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uso hp mfp digital sending software 4

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uso

hp mfp digital sendingsoftware 4

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hp mfp digital sendingsoftware 4

uso

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Información sobre copyright

© 2004 CopyrightHewlett-Packard Development Company, L.P.

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Adobe® y Acrobat® son marcas comerciales de Adobe Systems Incorporated.

Microsoft®, Windows® y Windows NT® son marcas comerciales registradas en EE.UU. de Microsoft Corporation.

Pentium® es una marca comercial registrada en EE.UU. de Intel Corporation.

Todos los demás productos mencionados en este documento pueden ser marcas comerciales de sus respectivas empresas.

Edition 3, 12/2007

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Contenido

Introducción al envío digital

Acerca de esta guía. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Acerca del envío digital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2Métodos del panel de control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Pasos para realizar un envío

Mediante Digital Sending Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Más información

Tipos de documentos creados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Autenticación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Configuración para la descripción del original . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Configuración de exploración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Resolución de problemas de envío digital

Sistema de ayuda en línea del MFP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Posibles problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

ESWW Contenido iii

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iv Contenido ESWW

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Introducción al envío digital

Acerca de esta guía

Esta guía le servirá para utilizar HP MFP Digital Sending Software (DSS que amplía las posibilidades del envío digital de un periférico multifunción (MFP) HP.

Consulte la guía del usuario suministrada con el MFP para obtener instrucciones acerca de las siguientes tareas:

● Uso del panel de control, del cristal del escáner y del alimentador automático de documentos (ADF)

● Carga del papel

● Resolución de problemas mecánicos (por ejemplo, atascos de papel) y otros problemas no relacionados con el envío digital

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ESWW Acerca de esta guía 1

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Acerca del envío digital

El envío digital es un proceso simple que permite explorar un documento en copia impresa en un MFP y enviarlo directamente a distintos tipos de destino.

● Correo electrónicoEnvíe el documento como archivo adjunto a una o más direcciones de correo electrónico de Internet. Los destinatarios pueden imprimir, guardar y reenviar los documentos que reciban de este modo. También pueden abrir y modificar los documentos en distintos programas según sea necesario.

● FaxEnvíe el documento a uno o más equipos de fax. Los destinatarios reciben el documento como cualquier otro fax.

● CarpetaEnvíe el documento a una o más carpetas de red compartidas. Los usuarios pueden seleccionar un elemento de la lista de carpetas predefinidas o, si se han autenticado, pueden especificar un destino en el panel de control.

● Correo electrónico secundarioEl administrador de DSS define el nombre de la tecla del panel de control en el MFP. Esta característica es idéntica a la función de correo electrónico y utiliza los mismos campos y libretas de direcciones.

● Flujo de trabajoCon los flujos de trabajo, los usuarios de MFP pueden enviar información adicional junto con el documento explorado a una ubicación especificada en la red.

El MFP puede explorar tanto originales en color como en blanco y negro. Los originales se pueden colocar en el cristal o en el ADF. El cristal puede alojar distintos tamaños y tipos de papel, según las posibilidades del MFP de que disponga.

2 Introducción al envío digital ESWW

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Métodos del panel de control

En los distintos modelos de MFP se utilizan métodos diferentes de uso del panel de control: de teclado o de pantalla táctil.

Similitudes entre ambos métodos

Método de tecladoCaracterísticas exclusivas:● Teclado para introducir información,

parecido a un teclado estándar de PC● Botones de flecha para navegar por

los elementos de la pantalla● Botón para seleccionar elementos y

abrir menúsEjemplo:● HP LaserJet 4100mfp

Método de pantalla táctilCaracterísticas exclusivas:● Pantalla táctil para seleccionar opciones

y navegar por los elementos de la pantalla

● Teclado en la pantalla táctil que se muestra cuando es necesario para escribir caracteres alfabéticos

Ejemplo:● HP LaserJet serie 9000mfp

Ejemplo:

● HP LaserJet serie 9500mfp

● Botones INICIAR, DETENER y RESTABLECER para controlar el funcionamiento

● Luces Preparado, Datos y Atención para indicar el estado

● Teclado numérico para escribir números

ESWW Métodos del panel de control 3

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Pasos para realizar un envío

Mediante Digital Sending Software

1 Coloque el documento en el cristal o en el ADF.

2 Seleccione el tipo de destino:

Correo electrónicoFaxCarpetaCorreo electrónico secundarioFlujo de trabajo

Nota El administrador puede cambiar el nombre de correo electrónico secundario del panel de control.

