International Federation of Library Associations and Institutions

IFLA Professional Reports, Nr. 84

Directrices para materialesaudiovisuales y multimedia enbibliotecas y otras Instituciones

By Bruce Royan, Monika CremerSpanish translation by Ms Lourdes Feria Basurto andMr Luis Felipe Medina Alvarez

Copyright 2004 International Federation of Library Associations and Institutions

Directrices para materiales audiovisuales y multimedia en bibliotecas y otrasinstituciones / Bruce Royan, Monika CremerThe Hague, IFLA Headquarters, 2004. 24p. 30 cm. (IFLA ProfessionalReports : 84)

ISBNISSN 0168-1931

1. Antecedentes2. Exposiciones generales3. Alcance de las directrices4. Organizacin y administracin

Personal Educacin y capacitacin Presupuesto

5. Adquisicin y depsito legal6. Derechos de autor7. Catalogacin y acceso bibliogrfico8. Archivo y almacenamiento9. Digitalizacin y preservacin10. Internet11. Servicios para el usuario12. Cooperacin13. Recursos de referencia14. Lista indicativa de soportes audiovisuales

1. Antecedentes

Este conjunto de directrices para los materiales audiovisuales y multimedia de todo tipode bibliotecas y otras instituciones apropiadas, es el resultado de muchos aos de consultay esfuerzos de colaboracin.

Anteriormente, en el ao 1972, el Manifiesto de la Unesco sobre la Biblioteca Pblica yahaba acentuado la necesidad de contar con medios audiovisuales en las bibliotecaspblicas, tanto para los servicios que se ofrecen a los adultos como para aquellos que seofrecen a los nios. Al ao siguiente se cre dentro de la IFLA la Mesa Redonda sobreMaterial Audiovisual para ocuparse de todos los materiales no-libros, o de acuerdo aotra definicin todos aquellos documentos que requieren equipamiento para suconsulta.

En 1982, se solicit a esta Mesa Redonda considerar las normas para la provisin demateriales audiovisuales y equipamiento en las bibliotecas pblicas, naciendo as laprimera edicin de las Directrices de la IFLA. Se plane para el ao 1987 una segundaedicin revisada, pero sta nunca se public.

2

El xito de los nuevos e importantes servicios en las bibliotecas, tales como la consulta de documentosmultimedia (CD-I y CD-ROM) y los servicios multimedia en lnea, representan una evolucin de losdocumentos audiovisuales, ya que ofrecen variados medios audiovisuales organizados electrnicamente. Enconsecuencia, la Mesa Redonda adopt en 1996 el nombre Mesa Redonda sobre Material Audiovisual yMultimedia. En 1999, esta Mesa Redonda se convirti en la Seccin de Audiovisuales y Multimedios.

Ciertamente, la revolucin tcnica de las bibliotecas apuntaba no slo hacia la necesidad del cambio de nombrede la organizacin, sino que tambin reflejaba la necesidad de revisar las Directrices de la IFLA. En 1997, laMesa Redonda sobre Material Audiovisual y Multimedia propuso un pequeo proyecto para convertir losantiguos textos y materiales complementarios en un conjunto de Directrices para los Servicios Audiovisuales yMultimedia de las Bibliotecas Pblicas. El proyecto, de un ao de duracin, concluy que la creacin de nuevasdirectrices era una tarea demasiado difcil para una sola persona1; pero se prepar un marco para trabajos futuros.En 1999, la Junta Coordinadora de la Divisin VI de la IFLA aval un proyecto mayor, designado a un equipode miembros2 de la nueva Seccin de Audiovisuales y Multimedios, con el fin de preparar un conjunto dedirectrices para los materiales audiovisuales y multimedia de todo tipo de bibliotecas y otras instituciones.

El alcance del proyecto se haba extendido ms all de las Bibliotecas Pblicas, al reconocer que las Tecnologasde la Comunicacin estaban rompiendo con las distinciones tradicionales entre Bibliotecas Pblicas,Acadmicas, Nacionales y Especiales, en lo referente al manejo y acceso a los materiales multimedia. Sinembargo, el trabajo del equipo se vio influenciado por las discusiones, en IFLA 2000, sobre el borrador revisadode las Directrices para Bibliotecas Pblicas de la IFLA, que inclua partes relacionadas con materialesaudiovisuales y multimedia: para construir un puente entre los ricos y los pobres de la informacin tambin setiene que facilitar el acceso al equipamiento apropiado, e.g. tecnologa de la informacin, lectores demicroformas, grabadoras de cintas, proyectores de diapositivas, y equipamiento para discapacitados visuales.

El primer borrador de estas Directrices se present en un Taller, en el ao 2001, en la Conferencia de la IFLA deBoston, dando como resultado un nmero de sugerencias de mejoramiento para el equipo. Tuvo que posponerseuna segunda reunin de trabajo, previamente planeada, debido a la gran carga de eventos del programa IFLA2002, en Glasgow. En consecuencia, el borrador se public en lnea en IFLANET y se hizo llegar a la IFLA yotros contactos profesionales para recabar sus comentarios.

En julio del ao 2003, se public en el Boletn de la Seccin de Audiovisuales y Multimedios un segundoborrador de las Directrices, tomando en cuenta todos los comentarios recibidos hasta entonces. La versin actual,basada en ese borrador, se complet con el trabajo de los relatores3 de un taller desarrollado en Berln el 7 deagosto, como parte de la Conferencia IFLA 2003.

