dig italiseringsstrategi 201 2 15 · iske tema egiske tema iske temae mmenhæng gitaliserings kke...

R

evideret 10.

Dig

.12.2012 .

gitali

Op

seri

pdateret bøl

ngss

geplan for o

strat

obligatorisk s

tegi

selvbetjening

201

g

12‐15

1 Digitaliseringsstrategi 2012-2015

Februar 2012 – version 1.2

INDHOLDSFORTEGNELSE

Forord ................................................................................................................................................................................. 2

Baggrund ............................................................................................................................................................................ 3

Hvorfor have en digitaliseringsstrategi? .................................................................................................................... 3

Hvad betyder strategien også? .................................................................................................................................. 4

Digitaliseringsstrategien opbygning og struktur ....................................................................................................... 4

Visioner for digitaliseringen ............................................................................................................................................... 6

Strategiske temaer ............................................................................................................................................................ 7

Strategisk tema 1: Digital borger- og virksomhedsbetjening .......................................................................................... 8

Obligatorisk digital service samt effektiv digital selvbetjening ................................................................................. 9

Kanalstrategi og dokumentation ............................................................................................................................. 10

Kanalstrategiske principper .................................................................................................................................... 12

Dokumentation/opfølgning på kanalstrategiske mål, principper og handleplaner ............................................. 13

Udvikling af kommunens Webplatform, Borger.dk og Virk.dk ............................................................................... 14

Digital Post og Fjernprint ......................................................................................................................................... 15

Strategisk tema 2: Digital ledelse og styring ................................................................................................................. 18

Organisering og ledelse af digitaliseringsindsatsen ............................................................................................ 18

Økonomi og finansiering af strategien .................................................................................................................... 19

Kommunens egenfinansiering af digitaliseringsstrategien ................................................................................... 20

Business Case .......................................................................................................................................................... 21

Ledelsesinformation ................................................................................................................................................ 21

Kompetenceudvikling .............................................................................................................................................. 22

Strategisk tema 3: Fælles IT-infrastruktur og grunddata ............................................................................................. 23

Fælles grunddata ..................................................................................................................................................... 24

It-sikkerhed ............................................................................................................................................................... 25

Elektronisk sagsstyring- og dokumenthåndteringsystem (ESDH) ......................................................................... 26

Geografisk Informations System (GIS) .................................................................................................................... 26

Grøn IT ....................................................................................................................................................................... 27

Strategisk tema 4: Effektivt digitalt samarbejde .......................................................................................................... 28

Fagområde- og kanalstrategier ...................................................................................................................................... 29

Fagområdestrategier ............................................................................................................................................... 29

Kanalstrategier ......................................................................................................................................................... 30

Opfølgning på og evaluering af strategien ..................................................................................................................... 31

Bilag 1: Procesforløb ....................................................................................................................................................... 32

Bilag 2: Forklaringsregister ............................................................................................................................................ 34

Bilag 3: Overordnet projektoversigt ............................................................................................................................... 38

Digitalise

Februar

FORORD

Ultimo 20angivelse 2011 blevder skal u

Ligeledes august 20ringsstratehar ladet frende form

De to fællerammer fokommendeller forveringstiltagdækkendeHerudoveinitiativer/udviklinge

Det samlekommunasvarer til cmens de inansieres

Fællesstraring og sekan, skal afentlige”.

I det omfakommunemål og ram

I Slagelse den kommudnyttes sverancern

Digitaliserservicefor

Den overo

eringsstrateg

2012 – vers

10 vedtog K af visioner, v de tilhørendmønte digi

fremlagde d011 den Fælegi for 2011forstå vil blivm og indhold

esstrategieror digitaliserde år, idet deentes iværksg og projektee strategier fr forventes d/projekter i een i samfund

ede økonomiale budgetteca. 25 mio. knvesteringe lokalt i de e

ategierne oglvbetjening” anvende de

ang Folketingen således pmmer for de

Kommune vmunale virkssåvel centrane og den int

ringsindsatsebedre komm

ordnede proj

gi 2012-201

sion 1.2

KL’s bestyrelsmålsætningde handlepltaliseringsst

den daværenlesoffentlige

1–15 som deve videreførtd.

r sætter de oingen af kom

er allerede nat op mod 1r til at realisfrem til udgader at ville koet dynamisk det.

iske mål mer og samtidigkr. årligt i forr, der skal ti

enkelte fagce

g realisering for borgere digitale løsn

get fjerner/ jå en række fremtidige d

vil der derforomhed, d.v.slt som decenterne admin

en vil såledemunens kern

ektoversigt

15

se en ny Fæger og indsat

aner offentltrategien.

nde regeringe Digitalise-en nye regert i sin nuvæ-

overordnedemmunerne i u er iværksa

100 digitalisesere de landsangen af 20omme flere samspil me

ed de nationag sikre en atrventede effel for at skabentre og/elle

af effektivise og virksomhninger, fx nå

justerer de l områder – bdigitalisering

r i de kommes. ikke kun ”ntralt i borgeistration.

es på tværs aneydelser i fo

over de pt. k

ælleskommuntsområder foiggjort der k

g i

ring

de at e-s-15.

ed

ale strategiettraktiv kommekter for kome effekterneer på virksom

eringsgevinsheder herunr der skal fo

ovgivningsmbåde digitaltgs- og organi

ende år blive”administrater- og virksom

af disse omrorhold til bor

kendte digita

nal Digitaliseor kommuneonkretiserer

er er, at frigømunal servicmmunen some, til dels er fmhederne.

sterne, forudder et udganretages ans

mæssige bart og som orgisationsudvi

e arbejdet sttionen”. Det mhedsservic

råder have srgere og virk

aliseringstilta

eringsstrategrnes digitalis

r de mange i

øre 2 mia. krce. Slagelse m helhed d.vfinansieret c

dsætter bl.a.ngspunkt omøgninger og

rierer for diganisation. Dklingsmæss

trategisk me betyder, at pce, myndighe

særligt fokusksomheder.

ag forefinde

gi for 2011–sering. I sepinitiativer og

. årligt fra 20 Kommunesv.s. HELE ko

centralt og de

. ”Obligatorism at ” alle bo anmeldelse

gitaliseringenDette kan dersige tiltag.

ed digitaliserpotentialet i edsudøvelse

s på at effekt

s i bilag 3.

–15, med ptember g projekter

015 i de s andel herafontoplanen, els skal fi-

sk digitalise-orgere der er til det of-

n udfordres rfor påvirke

ring af hele digitaliserinen, servicele

tivisere og

2

f

-

g -



BAGGRUND

På direktionens møde i marts 2011 blev den overordnede proces vedr. revurdering af kommunens digita-liseringsstrategi godkendt med henblik på at sikre overensstemmelse med den Fælleskommunale Digita-liseringsstrategi og efterfølgende den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi.

Processen for udarbejdelse af Slagelse Kommunes Digitaliseringsstrategi 2012–15 har således taget udgangspunkt i at der i lighed med den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, foruden en tværgående strategi skulle udarbejdes 4 fagstrategier for henholdsvis Teknik og Miljø, Beskæftigelse, Social og Sund-hed, Børn og Kultur, herunder at tidsplanen blev justeret således at der bliver afsat mere tid til denne proces i fagområderne.

De strategiske elementer og deres sammenhænge der er indgået i processen er skitseret i figurerne i bilag 1 (forudsætninger og procesforløb).

Undervejs har IT og Digitalisering haft en faciliterende og koordinerende rolle i forhold til de respektive strategier og har kickstartet fagområdernes parallelforløb med at formulere fagstrategier på de 4 områ-der Teknik og Miljø; Social og Sundhed, Beskæftigelse samt Børn og Kultur.

I forlængelse af fagstrategiarbejdet har hvert center ligeledes udarbejdet en kanalstrategisk handleplan i overensstemmelse med fælles kanalstrategiske principper.

Centrenes kanalstrategiske handleplaner komplementerer således de 4 fagområdestrategier, der er i overensstemmelse med den fælles Digitaliseringsstrategi 2012-15 for koncernen Slagelse Kommune.

HVORFOR HAVE EN DIGITALISERINGSSTRATEGI?

Digitaliseringsstrategien forudsættes at være et fælles afsæt for de konkrete delstrategier, handleplaner og projektdefinitioner der skal udarbejdes på delområder, og den skal desuden være et middel til at øge helheds-tænkningen og det tværorganisatoriske fokus på tværs af kommunens centre/stabe.

Strategien er samtidig en konsolidering af flere aktuelle digitaliserings-agendaer i Slagelse Kommune, herunder e2015, der blev kickstartet med Edag3 i 2010, de kanalstrategiske principper og handleplaner og de nationale digitaliseringsstrategier.

De kommende års digitaliseringsindsats i Slagelse Kommune er omfattende og krævende, hvorfor det er en altafgørende forudsætning for succes at styrke sammenhænge, koordinering og styring af de mange digitaliseringsmål, -krav, projekter og tiltag. Digitaliseringsstrategien angiver således fælles retning, sammenhæng og rammer for digitaliseringsindsatsen i Slagelse Kommune.



HVAD BETYDER STRATEGIEN OGSÅ?

Slagelse Kommunes digitaliseringsstrategi 2012-15 er ikke blot en køreplan for at indføre digitale løsnin-ger og synliggøre rationaler i organisationen. Slagelse Kommunes digitaliseringsstrategi skal også OPLE-VES og FØLES i og uden for organisationen som værende værdiskabende og understøttende for kommu-nens samlede vision og strategisk/innovative arbejde.

