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DIRECTION GÉNÉRALE DE LA TRADUCTION (DG TRAD)

DIRECTION A, SUPPORT ET SERVICES TECHNOLOGIQUES POUR LA TRADUCTION

ANNEXE I au contrat FR/2011/EU

CAHIER DES CHARGES

Appel d’offres ouvert

Traduction en français

FR/2011/EU

1. OBJET DU MARCHÉ......................................................................................................................................4

2. DESCRIPTION, OBJECTIF ET MONTANT ESTIMÉ DU MARCHÉ...................................................4

2.1. OBJECTIF.................................................................................................................................................42.2. DESCRIPTION DES SERVICES À FOURNIR...............................................................................................42.3. LANGUES SOURCES..................................................................................................................................52.4. DÉFINITIONS............................................................................................................................................62.5. TRANSFERT DE DOCUMENTS...................................................................................................................82.6. VOLUME DE TRAVAIL............................................................................................................................102.7. AUTRES RÉFÉRENCES............................................................................................................................102.8. VALEUR TOTALE MAXIMALE DU MARCHÉ...........................................................................................10

3. PARTICIPATION À LA PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES..................................................10

4. PREUVE DU STATUT JURIDIQUE..........................................................................................................12

5. GROUPEMENTS ÉCONOMIQUES..........................................................................................................12

6. SOUS-TRAITANCE......................................................................................................................................13

7. VARIANTES..................................................................................................................................................14

8. PRIX................................................................................................................................................................14

9. ASPECTS ENVIRONNEMENTAUX.........................................................................................................14

10. POLITIQUE DE PROMOTION DE L'ÉGALITÉ DE CHANCES....................................................14

11. MODALITÉS D'EXÉCUTION DES CONTRATS-CADRE...............................................................15

11.1. DÉLAIS DE LIVRAISON...........................................................................................................................1611.2. DÉLAI D'APPROBATION.........................................................................................................................1611.3. PÉNALITÉ DE RETARD...........................................................................................................................1711.4. CRITÈRES DE QUALITÉ..........................................................................................................................1711.5. NORME EUROPÉENNE (EN 15038:2006)...............................................................................................1811.6. PÉNALITÉ EN CAS DE QUALITÉ INSUFFISANTE....................................................................................1811.7. FORMAT DES FICHIERS.........................................................................................................................1911.8. LOGICIEL DE TRADUCTION...................................................................................................................2011.9. OBLIGATIONS ACCESSOIRES.................................................................................................................2111.10 CONFIDENTIALITÉ.....................................................................................................................................21

12. UTILISATION DES INFRASTRUCTURES DES SERVICES ORDONNATEURS........................21

13. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE..........................................................................................................22

14. DEMANDES D'INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES................................................................22

15. DROITS/PROPRIÉTÉ EXCLUSIVE....................................................................................................22

16. FONCTIONNAIRES ET AUTRES AGENTS DE L'UNION EUROPÉENNE.................................22

17. RESPONSABILITÉ QUANT À LA SÉCURITÉ DES LOGICIELS..................................................22

18. HEURES DE TRAVAIL..........................................................................................................................22

19. INFORMATIONS SUR LE PERSONNEL RESPONSABLE.............................................................22

20. INFORMATIONS SUR LES TRADUCTEURS...................................................................................23

2/32 Specifications FR/2011/EU

21. RESPONSABILITÉ QUANT À LA COMPOSITION ET AU REMPLACEMENT DU PERSONNEL DU CONTRACTANT...................................................................................................................23

22. VÉRIFICATIONS ET VISITES SUR PLACE......................................................................................23

23. CRITÈRES D’EXCLUSION...................................................................................................................24

24. ÉVALUATION DES CRITÈRES D'EXCLUSION..............................................................................25

25. CRITÈRES DE SÉLECTION.................................................................................................................26

25.1. CAPACITÉ FINANCIÈRE ET ÉCONOMIQUE............................................................................................2625.2. CAPACITÉ TECHNIQUE ET PROFESSIONNELLE....................................................................................27

26. CRITÈRES D'ATTRIBUTION...............................................................................................................29

26.1. QUALITÉ................................................................................................................................................2926.2. PRIX PAR PAGE STANDARD...................................................................................................................3026.3. ATTRIBUTION DES MARCHÉS................................................................................................................30

27. COMMUNICATION DES RÉSULTATS..............................................................................................31

28. SUSPENSION DE LA PROCÉDURE....................................................................................................31

29. ANNEXES..................................................................................................................................................32


1. OBJET DU MARCHÉ

Conformément aux dispositions du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, amendé par le règlement (CE, EURATOM) n° 1995/2006 du Conseil du 13 décembre 2006, et du règlement (CE, Euratom) n° 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d'exécution du règlement financier précité amendé par les règlements (CE, Euratom) no 1261/2005 du 20 juillet 2005, n° 1248/2006 du 7 août 2006, n° 478/2007 du 23 avril 2007, le Parlement européen agissant en son nom propre et pour le compte de la Cour des comptes européenne, du Comité des régions et du Comité économique et social européen, a décidé de lancer le présent appel d'offres en vue de la fourniture de services de traduction en français de documents relatifs aux intérêts et aux activités de l'Union européenne.

2. DESCRIPTION, OBJECTIF ET MONTANT ESTIMÉ DU MARCHÉ

2.1. Objectif

L'Union européenne, représentée aux fins du présent appel d'offres par le Parlement européen agissant en son nom propre et pour le compte de la Cour des comptes européenne, du Comité des régions et du Comité économique et social européen (ci-après "le pouvoir adjudicateur"), compte conclure des contrats-cadres multiples pour la fourniture de services de traduction en français de documents relatifs aux intérêts et aux activités de l'Union européenne, de documents administratifs, y compris, à l'occasion, de textes techniques ou de tout autre document produit par les institutions/organes européens.

Le présent appel d'offres ne couvre pas la traduction systématique et complète du compte rendu in extenso des débats des périodes de session plénière du Parlement européen. Le Parlement européen se réserve le droit d'organiser des appels d'offres séparés pour la traduction de ces documents.

Le pouvoir adjudicateur compte conclure un contrat-cadre principal d'une durée d'un an, renouvelable au maximum trois fois, ainsi qu'un à quatre contrats-cadres secondaires d'une durée d'un an, renouvelables au maximum trois fois. Si, à l'issue de la procédure de passation de marché, au moins un contrat principal et un contrat secondaire ne peuvent être attribués, l'appel d'offres sera considéré comme ayant échoué et aucun contrat ne sera attribué.

2.2. Description des services à fournir

Le contractant est tenu de fournir dans le format électronique spécifié sur le bon de commande la version française complète finale de la traduction des textes sources originaux.

Les textes à traduire couvrent un éventail de sujets se rapportant à tous les aspects des affaires européennes ou aux activités administratives des institutions/organes participants. La longueur et l'urgence des textes varient et la charge de travail connaît d'importantes fluctuations au fil de l'année.


La charge de travail est étroitement liée aux activités politiques des institutions/organes participants. Dans le cas du Parlement européen, le déroulement des travaux est particulièrement tributaire des périodes de session plénière, davantage de travaux de traduction étant externalisés pendant la semaine précédant les périodes de session plénière et pendant la semaine de session plénière elle-même. Le calendrier des périodes de session figure sur le site Internet du Parlement européen à l'adresse

http://www.europarl.europa.eu/activities/introduction/staticDisplay.do?language=FR&id=102

Les contractants pourront être appelés à exécuter des travaux qui ont été prétraités à l'aide d'un logiciel de traduction assistée par ordinateur (TAO). Ils pourront également être appelés à traduire des textes en utilisant des modèles, des macros ou des feuilles de style fournis par les institutions/organes participants. Des instructions spécifiques seront chaque fois données.

2.3. Langues sources

2.3.1. Langues sources obligatoires:

Le contractant doit être en mesure de traduire à partir des langues sources suivantes:

allemand, anglais, bulgare, danois, espagnol, estonien, finnois, grec, hongrois, italien, letton, lituanien, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois, et tchèque.

L'incapacité à traduire à partir de l'une ou de plusieurs des langues mentionnées ci-dessus entraînera l'élimination du soumissionnaire.

2.3.2. Langues sources facultatives:




En plus des langues obligatoires mentionnées ci-dessus, le soumissionnaire peut également proposer des services de traduction à partir des autres langues officielles de l'Union européenne: La capacité à traduire à partir des langues facultatives fera l'objet d'une évaluation lors de la phase d'attribution du marché et des points supplémentaires seront accordés comme indiqué au point 26.1 du présent cahier des charges.

irlandais, et maltais.

Aux fins de l'attribution des points, une double pondération par rapport à toute autre langue facultative est accordée à la langue facultative suivante:

croate.

Les langues facultatives que le soumissionnaire atteste, dans son offre, couvrir seront incluses dans un contrat ultérieur et deviendront ainsi des langues sources obligatoires.

Les textes à traduire peuvent être rédigés dans une seule langue source ou dans un certain nombre de langues sources stipulées dans le contrat conclu entre le pouvoir adjudicateur et le contractant (langues obligatoires et langues facultatives que le contractant a confirmé couvrir).

En ce qui concerne les textes ou parties de textes rédigés dans une langue source non couverte par le contrat, une version relais en anglais ou en allemand sera fournie.

2.4. Définitions

Dans le contexte du présent appel d'offres, les termes suivants sont définis comme suit:

Traduction: opération consistant à rendre de manière précise et fidèle, dans la langue cible écrite, un texte rédigé dans la langue source. Le texte source peut être rédigé dans toute langue obligatoire ou facultative que le soumissionnaire a attesté couvrir, dont la liste figure au point 2.3, ou toute combinaison de celles-ci.

Traduction - texte ajouté: opération consistant à ajouter au texte qui a déjà été traduit un nouveau bloc de texte clairement indentifiable.

Modification: opération consistant à introduire des changements à traduire dans un texte qui a déjà été traduit. Pour le décompte du nombre de pages modifiées, seul le segment contenant des changements sera pris en compte. Les changements apportés au formatage, à la ponctuation, aux noms et aux chiffres ne sont pas considérés comme des modifications.

Segment: partie d'un texte comprise entre des signes de séparation tels qu'un point, un signe "deux-points", un point-virgule, un tiret, une tabulation, une pied de mouche (paragraph break), une cellule de tableau, etc.

Révision: opération consistant à examiner un texte traduit de manière à déterminer s'il est adapté à la finalité dont il a été convenu, à comparer le texte en langue source et la


traduction en langue cible et à introduire les corrections nécessaires pour améliorer l'exactitude globale du texte cible et sa fidélité au texte source. Relecture: opération consistant à relire un texte pour déterminer s'il est adapté à la finalité dont il a été convenu, s'il respecte les conventions du domaine auquel il appartient et à apporter les corrections nécessaires. La langue source et la langue cible sont identiques.

Contrôle de qualité: opération consistant à évaluer un texte traduit au regard de son adéquation à la finalité dont il a été convenu, conformément à des critères préétablis.

Saisie de texte: dactylographie de notes manuscrites et/ou de sources sonores. La langue source et la langue cible sont identiques.

Suppression: opération consistant à supprimer un bloc de texte clairement identifiable.

Copie/collage: opération consistant à copier un bloc de texte clairement identifiable, comprenant au moins un paragraphe, d'un document dans un autre.

Traduction assistée par ordinateur (TAO): opération consistant à traduire un texte dans la langue cible spécifiée en utilisant un logiciel de traduction assistée par ordinateur ou à traduire un texte qui a déjà été prétraité avec l'aide d'un tel logiciel.

Document prétraité: document analysé à l'aide d'un logiciel approprié afin de générer un dossier de prétraitement.

