digitalni ured

DIGITALNI URED

Juro IvančićAna Leko

Juro Ivančić i Ana Leko

Digitalno uredsko poslovanje odnosi se na digitalnu izradu , obradu, prijenos i pohranu poslovnih informacija. (A, Kliment, B.Knežević, V. Srića, 2003.)

Područja značajna za izradu digitalnog ureda su :• Standardizacija poslovnih komunikacija• Digitalna izrada pisanih poslovnih komunikacija• Digitalna obrada poslovnih podataka


STANDARDI ILI NORME U IZRADI POSLOVNIH KOMUNIKACIJA

Proces izrade poslovnih komunikacija tekao je u smjeru:

1) racionalizacije poslovnih procesa 2) normiranja ili standardizacije poslovnih

procesa


Standardi ili norme se donose na više razina i postoje:1) nacionalne - Njemačka je prva u svijetu uvela DIN-

norme (Deutsche Indusri-Normen), a formati papira su u uporabi od 1936. godine. Najpoznatiji instituti za nacionalne standarde ili norme su: ANSI (SAD), BSI (Velika Britanija), DIN (Njemačka) te ON (Austrija). U Republici Hrvatskoj formiran je 1991. godine Državni zavod za normizaciju i mjeriteljstvo-DZNM. Zadatak zavoda je predlaganje i propisivanje hrvatskih normi-HRN.


2) europske i internacionalne - od europskih instituta najznačajniji su CEN, ETSI, CEPT, CENELEC

3) međunarodne norme i standardi - od međunrodnih instituta najznačajniji su ICC, ISO, IEC, ITU.


NORME ZA FORMATE PAPIRA• Danas se rabe slijedeće dimenzije papira: 1) A-format (1189*841 mm)-rabi se za tiskanje

knjiga,novina i poslovnih papira 2) B-format (1414*1000 mm) –koristi se za

izradu knjiga i obrazaca 3) C-format (1294*917 mm)- upotrebljava se

za izradu vrećica i omotnica.


• Veličine poslovnih papira dobivaju se od A-formata, dijeljenjem na jednake dijelove, pri čemu je osnovna veličina papira označena brojem 0.


• A4 ili tzv. veliki format (opširnija poruka, priopćivanje važnog sadržaja)

• A5 (memorandum) rabi se za kraće poruke ili obavijesti • Praksa je kreirala još jedan format između formata A i

A5 tzv. veliki memorandum (2/3 A4), koji se koristi za pisanje srednjih poruka

• Dopisnica A6 rabi se za kraće obavijesti koje nisu poslovna tajna.

• A7-posjetnica koja se rabi prilikom uspostavljanja poslovnih kontakata.


• B-formati rabe se za tiskanje knjiga, časopisa i u kompjuterskoj obadi.Izrađuju se kao perforirani blokovi u veličinama B4, B5, B6. Služe za automatiziranu izradbu poslovnih komunikacija i dokumentacije kao što su npr. računi, dostavnice itd. Kad se od obrasca otkine perforirani rub, dobiva se veličina A-formata


• Dijeljenjem C formata dobivaju se omotnice ili kuverte

• Omotnice služe za otpremu dopisa koje sadrže poslovne informacije. Osim toga one zaštićuju pismo da se ne ošteti i ne uprlja. Omotnice su i sredstvo ekonomske propagande, pa je stoga važan njihov izgled.


NORME ZA IZRADBU POSLOVNOG PAPIRA

• Odabir kvalitetnog papira• Poslovni papir DIN-forme za A-4 format je podjeljen na

slijedeći način: 1) podaci o trgovačkom društvu i skraćena adresa

adresanta 2) adresa primatelja i pozivni znakovi 3) ”predmet” 4) oznake gdje treba saviti papir te oznaku granica pisanja

komunikacije


STRUKTURA POSLOVNE KOMUNIKACIJE• A - temeljni podaci o poduzeću• B - mjesto i datum• C - adresa primatelja• D - predmet• E - oslovljavanje• F - sadržaj poslovne komunikacije• G - pozdrav• H-potpis• I- način otpreme• J – raspored kopija• K-dopisak ili post scriptum


NORME ZA OBLIKOVANJE POSLOVNIH KOMUNIKACIJA

• Estetski izgled poslovne komunikacije postiže se između ostalog i vizualizacijom teksta koju možemo postići na više načina, i to:

1) vodoravnim rasporedom poruke 2) okomitim rasporedom poruke 3) pisanjem u ulomcima, isticanjem teksa 4) promjenom oblika pisma 5) pisanjem u boji

DIGITALNA IZRADA PISANIH POSLOVNIH KOMUNIKACIJA

Standardizacija – omogućuje jednostavnije i brže odvijanje poslovanja svih tržišta u okviru jedne zemlje i na globalnom tržištu.

Automatizacija - se postiže programiranom digitalnom obradom poslovnih procesa koja se postiže integracijom teksta poslovnih komunikacija i različitih podataka iz baze podataka poduzeća.


Zaključak

• Predloškom se unaprijed određuje struktura, izgled i oblik dokumenta.

• Vrijeme izrade poslovnih pisama korištenjem predložaka znatno se skraćuje a jednom izrađeni predložak može se koristiti za izradu beskonačno mnogo pisanih poslovnih komunikacija.

• Tako će se omogućiti slanje poslovnih komunikacija istoga sadržaja na veći broj poslovnih partnera


DIGITALNA OBRADA POSLOVNIH PODATAKA• skeniranje • prerekognicija (priprema)• rekognicija (prepoznavanje) -optičko prepoznavanje

standardiziranih znakova, inteligentno prepoznavanje nestandardiziranih znakova, prepoznavanje markiranih obrazaca

• postrekogniciju prepravke


ELEKTRONIČKI OBRASCI• izravan unos poslovnih

promjena u bazu podataka poduzeća bez posrednih predradnji

• obrada u stvarnome vremenu• tijekom unošenja podataka na

elektroničkom obrascu može se izvršavati automatizirana kontrola prema zadanim uvjetima

• mnoštvo drugih prednosti

Zaključak

Digitalni ured služi za povećanje učinkovitosti i brzine obavljanja klasičnih uredskih poslova te omugućuju ostvarenje bržeg i jeftinijeg protoka informacija unutar poduzeća, te između poduzeća i okoline. Digitalni ured je temelj za ostvarivanje mobilnog i vitualnog rada.

Literatura: 1. A.Kliment, B.Knežević, V.Srića, Uredsko poslovanje – Strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija nakladništvo d.o.o., Zagreb, 2003.

digitalni ured

Documents