perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id penggu naan ... · perpustakaan universitas gadjah mada...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PENGGU

DI

Diaju

Pr

UNAAN SO

I UPU PER

kan Untuk

rofesi Ahli

PROGRA

FAKUL

OFTWARE

RPUSTAKA

Y

k Memenuh

Madya (A

DIMAS M

AM STUDY

LTAS ILM

UNIVERS

i

E OTOMAS

AAN UNIV

YOGYAKA

TUGAS A

hi Persyara

A.Md) Dalam

Oleh

MEIDHA W

D18080

Y DIPLOM

MU SOSIAL

SITAS SEB

SURAKA

2011

SI DALAM

VERSITAS

ARTA

KHIR

atan Dalam

m Bidang I

:

WITYAST

014

MA III PER

L DAN ILM

BELAS MA

ARTA

1

M PENGOL

S GADJAH

m Mempero

Ilmu Perpu

TUTI

RPUSTAKA

MU POLIT

ARET

LAHAN TE

H MADA

oleh Sebuta

ustakaan

AAN

TIK

ESIS

an


commit to user


commit to user

v

MOTTO

Karena sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka

apabila kamu telah selesai ( dari sesuatu urusan ), kerjakanlah dengan

sungguh-sungguh ( urusan ) yang lain, dan hanya kepada Tuhanmu-lah

hendaknya kamu berharap. ( Qs. Alam Nasyrah 6 – 8 )

Tantangan kehidupan harus kita hadapi dengan dua hal, yaitu kehendak

untuk selalu berbuat yang terbaik dan sikap yang optimisme. Dari dua hal

itu akan segera datang ke dalam diri kita cara – cara mengatasi tantangan

apapun menuju sukses. ( Harseno, 79 )


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini ku persembahan untuk :

Bapak dan ibu ku tercinta, yang memberikan doa, dorongan

dan kasih sayang.

Kakak dan adik ku, yang membuat hidup ini berarti.

Sahabat-sahabatku yang selalu mendengarkan keluh kesahku.

Almamaterku tercinta, Universitas Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

vii

ABSTRAK

Dimas Meidha Wityastuti, 2011, D 1808014, “PENGGUNAAN SOFTWARE OTOMASI DALAM PENGOLAHAN TESIS DI UPU PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA”

Tujuan dari tugas akhir ini adalah untuk mengetahui software otomasi

dalam pengolahan tesis yang digunakan di perpustakaan dan cara pengolahan tesis dan disertasi tersebut dengan mengunakan software otomasi.

Tugas akhir ini mengungkapkan software otomasi yang digunakan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, langkah – langkah penggunaan software otomasi Sipus dalam pengolahan tesis. Dalam tugas akhir ini metode yang digunakan antara lain metode observasi, wawancara, dokumentasi dan study pustaka.

Berdasarkan hasil magang yang dilakukan maka pengolahan tesis di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada menggunakan software otomasi Sipus dan penggunaan software otomasi Sipus tersebut seharusnya bisa digunakan untuk pengolahan bahan pustaka lainnya. Hambatan yang ditemukan diantara lain penggunaan software Sipus dalam pengolaha tesis yang masih baru sehingga masih banyak mengalami gangguan.

Keywords : software otomasi, pengolahan tesis, Sipus.


commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan berkat dan

rahmat-Nya yang melimpah, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan

Tugas Akhir ini. Dengan judul “PENGGUNAAN SOFTWARE OTOMASI

DALAM PENGOLAHAN TESIS DI UPU PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

GADJAH MADA YOGYAKARTA”.

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis tidak sedikit hambatan yang

dihadapi penulis, akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan

baik berkat pengarahan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis tidak

lupa mengucapkan terima kasih kepada:

1. Allah SWT, yang telah memberikan Rahmat dan Hidayahnya kepada

penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs. H. Supriyadi SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Ibu Dra. Sri Urip Haryati, M.Si, selaku pembimbing akademis dan

pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir, yang memberikan bimbingan

dan arahan dalam penyelesaian Tugas Akhir.

5. Bapak Drs. Sudjini, S.Sos. M.Si selaku penguji Tugas Akhir.

6. Bapak Drs. Ida Fajar Priyanto, MA, selaku Kepala Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada atas ketersediaannya memberikan ijin tempat dan

penelitian Tugas Akhir.

7. Bapak Drs. Hindar P, MSi, selaku pembimbing Praktek Kerja Lapangan.

8. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta.

9. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik atas ilmu yang diberikan.


commit to user

ix

10. Bapak dan ibu penulis yang tiada henti mendoakan dan memberi semangat.

11. Kakakku ( mbk Na) dan adikku ( Liya ), u are the best sister’s.

12. Teman - teman mbak Ute, Anin, Vita, Istri, dan Dewi terima kasih sudah

mau menjadi temanku,, kalian memang teman terbaikku.

13. Sahabatku Adis (cempluk) terima kasih udah pinjemin lipimu, u are my

best friend.

14. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam Tugas Akhir ini masih jauh dari kata

sempurna.Maka dari itu kritik dan saran yang membangun dari para pembaca

penulis terima demi sempurnanya Tugas Akhir ini.

Penulis


commit to user

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................... i

HALAMAN PERNYATAAN ...................................................................... ii

HALAMAN IJIN PUBLIKASI ..................................................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... iv

MOTTO .......................................................................................................... v

HALAMAN PERSEMBAHAN .................................................................... vi

ABSTRAK .................................................................................................... vii

KATA PENGANTAR .................................................................................. viii

DAFTAR ISI ................................................................................................. x

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xiii

DAFTAR GAMBAR ................................................................................... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1

1.1 Latar Belakang Masalah .............................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah......................................................................... 3

1.3 Tujuan penulisan .......................................................................... 3

1.4 Metode Penelitian ........................................................................ 3

BAB II TINJAUN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI ...................... 6

2.1 TINJAUAN PUSTAKA .............................................................. 6

2.1.1 Pengertian Perpustakaan ....................................................... 6


commit to user

xi

2.1.2 Pengertian Otomasi ............................................................... 7

2.2 LANDASAN TEORI .................................................................. 11

2.2.1 Pengertian Perpustakaan ....................................................... 11

2.2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi .......................... 12

2.2.3 Pengolahan Bahan Pustaka ................................................... 12

2.2.4 Perngertian Otomasi ............................................................. 20

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UGM ....................... 24

3.1 Sejarah ........................................................................................ 24

3.2 Visi dan Misi .............................................................................. 28

3.3 Struktur Organisasi .................................................................... 29

3.4 Sumber Daya Manusia ............................................................... 33

3.5 Tugas Pokok ............................................................................... 36

3.6 Koleksi Perpustakaan UGM ....................................................... 38

3.7 Fasilitas Perpustakaan ................................................................ 38

3.8 Layanan Perpustakaan ............................................................... 39

3.8.1 Jam Layanan .................................................................... 39

3.8.2 Macam Layanan ............................................................... 40

3.8.3 Layanan Online ................................................................ 47

3.9 Anggaran Perpustakaan ............................................................. 49

3.9.1 Anggaran dari DIPA ........................................................ 49

3.9.2 Anggaran dari Masyarakat ............................................... 50


commit to user

xii

3.10 Pengguna Perpustakaan ........................................................... 50

3.11 Kerjasama ................................................................................. 51

3.11.1 Kerjasama Kepustakawan .............................................. 51

3.11.2 Kerjasama Antar Lembaga ............................................. 51

BAB IV PENGGUNAAN SOFTWARE SIPUS DALAM

PENGOLAHAN TESIS ................................................................... 53

4.1 Software yang digunakan dalam pengolahan tesis ......................... 53

4.2 Proses atau cara pengolahan tesis dengan

menggunakan sipus ........................................................................ 54

4.3 Hambatan dan kendala serta pemecahan masalah .......................... 67

BAB V PENUTUP ........................................................................................ 69

5.1 Kesimpulan ..................................................................................... 69

5.2 Saran .............................................................................................. 70

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Data Pegawai Perpustakaan Per 31 Desember 2009 ...................... 34

Tabel 3.2 Data Pegawai Perpustakaan Menurut Pendidikan .......................... 34

Tabel 3.3 Data Pustakawan UGM Tahun 2009 ............................................... 35


commit to user

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur organisasi perpustakaan secara makro

di Perpustakaan UGM ................................................................. 29

Gambar 3.2 Susunan Organisasi Perpustakaan secara mikro

di Perpustakaan UGM ................................................................. 30

Gambar 4.1 Tampilan Login SIPUS .............................................................. 55

Gambar 4.2 Tampilan Depan SIPUS ............................................................. 56

Gambar 4.3 Tampilan Penerimaan Tesis ....................................................... 58

Gambar 4.4 Tampilan Daftar Penerimaan Tesis ............................................ 59

Gambar 4.5 Tampilan Ijin Publikasi .............................................................. 60

Gambar 4.6 Tampilan Digitasi ....................................................................... 61

Gambar 4.7 Cap Hak Milik Perpustakaan ..................................................... 63

Gambar 4.8 Cap Inventarisasi ........................................................................ 64

Gambar 4.9 Label Tesis ................................................................................. 66

Gambar 4.10 Tampilan Inventarisasi ............................................................. 66


commit to user

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Permohonan Magang

Lampiran 2. Surat Keterangan

Lampiran 3. Surat Balasan Magang

Lampiran 4. Surat Tugas

Lampiran 5. Form Penilaian Kuliah Kerja PUSDOKINFO

Lampiran 6. Jumlah koleksi yang sudah di proses tahun 2010

Lampiran 7. Catatan mahasiswa

Lampiran 8. Cap Inventarisasi, cap punggung buku, cap kepemilikan perpustakan

Lampiran 9. Tampilan CDS/ISIS dalam pengolahan Bahan Pustaka

Lampiran 10. Barcode Buku

Lampian 11. Slip Tanggal Kembali

Lampiran 12. Kantong Buku

Lampiran 13. Kartu Buku

Lampiran 14. Statistik Pengunjung Perpustakaan Pusat

Lampiran 15. Formulir Persetujuan Publikasi Tesis

Lampiran 16. Surat Bebas Pinjam dan Penyerahan Tesis

Lampiran 17. Daftar Tesis yang sudah diproses tahun 2010


commit to user

1

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi informasi dari hari ke hari makin maju

dan semakin canggih baik dari segi teknologinya sendiri maupun dalam

penyajian informasi. Dalam era global seperti sekarang ini muncul berbagai

perpustakaan yang menerapkan Teknologi Informasi (TI). Istilah

perpustakaan maya, perpustakaan elektronik, perpustakaan digital dll selalu

menjadi sajian sehari-hari perpustakaan. Bagi sebagian besar perpustakaan

di Indonesia, aplikasi TI seperti di negara-negara yang sudah maju

merupakan suatu tantangan harus dilaksanakan untuk mendukung tuntutan

sebagian pengguna jasa perpustakaan yang memerlukan informasi agar

dapat menemukan informasi yang diperlukan dengan mudah dan cepat.

