dinnerbooking 4 brugermanuals.dinnerbooking.eu/pdf/usermanual_dan.pdf · vi håber at dinnerbooking...

1

DinnerBooking 4 Brugermanual

2

Indholdsfortegnelse Introduktion .......................................................................................................................................... 3

Forbehold og systemkrav ...................................................................................................................... 4

Systemoverblik ...................................................................................................................................... 5

Applikation installation ......................................................................................................................... 6

Start Applikationen................................................................................................................................ 9

Opret en bordplan ............................................................................................................................... 12

Opret en åbningstid i ugeskema .......................................................................................................... 15

Opsæt e-mail skabelonen til selskaber ................................................................................................. 19

Lav en booking .................................................................................................................................... 20

Booking visning/tilgang ...................................................................................................................... 22

Gæstedatabasen .................................................................................................................................. 24

Opret et nyt område ............................................................................................................................ 27

Lav en overskrivning ........................................................................................................................... 28

Byt bord ............................................................................................................................................... 30

Søg booking ......................................................................................................................................... 31

Slettede bookinger ............................................................................................................................... 32

Venteliste ............................................................................................................................................. 33

DinnerBooking App Hotkeys ............................................................................................................... 36

DinnerBooking Web administration .................................................................................................... 37

3

Introduktion

Kære kunde,

DinnerBooking er resultatet af lang tids banebrydende arbejde i web -og applikationsløsninger. Vi har bestræbt os på at systemet bliver så let og intuitivt at benytte som muligt. Systemet kombinerer det bedste fra både webapplikationer og traditionelle applikationer hvilket giver det en unik blanding af driftsstabilitet, hurtighed og moderne features. Selvom DinnerBooking indeholder en lang række avancerede funktioner er systemet stadig let at implementere i restauranten. Vi har gjort os store anstrengelser for at programmet kræver et minimum af hardware, oplæring og vedligeholdelse. Brugermanualen her forklarer hvorledes DinnerBooking udnyttes optimalt. Afsnittene er inddelt efter indhold i programmet. Nogle menuer kræver administrator adgang. Vi håber at DinnerBooking opfylder Deres krav til et moderne restaurant management system og

byder Dem velkommen som kunde hos os.

4

Forbehold og systemkrav

DinnerBooking applikationsdel er designet til Windows® XP eller nyere. Webdelen er designet til Internet Explorer 9 browser/Firefox. DinnerBooking kan muligvis benyttes med andre systemer, men der gives ingen garanti herfor. Mac IO X kan benyttes via Crossover: http://www.codeweavers.com Minimum systemkrav: CPU: 2,0 GHz RAM: 4 GB Harddisk: 200 MB Minimum anbefalet Internet forbindelse til DinnerBooking 10 Mbit / 2 Mbit. For at applikationen kan kører skal der være åbent på port 80 / 443 / 3306 TCP. Denne brugermanual er ikke altid helt opdateret da der jævnligt bliver frigivet nye version af applikationen inden de er indskrevet i brugermanualen og der kan derfor forekomme mindre afvigelser.

5

Systemoverblik

DinnerBooking er et "hosted" system. Det vil sige at data ligger på en internet server hos

DinnerBooking. Det har erfaringsmæssigt vist sig at give den største sikkerhed for restauranten og

samtidig den største fleksibilitet i forhold til at tilgå disse data.

Systemet består af følgende:

1) Portal (dinnerbooking.com):

Webadministration - alle indstillinger rettet mod online booking og portal

Kræver at man er oprettet med restaurant rettigheder (tjener eller restaurant

administrator)

Online booking - gæstens måde at reservere elektronisk på

Kræver blot profil hos DinnerBooking

2) Applikationen

Alt daglig booking håndterings fra restaurantens synspunkt. Denne del er lavet i en lokalt

installeret installation der henter data fra serveren. Dette sikre optimal brugeroplevelse på de

funktioner der bliver brugt ofte.

Manualen er herefter inddelt så den beskriver webadministration og applikationen.

6

Applikation installation

Efter oprettelsen af din restaurant og din bruger på portalen vil du have adgang til at logge ind på

webadministrationen. Det kræver tjener/administrator rettigheder. Oprettelsen af restaurant og

første administrator er udført af DinnerBooking.

Efter login vil du have følgende valg muligheder:

Restauranter - se/rediger dine restauranter

Profil - se/rediger din personlige profil

Bookinger - se dine personlige profil bookinger

Applikation - hent DinnerBooking applikationen

Administration - webadministrationen med mulighed for at indstille restaurant

stamdata, online bookinger, skabeloner, se bookinger mv.

