diplomsko delo - connecting repositories · 2018. 8. 24. · materiala, glede na dobaviteljev...

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE

DIPLOMSKO DELO

DUŠAN HO�EVAR

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE

Diplomsko delo univerzitetnega študija smer Organizacija dela

PREOBLIKOVANJE PROCESA NARO�ANJA IN SPREMLJANJA DOBAVE

MATERIALA V PODJETJU LPP, d. o. o.

Mentor: izred. prof. dr. Tomaž Kern Kandidat: Dušan Ho�evar

Kranj, januar 2006

Strm klanec je življenje, mnogo padcev, stranpoti,

vendar glava polna - znanje, za lažji vzpon po strmini poskrbi!

(avtor neznan) Zahvala Temeljito, radikalno, dramati�no – prenova, u�enje, znanje, ustvarjalnost – uspeh. Enostavno povedano, preprosto razumljivo, vredno vsakega zaupanja. Seveda brez preproste, dobronamerne in strokovne podpore, ne bi bilo moje diplome: moj mentor - izredni profesor dr. Tomaž Kern, »lektorica« Anja Poto�nik in »prevajalec«, sicer prijatelj Marjan Gasser, in drugi moji najdražji, ki ste me spodbujali.

Vse kar je bilo v treh letih pridobljeno, bo v naslednjih letih uporabljeno, za to se vsem iskreno zahvaljujem, saj od tega bolj plodno prihodnost pri�akujem. Dušan Ho�evar

POVZETEK Za potrebe podjetja LPP, d. o. o., se v skladiš�u naro�a, sprejema, skladiš�i in izdaja zelo veliko razli�nega materiala, ki ga uporabljamo pri vzdrževanju, servisiranju in popravilih avtobusov ter drugih vozil. �e je material že bil dobavljen na zalogo, ni posebnih problemov glede dopolnjevanja zaloge, saj je material poznan. �e pa ga naro�amo prvi�, je postopek daljši in zapleten. Potrebo po materialu obi�ajno zazna mojster v vzdrževanju, ta zahtevo prenese na referenta v oddelku Priprava dela, ki pridobi vse potrebne podatke za izdelavo naro�ila. Za naro�anje materiala oz. za oblikovanje naro�ila se uporablja Excelov program. V tem programu je potrebno po dobavi materiala beležiti �as dobave materiala in sicer zaradi spremljanja rokov dobav. Za podporo materialnemu poslovanju imamo na razpolago ra�unalniški program “Komercialni sistem”, s pomo�jo katerega se v skladiš�u prevzema, vodi in izdaja material. Komercialni sistem je ra�unalniški program, ki s svojimi podprogrami podpira celotno materialno poslovanje v podjetju. V Komercialnem sistemu je tudi podprogram, s pomo�jo katerega se material prevzema v skladiš�e in izdaja, ter se v njemu opravljajo tudi vse ostale manipulacije v zvezi z prevzemom, skladiš�enjem in izdajo materiala. Pri knjiženju materiala se je v zadnjem letu pojavil problem spremljanja cen materiala, katere so vnaprej pogodbeno dolo�ene po ponudbenih predra�unih za obdobje enega leta. Pogodbe so sklenjene z našimi dobavitelji za posamezne sklope in vrste materiala. Referentka, ki material knjiži v Komercialni sistem, mora preveriti predra�une dobaviteljev in ugotoviti, ali so cene na dobavnici skladne s cenami na ponudbenem predra�unu. Pri naro�anju in spremljanju dobave materiala se pojavljata predvsem dva problema: prvi je v procesu dela, drugi pa v ra�unalniškem programu, s katerim je proces informacijsko podprt. V diplomski nalogi je potrebno: 1. preoblikovati proces naro�anja in spremljanja dobave materiala tako, da se bo

�imbolj poenostavil, 2. posodobiti ra�unalniški program Komercialni sistem, da bo u�inkovita podpora

preoblikovanemu procesu naro�anja in spremljanja dobave materiala. Rezultat diplomske naloge je model prenovljenega procesa in zasnova informacijske podpore. Ob implementaciji predlagane rešitve, bodo rezultati slede�i:

o skrajšal se bo �as naro�anja materiala, o ne bo prepisovanja podatkov, o enostavna kontrola realizacije naro�ila, pogodbenih cen posameznega

materiala in rokov dobav, o manj vloženega dela (prenos dokumentov, uporaba IT), o poenostavitev procesov in o hitrejša dobava materiala - hitreje opravljena storitev – ve�je zadovoljstvo

strank – proces bo postal u�inkovitejši. Klju�ne besede: poslovni proces, prenova procesa, materialni tok, proces naro�anja, proces dobavljanja, informacijska podpora.

ZUSAMMENFASSUNG Im Lager der Firma LPP werden Bestellungen formiert, sowie die Annahme der verschiedenen Artikel, ihre Lagerung und die Ausgabe ausgefüert. Diese Artikel sind im Gebrauch zur Wartung und Reparatur der Busse und anderer Fahrzeuge. Wenn ein gewiesser Artikel im Lagerbestand schon mehr aufgenommen würde, gibt es keine größeren Probleme bei einer Wiederbestellung. Bei Neubestellungen noch nicht erfasster Artikel, gibt es einen längeren Prozeß. Das Bedürfnis nach einem neuen Artikel erkennt der Wekstattmeister in der Produktion und leitet die Daten an denn Sachsbearbeiter in Bereich Arbeitsvorbereitung, der wiederum alle nötigen Daten zur Erstellung der Bestellung vorbereitet. Die Bestellungen werden in Excel generirt, somit können die Material- lieferzeiten und deren Annahme genau verfolgt werden. Das ganze Ersatzteilwessen wird mit der elektronische Datenverarbeitung “Komercialni sistem” bearbeitet. Mit dieser elektronische Datenverarbeitung haben wir die Möglichkeit einer Buchung der Artikel sowie ihre Ausgabe. Komercialni sistem ist eine Software, welche mit ihren Unterprogrammen das ganze Materialwesen unterstützt. Mit dieser Software wird die Annahme sowie die Ausgabe der Ersatzteile vorgenohmen, genauso übernimmt es weitere Manipulationen im Bereich Buchung, Lagerung und Ausgabe der Ersatzteile. Bei der Buchung der Artikel ist in der letzten Zeit das Problem der richtigen verfolgung der Artikelpreise, die in der Algemeine Geschäftsbedingungen nach einer Proformarechnung unserer Lieferanten für ein Jahr festgelegt würden. Die Algemeine Geschäftsbedingungs werden nach dem prinzip Gruppenzusammenbau, sowie art der Artikel aufgestellt. Der Sachbearbeiter, der die Artikel in das elektronische Datenverarbeitung Sistem Bucht, muss jeden Lieferschein mit der Algemeine Geschäftsbedingungen Proformarechnung vergleichen. Momentan entstehen in unserer Firma bei der Bestellung sowie verfolgung des Artikelstamms (Materialliste) zwei größere Probleme: der Arbeitsprozeß und die elektronische Datenverarbeitung. Erforderliche veränderungen:

1. Abänderung des Arbeitsprozesses bei der Bestellung sowie verfolgung des Materialwesens-Prozeßvereinfachung.

2. Einführung eines neuen elektronische Datenverarbeitung Sistems zur besseren Bearbeitung der Bestellungen und Verfolgung der Lagerverwaltung.

In der Diplomarbeit wird ein neuer Entwurf eines Arbeitsprozeß und einer elektronische Datenverarbeitung vorgestellt. Bei der Implemetierung der vorgestellten Lösungen, kommt es zu den unten aufgeführten Lösungen:

- verkürzung der Bestellzeit, - einmalige aufnahme der Daten, - eine geregelte kontrolle der Bestellungen, Artikelpreise nach Algemeine

Geschäftsbedingungen und Lieferzeiten, - verringerung der Arbeitsprozesse (Dokumente, IT), - vereinfachte Prozesse und

- kürzere Lieferzeiten, schnellere Abarbeitung – Kundenzufriedenheit – bessere Prozeßwirkung.

Schlüsselworte: Geschäflicher Prozeß, Algemeine Geschäftsbedingungen, Materialfluß, Bestellprozeß, Lieferungsprozeß. Elektronische Datenverarbeitung,

KAZALO

1 UVOD ....................................................................................... 2

1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA........................................................ 2 1.2 PREDSTAVITEV PODJETJA ......................................................... 4 1.2.1 DEJAVNOST ................................................................................... 4 1.2.2 RAZVOJ PODJETJA ....................................................................... 6 1.3 SLABOSTI PROCESA IN OMEJITVE ........................................... 7 1.4 OPREDELITEV CILJEV................................................................ 10

2 TEORETI�NA IZHODIŠ�A ................................................... 11

2.1 LOGISTI�NI PROCESI ................................................................. 11 2.1.1 SPLOŠNO ..................................................................................... 11 2.1.2 LOGISTI�NI PROCESI V ORGANIZACIJI .................................... 12 2.2 PRENOVA POSLOVNIH PROCESOV.......................................... 13 2.2.1 REINŽENIRING – POT DO SPREMEMB...................................... 14 2.2.2 IZBIRA PROCESA ZA REINŽENIRING......................................... 14 2.3 ELEKTRONSKO POSLOVANJE.................................................. 15

3 APLIKATIVNI DEL................................................................. 16

3.1 OBSTOJE�E STANJE PROCESA IN ANALIZA.......................... 16 3.1.1 NA�IN ZBIRANJA PODATKOV .................................................... 16 3.1.2 MODEL OBSTOJE�EGA PROCESA............................................ 18 3.1.3 KRITI�NA ANALIZA ...................................................................... 28 3.2 PREOBLIKOVANJE PROCESA................................................... 32 3.2.1 OPIS BISTVENIH SPREMEMB PRENOVE .................................. 32 3.2.2 MODEL PREOBLIKOVANEGA PROCESA.................................. 32 3.2.3 OPIS POSODOBLJENEGA POSTOPKA ...................................... 39 3.3 ZAKLJU�KI .................................................................................. 42 3.3.1 OCENA U�INKOV......................................................................... 42 3.3.2 POGOJI ZA UVEDBO.................................................................... 46 3.3.3 UPORABNOST REŠITVE ............................................................. 48 3.3.4 MOŽNOSTI NADALJNJEGA RAZVOJA........................................ 48

4 LITERATURA, VIRI…............................................................ 50

4.1 LITERATURA................................................................................ 50 4.2 VIRI................................................................................................ 50 4.3 KAZALO SLIK............................................................................... 51 4.4 KAZALO TABEL........................................................................... 51 4.5 POJMOVNIK ................................................................................. 51 4.6 KRATICE IN AKRONIMI ............................................................... 51

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo univerzitetnega študija

Dušan Ho�evar: Preoblikovanje procesa naro�anja in spremljanja dobave materiala v podjetju LPP, d. o. o. stran 2 od 57

1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA Zagotavljanje potrebnih materialov za servisiranje, vzdrževanje, obnovo in popravila vozil javnega podjetja Ljubljanski potniški promet, d. o. o., je zelo zahtevna naloga. Pri izvajanju take dejavnosti so materiali ve�inoma nujno potrebni, le redko se vozilo popravi brez zamenjave delov. Podjetje, ki opravlja osnovno dejavnost z okrog 270 razli�nimi avtobusi, hkrati pa poleg teh servisira, vzdržuje, popravlja in obnavlja tudi vozila drugih podjetij, mora imeti dobro organizirano službo, ki naro�a in nabavlja nadomestne dele. Najve�ji problem predstavlja veliko število proizvajalcev in tipov vozil. Samo naša vozila imajo šest razli�nih proizvajalcev in okoli dvajset razli�nih tipov vozil. Vsaka nabava novih vozil pomeni prakti�no tudi vsaj en nov tip vozila, ali pa še ve�. V letu 2004 smo v naše skladiš�e prevzeli okrog 8000 razli�nih materialov, kateri so kot rezervni deli, polizdelki, potrošni material, mazivo, olja in podobno uporabljeni pri vzdrževanju naših vozil. Veliko nadomestnih delov izdelamo tudi sami. Skladiš�e je obremenjeno z zelo veliko zalogo, katero potrebujemo za nemoteno opravljanje dejavnosti popravil vozil. Velika zaloga nas zelo bremeni, še hujše pa je, �e potrebnih nadomestnih delov za popravilo ni na zalogi ali pa imajo zelo dolg dobavni rok. �e v skladiš�u ni na voljo potrebnega materiala, v vzdrževanju takoj nastane problem: zastavljenega dela ni mogo�e dokon�ati, vozilo ostane na delovnem kanalu. Proizvodni proces je moten, stranka je nezadovoljna zaradi neizpolnitve popravila vozila in, �e bo zastoj trajal dalj �asa, verjetno ne bo ve� prišla. Z obnavljanjem zaloge prakti�no ni posebnih težav, saj skladiš�niki glede na stanje skladiš�nih kartic dopolnjujejo zalogo. Skladiš�niki imajo na voljo vse potrebne podatke o materialu in potrebni material za popolnitev zaloge naro�ijo pri znanih dobaviteljih. Za oblikovanje naro�ila imajo na voljo Excelov program. V nujnih primerih material pripelje naš nabavni referent, obi�ajno pa ga pogodbeni dobavitelj pripelje sam. Druga�e je pri materialu, ki še nikoli ni bil dobavljen in je torej v našem skladiš�u nepoznan. Takrat naro�i mojster oddelka, v katerem material potrebujejo, material v oddelku Priprava dela in sicer obi�ajno pri referentu, ki je razpisal delovni nalog za popravilo. Referent oddelka v Pripravi dela s pomo�jo katalogov, mikrofilmov ali pa kar kataloga v ra�unalniku poiš�e zahtevan material, napiše naro�ilo v tabelari�ni preglednici Excelovega programa in obvesti odgovorne v oddelku Skladiš�e in nabava o novem naro�ilu. Vodja oddelka Skladiš�e in nabava dopolni naro�ilo z ustreznim naslovom dobavitelja, izpiše naro�ilo in ga pošlje dobavitelju. Kataloška številka materiala je osnoven podatek, ki ga potrebujemo, da lahko naro�imo ustrezen material za vozilo. Vsak proizvajalec vozil ali pa posameznih sklopov na vozilih ima svojo vrsto kataloških številk, svoj sistem iskalnih pogojev, svoj na�in podajanja podatkov in svoj katalog materiala (katalog v fizi�ni obliki, ra�unalniški program, zgoš�enka ali mikrofilm). Za naro�anja materiala je potrebno



