesos establecidos en las fases anteriores, validar el cumplimiento de las
metas e identificar el nivel de satisfacción en la organización. En ese sentido, se
deben realizar controles de seguimiento de forma periódica con el fin de que la
fase de mejora sea eficiente y permanente, en esta fase se busca mantener una
relación estrecha entre las actividades y procesos de la gestión documental y las
necesidades documéntales de la organización, dar relevancia a los aspectos
críticos y procurar la innovación y la adopción de nuevas herramientas que puedan
llegar a ser significativas para la organización.
6 EDITORIAL GAZETA LTDA
6.1 ORIGEN DE LA LITOGRAFÍA
Después de varios experimentos para producir sus propias publicaciones y viendo
la necesidad de hacer una lista de prendas que se llevaría la lavandera, en el año
1796 Aloys Senefelder, escrito, actor, dramaturgo y creador de la litografía
descubrió como después de escribir sobre una piedra pulida con un lápiz graso
podía replicar sus obras de teatro y sus partituras a bajo costo.
Perfeccionando su método cada día más, hace uso de nuevos materiales e
implementos como las piedras y la mezcla de jabón, cera y ceniza con el fin de
generar una tina que permea en la superficie de la roca. Con esta tinta, realiza un
dibujo en la piedra y la remoja con el fin de que el agua y la grasa de la tinta se
repelen y generen un dibujo en el relieve de la roca, el cual puede ser replicado en
materiales que entran en contacto con la piedra. (Aloys Senefelder, s.f)
Con suficiente destreza de la letra invertida y la carestía de las planchas de cobre
en su época, Senefelder decide utilizar la piedra caliza y fue denominado como la
litografía mecánica, pero este método fue abandonado muy pronto por el relieve
que se producía y por el costo de los barnices y tintas que se utilizaban. Después
de muchas pruebas y experimentos fue perfeccionando su técnica hasta conseguir
un procedimiento correcto y de bajo costo que le permitió reproducir sus escritos
de pequeños formatos como folletos y propagandas (Berni González, s.f)
La prensa litográfica Klimsch S.A., fue inventada en Alemania en el año 1765, por
Ferdinand Karl Klimsch, Klimsch fue pintor, grabador, litógrafo y creador de los
motivos decorativos de los billetes de g es Castell, así mismo, esta imprenta de
dedicaba a la creación de máquinas, prensas, aparatos, instrumentos, accesorios
y materiales para la imprenta. Aunque no es clara la fecha en que esta prensa
litográfica llega a Colombia, se sabe que fue en la primera mitad del siglo XIX y fue
33
usada para imprimir documentos tales como billetes, estampillas, títulos valores,
diplomas, bonos y libranzas y en general para ilustración de textos.
Actualmente la prensa Klimsch, se encuentra en el Museo Nacional de Artes
Gráficas de Bogotá, obsequio de la Litografía Nacional. La litografía llega a
Colombia aproximadamente en el año 1823 en medio de su independencia
justamente cuando el Congreso aprobó la celebración de un contrato entre
Francisco Antonio Zea quien fue periodista, diplomático y político y Carlos Casar
de Molina litógrafo y grabador español con el fin de instaurar la Litografía Nacional
principalmente para la impresión de billetes. (Praga, 2015).
6.2 HISTORIA Y ASPECTOS GENERALES DE EDITORIAL GAZETA LTDA.
La Editorial Gazeta Ltda, es una Empresa familiar fundada en el año 1983 con un
capital 100% colombiano por el señor Hector Orlando García Zacipa, quien viendo
la necesidad por la que estaba pasando su hermano, el señor Julio Cesar García
Zacipa, quien para la época había escrito su primer libro sobre introducción al
cálculo y necesitaba que este fuera reproducido en una cantidad significativa para
la venta, es así, como en sus inicios la Empresa se dedicó a la impresión y
encuadernación de libros educativos.
Ahora bien, con el paso del tiempo y viendo las necesidades de muchas empresas
para obtener certificaciones ISO fue incursionando en empresas de la salud, tales
como CAFAM, COMPENSAR, VIVA 1A entre otras, a quienes se les imprime
papelería necesaria para atención a pacientes en todas sus especialidades.
Actualmente, y siguiendo los avances tecnológicos sobre las artes gráficas con
impresión a gran formato la Empresa ha firmado gran cantidad de contratos con
diferentes compañías apoyando la labor del marketing publicitario a gran escala.
Figura 1: Introducción al Caculo (Portada y Contraportada). García Zacipa, Julio Cesar. Tomado de:
https://es.scribd.com/document/348663592/Introduccion-Al-Calculo-Julio-Cesar-Garcia-Zacipa
6.2.1 Misión
Dentro de su misión la Empresa desarrolla productos y servicios de todo lo
relacionado con el sector de la comunicación gráfica, contando con la
infraestructura y el personal idóneo para lograr el concepto de calidad y así
satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes ofreciendo productos de
excelente calidad y mejorando de forma continua para cumplir a cabalidad en
términos de responsabilidad social y fidelización de los clientes actuales
atribuyendo a la creación de clientes potenciales para tener una mejor
competitividad en el mercado.
35
6.2.2 Visión
En cuanto a su visión, Editorial Gazeta Ltda desea seguir siendo reconocida por el
liderazgo en el mercado y la excelencia operativa en todos sus frentes,
contribuyendo al fortalecimiento de la economía nacional por medio de la
adquisición de maquinaria de última tecnología para el crecimiento de su
desarrollo y objeto social creando políticas de calidad en los procesos generando
un valor agregado para lograr ser el referente número uno en el mercado de la
industria gráfica a nivel nacional e internacional.
6.2.3 Valores Empresariales
Respeto: Siempre respetando las opiniones de los demás, ofreciendo un
excelente trato y escuchando las inquietudes con el fin de estudiar las debilidades
y poder mejorar la confianza y motivación para fidelizar a nuestros clientes y
convertirlos en clientes potenciales.
Responsabilidad Laboral: Motivando al trabajador con buenos tratos y brindando
las mejores herramientas para proceder a realizar un trabajo con disciplina y
excelencia que garanticen la responsabilidad empresarial en beneficio de la
sociedad y el medio ambiente.
Responsabilidad Social: Comprometidos con el medio ambiente, brindando un
trato adecuado a los residuos químicos generados por el proceso realizado de la
impresión
6.2.4 Principales productos:
Figura 2: Presentación de la empresa GAZETA. Tomado de: Brochure
publicitario.
37
Figura 3: Producto Medios Impresos. Tomado de: Brochure publicitario.
Figura 4: Producto Medios Impresos (Publicidad). Tomado de: Brochure
publicitario.
Figura 5: Producto Impresión Digital. Tomado de: Brochure publicitario.
Figura 6: Producto Brandeo. Tomado de: Brochure publicitario.
39
Figura 7: Producto Posicionamiento de Marca. Tomado de: Brochure
publicitario.
Figura 8: Producto Identidad Visual. Tomado de: Brochure publicitario.
Figura 9: Producto Señalética. Tomado de: Brochure publicitario.
Figura 10: Producto Elementos de Merchandising. Tomado de: Brochure
publicitario.
41
Figura 11: Producto Eventos (Logística). Tomado de: Brochure publicitario.
Figura 12: Producto Infantiles (Planeación de fiestas). Tomado de: Brochure
publicitario.
Figura 13: Producto Planeación de Bodas. Tomado de: Brochure publicitario.
Figura 14: Datos de contacto de la empresa GAZETA. Tomado de: Brochure
publicitario.
43
6.2.5 Estructura Organizacional
Figura 15: Estructura organizacional de la empresa GAZETA. Tomado de:
Brochure publicitario.
6.3 MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ACTUAL
Teniendo en cuenta los componentes documentales establecidos por el Archivo
General de la Nación en su guía MGDA Modelo de Gestión Documental y
Administración de Archivos se realiza una descripción del proceso actual de los
documentos en la Empresa.
6.3.1 Planeación
Actualmente las diferentes áreas de la Empresa crean sus propios documentos,
no existe unos lineamientos establecidos con parámetros internos como externos
para la elaboración de los mismos, no se tiene una trazabilidad detallada de los
documentos producidos por la Empresa lo que conlleva a perder fácilmente la
información y seguimiento de los tramites.
6.3.2 Producción
La Empresa no cuenta con un procedimiento establecido en cuanto a la
producción y recepción de documentos, tampoco cuenta con un Sistema de
Gestión Documental que apoye las técnicas básicas del archivo.
6.3.3 Gestión y trámite
Para el componente Gestión y trámite la Empresa no cuenta con lineamientos
para la conformación expedientes que cumplan con las características y requisitos
establecidos para la elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD). Así
mismo, no cuenta con un registro de los documentos que recibe y envía por los
diferentes medios ya sean físicos o electrónicos, para su adecuado seguimiento.
45
6.3.4 Organización
La Empresa carece de los instrumentos archivísticos para realizar la clasificación,
ordenación y descripción por tanto carece del Cuadro de Clasificación
Documental, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental
y Programa de Gestión Documental.
6.3.5 Transferencia
Durante los años de funcionamiento de la Empresa, se han realizado varios
traslados de documentos sin tener en cuenta las actividades establecidas para
este fin, en cuento a la organización y elaboración de inventarios documentales,
los documentos son enviados a bodegas internas del hogar.
6.3.6 Disposición de documentos
La disposición de los documentos se realiza con base en criterios del personal
administrativo sin tener en cuenta lineamientos y normas establecidas por el AGN.
6.3.7 Preservación a largo plazo
La Empresa no cuenta con actividades que aseguren la conservación y
preservación en sus documentos tanto físicos como electrónicos, a corto mediano
y largo plazo.