2. Exposiciones generales

Una creciente cantidad de informacin que cubre intereses educativos y recreativos as como necesidades deinformacin est actualmente producindose en una amplia variedad de formatos audiovisuales y electrnicos.El acceso a estos materiales debe ser tan abierto y libre como el acceso a los materiales impresos.

Los medios audiovisuales son parte de nuestro patrimonio cultural, pues contienen una enorme cantidad deinformacin que necesita preservarse para el futuro. La rica variedad de expresiones multimedia en la sociedaddebe reflejarse en los servicios que las bibliotecas brindan a los usuarios.

Los bibliotecarios, como proveedores de informacin, deben ocuparse de la provisin de informacin en losformatos ms apropiados para las diferentes necesidades de cada tipo de usuario, que adems deben diferenciarseclaramente. Una biblioteca existe para servir a su comunidad y en consecuencia, las necesidades de todos susmiembros deben incluirse los usuarios mayores y los jvenes, los de capacidades comunes y especiales, y losmiembros ms y menos talentosos de la sociedad.

1 Bibbi Andersson (Suecia)2 Monika Cremer (Alemania), Pierre-Yves Duchemin (Francia), Joelle Garcia (Francia), Marty Kesselmann (EE.UU.)3 Bruce Royan (Reino Unido), Monika Cremer (Alemania), Livia Borghetti (Italia), Kirsten Rydland (Noruega), JamesTurner (Canad), Gregory Miura (Francia)

3

Los materiales audiovisuales pueden llegar hasta un pblico para quienes los materiales impresos tienen pocoimpacto, e.g. hasta aquellos que se muestran renuentes a usar la palabra impresa, y hasta aquellos condiscapacidades visuales y de otro tipo.

En los pases en vas de desarrollo, la provisin de materiales audiovisuales y equipamiento asociado quiz seconsidere mucho ms importante que la palabra impresa, ya que el nivel de alfabetizacin es tal que lasexpresiones orales y visuales son esenciales para los propsitos de la comunicacin.

An existe la necesidad de imgenes fijas, pelculas y sonido en los soportes audiovisuales no electrnicostradicionales, junto con las crecientes posibilidades del Internet. La informacin basada en multimedia y lascomputadoras ha contribuido a una gran explosin de materiales audiovisuales en las bibliotecas. Casi cadausuario o visitante de las bibliotecas es un usuario potencial de materiales audiovisuales y multimedia, as comode material impreso.

Debe facilitarse a los usuarios el acceso al Internet, libre al momento de uso. La biblioteca acta como unnavegador de informacin para las personas que buscan acceso a nuevos materiales multimedia, garantizando laobtencin de informacin confiable.

Bajo ninguna circunstancia debe considerarse a los materiales audiovisuales materiales de lujo adicional, sinoque deben considerarse componentes necesarios de un servicio bibliotecario completamente integrado.

Las bibliotecas se encuentran en una situacin hbrida, ya que tienen que trabajar con todo tipo de materiales,incluyendo los impresos, audiovisuales, electrnicos (incluyendo el Internet) y multimedia. Los bibliotecariosdeben estar conscientes del potencial de los formatos audiovisuales y multimedia como materiales de recursos, ydeben incluirlos en sus colecciones. La variedad de materiales audiovisuales y multimedia que una bibliotecaadquiera debe depender, como sucede con los materiales impresos, de las necesidades de sus usuarios, de lamedida de sus actividades, y de sus responsabilidades particulares, por ejemplo en el rea de educacin formal,tal como la provisin de servicios bibliotecarios a las escuelas.

3. Alcance de las directrices

En este documento el trmino audiovisual y multimedia se usar para los contenidos de las colecciones de todotipo de bibliotecas y servicios de informacin referentes a sonido, imgenes y multimedia4. Se tratarn todas lascuestiones relacionadas con sonido, imgenes fijas y en movimiento, documentos y servicios multimedia (talescomo bibliotecas infantiles y centros de lenguaje), desarrollo de colecciones, catalogacin, conservacin, yacceso incluyendo al Internet.

Definiciones

AudiovisualRelativo a la vista y/o sonido.

Materiales audiovisualesCualquier material con sonido grabado y/o imgenes en movimiento y/o fijas.

MultimediaQue contiene dos o ms expresiones audiovisuales, e.g. sonido e imagen, texto y grficas animadas.

Multimedia interactivaMultimedia cuyo orden y/o naturaleza de presentacin est bajo el control del usuario.

SoportesLos sonidos, imgenes fijas o en movimiento, y los materiales multimedia pueden existir en formatos analgicosy digitales en una variedad de soportes. Estas Directrices incluyen una lista indicativa de soportes en la Seccin14.

4 Las microformas no se incluyen en estas directrices.

4

4. Organizacin y administracin

Personal

La administracin de recursos audiovisuales y multimedia requiere conocimientos especializados yequipamiento.

Todos los bibliotecarios deben estar conscientes del potencial de los materiales audiovisuales y multimedia, ydeben considerar la provisin de materiales y equipamiento un aspecto normal del servicio bibliotecario. Lasresponsabilidades y las funciones respecto a los recursos audiovisuales y multimedia deben definirse claramentedentro de la organizacin de la biblioteca.