kar nekaj znanja in spretnosti, pa vendar kljub temu pride do napake. Poleg vsega je potrebno tudi znanje tujega jezika: malo je katalogov, ki so prevedeni v slovenski jezik, ve�ina jih je v nemš�ini ali angleš�ini. Posamezna vozila so najve�krat izdelana po zahtevah naro�nika vozila, tako da na enem tipu vozila ni vgrajena samo ena vrsta opreme, ampak kombinacija glede na naro�nikovo željo in zmožnosti izdelovalca vozil. To pomeni, da je v katalogu za en tip vozila ponavadi navedenih ve� tipov posameznega sklopa. V takem primeru je izmed navedenih sklopov potrebno prepoznati pravega, v nasprotnem primeru se naro�i napa�en material. Omejitev je še nekaj; npr. proizvajalec vgradi material na vozilo, v katalogu pa ni naveden. Material, ki je vgrajen na vozilo, je torej druga�en, kot je prikazan v katalogu. Ko je naro�en material dobavljen, je potrebno �as trajanja dobave vnesti najprej v Excelov program, da se lahko spremlja dobavni rok posameznih dobaviteljev. Preglednica je narejena tako, da je potrebno za vsak naro�en material posebej vnašati datum in uro dobave. Nato pa se material vnese v program Komercialni sistem, ki je namenjen za materialno poslovanje. V tem programu je ravno tako -poleg ostalih podatkov - potrebno vnesti datum dostave materiala v naše skladiš�e. Poseben problem se pojavi pri vnosu materiala v Komercialni sistem, ker mora referentka pri vnosu spremljati pogodbene cene nekaterih materialov. Podjetje LPP d. o. o., ima sklenjene pogodbe z dobavitelji za posamezne sklope ali vrste materiala, glede na dobaviteljev predra�un, v katerem so navedene orientacijske koli�ine in vrste materiala za obdobje enega leta. Vse to je v skladu z Zakonom o javnih naro�ilih, take pogodbe pa so praviloma tudi sklenjene za obdobje enega leta. Pri vseh postopkih naro�anja in spremljanja dobave materiala izstopajo opazni problemi:

o za naro�en material velja, da pote�e preve� �asa, da se material po zaznani potrebi naro�i pri dobavitelju, postopek za naro�anje pa je prezapleten,

o sedanji ra�unalniški program Komercialni sistem ni u�inkovita podpora obstoje�emu postopku naro�anja in spremljanja materiala,

o ko se naro�a material za dopolnjevanje zaloge, se ne uporablja program Komercialni sistem za izdelavo naro�ila, v katerem je predvidena možnost oblikovanja naro�il, temve� Excelov program,

o omejevanje s postopki javnih naro�il oz. nakupi pri pogodbeno vezanih dobaviteljih za posamezne sklope, kateri so bili izbrani v skladu z Zakonom o javnih naro�ilih. Ra�unalniški program, ki ga imamo na voljo, ne omogo�a spremljanja pogodbeno dolo�enih cen materiala po posameznih dobavah, referentka mora pri knjiženju materiala primerjati cene na dobavnici po predra�unih,

o spremljanje rokov dobav posameznih dobaviteljev poteka v Excelovem programu, kar pomeni, da je potrebno tudi evidentiranje dobavljenega materiala v Excelov program. To pa povzro�a skladiš�nikom veliko dodatnega dela, ki tudi obi�ajno ni opravljeno v dogovorjenem �asu, hkrati pa je to dvojno delo, saj material v Komercialni sistem knjiži že referentka.



1.2 PREDSTAVITEV PODJETJA V diplomskem delu bo obravnavano podjetje, v katerem sem zaposlen. Podjetje se imenuje Javno podjetje Ljubljanski potniški promet, d. o. o., in ima sedež na Celovški cesti 160, 1000 Ljubljana. Ustanovitelj in lastnik podjetja je Holding Ljubljana, d. o. o. [10].

NADZORNI SVET

SKUPŠ�INA HOLDINGA

PARKIRIŠ�ASNAGAENERGETIKAVO-KA TRŽNICEŽALELPP

HOLDING LJUBLJANA

Slika 1: Shema Holdinga Ljubljana, d .o. o. 1.2.1 DEJAVNOST Danes Javno podjetje Ljubljanski potniški promet, d. o. o., kot obvezno dejavnost opravlja:

o prevoz potnikov v mestnem in primestnem prometu, Poleg tega pa še:

o posebne linijske in ob�asne prevoze, o vzdrževanje, servisiranje in obnovo vozil, o pooblaš�ene servise dolo�enih proizvajalcev vozil in opreme, o kontrole tahografov, o tehni�ne preglede vozil, o registracije in posredovanje pri zavarovanju vozil, homologacije, strokovne

preglede predelanih vozil in izdaje strokovnih mnenj [10].



JP LJUBLJANSKIPOTNIŠKI PROMET

d.o.o.

SEKTOR STROKOVNESLUŽBE

SEKTOR PROMET SEKTOR DELAVNICE SEKTOR TEHNI�NIPREGLEDI

SLUŽBA ZAEKONOMIKO

SLUŽBA ZAINFORMATIKO

SLUŽBA ZAKADROVANJE

SVETOVALCI ZASPLOŠNE IN

PRAVNE ZADEVE

SLUŽBA MPP

SLUŽBA PPP

PROMETNOKOMERCIALNA

SLUŽBA

OBRAT OPERATIVNEBLAGAJNE

SLUŽBA PRIPRAVADELA IN NABAVA

PROIZVODNASLUŽBA

SLUŽBA TEHNI�NIPREGLEDI VOZIL

SLUŽBAHOMOLOGACIJE IN

POSAMI�NAODOBRITEV VOZIL

SLUŽBA PRIPRAVAVOZIL ZA IZVOZ

Slika 2: Organizacijska shema LPP, d. o. o. Dejavnost je organizirana v štirih sektorjih:

o sektor Promet vklju�uje: mestni promet, primestni promet, dnevno nego, blagajne, vozne rede, prometno komercialo in kontrolo,

o sektor Delavnice vklju�uje: mehansko servisni obrat, elektro obrat, ter obrat

karoserije. V sektorju Delavnice deluje tudi laboratorij za tahografe-kontrolni organ,

o sektor Strokovne službe vklju�uje splošne in kadrovske zadeve,

ra�unalništvo ter ekonomiko, o sektor Tehni�ni pregledi in homologacije vozil.



1.2.2 RAZVOJ PODJETJA Zametki podjetja segajo v sam za�etek tega stoletja, ko je bila zgrajena elektri�na cestna železnica in je 6. septembra 1901 v Ljubljani za�el voziti tramvaj. Vozil je vse do leta 1958, ko sta ga zamenjala trolejbus in avtobus.

Slika 3: Trolejbus [10]

Od leta 1971 po mestu vozijo le še avtobusi. Razvoj podjetja je v tesni povezavi z razvojem mesta Ljubljane. Osnovni, komunalni dejavnosti, so se kasneje pridružile tudi druge dodatne dejavnosti, ki so podjetju omogo�ale boljše poslovanje. Tako politi�ne kot tudi splošno gospodarske razmere so botrovale vsem statusnim spremembam od podjetja Ljubljana transport, delovne organizacije Viator, sestavljene organizacije združenega dela SAP-VIATOR, sestavljene organizacije združenega dela INTEGRAL s preko 40 temeljnih organizacij združenega dela in delovnih organizacij, do ustanovitve Javnega podjetja Ljubljanski potniški promet, d. o. o., v letu 1990 [10].



Slika 4: Moderni avtobus na ljubljanskih ulicah

1.3 SLABOSTI PROCESA IN OMEJITVE V diplomski nalogi bomo obravnavali celotno problematiko naro�anja in spremljanja dobave materiala v sektorju Delavnice, vendar bo zaradi obsega potrebno upoštevati nekatere omejitve. Da smo sploh prišli do ideje za preoblikovanje procesa, smo morali najprej prepoznati slabosti v obstoje�em procesu in te slabosti opredeliti. Neu�inkovitost procesa naro�anja in spremljanja dobave materiala se v podjetju ugotavlja že nekaj let. U�inkovitost procesa se je delno izboljšala s posodobitvijo ra�unalniškega programa Komercialni sistem pred približno dvema letoma, vendar ne v celoti in samo na nekaterih delih procesa. Hkrati s posodobitvijo pa smo v podjetju pri�eli z nakupi materiala v skladu z Zakonom o javnih naro�ilih. To je posledi�no ponovno spremenilo proces dela, te spremembe pa sedaj vplivajo na zmanjšanje u�inkovitosti dela. Prepoznane slabosti v obstoje�em procesu naro�anja in spremljanja dobave materiala so predvsem naslednje:

o problem dvojnega vnašanja podatkov o dobavljenem materialu in sicer v Excelov program in v Komercialni sistem,

o neuporaba programa za oblikovanje naro�il v Komercialnem sistemu, o neustrezna kontrola pogodbenih cen po dobaviteljevih predra�unih,



o dolgotrajnost postopka naro�anja materiala in potem posledi�no dobava, saj material v skladiš�u ni mogo�e izdati, preden ni vnesen v naš Komercialni sistem in

o naro�anje in nato dobava materiala z vsemi postopki traja predolgo, saj se material lahko izda iz skladiš�a šele po knjiženju.

Zaradi naštetih neustreznih postopkov in pomanjkljivosti, je preoblikovanje postopka za naro�anje in spremljanje dobave materiala nujno. To preoblikovanje z upoštevanjem vseh neustreznosti in pomanjkljivosti bo korenito spremenilo na�in in potek dela v sektorju Delavnice.

SEKTOR DELAVNICE

ELEKTRO OBRAT OBRAT KAROSERIJA


ODDELEKPOPRAVILA VOZIL

ODDELEK ZAAVTOELEKTRIKO

ODDELEKVZDRŽEVANJA

ODDELEK ZATAHOGRAFE INELEKTRONIKO

LABORATORIJ ZATAHOGRAFE -KONTROLNI

ORGAN

ODDELEKAVTOKLEPARSKA

POPRAVILA

ODDELEKAVTOLI�ARSKE

OBNOVE INMONTAŽE

ODDELEKOBRA�UN

PROIZVODNIHSTORITEV

ODDELEKPRIPRAVA DELA

PROIZVODNA SLUŽBA

ODDELEK NABAVAIN SKLADIŠ�E

ODDELEKEKONOMAT

MEHANSKO SERVISNIOBRAT

ODDELEK SERVIS

ODDELEKPOPRAVILOSKLOPOV

ODDELEKSTROJNE

OBDELAVE

Slika 5: Organizacijska shema sektorja Delavnice



Ko bo dokon�no oblikovan model posodobljenega procesa za naro�anje in spremljanje dobave materiala in bo potrebno rešitev implementirati v proces dela, se bodo pokazale že sedaj predvidene omejitve:

1. nastopi lahko omejitev pri odobritvi finan�nih sredstev za posodobitev Komercialnega sistema oz. nakup manjkajo�e programske opreme za podprograme,

2. nepripravljenost zaposlenih na spremenjen na�in dela in sicer procesno in fizi�no na ra�unalniku,

3. potrebna bo odobritev finan�nih sredstev za izvedbo izobraževanja zaposlenih, hkrati pa pri zaposlenih ne bo interesa za izobraževanje zaradi uvedbe novega postopka dela,

4. odpor tistih, ki jim bo odvzeta možnost podpisovanja in odobritve, 5. odpor zaposlenih zaradi uvajanja spremembe v proces, 6. spremeniti bo potrebno formalizacijo postopka v ISO dokumentaciji, torej v

opisih procesov in navodilih za delo.

ODDELEK PRIPRAVADELA

ODDELEK SKLADIŠ�EIN NABAVA


BLAGAJNI�ARKA VSPREJEMNI

PISARNI

REFERENT ZAINTERNA VOZILA

REFERENT ZASKLOPE

REFERENT ZAEKSTERNA VOZILA

TEHNOLOGA

VODJA ODDELKA

SKLADIŠ�NIKI

EKONOMA

ODDELEK EKONOMATODDELEK OBRA�UN

PROIZVODNIHSTORITEV

REFERENTKI ZAOBRA�UN

NABAVNIREFERENT

REFERENT ZAKNJIŽENJE

REFERENT ZA JN

Slika 6: Organizacijska shema službe Priprava dela in nabava



1.4 OPREDELITEV CILJEV Glede na zamišljeno rešitev oz. posodobitev obstoje�ega procesa je v diplomskem delu izdelan posodobljen postopek naro�anja in spremljanja dobave materiala. Oba postopka, obstoje�i in sedanji, je potrebno �imbolj natan�no opredeliti po posameznih fazah in jih poskušati vrednostno in �asovno ovrednotiti. Posodobljen proces za naro�anje in spremljanje dobave materiala vsebuje vse prednosti, ki jih prinaša uporaba informacijske tehnologije in spremenjen proces dela. V posodobljenem procesu so vse faze, ki so zaradi posodobljenega ra�unalniškega programa postale nepotrebne, izpuš�ene. Cilj naloge je, da se po zgoraj zastavljenih metodah dela najde primerna rešitev in da se ta rešitev tudi dejansko izvede in implementira v logisti�ni proces sektorja Delavnice LPP, d. o. o. V tem primeru bo naloga uspela in trud ne bo zaman. �e se bo tudi v praksi izvedla:

1. posodobitev procesa za naro�anje in spremljanje dobave materiala in 2. posodobitev ra�unalniškega programa tako, da bo u�inkovita podpora

posodobljenemu procesu za naro�anje in spremljanje dobave materiala, bo to prineslo naslednje: o skrajšal se bo �as naro�anja materiala, o ne bo prepisovanja podatkov, o enostavna kontrola glede realizacije naro�ila, pogodbenih cen

posameznega materiala in rokov dobav, o manj vloženega dela (prenos dokumentov, uporaba IT), o poenostavitev procesov in o hitrejša dobava materiala - hitreje opravljena storitev – ve�je zadovoljstvo

strank – proces bo postal u�inkovitejši.