7

For at installere applikationen på din Windows maskine skal du hente applikationen ved at klikke

på "Applikation" fanebladet.

Vælg "Download DinnerBooking App" og "kør" filen når du bliver spurgt.

Vælg "næste"/"next" når installations vejledningen starter:

8

Klik dernæst "Install"

Du er nu klar til at kører DinnerBooking App klik "Finish":

9

Start Applikationen

Applikationen startes ved at dobbeltklikke på ikonet på desktoppen eller via start menuen...

Ved login prompten skal du benytte samme e-mail/kodeord som du benyttede til at logge in på

portalen/webadministrationen:

10

Når du er logget ind vil du se hovedvinduet:

Følgende er en forklaring på hovedmenuen:

Søg bookinger

Gå til i dag

Print rapport

Gæstedatabasen

Opdater

Slettede bookinger

Ugeoversigt

Datonavigering Administrator menu

Applikations indstillinger

Log af

Status på dag/dato

Auto login til webadministration

Link til support

11

Valg af aktuel detalje visning:

Booking håndtering i bunden af programmet:

Restaurant/område vælger - format: [restaurant] - [område]

Åbningstider/tidsvisning

Vis gamle bookinger

Overhold kapacitetstyring ved byt bord

Valg af booking detalje visning:

Tidsplan: viser liste + tidsplan

Bordplan: viser liste + bordplan

Kun liste: viser kun listen

Kun venteliste/noter : viser kun venteliste og noter

Lav walk in booking

Se gæstehistorik

Nulstil tjek ud

No-show

Lav booking

Rediger booking

slet booking

Ankommet

Tjek ind

Tjek ud

Booking rapport

Sæt booking bekræftet

Noter

Venteliste

Flyt booking fra venteliste til aktiv

Aktuel åbningstids:

Ugeskema

Overskrivning

12

Opret en bordplan

En Bordplan har to funktioner i DinnerBooking:

1) Vise de fysiske bordes placering i forhold til hinanden og bookingernes placering

2) Bestemme hvilke borde der må bookes hvornår og hvordan

Når bordplanen er opsat med egenskaber for bordene kan den bruges i åbningstider, enten i

ugeskema eller overskrivninger.

Ugeplanen er den normale åbningstid

Overskrivninger er afvigelser på enkelte dage eller perioder

Systemet benytter således flere parametre for at beregne ledige tider i systemet:

Bordplanen hvis vedhæftet åbningstiden

Kapaciteter i åbningstiden

Eksisterende bookinger og den aktuelle booking

Vinduet for bordplaner tilgås via administrator menuen:

I administrator menuen vælges den blå kasse for bordplans menuen:

13

I bordplans menuen kan en ny bordplan oprettes ved at klikke på blå kasse med grønt plus:

Højreklik på bordplanen for at få bordplansvælgeren op og dobbeltklik på bordet som ønskes

indsat på planen:

Efterfølgende kan egenskaberne for bordet sættes:

14

I hele restaurantens potentielle åbningstid kl 06:00 til kl 03:00 kan bordets egenskab opsættes og

bordplanen dækker derfor enhver åbningstid den potentielt kan indgå i.

Følgende er værd at bemærke om borde og deres egenskaber:

Et bords kapacitet er givet via bordets antal stole som grafisk vist.

Et bords nummer/navn skal være unikt for bordplanen.

"Intern" kolonnen betyder om bordet som udgangspunkt er tilgængelig uden overbookning

i applikationen

"Online" er om bordet er tilgængelig for online booking.

"Prioritet" betyder at bordet bliver valgt før andre borde magen til. Jo højre tal = valgt før.

(gælder kun online)

"Ledig =>" betyder at bordet ikke bliver tilgængelig under det antal personer valgt til

bookingen.

Gruppe kolonnen giver fleksibilitet i forhold til at borde kan blive booket sammen i samme

booking automatisk online. Fx kan to borde med samme gruppe blive booket sammen. En

enkeltstående karakter (tegn) bliver talt som en gruppe. Et bord kan dermed godt tilhører

flere grupper. Følgende eksempel illustrerer dette:

Bord 1 - Gruppe X

Bord 2 - Gruppe Y

Bord 3 - Gruppe XY

Derved kan bord 3 indgå i booking med både bord 1 og 2.

Denne funktion gælder kun online. Maksimalt 6 borde kan indgå i en enkelt gruppe.

Bemærk også at værdier kun gælder for det aktuelle kvarter.