6.3.8 Valoración
La Empresa no cuenta con procesos de valoración documental las cuales deben
estar soportadas por las Tablas de Retención Documental, lo que afecta su
permanencia en todas las fases establecidas en un archivo.
7 METODOLOGÍA
Dado que este trabajo de investigación tiene como propósito conocer las
necesidades de la Empresa sobre Gestión Documental, se realiza una encuesta
debido a que es importante identificar datos sobre sus procesos actuales con la
documentación y demás información producida y recibida por la Editorial, así
mismo, teniendo en cuenta el concepto y finalidad de la encuesta según Juana
Casas afirma que “La encuesta es ampliamente utilizada como procedimiento de
investigación ya que permite obtener y elaborar datos de modo rápido y eficaz”
(Anguita, Labradora & Campos, 2003, p.143)
Por lo anterior se realiza una encuesta con el fin de ahondar un poco más sobre el
tratamiento interno y externo y los estándares establecidos actualmente con el fin
de apoyar y garantizar un tratamiento eficaz a la documentación de Editorial
Gazeta Ltda. El formulario de la encuesta que se diseñó para el levantamiento de
información se encuentra en el ANEXO A.
Para el desarrollo de esta investigación, se realizaron en paralelo dos procesos:
1 Se obtuvo información de acuerdo a los componentes documentales
establecidos por el Archivo General de la Nación y los establecidos
por la Editorial Gazeta Ltda.
2 Se recolectó información sobre el conocimiento, manejo de la
información y documentación a través de una encuesta aplicada a 11
personas empleados de la Editorial Gazeta Ltda entre los cuales se
encuentran personal administrativo y personal de producción se
encuentra en el ANEXO B.
Posterior según los resultados obtenidos, se realizó la triangulación de la
información que se recolecto y a continuación se registran los resultados
encontrados.
47
Universo total: 11 Personas.
Caracterizadas de la siguiente manera:
1 Gerente General.
1 Jefe Administrativo.
1 Diseñador.
1 Asesor Comercial.
1 Mensajero.
1 Secretaria.
2 Encuadernadoras.
3 Prensistas.
Las anteriores personas se encuentran vinculadas a la Editorial Gazeta Ltda por
medio de contratación directa y sus tiempos de antigüedad en la Empresa se
encuentran entre los 2 y 18 años de antigüedad.
ANÁLISIS DE DATOS
Cada pregunta de la encuesta fue planteada con el fin de reconocer los factores
que inciden en la Gestión Documental de la Empresa, las capacidades y
oportunidades de implementar un PGD por eso es importante interpretar los
resultados de cada pregunta en la búsqueda de lograr el objetivo de este trabajo
de grado.
Resultados y análisis de la pregunta número 1: ¿Conoce que es un
Programa de Gestión Documental?
Grafica 1: Conocimiento sobre PGD en la Editorial. Elaboración propia
De acuerdo a la primera pregunta realizada, sobre si las personas conocen que es
un Programa de Gestión Documental, el 45% responde que si conoce o a
escuchado hablar sobre un PGD, mientras el 55% restante desconoce sobre el
tema, dado que el porcentaje más alto dentro de la Empresa no conoce sobre el
tema es necesario poner en contexto a todos los colaboradores de la Empresa,
con una explicación sobre la importancia y beneficios que conlleva la realización
de un Programa de Gestión Documental para el beneficio propio y de la compañía,
que les permita acceder a la información necesaria de forma organizada,
optimizando el tiempo y garantizando la trazabilidad en los documentos.
45%
55%
CONOCIMIENTO SOBRE PGD EN LA EDITORIAL
1. ¿Conoce que es un Programa de Gestión Documental ?
49
Resultados y análisis de la pregunta número 2: ¿Existe en la empresa un
Manual sobre Gestión Documental?
Grafica 2: Existencia de PGD en la Editorial. Elaboración propia
Sobre esta pregunta, el 100% de las personas encuestadas responde que no
existe en la Empresa un Manual sobre Gestión Documental, por lo anterior se
tendrá en cuenta en el momento de desarrollar la propuesta del PGD, la
realización de un manual amigable con los usuarios que les permita entender los
aspectos relevantes así, como la información detallada para cada procedimiento
estipulado para el mejoramiento y organización de la información y la
documentación.
0%
100%
EXISTENCIA DE PGD EN LA EDITORIAL
2.¿ Existe en la empresa un Manual sobre Gestión Documental ?
Resultados y análisis de la pregunta número 3: ¿En los procesos que
realiza a su cargo, considera que éstos hacen parte de información esencial
y vital para el objeto social en la Empresa?
Grafica 3: Procesos misionales en la Editorial. Elaboración propia
En los datos arrojados sobre esta pregunta, el 73 % de las personas considera
que los procesos, la información y la documentación con la que tienen que
interactuar si tiene relevancia para el desarrollo social de la Empresa, mientras
que el 27% no tiene claro la importancia de sus procesos dentro de la Empresa y
como estos pueden ser un punto de referencia para la toma de decisiones, por lo
anterior es pertinente socializar a los empleados el Programa de Gestión
Documental una vez se encuentre diseñado para indicar la importancia de los
procesos, la documentación y la información para la toma de decisiones y el
fortalecimiento económico de la Empresa.
73%
27%
PROCESOS MISIONALES EN LA EDITORIAL
3. ¿En los procesos que realiza a su cargo, considera que éstoshacen parte de información esencial y vital para el objeto socialen la Empresa?
51
Resultados y análisis de la pregunta número 4: ¿Habitualmente, cuenta con
documentos sin organizar en su sitio o puesto de trabajo?
Grafica 4: Documentos que no tienen un proceso de gestión documental. Elaboración propia
En cuanto a la pregunta No 4, el 91% de los encuestados asegura que, sí tiene
documentos por organizar encima de su lugar y sitio de trabajo, mientras el 9% de
los encuestados no tienen documentos por organizar, esto nos da una lectura
sobre la necesidad que la Empresa tiene para realizar un Programa de Gestión
Documental que permita a los colaboradores tener lineamientos claros sobre el
proceso que conlleva la organización de la documentación en la Empresa.
91%
9%
DOCUMENTOS QUE NO TIENEN UN PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4. ¿Habitualmente, cuenta con documentos sin organizaren su sitio o puesto de trabajo?
Resultados y análisis de la pregunta número 5: ¿La Empresa cuenta con
pautas o lineamientos para la producción de documentos?
Grafica 5: Conocimiento de las pautas para la producción de documentos. Elaboración propia
Del 100% de los empleados que colaboraron con la diligencia de la encuesta, el
36% considera que, si existen lineamientos para la producción de documentos,
mientras el 64% confirma que desconoce sobre algún proceso o lineamiento a los
cuales se remitan en el momento de la creación y producción de documentos
administrativos, por lo anterior y teniendo en cuenta las exigencias dentro del
Programa de Gestión Documental es indispensable crear este instrumento
archivístico con lineamientos técnicos y administrativos que permita tener unicidad
en su presentación y desarrollo de los mismos.
36%
64%
CONOCIMIENTO DE LAS PAUTAS PARA LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
5. ¿La Empresa cuenta con pautas o lineamientos parapara la producción de documentos?
53
Resultados y análisis de la pregunta número 6: ¿Ha tenido problemas
laborales por no encontrar alguna vez un documento o muestra necesaria
para la producción de su trabajo?
Grafica 6: Problemas laborales por falta de organización documental. Elaboración propia
Sobre esta pregunta, relacionada con problemas laborales por la pérdida de
documentos, del 100% de los encuestados el 91% afirma que han presentado
problemas laborales por la pérdida de información y el 9% refiere que no ha tenido
inconvenientes labores por esta causa, así las cosas, es necesario crear buenas
prácticas en Gestión Documental que le permita tanto a empleados como a la
Empresa un manejo adecuado y oportuno a la documentación e información que
deben consultar.
91%
9%
PROBLEMAS LABORALES POR FALTA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
6. ¿Ha tenido problemas laborales por no encontrar alguna vez undocumento o muestra necesaria para la producción de su trabajo?
Resultados y análisis de la pregunta número 7: ¿Ha tenido la necesidad de
imprimir los documentos más de una vez al día, por pérdida de éstos?
Grafica 7: Duplicidad por pérdida de documentos. Elaboración propia
De acuerdo a los resultados arrojados sobre esta pregunta, en donde el 73%
afirma que sí ha tenido la necesidad de imprimir los documentos más de una vez
en el día, mientras que el 27% dice que no, y teniendo en cuenta los resultados de
la pregunta anterior, lo cual genera aumento y gasto en papelería e insumos de
impresión y tiempo, es necesario crear buenas prácticas sobre el Programa de
Gestión Documental y así mismo, dar cumplimiento a la política de cero papel.
73%
27%
DUPLICIDAD POR PERDIDA DE DOCUMENTOS
7. ¿Ha tenido la necesidad de imprimir los documentosmás de una vez al día, por pérdida de éstos?
55
Resultados y análisis de la pregunta número 8: ¿Cuándo recibe o encuentra
documentación de la Empresa usted?
La deja donde estaba para no involucrarse en problemas.
La recoge, la revisa y la entrega al Departamento o área
correspondiente.
La recoge, la revisa y la deja donde la encontró por no ser de
importancia para usted.
La recoge y la deja en su en su sitio o puesto de trabajo por un periodo
largo de tiempo, por olvido y no entregarla.
Grafica 8: Comportamientos procedimentales en la Editorial. Elaboración propia
. 27%
. 27%
. 36%
. 9%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
La deja donde estabapara no involucrarse en
problemas.
