[digite uma citação do documento ou o resumo de um ponto ... · 1. 0 ibrati.org.br [digite uma...

1. 0

Ibrati.org.br

[Digite uma citação do documento ou o

resumo de um ponto interessante. Você

pode posicionar a caixa de texto em

qualquer lugar do documento. Use a guia

Ferramentas de Desenho para alterar a

formatação da caixa de texto de citação.]

1. 1

Ibrati.org.br

Manual Prático Usuário Portal RH

1. 2

Ibrati.org.br

SUMÁRIO INTRODUÇÃO .................................................................................................................................................................... 4

1. ACESSO AO PORTAL .................................................................................................................................................. 5

1.1 PRIMEIRO ACESSO ................................................................................................................................................... 5

1.2 ESQUECEU SUA SENHA? ......................................................................................................................................... 6

1.3 PÁGINA INICIAL ....................................................................................................................................................... 7

2. NAVEGAÇÃO .............................................................................................................................................................. 8

2.1 MINHA EQUIPE ........................................................................................................................................................ 8

3. FERRAMENTAS ........................................................................................................................................................ 10

3.1 PAINEL DE OCORRÊNCIAS ..................................................................................................................................... 11

3.1.1 ABERTURA DE UMA NOVA OCORRÊNCIA ...................................................................................................... 12

3.1.2 REABERTURA DE UMA OCORRÊNCIA ............................................................................................................. 13

3.2 MANUAL DO GESTOR ............................................................................................................................................ 14

3.3 ARBOS SEGUROS ................................................................................................................................................... 15

3.3.1 ARBOS MANUAL DE ORIENTAÇÃO ................................................................................................................. 16

3.4 TICKET ................................................................................................................................................................... 17

3.5 LANÇAMENTO UTILIDADES CONCEDIDAS ............................................................................................................. 20

3.5.1 CONFIGURAÇÃO ............................................................................................................................................. 20

3.5.2 LANÇAMENTO ................................................................................................................................................ 20

3.5.3 FECHAMENTO ................................................................................................................................................ 24

3.5.4 RELATÓRIO DE LANÇAMENTOS UTILIDADES ................................................................................................. 28

3.6 APONTAMENTO DE PRODUÇÃO ........................................................................................................................... 28

3.7 PORTAL DE INFORMAÇÕES ................................................................................................................................... 37

3.8 WORKFLOW .......................................................................................................................................................... 37

3.8.1 BENEFÍCIOS DO WORKFLOW ......................................................................................................................... 37

3.8.2 ADMITIR FUNCIONÁRIO ................................................................................................................................. 38

3.8.3 PROGRAMAR FÉRIAS ...................................................................................................................................... 40

3.8.4 REPROGRAMAÇÃO DE FÉRIAS........................................................................................................................ 42

3.8.5 RESCISÃO ........................................................................................................................................................ 43

3.8.6 INCLUIR DEPENDENTES .................................................................................................................................. 44

3.8.7 ALTERAR / INCLUIR DADOS DOS DEPENDENTES ............................................................................................ 45

3.8.8 ALTERAR / INCLUIR CARGO E SALÁRIO .......................................................................................................... 47

1. 3

Ibrati.org.br

3.8.9 ALTERAR / INCLUIR DADOS BANCÁRIOS ........................................................................................................ 48

3.8.10 OUTROS WORKFLOW ................................................................................................................................... 49

3.8.11 MINHAS PENDÊNCIA SIMPLIFICADAS .......................................................................................................... 49

3.8.12 SOLICITAÇÕES PENDENTES DIRETAS E INDIRETAS ....................................................................................... 50

3.9 ENVELOPE DE PAGAMENTO .................................................................................................................................. 52

3.10 RELATÓRIOS ........................................................................................................................................................ 53

3.11 INFORME DE RENDIMENTOS .............................................................................................................................. 54

1. 4

Ibrati.org.br

INTRODUÇÃO

O IBRATI disponibiliza para você a ferramenta ideal para a comunicação e troca de informações sobre assuntos

relacionados aos Recursos Humanos de sua empresa. O Portal de RH descentraliza as informações com fluxo de

aprovação e interatividade entre os colaboradores, gestores e facilitadores de RH.

A principal característica do Portal de Rh do Ibrati é permitir a descentralização das informações dos colaboradores,

possibilitando que o gestor da área se transforme também num gestor de Recursos Humanos. Além da publicação de

notícias, práticas e procedimentos de RH, o portal se transforma numa ferramenta útil para disseminar valores e

cultura, incentivar a autogestão das áreas, e aumentar a eficácia do RH em todos os níveis da corporação.

Através desta tecnologia, pode-se:

Portal do Colaborador Portal do Gestor

• Consultar dados cadastrais, alteração de

dados pessoais, inclusive incluir novos

dependentes;

• Emitir Demonstrativo de pagamentos;

• Emitir Formulários para adesões à

benefícios;

• Lançamento das utilidade;

• Emitir Informe de Rendimentos.

• Todos os itens oferecidos pelo Portal do

Colaborador;

• Inclusão de novos colaboradores;

• Atualização de dados cadastrais e dependentes;

• Programação e reprogramação de férias;

• Solicitação de desligamento;

• Relatórios gerenciais;

• Carregamento mensal do ticket refeição e

alimentação;

• Fechamento mensal das utilidades;

• Fechamento mensal do apontamento de

produção;

• Além de contar com uma central única de

atendimento, através do módulo de ocorrência

( Painel de Ocorrências).

Sua utilização é prática e dinâmica, e funciona em um ambiente bastante amigável onde permite publicar políticas,

workflow´s por processos e compartilhar melhores práticas com maior transparência e assertividade.

O gestor pode consultar e solicitar diversos processos referente aos Colaboradores vinculados hierarquicamente a

ele, além de usufruir de diversas ferramentas para a otimização do seu dia a dia.

1. 5

Ibrati.org.br

1. ACESSO AO PORTAL

O acesso ao Portal pode ser realizado pelo site do Ibrati: www.ibrati.org.br, clicando na opção “Seu Portal de RH”.