Dossier de prétraitement: dossier composé d'un ou de plusieurs des éléments suivants: document original en format électronique, fichiers TMX:

fichiers TMX spécifiques générés par une comparaison automatisée entre le document original et les mémoires/bases de données de traduction existantes. Les fichiers TMX ainsi obtenus contiennent les concordances les plus pertinentes trouvées. Les unités de traduction figurant dans les fichiers TMX peuvent également inclure des informations complémentaires telles que les attributs permettant d'identifier la nature du document et/ou de la mémoire de traduction dont ils sont issus,

fichiers TMX correspondant aux documents de référence concernés, mémoires de traduction, rapport de réutilisation du contenu, instructions générales, instructions spécifiques pour le type de document (protocole / tableau étape par étape), document prétraduit.

Document prétraduit: document traité à l'aide d'une logiciel de TAO, lequel insère automatiquement dans le document la traduction en langue cible de la meilleure concordance trouvée pour un segment donné. Selon les cas, la concordance peut être totale ou partielle et l'exactitude et le caractère approprié des traductions fournies doivent être vérifiés. À cette fin, les segments traduits figurant dans le document prétraduit peuvent


également inclure des informations complémentaires telles que les attributs permettant d'identifier la nature du document et/ou la mémoire de traduction dont ils sont issus.

Services ordonnateurs: services, au sein des institutions/organes participants, responsables de l'émission des bons de commande et du traitement des factures correspondantes. Les services ordonnateurs doivent être contactés pour toute question liée aux bons de commande, aux livraisons, aux demandes de paiement et aux factures.

Pouvoir adjudicateur: service chargé de toutes les questions contractuelles pour l'ensemble des institutions/organes participants. Aux fins du présent appel d'offres, le pouvoir adjudicateur appartient au Parlement européen.

Bon de commande: document émis par le service ordonnateur de l'institution/l'organe participant(e) pour chaque travail spécifique, précisant la nature de la prestation à fournir, le volume du travail à exécuter, son délai d'exécution et la rémunération due. Le bon de commande constitue par conséquent le contrat spécifique. Le cas échéant, le bon de commande sera accompagné d'instructions complémentaires concernant l'exécution et/ou la livraison de la traduction.

Livraison: renvoi du travail une fois achevé au service ordonnateur dans le format électronique spécifié.

Texte en langue cible: le texte rédigé dans la langue cible, constituant une traduction précise et fidèle du texte en langue source, conformément aux modalités du présent cahier des charges.

Page standard: page de texte de 1 500 caractères, espaces non compris, dans la langue source. Pour un travail de relecture, le décompte des pages se fait sur la base du texte original reçu. Pour un travail de saisie de texte, le décompte des pages est établi et corrigé, si nécessaire, après la livraison du texte.

Question écrite (QE): type de document du Parlement européen. Il peut être identifié par le code "QE" dans le champ "doc. type" du travail de traduction. Pour cette catégorie particulière de document, le taux pratiqué pour chaque traduction équivaudra toujours à celui de 0,70 % d'une page standard. Si une QE compte un nombre de caractères supérieur à 1,4 page standard, le contractant peut exiger du service ordonnateur qu'il applique le nombre exact de pages. Si une question écrite (QE) a fait l'objet d'un prétraitement, le nombre exact de pages est appliqué conformément au point 11.8.

2.5. Transfert de documents

2.5.1. Pour le Parlement européen, les documents à traduire seront disponibles en langue(s) source(s) sur un portail spécialisé.

Les tâches assignées au contractant comprendront:

- le téléchargement du texte en langue source depuis un portail spécialisé;- la production du texte français final par la traduction du texte source et

l'insertion de tout texte français supplémentaire fourni par le Parlement européen. Il convient de noter que le texte français final doit respecter la


présentation du texte original, en particulier les codes, feuilles de style et balises;

- le téléversement de la traduction en langue cible au moyen d'un portail spécialisé.

Le contractant doit fournir la traduction dans la langue cible dans le format spécifié sur la demande de traduction. Outre les formats de traitement word, les tableaux prédéfinis (spread sheets) et les formats de présentation standards, les formats applicables peuvent inclure:- le format "fichier texte balisé" (par exemple, *.xml, *.html, *.tmx ou *.xliff)- le format "fichier texte balisé" (par exemple, *.xml ou *.html, *.tmx ou

*.xliff) obtenu après utilisation d'un logiciel de traduction assistée par ordinateur (TAO).

Les fichiers doivent être traités en stricte conformité avec les instructions données par le service ordonnateur de manière à lui éviter tout travail de reformatage. Les paramètres indiqués par les services ordonnateurs doivent dans tous les cas être respectés. La traduction achevée sera ensuite renvoyée au service ordonnateur sous format électronique par courrier électronique ou transfert électronique de fichier ou en format HTTP au moyen d'un portail spécialisé.

Il peut être exigé des contractants qu'ils fournissent deux versions d'un même document (par exemple, la version nettoyée - monolingue - et la version non nettoyée - bilingue).

2.5.2. Pour la Cour des comptes européenne, le Comité des régions et le Comité économique et social européen, tous les travaux seront envoyés et toutes les traductions seront renvoyées par courrier électronique ou par tout autre moyen de transfert électronique approprié.

Le texte traduit doit correspondre au texte source et respecter le formatage ainsi que les codes, les feuilles de style et les balises de l'original, sauf instructions contraires.

En signant l'annexe 3 du présent cahier des charges, les soumissionnaires déclarent que leur équipement informatique et de télécommunications permet de répondre aux exigences techniques minimales des institutions/organes participants. L'incapacité de répondre à ces exigences techniques minimales entraînera l'élimination automatique du soumissionnaire. À titre d'information, les institutions/organes utilisent actuellement MS Word comme logiciel principal et traitent certains documents en format XML, mais cette situation peut changer au cours de la période de validité des contrats. Les contractants sont tenus de s'adapter à toute évolution de ce type dans un délai de six mois à compter de la date à laquelle le changement est annoncé.

Des exemples des types de textes à traduire peuvent être consultés sur les sites Internet des institutions/organes participants susmentionnés:


http://www.europarl.europa.eu/http://www.eca.europa.eu/http://www.cor.europa.eu/http://www.eesc.europa.eu/

2.6. Volume de travail

Il est impossible d'indiquer avec précision le volume total de travail susceptible d'être externalisé. Cependant, concernant le présent appel d'offres, il est possible de fonder une estimation sur les éléments suivants:

a) en 2010, le volume total de travail vers la langue cible effectué en externe, toutes langues sources et institutions/organes participants confondus, a représenté approximativement 35 000 pages;

b) le Parlement européen garantit au contractant principal un volume minimum de travail équivalent à 8 000 pages vers la langue cible par année de contrat. Should the European Parliament outsource less than the number of pages guaranteed during a contractual year, the Contractor may invoice the difference at the rate of remuneration for translation. Si le contrat principal devait être désactivé à titre permanent pendant une année de contrat entière, la garantie en est réduite en conséquence. Le volume garanti par année de contrat sera calculé en termes de journées de travail, le nombre de journées d'inactivité étant déduit en conséquence. En raison de la réduction prévue du volume de travail à externaliser pendant les prochaines élections au Parlement européen, le volume de travail garanti sera ramené à 1 000 pages pour l'année de contrat 2014;

c) le pouvoir adjudicateur ne donne aucune garantie de volume de travail aux contractants signataires d'un contrat-cadre secondaire.

2.7. Autres références

Il est fait référence aux arrêts rendus par le Tribunal de première instance dans des affaires de marchés publics et la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil, du 31 mars 2004, relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services.

L'attention est attirée, en particulier, sur le fait que, sauf cas exceptionnels dûment justifiés par l'objet du marché, les spécifications techniques ne peuvent mentionner une fabrication ou provenance déterminées ou obtenues selon des procédés particuliers, ni se référer à une marque, un brevet, un type, une origine ou une production déterminés qui auraient pour effet de favoriser ou d'éliminer certains produits ou opérateurs économiques.

2.8. Valeur totale maximale du marché

La valeur totale maximale du marché a été estimée à 6 375 200 EUR. La valeur globale du marché a été estimée sur la base des perspectives politiques actuelles. Ce chiffre pourrait évoluer en raison d'événements politiques imprévisibles.


http://www.eesc.europa.eu/

http://www.eca.europa.eu/

3. PARTICIPATION À LA PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES

La participation aux procédures d'appel d'offres est ouverte sous les mêmes conditions à toutes les personnes physiques, morales et entités publiques relevant du domaine d'application des traités et à toutes les personnes physiques, morales et entités publiques d'un pays tiers ayant conclu avec l'Union européenne un accord particulier dans le domaine des marchés publics, dans les conditions prévues par cet accord.

Si un soumissionnaire potentiel n'est pas éligible en vertu des accords précités, il pourrait exceptionnellement être admis par le pouvoir adjudicateur, sur une base ad hoc, à participer à l'appel d'offres sans que cela ne crée de précédent ni d'obligation pour l'avenir.

Afin de déterminer l'éligibilité des soumissionnaires, ceux-ci devront indiquer dans leur offre l'État dans lequel ils ont leur siège ou sont domiciliés. Ils présenteront également les preuves requises en la matière selon leur droit national.

Les offres doivent être établies dans le respect des dispositions du présent dossier, dans une des langues officielles de l'Union européenne, et elles doivent être claires et concises. Un volet de présentation du soumissionnaire (organisation, propriétaire, structure, historique, etc.) comptant entre 7 000 et 8 000 caractères, espaces non compris, doit être élaboré en français. L'attention est attirée sur le fait que toute offre présentant plus de cinq fautes d'orthographe et/ou grammaticales dans ce texte de présentation sera rejetée.

Le soumissionnaire doit fournir toutes les informations nécessaires pour permettre au pouvoir adjudicateur d'analyser l'offre sur la base des critères d'exclusion, de sélection et d'attribution (voir les points 23 à 26 du présent cahier des charges). Le cas échéant, tous les documents justificatifs doivent être annexés. Une liste des documents à fournir au minimum se trouve à l'annexe 4.

Le contrat sera attribué par le pouvoir adjudicateur aux soumissionnaires présentant le meilleur rapport qualité/prix tel que déterminé par les critères d'attribution.

En signant et en présentant une offre, le soumissionnaire ou, s'il y a consortium ou groupement, chacun des membres du consortium ou du groupement certifie, au nom de son entreprise ou consortium ou groupement:

- que les conditions de la procédure d'appel d'offres figurant dans le dossier d'appel d'offres sont acceptées;

- que le prix indiqué dans l'offre a été fixé en toute indépendance en dehors de toute consultation ou communication, sur quelque point que ce soit concernant le prix, avec quelque soumissionnaire ou concurrent que ce soit;

- que, sauf dispositions contraires prévues par la loi, le prix indiqué dans l'offre n'a pas été et ne sera pas, à sa connaissance, communiqué par le soumissionnaire à un autre soumissionnaire ou concurrent, que ce soit directement ou indirectement, avant l'ouverture des offres;

- qu'aucune tentative n'a été faite pour inciter une autre personne ou entreprise à soumettre ou à s'abstenir de soumettre une offre dans le but de limiter la concurrence.


Tous les documents produits par les soumissionnaires deviendront la propriété du pouvoir adjudicateur et seront considérés comme confidentiels. Le pouvoir adjudicateur s'engage à ne pas diffuser d'information concernant les clients, les sous-traitants ou le personnel, et à ne contacter aucun de ceux-ci directement sans l'autorisation explicite du soumissionnaire. Cette information n'est exigée que parce qu'elle est essentielle pour permettre au pouvoir adjudicateur d'évaluer l'offre.

Conformément au règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil, du 18 décembre 20001, les soumissionnaires sont informés que, aux fins de la protection des intérêts financiers de l'Union européenne, leurs données personnelles peuvent être transmises aux services d'audit interne, à la Cour des comptes européenne, à l'instance spécialisée en matière d'irrégularités financières ou à l'Office européen de lutte antifraude (voir également l'article 43 bis des modalités d'exécution du règlement financier).

