die app zur veranstaltung - total rewards · stärkung der internen und externen arbeitgebermarke....
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Die App zur Veranstaltung
„F.A.Z.-Fachverlag Events“
App-Code: pftr2020
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Für Ihr optimales Zuschauererlebnis:
• Schließen Sie alle anderen Programme im Hintergrund
• Ihre Fragen werden auch im Nachgang beantwortet
Themenforum I
Mehr Freiräume schaffen mit Zeitwertkonten – die TUI-Auszeit
Andreas Schillig Christof Quiring
Leiter Pensions-Management Head of Workplace Investing
TUI Group Fidelity International
TUI AuszeitFreiräume schaffen
Praxisforum Total Rewards am 2. April 2020
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Agenda
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
1 Beweggründe zur Einführung von TUI Auszeit
2 Projektrahmen
2 Wie funktioniert TUI Auszeit?
4 Administration
5 Kommunikation
6 Beteiligung
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1. Beweggründe zur Einführung von TUI Auszeit
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
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Mit TUI Auszeit erhalten TUI Mitarbeiter die Möglichkeit, sich eine bezahlte Freistellung von der Arbeit im Rahmen der
gesetzlichen Möglichkeiten der §§ 7 ff. SGB IV zu finanzieren.
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Geld bringt Zeit
Zeit für Arbeit
Zeit für Kollegen
Zeit für das Team
Zeit für Inspiration
Zeit für Ideen
Zeit zum Lernen
Zeit für berufliche Entwicklung
Zeit für sich
Zeit für die Familie
Zeit für Freunde
Zeit für Hobbies
Zeit zum Abschalten
Zeit zum Relaxen
Zeit zur Selbstverwirklichung
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Erwerbsbiographien haben sich verändert heute: kein linearer Verlauf
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Bezüge als
direktes Arbeitsentgelt
Flexibilität für Verbindung von Arbeits- und Familienleben RuhestandAusbildung
Berufseinstieg
Renten-eintritt
Vollzeit-Arbeit
Teilzeit
Vollzeit-Arbeit
Vollzeit-Arbeit
Teilzeit
z.B. Elternzeitz.B. Sabbatical
z.B. Vorruhestand
Bezüge aus TUI Auszeit
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Zusatzleistungen werden immer wichtiger
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
25% 43%
sind bereit, für Zusatzleistungenauf ein höheres Gehalt zu
verzichten
Generation
Wichtige Maßnahmen zur Work-Life-Balance
1. Flexible Arbeitszeiten
2. Klare Trennung von Arbeit und Privatleben
3. Integration persönlicher Interessen
4. Homeoffice
5. Auszeiten/Sonderurlaub
Generation
Generation
Erwartung
>60%
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Allgemeine Gründe
Win-Win-Situation für alle
Beteiligten
Stärkung der internen und externen Arbeitgebermarke.
Positionierung als innovativer, familienfreundlicher
und attraktiver Arbeitgeber im Wettbewerb.
Mitarbeiter erhalten die notwendige Flexibilität sowie eine Balance zwischen Berufs- und Privatleben.
Ein gutes Instrument der Mitarbeiterbindung,
Vermeidung von Fluktuation (extern),
interne Fluktuation wird durch Portabilität gefördert.
Flexiblere Unternehmenssteuerung durch
Freistellungsvereinbarungen,
Bruttospareffekt durch nachgelagerte Zahlung.
Schaffung von Flexibilität und Steuerungselement
für fest gefahrene Verhandlungssituationen
z. B. bei Tarifverhandlungen.
Gesunde Mitarbeiter auch im Alter
durch individuelle und flexible Gestaltung der
Lebensarbeitszeit (Sabbatical).
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
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TUI Auszeit – als Teil von newWork@TUI
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Geltungsbereich
Alle Mitarbeiter und Führungskräfte deutschlandweit
Unbefristete und ungekündigte Beschäftigungsverhältnisse
Warum jetzt?
Die Zeit ist reif neue Wege einzuschlagen
Attraktiv am Bewerbermarkt zur Steigerung der Work-Life Balance
Wohin Führt das?