En las bibliotecas grandes existe una clara necesidad de contar con bibliotecarios dedicados, especficamentecapacitados para servir a los clientes que llegan a los departamentos Audiovisuales y Multimedia apartados.Incluso en las instituciones pequeas debe haber un miembro (o miembros) del personal con la responsabilidadespecfica de coordinar y asesorar la provisin de servicios audiovisuales y multimedia. Cuando sea posibledebern recibir la asistencia de personal tcnico (interno o externo). El personal bibliotecario necesitar periciatcnica, dependiendo del programa de cada biblioteca. Se necesitan conocimientos sobre los mercados yproductos del material multimedia, y cada vez es ms posible y conveniente formar redes con otras bibliotecasde material multimedia.

Es deseable que una institucin en cada pas asuma el liderazgo respecto al desarrollo de buenas prcticas para laprovisin de materiales y servicios audiovisuales y multimedia.

Educacin y capacitacin

Las escuelas de biblioteconoma y ciencias de la informacin deben garantizar que todos los estudiantesadquieran conciencia del potencial de los materiales audiovisuales y multimedia en las bibliotecas. Debenofrecerse cursos opcionales sobre aspectos ms detallados para aquellos que deseen una mayor especializacin.

El currculo debe tomar en cuenta las experiencias de los bibliotecarios y otros especialistas que ya trabajan conestos materiales. La necesidad de capacitacin en este campo consiste en tres dimensiones complementarias eindisociables: la intelectual, la legal, y la tcnica.

Algunos pases cuentan con programas de capacitacin para los bibliotecarios que deseen trabajarespecficamente con materiales audiovisuales y multimedia en la biblioteca. En Australia, por ejemplo, laEscuela de Sistemas de Informacin, Tecnologa y Administracin de la Universidad de New South Wales,ofrece preparacin en la Administracin de Materiales Audiovisuales, mientras que en los EE.UU. laUniversidad de California en Los ngeles ofrece una Maestra en Estudios de Archivos de Imgenes enMovimiento. Algunos pases ofrecen preparacin para bibliotecarios del campo de la msica y cursos parabibliotecarios del campo de las artes. Por supuesto que se ofrece mucha educacin bibliotecaria dedicada a latecnologa de la informacin, pero se centra ms en el trabajo con computadoras que en el trabajo con materialesaudiovisuales ms tradicionales.

De la misma manera que es importante que un bibliotecario tenga conocimientos sobre literatura cuando trabajacon libros, es importante tener conocimientos sobre pelculas, pintura, msica, etc., cuando se trabaja conmaterial audiovisual.

El desarrollo profesional continuo es especialmente necesario para los especialistas en materiales multimedia,debido a los rpidos cambios de tcnicas y productos. Este desarrollo debe ofrecerse en los programas de lasasociaciones profesionales, escuelas de biblioteconoma y ciencias de la informacin, y otras organizacionesrelacionadas. Tales programas pueden organizarse a escala internacional, nacional, regional, o local.

Presupuesto

Es necesario contar con un presupuesto reconocido para el desarrollo de colecciones, equipamiento,mantenimiento regular, almacenamiento, reparaciones y reemplazos de hardware. Este presupuesto debe ser unporcentaje definido del presupuesto de las colecciones y equipamiento de la biblioteca, segn el tamao de lascolecciones.

5

El proceso presupuestal debe revisarse cada ao para responder a los rpidos cambios de las nuevas tecnologas(una cuota de amortizacin de cinco aos es demasiado larga en este campo).

5. Adquisicin y depsito legal

Todos los bibliotecarios, sin importar sus responsabilidades dentro de la biblioteca, deben estar conscientes delpotencial de los formatos audiovisuales y multimedia como materiales de recursos, e incluirlos en susconsideraciones de desarrollo de colecciones.

La poltica de desarrollo de colecciones de la biblioteca debe incluir explcitamente los recursos multimedia. Esnecesario establecer por separado criterios de prioridades y seleccin para estos recursos, que podrn variar deformato a formato. Estos criterios pueden ser la base para el desarrollo de colecciones.

Es posible que los canales comunes de adquisicin de materiales impresos no siempre sean tiles para losmateriales multimedia. Se necesitan conocimientos legales y de mercado especializados, ya que este mercado esdiferente al del material impreso. Existe una necesidad similar de conocimientos especializados para laadquisicin de equipamiento apropiado.

La red de distribucin regional, nacional e internacional, es diversa y en ocasiones pobremente organizada. Alrespecto, las bibliotecas deben cooperar para definir una lista selecta de distribuidores confiables para cada tipode material.

En muchas instituciones, la construccin de una coleccin de materiales creados en la localidad (incluyendopelculas, videocasetes, grabaciones de historia oral, y msica) es una buena prctica. sta es una excelentemanera de preservar tal material y ponerlo a mayor disponibilidad, siempre y cuando se tomen en cuenta lasconsideraciones de derecho de autor.

Una manera de construir colecciones de documentos audiovisuales y multimedia, y en particular de materialespoco comunes y ms antiguos, es a travs de donaciones. Sin embargo, debe tenerse en mente que lasincertidumbres sobre propiedad intelectual y otras cuestiones hacen de sta una opcin ms difcil que laaceptacin de donaciones de material impreso.

La diversidad en el terreno de la legislacin sobre el Depsito Legal y su aplicacin de pas a pas, es inmensa,desde la no existente hasta la que cubre completamente todos los materiales, incluyendo en ocasiones losmateriales en lnea. De la misma manera, el manejo institucional de este depsito vara, incluyendo a bibliotecasnacionales y regionales, agencias especializadas, archivos audiovisuales y multimedia, bibliotecas universitariasy bibliotecas especiales. En donde existe el depsito legal, existe tambin la necesidad general de promover susbeneficios y aplicacin.