La publication du présent appel d'offres n'oblige nullement le pouvoir adjudicateur à attribuer le marché. Le pouvoir adjudicateur n'est tenu au versement d'aucune indemnisation aux soumissionnaires dont l'offre a été rejetée ou en cas de non-attribution du marché.

4. PREUVE DU STATUT JURIDIQUE

Tout soumissionnaire peut être invité par le pouvoir adjudicateur à justifier de son autorisation à produire l'objet visé par le marché selon le droit national. Pour ce faire, il présentera les pièces justificatives pertinentes. À titre d'exemple, le pouvoir adjudicateur pourrait accepter l'inscription au registre du commerce ou de la profession; une déclaration sous serment ou un certificat d'appartenance à une organisation spécifique, ou l'inscription au registre TVA. Si aucun de ces documents n'apporte la preuve requise pour justifier et évaluer l'existence d'une telle autorisation, le pouvoir adjudicateur pourra accepter d'autres documents officiels équivalents fournis par le candidat.

En cas de groupement économique, la justification de l'autorisation à produire l'objet visé par le marché sera demandée à chacun des membres.

5. GROUPEMENTS ÉCONOMIQUES

Les groupements d'opérateurs économiques sont autorisés à soumissionner. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d'exiger que le groupement retenu revête une forme juridique déterminée si celle-ci est nécessaire à la bonne exécution du marché. Cette exigence pourra être communiquée par le pouvoir adjudicateur à tout moment de la procédure de passation du marché mais, dans tous les cas, avant la signature du contrat.

Les soumissionnaires membres du groupement économique préciseront de façon détaillée les dispositions contractuelles ou accords existant entre eux.

Le groupement d'opérateurs économiques justifiera de sa forme juridique dans l'offre. Cette forme juridique pourra comprendre une des formes suivantes:

- une entité disposant d'une personnalité juridique reconnue par un État membre;

1 JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.


- une entité sans personnalité juridique, mais qui offre au pouvoir adjudicateur une protection suffisante de ses intérêts contractuels (selon l'État membre concerné, ce pourrait être, par exemple, un consortium ou une association momentanée);

- la signature, par tous les partenaires, d'une sorte de "procuration" ou d'un document équivalent qui entérinera une forme de coopération.

Le document produit doit prouver le statut réel du groupement.

Le pouvoir adjudicateur pourra accepter d'autres formes juridiques non prévues ci-dessus à condition que celles-ci assurent la responsabilité solidaire des parties et soient compatibles avec l'exécution du contrat. Toutefois, le pouvoir adjudicateur se référera expressément dans le contrat à signer avec le groupement d'opérateurs à l'existence de cette responsabilité solidaire. Par ailleurs, il se réserve le droit d'exiger contractuellement la nomination d'un mandataire commun pouvant représenter les membres et ayant, entre autres, la faculté d'émettre des factures au nom des autres membres.

Les offres émanant de groupements d'opérateurs économiques doivent préciser le rôle, les compétences et l'expérience de chaque membre du groupe. La soumission de l'offre sera effectuée par les opérateurs économiques unis qui assument également leur responsabilité solidaire pour la soumission.

Pour un groupement d'opérateurs économiques, la preuve du droit d'accès au marché (éligibilité), ainsi que les preuves relatives au respect des critères d'exclusion et de sélection seront fournies par chaque membre du groupement. En ce qui concerne les critères de sélection, le pouvoir adjudicateur peut faire valoir les capacités des autres membres du groupement afin de déterminer si le soumissionnaire disposera des moyens nécessaires pour l'exécution du marché. Dans ce cas, la production d'un engagement de ces membres précisant qu'ils mettent à la disposition des autres les moyens nécessaires à l'exécution du contrat sera requise.

6. SOUS-TRAITANCE

La sous-traitance est autorisée. L'offre doit détailler, dans la mesure du possible, la part du marché que le soumissionnaire entend sous-traiter et l'identité des sous-traitants. Pendant la procédure de passation du marché ou l'exécution du contrat, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d'exiger des soumissionnaires des informations sur les capacités financières, économiques, techniques et professionnelles du/des sous-traitant proposé/s, des indications quant à la proportion des travaux qu'il est prévu de sous-traiter, une description des procédures de sélection des sous-traitants et des mesures de contrôle mises en œuvre pour garantir la qualité du service. De même, le pouvoir adjudicateur pourra réclamer les preuves nécessaires pour déterminer si les sous-traitants satisfont aux critères d'exclusion requis. Les soumissionnaires sont informés que les sous-traitants proposés ne peuvent pas être dans une des situations décrites dans les articles 93, 94 et 96 du règlement financier donnant lieu à l'exclusion à la participation d'un marché de l'Union européenne.

Le pouvoir adjudicateur a le droit de rejeter tout sous-traitant ne satisfaisant pas aux critères d'exclusion (voir point 23) et/ou de sélection (voir point 25).


Par ailleurs, le pouvoir adjudicateur devra être informé par le contractant de tout recours ultérieur à la sous-traitance non prévu dans l'offre. L'ordonnateur compétent se réserve le droit d'accepter ou pas le sous-traitant proposé. Pour ce faire, il pourra réclamer les preuves nécessaires pour déterminer si le ou les sous-traitants satisfont aux critères requis. L'autorisation du pouvoir adjudicateur sera toujours accordée par écrit.

L'attribution du marché au soumissionnaire qui propose un sous-traitant dans son offre équivaut à donner l'accord pour la sous-traitance.

7. VARIANTES

Les variantes ne sont pas autorisées.

8. PRIX

Les prix sont révisés selon les conditions indiquées dans le contrat (article I.7).

En application de l'article 3 du protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne, l'offre de prix sera soumise hors TVA et autres taxes équivalentes.

L'offre de prix doit être forfaitaire, tout compris et exprimée en euros, y compris pour les pays qui ne font pas partie de la zone euro. Pour les soumissionnaires de ces derniers pays, le montant de l'offre ne pourra pas être révisé en fonction de l'évolution du taux de change. Le choix du taux de change appartient au soumissionnaire, qui accepte les risques et les avantages des variations de ce taux.

9. ASPECTS ENVIRONNEMENTAUX

Le soumissionnaire, s'il devient attributaire, s'engage à respecter scrupuleusement la législation en vigueur en matière d'environnement dans le domaine du marché. À ce titre, il est à noter que le Parlement européen applique le système de gestion environnementale EMAS. Une information à ce sujet est fournie par le pouvoir adjudicateur dans l'annexe 6 de ce cahier des charges. L'attributaire devra s'assurer que les informations transmises par le Parlement européen sur le programme EMAS en général, et plus précisément sur la mise en œuvre concrète de mesures environnementales, soient connus de l'ensemble de son personnel travaillant pour le Parlement. À la demande du Parlement européen, l'attributaire peut être tenu d'attester que toute personne affectée aux travaux contractuels a reçu la formation professionnelle nécessaire et adéquate (au point de vue technique, de la sécurité et de l'environnement) concernant le respect des règles de sécurité, la manipulation correcte des équipements et produits à utiliser, y compris les mesures à prendre en cas de mauvaise manipulation ou d'autres incidents éventuels.

10. POLITIQUE DE PROMOTION DE L'ÉGALITÉ DE CHANCES

Le soumissionnaire, s'il devient attributaire, s'engage à respecter, dans l'exécution du marché, une politique de promotion de l'égalité et de la diversité en assurant l'application pleine et entière des principes de non-discrimination et d'égalité énoncés dans le traité sur l'Union européenne. Plus précisément, l'attributaire du marché s'engage à créer, maintenir et


promouvoir un environnement de travail ouvert et inclusif, respectueux de la dignité humaine et du principe d'égalité des chances, articulé autour de trois axes prioritaires:

- l'égalité des femmes et des hommes; - l'emploi et l'intégration de personnes handicapées; - l'élimination de tout obstacle au recrutement et de toute discrimination potentielle

fondés sur le sexe, la race ou l'origine ethnique, la religion ou les convictions, un handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle.

11. MODALITÉS D'EXÉCUTION DES CONTRATS-CADRE

Le contrat-cadre établit les conditions de base applicables à la passation de commandes concernant des travaux de traduction spécifiques. Les travaux de traduction sont exécutés par le biais de bons de commande, qui sont régis par les conditions du contrat-cadre. Seule l'exécution du contrat-cadre par le biais de bons de commande lie les institutions/organes participants.

Une fois que la mise en œuvre du contrat a été demandée ou a débuté, suite à l'émission d'un bon de commande par les services ordonnateurs, le contractant répond et exécute les tâches en se conformant à toutes les clauses et conditions du contrat-cadre.

En signant le contrat, le contractant accepte de maintenir son offre, toutes clauses et conditions comprises, pour toute la durée de la période contractuelle (maximum quatre ans) couverte par l'appel d'offres, l'offre de prix faisant l'objet de la révision des prix annuelle spécifiée à l'article I.7 du contrat.

Tout travail proposé au titre du contrat fait l'objet d'un bon de commande spécifique émis par les services ordonnateurs. Ce bon de commande précise le volume du travail à exécuter, son délai d'exécution et les rémunérations dues pour ce travail. Le bon de commande constitue donc le contrat spécifique.

Des travaux spécifiques seront proposés par les services ordonnateurs au contractant en fonction de la méthode de travail des institutions/organes participants. Les services ordonnateurs délivreront un bon de commande pour chaque travail spécifique dès leur attribution ou du moins sur une base quotidienne.

Le contractant principal envoie sans délai aux services ordonnateurs confirmation de l'acceptation de la commande de la manière par eux indiquée. Le délai prévu pour la confirmation est de deux heures. Si le contractant ne confirme pas dans ce délai, il est réputé avoir refusé le travail. En ce qui concerne les travaux proposés aux contractants signataires d'un contrat-cadre secondaire visés à l'article I.16 du contrat, le délai de réponse à une commande sera indiqué par le service ordonnateur concerné.

Le contractant principal accepte l'ensemble des commandes. Tout refus d'un travail par le contractant principal peut lui valoir l'imposition d'une pénalité de 500 EUR par travail de la part des institutions/organes. Au bout de cinq refus, les institutions/organes participants se réservent le droit de résilier le contrat à tout moment par lettre recommandée. La présente


disposition ne s'applique pas dans les cas où le travail est proposé à des contractants signataires d'un contrat-cadre secondaire visés à l'article I.16 du contrat.

Chacun des bons de commande émis au titre du contrat est, le cas échéant, accompagné d'instructions complémentaires concernant l'exécution et/ou la livraison de la traduction.

Si le contrat principal fait l'objet d'une suspension conformément aux articles I.14 et I.15 du contrat ou si le contractant principal refuse un travail, ou si, pour toute autre raison, le contractant est dans l'incapacité d'accepter le travail, les travaux seront proposés aux contractants signataires de contrats-cadres secondaires selon la règle fixée à l'article I.16 du contrat.Si, pour une raison quelconque, le contrat principal est résilié, le service ordonnateur invitera le signataire du contrat-cadre secondaire le mieux classé à signer un contrat principal conformément à l'article I.17. Dans ce cas, le contrat-cadre secondaire correspondant dudit contractant sera désactivé.

11.1. Délais de livraison

Une fois la commande acceptée, le délai devient contractuellement contraignant. La responsabilité incombe au contractant de livrer les travaux à temps dans le format requis. Le délai de renvoi du travail achevé est indiqué sur le bon de commande. Ce délai dépend de la longueur du document et de son urgence. À une exception près, telle que définie ci-après, le délai le plus court pour un contractant principla sera de 48 heures, à l'exclusion des week-ends et des jours fériés des institutions/organes participants, conformément aux informations fournies par le pouvoir adjudicateur avant le début de l'année civile.