La recoge, la revisa yla entrega al
Departamento o áreacorrespondiente.
La recoge, la revisa yla deja donde la
encontró por no ser deimportancia para usted.
La recoge y la deja ensu en su sitio o puesto
de trabajo por unperiodo largo de
tiempo, por olvido y noentregarla.
COMPORTAMIENTOS PROCEDIMENTALES EN LA EDITORIAL
8.¿Cuándo recibe o encuentra documentación de la Empresa usted?:
De acuerdo con la gráfica resultante sobre las respuestas por parte de los
encuestados, se evidencia que el mayor porcentaje con un total del 36% recoge la
documentación, la revisa y la deja otra vez donde la encontró debido a que no
representa mayor importancia para ellos, el 27 % la deja donde estaba para evitar
inconvenientes, el otro 27% si realiza un trámite medianamente adecuado
entregándola a los departamentos correspondientes y finalmente el 9% restante la
recoge y la deja olvidada por largos periodos en su sitio de trabajo ocasionando
perdida de información en momentos oportunos, por lo anterior, es necesario
socializar el Programa de Gestión Documental creando en los empleados
pertenencia hacia la Empresa teniendo en cuenta la importancia y representación
que tiene la documentación que en ella se recibe.
57
Resultados y análisis de la pregunta número 9: ¿La documentación recibida
en la Empresa es archivada en AZ?
Grafica 9: Unidad de conservación documental de uso común en la Editorial. Elaboración propia
Los datos arrojados en esta pregunta, muestran que el 82% afirma que la
documentación si es archivada en AZ, mientras el 18 % afirma que no, es evidente
que esta práctica está incumpliendo con la norma NTC 5397:2005 en donde se
reafirman las características de calidad de los documentos, por lo anterior es
necesario dejar estipulado pautas para el almacenamiento documental de acuerdo
a las normas existentes.
82%
18%
UNIDAD DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL DE USO COMÚN EN LA EDITORIAL
9. ¿La documentación recibida en la Empresa es archivada en AZ?
Resultados y análisis de la pregunta número 10: ¿Considera necesario que
la Empresa implemente una metodología en la producción, organización,
clasificación, consulta y conservación de los documentos disponibles, para
garantizar el cumplimiento y beneficio de su objeto social?
Grafica 10: Necesidad de implementación de PGD. Elaboración propia
Sobre la última pregunta, los datos arrojados muestran que el 100% de los
encuestados, consideran que es importante la creación de un Programa de
Gestión Documental para la Empresa Editorial Gazeta Ltda, que permita tanto a
los empleados como a los directivos acceder a la información de manera eficaz
para la toma de decisiones y a su vez cumplir con la normas y políticas sobre
Gestión Documental
100%
0%
NECESIDAD DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD
10. ¿Considera necesario que la Empresa implemente una metodología en laproducción, organización, clasificación, consulta y conservación de losdocumentos disponibles, para garantizar el cumplimiento y beneficio de su objetosocial?.
59
8 NORMATIVIDAD
De acuerdo a los requerimientos para el desarrollo de un Proyecto de Gestión
Documental se debe tener en cuenta el marco normativo, con el fin de apoyar los
criterios, normas, metodologías y lineamientos de forma transparente en el
desarrollo de sus actividades dando cumplimiento y evitando riesgos de tipo legal.
En ese orden de ideas, a continuación, se relaciona la normatividad vigente en el
contexto nacional para la gestión de documentos; primero definiendo de una forma
jerárquica y conceptual cada una de ellas.
INSTRUMENTOS DE LEGISLACIÓN
Constitución Política de Colombia
Establece los principios fundamentales de la
Nación. En ella se señalan los deberes y
derechos fundamentales de los ciudadanos.
Leyes
Expedidas por el Congreso de la República y
desarrollan la Constitución Nacional,
estableciendo lineamientos y atribuciones al
Gobierno, con el fin de que se ejecuten sus
planes y políticas. (Archivo General de la Nación)
Decretos
Expedidos por el presidente de la República que
buscan la ejecución de los planes, programas y
proyectos del Gobierno, a través de disposiciones
de obligatorio cumplimiento en los diferentes
sectores de la producción y la sociedad. (Archivo
General de la Nación)
Cuadro 1: Definición de instrumentos de legislación. Elaboración propia
INSTRUMENTOS NORMATIVOS AGN
Acuerdos:
Es la manifestación de voluntades que
tiene como finalidad producir efectos
jurídicos. El principal efecto jurídico del
acuerdo es su obligatoriedad para las
partes que lo otorgan naciendo para las
mismas obligaciones y derechos. Es
válido cualquiera que sea la forma de su
celebración, oral o escrita, siempre que el
consentimiento de los otorgantes sea
válido y su objeto cierto, determinado, no
esté fuera del comercio o sea imposible.
(Archivo General de la Nación)
Resoluciones:
Es un acto procesal emanado por un
tribunal, mediante el cual se resuelve
una controversia originada entre las
partes, así mismo puede autorizar u
ordenar el cumplimiento de medidas
específicas. (Archivo General de la
Nación)
Circulares:
Es una comunicación emitida por una
autoridad superior a una inferior sobre
un tema y con un propósito específico.
Este documento es empleado para
transmitir instrucciones y decisiones y
así mismo tienen el carácter de
61
obligatorias para los subordinados, sin
tener las características de
reglamento. Las circulares deben
expresar el criterio jurídico o
interpretación que un órgano
administrativo formula en textos un
tanto complejos sobre la legislación
que aplica. (Archivo General de la
Nación)
Cuadro 2: Definición de instrumentos normativos AGN. Elaboración propia
Luego de reconocer cada uno de los instrumentos por los cuales se dicta la
normatividad para la gestión documental, a continuación, se relacionan los ocho
(8) procesos de la Gestión Documental y la normatividad vigente.
8.1 PLANEACIÓN
8.1.1 DEFINICIÓN.
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación,
generación y valoración de los documentos de la
entidad, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la
creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis diplomático
y su registro en el sistema de gestión documental.
(Archivo General de la Nación, 2020)
8.1.2 NORMATIVIDAD VIGENTE
Leyes
(Ley 594, 2000). Art. 3. Definiciones.
(Ley 594, 2000) “Ley General De Archivos” Arts.
3 y 24.
(Ley 872, 2003). “Crea el sistema de gestión de
la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder
Público y en otras entidades prestadoras de
servicios”.
(Ley 1437, 2011). “Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.”
Decretos
(Decreto 1080, 2015), “Decreto Único” Artículo.
2.8.2.5.5; Artículo 2.8.2.5.9
Acuerdos
AGN. Acuerdo 002 de 2004. “Por el cual se
establecen los lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados.”
AGN. Acuerdo 027 de 2006 “Actualiza el
acuerdo 07 de 1994”
AGN. Acuerdo 04 de 2013. “Por el cual se
reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y
2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de la Tablas de
Retención Documental y Tablas de Valoración
Documental.
AGN. Acuerdo 02 de 2014. “Por medio del cual
se establecen los criterios básicos para
creación, conformación, organización, control y
63
consulta de los expedientes de archivo y se
dictan otras disposiciones”
AGN. Acuerdo 004 de 2015. Reglamenta la
administración integral, control, conservación,
posesión, custodia y aseguramiento de los
documentos públicos relativos a los Derechos
Humanos y el Derecho Internacional
Humanitario que se conservan en archivos de
entidades del Estado.
Circulares
AGN. Circular Externa 003 de 2015. “Directrices
para la Elaboración de Tablas de Retención
Documental.”
8.1.3 NORMATIVIDAD DE APOYO
• NTC 4436:1998. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la
permanencia y durabilidad.
• NTC 5397:2005. Materiales para documentos de archivo con soporte
papel.
• NTC GP 1000:2009. Gestión de la calidad para el sector público.
• NTC-ISO 15489-1:2010. Información y documentación. Gestión de
documentos. Numerales 3.22 y 7.2
• GTC-ISO/TR 15489-2:2012. Información y documentación. Gestión de
documentos. (Guía)
• AGN. Manual de archivística primera fase. Guía para la implementación
de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: 2006. 186 p.
• NTC 5854: 2011. Accesibilidad a páginas web.
• AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental
PGD. 2014. 59p.
• ISO 9001: 2015. Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.
• ISO 14001: 2015. Sistemas de gestión ambiental. Requisitos y guías de
uso.
• MINTIC - Guía de datos abiertos en Colombia - Junio 2016.
• AGN – CENTRO NACIONAL DE MEMORIA HISTÓRICA. Protocolo de
gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas
violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho
internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado
interno. Bogotá: 2017. 71p.
• SAD-G, 2a. Ed.:2000. Descripción.
• AGN. Hacia un diccionario de terminología archivística. 1997. 140p
• Reglas de Catalogación Angloamericanas. RCAA. 2ed. Revisada.2003
• NTC GP 1000:2009. Gestión de la calidad para el sector público
• NTC-ISO 15489-1: 2010. Información y documentación. Gestión de
documentos
• GTC-ISO/TR 15489-2:2012. Información y documentación. Gestión de
documentos. (Guía)
• AGN. Manual de archivística primera fase. Guía para la implementación
de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: 2006. 186 p
• AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental.
PGD. 2014. 59p
• AGN. Cartilla de clasificación documental. Bogotá: 2001. 28p.
• AGN. Mini/ Manual No. 4. Tablas de Retención y transferencias
documentales.
• AGN. Directrices básicas e instructivos para su elaboración.
• AGN. Fondos acumulados: manual de organización. Bogotá: 2004. 80 p.