Menurut Sulistyo Basuki tujuan Kepustakawanan salah satunya adalah informasi. Artinya perpustakaan menyediakan informasi yang diperlukan pengguna jasa layanan perpustakaan. Pemberian informasi ini dilakukan baik atas permintaan maupun tidak diminta. Hal terakhir ini dilakukan bila perpustakaan menganggap informasi yang tersedia sesuai dengan minat dan keperluan pengguna. (Wiji Suwarno, 2007:13).

Otomasi Perpustakaan adalah sebuah sebuah proses pengelolaan

perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI).

Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat

dipercepat dan diefisienkan. Dengan demikian para pustakawan dapat


commit to user

2

2

menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan

perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang sudah

diambil alih oleh komputer. Otomasi Perpustakaan bukanlah hal yang baru

lagi dikalangan dunia perpustakaan. Konsep dan implementasinya sudah

dilakukan sejak lama, namun di indonesia baru populer baru-baru ini setelah

perkembangan Teknologi Informasi di Indonesia mulai berkembang pesat.

Didalam otomasi perpustakaan dibutuhkan software atau perangkat

lunak untuk memudahkan pekerjaan. Dengan menggunakan bantuan

teknologi informasi, proses otomasi dapat dipermudah dengan memasukkan

data pada perangkat lunak pengolah data seperti : CDS/ISIS (WINISIS), MS

Access, MySQL, SIPUS, dan masih banyak lagi. Perangkat lunak ini akan

membantu kita untuk mengelola pangkalan data ini menjadi lebih mudah

karena proses pengindeks-an akan dilakukan secara otomatis dan proses

penelusuran informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat karena

perangkat lunak ini akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita

tentukan.

Pengunaan software otomasi tersebut digunakan untuk pengolahan

bahan pustaka, seperti buku, skripsi, dan tesis dan disertasi. Di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada, pengolahan tesis menggunakan software otomasi

yaitu SIPUS ( Sistem Informasi Perpustakaan ). Penggunaan software

SIPUS dalam pengolahan tesis masih terdapat hambatan dan kendala karena

pengunaan software SIPUS tersebut masih baru.


commit to user

3

3

1.2 Rumusan Masalah

Dalam penyusunan laporan ini penulis mengambil rumusan

masalah antara lain :

1.2.1 Apakah software yang digunakan perpustakaan Universitas Gadjah

Mada dalam pengolahan tesis?

12.2 Bagaimanakah proses atau cara pengolahan tesis dengan

menggunakan Sipus?

1.2.3 Apakah hambatan dan kendala dalam pengolahan tesis?

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan laporan ini adalah :

1.3.1 Untuk mengetahui software yang digunakan perpustakaan Universitas

Gadjah Mada dalam pengolahan tesis.

1.3.2 Untuk mengetahui proses atau cara pengolahan tesis dengan

menggunakan sipus.

1.3.3 Untuk mengetahui hambatan dan kendala dalam pengolahan tesis.

1.4 Metode Pengumpulan Data

Sebelum pengumpulan data, penulis melakukan penelitian atau

Kuliah Kerja PUSDOKINFO pada tanggal 16 februari sampai 31 maret

2011, di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta dengan alamat

Bulaksumur dan Unit II Jln. Simanjuntak Kotak Pos 16, Yogyakarta 55281,


commit to user

4

4

Telp. 0274-513163, 6492641, 6492642, Faks. 0274-513163

http://lib.ugm.ac.id email: [email protected].

Waktu pelaksanaan KKL pada jam kerja di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada pada hari :

Senin – Kamis : 08.00 – 12.00

Istirahat : 12.00 – 13.00

13.00 – 15.00

Jumat : 08.00 – 11.00

Istirahat : 11.00 – 13.00

13.00 – 15.00

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk

penyusunan laporan ini adalah:

1.4.1 Metode Observasi

Adalah teknik pengumpulan data dimana penyedik mengadakan

pengamatan secara langsung (tanpa alat) terhadap gejala – gejala

subyek yang diselidiki, baik pengamatan didalam situasi sebenarnya

maupun didalam situasi buatan yang khusus dilakukan. (Surakhmad,

Winarno:162).

Penulis memperoleh data dengan cara mengamati secara langsung

kegiatan yang menjadi bahasan dalam laporan ini.

1.4.2 Metode Dokumentasi

Adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan

informasi dalam bidang pengetahuan, atau pemberian atau


commit to user

5

5

pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan,

guntingan koran, dan bahan referensi lain) (KBBI, 2001: 272).

Penulis memperoleh data dengan cara mengumpulkan data-data yang

ada dilapangan.

1.4.3 Metode Wawancara

Adalah mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada

responden.( Masri Singarimbun, Sofian Effendi, 1989:191).

Penulis memperoleh data dengan mewawancarai staf perpustakaan

Univesitas Gadjah Mada.

1.4.4 Metode Studi Pustaka

Adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode

pengumpulan data pustaka dan mencatat serta mengolah bahan

penelitian. ( Mestika Zed, 2004:3)

Penulis mengumpulkan bahan-bahan referensi yang berhubungan

dengan perpustakaan dan masalah yang dibahas oleh penulis.


commit to user

6

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI

2.1 TINJAUAN PUSTAKA

2.1.1 Pengertian Perpustakaan

Definisi perpustakaan menurut Naskah RUU :

Perpustakaan adalah mengumpulkan pengetahuan tercetak dan terekam, mengelolanya dengan cara khusus guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunanya melalui beragam cara interaksi pengetahuan. (Naskah Awal RUU Perpustakaan No 43 2007).

Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, tercetak dan terekam, secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunanya untuk keperluan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. (Revisi 1 RUU Perpustakaan No 43 2007).

Perpustakaan dalam bahasa Arab disebut maktabah,

bibliotheca (B.Italia), bibliotheque (B.Perancis), bibliothek

(B.Jerman), bibliotheek (B.Belanda). perpustakaan merupakan

sistem informasi yang dalam prosesnya terdapat aktivitas

pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan penyajian.

Bahan informasi ini antara lain bahan cetak, non cetak, maupun

bahan lainnya yang merupakan produk intelektual maupun artistik

manusia.(Lasa HS,2009:262).


commit to user

7

6

2.1.2 Pengertian otomasi

Otomasi perpustakaan, merupakan alat bantu untuk

mempertahankan dan meningkatkan kinerja layanan perpustakaan.

Dengan penerapan otomasi perpustakaan, berbagai tugas dan

pekerjaan yang tadinya dikerjakan dengan tangan atau secara manual

(manually), sekarang bisa dikerjakan dengan mesin. Alat bantu

mesin tersebut, terdiri dari teknologi informasi dan komunikasi.

Menurut Muharti (2004), penerapan TI di perpustakaan

dapat difungsikan dalam bentuk:

1. Sebagai Sistem Infomasi Manajemen Perpustakaan

Kegiatan atau pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan

sistem informasi perpustakaan, antara lain pengadaan,

katalogisasi, sirkulasi koleksi, serta pengelolaan data anggota

dan stastik. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk

otomasi perpustakaan.

2. Sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan

menyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dalam format

digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering

dikenal dengan perpustakaan digital.

Menurut Cochrane (1995:31) tujuan otomasi perpustakaan adalah:

a. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan. b. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan. c. Membantu menghindarkan duplikasi kegiatan di perpustakaan.


commit to user

8

6

d. Menghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan.

e. Memperluas jasa perpustakaan. f. Memberi peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan dan g. Meningkatkan efisiensi.

Di dalam Otomasi Perpustakaan pada dasarnya terdiri dari 3

(Tiga) bagian atau komponen,yaitu :

1. Pangkalan Data

Setiap perpustakaan umum atau khusus pasti tidak akan

terlepas dari proses pencatatan koleksi. Tujuan dari proses ini

untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan

kemudian mengorganisirnya dengan menggunakan kaidah-

kaidah ilmu perpustakaan. Dengan menggunakan bantuan

teknologi informasi, proses ini dapat dipermudah dengan

memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti :

CDS/ISIS (WINISIS), MS Access, Sipus. . Perangkat lunak ini

akan membantu kita untuk mengelola pangkalan data ini

menjadi lebih mudah karena proses pengindeks-an akan

dilakukan secara otomatis dan proses penelusuran informasi

akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat karena perangkat

lunak ini akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita

tentukan.


commit to user

9

6

2. User / Pengguna

Sebuah sistem otomasi tidak terlepas dari pengguna

sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator

sebagai pengelola sistem.

3. Perangkat Otomasi

Perangkat otomasi yang dimaksud disini adalah perangkat

atau alat yang digunakan untuk membantu kelancaran proses

otomasi.

Perangkat ini terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu :

a. Perangkat keras

Perangkat keras adalah sebuah komputer dan alat

bantunya seperti Printer, Barcode, Scanner, dsb. Sebuah

komputer sudah cukup untuk digunakan didalam memulai

proses otomasi pada kalangan instansi perpustakaan kecil.

Sedangkan untuk perpustakaan besar maka pasti

diperlukan beberapa komputer dan pelengkapnya agar

pelayanan kepada pengguna menjadi lancar.

b. Perangkat lunak

Perangkat lunak adalah perangkat lunak berupa

instruksi yang memberitahu perangkat keras untuk

melakukan tugas tertentu. Perangkat lunak ini berupa

kode-kode perintah/syntax atau prosedur yang dibuat


commit to user

10

6

secara khusus sehingga menghasilkan output bagi

penggunanya.

Ada 3 (tiga) cara untuk memperoleh perangkat lunak

ini, antara lain :

1) Membangun sendiri dengan bantuan seorang

developer perangkat lunak.

2) Menggunakan perangkat lunak gratis atau

opensource, misalnya : CDS/ISIS, WinISIS, KOHA,

SIPUS, dsb. Perangkat lunak ini bisa didapatkan dari

internet karena didistribusikan secara gratis kepada

kalangan perpustakaan. Walaupun gratis perangkat

lunak ini masih banyak kekurangan dan masih harus

dimodifikasi lebih lanjut agar memenuhi kebutuhan

di tempat kerja.

3) Membeli perangkat lunak komersial beserta training

dan support-nya yang dibangun oleh pihak ketiga.

Perangkat lunak komersial, merupakan hasil riset

pengembangnya dan mudah untuk

diimplementasikan karena hanya perlu dilakukan

perubahan fitur sedikit atau tidak sama sekali.

Training dan Support selama beberapa periode

waktu juga akan diberikan oleh vendor secara penuh


commit to user

11

6

sehingga pengguna dapat langsung menggunakan

tanpa harus bersusah payah lagi.

2.2 LANDASAN TEORI

2.2.1 Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan adalah suatu unit kerja dari suatu badan atau

lembaga tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa

buku-buku maupun non buku ( nonbook material ) yang diatur

secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan

sebagai sumber informasi bagi setiap pemakainya ( Wahyu dan

Ahmad, 2008: 143).