Ou acessando diretamente ao link: http://rh.ibrati.org.br/ibrati/.

O usuário será sempre o CPF do contratado ou gestor. De posse do seu usuário e senha, informá-los nos locais

indicados para acesso ao Portal.

1.1 PRIMEIRO ACESSO

Informar no usuário o CPF (sem pontuações) e senha para primeiro acesso os três últimos dígitos do CPF mais a primeira letra do seu nome (minúscula).

Ex.: José Carlos Ferreira

http://www.ibrati.org.br/

http://rh.ibrati.org.br/ibrati/

1. 6

Ibrati.org.br

Usuário: 26545782923

Senha: 923j clicar em .

Será apresentada a tela abaixo, informando que sua senha deve ser alterada.

Ao clicar em “Sair”, será aberta a janela para redefinição de uma nova senha. Não há restrições à senha a ser

utilizada, podendo ser só números, letras ou alfanumérica. Porém a mesma deverá constar de no mínimo 06

caracteres.

1.2 ESQUECEU SUA SENHA?

Caso haja necessidade de cadastramento de uma nova senha, na Home do portal, existe o recurso

, ao clicar no mesmo, é aberta a tela abaixo, onde será solicitado o preenchimento do

email profissional, que deverá constar de seu cadastro em sistema.

1. 7

Ibrati.org.br

1.3 PÁGINA INICIAL

No portal RH, você encontra links disponíveis dos assuntos relacionados ao IBRATI, proporcionando um canal de comunicação com os associados.

Sendo validado o email pelo sistema, você receberá

em seu email uma senha temporária a ser

informada em um novo acesso, o qual lhe permitirá

o retorno para redefinição de senha.

Links Externos, você poderá

acessar alguns sites

relacionados.

Previsão do Tempo, você poderá

verificar a previsão de sua região. Noticias, serão publicados informativos para que o associado tenha acesso aos treinamentos realizados pelo IBRATI, e outros assuntos.

1. 8

Ibrati.org.br

2. NAVEGAÇÃO

Para navegação do Portal RH, existem dois perfis de Navegação:

- Perfil do Facilitador -> Utilizado pelos Gestores de RH.

Possui toda a visão gerencial da empresa, com acesso a dados cadastrais dos contratados, remuneração e relatórios de gerenciamento. Bem como todas as rotinas de administração de pessoal.

- Perfil do Colaborador -> Utilizado pelos Colaboradores.

Visualizam e solicita informações somente dele mesmo.

Lembrando que o gestor que também for empregado CLT da empresa, terá acesso à ambos os perfis.

Para alterar o perfil de utilização, ao lado direito da tela, consta a opção , ao clicar sobre o mesmo, será apresentado os perfis disponíveis para utilização:

Basta clicar sobre o perfil desejado, que será apresentado as funcionalidades liberadas para este perfil.

2.1 MINHA EQUIPE

Uma das facilidades disponíveis no portal, é o acesso à dados básicos dos colaboradores a qualquer tempo.

Na opção , localizada ao lado esquerdo da tela, ao clicar sobre este, será apresentado em lista, a relação de todos os contratados da empresa.

1. 9

Ibrati.org.br

Para a visualização dos dados cadastrais deste colaborador, basta clicar sobre o nome do mesmo, onde rapidamente será apresentado do lado esquerdo, alguns de seus dados básicos, conforme tela abaixo:

1. 10

Ibrati.org.br

3. FERRAMENTAS

Este é o menu principal, onde poderá navegar nas funcionalidades do portal e realizar algumas das seguintes

operações:

ANOTAÇÕES:

Painel de Ocorrências: Canal direto com a área de Atendimento, realizando

solicitações diversas junto ao Ibrati. Uma ferramenta de contato contínuo

com uma equipe preparada para auxiliar, quando você necessitar.

Manual do Gestor: Informações disponibilizadas aos gestores para que

tenha o conhecimento de legislação, calendário trimestral, manual de

navegação do Portal de RH e perguntas frequentes relacionadas ao Ibrati.

Mais que um guia para facilitar o cotidiano do gestor, um verdadeiro aliado!

Ticket: Módulo no qual o gestor pode solicitar o Ticket Alimentação e

Refeição de forma seguro e íntegra. O processo torna-se mais dinâmico e

você economiza tempo de forma prática.

Apontamento de Produção: Realize os lançamentos para o processamento

da folha de pagamento, gere relatórios e valide em arquivo de importação.

Muito mais facilidade e praticidade para o processo.

WorkFlow: A ferramenta de WorkFlow trás maior visibilidade, agilidade e

transparência aos fluxos de todos os processos de execução. Essencial para o

gerenciamento com segurança e acompanhamento dos resultados.

1. 11

Ibrati.org.br

3.1 PAINEL DE OCORRÊNCIAS

Na busca de uma melhoria contínua no atendimento, o Ibrati possui uma área exclusiva de atendimento às

empresas Conveniadas, focado em todos os níveis para esclarecimento de dúvidas legais e do modelo estratégico;

orientação nos processos mensais e anuais; esclarecimento dos acessos aos produtos e sistemas disponíveis; além

de ser responsável pela interface com as demais áreas do Ibrati para controle de ocorrências.

Para otimização desta comunicação, é que o “Painel de Ocorrências” foi criado, com o propósito do gestor ter um

único canal de comunicação, não se preocupando se a sua dúvida, solicitação ou reclamação foi recebida ou não

pela área responsável, pois a equipe de atendimento não só é responsável por receber tal informação, mas também

efetuar todo o gerenciamento da mesma até que esta seja concluída.

Ao clicar na opção “Ocorrências”, será aberta a tela abaixo, onde é possível não só efetuar a abertura de uma nova

ocorrência, como também obter todo o histórico de ocorrências já solicitadas, inclusive as que estão em

atendimento.