Derfor er digitaliseringsstrategien en succesparameter for,

At borgere og virksomheder oplever,

At den kommunale forvaltning er sammenhængende og professionel. At kommunen kommunikerer målrettet med borgerne via informationsteknologi – på kanaler hvor

borger/virksomheder er til stede. At betjeningen via de digitale henvendelseskanaler er kendt, attraktiv, effektiv, fokuseret og ser-

viceret, dvs. i overensstemmelse med kommunens kanalstrategiske principper.

At politikere oplever,

At der er en effektiv politiker- og udvalgsservicering. At demokratiet udnytter og påvirkes af de digitale muligheder. At kommunen får et attraktivt image som udviklingsorienteret og effektiv digital organisation.

At ledere og medarbejdere oplever,

At der anvendes standardiserede og sammenhængende IT-systemer og værktøjer, som under-støtter kerneopgaver og serviceleverancer optimalt

At der er adgang til tidssvarende og driftsikker IT-løsninger der giver gode muligheder for koordi-nering, informationssøgning, videndeling og relevant ledelsesinformation.

At det bliver nemmere at fastholde medarbejdere og rekruttere kvalificeret arbejdskraft.

DIGITALISERINGSSTRATEGIEN OPBYGNING OG STRUKTUR

Digitaliseringsstrategien er overordnet set og i videst muligt omfang udarbejdet ud fra principperne i Sla-gelse Kommunes ledelsesgrundlag således at der både er fokus på det fælles koncernstyringsmæssige og i særdeleshed at give det størst mulige decentrale ledelsesrum.

Digitaliseringsstrategien er bygget op omkring overordnede visioner med fokus på 4 strategiske temaer, der indeholder en række fokusområder, der kan eller skal konkretiseres i underliggende delstrategier, og udmøntes i handleplaner og projekter.

Digitalise

Februar

De 4 stratninger dersom en de

Digitaliser

eringsstrateg

2012 – vers

tegiske temar afspejler ivel af den fæl

ringsstrategi

gi 2012-201

sion 1.2

aers fokusomværksatte diglleskommun

ens overord

15

mråder klarggitaliseringst

nale Digitalis

nede opbyg

gør også ovetiltag eller koeringsstrate

ning, struktu

rordnede ogonkrete mål

egi.

ur og indhold

g stedsvist msætninger S

d kan illustre

mere konkretSlagelse er u

eres således

te målsæt-underlagt

s:

5



VISIONER FOR DIGITALISERINGEN

Visionerne er den overordnede ramme for koncernens samlede digitale indsats og er derfor retningsgi-vende for alle målsætninger, indsatsområder og handleplaner i forhold til koncernens digitale udvikling.

Slagelse Kommunes opgaveløsning vil i 2015 være understøttet af sammenhængende digitale løsninger der tager udgangspunkt i borger- og virksomhedsserviceringen, således at de digitale løsninger er borger-nes/virksomhedernes naturlige valg.

Slagelse Kommune gennemfører kanalstrategiske prioriteringer således at borgere og virksomheder oplever en god service samtidig med at Sla-gelse Kommune opnår en mere effektiv anvendelse af sine ressourcer.

Slagelse Kommune udvikler IT-infrastruktur og –organisation således at IT er løftestang for øget tværoffentligt samarbejde, serviceforbedringer samt effektivisering af arbejdsprocesser.

Slagelse Kommune vil styrke de digitale kompetencer i forhold til ledel-sesniveauernes digitale bevidsthed, medarbejdernes anvendelse og vi-dereformidling af digital viden samt være medvirkende til at borgernes digitale kompetencer øges i takt hermed.

Digitalise

Februar

STRATEG

De 4 strat

De strateg

SaDirædig10ind

Reende

EnsegepåBu

I det efterfninger dersatsområd

eringsstrateg

2012 – vers

GISKE TEMA

tegiske tema

giske temae

ammenhænggitaliserings

ække projektgitaliserings00 mulige indfri visionern

ealiseringen n markant leer- og lederre

n massiv satervice for borevinstrealiseå styring og pusinesscase

følgende er r dels tager ader som er a

gi 2012-201

sion 1.2

AER

aer er:

r afspejler:

gen til og prisstrategi. Hveter. For de 4 initiativer i Sitiativer/projne og målen

kræver ikkeedelsesmæssessourcer, fo

tsning på at rgere og virkring internt iprioritering a og modeller

de 4 strategafsæt i de fæaf mere strat

15

ioriteringer i ert tema udg temaer kan

Slagelse Komojekter, som ne for digitali

e bare væsesig vilje og inor en succes

anvende digksomheder –i koncernen af de konkretr for styring o

giske temaerælleskommutegisk karak

forhold til dgøres af et d

n der i forholdmmune idenover de komisering og ef

ntlige økonondsats. Herusfuld implem

gitaliseringen– herunder o samt platfote initiativerog regulerin

r beskrevet sunale og de fkter.

en Fællesoffdynamisk and til Fællesstificeres et s

mmende år 2ffektivisering

omiske og reudover skal d

mentering af

n som redskogså som et rm for organ

r. Specifikt pg af område

sammen mefællesoffent

fentlige og dtal handlepltrategierne o

stort antal ha2012 – 2015g af Slagelse

essourcemæder anvendedigitalisering

kab for en bebetydeligt re

nisationsudvå en velfung

et.

ed kommunelige målsæt

den Fælleskoaner og heruog allerede iandleplaner 5 skal være e Kommune.

æssige kræftees væsentliggsstrategien

edre og mereedskab til effvikling – sætgerende IT-G

ens strategisninger og de

ommunale under en iværksatte med over med til at

er, men ogsåe medarbej-

n.

e attraktiv fektiviseringtter stort pre

Governance,

ske målsæt-els med ind-

7

å -

g, s



STRATEGISK TEMA 1: DIGITAL BORGER- OG VIRKSOMHEDSBETJENING

Temaet retter fokus på implementering og udvikling af effektive digitale borger- og virksomhedsløsninger og er i høj grad påvirket af krav og tiltag i form af regeringens og KL´s fællesstrategier samt e2012/e2015 initiativerne, der har fokus på borger- og virksomhedsserviceringen via de digitale hen-vendelseskanaler.

De Fællesoffentlige strategier udgøres af en række obligatoriske og anbefalede aktiviteter herunder ud-arbejdelse af en kanalstrategi for borger- og virksomhedsserviceringen via kommunens henvendelseska-naler samt diverse digitale løsninger. Disse initiativer betragtes ikke som en begrænsning for temaet, men som dynamiske initiativer, der vil medvirke til at øge mulighederne for øget effektivisering og ser-viceforbedring af området.

De strategiske målsætninger er:

At borgeren og virksomheden gennem effektive selvbetjeningsløsninger understøttes i konkrete behov i deres kontakt med kommunen. Med anvendelse af effektive digitale selvbetjeningsløs-ninger skal der etableres et incitament for en øget digitaliseringsgrad kombineret med, at Slagel-se Kommune fremtræder som en effektiv og tidssvarende myndighed og serviceorganisation.

At borgernes og virksomhedernes henvendelsesmønstre til kommunen skal ændres, o dels for at hjemtage effektiviseringsgevinster der er forudsat i Økonomiaftalen mellem

staten og kommunerne, samt i Fællesstrategierne og o dels for at kunne synliggøre fremtidige effektiviseringsgevinster.

At sikre et match mellem borgernes behov og ønsker for digitaliserede kommunale serviceydelser

og kommunens tilbud.

At henvendelsesmønstrene på de kommunikationskanaler, der stilles til rådighed for borgere og virksomheder løbende skal måles og revurderes mhp. at øge den digitale servicering.

At arbejdsgange, både sagsbehandling og administration skal optimeres og strømlines med IT som ”løftestang” med henblik på at skabe effektivitet på tværs af Slagelse Kommune og indenfor fagområderne

At nuværende anvendte it-systemer skal udnyttes fuldt ud for at høste gevinsten og dermed un-derstøtte arbejdsgange bedst muligt.

At der ved anskaffelser af nye it-systemer, er fokus på at understøtte behov for effektive og sam-menhængende arbejdsgange på tværs af Slagelse Kommune samt indenfor fagområderne.

Springet fra personligt fremmøde/servicering til digital selvbetjening er ofte stort. Det betyder at der i en overgangsfase ofte skal etableres ”digital medhjælp” fx i form af bemandede ”selvbetjenings løsninger”, borgersupport etc. på kommunens Borgerserviceringssteder, der skal motivere borgerne til at betjene sig selv under trygge og diskrete rammer.



OBLIGATORISK DIGITAL SERVICE SAMT EFFEKTIV DIGITAL SELVBETJENING

I de kommende år, fra 2012 til udgangen af 2015, forpligtes det offentlige, herunder kommunerne til at indføre mere og mere obligatorisk digital understøttet selvbetjening for borgere og virksomheder. I Sla-gelse Kommunes høringssvar til udkast til den Fælleskommunale - og Fællesoffentlige Digitaliseringsstra-tegi blev det tilkendegivet, at kommunen vil gøre en aktiv og forpligtende indsats for at realisere Fælles-strategiernes visioner, målsætninger, initiativer og krav.

Det betyder konkret at Slagelse Kommune i de kommende år forpligter sig til at tilbyde kommunens bor-gere og virksomheder selvbetjeningssystemer på minimum alle områder, hvor der indføres obligatorisk digital service i de respektive år jf. nedenstående foreløbige plan fra den Fællesoffentlige Digitaliserings-strategi.

I overensstemmelse med e2015 strategien forudsættes det at kommunen årligt udpeger mindst 5 nye digitaliseringsområder med særligt fokus med henblik på udvikling/implementering af borger- eller virk-somhedsrettet selvbetjening. De 5 særlige digitaliseringsområder for 2012 i kommunen afspejler oven-stående obligatoriske selvbetjeningsløsninger for 2012. Primo 2012 forudsættes der udarbejdet kriterier for valg af kommunens kommende årlige digitaliseringsområder med særligt fokus.