Sebuah perpustkaan mempunyai ciri – ciri dan persyaratan

tertentu, seperti (1) adanya ruangan gedung, yang digunakan untuk

perpustakaan, (2) adanya koleksi bahan pustaka / bacaan dan sumber

informasi, (3) adanya petugas yang menyelenggarakan dan melayani

pemakai, (4) adanya masyarakat pembaca, (5) adanya sarana dan

prasarana yang diperlukan, (6) adanya suatu sistem atau mekanisme

tertentu ( Sutarno NS, 2003 : 8 ).


commit to user

12

6

2.2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang

terdapat di lingkungan lembaga pendidikan seperti, universitas,

insitut, sekolah tinggi, akademi, dan lembaga perguruan tinggi

lainnya. Perpustakaan Perguruan Tinggi dibentuk untuk memenuhi

kebutuhan informasi sivitas akademika perguruan tinggi yang

bersangkutan, yaitu mahasiswa dan dosen (Rachman Hermawan dan

Zulfikar Zen, 2006: 33).

Secara umum tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah

menunjang tri dharma Perguruan Tinggi,yaitu penyelenggaraan

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Secara

khusus adalah untuk membantu para dosen dan mahasiswa, serta

tenaga kependidikan di perguruan tinggi itu dalam proses

pembelajaran.

2.2.3 Pengertian Pengolahan Bahan Pustaka

Menurut Sumardji, 1978:11 Pengolahan adalah kegiatan

mengolah berbagai macam bahan koleksi yang diterima

perpustakaan berupa buku, majalah, buletin, laporan, skripsi/thesis,

penerbitan pemerintah, surat kabar, atlas, manuskrip, dan lain

sebagainya agar menjadi dalam keadaan siap untuk:


commit to user

13

6

a. Diatur pada tempat-tempat tertentu,

b. Disusun secara sistematis sesuai dengan sistem yang

berlaku,

c. Dipergunakan oleh siapa saja yang memerlukan ( para

pengunjung perpustakaan ).

Pengolahan koleksi (bahan pustaka) merupakan proses

penyiapan koleksi untuk dapat dilayankan ke pengguna. Pengolahan

koleksi buku (bahan pustaka), seperti berikut :

1. Inventarisasi

Tahap pertama pengolahan koleksi buku (bahan pustaka)

adalah mendaftar koleksi yang baru datang (inventarisasi). Tahap

inventarisasi ini mencatat identitas setiap buku yang dimiliki oleh

perpustakaan, seperti :

a. Tanggal pemesanan

b. Tanggal penerimaan

c. Tanggal pembayaran

d. Tanggal inventaris

e. Nomor inventaris

f. Judul

g. Pengarang

h. Edisi

i. Kota terbit


commit to user

14

6

j. Penerbit

k. Tahun terbit

l. Jumlah eksemplar

m. Bahasa

n. Asal

o. Harga satuan

p. Keterangan.

Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal –

hal berikut:

a. Pemberian cap perpustakaan

Cap perpustakaan merupakan cap resmi

perpustakaan sebagai pemilik koleksi. Setiap

perpustakaan dapat meletakkannya pada halaman-

halaman tertentu yang sudah dipilih. Letak cap

perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada

tempat yang sama untuk setiap koleksi agar dapat

menjadi ciri khas perpustakaan.

b. Pemberian cap inventaris

Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan

tentang nama instansi, tanggal, nomor inventaris. Cap

tersebut dapat diletakkan pada halaman judul atau

halaman akhir buku.


commit to user

15

6

c. Pemberian nomor inventaris

Nomor inventaris merupakan serangkaian kode

yang terdiri dari angka, atau campuran angka dan huruf,

yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi

yang dimiliki perpustakaan. Pemberian nomor

inventaris sebaiknya secara berkelanjutan. Setiap

koleksi hanya mempunyai nomor inventaris. Pemberian

nomor inventaris dapat dilakukan sesuai dengan

kebutuhan dan kebijakan setiap perpustakaan.

d. Pencatatan ke dalam basis data inventaris

Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris

merupakan proses memasukkan nomor inventaris ke

dalam basis data inventaris. Database inventaris dapat

digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah

koleksi suatu perpustakaan, untuk mengetahui status

koleksi yang bersangkutan, seperti buku hilang atau

diganti dengan yang baru, dan untuk membuat laporan

stastik.

2. Katalogisasi

Katalogisasi merupakan proses pembuatan daftar

keterangan lengkap suatu koleksi yang disusun berdasarkan

aturan tertentu.


commit to user

16

6

Katalogisasi mencakup 2 hal, yaitu :

a. Katalogisasi subjek

Katalogisasi subjek biasanya dikaitkan dengan

tajuk subjek maupun bagan klasifikasi.

1) Subjek dan tajuk subjek

Subjek adalah tema atau topik suatu koleksi. Di

dalam buku, terdapat sumber – sumber yang dapat

digunakan untuk menentukan subjek buku, seperti :

a) Judul buku

b) Kata pengantar

c) Daftar isi

d) Pendahuluan

e) Bibliografi

f) Membaca sebagai teks

Tajuk subjek adalah kata, istilah, atau frase yang

digunakan pada katalog dalam perpustakaan untuk

menyatakan tema atau topik suatu bahan pustaka. Ada

2 jenis tajuk subjek, yaitu:

a) Tajuk utama adalah tajuk yang terdiri dari satu

atau lebih subjek.

b) Tajuk tambahan adalah tajuk yang terdiri dari

satu subjek disertai dengan satu atau lebih aspek

(persoalan yang dikaji secara khusus).


commit to user

17

6

2) Klasifikasi bahan pustaka

Klasifikasi adalah pengelompokan yang

sistematis daripada sejumlah objek, gagasan, buku,

atau benda – benda lain ke dalam kelas atau golongan

tertentu berdasarkan ciri – ciri yang sama

(Hamakonda dan Tairas, 2002). Klasifikasi yang

banyak digunakan di perpustakaan adalah klasifikasi

berdasarkan isi atau subjek buku.

b. Katalogisasi deskriptif

Katalogisasi deskriptif berarti menyediakan

informasi bibliografi pada berkas katalog (Sulistyo

Basuki, 1991).

1) Penentuan tajuk entri

Tajuk entri ada 2 akses untuk mencari buku –

buku koleksi perpustakaan, yaitu tajuk entri utama

dan tajuk entri tambahan. Tajuk entri utama berarti

tajuk yang terdapat pada awal suatu entry utama,

sedangkan tajuk entri tambahan adalah tajuk yang

terdapat pada awal suatu entri tambahan.

Penentuan tajuk entri utama dan tajuk entri

tambahan sebagai berikut:


commit to user

18

6

a) Karya pengarang tunggal adalah karya yang

disusun atau dikarang oleh seorang

pengarang.

b) Karya pengarang ganda adalah karya yang

disusun atau dikarang oleh dua orang yang

bersama-sama menciptakan suatu tajuk.

c) Karya oleh tiga pengarang adalah bila suatu

karya dikarang oleh sebanyak-banyaknya

tiga pengarang tanpa ada pengarang utama.

d) Karya lebih dari tiga pengarang, bila suatu

karya dikarang oleh lebih dari tiga pengarang

tanpa ada pengarang utama, tajuk ditentukan

oleh judul buku. Entri tambahan dibuat pada

pengarang pertama.

e) Karya terjemahan, bila karya diterjemahkan

ke dalam bahasa lain, tajuk ditentukan pada

pengarang asli. Entri tambahan dibuat pada

penerjemah.

f) Dll.

2) Deskripsi bibliografi

Deskripsi bibliografi merupakan pencatatan data

bibliografi dan koleksi fisik dengan mengikuti

peraturan standar pengatalogan yang berlaku.


commit to user

19

6

3) Katalog perpustakaan

Katalog perpustakaan berarti sistematika daftar

buku atau koleksi yang lain dalam perpustakaan yang

memberi informasi tentang pengarang, judul, edisi,

penerbit, tahun terbit, ciri fisik, isi (subjek), dan lokasi

bahan pustaka tersebut disimpan (Darmono, 2001).

3. Kegiatan pasca katalogisasi

Setelah kegiatan katalogisasi selesai, kemudian memberi

kelengkapan pada buku. Kelengkapan buku yang dipersiapkan

meliputi:

a. Label nomor panggil

adalah lembaran kertas persegi dengan ukuran tertentu

untuk keperluan mencantumkan nomor panggil yang

ditempel pada punggung buku.

b. Kartu buku

adalah kartu berukuran tertentu yang berisi keterangan

– keterangan, seperti : nomor panggil, nama pengarang,

judul buku, nama peminjam, dan nomor anggota

perpustakaan, tanggal pinjam, tanggal kembali, dan tanda

tangan.


commit to user

20

6

c. Kantong kartu buku

adalah kantong yang dibuat dari kertas yang agak tebal

dan berbentuk segitiga atau persegi untuk menyimpan kartu

buku.

d. Blanko/slip tanggal kembali (date due)

adalah blanko/slip yang berisi kolom – kolom yang

diisi nomor anggota perpustakaan dan tanggal kembali.

e. Barcode

adalah kode – kode yang menunjukkan data bibliografi

buku. Barcode dibaca menggunakan barcode reader.

2.2.4 Pengertian Otomasi

Otomasi perpustakaan merupakan layanan perpustakaan

dengan menggunakan teknologi informasi untuk menjalankan sistem

layanan secara otomatis mulai dari usulan koleksi, inventarisasi,

katalogisasi, inventarisasi, sirkulasi, sampai pengelolaan.

Penerapan teknologi informasi di perpustkaan dapat

difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain :

1. Teknologi Informasi digunakan sebagai Sistem Informasi

Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat

diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah

pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka,


commit to user

21

6

pengelolaan anggota, statistik dan sebagainya. Fungsi ini sering

diistilahkan sebagai bentuk aautomasi perpustakaan.

2. Teknologi Informasi sebagai sarana untuk menyimpan,

mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu

pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam

perpustakaan sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam satu sistem informasi, tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang didukung keduanya (Ikhwan Arif, 2003:2,3 dalam buku Teknologi Informasi Perpustakaan).

Manfaat otomasi dengan penerapan Teknologi Informasi

(Wahyu dan Ahmad, 2008:37) :

a. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam

perpustakaan.

b. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna

perpustakaan.

c. Meningkatkan citra perpustakaan.

d. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa

unsur yang saling mendukung ( Wahyu dan Ahmad, 2008:38 – 42 ),

antara lain :


commit to user

22

6

1) Pengguna ( User )

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah

sistem otomasi perpustakaan. Otomasi Perpustakaan baru

bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna,

baik staf maupun anggota perpustakaan

2) Perangkat Keras ( Hardware )

Perangkat keras merupakan sebuah mesin yang

dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi

secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk

menjalankannya. Fungsi perangkat keras untuk

mengumpulkan data dan mengonversinya ke dalam suatu

bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Perangkat

keras otomasi perpustakaan, antara lain komputer,

scanner, digital kamera, dan CD Writer.