2 TEORETI�NA IZHODIŠ�A 2.1 LOGISTI�NI PROCESI 2.1.1 SPLOŠNO Nabavna funkcija je ena izmed temeljnih funkcij v vsakem podjetju. Sestavljena je iz številnih nalog, kot so: prou�evanje tržiš�, na�rtovanje, politika nabave, naro�anje, prevzem, skladiš�enje, uvoz, analiza stroškov, administrativno tehni�ni posli … Diplomska naloga obravnava osrednji del nabave in sicer naro�anje, prevzem ter skladiš�enje. Ta del nabave pa je seveda tudi del logisti�nih aktivnosti v našem podjetju. Pojem logistika ozna�uje podro�je vseh aktivnosti, ki so potrebne za menedžment fizi�nega toka materiala od dobaviteljev prek aktivnosti podjetja, do kon�ne uporabe materiala ali do potrošnika [1]- str. 3. Logistika je proces strateškega menedžmenta pridobivanja, gibanja in skladiš�enja materiala, delov in kon�nih izdelkov ter ustreznih informacijskih tokov v organizaciji in njenih tržnih (marketinških) poteh na tak na�in, da zagotavlja rentabilnost (teko�o in bodo�o) s pomo�jo stroškovno u�inkovitega izpolnjevanja naro�il odjemalcev [1]- str. 14. V logisti�nem procesu nastajajo logisti�ni stroški. Tem stroškom se praviloma ne moremo izogniti, saj je njihov nastanek nujen, lahko jih pa v skladu s celovitim stroškovnim konceptom, to je analizo vseh logisti�nih stroškovnih mest, zmanjšamo na najnižjo možno raven. Glavne vrste teh stroškov so: o transport, o skladiš�enje, o obdelava naro�ila in informacije, o koli�inski obseg in o menedžment zalog [1]- str. 23. Logisti�ni informacijski sistem v logisti�nem procesu organizacije je dejavnost, ki s komunikacijskimi kanali povezuje posamezne logisti�ne aktivnosti v organizaciji in zagotavlja ustrezno in pravo�asno oskrbo z informacijami, ki so potrebne za u�inkovito odlo�anje. To omogo�a tako, da se s pomo�jo IT, postopkov in ljudi zbira, obdeluje, shranjuje in posreduje potrebne podatke in informacije [1]- str. 38. Tehnologija v širšem smislu pomeni uporabo znanja in vklju�uje strokovno znanje in izkušnje, tehnike, postopke, naprave in sisteme, ki se uporabljajo pri izvajanju dejavnosti. Uporaba tehnologije ima zelo velik vpliv na konkuren�no sposobnost organizacije [1]- str. 38. IT ima zelo velik vpliv na poslovanje organizacije - prednosti digitalne tehnologije vplivajo na podjetja, njihove zaposlene ter tudi na dobavitelje in kupce, ki poslujejo z njimi. Ra�unalniška in informacijska tehnologija se že vrsto let uporabljata za podporo logistiki, s strmim razvojem ra�unalništva pa ta uporaba še naraš�a. To omogo�a organizacijam razvoj in uporabo raznovrstnih informacijskih sistemov, kot



so npr. sledenje naro�anja, gibanja in skladiš�enja blaga in surovin, da bi na osnovi pridobljenih rezultatov �im bolj optimizirali zaloge in transport [1]- str. 40. Sistem za obdelavo naro�ila je središ�e logisti�nega sistema. Naro�ilo kupca je sporo�ilo, ki aktivira logisti�en proces. Hitrost in kakovost informacijskih tokov imata neposreden vpliv na stroške in na u�inkovitost celotnega delovanja. Po�asne in nezanesljive komunikacije povzro�ajo izgubo kupcev ali prekomeren transport, ve�je zaloge in skladiš�ne stroške ter neu�inkovitost proizvodnje. Ustrezen informacijski sistem za obdelavo naro�ila je izhodiš�e za integriran logisti�en informacijski sistem organizacije, ki zagotavlja dobre možnosti za izboljšavo u�inkovitosti logistike [1]- str. 40. 2.1.2 LOGISTI�NI PROCESI V ORGANIZACIJI Rezultat u�inkovitega logisti�nega menedžmenta je zagotoviti prave predmete ali storitve ter druge vire in sredstva na mesto, kjer in kadar so potrebni. To je mogo�e dose�i na dva na�ina:

o z zadostno zalogo materiala, o s takim gibanjem pretoka predmetov, da so vedno na razpolago, ko so

potrebni [1]- str. 46.

Stroški nezaloženosti nastanejo, kadar nismo sposobni zadovoljiti povpraševanja iz zalog; izkazujejo pa se v treh oblikah: � strošek v fiksnem znesku, ki nastane vedno, ko pride do nezaloženosti, ne glede

na njeno trajanje: � npr. �e se mora zaradi pomanjkanja materiala zaustaviti proizvodni proces;

� strošek v fiksnem znesku na enoto neizpolnjenega povpraševanja ne glede na trajanje nezaloženosti: � npr. �e zgubimo kupca, ki ga nismo zadovoljili,

� strošek v fiksnem znesku na enoto neizpolnjenega povpraševanja za vsako terminsko enoto nezaloženosti: � npr. odlaganje (zamujanje – “back-order”) dobav, �e je kupec pripravljen

po�akati na dobavo ob pla�ilu pogodbene kazni. Stroške nezaloženosti ni enostavno natan�no dolo�iti; sicer niso nezanemarljivi, vendar je s poslovnega vidika hujša izguba kupcev in dobrega imena – ugleda podjetja [6]- str. 10.250. Pretok predmetov od dobavitelja do kupca je potrebno zagotoviti na nemoten na�in, tako da ne nastajajo nepotrebni stroški ali zakasnitve. Pretok blaga ima prednost pred presežki zalog blaga. Zmanjševanje oz. optimizacija vseh stroškov logisti�nih aktivnosti v organizaciji je bistvo u�inkovitega menedžmenta logisti�nih procesov. Pri odlo�anju v procesu logistike je vsaka odlo�itev zelo pomembna, saj vpliva na celotne stroške proizvodnega ali neproizvodnega podjetja. Potrebno je dobro poznavanje logisti�nih operacij ter njihove stroškovne analize, ravno tako je potrebno poznati metode in modele, ki omogo�ajo optimizacijo logisti�nih stroškov. Ta je klju�nega pomena za



u�inkovito uporabo sodobne IT pri na�rtovanju, razvoju in uporabi logisti�nih informacijskih sistemov v logisti�nem menedžmentu [1]- str. 46. U�inkovitost logisti�nega menedžmenta je odvisna od mnogih aktivnosti, ki jih izvajajo razli�ne službe v podjetju. Pretok materiala od dobavitelja materiala do kon�nega kupca je povezan z ve� razli�nimi aktivnostmi znotraj in zunaj podjetja. Te aktivnosti so:

o vhodni del: nabava, kontrola prometa in sprejemanje, o znotraj podjetja: kontrola proizvodnje, kontrola zalog in ravnanje z

materialnim tokom znotraj podjetja, o izhodni del: embaliranje, skladiš�enje kon�nih izdelkov in odprema.

Nabavljanje, kontrola zalog in zunanji transport so splošne logisti�ne aktivnosti, ki so zna�ilne tako za proizvodne organizacije kot za storitvene [1]- str. 47. 2.2 PRENOVA POSLOVNIH PROCESOV �e organiziranje razumemo kot kreativni proces definiranja organizacije (npr.: poslovnega sistema), potem je to lahko: - postavitev novega poslovnega sistema ali - izboljševanje organiziranosti obstoje�ega poslovnega sistema. Proces izboljševanja organiziranosti obstoje�ega poslovnega sistema, bomo imenovali prenova poslovnih procesov. To je podvig, v katerem sodeluje ve�je število ljudi, delo pa je potrebno razdeliti na ve� soodvisnih dejavnosti, ki jih združimo v faze. Da je tako kompleksno delo sploh mogo�e izvajati in obvladovati, je smiselno uporabiti projektni pristop [2]- str. 3-8. Projekt je �asovno omejen napor, ki mora biti vložen, da bi bil ustvarjen edinstven izdelek ali storitev. Projektni menedžment pa je uporaba znanja, veš�in, tehnik in orodij v projektu za izpolnitev potreb in pri�akovanj naro�nikov projekta [7]- str. 4! Cilj preoblikovanja procesov je poenostavitev organiziranosti ter odpravljanje vseh tistih sestavin, ki ni� ne doprinesejo k njegovemu skupnemu rezultatu. �e bomo procese poenostavili, bomo pove�ali u�inkovitost poslovnega sistema [5]- str. 5. V organizacijah velikokrat izvajamo procese, ki ni� ne prispevajo k skupnemu rezultatu organizacije. Zaradi tega so seveda nesmiselni in nepotrebni. Take procese je potrebno odpraviti. �e takih procesov ne odkrijemo in odpravimo pravo�asno, obstaja velika nevarnost, da jih bomo z informacijsko tehnologijo prej ali slej avtomatizirali. S tem bomo dosegli le to, da se bodo nepotrebni procesi izvajali hitreje. [5]- str. 5. Za izvedbo projekta prenove procesa je potrebno imeti strategijo in vizijo želenega stanja. Najboljše je, da preoblikovanje vodi vplivna oseba v organizaciji, ki ima mo� in ugled, da lahko oblikuje zamisli in jih potem tudi izpelje. Obi�ajno preoblikovanje procesov povzro�i velike spremembe, zato je potrebno predvideti morebiten odpor zaposlenih in prizadetih [5]- str. 6.



2.2.1 REINŽENIRING – POT DO SPREMEMB Reorganiziranje (reinženiring, preoblikovanje, prenova, inoviranje) procesa je temeljit razmislek in korenito preoblikovanje procesa, s �imer je mogo�e dose�i izjemno velike izboljšave: zmanjšanje stroškov, pove�anje kakovosti, izboljšanje servisa, skrajšanje �asa [3]. Dejavniki, ki povzro�ajo težave današnjim podjetjem, so naslednji:

1. Kupci naših storitev, ki narekujejo pogoje prodaje. Minili so �asi, ko si na trgu lahko kupil le stvari, ki so jih tam ponujali. Ponudba je bila majhna, izbire ni bilo. Danes je druga�e. Na trgu je presežna ponudba, mednarodna konkurenca, dovolj je vsega. Kupec lahko zahteva ve�, kot premore ponudba in to bo tudi dobil.

2. Konkurenca je �edalje hujša. Danes ni dovolj, da nekaj narediš in z lahkoto prodaš. Prodal boš le, �e boš dovolj dober in kakovosten, pa tudi to ni vedno dovolj. �e želi podjetje ostati v tekmi, mora biti vsaj na enem podro�ju najboljše. �e se neko podjetje prebije na novo tržiš�e, obi�ajno to pomeni propad drugega podjetja.

3. Nepredvidljivo okolje oz. hitre spremembe. Danes se vse dogaja zelo hitro,

težko je slediti novostim in spremembam v okolici. Spremembe so zelo hitre, dogodijo se tudi tam, kjer jih sploh ne pri�akujemo.

Da bomo poslovno preživeli, je potrebno najti rešitev. Ideja je zelo preprosta, njena izvedba pa zelo zapletena. Treba je delati samo tisto, kar prinaša neko vrednost, opustiti pa vse tisto, kar je namenjeno le zadovoljevanju potreb organizacije. Delo je potrebno zasnovati procesno [4]- str. 4-5. 2.2.2 IZBIRA PROCESA ZA REINŽENIRING [4]- str. 18 Kriteriji za izbiro procesa so predvsem naslednji: 1. disfunkcija procesa (slabo delovanje) Slabe procese lahko prepoznamo, in sicer na osnovi njihovih “simptomov in bolezni”: o množi�no izmenjevanje podatkov (dokumentov), redundanca in prepisovanje →

nekontrolirano razbitje naravnega zaporedja (procesa) na posamezna opravila, o skladiš�a, zaloge … (material, informacije, denar, delo …) → ohlapnost in

nezanesljivost sistema, o velika stopnja kontrole in vrednotenj → razdrobljenost, o popravljanje in iteracije → nepravilne povratne informacije v verigi, o zapletenost, izjeme in specialni primeri → nepravilne nadgradnje enostavnega

osnovnega procesa. 2. pomembnost procesa (predvsem z vidika zadovoljevanja kupca) Je zelo pomemben faktor. Kupec (stranka) je lahko pomemben vir informacij in od njega lahko izvemo, kje so glavni problemi (cena, roki, kvaliteta, zanesljivost …).