Under forudsætning af at evt. lovgivningsmæssige barrierer er fjernet/justeret implementerer Slagelse Kommune alle obligatoriske services i overensstemmelse med de forudsatte bølger 2012 – 2015.

Fælles for alle nuværende og kommende digitale selvbetjeningsløsninger er, at de er baseret på valide-ring gennem tilslutning til NemLogin og NemID. Det betyder at alle øvrige personlige koder til selvbetje-ningløsninger erstattes med NemID inden udgangen af 2012.



Information om og udbredelse af kendskabet til kommunens selvbetjeningsløsninger og digitale henven-delseskanaler er væsentlige forudsætninger for at realisere digitaliseringsstrategiens målsætninger og krav.

I denne sammenhæng er kommunens medarbejdere nøglepersoner. Medarbejdere der arbejder med direkte borger- og virksomhedskontakt anses fremover som ”Digitale Ambassadører” der har kompeten-cer i at markedsføre, opmuntre og understøtte borgerne og virksomhederne i at anvende de digitale hen-vendelseskanaler jfr. afsnit vedr. kompetenceudvikling.

Ligeledes er det afgørende at kommunens administration, centre og virksomheder har initiativret og -pligt til at deltage i landsdækkende og tværkommunale kampagner og initiativer for at fremme anvendelsen af digitale serviceringskanaler samt gennemføre lokale tiltag under hensyntagen til kanalstrate-gi/kanalstrategiske handleplaner, Webstrategi samt kommunikationspolitik.

KANALSTRATEGI OG DOKUMENTATION

Et centralt delelement i digitaliseringsstrategien er kommunens kanalstrategiske principper og -handleplaner.

I overensstemmelse med den fælleskommunale e2015 strategi er kommunen forpligtet til at udarbejde en kanalstrategi med mål og dokumentationsindsats for at flytte borgernes og virksomheders henvendel-ser til de mest effektive serviceringskanaler.

En kanalstrategi er således kort og godt en strategi for, hvordan kommunen kommunikerer med borgere, virksomheder mfl. via kommunens respektive henvendelseskanaler. Som udgangspunkt er der tale om følgende henvendelseskanaler:



Et afgørende succeskriterie for at Slagelse Kommune har en effektiv kanalstrategi der kan udmønte det meget store effektiviseringspotientiale ved at flytte borger- og virksomhedshenvendelser fra de analoge til de digitale servicekanaler er den organisatoriske forankring af kanalstrategien.

Således er det væsentligt at alle organisatoriske enheder har ejerskab til digitaliseringsmål, hvordan de realiseres, samt forståelse af, at de respektive centre, stabe og virksomheder servicerer forskellige mål-grupper og dermed har forskellige forudsætninger for at nå endimensionelle kanalstrategiske målsæt-ninger.

På denne baggrund formuleres der ikke en fælles og endimensional kanalstrategi for hele Slagelse Kommune, men en fælles vision, overordnede mål, med fælles kanalstrategiske principper, der udgør rammerne for at der lokalt i centrene årligt udarbejdes konkrete Handleplaner for udmøntning af de ka-nalstrategiske principper og fælles målsætninger.

De overordnede målsætninger for de kanalstrategiske tiltag er at:

Antallet af personlige henvendelser skal reduceres, især på områder og serviceydelser hvor der er reelle alternative henvendelseskanaler.

Antallet af skriftlige henvendelser, herunder breve og ustrukturerede mails skal reduceres. Antallet af digitale henvendelser skal stige. Antallet af papirbaserede henvendelser fra kommunen skal reduceres. Borgere og virksomheder skal fortsat opleve en god service. Digital kommunikation skal senest i 2015 være det naturlige førstevalg for borgere og virksom-

heder der vil i kontakt med Slagelse Kommune.

I overensstemmelse med den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2011 – 2015 og i e2015 strate-gien, er de tværgående mål for de kanalstrategiske tiltag:

30% af alle henvendelser fra borgere/virksomheder være digitale i 2012. 50% af alle henvendelser fra borgerne/virksomheder skal være digitale i 2015.

For de 5 årligt udpegede særlige digitaliseringsområder skal der i 2012 sigtes på min. 70 % digitalise-ringsgrad1

1 Digitaliseringsgrad: En kommunes digitaliseringsgrad er den andel, i procent, af den samlede administrative kom-munikation med borgerne, som foregår via digitale kanaler.



KANALSTRATEGISKE PRINCIPPER

De kanalstrategiske principper som centrenes handleplaner skal forholde sig til er:

Hvert center har udarbejdet en kanalstrategiske handleplan for 2012 i henhold til et udarbejdet skabelon og vejledning, der fremgår af de respektive fagområdestrategier.

Handleplanerne forudsættes revideret årligt til og med 2015.

I overensstemmelse med anbefalingerne fra Det Digitale Råd2 skal det løbende vurderes om virksomhe-derne i lighed med centrene skal udarbejde kanalstrategiske handleplaner, idet der på de store vel-færdsområder, hvor borgere har en større regelmæssigt kontakt til kommunen, vurderes at være et me-get stort effektiviseringspotientiale ved at flytte borger- og virksomhedsserviceringen fra de analoge til digitale kanaler.

2 Det Digitale Råd består af direktører fra KMD, Microsoft og TDC og har til formål at rejse debat om digitaliseringen af den offentlige sektor. Rådet har løbende dialog med embedsmænd fra stat, regioner og kommuner mhp. at koble Rådets analyser med virkeligheden i den offentlige sektor.

Digitalise

Februar

DOKUME

Som en dekaldet KOstrategien

KOMHEN munen påge/fælleskflytte henvdigitalisertal ”Det di

Eksempelsåkaldte E2010 somsomhedshfølge op ptil kommu

For at estieffektiv kapå de resp

3 SB niveau e0 = Flad blank

eringsstrateg

2012 – vers

NTATION/O

el af e2015 MHEN (KOM

ns og handle

har til formåå de respektikommunale vendelser fraingsmål somigitale Danm

vis har SlageEdag3, optal

m en optakt thenvendelseå om minim

unen skal væ

imere værdieanalstrategi pektive henv

er = Selvbetjeninket - 1 = blanket

gi 2012-201

sion 1.2

OPFØLGNIN

strategien eMmunale HE

planernes k

ål at måle ogive serviceri initiativer oga de analoge

m minimumsmarkskort”.

else Kommult ca. 40.000til KOMHEN er ved hjælp umsmålet n

ære digitale i

en af de mahar KL i 201

vendelseska

gsløsnings niveat m/feltvalidering

15

G PÅ KANA

er der udarbeNvendelser)

konkrete mål

g klarlægge bngskanaler g mål. KOMHe kanaler til sstandard og

une i forbind0 borgerhenvdokumentat at KOMHEN

nås således a 2015.

nge borgerh11 beregnet analer.

au. g - 2 = Aflevere t

ALSTRATEGI

ejdet en såk), der er styril.

borgernes og1- 2 gange åHEN registre de digitale i g sikrer at re

else med revendelser vitionsmetode

N har Slagelsat fx 50% af

henvendelse nedenståen

til ESDH - 3= Afle

ISKE MÅL,

kaldt fælleskings- og opfø

g virksomheårligt samt merer Slagelse overensstemsultaterne o

ealisering af a de respek

en. Ved 1-2 gse Kommune alle henven

r samt synlignde gennem

evere data til fags

PRINCIPPE

kommunal Dølgningsværk

eders henvenmåle effektene Kommunesmmelse med

offentliggøres

E2015 stratktive henvendgange årligt e således mndelser fra bo

ggøre potiensnitspriser p

system

R OG HAND

okumentatioktøj i forhold

ndelsesmønsn af fællesofs aktive indsd de fællesks på KLs Inte

tegien, herundelseskanalat tælle borgulighed for aorgerne og v

ntialet ved atpå en borger

3

DLEPLANER

onsmetode, d til kanal-

stre til kom-ffentli-sats for at kommunale ernetpor-

nder den er i en uge iger- og virk-at måle og virksomhede

t have en rhenvendels

3

13

R

er

se



KL´s gennemsnitspriser anvendes således til at estimere udgangspunkt, løbende udvikling og potientiale ved udmøntning af centrenes kanalstrategiske handleplaner mhp. at flytte borgerhenvendelser fra de (dyre) analoge kanaler til de (billige) digitale servicekanaler, under hensyntagen til de borgere ”der ikke kan” betjene sig selv samt visionen om fortsat god service.

Indtil videre tager Slagelse Kommune udgangspunkt i KL´s beregnede gennemsnitspriser for borger- og virksomhedshenvendelser på de respektive kommunikationskanaler. På lidt længere sigt efterhånden som KOMHEN implementeres og videreudvikles skal det løbende vurderes om der er god mening i, at Slagelse Kommune gennemfører egne analyser af centrenes kanalpriser pr. henvendelse.

Sammenhængene mellem centrenes årlige kanalstrategiske handleplaner, deres udmøntning og effekt i form af de halvårlige tællinger/målinger af borger og virksomhedshenvendelser i KOMHEN samt efterføl-gende årlig evaluering kan skitseres således:

UDVIKLING AF KOMMUNENS WEBPLATFORM, BORGER.DK OG VIRK.DK

På borger.dk kan borgerne generelt søge information og foretage selvbetjening på tværs af hele den of-fentliges sektor. Virk.dk er en pendant for virksomheder.

