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DISEÑO METODOLÓGICO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NTC ISO

17025:2005, NTC ISO 10005:2005 Y NTC ISO 10006:2003, EN EL SISTEMA DE

GESTIÓN INTEGRADO EN LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y

CARTOGRAFÍA DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI

AUTORES:

ALEJANDRO ROMERO MONTALVO ANDRÉS FELIPE MARCIALES PARDO

UNVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERÍA PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C. 2018

DISEÑO METODOLÓGICO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NTC ISO

17025:2005, NTC ISO 10005:2005 Y NTC ISO 10006:2003, EN EL SISTEMA DE

GESTIÓN INTEGRADO EN LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y

CARTOGRAFÍA DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI

AUTORES:

ALEJANDRO ROMERO MONTALVO CÓDIGO: 20091015053

ANDRÉS FELIPE MARCIALES PARDO

CÓDIGO: 20112015117

Proyecto de grado en la modalidad de pasantía para optar al título de ingeniero industrial

Director Interno MSc. CÉSAR ASDRALDO VARGAS HERNÁNDEZ

Director Externo

Ing. JOSÉ RICARDO GUEVARA LIMA

UNVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERÍA PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C. 2018

3

AGRADECIMIENTOS

Agradecemos primeramente al Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), por

abrirnos sus puertas, para la realización de esta pasantía.

A los ingenieros Samuel Orlando Guerrero Velásquez, José Ricardo Guevara Lima

y Cesar Asdraldo Vargas Hernández, por ser guías fundamentales en la

realización de este trabajo.

A nuestros padres por el apoyo incondicional que nos brindaron a lo largo de la

carrera de ingeniería industrial.

4

RESÚMEN

En el presente documento se puede encontrar un riguroso diagnóstico referente al

estado de implementación en que se encuentran las Normas Técnicas

Colombianas ISO 17025:2005, ISO 10005:2005 e ISO 10006:2003, aplicado en el

Grupo Interno de Trabajo de Geodesia de la Subdirección de Geografía y

Cartografía del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, para lo cual se efectuó un

levantamiento de la información y se elaboraron las matrices de evaluación de

requerimientos normativos. Luego del diagnóstico aplicado, y tomando como base

un marco metodológico de nivel descriptivo, se puede encontrar una

caracterización relacionada a la NTC ISO 17025:2005, en donde se evalúa el

estado actual del Almacén de Equipos Geodésicos y Topográficos y a partir de

esta caracterización, se presenta una propuesta tanto documental, como de

acciones a emprender para cumplir los requerimientos establecidos, buscando

convertir dicho almacén en un Laboratorio de Calibración certificado.

En cuanto a las dos normas restantes, las cuales se orientan a la calidad en la

gestión de los proyectos y los planes de la calidad, se evidenciaron situaciones

desfavorables en el cumplimiento de los requisitos, y por tal motivo se diseñó

documentación que subsane las discrepancias en su totalidad, presentándola

como propuesta aplicable para que la organización decida a corto plazo, la mejor

forma de proceder con los documentos proporcionados.

Finalmente, se presentan de manera general, algunas recomendaciones

enfocadas a la búsqueda de la mejor implementación de los resultados obtenidos

a lo largo de este escrito, recomendando también, algunas sugerencias que, si

bien se consideran hallazgos importantes, no hacen parte del alcance del proyecto

desarrollado; así como las conclusiones finales tanto cuantitativas como

cualitativas que consolidan el balance hecho por los autores del presente

documento.

5

Palabras claves: NTC ISO 17025, NTC ISO 10006, NTC ISO 10005,

Calibración, Gestión de proyectos.

6

ABSTRACT

In this document, the reader can find a rigorous diagnosis regarding the

implementation status of the Standards ISO 17025: 2005, ISO 10005: 2005 and

ISO 10006: 2003, applied in the Geodesy Internal Working Group from the

Geography and Cartography Subdirectorate of the Instituto Geográfico Agustin

Codazzi, for which a gathering information was carried out and were elaborated

some evaluation matrices of regulatory requirements. After the applied diagnosis,

and based on a descriptive level methodological framework, a characterization

related to the ISO 17025: 2005 can be found, where the current status of the

Geodetic and Topographic Equipment Warehouse is evaluated and from this

characterization, a proposal is presented, where both, documentary and actions to

undertake to meet the established requirements are included, seeking to convert

the Warehouse into a certified Calibration Laboratory.

Regarding the two remaining standards left, which are oriented to quality in the

projects management and quality plans, there were evident failures in

accomplishment with the requirements, and for this reason, documentation was

created to correct the discrepancies in their entirety, presenting it as an applicable

proposal so that the organization decides the best way to proceed with the

documents provided.

Finally, some general recommendations are presented, focused on the search for

the best implementation of the obtained results throughout this writing, also

recommending some suggestions that, although considered important findings, are

not part of the scope of the project developed; as well as the final quantitative and

qualitative conclusions that consolidate the balance made by this document’s

authors.

Key Words: NTC ISO 17025, NTC ISO 10006, NTC ISO 10005, Calibration,

Project Management.

7

TABLA DE CONTENIDO

1. Generalidades del proyecto ............................................................................ 13

1.1. Formulación del problema ........................................................................ 13

1.2. Justificación .............................................................................................. 15

1.3. Objetivo general ....................................................................................... 17

1.4. Objetivos específicos ............................................................................... 17

2. Marco referencial ............................................................................................ 17

2.1. Instituto colombiano de normas técnicas y certificación (icontec) ............ 18

2.2. Norma técnica colombiana ntc iso 17025:2005 ........................................ 18



2.5. Sistema de gestión integrado ................................................................... 21

2.6. Instituto geográfico agustín codazzi (igac) ............................................... 22

2.7. Subdirección de geografía y cartografía ................................................... 24

2.8. Preparación y evaluación de proyectos.................................................... 25

2.9. Plan de la calidad ..................................................................................... 26

2.10. Mejora continua .................................................................................... 26

3. Metodología .................................................................................................... 28

3.1. Tipo de investigación: ............................................................................... 28

3.1.1. Diagnóstico. .................................................................................... 28

3.1.2. Levantamiento de información. ...................................................... 29

3.1.3. Estructuración de documentación relacionada. .............................. 29

3.1.4. Propuesta de acciones de mejora. ................................................. 29

3.2. Marco espacio - temporal: ........................................................................ 29

4. Cronograma .................................................................................................... 31

5. Diagnóstico ..................................................................................................... 32

5.1. Diagnóstico de la norma ntc iso 17025:2005 en el almacén de equipos

geodésicos y topográficos .................................................................................. 33

5.1.1. Requisitos relativos a la gestión (4) ................................................ 33

5.1.1.1. Organización (4.1) .......................................................................... 33

5.1.1.2. Sistema de gestión (4.2) ................................................................. 38

8

5.1.1.3. Control de documentos (4.3) .......................................................... 41

5.1.1.4. Revisión de ofertas, contratos y pedidos (4.4) ............................... 43

5.1.1.5. Subcontratación de ensayos y calibraciones (4.5) ......................... 45

5.1.1.6. Compra de servicios y suministros (4.6) ......................................... 46

5.1.1.7. Servicio al cliente (4.7) ................................................................... 48

5.1.1.8. Quejas (4.8) .................................................................................... 50

5.1.1.9. Control de trabajos de ensayos y calibraciones no conformes (4.9)

51

5.1.1.10. Mejora (4.10) .................................................................................. 53

5.1.1.11. Acciones correctivas (4.11) ............................................................ 54

5.1.1.12. Acciones preventivas (4.12) ........................................................... 55

5.1.1.13. Control de registros (4.13) .............................................................. 56

5.1.1.14. Auditorías internas (4.14) ............................................................... 58

5.1.1.15. Revisiones por la dirección (4.15) .................................................. 60

5.1.2. Requisitos técnicos (5) ................................................................... 62

5.1.2.1. Generalidades (5.1) ........................................................................ 62

5.1.2.2. Personal (5.2) ................................................................................. 63

5.1.2.3. Instalaciones y condiciones ambientales (5.3) ............................... 66

5.1.2.4. Métodos de ensayo y calibración y validación de los métodos (5.4)

69

5.1.2.5. Equipos (5.5) .................................................................................. 72

5.1.2.6. Trazabilidad de las mediciones (5.6) .............................................. 77

5.1.2.7. Muestreo (5.7) ................................................................................ 78

5.1.2.8. Manipulación de los ítems de ensayo y calibración (5.8) ............... 79

5.1.2.9. Aseguramiento de la calidad de los resultados de ensayo y

calibración (5.9) .............................................................................................. 81

5.1.2.10. Informe de resultados (5.10) .......................................................... 82

5.2. Diagnóstico ntc iso 10006:2003 en el git de geodesia. ............................ 86

5.2.1. Sistemas de gestión de la calidad en los proyectos (4) .................. 86

5.2.1.1. Características del proyecto (4.1) ................................................... 86

5.2.1.2. Sistemas de gestión de calidad (4.2) ............................................. 89

5.2.2. Responsabilidad de la dirección (5) ............................................... 91

9

5.2.2.1. Compromiso de la dirección (5.1) ................................................... 91

5.2.2.2. Proceso estratégico (5.2) ............................................................... 92

5.2.2.3. Revisiones por la dirección y evaluaciones del avance (5.3) ......... 99

5.2.3. Gestión de los recursos (6) .......................................................... 102

5.2.3.1. Procesos relacionados con los recursos (6.1) .............................. 102

5.2.3.2. Procesos relacionados con el personal (6.2) ................................ 104

5.2.4. Realización del producto (7) ......................................................... 108

5.2.4.1. Generalidades (7.1) ...................................................................... 108

5.2.4.2. Procesos relacionados con la interdependencia (7.2) .................. 109

5.2.4.3. Procesos relacionados con el alcance (7.3) ................................. 113

5.2.4.4. Procesos relacionados con el tiempo (7.4) ................................... 116

5.2.4.5. Procesos relacionados con el costo (7.5) ..................................... 119

5.2.4.6. Procesos relacionados con la comunicación (7.6) ....................... 122

5.2.4.7. Procesos relacionados con el riesgo (7.7) .................................... 124

5.2.4.8. Procesos relacionados con las compras (7.8) .............................. 126

5.2.5. Medición, análisis y mejora (8) ..................................................... 130

5.2.5.1. Procesos relacionados con la mejora (8.1) .................................. 130

5.2.5.2. Medición y análisis (8.2) ............................................................... 131

5.2.5.3. Mejora continua (8.3).................................................................... 132

6. Levantamiento de la información y estructuración de documentos .............. 134

6.1. Caracterización del almacen de equipos geodésicos y topográficos ..... 134

6.2. Documentos propuestos ........................................................................ 138

6.2.1. Propuestas para el cubrimiento de la ntc iso 17025:2005 .................. 138

6.2.1.1. Organigrama del laboratorio de calibración de equipos geodésicos y

topográficos .................................................................................................. 138

6.2.1.2. Descripción de cargos del personal del laboratorio de calibración 139

6.2.1.3. Diseño area del laboratorio propuesto.......................................... 143

6.2.1.4. Política manejo de conflictos de intereses. ................................... 145

6.2.1.5. Manual de procedimientos gestión de ítems de laboratorio ......... 147

6.2.1.6. Manual de procedimientos calibración de niveles y estaciones

totales 147

10

6.2.1.7. Manual de procedimientos control de trabajo no conforme .......... 148

6.2.2. Propuestas para el cubrimiento de la ntc iso 10006:2003 .................. 149

6.2.2.1. Manual de procedimientos: control y seguimiento de los proyectos

suscritos a la subdirección de geografía y cartografía. .............................. 149

7. Conclusiones ................................................................................................ 150

8. Recomendaciones ........................................................................................ 152

9. Bibliografía .................................................................................................... 153

ANEXOS

Anexo 1: Manual de procedimientos Gestión de ítems de laboratorio ................ 155

Anexo 2: Manual de procedimientos calibración de niveles y estaciones totales.161

Anexo 3: Manual de procedimientos control de trabajo no conforme. ................. 182

Anexo 4: Manual de procedimientos: Control y seguimiento de los proyectos

suscritos a la Subdirección de geografía y cartografía. ....................................... 194

Anexo 5 : Plano almacén de equipos geodésicos y topográficos ........................ 234

LISTA DE TABLAS

Tabla 1: Cronograma pasantía. ............................................................................. 31

Tabla 2 : Organización. ......................................................................................... 33

Tabla 3 : Sistema de Gestión ................................................................................ 38

Tabla 4 : Control de documentos .......................................................................... 41

Tabla 5 : Revisión de ofertas, pedidos y contratos. ............................................... 43

Tabla 6: Subcontratación de ensayos y calibraciones. .......................................... 45

Tabla 7: Compras de servicios y suministros. ....................................................... 46

Tabla 8: Servicio al cliente..................................................................................... 48

Tabla 9: Quejas. .................................................................................................... 50

Tabla 10: Control de trabajo de ensayos y calibraciones no conformes. .............. 51

Tabla 11: Mejora. .................................................................................................. 53

Tabla 12: Acciones correctivas .............................................................................. 54

Tabla 13: Acciones preventivas. ............................................................................ 55

Tabla 14: Control de registros. .............................................................................. 56

Tabla 15: Auditorías internas................................................................................. 58

Tabla 16: Revisiones por la dirección. ................................................................... 60

Tabla 17: Generalidades. ...................................................................................... 62

Tabla 18: Personal. ............................................................................................... 63

Tabla 19: Instalaciones y condiciones ambientales. .............................................. 66

Tabla 20 : 5.4 Métodos de ensayo y calibración y validación de los métodos. ..... 69

Tabla 21: 5.5 Equipos. .......................................................................................... 72

11

Tabla 22: Trazabilidad en las mediciones. ............................................................ 77

Tabla 23: Muestreo. .............................................................................................. 78

Tabla 24: Manipulación de los ítems de ensayo y calibración. .............................. 79

Tabla 25: Aseguramiento de la calidad de los resultados de ensayo y calibración.

.............................................................................................................................. 81

Tabla 26: Informe de resultados. ........................................................................... 82

Tabla 27: Características del proyecto. ................................................................. 86

Tabla 28: Sistemas de gestión de calidad. ............................................................ 89

Tabla 29: Compromiso con la dirección. ............................................................... 91

Tabla 30: Proceso estratégico. .............................................................................. 92

Tabla 31: Revisiones por la dirección y evaluaciones de avance. ......................... 99

Tabla 32: Procesos relacionados con los recursos. ............................................ 102

Tabla 33: Procesos relacionados con el personal ............................................... 104

Tabla 34: Generalidades. .................................................................................... 108

Tabla 35: Procesos relacionados con la interdependencia. ................................ 109

Tabla 36: Procesos relacionado con el alcance. ................................................. 113

Tabla 37: Procesos relacionados con el tiempo. ................................................. 116

Tabla 38: Procesos relacionados con el costo .................................................... 119

Tabla 39: Procesos relacionados con la comunicación. ...................................... 122

Tabla 40: Procesos relacionados con el riesgo. .................................................. 124

Tabla 41: Procesos relacionados con las compras. ............................................ 126

Tabla 42: Procesos relacionados con la mejora. ................................................. 130

Tabla 43: Medición y análisis. ............................................................................. 131

Tabla 44: Mejora continua. .................................................................................. 132

Tabla 45: Equipos del almacén que requieren calibración. ................................. 135

Tabla 46: Descripción de zonas del almacén ...................................................... 137

Tabla 47: Descripción zonas laboratorio propuesto ............................................ 145

Tabla 48: Contenido manual de procedimientos gestión de ítems de calibración 147

Tabla 49: Contenido manual de procedimientos gestión de ítems de calibración 148

Tabla 50: Contenido manual de procedimientos control de trabajo no conforme 148

Tabla 51: contenido Manual de procedimientos control de trabajo no conforme 149

LISTA DE FIGURAS

Figura 1: Estructura Orgánica IGAC. ..................................................................... 23

Figura 2: Mapa de procesos IGAC ........................................................................ 24

Figura 3: Metodología del proyecto de pasantía ................................................... 28

Figura 4: Consolidado cumplimiento numeral 4, NTC ISO 17025:2005. ............... 61

Figura 5: Consolidado requisitos numeral 5, NTC ISO 17025 ............................... 85

Figura 6: Consolidado requisitos numeral 4, NTC ISO 10006 ............................... 90

12

Figura 7: Consolidado requisitos numeral 5, NTC ISO 10006 ............................. 101

Figura 8: Consolidado numeral 6, NTC ISO 10006 ............................................. 107

Figura 9: Consolidado numeral 7, NTC ISO 10006 ............................................. 129

Figura 10: Consolidado numeral 8, NTC ISO 10006 ........................................... 133

Figura 11 : Vista isométrica del almacén. ........................................................... 136

Figura 12: Plano del almacén .............................................................................. 136

Figura 13: Organigrama del laboratorio propuesto. ............................................. 138

Figura 14: Plano actual del laboratorio. ............................................................... 143

Figura 15: Plano del laboratorio propuesto ......................................................... 144

13

1. GENERALIDADES DEL PROYECTO

1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

La globalización y los avances tecnológicos han traído consigo la necesidad de

mejorar constantemente los procesos administrativos, y productivos tanto de

bienes como de servicios; es por ello que, la estandarización de los mismos ha

cobrado una gran relevancia para las organizaciones que buscan optimizar sus

recursos y llevar un control sobre las actividades que se realizan dentro de ellas.