3) Perangkat Lunak ( Software )

Perangkat lunak adalah istilah yang digunakan

untuk menggambarkan instruksi – instruksi yang

memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu

tugas sesuai dengan perintah. Perangkat lunak juga sering

diartikan sebagai metode atau prosedur untuk

mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan

pemakai.

4) Network / Jaringan


commit to user

23

6

5) Data

6) Manual / Panduan Operasional

Manual atau panduan operasional disebut kuga

prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang,

menyesuaikan, menjalankan suatu perangkar keras atau

perangkat lunak.


commit to user

24

24

BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS

GADJAH MADA

3.1 Sejarah Berdirinya UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada berdiri pada tanggal 1

Maret 1951, bertempat di Jalan Setjodiningratan menempati gedung yang

sekarang menjadi Hotel Limaran Jalan Panembahan Senopati.

Pada tahun 1959 Perpustakaan Universitas Gadjah Mada pindah ke

Jalan C. Simanjutak menempati gedung Pantja Dharma Sekip Unit V, bekas

gedung Konferensi Kolombo. Sekarang dikenal sebagai Gedung

Perpustakaan Unit II dengan luas bangunan 4.461 m2 dan digunakan untuk

layanan Sirkulasi.

Pada tahun 1975 UGM membangun gedung perpustakaan yang

berlokasi di selatan Kantor Pusat Universitas (KPU) dengan luas bangunan

2.883 m2 dan diresmikan pada tanggal 31 Juli 1975.

Melalui Surat Keputusan Rektor UGM nomor : 200/p/sk/ht/2008

tanggal 9 Mei 2008, Perpustakaan Sekolah Pascasarjana UGM seluas 1.782

m2 disatukan pengelolaannya dibawah Perpustakaan UGM. Mulai 20

September 2010 dibangun 2 unit gedung Perpustakaan UGM.

Dengan demikian sejak tahun 2008 Perpustakaan UGM menempati

3 (tiga) unit gedung yaitu :


commit to user

25

25

1. Gedung Unit I Bulaksumur digunakan untuk kantor

Administrasi Perpustakaan,Pengolahan Bahan Pustaka,

American Corner, IDIS/Word Bank Corner, ruang seminar,

ruang belajar dan akses internet.

2. Gedung Unit II Sekip digunakan untuk Layanan

Sirkulasi,Keanggotaan, Layanan Surat Bebas Pinjam

(Diploma & SI), Sampoerna Corner, Hatta Corner, ruang

belajar dan akses internet.

3. Gedung Unit III Bulaksumur (Academic Resource Center)

digunakan untuk Layanan Terbitan Berkala (cetak&digital),

National Building Corner (NBC), Referensi dan Silang

Layan, Koleksi Tesis/Disertasi,Laporan Penelitian, Makalah

Seminar, Pidato Pengukuhan, ruang belajar, dan akses

internet.

Berikut nama pejabat yang pernah menjabat sebagai Kepala

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sejak tahun 1951 :

a. Woerjarto menjabat kepala perpustakaan dari tahun 1951 –

1955. Beliau termasuk pejuang sekaligus seorang pustakawan

b. Moerjopranoto menjabat kepala perpustakaan dari tahun

1955 – 1967 yang sebelum menjabat kepala perpustakaan,

beliau sebagai wakil kepala perpustakaan,selain menjabat

menjabat sebagai pustakawan beliau juga menjadi asisten

wedana.


commit to user

26

26

c. Soedjatmiko menjabat kepala perpustakaan dari tahun 1967 –

1975 kemudian menjabat lagi pada tahun 1985 – 1986, beliau

termasuk pencetus berdirinya Himpunan Pustakawan

Indonesia Cabang Yogyakarta, selain itu beliau juga sebagai

penggagas adanya penataran atau kursus dibidang

perpustakaan.

d. Dra. Sawitri Soeharto,M.A., menjabat sebagai kepala

perpustakaan dari tahun 1975 – 1985 beliau adalah orang

yang memiliki keinginan kuat untuk mengembangkan

perpustakaan dan membuat citra yang baik akan

perpustakaan, yang mana pada waktu itu perpustakaan adalah

tempat orang-orang terbuang, Ilmu Perpustakaan yang

diperoleh dari University of Wisconsin, Madison USA tahun

1967 ini,ingin ia bagikan kepada para pustakawan dan calon

pustakawan dengan merintis adanya D-II Teknologi

Perpustakaan yang kemudian hari berubah menjadi D-III

Ilmu Perpustakaan.

e. Dra. Murianti, M.L.S. menjabat sebagai kepala perpustakaan

dari tahun 1986 – 1997. Sebelum menjabat Kepala

Perpustakaan UGM beliau menempuh pendidikan S2 ilmu

perpustakaan di University Vaderbilt Nashville Tennessee.

Banyak jabatan yang dipegang oleh beliau terutama pada


commit to user

27

27

tahun 1993 – 1996 menjadi ketua IP&I cabang Yogyakarta,

juga mengajar diberbagai perguruan tinggi di DIY.

f. Dr. drh. Slamet Subagyo menjabat Kepala Perpustakaan

UGM dari tahun 1998 – 2002 sebelum menjabat Kepala

Perpustakaan beliau yang lulusan Program S3 kedokteran

hewan menjabat sebagai Pembantu Dekan III Fakultas

Kedokteran hewan, rela melepaskan jabatannya demi

membangun Perpustakaan UGM sebagai jantungnya

universitas.

g. Drs. Ida Fajar Priyanto, MA. menjabat Kepala Perpustakaan

dari tahun 2002 – sekarang. Beliau adalah orang yang

pertama kali sebagai tenaga honorer yang mampu

menunjukkan prestasi kerja sehingga oleh Rektor UGM

diangkat sebagai Kepala Perpustakaan. Berkat kemampuan

dan kecakapannya dibidang perpustakaan dan teknologi

informasi maka Perpustakaan UGM mengalami

perkembangan yang begitu pesat terutama di bidang

teknologi informasi. Gelar master yang didapat dari Graduate

School of Information and Library Studies, Loughborough

University of Tecnology Loughborough, UK sebagai dasar

beliau mengembangkan Perpustakaan UGM menuju

perpustakaan yang berbasis Teknologi Informasi.


commit to user

28

28

Dengan perubahan status Universitas Gadjah Mada menjadi

Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara/ BHMN, maka berdasarkan

Surat Keputusan Rektor No. 259 / P / SK / HT / 2004, kedudukan

Perpustakaan juga berubah dari Unit Pelaksana Teknis (UPT) menjadi

Unsur Penunjang Universitas (UPU) dan sebagai bagian dari Kantor Pusat

Universitas.

3.2 Visi dan Misi

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sebagai Unsur Penunjang

Universitas, berfungsi memberikan layanan informasi kepada sivitas

akademika UGM dalam rangka mendukung pelaksanaan Tri Dharma

Perguruan Tinggi yang mencakup pendidikan,penelitian, dan pengabdian

kepada masyarakat.

Sebagai Unit Pendukung Universitas, untuk mencapai visi

universitas bertaraf internasional maka visi misi Perpustakaan Universitas

Gadjah Mada adalah :

3.2.1 Visi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

“Memberikan layanan informasi global melalui akses

local untuk mendukung penelitian”.

3.2.2 Misi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

3.2.2.1 Menjadikan perpustakaan bertaraf internasional yang

mendukung universitas penelitian.


commit to user

29

29

3.2.2.2 Menyediakan informasi yang tersedia langsung di

perpustakaan, informasi online, dan informasi “live”

bagi sivitas akademika Universitas Gadjah Mada dan

masyarakat.

3.2.2.3 Membangun Sumber Daya Manusia yang

berwawasan internasional dan mampu memberikan

layanan informasi secara lokal dan global.

3.3 Struktur Organisasi

Berdasarkan Pasal 47 Surat Keputusan Rektor UGM No.

259/P/SK/HT/2004 tentang Organisasi dan Rincian Tugas Kantor

Pimpinan Universitas, Lembaga, Direktorat, Biro, dan Unit Kerja di

lingkungan Universitas gadjah Mada, Struktur Organisasi perpustakaan

Universitas Gadjah Mada sebagai berikut :

Gambar 3.1 Struktur organisasi perpustakaan secara makro di Perpustakaan UGM

Sumber : Buku Panduan Perpustakaan UGM Tahun 2010

REKTOR

Dekan Fakultas

KEPALA PERPUSTAKAAN

Sekretaris

Kepala Bidang Database dan Jaringan

Kepala Bidang Pelayanan


commit to user

30

30

Untuk memenuhi kebutuhan perpustakaan, perlu diangkat

koordinator untuk urusan Kerjasama Kepustakawanan dan Administrasi.

Secara internal, struktur organisasi perpustakaan Universitas

Gadjah Mada sebagai berikut :

Gambar 3.2 Susunan Organisasi Perpustakaan secara mikro di Perpustakaan UGM

Sumber : Buku Panduan Perpustakaan UGM Tahun 2010

Didalam Struktur organisasi perpustakaan ini masing – masing

pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Kepala Perpustakaan yang dijabat oleh Drs. Ida Fajar

Priyanto, M.A., memiliki tanggung jawab:

a. Membuat perencanaan strategi kegiatan-kegiatan

perpustakaan.

b. Mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan

perpustakaan yang ada di lingkungan perguruan tinggi.

c. Menjalin kerjasama dengan instansi terkait baik di

dalam maupun di luar negeri dalam rangka

menyelenggarakan pelayanan perpustakaan.

KEPALA PERPUSTAKAAN

Kabid database & jaringan

Kabid pelayanan

Koord. Kepustakawanan

Koord. Administrasi

Sekretaris


commit to user

31

31

d. Mengelola sumber – sumber informasi penunjang

kegiatan akademik yang ada di lingkungan universitas.

e. Melakukan pembinaan dan usaha pengembangan

sumber daya manusia yang terdiri dari pustakawan dan

pegawai perpustakaan.

f. Membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan.

g. Membuat laporan secara periodic kepada pimpinan

Universitas Gadjah Mada.

2. Sekretaris Perpustakaan Suwardjo,SH. memiliki tanggung

jawab:

a. Mengkoordinasi dan membina pustakawan di

lingkungan perpustakaan.

b. Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatn

kepala bidang pelayanan.

c. Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan-kegiatn

kepala bidang jaringan dan database.

d. Menyusun kegiatan rencana dan anggaran tahunan

perpustakaan.

e. Merencanakan, memonitor, dan mengevaluasi kegiatan

pelayanan perpustakaan se-Universitas.

f. Membuat laporan berkala kepada Pimpinan

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.


commit to user

32

32

g. Menjalankan tugas pimpinan ketika pimpinan sedang

bertugas ke luar kota/luar negeri atau berhalangan

hadir.

h. Atas perintah pimpinan menjalankan tugas-

tugas/kegiatan lain yang dapat mendukung keberhasilan

perpustakaan.