ANOTAÇÕES:

1. 12

Ibrati.org.br

3.1.1 ABERTURA DE UMA NOVA OCORRÊNCIA

Segue abaixo o passo a passo para abertura de uma nova ocorrência.

Ao clicar em , será apresentada a tela abaixo, onde deverá ser informado:

Tipo de Ocorrência: Escolher umas das opções apresentadas.

Título da Ocorrência: Dar um nome à sua solicitação.

Descrição: Descrever a sua solicitação.

Após a inserção destes dados, clicar em “salvar os dados” e após “fechar formulário”.

Sua solicitação será recebida pela equipe de atendimento que fará a triagem da mesma e encaminhará para o depto.

responsável. A partir deste momento, você pode fazer o acompanhamento de sua solicitação, pois a mesma estará

disponível no “Painel de Ocorrências”, devendo assim observar o status da mesma:

Lembrando que ao finalizar o atendimento de uma ocorrência, o gestor recebe um e-mail para acessar o portal e verificar o retorno da mesma.

ANOTAÇÕES:

Em Triagem: A ocorrência foi recebida no Ibrati e ainda está com a

equipe de atendimento.

Em Andamento: A ocorrência já foi direcionada para a área

responsável.

Solucionada: A mesma já foi finalizada.

Cancela: A Ocorrência foi cancelada.

1. 13

Ibrati.org.br

3.1.2 REABERTURA DE UMA OCORRÊNCIA

Após a finalização de uma ocorrência, solicitamos que seja efetuado a , e avalie o serviço de atendimento realizado através deste canal de comunicação e nos ajude a aprimorar os nossos serviços, aqui o “gestor” nos informará se o retorno dado para sua solicitação foi satisfatório ou não, respondendo a pergunta abaixo.

Caso a mesma não tenha sido satisfatória, retornar a tela inicial, sobre a ocorrência, clicar no botão que tem a

funcionalidade de .

A mesma será reaberta, entrando novamente na fila de atendimento.

ANOTAÇÕES:

1. 14

Ibrati.org.br

3.2 MANUAL DO GESTOR

O ibrati oferece soluções que são referência na gestão de pessoas. O Instituto, já consolidado e reconhecido no

mercado, trabalha com modelos de remuneração estratégica que proporcionam ao contratante ampla e efetiva

economia em relação aos modelos tradicionais. O Ibrati entende as particularidades do segmento de TI e trabalha

para que ambas as partes (contratante e contratado) se beneficiem da melhor maneira possível.

Com o ponto de vista analítico e até cultural do processo, o Ibrati disponibiliza aqui, algumas ferramentas que visam

facilitar a vida do gestor, no tocante que diz respeito às atividades pertinentes ao modelo estratégico de

remuneração. Visto que não é necessário, que o gestor seja uma exímia pessoa conhecedora dos processos de

Administração de Pessoal, ou até mesmo Legislação Trabalhista, os portifólios aqui apresentamos, visam auxiliar o

gestor na gestão de pessoal.

Este documento é composto de um questionário com perguntas e

respostas referente à Legislação Trabalhista. Existem vários itens e

podem ser inclusos novos, sempre com a aprovação da nossa área

de Compliance.

Explicativo das funcionalidades de todo o Portal RH, inclusive dos

Workflows.

Além do envio por email, fica aqui também disponibilizado o

calendário trimestral das obrigações mensais. Sempre atualizado, o

mesmo é desenvolvido pela área de Compliance.

Instruções para inserir informações descritivas e anexar arquivos

nos lançamentos de Workflow.

Além do docto. físico entregue no momento da implantação, fica

aqui também disponibilizado explicativo dos diversos processos e

responsabilidades estabelecidos na relação do Convênio.

1. 15

Ibrati.org.br

3.3 ARBOS SEGUROS

Com o compromisso em oferecer um portifólio completo de soluções para gestão de pessoas de sua organização,

em todos os níveis, o Ibrati possui aliança estratégica com a Arbos Seguros e Certificação Digital, viabilizando o

acesso à saúde de qualidade e promovendo o bem-estar e satisfação das pessoas, o principal ativo de qualquer

organização. A Arbos negocia com operadoras e seguradoras os produtos e benefícios com as melhores condições de

mercado, oferecendo condições atrativas para nossos associados.

A Arbos Seguros e Certificação Digital dispõe de benefícios exclusivos para profissionais de TI, que abrangem saúde,

ondontologia, vida, perda de renda, previdência privada, seguro de automóvel, seguro residencial, seguros para

notebook, smartphone, tablets, ticket alimentação, ticket refeição, cartão de vantagens, entre outros tantos

produtos oferecidos exclusivamente pelo Ibrati.

Buscando proporcionar a facilidade na contratação dos diversos produtos apresentados, disponibilizamos no portal,

alguns dos formulários de adesão à estes produtos, onde inclusive pode ser consultado os seus valores atualizados.

Basta fazer a impressão do formulário, preencher os dados corretamente, anexar os documentos necessários, e

enviar ao Ibrati para sequência no processo de adesão.

1. 16

Ibrati.org.br

Maiores informações sobre os produtos da Arbos podem ser obtidas pelos link´s:

http://www.ibrati.org.br/site/beneficios/ ou http://www.arbosseguros.com.br/2012/.

3.3.1 ARBOS MANUAL DE ORIENTAÇÃO

Neste estão disponíveis, alguns dos manuais de orientação dos produtos Arbos já apresentados acima.

ANOTAÇÕES:

http://www.ibrati.org.br/site/beneficios/

http://www.arbosseguros.com.br/2012/

1. 17

Ibrati.org.br

3.4 TICKET

Os pedidos de Ticket devem ser realizados entre os dias 10 a 18 de cada mês, período este que o portal fica habilitado para esta solicitação. Fora das datas informadas, esta rotina fica inoperante.

Sempre que efetuada uma recarga, esta estará disponível como “crédito no cartão Ticket Refeição e ou Alimentação” no primeiro dia do mês subsequente. Para os novos pedidos de cartões serão entregues no final do mês do pedido.