Los derechos al acceso y uso de tales materiales de depsito debern restringirse slo si es por requerimientolegal.

6. Derechos de autor y concesin de licencias

En el rea de los derechos de propiedad intelectual, hay limitaciones legales especficas relacionadas con sonidoe imgenes en movimiento. Muy aparte de los derechos de autores y compositores, existen derechos deproductores y de artistas escnicos que se relacionan especficamente con los medios audiovisuales, y lacomunidad bibliotecaria tiene un inters particular en los derechos de renta. Debe establecerse claramente laposicin legal de cada artculo de la coleccin.

Las cuestiones sobre la concesin de licencias son muy importantes en este campo. Debido a las restricciones delicencias, se recomienda tener un registro de la situacin de derechos de cada artculo con licencia de lacoleccin, que deber actualizarse regularmente.

6

Las instituciones deben procurar persuadir a las editoriales para que acepten un Modelo de Concesin deLicencias (como el apoyado por el Consejo sobre Recursos Bibliotecarios e Informativos y la Fundacin de laBiblioteca Digital)5 para evitar las difciles e interminables negociaciones con diferentes clases de editoriales.

En algunas ocasiones convendra establecer una coleccin separada y paralela de artculos para los que se hayanobtenido licencias que permitan un mayor uso de los mismos, por ejemplo el prstamo de libros o la ejecucinpblica. En ocasiones, el uso de tiempo limitado (coleccin de renta) pudiera ser de inters para la biblioteca.

Los derechos de autor y derechos de ejecucin generalmente no estn bajo el control de una biblioteca enparticular. La biblioteca depender entonces de la legislacin nacional e internacional y de organizaciones talescomo la IFLA, IASA y EBLIDA, mantenindose siempre alerta a estas cuestiones. Las instituciones deben ver asu propia asociacin bibliotecaria como su primer puerto de asesora.

7. Catalogacin y acceso bibliogrfico

Los materiales audiovisuales y multimedia deben ser una parte natural de la bibliografa nacional de un pas.

Los materiales audiovisuales y multimedia tienen caractersticas para las que se requieren prcticas decatalogacin especializadas. Existen organizaciones como la IFLA, la FIAF, la IASA, y otras, que han hecho ungran esfuerzo para establecer reglamentos de catalogacin para ellas mismas. Las prcticas bibliogrficas y decatalogacin de cada biblioteca deben fomentar la seleccin de normas compartidas y reconocidas, y debenusarse reglamentos comunes para la difcil tarea de indexacin por materia de los materiales.

Como regla general, estos recursos deben incluirse en el catlogo general de la biblioteca para ofrecer al usuariola mxima cantidad de informacin posible. Sin embargo, deben considerarse puntos de acceso adicionales ydiferenciados para los materiales audiovisuales y multimedia, y las referencias de catlogo deben incluirinformacin tcnica y legal de uso. En algunos casos, el acceso a la coleccin de materiales audiovisuales ymultimedia puede fomentarse ofreciendo al usuario un catlogo adicional y por separado de tal coleccin.

Reglamentos de catalogacin:

La siguiente lista de reglamentos internacionales y algunos nacionales podra ser de utilidad:

Anglo-American Cataloguing Rules. Preparadas bajo la direccin del Joint Steering Committee for Revision ofAACR, un comit de la Asociacin Americana de Bibliotecarios [et al]. 2nd ed., 2002 revision. Ottawa:Canadian Library Association, 2002. (hojas sueltas) (Co-publicadas por el Instituto de Profesionales de laBiblioteconoma y la Documentacin, y la Asociacin Americana de Bibliotecarios).

Association Franaise de Normalisation. Normes de catalogage. Domaine 164 : Documentationhttp://planete.afnor.fr/v3/espace_normalisation/programmesnormalisation/22-164.htm

Association for Recorded Sound Collections. Associated Audio Archives. Rules for Archival Cataloging ofSound Recordings. Rev. [US]: ARSC, 1995. x, 60 p.

Deutsches Bibliotheksinstitut. Regeln fr die alphabetische Katalogisierung von Nichtbuchmaterialien [RAK-AV]. Berlin : DBI. 1996

Die Deutsche Bibliothek: RAK-NBM-Przisierungen. Frankfurt/M. 2001. ftp://ftp.ddb.de/pub/rak-nbm/NBM_Przisierungen.pdfDie Deutsche Bibliothek. Arbeitsstelle fr Standardisierung: Empfehlungen fr Continuing integratingresources. Frankfurt/M. 2002.ftp://ftp.ddb.de/pub/rak-nbm/Empfehlungen_CIR.pdf

Rules for Bibliographic Description [Russian Cataloguing Rules, RCR]. Moscow, 1986

5 http://www.library.yale.edu/~llicense/modlic.shtml

http://planete.afnor.fr/v3/espace_normalisation/programmesnormalisation/22-164.htmftp://ftp.ddb.de/pub/raknbm/NBM_Przisierungen.pdfftp://ftp.ddb.de/pub/rak-nbm/Empfehlungen_CIR.pdfhttp://www.library.yale.edu/~llicense/modlic.shtml

7

Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas. REGLAS de Catalogacin, 1.a ed., 2.a reimpresin concorrecciones Madrid: 1988

Fdration Internationale des Archives du Film (FIAF). The FIAF Cataloguing Rules for Film Archives.Compiladas y editadas por Harriet W. Harrison para la Comisin de Catalogacin de la FIAF. Mnchen: K.G.Saur, 1991. xvi, 239 p.