Virk.dk, Borger.dk, herunder ”Min Side”, betragtes som et strategisk fokusområde, der skal revurderes og udvikles i sammenhæng med kommunens web-platform (www.slagelse.dk)

Det skyldes især:

Borger.dk og ”Min Side” er strategiske fokusområder i den Fællesoffentlige og Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, hvorfor der er afsat mere end 125 mio. kr. til udviklingen heraf. Slagelse Kommune er således med til at finansiere og bakke op om denne udvikling via bloktilskudsmidler.

”Min Side” på borger.dk er et projekt i den fælleskommunale Digitaliseringsstrategi, der fokuserer på at gøre enkeltkommuners løsninger fælleskommunale. På Borger.dk’s ”Min Side” kan borge-



ren få stadigt større overblik over egne oplysninger, ligesom der kan udstilles relevante selvbetje-ningsløsninger.

Borger.dk og Virk.dk er en forudsætning for at kravet om kommunikation med Borgere og virk-somheder via Digital Post kan imødekommes. Det skyldes at adgangen til Digital Post foretages via Borger.dk eller Virk.dk med autorisation ved hjælp af NemID med Nemlogin.

Der er behov for at kommunen vedvarende har og udvikler ensartede og anvendelige digitale platforme, der fungerer i sammenhæng i forhold til serviceringen af borgere/virksomheder samt til ansatte i koncer-nen.

Således skal kommunens tekniske platform til understøttelse af kommunen Website/hjemmeside revur-deres og udskiftes i 2012 idet den ikke er tidssvarende. I denne forbindelse revurderes ansvaret for drift, udvikling og indholdsstyring med henblik på at styrke den overordnede koordinering og sammenhænge til de relevante platforme.

Som eksempel kan næves, at fremtidige platforme, ud over det sikkerhedsmæssige aspekt, skal inde-holde fremtidige web 2.0 og 3.0 teknologier (video, blogs, tubes, etc.) der styrker den digitale kommuni-kation med borgere og virksomheder og sammenhængen mellem sociale medier, borger.dk , ESDH sy-stem, GIS-platform etc.

I 2012 skal der således udarbejdes en flerstrenget Webstrategi, der bl.a. klargør hvilke tekster, informa-tioner og serviceydelser der er tilgængelige via kommunens website, borger.dk, Virk.dk samt evt. sociale medier.

Som udgangspunkt for dette arbejde forudsættes det at:

Borger.dk´s ”Min Side” udvikles således at det er borgerens indgang til personaliserede informa-tioner.

Alle kommunens nuværende selvbetjeningsløsninger integreres på Borger.dk og ”Min Side”. Kommunen fremadrettet stiller krav til leverandørerne af selvbetjeningsløsninger således at der

udvikles snitflader (såkaldte Widgets) mhp. videreførelse af indhold på ”Min Side” fra fagsyste-mer/selvbetjeningsløsninger.

At der udvikles snitflader/Widgets til alle kommunens nuværende selvbetjeningsløsninger mhp. at de kan tilgås via ”Min Side”, - medmindre der ikke kan synliggøres en positiv Business Case.

Der er sammenhæng mellem webstrategi, kanalstrategiske handleplaner samt den kommende kommunikationsstrategi, der skal udarbejdes.

At der udarbejdes en model for en mere konkret digital servicering af virksomhederne i Slagelse Kommune til understøttelse af den overordnede vision.

DIGITAL POST OG FJERNPRINT

Etablering af Digital Post via Borger.dk er et krav i e2015 strategien og løsningen blev etableret i forbin-delse med Edag3 i 2010. Digital Post er udviklet af E-boks A/S og fungerer kort fortalt som den nu vel-kendte e-boks blot med svarmulighed.



Digital Post vil blive en stadig stigende central henvendelseskanal i kommunikationen med borgere og virksomheder.

Således er det et krav i den fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi at alle virksomheder inden udgangen af 2012 skal have en Digital Postkasse og alle borgere skal have en Digital Postkasse inden udgangen af 2014.

Det betyder bl.a. at Slagelse Kommune får nye og mere effektive måder at kommunikere skriftligt med borgere og virksomheder. Bl.a. er der god mulighed for at reducere antallet af dyre kuverterede brevfor-sendelser, idet de kan sendes via Digital Post og fjernprintsystem i stedet.

Et fjernprintsystem fungerer over for kommunens sagsbehandlere som en ”printer”, som de færdige do-kumenter sendes via, når de skal sendes til modtageren. Fjernprintsystemet sikrer så at brevet sendes til modtageren

Fjernprintsystemet tjekker om borgeren er tilmeldt Digital Post og sender dokumentet til borgerens Digita-le Postkasse. Hvis borgeren ikke er tilmeldt Digital Post, sendes brevet til en kuverteringsfabrik” fx Post Danmark, der udprinter, kuverterer, frankerer og sender brevet til borgeren.

Digital Post via Borger.dk og Virk.dk samt fjernprintsystem er således en væsentlig forudsætning for rea-lisering af kommunens kanalstrategiske principper og handleplaner og udmønte de forudsatte effektivi-seringsgevinster i e2015 strategien.

Nationale og kommunens mål for Digital Post

Inden udgangen af 2012 skal alle masseforsendelser til borgerne sendes via Digital Post og fjernprintsløsning.

I 2012 skal mindst 20% af alle dokumenter til Borgere og Virksomheder sendes via Digital Post og fjernprintsløsning.

I 2015 skal mindst 50% af alle dokumenter til borgere og virksomheder sendes via Digital Post og fjernprintsløsning.

Det er således et strategisk fokus område at:

Digital Post understøtter centrenes kanalstrategiske handleplaner. Der er sammenhæng mellem Digital Post og kommunens EDH, selvbetjeningsløsninger, fjern-

printsløsning, herunder at digitalisere de manuelle arbejdsgange. Tilsikre at alle relevante borger- og virksomhedsrettede fagsystemer kan sende breve til Digital

Post og fjernprint, således at kommunens anvendelse af frimærker, porto- og frankeringsmaski-ner kan afskaffes.

Digital Post anses som et strategisk værktøj til at gøre ustrukturerede mails til strukturerede mails.

Digital Posts kontakthierarki skal revurderes og gøres brugerrettet for borgere/virksomheder og i overensstemmelse med de kanalstrategiske principper.



STRATEGISK TEMA 2: DIGITAL LEDELSE OG STYRING

Dette strategiske tema har fokus på styring og ledelse af digitaliseringsindsatsen med henblik på ud-møntning af digitaliseringsstrategien, herunder fagområdestrategier og kanalstrategiske handleplaner.

Et fokusområde er ligeledes kompetenceudvikling af ledelse, medarbejdere samt borgere/virksomheder med henblik på at implementere og kapitalisere digitaliseringsstrategien.

Som tidligere nævnt lægger E2015, den Fælles Offentlige og Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi op til en hidtil uset grad af forpligtende samarbejde og et højt ambitionsniveau for digitaliseringen af den offentlige sektor.

Digitaliseringsindsatsen vil derfor i de kommende år fylde mere, såvel centralt og decentralt i organisati-onen og realiseringen heraf vil således kræve ikke bare væsentlige økonomiske og ressourcemæssige kræfter, men også en markant ledelsesmæssig vilje og indsats.

Alt i alt vurderes det nødvendigt med en massiv ledelsesmæssig opbakning og vilje til at gennemføre digitaliseringsstrategien.

Den operationelle udmøntning af digitaliseringsstrategien skal ligeledes prioriteres gennem årlige hand-lingsplaner, som styres igennem organisatoriske processer og økonomiske modeller frem imod årlige fælles prioriteringer.

ORGANISERING OG LEDELSE AF DIGITALISERINGSINDSATSEN

Direktionen fastsætter rammerne for arbejdet gennem godkendelse af digitaliseringsstrategien samt de respektive årlige handlingsplaner og programportefølgeprojekter der identificeres og iværksættes med henblik på udmøntning af Digitaliseringsstrategien, herunder også prioriteringer som skal finansieres fra centrale puljer.

Den overordnede strategiske koordinering af digitaliseringsarbejdet, herunder udarbejdelse og udmønt-ning af digitaliseringsstrategien varetages af stabschefen for IT og Digitalisering hvor der dels vil være et tæt samspil med Strategisk Chefforum og en tværkommunal digitaliseringsgruppe.

Strategisk Chefforum vil samlet set have ansvaret for at de digitale initiativer, platforme og processer prioriteres og forankres i de respektive organisationer og at der sker en implementering (proces, system og ressourcemæssigt) som forudsat for de enkelte initiativer.

Til at koordinere de mange digitaliseringstiltag, handleplaner og initiativer nedsættes en tværorganisato-risk ”Digitaliseringsgruppe” med repræsentation fra alle centre/stabe (til erstatning for den nuværen-de ”Paraplygruppe”). Et centralt element for digitaliseringsgruppen er udarbejdelse af årlige handleplaner for digitaliseringstiltag og projekter, ud fra de enkelte centres handleplaner, på tværs af hele organisatio-nen. Digitaliseringsgruppen ledes af IT og Digitalisering.

De 4 fagområdestrategier for Teknik og Miljø, Social og Sundhed, Beskæftigelse samt Børn og Kultur samt hvert centers kanalstrategiske handleplaner forudsættes revideret årligt. Det betyder bl.a. at der i



forbindelse med implementeringen af fagområdernes digitaliseringsstrategier bør være fokus på den decentrale organisatoriske forankring og understøttelse af tiltagene. Det forudsættes således:

at hvert fagområde udpeger en lokal strategigruppe der skal forestå revidering og opfølgning af digitaliseringstiltagene for fagområdet, herunder de kanalstrategiske handleplaner samt tilsikre at tiltagene koordineres på tværs af de enkelte centre under fagområdet.

