Dirección de Comunicaciones

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

Estructura organizativa:

Directora de Comunicaciones

Gerente de Operaciones

Asistente AdministrativoSecretaria de Dirección

Departamento de Prensa

Monitoreo , publicidad y Web (2)Diseñador (1)

Departamento de Publicidad

Periodistas (1)Camarógrafos (3)

Fotógrafo (1)Editor (1)

Redes y maestro de ceremonia (1)Colaborador de prensa (Guillermo

Portillo)

Periodista Productor del programa radial “Vamos a la Escuela” Alfonso Portillo

Periodista del Paquete Escolar

Periodista Productora de Revista virtual “Vamos a la Escuela” Karla Paredes

Ministro de Educación

Departamento de Relaciones Publicas

Motoristas (2)Operadores de sonido (2)

*Marcela Mata (Alfabetización) Aurora Barahona (VCT)

Paquetes escolares

Modelo Escuela Inclusiva de Tiempo Pleno

Alfabetización

Mejoras infraestructura escolar

Vaso de leche (reactivación de tejido productivo)

Ciencia y Tecnología (Formación y promoción

investigación)

Prioridades:

PROYECCIONES OBSTÁCULOS

Posicionar logros del MINED más allá de paquetes escolares

Escenario pre electoral, agenda política de los medios masivos

Incrementar uso de medios alternativos (incluso publicidad)

Falta de personal capacitado y con experiencia en el área de prensa

Maximizar presencia mediática de titulares

Personal contratado por consultoría o por proyectos (sin plaza fija)

Implementar campaña de publicidad que cubra radio, TV, prensa y redes

Dispersión de las herramientas de comunicación como web y portales

Dinamizar y hacer más eficaz el área de prensa (tiempos, radio y TV)

Equipo obsoleto, falta de computadora para área de video y diseño

Renovar herramientas de comunicación

Falta de coordinación oportuna con otras unidades (planificación y programa de radio del presidente).

Fortalecer comunicación interna

Transferencias tardías de Hacienda

ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN 2013

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

Componentes:

Introducción

Objetivos

Públicos

Mensajes

Lineamientos o políticas de comunicación

Acciones generales

Recursos

Cronograma

Objetivo general:

Dirigir y coordinar la comunicación interna y externa de la institución para proyectar los logros de la gestión del Ministerio de Educación a los públicos de interés, generando mecanismos, enlaces y estrategias de comunicación que contribuyan al cumplimiento de los objetivos, misión y visión institucional.

Objetivos específicos:

Posicionar los programas sociales y otras políticas emanadas del MINED en la agenda de los medios de comunicación masiva y medios alternativos, generando una comunicación oportuna que permita anticiparse a coyunturas mediáticas desfavorables que requieran responder a las dinámicas impuestas por los medios.

Transmitir una imagen de renovación en la gestión del MINED y evidenciar una actitud de servicio y apertura hacia los medios de comunicación.

Dinamizar el trabajo de la Dirección de Comunicaciones para generar procesos eficientes y eficaces de comunicación, elaborando estrategias que permitan cumplir los objetivos comunicacionales y coordinar el trabajo de los diferentes departamentos en aras de un mismo propósito.

Mejorar la comunicación interna del Ministerio de Educación para reflejar una imagen positiva hacia el exterior, generando en los empleados un sentido de pertenencia de los logros de la institución.

Voceros:DEFINICIÓN DE VOCEROS

Presidente de la República

Anuncia políticas, lineamientos o cualquier otra medida que sea de interés de la Presidencia y que deba ser vista como una medida de Gobierno que requiere del liderazgo del Presidente.

Ministro de Educación

Inaugura, preside y anuncia políticas de gran impacto, difunde los mensajes políticos y las prioridades estratégicas, emite posturas oficiales sobre los temas relativos al área que están en coyuntura.

ViceministrosAnuncian, presiden e informa medidas específicas de los Viceministerios o por delegación del Ministro.

Directores nacionales, staff o departamentales

Brindan información técnica sobre aspectos específicos de su área en apoyo al Ministro o por delegación del mismo, teniendo en consideración los lineamientos emitidos por el despacho sobre los temas de coyuntura.

Gerencias, Jefaturas u otro personal de la institución

Acompañan y refuerzan el mensaje de las autoridades de la institución por delegación de las mismas en los temas que competen a sus respectivas áreas, siempre teniendo en consideración los lineamientos emitidos por el despacho y por sus jefes inmediatos.

Consultores o expertos internacionales

Orientan y explican técnicamente sobre las temáticas, pero no sientan postura política, ni posicionan mensajes de interés para la institución. La credibilidad que les da ser externos contribuye a posicionar los temas, por tanto la emisión de los mensajes es labor del funcionario que le acompaña.

Lineamientos:

Prensa

Relaciones Públicas

Publicidad

Administración de Web y redes sociales

Acciones:

COORDINACIÓN Y FUNCIONAMIENTO INTERNO:  Elaboración de plan de comunicación anual que surja de los planes

operativos de las diferentes áreas de gestión del Ministerio.  Funciones por áreas y no por programas, teniendo en cuentas las

capacidades y perfiles del equipo.   Creación de un formato de requerimiento para solicitudes de las

diferentes unidades del MINED, para mayor coordinación, gestionar oportunamente los tiempos de ejecución y establecer un orden, dadas las dimensiones del Ministerio.