Ao clicar na opção de “Ticket” demonstrada acima, será aberta a tela abaixo.

Verificar:

Código Folha: Selecionar a folha.

Vigência: Selecionar a competência vigente.

Clicar em , abrirá uma janela solicitando a confirmação, onde a resposta deve ser positiva.

1. 18

Ibrati.org.br

Novamente será abertura a janela , como alerta, para que as informações importadas sejam salvas.

Para os contratados já existentes na empresa, serão carregados os valores referente ao pedido anterior, para os novos contratados, as informações estarão zeradas, devendo o gestor inserir os valores do pedido.

Após solicitação dos valores, clicar em e após , o pedido será enviado automaticamente para o Ibrati.

Rateio do valor:

CLT - o percentual de custeio será sempre 100%, não sendo obrigado a informar, pois já vem automático do sistema.

Estratégico - é recomendado o custeio de 100%, porém quando 0% será considerado na composição da remuneração do contratado.

1. 19

Ibrati.org.br

Será enviado também para o e-mail do gestor um arquivo em formato Excel do pedido (caso o gestor não receba este email, verificar se seus dados estão atualizados em sistema, ou se o lançamento foi concluído com sucesso).

OBSERVAÇÕES:

OBS1: Caso ocorra alguma admissão fora do prazo (após dia 15), antes de fechar o período do ticket, o gestor deverá

clicar no item para atualização e visualização completa de seus contratados.

OBS2: O valor da solicitação do TICKET REFEIÇÃO deverá ser igual para todos os contratados da empresa.

ANOTAÇÕES:

1. 20

Ibrati.org.br

3.5 LANÇAMENTO UTILIDADES CONCEDIDAS

3.5.1 CONFIGURAÇÃO

Aqui você configura a data limite que será possível o lançamento das comprovações de utilidades. Podendo esta ser

considerada dentro do mês vigente ou no mês subsequente.

Os itens que estiverem com a função de desabilitado, não serão apresentados aos contratados na lista de itens

passivos de comprovação de cotas.

3.5.2 LANÇAMENTO

Aqui o gestor faz a configuração da data limite de lançamento de

utilidades, bem como dos itens que serão aceitos pela empresa

como comprovação, conforme instruções a abaixo.

Para bloquear algum item basta

clicar sobre o botão , que

quando desabilitado fica na cor

.

Aqui tanto o gestor como o colaborador poderão efetuar os

lançamentos para comprovação de utilidades. Com um diferencial,

para o gestor não há data limite de lançamento.

1. 21

Ibrati.org.br

Veja como é fácil incluir, alterar ou excluir os lançamentos.

1. Selecione o contratado que deseja efetuar o lançamento.

2. Selecione a vigência de lançamento.

3. Selecione o grupo cota, selecionando a opção “Todos” serão apresentados todos os grupos.

4. Para realizar um lançamento de utilidade, basta clicar em um dos itens.

5. Com a nota em mãos, efetuar o lançamento conforme solicitado nos campos abaixo. Para lançamentos de

valores parcelados, basta informar a quantidade de parcelas no campo “Parcela” e o valor total em “Valor

Parc.”, o valor será diluído pela quantidade de parcelas informadas, sendo carregado automaticamente mês

a mês até o final de parcelas.

Para lançamento, clique

sobre o item originário da utilidade.

1. 22

Ibrati.org.br

6. Após a inserção dos dados, clicar em , será aberta a janela abaixo para confirmação.

Quando efetuado a confirmação, observe que o item lançado é apresentado abaixo em “Lançamentos”.

Entenda melhor o “menu de lançamentos”, pois é através desta barra que serão realizadas todas as operações de

inclusão, alteração e exclusão das utilidades.

Esta é uma área informativa, para que você saiba sempre para que Grupo de Cota e em que Período Vigente você esta realizando os Lançamentos.

1. 23

Ibrati.org.br

Novo: Este botão irá limpar a área de Dados para que você possa preencher os campos com as novas informações.

Excluir: Caso tenha realizado um lançamento indevido, posicione o cursor no item selecionado e clique em “Excluir”.

Salvar: Este botão irá salvar as informações que foram preenchidas nos campos da área de Dados. Após as

informações serem salvas elas aparecerão na lista abaixo na área Lançamentos. Utilize sempre este botão quando

você desejar realizar vários lançamentos para o mesmo Grupo de Cota.

Salvar e Fechar: Este botão irá salvar as informações que foram preenchidas nos campos da área de Dados. Após as

informações serem salvas, a tela de lançamento de utilidades será finalizada. Utilize este botão sempre que desejar

realizar somente um lançamento.

Sair: Este botão irá fechar a janela de lançamento de utilidade.

Finalizado o lançamento de utilidades, acessar o botão , para impressão do protocolo.

Obs.: Cabe observar que os contratados que tiverem benefícios contratados pela Arbos Seguros, com gestão do

Ibrati, terão seus benefícios lançados automaticamente como “Cotas Comprovadas via Ibrati”, lembrando que

constará neste, somente os benefícios contratados até o dia 20 de cada mês.

1. 24

Ibrati.org.br

3.5.3 FECHAMENTO

Clicando sobre o botão acima, será aberta a tela abaixo, onde no mesmo constará “somente os contratadas com

utilidades lançadas”, os contratados que não tiverem nenhum lançamento de utilidade, não serão demonstrados

nesta lista.

Através deste, o gestor realiza a análise, validação e finalização

dos lançamentos.

1. 25

Ibrati.org.br

Esta tela é carregada por ordem alfabética, para apresentação de todos os contratados, na barra de rolagem, clicar

sobre a opção “Todos”.

Entendendo o Menu:

Finalizar os Lançamentos: Clicando nesta opção, serão considerados válidos todos os lançamentos efetuados nos

contratados.

Finalizar Período: Tem a finalidade de finalizar o processo de “Fechamento de Utilidades”.

Gerar arquivo CSV: Após efetuado a finalização, é possível a geração do arquivo de utilidades lançadas na extensão

CSV.

