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DIRECCIÓN DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Si quieres ser sabio, aprende a interrogar
razonablemente, a escuchar con atención, a responder
serenamente y a callar cuando no tengas nada que
decir.
“Johann Caspar Lavater”
SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO DE LA AGENCIA ECUATORIANA DE
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL AGRO
“AGROCALIDAD”
NORMA TECNICA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL
DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Qué hacer?
MANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Cómo hacer?
NORMA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
POLÍTICA INSTITUCIONAL EN MATERIA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO.
a) Emitir el Manual que será aprobada por la máxima autoridad institucional y deberá estar
alineada con las disposiciones de la Norma Técnica y la Metodología emitida por la SNAP.
b) Compromiso de organizar, gestionar, conservar y resguardar los documentos de archivo
que se generen o reciban, aplicando lo establecido en el Manual.
c) Todos los servidores velarán por la autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, integridad y
adecuada conservación de los documentos de archivo que genere o reciba la Institución en
cualquier soporte y época.
d) El Archivo de Gestión, deberá ser condensado en las Coordinaciones Generales, Direcciones
Generales y Archivo Gestión Periférico en el caso de las Direcciones Distritales y Jefaturas por
los servidores responsables designados.
e) Se prohíbe expresamente la constitución paralela de expedientes para uso personal
(Archivos personales).
OBJETIVO GENERAL
Establecer, difundir normas y procedimientos que reglamenten la
administración del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo en la
Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro –
AGROCALIDAD.
Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo
Establece un ciclo vital del documento, que corresponde a las etapas por la que sucesivamente pasan los documentos desde su producción o recepción en una
Dependencia, hasta la determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación permanente en el Archivo Nacional o en el Archivo
Histórico. Los tipos de archivo que se contemplan en el ciclo vital del documento son: Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico.
Comisión de Gestión Documental y
Archivo
Dirección de Gestión Documental y
Archivo / Centro de Información
Documental –Archivo Central
Archivos de Gestión Planta Central
Los Archivos de Gestión Periféricos a
Nivel Nacional
Archivo de Gestión y Periférico:
Planta Central, Distritales y de Jefaturas de Servicio de Sanidad
Agropecuaria.
Una vez concluido el tiempo de conservación establecido en la Tabla de Plazos de conservación
de los Documentos deberá transferirse la información física, digital al archivo central y al archivo
periférico en caso de distritales.ARCHIVO DE
GESTIÓN PLANTA CENTRAL
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO DE GESTIÓN
DISTRITALES Y OFICINAS TÉCNICAS
ARCHIVO GESTIÓN
PERIFERCO
Las distritales no deberán transferir su información al Archivo Central (Quito), cada uno es
custodio del acervo documental de su Distrito, pero si deben receptar la transferencia de
información de las oficinas técnicas provinciales que están bajo su jurisdicción, una vez
concluido el plazo de conservación establecido en la Tabla
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
Para operar los procesos del Sistema Institucional, cada Coordinación General,
Dirección General, Dirección Distrital, y Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria:
a) El Cuadro General de Clasificación Documental
b) La Tabla de Plazos de Conservación Documental
c) Los inventarios documentales; los mismos se subdividen en:
Descripción documental (Listado descriptivo)
General por expedientes
De transferencia
De baja documental
a) Guía de Archivos.
Actividades de los responsables designados para manejo del
Archivo de Gestión y Periféricos
a. Verificar que la Integración de los expedientes de archivo esté conforme a la metodología establecida en el
Manual;
b. Elaborar y actualizar el inventario general por expediente;
c. Mantener debidamente organizados los expedientes activos para su ágil localización;
d. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos;
e. Otorgar el préstamo de los expedientes;
f. Solicitar al Archivo Central el préstamo de expedientes;
g. Elaborar el inventario de transferencia al Archivo Central y Archivo Periférico en Distritales;
h. Asesorar en materia de gestión documental y archivos, así como colaborar con ésta para la correcta
organización y tratamiento homogéneo de la documentación de los Archivos de Gestión;
i. Detectar las necesidades en materia de servicios de gestión documental y archivo e informar;
j. Elaborar los informes respecto a los avances y cumplimiento en materia de gestión documental y archivo; y
k. Cumplir con las normas y directrices establecidas por la Dirección de Gestión Documental y Archivo.
Del registro de entrada y salida de
correspondenciaSerá el canal para la recepción y el despacho de los documentos oficiales
que se dirijan a AGROCALIDAD o se envíen hacia el exterior, cualquiera
que sea su destino, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el envío.
De control de la gestión documental y archivo.
• La Dirección de Gestión Documental llevará a cabo el seguimiento y control de la gestión documental y
archivo de cada Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital y Jefatura de Servicios
Agropecuarios a nivel Nacional, con la finalidad de verificar que las unidades de gestión cumplan con las
disposiciones emitidas en el Manual.