TUI Auszeit ist nur ein Baustein der neuen Arbeitswelt
Wohlfühlfaktor der Mitarbeiter durch gemeinsame Arbeitskultur
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2. Projektrahmen
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
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TUI Auszeit – Projektrahmen
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Projektstart• Erste Anfänge in 2007, 2011 und 2013 (zwischendurch jeweils ruhend gestellt)• Entscheidung zu TUI Auszeit erfolgte im Frühjahr 2017• Bildung des Core-Teams und der Projektteilnehmer (aus KBR und HR-Abteilungen)• Auswahlverfahren für externe Anbieter/Dienstleister erfolgte im Herbst 2017 • Einbindung von Group IT, Payroll, Accounting, Tax und Kommunikation• Auswahl eines markanten Projektnamens
Projektumfang• Konzern-Rahmenbetriebsvereinbarung und lokale Betriebsvereinbarungen• technische KBV• IT-Schnittstellen (Datentransfer und Abrechnung)• Kommunikation an Mitarbeiter
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Auswahlverfahren
Entscheidungskriterien
sechs potentielle Anbieter angeschrieben
Anforderungskatalog versandt
nur drei Angebote Einladung zum Pitch
Form und Renditechancen der Kapitalanlage
Übernahme der Projektorganisation und des Projektmanagements
Unterstützung bei der Implementierung
Kommunikationswege
Zuordnung und Verfügbarkeit von Ansprechpartnern
Einbindung weiterer Dienstleister
Kosten
TUI Auszeit – Kooperationspartner
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Unabhängig Global Research-orientiert
Über 40 Jahre Investment-erfahrung
12 TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Technische Administration über Deutsche Pension Group (DPG)
Verwaltung des Wertguthabens mit moderner Software P-LIVE
• Vollständige Automatisierungaller Prozesse
• Mitarbeiterportal per Webapplikation und App
• Größtmögliche Datensicherheitdurch zentrale Datenhaltung und Berechtigungskonzept
• Jederzeitige Verfügbarkeit der aktuellsten Daten
• Datentransport per Schnittstellezu HR-Core System
• Hohe Flexibilität ermöglichtAnpassung an bestehendeWorkflows
Über das Online Portal erfolgt die gesamte Administration
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30. Aug ‘18
KBV - Abschluss
Zeitplan / Meilensteine
Unterzeichnung Vertragswerke
Schnittstellenkonzept fertig
Ende Nov ‘18
Finale Abnahme des Portals
Finale Datenlieferung
Go Live
Kommunikation an Gesellschaften (GF/HR) und Mitarbeiter
Austausch von Testdaten (UAT)
Feb/Mar ‘19Feb/Mar ‘19Jan ‘19 Mar ‘19 01. Apr ‘19
KBR-Sitzungen
18. Sep ’18
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
14 TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Interne Administration des Plans // Aufwand
Implementierung des Projektes
TUI AG ist zuständig für die vollständige erfolgreiche Implementierung des Projektes (Personal, Einrichtung notwendiger Prozesse und IT-Schnittstellen, Budgetierung, Tax, Accounting, Bilanzierung, Kommunikation).
TUI Konzerngesellschaften schließen CTA (Treuhand) und unterstützen/steuern die lokale Mitarbeiterkommunikation.
Laufende Administration
• TBS (Pensionsmanagement) übernimmt die weitere und fortlaufende Betreuung des Plans (direkter Kontakt zu Planteilnehmern, Informationen zur Kapitalanlage und Depotführung, Unterstützung der teilnehmenden TUI Konzerngesellschaften, laufende Administration, Payroll, Mitarbeiterkommunikation, Weiterentwicklung des Angebots, Berichterstattung).
Ein Relationship Manager von Fidelity/DPG unterstützt sowohl die TUI AG als auch die teilnehmenden Konzerngesellschaften.
Die teilnehmenden TUI Konzerngesellschaften entscheiden bei Freistellung und werden ansonsten über alle relevanten Tatbestände informiert.
Go Live – 01. April 2019
Der administrative Aufwand bei den lokalen TUI Konzerngesellschaften ist äußerst gering.
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3. Wie funktioniert TUI Auszeit?
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
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Einbringung in TUI Auszeit
Entgelt
• regelmäßiger Beitragdes/r MA aus demmonatlichen Brutto
Sonderzahlungen
• Bonus / Tantieme
• Weihnachtsgeld
• Urlaubsgeld Freiwillige Beiträgedes Arbeitgebers
Wertguthabenkonto(Anlage: Fidelity Demografiefonds Konservativ)
zweckgebundene Einbringung von Geld, keine Zeitelemente
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
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Verwendung der Wertguthaben
TUI Auszeit _ Freiräume schaffen
Auszeit mit unmittelbar daran anschließenden Renteneintritt
• Elternzeit
• Pflegezeit
• Teilzeitarbeit
• Sabbatical
Rentennahe FreistellungFlexible Freistellung
Freistellung frühestens 5 Jahre nach der ersten
Einzahlung möglich
Keine Vorabentscheidung der Mitarbeiter, da die Kapitalanlage alle Freistellungsarten abdeckt;
Werterhaltungsgarantie der Unternehmen nur bei Freistellung
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4. Administration
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
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Administration von TUI Auszeit
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
über das TUI Portal„Meine Auszeit“
Internet-Portaloder
App-Varianten
nur iTAN-Listen aus Gründen der
Datensicherheit
digital
(fast) kein Papier
Gesamtübersicht aller Personaldaten
zentrale Bearbeitung aller Geschäftsvorfälle
TUI Auszeit TeamMitarbeiter
Umwandlungserklärungen
Kontoverwaltung
20 TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Das TUI Portal „Meine Auszeit“ – Mitarbeiterportal
Simulationsrechner
• In der Einführungsphase sehr gefragt
• Nachteil – kein direkter Zugriff:
• Zuerst muss die Teilnahmeerklärung abgegeben werden
• Nach Datenübermittlung an DPG erhalten die
Mitarbeiter die Zugangsdaten zum Portal und
dem Simulationsrechner
Umwandlungserklärung
• Flexible Gestaltung durch den Mitarbeiter
• Nachteil:
• abrechnungstechnische Komplexität (Stichwort: freiwillig gesetzliche Krankenversicherung)
Verfügbarkeit 24/7
Das Portal bietet zuverlässigen Service. Hier kann schnell und unkompliziert auch von zu Hause der Kontostand eingesehen oder die
Umwandlungserklärung abgegeben bzw. geändert werden.