En période de pointe, à savoir le jeudi, de 12 heures à 18 heures, et le vendredi, de 9 heures à 15 heures, de la semaine de présession du Parlement européen, et le mardi, de 8 heures à 12 heures, de la semaine de session du Parlement européen, des textes plus courts peuvent être attribués au contractant principal avec un délai de 24 heures. La taille maximale de ces documents assortis d'un délai plus court est de 15 pages, et le volume total maximum par période de session (semaine de présession et semaine de session) est de 70 pages. Pour que ce délai soit applicable, il doit être attribué par le service ordonnateur aux périodes de pointe susvisées. Les textes sources à traduire dans un délai de 24 heures seront en anglais.

Le contractant signale sur-le-champ aux services ordonnateurs tout événement, y compris la force majeure, de nature à suspendre ou à empêcher l'exécution des travaux faisant l'objet de la commande. Les parties conviennent alors des mesures à prendre (sans préjudice des dispositions des articles II.16 et II.18 du contrat). Dans cette hypothèse, les services ordonnateurs se réservent le droit d'annuler le travail, en tout ou en partie, en avertissant le contractant par écrit. Le contractant ne peut réclamer aucune indemnisation pour la partie du travail qui est annulée.

Si les services ordonnateurs annulent les travaux avant que le contractant ne les ait livrés, ce dernier a deux heures, à compter de l'heure à laquelle la notification est envoyée, pour livrer les pages déjà traduites. Le montant des honoraires payés sera calculé sur la base des travaux déjà exécutés et livrés dans le délai de deux heures.

11.2. Délai d'approbation


Les services ordonnateurs disposent d'un délai de 45 jours calendrier à compter de la réception du rapport pour l'approuver ou le refuser. Le pouvoir adjudicateur peut suspendre la période d'approbation afin de procéder à des contrôles de qualité supplémentaires conformément aux points 11.4, 11.5 et 11.6 du présent cahier des charges.

En l'absence de réponse des services ordonnateurs dans le délai prescrit, la traduction est réputée approuvée. L'approbation de la traduction ne préjuge en rien de son caractère complet ou de sa fidélité.Si le paiement intervient avant l'expiration du délai d'approbation, conformément au paragraphe 1 du présent point, il est considéré comme un acompte.

11.3. Pénalité de retard

11.3.1. Si le contractant n'exécute pas les tâches qui lui ont été confiées dans le délai prévu par la commande, sans préjudice de la responsabilité réelle ou potentielle qui lui incombe au titre du contrat ou du droit du pouvoir adjudicateur de résilier le contrat, le contractant est tenu de payer aux services ordonnateurs une pénalité pouvant aller jusqu'à 10 % du montant total des travaux. Si l'incident se reproduit pendant la durée de validité du contrat, cette pénalité peut être portée à 20 %.

11.3.2. Le montant de la pénalité est déduit des paiements à effectuer au contractant, sans préjudice de toute action en justice en cas d'insuffisance des montants disponibles.

11.3.3. La pénalité ne dépasse en aucun cas le montant de la commande.

11.4. Critères de qualité

La qualité de la traduction (y compris le formatage, les balises et les paramètres) doit être telle qu'elle n'exige plus aucune correction de la part des services ordonnateurs. Il doit être visible que le texte en langue cible a été traduit par un locuteur natif et que le registre de langue correct a été utilisé.

Chaque travail est exécuté en parfaite conformité avec les instructions spécifiques données; il est complet et précis.

Lorsqu'un travail est renvoyé incomplet, le contractant est tenu, sur demande, de réparer toute omission. Si la qualité est jugée insuffisante, les services ordonnateurs se réservent le droit de demander au contractant d'y remédier sans rémunération supplémentaire. Cette tâche est accomplie dans un délai fixé par les services ordonnateurs.

Le contractant peut être invité à fournir une version définitive d'un travail incorporant des corrections apportées par les services ordonnateurs. Cette tâche est accomplie dans un délai que les services ordonnateurs fixent en tenant compte du volume de travail qu'elle comporte et ne donne lieu à aucune rémunération supplémentaire.


Il incombe au contractant d'opérer une vérification consciencieuse de l'ensemble de la traduction (y compris du formatage, des balises et des paramètres). L'accent doit être mis sur la révision des traductions. Il importe que la révision de la traduction soit réalisée par une personne autre que le traducteur et qu'elle garantisse le niveau de qualité le plus élevé possible.

Le contractant veille particulièrement à s'assurer que toutes les références aux documents déjà publiés ont été vérifiées et utilisées correctement, que tous les documents de référence cités ont été consultés et que la terminologie est utilisée de manière cohérente, du début à la fin du texte.

Le contractant fournit au pouvoir adjudicateur le nom du (des) traducteur(s) et du (des) réviseur(s) au(x)quel(s) est confié chacun des travaux, ainsi que, sur demande, le curriculum vitæ détaillé de chacun d'eux.

Lors de la livraison d'une traduction, le contractant indique le nom du (des) traducteur(s) et du (des) réviseur(s) qui ont effectué le travail. À cette fin, le pouvoir adjudicateur attribuera un code à chaque traducteur/réviseur.

11.5. Norme européenne (EN 15038:2006)

La norme EN 15038:2006 est la première norme européenne qui formule les exigences requises pour la fourniture de services de qualité par les prestataires de services de traduction. Elle précise les exigences auxquelles doit satisfaire le prestataire de services de traduction en ce qui concerne les ressources humaines et techniques, la gestion de la qualité et des projets, le cadre contractuel et les procédures de service.

Les institutions/organes participants appliqueront cette norme à moins qu'elle ne contredise les articles du contrat-cadre ou les documents y annexés.

11.6. Pénalité en cas de qualité insuffisante

11.6.1.Les services ordonnateurs se réservent le droit de procéder à un contrôle de la qualité de tous les travaux fournis par le contractant. La fiche d'évaluation type à utiliser figure à l'annexe 7 du présent cahier des charges et fait partie intégrante du contrat. La signature du contrat par le contractant vaut acceptation de ce système d'évaluation.

11.6.2. Si les pouvoirs adjudicateurs estiment que des contrôles de qualité supplémentaire sont utiles, ils en informent le contractant par écrit dans le délai de 45 jours visé aux articles I.5.3 et I.5.4 du contrat. Cette démarche a pour effet de suspendre le délai d'approbation. L'absence de toute communication écrite dans ce sens vaut approbation tacite du travail.

11.6.3. Tout travail exigeant un contrôle de qualité supplémentaire est soumis à

réévaluation. Si cette réévaluation indique que la qualité du travail est insuffisante, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit, sans préjudice de l'application d'autres pénalités contractuelles, y compris le droit de résilier le contrat, de ne pas payer les sommes dues pour la commande ou partie de la


commande concernée. Le contractant est tenu de payer aux services ordonnateurs une pénalité pouvant aller jusqu'à 10 % du montant total des travaux. Si l'incident se reproduit pendant la durée de validité du contrat, cette pénalité peut être portée à 20 %. Le pouvoir adjudicateur apporte la preuve de ce que la qualité du travail est insuffisante.

11.6.4. Le montant de la pénalité est déduit des paiements à effectuer au contractant, sans préjudice de toute action en justice en cas d'insuffisance des montants disponibles.

11.6.5. La pénalité ne dépasse en aucun cas le montant de la commande.

11.6.6. Lorsque les services ordonnateurs encourent des frais additionnels, imputables par exemple à la nécessité de procéder à une révision linguistique ou technique ou à une retraduction des textes, du fait de l'incapacité du contractant à satisfaire aux exigences de qualité établies dans le contrat et dans le présent cahier des charges et, en particulier, à celles concernant le caractère complet du texte, l'orthographe ainsi que la conformité aux normes propres aux services ordonnateurs en matière de présentation (y compris de formatage, de balises et de paramètres) et de nomenclature, les services ordonnateurs se réservent le droit de recouvrer les frais en question.

11.6.7. Dans les circonstances mentionnées au point 11.6.3 et sans préjudice de sanctions administratives et financières imposées par le pouvoir adjudicateur conformément à l'article II.18 du contrat, le pouvoir adjudicateur peut, à la suite d'une mise en demeure adressée au contractant par lettre recommandée avec accusé de réception et restée en tout ou en partie infructueuse quinze jours calendrier après son envoi, résilier le contrat de plein droit avec effet immédiat, par simple notification par lettre recommandée avec accusé de réception et sans dédommagement du contractant.

11.7. Format des fichiers

Le travail est envoyé au contractant en format électronique via un portail spécialisé ou par courrier électronique, selon le service ordonnateur. Les fichiers doivent être traités en stricte conformité avec les instructions données par l'institution/l'organe participant(e) de manière à éviter tout travail de reformatage à ses services. Le travail achevé sera ensuite renvoyé au service ordonnateur en format électronique via un portail spécialisé ou par courrier électronique (conformément aux instructions). Outre les formats de traitement word, les tableaux prédéfinis (spread sheets) et les formats de présentation standards, plusieurs autres types de formats de fichiers pourront être demandés: html, xml, etc.

Les soumissionnaires déclarent, en signant l'annexe 3, que leur équipement informatique et de télécommunications permet de répondre aux exigences techniques minimales des institutions/organes participants. L'incapacité de répondre à ces exigences techniques minimales entraînera l'élimination automatique du soumissionnaire. À titre d'information, toutes les institutions/organes participants utilisent actuellement MS Word comme logicial


principal et traitent certains documents en format XML, mais cette situation peut changer au cours de la période de validité des contrats. Les contractants sont tenus de s'adapter à toute évolution de ce type dans un délai de six mois à compter de la date à laquelle le changement est annoncé.

11.8. Logiciel de traduction

Le contractant peut être appelé à exécuter des travaux à l'aide d'un logiciel de TAO. Le logiciel de TAO utilisé par le contractant doit être pleinement compatible avec celui utilisé par les institutions/organes participants. Il doit donc permettre au contractant d'utiliser, sans limitations techniques de sa part, toute mémoire de traduction, fichier TMX et document, qu'il soit ou non prétraduit, fourni par les institutions/organes participants et permettre aux traductions effectuées par le contractant d'être réintroduites au stade approprié du flux des travaux des institutions/organes participants exactement comme si elles avaient été traduites en interne à l'aide du logiciel de TAO utilisé par les institutions/organes participants sans qu'il soit nécessaire que ces derniers procèdent à des manipulations supplémentaires, des conversions, etc. En particulier, le logiciel de TAO utilisé par le contractant doit traiter le formatage, les polices, balises, styles, etc., de manière à rendre superflue toute manipulation supplémentaire de la part des institutions/organes participants et être capable de générer une traduction dans le format de fichier exigé (nettoyé - monolingue -, non nettoyé - bilingue, etc.).

Le logiciel de TAO utilisé par les institutions/organes participants peut changer au cours de la période de validité du contrat. En signant le contrat-cadre, le soumissionnaire retenu accepte de s'équiper du logiciel de TAO supplémentaire ou de remplacement concerné ou de se familiariser avec lui dans un délai de six mois à compter de la date à laquelle le changement est annoncé2.

Les outils logiciels fournis par les services ordonnateurs, y compris les macros, sont utilisés par le contractant sans rémunération supplémentaire.

Dans le cas de traductions assistées par ordinateur qui ont été prétraitées à l'aide d'un logiciel de TAO, le contractant recevra également un dossier de prétraitement pouvant inclure un document prétraduit contenant des segments déjà traduits dans la langue cible.

Les segments déjà traduits seront divisés en trois catégories différentes:

- 100 % de correspondance - le segment traduit correspond exactement à l'original;- 82 % à 99 % de correspondance - le segment traduit diffère de l'original;- moins de 82 % de correspondance - le segment traduit devrait être utilisé comme

référence.

