digital archives managment & concept
TRANSCRIPT
การบรหารจดการ เอกสารจดหมายเหต (ดจทล)
บญเลศ อรณพบลย รองผอ านวยการฝายบรการความรทางวทยาศาสตรและเทคโนโลย
ส านกงานพฒนาวทยาศาสตรและเทคโนโลยแหงชาต
http://www.thailibrary.in.th, http://stks.or.th
http://facebook.com/boonlert.aroonpiboon
จดหมายเหต - Archive
• A collection of historical documents or records providing information about a place, institution, or group of people.
• Repository holding documents or other material, usually those of historical and/or rare value.
http://en.wikipedia.org/wiki/Archive
จดหมายเหต - Archive
• The documentary by-product of human activity maintained for their long-term value.
http://www.ica.org
เอกสารจดหมายเหต ส านกหอจดหมายเหตแหงชาต
“ขอมลทกรปแบบทหนวยงานผลตขนใชในการปฏบตงาน แตสนกระแสการปฏบตงานแลว และไดรบการประเมนวามคณคา
ในฐานะเปนขอมลชนตนทแสดงถงการด าเนนงานและพฒนาการของหนวยงานนนๆ ซงมความส าคญตอประวตศาสตรของประเทศ ทงนหมายรวมถงเอกสารสวนบคคลทรบมอบจากบคคลส าคญหรอทายาทดวย”
เอกสารจดหมายเหต ถอเปนหลกฐานชนตนส าหรบใชเปน หลกฐานอางองทางประวตศาสตรดานการบรหารงานของหนวยงานของ
รฐ และเปนมรดกทางวฒนธรรมของชาตทบรรจความทรงจ า และพฒนาการทกๆ ดานของบานเมอง
เอกสารจดหมายเหต พระราชบญญตจดหมายเหตแหงชาต พ.ศ. ๒๕๕๖
เอกสารทส นกระแสการใชงานและไดรบการประเมนคณคาควรแกการเกบรกษาและอนรกษไวเพอเปนมรดกทางวฒนธรรมดานประวตศาสตรของชาต และเพอประโยชนในการศกษา การคนควา หรอการวจย ซงกรมศลปากรไดจดท าทะเบยนไวเปน
เอกสารจดหมายเหต
เอกสารจดหมายเหต ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ
• ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526
• ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ฉบบท 2 พ.ศ.2548
• หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร ขนบธรรมเนยมจารตประเพณ สถต หลกฐาน หรอเรองทตองใชส าหรบศกษาคนควา หรอหนงสออนในลกษณะเดยวกน ใหเกบไวเปนหลกฐาน ทางราชการตลอดไปหรอตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ก าหนด
• ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๐ ป นบจากวนทไดจดท าขนทเกบไว ณ สวนราชการใด พรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๐ ป ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท ๓๑ มกราคม ของปถดไป
จดหมายเหต
เอกสารจดหมายเหต พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ.2540 หมวด ๔ เอกสารประวตศาสตร มาตรา ๒๖ ขอมลขาวสารของราชการทหนวยงานของรฐไมประสงคจะเกบรกษาหรอมอายครบก าหนดตามวรรคสองนบแตวนทเสรจสนการจดใหมขอมลขาวสารนน ใหหนวยงานของรฐสงมอบใหแกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรหรอหนวยงานอนของรฐตามทก าหนดในพระราชกฤษฎกา เพอคดเลอกไวใหประชาชนไดศกษาคนควา ก าหนดเวลาตองสงขอมลขาวสารของราชการตามวรรคหนงใหแยกประเภท ดงน (๑) ขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๔ เมอครบเจดสบหาป (๒) ขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๕ เมอครบยสบป ก าหนดเวลาตามวรรคสอง อาจขยายออกไปไดในกรณดงตอไปน (๓) หนวยงานของรฐยงจ าเปนตองเกบรกษาขอมลขาวสารของราชการไวเองเพอประโยชนในการใชสอย โดยตองจดเกบและจดใหประชาชนไดศกษาคนควาตามทจะตกลงกบหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร (๔) หนวยงานของรฐเหนวา ขอมลขาวสารนนยงไมควรเปดเผย โดยมค าสงขยายเวลาก ากบไว เปนการเฉพาะราย ค าสงการขยายเวลานนใหก าหนดระยะเวลาไวดวย แตจะก าหนดเกนคราวละหาปไมได การตรวจสอบหรอทบทวนมใหมการขยายเวลาไมเปดเผยจนเกนความจ าเปน ใหเปนไปตามหลกเกณฑและวธการทก าหนดในกฎกระทรวง บทบญญตตามมาตราน มใหใชบงคบกบขอมลขาวสารของราชการตามทคณะรฐมนตรออกระเบยบก าหนดใหหนวยงานของรฐหรอเจาหนาทของรฐจะตองท าลายหรออาจท าลายไดโดยไมตองเกบรกษา