3. Kepala bidang jaringan dan database, Wahyu Supriyanto,

SE., M.Si., memiliki tanggung jawab:

a. Mengkoordinasi sumber daya manusia bidang

teknologi informasi perpustakaan untuk mengelola

sistem dan objek-objek informasi dalam format digital.

b. Melakukan standarisasi format database yang

digunakan di tiap – tiap perpustakaan di lingkungan

database.

c. Merancang infrastruktur jaringan internet dan intranet

di semua perpustakaan di lingkungan Universitas

Gadjah Mada.

d. Meningkatkan dan mengelola informasi dalam jaringan

dan database.

e. Merencanakan software system informasi perpustakaan

terpadu untuk semua perpustakaan di lingkungan

Universitas Gadjah Mada.

f. Membuat laporan berkala ke Pimpinan Perpustakaan.


commit to user

33

33

4. Kepala bidang layanan Drs. Lasa HS.,M.Si memiliki

tanggung jawab:

a. Mengkoordinasi jalannya pelayanan di perpustakaan

pusat, perpustakaan fakultas, perpustakaan lembaga,

dan perpustakaan pusat studi di lingkungan Universitas

Gadjah Mada.

b. Membina, membimbing serta mengarahkan sumber

daya manusia perpustakaan di bidang pelayanan

perpustakaan.

c. Merancang inovasi pelayanan untuk keperluan

kepuasan pemakai serta meningkatkan citra

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada.

d. Membuat usulan pengadaan prasarana untuk keperluan

pelayanan perpustakaan.

e. Mengkoordinasi jalannya pengelolaan dan peningkatan

bahan pustaka.

f. Membuat laporan berkala kepada Pimpinan

Perpustakaan.

3.4 Sumber Daya Manusia

Perpustakaan Universitas Gadjah MAda pada tanggal 1 Januari

2009 didukung oleh 126 orang pegawai yang terdiri dari 114 orang

Pegawai Negeri Sipil dan 12 orang pegawai honorer.


commit to user

34

34

Kemudian 3 (tiga) orang pegawai dari unit lain yang diangkat

menjadi pustakawan, yakni sdr. Sunarno, SIP., MA, Ismulyana, SIP., dan

Sarjona, A.Md., sehingga menjadi 129 orang pegawai.

Pada tahun 2009, 7 orang pegawai honorer diangkat menjadi PNS,

sehingga jumlah pegawai perpustakaan per 31 Desember 2009 ada 129

dengan rincian 124 berstatus PNS dan 5 orang berstatus pegawai honorer.

Jumlah pegawai perpustakaan berdasarkan golongan dapat dilihat

pada table berikut ini.

Tabel.3.1 Data Pegawai Perpustakaan Per 31 Desember 2009

No. Golongan PNS Non PNS Jumlah

1 Golongan I 41 4 45

2 Golongan II 77 1 78

3 Golongan III 6 - 6

Jumlah 124 5 129

`Sumber : Buku Laporan Tahunan Tahun,2009

Kemudian jumlah pegawai perpustakaan dirinci berdasarkan

pendidikan dapat dilihat pada table berikut ini :

Tabel 3.2 Data Pegawai Perpustakaan Menurut Pendidikan

No Pendidikan PNS Honorer Jumlah

1 SLTP&SLTA 44 4 48

2 Diploma Umum 13 0 13

3 Diploma Perpust. 22 0 22

4 S-1 Umum 17 0 17

5 S1- Perpustakaan 10 0 10


commit to user

35

35

6 S – 2 18 1 19

Jumlah 124 5 129

Sumber : Buku Laporan Tahunan Tahun, 2009

Perkembangan Tenaga Kependidikan Perpustakaan

1. Perkembangan Tenaga Pustakawan

Berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara Nomor 132/Kep/M.Pan/12/2002 dan Keputusan

Bersama Kepala Perpusnas RI dan Kepala BKN Nomor 21 dan

23 tahun 2003 tenaga perpustakaan terdiri dari Pustakawan dan

Non Pustakawan

Keadaan per 1 Januari 2009 jumlah pustakawan ada 83

orang pustakawan. Kemudian 3 orang pegawai pindahan dari

unit lain diangkat sebagai pustakawan, sehingga secara

keseluruhan jumlah pustakawan ada 86 orang.

Tabel 3.3 Data Pustakawan UGM Tahun 2009

No. Jabatan Jumlah Ket.

1 Pustakawan Pelaksana 21

2 Pustakawan Pelaksana Lanjutan 23

3 Pelaksana Penyelia 19

4 Pelaksana Pertama 10

5 Pelaksana Muda 7

6 Pelaksana Madya 2

7 Pelaksana Utama 2

Jumlah 86

Sumber : Buku Laporan Tahunan Tahun 2009


commit to user

36

36

2. Perkembangan Tenaga Non Pustakawan

Jumlah pegawai perpustakaan yang berstatus Non

Pustakawan berjumlah 41 orang terdiri dari 36 orang berstatus

PNS dan 5 orang berstatus non PNS ( Pegawai Tidak

Tetap/Honorer ).

Untuk mengembangkan pegawai non pustakawan

disamping diberi kesempatan melanjutkan studi S1 juga diberi

kesempatan mengikuti diklat maupun lokakarya sesuai bidang

tugasnya, seperti pelatihab tenaga kelistrikan, teknisi computer,

pelatihan administrasi keuangan, administrasi pengelolaan asset

dan sebagainya.

3.5 Tugas Pokok

Sebagai Unit Penunjang Universitas, Perpustakaan Universitas

bertugas memberikan layanan informasi kepada sivitas akademika UGM

dalam rangka mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang

mencakup pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Berbagai aktivitas yang dilakukan Perpustakaan UGM meliputi :

a. Memberikan layanan informasi sesuai kebutuhan sivitas akademika

dan masyarakat umum.

b. Mengembangkan layanan informasi sesuai kebutuhan masyarakat

dan perkembangan teknologi.

c. Menerbitkan sarana penelusuran informasi.


commit to user

37

37

d. Menyelenggarakan bimbingan pengguna perpustakaan.

e. Menyelenggarakan pelatihan bidang informasi dan perpustakaan.

f. Mengadakan, mengolah, dan memelihara koleksi untuk memelihara

koleksi untuk memenuhi kebutuhab informasi sivitas akademika.

Sesuai dengan Surat Keputusan Rektor UGM Nomor:

259/P/SK/HT/2004 tugas pokok Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

adalah:

a. Membuat perencanaan strategis kegitan-kegiatan perpustakaan.

b. Mengkoordinasi semua kegiatan pelayanan perpustakaan yang ada

di lingkungan perguruan tinggi.

c. Menjalin kerjasama dengan instansi terkait baik di dalam maupun

di luar negeri dalam rangka menyelenggarakan pelayanan

perpustakaan.

d. Mengelola sumber-sumber informasi penunjang kegiatan akademik

yang ada di lingkungan universitas.

e. Melakukan pembinaan dan usaha pengembangan sumber daya

manusia yang terdiri dari pustakawan dan pegawai perpustakaan.

f. Membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan.

g. Membuat laporan secara periodik kepada pimpinan Universitas

Gadjah Mada.


commit to user

38

38

3.6 Koleksi Perpustakaan UGM

Koleksi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada meliputi koleksi

cetak dan non cetak. Koleksi cetak berupa buku teks, buku referensi,

majalah, jurnal, dan surat kabar. Koleksi non cetak berupa CD, disket,

kaset, jurnal, dan database online.

Saat ini Perpustakan UGM didukung koleksi buku teks sebanyak

114.294 eksemplar, penerbitan pemerintah 6.536 eksemplar, laporan

penelitian 24.925 eksemplar, tesis 4.689 eksemplar, disertasi 78

eksemplar, makalah seminar 6.262 eksemplar, majalah/jurnal 55.497

eksemplar, kliping 290 eksemplar, dan lebih dari 4.000 judul database

jurnal online.

3.7 Fasilitas Perpustakaan

Dalam rangka usaha menjadikan perpustakaan bertaraf

internasional, saat ini Perpustakaan UGM telah melakukan upaya

pembenahan tata kerja dan tata ruang, sehingga pengguna perpustakaan

lebih merasa nyaman.

Dengan digabungnya gedung eks perpustakaan sekolah pasca

sarjana ke dalam perpustakaan universitas, maka pengguna perpustakaan

lebih nyaman, karena tersedia ruang belajar ber AC dengan fasilitas hotspot,

sehingga disamping tersedia computer yang dimanfaatkan untuk mengakses

internet secara gratis, mahasiswa dapat mengakses internet dengan

membawa laptop sendiri.


commit to user

39

39

Jumlah komputer untuk mengakses internet yang disediakan secara

gratis di tiga gedung perpustakaan ada 74 komputer. Disamping itu, 30 buah

monitor model lama diganti dengan monitor LCD, penambahan fasitilas

hotspot untuk pengguna internet dengan laptop dan mendesain ulang tata

ruang dan lingkungan perpustakaan agar pengguna merasa nyaman dana

betah di perpustakaan.

Jumlah computer dan internet seluruh perpustakaaan dilingkungan

Universitas Gadjah Mada tercatat ada 322 buah, CD Romada 20.773 judul

atau 21.295 keping.

Luas ruang perpustakaan universitas seluas 10.017 m2, sedangkan

luas ruang perpustakaan fakultas seluas 10.946 m2. Dengan demikian luas

seluruh perpustakaan di lingkungan Universitas seluas 20.963 m2.

3.8 Layanan Perpustakaan

3.8.1 Jam Layanan

Layanan Perpustakaan UGM diatur sebagai berikut

Senin – Kamis : 07.30 – 12.00

Istirahat : 12.00 – 13.00

13.00 – 20.00

Jumat : 07.30 – 11.00

Istirahat : 11.00 – 13.00

13.00 – 20.00

Sabtu : 07.30 – 12.00


commit to user

40

40

3.8.2 Macam Layanan

3.8.2.1 Layanan Keanggotaan

Seluruh sivitas akademika UGM yang terdaftar secara

resmi berhak menjadi anggota perpustakaan. Setiap anggota

akan diberi kartu pinjam/kartu anggota setelah melakukan

aktivasi atau pendaftaran ulang. Bagi masyarakat umum

dari luar UGM dapat memanfaatkan layanan dan fasilitas

Perpustakaan UGM dengan mendaftarkan diri dan akan

memperoleh kartu baca atau surat izin masuk.