• En caso de que alguna unidad de gestión desaparezca, se extinga o cambie, los archivos correspondientes
se transferirán íntegros mediante memorando e inventario a la Dirección de Gestión Documental unidad de
Archivo Central de AGROCALIDAD.
• Los servidores están obligados a elaborar acta de entrega – recepción al separarse de su empleo, cargo o
comisión, deberán entregar a quienes los sustituyan los archivos que se encuentren bajo su resguardo,
debidamente inventariados.
• Como parte del procedimiento de desvinculación de los servidores, la Dirección de Administración de
Recursos Humanos de AGROCALIDAD, deberá solicitar a la Dirección de Gestión Documental el
Certificado de NO Adeudo de expedientes, tanto físico como digital siendo este certificado una
condicionante para finiquitar la desvinculación.
Sistema Informático Integral de Gestión Documental y Archivo.
AGROCALIDAD deberá contar con el Sistema Informático Integral de
Gestión Documental y Archivo que desarrolle la SNAP para administrar
de manera integral los procesos de creación, clasificación, gestión,
conservación, consulta y disposición final de los documentos de
archivo que conforman el Sistema Institucional.
Agrocalidad esta dentro del Proyecto Piloto para la implementación de
este sistema, que será ejecutado el próximo año.
MANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
CAPÍTULO UNO
CAPÍTULO DOS
CAPÍTULO TRES
CAPITULO CUATRO
CAPÍTULO CINCO
MANUAL DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
CAPÍTULO UNO
DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
1.- REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.
2.- IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
3.- DE LA INTEGRACIÓN Y ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES
4.- CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA POR PROCESO
5.- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (Anexo: 9)
6.- GUÍA DE ARCHIVOS (Anexo: 11)
7.-INVENTARIOS DOCUMENTALES (Anexo: 12)
8.- VALORACIÓN DOCUMENTAL
9.- TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
10.- PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
1. REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE
CORRESPONDENCIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL.
1.1 Recepción, despacho de correspondencia y documentos oficiales.
1.4 Control de la gestión
• Con firma electrónica = No se imprimen
• Sin Firma electrónica = Se imprime
• Remitir al destinatario original, máximo con una copia.
1.5 Elaboración de documentos vía Quipux
(Anexos: 1, 3, 4, 5)
Recepción y
Despacho de
Documentación
Oficial (Interna o
Externa).
(Anexos: 6, 21)
Despacho de
Correspondencia a
Nivel Nacional).
2. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
DE ARCHIVO
3. DE LA INTEGRACIÓN Y ORDENACIÓN DE
EXPEDIENTES
3.2 Integración y Ordenación.
3.3 Cierre, expurgo y foliación del Expediente. Estandarización
Procedimiento General.
4. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR
PROCESOS.
El Cuadro se usará para clasificar todos los expedientes
producidos en el ejercicio de las funciones y actividades
institucionales
a) Identificar la serie documental.
b) Asignar el código de clasificación determinado por:
Fondo Documental, Sección Documental, Serie
Documental y número de expediente.
c) Existirá un solo Cuadro por dependencia y no se
repetirán secciones ni series
4. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR
PROCESOS.
Anexo: 7
5. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (Anexo: 9)
Formato Descripción
Documental ANEXO: 9
Formatos Carpetas y Cajas
ANEXO: 10 – 10.1 – 10.2 -10.3
6. GUÍA DE ARCHIVOS.
ANEXO: 11
La elaboración de esta guía, es una herramienta de trabajo
informativo dirigido al personal técnico, de apoyo, o personal
nuevo que ingresa a AGROCALIDAD.
7. INVENTARIOS DOCUMENTALES.
Consiste en detallar cada expediente de cada serie. Se
actualiza el Inventario cada vez que se incrementa la
información; el mismo sirve para: Inventario General,
Tranferencia Documental y Baja Documental.ANEXO: 12
8. VALORACIÓN DOCUMENTAL
• Es una actividad intelectual que se basa en los procesos de la Institución.
• La valoración documental se llevará a cabo durante el proceso de elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación.
• “Las copias se conservan únicamente cuando no existe el original”.
Criterios para la identificación de valor secundario, permanente o histórico:
• Tabla de Plazos es herramienta técnica para la gestión, conservación, transferencias primaria, secundaria y disposición final de los expedientes.
Elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental. (Anexo:13).
Anexo: 13
9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
• Archivo de Gestión - Archivo Central y Archivo de Gestión Periférico (Distritales).
Transferencia Primaria.
• Eliminación de Documentación que han perdido su valor
Baja Documental
Consulta de Documentos (Anexo: 15)
Préstamo para egresos de documentos de los Archivos de Gestión
Proceso - Baja Documental
ANEXO: 14.
Consulta de Documentos
ANEXO: 15
Préstamo de Documentos
ANEXO:16
10. PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
• La infraestructura deberá responder a las condiciones del terreno y a la carga del edificio, por lo que se deberá cumplir con las normas vigentes de construcción.