El instituto Geográfico Agustín Codazzi, en su calidad de entidad pública ha

desarrollado a lo largo de los años, acciones que buscan el mejoramiento de los

procesos, ya sea en la manera de ejecutarlos o de administrarlos correctamente.

Es por ello que ha visto una oportunidad para lograr su objetivo en la

estandarización de sus procesos, guiado por normas existentes y de

organizaciones con amplia experiencia en el tema. Es por lo anterior que,

actualmente el IGAC cuenta con un sistema de gestión integrado (SGI)

implementado, que busca contribuir al logro de los objetivos institucionales

planteados, y de su política de calidad, la cual se encuentra delimitada por la

Resolución Interna 666 de 20171.

Al existir un SIG, es necesario efectuar una constante revisión y mantenimiento del

mismo, ya que abarca diferentes sistemas de gestión que, de no ser

correctamente integrados, podrían llevar al hallazgo de no conformidades dentro

de los procesos de la organización. Ahora, es intención de Instituto Geográfico

Agustín Codazzi el lograr implementar exitosamente tres grandes normas

propuestas por la Organización Internacional de Normalización (ISO), que se

caracterizan a continuación:

En primer lugar, está la norma ISO 17025:2005, que establece los requisitos

exigidos para los laboratorios de ensayo y calibración, con el objeto de demostrar

1 Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Política del Sistema de Gestión Integrado SGI. 23 de marzo de 2018.

Disponible en internet : https://www.igac.gov.co/es/contenido/politica-del-sistema-de-gestion-integrado-

14

que dichas instalaciones son técnicamente competentes y que logran producir

resultados confiables y con bajos grados de incertidumbre2. Por lo anterior, se

crea la imperante necesidad de implementar dichas normas, dadas las

características del GIT de geodesia, que requiere la correcta calibración y función

de los instrumentos de medición, para sus procesos y para ostentar credibilidad

tanto nacional como internacionalmente. Se aclara que la ISO 17025:2005, se

encuentra orientando la Gestión del Laboratorio Nacional de Suelos actualmente.

Como segunda norma de interés de implementación del IGAC, está la ISO

10005:2005, que proporciona lineamientos y orientaciones a lo referente sobre

planes de calidad, en este caso, enmarcado dentro del Sistema de Gestión de

Calidad de la institución pública.

En último lugar, pero no por ello menos importante, se encuentra la norma ISO

10006:2003, en la cual se generan las directrices guía para llevar a cabo una

correcta gestión de calidad en la ejecución de proyectos3, y perfila los principios y

prácticas del SGC. Proporciona a su vez, conceptos y definiciones pertinentes,

derivadas de la norma NTC ISO 9001, y se encuentra dirigida a proyectos de

cualquier índole, desde sencillos y unipersonales, hasta un proyecto que forme

parte de una cartera de proyectos. Esta norma, NTC ISO 10006:2003, se

pretende, sea complementaria a la anteriormente expuesta ISO 10005:2005, y a

su vez complementa la orientación que ofrece la norma NTC ISO 90044. Dado lo

anterior, se plantea la siguiente pregunta de investigación:

¿Cómo lograr que el diseño metodológico para la implementación de las Normas

Técnicas ISO 17025:2005, ISO 10005:2005 e ISO 10006:2003 en el Sistema

Integrado de Gestión de Instituto Geográfico Agustín Codazzi, genere un impacto

2 Instituto Colombiano de Normalización y Certificación ICONTEC. Requisitos generales para la competencia

de los laboratorios de ensayo y de calibración. NTC ISO 17025. Bogotá D.C: El Instituto, 2005. 8 p. 3 Instituto Colombiano de Normalización y Certificación ICONTEC. Sistemas de gestión de la calidad —

Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. NTC ISO 10006. Bogotá D.C: El Instituto, 2003. 8 p. 4 Ibíd. .,p. 8

15

significativo para la Subdirección de Geografía y Cartografía, tanto en su enfoque

a proyectos, como en sus procesos geodésicos?

1.2. JUSTIFICACIÓN

El ingeniero industrial está en la capacidad de ejecutar un correcto levantamiento

de información y un acertado diagnóstico de la organización a intervenir, así como

el usar sus conocimientos adquiridos en la academia (En este caso, son en su

mayoría en el área de gestión, control y aseguramiento de la calidad), para

detectar situaciones desfavorables y puntos de mejora en los procesos

estudiados, y se encuentra preparado para proponer acciones correctivas y de

mejora en la institución. Así, y con el fin de lograr la transferencia de conocimiento;

desde el año 2016, el IGAC y la Universidad Distrital Francisco José de Caldas,

reactivaron el convenio de cooperación interadministrativo que les permite a los

estudiantes de la Universidad, realizar sus pasantías y así optar por su título

profesional. De acuerdo a ello, los estudiantes Alejandro Romero Montalvo y

Andrés Felipe Marciales Pardo, pertenecientes al proyecto curricular de Ingeniería

Industrial, se encargarán del levantamiento y diagnóstico de la información

relacionada a las normas ISO 17025:2005, ISO 10005:2005 e ISO 10006:2003, en

calidad de pasantes; con el fin de contribuir al mejoramiento del Sistema Integrado

de Gestión del IGAC desde el área de Geodesia y adquirir como ingenieros

industriales las competencias para el levantamiento, diagnóstico, implementación

y mantenimiento de una norma ISO. Dichas normas estarán enmarcadas dentro

de la norma NTC ISO 9001, y se pretenden implementar en todos los proyectos

existentes y venideros dentro de la Subdirección de Geografía y Cartografía del

IGAC.

El Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), guiándose por su Política del

Sistema de Gestión Integrado, está comprometido en la producción, en proveer y

divulgar información y conocimiento confiables y oportunos, en sus diferentes

áreas como lo son la geodesia, geografía, cartografía, agrología, catastro,

16

tecnologías geoespaciales. Adicionalmente busca la transferencia de

conocimiento adquirido en el normal cumplimiento de sus funciones, que cumplan

con las disposiciones legales, técnicas y otros requisitos; así como las

necesidades y expectativas de los clientes y grupos de interés. Siempre buscando

el mejoramiento continúo de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de

Gestión Integrado existente.

Para que el mantenimiento y mejoramiento continuo de un Sistema Integrado de

Gestión se lleve a cabo satisfactoriamente, existen instrumentos que hacen dicho

trabajo posible, entre ellos se pueden reconocer las diferentes herramientas de

gestión disponibles, el fortalecimiento de las competencias del personal, la

asignación de recursos, la mejora en la infraestructura física y tecnológica, la

aplicación de mejores prácticas profesionales y el análisis del entorno y sus

cambios; y demás prácticas asociadas al ciclo PHVA (Planificar, hacer, verificar y

actuar), buscando una constante supervisión de las actividades, y así mismo, un

ajuste a las mismas, interviniendo para encaminar los procesos al logro de los

objetivos más acertados y acordes con lo buscado por la organización.

La razón de elaborar el presente documento es debido a la necesidad de llevar a

cabo un correcto diseño metodológico para la implementación de las normas NTC

ISO 17025:2005, ISO 10005:2005 e ISO 10006:2003, con el fin de contribuir al

logro de los objetivos institucionales y de manera específica, un fortalecimiento de

SGI, orientado específicamente al Sistema de Gestión de Calidad y al Sistema a la

Gestión del Laboratorio Nacional de Suelos, según lo establecido en la Resolución

Interna N° 666 de 2017. Por lo anterior se hace necesario, actualizar y consolidar,

en una sola política los aspectos determinantes de un Sistema Integrado de

Gestión que operan en el IGAC.

El diseño metodológico para la implementación de las normas nombradas en el

párrafo anterior, se caracteriza por tener tres etapas: Delimitación y formulación,

socialización e implementación en la organización. Esto da a entender que el

IGAC quiere intervenir actualmente en la correcta etapa de delimitación y

formulación, ya que de ella dependen las siguientes fases. Al haberse iniciado ya

17

dicha etapa de la documentación para lograr la implementación, se pretende

contar con un equipo de trabajo que apoye tanto en este proceso, como en los

procesos y etapas venideras, asegurando el mejor desempeño posible.

1.3. OBJETIVO GENERAL

Diagnosticar y apoyar el nivel de cumplimiento de los requisitos establecidos por

las normas NTC ISO 17025:2005, NTC ISO 10005:2005 y NTC ISO 10006:2003,

dentro del Sistema de Gestión Integrado en la Subdirección de Geografía y

Cartografía.

1.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Efectuar diagnóstico del cumplimiento de los requisitos de las normas NTC

ISO 17025:2005, NTC ISO 10005:2005 y NTC ISO 10006:2003.

2. Levantar la información relacionada a los requisitos de las normas NTC ISO

17025:2005, NTC ISO 10005:2005 y NTC ISO 10006:2003.

3. Estructurar los manuales de procesos, procedimientos y formatos al interior

de la Subdirección de Geografía y cartografía.

4. Proponer acciones de mejora al interior del proceso geodésico.

5. Socializar el proyecto de pasantía en el IGAC y con la comunidad

académica de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

2. MARCO REFERENCIAL

Una vez establecido lo que se busca con el presente documento, se procede a

plasmar algunas definiciones que son necesarias para el pleno entendimiento de

18

los capítulos posteriores, y van desde conceptos muy simples de entender, a otros

muy técnicos, ya definidas previamente por las organizaciones competentes.

2.1. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)

Organismo multinacional de carácter privado, sin ánimo de lucro, que trabaja para

fomentar la normalización, la certificación, la metrología y la gestión de la calidad

en Colombia. Está conformado por la vinculación voluntaria de representantes del

Gobierno Nacional, de los sectores privados de la producción, distribución y

consumo, el sector tecnológico en sus diferentes ramas y por todas aquellas

personas jurídicas y naturales que tengan interés en pertenecer a él.

En el campo de la normalización, la misión del Instituto es promover, desarrollar y

guiar la aplicación de Normas Técnicas Colombianas (NTC) y otros documentos

normativos, con el fin de alcanzar una economía óptima de conjunto, el

mejoramiento de la calidad y también facilitar las relaciones cliente-proveedor, en

el ámbito empresarial nacional o internacional. ICONTEC, como Organismo

Nacional de Normalización (ONN) representa a Colombia ante organismos de

normalización internacionales y regionales como la Organización Internacional de

Normalización (ISO), la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC), y la Comisión

Panamericana de Normas de la Cuenca del Pacífico (COPANT)5.

2.2. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 17025:2005

Esta norma abarca los requisitos generales para la competencia de los

laboratorios de ensayo y calibración, establece los requisitos generales para la

competencia en la realización de ensayos o de calibraciones, incluido el muestreo.

Cubre los ensayos y las calibraciones que se realizan utilizando métodos

5 Unidad Administrativa de Catastro Distrital. ICONTEC. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

Certificación. 22 de marzo de 2018. Disponible en internet : https://www.ideca.gov.co/es/node/227

19

normalizados, métodos no normalizados y métodos desarrollados por el propio

laboratorio. Esta Norma Internacional es aplicable a todas las organizaciones que

realizan ensayos o calibraciones; estas pueden ser, por ejemplo, los laboratorios

de primera, segunda y tercera parte, y los laboratorios en los que los ensayos o

las calibraciones forman parte de la inspección y la certificación de productos. Esta

Norma Internacional es aplicable a todos los laboratorios, independientemente de

la cantidad de empleados o de la extensión del alcance de las actividades de

ensayo o de calibración.

Esta Norma Internacional es para que la utilicen los laboratorios cuando

desarrollan los sistemas de gestión para sus actividades de la calidad,

administrativas y técnicas; también puede ser utilizada por los clientes del

laboratorio, las autoridades reglamentarias y los organismos de acreditación

cuando confirman o reconocen la competencia de los laboratorios. Esta Norma

Internacional no está destinada a ser utilizada como la base para la certificación

de los laboratorios6.


Esta Norma Internacional fue preparada para atender a la necesidad de

orientación sobre los planes de la calidad, ya sea en el contexto de un sistema de

gestión de la calidad establecido o como una actividad de gestión independiente.

En cualquier caso, los planes de la calidad proporcionan un medio de relacionar

requisitos específicos del proceso, producto, proyecto o contrato con los métodos

y prácticas de trabajo que apoyan la realización del producto. El plan de la calidad

debería ser compatible con otros planes asociados que pudieran ser preparados.

Entre los beneficios de establecer un plan de la calidad están el incremento de

confianza en que los requisitos serán cumplidos, un mayor aseguramiento de que

6 Instituto Colombiano de Normalización y Certificación ICONTEC. Requisitos generales para la competencia

de los laboratorios de ensayo y de calibración. NTC ISO 17025. Bogotá D.C: El Instituto, 2005. 8 p.

20

los procesos están en control y la motivación que esto puede dar a aquellos

involucrados. También puede permitir conocer mejor las oportunidades de mejora.

Esta Norma Internacional no reemplaza la orientación dada en la

Norma ISO 9004 o en documentos específicos de la industria. Donde se requieran

planes de la calidad para aplicaciones de proyectos, la orientación proporcionada

en esta Norma Internacional se pretende que sea complementaria a la dada en la

Norma ISO 10006.7


Esta Norma Internacional proporciona orientación sobre la aplicación de la gestión

de la calidad en los proyectos. Se aplica a proyectos de distinta complejidad,

pequeños o grandes, de corta o larga duración, en distintos ámbitos e

independientemente del tipo de producto o proceso involucrado. Esto puede hacer

necesaria cierta adaptación de la orientación para adecuarse a un proyecto

determinado.

Esta Norma Internacional no es en sí misma una guía para la “gestión de

proyectos”. Se trata la orientación para la calidad en los procesos de gestión del

proyecto. La orientación sobre la calidad en los procesos relativos al producto del

proyecto, y sobre el “enfoque basado en procesos”, se trata en la

Norma ISO 9004. Dado que esta Norma Internacional es un documento de

orientación, no está destinada a ser utilizada a efectos de certificación/registro.

Se reconoce que hay dos aspectos en la aplicación de la gestión de la calidad en

los proyectos: los referidos a los procesos y los referidos al producto de éste. La

falta de cumplimiento de cualquiera de estos dos aspectos puede tener efectos

significativos en el producto, en el cliente y en otras partes interesadas del

proyecto, y en la organización encargada de éste.

7 Instituto Colombiano de Normalización y Certificación ICONTEC. Directrices para los planes de calidad. NTC

ISO 10005. Bogotá D.C: El Instituto, 2005. 8 p.

https://www.iso.org/obp/ui#iso:std:iso:9004:en

https://www.iso.org/obp/ui#iso:std:iso:10006:en

https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9004:en

21

Estos aspectos también enfatizan que el logro de los objetivos de la calidad es una

responsabilidad de la alta dirección, que exige un compromiso para que los

objetivos de la calidad sean inculcados en todos los niveles de las organizaciones

que participan en el proyecto. No obstante, cada nivel debería mantener la

responsabilidad de sus respectivos procesos y productos.