American Library Association. Guidelines for Bibliographic Description of Interactive Multimedia. TheInteractive Multimedia Guidelines Review Task Force, Laura Jizba [et al] Chicago: American LibraryAssociation, 1994. xi, 43 p.

International Association of Sound and Audiovisual Archives. Reglamentos de catalogacin de la IASA: manualde descripcin de grabaciones sonoras y materiales audiovisuales relacionados. IASA 1998.

International Federation of Library Associations and Institutions. ISBD (NBM): International StandardBibliographic Description for Non-Book Materials. Recomendadas por el Comit de Revisin de la ISBD,aprobadas por el Comit Permanente de la Seccin de Catalogacin de la IFLA. Revised ed. London: IFLA,1987. vii, 74 p.

International Federation of Library Associations and Institutions. ISBD (ER): International StandardBibliographic Description for Electronic Resources. Recomendadas por el Grupo de Revisin de la ISBD (CF).Versin revisada de la Descripcin Bibliogrfica Normalizada Internacional para Archivos Computarizados de laISBD (CF). Mnchen: K.G. Saur, 1997. x, 109 p.

Functional Requirements of Bibliographic Records. Final report. Mnchen: Saur, 1998. (UBCIM Publications N.S. Vol.19)www.ifla.org/VII/s13/frbr/frbr.pdf

International Standards Organisation. 15706, Informacin y documentacin International Standard AudivisualNumber (ISAN). Geneva: ISO, 2002. v, 12 p.

8. Archivo y almacenamiento

Debido a que los diferentes tipos de bibliotecas tienen obligaciones muy diferentes en esta rea (desde lasbibliotecas nacionales que almacenan para la eternidad hasta las bibliotecas ms pequeas cuya nicaresponsabilidad es brindar atencin al usuario), el enfoque sobre archivo y almacenamiento que maneja estedocumento slo puede ser de naturaleza general.

Para preservar la informacin que se ha puesto a su cuidado, la biblioteca debe garantizar la integridad fsica yqumica de los documentos originales de tal manera que, al reproducirse, digitalizarse o transferirse, las sealespuedan recuperarse con la misma norma de calidad e integridad que tenan al ser grabados, o incluso con unamejor.

Las condiciones de almacenamiento de los soportes audiovisuales y multimedia requieren de una atencinespecial. La tierra, el polvo, el aire contaminado y niveles de temperatura y humedad excesivos o cambiantespueden provocar daos. El tiempo de vida til de los discos compactos y las cintas depende directamente de losniveles de temperatura y humedad bajo los que estn almacenados. Los soportes deben almacenarse porseparado, de acuerdo a su tipo qumico (e.g. cintas magnticas, 78 rpm, discos LP, discos de acetato, discospticos), con el fin de ofrecer niveles de temperatura y humedad bien adaptados, as como para facilitar laextincin en caso de incendio. Adicionalmente, los materiales magnticos como videos y audio-cintasdeben mantenerse alejados de campos magnticos.

El tamao y la forma de los recipientes de almacenamiento varan dependiendo de la diversidad de los soportes,lo que presenta implicaciones para la organizacin del rea de almacenamiento y el grado de integracin que sepuede lograr con el almacenamiento de documentos impresos. Esto tambin influye en la decisin de almacenaren accesos abiertos o en depsitos cerrados.

http://www.iasa-web.org/icat/

8

Para los propsitos de preservacin, ningn tipo de marca en los soportes fsicos debe afectar la integridad delrecurso. Por ejemplo, debe evitarse etiquetar un CD o un DVD con tintas tradicionales o adhesivos. Existen dossoluciones, aunque ninguna ha probado ser completamente confiable: una tinta especial de secado rpido o ungrabador lser aplicados al rea central blanca del disco.

Debe examinarse con regularidad el nivel de degradacin de los soportes originales para evitar prdidas deinformacin irrecuperables. En el caso de los discos, esta revisin es principalmente visual: el objetivo esdetectar impactos, humedad, agua, etc. Para las cintas, es necesario leer la seal para detectar desmagnetizacin,prdidas de informacin, gimoteo, etc. En el caso de los discos pticos, un lector no ofrece informacinapropiada sobre prdidas, ya que hay un grado de falla en su lectura. Estos discos deben examinarse con unanalizador.

La poltica de almacenamiento de cualquier soporte audiovisual y multimedia debe tambin tomar en cuenta lanecesidad futura del equipamiento funcional para acceder a la informacin de dicho soporte.

En lo referente al almacenamiento, cualquier biblioteca puede obtener asesora consultando archivosaudiovisuales o, por ejemplo, a la IASA. La IFLA colabora con otras ONG como la IASA, la FIAT, la FIAF, laCIA (Consejo Internacional de Archivos) y la Unesco en la Junta Coordinadora de Asociaciones de ArchivosAudiovisuales (CCAAA). La Seccin de Audiovisuales y Multimedios, junto con la sede central de la IFLA,representa a la IFLA ante la CCAAA.