• Paredes – pisos – techos debe ser hechos con una alta capacidad térmica
Infraestructura Física
• Control de temperatura entre 18° y 20° Centígrados. Humedad entre 45% y 60%.
• Identificar factores de riesgo que amenacen la seguridad de los archivos.
Medidas de Conservación Preventiva
• Sistema de alarma contra incendios.
• Extintores contra incendio a base de gas en lugares visibles.
• Señalizaciones y rutas de evacuación para caso de siniestros.
Medidas de seguridad
• Digitalización es la transformación de documentos físicos a imágenes
• Digitalización y Conservación
• Digitalización y Eliminación
• Des-materialización Electrónica de Documentos
10.6 Digitalización y Desmaterialización de documentos
Proceso – Digitalización de
Documentos - ANEXO: 18
CAPÍTULO DOS
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
• 11.1 Inventario de documentos audiovisuales o en soporte magnético.
11. MEDIOS AUDIOVISUALES O EN SOPORTE MAGNÉTICO
CAPÍTULO TRES
DE LA EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS
12. CERTIFICACIÓN DE COPIAS
• En el caso de la emisión de certificaciones de documentos oficiales de la institución, cada responsable de la Coordinación General, Dirección General, Dirección Distrital o Jefatura de Servicio de Sanidad Agropecuaria, serán los únicos delegados de certificar la documentación que se encuentra en cada uno de los archivos de gestión pertenecientes a su dependencia.
• La Dirección de Gestión Documental, será responsable de la documentación que al momento se encuentra en los Archivos de Gestión, luego de que esta información sea transferida a la Unidad del Archivo Central. El Director de Gestión Documental será el encargado de emitir la certificación de estos documentos, en razón que los mismos ya son responsabilidad de esta Dirección.
12.5 De la certificación
CAPÍTULO CUATRO
CONTROL DE ANEXOS Y
MATERIAL DE APOYO
Revisar a partir de la pagina 58 del Manual
Institucional de Gestión Documental y Archivo.
ANEXO:1
ANEXO:3
ANEXO:4
ANEXO:21
ANEXO:6
Se deberá abrir un expediente por asunto
Evitar la desmembración y duplicidad de los documentos
Agregar cada documento en su expediente desde su producción o recepción
cronológicamente
Los documentos de archivo se integran al expediente de manera secuencial,
los anexos que son parte del asunto también se consideran parte de
expediente.
Los documentos al concluir el expediente su proceso, deben ser debidamente
foliados.
No se deberán imprimir documentos si se encuentran en medio electrónicos
que son parte del expediente, a excepción que estos sean necesarios como
respaldo en el proceso.
ANEXO: 7
ANEXO: 7
LISTADOS DESCRIPTIVOS ANEXO: 9
Etiquetas de Carpetas ANEXO: 10 – 10.1 – 10.2
Etiquetas de Cajas ANEXO: 10.3
TPCD ANEXO: 13
Proceso Baja Documental - ANEXO: 14
DIRE
CCIÓ
N DE
GES
TIÓN
DOC
UMEN
TAL Y
ARC
HIVO
Proceso para la Baja Documental en Provincias
DIRECCIÓN DE GESTIÓN
DOCUMENTALSNAP
DIRECCIONES DISTRITALES A
– B / JEFATURAS
PROVINCIALES
Inicio
Elaboración de los
Listados Descriptivos
Recepción, Validación y
Envío de Información
Recepta la Información /
Coordina la Visita Técnica
Elaboración del Informe
CUMPLE
Requiere Información de
respaldo para Baja
Documental
Realiza visita de Validación
Realiza el Informe Final
NO
Continuar Proceso Interno
Baja Documental
Si
Fin
Proceso Baja Documental - ANEXO: 14
Proceso Baja Documental - ANEXO: 14
CONSULTA DE DOCUMENTOS ANEXO: 15
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ANEXO: 16
Proceso de Digitalización en los Archivos de Gestión
ANEXO: 17
Dire
cció
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e G
estió
n D
ocu
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nta
l
Proceso de Digitalización para los Archivos de Gestión
Dirección de Gestión Documental
(Digitalización)Archivo de Gestíon
Coordinación - Dirección o Distrital
(Área Generadora de Documentos)
Inicio
Fin
Generación de
Documentación
(Proceso de cada área)
Validación, Clasificación y
Registro de Documentos
Validación y Digitalización de
documentos
Validación y Clasificación de
documentos
Archivo Físico de la
Documentación
Proceso de Digitalización Documentación Pasiva
ANEXO: 18D
ire
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Diagrama de Flujo: Proceso de Digitalización de Documentación Pasiva
Dirección de Gestión Documental
(Digitalización)Coordinación / Dirección / Archivo de Gestión
Inicio
Revisión y Validación con
listados descriptivos.
Digitalizado
Identificación y Rotulación
Actualización de listado
descriptivos
Archivo Físico de
Expedientes
Fin
Recepción y Validación de
la Documentación
Digitalización
Signar expediente con
firmas y números de folios
Colocar señalativo de
digitalización
SI
NO