Syarat pendaftaran anggota :

a) Menunjukkan kartu mahasiswa yang berlaku

b) Mengisi formulir yang tersedia

c) Menyerahkan 2 foto berwarna ukuran 2x3 cm

d) Membayar beaya aktivasi (dipungut sekali selama

menjadi mahasiswa UGM)

3.8.2.2 Layanan Sirkulasi

Sivitas akademika yang memiliki kartu anggota yang

akan meminjam buku teks dapat dilayani di ruang sirkulasi

Gedung Unit II Sekip. Jumlah buku yang dapat dipinjam

oleh seorang anggota adalah 14 eks, terdiri dari 10 eks

dilantai II (Sirkulasi) dan 4 eks dilantai III (Hatta Corner)

dalam jangka waktu 10 hari kerja dan dapat diperpanjang


commit to user

41

41

sekali selama 10 hari. Keterlambatan pengembalian

pinjaman dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang

berlaku.

Bagi anggota dari luar UGM, setelah mendapat surat

ijin masuk dapat meminjam buku untuk dibaca

ditempat.Apabila menghendaki Fotokopi koleksi dapat

dilayani melalui petugas perpustakaan.

3.8.2.3 Layanan Surat Bebas Pinjaman Pustaka (SBPP)

Diploma & S1

Surat Bebas Pinjam Pustaka (SBPP) dilayani di Unit 2

Sekip, diberikan kepada mereka yang akan

wisuda/yudisium, dan hanya berlaku untuk satu kali wisuda.

Syarat memperoleh SBPP:

1. Anggota Perpustakaan

a. Menyerahkan Kartu Anggota Perpustakaan/Kartu

Pinjam

b. Mengisi formulir pengecekan peminjaman

c. Membayar biaya administrasi

2. Non Anggota Perpustakaan

a. Menyerahkan 1 lembar fotokopi Kartu Mahasiswa

b. Mengisi formulir pengecekan peminjaman

c. Membayar biaya administrasi.


commit to user

42

42

3.8.2.4 Layanan Sampoerna Corner

Layanan di gedung Unit II Sekip ini menyajikan

buku-buku kewirausahaan, kepribadian, ekonomi,

psikologi, agama dan bisnis. Disini juga tersedia fasilitas

internet, CD, dan TV Kabel.

3.8.2.5 Layanan Hatta Corner

Koleksi ini berasal dar koleksi almarhum

Mr.Mochammad Hatta wakil presiden RI pertama yang

dikelola oleh yayasan hatta / Hatta Foundation. Berdasarkan

perjanjian kesepakatan antara Universitas Gadjah Mada dan

Yayasan Hatta No.1898/P / KS / 2006 Tanggal 20 Mei 2006

pengelolaan perpustakaan Hatta diserahkan kepada UGM

yang selanjutnya menjadi Hatta Corner. Koleksi Hatta

Corner terdiri dari buku dan majalah dalam berbagai bidang

dan bahasa, yang sekarang bertempat di perpustakaan UGM

Unit II lantai III.

3.8.2.6 Layanan Referensi dan Silang Layan

Layanan ini menyediakan koleksi referensi. Buku-

buku terbitan pemerintah, bimbingan pengguna literatur

sekunder, dan juga silang layanan antar perpustakaan


commit to user

43

43

perguruan tinggi sebagai pendudukung penyususnan karya

tulis ilmiah maupun karya akademik,yang berada di

perpustakaan UGM Unit III (Akademic Resource Center/

ARC).

3.8.2.7 Layanan Terbitan Berkala dan Jurnal

Layanan di gedung ARC ini menyajikan surat kabar,

majalah, jurnal cetak maupun digital/e-journal. Koleksi

terbitan berkala dapat dibaca di tempat atau difotokopi.

Disini juga melayani bimbingan akses e-journal/ e-books.

3.8.2.8 Layanan Nation Building Corner / NBC

Untuk menumbuhkan dan memperkokoh

nasionalisme, layanan ini menyajikan koleksi buku dan

video tentang Indonesia meliputi kepahlawanan, tokoh,

kebudayaan, bahasa, ekonomi, kepribadian, geografi, dan

sejarah.

3.8.2.9 Layanan tesis/ disertasi dan karya ilmiah

Layanan ini menyajikan tesis/disertasi baik cetak

maupun digital dari tahun 2002 sampai sekarang yang dapat

diakses melalui jaringan local. Tesis/disertasi cetak dapat

dibaca di Perpustakaan UGM unit III. Disamping itu juga


commit to user

44

44

disajikan koleksi laporan penelitian, pidato pengukuhan,

dan makalah-makalah seminar.

3.8.2.10 Layanan Penerimaan tesis/disertasi dan bebas pinjaman

pustaka S2/S3

Bagi mahasiswa pascasarjana diwajibkan

menyerahkan Tesis/Disertasi dalam bentuk hardcopy

(tercetak) dan softcopy (CD Tesis/Disertasi dalam format

PDF) ke Unit 3 Bulaksumur, sebagai syarat memperoleh

Surat Bukti Penyerahan Tesis/Disertasi. Softcopy yang

diserahkan isinya sama persis dengan tercetaknya, untuk itu

perlu diperhatikan bagian berikut:

1. Bookmarks telah diisi sesuai naskah tesis,

2. Halaman Pengesahan telah ditandatangani oleh

pejabat berwenang dan juga telah dibubuhkan

stempel,

3. Halaman Pernyataan telah ditandatangani penulis.

3.8.2.11 Layanan Indonesian Development Information

Service/IDIS Corner

Di IDIS Corner tersedia buku-buku terbitan Bank

Dunia. Mulai tahun 2006 World Bank Corner ini

ditingkatkan menjadi World Bank IDIS (Indonesia


commit to user

45

45

Development Information Services), sehingga rutin akan

menerima publikasi terbaru dari World Bank Headquarters

di Wanshington DC dan memperoleh akses online data base

resources, termasuk World Development Indicators Online,

Global Development Indicators Online dan World Bank

eLibrary untuk memperoleh data statistic seluruh dunia dan

publikasi online lainnya.

3.8.2.12 Layanan American Corner

Di American Corner tersedia buku, jurnal, DVD,

VHS, CD ROM dan kaset bahasa yang meliputi aspek

sosial, ekonomi, politik, dan kebudayaan Amerika dan

fasilitas internet.

3.8.2.13 Layanan Internet

Pada saat ini di setiap ruang pelayanan Perpustakaan

UGM telah tersedia komputer baik untuk penelusuran,

akses database, maupun internet gratis untuk mahasiswa.

Disamping itu, bagi pengunjung yang membawa

laptop sendiri juga tersedia layanan WIFI, sehingga dapat

melakukan akses internet sendiri.


commit to user

46

46

3.8.3 Layanan Online

Perpustakaan UGM jugs menyediakan layanan pustaka

secara online:

3.8.3.1 E-Book

Perpustakaan UGM telah melakukan downloading e-

book dari SpringerLink Database sekitar 1.500 judul dalam

berbagai bidang. Untuk itu pemustaka dapat mengakses

secara online dengan alamat local: http://lib.ugm.ac.id sub

bagian E-book Library.

3.8.3.2 Koleksi Local Content

Koleksi local content ini terdiri dari makalah umum,

pidato pengukuhan, press release, maupun ringkasan

disertasi. Koleksi ini dapat diakses melalui alamat:

http://lib.ugm.ac.id --- Koleksi Digital

http://lib.ugm.ac.id/digitasi/.

3.8.3.3 Katalog Induk

Pemustaka dapat mengakses koleksi buku teks yang

dimiliki oleh perpustakaan pusat, perpustakaan fakultas,

perpustakaan lembaga, maupun perpustakaan pusat studi di

lingkungan UGM melalui katalog induk ini. Katalog Induk


commit to user

47

47

ini dapat diakses secara online oleh publik dengan alamat:

http://lib.ugm.ac.id Sub bagian Katalog Induk.

3.8.3.4 Jurnal online

Pemustaka dapat mengakses database e-journal yang

dilanggan antara lain:

a. Science Direct Agricultural Collection

Database ini berisi jurnal-jurnal ilmiah yang

bermanfaat bagi fakultas-fakultas Pertanian,

Teknologi Pertanian, Kehutanan, Biologi, Kedokteran

Hewan, dan Perternakan.

b. SpringerLink

Database ini berisi berbagai macam bidang antara

lain bidang social, pertanian, teknologi, dan lainnya.

c. JSTOR

Database ini berisi berbagai backfiles artikel

jurnal-jurnal internasional yang bermanfaat bagi

mereka yang berkecimpung dalam bidang ekonomi

dan bidang sosial.

d. EBSCO Index

Database ini berisi berbagai macam informasi

untuk bidang sosial.


commit to user

48

48

e. Academic Search Complete (ASC)

Database ini diterbitkan EBSCO Publishing yang

merupakan upgrade dari Academic Search Premier

yang telah dilanggan sejak tahun 2003 berisi lebih

banyak jurnal online bila dibandingkan dengan

Academic Search Primier/ ASC. ASC berisi 1.329

jurnal fulltext, 781 ISI, Science Citation Index, 198

agricola, 579 Biological Abstract, 788 CAB Abstract,

255 Chemical Abstract, 398 E.I Compendex, 334

GeoRef, 599 Inspec, dan 2.543 Scopus.

f. I-library

Database ini berisi artikel-artikel karya dosen-

dosen UGM yang diterbitkan oleh jurnal-jurnal

dilingkungan UGM, antara lain: Agritech, Agro

Ekonomi, Berkala Ilmiah Biologi, Berkala Ilmu

Perpustakaan dsn Informasi, Berkala MIPA, Berkala

Penelitian Pasca Sarjana, Buletin Kehutanan/Forestry

Bulletine, Buletin Peternakan, Buletin Psikologi,

Buletin Fakultas Kedokteran Hewan, Forum Teknik,

Jurnal Filsafat, Humaniora FIB, Jurnal Jurusan Fisika,

Jurnal Pendidikan Kedokteran & Profesi Kesehatan,

Jurnal Psikologi, Mimbar Hukum, The Indonesian

Journal of Geography, Warta Pengabdian.


commit to user

49

49

g. IEEE Computer Society

Database ini berisi jurnal-jurnal dalam bentuk

digital yang sangat bermanfaat bagi pendidikan

maupun mahasiswa dibidang komputer.

h. Business Periodicals Ondisc Global Edition (BPO

Global/ABI/INFORM)

Database dalam bidang ekonomi dan bisnis ini

menyajikan berbagai artikel ilmiah meliputi

akuntansi, pemasaran, sumber daya manusia,

keuangan, manajemen umum, teori ekonomi, ekonomi

pembangunan, dan lainnya.

i. AAAS (American Association for The Advancement

of Science)

Database ini menyajikan artikel-artikel jurnal

terkenal yang diterbitkan oleh American Association

for The Advancement of Science.

3.9 Anggaran Perpustakaan

3.9.1 Anggaran Dana DIPA

Alokasi anggaran DIPA untuk perpustakaan ditentukan oleh

universitas yang dipergunakan untuk pengadaan bahan pustaka, dan

fasilitas perpustakaan. Anggaran DIPA tahun 2009 ± sebesar Rp


commit to user

50

50

1.128.000.000,00 (Satu Milyar seratus dua puluh delapan juta

rupiah).