8.1.4 PRODUCTOS FINALES
• Diseño y creación de documentos
• Documentos especiales
65
• Control de versiones y trazabilidad
• Cuadro de Clasificación Documental
• Tabla de Retención Documental - TRD
• Tabla de Valoración Documental -TVD
• Reglamento de Archivo
Cuadro 3: Procesos archivísticos: Planeación. Elaboración propia
8.2 PRODUCCIÓN
8.2.1 DEFINICIÓN.
Actividades destinadas al estudio de los documentos
en la forma de producción o ingreso, formato y
estructura, finalidad, área competente para el trámite,
proceso en que actúa y los resultados esperados.
(Archivo General de la Nación, 2020)
8.2.1 NORMATIVIDAD VIGENTE
Leyes
(Ley 527, 1999). “Define y reglamenta el acceso
y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones”
(Ley 594, 2000). “Ley General de Archivos”
(Ley 1437, 2011). “Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.”
(Ley 1581, 2012) “Por la cual se dictan
disposiciones generales para la protección de
datos personales”
(Ley 1712, 2014). “crea la Ley de Transparencia
y del Derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional “
Decretos
(Decreto 2527, 1950). “Por el cual se autoriza el
procedimiento de microfilm en los archivos y se
conduce valor probatorio a las copias
fotostáticas de los documentos microfilmados.”
(Decreto 3354, 1954). “Modifica el artículo 2 del
decreto 2527 de 1950”
(Decreto 019, 2012) “Por el cual se dictan
normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública”
(Decreto 1080, 2015), “Decreto Único” Art.
2.8.2.5.5 literal j.
Acuerdos
Acuerdo 060 de 2001 “por el cual se establecen
pautas para la administración de las
Comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y las privadas Que cumplen funciones
públicas”
Acuerdo 027 de 2006.
Acuerdo 03 de 2015. Archivo General de la
Nación “Por el cual se establecen lineamientos
generales para las entidades del Estado en
cuanto a la gestión de documentos electrónicos
generados como resultado del uso de medios
67
electrónicos de conformidad con lo establecido
en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se
reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000
y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”
AGN-Acuerdo 027 de 2006. “Actualiza el
acuerdo 07 de 1994”
Circulares
AGN-Circular externa 2 de 2012. Adquisición de
herramientas tecnológicas de gestión
documental.
COINFO-Circular 4 de 2010 “Estándares
mínimos en procesos de administración de
archivos y gestión de documentos electrónicos”
8.2.2 NORMATIVIDAD DE APOYO
• AGN. Manual de archivística primera fase. Guía para la implementación
de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: 2006. 186 p.
• AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental.
PGD. 2014. 59p.
• NTC 4436:1998. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la
permanencia y durabilidad.
• ISO 15489 -1: 2016 / 1. Creación, 2. Captura, 3. Clasificación e
indización, 4. Control de acceso, 5. Almacenamiento, 6. Uso y
reutilización, 7. Migración y conversión, 8 Disposición.
• G.INF.07 Guía para la gestión de documentos y expedientes
electrónicos. Archivo General de la Nación. Bogotá.
• NTC 5238:2004 Micrografía. Microfilmación de series. Procedimientos de
operación
• NTC 4080:2005. Micrografía. Símbolos gráficos para uso en procesos de
microfilmación.
• NTC 3723: 2009. Micrografía. Microfilmación de documentos sobre
películas de tipo de gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm.
Técnicas de operación
• NTC-ISO 15489-1: 2010. Información y documentación. Gestión de
documentos.
• GTC-ISO/TR 15489-2:2012. Información y documentación. Gestión de
documentos. (Guía)
• Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo (MoReq) • AGN. Requisitos mínimos de digitalización. Bogotá:
2017.
8.2.3 PRODUCTOS FINALES
• Medios y técnicas de producción
• Reprografía
Cuadro 4: Procesos archivísticos: Producción. Elaboración propia
8.3 GESTIÓN Y TRAMITE
8.3.1 DEFINICIÓN.
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las
actuaciones o delegaciones, la descripción
(metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso
para consulta de los documentos, el control y
seguimiento a los trámites que surte el documento
hasta la resolución de los asuntos.
69
8.3.2 NORMATIVIDAD VIGENTE
Leyes
(Ley 594, 2000), “Ley General de Archivos “Art. 21.
(Ley 962, 2005). “Ley Antitrámite.” Ley 1437 de
2011. “Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo.”
(Ley 1437, 2011 “Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
Art. 2
Ley 1712 de 2014. “Ley de Transparencia y Acceso
a la Información.”
Decretos
(Decreto 019, 2012). “Por el cual se dictan
normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios
existentes en la Administración Pública” -
Racionalización trámites.
(Decreto 1080, 2015). “Decreto Único”
Art.2.8.2.6.3. Art. 2.8.2.7.2
Acuerdos
AGN. Acuerdo 060 de 2001. “Comunicaciones
oficiales”
AGN-Acuerdo 027 de 2006. “Actualiza el
acuerdo 07 de 1994”
AGN. Acuerdo 03 de 2015. “Establece
lineamientos generales para las entidades del
Estado en cuanto a la gestión de documentos
electrónicos generados como resultado del uso
de medios electrónicos”.
Acuerdo No. 002 de 2014 “Por medio del cual
se establecen los criterios básicos para
creación, conformación, organización, control y
consulta de los expedientes de archivo y se
dictan otras disposiciones”
8.3.3 NORMATIVIDAD DE APOYO
• Lineamientos para la creación del expediente electrónico, conformación
de expedientes electrónicos de archivo, foliado electrónico de archivo y
características, elementos del expediente electrónico de archivo,
estándares y garantías de conservación y preservación a largo plazo,
entre otros.
• AGN. Manual de archivística primera fase. Guía para la implementación
de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: 2006. 186 p.
• AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental.
PGD. 2014. 59p
• NTC-ISO/TR 18128:2016. Información y documentación. Evaluación del
riesgo para procesos y sistemas de registros.
• AGN. Manual de archivística primera fase. Guía para la implementación
de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: 2006.
8.3.4 PRODUCTOS FINALES
• Creación y conformación de expedientes
• Registro y distribución de documentos
• Trámite
Cuadro 5: Procesos archivísticos: Gestión y Tramite. Elaboración propia
71
8.4 ORGANIZACIÓN
8.4.1 DEFINICIÓN.
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el
documento en el sistema de gestión documental,
clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente. (Archivo General de la
Nación, 2020)
8.4.2 NORMATIVIDAD VIGENTE
Leyes
(Ley 594, 2000). “Ley General de Archivos.”
(Ley 1437, 2011). “Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
Decretos
(Decreto 1080, 2015). Decreto Único” Art.
2.8.2.7.9. - Art. 2.8.2.5.8 (Metadatos mínimos) -
Arts. 2.8.5.1.1 y 2.8.5.1.2. Art. 2.8.2.6.2 lit. d
(Registro de Activos de Información) -Art.
2.8.2.5.5 lit. i; Art. 2.8.2.5.9 y Art. 2.8.2.7.9.
Decreto 1081 de 2015, Art. 2.1.1.5.1.1.
“Reglamento único del sector Presidencia de la
República”
Decreto 1081 de 2015. “Reglamento único del
sector Presidencia de la República” Arts.
2.1.1.2.1.4 y 2.1.1.5.4.4.
Acuerdos
AGN-Acuerdo 027 de 2006. “Actualiza el
acuerdo 07 de 1994”
AGN-Acuerdo 042 de 2002. “Criterios para la
organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21,
22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.”- Definición.
AGN-Acuerdo 027 de 2006. “Actualiza el
acuerdo 07 de 1994”
AGN Acuerdo 05 de 2013, “Criterios básicos
para la clasificación, ordenación y descripción
de los archivos en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas y se
dictan otras disposiciones.”
AGN. Acuerdo 02 de 2014. “Por medio del cual
se establecen los criterios básicos para
creación, conformación, organización, control y
consulta de los expedientes de archivo y se
dictan otras disposiciones.”
8.4.3 NORMATIVIDAD DE APOYO
• AGN. Cartilla de clasificación documental. Bogotá: 2001, 28p.
• NTC-ISO 15489- 1:2010 numeral 3.11. p.4. Información y
Documentación. Gestión de documentos. Parte 1. Generalidades
• GTC-ISO/TR 15489- 2:2012 Información y Documentación. Gestión de
documentos. Guía.
73
• ISO 15489-1: 2016
• Archivo General de la Nación. Guía para la Implementación de un
programa de gestión documental. PGD.
• Manual de Archivística Primera Fase. 2006. 186p.
• AGN. Manual de archivística primera fase. Guía para la implementación
de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: 2006. 186 p
• AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental.
PGD. Bogotá: 2014. 59p.
• NTC 5029:2001. Medición de archivos.
• ISO 15489 - 2016 / Captura.
• ISAD (G):2000 Descripción.
• NTC 4095:2013. Primera actualización. “Norma general para la
descripción archivística.”
• NTC-ISO 15489-1:2010. Numeral 3.12 Registros de autoridades,
• NTC 6052: 2013.
• ISAAR (CPF). Descripción de funciones.
• ISDF. Descripción codificada.
• NTC-ISO 1476. ISO 154891, la ISO 23081.2, el apéndice 9 de MoReq2.
• AGN. Guía de metadatos. Guía para la formulación de un esquema de
metadatos para la gestión de documentos. 30 p. sf.
• Banco Terminológico. Archivo General de la Nación.