Es evidente la necesidad de cooperacin entre bibliotecas en este campo tan complejo, por lo que sta debefomentarse. Se requieren estrategias nacionales para asumir el liderazgo frente a estos problemas.

9. Digitalizacin y preservacin

Las bibliotecas que planeen preservar materiales audiovisuales y multimedia deben estar al tanto del desarrollode las normas correspondientes, y convertirse en instituciones modelo reconocidas por su buena prctica o largaexperiencia en este campo.

La preservacin del acceso de largo plazo a la informacin contenida en materiales analgicos nicos,generalmente implica copiar esa informacin al mismo medio o a uno diferente. Deben considerarsedetalladamente las implicaciones de propiedad intelectual de esta actividad de copiado.

Actualmente, la digitalizacin es el medio preferido para el copiado de tal informacin. Con el objeto dejustificar el alto costo de la digitalizacin, es importante establecer un claro valor agregado para el usuario, porejemplo, con un anlisis mejorado por materia.

Existen organizaciones que se especializan en la digitalizacin de documentos de video y audio. Antes de ladigitalizacin, es necesario asegurarse de que el documento no se haya digitalizado en otro lugar, y que labiblioteca o la institucin ha averiguado si existen restricciones de derechos de autor. Aunque estasinvestigaciones generalmente son muy difciles de llevar a cabo y pueden convertirse en un obstculo, sonabsolutamente necesarias. Podra convenir a las organizaciones cooperar en un proyecto conjunto dedigitalizacin para aliviar costos, y asegurarse de que cada documento se digitalice slo una vez.

La transferencia de formatos analgicos a formatos digitales puede ser difcil y es por lo general imposible sincierta prdida de informacin. Estas tecnologas pueden mejorar en el futuro, especialmente en la reproduccinde las caractersticas del soporte original.

La transferencia de archivos de un formato antiguo a uno nuevo debe llevarse a cabo sin alteraciones subjetivas omejoras. Por otra parte, es aceptable reforzar las copias de acceso o distribucin para que el pblico las puedaescuchar y ver mejor. En ambos casos, deben documentarse todos los parmetros y procedimientos que se usen.Los metadatos deben incluirse en el documento, cubriendo toda la informacin tcnica necesaria; compresin,tamao de los archivos, pxeles, formato, etc.

Para la preservacin de documentos digitalizados o digitales desde su creacin, se dispone de una variedad denormas de hardware, sistemas operativos, soportes fsicos, o programas de aplicacin. Se han investigadodiferentes soluciones para el acceso de largo plazo:

9

La conversin es la transferencia de un documento de su forma analgica a forma digital, por ejemplo lacreacin de un texto digital a partir de un documento en papel usando un escner, para primeramente crear unaimagen de las pginas y despus usar un software de reconocimiento ptico de caracteres (OCR) para crear elarchivo digital.La regeneracin (refreshing) es la copia que se hace de un documento a un tipo similar de soporte paraprevenir que se destruya por deterioro del soporte original en el que se encuentra. El documento que se copiapuede ser analgico o digital.La migracin tiene como objetivo extender el uso de un archivo digital guardndolo en una versin msreciente del software que se us para crearlo, o guardndolo con otro programa de software ms actual o que seadhiere ms a las normas abiertas.La emulacin es la creacin de un software capaz de simular la funcin de los hardware y software anteriores,permitiendo as la consulta de archivos documentales digitales guardados en formatos anteriores, imitando laforma en que las computadoras y software ms antiguos procesaban los archivos.

La IFLA6 ha publicado un conjunto integral de Directrices para Proyectos de Digitalizacin.

10. Internet

Se dispone de un nmero creciente de colecciones multimedia va Internet que deben ser de completo y rpidoacceso para el usuario en la biblioteca. Puede tratarse de documentos distribuidos sin costo alguno u obtenidospor medio de compra. Algunas publicaciones electrnicas no se distribuyen en soportes fsicos y necesitancopiarse en el sistema de acceso de la biblioteca para almacenarse en depsitos de disco duro, bobinadores encontinuo, u otros sistemas de almacenamiento de datos, transferidos automticamente por la editorial orecolectados por la biblioteca con una solicitud de recoleccin.

Es necesario registrar y describir cada documento tan pronto como la biblioteca lo reciba. Se est poniendo a ladisponibilidad de las bibliotecas el Software de Portal Institucional, los Sistemas de Administracin de ActivosDigitales y el Sistema de Administracin de Derechos, para asistir a las bibliotecas en la administracin de estascolecciones.

Es importante garantizar que el equipamiento facilitado por la biblioteca para tener acceso al Internet permitaconsultas de documentos multimedia disponibles en lnea, en otras palabras, que ofrezca software, tarjetas degrficas y sonido, y audfonos.

Ubicaciones y recursosLa siguiente lista es slo una seleccin inicial de un campo muy amplio:

Bibliotecas digitales: recursos y proyectos (IFLA): http://www.ifla.org/II/diglib.htm

Federacin de Bibliotecas Digitales (DLF): http://www.clir.org/diglib/dlfhomepage.htm

Directorio de Colecciones Digitalizadas: http://www.unesco.org/webworld/digicol/

Iniciativa de Archivos Abiertos:http://www.openarchives.org

6 http://www.ifla..org/VII/s19/pubs/digit-guide.pdf

http://www.ifla.org/II/diglib.htmhttp://www.clir.org/diglib/dlfhomepage.htmhttp://www.unesco.org/webworld/digicol/http://www.openarchives.orghttp://www.ifla..org/VII/s19/pubs/digit-guide.pdf

10

11. Servicios para el usuario

La biblioteca debe ofrecer al usuario un servicio de consulta de materiales audiovisuales y multimedia igual alservicio de consulta de materiales impresos. Todo el personal de la biblioteca debe entender el carctercomplementario de estas colecciones para dar asesora confiable y completa al usuario.