Imprimir: Gerar as informações de lançamentos em relatório extensão PDF ou Excel.

3.5.3.1 VALIDAÇÃO DOS FECHAMENTOS

A validação pode ser feita de duas maneiras:

1. GERAL

De posse do protocolo e das notas lançadas, após a validação “física” da nota, não sendo detectado erros

nos lançamentos de nenhum contratado, basta clicar na opção , que serão

finalizados os lançamentos de todos os contratados.

2. INDIVIDUAL

De posse do protocolo e das notas lançadas, e após validação “física” da nota, é detectado divergência nos

valores lançadas, visto que na nota consta itens não passíveis de comprovação de utilização. Para

manutenção nestes lançamentos é necessário:

Clicar sobre o contratado

que deseja realizar a

manutenção.

1. 26

Ibrati.org.br

Será aberta a tela de lançamentos. Posicionar o cursor sobre o item lançado.

Clicando sobre o lançamento, será habilitada a opção de “alteração”.

Após manutenção dos valores, clicar sobre a opção . Em lançamentos, observe que os valores foram

alterados.

Efetuar o

lançamento

do valor

correto.

1. 27

Ibrati.org.br

De volta ao menu inicial:

Observe que o valor considerado como lançamento, sofreu alteração.

Após executada a ação de validação seja ela geral ou individual, obrigatoriamente deverá ser efetuada “Finalização

do Período”, que quando confirmada, executará a rotina de fechamento de utilidades em sistema.

ANOTAÇÕES:

Clique aqui para

realizar o

fechamento.

OBS.: A finalização do processo de “utilidades” em

sistema, é um processo obrigatória para que se

habilite o processo de fechamento de

“Apontamento de Produção”. Mesmo que não

tenha nenhum valor de utilidade lançado para

nenhum contratado, e necessário executar a

rotina acima descrita para habilitação do

“Apontamento de Produção”.

1. 28

Ibrati.org.br

3.5.4 RELATÓRIO DE LANÇAMENTOS UTILIDADES

3.6 APONTAMENTO DE PRODUÇÃO

É através desta funcionalidade, que o gestor enviará a planilha de produção para fechamento da folha de

remuneração estratégica. É com base nesta planilha que o Ibrati emitirá Nota de Débito, deduzindo se for o caso,

antecipações ocorridas no decorrer do mês.

Acessando o objeto acima, será aberta a tela para lançamentos.

Através deste a empresa poderá gerar o relatório geral dos

lançamentos das utilidades de todos os colaboradores por

competência.

1. 29

Ibrati.org.br

1. Certifique-se

Folha: Certifique se a folha selecionada está correta.

Período Vigente: Certifique se o período selecionado esta correto.

Data de Pagamento: Obrigatório informar a data de pagamento da folha.

Menu:

Importar Dados: Tem a finalidade de carregar os contratados, com suas informações já processadas em sistema, tais

como salários, TR e TA, Cotas e Transporte. Além também de possuir o recurso de importar valores externos.

Sincronizar: Tem a finalidade de sincronizar as informações sem que estas sejam perdidas.

Zerar Valores: Tem a finalidade de zerar todos os valores já informados no apontamento de produção.

Validar Lançamentos: Uma vez efetuado lançamento ou importado os valores, acionando este botão, este fará a

validação se os valores lançados estão corretos, sinalizando os pontos divergentes.

Recalcular Lançamentos: Uma vez alteradas informações já lançadas, este faz o recálculo considerando os novos

lançamentos.

Salvar: Tem a finalizar de salvar as informações já lançadas, não sendo necessário neste momento, a finalização do

processo. Havendo uma reabertura do apontamento de produção, uma vez com os dados salvos, estes estarão

preservados.

Fechar Período: Este botão tem a finalidade de finalizar os lançamentos no apontamento. É o último passo a ser

executado.

Gerar Excel: Tem a finalidade de exportar as informações do apontamento de produção para o Excel.

ANOTAÇÕES:

1. 30

Ibrati.org.br

2. Acessar a opção:

, Confirmar

, OK!

Serão carregados os contratados que recebem remuneração estratégica para lançamentos dos seus valores de

produção, os quais explicaremos a seguir.

Produção: Deverá ser informado o valor de Produção.

Salário: Visto que já houve o pagamento da parcela correspondente ao “Salário”, esta já virá preenchida na planilha.

1. 31

Ibrati.org.br

Utilidades Concedidas: Desde que tenha ocorrido o lançamento da utilidade pelo processo de portal, o valor

finalizado será carregado no apontamento.

Transporte: Este valor é carregado automaticamente no apontamento de produção, desde que no cadastro do

contratado esteja informado a quantidade de KM e na empresa esteja parametrizado o valor pago por KM.

TR: Quando efetuado compra do Ticket Refeição e este fizer parte da composição da remuneração, será carregado

valor.

TA: Quando efetuado compra do Ticket Alimentação e este fizer parte da composição da remuneração, será

carregado valor.

PI/DA: Neste campo deverá ser informado o saldo entre o valor da Produção e a compensação dos valores já

recebidos como composição da remuneração estratégica.

Saldo a Classificar: Apresentará valores negativos ou positivos quando a somatórios da composição não fechar com

o valor da produção.

Adiantamento: Campo utilizado para informar adiantamentos eventuais que o contratado tenha recebido.

Outros Descontos: Campo utilizado para informar outros descontos que tenha que ocorrer na folha do contratado.

Reembolso: Campo utilizado para informar eventuais reembolsos que o contratado tenha que receber.

O processo de fechamento do Apontamento de Produção pode ser feito de duas maneiras:

1. INDIVIDUALIZADO POR CONTRATADO

Clicando sobre o contratado:

Será aberta a janela abaixo, onde deverá ser informando o valor de Produção. Automaticamente a diferença entre o

valor de Produção e os demais valores de composição, foi classificada no campo de PI/DA.