3 Escriba su nombre de usuario y contraseña si se solicita esta información.

Para obtener más información, consulte:� “Autenticación” en la página 6.

4 Escriba la información necesaria para enviar el archivo al destino específico.

5 Opcional. Utilice el botón Configuración para modificar la configuración predeterminada del documento explorado que desea crear (puede por ejemplo cambiar el tipo de formato de archivo).

Para obtener más información, consulte:� “Configuración de exploración” en la página 8.

6 Opcional. Utilice el botón Describir original para modificar la configuración predeterminada (por ejemplo, el tamaño) del documento que desea enviar. Si envía un documento impreso a doble cara, debe describirlo como tal.

Para obtener más información, consulte:� “Configuración para la descripción del original” en la página 7.

7 Pulse INICIAR para que comience el proceso de envío.

8 Una vez terminada la exploración, quite el documento del cristal o del ADF.

Correo electrónico

Rellene los campos De:, Para:, CC:, CCO:, Asunto: y Mensaje:. Su nombre de usuario o dirección de correo electrónico quizá se muestren en el campo De:. Si es así, no será posible modificar esta información.

Fax Rellene el campo Números de fax:.

Carpeta Si se ha autenticado, seleccione un destino de carpeta de la lista o escriba la ruta de la carpeta.

Correo electrónico secundario

Rellene los campos De:, Para:, CC:, CCO:, Asunto:, y Mensaje:. Su nombre de usuario o dirección de correo electrónico quizá se muestren en el campo De:. Si es así, no será posible modificar esta información.

Flujo de trabajo

Seleccione un destino de flujo de trabajo.Escriba la información solicitada para el documento.

4 Pasos para realizar un envío ESWW

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Más información

Tipos de documentos creados

El tipo de documento que cree depende de la opción de envío utilizada (consulte la tabla siguiente). Cada una de las opciones de envío tiene una configuración predeterminada definida por el administrador. Por ejemplo, el formato de archivo predeterminado de los documentos de correo electrónico puede ser .PDF. Puede cambiar la configuración de las opciones de correo electrónico mediante el botón Valores.

Opción de envío

Tipo de documento

Correo electrónico

El documento explorado creado se convierte en un archivo adjunto a un mensaje de correo electrónico. Puede seleccionar el tipo de archivo para el archivo adjunto.

Los archivos de tipo .PDF y .MTIFF crean un solo archivo adjunto para todas las páginas exploradas. Los archivos de tipo .TIFF y .JPEG crean un archivo adjunto de correo electrónico para cada página explorada.

Fax El documento explorado que se crea se convierte en fax.

Las portadas de fax se administran de una de las formas siguientes. Pregunte al administrador cuál es el método que se aplica.

● Se genera una portada de fax automática. El tipo de servicio de fax que se utiliza en la red determina la información incluida en la portada. Normalmente la información identifica el remitente, la fecha y la hora.

● No se genera ninguna portada de fax automática. Para adjuntar una portada al fax, cree una para el documento explorado y colóquela en primer lugar en el documento.

Los archivos de tipo .PDF y .MTIFF crean un solo archivo adjunto para todas las páginas exploradas. Los archivos de tipo .TIFF y .JPEG crean un archivo adjunto de correo electrónico para cada página explorada.

Carpeta El documento se coloca en una carpeta de la red.

Correo electrónico secundario

El documento explorado creado se convierte en un archivo adjunto a unmensaje de correo electrónico. Puede seleccionar el tipo de archivo para el archivo adjunto.