En la mayora de los casos especialmente si se trata de una biblioteca pequea no se cuenta con undepartamento especial dedicado a materiales audiovisuales y multimedia, sino que slo una pequea seccin dela biblioteca lo es.

En algunas ocasiones la coleccin entera puede acomodarse temticamente sin importar el formato. En estoscasos es ms comn mezclar los libros con pelculas, videos y libros con casete, en lugar de mezclarlos conmateriales de msica.

Debe considerarse la inclusin de materiales audiovisuales y multimedia en los servicios bibliotecarios, tantopara prstamo como para referencia. En el caso de los servicios de prstamo, se aconseja facilitar equipamientode audio y video en las reas de prstamo, como computadoras y equipamiento audiovisual ms tradicional, parapermitirle al usuario ver y escuchar los materiales antes de solicitar el prstamo.

El hecho de que el uso de materiales audiovisuales en las bibliotecas tiende a ser ruidoso debe tomarse enconsideracin cuando se introduzca este servicio.

Con el objetivo de maximizar los recursos y ofrecer colecciones completas en una variedad de formatos, lasbibliotecas deben normalizar los sistemas de uso ms comunes, especialmente para prstamo. Si existeinformacin importante slo en formatos que son difciles de adquirir, entonces stos deben comprarse (juntocon el equipamiento apropiado) y ofrecerse para referencia. Otra opcin es hacerlos disponibles en cooperacincon otras instituciones o bibliotecas cuando sea posible.

Como regla general, una biblioteca debe disponer de equipamiento apropiado para cada formato de materialaudiovisual si lo ofrece. Si es imposible adquirir o mantener tal equipamiento, entonces debe considerarse lamigracin, conversin o emulacin, por lo menos en el caso de documentos con un valor especial.

Debe darse atencin a la instalacin de sistemas de seguridad adecuados para proteger tanto el hardware como elsoftware. Es recomendable destinar una cantidad de dinero no slo para la compra de equipamiento sino tambinpara cubrir los costos de seguro y mantenimiento.

Debe disponerse de herramientas de bsqueda y trabajos de referencia para materiales audiovisuales ymultimedia. Para facilitar su uso, la biblioteca debe ofrecer una gua de estas colecciones e informacin sobre eluso del equipamiento. La capacitacin del usuario podra convertirse en una oferta conveniente.

Las polticas de prstamo entre bibliotecas deben considerar todas las colecciones de materiales multimedia sinexcluir algunos de ellos por su formato especial. Los servicios bibliotecarios centralizados en todos los niveles(local, regional, nacional, e internacional) deben incluir el inter-prstamo de materiales audiovisuales ymultimedia en sus polticas.

Respecto al prstamo de materiales audiovisuales y multimedia entre bibliotecas, en algunos pases podraestablecerse una estructura formal de prstamo, ya sea a escala regional o nacional. A falta de procedimientos deinter-prstamo se puede alentar la cooperacin informal.

Debido al hecho de que los materiales audiovisuales y multimedia pueden daarse ms fcilmente que losmateriales impresos, es necesario hacer nfasis en que los artculos nicos u originales no deben usarse parainter-prstamo. Para tales propsitos puede hacerse una copia (de conformidad con la legislacin de derechos deautor).

11

12. Cooperacin

La cooperacin con otras instituciones puede ser til para el intercambio de informacin, y debe tomarse enconsideracin para cuestiones relacionadas con adquisiciones, catalogacin, clasificacin, indexacin pormaterias, capacitacin, digitalizacin, archivo, y preservacin.

Abreviaturas:IFLA = Federacin Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias CCAAA = Junta Coordinadora de Asociaciones de Archivos AudiovisualesIASA = Asociacin Internacional de Archivos Sonoros y AudiovisualesCIA = Consejo Internacional de ArchivosFIAF = Federacin Internacional de Archivos FlmicosFIATIFTA= Federacin Internacional de Archivos de TelevisinONG = Organizaciones no gubernamentales

Sitios web de organizaciones:Asociacin de Archivistas de Imgenes en Movimientohttp://www.amianet.org/Junta Coordinadora de Asociaciones de Archivos Audiovisualeshttp://www.ccaaa.org/Consejo Internacional de Archivoshttp://www.ica.org/Federacin Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias http://www.ifla.org/Asociacin Internacional de Archivos Sonoros y Audiovisualeshttp://www.iasa-web.org/index.htmFederacin Internacional de Archivos Flmicos:http://www.fiafnet.org/Federacin Internacional de Archivos de Televisin:http://www.fiatifta.org/Audiovisuales de la Unesco (Archivos auidiovisuales): http://www.unesco.org/webworld/audiovis/avarch.htm

13. Referencias

Para la compilacin de estas Directrices, se han consultado los sitios web y las directrices de otras secciones einstituciones:

Derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual (IASA).http://www.iasa-web.org/iasa0016.htm

Desarrollo curricular para la capacitacin de personal en archivos de imgenes en movimiento y sonido grabado.http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9009e/r9009e00.htm

