DIRECTION DEPARTEMENTALEDE LA COHESION SOCIALE DU VAR

Mission Inspection Contrôle Evaluation (ICE)

Secteur Jeunesse

Présentation de l’application informatique dédiée à la formation BAFA et procédure d’inscription.

Site Internetwww.jeunes.gouv.fr/bafa-bafd

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SommairePrésentation (pages 3 à 4)

1/ Présentation du site internet du ministère dédié aux formations BAFA-BAFD et présentation du portail régional PACA du site internet www.jeunes.gouv.fr/bafa-bafd (pages 5 à 6)

2/ Création de votre espace personnel BAFA dédié au cursus de formation BAFA (pages 7 à 17)

3/ Description et fonctionnement de votre espace personnel (pages 18 à 23)

4/ Session théorique de formation générale (page 24)

5/ Stage pratique (pages 25 à 33)

6/ Session théorique d’approfondissement ou de qualification (page 34)

7/ Passage de votre dossier au jury BAFA de votre département (page 35)

8/ Cas particulier d’un passage au jury dans le cadre d’une session défavorable (pages 36 à 37)

9/ Demande de dérogation de stage pratique (pages 38 à 39)

10/ Demande de prorogation de formation (pages 40 à 41)

Coordonnées Direction Départementale de la Cohésion Sociale (D.D.C.S) du Var (page 42)

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Vous souhaitez effectuer une formation BAFAVous devez donc effectuer les démarches ci-dessous :

Etape 1 : Démarche à effectuer auprès du ministère.

- vous enregistrer sur Internet pour vous identifier et vous créer un espace personnel dédié au suivi administratif de votre formation : www.jeunes.gouv.fr/bafa-bafd

La Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS) de votre département de résidence, représentant le ministère en charge de la jeunesse et des sports, « au niveau départemental », est en charge : - du suivi de votre espace internet : validation de votre identité et modification de vos informations personnelles en cas de besoin ;- de la validation de vos stages pratiques (2ème partie du BAFA) dans votre espace personnel BAFA, s’ils sont effectués dans votre département de résidence.- de l’organisation du jury et à l’issue de la délivrance du diplôme.

La Direction régionale de la jeunesse des sports et de la cohésion sociale (DRJSCS)intervient dans la validation des sessions théoriques de formation générale et d’approfondissement ou de qualification.

• Présentation

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Etape 2 : Démarche à effectuer auprès des organismes de format ion - contacter un organisme pour vous inscrire à une session de formation théorique (“formation générale” et plus tard, “approfondissement” ou “qualification”).- la liste des organismes est accessible sur le site www.jeunes.gouv.fr/bafa-bafd, page régionale.

L’organisme de formation , habilité par le ministère, assure les formations théoriques pour vous préparer aux différents rôles et fonctions de l’animateur en accueils collectifs de mineurs :

- formation générale (8j) - approfondissement / qualification (6j),

Les organisateurs d’ accueils collectifs de mineurs assurent votre formation pratique (14j) et concourent à l’atteinte des objectifs de formation du stagiaire. En majorité des associations, des mairies ou des comités d’entreprise. Ils peuvent être également des sociétés commerciales ou des particuliers.Les accueils sur lesquels vous serez positionné devront obligatoirement être déclarés (téléprocédure d’accueils de mineurs, TAM).

4

1/ Présentation du site Internet du ministère :www.jeunes.gouv.fr/bafa-bafd

Résidant région PACA,

cliquez ici pour vous connecter

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Présentation du portail régional PACA du site internet du ministèrewww.jeunes.gouv.fr/bafa-bafd

Encadrérécapitulant

les dates des prochains jurys BAFA de la région PACA ainsi que diverses informations

Cliquez ici pour obtenir les coordonnées des

organismes de formationen région PACA.

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2/ Création de votre espace personnel dédié au cursus de formation BAFA.www.jeunes.gouv.fr/bafa-bafd

Vous souhaitez vous inscrire en

formation BAFA,

Cliquez ici

7

Vous débutez une formation BAFA

cliquez ici

8

Cas n°1 : Vous débutez une formation BAFA

Vous débutez la formation BAFA,

Cliquez ici

9

10

Cas n°2 : Vous débutez une nouvelle formation BAFA(cas d’une formation BAFA non terminée dans les délais)

Dans les deux cas, voici comment se déroule la suite :

Mél = adresse électronique

Ce mél est votre identifiant de connexion, non modifiable , notez le bien !