Los archivos de tipo .PDF y .MTIFF crean un solo archivo adjunto para todas las páginas exploradas. Los archivos de tipo .TIFF y .JPEG crean un archivo adjunto de correo electrónico para cada página explorada.

Flujo de trabajo El usuario no selecciona el formato del archivo, sino que lo determina el administrador de la configuración del flujo de trabajo.

ESWW Tipos de documentos creados 5

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Autenticación

La autenticación es una característica de seguridad. Cuando el administrador ha activado la autenticación, debe escribir las credenciales de red para utilizar las características de envío digital del MFP.

Si desea autenticarse para sistemas de red Windows, debe proporcionar la siguiente información:

● Nombre de usuario

● Contraseña

● Dominio

Si desea autenticarse para sistemas de directorios de Novell, debe proporcionar la siguiente información:

● Nombre de usuario

● Contraseña

● Del modo requerido

• Árbol

• Servidor

• Internet

Algunas características de envío digital (correo electrónico y fax) o destinos dentro de una característica (carpetas de red y flujos de trabajo) pueden solicitar la autenticación del usuario. Una vez que el usuario se haya autenticado, no tendrá que volver a hacerlo durante la sesión.

El usuario tendrá que volver a autenticarse en tres situaciones: al seleccionar Cerrar sesión en el panel de control; cuando aparezca un mensaje para seleccionar Continuar o cerrar sesión o al hacer clic en la tecla Restablecer.

6 Más información ESWW

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Configuración para la descripción del original

Utilice el botón Describir original del panel de control para cambiar la configuración del documento que desea enviar. Seleccione las opciones que describan más fielmente el documento (por ejemplo, el tamaño del documento).

Configuración Opciones Descripción

Tamaño CartaLegalLedgerEjec.A3

A4A5B4B5

Las opciones de tamaño disponibles dependen del MFP de que disponga.

Orientación de página

Vertical Esta opción se utiliza cuando el original es un documento con orientación vertical.

Horizontal Esta opción se utiliza cuando el original es un documento con orientación horizontal.

Caras 1 caras Esta opción se utiliza cuando el original sólo contiene información en una cara.

2 caras Esta opción se utiliza cuando el original contiene información en ambas caras.

PáginaContenido

Texto Esta opción se utiliza cuando el original sólo contiene texto en blanco y negro.

Foto Esta opción se utiliza cuando el original es una fotografía o ilustración.

Mezcla Esta opción se utiliza cuando el original contiene sombras de gris, texto e ilustraciones, o combina zonas en color y en blanco y negro.

ESWW Configuración para la descripción del original 7

Page 14: Digital 4345

Configuración de exploración

Utilice Configuración en el panel de control para modificar la configuración del documento explorado que desea crear (por ejemplo, el tipo de archivo).

La configuración de exploración no se aplica a las opciones de envío de fax.

Configura-ción

Opciones Descripción

Color Blanco y negro Esta opción se utiliza cuando el original está en blanco y negro, o cuando se desea enviar un original más complejo en blanco y negro para reducir el tamaño del archivo y el tiempo de transmisión.

Color Esta opción se utiliza cuando el original contiene sombras de gris, texto e ilustraciones, o combina zonas en color y en blanco y negro. Esta opción aumenta el tamaño del archivo y el tiempo de transmisión.

Tipo de archivo

.PDF Configuración predeterminada que ofrece la mayor calidad en textos y gráficos. Los destinatarios deben tener instalado Adobe® Acrobat® Reader en el sistema para poder leer los archivos de este tipo.Cuando se utiliza para Correo electrónico, esta opción crea un archivo adjunto que contiene todas las páginas incluidas en la exploración.

.TIFF Tipo de archivo estándar que se puede abrir con distintos programas de software y que el destinatario puede modificar. Cuando se utiliza para Correo electrónico, esta opción crea un archivo adjunto para cada una de las páginas incluidas en la exploración.

.MTIFF Archivo .TIFF de más de una página que guarda varias páginas exploradas como un único archivo. Los archivos se pueden abrir con distintos programas de software y el destinatario los puede modificar. Cuando se utiliza para Correo electrónico, esta opción crea un archivo adjunto que contiene todas las páginas incluidas en la exploración.