En effectuant la traduction, le contractant tiendra compte des segments déjà traduits dans la langue cible et veillera à ce que ces parties de texte soient, elles aussi, cohérentes et correctes, y compris lorsque les mémoires de traduction proposent 100 % de correspondance. Le contractant sera responsable de la qualité de l'intégralité du texte, y compris de celle des segments déjà traduits dans la langue cible.

2 Les informations concernant tout nouveau logiciel de TAO seront communiquées après l'attribution de l'appel d'offres "Outils de TAO - Système de mémoire de traduction - Référence: IICfT-CATTools" qui devrait être lancé après la date de publication du présent appel d'offres.


Pour les travaux qui ont été prétraités, le nombre de pages standard de texte source sera réduit en proportion du texte totalement ou partiellement prétraité, selon les modalités suivantes:

- 100 % de correspondance - les services ordonnateurs verseront un montant égal au nombre de pages standard de texte source multiplié par 20 % du prix par page standard;

- 82 à 99 % de correspondance - les services ordonnateurs verseront un montant égal au nombre de pages standard de texte source multiplié par 50% du prix par page standard;

- moins de 82 % de correspondance - les services ordonnateurs verseront un montant égal au nombre de pages standard de texte source multiplié par 100 % du prix par page standard.

Aux fins de l'établissement du nombre de pages d'un travail pour lequel un dossier de prétraitement a été fourni, la tâche est dans tous les cas considérée comme une "traduction", jamais comme une "modification".

Les autres dispositions du contrat concernant les réductions et les pénalités sont applicables.

11.9. Obligations accessoires

Le contractant sera également appelé à effectuer, sans rémunération supplémentaire, le travail supplémentaire suivant:

- formatage conformément aux instructions données,- suppression,- copie/collage,- changements apportés au formatage, à la ponctuation, aux noms ou aux chiffres,- livraison du travail dans un format électronique spécifié,- livraison de deux versions du même document (par exemple, la version nettoyée - unilingue - et la version non nettoyée - bilingue) conformément aux instructions de l'institution/l'organe participant(e).

11.10 Confidentialité

Le contractant s'engage à entourer de la confidentialité la plus stricte toutes les informations dont il prend connaissance au cours de l'exécution du contrat et à garantir que son personnel ou les sous-traitants auxquels il fait appel sont tenus par le même engagement. Le contractant s'engage de la même manière à respecter toutes instructions particulières relevant de la confidentialité qui figureraient dans le bon de commande. Ces obligations restent d'application une fois le marché exécuté.

12. UTILISATION DES INFRASTRUCTURES DES SERVICES ORDONNATEURS

Sauf circonstances exceptionnelles pour le justifier et instructions précises données dans ce sens par les services ordonnateurs, ni le contractant ni les membres de son personnel ne sont


autorisés à utiliser les locaux et/ou les équipements des services ordonnateurs pour effectuer les travaux confiés au titre du contrat.

13. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

Le contractant s'engage à consulter tous les documents de base ou de référence ou glossaires fournis ou recommandés par les services ordonnateurs et à consentir tous les efforts nécessaires pour consulter toute autre forme d'information, y compris les fichiers TMX, recommandée par le personnel des services ordonnateurs.

14. DEMANDES D'INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Toute question, demande de clarification ou d'informations supplémentaires concernant un travail spécifique doit être adressée au service ou à la personne indiqué par les services ordonnateurs. À aucun titre le contractant n'entre en contact avec d'autres services ou personnes relevant des institutions/organes participants.

15. DROITS/PROPRIÉTÉ EXCLUSIVE

Conformément à l'article II.9 du contrat, le contractant accepte que l'auteur du texte original conserve la propriété exclusive du travail traduit et que le texte et les autres documents ne peuvent être utilisés dans d'autres circonstances sans autorisation spécifique.

16. FONCTIONNAIRES ET AUTRES AGENTS DE L'UNION EUROPÉENNE

Ni le contractant, ni aucun membre de son personnel ne peut être fonctionnaire ou autre agent en activité au service de l'Union européenne ou être ancien fonctionnaire ou autre agent de l'Union européenne titulaire d'une pension ou d'une indemnité mensuelle payée sur le budget de l'Union européenne (voir les articles 11, 11 bis et 12 ter du statut des fonctionnaires des communautés européennes ainsi que les articles 27 et 94 du règlement financier).

17. RESPONSABILITÉ QUANT À LA SÉCURITÉ DES LOGICIELS

Le contractant est tenu de s'assurer que le logiciel utilisé pour l'exécution du contrat est exempt de tout virus ou autres anomalies qui risqueraient de contaminer les systèmes informatiques des institutions/organes participants. Dès que le contractant prend connaissance d'un tel risque, les services ordonnateurs doivent en être informés sur le champ.

18. HEURES DE TRAVAIL

Les heures de travail des services ordonnateurs sont du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 heures (heure de Luxembourg) à l'exclusion des jours fériés des institutions/organes participants, conformément aux informations fournies par les services ordonnateurs avant le début de l'année civile.

Le contractant principal doit pouvoir être contacté par les services ordonnateurs aux heures susmentionnées, y compris les jours de fermeture des bureaux des institutions/organes participants.

19. INFORMATIONS SUR LE PERSONNEL RESPONSABLE


Le contractant s'engage à communiquer au pouvoir adjudicateur toutes les informations que celui-ci peut souhaiter en rapport avec l'exécution du contrat, y compris le nom des membres du personnel responsables de la gestion et du contrôle de la qualité des travaux ainsi que des questions financières.

20. INFORMATIONS SUR LES TRADUCTEURS

Tout changement dans la composition de l'équipe des traducteurs/réviseurs par rapport aux déclarations figurant dans l'offre doit être approuvé par le pouvoir adjudicateur et la preuve apportée de la formation et des qualifications professionnelles des personnes concernées. Dans tous les cas de figure, c'est l'original de l'annexe 2 du présent cahier des charges, dûment complété et signé à la fois par les traducteurs/réviseurs et par le représentant légal de l'entreprise, qui doit être utilisé.

Conformément au règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données, il est porté à la connaissance des soumissionnaires que ces informations seront traitées aux fins du contrôle de la qualité des services fournis par le contractant (article I.20 du contrat).

21. RESPONSABILITÉ QUANT À LA COMPOSITION ET AU REMPLACEMENT DU PERSONNEL DU CONTRACTANT

Le contractant doit veiller à ce que tous les membres du personnel contribuant à l'exécution du contrat possèdent les qualifications professionnelles et l'expérience requises pour s'acquitter des tâches qui leur sont confiées. Le contractant est seul responsable des membres du personnel chargés d'exécuter les tâches qui leur sont confiées. À la lumière de l'expérience acquise, il est toutefois vivement recommandé que chaque soumissionnaire dispose d'au moins cinq traducteurs disponibles capables de traduire à partir de l'allemand et d'au moins quinze traducteurs disponibles capables de traduire à partir de l'anglais. Il est également recommandé que les traducteurs aient au moins deux années d'expérience dans le domaine de la traduction professionnelle.

Le pouvoir adjudicateur est en droit d'exiger le remplacement d'un membre du personnel, quel qu'il soit, motifs à l'appui. Le personnel de remplacement doit posséder les qualifications nécessaires et être capable d'exécuter le contrat aux mêmes conditions contractuelles. Le contractant est responsable de tout retard dans l'exécution des travaux imputable au remplacement de personnel conformément au présent point.

22. VÉRIFICATIONS ET VISITES SUR PLACE

Le contractant fournit à titre gratuit toutes les informations détaillées que lui demande le pouvoir adjudicateur ou un organisme externe de son choix pour vérifier la bonne exécution du contrat. Le contractant tient à la disposition du pouvoir adjudicateur l'original ou, exceptionnellement, des copies dûment certifiées conformes, de tous les documents relatifs au


contrat, pendant la durée de validité du contrat auxquels s'ajoutent cinq ans supplémentaires à compter du dernier paiement.

Le pouvoir adjudicateur peut, à tout moment au cours de la période spécifiée à l'alinéa précédent, organiser une visite sur place effectuée soit par un organisme externe de son choix soit par son propre personnel.

Lors de cette inspection sur place, les points suivants seront vérifiés:

- l'existence d'une équipe de traducteurs chargés d'effectuer les travaux inhérents au contrat passé à la suite du présent appel d'offres,

- l'existence d'un fichier des traducteurs recrutés,- l'existence d'un relevé des tests d'engagement auxquels ils ont été soumis,- l'existence de contacts appropriés avec les sous-traitants et les traducteurs free-lance,- la prise en compte des retours d'information et commentaires émanant des services

ordonnateurs sur les traductions fournies, - la gestion du flux des travaux, y compris la révision/relecture.

Les visites en question se bornent à vérifier la bonne exécution du contrat par le contractant. Les coûts encourus sont à charge du pouvoir adjudicateur.

Pour pouvoir mener ces visites sur place, les services du pouvoir adjudicateur et les organismes externes concernés ont un accès illimité, notamment aux bureaux du contractant et à toutes les informations nécessaires pour vérifier la bonne exécution du contrat par le contractant, y compris aux informations en format électronique.

La Cour des comptes européenne, ou un organisme externe de son choix, et l'Office européen de lutte antifraude ont les mêmes droits que le pouvoir adjudicateur, notamment le droit d'accès, à des fins de contrôle et de visites sur place.

23. CRITÈRES D’EXCLUSION

Article 93 du règlement financier 3 visé au point 1 du présent cahier des charges

Sont exclus de la participation à un marché les soumissionnaires:

a) qui sont en état ou qui font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) qui ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;

c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier;

3 Règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes et modalités d'exécution dudit règlement.


d) qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts4 selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

e) qui ont fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés;

f) qui font actuellement l'objet d'une sanction administrative visée à l'article 96, paragraphe 1, du règlement financier, au motif que, dans le cadre de marchés couverts par le budget, ils se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché, n'ont pas fourni ces renseignements ou ont été déclarés en défaut grave d'exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles.

Article 94 du règlement financier visé au point 1 du présent cahier des charges

Sont exclus de l'attribution d'un marché, les soumissionnaires qui, à l'occasion de la procédure de passation de ce marché:

a) se trouvent en situation de conflit d'intérêts;

b) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché ou n'ont pas fourni ces renseignements;

c) se trouvent dans l'un des cas d'exclusion de la procédure de passation de ce marché visés au paragraphe 1, points a) à f), ci-dessus.

24. ÉVALUATION DES CRITÈRES D'EXCLUSION

Les soumissionnaires déclareront sur l'honneur, en remplissant et en signant l'annexe 1b, qu'ils ne se trouvent pas dans l'une des situations visées aux articles 93 et 94 du règlement financier. Le soumissionnaire à qui le marché sera attribué, fournira, dans un délai de 10 jours ouvrables à compter de la date de notification de l'attribution provisoire du marché et avant la signature du contrat, les preuves suivantes:

- un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, un document équivalent délivré récemment par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il résulte que le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer ne se trouve pas dans un des cas mentionnés à l'article 93, paragraphe 1, points a), b) et e), du règlement financier; en fonction de la législation nationale du pays dans lequel le soumissionnaire réside, les documents mentionnés à l'article 93, paragraphe 1, points a) et b), du règlement financier concernent les personnes morales et/ou les personnes

4 Par "impôts", il faut entendre tout impôt direct ou indirect (par exemple, TVA).


physiques, y compris, lorsque le pouvoir adjudicateur le juge nécessaire, les dirigeants de la société ou toute personne investie de pouvoirs de représentation, de décision ou de contrôle concernant le soumissionnaire;

- un certificat récent délivré par l'autorité compétente de l'État concerné comme preuve que le soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné à l'article 93, paragraphe 1, point d), du règlement financier.