3. Izvedljivost (kateri od procesov imajo najve� možnosti za reinženiring) Je zelo odvisna od velikosti procesa, to je od širine podro�ja, ki ga pokriva. Širše ko je podro�je, manjša je verjetnost za uspeh reinženiringa, vendar pa je lahko u�inek mnogo ve�ji. Opisani trije kriteriji seveda niso neomajno pravilo, ampak le pomo� pri odlo�anju. Poleg njih je treba poznati še vpliv posameznega procesa na strategijo podjetja, zadovoljstvo stranke itd. 2.3 ELEKTRONSKO POSLOVANJE [5]- str. 11-15 Uvajanje tehnologije elektronskega poslovanja je mogo�e primerjati z uvajanjem prvih ra�unalnikov v šestdesetih in sedemdesetih letih prejšnjega stoletja. Vendar je razlika v posledicah uvajanja. Tedaj je ra�unalnik spremenil samo postopke v delovanju posameznih delovnih mest in oddelkov, ter olajšal in pospešil delo posameznika in postopke v oddelku: organizacija se ni veliko spremenila. Elektronsko poslovanje pa pretresa organizacije v procesih in na novo dolo�a na�ine povezovanja med organizacijami ter ustvarja povsem nove priložnosti za povezovanje posameznikov s poslovnimi in vladnimi organizacijami. Poenostavljeno re�eno, organizacija posluje elektronsko, kadar posluje brez papirjev, oziroma, bolj realisti�no, s �im manj papirja. Elektronsko poslovanje vklju�uje uporabo vseh oblik informacijske in komunikacijske tehnologije v poslovnih procesih med trgovinskimi, proizvodnimi in storitvenimi organizacijami, ponudniki podatkov, državno upravo in potrošniki. Spreminja na�ine ustvarjanja proizvodov in storitev ter njihovega posredovanja od proizvajalcev do potrošnikov. Dodatno spodbudo razvoju elektronskega poslovanja prinašata razširitev uporabe interneta in liberalizacija telekomunikacij v razvitih državah. Elektronsko poslovanje prinaša vrsto sprememb, ki jih bodo prilagodljive in ustvarjalne organizacije lahko koristno izrabile in sicer:

o hitrejše odkrivanje najugodnejšega ponudnika želenega proizvoda ali storitve na poljubni lokaciji v svetu ob poljubnem �asu,

o pocenitev poslovnih transakcij v zvezi s trženjem, oblikovanjem in proizvodnjo, pridobivanjem in izvajanjem naro�il ter transportom,

o neposreden dostop do potencialnega kupca ali potrošnika z možnostjo oblikovanja posebej prirejene ponudbe …

Uvajanje na internetu zasnovanih informacijskih tehnologij odpira svet, omogo�a in izsiljuje povezovanje organizacij, vnaša v konkuren�nost dodatno ostrino in še bolj pospešuje uporabo informacijskih tehnologij. Internet kot nova in zelo inovativna tehnologija omogo�a razmisleke o povezavah zelo novih vrst.



3 APLIKATIVNI DEL Namenski cilj, ki smo si ga postavili v nalogi je:

1. preoblikovati proces naro�anja in spremljanja dobave materiala in sicer tako, da se bo �imbolj poenostavil,

2. posodobiti ra�unalniški program Komercialni sistem, da bo u�inkovita podpora preoblikovanemu procesu naro�anja in spremljanja dobave materiala.

Za dosego cilja bomo uporabili spoznanja, ki smo jih predstavili v teoreti�nem delu naloge. 3.1 OBSTOJE�E STANJE PROCESA IN ANALIZA 3.1.1 NA�IN ZBIRANJA PODATKOV Da bi sploh lahko preoblikovali proces, je potrebno ugotoviti trenutno stanje. Seveda lahko najve� koristnih podatkov dobimo pri zaposlenih, ki sodelujejo v procesu naro�anja in spremljanja materiala ter pri informacijskih tehnologih, ki so odgovorni za IT, ki je v uporabi v LPP, d. o. o. Pogovor z udeleženci procesa Z ve�ino sodelujo�ih v postopku naro�anja in spremljanja dobave materiala smo se pogovorili o tem, kaj mislijo o posodobitvi procesa, hkrati pa smo jih tudi vprašali, kje so po njihovem mnenju kriti�ne to�ke, ki prispevajo k sedanji neu�inkovitosti procesa. Enega za drugim smo vprašali mojstre v vzdrževanju, referente v Pripravi dela in zaposlene v oddelku Skladiš�e in nabava. Pri tem smo dobili zanimive odgovore. Mnenja so bila naslednja: 1. mojstri v vzdrževanju menijo:

o da so referenti v Pripravi dela in skladiš�niki nesposobni, o da je potrebno vedno opozarjati in spraševati, kaj je z naro�enim

materialom v skladiš�u, o da materiala ni nikoli na zalogi in o da se porabi preve� �asa za pisanje naro�ila in iskanje kataloških številk,

preden se sploh naro�i material pri dobavitelju.

2. referenti v oddelku Priprava dela menijo: o da mojstri prepozno naro�ijo material, o da se mojstri izmišljajo in za isto vozilo ve�krat naro�ajo material, o da v skladiš�u ne naro�ijo takoj materiala dobavitelju, ko je naro�ilo

oddano v skladiš�e in o da ne morejo takoj po zahtevi za material izdelati naro�ilo, saj imajo tudi

drugo delo.



3. zaposleni v oddelku Skladiš�e in nabava pa menijo, da: o da referenti v Pripravi dela pozabljajo sporo�iti v skladiš�e, da je

oblikovano novo naro�ilo, o da imajo težave pri oblikovanju naro�ila v programu Excel za

dopolnjevanje zaloge, o da je ra�unalniški program slab in neustrezen, ker ni mogo�e ustvariti

naro�il na podlagi podane varnostne zaloge, o da je zapleteno kontroliranje pogodbenih cen z dobavitelji, o da je zapleteno spremljanje rokov dobav dobaviteljev, o da se opravlja dvojno delo, to je knjiženje materiala v Komercialni sistem

in beleženje �asov dobav v programu Excel, o da se uporabljata dva programa namesto enega, o da mojstri ne pridejo iskat materiala, ko ga dobavitelj pripelje in o da kljub vsem težavam, ki jih imajo, takoj naro�ijo material, ko je naro�ilo

izdelano. Rezultat je bil presenetljiv. Udeleženi v procesu zelo dobro vedo, kje so kriti�ne to�ke oz. slabosti obstoje�ega procesa, �eprav obi�ajno ne zaznajo težav v svojem delu procesa, temve� v drugih oddelkih. Za neu�inkovitost procesa krivijo druge udeležene. Ve�ina, ki je sodelovala v tem pogovoru je bila mnenja, da je proces potrebno posodobiti. To pa pomeni, da je v procesu res nekaj zelo narobe, saj uporabniki obstoje� proces in uporabljeno IT najbolje poznajo, hkrati pa so že sami ugotovili, da je postopek smiselno posodobiti. Tudi v prihodnje bomo lahko na podlagi njihove presoje pridobili veliko koristnih informacij, ki nam bodo v pomo� pri oblikovanju posodobitve procesa in ra�unalniškega programa. Posnetek obstoje�ega procesa Opravimo posnetek obstoje�ega procesa naro�anja in spremljanja dobave materiala na podlagi informacij vseh sodelujo�ih v tem postopku in sicer v verbalnem opisu procesa. Glede na verbalni zapis izdelamo grafi�ni prikaz procesa s programom MS Visio. Izdelamo grafi�ni prikaz celotnega postopka z vsemi povezavami, sodelujo�imi v postopku in dokumentacijo. MS Visio je ra�unalniški program, s katerim modeliramo obstoje� proces s procesnega vidika, pri tem pa bo uporabljena tehnika grafi�nih zapisov po Aris metodologiji. MS Visio smo izbrali zaradi enostavnosti in dostopnosti programa, hkrati pa bo izdelek ustrezen in razumljiv. Da bi lahko procese modelirali, prikazali in medsebojno primerjali, je potrebno dolo�iti pravila, ki jih upoštevajo tisti, ki modele oblikujejo in tisti, ki jih uporabljajo. Dogovorjena pravila omogo�ajo, da si lahko udeleženci v projektu razlagajo modele vselej na enak na�in. S tem so �as, stroški in napor, ki so vloženi v izdelavo in urejanje modela, zmanjšani na minimum. Zberemo tudi podatke o tem, kolikšen del prispevajo sodelujo�i v tem postopku glede na njihovo osnovno poslanstvo v podjetju, saj vpleteni v postopek naro�anja



materiala ne sodelujejo samo v tem procesu, ampak opravljajo ve�inoma še vrsto drugih del. Vpleteni v ta proces sodelujejo po potrebi in glede na obseg in vrsto del v vzdrževanju. Pogovor z informacijskimi tehnologi V Ra�unalniški službi se z informacijskimi tehnologi dogovorimo o možnostih posodobitve že vpeljanega ra�unalniškega programa Komercialni sistem. Seveda jim moramo najprej predstaviti obstoje�e probleme sedanjega postopka vezane na pomanjkljivost obstoje�e IT, zamisel o posodobitvi postopka in idejno zamisel o posodobitvi ra�unalniškega programa Komercialni sistem. Že pri uvodnih pogovorih smo dobili od informacijskih tehnologov namige, da bo težko posodobiti obstoje�i ra�unalniški program Komercialni sistem tako, da bodo v njemu posodobljene vse idejne zamisli posodobljenega procesa naro�anja in spremljanja dobave materiala. Verjetno zaradi kompleksnosti zahtev to sploh ne bo mogo�e izvesti. Povedali so tudi, da je bil Komercialni sistem posodobljen pred dvemi leti in da podprogram, ki je namenjen za naro�anje materiala deluje pravilno, samo da ga ne uporabljamo. S trditvijo, da je podprogram za naro�anje zasnovan napa�no ali procesno neustrezno, se niso strinjali. Zatrdili so, da so pri oblikovanju programa sodelovali tudi odgovorni s strani skladiš�nega poslovanja, ter da so se takrat s tako rešitvijo strinjali. Kljub nesoglasju glede obstoje�ega Komercialnega sistema, smo se pogovarjali v smeri posodobitve obstoje�ega programa, saj ga zaposleni najbolj poznajo. Nov program bi bilo zelo težko upravi�iti. So nam pa povedali, da je v podjetju še veliko odprtih projektov za razli�ne ra�unalniške programe ter da je vprašanje, kdaj bodo zagotovljena finan�na sredstva za posodobitev Komercialnega sistema. 3.1.2 MODEL OBSTOJE�EGA PROCESA Obstoje�i proces obsega vse aktivnosti, ki so obi�ajne pri postopku naro�anja in spremljanja dobave materiala. Seveda pri tem vemo, da se material potrebuje zaradi okvare dolo�enega vozila in želje po odpravi te okvare. Klju�no vlogo v tem procesu imajo mojstri, ki prevzemajo material v skladiš�u in ga po potrebi naro�ijo v Pripravi dela. Referenti v Pripravi dela so odgovorni za izdelavo naro�ila materiala, vodja oddelka Skladiš�e in nabava pa mora za naro�en material najti ustreznega dobavitelja. Za prevzem materiala, knjiženje, skladiš�enje in izdajo materiala prav tako skrbijo zaposleni v oddelku Skladiš�e in nabava, prav tako pa morajo dopolnjevati redno zalogo materiala. Zaradi kompleksnosti procesa naro�anja in spremljanja dobave materiala, smo ga pri verbalnem opisu razdelili na tri delne procese in sicer: 1. proces od zaznane potrebe po materialu do opredelitve naro�ila, 2. proces od oblikovanja naro�ila do oddaje naro�ila dobavitelju in



3. proces od dobave materiala do likvidiranja ra�una. V nadaljevanju je prikazan:

1. najprej model smiselnih podprocesov obstoje�ega procesa, ki je �asovno ovrednoten med posameznimi dogodki in

2. model obstoje�ega procesa, kateremu sledi razlaga z opisanimi slabostmi v verbalni obliki.



MATERIALNARO�EN V

PRIPRAVIDELA

POPRAVILOVOZILA -

POTREBA POMATERIALU

PRENOS POTREB POMATERIALUZABELEŽKA

NARO�ILO

EKSELOVPROGRAM

NARO�ILOIZDELANO IN

POSREDOVANOV SKLADIŠ�E

IZDELAVA NARO�ILA INPRENOS NAPREJ

NARO�ILOODDANO

DOBAVITELJU

DOKON�ANJENARO�ILA IN ODDAJA

MOJSTER

REFERENT

DOBAVNICA

DOBAVITELJ

VODJA ODDELKA

SKLADIŠ�NIK

PORO�ILO OZAMUDAH

EKSELOVPROGRAM

DOBAVAMATERIALA

MATERIALPREVZET

PREVZEMANJE INKONTROLA MATERIALA

MATERIALVNEŠEN V KS

VNOS MATERIALA INKONTROLIRANJE CEN

MATERIALVNEŠEN VEKSELOVPROGRAM

SPREMLJANJEDOBAVNIH ROKOV

RA�UNPODPISAN

KONTROLA DOBAVNICEIN RA�UNA

NARO�ILO

REFERENT

VODJA ODDELKASKLADIŠ�E IN

NABAVA


NABAVA

DOBAVITELJ

REFERENTKA ZAVNOS

SKLADIŠ�NIK

DOBAVNICA

DOBAVNICA

PREVZEMNICA

VODJA ODDELKA

VODJA SLUŽBE

ZAHTEVNICA

KOMERCIALNISISTEM

REFERENTKA ZA JN

RA�UN

cca 60 min

cca 30 min

cca 30 min

SKUPAJ cca 2 ure

cca 10 min

cca 15 min

cca 10 min

cca min

SKUPAJ cca 35 minut

Slika 7: �asovno ovrednoten model obstoje�ih smiselnih podprocesov



NARO�ANJE MATERIALA VPRIPRAVI DELA

NARO�ILOMATERIALA

BREZKATALOŠKIH

ŠTEVILK

ZAHTEVANJE MATERIALA VSKLADIŠ�U

MATERIAL JENA ZALOGI

MATERIAL SEPOTREBUJE

POPRAVILOVOZILA

OPRAVI SE DEFEKTAŽAOKVARE OZ.