15

Opret en åbningstid i ugeskema

Vinduet for åbningstider (ugeskema) tilgås via administrator menuen:

I administrator menuen vælges den rigtige restaurant til venstre og det rigtige område til højre.

Klik dernæst på den blå kasse med ur for at åbne ugeskema menuen:

Bemærk at restauranten pr default oprettes med området inde.

I åbningstidsvinduet findes der syv skemaer - et for hver ugedag (vist i rød ramme):

16

En ny åbningstid kan laves ved at trykke på "Ny" på den givne dag hvorefter det er muligt at

sætte tid og kapacitet op til højre i billedet:

Til højre skal til at starte med vælges:

Start dato

Start tid

Slut tid

Start dato er den dato den ønskede åbningstid skal gælde fra. Systemet fungere således at en

åbningstids på en given dato altid gælder fra den dato og "overtager" således evt tidligere

åbningstider, fx:

Startdato 1/1-2008 - Start tid: 12:00 - Slut tid: 21:00

gælder fra 1/1-2008 og for al fremtid, ved mindre en anden åbningstid overtager.

Tilføjer vi derfor endnu en åbningstid således at vi har:



så vil følgende gælde: fra 1/1-2008 til 31/12-2011 og derefter gælder anden

åbningstid fremefter.

17

Starter to åbningstider samme dato gælder de begge. Fx:



Der må således ved to eller flere åbningstider startende samme dato ikke være overlap mellem

start og slut tiden.

For hver åbningstid kan der sættes en række overordnet egenskaber:

Maks. bookinger total - maksimum antal bookinger på åbningstiden

Maks. PAX total - maksimum antal PAX på åbningstiden

Standard længde - Tid i minutter som bookingen tager som udgangspunkt

Derudover kan der i hvert tidsinterval mellem start tid og stop tid sættes 4 kapacitetsegenskaber:

Maks. bookinger - maksimum antal startende bookinger på dette tidspunkt

Maks. PAX - maksimum antal startende PAX på dette tidspunkt

Maks. bookinger online - maksimum antal startende bookinger via online booking på

dette tidspunkt

Maks. PAX online - maksimum antal startende PAX via online booking på dette

tidspunkt

Disse tal er som standard sat til 999 hvilket betyder at de ingen indflydelse har og de behøves

således kun ændres såfremt der er behov for mere præcis styring af booking strømmen. Sidst i

vinduet kan der vedhæftes en bordplan. Vedhæftes en bordplan gælder den for åbningstiden og

bordenes egenskaber vil blive regnet med ind kapacitetsstyringen.

18

Efter at åbningstiden for dagen er sat op, vises den under ugeskemaet:

Detaljer kan altid redigeres ved at klikke på den enkelte åbningstid. Ønskes en ugedags

åbningstider genbrugt på hele ugen eller enkelte dage kan der højreklikkes på dagen og vælges at

kopiere til andre dage som vist herunder (bemærk at dette overskriver evt. andre åbningstider på

de dage der kopieres til):

Nederst i vinduet er det muligt at hente hele åbningstidsplaner fra andre områder:

19

Opsæt e-mail skabelonen til selskaber

Vinduet for selskabs e-mail skabelonen tilgås via administrator menuen:

I administrator menuen vælges den rigtige restaurant til venstre. Klik dernæst på den brevet med

blå kuglepen for at skabelonen:

E-mail skabelonen kan opsættes. E-mailen kan ændres fra gang til gang i brug og skabelonen

udgør derfor kun et udgangspunkt.

Selskabs e-mail sendes via højreklik menuen på listen (se under booking visning/tilgang)

20

Lav en booking

Når en dag er åbnet via ugeskema eller overskrivninger, kan der lægges bookinger på den, hvilket der gennemgås kort herunder: Start med at klikke "Lav ny booking knappen" (kan også gøres ved at klikke direkte på bord i tidsplan eller bordplan) der skal ligge en booking på. Et vindue til valg/oprettelse af gæst vil komme frem som vist:

Gæstevinduet kan bruges til både at hente eksisterende gæster samt oprette nye. Opret en ny gæst ved blot at taste navn og telefon nummer ind. Klik herefter OK. Et nyt vindue åbner sig herefter til indtastning af booking data:

21

Gæsten er hentet ind i bookingvinduet. Vælg dernæst først bookingtid. Ud fra den valgte tid beregner programmet ledige borde. Vælg et bord ved at klikke på det i listen af ledige borde. Vælg initialer og tryk derpå OK. Bookingen er nu gemt og bordet vil fremgå rødt/booket på bordplanen som vist herunder:

22

Booking visning/tilgang

Der findes tre måder i DinnerBooking til at vise bookinger nemlig Liste, Bordplan og Tidsplan. De

repræsentere alle de samme underliggende data som dog bliver vist på forskellig måde. Når

Bordplan eller Tidsplan er valgt vises listen til venstre for også. Bordplan og tidsplan kan kun vises

når en åbningstid er valgt:

Her ses tidsplanen:

Bordplanen bruges til at styre den overordnet opsætning og kapacitet. Tidsplanen bruges som overbliksværktøj og er god til at flytte bookinger til andre borde. Listen viser dagens bookinger i en ligefrem måde der minder om en printet liste. Hvornår man bruger liste og tidsplan er dog meget individuelt. Listen kan gøres personlig ved at flytte og ændre størrelse på kolonnerne i forhold til hinanden. Ved at højreklikke på bookinger på listen er der en række muligheder via en menu:

23

Højreklik menuen fungerer som genvej til mange af knapperne (funktionerne) i bunden af hovedvinduet. Menuen giver også adgang til at sende en e-mail ud fra skabelonen opsat via administrator menuen. Denne benyttes typisk ved selskaber. Skabelonen optræder i afsendelses vinduet som et udgangspunkt:

Når rettelserne er lavet kan e-mailen sendes.

24

Gæstedatabasen Klik på gæstedatabase ikonet i øverste ikon række i hovedvinduet. Nedenstående vindue vil komme op:

Gæstetabellen Tabellen giver et overblik over de gæster, der eksisterer i systemet. Der præsenteres oplysninger

vedrørende gæstens fornavn, efternavn, hvis gæsten kommer fra et firma, så navnet på dette,

adresseoplysninger, telefonnummer, e-mail og hvor vidt gæsten er en VIP gæst. Det er muligt at

navigere rundt i tabellen ved at venstreklikke på de forskellige rækker. Herefter skifter den aktive

gæst. Hvis der dobbeltklikkes med venstre museknap på en af gæsterne, bliver et vindue åbnet,

hvor det er muligt at redigere oplysningerne for den valgte gæst. Hvis der er flere gæster i

gæstedatabasen, end der kan vises i vinduet, er det muligt at se de øvrige gæster ved at klikke på

op/ned-pilene i højre side af tabellen.

Søgefelter

Søgefelterne bruges til at filtrere, hvilke gæster, der skal vises.

Der findes dels en række tekstfelter, der giver adgang til at filtrere på fornavn, efternavn, firma,

adresse, postnr, by, telefonnummer og e-mail adresse. Indtastes fx 'a' i fornavnfeltet, vil der kun

blive vist gæster, hvis fornavn starter med a. De øvrige tekstfelter fungerer på tilsvarende vis.

25

Derudover findes tre firkantede felter, hvor der kan sættes/fjernes et flueben. Disse felter giver

mulighed for at filtrere således, at der kun vises gæster, der er tilmeldt nyhedsbrev, SMS tjenester

eller er angivet som værende VIP gæster. Er der sat flueben i et af felterne, er det tilhørende filter

slået til.

Såvel tekstfelter som firkantede felter kan bruges i kombination, således at det er muligt fx at kun

få vist gæster, hvis fornavn starter med a, hvis telefonnummer starter med 4 og som er VIP

gæster.

Det er muligt at få vist alle gæster ved at sætte flueben i "Vis alle". Bemærk at det potentielt

tager lang tid at hente alle data for gæsterne.

Knapper

Nederst i vinduet er fire knapper, som alle bruges til at udføre handlinger relateret til gæster.

Nedenstående tabel viser de forskellige knapper med tilhørende funktion fra venstre mod højre:

Hvidt tekstdokument -> Eksporter en semikolon separeret liste af e-mails på alle gæster

der har en e-mail.

Hvidt tekstdokument med grønt flueben -> Eksporter en semikolon separeret liste af e-

mails på gæster der er tilmeldt e-mail nyhedsbrev

Hvid kuvert med blå kuglepen -> "Send email" til gæst (default e-mail program åbnes)

Person med grønt plus -> "Opret gæst". Der åbnes et vindue, hvor det er muligt at indtaste

data for en ny gæst.

Person med blåt flueben -> "Rediger gæst". Der åbnes et vindue, hvor det er muligt at

indtaste nye oplysninger for den aktive gæst

Person med rødt kryds -> "Slet gæst". Bemærk at gæstens bookinger vil blive slettet fra

systemet også

To flueben -> finde duplikater (dvs. samme gæst oprettet flere gange) i databasen.