La creación y mantenimiento de la calidad del proceso y del producto de un

proyecto requieren un enfoque sistemático. Este enfoque debería tener por

objetivo asegurarse de que se comprenden y satisfacen las necesidades explícitas

e implícitas del cliente, que se comprenden y evalúan las necesidades de otras

partes interesadas en el proyecto y que se tiene en cuenta la política de la calidad

de la organización originaria para su implementación en la gestión del proyecto.8

2.5. Sistema de Gestión Integrado

Sistema Integrado de Gestión (SIG) es una plataforma que permite unificar los

sistemas de gestión de una empresa que anteriormente se trabajaban en forma

independiente con el fin de reducir costos y maximizar resultados. Los SIG

generalmente comprenden los Sistemas de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y

de Salud Ocupacional. Los sistemas integrados de gestión pertenecen a las

normas de la serie ISO 9001, que pretenden conseguir la mejora continua y la

satisfacción del cliente mediante la calidad en los servicios.

Un Sistema de Gestión Integrado, va a requerir la existencia de un único manual

de gestión, implementación simultánea de cada uno de los sistemas, distribución

de los esfuerzos, designación de un responsable único y fuerte liderazgo y

compromiso.

8 Instituto Colombiano de Normalización y Certificación ICONTEC. Sistemas de gestión de la calidad —

Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. NTC ISO 10006. Bogotá D.C: El Instituto, 2003. 8 p.

22

2.6. Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC)

Es una entidad gubernamental encargada de producir, investigar, reglamentar,

disponer y divulgar la información geográfica, cartográfica, agrológica, catastral,

geodésica y de tecnologías geoespaciales para su aplicación en los procesos de

gestión del conocimiento, planificación y desarrollo integral del país. Entre sus

labores más destacadas se encuentran las de elaborar el catastro nacional de la

propiedad inmueble; realizar el inventario de las características de los suelos;

adelantar investigaciones geográficas como apoyo al desarrollo territorial;

capacitar y formar profesionales en tecnologías de información geográfica y

coordinar la Infraestructura Colombiana de Datos Espaciales (ICDE).

Su estructura orgánica es liderada por el consejo directivo, compuesto por el

Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, quien

actúa como Presidente, el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural; el Ministro de

Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial; el Ministro de Defensa Nacional; el

Director del Departamento Nacional de Planeación, DNP, y dos representantes del

Presidente de la República. En cuanto a las áreas misionales de la organización,

se encuentra la Subdirección de Geografía y Cartografía, Subdirección de

Agrología, Subdirección de Catastro y Direcciones Territoriales. Para ilustrar de

manera más detallada las áreas que integran esta entidad gubernamental, a

continuación se presenta el organigrama del IGAC.9

9 Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Estructura Orgánica y Talento Humano. 21 de marzo de 2018.

Disponible en internet : https://www.igac.gov.co/es/contenido/estructura-organica-y-talento-humano

23

Figura 1: Estructura Orgánica IGAC.

Fuente: Instituto Geográfico Agustín Codazzi

En cuanto a su estructura de procesos, estas se enmarcan en estratégicos,

misionales y de apoyo, como se muestra a continuación.

24

Figura 2: Mapa de procesos IGAC

Fuente: Instituto Geográfico Agustín Codazzi

2.7. Subdirección de Geografía y Cartografía

Es la encargada de la producción, actualización y mantenimiento de información,

productos y servicios cartográficos y geográficos de Colombia. Entre sus funciones

se encuentran, asesorar y proponer a la Dirección General y a las instancias

pertinentes, las políticas, reglamentos, planes, programas, proyectos y procesos

para la producción, actualización y mantenimiento de información, productos y

servicios geodésicos, fotogramétricos, cartográficos y geográficos del país.

Proyectar las normas que deba expedir el Instituto como máxima autoridad del

país en temas técnicos relacionados con geodesia, fotogrametría, cartografía

básica, geografía, ordenamiento territorial, límites de entidades territoriales y

nombres geográficos y dirigir y realizar la producción, actualización, custodia,

25

preservación y documentación estandarizadas de la cartografía básica oficial

digital del país a diferentes escalas, en los temas de control geodésico, imágenes

de sensores aerotransportados, fotocontrol, nombres geográficos, alturas,

ortoimágenes e hidrografía para satisfacer las necesidades de los usuarios

internos y externos, dentro del marco de las infraestructuras de datos espaciales.10

2.8. Preparación y evaluación de proyectos

Sabiendo que un proyecto se define como la búsqueda de una solución inteligente

al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre tantos, una necesidad

humana. Como se busca dar la mejor solución al problema identificado, deberán

buscarse todas las opciones que buscan al objetivo, y cada una de ellas es un

proyecto disponible.

Se tiene entonces que hay que realizar un análisis exhaustivo para determinar

cuál de las opciones dadas, es la mejor para resolver el problema y así conseguir

que se disponga de los antecedentes y la información necesarios para asignar

racionalmente los recursos escasos a la alternativa de solución más eficiente y

viable.

En una primera etapa se preparará el proyecto, es decir, se determinará la

magnitud de sus inversiones, costos y beneficios. En una segunda etapa, se

evaluará el proyecto, en otras palabras, se medirá la rentabilidad de la inversión.

Ambas etapas constituyen lo que se conoce como la pre inversión. Ejecutando

dichas etapas será posible reducir la incertidumbre inicial respecto de la

conveniencia de llevar a cabo una inversión. La decisión que se tome con más

10

Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Subdirección de Geografía y cartografía. 21 de marzo de 2018. Disponible en internet : https://www.igac.gov.co/es/contenido/areas-estrategicas/subdireccion-de-geografia-y-cartografia

26

información siempre será mejor, salvo el azar, que aquella que se tome con poca

información.11

2.9. Plan de la calidad

En la rama de la gestión de la calidad, existen numerosos enfoques, dependiendo

de lo que la organización busque; uno de ellos es un plan de la calidad.

El plan de la calidad es un documento que especifica qué procedimientos y

recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben

aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico.

De lo anterior se deduce que los planes de la calidad están estrechamente

asociados a la ejecución de proyectos y por ende al sistema de gestión de la

calidad de una organización. De allí se deriva la importancia de tener

documentados todos los procedimientos ejecutados en los diferentes procesos

que maneje la empresa.12

2.10. Mejora continua

La mejora continua es considerada un enfoque para obtener un progreso en el

funcionamiento delo procesos operativos, la cual se basa en la necesidad de

revisar constantemente las operaciones de los problemas, la reducción de costos

oportunidad, la racionalización, y otros factores que en conjunto permiten la

optimización.

Por lo general, la mejora continua se complementa con metodologías de proceso,

proporcionando una visión holística, medible y con elementos suficientes para la

11

Preparación y evaluación de proyectos. N. Sapag Chaín, R. Sapag Chaín. Mc Graw Hill, Ed. 5. 12 Instituto Colombiano de Normalización y Certificación ICONTEC. Directrices para los planes de calidad.

NTC ISO 10005. Bogotá D.C: El Instituto, 2005. 8 p.

27

realimentación del rendimiento del proceso para impulsar la mejora en la ejecución

de los procesos.13

13 Guía para el Business Process Management Body of Knowledge – ABPMP BPM CBOK V3.0.

28

3. METODOLOGÍA

3.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN:

Para dar cumplimiento a los objetivos específicos planteados, se diseñaron las

siguientes etapas (ver figura 3), bajo el marco metodológico de nivel descriptivo,

debido a que las actividades del proyecto de pasantía, pretenden la

caracterización del fenómeno estudiado, en la documentación, situaciones

prácticas y observaciones subjetivas. Buscando generar un escrito lo más

completo posible y estandarizado para quienes deseen trabajarlo

posteriormente14.

Figura 3: Metodología del proyecto de pasantía

Fuente: Los autores.

3.1.1. Diagnóstico.

14

LERMA, Héctor D. Metodología de la investigación. Propuesta, Anteproyecto y Proyecto. 5 ed. Bogotá D.C.: ECOE ediciones, 2016. 98 p.

1.Diagnóstico 2.Levantamiento de información

3. Estructuración de

documentación relacionada

4.Propuesta de acciones de

mejora

29

En esta etapa se identificará el estado actual del área en el cumplimiento de los

requisitos de las NTC ISO 17025:2005, NTC ISO 10005:2005 y NTC ISO

10006:2003. Efectuando la revisión documental y utilizando como instrumento una

matriz de cumplimiento de requisitos para las tres normas, de autoría propia.

3.1.2. Levantamiento de información.

En esta etapa se recopilará la información faltante que se identificó en las matrices

de cumplimiento para las NTC ISO 17025:2005, NTC ISO 10005:2005 y NTC ISO

10006:2003. A través de revisión documental y mediante reuniones que se

establezcan con los dueños de los procesos.

3.1.3. Estructuración de documentación relacionada.

En esta etapa se pretende adecuar los manuales de procesos, procedimientos y

formatos al diseño metodológico que se tiene establecido en el área y que

cumplan con las especificaciones citadas en las normas técnicas.

3.1.4. Propuesta de acciones de mejora.

En esta etapa se utilizará la metodología dinámica PHVA (Planear, Hacer,

Verificar y Actuar), para lograr el mantenimiento y la mejora del desempeño de los

procesos.

3.2. MARCO ESPACIO - TEMPORAL:

El presente proyecto está especificado para desarrollarse inicialmente en el Grupo

Interno de Trabajo de Geodesia, de la Subdirección de Geografía y Cartografía del

30

Instituto Geográfico Agustín Codazzi ubicado en la Carrera 30 N° 48-51 en

Bogotá.

31

4. CRONOGRAMA Tabla 1: Cronograma pasantía.


32

5. DIAGNÓSTICO

Se diseñaron dos matrices de requisitos que contienen los numerales relacionados

a las normas NTC-ISO 17025: 2005 (Anexo 1) y NTC-ISO 10006: 2003 (Anexo 2).

Cada matriz califica el nivel de cumplimiento de los numerales de las normas,

asignando (0) cero al no cumplimiento, (1) uno al escaso cumplimiento, (3) tres al

cumplimiento parcial y (5) al cumplimiento total para cada uno de los requisitos

establecidos.

La recolección de información de las dos matrices se efectuó a través de

reuniones con el personal del Almacén de Equipos Geodésicos y Topográficos y

con el profesional de Gestión de la Calidad del Grupo Interno de Trabajo (GIT) de

Geodesia. Adicionalmente se consultaron documentos con los que cuenta el

Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) en su repositorio de información del

Sistema de Gestión Integrado.

En cuanto a la norma NTC ISO 10005:2005, dentro del GIT de geodesia no se le

efectuó diagnóstico; únicamente se creó una guía para efectuar los planes de

calidad.

A continuación, se desarrolla el diagnóstico de cada uno de los requisitos que

componen las normas previamente mencionadas.

33

5.1. Diagnóstico de la norma NTC ISO 17025:2005 en el Almacén de Equipos

Geodésicos y Topográficos

Se analizó el cumplimiento de los requisitos de los numerales 4 Requisitos

relativos a la gestión y 5 Requisitos técnicos.

5.1.1. Requisitos relativos a la gestión (4)

5.1.1.1. Organización (4.1)

Tabla 2 : Organización. NTC ISO 17025 :2005 REQUISITOS GENERALES PARA LA COMPETENCIA DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO Y

CALIBRACIÓN

4 Requisitos relativos a la gestión 4.1 Organización

Requisitos específicos Calificación Cumplimiento sobre 5 puntos

1,8 Porcentaje de cumplimiento 37%

4.1.1 La organización es una entidad con responsabilidad legal.

5

4.1.2

Es responsabilidad del laboratorio realizar las actividades de ensayo y calibración cumpliendo con los requisitos de la NTC ISO 17025:2005.

0

4.1.3

El sistema de gestión cubre el trabajo realizado en las instalaciones permanentes, fuera de ellas, temporales o móviles asociadas.

0

4.1.4

En caso de que la organización desarrolle actividades distintas a las de ensayo y calibración, se tienen definidas las responsabilidades del personal clave de la organización que participa en las actividades de ensayo y calibración, con el fin de detectar posibles conflictos de intereses.

0

4.1.5 El laboratorio cumple con los puntos a,b,c,d,e,f,g,h,i y k.

1

4.1.6

La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro del laboratorio y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión.

5

CRITERIOS DE CALIFICACIÓN

Cumple (5) Cumplimiento parcial (3) Escasamente cubierto (1) No cumplimiento (0)

Nota: La calificación NA, hace referencia a NO APLICA, y esta no se contabiliza en el indicador.


37%

63%

Cumple No cumple

100 %

34

Cumplimiento del numeral 4.1.1

Este requisito se cumple, ya que el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, es un

establecimiento público del orden nacional adscrito al Departamento Nacional de

Estadística DANE, y su estructura actual se rige bajo los decretos 2113 de 1992,

208 del 2004 y 1551 de 2009. Esta información se encuentra soportada en el

Manual del Sistema de Gestión Integrado (P12000-01/17.V16).


Este requisito no se cumple. Se sugiere que para la implementación de la NTC

ISO 17025:2005 en el laboratorio de calibración de equipos geodésicos y

topográficos, se especifique en el Manual del Sistema de Gestión Integrado los

requerimientos para que el laboratorio cumpla con los requisitos de la norma.


Este requisito no se cumple. Ya que el presente trabajo es un proyecto para el

diseño del futuro laboratorio de calibración de equipos geodésicos y topográficos.

Se sugiere que, para la implementación de la norma, en el Manual del Sistema de

Gestión Integrado se especifique el alcance de esta misma, el cual abarcaría

únicamente las instalaciones del Laboratorio de Calibración de Equipos

Geodésicos y Topográficos.


Este requisito no se cumple. Se sugiere que para la implementación de la NTC

ISO 17025:2005 en el laboratorio de calibración de equipos geodésicos y

topográficos, se construyan e incluyan las descripciones de los cargos

involucrados en el Manual de Funciones y Competencias Laborales.

Con el fin de evitar posibles conflictos de intereses, el personal debe ejercer sus

actividades únicamente en el laboratorio en mención y no debe pertenecer a

una(s) área(s) adicionales.

35

Se recomienda diseñar una política de manejo de conflicto de intereses, e incluirla

en el manual del sistema de gestión integrado.


Este requisito no se cumple, en todos sus puntos y se recomienda lo siguiente:

Apartado ‘a’: Referente al conocimiento del personal y los recursos para llevar a

cabo la implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión. Se

sugiere que, para la implementación de la norma, se especifique en el Manual del

Sistema de Gestión Integrado, que La Subdirección de Geografía y Cartografía por

medio del Plan Anual de Adquisiciones se encarga de proveer estos recursos.

Adicionalmente se debe especificar que los requisitos referentes al conocimiento

del personal, se deben especificar en el manual de funciones y competencias.

Apartado ‘b’: Referente al conflicto de intereses. Se recomienda que para la

implementación de la norma se diseñe el documento de Política de Conflicto de

Intereses.

Apartado ‘c’: Referente a la protección de la información confidencial. Se

recomienda que, para la implementación de la norma, se incluya el compromiso de

la organización de garantizar la confidencialidad de la información en el Manual

del Sistema de Gestión Integrado y se mencione en el mismo la Política Pública de

Protección de Datos Personales, (resolución 933 del 10 de agosto de 2017).

Apartado ‘d’: Referente a la instauración de políticas y procedimientos para evitar

intervenir en cualquier actividad que pueda disminuir la confianza en su

competencia, imparcialidad, juicio o integridad operativa. Se recomienda que, para

la implementación de la norma, se incluya en el Manual del Sistema de Gestión

Integrado, una política que mencione que el Laboratorio de Calibración de Equipos

Geodésicos y Topográficos evita intervenir en actividades que puedan afectar su

competencia, juicio, imparcialidad e integridad operativa.

36

Apartado ‘e’: Referente a definir la organización y la estructura de gestión del

laboratorio, su ubicación dentro de una organización madre, y las relaciones entre

la gestión de la calidad, las operaciones técnicas y los servicios de apoyo. Se

recomienda que, para la implementación de la norma, se diseñe el plano donde se

dimensione el área del laboratorio proyectado para que cumpla con los requisitos

establecidos. Adicionalmente se debe diseñar el respectivo organigrama del

laboratorio.