À tout moment de la procédure, et en toutes circonstances, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de demander au soumissionnaire d'apporter la preuve qu'il n'est pas dans une des situations énumérées au point 23 du présent cahier des charges.

En cas de groupements de soumissionnaires, les critères d'exclusion seront appliqués à la fois au groupement et à chaque membre du groupement.

Lorsque le document ou certificat susvisé n'est pas délivré dans le pays concerné, et pour les autres cas d'exclusion visés à l'article 93 du règlement financier, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle5 faite par la personne concernée devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié dans le pays d'origine ou de provenance du soumissionnaire, ou une déclaration sur l'honneur, dûment datée et signée, par laquelle le soumissionnaire atteste qu'il ne se trouve pas dans l'une des situations visées aux articles 93 et 94 du règlement financier; le modèle de déclaration sur l'honneur requis est joint au présent cahier des charges (annexe 1b).

Le soumissionnaire à qui le marché sera attribué est exonéré de l'obligation de produire les preuves documentaires indiquées au paragraphe 1 si de telles preuves ont déjà été présentées aux fins d'une autre procédure de passation de marché du pouvoir adjudicateur et pour autant que les documents en question n'aient pas été délivrés plus d'un an auparavant et qu'ils soient toujours valables. En pareil cas, le soumissionnaire atteste sur l'honneur que les documents justificatifs ont déjà été fournis lors d'une procédure de passation de marché antérieure, qu'il précisera, et qu'aucun changement n'est intervenu dans sa situation.

25. CRITÈRES DE SÉLECTION

25.1. Capacité financière et économique

Les soumissionnaires doivent disposer d'une capacité économique et financière suffisante pour leur permettre d'exécuter le marché dans le respect des dispositions contractuelles. Si, à la lumière des informations fournies, le pouvoir adjudicateur a de sérieux doutes quant à la capacité financière d'un soumissionnaire ou si celle-ci s'avère clairement insuffisante pour exécuter le marché, l'offre peut être rejetée sans que le soumissionnaire puisse prétendre à une quelconque compensation financière.

En ce qui concerne le contrat visé par le présent appel d'offres, le pouvoir adjudicateur exige des soumissionnaires qu'ils disposent d'une capacité financière et économique minimale et qu'ils en apportent la preuve au moyen d'un ou de plusieurs documents parmi les suivants:

5 L'extrait, le certificat, le document ou la déclaration en question ne doit pas être antérieur de plus d'une année à la date de publication du présent appel d'offres.


- des déclarations bancaires appropriées ou la preuve d'une assurance des risques professionnels;

- les comptes annuels au minimum des deux derniers exercices clôturés, dans les cas où la publication des bilans est prescrite par la législation sur les sociétés du pays où le soumissionnaire est établi;

- une déclaration de chiffre d'affaires global et du chiffre d'affaires dans le domaine de la traduction au cours des trois derniers exercices. Le chiffre d'affaires dans le domaine de la traduction doit s'élever au minimum à 100 000 EUR par exercice (dans le cas d'un consortium ou d'un groupement qui n'a pas encore été constitué, le montant doit correspondre au chiffre d'affaires total des membres du consortium ou du groupement).

Si le soumissionnaire n'est pas en mesure de produire les références demandées, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout autre moyen jugé approprié par le pouvoir adjudicateur.

Le soumissionnaire pourra également faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu'il disposera des moyens nécessaires à l'exécution du contrat, par exemple en produisant l'engagement de ces entités à les mettre à sa disposition. Dans ce cas le pouvoir adjudicateur a le droit de refuser la candidature ou l'offre soumise s'il a des doutes quant à l'engagement du tiers.

25.2. Capacité technique et professionnelle

Le soumissionnaire doit disposer d'une capacité technique et professionnelle suffisante pour lui permettre d'exécuter le marché dans le respect des dispositions contractuelles. Si à la lumière des informations fournies, le pouvoir adjudicateur a de sérieux doutes quant à ses capacités techniques et professionnelles ou si celles-ci s'avèrent clairement insuffisantes pour exécuter le marché, l'offre pourra être rejetée sans que le soumissionnaire puisse prétendre à une quelconque compensation financière.

Les soumissionnaires sont tenus d'apporter la preuve de leur capacité technique et professionnelle à fournir les services décrits dans le présent cahier des charges. Cette capacité sera évaluée en ce qui concerne leur savoir-faire, leur efficacité, leur expérience et leur fiabilité. À cette fin, les soumissionnaires doivent soumettre:

a) un volet de l'offre qui présente le soumissionnaire (organisation, propriétaire, structure, historique, etc.) comptant entre 7 000 et 8 000 caractères, espaces non compris, rédigé dans la langue cible, en accordant une attention particulière à l'orthographe et à la grammaire. Toute offre présentant plus de cinq fautes d'orthographe et/ou grammaticales dans ce texte de présentation sera rejetée;

b) un tableau détaillé des effectifs identifiant clairement, c'est-à-dire en désignant par son/leur nom,- la ou les personnes qui seront responsables de la gestion des travaux confiés aux

termes du contrat. Le régime contractuel de chacun sera indiqué, ses responsabilités


précises clairement définies et les détails de sa formation et de ses qualifications professionnelles donnés;

- l'ensemble du personnel qui contribuera à l'exécution du travail de traduction proprement dit, en précisant les langues sources couvertes par chaque traducteur/réviseur. Le régime contractuel de chacun des membres de l'équipe des traducteurs sera indiqué et l'annexe 2 sera complétée en reprenant de manière détaillée les qualifications et l'expérience professionnelle dans le domaine de la traduction de chaque membre de l'équipe de traduction/révision. L'annexe 2 doit être signée par le traducteur/réviseur et le représentant légal et le document original signé doit être annexé à l'offre;

c) une description détaillée des procédures de sélection/recrutement des traducteurs, y compris des tests d'engagement auxquels les traducteurs/réviseurs sont soumis;

d) des informations détaillées concernant l'équipement technique, les équipements ou les systèmes informatiques dont ils disposent, les équipements ou systèmes de communication, les moyens techniques en matière de logiciels de traduction assistée par ordinateur;

e) une liste des bases de données terminologiques et documentaires auxquelles ils ont accès;

f) une liste des clients auxquels ils ont fourni ou fournissent des traductions ou des services connexes, précisant de préférence le volume, les combinaisons linguistiques et les domaines de spécialisation concernés, et, si possible, des références de ces clients;

g) le cas échéant, le contractant devrait fournir des indications quant à la proportion des travaux qu'il est prévu de sous-traiter, une description des procédures qu'il compte suivre pour sélectionner les sous-traitants et les mesures de contrôle mises en œuvre pour garantir la qualité du service. Il faut attirer l'attention sur le fait qu'aux termes du contrat, le contractant s'engage:- à fournir au pouvoir adjudicateur toute information qu'il pourra exiger concernant les

sous-traitants;- à garantir qu'aucun des critères d'exclusion liés au présent appel d'offres ne s'applique

à aucun des sous-traitants;- à garantir que tout travail sous-traité sera effectué par une personne qui répond aux

exigences minimales de qualification définies au point 25.2 b), et au paragraphe ci-après; et

- à veiller au respect de toutes les autres conditions du présent appel d'offres.

Il faut noter que le niveau minimum de qualification jugé acceptable pour un traducteur dans le cadre du présent appel d'offres est l'obtention d'un diplôme de fin d'études dans n'importe quelle discipline de niveau universitaire. De plus, il est vivement recommandé que les traducteurs disposent de deux années d'expérience dans le domaine de la traduction professionnelle.

Le contractant portera seul la responsabilité de l'exécution du marché.En cas de consortium ou de groupement, les critères de sélection s'appliqueront:- à chaque membre du consortium ou du groupement ou- s'il est déjà constitué, au consortium ou au groupement.

Le soumissionnaire pourra également faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu'il disposera des moyens nécessaires à l'exécution du


contrat, par exemple en produisant l'engagement de ces entités à les mettre à sa disposition. Dans ce cas le pouvoir adjudicateur a le droit de refuser la candidature ou l'offre soumise s'il a des doutes quant à l'engagement du tiers.

26. CRITÈRES D'ATTRIBUTION

Le contrat sera attribué à l'offre économiquement la plus avantageuse.

L’évaluation des offres sera effectuée sur base des critères suivants:

26.1. Qualité

Pondération dans le rapport qualité/prix: 60 %.

La qualité prévisible du service proposé sera évaluée en tenant compte de la méthodologie de traduction utilisée par le soumissionnaire pour exécuter les travaux prévus dans le contrat.

Il doit résulter de l'offre que le soumissionnaire est à même de fournir un service linguistique efficace, fiable, de haute qualité, à la mesure des exigences du pouvoir adjudicateur. À cet égard, les soumissionnaires sont invités à fournir un bref descriptif de la façon dont ils veilleront à ce que les méthodes de travail qu'ils se proposent d'appliquer assurent un service de haute qualité.

Les différents volets de l'offre seront notés (sur un maximum de 100 points) de la manière suivante:

La procédure de contrôle de la qualité doit être décrite d'une manière suffisamment détaillée; les points suivants, au minimum, doivent être abordés:

- préparation avant la traduction d'un texte (10/100), compte étant notamment tenu des documents de référence, des bases de données et des logiciels de mémoire de traduction;

- révision/correction d'une traduction (10/100);- procédures de prise en compte du retour d'information du pouvoir adjudicateur (10/100)- méthodes permettant d'assurer la cohérence terminologique (10/100);- coordination de l'équipe de traducteurs/réviseurs (10/100), compte étant notamment

tenu de l'attribution du travail aux membres de l'équipe, de la communication entre l'équipe de gestion de projet et l'équipe de traducteurs, et des orientations et de l'assistance linguistique dans les langues concernées;

- composition de l'équipe de traduction/révision envisagée pour les langues obligatoires, y compris le degré d'implication directe d'un (de) traducteur(s)/réviseur(s) expérimenté(s) (35/100);

- couverture linguistique: couverture d'une langue source facultative (5/100). Comme indiqué au point 2.3.2 du présent cahier des charges, la pondération des diverses langues facultatives aux fins de l'attribution des points peut varier;


- qualité de l'assistance technique (10/100), compte étant notamment tenu de l'utilisation d'un équipement technique efficace et approprié par toute personne participant à l'exécution du contrat, de la fourniture en temps utile d'une assistance technique à toute personne participant à l'exécution du contrat et d'une communication efficace avec les services ordonnateurs ainsi qu'avec toute personne participant à l'exécution du contrat.

Toute offre obtenant une note inférieure à 60/100 sera rejetée.

26.2. Prix par page standard

Pondération dans le rapport qualité/prix: 40 %

Le prix doit être libellé en euros. Les offres de prix à la page standard de 1 500 caractères (espaces non compris) doivent être présentées comme indiqué à l'annexe 1c du présent cahier des charges. Les prix doivent couvrir tous les frais (y compris et de façon non limitative, frais de gestion, de secrétariat, honoraires, sécurité sociale, frais de bureau, assurances, communications, obligations accessoires, etc.).

26.3. Attribution des marchés

Le contrat sera attribué à l'offre économiquement la plus avantageuse selon les critères d'attribution, c'est-à-dire le rapport qualité-prix. Ce rapport sera calculé de la manière suivante:

[(NQ x 0,6) + (NP x 0,4)] x 100

NQ = Q / Max (Q)NP = Min (P) / (P)Q = note "qualitative" de l'offre évaluée.Max (Q) = note "qualitative" la plus élevée parmi les soumissionnaires qui ont atteint la phase d'évaluation et qui ont obtenu une note qualitative d'au moins 60/100 (voir point 26.1 du présent cahier des charges). P = prix en euros par page standard indiqué dans l'offre.Min (P) = prix le moins élevé parmi les soumissionnaires qui ont atteint la phase d'évaluation et qui ont obtenu une note qualitative d'au moins 60/100 (voir point 26.1 du présent cahier des charges).