8.4.4 PRODUCTOS FINALES
• Clasificación
• Ordenación
• Descripción
Cuadro 6: Procesos archivísticos: Organización. Elaboración propia
8.5 TRANSFERENCIA
8.5.1 DEFINICIÓN.
Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad
para transferir los documentos durante las fases de
archivo, verificando la estructura, la validación del
formato de generación, la migración, refreshing,
emulación o conversión, los metadatos técnicos de
formato, los metadatos de preservación y los
metadatos descriptivos. (Archivo General de la Nación,
2020)
8.5.2 NORMATIVIDAD VIGENTE
Decretos
(Decreto 1080, 2015). “Decreto Único” Art.
2.8.2.9.1; 2.8.2.12.3. - Mapas de Procesos y
flujos Documental.
Acuerdos
AGN-Acuerdo 027 de 2006. “Actualiza el
acuerdo 07 de 1994”
AGN. Acuerdo 042 de 2002. Art. 7. Inventario
documental.
8.5.3 NORMATIVIDAD DE APOYO
• AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental.
PGD. 2014.
• NTC-ISO 13008: 2014. Información y documentación. Proceso de
conversión y migración de registros digitales.
75
• NTC-ISO 15489- 1:2010.
• ISO 15489 - 2016 / Migración y conversión / Disposición.
• AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental.
PGD. 2014. 59p.
• AGN. Mini/Manual No. 4. Tablas de Retención y transferencias
documentales. Directrices básicas e instructivos para su elaboración.
8.5.4 PRODUCTOS FINALES
• Plan y cronograma de transferencias documentales
• Transferencias documentales
• Transferencias electrónicas
Cuadro 7: Procesos archivísticos: Transferencia. Elaboración propia
8.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
8.6.1 DEFINICIÓN.
Selección de los documentos en cualquier etapa del
archivo, con miras a su conservación temporal,
permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retención documental o en
las tablas de valoración documental.
(Archivo General de la Nación, 2020)
8.6.2 NORMATIVIDAD VIGENTE
Decretos
(Decreto 1080, 2015). “Decreto Único” Art.
2.8.2.2.5
Acuerdos
AGN. Acuerdo 04 de 2013. “Modifica el
procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración
Documental”.
Circulares
• AGN. Circular 001 de 2017. Suspender la
eliminación de documentos identificados como
de derechos humanos.
8.6.3 NORMATIVIDAD DE APOYO
• Colombia. Archivo General de la Nación, Mini/Manual No. 4. Tablas de
Retención y transferencias documentales. Directrices básicas e
instructivos para su elaboración.
• GTC-ISO/TR 15489-2:2012.
8.6.4 PRODUCTOS FINALES
• Selección de documentos
• Conservación total
• Eliminación
Cuadro 8: Procesos archivísticos: Disposición de Documentos. Elaboración propia
77
8.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
8.7.1 DEFINICIÓN.
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su
preservación en el tiempo, independientemente de su
medio y forma de registro o almacenamiento. (Archivo
General de la Nación, 2020)
8.7.2 NORMATIVIDAD VIGENTE
Leyes
(Ley 594, 2000). “Ley General de Archivos” Arts.
46, 47 y 48.
Acuerdos
AGN. Acuerdo 07 de 1994. “Actualiza el
Acuerdo 07 de 1994”
AGN. Acuerdo 049 de 2000.” Condiciones de
edificios y locales destinados a archivos.”
AGN. Acuerdo 050 de 2000. “Por el cual se
desarrolla el artículo 64 del título VII
conservación de documentos”
AGN. Acuerdo 06 de 2014. Conservación de
documentos.
Decretos
• Decreto 1080 de 2015, “Decreto Único” Art.
2.8.2.6.2, lit.c .2.4.1.2.2; 2.8.2.5.9, lit.h
8.7.3 NORMATIVIDAD DE APOYO
• AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental.
PGD. 2014. 59p.
• NTC-ISO 18492
• GTC-ISO/TR 18492:2013. Preservación a largo plazo de la información
basada en documentos electrónicos.
• NTC-ISO/TR 17797:2016. Archivo electrónico. Selección de medios de
almacenamiento digital para preservación a largo plazo.
• NTC 5921:2012 “Información y documentación. Requisitos para el
almacenamiento de material documental”.
8.7.4 PRODUCTOS FINALES
• Sistema Integrado de Conservación
• Plan de Conservación Documental
• Plan de Preservación Digital a largo plazo
• Técnicas reprográficas
Cuadro 9: Procesos archivísticos: Preservación a Largo Plazo. Elaboración propia
8.8 VALORACIÓN.
8.8.1 DEFINICIÓN.
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificación de los documentos y por medio del cual
se determinan sus valores primarios y secundarios,
con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su destino
final (eliminación o conservación temporal o definitiva)
(Decreto 2609, 2012, art.9)
79
8.8.2 NORMATIVIDAD VIGENTE
Leyes
(Ley 594, 2000). “Ley General de Archivos”
(Ley 1437, 2011). “Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo.”
Acuerdos
AGN. Acuerdo 07 de 1994, Art.40; Servicio de
documentos. Art.49.
Decretos
• Decreto 1080 de 2015, “Decreto Único” Art.
2.8.2.2.1 y 2.8.2.2.2.
8.8.3 NORMATIVIDAD DE APOYO
• AGN. Manual implementación de un Programa de Gestión Documental –
PGD. Bogotá, 2014
8.8.4 PRODUCTOS FINALES
• Valores primarios y secundarios
• Criterios de valoración de documentos vitales
• Instrumentos de valoración
Cuadro 10: Procesos archivísticos: Valoración. Elaboración propia
9 PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA
LA EMPRESA EDITORIAL GAZETA LTDA.
En este capítulo, se formula la propuesta de un Programa de Gestión Documental
PGD para la empresa Editorial Gazeta Ltda., basada en los conocimientos
adquiridos en el transcurso de la Carrera profesional Ciencia de la Información,
Bibliotecología y Archivística. Esta propuesta se realiza exponiendo los
requerimientos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos; así como
los diferentes Procesos de la Gestión Documental y finalmente las fases de
implementación.
Teniendo en cuenta las normas estipuladas en el Decreto 1080 de 2015 y la Ley
594 de 2000, entre otras, en donde se dictan las disposiciones generales en
materia de la Gestión Documental, esta propuesta plantea ser el soporte de los
aspectos metodológicos que sirven como pauta para la implementación de un
Programa de Gestión Documental, que permita documentar los procesos
inherentes de las actividades desarrolladas por la Empresa Editorial Gazeta Ltda,
dando cumplimiento a su objeto social y fortaleciendo la eficiencia y eficacia en
cada uno de sus proyectos.
Así mismo, se tendrá en cuenta la norma de certificación ISO 9001, la cual atiende
a todos los sectores empresariales, dando cumplimiento a estándares de calidad
que les permite garantizar su sostenibilidad a largo plazo, automatizando
procesos, procedimientos y servicios ofrecidos por la Empresa, con el fin de poder
ser parte de acreditación de la ISO 12647, también conocida como la ISO de color.
Ahora bien, con esta propuesta se busca que la Empresa Editorial Gazeta Ltda,
cuente con una herramienta que le permita llevar a cabo la documentación de sus
procesos, así, como tener trazabilidad de los documentos administrativos, jurídicos
81
y contables producidos y recibidos y a su vez poder recuperar información de
manera oportuna necesaria para la toma de decisiones de la Empresa.
Esta herramienta inicia, con el concepto originario del Archivo General de la
Nación sobre que es un Programa de Gestión Documental el cual lo define así:
El Programa de Gestión Documental – PGD es uno de los instrumentos
archivísticos en los que una organización puede contemplar las diferentes fases
de la información que produce y recibe, para formular y estipular estrategias, por
escrito, a corto mediano y largo plazo, que faciliten su gestión, conservación y
preservación. (Archivo General de la Nación. 2018)
Este documento va dirigido inicialmente, al Gerente encargado, quien será el
responsable de dar a conocer a los demás departamentos de la Empresa Editorial
Gazeta Ltda, los lineamientos y actividades aquí descritas con el fin de aprobar,
mejorar y realizar seguimiento a las metas y objetivos de acuerdo a su objeto
social y necesidad administrativa, así mismo, el Gerente será el encargado de
realizar seguimiento a los recursos necesarios para la implementación del PGD,
tales como recursos técnicos y financieros que permitan llevar a buen fin la
propuesta.
9.1 Requerimiento para el desarrollo del PGD.
9.1 .1 Normativos
La Empresa Editorial Gazeta Ltda, se encargará de nombrar un delegado quien
será la persona encargada de mantener actualizado el normograma relacionado
en el capítulo 8 de este documento. Este delegado tendrá en cuenta normatividad
relacionada con la gestión documental, nacional como internacional que les
aplique. Así mimo, la relacionada con el objeto social de la Empresa que le
permita cumplir a cabalidad, sus proyectos, necesidades y el contexto documental
en el cual opere.
9.1.2 Económicos
La Empresa Editorial Gazeta Ltda, proveerá los recursos económicos necesarios
para la implementación y desarrollo del Programa de Gestión Documental,
garantizando la apropiación de estos recursos permitiendo conservar el proyecto a
corto, mediano y largo plazo.
9.1.3 Administrativos.
Cuando se habla de requerimientos administrativos, se hace mención a aquellos
recursos de planeación, dirección, control y evaluación presentes en las
organizaciones; estas estrategias pueden estar dirigidas a recursos físicos,
tecnológicos, técnicos, financieros, entre otros. Estos requerimientos son de vital
importancia en la implementación de la gestión documental con la calidad y los
criterios manifestados en la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000, en el
Título IV. (Archivo General de la Nación, 2018).