26

De resulterende gæster i listen er dem som systemet finder som sandsynlige duplikater.

Disse kan med fordel slås sammen til en gæst ved at højreklikke og vælge "rediger

duplikat". Følgende vindue vises som eksempel:

Vælg til venstre i vinduet den duplikat der ønskes at se detaljer for. Til højre er en

række detaljer. Den sammensatte (resulterende gæst) kan sammensættes ud fra

duplikater ved at flytte detalje med pile:

Når den resulterende gæst ser rigtig ud helt til højre, tryk da OK. Den resulterende

gæst overtager alle bookinger for de duplikater der bliver slettet. Gæstehistorikken

bliver slået sammen i den resulterende gæst.

27

Opret et nyt område

Funktioner for områder tilgås via administrator menuen:

I administrator menuen vælges den rigtige restaurant til venstre. Dernæst kan områder oprettes,

redigeres og slettes med følgende knapper:

Klik på venstre knap for at oprette et nyt område og følgende vindue vises:

Tast et navn for område og vælg om det skal være online tilgængeligt (dvs. tilgængelig på online

booking). Klik "Tilføj/rediger". Området kan navngives på forskellige sprog fordi område navnet

optræder i online bookingen.

Luk herefter vindue.

Områder kan redigeres ved at dobbeltklikke på et område fra administrator menuen.

28

Lav en overskrivning

DinnerBooking giver mulighed for at afvige fra det faste ugeskema på enkelte dage eller perioder.

Dette gøres via overskrivninger.

Vinduet for overskrivninger tilgås via administrator menuen:

I administrator menuen vælges den rigtige restaurant til venstre og det rigtige område til højre.

Klik dernæst på kalender ikonet til højre

I overskrivningsvinduet viser til venstre eksisterende overskrivninger og til højre detaljerne for den

enkelte overskrivning, fx:

29

Overskrivninger fungere på samme måde som ugeskemaet, men erstatter det normale ugeskema

på de dage der er berørt.

Det er således muligt at ændre åbningstider, kapacitet eller bordplan for en given dag/periode

uden at skulle ændre i de faste ugeskema.

For at lette rettelser med udgangspunkt i ugeskemaet findes i bunden af overskrivningsvinduet en

funktion der hedder "Kopier fra ugeskema". Denne funktion kopiere den aktuelle dag (som givet

ved datovælgeren i hovedvinduet) fra ugeskemaet ind overskrivninger. Herved undgås at skulle

lave hele dagen igen som overskrivning i tilfælde af mindre ændringer.

Ved at klikke på "Kopier fra ugeskema" spørges der "Vil du duplikere den nuværende bordplan".

Kræves der ingen ændringer i bordplanen skal du blot svarer "nej". Kræves der ændringer i

bordplanen svar da "ja". Der oprettes da en kopi af bordplanen der er vedhæftet dagen i

ugeskemaet og den navngives [navn]_1. Således at hvis planens oprindelige navn var "man-tors"

bliver navnet på duplikatet "man-tors_1". Den kan efterfølgende rettes via bordplansmenuen. Den

duplikeret bordplan bliver automatisk vedhæftet overskrivningen.

Bemærk: så længe at samme borde eksisterer i en udskiftet plan bliver bookingerne blot

vedhæftet disse borde igen. Slettes der borde med bookinger på skal disse bookinger replaceres.

30

Byt bord

Ønsker man som tjener at bytte om på to borde gøres dette som udgangspunkt gøres enten på

listen eller tidsplanen. Gør som følger:

Skift til tidsplanen eller listen

Identificer de to bookinger som skal bytte bord. Bemærk at bookingerne vil beholde

deres oprindelige start/stop tider uanset at de skifter bord.

På tidsplanen gøres følgende:

Venstre klik på den ene booking og hold venstre museknap nede mens booking

flyttes oven på den der skal byttes med.

Slip venstre museknap når bookingen der flyttes er placeret oven på bookingen

den byttes med. Bytte operationen udføres med det samme.

På listen gøres følgende:

Venstre klik og hold museknappen nede i bordnummer kolonne og flyt så

musen hen over den booking (bordnummer kolonne) der skal byttes med.

Slip bookingen oven på den der skal byttes med. Bytte operationen udføres

med det samme.