Important !Lors de l’enregistrement d’une « fratrie » (frères et sœurs)

Ne pas utiliser la même adresse mél !(il ne peut y avoir 2 dossiers

avec la même adresse électronique)

champs àcompléter

intégralement avant de

« Valider »

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Une fois arrivé sur cette page, vous devez aller dans votre boite mélpour vous enregistrer définitivement.

Pour finaliser votre enregistrement, car pour

l’instant vous n’en êtes qu’à un pré-enregistrement, vous devez

cliquer sur le lien qui vient d’être envoyé dans votre boite

mél.

12

Exemple de mèl envoyé « automatiquement » par le serveur informatique du ministère

pour continuer l’enregistrement et la création de votre espace personnel

Poursuivez en suivant les instructions

Attention : Si vous ne trouvez pas ce mèl

dans votre boite mél, pensez àvérifier dans vos « éléments indésirables » (SPAM)

13

Complétez les champs (*) obligatoires si cela n’est pas déjà fait

Les numéros de téléphone sont

importants, ils permettent de vous joindre en cas de problème urgent sur votre

dossier

une fois les vérifications effectuées, vous pouvez cliquez sur « Valider »

14

l’adresse mél, nécessaire à la DDCS pour communiquer sur

la gestion de votre dossier électronique, peut être modifiée en cours de

formation.

Néanmoins, celle utilisée pour la création de votre espace

internet restera votre identifiant .

A l’issue, vous allez être dirigé sur cette page et avoir accès à :Un document PDF récapitulatif de l’inscription (voir page 15)

Un mél vous est également adressé, confirmant votre enregistrement sur le site et récapitulant votre n° de candidat.(voir page 16)

Gardez précieusement le document PDF téléchargé et l e mél reçu .

Pour découvrir votre espace personnel, cliquez ici

15

document PDF récapitulatif de

l’inscription

16

Mél reçu, confirmant votre enregistrement sur le site et

récapitulant votre n° de candidat

17

Saisissez votre identifiant (mél utilisélors de la création du

compte),et le mot de passe

choisi.

3/ Description et fonctionnement de votre espace personnel.

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Votre espace personnel, onglet « accueil »

N’attendez pas pour transmettre àla DDCS, une copie de votre

pièce d’identité, par envoi informatique (Onglet cursus),

ou par courrier

Votre service gestionnaire est la DDCS de votre département de résidence (important : En cas de

déménagement « hors département », il faudra prévenir cette DDCS pour mettre à jour votre nouvelle adresse postale et transférer votre dossier dans le département

d’accueil)

cette pièce d’identité vous sera également demandée par l’organisme de formation pour les sessions théoriqueset par les accueils de mineurs pour votre

stage pratique

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Lisez attentivement

cet onglet « accueil ».

Vous y trouverez l’ensemble

des démarches

administratives à

effectuer tout au long de

votre parcours de formation

20

21

Cet onglet « identité » récapitule ce que vous avez saisi lors de votre

enregistrement sur ce site internet.En cas d’erreur lors de l’inscription

ou de changement d’adresse postale ou électronique ou de n° de

téléphone en cours de formation, pensez à le faire mettre à jour par la

DDCS de votre département de résidence.

22

Onglet « cursus »vierge : cet onglet se complète au fur et àmesure de l’avancée de la formation et/ou

de la transmission des documents à valider

Vous pouvez scanner votre pièce d’identité recto/verso

(sur un seul et même document, une page

uniquement ) puis nous l’adresser à l’aide de cet

encart

Attention à la taille du fichier

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4/ Session théorique de Formation générale

Dans les 15 jours maximum qui suivent la fin de la session, l’organisme de formation adresse à la DRJSCS du lieu de session un procès verbal informatique « pour validation » (la DRJSCS a également, 15 jours maximum, comme délai

de validation).

Dès que la DRJSCS a validé ce PV dans l’onglet « cursus » de votre espace personnel, vous

devez « télécharger et imprimer» ce certificat, pour présentation à l’inscription au stage

pratique.

