dinas kependudukan dan catatan sipil kota...
TRANSCRIPT
LAMPIRAN I : FASILITASI PENYUSUNAN SOP KOTA MEDAN
SKPD : DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
TANGGAL :
NOMOR SOP
TANGGAL PEMBUATAN
TANGGAL REVISI
TANGGAL PENGESAHAN
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP SURAT MASUK
1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA
2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI
1. OPERATOR
2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
4. SEKRETARIS
StafKasubbag Umum
dan KepegawaianSekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output
1. Menerima surat masuk
2. mengagendakan dan menulis nota dinas surat masuk Lembar disposisi,
Pulpen
Agenda (catatan), dan arsip
surat masuk
3. Meneliti dan memaraf - Pulpen Surat sudah diparaf
1. DRAFT PROSEDUR KERJA SURAT MASUK PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
PENCATATAN DAN PENDATAAN
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN
1. ATK
2. KOMPUTER
3. DATABASE
4. AGENDAPERINGATAN
UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
1. SOP SURAT KELUAR DI SEKRETARIAT
Keterangan
Mutu Baku
JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT MASUK TIDAK DAPAT DITERIMA
Uraian ProsedurNO
Pelaksana
Mulai
StafKasubbag Umum
dan KepegawaianSekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output
4. Meneliti dan memaraf - Pulpen Surat sudah diparaf
5. Menyarankan Tujuan disposisi Surat - Pulpen Saran Tujuan Disposisi
Surat
6 Mendisposisi Surat - Pulpen Arahan, perintah, atau
disposisi Kadis
7 Mencatat tujuan Disposisi Surat pada buku Agenda - Pulpen Catatan Tujuan Disposisi
8
Mendistribusi surat Sesuai disposisi surat Buku Expedisi Surat Diterima kepada
Tujuan Disposisi
Mutu Baku
KeteranganUraian ProsedurNO
Pelaksana
selesai
NOMOR SOP
TANGGAL PEMBUATAN
TANGGAL REVISI
TANGGAL PENGESAHAN
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP SURAT KELUAR
1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA
2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI
1. OPERATOR
2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
4. SEKRETARIS
4. AGENDA
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN
1. ATK
2. DRAFT PROSEDUR KERJA SURAT KELUAR PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT
3. DATABASE
2. KOMPUTER
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
1. SOP SURAT MASUK DI SEKRETARIAT
JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT KELUAR TIDAK DAPAT DIKIRIM
Staff Kasubbag Umum
dan Kepegawaian
Sekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output
ATK
Buku Catatan
- Komputer
- Kertas HVS
6 Teliti dan Paraf ATK Parafan Surat
7 Teliti dan paraf ATK Parafan Surat
8 Tanda tangan ATK Surat sudah ditandatangani
- Amplop
- Sepeda Motor
1. Menerima Surat Keluar
Pelaksana
ATK
Konsep Surat
5 Pengetikan Surat
3. Disposisi/Instruksi Disposisi tujuan surat
Keterangan
Konsep Surat
9 Distribusi Surat Tanda Terima Distrubi Surat
2. Disposisi/Instruksi Arahan, perintah, atau
disposisi Kadis
ATK
ATK
Mutu Baku
No Uraian Prosedur
4. Konsep Surat
Tdk
Tdk Ya
Ya
NOMOR SOP
TANGGAL PEMBUATAN
TANGGAL REVISI
TANGGAL PENGESAHAN
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP LEGALISIR
1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA
2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI
1. OPERATOR
2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
4. SEKRETARIS
Staf Sekretaris Kelengkapan Waktu Output
- Buku agenda
- Stempel
2. KOMPUTER
3. DATABASE
4. AGENDA
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1. SOP AKTA - AKTA DAN SURAT DINAS KEPENDUDUKAN
JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA LEGALISIR TIDAK DAPAT DI LAKUKAN
Mutu BakuKet
PERALATAN / PERLENGKAPAN
1. ATK
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
NO Uraian Prosedur
Pelaksana
1 Menerima Berkas 1 Menit
Agenda (catatan), dan