DEMONTIRANIH DELOVVOZILA

DELOVNI NALOG

IZVAJALEC DEL

MOJSTER

MOJSTER

MOJSTER

IZVAJALEC DEL

ZABELEŽKA

ZAHTEVNICA

NARO�ILOMATERIALA ZKATALOŠKIMIŠTEVILKAMI

31

PREVZEM MATERIALA

MOJSTER

IZVAJALEC DEL

SKLADIŠ�NIK

ODDAJNICA

ZAHTEVNICA

KOMERCIALNISISTEM

MATERIAL NINA ZALOGI

2

MATERIAL SENE POTREBUJE

4



OPRAVI SE DOSTAVA VSPREJEMNO PISARNO

TELEFONIRANJE VPRIPRAVO DELA

DOGOVOR ONARO�ENEMMATERIALU

MOJSTERMOJSTER

OPRAVI SE DOSTAVA VSPREJEMNO PISARNO

MOJSTER

DOGOVOR ONARO�ENEMMATERIALU

3

DOGOVARJANJE ONARO�ENEM MATERIALU

SPREJEMNARO�ILA

MATERIALA

ISKANJE MATERIALA INUSTREZNIH KATALOŠKIH

ŠTEVILK

MOJSTER

REFERENT

REFERENT

PROGRAM NA PC

MIKROFILMI

KATALOG REZERVNIHDELOV


SPREJEMNARO�ILA

MATERIALA

MOJSTER

REFERENT

ZABELEŠKA

ZABELEŠKA

POTREBE POMATERIALU

NA OSNOVI STANJAZALOGE SE UGOTAVLJA

POTREBA PO DOPOLNITVIZALOGE

SKLADIŠ�NA KARTICASKLADIŠ�NIK

1

ISKANJE PODATKOV ZANARO�ANJE NA

SKLADIŠ�NI KARTICI ALI VKS

SKLADIŠNIK

SKLADIŠ�NA KARTICA

1

PODATKINAJDENI

MATERIALIZDAN

2 3

KOMERCIALNISISTEM

2 4

4



TELEFONIRANJE VPISARNO VODJE ODDELKA

ZARADI NOVEGANARO�ILA

IZPOLNITEVNARO�ILA

PREPISOVANJEKATALOŠKIH ŠTEVILK IN

OSTALIH PODATKOVREFERENT

NARO�ILO

NARO�ILO

REFERENT

PROGRAM NA PC

MIKROFILMI


PRINTANJE IN PODPISIZPOLNJENEGADOKUMENTA

IZPOLNITEVNARO�ILA


OSTALIH PODATKOVSKLADIŠ�NIK

NARO�ILO

NARO�ILOSKLADIŠ�NIK


PRIPRAVLJENONARO�ILO

MATERIALA

1

EXCEL-OV PROGRAM

EXCEL-OV PROGRAM

MATERIALNAJDEN

MATERIAL NINAJDEN

1 2 3

2

4



DOPOLNITEV NARO�ILA INPRINTANJE

VODJA ODDELKA

NARO�ILO

21

DOBAVITELJZNAN

PREVZEMSPORO�ILA

VODJA ODDELKA

OPRAVI SE PREGLEDNARO�ENEGA BLAGA INISKANJE DOBAVITELJA

NARO�ILO

FAKSIRANJE NARO�ILAZNANEMU DOBAVITELJU

NARO�ILOODDANO

SKLADIŠ�NIKNARO�ILO


MATERIALA

FAKSIRANJE NARO�ILADOBAVITELJU

NARO�ILOODDANO

VODJA ODDELKANARO�ILO



DOBAVAMATERIALA

PREVZEMANJE MATERIALA(KOLI�INA IN VIDNE

NAPAKE)

VODJA ODDELKA

SKLADIŠ�NIK

DOBAVNICA

NARO�ILO

PREVZEMANJE MATERIALANA SKLADIŠ�NE POLICE

STORNO DOBAVNICA

MATERIALUSTREZA

MATERIAL NEUSTREZA

VRA�ANJE MATERIALADOBAVITELJU

VODJA ODDELKA

SKLADIŠ�NIK

VODJA ODDELKA

SKLADIŠ�NIK

MATERIALPREVZET


REKLAMACIJSKIZAPISNIK

1

MATERIALVRNJEN

DOBAVITELJU



KNJIŽENJE MATERIALA VKOMERCIALNI SISTEMPREVZEMNICA

DOBAVNICA

REFERENTKA ZAKNJIŽENJE

MATERIALA

1

KOMERCIALNISISTEM

VPIS PODATKOVDOBAVLJENEM MATERIALU

VODJA SLUŽBE

SKLADIŠ�NIK

EXCEL-OV PROGRAM

ZBIRANJE DOKUMENTOVVODJA SLUŽBE

RA�UN

PREVZEMNICA

DOBAVNICA

MATERIALPREVZET V

KOMERCIALNISISTEM

STANJEZAMUD GLEDE

DOBAV

UKREPANJE V PRIMERUNEIZPOLNJEVANJA

POGODBENIH ROKOVDOBAV

VODJA SLUŽBE

OPOZORILO -OBVESTILO

DOBAVITELJU

POGODBENECENE

POSAMEZNEGAMATERIALA -

JN

KONTROLA POGODBENIHCEN - JN REFERENTKA ZA

KNJIŽENJEMATERIALA

POGODBENIPREDRA�UNI

DOBAVITELJEV

PREVZEMNICA

PORO�ILO OZAMUDAH

ROKI DOBAVPOSAMEZNIH

NARO�IL

SPREMLJANJE ROKOVDOBAV

REFERNTKA ZA JN

VODJA SLUŽBE

1



1

DOKUMENTIZBRANI

PREGLEDOVANJERA�UNOV PO

DOBAVNICAH INPREVZEMNICAH

RA�UN

PREVZEMNICA

DOBAVNICA

RA�UNUSTREZEN

PODPISOVANJE RA�UNA

VODJA SLUŽBE

VODJA SLUŽBE

PODPISAN RA�UN

ODDELEKLIKVIDATURA

RA�UNNEUSTREZEN

ZAVRNITEV RA�UNA OZ.DOGOVOR

VODJA SLUŽBE

ZAVRNJEN RA�UN

DOBAVITELJ

Slika 8: Posnetek stanja obstoje�ega procesa



3.1.3 KRITI�NA ANALIZA Proces od potrebe po materialu do opredelitve naro�ila Mojster v sodelovanju z izvajalci del opredeli potrebo po materialu na osnovi okvarjenih demontiranih delov pri popravilu okvare na vozilu. Okvara na vozilu se odpravlja na podlagi delovnega naloga. Pri pregledu demontiranih delov se - glede na dotrajanost strojnih delov - skupaj odlo�ijo za rešitev. Nekateri so še za nadaljnjo uporabo, druge pa je treba zamenjati. Mojster ali izvajalec del prevzame potreben material na osnovi zahtevnice v skladiš�u. �e materiala ni na zalogi, ga skladiš�nik naro�i. �e zahtevanega materiala ne skladiš�ijo na zalogi oz. ga ne poznajo v skladiš�u, je potrebno material naro�iti. Mojster zahtevo po naro�ilu materiala prenese referentu v Pripravo dela. Potreben material mojster navadno zabeleži na list papirja hkrati z drugimi zahtevanimi podatki za izpolnitev naro�ila za material. V primeru specialnih del in postopkov, katere poznajo ozko usmerjeni strokovnjaki, mojster takega oddelka kar sam napiše na zabeležko - poleg vseh zahtev in podatkov o delovnem nalogu - tudi kataloške številke. Tako ima referent olajšano delo glede iskanja kataloških številk na podro�jih, katera zelo malo pozna. V primeru manjših ali enostavnejših zahtev, sporo�i mojster referentu svoje zahteve po materialu po telefonu. �e je mojster že sam napisal kataloške številke materiala ali �e je zahteva po naro�enem materialu zahtevnejša, gre mojster v oddelek Priprave dela. Ko pride mojster v Pripravo dela, izro�i referentu zabeležko o potrebnem materialu in mu bolj podrobno pojasni zahtevo. Obi�ajno naro�a material tisti referent, ki mojstru napiše nalog na za�etku popravila. �e referenta ni, pusti zabeležko na referentovi pisalni mizi in odide nazaj v vzdrževanje ter referenta opozori na naro�ilo kasneje po telefonu. Referent vzame mojstrovo zahtevo po materialu v obdelavo. To pomeni, da za�ne z izpisovanjem naro�ila - s pomo�jo mikrofilmov, katalogov ali ra�unalniških programov - za vozilo, za katerega je material naro�en in poskuša opremiti material z ustreznimi kataloškimi številkami. �e so nejasnosti ali referent ne najde ustreznega materiala, se mojster in referent dodatno dogovarjata med naro�anjem materiala. Referent si lahko ogleda naro�en material na vozilu, mojster mu lahko pomaga z iskanjem v katalogu materiala in podobno. Slabosti v tem delnem procesa so: - beleženje potrebnega materiala za naro�anje na papir, - hoja mojstra v Pripravo dela, v�asih tudi ve�krat, zaradi enega naro�ila in tudi

iskanje referenta, �e je material nujno potreben, - zaradi drugih del mojster ne odnese beležke takoj v Pripravo dela, - prihod referenta v delavnice, v�asih tudi ve�krat, zaradi enega naro�ila, - prenos že znanih in zadostnih podatkov za naro�ilo na drugo osebo,



- potreba po �asovni in krajevni usklajenosti mojstra in referenta v Pripravi dela, - referent prevzame naro�anje materiala takrat, ko opravi prej zastavljena dela. Proces od oblikovanja naro�ila do oddaje naro�ila dobavitelju Ko referent pridobi kataloške številke zahtevanega materiala, lahko kon�no izpolni naro�ilo za material. Skladiš�nik mora ravno tako za dopolnjevanje zaloge pridobiti kataloške številke materiala, vendar je njemu lažje, saj ima potrebne podatke napisane na skladiš�ni kartici in v Komercialnem sistemu. Referent in skladiš�nik oblikujeta naro�ilo v Excelovem programu za naro�anje in spremljanje dobave materiala. Ko referent izpolni naro�ilo, po telefonu obvesti vodjo oddelka Skladiš�e in nabava, da je oblikovano novo naro�ilo za oddajo. To naro�ilo vodja oddelka pregleda in dopolni z naslovom dobavitelja. Tako izpolnjeno naro�ilo natisne, podpiše in po faksu odda dobavitelju. Skladiš�nik sam izpolni vse podatke v naro�ilu, saj ima na voljo seznam odobrenih dobaviteljev, ter naro�ilo nato natisne, podpiše in odda po faksu dobavitelju. Slabosti v tem delu delnega procesa so: - možnost napake pri prepisovanju podatkov iz beležke mojstra, blagovne kartice

ali Komercialnega sistema, - telefoniranje v oddelek glede novih naro�il, - vodja oddelka ne odda takoj naro�ila dobavitelju, - izpisovanje naro�ila na tiskalniku, - podpisovanje naro�ila, - neuporaba Komercialnega sistema za oblikovanje naro�ila glede na maksimalno

in minimalno zalogo. Komercialni sistem ima v zasnovi možnost oblikovanja naro�ila, vendar ga zaradi neprimerne zasnove ni mogo�e uporabljati. Zasnova delovanja je taka, da sistem na osnovi signalne zaloge in cenikov dobaviteljev, ki so naloženi v šifrantih, za posamezni artikel - glede na kataloško številko - izbere dobavitelja, pri katerem je ta artikel najcenejši. Slabosti, ki ne omogo�ajo uporabe so naslednje:

o �e naro�eni artikel ne najde povezave v šifrantu cenika, program na naro�ilu ne izpiše naslova dobavitelja, sistem pa ne omogo�a vpisa,

o komercialni sistem ima možnost vpisa samo ene kataloške številke za en artikel, ta artikel pa je mogo�e naro�iti po ve� razli�nih kataloških številkah, pri razli�nih dobaviteljih,

o program ne upošteva tega, da smo z dolo�enimi dobavitelji pogodbeno vezani za posamezne sklope materiala, ter smo tako obvezani, da bomo pri teh dobaviteljih tudi kupovali,

o z ve�ino dobaviteljev imamo dogovorjene popuste, kar sistem tudi ne upošteva,

o veliko naših dobaviteljev sploh nima cenikov, saj nabavljajo material glede na naše povpraševanje,

o problem nastane tudi pri potrošnih materialih, kjer ima vsak proizvajalec svojo kataloško številko oz. ozna�bo,



o ceniki dobaviteljev se menjavajo in dopolnjujejo, o kataloške številke se menjavajo, nekateri artikli gredo iz prodaje,

nadomeš�ajo jih drugi, o pridobivanje in osveževanje cenikov povzro�i veliko dodatnega dela,

vzpostaviti je potrebno tudi povezave artikel skladiš�e – artikel cenik, o program je namenjen samo za dopolnjevanje zalog, sem niso vklju�ena

enkratna naro�ila in prvo naro�anje materiala, … Proces od dobave materiala do likvidiranja ra�una Ko dobavitelj pripelje material v naše skladiš�e, skladiš�nik ali vodja oddelka pregleda ustreznost dobavljenega materiala glede na naro�ilo in dobavnico. �e je material ustrezen, ga sprejmemo, druga�e pa ga dobavitelju zavrnemo. Prevzet material skladiš�nik zloži na skladiš�ne police in uredi stanje na blagovni kartici. Enako opravi vodja oddelka Skladiš�e in nabava, s tem da vodja oddelka nima fizi�no odprtih blagovnih kartic, temve� samo v ra�unalniku. On namre� prevzema enkratno naro�en material, tako da hkrati material tudi vknjiži v Komercialni sistem. Ko je material prevzet na skladiš�ne police, sledi beleženje �asa dobave v Excelov program za naro�anje materiala. Skladiš�niki in vodja oddelka zabeležijo �as dobave posameznih artiklov. Na osnovi vnosa podatkov o dobavah se mese�no izdeluje poro�ilo o kršenju rokov dobav posameznih dobaviteljev. Z dobavitelji, ki smo jih izbrali v skladu z Zakonom o javnih naro�ilih, imamo namre� pogodbeno vezane roke dobav. Poro�ilo za vodjo službe izdela vodja oddelka Skladiš�e in nabava. Referentka za knjiženje vknjiži material po dobavnicah v Komercialni sistem. Pri tem mora spremljati cene posameznih artiklov po dolo�enih sklopih, za katere imamo sklenjene pogodbe z dobavitelji in so cene teh artiklov dolo�ene za obdobje, obi�ajno enega leta. Po knjiženju v oddelku Skladiš�e in nabava prevzame dobavnice vodja službe ter iz oddelka Likvidatura dobi ra�une za prevzet material. Vodja službe pregleda koli�insko in vrednostno skladnost materiala po dobavnici in ra�unu, pla�ilni rok, kaj je kupljeno in kje, opremi ra�un s številko pogodbe in številko naro�ilnice ter odda podpisan ra�un skupaj z dobavnico nazaj v oddelek Likvidatura. Slabosti v tem delu delnega procesa so: - dvojno delo: knjiženje materiala v Komercialni sistem in vpisovanje �asa dobave

posameznega materiala v Excelov program, - fizi�na kontrola cen tistih artiklov, za katere velja dolo�ena cena po pogodbi za

eno leto, - �asovno dolg postopek, ki je ovira za �imprejšnjo izdajo materiala,



Slika 9: Okno za vnos Vse zaznane slabosti se zelo mo�no odražajo na u�inkovitosti zaposlenih v oddelku Skladiš�e in nabava, hkrati pa to pomeni izredno pove�anje koli�ine dela.