3.9.2 Anggaran Dana Masyarakat

Anggaran dana masyarakat untuk perpustakaan pusat (tidak

termasuk perpustakaan fakultas) yang disetujui oleh MWA sebesar

Rp 492.200,00 (Empat ratus sembilan puluh dua ribu dua ratus

rupiah). Alokasi anggaran tersebut digunakan untuk mendukung

kegiatan peningkatan pelayanan perpustakaan, penambahan fasilitas

perpustakaan, penerbitan Media Informasi dan Berkala Ilmu

Perpustakaan dan Informasi, serta untuk meningkatkan kemampuan

pustakawan.

3.10 Pengguna Perpustakaan

Pengguna perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah semua

sivitas akademik di Universitas Gadjah Mada dan dari luar Universitas

Gadjah Mada bias menggunakan fasilitas perpustakaan dengan membuat

surat ijin masuk perpustakaan dengan biaya Rp. 2.000,00 tetapi tidak

meminjam buku.


commit to user

51

51

3.11 Kerjasama

3.11.1 Kerjasama Kepustakawan

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada mengadakan

kerjasama di bidang perpustakaan baik dalam bentuk

penyelenggaraan pelatihan, magang maupun bentuk kerjasama

lainya,

Disamping pelatihan Pusdokinfo yang dilaksanakaan secara

rutin setiap tahun, Perpustakaan UGM juga melayani pelatihan

secara incidental atas permintaan lembaga yang berminat.

Dalam rangka kerjasama antar perguruan tinggi, Universitas

Gadjah Mada merupakan salah satu anggota forum kerjasama

perpustakaan perguruan tinggi negeri (FKP2N). Sampai saat ini

perguruan tinggi yang telah tergabung dalam FKP2N ada 32

Perguruan Tinggi Negeri seluruh Indonesia.

3.11.2 Kerjasama Antar Lembaga

Perpustakaan UGM mengadakan kerjasama dengan

perpustakaan – perpustakaan lain baik perguruan tinggi negeri

maupun swasta, kerjasama tingkat nasional, regional, maupun

internasional.

Secara nasional, Perpustakaan UGM banyak melaksanakan

kerjasama dengan Perpustakaan Daerah, Perpustakaan Perguruan

Tinggi dan Perpustakaan lainnya.


commit to user

52

52

Secara regional ditingkat ASEAN, perpustakaann UGM adalah

anggota dari AUNILO (ASEAN University Network Inter-Library

online). Kerjasama ini diharapkan dapat meningkatkan tukar menukar

informasi antar universitas yang teribat dalam bidang sumber

informasi akademik digital dan meningkatkan sumber informasi

kampus.

Institusi yang masuk dalam AUNILO tersebut antara lain Royal

University of Phnom Penh (Cambodia), Gadjah Mada Universitu

(Indonesia), National Universityof Laos, Universiti Malaya, Universiti

Sains Malaysia (Malaysia), University of Yangon (Myanmar), De LA

Salle Univertity (Philipines), Nanyang University (Thailand),

Chulalongkon University (Thailand), Vuet Nan National University

(Hanoi), dan Viet Nam National (Ho Chi Minh).


commit to user

53

53

BAB IV

PENGGUNAAN SOFTWARE OTOMASI DALAM

PENGOLAHAN TESIS

4.1 Software yang digunakan dalam Pengolahan Tesis di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada

Sistem otomasi adalah software yang beroperasi berdasarkan

pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Software adalah

sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data

elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau

instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. Melalui sofware atau

perangkat lunak inilah suatu komputer dapat menjalankan suatu perintah.

Di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada sistem otomasi yang

digunakan adalah software SIPUS ( Sistem Informasi Perpustakaan). Sipus

dalam rancangan awalnya untuk mengintegrasikan sistem-sistem yang ada di

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. Didalam Sipus tersebut terdapat :

a. Modul pengolahan ( Buku, data-data, digital, tesis, disertasi, dll)

b. Layanan ( Digilib, ETD ( Elektonic Theses and Dissertations)).

Software Sipus merupakan sistem informasi manajemen yang

digunakan untuk mengelola informasi perpustakaan yang terintegrasi mulai dari


commit to user

54

54

sub modul pengadaan, pengatalogkan, pengawasan sirkulasi, OPAC, sampai

dengan pengelolaan laporan.

Di perpustakaan Universitas Gadjah Mada, penggunaan software Sipus

ini sudah digunakan untuk pelayanan sirkulasi di unit 2 dan di unit 3 untuk

pengolahan tesis. Sebelum menggunakan Sipus ini pengolahan tesis

menggunakan software WINISIS/ISIS.

Untuk pengolahan tesis, Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

menggunakan Sipus ini, tapi dalam pencarian data atau katalog masih

menggunakan WINISIS/ISIS sehingga setelah pengolahan data tesis data

tersebut dikonversikan ke WINISIS/ISIS.

Penggunaan software Sipus ini sangat membantu pustakawan dan

menghemat waktu karena menu-menu dan pesan yang ada di dalam software

Sipus ini menggunakan bahasa Indonesia, sehingga penggunaan software Sipus

ini dapat dilakukan dengan mudah dan pustakawan tidak mengalami kesulitan

dalam menggunakannya.

4.2 Proses atau Cara Pengolahan Tesis dengan Menggunakan Sipus

Pengolahan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan di

perpustakaan yang bertujuan untuk melakukan pengaturan bahan pustaka yang

tersedia agar dapat disimpan menurut susunan tertentu serta mudah ditemukan


commit to user

dan

2008

Lang

4.2.1

digunakan

8:i )

Dalam

gkah-langka

1 Login

disesua

langka

n oleh peng

m pengolah

ahnya sebag

Langkah a

aikan deng

ah pustakaw

Masuk

Masuk

Tekan

gguna perp

han tesis

gai berikut:

awal yang p

gan kebutuh

wan dalam lo

kkan userna

kkan passw

n buttom log

T

pustakaan (

dengan m

perlu dilaku

han pustak

ogin:

ame pada fi

word

gin

Gambar 4.Tampilan Lo

( Yuyu Yu

menggunakan

ukan adalah

awan masi

eld Usernam

.1 ogin

ulia dan B.

n software

h login. Log

ing-masing.

me.

55

55

.Mustafa,

e Sipus.

gin disini

Berikut


commit to user

Di halam

1)

2)

3)

Tampilan

man Depan S

ARC : tam

Sipus, anta

ijin publika

Laporan S

tesis.

Profil Pen

pengguna,

pustakawan

Gambar 4.n halaman d

Sipus terseb

mpilan-tam

ara lain, pen

asi, digitasi,

Statistik : h

ngguna :

yang d

n atau admin

.2 depan Sipus

but terdapat

mpilan untuk

nerimaan te

invertarisa

hasil pengo

untuk me

dimaksud

nistrator.

3 menu, ya

k menggun

sis dan dise

asi.

olahan data

engetahui p

disini a

56

56

aitu:

nakan

ertasi,

a-data

profil

adalah


commit to user

57

57

4.2.2 Penerimaan Tesis

Setiap mahasiswa S2 yang akan wisuda harus menyerahkan

tesis yang berupa hardcopy (tercetak) dan softcopy (CD Tesis dalam

format PDF).

Hardcopy (tercetak) dengan ketentuan :

a. Halaman pengesahan ditandatangani pembimbing dan

diberi cap Fakultas/Sekolah Pasca Sarjana.

b. Halaman pernyataan ditandatangani oleh mahasiswa

yang bersangkutan.

Softcopy (CD Tesis dalam format PDF) dengan ketentuan :

a. Tesis

1) Isi sama dengan yang ada di Hardcopy termasuk

Halaman Pengesahan (discan), Halaman

Pernyataan (discan), dan Abstract dan Intisari.

2) Bookmarks.

b. Ringkasan Tesis dalam Bahasa Inggris (Summary)

1) Susunan : Halaman Cover, Persetujuan, Abstract,

Isi Ringkasan dan Daftar Pustaka.

2) Bookmarks

c. Naskah Publikasi

1) Susunan : Halaman Judul, Persetujuan, Abstract,

Isi Naskah Publikasi dan Daftar Pustaka.


commit to user

2)

Keteranga

1) NIU

dik

ma

2) Tel

3) Jud

4) Jen

5) Sub

6) No

) Bookma

Tampi

an :

U : ditulis b

klik kiri ata

ahasiswa dan

lepon : ditu

dul : ditulis

nis : Jenis in

byek : di kli

omor : dituli

arks.

Gambar 4.an Penerim

berdasarkan

au di enter

n program s

lis nomor m

berdasarkan

ni berdasark

ik ya.

is berdasark

.3. aan Tesis

n Nim maha

untuk mem

studinya.

mahasiswa b

n judul tesis

kan data yan

kan nomor t

asiswa, kemu

munculkan

bersangkuta

s.

ng ada yaitu

terakhir.

58

58

udian

nama

an.

u tesis.


commit to user

4.2.33 Ijin Pu

Perpus

atau d

formul

7) Per

ma

8) Ke

ublikasi

Ijin publik

stakaan Uni

disertasi ke

lir persetuju

riode wisud

ahasiswa.

emudian di c

Tampilan

kasi adalah

iversitas Ga

e internet.

uan publikas

da : ditulis

cetak.

Gambar 4.Daftar Pene

menu yang

adjah Mada

Sebelumny

si tesis/dise

berdasarka

.4 erimaan Tes

g digunakan

a untuk me

ya mahasis

rtasi.

an bulan w

sis

n untuk men

mpublikasik

swa S2/S3

59

59

wisuda

ngijinkan

kan tesis

mengisi


commit to user

Keteranga

1) NIU

dik

ma

2) Jud

3) Jen

tes

4) Ma

sur

5) Sek

terd

bol

Tamp

an :

U : ditulis b

klik kiri ata

ahasiswa dan

dul : ditulis

nis : Jenis

is.

ateri yang

rat pernyata

kuritas : i

dapat dua p

leh diunduh

Gambar 4.pilan Ijin Pu

berdasarkan

au di enter

n program s

berdasarkan

ini berdasa

boleh di d

aan yang dib

ijin yang

pilihan yait

h dan dibaca

.5 ublikasi

n Nim maha

untuk mem

studinya.

n judul tesis

arkan data

download :

buat oleh ma

diperbolehk

tu hanya b

a.

asiswa, kemu

munculkan

s.

yang ada

ini berdas

ahasiswa.

kan mahas

oleh dibaca

60

60

udian

nama

yaitu

arkan

siswa,

a dan


commit to user

4.2.44 Digita

atau b

dapat d

6) Di

me

7) Ke

asi

Digitasi ad

iasa disebu

dijelaskan d

Keteranga

CD

kemudi

publish

empublikasi

emudian disi

dalah prose

ut entry data

dengan gam

Ta

an :

D atau so

ian prosesny

setelah :

ikan tesis.

impan.

s memasuk

a. Entry dat

mbar dibawah

Gambar 4.ampilan Dig

oftcopy d

ya sebagai b

ijin ma

kan data-dat

ta dengan m

h ini.