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5/ Stage pratique

Vous devez télécharger et imprimer dans l’onglet « accueil » de votre espace personnel, le modèle de certificat de stage pratique « réglementaire » et le présenter à votre directeur de centre afin qu’il complète ce document à la fin

de chaque partie (ou période) de stage.

Modèle de certificat de stage pratique à

télécharger

Rappel de la réglementation pour le stage pratique

Il se déroule obligatoirement en accueils de loisirs, séjour de vacances

et accueils de scoutisme«régulièrement déclarés».

Le stage pratique a une durée minimalede 14 jours en 2 parties au plus,

et se déroule obligatoirementsur le territoire national.

La durée minimale d’une période (partie) de stage est de 4 jours

Il peut se dérouler dansun accueil périscolaire

dans la limite de 6 jours effectifs, mais uniquement sur des

demi-journées (Mercredis AM ou NAPSglobalisées sur un après-midi)

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Comment compléter un

certificat de stage pratique.

Le Directeur doit absolument renseigner toutes les informations nécessaires à la validation de

ce stage.

(Un document bien complété n’appelle aucune interrogation

de l’administration et sera validé dans les meilleurs délais)

Cachet de l’organisateur etnom, prénom et signature du directeur de l’accueil

(OBLIGATOIRE pour certifier l’authentification du d ocument et du rédacteur)

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A l’issue du stage, le directeur complète le certificat manuscrit qu’il remet au stagiaire (page 27).Le directeur (ou l’organisateur) saisit et transmet l’appréciation informatiquement via l’application de déclaration par Télé procédure des Accueils collectifs de Mineurs(T.A.M) (procédure page 28 à 30).

Procédure : Le directeur (ou l’organisateur) se positionne sur la fiche complémentaire de la période, avec le profil administrateur, et saisit informatiquement l’appréciation portée sur le certificat de stage remis au stagiaire.

27

28

29

Saisir le chiffre 0, si absence de 1/2 journée(s)

La saisie informatique (page 29) s’intègre automatiquement dans le dossier internet BAFA du stagiaire (voir copie écran ci-dessous). La DDCS du lieu de stage peut

ensuite effectuer les vérifications réglementaires pour valider le st age.

En« attente de validation »

Lorsque ce certificat sera « validé favorablement » dans « avis service »par la DDCS, vous pourrez le télécharger

pour présentation lors de l’inscription à la session d’approfondissement ou de qualification 30

Dans le cas contraire(si pour des raisons techniques, l’organisateur n’a pu saisir informatiquement le contenu du certificat sur

l’application de déclaration des accueils collectifs de mineurs), le candidat saisit les éléments du certificat dans l’onglet « cursus » de son espace personnel puis adresse le certificat (manuscrit) « ORIGINAL »

complété par le directeur (le stagiaire en conserve un photocopie), à la DDCS du lieu de stage pour vérification et validation.

Cliquez sur « saisir un stage »

31

Une fenêtre s’ouvrira à la validation de votre saisie et vous donnera l’adresse postale de la DDCS du département de stage où adresser votre certificat.

Au cas, ou cette fenêtre ne s’ouvrepas, cliquez ZOOM (voir exemple page 34) dans l’encart 2 où vous aurez saisi ce stage : le récapitulatif de votre saisie

ainsi que l’adresse ou envoyer ce certificat s’afficheront

Complétez ces fenêtres et cliquez sur « valider »

N° de déclaration de l’accueil de loisirs ou

du séjour de vacances pour la période

concernée, sans l’extension de la

période (exemple : « -J01 » pour la fiche complémentaire n°1

de juillet)

32

Exemple d’un espace personnel candidat avec un stage pratique « valide ».

Lorsque ce certificat sera déclaré «valide» dans « avis

service », vous pourrez le

télécharger.

Le (ou les) certificat(s) totalisant 14

jours seront à présenter lors de

l’inscription à la session

d’approfondissement

Récapitulatif de la saisie informatique

33

6/ Session théorique d’approfondissement ou de qualification(procédure de validation identique à la session de formation générale)

Dans les 15 jours maximum qui suivent la fin de la session, l’organisme de formation adresse à la DRJSCS du lieu de session un procès verbal informatique de fin de session « pour validation » (la DRJSCS a également, 15 jours maximum, comme délai de validation).