1. 32

Ibrati.org.br

No exemplo abaixo, houve o lançamento de uma Produção, onde os valores lançados na composição não fecham

com o valor de produção. Observem que tal valor ficou lançado no campo “Saldo a Classificar”, um alerta de que sua

produção não está de acordo com os valores a serem pagos.

Para solução deste problema, basta atualizar os valor em PI/DA. Observe que não existe mais o saldo a classificar.

Obs.: Recomendável não pagamento de PI/DA inferior à R$ 300,00; E não pagamento de PI/DA para profissionais

da área administrativa.

Apesar da maioria dos valores serem carregados de forma automática, todos os campos são editáveis.

1. 33

Ibrati.org.br

Finalizado o lançamento de valores, clicar em .

De volta a tela inicial de produção, observe que o status do contratado está como válido.

2. GERAL EXPORTANDO O APONTAMENTO DE PRODUÇÃO PARA EXCEL

Inicialmente, uma das maiores solicitações ou dificuldades apresentadas pelos gestores no momento do fechamento

do apontamento de produção, era esse fechamento individualizado por contratado, ou até mesmo porque, em sua

maioria, mantinha a matriz do apontamento de produção em arquivo Excel, efetuando apenas a manutenção do

mesmo mês a mês para envio ao Ibrati.

O objetivo do apontamento de produção é facilitar e não complicar. Por isto que desenvolvemos o recurso da

exportação do apontamento de produção para o , possibilitando assim ao gestor uma maior

facilidade no momento do fechamento mensal.

Explicaremos a seguir o passo a passo para esta geração.

Executando os passos iniciais para carregamento dos dados de produção informados no item 1, localizar no menu

principal do Apontamento do Produção, o botão , clicando sobre o mesmo, será aberto o recurso do

Office para “Abrir” ou “Salvar” o referido arquivo. Selecione uma das opções:

Mediante a mensagem abaixo, efetue a confirmação, assim como demais que possam ser apresentadas.

Exatamente como no portal, será apresentado o apontamento de produção.

Inclusive com todas as regras de fechamento. Como podem observar no exemplo abaixo, em que foi valor de

produção, sem o devido lançamento do saldo em PI/Da, gerando assim o Saldo a Classificar.

1. 34

Ibrati.org.br

Informando este saldo, no respectivo campo de PI/DA, observe que não há mais Saldo a Classificar.

Finalizados os lançamentos, a planilha deverá ser gravada para importação ao portal.

Clicar em

Será apresentada tela, para que selecione a pasta ou local em que esta arquivo deverá ser gravado.

É importante observar, o formato em que este arquivo deve ser gravado – formato CSV-MS(DOS).

1. 35

Ibrati.org.br

Efetuar as confirmações e encerrar a pasta.

De volta ao portal, e efetuado a confirmação dos dados, inclusive da data de pagamento, selecionar a opção:

, Confirmar

, OK!

ANOTAÇÕES:

1. 36

Ibrati.org.br

Novamente, Importar Dados – Todos os Campos

Confirmar !

Vejam que os valores foram importados para o portal, inclusive considerando as informações como válidas para o

contratado.

Estando todos os contratados OK e . Será recebido em seu email, uma cópia do

arquivo recepcionado pelo Ibrati para geração da folha de remuneração estratégica.

ANOTAÇÕES:

Observe que foi aberta a janela abaixo, onde deverá ser selecionado:

Tipo Arquivo: Configuração Default CSV

Arquivo: Localizá-lo na pasta / local que foi gravado.

1. 37

Ibrati.org.br

3.7 PORTAL DE INFORMAÇÕES

3.8 WORKFLOW

Workflow define um fluxo necessário para automatizar processos, de acordo com um conjunto de regras definidas,

permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra, ou uma combinação de tarefas que produz

um determinado resultado.

Nessa automação, documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para outro para execução

de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos. A automação do processo de negócio

identifica as várias atividades do processo, regras de procedimento e controle de dados associados para gerenciar o

workflow.

É uma representação entre tecnologia e processos de negócios, onde cada um induz uma relação com o outro. A

tecnologia do workflow faz a ligação entre a unidade de produção e o escritório, ou da tecnologia à cultura

organizacional, e acaba conectando pessoas a processos da organização.

3.8.1 BENEFÍCIOS DO WORKFLOW

Os benefícios que o WF´s trazem através de seu uso são diversos, segue abaixo alguns deles:

O trabalho não enguiça e nem perde o foco;

Os processos são oficialmente documentados e seguidos exatamente, garantindo que o processo é

executado na forma como planejado;

O Ibrati possui uma área exclusiva de Compliance, atenta as diversas

mudanças relativas à legislação trabalhista.

Com o intuito de manter nossos conveniados informados de tais

alterações, enviamos periodicamente comunicados específicos

inerentes à sindicatos, legislação trabalhista, previdenciária, etc.

Além de recebê-los por email´s, disponibilizamos também no portal

afim que de que possam ser consultados pelo gestor sempre que

necessário.

1. 38

Ibrati.org.br

É um módulo flexível e parametrizável, que integra todos os sistemas, que otimiza o tempo e elimina o fluxo de

papéis entre departamentos. Abaixo segue os workflow´s disponibilizados no portal.

Abaixo explicaremos como proceder para nos enviar uma solicitação.

3.8.2 ADMITIR FUNCIONÁRIO

InclusãoAlteração

Inclusão







Inclusão

Inclusão

Alteração

Através deste formulário é possível solicitar a admissão de

qualquer novo colaborador da empresa.

1. 39

Ibrati.org.br

Dentre os formulários de workflow, este é um dos mais complexos, pois diz respeito ao cadastro do contratado na

empresa, onde inclusive se deve ter muita atenção, pois alguns dos dados aqui informados servem de parâmetros

para entregas de algumas obrigações legais, tais como: CAGED , Recolhimentos do FGTS, RAIS, etc.

A primeira informação a ser inserida, deve ser os campos de:

, pois

algumas definições exclusivas para a empresa só serão exibidas se a folha correta for selecionada.