ขอมลขาวสารของราชการ
• สงทสอความหมายใหรเรองราวขอเทจจรง ขอมล หรอสงใดๆ ไมวาการสอความหมายนนจะท าไดโดยสภาพของสงนนเองหรอโดยผานวธการใดๆ และไมวาจะไดจดท าไวในรปของเอกสาร แฟม รายงาน หนงสอ แผนผง แผนท ภาพวาด ภาพถาย ฟลม การบนทกภาพหรอเสยง การบนทกโดยเครองคอมพวเตอร หรอวธอนใดทท าใหสงทบนทกไวปรากฏได
• ทอยในความครอบครองหรอควบคมดแลของหนวยงานของรฐ ไมวาจะเปนขอมลขาวสารเกยวกบการด าเนนงานของรฐหรอขอมลขาวสารเกยวกบเอกชน
ประเภทของเอกสารจดหมายเหต
• เอกสารจดหมายเหตประเภทลายลกษณอกษร (Textual Archives)
• เอกสารโสตทศนจดหมายเหต (Audio–Visual Archives)
• เอกสารจดหมายเหตประเภทแผนท แผนผง (Cartographic Archives)
• เอกสารจดหมายเหตประเภทวสดคอมพวเตอร (Machine - Readable Archives)
• เอกสารจดหมายเหตตาม พรบ. ขอมลขาวสารของราชการ
• เอกสารจดหมายเหตตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ
• เอกสารจดหมายเหตสวนบคคล
เอกสารจดหมายเหตประเภทลายลกษณอกษร
• เอกสารทสอความหมายเนอหาดวยลายลกษณอกษร ไมวาจะเปนตวเขยน หรอตวพมพ
• เอกสารโตตอบ
• เอกสารประชม
• แผนงาน
• โครงการ
• รายงาน
• บทความ
• ฯลฯ
เอกสารโสตทศนจดหมายเหต
• เอกสารทสอความหมายดวยภาพหรอเสยง
• ภาพถาย
• ฟลมเนกาตฟ
• สไลด
• โปสเตอร
• ปฏทน
• บตรอวยพร
• แถบบนทกเสยง
• แถบบนทกภาพ
• ฟลมภาพยนตร
• ฯลฯ
เอกสารจดหมายเหตประเภทแผนท แผนผง
• แผนท
• แผนผง
• แบบแปลน
• พมพเขยว
• ฯลฯ
เอกสารจดหมายเหตประเภทวสดคอมพวเตอร
• เอกสารทบนทกขอมลและคนหาขอมลทบนทกไวนนดวยเครองคอมพวเตอร
• ดสกเกตท
• ซด
• วซด
• ดวด
• ฯลฯ
รปแบบของเอกสารจดหมายเหต ... ณ วนน
Traditional Format
• สงพมพ
• ภาพถาย
• แผนท
• วตถตางๆ
Born-Digital Format
• เอกสารทสรางดวยโปรแกรมคอมพวเตอร • Microsoft Office
• Adobe PhotoShop
• เอกสารทสงออก (Export) หรอแปลง (Convert) จากตนฉบบดจทล • PDF
• ภาพถายจากกลองถายภาพดจทล
• สอมลตมเดย
รปแบบของระบบจดหมายเหต ... ณ วนน
Personal Digital Archive
• บคคล
• หนวยงาน
• เนนน าเสนอ
• เกบรายละเอยด
• บนทก “ปม” ประจ าวน
Digital Archive
• คลงจดเกบตามระบบ • ระบบปด • ระบบเปด
• ระบบบรหาร • น าเขาขอมลจาก Personal
Digital Archive • จดหมวดหม
• ลบ • เผยแพรสาธารณะ
• เผยแพร • สบคน • Visualization • Timeline
แนวคดใหมของการบรหารจดการ “จดหมายเหต”
• ไมตองรอเวลา ... 25 ป 30 ป
• เอกสารวนน สามารถประเมนคณคาการเปนจดหมายเหต ไดทนท
• ด าเนนการบรหารจดการ “เอกสารทประเมนคณคา” แลว
คนหารวบรวมเอกสาร
ประเมนเอกสาร
ด าเนนการแปลงดจทล
ใหขอมล น าเขาระบบ
สรางเอกสาร
ประเมนเอกสาร
ใหขอมล น าเขาระบบ
ลกษณะเฉพาะของเอกสารจดหมายเหต จดแสดง และอธบายแบบ “กลม หรอภาพรวม” ไมใชรายชน
Hall of Frame
http://www.oaep.go.th/50YearsOAEP/Main50Years.html
Personal Digital Archive
• Social Media/Social Networking
• Blog
• Wiki
• Timeline
กระบวนการบรหารจดการ
ระบบ / สถานท
เอกสารจดหมายเหต
เอกสารจดหมายเหตของทาน ??????