Hvis en fejlmeddelse viser sig om at bordene ikke er ledige skyldes det at et bord ikke er ledigt til

at modtage bookingen på den ny tid. Bookinger skifter ikke tid men kun bord og en af bordene

kan derfor være ikke tilgængelige eller optaget af en tredje booking i perioden. Bemærk at der

under visningstypen "tidsplan" og ved siden af åbningstiden, kan sættes et vælges om

kapacitetsbegrænsninger under bytningen skal overholdes. Ikonet er som følger:

31

Søg booking Der kan søges i bookinger ved hjælp af søge vinduet ved at klikke på kikkert ikonet. Det er muligt

at søge på en række kriterier for at finde specifikke bookinger:

Når en booking er fundet er det muligt at dobbeltklikke på bookingen eller klikke på knappen "Gå

til liste". Herved lukkes søgevinduet og programmet stiller sig - i hovedvinduet - på den dag den

søgte booking findes.

32

Slettede bookinger

Bookinger kan have tre forskellige status:

Aktive

Ventende

Slettet

Når en aktiv eller ventende booking slettes skifter den status til slettet booking. Den kan derefter

tilgås i slettede bookinger menuen der kan vælges fra hovedvinduet ved at klikke på

"skraldespand ikonet". Vinduet vises som herunder:

Det er i vinduet muligt at flytte bookingen tilbage til aktive elle ventende booking. Ved flytning til

aktive bookinger vil du blive bedt om en manuel replacering såfremt der er konflikt med bookinger

der er tilkommet efter sletningen. Det er også muligt at se en log over bookingens bevægelser

eller detaljer for bookingen.

33

Venteliste

Ventelisten kan bruges i perioder med fuld belægning. Her er det muligt at skrive gæster op, hvis

de er interesserede, således at de kan blive ringet op, hvis der skulle være et afbud. Gæsternes

rækkefølge kan sættes via kolonne sortering (klik på den kolonne title der skal sorteres efter).

Ventelisten består af en tabel, der viser en række oplysninger vedrørende de gæster, der er

skrevet op: Klokkeslæt gæsten er interesseret i at få et bord, PAX, gæstens for- og efternavn,

eventuelt firma, gæstens telefonnummer, eventuel tekst, der måtte være indtastet af den ansatte,

der oprettede gæsten på ventelisten, er gæsten VIP og hvornår gæsten blev oprettet på

ventelisten.

Det er muligt at navigere rundt i tabellen ved at venstreklikke med musen på de forskellige

gæster, der findes på ventelisten. Når dette gøres, sættes den gæst, der klikkes på til at være den

aktive gæst. Hvis der dobbeltklikkes med venstre museknap på en gæst, åbnes et vindue, hvor

det er muligt at redigere ventelisteoplysningerne for denne. Derudover er der fire knapper knyttet

til ventelisten. Disse knapper med tilhørende funktion fremgår af den følgende tabel:

Bemærk at DinnerBooking giver mulighed for at gæster kan skrive sig på venteliste online.

Kontrakt DinnerBooking for detaljer.

Ikoner

Papir med ur og grønt plus: Opret gæst på venteliste. Åbner et vindue, hvor det er muligt at

oprette en gæst på ventelisten.

Papir med ur og blåt hak: Rediger gæst på venteliste. Åbner et vindue, hvor det er muligt at

redigere den aktive gæst på ventelisten. Se afsnit herom nedenfor

Papir med ur og rødt kryds: Slet gæst på venteliste

Blå pil: Lav booking til gæst fra liste. Flyt gæsten fra venteliste til booking vindue for at lave en

booking med gæsten fra venteliste.

34

Opret og rediger gæster på ventelisten

Redigering og oprettelse af gæster foregår ved hjælp af et vindue, hvor det er muligt at indtaste

de nødvendige oplysninger. Vinduet er bygget op omkring en række rullemenuer, tekstfelter og

knapper:

Opret gæst

For at oprette en ny gæst på ventelisten: tryk på knappen der viser et papir med ur og grønt

kryds, med musens venstre knap. Herefter vil gæstevinduet vises hvor det er muligt enten at

oprette en gæst eller hente en gæst. Når gæsten er valgt præsenteres et vinduet hvori det er

muligt at indtaste nogle booking informationer (se billedet ovenfor).

Efter at have valgt en gæst, vil dennes for- og efternavn, telefonnummer og eventuelt firma

fremgå af tekstfelter i indtastningsvinduet. Herefter skal der tages stilling til, hvornår gæsten

ønsker at få et bord og PAX. Det er endvidere muligt for den ansatte, der opretter at knytte en

kommentar til oprettelsen i form af et stort tekstfelt til Intern tekst.

Når oprettelsen er afsluttet trykkes på OK knappen med venstre museknap, og denne fremgår

herefter af listen over gæster på venteliste for den aktuelle dag.