At hvert centers repræsentant i den tværorganisatoriske digitaliseringsgruppe ligeledes er re-præsenteret i centerets strategigruppe således at der tilsikres koordination og sammenhæng mellem koncernstrategien for digitaliseringen og de respektive fagområdestrategier.

På denne baggrund bør der være fokus på at centerrepræsentanten besidder de rette faglige digitalise-ringsstrategiske kompetencer samt personlig og organisatorisk gennemslagskraft.

ØKONOMI OG FINANSIERING AF STRATEGIEN

Det økonomiske mål med den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi er at frigøre 2 mia. kr. årligt fra 2015 i de kommunale budgetter og samtidig sikre en attraktiv kommunal service. Slagelses andel af de 2 mia. kr. svarer til ca. 25 mio. kr. årligt i forventede effekter for kommunen som helhed d.v.s. HELE kon-toplanen, mens de investeringer, der skal til for at skabe effekterne, til dels er finansieret centralt og dels skal finansieres lokalt i de enkelte fagcentre og/eller på virksomhederne.

I Økonomiaftalen for 2012 indgår hvorledes den Fælles Offentlige og Fælleskommunale Digitaliserings-strategi er finansieret. En del finansieres gennem KOMBIT (udvikling af løsninger), men en supplerende model for kommunernes fælles investeringer er, at nogle initiativer finansieres samlet via bloktilskuddet.

Overordnet set ser finansieringen af Fællesstrategierne således ud:

1. Kollektiv finansiering f.eks. i den årlige økonomiaftale mellem KL og regeringen.



2. Investeringer på baggrund af KOMBIT’s egenkapital, hvor udviklingsomkostninger finansieres af KOMBIT mod at kommunerne forpligter sig på at aftage løsningen.

3. (delvis) Ekstern finansiering fra puljer, fonde m.v. 4. Ved direkte finansiering (eller bindende tilsagn herom) fra den enkelte kommune.

Eksempler på fælles digitaliseringstiltag, der er centralt finansieret er udvikling af:

Virk.dk/Borger.dk, herunder ”Min Side” Digital Post Digital Signatur/NemID Brugerrollestyring

Eksempler på initiativer som defineres og udvikles af KOMBIT og aftages/finansieres af de enkelte kom-muner (drift) efter den enkelte kommunes vurdering:

FLIS DUBU DHVU Min digitale byggesag Bibliotekssystem Umbrella initiativer

Finansieringen er som oftest baseret på rene udviklingsomkostninger således at den afledte driftsudgift skal finansieres ved direkte afledte driftsbesparelser i den kommunale organisation – ud over det sam-lede mål på 25 mio. kr. i 2015.

KOMMUNENS EGENFINANSIERING AF DIGITALISERINGSSTRATEGIEN

Kommunens nuværende IT-finansieringsmodeller er således udfordret i forhold til finansiering og priorite-ring af de strategiske digitaliseringstiltag samt finansiering af de afledte løbende driftsudgifter, når digita-liseringstiltagene er implementeret og overgår til løbende drift.

Udmøntningen af Digitaliseringsstrategien, herunder handleplaner, projekter og tiltag finansieres som udgangspunkt indenfor koncernens eksisterende økonomiske ramme, herunder den IT-strategiske udvik-lingspulje og andre puljemidler i koncernen. Slagelse Kommunes IT-strategiske udviklingspulje på 10 mio. kr. årligt anses således som en afgørende forudsætning for at finansiere Digitaliseringsstrategiens tiltag og projekter – hvad angår initialomkostninger.

Retningslinjerne for tildeling af midler fra den IT-strategiske udviklingspulje revurderes således at tildeling sker til initiativer og projekter som direkte kan kobles på de årlige handleplaner og som selvfølgelig un-derstøtter strategiens hovedmålsætninger.



BUSINESS CASE

For at finansiere og prioritere de rette digitaliseringsprojekter fremadrettet, skal der ligeledes suppleres med, at der de der i de enkelte digitaliseringstiltag og projekter der iværksættes, tages afsæt i konkrete business cases. Business casene klargør nytteværdien ved implementering af tiltaget samt klargør hvor-ledes de løbende driftsomkostninger finansieres.

I forlængelse af Digitaliseringsstrategiens vedtagelse og primo 2012 forudsættes kommunen nuværende Business case model og Business case værktøjer revurderet mhp. udvikling af en ny samlet finansie-ringsmodel der understøtter implementering af Digitaliseringsstrategien. Herunder også mere fokus på hvordan rationalerne hentes og ”bogføres”.

Den nye Business case model skal ligeledes tage højde for at der ikke altid kan ”bogføres” et rationale der har direkte regnskabsmæssig effekt, men at digitaliseringstiltaget kan være initieret på grund af an-dre forhold eller være værdiskabende på anden vis for organisationen.

Eksempler herpå kan være at digitaliseringstiltaget giver øget serviceniveau, kan være lovbe-stemt/lovpligtigt samt værdiskabende i form af øget motivation, ”grønne gevinster” etc.

Handleplansprocessen skal detaljeret klarlægge effekterne, dels af de tværorganisatoriske (koncern) initiativer og dels af digitaliseringsstrategiens 4 fagområdeindsatser. Handleplaner skal også detaljeret afklare, hvad der skal til af investeringer og øvrige forudsætninger for at nå disse effekter.

Initiativer som baseres på centralt udarbejdede Business cases (f.eks. fra Staten, Kombit m.fl.) skal kon-kret trykprøves og vurderes i forhold til de værende forhold i Slagelse Kommune forinden der tages be-slutning om anvendelse af systemet.

Dermed vil det efter handleplanprocessen stå klarere, hvad digitaliseringsstrategien kan levere af effekti-visering eller værdiskabelse i løbet af det enkelte år.

LEDELSESINFORMATION

FLIS (Fælleskommunalt Ledelsesinformation System) er et fælleskommunalt udviklingsprojekt i den fæl-leskommunale Digitaliseringsstrategi som Slagelse har tilsluttet sig og forpligtet sig på.

FLIS vil give kommune værktøjer til at løse opgaver med ledelsesinformation og dokumentation på en ny, nem, kvalitativ og økonomisk fordelagtig måde. Inden udgangen af 2012 forventes FLIS at være udviklet mhp. at kommunerne kan idriftsætte ledelsesinformationssystemet i en fase 1.

Slagelse Kommune vil i overensstemmelse med systemmodulernes færdiggørelse frem i overslagsårene 2013-15 implementere FLIS til at IT-understøtte ledelsesopgaverne i koncernen.

Sideløbende med FLIS udvikles vil der være et behov for at få etableret et konkret Business Intelligence system, således at en række vitale og tværgående data bliver direkte tilgængelige for alle niveauer fra én og sammen datatank og indgang. Dette vil i væsentlig grad reducere de meget omfattende datavalide-rings-processer som pågår overalt i organisationen. Samtidig vil der blive skabt nye muligheder for data-analyser og præsentation af ledelsesinformation.



KOMPETENCEUDVIKLING

I forbindelse med det øgede digitalisering af kommunen er der stigende behov for opkvalificering af IT-og digitaliseringskompetencer på alle niveauer i organisationen i dag.

It- og digitaliseringskompetencer handler om:

at have IT-kompetencerne til at udnytte kommunens it-redskaber og udføre de daglige arbejds-opgaver på effektiv vis. Derfor skal de generelle it-kompetence udvikling for medarbejdere og le-dere også koordineres med kommunens øvrige udannelsestiltag.

At have digitaliseringskompetencer at drive og videreudvikle den digitale kommune. Herunder indsigt i digitale muligheder, strategiske kompetencer, projektledelseskompetencer mv.

Digitaliseringskompetencer dækker således også over digital ledelse. Ledelsesniveauerne skal således også have fokus på, at der skal anvendes ledelsesressourcer på at inddrage og vurdere IT/digitalisering som et strategisk værktøj til at organisationsudvikle, effektivisere og serviceforbedre opgaveløsning og sagsbehandling.

Målsætningerne er:

Medarbejderne skal besidde de nødvendige IT-kompetencer for henholdsvis at anvende, suppor-tere og udvikle de digitale løsninger, Således skal medarbejdere bl.a. sikres adgang til en række E-learningsværktøjer via det fælles IT-netværk samt kursustilbud mv.

Ledere og chefers digitale bevidsthed skal styrkes således at ledelsesniveauerne betragter digita-lisering og anvender IT som et strategisk værktøj til at effektivisere opgaveløsning og organisati-onsudvikle. Der skal således rettes fokus på dette som en del af kommunens lederuddannelse og –udviklingsprogrammer.

Kommunens medarbejdere der varetager borger- og virksomhedskontakt er digitale ambassadø-rer. Dvs. at medarbejderne har indgående kendskab til borgernes og virksomhedernes digitale muligheder i kommunen og kan henvise og vejlede i brugen af dem

De digitale ambassadører vejleder borgerne enten personligt, telefonisk eller digitalt til at benytte selvbetjeningsløsningerne.

Kommunen medvirker til at borgerne er rustet til den digitale fremtid, herunder den forestående obligatoriske selvbetjening, brugen af Digital Post som minimum fra udgangen af 2014 mv.

Som udgangspunkt for at realisere målsætningerne, iværksættes der i 2012 et analysearbejde mhp. at klarlægge organisationens nuværende forudsætninger og parathed for at implementere digitaliserings-strategiens mål og initiativer. Denne analyse vil være et aktivt redskab i forhold til at prioritere lokale og tværorganisatoriske initiativer til digital opkvalificering på alle niveauer i koncernen.