Apartado ‘f’: Referente a especificar la responsabilidad, autoridad e interrelación

de todo el personal que dirige, realiza o verifica el trabajo que afecta a la calidad

de los ensayos y/o calibraciones. Se recomienda que, para la implementación de

la norma, se diseñe el organigrama del laboratorio de calibración de equipos

geodésicos y topográficos. Además, se recomienda efectuar las descripciones de

los cargos que especifiquen funciones, responsabilidades y nivel de autoridad.

Apartado ‘g’: Referente a la supervisión adecuada del personal encargado de los

ensayos y calibraciones incluidos los que se encuentran en formación. Se

recomienda que para la implementación de la norma, se asigne a un responsable

que supervise al personal del área de calibración, adicionalmente se recomienda

tener un formato de registro para esta supervisión.

Apartado ‘h’: Referente a tener una dirección técnica con la responsabilidad total

por las operaciones técnicas y la provisión de los recursos necesarios para

asegurar la calidad requerida de las operaciones del laboratorio. Se recomienda

que, para la implementación de la norma, se establezca un director del laboratorio

de equipos geodésicos y topográficos. Adicionalmente se debe tener un área de

servicios administrativos que ayude a la dirección al cálculo de los recursos

necesarios.

Apartado ‘i’: Referente a nombrar un miembro del personal como responsable de

la calidad. Se recomienda que, para la implementación de la norma, se incluya en

el Manual de Funciones y Competencias Laborales el cargo y dicho rol se tenga

agregado en el organigrama del Laboratorio propuesto.

37

Apartado ‘j’: nombrar sustitutos para el personal directivo clave. Se recomienda

que, para la implementación de la norma, se incluya en el Manual de Funciones y

Competencias Laborales el cargo que desempeñará esta función

Apartado ‘k’: asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e

importancia de sus actividades y de la manera en que contribuyen al logro de los

objetivos del sistema de gestión. Este punto se encuentra totalmente cubierto

debido a que el IGAC con el fin de promover la interiorización del SGI realiza,

sensibilizaciones, campañas, piezas comunicacionales, feria ambiental,

divulgación de los temas ambientales a través de circulares, charlas presenciales,

entre otras, y se encuentra mencionado en el Manual del Sistema de Gestión

Integrado en el numeral 7.3 Toma de conciencia.


Este requisito se cumple y se encuentra mencionado en el Manual del Sistema de

Gestión Integrado en el numeral 7.4 Comunicación. Adicionalmente se cuenta con

un plan de comunicaciones 2016-2018 (resolución 578 del 11 de mayo de 2016) y

el manual de procedimientos de comunicación interna (P16001-02/18.V3).

38

5.1.1.2. Sistema de Gestión (4.2)

Tabla 3 : Sistema de Gestión

NTC ISO 17025 :2005 REQUISITOS GENERALES PARA LA COMPETENCIA DE LOS LABORATORIOS DE ENSAYO Y CALIBRACIÓN

4 Requisitos relativos a la gestión 4.2 Sistema de Gestión

Requisitos específicos Calificació

n

Cumplimiento sobre 5

puntos 3,0

Porcentaje de cumplimiento

50%

4.2.1

El laboratorio debe establecer, implementar y mantener un sistema de gestión apropiado al alcance de sus actividades. El laboratorio debe documentar sus políticas, sistemas, programas, procedimientos e instrucciones tanto como sea necesario para asegurar la calidad de los resultados de los ensayos y/o calibraciones. La documentación del sistema debe ser comunicada al personal pertinente, debe ser comprendida por él, debe estar a su disposición y debe ser implementada por él.

NA

4.2.2

Las políticas del sistema de gestión del laboratorio concernientes a la calidad, incluida una declaración de la política de la calidad, deben estar definidas en un manual de la calidad.

3

4.2.3

La alta dirección debe proporcionar evidencias del compromiso con el desarrollo y la implementación del sistema de gestión y con mejorar continuamente su eficacia.

5

4.2.4

La alta dirección debe comunicar a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.

5

4.2.5

El manual de la calidad debe contener o hacer referencia a los procedimientos de apoyo, incluidos los procedimientos técnicos. Debe describir la estructura de la documentación utilizada en el sistema de gestión.

3

4.2.6

En el manual de la calidad deben estar definidas las funciones y responsabilidades de la dirección técnica y del responsable de la calidad, incluida su responsabilidad para asegurar el cumplimiento de esta Norma Internacional.

0

4.2.7

La alta dirección debe asegurarse de que se mantiene la integridad del sistema de gestión cuando se planifican e implementan cambios en éste.

5


Cumple (5) Cumplimiento parcial (3) No cumplimiento (0)

Nota: La calificación NA, hace referencia a NO APLICA, y esta no se contabiliza en el indicador


50%

50%

Cumple No cumple

100 %

39


Este requisito no se cumple, debido a que abarca generalidades que cubren otros

numerales de la norma (4 y 5). Se recomienda que para la implementación del

mismo, se especifique el compromiso de implementar y establecer el sistema de

gestión de acuerdo a su alcance dentro del Manual del Sistema de Gestión

Integrado y de documentar todo lo relacionado a la calibración de equipos del

laboratorio (esto se especifica en los numerales siguientes).


Este requisito se encuentra cubierto parcialmente, debido a que existe una política

del Sistema de Gestión Integrado (Resolución 666 del 9 de junio de 2017). Sin

embargo, se recomienda que, para la implementación de la norma, se actualice la

resolución incluyendo el objetivo institucional orientado a la gestión del laboratorio

de calibración de equipos geodésicos y topográficos.


Este requisito se encuentra cubierto, y se tiene como evidencia el Manual de

Gestión integrado, cuyo numeral 9.3 menciona la revisión por la dirección donde

se establecen los lineamientos y directrices a seguir para realizar a intervalos

planificados la revisión del Sistema de Gestión Integrado, adicionalmente se tiene

el Manual de Procedimiento de revisión por la dirección del sistema de gestión

integrado (P12100-07/16.V5).


Este requisito se encuentra cubierto, debido a que el IGAC cuenta con varios

mecanismos de comunicación interna cuyo objetivo es mantener informados a los

diferentes niveles de la entidad acerca de los objetivos del instituto, las decisiones

gerenciales y el desarrollo de las actividades en los diferentes procesos. Dentro de

estos mecanismos se encuentran: Las resoluciones, intranet, SOFIGAC, correo

electrónico, pantallas digitales, campañas internas de comunicación, facilitadores

de comunicación interna.

40


Este requisito se encuentra cubierto parcialmente, ya que, en el Manual del

Sistema de Gestión Integrado, se encuentra contenido los procedimientos de

apoyo, pero no los técnicos referentes al laboratorio de calibración debido a que

no existen. Estos procedimientos se abarcan en el numeral 5 Requisitos Técnicos.


Este requisito no se cumple. Se recomienda que para la implementación de la

norma se diseñen los cargos del personal del laboratorio de calibración en el cual

se definan las funciones y responsabilidades, y se incluyan dentro en el Manual de

Gestión Integrado.


Este requisito se cumple, y se menciona en el punto 5.1 Liderazgo y compromiso

del Manual de Gestión Integrado, el cual menciona los compromisos de la

dirección general del IGAC con el desarrollo e implementación del SGI.

Adicionalmente se garantiza la integridad del SGC cuando se implementan

cambios, y se tiene como evidencia de ello el manual de procedimiento de Gestión

del Cambio.

41

5.1.1.3. Control de documentos (4.3)

Tabla 4 : Control de documentos


4 Requisitos relativos a la gestión 4.3 Control de documentos

Requisitos específicos Calificación Cumplimiento

sobre 5 puntos

4.3 Porcentaje de cumplimiento 87%

4.3.1

El laboratorio debe establecer y mantener procedimientos para el control de todos los documentos que forman parte de su sistema de gestión (generados internamente o de fuentes externas)

5

4.3.2

Todos los documentos distribuidos entre el personal del laboratorio como parte del sistema de gestión deben ser revisados y aprobados, para su uso, por el personal autorizado antes de su emisión

5

4.3.3

Los cambios a los documentos deben ser revisados y aprobados por la misma función que realizó la revisión original, a menos que se designe específicamente a otra función. Cuando sea posible, se debe identificar el texto modificado o nuevo en el documento o en los anexos apropiados. Si el sistema de control de los documentos del laboratorio permite modificar los documentos a mano, hasta que se edite una nueva versión, se deben definir los procedimientos y las personas autorizadas para realizar tales modificaciones. Se deben establecer procedimientos para describir cómo se realizan y controlan las modificaciones de los documentos conservados en los sistemas informáticos.

3





Cumplimiento del numeral 4.3.1, 4.3.2

Este requisito se cumple, y como evidencia de ello, se tiene el manual de

procedimiento “Elaboración, actualización y control de documentos establecidos

en el SGI” el cual permite establecer las actividades para identificar, elaborar,

87% 13%

Cumple No cumple

100 %

42

actualizar, eliminar, revisar, aprobar, controlar, oficializar y difundir los documentos

(manuales de procedimientos, instructivos, metodologías, guías, caracterización,

programas y formatos) correspondientes a los procesos establecidos en el

Sistema de Gestión Integrado – SGI, (P12100-01/18.V16) y la Guía de

presentación de documentos y formatos establecidos en el sistema de gestión

integrado – SGI, (G12100-01/14.V9).


Este requisito se cumple parcialmente, debido a que a pesar de tener el manual de

procedimiento Elaboración, actualización y control de documentos establecidos en

el SGI y la Guía (G12100-01/14.V9), se debe establecer si el laboratorio de

calibración de equipos geodésicos y topográficos permitirá la modificación de

documentos a mano y de ser así se deberá tener definido el procedimiento y las

personas autorizadas. Adicionalmente se recomienda diseñar el procedimiento

para realizar y controlar modificaciones de documentos en los sistemas

informáticos.

43

5.1.1.4. Revisión de ofertas, contratos y pedidos (4.4)

Tabla 5 : Revisión de ofertas, pedidos y contratos.


4 Requisitos relativos a la gestión 4.4 Revisión de ofertas, pedidos y contratos

Requisitos específicos Calificación Cumplimient

o sobre 5 puntos


4.4.1

El laboratorio debe establecer y mantener procedimientos para la revisión de los pedidos, las ofertas y los contratos. Las políticas y los procedimientos para estas revisiones, que den por resultado un contrato para la realización de una calibración

0

4.4.2

Se deben conservar los registros de las revisiones, incluidas todas las modificaciones significativas. También se deben conservar los registros de las conversaciones mantenidas con los clientes relacionadas con sus requisitos o con los resultados del trabajo realizado durante el período de ejecución del contrato.

0

4.4.3 La revisión también debe incluir cualquier trabajo que el laboratorio subcontrate

NA

4.4.4 Se debe informar al cliente de cualquier desviación con respecto al contrato.

0

4.4.5

Si un contrato necesita ser modificado después de haber comenzado el trabajo, se debe repetir el mismo proceso de revisión de contrato y se deben comunicar los cambios a todo el personal afectado.

0





Cumple No cumple

0 %

No se cumple

44


Este requisito no se cumple. Se debe diseñar un procedimiento para la para la

revisión de los pedidos, las ofertas y los contratos, del laboratorio de equipos

geodésicos y topográficos.

Como documento de apoyo se tiene el instructivo: Requisitos generales para la

selección, adquisición inspección y evaluación de productos y servicios (I40600-

10-14V3), del laboratorio nacional de suelos.


Este requisito no se cumple. Se sugiere que para la implementación de la norma

se diseñe un procedimiento o una política que describa la conservación de los

registros tanto de las revisiones y modificaciones significativas, y conversaciones

con el cliente acerca de los resultados de calibración. Adicionalmente se sugiere

tener diseñar un formato de comunicaciones con el cliente.


Este requisito no aplica, debido a que el objetivo de la propuesta del laboratorio de

calibración de equipos geodésicos y topográficos es no subcontratar servicios a

terceros para sus calibraciones.


Este requisito no se cumple. Se sugiere que, para la implementación de la norma,

se diseñe una política o procedimiento con el objetivo de que se establezca la

comunicación Laboratorio – cliente en el caso de cualquier desviación en el

contrato.



se diseñe una política la cual especifique los lineamientos en caso de

modificaciones en el contrato laboratorio- cliente.

45

5.1.1.5. Subcontratación de ensayos y calibraciones (4.5)

Tabla 6: Subcontratación de ensayos y calibraciones.


4 Requisitos relativos a la gestión 4.5 Subcontratación de ensayos y calibraciones


NA Porcentaje de cumplimiento NA

4.5.1

Cuando un laboratorio subcontrate un trabajo, ya sea debido a circunstancias no previstas se debe encargar este trabajo a un subcontratista competente.

NA

No aplica

4.5.2

El laboratorio debe advertir al cliente, por escrito, sobre el acuerdo y, cuando corresponda, obtener la aprobación del cliente, preferentemente por escrito.

NA

4.5.3

El laboratorio es responsable frente al cliente del trabajo realizado por el subcontratista, excepto en el caso que el cliente o una autoridad reglamentaria especifique el subcontratista a utilizar.

NA

4.5.4

El laboratorio debe mantener un registro de todos los subcontratistas que utiliza para los ensayos y/o las calibraciones, y un registro de la evidencia del cumplimiento con esta Norma Internacional para el trabajo en cuestión.

NA





Cumplimiento de los numerales 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3 y 4.5.4

Este requisito no aplica, debido a que el proyecto de laboratorio de calibración de

equipos geodésicos y topográficos no pretende subcontratar servicios para su

funcionamiento.

46

5.1.1.6. Compra de servicios y suministros (4.6)

Tabla 7: Compras de servicios y suministros.


4 Requisitos relativos a la gestión 4.6 Compras de servicios y suministros

Requisitos específicos Calificación Cumplimiento sobre

5 puntos 2.8 Porcentaje de cumplimiento 69%

4.6.1

El laboratorio debe tener una política y procedimientos para la selección y la compra de los servicios y suministros que utiliza y que afectan a la calidad de los ensayos y/o de las calibraciones. Deben existir procedimientos para la compra, la recepción y el almacenamiento de los reactivos y materiales consumibles de laboratorio que se necesiten para los ensayos y las calibraciones.

3

4.6.2

El laboratorio debe asegurarse de que los suministros, los reactivos y los materiales consumibles comprados, que afectan a la calidad de los ensayos y/o de las calibraciones, no sean utilizados hasta que no hayan sido inspeccionados, o verificados

0

4.6.3

Los documentos de compra de los elementos que afectan a la calidad de las prestaciones del laboratorio deben contener datos que describan los servicios y suministros solicitados. Estos documentos de compra deben ser revisados y aprobados en cuanto a su contenido técnico antes de ser liberados.

5

4.6.4

El laboratorio debe evaluar a los proveedores de los productos consumibles, suministros y servicios críticos que afectan a la calidad de los ensayos y de las calibraciones, y debe mantener los registros de dichas evaluaciones y establecer una lista de aquellos que hayan sido aprobados.

3




Fuente: los autores

69%

31%

Cumple No cumple

100 %

47


Este requisito se cumple parcialmente, debido a que existe el manual de

procedimiento de contratación (P20700-02/16.V3), pero no se tienen

procedimientos para la compra, la recepción y el almacenamiento de los

materiales consumibles de laboratorio que se necesiten para las calibraciones. Se

recomienda diseñar un procedimiento para la compra, la recepción y el

almacenamiento de los materiales.

Como documento de apoyo se tiene el instructivo: Requisitos generales para la

selección, adquisición inspección y evaluación de productos y servicios (I40600-

10-14V3), del laboratorio nacional de suelos.


Este requisito no se cumple, se sugiere que, para la implementación de la norma,

se diseñe un procedimiento de ingreso de bienes al almacén en el cual se incluya

una actividad de inspección de los materiales y se recomienda diseñar un formato

adjunto en donde se registre la conformidad de los materiales.


Este requisito se cumple, y se especifican en el manual de procedimiento de

contratación (P20700-02/16.V3 ).


Este requisito se cumple parcialmente, debido a que existe el manual de

procedimiento de contratación (P20700-02/16.V3 ), donde se especifica la

evaluación de proveedores, sin embargo se debe tener documentadas las

condiciones de evaluación para productos consumibles, suministros y servicios

considerados como críticos, si a ellos hay lugar.

48

5.1.1.7. Servicio al cliente (4.7)

Tabla 8: Servicio al cliente.