Todos os campos marcados com um , são campos obrigatórios de preenchimento, o sistema não permite que se

avance na solicitação, se alguns destes campos deixarem de ser preenchidos.

Outro ponto de atenção, são os campos que exigem um pré-cadastro em sistema, para seleção no momento do

preenchimento, ou seja, não são campos redigíveis. Caso a informação que se queira não esteja disponível entre as

opções, deverá ser solicitado o pré-cadastro desta informação no sistema junto ao Ibrati, para depois associa-la ao

cadastro do contratado. Os campos mais comuns nesta situação são de cargos e agências bancárias.

No cadastro, chamamos atenção para os campos abaixo, onde se deve ter muita atenção ao tipo de informação

selecionada.

1. 40

Ibrati.org.br

Localizado no lado superior da tela, está o botão , onde neste, poderá ser possível anexar a ficha de

registro digitalizada, bem como cópias dos documentos pessoais do novo contratado, informações estas que

facilitam no momento de conferência do cadastro antes da efetivação do workflow.

Após a conclusão do preenchimento de todos os dados, clicar em , será apresentado uma tela

para conferência dos dados informados.

Estando tudo ok, acionar a opção , será gerado em tela um protocolo da sua

solicitação.

Esta será recebida internamente pela célula de operação, que terá o SLA de 04hs para tomar alguma ação com

relação à este formulário. Sendo o mesmo aprovado, será recebido no email do gestor solicitante, uma notificação

de que sua solicitação foi “aprovada”. Qualquer outra ação com este formulário diferente da aprovação, que tenha

que ser devolvida para o gestor, o gestor será notificado por email.

3.8.3 PROGRAMAR FÉRIAS

Um dos benefícios deste formulário, é que é possível a programação anual de férias de todos os contratados da

empresa, eximindo a empresa do risco do esquecimento, para que não incorra em pagamento de férias em dobro

para o contratado.

Clicando no botão acima, será apresentado em lista, a relação de todos os contratados que o gestor possui a visão.

Deverá selecionar o contratado o qual deseja fazer a programação, e clicar em .

Deverão ser preenchidos os campos como segue, selecionando primeiramente o período aquisitivo que se quer

conceder o descanso.

Utilizar este workflow para solicitação / programação de férias dos

contratados da empresa.

1. 41

Ibrati.org.br

Alguns sindicatos permitem o descanso de férias de um mesmo período aquisitivo de forma fracionada, ou seja, em

dois períodos de descanso. Quando esta for a opção do contratado, no momento da primeira programação, deverá

também ser programado o 2º descanso, ainda que este não seja o real ou o efetivo. Porém esta se faz necessário

neste momento, para que o sistema entenda que dos dias os quais o contratado tem direito serão descansados

fracionadamente, validando assim sua quantidade total de descansos programados.

Após a conclusão da parametrização, clicar novamente em , será apresentado uma tela para

conferência dos dados informados.


solicitação.

Esta será recebida internamente pela célula de operação, que terá o SLA de 04hs para tomar alguma ação com este

formulário. Sendo o mesmo aprovado, será recebido no email do gestor solicitante, uma notificação de que sua

solicitação foi “aprovada”. Qualquer outra ação com este formulário diferente da aprovação, que tenha que ser

devolvida para o gestor, o gestor será notificado por email.

A programação deve ocorrer com no mínimo de 6 dias de antecedência e não pode iniciar nos tipos de dias: Sexta,

Sábado, Domingo e Feriado.

1. 42

Ibrati.org.br

3.8.4 REPROGRAMAÇÃO DE FÉRIAS

Só será possível a reprogramação de férias, para as solicitações que ainda não foram processadas em sistema.

Clicando no botão acima, só serão carregados os contratados que já possuem uma programação efetuada.

Selecionar o contratado que deseja alterar, e clicar em .

Do lado esquerdo, será apresentado os dados da solicitação efetuada, do lado direito, os campos para alteração

desta programação. Efetuar o preenchimento e clicar em .


solicitação.





A programação deve ocorrer com no mínimo de 6 dias de antecedência e não pode iniciar nos tipos de dias: Sexta,

Sábado, Domingo e Feriado.

Utilizar este workflow para reprogramação de férias dos contratados

da empresa.

1. 43

Ibrati.org.br

3.8.5 RESCISÃO

Clicando no botão acima, será apresentado em lista a relação de contratados que o gestor tem a visão. Selecionar o

contratado que está sendo desligado, e clicar em .

Preencher os dados solicitados, lembrando que o campo “Data Início do Aviso Prévio” somente deverá ser

preenchido, quando a opção do aviso prévio for “trabalhada”, seja o motivo do desligamento por iniciativa do

empregador ou empresa. Não havendo aviso prévio trabalhado, esta data não deverá ser informada.



Utilizar este workflow para solicitação de desligamento dos

contratados.

1. 44

Ibrati.org.br


solicitação.





3.8.6 INCLUIR DEPENDENTES


contratado que deseja fazer a inclusão, e clicar em .

Utilizar este workflow para inclusão de dependentes dos

contratados. Lembrando que para efetivação do mesmo, é

obrigatório o envio de um documento que comprova a relação de

dependência com o contratado.

1. 45

Ibrati.org.br

Será aberta a tela abaixo, para inclusão das informações dos dependentes.

Após a conclusão das informações, clicar novamente em , será apresentado uma tela para



solicitação.





3.8.7 ALTERAR / INCLUIR DADOS DOS DEPENDENTES


contratado que deseja fazer a inclusão, e clicar em .

Utilizar este workflow para alteração dos dados de dependentes dos

contratados. Lembrando que para efetivação do mesmo, é

obrigatório o envio de um documento comprobatório de tal

alteração.

1. 46

Ibrati.org.br

Será apresentado a relação de dependentes do contrato, selecionar o dependente que deseja fazer a alteração e

clicar em .

Do lado esquerdo serão apresentadas as informações atuais em sistema, e do lado direito, os campos que deseja

fazer a alteração.




solicitação.