STRATEGISK TEMA 3: FÆLLES IT-INFRASTRUKTUR OG GRUNDDATA

IT-infrastrukturoptimering er fortsat et strategisk indsatsområde, hvilket betyder at alle virksomheder og arbejdssteder i Slagelse Kommune skal være en del af kommunens netværksstruktur baseret på fiber-teknologi eller tilsvarende teknologi, med mulighed for integreret anvendelse af fælles telefoniløsning.

Den fortsatte udbygning af IT-infrastrukturen ses således som en afgørende IT-strategisk ”løftestang” for at IT-understøtte fortsat effektivisering og serviceforbedringer i kommunen.

Der er behov for fokus på de af kommunens virksomheder der i dag er opkoblet til det administrative netværk via forskellige utidssvarende teknologier.

Herudover vil der i de kommende år være stadig stigende behov for mobil og trådløs IT-adgang til IT-infrastrukturen, under hensyntagen til de IT-sikkerhedsmæssige forhold.

Mål:

It-infrastrukturen er standardiseret og sammenhængende, men er i videst muligt omfang fleksibel og understøtter forskellige behov og digitale enheder fx såvel Tablets som Android.

IT-infrastrukturen har kapacitet, tilgængelighed og et højt sikkerhedsniveau. Et IT-sikkerhedsniveau, som er i balance med de forskellige brugergruppers behov og de interna-

tionale standarder Den teknologiske udvikling udnyttes og infrastrukturen holdes opdateret i takt med den teknolo-

giske udvikling. Fokus på grøn IT - hvor der ved hver IT-anskaffelse anlægges en miljømæssig vurdering i forhold

til bl.a. strømforbrug, CO2 og genanvendelse.

Ovennævnte målopfyldelse vil over den kommende 4 årige periode påkræve omfattende investeringer og massiv udnyttelse af den teknologiske udvikling og IT-tendenser på en række områder af infrastrukturen og vores tekniske IT-miljø, dels for fortsat at kunne effektivisere og driftsoptimere den fælles infrastruktur og dels for til stadighed at kunne IT-understøtte koncernens og digitaliseringsstrategiens mange udvik-lingstiltag og servicebehov.

Det er ikke muligt for de kommende 4 år at klargøre og forudse alle nye teknologiske muligheder og in-novative tiltag der kan understøtte kommunens visioner og positionere kommunen som udviklingsfoku-seret og attraktiv. Den teknologiske udvikling følges løbende og der vil eksempelvis være fokus på føl-gende kendte” trends” der kan være interessante for Slagelse Kommune:



De nævnte trends er beskrevet i forklaringsregisteret bagerst i strategien.

FÆLLES GRUNDDATA

Som en del af fællesstrategierne er der i de kommende år fokus på at tilvejebringe fælles grunddata, der kan anvendes på tværs af den offentlige sektor. For at komme videre med digitaliseringen er der brug for at grundregistreringen af personer, virksomheder, ejendomme osv., fungerer som et fælles og fuldt sammenhængende digitalt forvaltningsgrundlag af høj kvalitet, der kan tilgås ét sted – og let og sikkert genanvendes af alle myndigheder, herunder Slagelse Kommune.

Eksempler på grunddata er således:

personoplysninger, der registreres i Det Centrale Personregister (CPR), samt oplysninger om indkomst, formue og uddannelse,

Fælles miljødata, der anvendes i samarbejdet mellem kommuner, regioner, og staten Geografisk information om veje og ejendomme, boliger, bygninger og adresser

I 2012 fastlægges der som en del af fællestrategiernes iværksatte initiativer en samlet plan for en stær-kere og enklere datainfrastruktur, der har til formål at eliminere behovet for kopiregistre i kommuner og offentlige forvaltning i øvrigt.



Slagelse kommune vil løbende følge dette arbejde og løbende ruste og standardisere kommunens IT-infrastruktur og platforme mph. at kunne tilgå og understøtte anvendelse af fælles grunddata i den rele-vante sagsbehandling på de respektive fagområder.

På denne baggrund indarbejdes de fællesoffentlige tiltag løbende i de respektive og relevantes områders fagområdestrategier.

IT-SIKKERHED

Den teknologiske udvikling giver bl.a. nye fleksible adgangsmuligheder samt en noget bredere teknolo-gisk mangfoldighed, hvilket vil stille væsentlig større krav til kommunens It-infrastruktur, systemer og services og dermed også give nye sikkerhedsmæssige udfordringer.

Kommunens IT-sikkerhedspolitik skal således:

Være opdateret, tidssvarende og i overensstemmelse med de gældende offentlige IT-standarder og anbefalinger på området.

Være understøttet af et IT-værktøj mhp. løbende revidering og opdatering.

IT-sikkerhedspolitikken omfatter følgende elementer:

Set i lyset af de mange og fleksible adgangsmuligheder til kommunens IT-infrastruktur, systemer og føl-somme data der er omfattet af datalovgivningen, er nødvendigheden af at overholde IT-sikkerhedspolitikken er et ledelsesmæssigt fokusområde hvorfor det indgår som et tema i kommunens lederuddannelse samt i introduktionskurserne for nye medarbejdere.



ELEKTRONISK SAGSSTYRING- OG DOKUMENTHÅNDTERINGSYSTEM (ESDH)

ESDH vurderes fortsat at være et bærende element i etablering af Digital Forvaltning. Esdh-systemet er et tværorganisatorisk ”kernesystem” i forhold til udviklingen af kommunens digitale borger- og virksom-hedsservicering, herunder udvikling af borgerens” personaliserede side” hjemmesideplatform generelt, Digital Post , samt de organisatoriske enheders opgaveløsning/sagsbehandling mv.

Der vurderes at være et stort effektiviseringspotientiale såfremt anvendelsen og udbredelsen af ESDH foretages i sammenhæng med en revurdering af nuværende sags- og arbejdsgange, reorganiseringstiltag, etc. der kan medføre omfordeling af ressourcer og kompetencer mv. i den kommunale administration og i samspillet med virksomhederne.

Der skal i de kommende år således være fokus på at hjemtage effektiviseringsgevinsterne.

Den direkte borgerrettede anvendelse af kommunens nuværende EDH system skal udvikles i sammen-hæng med Digital Post og fjernprint således at bl.a. borger- og virksomhedshenvendelser kan initieres via kommunens nuværende EDH system. Tilsvarende skal Digital Post og EDH-system sammenkobles såle-des at borger- og virksomhedshenvendelser via Digital Post til kommunen ”automatisk” havner på rele-vant sag i kommunens EDH. Jf. i øvrigt afsnit om Digital Post og Fjernprint

GEOGRAFISK INFORMATIONS SYSTEM (GIS)

Bl.a. som følge af e2015 strategien og initiativerne vedr. etablering af fælles grunddata vil bl.a. geogra-fisk information få en større og større rolle i sagsbehandlingen samt borger- og virksomhedsservicerin-gen.

Disse forhold stiller krav til Slagelse Kommunes geodatainfrastruktur, dvs. ændringer i måden hvorpå geografiske data opbevares og udveksles.

Målsætningerne er :

Udarbejdelse af GIS strategi, der skal sikre at Slagelse Kommune kan imødekomme fremtidens udfordringer og visioner i forhold geografiske data,

Opfølgning på og implementering af det fælleskommunale geodatasamarbejde mhp. fælles data- standarder og udveksling af geodata.

GIS er udviklet fra at være et lokalt ”fagsystem” (det tekniske område) til at være en strategisk systemplatform med standardiserede snitflader.

GIS kan understøtte de digitale arbejdsgange og processer som med fordel kan anvende geodata. Ejendomme, byrum og bykvarterer kan illustreres og simuleres ved hjælp af IT

I lighed med størstedelen af landets kommuner deltager kommunen i det såkaldte FOTDanmark samar-bejde.

Samarbejdet har til formål at tilvejebringe et fælles administrationsgrundlag der skal sikre, at der opnås en ensartethed i det digitale kortgrundlag på tværs af landet, således at det vil være muligt at høste et effektiviseringspotentiale, der er forbundet med at optimere sagsbehandlingen via GIS systemer internt i kommunen og på tværs af sektorgrænser og myndigheder - såvel kommunale som statslige



GRØN IT

Slagelse Kommune er en grøn klima-kommune og vil derfor have fokus på ressourceudnyttelsen af de IT-mæssige installationer samt brugen af de digitale arbejdsredskaber som pc´er mv.

For den offentlige sektor handler grøn it først og fremmest om, hvordan vi anvender it på den mest miljø-rigtige måde – altså om, hvordan vi kan nedbringe strømforbrug og miljøbelastning, der er direkte knyttet til drift af kommunens IT-systemer, servere, pc´er, printere og andet udstyr. Men grøn it handler også om de muligheder, ny teknologi åbner, for at ændre adfærden hos borgere, virksomheder og medarbejdere i en mere miljørigtig retning. Et eksempel på dette er elektroniske selvbetjeningsløsninger, som medfører, at færre borgere tager bilen ned til rådhuset.

Derudover handler grøn it også om de miljøkrav, som skal stilles til produktion og bortskaffelse af it-udstyr.

Som klima-kommune har administration og virksomheder en særlig forpligtelse til at gå i front, når det handler om bæredygtige initiativer. En mere miljørigtig brug af IT bidrager til at opfylde regeringens kli-mamål, og den offentlige sektor kan bidrage til at nedbringe miljøbelastningen.

IT- og Telestyrelsen har i 2008 udarbejdet en vejledning med gode eksempler på ”Grøn-IT” til de offentli-ge virksomheder. Ud fra denne sættes fokus på 4 hovedområder:

Indkøb af it-udstyr, i relation til grønne indkøb og bortskaffelse af it-udstyr, herunder brug af of-fentlige indkøbsaftaler.