arsip 2 Mencap surat (tanggal, nomor dan untuk tanda tangan) 1 Menit
4 Distribusi hasil Legalisir ATK 1 Menit
3 Memaraf dan Tanda Tangan ATK 1 Menit Legalisir
Legalisir
3. DRAFT PROSEDUR KERJA LEGALISIR PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT
KETERKAITAN
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
NOMOR SOP
TANGGAL PEMBUATAN
TANGGAL REVISI
TANGGAL PENGESAHAN
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA
2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI
1. OPERATOR
2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
4. DRAFT PROSEDUR KERJA ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN
1. ATK
2. KOMPUTER
3. DATABASE
4. AGENDA
1. SOP SURAT MASUK DAN KELUAR DI SEKRETARIAT
JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT MASUK DAN KELUAR TIDAK DAPAT DI PROSES
UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Staf
Kasubag
Umum dan
Kepegawaian
Sekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output
1 Usulan Berkas
ATK
Map
- Komputer
- Kertas HVS
4 Meneliti dan Memaraf ATK Parafan Surat
5 Meneliti dan Memaraf ATK Parafan Surat
Buku Agenda,
ATK, Stempel
Penelitian Berkas
Pengentrian Surat
No. Uraian Prosedur
Pelaksana Mutu Baku
7 Menomori surat, Distribusi Surat dan Menerima
Hasil Proses Surat
6 Menandatangani Surat ATK
Bukti Tanda Terima
Surat
Surat Keluar
3
Keterangan
Konsep Surat
Tujuan pengurusan
Adm. Kepegawaian
2
Tdk
Ya
Tdk
Ya
NOMOR SOP
TANGGAL PEMBUATAN
TANGGAL REVISI
TANGGAL PENGESAHAN
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP PENCAIRAN ANGGARAN
1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA
2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI
StafBendahara
Pengeluaran
Kasubag
KeuanganKadis Kelengkapan Waktu Output
- Berkas
persyaratan
Pencairan Anggaran
Belanja langsung
- Komputer SPP-LS
- Kertas HVS
ATK
- Komputer SPP-LS
- Kertas HVS SPM-LS
SPP-LS
SPM-LS
5 Menomori Surat Keluar, Mendistribusikan SPP-LS dan
SPM-LSBuku Agenda, ATK,
Sepeda Motor
Tanda Terima Distribusi
SPP-LS dan SPM-LS
No Uraian Prosedur
Pelaksana
KETERKAITAN
1 Surat Permohonan
DASAR HUKUM
UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
Mutu Baku
1. ATK
2. KOMPUTER
3. DATABASE
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
1. SOP SURAT KELUAR DI SEKRETARIAT
PERALATAN / PERLENGKAPAN
KUALIFIKASI PELAKSANA
Keterangan
ATK4 Tanda Tangan SPM
5. DRAFT PROSEDUR KERJA PENCAIRAN ANGGARAN PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
3 Meneliti dan Membuat SPM dan memaraf
2 Meneliti dan membuat SPP serta Tanda Tangan
Tdk
Tdk
Ya
Ya
NOMOR SOP
TANGGAL PEMBUATAN
TANGGAL REVISI
TANGGAL PENGESAHAN
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP PENERIMAAN PAD
1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA
2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI
1. SOP AKTA KELAHIRAN, PERKAWINAN, PERCERAIAN , KEMATIAN, PERUBAHAN DATA, SURAT KETERANGAN PINDAH DATANG, LEGELISIR
1. OPERATOR
2. STAFF KASUBAG KEUANGAN
3. KASUBAG KEUANGAN
Pembantu
Bendahara
Penerima
Pembantu
Bendahara
Penerima
Pembantu
Bendahara
Penerima
Bendahara
PenerimaKelengkapan Waktu Output
- Buku Kas 2 Jam
ATK
- Kertas HVS
- Sepeda Motor
- Kuitansi 3 Jam
ATK
Keterangan
KUALIFIKASI PELAKSANA
KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN
1. ATK
2. KOMPUTER
3. DATABASE
4. AGENDA
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Mutu baku
UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA PAD TIDAK DAPAT DITERIMA
Catatan setoran
Tanda Terima Setoran
4 Menerima Tanda Setoran 1 Jam- Buku Agenda
2 Mencatat dan membukukan
1 Menerima PAD
No Uraian Prosedur
Pelaksana
3 Menyetor PAD ke Bank
2 Jam
Uang kas dan Catatan
dalam Buku Kas
ATK
6. DRAFT PROSEDUR KERJA PENERIMAAN PAD PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
DASAR HUKUM
NOMOR SOP
TANGGAL PEMBUATAN
TANGGAL REVISI
TANGGAL PENGESAHAN