La Empresa Editorial Gazeta Ltda, dispondrá al personal responsable de cada
área, quienes trabajaran con el personal de las áreas de archivo y/o gestión
documental y sistemas en la implementación y seguimiento al Programa de
Gestión Documental, asumiendo liderazgos y estableciendo roles,
responsabilidades, perfiles y planes de trabajo que asegure el desarrollo y
metodologías identificando los riesgos y planes de acción que permitan dar
cumplimiento al objetivo inicial.
9.1.4 Tecnológicos
Estos requerimientos, según el Archivo General de la Nación (2018) son los que
comprenden “la administración electrónica de documentos, la seguridad de la
83
información y la interoperabilidad en cumplimiento de las políticas y lineamientos
de la gestión documental y administración de archivos” (p.19).
El encargado del área de tecnología trabajara de la mano con el personal del área
de archivo, y será el encargado de verificar si la Empresa cuenta con los recursos
tecnológicos necesarios para llevar a cabo el Programa de Gestión Documental,
para esto tendrá que realizar un chequeo organizacional tecnológico en la
Empresa que cumpla con los siguientes criterios:
a) Identificar las herramientas tecnológicas con las que cuenta actualmente la
Empresa y hacer un diagnóstico si son suficientes para la realización de un
PGD, esto lo realizara junto con las personas del archivo y /o gestión
documental.
b) Velar por los riesgos sobre la seguridad física y electrónica de los
documentos.
c) Proyectarse siempre a largo plazo, teniendo en cuenta el crecimiento
comercial de la Empresa.
d) Identificar y estar actualizado sobre los nuevos avances tecnológicos,
permitiendo incorporar nuevas tecnologías preservando siempre la
integridad y seguridad de la información.
En la gestión documental se debe contemplar como mínimo los siguientes
procesos estipulados en el Artículo 2.8.2.5.9 del Decreto 1080 de 2015, de
acuerdo con lo anterior los procesos de la Gestión Documental son:
9.2 Procesos de la Gestión Documental
Figura 16: Procesos de la Gestión Documental. Tomado de:
https://www.minambiente.gov.co/index.php/ministerio/gestion-documental
Así mismo, se presentan estrategias de formulación e implementación para cada
proceso, estas deben ser caracterizadas y desarrolladas por la entidad de acuerdo
a su realidad y contexto, teniendo en cuenta los requerimientos normativos,
administrativos, técnicos, tecnológicos, estándares de buena práctica y calidad
que se obtuvieron de acuerdo a la etapa de diagnóstico realizada con anterioridad.
La Editorial Gazeta Ltda, tiene la facultad de realizar actualizaciones de los
procedimientos que se establezcan en el desarrollo del Programa de Gestión
Documental, estos procesos pueden ser documentados y ampliados a través de
otros alcances como, formatos, guías, manuales, instructivos, documentos de
apoyo que se requieran para dejar en detalle el apoyo y la información para su
gestión cotidiana, estos procesos deben ser actualizados mínimo una vez al año si
así se requiere o de ser necesario cuando existan cambios repentinos necesarios.
Con el propósito de orientar las actividades a llevarse a cabo en la realización de
un Programa de Gestión Documental, a continuación, se hace una descripción de
los aspectos o criterios del proceso, las actividades a desarrollar y el tipo de
requisito definido de la siguiente manera:
85
Administrativo A Legal L Funcional F Tecnológico T
Necesidades cuya solución implica
actuaciones organizacionales
propias de la entidad.
Necesidades recogidas
explícitamente en normativa y
legislación.
Necesidades que tienen los usuarios
en la gestión diaria de los documentos.
Necesidades en cuya solución interviene un importante
componente tecnológico.
Tabla 1: Requerimientos y criterios para procesos archivísticos. Tomado de: https://www.boyaca.gov.co/SecGeneral/images/ArchivoDepartamental/Normatividad/AGN/PGD.pdf
9.2.1 Planeación
Objetivo
La Empresa debe realizar documentos en el cual se refleje la estrategia del
proceso de la implementación de Gestión Documental, con un sistema sistémico
que requiere desarrollo e implementación de planes para alcanzar los objetivos del
PGD, en este se debe definir la programación de las acciones requeridas para
asegurar implementación de las actividades que le han sido asignadas, así como
garantizar que están alineados con lo establecido en el plan estratégico inicial.
Alcance
Este procedimiento inicia con el análisis de contexto general formulación y
aprobación de los documentos, continúa con la producción, difusión y
actualización de los instrumentos y herramientas archivísticas y finaliza con el
seguimiento a la ejecución y seguimiento de las actividades.
Actividades a desarrollar.
Administración Documental.
Actividades a Desarrollar Tipo de requisito
A L F T
Elaborar, aprobar y divulgar la política de gestión
documental.
X X X
Elaborar, revisar y aprobar el Programa de Gestión
Documental- PGD.
X X X
Elaborar, revisar y aprobar el Plan de Institucional
de Archivos- PINAR.
X X X
Actualización, convalidación y publicación de las
Tablas de Retención Documental y Cuadro de
clasificación documental.
X X X
Elaborar Inventarios Documentales. X X X
Elaborar el modelo de requisitos para la gestión de
documentos electrónicos (Firmas electrónicas).
X X X X
Elaborar el banco terminológico de series y
subseries documentales.
X X X
Elaborar los mapas de procesos, flujos
documentales y la descripción de las funciones de
las unidades administrativas de la Entidad.
X X X
Elaborar tablas de control de acceso para el
establecimiento de categorías adecuadas de
derechos y restricciones de acceso y seguridad
aplicables a los documentos.
X X X
Tabla 2: Planeación. Administración documental. Elaboración propia.
Directrices para la creación y diseño de documentos.
Actividades a Desarrollar Tipo de requisito
87
A L F T
Elaborar la guía para la creación y diseño de
documentos X X X
Proponer el mejoramiento del Sistema de Gestión
Documental para el trámite y gestión de los
documentos desde su radicación hasta la
disposición final, teniendo en cuenta las políticas de
seguridad de la información y la interoperabilidad
con los demás sistemas.
X X X X
Determinar la gestión de los documentos de
acuerdo con el registro de activos de información
las TRD y los demás instrumentos archivísticos
necesarios.
X X X
Tabla 3: Planeación. Directrices para la creación y diseño de documentos. Elaboración propia.
Sistema de Gestión de documentos electrónicos de Archivo - SGDEA.
Actividades a Desarrollar Tipo de requisito
A L F T
Plantear las necesidades de infraestructura del
Sistema de Gestión Documental, los repositorios y
backups de las imágenes y registros de los
documentos radicados en el sistema, acorde con
los parámetros y buenas prácticas establecidas por
el Archivo General de la Nación y demás medidas
reglamentarias.
X X X X
Plantear las necesidades de desarrollo en el
sistema de gestión documental que permita la
integración de los documentos físicos y electrónicos
(expedientes) de acuerdo con la tabla de retención
X X X X
documental
Tabla 4: Planeación. Sistema de Gestión de documentos electrónicos de Archivo – SGDEA. Elaboración propia.
Mecanismos de autenticación.
Actividades a Desarrollar Tipo de requisito
A L F T
Elaborar el modelo de requisitos para la gestión de
documentos electrónicos (Firmas electrónicas). X X X X
Tabla 5: Planeación. Mecanismos de autenticación. Elaboración propia.
Asignación de metadatos.
Actividades a Desarrollar Tipo de requisito
A L F T
Identificar y definir los metadatos mínimos de los
documentos de archivo (contenido, estructura y
contexto) vinculados durante todo el ciclo vital del
Documento.
X X X X
Tabla 6: Planeación. Asignación de metadatos. Elaboración propia.
9.2.2 Producción
Objetivo
Generar documentos físicos, digitales o electrónicos teniendo en cuenta el
principio de racionalidad, la creación y diseño de formas, formularios y
documentos aplicando el contexto administrativo, legal, funcional y técnico
archivístico y tecnológico; para cumplir con las funciones y procesos de las áreas
de Editorial Gazeta Ltda.
Alcance
89
Comprende todos los documentos generados internamente y los que ingresan de
acuerdo con los canales establecidos para la recepción documental.
Actividades a desarrollar.
Estructura.
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Elaborar la guía de comunicaciones oficiales para
documentos análogos y electrónicos. X X X X
Tabla 7: Producción. Estructura. Elaboración propia.
Forma de producción o ingreso
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Establecer condiciones de volumetría en impresión y
reprografía para documentos análogos y electrónicos. X X
Establecer las condiciones y directrices para la descripción
de documentos y expedientes físicos, electrónicos, digitales
y/o híbridos a través de metadatos
X X
Establecer las condiciones de seguridad de la información
análoga y electrónica. X X
Establecer las tablas de control de acceso a los
documentos (público, reservado y clasificada). X X X
Generar políticas de producción documental que incluya
preservación a largo plazo, documentos en soporte
análogo, digital y electrónico.
X X X
Tabla 8: Producción. Forma de producción o ingreso. Elaboración propia.
Áreas competentes para el trámite
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Establecer el mecanismo para la entrega y trazabilidad de
las comunicaciones oficiales. X X X
Tabla 9: Producción. Áreas competentes para el trámite. Elaboración propia.
9.2.3 Gestión y trámite
Objetivo
Realizar un conjunto de actuaciones que permitan garantizar la disponibilidad,
recuperación, trámite y acceso a la información generada, con el fin de brindar una
respuesta oportuna a las solicitudes de los usuarios.
Alcance
Inicia con el requerimiento y/o consulta de información, a través del Sistema de
Gestión Documental, continúa con la búsqueda y recuperación de ésta; y, finaliza
con el acceso a la información y comunicación de salida al solicitante en caso de
ser necesario o en su defecto hasta la resolución de los asuntos.