4 Requisitos relativos a la gestión 4.7 Servicio al cliente

Requisitos específicos Calificación Cumplimiento sobre 5

puntos 0 Porcentaje de cumplimiento 0%

4.7.1

El laboratorio debe estar dispuesto a cooperar con los clientes o sus representantes para aclarar el pedido del cliente y para realizar el seguimiento del desempeño del laboratorio en relación con el trabajo realizado, siempre que el laboratorio garantice la confidencialidad hacia otros clientes.

0

4.7.2

El laboratorio debe procurar obtener información de retorno, tanto positiva como negativa, de sus clientes. La información de retorno debe utilizarse y analizarse para mejorar el sistema de gestión, las actividades de ensayo y calibración y el servicio al cliente.

0






Este requisito no se cumple. Se recomienda que, para la implementación de la

norma, se diseñen las políticas y/o procedimiento de servicio al cliente del

laboratorio de calibración que aseguren que los requisitos son bien comprendidos

y que le permita al cliente tenerlo informado respecto a los avances o desviaciones

en el servicio prestado.

Cumple No cumple

0 % No se cumple

49


Este requisito no se cumple, Se recomienda que para la implementación de la

norma se diseñen las políticas y/o procedimiento de servicio al cliente del

laboratorio de calibración que aseguren que se efectúa una medición del servicio

prestado. Por lo cual se sugiere que se diseñe un formato de encuesta de

satisfacción del cliente, y se especifique la manera en que se manejan estos

resultados dentro del sistema de gestión traducidos en acciones correctivas.

Como documento de apoyo a este numeral, se tiene el documento metodológico

elaboración de encuestas de satisfacción y percepción (M12100-01/17.V1), cuyo

objetivo y alcance es establecer las actividades a seguir para elaborar la encuesta

satisfacción y/o percepción del usuario interno y/o externo respecto a los

productos y/ o servicios que ofrece el Instituto Geográfico Agustín Codazzi- IGAC

50

5.1.1.8. Quejas (4.8)

Tabla 9: Quejas.


4 Requisitos relativos a la gestión 4.8 Quejas


puntos 5.0 Porcentaje de cumplimiento 100%

4.8.1

El laboratorio debe tener una política y un procedimiento para la resolución de las quejas recibidas de los clientes o de otras partes. Se deben mantener los registros de todas las quejas, así como de las investigaciones y de las acciones correctivas llevadas a cabo por el laboratorio

5





Cumplimiento numeral 4.8.1

Este requisito se cumple, y como evidencia de ello se tiene el manual de

procedimientos, Trámite de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y

denuncias, (P21000-01/17.V9).

Cumple

100 %

51

5.1.1.9. Control de trabajos de ensayos y calibraciones no conformes (4.9)

Tabla 10: Control de trabajo de ensayos y calibraciones no conformes.


4 Requisitos relativos a la gestión 4.9 Control de trabajos de ensayos y calibraciones

no conformes


o sobre 5 puntos

1 Porcentaje de cumplimiento 20%

4.9.1

El laboratorio debe tener una política y procedimientos que se deben implementar cuando cualquier aspecto de su trabajo de ensayo y/o de calibración, o el resultado de dichos trabajos, no son conformes con sus propios procedimientos o con los requisitos acordados con el cliente.

1

4.9.2

Cuando la evaluación indique que el trabajo no conforme podría volver a ocurrir o existan dudas sobre el cumplimiento de las operaciones del laboratorio con sus propias políticas y procedimientos, se deben seguir rápidamente los procedimientos de acciones correctivas indicados en el apartado 4.11.

1





20%

80%

Cumple No cumple

100 %

52


Este requisito se encuentra escasamente cubierto. Se sugiere que para la

implementación de la norma se diseñen las políticas y procedimientos para el

control del servicio no conforme.

Se tiene como documento de apoyo la guía lineamientos sobre planificación y

realización de productos y/o servicios misionales, e identificación y control de

producto y/o servicio no conforme (G12100-02/17. V1), la cual establece los

lineamientos a tener en cuenta, para incluir en los manuales de procedimientos e

instructivos de los procesos misionales del IGAC, las etapas de planificación y

realización de los productos y/o prestación de los servicios, así como para

identificar y controlar el producto y/o servicio no conforme.


Este requisito se encuentra escasamente cubierto, debido a que se tiene la guía

lineamientos sobre planificación y realización de productos y/o servicios

misionales, e identificación y control de producto y/o servicio no conforme

(G12100-02/17. V1), la cual establece en uno de sus puntos que cualquier

producto y/o servicio no conforme debe ser identificado y reportado a través del

aplicativo SOFIGAC de manera que la información consolidada pueda ser

analizada periódicamente y permita la implementación de acciones correctivas,

preventivas y de mejora. Se sugiere que para la implementación de la norma se

diseñe el procedimiento de control de trabajo no conforme.

53

5.1.1.10. Mejora (4.10)

Tabla 11: Mejora.


4 Requisitos relativos a la gestión 4.10 Mejora


sobre 5 puntos


4.10.1

El laboratorio debe mejorar continuamente la eficacia de su sistema de gestión mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.

5





Cumplimiento del numeral 4.10

Este requisito se cumple, y como evidencia de ello se tienen

Manual de procedimiento generación e implementación de acciones de

mejoramiento en módulo de acciones de mejoramiento – SOFIGAC, (P12100-

04/18.V12).

Manual de procedimiento Acciones de mejoramiento (P12100-04/18.V12).

Manual de procedimiento revisión por la dirección del sistema de gestión integrado

(P12100-07/16.V5).

Manual del sistema Integrado de Gestión (P12000-01/ 17.V16).

Cumple

100 %

54

5.1.1.11. Acciones correctivas (4.11)

Tabla 12: Acciones correctivas


4 Requisitos relativos a la gestión 4.11 Acciones correctivas



El laboratorio debe establecer una política y un procedimiento para la implementación de acciones correctivas. El procedimiento debe comenzar con una investigación para determinar la o las causas raíz del problema. Se debe efectuar el seguimiento a los resultados de las acciones correctivas.

5





Cumplimiento numeral

Este requisito se cumple, y como evidencia de ello se tiene el documento Manual

de procedimiento Acciones de mejoramiento (P12100-04/18.V12).

Cumple

100 %

55

5.1.1.12. Acciones preventivas (4.12)

Tabla 13: Acciones preventivas.


4 Requisitos relativos a la gestión 4.12 Acciones preventivas



4.12.1

Se deben identificar las mejoras necesarias y las potenciales fuentes de no conformidades. Cuando se identifiquen oportunidades de mejora o si se requiere una acción preventiva, se deben desarrollar, implementar y realizar el seguimiento de planes de acción, a fin de reducir la probabilidad de ocurrencia de dichas no conformidades y aprovechar las oportunidades de mejora. Los procedimientos para las acciones preventivas deben incluir la iniciación de dichas acciones y la aplicación de controles para asegurar que sean eficaces.

5





Cumplimiento numeral

Este requisito se cumple, y como evidencia de ello se tiene el documento Manual

de procedimiento Acciones de mejoramiento (P12100-04/18.V12).

Cumple

100 %

56

5.1.1.13. Control de registros (4.13)

Tabla 14: Control de registros.


4 Requisitos relativos a la gestión 4.13 Control de registros


sobre 5 puntos

3 Porcentaje de cumplimiento 60%

4.13.1

El laboratorio debe establecer y mantener procedimientos para la identificación, la recopilación, la codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento, el mantenimiento y la disposición de los registros de la calidad y los registros técnicos. Todos los registros deben ser conservados en sitio seguro y en confidencialidad. El laboratorio debe tener procedimientos para proteger y salvaguardar los registros almacenados electrónicamente.

3

4.13.2

El laboratorio debe conservar, por un período determinado, los registros de las observaciones originales, de los datos derivados y de información suficiente para establecer un protocolo de control, los registros de calibración, los registros del personal y una copia de cada informe de ensayos o certificado de calibración emitido. Se debe llevar control de cualquier ocurrencia de error en los registros físicos y electrónicos.

3





60%

40%

Cumple No cumple

100 %

57


Este requisito se cumple parcialmente, ya que a pesar de existen documentos

tales como:

Manual de procedimientos Elaboración, actualización y control de

documentos establecidos en el sistema de gestión integrado – SGI.

Manual del sistema de gestión integrado.

Ley 594 de 2000 (julio 14).

Se sugiere que, para la implementación de la norma, se tengan definidas las

políticas y procedimientos referentes a la identificación, la recopilación, la

codificación, el acceso, el archivo, el almacenamiento, el mantenimiento y la

disposición de los registros de la calidad y los registros técnicos, al interior del

laboratorio de calibración de equipos geodésicos y topográficos. A demás de tener

un procedimiento para salvaguardar los registros de naturaleza electrónica.


Este requisito se cumple parcialmente, ya que a pesar de existen documentos

tales como:

Manual de procedimientos Elaboración, actualización y control de

documentos establecidos en el sistema de gestión integrado – SGI.

Manual del sistema de gestión integrado.

Ley 594 de 2000 (julio 14).

Se deben diseñar políticas para la conservación de los registros de las

observaciones originales, de los datos derivados y de información suficiente para

establecer un protocolo de control, los registros de calibración, los registros del

personal y una copia de cada informe de ensayos o certificado de calibración

emitido. A demás de tener las políticas como la registrar las observaciones, datos

y cálculos en el mismo momento de hacerlos, y el control de los registros cuando

estos han sido alterados por alguna corrección.

58

5.1.1.14. Auditorías internas (4.14)

Tabla 15: Auditorías internas


4 Requisitos relativos a la gestión 4.14 Auditorías internas

Requisitos específicos Calificación Cumplimiento sobre

5 puntos 3.0 Porcentaje de cumplimiento 60%

4.14.1

El laboratorio debe efectuar periódicamente, de acuerdo con un calendario y un procedimiento predeterminados, auditorías internas de sus actividades para verificar que sus operaciones continúan cumpliendo con los requisitos del sistema de gestión y de esta Norma Internacional.

3

4.14.2

Cuando los hallazgos de las auditorías pongan en duda la eficacia de las operaciones o la exactitud o validez de los resultados de los ensayos o de las calibraciones del laboratorio, éste debe tomar las acciones correctivas oportunas y, si las investigaciones revelaran que los resultados del laboratorio pueden haber sido afectados, debe notificarlo por escrito a los clientes.

5

4.14.3

Se deben registrar el sector de actividad que ha sido auditado, los hallazgos de la auditoría y las acciones correctivas que resulten de ellos.

5

4.14.4

Las actividades de la auditoría de seguimiento deben verificar y registrar la implementación y eficacia de las acciones correctivas tomadas.

5





60%

40%

Cumple No cumple

100 %

59


Este requisito se cumple parcialmente. Ya que a pesar de que existe un

procedimiento de auditoría interna, Se sugiere que para la implementación de la

norma se incluya en el Manual de Gestión integrado y en el de auditorías internas

al sistema de gestión integrado – SGI (P13000-01/17.V12), las auditorias

referentes al Laboratorio de calibración de equipos geodésicos y topográficos.


Este requisito se cumple y se encuentra especificado en el manual de

procedimiento de auditorías internas al sistema de gestión integrado – SGI

(P13000-01/17.V12).


Este requisito se cumple, y se encuentra especificado en manual de procedimiento

de auditorías internas al sistema de gestión integrado – SGI (P13000-01/17.V12).


Este requisito se cumple, y se encuentra especificado en Manual de procedimiento

Acciones de mejoramiento (P12100-04/18.V12).

60

5.1.1.15. Revisiones por la dirección (4.15)

Tabla 16: Revisiones por la dirección.


4 Requisitos relativos a la gestión 4.15 Revisiones por la dirección


puntos 3,0 Porcentaje de cumplimiento 60%

4.15.1

La alta dirección del laboratorio debe efectuar periódicamente, de acuerdo con un calendario y un procedimiento predeterminados, una revisión del sistema de gestión y de las actividades de ensayo y/o calibración del laboratorio, para asegurarse de que se mantienen constantemente adecuados y eficaces, y para introducir los cambios o mejoras necesarios.

5

4.15.2

Se deben registrar los hallazgos de las revisiones por la dirección y las acciones que surjan de ellos. La dirección debe asegurarse de que estas acciones sean realizadas dentro de un plazo apropiado y acordado

5






Este requisito se cumple. Como documento soporte se tiene el manual de revisión

por la dirección del sistema de gestión integrado (P12100-07/16.V5).


60%

40%

Cumple No cumple

100 %

61

Este requisito se cumple. Ya que existe el manual de revisión por la dirección del

sistema de gestión integrado (P12100-07/16.V5) y el manual de procedimiento de

acciones de mejoramiento (P12100-04/18.V12).

A continuación, se presenta el consolidado del nivel de cumplimiento del Almacén

de Equipos Geodésicos y Topográficos referente a los requisitos establecidos en

el numeral 4 de la norma.

Figura 4: Consolidado cumplimiento numeral 4, NTC ISO 17025:2005.

El numeral 4,5 no aplica


37%

50%

87%

0% 0%

69%

0%

100%

20%

100% 100% 100%

60% 60% 60%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15

Cumplimiento Numeral 4

62

5.1.2. Requisitos Técnicos (5)

5.1.2.1. Generalidades (5.1)

Tabla 17: Generalidades.


5 Requisitos técnicos 5.1 Generalidades


NA Porcentaje de cumplimiento NA

Se tienen en cuenta los factores que determinan la exactitud y confiabilidad de los ensayos y calibraciones derivados de factores humanos, instalaciones, condiciones ambientales, métodos y su validación, equipos, trazabilidad, muestreo y manipulación de los ítems de ensayo y calibración.

N.A No aplica





Cumplimiento de los numerales 5.1 y 5.2

Este requisito no aplica, debido a que en sus numerales se mencionan los factores

que pueden afectar los ensayos y calibraciones, y la importancia de tenerlos en

cuenta.

Adicionalmente los factores mencionados se abordan a profundidad en los

numerales 5.2 (factores humanos); 5.3 (instalaciones y condiciones ambientales);

5.4 (métodos de ensayo y de calibración, y validación de los métodos), 5.5

(equipos), 5.6 (trazabilidad de las mediciones); 5.7 (muestreo); 5.8 (manipulación

de los ítems de ensayo y de calibración).

63

5.1.2.2. Personal (5.2)

Tabla 18: Personal.


5 Requisitos técnicos 5.2 Personal


puntos 1,0


20%

5.2.1 El laboratorio asegura la competencia del personal.

1

5.2.2

El laboratorio establece metas para la formación del personal. El laboratorio tiene políticas y procedimientos para identificar las necesidades de formación del personal.

3

5.2.3

El laboratorio dispone de empleados contratados por la organización y cuando emplea personal de apoyo o externo, realiza supervisión y verifica que este sea competente.

1

5.2.4

El laboratorio debe mantener actualizados los perfiles de los puestos de trabajo del personal directivo, técnico y de apoyo clave involucrado en los ensayos y/o las calibraciones

0

5.2.5

La dirección debe autorizar a miembros específicos del personal para realizar tipos particulares de muestreos, ensayos y/o calibraciones, para emitir informes de ensayos y certificados de calibración, para emitir opiniones e interpretaciones y para operar tipos particulares de equipos.

0






Este requisito se encuentra escasamente cubierto, ya que a pesar de la existencia

de un manual de cargos y funciones donde se especifican los requerimientos para

el profesional que labora en el almacén de equipos geodésicos y topográficos. Se

sugiere que, para la implementación de la norma, se diseñen las funciones y

competencias del personal que participará en el laboratorio de calibración para

80%

Cumple No cumple

20 %

64

registrarlas tanto en el Manual de Funciones y Competencias Laborales, como en

el Manual del Sistema de Gestión Integrado. Adicionalmente se debe indicar en el

Manual del Sistema de Gestión Integrado, que la contratación para el personal del

Laboratorio de Calibración de Equipos Geodésicos y Topográficos se efectúa de

acuerdo a las especificaciones de educación y experiencia, establecidas en los

pliegos de condiciones.


Este requisito se cumple parcialmente, ya que a pesar de la existencia del

procedimiento de Formación y Capacitación (P20100-02/16.V7), el cual establece

los procedimientos de formación y capacitación, para asegurar que el talento

humano del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC, alcance las

competencias necesarias para desempeñar los cargos establecidos en el Manual

de Funciones y Competencias; se deben diseñar al interior del laboratorio los

requisitos de capacitación anual para cada uno de los cargos que constituirán esta

área.