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP SPM
1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA
2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI
1. OPERATOR
2. STAFF KASUBBAG KEUANGAN
3. KASUBAG KEUANGAN
4. SEKRETARIS
UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
1. SOP PENCAIRAN ANGGARAN
JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA ANGGARAN TIDAK DAPAT DI CAIRKAN
7. DRAFT PROSEDUR KERJA SPM PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
1. ATK
2. KOMPUTER
3. DATABASE
PENCATATAN DAN PENDATAAN
KETERKAITAN
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
PERALATAN / PERLENGKAPAN
4. AGENDA
PERINGATAN
Staf Kasubag Sekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output
- Lembar
- Disposisi 2 Jam
- Buku agenda
surat masuk
- Kertas 2 Jam
- Nota dinas
- lembar
disposisi- Nota dinas
- Lembar 1 Jam
- Kertas
- Laptop/
- Internet
Mutu baku
1 Surat Permohonan
SPP
6 Mendistribusikan SPM 30 Menit
SPM
2 Jam SPM
5 Menit
2 Meneliti dan membuat SPP serta Tanda
Tangan
5 Tanda Tangan SPM
4
3 Meneliti dan Membuat SPM
Pelaksana
ARSIP
SPMMeneliti dan Paraf
KetNo Uraian Prosedur
ATK
Ya
Tdk
NOMOR SOP
TANGGAL PEMBUATAN
TANGGAL REVISI
TANGGAL PENGESAHAN
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP INTRUKSI KADIS
1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA
2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI
JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA URUSAN DINAS TIDAK DAPAT DI LAKUKAN 1. OPERATOR
2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
4. SEKRETARIS
UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
1. SOP KESELURUHAN DINAS
8. DRAFT PROSEDUR KERJA INSTRUKSI KADIS PADA SUBBAG UMUM BIDANG SEKRETARIAT
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN
1. ATK
2. KOMPUTER
3. DATABASE
4. AGENDA
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Staf Kasi Kabid Kadis Kelengkapan Waktu Output
ATK
Buku agenda 1 Jam
ATK
KERTAS 1 Jam
5 Menit
4 Meneliti dan paraf surat ATK 1 Jam Surat sudah diparaf
5 Meneliti dan paraf surat ATK 1 Jam Surat sudah diparaf
6. Tanda Tangan ATK 5 Menit Surat sudah
ditandatangani
Amplop - Tanda terima
Buku agenda 5 Menit - Arsip
No Uraian ProsedurPelaksana
Konsep Surat
KeteranganMutu baku
Disposisi
Konsep Surat3
7. Distribusi Surat
Entry Surat
Memproses Instruksi dan Disposisi Kadis surat 1
2 Konsep Surat
Ya
Tdk
Tdk
Ya
NOMOR SOP
TANGGAL PEMBUATAN
TANGGAL REVISI
TANGGAL PENGESAHAN
DISAHKAN OLEH
NAMA SOP KTP/KK
1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA
2. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI
1. SOP AKTA KELAHIRAN, PERKAWINAN, PERCERAIAN, KEMATIAN, PERUBAHAN DATA, SURAT PINDAH DATANG
1. OPERATOR
2. STAFF SEKSI KTP/KK
3. KASI KTP/KK
4. KABID KEPENDUDUKAN
JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA KTP/KK TIDAK DAPAT DICETAK
UU. NO. 23 TAHUN 2006 TENTANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA MEDAN
9. DRAFT PROSEDUR KERJA KTP / KK PADA SEKSI KTP/KK BIDANG KEPENDUDUKAN
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
KETERKAITAN PERALATAN / PERLENGKAPAN
1. ATK
2. KOMPUTER
3. DATABASE
4. AGENDA
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Kadis
1 Menerima berkas permohonan KK dari
masyarakat, verifikasi dan validasi data
penduduk dan meneruskan berkas
permohonan KK ke dinas kependudukan
ATK 4 Jam Data
2 Menerima permohonan KK dari kecmatan dan
verifikasi dan validasi data serta memberi
persetujuan pencetakan KK
Berkas KK 10 Menit Berkas
KK
- Komputer
- Blangko KK
4 Menelaah dan memaraf Berkas KK 10 menit Berkas
KK
5 Menandatangani KK ATK 10 menit KK
6 Membukukan & Mendistribusikan KK ATK 1 Hari Arsip
Staff
Seksi
Mutu baku
KetOutputWaktuKelengkapan
3 - Melakukan Pencetakan 10 menit Berkas
KK
Petugas
Admin Kasi KTP/KK
Operator
KTP/KK
Kabid
Kependuduka
No Uraian Prosedur
Pelaksana
Tdk
Ya Tdk
Ya