Dès que la DRJSCS a validé ce PV, vous pouvez « télécharger et imprimer» ce certificat dans l’onglet

cursus de votre espace personnel.Votre formation BAFA est terminée 34

7/ Passage de votre dossier au jury BAFA de votre départementEspace personnel d’un candidat ayant terminé sa formation.

Si toutes les étapes (Formation générale + stage pratique + stage d’approfondissement + carte d’identité) sont validées favorablement (mention FAVORABLE en vert), Le dossier passe « automatiquement » au jury.

Il est noté dans l’onglet « accueil », état de mon inscription : favorable pour passer en jury

après étude et avis « favorable » du jury, le candidat recevra son diplôme par voie postale dans les semaines qui suivent.

35

Vérifiez votre adresse postale pour éviter les

retours de diplôme

8/ Cas particulier d’un passage au jury dans le cadre d’une session défavorable

(même si l’étape a été refaite avec mention « favorable »)

Son dossier ne passe pas « automatiquement » au jury, il doit demander le passage au jury.Une « alerte » le lui signale dans l’onglet « accueil »

(voir exemple ci-dessous)

36

En bas de l’onglet « accueil », cliquer sur « demander le passage en jury »

A l’issue, Il est noté dans l’onglet « accueil »,

état de mon inscription : favorable pour passer en jury

37

9/ Demande de dérogation de stage pratique

Voir procédure page suivante de ce document pour une demande de dérogation de

stage pratique(seulement si vous n’avez effectué aucun jour de stage depuis la fin de la

formation générale)

38

RAPPEL : Seulement si vous n’avez pas effectué le moindre jour de stage pratique depuis 18 mois à compter de la fin de la session de formation générale.

la date limite de début de stage se trouve mentionnée dans l’onglet « accueil » de votre espace

personnel dans « ce que je dois savoir » : je dois commencer mon stage avant le …

Demande de dérogation de stage pratique : cette saisie est accessible dans l’onglet « cursus », après avoir fait valider la

session de formation générale.

Cliquez ici et motivez votre demande avec d’éventuels justificatifs puis « valider ».

La réponse de la DDCS, « positive ou négative » se fera au même endroit.

En l’absence de dérogation, vous devrez refaire un stage de formation

générale

39

10 / Demande de prorogation de formation

Voir procédure page suivante de ce document pour une demande de prorogation

de formation

40

Attention : cette demande n’est à faire que si vous n’avez pu effectuer la formation dans son intégralité dans les 30 mois à compter du 1er jour de formation générale

la date prévue de fin de formation se trouve mentionnée dans l’onglet « accueil » de votre espace personnel dans « ce que je dois savoir » : je dois terminer ma formation avant le …

Demande de prorogation : cette saisie est accessible dans l’onglet « cursus », après avoir fait valider la

session de formation générale.

Cliquez ici et motivez votre demande avec d’éventuels justificatifs puis « valider ».

La réponse de la DDCS « positive ou négative » se fera au même endroit.

41

Merci pour votre attention et bonne formation

42

DIRECTION DÉPARTEMENTALE DE LA COHÉSION SOCIALE

MISSION INSPECTION CONTRÔLE ÉVALUATION (I.C.E.)

Secteur JEUNESSE�: ddcs-ice-acm@var.gouv.fr

Coordonnatrice Secteur JeunesseCarine BONNERAVE�: 04 83 24 62 28

Gestion administrative de la missionInformation réglementaire du champ jeunesse

Formations BAFA/BAFDDéclaration des accueils et des locaux d’hébergement

Nicolas LE HEN�: 04 83 24 62 32Philippe GOIDIN�: 04 83 24 62 31Alexia DJEMILI�: 04 83 24 62 89

���� Tout courrier postal est à adresser au :Directeur Départemental de la Cohésion Sociale du VarMission I.C.E. JeunesseCS 3120983070 TOULON CEDEX

Les bureaux de la DDCS du Var sont situés

Cité administrative155 rue Saint BernardEntrée C, 3ème étageToulon