Este requisito se encuentra escasamente cubierto, ya que a pesar de la existencia

del Manual de Funciones y competencias laborales. Se debe especificar en el

Manual del Sistema de Gestión Integrado que la contratación del personal de

apoyo del laboratorio de calibración de equipos geodésicos y topográficos se

efectúa de acuerdo al procedimiento de contratación (P20700-02/16.V3) y que las

condiciones se encuentran especificadas en los pliegos de condiciones.

Adicionalmente se recomienda, diseñar un formato registro para la supervisión del

personal de apoyo, y el cargo que efectuará dicha actividad.



se diseñen los cargos que participarán en el laboratorio y se incluyan en el Manual

65

de Funciones y Competencias Laborales. Se recomienda que la revisión a estos

perfiles se efectúe anualmente.



se diseñen los cargos y las responsabilidades que efectuará cada uno de los

profesionales que participe en el laboratorio. Adicionalmente se debe diseñar una

política para otorgar las autorizaciones y un formato registro para dejar evidencia

de ello. Como documento de apoyo se tiene el formato de Autorización de

ejecución de análisis, del GIT del Laboratorio Nacional de Suelos.

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2014/F40600-41-14V2%20AUTORIZACION%20de%20ejecucion%20de%20analisis.xls

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2014/F40600-41-14V2%20AUTORIZACION%20de%20ejecucion%20de%20analisis.xls

66

5.1.2.3. Instalaciones y condiciones ambientales (5.3)

Tabla 19: Instalaciones y condiciones ambientales.


5 Requisitos técnicos 5.3 Instalaciones y condiciones ambientales



5.3.1

Las instalaciones y las condiciones ambientales del laboratorio facilitan la realización correcta de los ensayos y/o de las calibraciones.

0

5.3.2

El laboratorio realiza el seguimiento, controla y registra las condiciones ambientales según lo requieran las especificaciones, métodos y procedimientos correspondientes, o cuando éstas puedan influir en la calidad de los resultados.

0

5.3.3

Las áreas vecinas dentro del laboratorio poseen una separación eficaz en las que se realicen actividades incompatibles.

0

5.3.4

Se debe controlar el acceso y el uso de las áreas que afectan a la calidad de los ensayos y/o de las calibraciones.

0

5.3.5

Se tienen medidas o procedimientos para asegurar el orden y limpieza del laboratorio.

0






Este requisito no se cumple, debido a que las instalaciones disponibles

actualmente corresponden a las de un almacén. Se recomienda que para la

implementación de la norma se efectúe la evaluación de los factores críticos como

iluminación, temperatura, energía eléctrica entre otros.

100%

Cumple No cumple

0 %

67

Además de las condiciones ambientales, se debe tener en cuenta las dimensiones

del actual almacén de Equipos Geodésicos y Topográficos, y el área

potencialmente requerida para el laboratorio de calibración, que se tratará a

profundidad en el Capítulo 2.



norma se deba diseñar un procedimiento o política para realizar el seguimiento,

controlar y registrar las condiciones ambientales en caso de que lo requieran las

calibraciones. Se debe diseñar un formato para registrar las condiciones

ambientales antes de la calibración.

Como documentos de apoyo se tienen los formatos del Laboratorio Nacional de

Suelos:

F40600-12 Registro de temperatura-presión-humedad relativa.


Este requisito no se cumple, debido a que las instalaciones disponibles

actualmente corresponden a las de un almacén. Se recomienda que para la

implementación de la norma se diseñen las áreas requeridas para cumplir con

esta norma internacional, las cuales se tratarán a profundidad en el capítulo 2.

Adicionalmente se debe tener en cuenta que la naturaleza del laboratorio de

calibración es de equipos, por lo cual no se tendrá en cuenta la contaminación

cruzada.



norma se diseñe una política donde se especifiquen los cargos autorizados para

ingresar a los laboratorios. Adicionalmente se recomienda que las áreas de

calibración del laboratorio se encuentren custodiadas bajo llave y se señalice a la

entrada de cada área, que solo puede ingresar personal autorizado.

68



norma se diseñe un instructivo de orden y limpieza de las instalaciones del

laboratorio, indicando en sus políticas la periodicidad de estas actividades.

Adicionalmente se debe diseñar un formato que soporte la ejecución de estas

actividades.

Como documentos soportes se tienen los siguientes documentos del Laboratorio

Nacional de Suelos:

Limpieza de áreas de trabajo y material de laboratorio. (I40600-07/16 .V7)

Control Limpieza de material (F40600-68/17.V1)

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2017/F40600-68-17V1%20Control%20limpieza%20de%20material(1).xls

69

5.1.2.4. Métodos de ensayo y calibración y validación de los métodos (5.4)

Tabla 20 : 5.4 Métodos de ensayo y calibración y validación de los métodos.


5 Requisitos técnicos 5.4 Métodos de ensayo y calibración y

validación de los métodos

Requisitos específicos Calificac

ión

Cumplimiento sobre 5 puntos

0,5 Porcentaje de cumplimiento

10%

5.4.1

El laboratorio debe aplicar métodos y procedimientos apropiados para todos los ensayos y/o las calibraciones dentro de su alcance. Estos incluyen el muestreo, la manipulación, el transporte, el almacenamiento y la preparación de los ítems a ensayar y/o a calibrar y, cuando corresponda, la estimación de la incertidumbre de la medición, así como técnicas estadísticas para el análisis de los datos de los ensayos y/o de las calibraciones.

NA

5.4.2

El laboratorio debe utilizar los métodos de ensayo y/o de calibración, incluidos los de muestreo, que satisfagan las necesidades del cliente y que sean apropiados para los ensayos y/o las calibraciones que realiza.

3

5.4.3

La introducción de los métodos de ensayo y de calibración desarrollados por el laboratorio para su propio uso debe ser una actividad planificada y debe ser asignada a personal calificado, provisto de los recursos adecuados.

0

5.4.4

En caso de que se utilicen métodos no normalizados, deben haber sido validados adecuadamente antes de su uso.

0

5.4.5

El laboratorio debe validar los métodos no normalizados, los métodos que diseña o desarrolla, los métodos normalizados empleados fuera del alcance previsto, así como las ampliaciones y modificaciones de los métodos normalizados, para confirmar que los métodos son aptos para el fin previsto.

0

5.4.6

Un laboratorio de calibración y/o ensayo que realiza sus propias calibraciones, debe tener y aplicar procedimientos para estimar la incertidumbre de la medición para todas las calibraciones y todos los tipos de calibraciones.

0

5.4.7

Los cálculos y la transferencia de los datos deben estar sujetos a verificaciones adecuadas llevadas a cabo de una manera sistemática. En caso de que se utilicen dispositivos electrónicos, se debe asegurar que el software haya sido previamente validado, que existan procedimientos de confidencialidad e integridad de la información, y que se efectúa sobre ellas un mantenimiento periódico.

0





90%

Cumple No cumple

10 %

70


Este requisito no aplica, debido a que menciona generalidades que se tratan a

profundidad en los numerales siguientes.


Este requisito se cumple parcialmente, debido a que existe un documento de

calibración de equipos geodésicos y topográficos elaborado por el ingeniero Ing.

Brian Smith Garzón Cárdenas, en el que describe los métodos de calibración para

los niveles tanto en las instalaciones del laboratorio como en campo, estaciones

totales en campo, longitud de onda modulante en condiciones de campo, GNSS

en condiciones de campo y gravímetro.



en caso de que se opten por métodos no normalizados, se tenga un procedimiento

de cómo se desarrolla el método, y se describa dentro del mismo los recursos

asignados, el personal que participa, y la comunicación de sus avances dentro del

laboratorio.



se diseñe una política (que quede mencionada en el procedimiento de recepción

de equipos para la calibración y/o Manual del Sistema de Gestión Integrado) en la

cual se informe al cliente en el caso de que su equipo será calibrado mediante un

método no normalizado al igual que se debe diseñar un formato de solicitud de

calibración de equipos en el cual se registren las especificaciones claras de los

requisitos del cliente y los objetivos del ensayo y la calibración, con un campo en

el cual se tenga la aprobación del cliente mediante firma.

71

Adicionalmente, como se describió en el cumplimiento del numeral 5.3.3, se debe

tener un procedimiento de desarrollo, validación y adopción de los métodos no

normalizados.


Este requisito no se cumple, se sugiere que para la implementación de la norma

se diseñe un procedimiento o guía de validación de los métodos no normalizados

y normalizados fuera del alcance previsto, únicamente en caso de que se

requieran.

Como apoyo se tiene el documento diseño y desarrollo de políticas y metodologías

(P40300-01/17.V2).



se diseñe una guía para estimar la incertidumbre de la medición para todas las

calibraciones y todos los tipos de calibraciones.

Como apoyo a este numeral se tienen los siguientes documentos

GUM GUIDE UNCERTAINTY MEASUREMENT.

ISO/IEC Guide 98-3:2008 - UNCERTAINTY MEASUREMENT Part 3: Guide

to the expression of uncertainty in measurement (GUM: 1995).

Criterios específicos para la estimación y declaración de la incertidumbre de

medición en la calibración- CEA-06. ONAC

Validación y cálculo de incertidumbre general de métodos analíticos.

G40600-02/16 V4.



se diseñe un procedimiento para la verificación de transmisión de datos.

72

5.1.2.5. Equipos (5.5)

Tabla 21: 5.5 Equipos.


5 Requisitos técnicos 5.5 Equipos


1.4 Porcentaje de cumplimiento

28%

5.5.1

El laboratorio debe estar provisto con todos los equipos para el muestreo, la medición y el ensayo, requeridos para la correcta ejecución de los ensayos y/o de las calibraciones.

0

5.5.2

Los equipos y su software utilizado para los ensayos, las calibraciones y el muestreo deben permitir lograr la exactitud requerida y deben cumplir con las especificaciones pertinentes para los ensayos y/o las calibraciones concernientes.

0

5.5.3

Los equipos deben ser operados por personal autorizado. Las instrucciones actualizadas sobre el uso y el mantenimiento de los equipos (incluido cualquier manual pertinente suministrado por el fabricante del equipo) deben estar disponibles para ser utilizadas por el personal del laboratorio.

3

5.5.4

Cada equipo y su software utilizado para los ensayos y las calibraciones, que sea importante para el resultado, debe, en la medida de lo posible, estar unívocamente identificado.

3

5.5.5

El laboratorio debe establecer registros de cada componente del equipamiento y su software que sea importante para la realización de los ensayos o las calibraciones.

5

5.5.6

El laboratorio debe tener procedimientos para la manipulación segura, el transporte, el almacenamiento, el uso y el mantenimiento planificado de los equipos de medición con el fin de asegurar el funcionamiento correcto y de prevenir la contaminación o el deterioro.

0




72%

Cumple No cumple

28 %

100 %

73


5 Requisitos técnicos 5.5 Equipos

Requisitos específicos Calificació

n

Cumplimiento sobre 5 puntos

1,4 Porcentaje de cumplimiento

28%

5.5.7

Los equipos que hayan sido sometidos a una sobrecarga o a un uso inadecuado, que den resultados dudosos, o se haya demostrado que son defectuosos o que están fuera de los límites especificados, deben ser puestos fuera de servicio. Se deben aislar para evitar su uso o se deben rotular o marcar claramente como que están fuera de servicio hasta que hayan sido reparados y se haya demostrado por calibración o ensayo que funcionan correctamente. El laboratorio debe examinar el efecto del defecto o desvío de los límites especificados en los ensayos y/o las calibraciones anteriores y debe aplicar el procedimiento de "control del trabajo no conforme.

0

5.5.8

Cuando sea posible, todos los equipos bajo el control del laboratorio que requieran una calibración, deben ser rotulados, codificados o identificados de alguna manera para indicar el estado de calibración, incluida la fecha en la que fueron calibrados por última vez y su fecha de vencimiento o el criterio para la próxima calibración.

0

5.5.9

Cuando, por cualquier razón, el equipo quede fuera del control directo del laboratorio, éste debe asegurarse de que se verifican el funcionamiento y el estado de calibración del equipo y de que son satisfactorios, antes de que el equipo sea reintegrado al servicio.

3

5.5.10

Cuando se necesiten verificaciones intermedias para mantener la confianza en el estado de calibración de los equipos, éstas se deben efectuar según un procedimiento definido.

0

5.5.11

Cuando las calibraciones den lugar a un conjunto de factores de corrección, el laboratorio debe tener procedimientos para asegurarse de que las copias (por ejemplo, en el software), se actualizan correctamente.

0

5.5.12

El laboratorio debe proteger los equipos de ensayo y de calibración, tanto el hardware como el software, contra ajustes que pudieran invalidar los resultados de los ensayos y/o de las calibraciones.

0





74

Cumplimento del numeral 5.5.1

Este requisito no se cumple. Debido a que actualmente se tiene un almacén de

calibración y no se cuenta con los equipos para la calibración. Se sugiere que para

la implementación de la norma se identifiquen los equipos necesarios para

constituir el laboratorio de calibración de equipos.


Este requisito no se cumple. Debido a que no se tiene identificados los equipos de

calibración. Se sugiere que, para la implementación de la norma, se evalúe si los

equipos de calibración que se utilizarán, requieren ser calibrados; en dado caso se

debe diseñar un programa de calibración para estos elementos.


Este requisito se cumple parcialmente. Debido a que el almacén de equipos

geodésicos y topográficos conserva sus manuales de usuario de los equipos. Sin

embargo, para la implementación de la norma, se deben tener disponibles todos

los manuales de usuario de los equipos con los que se dispondrá y se debe dejar

establecido en el Manual de Gestión Integrado que los equipos del laboratorio de

calibración deben ser operados por personal autorizado.


Este requisito se cumple parcialmente. Debido a que en el Almacén de Equipos

Geodésicos y Topográficos, se tienen identificados los elementos con su ficha de

inventario. Y dado lo anterior, se debe identificar con el código de inventario a los

equipos que constituirán el futuro laboratorio de calibración.


Este requisito se cumple. El almacén de equipos, mantiene el registro con la

información de la identificación del equipo y su software, nombre del fabricante, la

identificación del modelo, registros de sus calibraciones etc.

75



se diseñe un procedimiento, política o guía para la manipulación segura, el

transporte, el almacenamiento el uso y el mantenimiento planificado de los

equipos de medición con el fin de asegurar su correcto funcionamiento.



norma se diseñe un procedimiento para la puesta fuera de servicio de los equipos

inoperantes de calibración. Adicionalmente se debe diseñar el procedimiento de

control de trabajo no conforme.

Como documento de apoyo se tiene el procedimiento control de calidad, trabajo no

conforme y aprobación de resultados de análisis (P40600-05/14 V8).



norma se diseñe una política para identificar el estado de calibración de los

equipos adicionalmente se diseñe un formato para incorporar esta información.


Este requisito se cumple parcialmente. Debido a que el almacén efectúa la

revisión de los equipos que llegan de comisión. Se recomienda que para la

implementación de la norma, se diseñe un instructivo de revisión de los equipos de

calibración cuando estos ingresan nuevamente al laboratorio.



norma se diseñe un procedimiento para la verificación intermedia de los equipos

de calibración.


76


norma se deje establecido en el Manual del Sistema de Gestión, que el laboratorio

garantiza la aplicación de los factores de corrección. Adicionalmente se debe

evaluar la posibilidad de crear un instructivo para el manejo de los factores de

corrección.



norma se diseñen las políticas para definir el personal autorizado para la

manipulación de los equipos de calibración, e incluir en el formato de identificación

de los equipos los cuidados que se deben tener al momento de efectuar algún

ajuste.

77

5.1.2.6. Trazabilidad de las mediciones (5.6)

Tabla 22: Trazabilidad en las mediciones.


5 Requisitos técnicos 5.6 Trazabilidad en las mediciones



5.6.1

Todos los equipos utilizados en los ensayos y calibraciones, deben ser calibrados antes de ser puestos en servicio.

0

5.6.2

El programa de calibración de los equipos debe ser diseñado y operado de modo que se asegure que las calibraciones y las mediciones hechas por el laboratorio sean trazables al Sistema Internacional de Unidades (SI).