21 TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Das P-Live Cockpit – Administrationsportal
Vollständige Administration
von TUI Auszeit
• reguläre Einbringung und
Entnahme (Freistellung)
• konzerninterner
Organisationswechsel
• Störfall-Bearbeitung
• Personalstammdaten
• Reporting gemäß Vergabe
von Zugriffsrechten
Fazit:
(fast) alles wird somit digital verwaltet!
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Datenaustausch – SAP↔P-LIVE
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Grundsätzliches
• Übermittlung personenbezogener Daten erst nach Teilnahmeerklärung via Intranet (Kennzeichnung in SAP)
• Eindeutige Identität eines Mitarbeiters über Systemgrenzen hinweg durch Nutzung einer Unique Personal ID (TWUPI)
IT-Schnittstellen
• hohe Sicherheit
VPN-Tunnel zwischen DPG und TUI
Übermittlungsarten sind verschlüsselte Web-Services und sFTP
PGP verschlüsselte Dateien / Nachrichten
• Kommunikation verschiedener Systeme (P-Live, SAP-HR, TUI IAM)
Release-Änderungen
• DPG: Updates werden zeitnah umgesetzt
• TUI: feste Termine für Updates und LCP-Einspielungen (zweimal im Jahr)
Fazit: frühzeitiger Beginn des Schnittstellenprojektes erforderlich, weil Programmierung, Implementierung, Testen und Anpassung an Sicherheitsanforderungen sehr viel Zeit beanspruchen!
Stamm- und Bewegungsdaten konnten anfangs trotz Verzögerungen manuell hochgeladen werden!
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Payroll – besondere Anforderungen
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Große Komplexität
• Mapping-Tabelle für umwandelbare Entgeltbestandteile (Lohnarten) je Gesellschaft
• Kontierung für Buchungsvorgänge
• Behandlung von Urlaubsansprüchen, entgeltabhängigen AG-Zuschüssen
• Auswirkung auf Krankengeld, Mutterschaftsgeld, KV-Pflicht, Pfändungen,
• Führen der SV-Luft für Störfallabrechnung
• Berücksichtigung von Wahlmöglichkeiten bei Freistellung/Altersteilzeit/Teilzeit
IT-Schnittstellen
• Anlässe und Termine für Datentransfers
• Aufbau und Füllen/Lesen/Verarbeiten von Meldedateien
Fazit:
ein frühzeitiges Einbinden der Payroll aufgrund sehr komplexer Sachverhalte ist erforderlich!
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5. Kommunikation
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
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Kommunikationsmaßnahmen
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Medien(MA-Veranstaltungen, Infostände, Webinar)
Zentrale Information und Beratung(Hotline, Mail-Postfach)
Flyer, Screensaver, Testimonials
Ziel der MaßnahmenSensibilisierung → Information → Aktivierung
Intranet-Auftritt(SMILE, Extranet, Intranet HLKF)
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6. Beteiligung
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
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TUI Auszeit – Zahlen und Fakten
TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Teilnahmequote
• Teilnahmequote gesamt 5,28 % (bei 7.199 Mitarbeitern z.Z. teilnehmender 13 Gesellschaften)
• geringste Teilnahmequote 1,62 % (Gesellschaft mit 557 Mitarbeitern)
• größte Teilnahmequote 21,53 % (Gesellschaft mit 613 Mitarbeitern)
Umwandlungsquote
• Umwandlungsquote gesamt 3,28 %
• Umwandlungs-/Beteiligungsquote 62,27 % (von 379 teilnehmenden Mitarbeitern)
• durchschnittliche Umwandlung 2.462,54 EUR (nach zehn Monaten)
Umwandlungsbeträge insgesamt (nach zehn Monaten)
• reine Umwandlungsbeträge 600.859,98 EUR
• SV-AG-Beiträge 126.180,77 EUR
28 TUI Auszeit – Freiräume schaffen
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Andreas SchilligLeiter PensionsmanagementTUI Business Services GmbH
Karl-Wiechert-Allee 430625 Hannover
Tel.: +49 (0)511 566-1280mailto: [email protected]
Bei Fragen erreichen Sie uns:Hotline: +49 (0)511 566-1717
E-Mail: [email protected]
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Um 12.45 Uhr geht es weiter mit dem Themenforum zum Thema
„Digitales Total-Rewards-Management“
Bitte nutzen Sie zur Teilnahme den Einwahllink, welchen Sie von uns per E-Mail erhalten haben.