Indretning af serverrum, i relation til nedbringelse af strømforbruget i offentlige serverrum, her-under optimering af eksisterende installationer og nyindretning.

Brug af decentralt it-udstyr, i relation til en mere energirigtig brug af decentralt it-udstyr som prin-tere, kopimaskiner, skærme og computere.

Grønnere medarbejderadfærd, hvordan man kan påvirke medarbejdere i retning af en mere energirigtig brug af it-udstyret – samt print/kopi faciliteter.

Automatisk rutiner til nedlukning af udstyr.



STRATEGISK TEMA 4: EFFEKTIVT DIGITALT SAMARBEJDE

Eksternt: Slagelse Kommune vil sætte fokus på at drage fordel af nationale samt mere regionale udvik-lingsinitiativer som understøtter digitaliseringsstrategien. Dette skal ske ved at øve indflydelse i de orga-ner hvor strategierne lægges og hvor beslutningerne træffes – dels på tværgående initiativer og dels på mere målrettede initiativer i fagområderne.

Slagelse Kommune vil således støtte op omkring fælles digital udvikling og initiativer som understøtter koncernens digitaliseringsstrategi og som er fordelagtig for koncernen.

Dette sker bl.a. igennem:

KL/Kombit (strategier/løsninger/cases/referencegrupper) KMD (og andre strategiske leverandører) SKI/KIT (samarbejder og sparing) K98/K17/I17/chefforeninger (fælles initiativer) ERFA (f.eks. open source, GIS, EDH) IT-innovationsklynge-Slagelse (erhvervsorienteret) prioritere deltagelse i IT-udviklings, -pilot- og spydspidsprojekter med strategiske/markedsførende

IT-samarbejdspartnere for at præge udviklingen af IT-værktøjer.

En (pro)aktiv tilgang–igennem eksisterende og nye netværk- vil kunne være med til at kvalificere de regi-onale/nationale/internationale digitale tiltag, hvor der måtte være behov for dette, og hvor Slagelse kan og vil bidrage.

Utraditionelle samarbejder som f.eks. at inddrage uddannelsesinstitutionernes afgangsklasser inden for f.eks. IT-tekniske-, digitale- og kommunikationsfag i både projektarbejde samt at tilbyde relevante studie-jobs vil, ud over at understøtte kommunens overordnede vision, kunne bibringe koncernen ”nyt liv”.

Internt: Der implementeres en SLA-aftale som grundlag for samarbejder mellem IT- og Digitalisering og øvrige organisatoriske enheder på udvalgte områder med hovedformål at opnå gensidig forståelse for det interne samarbejde og opgaveudførelse. SLA vil derfor sætte rammer og forudsætninger for serviceringen og samarbejdet.

Den årlige evaluering af aftalen vil derfor danne grundlag for en prioritering af den centrale servicering-sindsats i forhold til koncernen som helhed. IT og digitalisering vil ligeledes sætte fokus på at engagere og inddrage centre/stabe på strategisk og taktisk plan hvad angår den samlede digitale indsats. Dette gøres bl.a. ved hjælp af:

• (pro)Aktiv brug af InSlag og Servicedesk • SLA og målinger på serviceydelser • Flere kanaler og mere automatik i kontakten med koncernen • Digitaliseringsgruppen - Strategisk chefforum • Centerbesøg – status og servicecheck

Det er målet at IT og digitalisering leverer ”service excellence” ud fra fælles forventningsafstemninger og de værende rammer – til understøttelse af koncernens fortsatte organisationsudvikling.

Digitalise

Februar

FAGOMR

FAGOMRÅ

De 4 fago

I den fælleprojekter/

Fagområdinitiativer,

eringsstrateg

2012 – vers

ÅDE- OG K

ÅDESTRATE

mrådestrate

eskommuna/initiativer in

destrategiern der kan ove

gi 2012-201

sion 1.2

ANALSTRA

EGIER

egier omfatte

ale og den fændenfor hvert

nes fokusomerskueliggøre

15

ATEGIER

er som udga

ællesoffentligt fagområde

mråder afspees således:

angspunkt fø

ge digitalisere.

ejler således

ølgende cent

rings strateg

i stort omfa

tre:

gi er der ivæ

ng fællesstr

rksat/forven

rategiernes i

ntes iværksa

dentificered

29

at

de



KANALSTRATEGIER

Hvert center har udarbejdet en kanalstrategisk handleplan i overensstemmelse med en udarbejdet ska-belon, der har udgjort en fælles ramme for kanalstrategiernes opbygning og struktur.

Baseline: Hvor står vi nu?

Alle centre har i deres handleplan forholdt sig til deres base-line, dvs. hvad er udgangspunktet. De cent-reder ikke har været omfattet i tælling af borgerhenvendelser i KOMHEN projektet i 2011, har brugt op-tællingen af henvendelser fra 2010.

Alle centre har i deres beregninger anvendt de sidste nye gennemsnitspriser fra KL/Devoteam Consulting i den kanalstrategiske handleplan. I alle centre peges der på muligheder for at sænke udgifterne i større eller mindre omfang på omlægning af borgernes/virksomhedernes henvendelser fra dyre kanaler til billi-ge digitale kanaler, hvor det er muligt.

Alle selvbetjeningssystemer, der er taget i brug, opfylder og er omlagt til Edag3/e2012 kravene vedrø-rende NemID med NemLog-in og Visuel Integration.

Indsatsområder:

De forskellige centre tager alle udgangspunkt i de indsatsområder, der er besluttet i den kommunale digitaliseringsstrategi sat i relation til det enkelte centers fagområde. Følgende indsatsområder er der fokus på i de enkelte kanalstrategier:

Selvbetjeningsløsninger Digital post løsninger – Input/Output Maneger Omlægning til digitale kanaler via begrænsninger Ustrukturerede mails skal konverteres til strukturerede mails Kampagner for at få borgere/virksomheder til at bruge digitale løsninger Hjemmeside slagelse.dk, der skal ske en optimering af hjemmesiden ift. relevant information til

borgere og virksomheder Vejledning i brug af digitale løsninger herunder medarbejdernes digitale kompetencer Den oplevede service ved brug af digitale løsninger skal være god

Da disse indsatser er fælles for centrene, bør der fokuseres på disse indsatsområder.

Alle centre angiver, at større eller mindre gevinster. Fælles er dog, angivelsen af, at den hurtige gevinst ligger i indførelse af digital post.

Udfordringer og barrierer: Alle centre beskriver udfordringer og barrierer. De største udfordringer angives at være at få borge-re/virksomheder til at bruge de digitale løsninger og det forhold, at der altid vil være en restgruppe, der ikke kan/vil bruge de digitale løsninger. Derudover angives i forskellig grad manglende økonomisk -, poli-tisk og ledelsesmæssig opbakning som en væsentlig barriere.



OPFØLGNING PÅ OG EVALUERING AF STRATEGIEN

Udmøntningen af og revurderingen af digitaliseringsstrategiens visioner og mål foretages som udgangs-punkt gennem årlige handleplaner. Årshjulet kan skitseres således.

Udarbejdelse og evaluering af handleplaner for fagområdestrategier og kanalstrategiske handleplaner gennemføres i samme procesforløb.

Det bør i de kommende år vurderes om de årlige IT-handle og investeringsplaner skal indarbejdes i kom-munens generelle økonomiske årshjul og budgetlægning.



BILAG 1: PROCESFORLØB

Slagelse KommuneDigitaliseringsstrategi

Fælles Kommunale Digitaliseringsstrategi

eDag 2012

Kanalstrategi

IT-strategisk pulje

InvesteringsPLAN

Byggesags scanning

Beskæftigelse

Tværgående strategier

HandlePLAN Teknik og miljøSocial og sundhed Børn og kultur

Digital ledelseStærkere fælleskommunal forpligtelse omkring IT-investeringerØget brug af standardiserede løsninger med andre kommunerFokus på hvordan gevinsten høstesHøj prioritet til IT investeringer trods stram økonomi

Konkurrencepræget kommunalt IT markedFælles standarderServicekatalog med it-løsningerSKI og KOMBIT rollefordelingKommunenetværk og fællesudbud

Digital borgerbetjeningFokus på effektive og velfungerende løsningerFokus på kanalstrategiske valgFokus på digitale kompetencer

Inte

rnt

-tv

ærg

åen

de

E dags initiativer ESDHIntranetInfrastrukturAdm styring

4 gamle platforme

FLISDUBU

Infrastruktur fortsat

WIN7

Backoffice 2010

Single sign on

Åbent invoriment

VISION

Strategi

Indsatsområder

Handleplaner og økonomi

Fjernprint Byggesagssystem Øvrige systemer

SLA

Kanalstrategiske principper

Web-GIS

Sharepoint 2010

KMD/EDHProprietær platform

SAPfagsystemer

Koncernplatforme

CISCO infrastruktur

KMD aftale

Forudsætninger

Fælles OffentligeDigitaliseringsstrategi



Beskæftigelse Teknik og miljøSocial

og sundhedBørn og kultur

Procesforløb

NY DIGI STRATEGI

Tværgående

Koncern Interne

Principper

SFC

DIR

BYRÅD

SFC

DIR

Fagspecifikkestrategier

Samlet kanalstrategi

SFC

DIR

BYRÅD

Økonomi

Proces

Tværgående og fagspecifikke fokusområder

Undervejs har IT og Digitalisering haft en faciliterende og koordinerende rolle i forhold til de respektive strategier jf. oversigtens vertikale søjler markeret med lilla, grøn blå og rød samt kickstarte fagområdernes parallelforløb med at formulere fagområdestrategier for henholdsvis Teknik og Miljø; Social og Sundhed, Beskæftigelse samt Børn og Kultur. Ligeledes har hvert center udar-bejdet en kanalstrategisk handleplan i overensstemmelse med fælles kanal-strategiske principper jf. grønne og blå søjler.