  Creación de manual de procedimientos, con el propósito de

reglamentar los procesos de las funciones que competen a la unidad, determinar responsabilidades y mejorar el flujo de información y la coordinación en la Dirección.

Trabajar coordinadamente con SECOP, SAE y con la red de comunicadores del SPSU, para posicionar logros del Gobierno en conjunto y sumar fuerzas.

  Mejorar bases de datos: ampliar las bases, no solo internas,

sino también de los públicos de interés y de medios de comunicación.

Revisión y aprobación de todo material publicitario emitido por MINED así como de todo espacio gestionado en medios.

Comité de crisis para ver soluciones a las demandas sociales que se vienen incrementando y que dan espacios a abordajes negativos de los medios. DNA, Auditoría, Transparencia, DFI.

Prensa:

Fortalecer capacidades y dinamizar área de prensa: mejorar los tiempos de producción de materiales noticiosos, hacer comunicado previo y envío posterior a los medios en el menor tiempo posible. Solicitar capacitaciones necesarias.

Gestión de medios: incrementar la presencia del Ministro en espacios informativos. Elaborar un Plan de gestión de medios mensual que contemple su participación equitativa en entrevistas y otros espacios informativos de diversos medios de comunicación.

Creación de sitio de descargas para la prensa con el propósito de facilitar la obtención de materiales de video, fotos y audios.

  Crear correo de Comunicaciones o prensa MINED para institucionalizar el

flujo de comunicación hacia los medios.  Mejorar el programa de radio y el Noticiero Visión Educativa. Evaluar

relación costo beneficio y promover producción de materiales exclusivos para que ambos programas pasen de ser un resumen de las noticias que ya fueron difundidas.

Relaciones públicas y publicidad: Creación de plaza de publicidad, que contribuirá además con la elaboración

de estrategias de comunicación y trabaje de forma conjunta con relaciones públicas.

  Elaborar plan anual de medios de publicidad para ejecutar de forma

directa en coordinación con CAPRES. Armonizar campañas impulsadas por las unidades de gestión.

Coordinación de la publicidad: solicitar a la DACI que las contrataciones de campañas publicitarias, promocionales e impresos lleven la aprobación de Comunicaciones.

Integración de herramientas de difusión. La administración de la web central, las redes interna y externa y la revista informativa pasa a ser responsabilidad del área de publicidad.

Construcción de estrategias por evento que contemplen objetivos, mensajes, públicos, concepto de las participaciones en los discursos, gestión de entrevistas y publicidad.

Posicionamiento de Transparencia y Gobierno Abierto, en la gestión.

Territorialización de los logros: repartir promocionales en RC, afiches en escuelas, volantes a estudiantes, campaña con red ARPAS y plataforma interna MINED.

Comunicación interna:

Crear estrategia de comunicación interna dirigida a las escuelas, que contemple la elaboración de promocionales de los programas sociales y políticas institucionales para todas las escuelas y crear una red de correos y una plataforma de interacción que incluya foros. Mejorar carteleras.

Estrategia de acercamiento al terreno coordinar visitas del ministro con Administración para dar a conocer las necesidades solventadas.

Agenda compartida de eventos públicos y participación en espacios con prensa.

Web y redes sociales

Dinamizar las redes sociales: planificar la publicación semanal de mensajes estructurados, además de la publicación inmediata de mensajes para difundir las actividades del MINED, con especial énfasis en las actividades en las que participa el titular. Solicitar artículos de opinión a los directores. Colocar publicidad en FB.

Pasar la administración de redes internas a la Dirección de Comunicaciones. Armonizar la administración de las dos redes de correos para envío masivo de información: INTRANET y MINED. Las dos deben ser administradas por la misma instancia, dado que además, la red externa es una herramienta de comunicación.

  Integración de portales y páginas Web. MINED cuenta con 21 portales de

información hacia el exterior, hecho que divide los públicos y no permite tener una comunicación efectiva

Por tanto se recomienda:• Contar con una sola web principal (MINED)• Las demás páginas deben ser subdominios o secciones.• Las noticias deben estar concentradas solamente en la web MINED, porque muchas páginas repiten las

mismas noticias que descargan de la web central.• La creación de portales, secciones o redes sociales debe contar con la aprobación de la Dirección de

Comunicaciones porque son herramientas de comunicación hacia el exterior.

Recursos:

Contar con un microbús designado como prioridad para traslado de periodistas en actividades públicas del Ministro.

Computadora para el área de video y compra de licencia de Photoshop

Designación de un teléfono con internet para actualización de redes sociales

Creación de plaza de periodista que fue absorbida para la creación de otra plaza

Asignar plaza fija al encargado de programa de radio, que trabaja como consultor

Capacitaciones para los periodistas en redacción y redes sociales.

Refuerzo de presupuesto para publicidad.