• ประเดนพจารณา
• รปแบบทตองการด าเนนการ
• เปาหมาย
• กฎหมาย/กฎระเบยบทเกยวของ
• งบประมาณ
• ทมงาน
• ความรความสามารถดานเทคนคคอมพวเตอร
• การประเมนจากคณคาของเอกสาร
• ดานกฎหมาย
• ดานการบรหาร
• ดานการเงน
• ดานวชาการ
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ Machine Readable
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ
Z39.5 OAI-PMH
XML Services
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ Word
PDF PDF/A ฝงฟอนต
Word ฝงฟอนต
JPG High Quality
Z39.5 OAI-PMH
XML Services
Raw Data : Storage & Backup System
Digital Archives
Management System
Document Management
System
Digital Library / IR – Institutional
Repository / Digital Repository
/ Research Repository / KM
ระบบปด ระบบเปด Data Exchange & Interoperability ?
ระบบเอกสารดจทลตางๆ Word
PDF PDF/A ฝงฟอนต
Word ฝงฟอนต
JPG High Quality
Z39.5 OAI-PMH
XML Services
Metadata for Digital Collections
Library Museum Archive eLearning
Data Structure MARC, DC CDWA EDA, ISAD(g) DC
Data Content AACR2, RDA CCO DACS LOM
Data Format XML XML XML XML
Data Exchange Z39.5, OAI OAI OAI OAI
Software
เฉพาะ
• ICA AtoM
• Archivon
• Collectives
อนๆ
• Joomla
• Wordpress
• Dokuwiki
• MediaWiki
• DSpace
• Omeka
• Drupal
กระบวนการบรหารจดการ
• ประเภทของทรพยากร นยาม ลกษณะเฉพาะ ฟอรแมต
• การไดมา ลขสทธ
• กระบวนการด าเนนการ
• ความยงยน
• การเผยแพร
ประเดนทควรใสใจ
• สอดจทลไมไดก าหนดมาตรฐานรวมกน
• การท างานซ าซอน เสยเวลา
• ระบบคลงดจทล ไมรองรบมาตรฐาน
• การละเมดลขสทธ • Software, Content, Font,
Image
การสแกนเอกสารดวย Scanner
• เลอกเครองสแกนเนอรใหเหมาะสมกบประเภทของเอกสาร
• สวมใสถงมอขณะด าเนนการ
• ก าหนดคา Config ของ เครองสแกนเนอรใหอย ในระดบสง
• Resolution มากกวา 300 dpi
• โหมดส CMYK/RBG/Grey
• บนทกในฟอรแมต
• TIFF
• Best Quality JPG
• PNG
• เกบขอมลไวหลายส าเนา
การสแกนเอกสารดวย Scanner
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการสแกน
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการตดขอบ/หมน
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการ Retouch + เอกสาร PDF ตนฉบบ
การสแกนเอกสารดวย Scanner กระบวนการเอกสาร PDF เผยแพร
การบรหารจดการ Born-Digital Media
• เอกสารจาก Microsoft Office
สรางเอกสารแบบ Style
ก าหนด Metadata
บนทกเอกสารแบบฝงฟอนต
สงออกเปน PDF/A
การบรหารจดการ Born-Digital Media
• ภาพถายดจทล
ตงคาวน/เวลาของกลองถายภาพดจทล
ถายภาพดวยคา Config ในระดบสง
น าภาพมาบนทก IPTC, XMP Metadata
EXIF, IPTC, XMP
แนวทางการด าเนนการจดหมายเหต
• แนวทางท 1
• ด าเนนการในรปแบบหอเกยรตยศ
• การจดแสดง + สอดจทล
• แนวทางท 2
• ด าเนนการจดท าสงพมพจดหมายเหตหนวยงาน หรอเหตการณส าคญๆ
• เพมการน าเสนอในรปแบบ eBook, ePub
• แนวทางท 3
• ด าเนนการจดท าจดหมายเหตดจทลหนวยงาน หรอเหตการณส าคญ
• ใชเครองมอในกลม Blog โดยใหความส าคญกบ “วน/เวลาทของเหตการณ”
• น ากระบวนการของจดหมายเหตตาม “พรบ./ระเบยบทเกยวของมาผสมผสาน”
• แนวทางท 4
• ด าเนนการทกรปแบบ โดยก าหนดกรอบ ขอบเขตเรอง และระยะเวลาด าเนนการเปนระยะ