3.2 PREOBLIKOVANJE PROCESA 3.2.1 OPIS BISTVENIH SPREMEMB PRENOVE Proces za naro�anje in spremljanje dobave materiala bomo posodobili s prenovo obstoje�ega ra�unalniškega programa Komercialni sistem. V ra�unalniški program Komercialni sistem se bodo dodali novi podprogrami, ki bodo pokrivali pomanjkljivosti obstoje�ega programa Komercialni sistem v obstoje�em postopku za naro�anje in spremljanje dobave materiala. Program Komercialni sistem uporabniki že dobro poznajo. Program bodo imeli nameš�en vsi mojstri, referenti in tehnologi v Pripravi dela, skladiš�niki, vodja oddelka Skladiš�e in nabava ter vodja službe. Ta program bo nadomestil vso izmenjavo podatkov, ki se je prej izvajala v verbalni in papirni obliki. Zaposleni, katerim bo nameš�en program za naro�anje materiala, že imajo ra�unalnik, tako da ne bo potrebno dodatno nameš�anje strojne opreme. Namestila se bo še dodatno programska oprema. Dodatno bomo morali vsem mojstrom zagotoviti kataloge nadomestnih delov v fizi�ni in programski obliki za naro�anje materiala. V veliki meri so ti že v programski obliki. Popolnoma se bo odpravil Excelov program, ki sedaj služi za naro�anje materiala ter za spremljanje dobavnih rokov materiala naših dobaviteljev. Postopek, ki se sedaj izvaja v tem programu, se bo v bodo�e izvajal v podprogramih Komercialnega sistema. Ravno tako bo omogo�al prenovljen Komercialni sistem spremljanje rokov dobav, izpise dokumentov o tem in izpise v druge programe po potrebi (Excel). Dobavni roki se bodo spremljali na osnovi vnesenih podatkov pri knjiženju materiala ob posameznih dobavah. Pri knjiženju materiala, za katerega imamo pogodbeno dolo�ene cene materiala za posamezne sklope ali vrste materiala, bo v bodo�e ra�unalniški program spremljal morebitno odstopanje od dogovorjene cene in o ugotovljenih neskladjih obveš�al referentko za knjiženje. 3.2.2 MODEL PREOBLIKOVANEGA PROCESA



IZDELAVA NARO�ILA BREZKAT. ŠTEVILK

NARO�ILOMATERIALA

BREZKATALOŠKIH

ŠTEVILK

ZAHTEVANJE MATERIALA VSKLADIŠ�U

POPRAVILOVOZILA

OPRAVI SE DEFEKTAŽAOKVARE OZ.

DEMONTIRANIH DELOVVOZILA

DELOVNI NALOG

IZVAJALEC DEL

MOJSTER

MOJSTER

MOJSTER

IZVAJALEC DELZAHTEVNICA

NARO�ILOMATERIALAIZDELANO

3

KOMERCIALNISISTEM

PROGRAM NA PC

MIKROFILMI


PROGRAM NA PC

MIKROFILMI


NARO�ILO

KOMERCIALNISISTEM

KOMERCIALNISISTEM

NARO�ILONEPOPOLNO

MOJSTER

MATERIAL JENA ZALOGI

1

PREVZEM MATERIALA

MOJSTER

IZVAJALEC DEL

SKLADIŠ�NIK

ODDAJNICA

ZAHTEVNICA

MATERIAL NINA ZALOGI

2 4

MATERIAL SEPOTREBUJE

MATERIAL SENE POTREBUJE

IZDELAVA NARO�ILA



OPOZARJANJE GLEDENOVEGA NARO�ILA NA PC

V PRIPRAVI DELA

PREVZEMSPORO�ILA

REFERENT


SPREJEMNARO�ILA

MATERIALA

ISKANJE MATERIALA INUSTREZNIH KATALOŠKIH

ŠTEVILK

MOJSTER

REFERENT

REFERENT

PROGRAM NA PC

MIKROFILMI


ZABELEŠKA

POTREBE POMATERIALU

NA OSNOVI VARNOSTNEZALOGE SE UGOTAVLJA

POTREBA PO DOPOLNITVIZALOGE


SKLADIŠ�NIK

1

GENERIRANJE NARO�ILANARO�ILO

1

NARO�ILOIZDELANO

MATERIALIZDAN

3

3

SKLADIŠ�NIK

2

KOMERCIALNISISTEM

2 4

4

NARO�ILONEPOPOLNO

KOMERCIALNISISTEM



NARO�ILOIZDELANO


OSTALIH PODATKOVREFERENT

NARO�ILO

PROGRAM NA PC

MIKROFILMI


1

MATERIALNAJDEN

MATERIAL NINAJDEN

1 2 3

2

OPOZARJANJE GLEDENOVEGA NARO�ILA NA PCV PISARNI SKLADIŠ�A IN

NABAVE VODJA ODDELKA

NARO�ILO

4

KOMERCIALNISISTEM



SHRANJEVANJE NARO�ILAV DOKUMENT EL. OBLIKE

VODJA ODDELKA

NARO�ILO

21

DOBAVITELJZNAN

PREVZEMSPORO�ILA

VODJA ODDELKA

OPRAVI SE PREGLEDNARO�ENEGA MATERIALAIN ISKANJE DOBAVITELJANARO�ILO

POŠILJANJE NARO�ILA POEL. POŠTI

NARO�ILOODDANO

SKLADIŠ�NIK

NARO�ILO


MATERIALA

POŠILJANJE NARO�ILA POEL. POŠTI

NARO�ILOODDANO

VODJA ODDELKANARO�ILO

SHRANJEVANJE NARO�ILAV DOKUMENT EL. OBLIKE

NARO�ILO

SKLADIŠ�NIK


MATERIALA

OFFICE, EL. POŠTA

OFFICE, EL. POŠTA



DOBAVAMATERIALA

PREVZEMANJE MATERIALA(KOLI�INA IN VIDNE

NAPAKE)

VODJA ODDELKA

SKLADIŠ�NIK

DOBAVNICA

NARO�ILO

PREVZEMANJE MATERIALANA SKLADIŠ�NE POLICE

STORNO DOBAVNICA

MATERIALUSTREZA

MATERIAL NEUSTREZA

VRA�ANJE MATERIALADOBAVITELJU

VODJA ODDELKA

SKLADIŠ�NIKVODJA ODDELKA

SKLADIŠ�NIK

MATERIALPREVZET

KNJIŽENJE MATERIALA


PREVZEMNICA

DOBAVNICA

REFERENTKA ZAKNJIŽENJE

MATERIALA, VODJAODDELKA

1

KOMERCIALNISISTEM

MATERIALVRNJEN

DOBAVITELJU

REKLAMACIJSKIZAPISNIK



PREGLEDOVANJERA�UNOV PO

DOBAVNICAH INPREVZEMNICAH

VODJA SLUŽBE

RA�UN

PREVZEMNICA

DOBAVNICA

MATERIALPREVZET V

KOMERCIALNISISTEM

STANJEZAMUD GLEDE

DOBAV

UKREPANJE V PRIMERUNEIZPOLNJEVANJA

POGODBENIH ROKOVDOBAV

VODJA SLUŽBE

OPOZORILO -OBVESTILO

DOBAVITELJU

PROBLEMPOGODBENIHCEN, ROKOV

DOBAV

PC KONTROLIRAPOGODBENE CENE REFERENTKA ZA

KNJIŽENJEMATERIALA

POGODBENIPREDRA�UNI

DOBAVITELJEV

PREVZEMNICA

PORO�ILO OZAMUDAH

SPREMLJANJE ROKOVDOBAV

REFERNTKA ZA JN

VODJA SLUŽBE

1

RA�UN

PREVZEMNICA

DOBAVNICA

Slika 10: Posnetek prenovljenega procesa

RA�UNUSTREZEN

PODPISOVANJE RA�UNA

VODJA SLUŽBE

PODPISAN RA�UN

ODDELEKLIKVIDATURA

RA�UNNEUSTREZEN

ZAVRNITEV RA�UNA OZ.DOGOVOR

VODJA SLUŽBE

ZAVRNJEN RA�UN

DOBAVITELJ

KOMERCIALNISISTEM



3.2.3 OPIS POSODOBLJENEGA POSTOPKA Proces od potrebe po materialu do opredelitve naro�ila Mojster - na osnovi defektaže razstavljenih delov - v sodelovanju z izvajalci popravila okvarjenega vozila opredeli potrebo po materialu. Okvara na vozilu se odpravlja na podlagi delovnega naloga. Pri pregledu razstavljenih delov se skupaj odlo�ijo za nadaljnje ukrepanje. Nekateri deli so še uporabni, druge pa je treba zamenjati. Mojster ali izvajalec del prevzame potreben material na podlagi zahtevnice v skladiš�u, �e ga ni na zalogi, ga skladiš�nik naro�i. �e zahtevanega materiala ne skladiš�ijo na zalogi oz. ga ne poznajo v skladiš�u, mojster material naro�i. Mojster sam vnese podatke v naro�ilo, saj ima na voljo ra�unalniški program. S pomo�jo katalogov nadomestnih delov in programov, ki jih ima na voljo, lahko takoj najde ustrezne kataloške številke materiala. To je vidno v modelu posodobljenega procesa in je ozna�eno z vijoli�no barvo. Ko je naro�ilo izpolnjeno, je to naro�ilo že v naslednjem trenutku po shranitvi na voljo vodji Skladiš�a in nabave, saj ga na novo naro�ilo materiala opozori sistem, ki je vgrajen v program na ra�unalniku. Ko ta novo naro�ilo pogleda, je hkrati obveš�en tudi mojster. To je vidno v modelu posodobljenega procesa in je ozna�eno z modro barvo. �e je naro�ilo materiala kompleksno, tako da ga mojster ne more dokon�ati, izpolni v programu za naro�ilo vse, razen kataloških številk. Na dopolnitev naro�ila referenta v Pripravi dela opozori sistem, ki je vgrajen v program na ra�unalniku. To je vidno v modelu posodobljenega procesa in je ozna�eno z modro barvo. �e so nejasnosti se mojster in referent dodatno posvetujeta. Referent prevzame naro�ilo v obdelavo. Ker ga je mojster v celoti izpisal, je potrebno poiskati še ustrezne kataloške številke za naro�en material. S pomo�jo mikrofilmov, katalogov ali programov na PC-ju - kar pa� ima na razpolago za vozilo -, za katerega je material naro�en, poskuša opremiti material z ustreznimi kataloškimi številkami. �e so nejasnosti, torej, ko referent ne najde ustreznega materiala, se mojster in referent dodatno dogovarjata med naro�anjem materiala. Referent si lahko ogleda naro�en material na vozilu ali pa mu mojster pomaga z iskanjem v katalogu materiala in podobno. Prednosti posodobljenega dela delnega procesa so: - mojstru ni potrebno klicati referenta v Pripravo dela, da bi ta naro�il material, - mojstru ni potrebno odnesti v Pripravo dela beležke o naro�ilu materiala, - mojstru ni potrebno pisati beležke o naro�ilu materiala, ampak te podatke enostavno

vnese v program, - referent v Pripravi dela je popolnoma izlo�en iz tega procesa, - ni treba, da sta mojster in referent v Pripravi dela ter referent v Pripravi dela in vodja

oddelka Skladiš�e in nabava �asovno in krajevno usklajena za izmenjavo podatkov, - podatki so na voljo vsem, ki imajo dostop do programa takoj, ko je opravljena potrditev

in shranitev – ni nobenih fizi�nih prenosov, - s posodobljenim postopkom se skrajša �as za izvedbo tega dela postopka na

najmanjši možni minimum,



- s posodobljenim postopkom bi se lahko obravnavalo cca 90% vseh naro�il materiala, za ostala bo moral še vedno sodelovati referent v Pripravi dela.