Actividades a desarrollar
Registro de Documentos
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
91
Normalización de las características de redacción y
presentación de los asuntos institucionales en el sistema de
gestión documental para mejorar la descripción de los
documentos
X X X
Integración de las tablas de retención documental al
sistema de gestión documental para mejorar la clasificación
de la información.
X X X
Tabla 10: Gestión y tramite. Registro de documentos. Elaboración propia.
Distribución
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Digitalización e indexación de las comunicaciones oficiales
para ser distribuidas a través del sistema de gestión
documental.
X X X X
Para los documentos físicos después de su digitalización
se remite a la oficina competente para la conformación de
un expediente hibrido.
X X X
Tabla 11: Gestión y tramite. Distribución. Elaboración propia.
Acceso y consulta
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Mejorar o diseñar el sistema de gestión documental para
que se pueda consultar documentos de gestión a partir de X X X X
las imágenes digitalizadas y minimizar la consulta de los
documentos físicos.
Mejorar o diseñar el sistema de gestión documental para
hacer las consultas de expedientes de los archivos de
gestión, a partir de expedientes virtuales.
X X X
Adecuar los espacios para archivos de gestión para que
cumplan con las condiciones necesarias de seguridad y
acceso.
X X X
Tabla 12: Gestión y tramite. Acceso y consulta. Elaboración propia.
Control y seguimiento
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
A través del Sistema de gestión documental se propone
mejorar controles para verificar la trazabilidad de los
trámites y sus responsables, ajustar el sistema de tal
manera que permita alertar a los usuarios sobre el trámite
de los documentos.
X X X
Tabla 13: Gestión y tramite. Control y seguimiento. Elaboración propia.
9.2.4 Organización
Objetivo
Realizar un conjunto de acciones que permita, clasificar, ordenar y describir los
documentos de forma correcta de conformidad con la tabla de retención
documental para los archivos físicos y electrónicos.
93
Alcance
Este procedimiento comprende actividades de clasificación, ordenación, y
descripción documental en las etapas del archivo de gestión.
Actividades a desarrollar
Clasificación
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Actualización y convalidación de las Tablas de Retención
Documental y cuadro de clasificación documental. X X X
Uso de herramientas automatizadas que permitan
administrar las Tablas de Retención Documental. X X X X
Elaborar el esquema de metadatos, indicando lineamientos,
niveles de descripción, y fases de descripción durante el
ciclo de vida de los documentos.
X X X
Cargue de la Tabla de Retención Documental al sistema de
gestión documental, de tal manera que desde la radicación
se puedan vincular los documentos al trámite o proceso
que le dio origen.
X X X X
Publicación de las Tablas de Retención Documental y X X
Cuadro de clasificación documental.
Tabla 14: Organización. Clasificación. Elaboración propia.
Ordenación
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Socialización de las tablas de retención documental en las
áreas de la Empresa.
X X
Seguimiento a la correcta conformación de expedientes
físicos y electrónicos en archivos de gestión.
X X X
Tabla 15: Organización. Ordenación. Elaboración propia.
Descripción
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Definir los parámetros para la descripción de los
expedientes físicos y electrónicos, estableciendo los
elementos de descripción de documentos físicos y los
metadatos necesarios que permitan consultar y acceder a
la información electrónica o digital.
X X X X
Crear un reglamento interno de archivo. X X X X
Reglamento interno para la administración y gestión del
correo electrónico. X X X X
Tabla 16: Organización. Descripción. Elaboración propia.
9.2.5 Transferencia
Objetivo
95
Una vez cumplidos los tiempos estipulados en las tablas de retención y el ciclo
vital del documento se deben realizar los traslados documentales, con el fin de
generar las condiciones de conservación y evitar la aglomeración de documentos
en las oficinas
Alcance
Este proceso comprende las transferencias primarias y secundarias realizando
actividades de cotejo de los inventarios y validación de:
Estructura y formato de generación del documento.
Metadatos.
Control de calidad.
Este proceso debe ser realizado tanto a los documentos análogos como
electrónicos en las etapas de archivo de gestión y archivo central de la Empresa.
Actividades a desarrollar
Preparación de las transferencias
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Uso de herramientas automatizadas que permitan aplicar
las Tablas de Retención Documental. X X X X
Elaborar el cronograma de transferencias primarias
documentales a partir de la actualización de la Tabla de
Retención Documental.
X X
Definir los parámetros para transferencias documentales en
otros soportes. X X X X
Tabla 16: Transferencia. Preparación. Elaboración propia.
Validación de la transferencia
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Verificar la aplicación de los procesos técnicos en la
organización de los expedientes para la entrega de la
transferencia.
X
Uso de herramientas automatizadas para la elaboración de
inventarios documentales. X X X X
Tabla 17: Transferencia. Validación. Elaboración propia.
Migración o conversión
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Diseñar lineamientos para asegurar la conservación y la
consulta de los documentos electrónicos y digitales de
archivo, de acuerdo con los lineamientos establecidos por
el AGN.
X X X
Tabla 18: Transferencia. Migración o conversión. Elaboración propia.
Metadatos
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Diseñar lineamientos para la definición de metadatos para
la recuperación de la información para documentos físicos
y electrónicos.
X X X
Tabla 19: Transferencia. Metadatos. Elaboración propia.
97
9.2.6 Disposición de Documentos
Objetivo
Realizar la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con la
finalidad de llevar a cabo su preservación temporal, permanente o en su defecto
su eliminación, esto se realizará con el apoyo de las tablas de retención
documental implementadas por la Empresa.
Alcance
Inicia con la identificación de los documentos que han cumplido con su ciclo vital a
través de la valoración de estos, continúa con la selección o eliminación conforme
a las TRD y TVD y finaliza con la conservación de los documentos físicos,
análogos y/o digitales seleccionados.
Actividades a Desarrollar
Directrices Generales
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Uso de herramientas automatizadas que facilite el control y
la aplicación de la disposición final de los documentos. X X X X
Tabla 20: Disposición de documentos. Directrices generales. Elaboración propia.
Conservación total, y/o Digitalización.
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Selección de documentos de acuerdo con la finalización del X X X
periodo de retención indicado en las Tablas de Retención
Documental, aplicando técnicas de muestreo.
La disposición de los documentos de acuerdo con lo
establecido en las Tablas de Retención Documental o
Tablas de Valoración Documental. Para los procesos de
digitalización se deben definir los lineamientos de acuerdo
con el análisis que se puede hacer de la documentación.
X X X
Definir los lineamientos de conservación de Documentos
Electrónicos. X X X X
Tabla 21: Disposición de documentos. Conservación total, y/o Digitalización. Elaboración propia.
Eliminación
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Normalizar el proceso de eliminación documental por medio
de un instrumento de apoyo, para garantizar una
destrucción segura de los documentos físicos o
electrónicos.
X X X
Aprobación por parte del Comité de Archivo de las actas de
eliminación para formalizar la actuación. X
Publicación opcional de los inventarios documentales de
eliminación en la página web en cumplimiento de la
normatividad.
X X X
Tabla 22: Disposición de documentos. Eliminación. Elaboración propia.
9.2.7 Preservación a largo plazo
Objetivo
99
Se debe realizar un conjunto de acciones que permita lograr la adecuada
preservación en el tiempo de los documentos físicos, electrónicos y digitales
teniendo en cuenta el soporte o medio de almacenamiento para la consulta.
Alcance
Este proceso comprende el análisis e identificación de los soportes en los cuales
está la información de la Empresa y con la determinación de las acciones a seguir
para conservación de los documentos y preservación documental.
Actividades a desarrollar
Sistema Integrado de Conservación
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Elaborar e implementar el Sistema Integrado de
Conservación SIC. X X X
Definir lineamientos para la preservación de documentos
análogos, digitales y electrónicos. X X X
Realizar un estudio de necesidades para la adecuación de
la infraestructura. X X
Se elaborarán fichas de valoración documental, por cada
agrupación documental. X X X
Se debe realizar un documento con los lineamientos a
seguir para evaluar la autenticidad e integridad de los
documentos electrónicos de archivo
X X X X
Valorar la información tanto producida como recibida, e
identificar cuando y como se declarará en los instrumentos X X X
de índice de información clasificada, registros activos de
información, teniendo en cuenta las TRD.
Tabla 23: Conservación a largo plazo. Sistema integrado de conservación. Elaboración propia.
Seguridad de la información.
A L F T
Establecer la política de seguridad de la información. X X X
Definir los parámetros para la seguridad de la información
en entornos electrónicos X X X
Identificar cuáles son los documentos electrónicos de
archivo que se producen o generan en la Empresa. X X X
Se diseñarán los protocolos de seguridad de información
(Backups). X X X
Tabla 24: Conservación a largo plazo. Seguridad de la información Elaboración propia.
9.2.8. Valoración Documental.
Objetivo
Se debe establecer un conjunto de actividades en donde se estipulen los valores
primarios y secundarios, así como tiempos de permanencia de los documentos en
cada una de las fases del archivo para determinar su destino final, eliminación,
conservación temporal o definitiva.
Alcance
Este proceso es permanente y continuo durante el ciclo de vida de los
documentos, inicia con la planeación de los documentos y finaliza con la
aplicación de las técnicas de disposición final de los documentos del Sistema de
Gestión Documental.
Actividades a desarrollar
101
Directrices generales
Actividades a Desarrollar
TIPO DE
REQUISITO
A L F T
Elaborar fichas de valoración documental para revisar la
producción de documentos relacionados con la estructura
orgánica, procedimientos, políticas, contexto funcional,
social, cultural y normativo de la Empresa, para definir
criterios y determinar los valores primarios y secundarios.