0

5.6.3

El laboratorio debe tener un programa y un procedimiento para la calibración de sus patrones de referencia. Cada vez que sea posible se debe establecer la trazabilidad de los materiales de referencia a las unidades de medida SI o a materiales de referencia certificados. Se debe tener un procedimiento para el transporte y almacenamiento de los patrones de referencia. Y se debe llevar las verificaciones correspondientes para mantener la confianza del estado de calibración de los patrones de referencia.

0





100%

Cumple No cumple

0 %

78



se diseñe una guía o protocolo de calibración.



se diseñe una guía o protocolo de calibración.



se diseñe una guía o protocolo de calibración. Esta guía debe contener

procedimientos asociados que requiere el numeral.

5.1.2.7. Muestreo (5.7)

Tabla 23: Muestreo.


5 Requisitos técnicos 5.7 Muestreo


Porcentaje de cumplimiento 0%

5.7

El laboratorio debe tener un plan y procedimientos para el muestreo cuando efectúe el muestreo de sustancias, materiales o productos que luego ensaye o calibre.

No aplica





79

5.1.2.8. Manipulación de los ítems de ensayo y calibración (5.8)

Tabla 24: Manipulación de los ítems de ensayo y calibración.


5 Requisitos técnicos 5.8 Manipulación de los ítems de ensayo y

calibración


o sobre 5 puntos


5.8.1

El laboratorio debe tener procedimientos para el transporte, la recepción, la manipulación, la protección, el almacenamiento, la conservación y/o la disposición final de los ítems de ensayo y/o de calibración, incluidas todas las disposiciones necesarias para proteger la integridad del ítem de ensayo o de calibración, así como los intereses del laboratorio y del cliente.

0

5.8.2

El laboratorio debe tener un sistema para la identificación de los ítems de ensayo y/o de calibración.

0

5.8.3

Al recibir el ítem para ensayo o calibración, se deben registrar las anomalías o los desvíos en relación con las condiciones normales o especificadas, según se describen en el correspondiente método de ensayo o de calibración.

0

5.8.4

El laboratorio debe tener procedimientos e instalaciones apropiadas para evitar el deterioro, la pérdida o el daño del ítem de ensayo o de calibración durante el almacenamiento, la manipulación y la preparación.

0





100%

Cumple No cumple

0 %

80



se diseñen los procedimientos para el transporte, la recepción, la manipulación, la

protección, el almacenamiento, la conservación y/o la disposición final de los ítems

de calibración, incluidas todas las disposiciones necesarias para proteger la

integridad del ítem de calibración, así como los intereses del laboratorio y del

cliente.



se diseñe una política que se incluya en el procedimiento de recepción de ítems

de calibración, la cual especifique la manera de identificarlos dentro del almacén.



se diseñe una política que se incluya en el procedimiento de recepción de ítems

de calibración, la cual mencione que se deben registrar las anomalías del ítem en

caso de que se presenten.



se tenga un área especial para almacenar los ítems de calibración, en los cuales

se identifiquen inequívocamente. Adicionalmente se deben diseñar procedimientos

o políticas que garanticen la integridad física del ítem con el objetivo de evitar el

daño, deterioro o pérdida de este.

81

5.1.2.9. Aseguramiento de la calidad de los resultados de ensayo y

calibración (5.9)

Tabla 25: Aseguramiento de la calidad de los resultados de ensayo y calibración.


5 Requisitos técnicos 5.9 Aseguramiento de la calidad de los resultados de ensayo y calibración



5.9.1

El laboratorio debe tener procedimientos de control de la calidad para realizar el seguimiento de la validez de los ensayos y las calibraciones llevados a cabo. Los datos resultantes deben ser registrados en forma tal que se puedan detectar las tendencias y, cuando sea posible, se deben aplicar técnicas estadísticas para la revisión de los resultados.

0

5.9.2

Los datos de control de la calidad deben ser analizados y, si no satisfacen los criterios predefinidos, se deben tomar las acciones planificadas para corregir el problema y evitar consignar resultados incorrectos.

0





Cumplimiento del numeral 5.9.1 y 5.9.2

Este requisito no se cumple, se debe diseñar el procedimiento de Aseguramiento

de la calidad en los procedimientos de calibración.

100%

Cumple No cumple

0 %

82

5.1.2.10. Informe de resultados (5.10)

Tabla 26: Informe de resultados.


5 Requisitos técnicos 5.10 Informe de resultados


puntos Porcentaje de cumplimiento 0%

5.10.1

Los resultados de cada ensayo o calibración deben ser informados, en un informe de ensayo o un certificado de calibración que incluya toda la información requerida por el cliente y necesaria para la interpretación de los resultados así como la información relacionada del método utilizado.

0

5.10.2

Cada informe de ensayo o certificado de calibración, debe incluir la información exigida por esta norma internacional.

0

5.10.3

Los informes de ensayos deben contener, aparte de lo especificado en el numeral 5.10.2, las desviaciones, adiciones, o exclusiones del método de ensayo, declaración sobre el cumplimiento o no cumplimiento con los requisitos y especificaciones, y otra información adicional.

NA

5.10.4

Los certificados de calibración deben contener, aparte de lo especificado en el numeral 5.10.2, las condiciones ambientales bajo las cuales se realizó la calibración, incertidumbre de la medición, evidencia de que las mediciones son trazables y otra información relacionada exigida por esta norma internacional.

0

5.10.5

Cuando se incluyan opiniones e interpretaciones, el laboratorio debe asentar por escrito las bases que respaldan dichas opiniones e interpretaciones. Las opiniones e interpretaciones deben estar claramente identificadas como tales en un informe de ensayo.

NA





100%

Cumple No cumple

0 %

83


5 Requisitos técnicos 5.10 Informe de resultados



5.10.6

Cuando el informe de ensayo contenga resultados de ensayos realizados por los subcontratistas, estos resultados deben estar claramente identificados. El subcontratista debe informar sobre los resultados por escrito o electrónicamente.

NA

5.10.7

En el caso que los resultados de ensayo o de calibración se transmitan por teléfono, télex, facsímil u otros medios electrónicos o electromagnéticos, se deben cumplir los requisitos de esta Norma Internacional ver numeral 5.4.7.

0

5.10.8

La presentación elegida debe ser concebida para responder a cada tipo de ensayo o de calibración efectuado y para minimizar la posibilidad de mala interpretación o mal uso.

0

5.10.9

Las modificaciones de fondo a un informe de ensayo o certificado de calibración después de su emisión deben ser hechas solamente en la forma de un nuevo documento, o de una transferencia de datos.

0







se diseñe el formato de certificado de calibración, en la cual se incluya la

información requerida por el cliente y necesaria para la interpretación de los

resultados. Adicionalmente este certificado debe quedar atado a un procedimiento

de aprobación, digitación y entrega de resultados de calibración.

84



se diseñe el formato de certificado de calibración, en el que se incluyan los

requerimientos exigidos en este numeral


Este requisito no aplica. Debido a que no se pretenden realizar ensayos en el

laboratorio.



se evalúe si deben incluirse en el formato de certificado de calibración, información

tal como las condiciones ambientales, incertidumbre de la medición y evidencia de

que las mediciones son trazables, información de resultados del antes y después

de la calibración en caso de que el instrumento haya sido ajustado o reparado.


Este requisito no aplica, debido a que aplica para los informes de ensayo.


Este requisito no aplica, debido a que se menciona acerca de los resultados de

ensayo y calibración efectuados por subcontratistas.



se diseñe una política de transmisión de resultados, con el fin de mantener la

confidencialidad de los mismos. A partir de lo anterior, se debe definir la manera

en que podrán ser entregados los certificados al cliente, si de manera física y/o

electrónica.


85


se diseñe el formato de certificado de calibración teniendo en cuenta la claridad en

los resultados para minimizar la mala interpretación de los mismos.



se establezcan las políticas para la entrega de certificados de calibración, en el

caso de que se efectúen modificaciones a los mismos.

Se debe tener en cuenta, que las modificaciones a estos certificados de

calibración deben quedar contenidas en un nuevo documento.

A continuación, se presenta el consolidado del nivel de cumplimiento del Almacén

de Equipos Geodésicos y Topográficos referente a los requisitos establecidos en

el numeral 5 de la norma.

Figura 5: Consolidado requisitos numeral 5, NTC ISO 17025

Los numerales 5,1, 5,7 no aplican en la medición.


0%

20%

0%

10%

28%

0% 0% 0% 0% 0% 0%

20%

40%

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10

Diagnóstico Numeral 5

86

5.2. DIAGNÓSTICO NTC ISO 10006:2003 EN EL GIT DE GEODESIA.

Se analizó el cumplimiento de los requisitos de los numerales 4, 5, 6, 7 y 8 de la

norma.

5.2.1. Sistemas de Gestión de la Calidad en los Proyectos (4)

5.2.1.1. Características del proyecto (4.1)

Tabla 27: Características del proyecto.

NTC ISO 10006 :2003 DIRECTRICES PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD EN PROYECTOS

4 Sistemas de gestión de calidad de proyectos 4.1 Características del proyecto


sobre 5 puntos


4.1.1 El proyecto cumple con las características mínimas enunciadas en la Norma.

3

4.1.2

En los proyectos se distingue entre una "organización originaria", quien decide emprender el proyecto, y una "organización encargada del proyecto" que lleva a cabo el proyecto.

NA

4.1.3

Un proyecto se puede dividir en procesos interdependientes y en fases, como medio para planificar y hacer seguimiento al cumplimiento de objetivos y evaluación de riesgos asociados.

NA

4.1.4

La gestión del proyecto debe incluir planificar, organizar, realizar el seguimiento, controlar, informar y tomar las acciones correctivas pertinentes de todos los procesos del proyecto que sean necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto de forma continúa.

3






Este requisito se cumple parcialmente, debido a que la Oficina Asesora Jurídica

conserva el convenio original creado a raíz de la formalización de un proyecto a

ejecutar, como bien se especifica en el documento Celebración contratos o

60 %

40 %

Cumple No cumple

100 %

87

convenios de ingreso y su control de ejecución (P11000-02). En dicho convenio se

especifican las fases que tendrá el proyecto, con sus respectivos procesos y

actividades, y proporciona las fechas de inicio y finalización del mismo

(Programación y seguimiento de actividades para ejecución de convenios

(Formato F12000-05)). Adicionalmente, el proyecto proporciona resultados

cuantificables debidamente parame rizados, evidenciados en el Acta de entrega

del proyecto, aunque no existe un formato estandarizado.

La medición de la incertidumbre y el levantamiento de riesgos asociados, no se

llevan a cabo al momento de planear el proyecto. Existe una matriz de riesgos,

pero no es un documento oficial en el Listado Maestro del IGAC.


Este requisito no se cumple. Debido a que solo se mencionan conceptos

referentes a los actores que intervienen en los proyectos: Organización originaria y

organización encargada del proyecto.


Este requisito no aplica. Debido a que se establece una diferenciación entre

procesos y fases, siendo los primeros aquellos necesarios para gestionar el

proyecto, y para realizar el producto del proyecto; en cuanto a las fases, son las

encargadas de dividir el ciclo de vida del proyecto en secciones gestionables tales

como el diseño, desarrollo, realización y finalización. Se recomienda dividir en

procesos interdependientes y en fases al proyecto, como medio para planificar y

hacer seguimiento al cumplimiento de objetivos y la evaluación de riesgos

asociados.


Este requisito se cumple parcialmente. Ya que, a pesar de la existencia de

procedimientos establecidos para la planificación y la organización de los

proyectos, como es el manual denominado Celebración contratos o convenios de

ingreso y su control de ejecución (P11000-02), no hay documentación publicada

88

oficialmente que se relacione con las actividades de seguimiento y control. Se

recomienda oficializar la documentación que permita ejecutar un correcto

seguimiento y control del proyecto en cuestión.

Adicionalmente se sugiere diseñar un Manual de Control y Seguimiento de los

Proyectos Suscritos, el cual permita estandarizar la formulación de los proyectos

pertenecientes al GIT de Geodesia.

89

5.2.1.2. Sistemas de gestión de calidad (4.2)

Tabla 28: Sistemas de gestión de calidad.


4 Sistemas de gestión de calidad de proyectos 4.2 Sistemas de gestión de calidad


sobre 5 puntos


4.2.1

La base de los sistemas de gestión de la calidad de las organizaciones originaria y encargada del proyecto será constituida por los siguientes principios: enfoque al cliente, liderazgo, participación del personal, enfoque basado en procesos, enfoque de sistema para la gestión, mejora continua, enfoque basado en hechos para la toma de decisión, y relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.

5

4.2.2

El sistema de gestión de la calidad del proyecto debe estar alineado, tanto como sea posible, con el sistema de gestión de la calidad de la organización originaria.

3

4.2.3

El sistema de gestión de la calidad del proyecto se debe documentar e incluir, o hacerse referencia a él, en un plan de la calidad del proyecto. El plan de la calidad debe identificar las actividades y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de la calidad del proyecto, y debe incorporarse al plan de gestión del proyecto, o hacerse referencia en él. En situaciones contractuales, un cliente puede especificar requisitos para el plan de la calidad, y no deben limitar el alcance del plan de la calidad.

0






Este requisito se cumple en su totalidad. Debido a como establece la Resolución

666 de 2017 del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, los proyectos deben estar

alineados a lo dispuesto tanto en la Política de Calidad, como en el Manual

Sistema de Gestión Integrado (P12000-01); y por lo anterior, los principios

53%

47%

Cumple No cumple

100 %

90

nombrados en la NTC ISO 10006:2003, están cubiertos por los documentos

nombrados anteriormente.


Este requisito se cumple parcialmente. Ya que a pesar de que el IGAC y el GIT de

Geodesia denominados como la organización originaria, buscan alinear todos sus

proyectos con el Sistema de Gestión de la Calidad, no existe actualmente un

documento que especifique dicho requisito como de obligatorio cumplimiento. Por

tal motivo se recomienda diseñar el Manual de Control y Seguimiento de los

Proyectos Suscritos.


Este requisito no se cumple. Debido a la inexistencia de un Plan de la Calidad

autorizado, que establezca una adecuada integración entre la Gestión de la

Calidad con el Plan de la Calidad para el GIT de Geodesia, así como el

cumplimiento de requisitos necesarios para llevar a cabo la implementación de la

Norma.

A continuación, se presenta el consolidado del nivel de cumplimiento del GIT de

Geodesia referente a los requisitos establecidos en el numeral 4 de la norma.



60%

53%

45%

50%

55%

60%

65%

4,1 4,2


91

5.2.2. Responsabilidad de la Dirección (5)

5.2.2.1. Compromiso de la dirección (5.1)

Tabla 29: Compromiso con la dirección.


5 Responsabilidad de la dirección 5.1 Compromiso con la dirección


puntos 5,0


100%

5.1.1

La alta dirección de las organizaciones originaria y encargada del proyecto debe proporcionar elementos de entrada para el proceso estratégico. La alta dirección de la organización originaria debe asegurarse de que se emprenden acciones de mejora continua para proyectos tanto presentes como futuros.

5






Este requisito se cumple totalmente. Debido a que en el Manual del Sistema de

Gestión Integrado (P12000-01), en su apartado 9.3, especifica claramente las

responsabilidades definidas para la alta dirección, en donde se establecen

lineamientos y directrices a seguir, incluyendo la evaluación constante de

oportunidades de mejora.

Se aclara que para efectos de construcción de la documentación faltante aplicable

a la NTC ISO 10006:2003, se escala la función de Alta dirección, a la

Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Geodesia.

100%

Cumple No cumple

100 %

92

5.2.2.2. Proceso estratégico (5.2)

Tabla 30: Proceso estratégico.


5 Responsabilidad de la dirección 5.2 Proceso estratégico


sobre 5 puntos


5.2.1

La organización encargada del proyecto debe llevar a cabo la planificación para establecer, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad basado en la aplicación de los principios de gestión de la calidad.

5

5.2.2

Los requisitos del cliente deben comprenderse con total claridad. Los objetivos del proyecto, al igual que todas las etapas del proceso estratégico, deben cumplir los requerimientos exigidos en la NTC ISO 10006:2003.