.JPEG Tipo de archivo que se puede visualizar mediante un navegador de Internet. Los archivos se pueden abrir con distintos programas de software y el destinatario los puede modificar. Cuando se utiliza para Correo electrónico, esta opción crea un archivo adjunto para cada una de las páginas incluidas en la exploración.

Resolución Las siguientes opciones están disponibles:● 75 PPP

● 150 PPP● 200 PPP

● 300 PPP

Tamaño del archivo

Las siguientes opciones están disponibles:● Pequeño● Estándar

● Grande

Mejora Las siguientes opciones están disponibles:● Nitidez● Quitar fondo

8 Más información ESWW

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Resolución de problemas de envío digital

Esta sección contiene información para ayudarle a solucionar problemas que surjan al utilizar la opción de envío digital del MFP.

Póngase en contacto con el administrador si necesita más ayuda.

Sistema de ayuda en línea del MFP

El MFP contiene un sistema de ayuda en línea con instrucciones para solucionar los problemas habituales. Para tener acceso a la ayuda, pulse ? en el panel de control.

ESWW Sistema de ayuda en línea del MFP 9

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Posibles problemas

Problema Acción que se debe llevar a cabo

El envío digital no funciona. ● Compruebe que el MFP esté encendido.

El MFP no aceptala contraseña.

● Compruebe que la contraseña sea correcta.

● Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Compruebe que esté escribiendo la contraseña con la combinación correcta de mayúsculas y minúsculas.

La calidad de imagen es mala.

● Si las páginas exploradas salen en blanco, o contienen patrones repetidos, compruebe que no haya otra página en el cristal.

● Compruebe que la posición del documento que desea enviar sea correcta en el ADF o en el cristal.

● Asegúrese de que el cristal esté limpio. Si el cristal está sucio, límpielo con un paño suave y seco.

Cuando se utiliza el ADF, el MFP carga varias hojas a la vez, inclina los papeles o se atasca con frecuencia.

● Consulte la guía de asistencia del MFP para tomar las medidas correctas.

Una transmisión de correo electrónico no ha llegado a la dirección de destino.

● Si ha escrito la dirección de correo electrónico en el panel de control, reenvíe el mensaje tras comprobar que ha escrito la dirección correctamente y con el formato adecuado (sin espacios, con el signo @ y con los puntos necesarios).

● Reenvíe el mensaje. Compruebe que el nombre en el campo De: tenga el formato correcto para que el mensaje no sea rechazado y para que reciba un mensaje si hay un error en la transmisión.

● Si el problema persiste, póngase en contacto con el administrador.

Una transmisión de fax no ha llegado al equipo de fax de destino.

● Si ha escrito el número de fax en el panel de control, reenvíe el documento, pero no sin antes comprobar que haya escrito el número correctamente.

● El equipo de fax receptor quizá esté desconectado o tenga algún problema (por ejemplo, falta de papel o tóner). Póngase en contacto con el destinatario.

● El sistema quizá esté ocupado enviando otros faxes o esperando para volver a marcar otros números de fax. También es posible que el sistema haya llegado al límite máximo de transmisiones de fax pendientes. Espere e inténtelo de nuevo.

● Para obtener información acerca de la transmisión, compruebe las notificaciones de fax que se hayan devuelto (por ejemplo, notificaciones por correo electrónico en la bandeja de entrada o informes de transacción impresos, si están disponibles con el servicio de fax).

● Vuelva a enviar el fax.● Si el problema no se soluciona, póngase en contacto con el administrador

para que compruebe el registro del transporte de fax que se utiliza. Con frecuencia, los registros contienen información acerca de las causas de una transmisión de fax incorrecta.

La parte inferior de una página enviada está cortada.

● Si se ha enviado desde el cristal, la página del documento quizá sea demasiado larga. Consulte la guía de asistencia del MFP para obtener información acerca de la longitud máxima.

10 Resolución de problemas de envío digital ESWW

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