.6 gitasi

dimasukkan

berikut:

ahasiswa u

ta tesis dan

menggunak

terlebih

61

61

untuk

disertasi

kan Sipus

dahulu,


commit to user

62

62

1) NIU : Nomor induk mahasiswa, ditulis berdasarkan

Nim mahasiswa, kemudian diklik kiri untuk

memunculkan nama mahasiswa dan judul

tesis/disertasi,dan jenisnya (Tesis/Disertasi).

2) Pembimbing : Ditulis menurut pembimbing

tesis/disertasi yang bersangkutan.

3) Jenis : Jenis ini berdasarkan data yang ada yaitu tesis.

4) Bahasa : bahasa menurut bahasa tesis tersebut. Biasanya

bahasa Indonesia atau bahasa Inggris.

5) Abstract : abstract mengcopy dari softcopy atau CD

tesis.

6) Intisari : intisari juga mengcopy dari softcopy atau CD

tesis.

7) Keyword : kata kunci yang ditulis berdasarkan keyword

yang ada di abstract atau intisari.

8) Full text: full text browse pada softcopy.

9) Kemudian disimpan.

4.2.5 Inventarisasi

Pengolahan tesis yang terakhir adalah inventarisasi, langkah-

langkah inventarisasi, sebagai berikut :


commit to user

4.2.5.1

4.2.5.2

1 Pemberi

S

cap hak

Pemberia

dan pun

perpustak

2 Cap Inv

inventari

yang ko

inventari

Inv ditul

ditulis be

Bentuk c

sebagai b

ian Cap Ha

etiap tesis

k milik pe

an cap hak

nggung tesi

kaan UGM

Cap

entaris

Setelah pem

is. Cap inve

osong sehi

isasi berisi k

lis berdasar

erdasarkan

cap inventar

berikut :

ak Milik Pe

yang dimil

erpustakaan

milik ini d

is atau dise

untuk peng

Gambp Hak Milik

mberian ca

entaris dilet

ngga tidak

kolom inv,

rkan nomor

keyword a

ris tesis di P

erpustakaa

liki perpust

n sebagai

diletakkan p

ertasi. Ben

golahan tesis

bar 4.7 k Perpustak

ap hak mil

takan di ha

k mengang

label, dan ta

r inventaris

atau kata ku

Perpustakaa

an

takaan UGM

bukti kepe

pada halam

ntuk cap ha

s seperti ber

kaan

ik, tesis di

alaman setel

ggu isi tes

ajuk subyek

, untuk taju

unci di dala

an UGM Yo

63

63

M deberi

emilikan.

man judul

ak milik

rikut ini:

iberi cap

lah judul

sis. Cap

k. Kolom

u subyek

am tesis.

ogyakarta


commit to user

4.2.5.33 Entry da

digitasi. C

ata

Entry data

Cara entry d

a. NIU

berda

kiri

maha

b. No in

disert

1)

2)

GambCap Inv

a di inven

data pada in

: Nomor

asarkan Nim

atau enter

asiswa dan j

nventaris :

tasi contoh

0019 : N

dari 0 sa

dalam satu

H : H

mahasiswa

bar 4.8 ventaris

ntarisasi ini

nventarisasi

r induk m

m mahasisw

r untuk m

udul tesis/d

ditulis no i

0019-H-20

No inventa

ampai kole

u tahun.

Hadiah, kare

a yang lulus

i melanjutk

i sebagai be

mahasiswa,

wa, kemudia

memunculka

disertasi.

inventaris t

11, keterang

aris tesis, d

eksi yang

ena tesis ha

s S2.

64

64

kan dari

erikut :

, ditulis

an diklik

an nama

tesis atau

gan :

diurutkan

terakhir

adiah dari


commit to user

65

65

3) 2011 : Tahun masuk tesis atau tahun

lulus mahasiswa yang bersangkutan.

c. Deskripsi fisik : ditulis berdasarkan bentuk

fisik tesis atau disertasi, contoh : xi, 102 p.,

bibl., ilss., 29 cm., keterangan :

1) xi : halaman tesis dalam romawi

2) 102 p : banyaknya halaman tesis

3) Bibl : tesis tersebut terdapat daftar

pustaka

4) Ilss : tesis tersebut tersebut terdapat

gambar

5) 29 cm : panjang tesis diukur dengan

menggunakan penggaris.

d. Keterangan : pada keterangan dikosongi di isi

dengan tanda (-)

e. Kemudian disimpan.

4.2.5.4 Label

Pemberian label tesis menggunakan no inventaris,

penulisan no inventaris tidak diklasifikasikan berdasarkan

DDC/UDC karena koleksi tesis yang setiap tahun terbit dan

pengklasifikasian dengan menggunakan DDC/UDC


commit to user

mengbut

inventari

tahunnya

dari kaki

tuhkan wak

is ditulis

a. Penempel

i buku. Cont

T

ktu yang l

berdasarka

lan label te

toh label tes

GambLabel

GambaTampilan I

lama, sehin

an nomor

sis dan dise

sis :

bar 4.9 l Tesis

ar 4.10 Invertarisasi

ngga penu

urut tesi

ertasi kira-k

i

66

66

ulisan no

s setiap

kira 5 cm


commit to user

67

67

4.3 Hambatan dan Kendala serta Pemecahan masalah dalam Pengolahan

Tesis dengan menggunakan Sipus

Di dalam pengolahan tesis dengan menggunakan software Sipus di

Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, terdapat beberapa

hambatan atau kendala, antara lain :

1) Dalam pengolahan Tesis dengan menggunakan software

Sipus masih terbilang baru, sehingga software Sipus masih

belum memenuhi semua kebutuhan, seperti fitur delete

yang belum ada, server yang masih mengalami trouble.

2) Jika softcopy atau CD rusak maka tesis harus scan ulang

tesis tersebut, sehingga menyita waktu dan biaya.

3) Untuk katalog tesis masih mengunakan WINISIS/ISIS,

sehinggan harus dikonversikan dari Sipus ke dalam

WINISIS/ISIS.

4) Apabila listrik padam, pekerjaan yang pengolahan tesis ini

terganggu.

Dari hambatan dan kendala dalam pengolahan tesis di Perpustakaan

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, penulis memiliki beberapa

pemecahan masalah, diantaranya :

1) Software Sipus untuk pengolahan tesis masih terbilang

baru, untuk fitur delete harus segera diberikan atau


commit to user

68

68

dibenahi dan untuk server yang sering mengalami trouble

harus segera diperbaiki atau ditambah bagian – bagian

mana yang kurang, sehingga proses pengolahan tesis tidak

mengalami kendala.

2) Untuk softcopy atau CD yang rusak, sebaiknya

pustakawan pada bagian penerimaan tesis harus lebih teliti

dalam menerima softcopy atau CD tersebut dan dicek satu

per satu.

3) Dalam katalog tesis masih mengunakan WINISIS/ISIS,

seharusnya pustakawan atau server sudah membuat

katalog dengan menggunakan software Sipus agar

pekerjaan pustakawan sedikit berkurang.

4) Jika listrik padam, perpustakaan Universitas Gadjah Mada

harus menyediakan generator listrik yang dayanya

memadai.


commit to user

69

69

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dengan selesainya penulisan tugas akhir ini penulis dapat menarik

kesimpulan, antara lain :

5.1.1 Sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada

menggunakan software SIPUS. Software Sipus ini terintegrasi dari

pengadaan, pengatalogkan, pengawasan sirkulasi, OPAC, sampai

dengan pengelolaan laporan. Didalam pengolahan tesis juga

menggunakan software Sipus. Penggunaan software Sipus dalam

pengolahan tesis ini masih cukup baru sehingga masih memiliki

kekurangan yang harus dibenahi.

5.1.2 Langkah – langkah pengolahan tesis dengan menggunakan Sipus

antara lain login, penerimaan tesis dan disertasi, ijin publikasi,

digitasi, dan inventarisasi.

5.1.3 Hambatan – hambatan yang ada di pengolahan tesis seperti fitur

delete yang belum ada, server yang masih mengalami trouble dapat

diselesaikan dengan memberikan fitur tersebut dan dilengkapi

dengan fitur – fitur yang lainnya.


commit to user

70

70

5.2 Saran

Berdasarkan pembahasan yang ada, maka penulis dapat

menyampaikan beberapa saran, antara lain :

5.2.1 Perlunya pelatihan pustakawan untuk penggunaan software Sipus

dalam pengolahan tesis.

5.2.2 Ruangan pengolahan tesis kalau bisa lebih dilebarkan agar dalam

proses pengolahan dan penerimaan tesis tidak terlalu sesak.

5.2.3 Semua karyawan yang berada di Perpustakaan Universitas Gadjah

Mada sebaiknya dibekali ilmu tentang teknologi informasi.


commit to user

DAFTAR PUSTAKA

Buku Panduan Perpustakaan UGM tahun 2010

Eryono, Muh. Kailani. 1999. Pengolahan Bahan Pustaka. Universitas Terbuka: Jakarta.

Hs. Lasa.2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia. Pustaka Book Publisher. Yogyakarta.

Hermawan S, Rachman dan Zulfikar Zen. 2006. Etika Kepustakawanan. Sagung Seto: Jakarta

P Sumardji. 1978. Mengelola Perpustakaan. Kanisius: Yogyakarta.

Singarimbun, Masri dan Sofian Efendi. 1989. Metode Penelitian Survai. LP3ES: Jakarta.

Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Mushin. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan. Kanisius: Yogyakarta.

Sutarno NS.2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Yayasan Obor Indonesia: Jakarta.

Tim penyusun. 2001. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Balai Pustaka. Jakarta.

Yulia, Yuyu dan B.Mustafa. 2008. Pengolahan Bahan Pustaka. Universitas Terbuka: Jakarta.


commit to user

Zed, Mestika. 2004. Metode Penelitian Kepustakaan. Yayasan Obor Indonesia: Jakarta.

Dari Internet

http://rahman.staff.ipb.ac.id/2010/12/07/definisi-perpustakaan/ diakses tanggal 15 Maret 2011, pukul 16:16

http://librarycorner.org/2007/02/28/otomasi-perpustakaan/, tanggal 23 Maret 2011 pukul 09.22

http://file.upi.edu/Direktori/FIP/PRODI._PERPUSTAKAAN_DAN_INFORMASI/MIYARSO_DWI_AJIE/Makalah_a.n_Miyarso_Dwiajie/Hand_Out_%2301_Otomasi_Perpustakaan_pengantar.pdf tanggal 17 april pukul 19:51

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id penggu naan ... · perpustakaan universitas gadjah mada...

Documents