Rediger gæst

Hvis en gæst på ventelisten åbnes med henblik på redigering, vises de oplysninger, der er

gældende for denne i indtastningsvinduet. Herefter er det muligt at redigere disse oplysninger.

Dette inkluderer også at rette hvilken gæst, der skal have den pågældende plads på ventelisten,

herunder både hente en eksisterende gæst og oprette en ny.

35

Når redigeringen er afsluttet trykkes på OK knappen med venstre museknap, og denne fremgår

herefter af listen over gæster på venteliste for den aktuelle dag med de nye oplysninger.

Venteliste i bookingvinduet

I bookingvinduet findes fanebladet Venteliste. Trykkes der på fanebladet med venstre museknap,

vises en liste, hvor de gæster, der er på venteliste på den aktuelle dag fremgår.

Flyt booking fra venteliste til bookingvinduet

Det er muligt at føre oplysningerne for disse gæster over i bookingvinduets hovedfaneblad

(Booking) ved at klikke på den blå pil ikon (se billede ovenfor) i hovedvinduet.

36

DinnerBooking App Hotkeys

Overordnet menuer F1 = Hjælp

F2 = Print Menu

F3 = Søg

F4 = Gæstedatabase

F5 = Refresh

F6 = Gå til i dag

F7 = Opret booking

F8 = Gæstehistorik

F9 = Listen

F10 = Bordplan

F11 = Venteliste

F12 = Beskeder

Ctrl + F1 = Log af

Ctrl + F2 = Ugeoversigt

Ctrl + F3 = Ny Besked

Ctrl + F4 = En Uge tilbage

Ctrl + F5 = En Dag tilbage

Ctrl + F6 = En Dag Frem

Ctrl + F7 = En Uge Frem

Ctrl + F8 = Hent masterplan

Ctrl + F10 = Ny på venteliste

Ctrl + F11 = Rediger booking valgt på listen

Ctrl + F12 = Tidsplan

Booking vinduet Ctrl + B = Booking faneblad

Ctrl + V = Venteliste faneblad

Ctrl + W = Vælg Walk IN

Ctrl + H = Hent Gæst

Ctrl + G = Ret/Opret Gæst

Gæstedatabase vinduet

Ctrl + N = Opret ny gæst

Ctrl + E = Rediger gæst

Ctrl + M = Send E-mail

37

DinnerBooking Web administration

DinnerBooking Webadministration er en del af dinnerbooking.com og er helt specifikt de

rettigheder man opnår når en bruger på portalen har rettigheder som "restaurant administrator"

eller "tjener". I webadministrationen er lagt en række menuer der er tæt tilknytning til online

booking, portalen eller online services som fx e-mails og SMS. I webadministrationen findes også

administration af brugere (tjener og administrator).

Opdeling mellem Webadministration og applikation har til mål at sikre den optimale

brugeroplevelse da applikationen kan give en bedre brugeroplevelse på meget bookingspecifikke

områder idet en applikation er hurtigere og tillader flere muligheder end hvis programmet kørte

via en webbrowser.

Login

Der kan logges ind enten via dinnerbooking.com eller via applikationen. Som restaurant

administrator vil man se nedenstående menu:

38

Hvis man som bruger har adgang til flere restauranter vil disse fremgå. Der er også overordnet

statistik ud for hvor hver restaurant.

Rediger stamdata for restauranten

Ved at klikke på restaurant navnet vises restaurantens stamdata:

Overordnet menu navigering

39

Øverst i webadministrationen findes fem faneblade:

Restauranter -> Viser hovedvinduet med restaurant der er adgang til.

Profil -> Viser personlige profil oplysninger

Bookinger -> Viser personlige profil bookinger (ikke restaurant bookinger)

Applikation -> Link til at hente applikationen

Administration -> Menu til at opsætte restauranten (webadministration)

Administration

Klikkes der på Administration fanebladet vises følgende menu:

Menuen er inddelt i fire overordnet punkter:

Restauranter

Overblik

Skabeloner

Statistik

Disse gennemgås herunder overordnet:

Restauranter

Grundlæggende indstillinger foretages i denne menu:

Mine restauranter: link til hovedside med oversigt over restauranter

40

Indstillinger: er restaurantens stamdata. Det er vigtigt at der sættes korrekt

information da disse oplysninger bruges på online booking samt portalen.