BILAG 2: FORKLARINGSREGISTER

NemLogin

Fællesoffentlig funktionalitet som gør det muligt, at borgeren kan nøjes med at logge ind én gang, når han benytter de tilknyttede offentlige servicetilbud på nettet. Dette kan lade sig gøre, fordi NemLogin er en såkaldt Single Sign-on løsning.

Open Source

Dækker over computerprogrammer hvor kildekoden og programopskriften leveres sammen med pro-grammet og hvor licenser til softwaren ofte er gratis og frit tilgængelig. Open Source anvendes i dag af relativt få offentlige myndigheder (på afgrænsede områder) men vurderes fremover, ved fortsat udvikling og åbenhed hos andre programleverandører, at kunne fungerer som supplement eller som alternativ til leverandørejede programmer fra fx Microsoft.

Fordelene kan være:

o At der kan være mulige økonomiske besparelser. o Større åbenhed i udviklingen af IT-systemer. o Mere konkurrence og mindre leverandørafhængighed.

Det formaliserede samarbejde kommunen indgik med 21 af landets øvrige kommuner i 2011 videreføres og intensiveres med henblik på at analysere og teste på hvilke områder og, hvornår Open Source er mo-den til at blive implementeret i kommunen ud fra en cost/benefit betragtning om effektivitet, sikkerhed og funktionalitet.

Cloud Computing.

Begrebet dækker over levering af software, WEB-baserede løsninger, service og tjenesteydelser via Inter-nettet. Den underliggende infrastruktur og servere, som ligger i ”Internetskyen” i form af store driftscen-tre der driftes af de store globale IT-leverandører. Anvendelsen af IT leveres hermed over Internettet som en service, hvor afregning sker efter forbrug eller antal brugere af en given applikation.

Det vurderes at Cloud Computing er i hastig udvikling og det forventes at en lang række af kommunens forretningssystemer vil blive stillet til rådighed i ”skyen” mod betaling og at det på sigt dermed bliver nemmere at op- og nedskalere virksomhedernes reelle IT-behov ud fra tilgængelige og brugbare Cloud baserede IT-løsninger.

I de kommende år vurderes løbende Cloud Computings strategiske forretningspotentiale som et supple-ment eller som delvis erstatning for de traditionelt drevne IT-services.



Unified Communication

Betyder integration af forskellige teknologier fx data, telefoni, video mv. mhp. at optimere arbejdsgange og processer samt minimere omkostningerne til flere forskellige kommunikationsplatforme.

SaaS (Software as a service)

Benyttes som en betegnelse for at levere programmer/tjenester via internettet efter behov. Der skal ikke installeres programmer lokalt på de enkelte PC, men i stedet tilgås tjenesten (programmet) fra Internet-tet. Man ejer således ikke programmet (ingen investering) men betaler for at ”leje” dette ud fra tid og mængde. Tjenesten SaaS er i dag i en indledende fase hvor det primært er de rigtig store platform som tilbydes worldwide (f.eks. SAP), samt områder for de mindre virksomheder som ikke har de større instal-lationer/behov.

”Tynde Klienter”

I princippet blot en simpel skærm og en styreenhed. Programafviklingen foregår fra en central server og filer gemmes på en filserver. Enheden fungerer derfor kun i et netværk i modsætning til almindelige pc’er, som også kan fungere selvstændigt, ved at programafvikle og gemme filer på harddisken. Der er mange fordele ved tynde klienter, men primært på følgende 2 punkter er fordelene tilstede set i forhold til al-mindelige computere:

o El-besparende, har et meget lavt el-forbug o Holdbare, har en noget længere fysisk og teknologisk levetid.

Dog vil ibrugtagning af tynde klienter kræve omfattende investeringer i centralt serverudstyr.

Tynde klienter forventes fremadrettet at være en del af kommunens strategiske platform forudsat at en business case kan påvise administrative og økonomiske besparelser på den samlede IT-drift.

Teknologien kan i princippet anvendes overalt i koncernen, dog med undtagelse af områder med meget tung databehandlingsbehov samt programflader som kræver en selvstændig computerkraft.

Platformsmangfoldighed

Udviklingen går hastigt i retning af, at koncernens infrastruktur skal kunne servicere og drive mange for-skelligartede platforme. Der skal derfor være et fremadrettet fokus på at kunne håndtere dette således at den enkelte bruger oplever en transparens i forhold til at kunne anvende forskelligt udstyr alt efter behov og opgave. En øget platformsmangfoldighed vil ligeledes betyde, at der stilles skærpede krav til både IT-sikkerhed, infrastrukturkapacitet samt den enkelte brugers viden om og færdigheder udi anven-delse af disse.



Mobilitet

Teknologien skal understøtte fleksibilitet og mobilitet i opgaveløsning og adgang til kommunens IT-infrastrukturs tjenester og systemer. Eksempelvis vil der i de kommende år være stadig stigende behov for mobil og trådløs IT-adgang til IT-infrastrukturen ligesom der vil blive stillet større krav til at kunne ar-bejde med programflade, data og kommunikation hvor som helst både i og uden for organisationen.

IT infrastruktur

Infrastrukturen er den fælles IT ”motorvej” f.eks. mellem bygninger i form af tele/dataforbindelser og inde i bygningerne i form af netværk, aktivt udstyr i krydsfelter samt PC/printere. Infrastrukturen består ligeledes af program- og datadriftscentre, f.eks. kommunens eget samt driftscentre hos leverandører (f.eks. KMD), herunder internetforbindelser og hjemmeopkoblinger m.v.

IT-infrastrukturen indeholder ligeledes det mobile segment såsom trådløse netværk, telefonforbindelser m.v.

Business Intelligence (BI)

En systemplatform som bruges til at skabe overblik over koncernens samlede mængde af data i en ens-artet og struktureret form (høj datavaliditet). For at være rigtig værdifuldt, skal BI inddrage alle koncer-nens data fra de væsentligste IT-systemer, såsom økonomisystem, fagsystemer, lønsystem, EDH etc.

En BI platform har til hovedformål, at stille samtlige data til rådighed for koncernen i en rendyrket og kva-litetssikret form, således at disse kan anvendes til et dybt og bredt analysearbejde i forhold til styring og udvikling af koncernen.

NemID

Fælles log-in som er det samme log-in alle steder. Uanset om man bruger netbank eller kommunes online selvbetjening og uanset om der skal hentes årsopgørelse fra SKAT, åbne e-Boks eller ordne forsikringer.

NemID består af et bruger-id, en adgangskode og et nøglekort med "nøgler" (engangskoder) og er stan-

dardiseret på landsplan og koordineret mellem det offentlige Danmark og det private erhvervsliv.

eDage

Betegnelse for de tre tidligere aftaler, der er indgået mellem regeringen og kommunerne, mhp. at fremme digital kommunikation mellem borgere, virksomheder og øvrige offentlige myndigheder



eDag1 trådte i kraft 1. september 2003 og gav kommunerne ret til at sende sager og dokumenter digitalt til andre offentlige myndigheder. eDag2 trådte i kraft 1. februar 2005 og sikrede indførelsen af den digitale signatur. edag3 trådte i kraft 1. november 2010 med følgende mål:

Der skal kunne logges nemt og sikkert på Borger.dk og få adgang til alle offentlige selvbetjenings-løsninger.

Modtage og sende post fra og til offentlige myndigheder i deres Digitale Dokumentboks, herunder relevante masseforsendelser og relevante kvitteringer fra selvbetjeningsløsninger.

e2012 og e2015 er betegnelser som samler initiativer og målsætninger for den borger- og virksomheds-vendte digitalisering fra de nationale strategier (årstallet indikerer hvornår målene skal være nået).

IT-governance

Styring og ledelse af IT-anvendelsen i koncernen, herunder

At der skabes sammenhæng mellem koncernens forretningsområder og IT anvendelsen At der skabes overblik og effektiv styring af digitaliseringsinitiativerne At IT og digitaliseringstiltag giver serviceforbedringer, øget kvalitet og økonomiske gevinster (ikke

nødvendigvis alle 3 faktorer) IT-governance er kort sagt ”effektiv styring af it og digitalisering i hele organisationen”.

Strukturerede mails

E- mails afsendes/modtages direkte i rette e-postkasse og af rette vedkommende mhp. hurtig og effektiv sagsbehandling/ekspedition. Dette sikres bl.a. ved at afsendte mails indeholdende samme emne lander i samme postkasse og kan derfra fordeles til de enkelte sagsbehandlere. Indeholder den afsendte andre identificerbare metadata udover ”Emne”, fx ”Modtager” er det muligt at lande mailen direkte i den kor-rekte sagsbehandlers postkasse. Andre identificerbare metadata kan fx være ”Sagsnummer”. Det mod-satte af strukturerede mails er ustrukturerede mails.

Den ”intelligente” strukturerede mail er næste fase, hvor der systemisk skabes direkte adgang til den elektroniske sag således at borgerens mail lander direkte i sagen og sagsbehandlerens mail journalise-res automatisk i forbindelse med afsendelsen. Det er den ”intelligente” strukturerede mail som vil give de store rationaler.

Digitalise

Februar

BILAG 3:

eringsstrateg

2012 – vers

OVERORD

gi 2012-201

sion 1.2

NET PROJE

15

EKTOVERSIGT

38

dig italiseringsstrategi 201 2 15 · iske tema egiske tema iske temae mmenhæng gitaliserings kke...

Documents