1. 47

Ibrati.org.br

3.8.8 ALTERAR / INCLUIR CARGO E SALÁRIO


contratado que deseja fazer a alteração, e clicar em .




solicitação.

Utilizar este workflow para alteração de cargos e salários, lembrando

que a data de inicio da grade deve ser sempre o 1° dia do mês.

1. 48

Ibrati.org.br





3.8.9 ALTERAR / INCLUIR DADOS BANCÁRIOS


contratado que deseja fazer a alteração, e clicar em .




solicitação.

Utilizar este workflow para alteração dos dados bancários do

contratado.

1. 49

Ibrati.org.br





3.8.10 OUTROS WORKFLOW

Além dos workflow´s citados anteriormente, estão disponibilizados os workflow´s de “Alteração de Dados Pessoais

dos Contratados”. Workflow´s estes também disponíveis no perfil do colaborador.

Os mesmos seguem os mesmos fluxos já mencionados nos formulários anteriores.

3.8.11 MINHAS PENDÊNCIA SIMPLIFICADAS

Clicando no botão acima, será apresentado em lista as ocorrência com pendência. Selecionar a solicitação.

Será aberto o formulário.

Esta opção é utilizada quando uma solicitação é devolvida para o

gestor, e depende de uma ação do mesmo para que seja concluída.

1. 50

Ibrati.org.br

Verifique no campo de “Observações” o porque desta solicitação ter sido devolvida. Tome as ações necessárias, e

clique no botão .

Sua solicitação será recebida novamente pela célula de operação, que terá o SLA de 04hs para tomar alguma ação

com este formulário. Sendo o mesmo aprovado, será recebido no email do gestor solicitante, uma notificação de

que sua solicitação foi “aprovada”. Qualquer outra ação com este formulário diferente da aprovação, que tenha que

ser devolvida para o gestor, o gestor será notificado por email.

3.8.12 SOLICITAÇÕES PENDENTES DIRETAS E INDIRETAS

Clicando no botão acima, será aberta o Menu abaixo, onde:

Solicitações Diretas: São todas a solicitações efetuadas pelo gestor que ainda estão pendentes.

Solicitações Indiretas. São todas as solicitações efetuadas pelos colaboradores que estão pendentes.

Solicitação Reprovadas: São todas as solicitações efetuadas pelo gestor ou colaborador e foram reprovadas.

Solicitações Efetivas: São todas as solicitações efetuadas pelo gestor ou colaborador e foram efetivadas.

Solicitações Cancelas: São todas as solicitações efetuadas pelo gestor ou colaborador e foram canceladas.

Por esta opção é possível visualizar todas as solicitações de

workflow´s solicitadas pela empresa, sejam elas efetuados pelo

gestor ou colaborador.

1. 51

Ibrati.org.br

ANOTAÇÕES:

Acessando o botão “Histórico”,

é possível visualizar todas as

ações efetuadas na solicitação.

1. 52

Ibrati.org.br

3.9 ENVELOPE DE PAGAMENTO

Os envelopes de pagamento são disponibilizados exclusivamente no portal. Podendo ser gerados do mês corrente,

desde que já tenha havido o processamento da folha de pagamento. E de meses anteriores, desde que conste os

dados em histórico.

Para emissão de todos os envelopes acima citado, o portal permite ao gestor algumas opções de geração e envio.

Quando não selecionada a opção de envio por email, basta selecionar o contratado e solicitar a emissão, será gerado

o envelope em arquivo PDF.

Envelope de pagamento do mês corrente, podendo ser emitido

a partir do pagamento da folha clt.

Envelope de pagamento de meses anteriores exclusivos da folha

clt.

Envelope de pagamento consolidado do mês corrente,

podendo ser emitido a partir do pagamento da folha de

remuneração estratégica. Neste são contemplados os valores

de ambas as folhas.

Envelope de pagamento de meses anteriores consolidado. Nesta

opção podem ser emitidos um ou vários meses.

Envelope de pagamento referente ao adiantamento do 13º

salário, disponível para emissão após o pagto do adiantamento.

Geralmente em junho e novembro de cada ano.

Envelope de pagamento de 13º Salário consolidado. Disponível

para emissão após o pagamento da 2ª parcela.

Envelope de pagamento exclusivo do adiantamento salarial.

Somente para empresas que efetuam pagto de adiantamento

aos contratados.

1. 53

Ibrati.org.br

Quando selecionada a opção de envio por email, o gestor tem os tipos de envio:

1. Contratado: Será enviado para o email profissional do contratado informado em cadastro.

2. Gestor Folha: Será enviado para o email do gestor previamente cadastrado em sistema.

3. Alternativo: Será enviado para um email alternativo informado no momento do envio.

4. Gestor + Contratados: Será enviado para ambos.

3.10 RELATÓRIOS

Temos disponibilizados no portal, alguns relatórios para facilitar a gestão de RH. Relatórios estes que visa trazer

agilidade ao gestor nos diversos processos de gestão de pessoas.

Além destes, é possível a criação e a disponibilização no portal de outras relatórios essenciais à empresa. Se for a

situação da sua empresa, nos acione através dos canais de atendimento, expondo sua solicitação, onde a mesma

será avaliada para devida customização.

1. 54

Ibrati.org.br

3.11 INFORME DE RENDIMENTOS

Fica disponibilizado no portal os informes de rendimentos dos colaboradores que tiveram rendimento no ano

anterior.

Para emissão do mesmo, acione o botão acima, será aberta a tela para seleção do contratado que se deseja efetuar

a emissão.

Após selecioná-lo, clique em , será gerado o relatório.

Lembrando que para os contratados que recebem remuneração estratégica, serão gerados dois informes de

rendimentos: Um com código de retenção 0561 exclusivo para trabalho assalariado; e outro com código de retenção

0588 para pagamento de royalties.

[digite uma citação do documento ou o resumo de um ponto ... · 1. 0 ibrati.org.br [digite uma...

Documents