Le contrat sera conclu par la signature conjointe - par le pouvoir adjudicateur, d'une part, et par le soumissionnaire, d'autre part - du projet de contrat-cadre joint au présent cahier des charges, dûment complété par le pouvoir adjudicateur sur la base de l'offre retenue.

Une liste de maximum cinq lauréats sera établie. Le contrat principal sera attribué au soumissionnaire qui aura obtenu le meilleur rapport qualité - prix. Les contrats-cadres secondaires seront conclus avec les quatre lauréats suivants sur la liste. À défaut d'un minimum de deux lauréats en vue de l'attribution d'un contrat principal et d'un contrat secondaire, l'appel d'offres sera considéré comme ayant échoué et aucun contrat ne sera attribué.

Si le contrat principal est suspendu conformément aux articles I.14 et I.15 du contrat ou si le contractant principal refuse un travail, ou si le contractant ne peut accepter le travail pour toute autre raison, les travaux seront proposés aux signataires des contrats-cadres secondaires conformément à la règle établie à l'article I.16 du contrat.


Si, pour une raison quelconque, le contrat principal est résilié, le pouvoir adjudicateur invitera le contractant signataire du contrat-cadre secondaire le mieux classé à signer un contrat principal conformément à l'article I.17. Dans ce cas, le contrat-cadre secondaire correspondant dudit contractant sera désactivé.

Les offres seront valides pendant une période de 12 mois à compter de la date limite de réception des offres. Si la période de validité de l'offre expire avant le terme de la procédure d'attribution, la conclusion du contrat sera soumise à l'accord écrit du soumissionnaire.

Constitution légale d'un consortium ou d'un groupement de prestataires de service: en cas d'attribution, le consortium ou le groupement sera l'unique contractant vis-à-vis du pouvoir adjudicateur et devra être légalement constitué avant la signature du contrat.

27. COMMUNICATION DES RÉSULTATS

Le pouvoir adjudicateur informera simultanément et individuellement chaque soumissionnaire écarté, par lettre avec accusé de réception et par courrier électronique ou télécopie, que son offre n'a pas été retenue. Le pouvoir adjudicateur indiquera dans chaque cas les motifs du rejet de l'offre ainsi que les voies de recours disponibles.

Le pouvoir adjudicateur communiquera, simultanément aux notifications des rejets, la décision d'attribution à l'attributaire en précisant que celle-ci ne constitue pas un engagement de la part du pouvoir adjudicateur. Le contrat ne pourra être signé avant une période de quatorze jours calendrier à compter du lendemain de la date de la notification simultanée des décisions de rejet et d'attribution. En tout état de cause, la décision d'attribution ne sera définitive que lorsque le soumissionnaire retenu aura présenté les preuves requises concernant les critères d'exclusion mentionnés au point 23 du présent cahier des charges et que celles-ci auront été acceptées par le pouvoir adjudicateur. Une telle acceptation sera toujours communiquée par écrit et permettra au soumissionnaire retenu de signer le contrat si le délai de quatorze jours calendrier s'est écoulé.

Tout contrat signé avant l'échéance de la période de quatorze jours calendrier est nul et non avenu.

Tout soumissionnaire écarté peut obtenir des informations complémentaires sur les motifs du rejet de son offre, sur demande écrite par lettre, par télécopie ou par courrier électronique. Seuls les soumissionnaires ayant fourni une offre recevable pourront demander les caractéristiques et avantages relatifs de l'offre retenue ainsi que le nom de l'attributaire. Sont jugées recevables les offres des soumissionnaires qui ne sont pas exclus et qui satisfont aux critères de sélection. Toutefois, la communication de certains éléments peut être omise dans le cas où elle ferait obstacle à l'application des lois, serait contraire à l'intérêt public, porterait préjudice aux intérêts commerciaux légitimes d'entreprises publiques ou privées, ou pourrait nuire à une concurrence loyale entre celles-ci.

28. SUSPENSION DE LA PROCÉDURE


Si nécessaire, après la communication des résultats et avant la signature du contrat, les services ordonnateurs pourront suspendre la signature du contrat pour examen complémentaire dans le cas où les demandes ou commentaires formulés par des soumissionnaires écartés ou lésés, ou toute autre information pertinente reçue, le justifient. Les demandes, commentaires ou informations en question doivent être reçus pendant la période de quatorze jours calendrier à compter du lendemain de la date de la notification simultanée des décisions de rejet et d'attribution ou, le cas échéant, la publication d'un avis d'attribution de marché. Dans le cas d'une suspension, tous les soumissionnaires sont informés dans les trois jours ouvrables suivant la décision de suspension.

Suite aux examens complémentaires découlant de la suspension de la procédure, les services ordonnateurs pourront confirmer leur décision d'attribution, la modifier ou, le cas échéant, annuler la procédure. Toute nouvelle décision est motivée et portée à la connaissance, par écrit, de tous les soumissionnaires en lice.

29. ANNEXES

Sont annexés au présent cahier des charges, dont ils font partie intégrante, les documents suivants :

Annexe 1a – Formulaire d'inscription Annexe 1b – Déclaration sur l'honneur concernant les critères d'exclusionAnnexe 1c – Offre de prixAnnexe 2 – fiche d'information sur le traducteur/réviseurAnnexe 3 – Questionnaire sur l'équipement informatique et de télécommunicationsAnnexe 4 – Liste des documents à fournir à l'appui de l'offreAnnexe 5 – Détail de la factureAnnexe 6 – Exigences EMASAnnexe 7 – Fiches d'évaluation type de la qualité


Annexe 1a au cahier des charges

FORMULAIRE D'INSCRIPTION POUR L'APPEL D'OFFRES POUR LA TRADUCTION EN FRANÇAIS DE DOCUMENTS RELATIFS AUX INTÉRETS ET

AUX ACTIVITÉS DE L'UNION EUROPÉENNE

Langue source > FR

(*) Nom du soumissionnaire

(*) Forme juridique

(*) Nom du représentant légalTitre Nom Prénom

(*) Adresse

(*) Code postal (*) Ville (*) Pays

(*) Téléphone

FAX

(*) Courrier électronique

(*) Champ obligatoire

Annexe 1b au cahier des chargesDéclaration sur l'honneur du soumissionnaire concernant les critères

d'exclusion

Nom du soumissionnaire: ....................................................

Adresse officielle: ...............................................................................

Je soussigné(e) M./Mme………………………………, (en ma qualité de mandataire du soumissionnaire), déclare sur l'honneur par la présente:

a) que le soumissionnaire n'est pas en état ni ne fait l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité professionnelle, et n'est dans aucune situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) que le soumissionnaire n'a pas fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée, pour tout délit affectant sa moralité professionnelle;

c) que le soumissionnaire n'a pas commis de faute grave constatée par tout moyen que le pouvoir adjudicateur peut justifier;

d) que le soumissionnaire a rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale et ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes selon les dispositions légales du pays où il/elle est établi(e) ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

e) que le soumissionnaire n’a pas fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne;

f) que le soumissionnaire ne fait pas actuellement l'objet d'une sanction administrative visée à l'article 96, paragraphe 1, du règlement financier, au motif que, dans le cadre de marchés couverts par le budget, il s'est rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour sa participation au marché, n'a pas fourni ces renseignements ou a été déclaré en défaut grave d'exécution en raison du non-respect de ses obligations contractuelles.

Je m'engage par la présente à fournir tout document qui serait expressément exigé de moi.

Le soussigné est conscient du fait que les marchés ne peuvent être attribués à des soumissionnaires qui, durant la procédure de passation de marché:

1) se trouvent en situation de conflit d'intérêts;

2) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché ou n'ont pas fourni ces renseignements;

3) se trouvent dans l'un des cas d'exclusion de la procédure de passation du présent marché visés à l'article 93, paragraphe 1, points a) à f), du règlement financier.

Date: ............................ Signature: ...............................................

Annexe 1c au cahier des charges

Nom du soumissionnaire :...............................

Référence de l'appel d'offres: FR/2011/EU

Offre de prix (en euros, par page standard et hors TVA):

TVA applicable: …………..%

DATE: ......../......./...........

SIGNATURE DU SOUMISSIONNAIRE OU DU REPRÉSENTANT LÉGAL:

Prix par page standard

Annexe 2 au cahier des charges

Fiche d'information sur le traducteur/réviseur

1. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En cas de noms et/ou prénoms multiples, veuillez souligner les plus communément utilisés.

Titre : M. / Mme

Nom : .........................................................................................................................

Prénom : .........................................................................................................................

TRADUCTEUR: □ RÉVISEUR: □ TRADUCTEUR ET RÉVISEUR: □

2. DIPLÔME UNIVERSITAIRE OBTENU

Établissement : .........................................................................................................................

Diplôme obtenu: ....................................................................................................................

Année d'obtention : .........................................................................................................................

3. QUALIFICATIONS SUPPLÉMENTAIRES (ex: certificats, traducteur assermenté, etc.):

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

4. EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE:

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

Je, soussigné(e) ......................................................................................................................,

. m'engage à présenter, sur demande, tout document à l'appui des déclarations et informations qui

précèdent

. m'engage sur l'honneur à travailler comme traducteur/réviseur pour le soumissionnaire et

. reconnais les exigences minimales de qualification pour un traducteur/réviseur énoncées au point 25.2 du

cahier des charges.

le traducteur/réviseur:

Date:

le représentant légal:

Date:


Questionnaire sur l'équipement informatique et de télécommunications

Questions obligatoiresEn plusieurs points du questionnaire, vous verrez la mention "obligatoire". Vous devez être en mesure de répondre "OUI" à toutes les questions où figure cette mention.Nom du soumissionnaire:

MS Word 97 for Windows*

ou version ultérieure/autre application totalement compatible* (veuillez préciser)

OUI □ NON □

..............................................

............................................... Obligatoire

MS Excel 97 for Windows*


Autre (uniquement pour information)

OUI □ NON □

..............................................

............................................... Obligatoire

MS PowerPoint 97 for Windows*


OUI □ NON □

...............................................

Internet Explorer 7* ou version ultérieure/autre application totalement compatible* (veuillez préciser)

...............................................

............................................... Obligatoire

Numéro de fax

Adresse e-mail (avec une capacité suffisante pour recevoir de gros fichiers avec illustrations)

.....................................................

..................................................... Obligatoire

Outil de TAO pour la production de TMX 1.4b totalement compatibles**

(veuillez préciser)

OUI □ NON □

.............................................

............................................. Obligatoire

.............................................

............................................. Obligatoire

Logiciel de compression de fichiers:

WinZip 9 ou version/autre application totalement compatible*

OUI □ NON □

...............................................

* ou équivalent, dès lors que toutes les autres exigences du présent cahier des charges sont satisfaites. L'équipement informatique et de télécommunications des institutions/organes participants peut changer au cours de la période de validité des contrats comme indiqué aux points 2.5.2 et 11.7 du présent cahier des charges. Les contractants sont tenus de s'adapter à toute évolution de ce type dans un délai de six mois à compter de la date à laquelle le changement est annoncé.

Veuillez également noter que les institutions/organes participants prévoient de passer à Microsoft Office 10 au cours du second semestre de 2011 et du premier semestre de 2012.