Proces od oblikovanja naro�ila do oddaje naro�ila dobavitelju Ko referent pridobi kataloške številke zahtevanega materiala, lahko dopolni naro�ilo za material in po shranitvi je to naro�ilo že v naslednjem trenutku na voljo vodji Skladiš�a in nabave, saj ga na novo naro�ilo materiala opozori sistem, ki je vgrajen v program na ra�unalniku. To je vidno v modelu posodobljenega procesa in je ozna�eno z modro barvo. Skladiš�nik pripravi naro�ila v Komercialnem sistemu glede na signalno zalogo. Na padec zalog na nivo signalnih zalog ga opozori Komercialni sistem, v nujnih primerih pa lahko skladiš�nik oblikuje posamezno naro�ilo tudi izven sklopa signalnih zalog. Kataloške številke program �rpa iz Komercialnega sistema, lahko pa izbira, od katerega dobavitelja bo dal kataloško številko na naro�ilo, torej lahko se sam odlo�a, kam bo naro�ilo poslal. To je vidno v modelu posodobljenega procesa in je ozna�eno z rjavo barvo. Vodja oddelka Skladiš�e in nabava pregleda naro�ilo, na katero ga opozarja signal na PC in ga dopolni z naslovom dobavitelja. Tako izpolnjeno naro�ilo shrani, v obliki dokumenta ga prenese v elektronsko pošto, ter ga po elektronski pošti pošlje dobavitelju. To je vidno v modelu posodobljenega procesa in sicer je ozna�eno z zeleno barvo. Skladiš�nik sam izpolni vse podatke o naro�ilu, saj ima na voljo seznam in naslove odobrenih dobaviteljev. Tako izpolnjeno naro�ilo shrani, v obliki dokumenta ga prenese v elektronsko pošto, ter ga po elektronski pošti pošlje dobavitelju. To je vidno v modelu posodobljenega procesa in sicer je ozna�eno z zeleno barvo. Prednosti posodobljenega dela delnega procesa so: - mojstru ni potrebno odnesti v Pripravo dela beležke o naro�ilu materiala, - referentu v Pripravi dela ni potrebno pisati naro�ila za material, samo vnese kataloške

številke, - ni treba, da sta mojster in referent v Pripravi dela ter referent v Pripravi dela in vodja

oddelka Skladiš�e in nabava �asovno in krajevno usklajena za izmenjavo podatkov, - podatki so na voljo vsem, ki imajo dostop do programa takoj, ko je opravljena potrditev

in shranitev – ni nobenih fizi�nih prenosov, - s posodobljenim postopkom se skrajša �as za izvedbo tega dela postopka pri relaciji

mojster – referent, na relaciji referent – vodja oddelka Skladiš�e in nabava pa na najmanjši možni minimum,

- uporaba Komercialnega sistema za oblikovanje naro�ila glede na maksimalno in minimalno zalogo oz. signalno zalogo,

- možnost razli�nih manipulacij pri izdelavi naro�ila, saj sistem omogo�a poljubno izbiro dobavitelja in ustrezne kataloške številke,

- uporaba Excelovega programa ni ve� potrebna, vse aktivnosti se dogajajo v Komercialnem sistemu, naro�ilo pa se pošlje dobavitelju po elektronski pošti.



Proces od dobave materiala do likvidiranja ra�una Ko dobavitelj pripelje material v skladiš�e, skladiš�nik ali vodja oddelka pregleda skladnost dobavljenega materiala z naro�ilom in dobavnico. �e je material ustrezen ga sprejmemo, druga�e pa ga zavrnemo. Prevzet material skladiš�nik zloži na skladiš�ne police in uredi stanje na blagovni kartici. Enako naredi vodja oddelka, s tem da vodja oddelka nima fizi�no odprtih blagovnih kartic, temve� samo podatke v ra�unalniku. On namre� prevzema enkratno naro�en material in pri pregledu material vnese tudi v Komercialni sistem. Referentka za knjiženje vnese material po dobavnicah v Komercialni sistem. Pri tem ra�unalniški program kar sam - po dolo�enih sklopih - spremlja cene posameznih artiklov, za katere imamo sklenjene pogodbe z dobavitelji. �e so neskladja opozori referentko, ki mora neskladja ugotoviti in odpraviti, kajti druga�e ne more nadaljevati z delom. To je vidno v modelu posodobljenega procesa in je ozna�eno z rde�o barvo. Po knjiženju dobi dobavnice vodja službe iz oddelka Skladiš�e in nabava, iz oddelka Likvidatura pa ra�une za prevzet material. Vodja službe pregleda koli�insko in vrednostno skladnost materiala po dobavnici in ra�unu, pla�ilni rok, kaj je kupljeno in kje, opremi ra�un s številko pogodbe in št. naro�ilnice, ter odda podpisan ra�un skupaj z dobavnico nazaj v oddelek Likvidatura. Na osnovi knjiženja materiala program tudi beleži �as dobave posameznega blaga, na ta na�in pa tudi spremlja �as dobav posameznih dobaviteljev. Ker imamo z ve�ino dobaviteljev sklenjene pogodbe in dogovorjen rok dobave, program omogo�a ve� vrst izpisov glede dobavnih rokov. To je vidno v modelu posodobljenega procesa in je ozna�eno s svetlo modro barvo. Izdeluje se mese�no poro�ilo o kršenju dobavnih rokov posameznih dobaviteljev. Z dobavitelji, ki smo jih izbrali v skladu z Zakonom o javnih naro�ilih, imamo namre� pogodbeno dolo�ene roke dobav. Poro�ilo izdela za vodjo službe referentka za javna naro�ila. Prednosti posodobljenega dela delnega procesa so: - odpravljeno je dvojno delo: knjiženje materiala v Komercialni sistem in vpisovanje

�asa dobave posameznega materiala v Excelov program, - dobavne roke je sedaj zelo enostavno spremljati, poro�ilo glede zamud se enostavno

izpiše z vpisom ustreznih omejitev, - odpravljena je fizi�na kontrola cen tistih artiklov, za katere velja dolo�ena cena po

pogodbi za eno leto – cene sedaj kontrolira ra�unalnik, - cene po predra�unih se lahko nastavijo v programu v drugem oddelku, - koli�ina dela se zmanjša na normalno raven, zastojev pri delu ni ve�, - po vnosu cen iz predra�unov ni ve� možnosti za napake.



3.3 ZAKLJU�KI 3.3.1 OCENA U�INKOV • Poenostavitev in skrajšanje procesa za naro�anje materiala

NARO�ILOIZDELANO IN

POSREDOVANOV SKLADIŠ�E

POPRAVILOVOZILA -

POTREBA POMATERIALU

IZDELAVA NARO�ILA INPRENOS NAPREJ

KOMERCIALNISISTEM, OFFICE,

EL. POŠTA

NARO�ILOODDANO

DOBAVITELJU

DOKON�ANJENARO�ILA IN ODDAJA

MOJSTER


NABAVA

DOBAVNICA

DOBAVITELJ

VODJA ODDELKA

SKLADIŠ�NIK

PORO�ILO OZAMUDAH

DOBAVAMATERIALA

MATERIALPREVZET

PREVZEMANJE INKONTROLA MATERIALA

MATERIALVNEŠEN V KS

VNOS MATERIALA ,KONTROLIRANJE CEN

BELEŽENJE ZAMUD

RA�UNPODPISAN

KONTROLA DOBAVNICEIN RA�UNANARO�ILO


NABAVA

REFERENTKA ZAVNOS

DOBAVNICA

DOBAVNICA

PREVZEMNICA

VODJA SLUŽBE

KOMERCIALNISISTEM

REFERENTKA ZA JN

RA�UN

cca 15 min

cca 15 min

SKUPAJ cca 30 minut

cca 10 min

cca 5 min

SKUPAJ cca 15 minut

KOMERCIALNISISTEM

NARO�ILO

cca min

Slika 11: �asovno ovrednoten model posodobljenih smiselnih podprocesov



Glede na to, da obstaja sodobna informacijska tehnologija, ki jo za obvladovanje materialnega knjigovodstva v našem podjetju že uporabljamo, je smiselno, da se le-ta uporabi tudi pri izvajanju postopka naro�anja materiala. Tako odpadejo nepotrebni procesi. Zgornja ocena skrajšanja postopka temelji na pridobljenih podatkih pri udeleženih v procesu. Dnevno se v oddelku Priprava dela napiše cca 10 naro�il. Število naro�il naj praviloma ne bi vplivalo na hitrost izpolnitve in oddaje naro�ila, bolj vplivajo drugi dejavniki, kot so sprejem in oddaja vozil raznih strank, ogled vozil pred izdelavo delovnih nalogov, nepoznavanje materiala, pregledi delovnih nalogov pred obra�unom, izdelava garancijskih in drugih zapisnikov … Res je, da je �as trajanja pred posodobitvijo Komercialnega sistema, od zaznane potrebe po materialu do oddaje naro�ila dobavitelju, povpre�no dve uri (Slika 7). Res pa je tudi, da je v idealnem primeru mogo�e izpeljati naro�ilo v bistveno krajšem �asu. So pa tudi primeri, ko traja oddaja naro�ila v oddelek Nabava in skladiš�e tudi neprimerno ve� �asa, še posebej, kadar je problem v iskanju kataloških številk. Ko bo mojster vpisal naro�ilo v posodobljeni Komercialni sistem, naj bi ga dobavitelj prejel v približno 15 minutah. Z uporabo posodobljenega programa Komercialni sistem, se bo proces naro�anja materiala poenostavil, posamezni deli procesa pa se bodo skrajšali. Krajši postopki bodo omogo�ali, da bodo potrebe po materialu zadovoljene v krajšem �asu, zaradi �esar se bo prepre�evalo zastoje v delovnem procesu in zmanjšala škoda, ki bi nastala, �e materiala ne bi bilo na zalogi. • Odprava dvojnega dela Naslednji velik korak je odprava dvojnega dela: knjiženje materiala v Komercialni sistem in beleženje �asov dobave posameznega materiala v Excelov program. Ureditev tega dela bo prineslo veliko, saj ravno to delo skladiš�nikom in referentki za knjiženje materiala povzro�a veliko težav. Skladiš�niki imajo probleme pri beleženju �asov in iskanju posameznih naro�enih materialov v Excelovem programu, referentka za knjiženje pa pri kontroli pogodbenih cen materiala za posamezne sklope materiala. S posodobljenim programom Komercialni sistem bo doseženo to, da bo vsako delo potrebno opraviti samo enkrat, podatki pa bodo na voljo za razli�ne obdelave v razli�nih oblikah. To pomeni približno tako: ko bo referentka za knjiženje materiala vnesla podatke o dobavljenem materialu v Komercialni sistem, se bo na kreiranem naro�ilu za to dobavo materiala, oblikoval �asovni rok trajanja dobave materiala. V oddelku Skladiš�e in nabava sprejmejo material tujih dobaviteljev po približno 25 razli�nih dobavnicah. Pred posodobitvijo Komercialnega sistema je trajal proces od prevzema materiala pa do podpisa na ra�unu povpre�no 35 minut (Slika 7). Ob vseh zapletih, ki jih imajo udeleženi pri vnašanju materiala najprej v Komercialni sistem in potem še v Excelov program, je pri posameznih vnosih potreben še daljši �as, še posebej ko je material nepoznan in je potrebno odpiranje novih številk artiklov. Ko bo proces in ra�unalniški program prilagojen novemu procesu dela, se bo �asovno vnos materiala v Komercialni sistem skrajšal. Ocenjeno je nekje skupaj s prevzemom na 15 minut (Slika 11).



• Enostavno spremljanje rokov dobav Z ve�ino naših dobaviteljev imamo sklenjene pogodbe za dobavo materiala, v teh pogodbah pa so navedeni vsi pogoji in omejitve. Eden izmed takih pogojev dobavitelja je tudi ta, da ima za dobavo materiala dolo�en rok dobave. �e teh �asov dobav ne spremljamo, sploh ne vemo, kateri dobavitelji nam povzro�ajo težave. Z doslednim spremljanjem teh rokov dobav bomo neustrezne dobavitelje zlahka odkrili, evidentirali in ob ve�kratnih prekora�itvah z njim tudi prekinili pogodbo, za popla�ilo zaradi izgub zaradi neizpolnjevanja pogodbe pa bomo lahko unov�ili menico, katero nam je dobavitelj pred podpisom izro�il. Komercialni sistem nam bo sedaj omogo�al enostaven pregled dobavnih rokov. • Enostavno spremljanje cen materiala po pogodbenih predra�unih Referentka za prevzem bo z vnosom številke materiala v vnosnem oknu videla vnaprej dogovorjeno ceno in obdobje, v katerem cena velja. Po vnosu cene iz dobavnice bo program sam opravil primerjavo obeh cen, nastavljene in novo vnesene iz dobavnice. V primeru neenakosti cen bo imel program vgrajeno varovalo, tako da bo referentko opozoril na neenakost obeh vrednosti. Z delom ne bo mogo�e nadaljevati, dokler napaka ne bo odpravljena. Program bo enostavno blokiran. Za osvežitev vnaprej dogovorjenih cen po pogodbenih predra�unih je pomembno tudi to, da bo mogo�e vnaprej dogovorjene cene za dolo�eno obdobje vnašati na katerem koli PC-ju, ki bo imel dovoljenje za dostop na tem delu Komercialnega sistema.

KOMERCIALNISISTEM

REFERENTKAZA PREVZEM

DAVPIŠE PODATKEV RA�UNALNIK

IŠ�E CENEPOSAMEZNIHARTIKLOV V

MAPI

KONTROLIRACENE

DOBAVNICA-MAPA

DOBAVNICA

PREVZEMNICA

DOBAVNICA

Slika 12: Delo referentke za knjiženje materiala pred posodobitvijo



KOMERCIALNISISTEM

REFERENTKAZA PREVZEM

VPIŠE PODATKEV RA�UNALNIK,

RA�UNALNIKOPRAVLJA

KONTROLO CEN

DOBAVNICA

PREVZEMNICA

DOBAVNICA

Slika 13: Delo referentke za knjiženje materiala po posodobitvi • Priprava naro�il glede na podano maksimalno, minimalno in signalno zalogo

Komercialnem sistemu Posodobljen Komercialni sistem bo omogo�al pripravo naro�il pri padcu nivoja zalog na signalno zalogo. To je pomembno zlasti za skladiš�nike, ki redno dopolnjujejo zaloge. Program bo zasnovan tako, da se bodo oblikovala naro�ila na osnovi znanih podatkov o materialu, ki so napisani v podatkih o posameznem dobavljenem materialu v Komercialnem sistemu. Omogo�eno bo tudi vpisovanje manjkajo�ih ali morebitnih spremenjenih podatkov o želenem materialu, ter možnost izbire v tistem trenutku najprimernejšega dobavitelja. Prednost izdelave takih naro�il je v tem, da ra�unalnik spremlja zalogo namesto skladiš�nikov. Ko se zaloga zniža na signalno, ra�unalnik opozori skladiš�nika, ta pa stanje pregleda in na osnovi znanih podatkov izdela potrebna naro�ila. • Uporaba elektronske pošte namesto faksa Za pošiljanje naro�il se bo v prihodnje uporabljala elektronska pošta, faks se bo uporabil le v skrajnih primerih. Komercialni sistem bo omogo�il enostavno možnost shranjevanja izdelanega naro�ila v dokument na mrežnem disku, tega pa bo mogo�e v nekaj sekundah poslati naprej po elektronski pošti dobavitelju.