X X X
Tabla 24: Valoración documental. Directrices generales. Elaboración propia.
La Empresa Editorial Gazeta Ltda, por medio de las directrices de la gerencia junto
con el comité de archivo, tienen la responsabilidad de realizar y aprobar a corto,
mediano y largo plazo la implementación del Programa de Gestión Documental, en
este se deben determinar las fases de ejecución, seguimiento y mejora, asignando
responsabilidades dentro de la entidad que permitan dar alcance al
establecimiento de los objetivos propuestos en cada uno de los proyectos a
desarrollar.
Las fases de implementación del Programa de Gestión Documental son:
Figura 17: Fases de implementación del Programa de Gestión Documental.
Tomado de
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politi
ca_archivistica/PgdAgn_29122014.pdf
Estas fases de implementación de un Programa de Gestión Documental, deben ir
parametrizadas de acuerdo con el cronograma de procesos y programas específicos
realizados con anterioridad.
103
10 CONCLUSIONES
El desarrollo de este trabajo se realizó de acuerdo a la caracterización de los
hallazgos y problemáticas encontradas por el desconocimiento de la normatividad
e inadecuado proceso a los documentos de la Empresa Editorial Gazeta Ltda, y
como problemática principal, se tomó en cuenta la dificultad en la toma de
decisiones de manera oportuna disipando mejores oportunidades comerciales en
bienestar de la Empresa, todo lo anterior debido a la falta de organización de la
documentación y oportuna recuperación de la misma.
La elaboración de un Programa de Gestión Documental dentro de una Empresa,
contribuye dentro del entorno organizacional, a poseer las herramientas
necesarias que permitan a los usuarios gerenciales y no gerenciales a tener
claridad sobre los procesos, organización y seguimiento de los mismos, que
favorezcan con el crecimiento comercial, teniendo en cuenta la reducción de
factores económicos, de optimización de tiempo y espacio, y apoyando estrategias
de competitividad a nivel nacional e internacional.
La propuesta realizada cumple con todos los parámetros necesarios para ser
implementada y ofrece una alternativa de cambio radical para una eficiente
conservación, recuperación y difusión de la información, de los documentos
producidos como recibidos en la Empresa, siendo de gran utilidad en el
reconocimiento comercial de la misma y en la toma de decisiones para su mejor
desempeño de su objeto social.
Durante este proceso fue vital contar con el trabajo colaborativo, tanto de las
distintas áreas de la Empresa como la de mi director, pues esto me permitió
fortalecer mis conocimientos y encaminarlos de la mejor manera buscando
soluciones en casa proceso, en el trascurso de mi investigación y teniendo en
cuenta los cambios imprevistos que por esta época están sucediendo, me permitió
reflexionar y adquirir gran sentido de responsabilidad y alto compromiso para
llevar con éxito mi proyecto.
Realizando este trabajo pude reafirmar la importancia de un profesional en Ciencia
de la Información en una Empresa, pues somos ante todo seres capacitados para
aportar a los nuevos modelos de información que requiere un usuario, permitiendo
crear día a día estrategias, herramientas y sistemas que respondan a los modelos
de gestión y administración de la información que logren cubrir las nuevas
necesidades y demandas que esto conlleva.
La implementación de un programa de Gestión Documental, permite a las
empresas llevar a cabo una mejor trazabilidad sobre sus procesos y proyectos,
permitiendo optimizar tiempo en la búsqueda de información a la hora de tomar
decisiones, así mismo, permite optimizar el espacio necesario para su orden y
preservación de la información, economizando gastos y favoreciendo la economía
y beneficios administrativos.
105
11 RECOMENDACIONES
Es necesario que la Editorial se proponga la creación de un área específica que se
encargue de la Gestión Documental de la organización, con el objetivo de que su
información se encuentre organizada y pueda ser de fácil consulta para las
personas internas y externas a la empresa.
En ese sentido, es importante que luego de la creación de esta área, se contraten
personas con conocimientos en el las tareas y actividades, con el fin de que se
pueda iniciar un proceso con estándares de calidad para convertir la gestión
documental en una actividad permanente y con resultados significativos para el
modelo de negocio de la editorial.
De igual forma, es importante resaltar que la implementación de esta propuesta de
PGD debe encontrarse enmarcada de varios procesos previos, empezando por un
estudio con mayor profundidad de las necesidades de la organización, además de
la creación de un Política de Gestión Documental, la socialización de ésta en los
empleados y sensibilización frente a la importancia de su ejecución.
Partiendo de estas acciones, desde el área de gestión documental de la empresa
y con una política definida, el experto podrá abordar el diseño de instrumentos
archivísticos esenciales como el CCD y la TRD, que junto al PGD permitirán
mejores prácticas durante la administración de la documentación recibida y
producida por la empresa; lo cual también optimiza el uso de los recursos
disponibles en la editorial.
Ahora bien, estas actividades implican disponer de recursos específicos y cumplir
con requerimientos establecidos. De ahí la importancia de que la editorial nombre
un comité de archivo, conformado por un grupo interdisciplinar capaz de realizar
un contexto completo de las actividades en la organización y puedan cumplir con
requerimientos normativos, económicos y administrativos, lo cual garantizará la
estabilidad y viabilidad del PGD.
Por último, se recomienda a la editorial que realice un programa de sensibilización
y capacitación a los empleados para que reconozcan la importancia de la gestión
documental y las ventajas que la implementación de instrumentos archivísticos
traería para sus tareas diarias. De ahí que los empleados se preocupen por las
buenas prácticas y desde la creación y recepción delos documentos se realice un
trabajo común para cumplir con las actividades e implementar las estrategias
planteadas en la Política y el PGD.
107
12 ANEXOS
Referencias
Aloys Senefelder (s.f.) En Wikipedia. Recuperado de:
https://es.wikipedia.org/wiki/Aloys_Senefelder
Anguita, J. C., Labradora, J. R., & Campos, J. D. (2003). La encuesta como
técnica de investigación. Elaboración de cuestionarios y tratamiento
estadístico de los datos (I). Aten Primaria, 31(8), 527-38. Recuperado de:
http://www.unidaddocentemfyclaspalmas.org.es/resources/9+Aten+Primaria
+2003.+La+Encuesta+I.+Custionario+y+Estadistica.pdf
Archivo General de la Nación (2014) Manual. Implementación de un Programa de
Gestión Documental. Recuperado de:
https://www.boyaca.gov.co/SecGeneral/images/ArchivoDepartamental/Normativida
d/AGN/PGD.pdf
Archivo General de la Nación (2014) PGD: Programa de Gestión Documental.
Recuperado de:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_
Politica_archivistica/PgdAgn_29122014.pdf
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Administración de Archivos. Recuperado de:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Con
sulte/Recursos/Publicacionees/ModeloDeGestionDocumental_VersionPreli
minar.pdf
Archivo General de la Nación (2018) PGD – Programa De Gestión Documental.
Recuperado de:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Polit
ica_archivistica/Instrumentos_Archivisticos/PGD/GDO-E-
01_PROGRAMA_DE_GESTION_DOCUMENTAL_PGD.pdf
Archivo General de la Nación (2020) Misión y Visión. Recuperado de:
https://www.archivogeneral.gov.co/Conozcanos/mision-vision
109
Berni González, Juan Roberto (s.f.) Senefelder, Inventor de la Litografía.
Recuperado de: http://www.jaberni-coleccionismo-vitolas.com/1A.4.3-
Alois%20Senefelder-Inventor%20de%20la%20litografia.htm
Congreso de Colombia (18 de noviembre de1954) ARTÍCULO ÚNICO El artículo
2º del Decreto 2527 de 1950 quedará así: Decreto 3354, 1954]
Congreso de Colombia (18 de agosto de 1999) Por medio de la cual se define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y
de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan
otras disposiciones. [Ley 527 de 1999]
Congreso de Colombia (14 de julio del 2000) Ley General de Archivos. [Ley 594
del 2000]
Congreso de Colombia (30 de diciembre del 2003) Se crea el Sistema de Gestión
de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades
prestadoras de servicios. [Ley 872 del 2003]
Congreso de Colombia (8 de julio del 2005) Por la cual se dictan disposiciones
sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los
organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos. [Ley 962 del 2005]
Congreso de Colombia (18 de enero del 2011) Por la cual se expide el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. [Ley 1437
del 2011]
Congreso de Colombia (17 de octubre de 2012) Por la cual se dictan disposiciones
generales para la protección de datos personales. [Ley 1581 de 2012]
Congreso de la Republica de Colombia. (14 de diciembre de 2012) Articulo 9
[Decreto 2609, 2012]
Congreso de Colombia (6 de marzo del 2014) Por medio de la cual se crea la Ley
de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones. [Ley 1712 del 2014]
García Zacipa, Julio Cesar (s.f.) Introducción al Caculo (Portada y Contraportada).
[Imagen]. Recuperado de
https://es.scribd.com/document/348663592/Introduccion-Al-Calculo-Julio-
Cesar-Garcia-Zacipa
Ministerio de la Cultura. (26 de mayo del 2015) Por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. [Decreto 1080 del 2015]
Ministerio de Educación (2019) Programa de Gestión Documental. Recuperado
de; https://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-362792_galeria_33.pdf
Praga, Nicolás (2015) Litografía en Colombia / Prensa Litográfica Klimsch [Archivo
de Video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=5sqDSHlZUxI
Presidente de la Republica (10 de enero del 2012) Por el cual se dictan normas
para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública. [Decreto 019 del
2012]
Presidente de la República De Colombia (27 de julio de 1950) Por el cual se
autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor
probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
(Decreto 2527 de 1950)