Directrices para las bibliotecas pblicas (IFLA) 4 borrador rev. ed 2000.http://www.ifla.org/VII/s8/proj/gpl.htm

Directrices para los Recursos Multimedia de las Bibliotecas Acadmicas (ACRL).http://www.ala.org/acrl/guides/medresg.html

La filosofa del archivo audiovisual.http://www.unesco.org/webworld/highlights/av_archives_120799.html

Lista de Recursos para Bibliotecas/Centros Multimedia (Centro Nacional de Intercambio de Informacin para laEducacin), Washington, D.C.http://www.edfacilities.org/rl/libraries.cfm

IASA TC-03 El Resguardo del Patrimonio del Audio.http://www.iasa-web.org/iasa0013.htm

http://www.amianet.org/http://www.ccaaa.org/http://www.ica.org/http://www.ifla.org/http://www.iasa-web.org/index.htmhttp://www.fiafnet.org/http://www.fiatifta.org/http://www.unesco.org/webworld/audiovis/avarch.htmhttp://www.iasa-web.org/iasa0016.htmhttp://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9009e/r9009e00.htmhttp://www.ifla.org/VII/s8/proj/gpl.htmhttp://www.ala.org/acrl/guides/medresg.htmlhttp://www.unesco.org/webworld/highlights/av_archives_120799.htmlhttp://www.edfacilities.org/rl/libraries.cfmhttp://www.iasa-web.org/iasa0013.htm

12

UNESCO, IFLA/PAC. Al resguardo de nuestro patrimonio documental.http://webworld.unesco.org/safeguarding/

14. Lista indicativa de soportes audiovisuales

Los sonidos, imgenes y materiales multimedia pueden existir en formatos analgicos o digitales con unavariedad de soportes. Esta lista no es completa, y crecer con el desarrollo de la tecnologa, pero incluye losiguiente:

Soportes mecnicos:- cilindro grabable (de 1886 hasta la dcada de los 50) : formato analgico de sonido.- cilindro duplicado (1902- 1929) : formato analgico de sonido.- disco de surco ancho (1887- 1960) : formato analgico de sonido.- discos grabables de surco ancho y microsurcos o discos instantneos" (1930-) : formato analgico de

sonido.- discos de microsurcos o de vinilo" (1948-) : formato analgico de sonido.

Soportes de cinta magntica:- audio de carrete abierto a base de acetato de celulosa (1935- 1960) : formato analgico de sonido (pigmento

magntico de Fe2O3).- audio de carrete abierto a base de cloruro de polivinilo (1944- 1960): formato analgico de sonido

(pigmento magntico de Fe2O3).- audio de carrete abierto a base de polister, casete compacto de clase I segn las normas del Comit

Electrnico Internacional (CEI), video de carrete abierto de 2 pulgadas (1959- ) : formato analgico desonido y video (pigmento magntico de Fe2O3).

- casete compacto de clase II segn las normas del CEI, casete compacto digital (DCC), video de carreteabierto de 1 pulgada, VCR, VHS, U-matic, Betamax, V2000, Betacam, D1 (1969-) : formato analgico /digital de sonido y video (pigmento magntico de CrO3 ).

- casete compacto de clase IV segn las normas del CEI, R-DAT, Video8/HI8, Betacam SP, MII, todos ellosformatos de video excepto D(1979- ) : formato analgico / digital de sonido y video (partcula de metalpara pigmento magntico).

Soportes de disco magntico:- Grabadora de Disco Magntico Timex (1954).- Disquetes: 3.0 pulgadas, 5.25 pulgadas, 8.0 pulgadas (obsoleto), 3.5 pulgadas (actual) : formato digital de

datos (pigmento magntico de xido de metal).- Discos duros: generalmente integrados al hardware de las computadoras, en ocasiones organizados en

niveles (RAID).

Soportes fotoqumicos:Formatos de pelcula:

- 35 mm (1894-...; formato estndar desde 1909).- formatos sub-estndar

28 mm (1912-...)16 mm (1923-...)9.5 mm (1922-...)Super 8 (1965-...)

A base de nitrato: desde 1895 hasta 1952 aproximadamente.A base de acetato o pelcula de seguridad : desde la dcada de los 20 -...A base de polister: desde la dcada de los 70 -...

Soportes pticos:- LV Laser Vision (1982-) formato analgico de video / imagen fija.- CD duplicado (1981-): digital (excepto CD-V : analgico de video) formato para todos los materiales.- CD grabable (1992- ): formato digital para todos los materiales.- MD Minidisco duplicado (1992- ): formato digital de sonido.- MD Minidisco grabable (1992- ): formato digital de sonido.- CD regrabable (1996): formato digital para todos los materiales.- DVD duplicado (1997-): formato digital para todos los materiales.

http://webworld.unesco.org/safeguarding/

13

- DVD grabable ( 1997- ): formato digital para todos los materiales.- DVD regrabable (1998- ): formato digital para todos los materiales.

1. Antecedentes2. Exposiciones generales3. Alcance de las directrices4. Organizacin y administracin5. Adquisicin y depsito legal6. Derechos de autor y concesin de licencias7. Catalogacin y acceso bibliogrfico8. Archivo y almacenamiento9. Digitalizacin y preservacin10. Internet11. Servicios para el usuario12. Cooperacin13. Referencias14. Lista indicativa de soportes audiovisuales