Uporaba elektronske pošte je enostavnejša in hitrejša od faksa, nahaja pa se na delovnem mestu vsakega skladiš�nika - vsak skladiš�nik ima svoj ra�unalnik. Faks je sedaj postavljen v pisarni vodje oddelka Skladiš�e in nabava, kamor morajo skladiš�niki, �e ho�ejo oddati naro�ilo. • Dolgoro�no zmanjšanje števila skladiš�nikov iz štirih zaposlenih na tri Pri razgovorih s skladiš�niki sem zasledil, da posamezni skladiš�nik potrebuje približno 2 do 2,5 ure na dan, da:

o naro�i ves potreben material za dopolnjevanje zaloge s pomo�jo Excelovega programa in

o za material, ki ga prevzame, vpiše �as dobave za posamezen artikel spet v Excelov program.

Ker se pri�akuje, da bo posodobljen ra�unalniški program izvajal naro�ila glede na podane vrste zalog in sicer na zelo enostaven na�in, menim, da bo skladiš�nik v delovnem dnevu lahko opravil vsa naro�ila v 0,5 do 1 ure. �asov dobave mu namre� v posodobljenem Komercialnem sistemu ne bo potrebno vnašati. Enostavni ra�un pove, da se bo vsak skladiš�nik zamudil z dopolnjevanjem zaloge 1,5 do 2 ure manj. �e to pomnožimo s štiri, je to ravno en delavec skladiš�nik. Obstaja torej realna možnost, da bi bil lahko v prihodnje en skladiš�nik manj. Gotovo ne takoj ob uvedbi posodobljenega ra�unalniškega programa, �ez nekaj �asa pa že. To bi seveda pomenilo kar precej privar�evanega denarja za podjetje, približno 3 milijone SIT na leto. 3.3.2 POGOJI ZA UVEDBO Problem za reševanje zastavljenega problema bi gotovo predstavljala razpoložljiva finan�na sredstva, ki bi jih rabili za posodobitev ra�unalniškega programa Komercialni sistem, s katerim bi lahko izvajali posodobljen na�in naro�anja in spremljanja materiala. O tem smo se pogovarjali z ra�unalniškimi tehnologi, pred tem pa smo seveda podrobno predstavili, kaj vse je potrebno v tem programu spremeniti in posodobiti. Seveda nam niso znali natan�no povedati, koliko bi posodobitev stala, saj se ne ve, v kolikšni meri bi bilo potrebno program razgraditi za posodobitev. Možno bi bilo tudi, da bi bilo celo ceneje, �e bi nekatere podprograme zastavili na novo. So pa dali neko približno oceno, to je 4 milijone SIT. Programska in druga oprema za naro�anje materiala (mikrofilmi, �italci, ra�unalniški programi ...) bi seveda stala kar nekaj denarja. To opremo bi moral imeti pri sebi vsak mojster. Veliko teh programov mojstri že imajo na ra�unalniku, vseh pa ne. Za opremo sem pridobil oceno stroškov, ki je približno 300 tiso� SIT.



Velika verjetnost je, da bi nekateri zaposleni težko sprejeli novi na�in izvedbe postopka naro�anja materiala, seveda to ne velja za vse. V vsakem podjetju oz. organizaciji je prisoten precejšen odpor zaposlenih za uvajanje novosti, tako bi bilo tudi pri nas. V posodobitev procesa za naro�anje in spremljanje materiala bi bila seveda vklju�ena:

o dejansko cela služba Priprava dela in nabava in o vodstvo in mojstri, ter njihovi namestniki v Proizvodni službi.

Vklju�eni ne bi bili samo izvajalci del. Iz tega se da sklepati, da bi bil odpor nekaterih zaposlenih precejšen. Torej z uvedbo posodobitve bo potrebno ravnati preudarno. Olajševalna okoliš�ina je v tem, da pa nekateri zaposleni, ki pa imajo težave z obstoje�im procesom naro�anja in spremljanja materiala, ne bi delali težav. Ti bodo radi sprejeli spremembe, s primernim in pametnim pristopom pa bodo pozitivno vplivali še na ostale zaposlene. Pred uvedbo posodobljenega ra�unalniškega programa Komercialni sistem bi bilo potrebno izvesti izobraževanje za zaposlene. Da bi bil strošek �im manjši, se bi poskušalo izobraževanje izvesti izven rednega delovnega �asa. Toda kljub temu je ocenjen strošek izobraževanja 200 tiso� SIT, saj bo veliko posameznikov potrebovalo pomo� tudi med delovnim �asom. Obstoje�e opise procesov, navodila za delo in obrazce, kateri so predpisani v sistemu ISO in se nanašajo na dosedanji postopek naro�anja materiala, bo potrebno ustrezno prilagoditi. Na tem podro�ju bo veliko dela, vendar bo opravljeno s sedanjimi zmogljivostmi med rednim delovnim �asom. Glede na obstoje�o ra�unalniško opremljenost, ne bi bilo potrebno dokupiti nobenega ra�unalnika. Za uvedbo posodobljenega ra�unalniškega programa Komercialni sistem, bi potrebovali naslednja finan�na sredstva (ocenjeno): POZ OPIS VREDNOST V SIT

1 Posodobitev Komercialnega sistema 4.000.000,00 2 Programska oprema za naro�anje materiala 300.000,00 3 Izobraževanje zaposlenih 200.000,00 4 Drugo 300.000.00 SKUPAJ 4.800.000,00

Tabela 1: Ocenjen strošek posodobitve

Posodobitev postopka za naro�anje materiala bo pri tistih zaposlenih, ki so v tem postopku sedaj udeleženi, prinesla kar precejšnje zmanjšanje dela. Zaradi zmanjšanje del v tem postopku bodo lahko bolj pripomogli k skupni delovni u�inkovitosti na drugih podro�jih. Pri tem predvsem mislimo na referente v Pripravi dela. Lahko pa ugotovimo tudi to, da se bo obseg dela pove�al mojstrom v vzdrževanju. V svoji pisarni bodo oblikovali naro�ila materiala, ne bo pa ve� sprehodov v Sprejemno pisarno in beleženja materiala na papir.



V oddelku Skladiš�e in nabava se bo zaposlenim na nekaterih delih procesa obseg dela zmanjšal, na drugih delih pa pove�al. Ne bodo imeli dela z beleženjem rokov �asov dobav posameznega materiala, ve� dela pa bodo imeli pri osveževanju vrednosti nivoja zalog. Vsekakor bodo s posodobitvijo ra�unalniškega programa lažje in hitreje opravljali svoje delo. 3.3.3 UPORABNOST REŠITVE Posodobljen proces naro�anja in spremljanja dobave materiala bo zadovoljiva rešitev problema, ki ga imamo pri obstoje�em procesu. Sedanji problem je sestavljen iz petih ve�jih problemov, ki se bodo s posodobljenim procesom odpravili:

o postopek naro�anja in spremljanja dobave materiala se bo najbolj poenostavil, kar pomeni, da bo naro�ilo materiala oddano dobavitelju v najkrajšem možnem �asu,

o ra�unalniški program se bo posodobil tako, da bo u�inkovita podpora posodobljenemu procesu naro�anja in spremljanja materiala,

o za obvladovanje celotnega procesa bo dovolj en ra�unalniški program, to je Komercialni sistem,

o Komercialni sistem oz. njegovi podprogrami bodo omogo�ali spremljanje pogodbeno dolo�ene cene materiala z našimi dobavitelji, ki so bili izbrani v skladu z Zakonom o javnih naro�ilih in

o omogo�eno bo enostavno spremljanje rokov dobav dobaviteljev, s katerimi imamo pogodbe in v njih dolo�en dobavni rok.

Cilj diplomske naloge je dosežen. Z obstoje�o kadrovsko zasedbo delovnih mest (dolgoro�no predviden celo en skladiš�nik manj), prakti�no s skoraj enako strojno opremo (programska se posodobi) in s prakti�no ni� višjim nivojem znanja posameznih zaposlenih, se bo u�inkovitost opravljenega dela neprimerno zvišala:

o skrajšal se bo �as procesa, o izboljšala se bo kakovost izvedbe, o zaposleni bodo manj obremenjeni in s hitrejšo oddajo naro�ila in posledi�no

hitrejšo dobavo materiala se bodo zmanjšali stroški v vzdrževanju in v prometu. 3.3.4 MOŽNOSTI NADALJNJEGA RAZVOJA Za nadaljnji razvoj procesa za naro�anje in spremljanje dobave materiala je na razpolago gotovo ve� možnosti, seveda pa je najzanimivejša naslednja: • elektronsko poslovanje kot tehnologija medorganizacijskega povezovanja. Elektronsko poslovanje je ugodno tako za nas, kot za naše poslovne partnerje, ker se posel opravi hitro, brez zamudnega izmenjevanja papirjev. To se zelo nazorno vidi že sedaj pri izmenjevanju sporo�il v elektronski obliki. V prihodnosti je mogo�e pri�akovati veliko pove�anje obsega elektronskega poslovanja med podjetji. Najve�ji porast obetajo dejavnosti financ, trgovine na veliko in malo, informacijske tehnologije ter proizvodnje. Medsebojno elektronsko poslovanje organizacij zdaj ne presega 10% celotnega poslovanja, zato je možnost razširitve zelo velika. Glavno



korist si je mogo�e obetati predvsem od povezovanja obstoje�ih ra�unalniških rešitev znotraj organizacije s tistimi, ki bodo omogo�ale povezovanje s partnerji. V ta namen bodo potrebne nove vrste ra�unalniških programov, storitev in povezovalnih mehanizmov, kar bo omogo�alo poenostavljene na�ine ustvarjanja informacijskega partnerstva [5] - str. 15. Razvoj IT zelo hitro napreduje, tako da bodo gotovo v bližnji prihodnosti že izdelani ustrezni ra�unalniški programi za podporo elektronskemu poslovanju med kupci in prodajalci. Veliko se že prodaja s pomo�jo e-tržnic, zakaj se ne bi tudi posamezni materiali za gospodarska vozila? Mogo�e se pa že, pa v našem podjetju to sploh ne vemo?! Pri�akujem, da bomo v prihodnosti v LPP, d. o. o. kupovali razne materiale na spletnih trgovinah, pred tem pa bo spet gotovo potrebno:

o posodobiti proces dela v naši službi Priprava dela in nabava ter o posodobiti ra�unalniški program glede na prenovljen proces dela.



4 LITERATURA, VIRI… 4.1 LITERATURA [1] �ižman A. (2002) Logisti�ni management v organizaciji, stran 22-24, 38-40, 45-48,

Fakulteta za organizacijske vede, Kranj. [2] Kern T. (2003/2004) Prenova poslovnih procesov, Fakulteta za organizacijske

vede, Kranj. [3] Hammer Michael, Champy James (1993) Re-engineering the Corporation: A

manifesto for bussiness revolution, New York, N. Y.: Harper Business [4] Kern T. (1994) Povzetek in delovno gradivo z opombami iz knjige: Hammer

Michael, Champy James: Re-engineering the Corporation, Fakulteta za organizacijske vede, Kranj.

[5] Gri�ar J. (2003) Vplivi uporabe informacijske tehnologije na reorganiziranje

procesov, Študijsko gradivo, Fakulteta za organizacijske vede, Kranj. [6] Ljubi� T. (2004) Planiranje in vodenje proizvodnje - prosojnice, 10 Nadzor in

vodenje zalog – gospodarjenje z materialom, list 10.250, Fakulteta za organizacijske vede, Kranj.

[7] Kern T. (2003/2004) Vodenje projektov, Fakulteta za organizacijske vede, Kranj. 4.2 VIRI [8] Kern T. (2004) Zapiski predavanj: Prenova poslovnih procesov [9] Inštitut za slovenski jezik Frana Ramovša ZRC SAZU in avtorji (1994), Slovar

slovenskega knjižnega jezika, DZS – Ljubljana. [10] Interno gradivo podjetja LPP d.o.o. (2005) Poslovnik sistema vodenja.



4.3 KAZALO SLIK Slika 1: Shema Holdinga Ljubljana, d. o. o. Slika 2: Organizacijska shema LPP, d. o. o. Slika 3: Tramvaj (Poslovni sistema vodenja 2005) Slika 4: Moderni avtobus na ljubljanskih ulicah Slika 5: Organizacijska shema sektorja Delavnice Slika 6: Organizacijska shema službe Priprava dela in nabava Slika 7: �asovno ovrednoten model obstoje�ih smiselnih podprocesov Slika 8: Posnetek stanja obstoje�ega procesa Slika 9: Okno za vnos Slika 10: Posnetek prenovljenega procesa Slika 11: �asovno ovrednoten model posodobljenih smiselnih podprocesov Slika 12: Delo referentke za knjiženje materiala pred posodobitvijo Slika 13: Delo referentke za knjiženje materiala po posodobitvi 4.4 KAZALO TABEL Tabela 1: Ocenjen strošek posodobitve 4.5 POJMOVNIK Iteracije – ve�kratna ponovitev iste besede ali besedne skupine, ponavljanje 4.6 KRATICE IN AKRONIMI JN: javna naro�ila IT: informacijska tehnologija

diplomsko delo - connecting repositories · 2018. 8. 24. · materiala, glede na dobaviteljev...

Documents