DinnerBooking udfylder information ved oprettelse men det er restaurant

ansvar at verificere at informationen er korrekt samt at opdatere den

efterfølgende. SMS afsender navn er det der fremgår i en mobiltelefon

som afsender navn. Der benyttes som standard restaurantens navn og

SMS afsender navn skal derfor kun sættes hvis der ønskes afvigelser. Der

kan maksimalt vælges 11 tegn. Danske speciel tegn anbefales ikke.Tags,

Pris, Køkkentype, Betaling og beskrivelse vises på portalen.

Tablet version: Tilkøbsmodul til at vise et simpelt touchinterface med tjek-in/ud.

Billeder: Upload billeder af restauranten til brug på portalen for restaurant

markedsføring. Billederne bør være i god opløsning i formatet png

Adgange: Tilføj brugere - dvs tjenere og andre restaurant administratorer.

Til højre kan der vælges "Tilføj tilladelse" hvorefter følgende

skærmbillede vises:

41

Skriv e-mail på ny bruger og vælg rolle (tjener eller administrator).

Hvis brugeren findes i forvejen tilføjes rettighederne med det samme.

Hvis ikke vil systemet bede om flere oplysninger så profilen kan oprettes

som vist herunder:

Der bliver ved oprettelsen udsendt en velkomst mail. Initialer bør sættes

da disse bruges i applikationen til at logge bookinger med.

Booking indstillinger: Indstillinger for online booking

42

Denne menu styrer de overordnet retningslinjer for online bookingen. Ud

over bordplaner, åbningstider, overskrivninger, eksisterende bookinger og

særlige dage vil systemet også tage højde for de indstillinger der er sat

op i denne menu.

"Cut time" betyder at bookingen lukkes på denne dag hhv. til frokost og

aften seat ved de valgte tider (frokost/aften skiller kl 17)

"note" er den besked gæsten kan taste ind i slutningen af online booking.

Det er muligt at få tilsendt en mail når en booking har en note. Dette

minimere risikoen for at den bliver overset.

Det er også muligt at få tilsendt en notifikation på e-mail/SMS når en

booking bliver lagt i systemet online. Denne funktion er som

udgangspunkt kun nødvendig hvis man ikke benytter applikationen

løbende.

Særlige dage: Opsæt særlige dage der kan vise beskeder i online booking og lukke

online booking bestemte dage eller perioder.

Send SMS: Send SMS. Menu til at sende SMS beskeder ud til bestemte grupper.

Samtidige App brugere: Se og slet applikations forbindelser til DinnerBooking serveren fra

Applikations brugere. Forbindelser fra applikationen kan hænge op til 15

minutter hvis ikke applikationen lukkes ned korrekt. Det kan fx være når

en bærbar computer går på dvale med applikationen åben.

Overblik I denne menu findes der mulighed for at se bookinger, SMS og e-mail. Det er ikke muligt at slette

eller oprette nye i denne menu.

Bookinger: Se bookinger (aktive og venteliste) for den valgte restaurant på dags- og

ugebasis.

SMS: Se en log over SMS udsendt fra restauranten.

E-mail: Se en log over E-mail udsendt fra restauranten.

Skabeloner

Mulighed for at redigere skabeloner der bruges til at vise gæsten detaljer i forbindelse med

booking, SMS og e-mail.

Ingen online tider: Skabelon som vises i online booking hvis ikke der er ledige tider

43

Maks. gæster: Skabelon som vises hvis gæsten vælger større antal gæster online end

der er tilladt i booking indstillinger.

SMS skabeloner: Der findes seks forskellige SMS skabeloner:

Bekræftelse - sende ved booking både online og internt

Påmindelse - sendes valgfrit antal timer før booking

Ved ændring - sendes når en booking ændres i tid eller PAX

Ved annullering - sendes ved annullering både online og internt

Efter besøget - sendes valgfri antal timer/dage efter besøg

Ved booking - sendes til restaurant hvis gæst har tastet note

Bemærk at SMS ikke sendes før den enkelte skabelon er aktiveret og der er lavet en aftale med

DinnerBooking

E-mail skabeloner: Der findes fem forskellige E-mail skabeloner:

Bekræftelse - sende ved booking både online og internt

Påmindelse - sendes valgfrit antal timer før booking

Ved ændring - sendes når en booking ændres i tid eller PAX

Ved annullering - sendes ved annullering både online og internt

Efter besøget - sendes valgfri antal timer/dage efter

Statistik

Giver mulighed for at se udvikling i bookinger og antal gæster for hver restaurant over tid.

dinnerbooking 4 brugermanuals.dinnerbooking.eu/pdf/usermanual_dan.pdf · vi håber at dinnerbooking...

Documents