** pour de plus amples informations sur le logiciel de TAO, voir points 11.7 et 11.8.

Date: ............................................... Signature: …………………………


Liste (non exhaustive) des documents à fournir à l'appui de l'offre

Annexe 1:

a) formulaire d'enregistrement

b) déclaration sur l'honneur concernant les critères d'exclusion

c) offre de prix

Preuve du statut juridique (point 4)

Preuve de la capacité financière et économique (point 25.1)

Organigramme détaillé ou description équivalente (point 25.2.b))

Description détaillée des procédures de sélection / recrutement des traducteurs (point 25.2.c))

Formulaire de déclaration concernant l'équipement informatique et de télécommunications (annexe 3) (point 25.2.d))

Liste des bases de données terminologiques et documentaires (point 25.2.e))

Liste des clients (point 25.2.f))

Indications quant à la proportion des travaux (le cas échéant) qu'il est prévu de sous-traiter, y compris une description des procédures de sélection des sous-traitants et des mesures de contrôle (point 25.2.g))

Fiche d'information signée sur les traducteurs/réviseurs (annexe 2)

Brève description de la façon dont les contractants veilleront à ce que les méthodes de travail qu'ils comptent appliquer assurent un service de qualité (point 26.1)


Détail de la facture: conformément à l'article II.4 du contrat, le contractant transmet régulièrement aux services ordonnateurs les factures couvrant les bons de commande pour lesquels le paiement est dû pour les montants appropriés, et comportant les éléments suivants:

a) la mention "invoice" assortie d'un numéro de facture et de la date; la facture doit également reprendre ce qui suit: " For the official use of (the European Parliament), (the Court of Auditors), (the Committee of the Regions), (the European Economic and Social Committee) 6".

b) les coordonnées complètes du contractant: nom, adresse, numéro de TVA pour les achats intracommunautaires7;

c) le nom et l'adresse des services ordonnateurs comme indiqués sur les bons de commande;

d) le numéro de référence du contrat, celui du fournisseur et celui de l'ordonnateur compétent;

e) la liste des numéros des bons de commande et le type de service: traduction en ..........8 et le montant du bon de commande;

f) le montant de la TVA (s'il y a lieu);

g) le motif d'exonération de la TVA (s'il y a lieu);

h) le montant total des honoraires dus;

i) le nom et l'adresse complets de la banque dans le pays où le contractant réside/est établi, le numéro du compte sur lequel le paiement doit être opéré, le code BIC et le numéro de compte IBAN.

Les données visées aux points b), c), d) et e) de la présente annexe doivent correspondre aux données indiquées dans le contrat, y compris ses modifications les plus récentes, dans la commande concernée.

Toute demande de paiement, facture ou note de crédit relative à l'exécution du contrat doit être adressée par le contractant au service des services ordonnateurs comme détaillé ci-après:Parlement européenService du Courrier officielDG TRADCode ordonnateur:1003Bâtiment Konrad Adenauer, bureau 00D001L-2929 Luxembourg

Cour des comptes européenneUnité Budget et Comptabilité12, rue Alcide de GasperiL-1615 Luxembourg

Comité des régionsDirection de l'AdministrationUnité Budget et FinancesService comptabilitéNuméro d'identification en Belgique: L-089-00000

Comité économique et social européenUnité Comptabilité99, rue Belliard/BelliardstraatB-1040 Bruxelles/Brussel

6 Indiquez le nom du service ordonnateur concerné.7 Le n° de TVA n'est pas exigé pour les contractants bénéficiant d'une franchise dite de "petite entreprise" ou d'une autre exonération sans droit de déduction de la TVA en amont.8 Indiquez la langue concernée.

101, rue Belliard/BelliardstraatB-1040 Bruxelles/Brussel

Annexe 6 au cahier des charges - Politique environnementale du Parlement européen

POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE DU PARLEMENT EUROPÉEN

Le Parlement européen reconnaît qu'il lui incombe de contribuer de façon positive au développement durable en tant qu'objectif à long terme, non seulement au travers de son rôle en matière de politique et de procédure législative, mais encore dans le contexte de son fonctionnement et des décisions qu'il doit prendre au quotidien.

En conséquence, le Parlement européen décide d'engager son Administration sur la voie de l'application de la norme EMAS (Eco-Management and Audit Scheme), afin d'apporter des améliorations constantes à ses résultats environnementaux en matière d'activités, de produits et de services.

Ce faisant, le Parlement européen s'engage à:

réduire ses émissions de dioxyde de carbone;

stimuler une utilisation efficace de l'énergie, de l'eau et du papier;

introduire les meilleures pratiques en matière de gestion des déchets;

incorporer des lignes directrices en matière d'environnement dans les procédures relatives aux marchés publics;

favoriser des comportements responsables et pertinents par la formation, l'information et la sensibilisation de l'ensemble de son personnel, des députés et de leurs assistants sur les aspects de leurs activités liés à l'environnement;

prendre des mesures de prévention contre la pollution;

assurer le respect des conditions imposées par la législation et les réglementations relatives à l'environnement;

faire en sorte que tous au sein de l'Institution s'engagent en faveur d'EMAS et des mesures d'amélioration de l'environnement qui en découlent;

prévoir des ressources adéquates pour son système de management environnemental et les actions y afférentes;

promouvoir la transparence dans la communication et le dialogue avec les parties intéressées, et cela sur le plan tant interne qu'externe.

Le Parlement européen s'engage à décrire, à mettre en œuvre et à poursuivre sa politique environnementale, ainsi qu'à la communiquer à ses députés, à son personnel, aux contractants et à toute autre partie intéressée, et à la rendre accessible au public.

La politique environnementale du Parlement européen est appliquée au travers de son système de management environnemental. La politique environnementale et ledit système de management environnemental couvrent de façon directe et indirecte les aspects environnementaux principaux ainsi que leur impact sur les sites concernés et permettent l'établissement des objectifs correspondants.

Jerzy BUZEK, Président Klaus WELLE, Secrétaire général Bruxelles, le 28 septembre 2010 Bruxelles, le 28 septembre 2010

Protection de l'environnement (EMAS) dans les bâtiments du

Parlement européenDestiné au personnel des entreprises travaillant pour le Parlement européen

Qu'est-ce qu'EMAS?EMAS est le système utilisé par le Parlement européen (PE) pour diminuer l'impact de ses activités sur l'environnement. EMAS est un système de management environnemental (SME) basé sur les normes ISO 14001:2004 et le règlement EMAS 1221/2009. Le Parlement a commencé à appliquer l'EMAS suite à une décision du Bureau en 2004.

Le Président et le Secrétaire général du PE ont signé la politique EMAS. Ce document engage le Parlement à diminuer de façon constante son impact sur l'environnement dans des domaines tels que la production de déchets de bureau et de cuisine, la manipulation de substances dangereuses, les émissions CO2 pour lutter contre le réchauffement de la planète, la consommation d'énergie, d'eau et de papier, le respect de la législation environnementale, la formation du personnel...

Notre engagement environnemental est également repris dans les obligations annoncées dans nos nouveaux contrats: "Le contractant s'engage à respecter (...) les caractéristiques environnementales du marché et toute autre condition du même genre, imposées par le cahier des charges et détaillées, le cas échéant, dans l'offre du contractant. Le Parlement européen se réserve le droit d'effectuer directement auprès du contractant les vérifications et les contrôles nécessaires afin de s'assurer du respect des exigences environnementales imposées (...) Tout constat de manquement de la part du contractant aux obligations environnementales imposées, ainsi que tout refus de vérification par le Parlement européen ou un organisme dûment mandaté, permettra au Parlement européen de résilier le contrat".

Du concret pour l'environnement, le Parlement européen en a-t-il déjà réalisé? Le PE travaille depuis longtemps pour améliorer l'environnement. Voici quelques réalisations concrètes:

- le PE s'est engagé à réduire ses émissions de CO2 de 30 % d'ici 2020; - le PE trie et recycle ses déchets en portant une attention particulière aux produits dangereux; - le PE utilise de l'électricité provenant à 100 % de sources renouvelables, et cela dans les trois lieux de travail; - le PE intègre des clauses environnementales dans les marchés publics.

Saviez-vous que le Parlement a obtenu les certifications EMAS et ISO 14001:2004 pour son système de management environnemental?

Comment votre entreprise peut-elle contribuer à améliorer la situation environnementale?Comme toute entreprise, vous pouvez jouer un rôle important pour la protection de l'environnement. Si les activités de votre entreprise sont sources de dommages pour l'environnement (consommation de papier, de carburant, d'électricité, d'eau, production de déchets, etc.), vous pouvez prendre des mesures pour réduire cet impact environnemental (par exemple en imprimant en mode recto-verso, en triant vos déchets, en recyclant votre papier, en éteignant vos ordinateurs après utilisation, etc.). Ainsi, vous contribuerez non seulement à la protection de l'environnement, mais vous permettrez également à votre entreprise de faire des économies.

Et si mon entreprise veut aller encore plus loin?Si vous avez déjà opté pour des mesures de réduction de votre impact environnemental, mais souhaitez aller plus loin, vous pouvez acheter du papier recyclé ou du papier issu de forêts soumises à une gestion durable, du matériel de bureau respectueux de l'environnement et des équipements informatiques à faible consommation d'énergie. Si cette possibilité existe, vous pouvez même demander à votre fournisseur d'électricité de modifier votre contrat afin de ne recevoir que de l'électricité issue de ressources à 100 % renouvelables. Si vous voulez aller encore plus loin, essayez d'évaluer et de réduire votre propre empreinte carbone, voire de parvenir à une empreinte carbone neutre!

Avez-vous jamais envisagé d'appliquer un système de management environnemental?Un système de management environnemental (EMAS ou ISO 14001) aidera votre entreprise à mettre en place des mesures de protection de l'environnement de la manière la plus efficace.

Le Parlement européen vous encourage à appliquer un système de management environnemental pour réduire votre impact sur l'environnement! En plus d'économiser de l'argent, vous vous démarquerez par rapport à vos concurrents.

Quelques petits conseils pour le quotidien:

EMAS, c'est vous!

Signature de la Politique EMAS le

28 septembre 2010

Économisez l'énergie. Éteignez l'éclairage et votre ordinateur quand ils ne sont pas nécessaires et épargnez l'électricité.

Économisez le plastique. Utilisez votre propre tasse pour le café au lieu des gobelets en plastique et préférez l'eau du robinet à celle en bouteille.

Recyclez les déchets. Triez et recyclez vos déchets. Vous ferez la différence!

Économisez le papier. N'imprimez que si cela est nécessaire et en mode recto-verso.

EMAS-214

Nous attendons vos propositions et suggestions sur [email protected] ; (+352.4300) 22500

mailto:[email protected]

Annexe 7 au cahier des chargesUNITÉ DE LA TRADUCTION EXTERNE

PROCÉDURE D'ÉVALUATION

Nom du

document:

Combinaison

linguistique:

Nombre de pages de

l'original:

Nombre de caractères

évalués:

Évaluation

globale: Acceptable Inacceptable Nom de l'évaluateur:

Temps dédié à

l'évaluation:

Transmis dans le format correct □oui □non

Utilisation des outils, par ex. macros □correcte □incorrecte

Instructions de formatage □respectées □non respectées

Résumé de l'évaluation (nombre d'erreurs par catégorie)

Catégorie SENS+ SENS OM+ OM TERM+ TERM RD+ RD CL+ CL GR+ GR PT+ PT SP+ SPTotalExplication des catégoriesSENS (+) non-compréhension du texte source, erreur de traduction; OM (+) omission (ou parfois, ajout d'éléments qui ne sont pas présents dans l'original); TERM (+) erreur de lexique ou de terminologie, y compris (mais pas seulement) ignorance de la terminologie et du jargon communautaires; RD (+) non-utilisation des documents de référence, du guide de rédaction; retraduction de citations, de matériel existant, etc.; CL (+) clarté: formulation inadaptée, contamination; GR (+) grammaire; PT (+) ponctuation; SP (+) orthographe.

Tableau d'évaluationPage Ligne Original Traduction non révisée Traduction révisée Remarques/retraduction

et/ou explication de traduction non révisée en EN ou FR

Catég. d'erreur

Observations

Deuxième évaluation

Évaluation globale: Acceptable

Inacceptable

Nom de

l'évaluateur:

Temps dédié à

l'évaluation:

Commentaires :

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