1

5.2.3

Debe nombrarse a un gerente del proyecto tan pronto como sea posible, y adicionalmente, la alta dirección de ambas organizaciones debe asumir el liderazgo, al crear una cultura de calidad.

3

5.2.4

El personal de la organización encargada del proyecto debe tener una responsabilidad y una autoridad bien definidas para su participación en el proyecto. Debe asignarse personal competente a la organización encargada del proyecto.

3

5.2.5 Deben identificarse y documentarse los procesos del proyecto.

3

5.2.6

La organización encargada del proyecto debe definir y vincular los procesos necesarios para integrarlos y gestionarlos como un sistema alineado con el sistema general de la organización originaria.

1

5.2.7

Debe implementarse un sistema para registrar y analizar la información obtenida durante un proyecto, para su uso en un proceso de mejora continua.

3

5.2.8 La información relativa al progreso y el desempeño del proyecto debe registrarse.

3




60%

40%

Cumple No cumple

100 %

93


5 Responsabilidad de la dirección 5.2 Proceso estratégico


sobre 5 puntos


5.2.9

Los requisitos para los procesos de los proveedores y las especificaciones del producto deben desarrollarse conjuntamente por la organización encargada del proyecto y sus proveedores.

5






Este requisito se cumple totalmente. Debido a que en el formato Programación y

seguimiento de actividades para ejecución de convenios (F12000-05) se observa

una adecuada planificación del proyecto con su respectivo cronograma.

Adicionalmente al tener un SGI, todos los procesos están orientados a la calidad,

y, por lo tanto, el cumplimiento de los objetivos es algo inherente.


Este requisito no se cumple. Debido a que no se efectúa el correcto procedimiento

para documentar y reconocer claramente los requisitos explícitos que cada

convenio debe ostentar para buscar la satisfacción de los mismos. Adicionalmente

no se hace explícito un planteamiento de los objetivos del proyecto; por lo anterior

se recomienda agregar al Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos

Suscritos, un apartado que especifique un planteamiento correcto de los objetivos

(en términos de tiempo, costo y calidad), teniendo en cuenta las necesidades y

expectativas de los clientes y otras partes interesadas. El resultado obtenido se

debe incluir en el formato denominado Programación y seguimiento de actividades

para ejecución de convenios (Formato F12000-05).

94

Además, se evidencia de que no se realiza una evaluación del impacto del

proyecto, debido a la inexistencia de una correcta formulación del proyecto

orientado a la calidad y en donde se recomiendan hacer diferentes estudios como

lo son:

El estudio técnico del proyecto.

El estudio del mercado.

El estudio organizacional-administrativo-legal.

El estudio financiero.

El estudio del impacto ambiental.

El estudio del proyecto pretende contestar el interrogante de si es o no

conveniente realizar determinado proyecto. Esta recomendación sólo será posible

si se dispone de todos los elementos de juicio necesarios para tomar la decisión.

El estudio de viabilidad debe simular con el máximo de precisión lo que sucedería

con el proyecto si este fuese implementado, aunque difícilmente pueda

determinarse con exactitud el resultado que se logrará. De esta manera, se

estimarán los beneficios y costos que probablemente ocasionaría y, por tanto,

pueden evaluarse.

Para efectos prácticos, se siguiere llevar a cabo un estudio de impactos en el

producto del proyecto, referente a tiempo, costo y calidad del producto.

Existen formatos que se pueden adaptar para facilitar el intercambio de

información, pero actualmente no existen. Adicionalmente se observa que no

existe procedimiento para resolución de conflictos, el cual debe ser aprobado por

el cliente y se deben documentar los acuerdos con las partes interesadas. Para

subsanar lo anteriormente descrito, se sugiere la creación de un Procedimiento

para resolución de conflicto en proyectos, el cual puede ir integrado en el Manual

que se recomienda en numerales anterior.


95

Este numeral se cumple parcialmente. A continuación, se exponen las

observaciones y recomendaciones respecto a lo encontrado referente a la NTC

ISO 10006:2003:

Se puede encontrar en el Manual de Supervisión e Interventoría (P20700-01), que

se cumple con el nombramiento de un gerente del proyecto, antes de su inicio, con

sus responsabilidades y autoridades acordes a los requisitos normativos.

La política de la calidad y los objetivos de proyecto (definidos por la alta dirección

de las organizaciones originaria y encargada del proyecto), se encuentran

especificados en los mismos títulos del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, ya

que como se nombró anteriormente, el proyecto se encuentra estrechamente

relacionado, y sigue los lineamientos propuestos por el Sistema de Gestión

Integrado.

La alta dirección (definida en este caso como la Coordinación del GIT de

Geodesia), debe cumplir con ciertas tareas que si bien, pueden llegar a ser

inherentes al cargo, no se encuentran descritas para su consulta en ningún

documento. Dichas responsabilidades son:

Proporcionar la infraestructura y los recursos necesarios para lograr

objetivos del proyecto.

Proporcionar una estructura organizacional propicia para garantizar el logro

de los objetivos.

Ejecutar una toma de decisiones basada en hechos y en datos.

Potenciar y motivar a todo el personal perteneciente al proyecto, en la

mejora de los procesos y del producto.

Planificar futuras acciones preventivas.

Se sugiere que todos los puntos anteriores sean incorporados y claramente

definidos en el Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos,

haciendo claridad en que, a futuro, se debería implementar un procedimiento para

tratar el tema de la motivación al personal, en conjunto con el área de Recursos

Humanos.

96

En cuanto a la planeación de las acciones preventivas, el documento “Acciones de

mejoramiento” (P12100-04), muestra procedimientos que complementarán al

Manual recomendado.


Este requisito se cumple parcialmente. Debido a que, en primer lugar, se nombra

la definición de responsabilidades del personal asignado al proyecto; la definición

de dichas responsabilidades puede soportarse en el documento “Celebración

contratos o convenios de ingreso y su control de ejecución” (P11000-02).

En cuanto a la asignación de personal competente a la organización encargada

del proyecto, se tiene como documento soporte el Manual de Funciones del

Instituto Geográfico Agustín Codazzi en donde se establecen lineamientos

complementarios para definir dichos criterios que garanticen la competencia del

personal.

En cuanto a las herramientas, técnicas y métodos para efectuar el seguimiento y

control de los procesos del proyecto, se sugiere que se incluya una descripción de

las mismas en el Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos, ya

que actualmente no existe un documento formal que los mencione.

Finalmente, para proyectos multinacionales y multiculturales, asociaciones de

empresas y proyectos internacionales, se puede tomar como referencia el Manual

de Gestión de proyectos y actividades de cooperación internal_CNC (P12000-03);

con el fin de considerar las implicaciones de la gestión intercultural.


Este requisito se cumple parcialmente. Ya que a pesar de que los procesos del

proyecto se identifican y describen correctamente en el Formato para la

programación y seguimiento de actividades para ejecución de convenios (F12000-

05), el cual muestra el porcentaje de avance y especificación de las actividades o

procesos del proyecto, no se posee una documentación totalmente detallada para

conocer las experiencias previas con proyectos similares (esta se encuentra en

97

SOFIGAC). Se recomienda que, al finalizar cada proyecto, se elaboren las

memorias del proyecto, el cual describa los logros, las dificultades y las fortalezas.


La identificación de los procesos se hace intrínsecamente, pero es necesario que

se documenten éstos procesos para lograr un correcto seguimiento e integración

de los mismos y poder establecer una marcada diferenciación de

responsabilidades entre la organización encargada del proyecto y otras partes

interesadas pertinentes.

Por otro lado, también se hace conveniente que se creen procesos de

comunicación para el intercambio de información entre los procesos del proyecto,

y entre el proyecto y otros proyectos pertinentes. Dada la indocumentación

presentada, se le otorga una calificación de uno (1) a este numeral.

Lo anteriormente expuesto se recomienda que se agregue a la hora de la creación

del Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos.


La gestión de proyectos a nivel IGAC tiene su propio Grupo Interno de Trabajo,

siendo tratada como un proceso. Por el contrario, en el GIT de Geodesia (campo

de aplicación del presente proyecto), no se toma en cuenta a cabalidad la gestión

de proyectos como un proceso, y se recomienda dejar claridad en cuanto a la

gestión de proyectos, vista como un proceso fundamental.

El IGAC proporciona herramientas tales como SOFIGAC para registrar y analizar

la información obtenida durante un proyecto, y dicha información está disponible

para ejecutar procesos de mejora continua.

En lo referente a autoevaluaciones, auditorías internas y eternas, que buscan

identificar oportunidades de mejora, existe documentación que subsana dichos

ítems de evaluación: En primer lugar, está el Plan de auditoría (F13000-22),

98

también el documento Auditorías internas al Sistema de Gestión Integrado_SGI

(P13000-01), y por último, Auditorías internas de gestión (P13000-02).

Por todo lo anteriormente descrito, este numeral obtiene una calificación de tres

(3); es decir, que en general, cumple parcialmente este requisito.


Un poco se habla sobre evaluaciones de avance y del desempeño en el

documento Auditorías internas de gestión (P13000-02), sin embargo, este

documento plantea una visión muy general en donde no se especifica si se deben

aplicar a los proyectos como tal; adicionalmente, no se encuentra documento

donde diga que la organización encargada del proyecto, debe analizar la

información derivada de dichas evaluaciones, para la toma de decisiones eficaces

referentes al proyecto. Y, finalmente no se tiene claro si la información de cierre de

los proyectos anteriormente ejecutados15, se encuentra disponible para ayudar a la

mejora de proyectos presentes y futuros.

Se recomienda tomar de base el documento nombrado, y anexarle las condiciones

particulares propias de la ejecución de un proyecto, ya que la calificación para el

presente numeral, es de uno (1), es decir, cumplimiento prácticamente nulo.


El numeral 5.2.9 tiene un cumplimiento total (5) en el GIT de Geodesia, dado que

existen los procedimientos estandarizados para el tratamiento de proveedores

para la adquisición de productos externos, por parte de la organización encargada

del proyecto. Tal información se puede encontrar en el Manual de Procedimientos

titulado “Contratación_CNC (P20700-02)”. Dicho manual contiene aspectos

mínimos tales como:

Requisitos exigidos al proveedor.

Calificación de oferta del proveedor.

Estrategias para la adquisición de productos. 15

Algún histórico documental puede llegar a encontrarse en el SOFIGAC

99

Capacidad de cumplimiento del proveedor.

Compatibilidad del proveedor con proyectos similares.

5.2.2.3. Revisiones por la dirección y evaluaciones del avance (5.3)

Tabla 31: Revisiones por la dirección y evaluaciones de avance.


5 Responsabilidad de la dirección 5.3 Revisiones por la dirección y evaluaciones de avance


sobre 5 puntos


5.3.1

La dirección de la organización encargada del proyecto debe revisar el sistema de gestión de la calidad del proyecto, a intervalos planificados.

0

5.3.2

Las evaluaciones del avance deben abarcar todos los procesos del proyecto y proporcionar la oportunidad de evaluar el logro de los objetivos del proyecto.

3






Este numeral no se cumple, según lo requerido por la NTC ISO 10006:2003, ya

que no hay planeación para hacer una verificación periódica del sistema de

gestión de la calidad del proyecto.

30%

70% Cumple No cumple

100 %

100

Se recomienda especificar en el Manual de Control y Seguimiento de los

Proyectos Suscritos, una correcta planificación en lo referente a la revisión del

sistema de gestión de la calidad el proyecto, definiendo intervalos de revisión, y

asegurando que dicho sistema siga siendo el adecuado e idóneo para el proyecto.


Este numeral habla sobre las evaluaciones del avance del proyecto, en

consecuencia, la calificación será parcialmente completa (3) en este apartado. La

razón de la decisión anterior es que, si bien, existe un formato específico para

hacer seguimiento a un proyecto en sus diferentes etapas, titulado Revisión del

proyecto (P14200-12). Pero, no hay documento que especifique los temas

mínimos a ejecutar en la revisión del avance de los diferentes proyectos, para

verificar que se está cumpliendo el plan trazado.

Para subsanar esta situación desfavorable, se recomienda generar un apartado

específico que hable sobre las evaluaciones del avance en proyectos en el Manual

de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos, en donde se recomienda

como temas mínimos:

Aclarar y dar lineamientos para ejecutar una correcta planificación de las

evaluaciones del avance.

Especificar que deben generarse informes o resultados pertinentes,

basados en la evaluación del avance.

Generar una realimentación entre evaluación del avance y los objetivos

previstos inicialmente.

Hacer una clara asignación de responsabilidades derivadas de la

evaluación del avance.

Demás requisitos menores, especificados en la Norma Técnica ISO

10006:2003, en su numeral 5.3.2.



101



100%

60%

30%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

5,1 5,2 5,3


102

5.2.3. Gestión de los recursos (6)

5.2.3.1. Procesos relacionados con los recursos (6.1)

Tabla 32: Procesos relacionados con los recursos.


6 Gestión de los recursos 6.1 Procesos relacionados con los recursos


sobre 5 puntos


6.1.1

Los procesos relativos a los recursos tienen como finalidad planificar y controlar los recursos. Ayudan a identificar cualquier potencial problema relativo a los recursos; y son la planificación de los recursos y el control de los mismos.

NA

6.1.2

Deben identificarse los recursos necesarios para el proyecto. Deben existir planes que establezcan qué recursos serán necesarios para el proyecto y cuándo se requerirán según el programa del proyecto, además deben indicar cómo y de dónde se obtendrán los recursos, así como el modo en que serán asignados y si procede, los planes también deberán establecer la forma de disponer de los recursos sobrantes.

3

6.1.3

Deben realizarse revisiones para asegurarse de que se dispone de recursos suficientes para cumplir los objetivos del proyecto. En el plan de gestión del proyecto deben documentarse el cronograma de revisiones y la frecuencia de recopilación de los datos asociados y de las previsiones de requisitos de recursos. Se deben identificar, analizar, tratar y registrar las desviaciones respecto del plan de recursos.

5





80%

20%

Cumple No cumple

100 %

103


Este numeral, al ser descriptivo, no puede tener criterio cuantitativo de calificación,

ya que no proporciona ítems a evaluar en la organización, para luego contrastar

con los requerimientos de la NTC ISO 10006:2003. Por lo anterior se le asigna la

calificación de NO APLICA (NA).


En los documentos formato: Plan de adquisición de bienes, insumos y servicios y

mantenimiento para convenios (F12000-06), Personal de planta parar convenios

(F12000-07), y Plan de contratación mano de obra para convenios (F12000-08),

se identifican los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto, pero en

estos documentos no existe un plan que establezca el correcto procedimiento para

recurrir a dichos recursos y cuándo se requerirán, así mismo, no se establecen la

procedencia de los recursos y como se dispondrá de los recursos restantes. Para

encontrar lo enunciado anteriormente hay que dirigirse al Manual de

procedimientos Contratación_CNC (P20700-02), específicamente en su numeral

5.3.1.

Por otro lado, y particularmente, la Norma requiere el diseño de un plan de gestión

del proyecto, en donde se incluirán los planes de recursos, con su estimación,

asignación y limitación, el cual se conoce en este documento como el Manual de

Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos.

Este numeral recibió la calificación de tres (3), por lo nombrado anteriormente.


La gestión de los recursos, como ya se anotó, cuenta con una documentación

sólida al respecto, y por tanto se trata de manera formal, generando un registro

físico donde comprobar que se ejecuta la tarea de manera puntual.

Por todo lo anterior, el numeral 6.1.3 obtiene una calificación de cinco (5), es decir,

que cumple parcialmente los requisitos de la NTC ISO 10006:2003.

104

5.2.3.2. Procesos relacionados con el personal (6.2)

Tabla 33: Procesos relacionados con el personal


6 Gestión de los recursos 6.2 Procesos relacionados con el personal


sobre 5 puntos


6.2.1

Los procesos relativos al personal tienen como finalidad crear un ambiente en el que el personal pueda contribuir al proyecto de forma eficaz y eficiente; y son: el establecimiento de la estructura organizativa del proyecto, la asignación de personal, y el desarrollo del equipo.

NA

6.2.2

La estructura organizativa del proyecto debe establecerse de acuerdo con los requisitos y las políticas de la organización originaria y las condiciones específicas del proyecto; también debe responder al objeto de fomentar una comunicación y una cooperación eficaces y eficientes entre todos los participantes en el proyecto.

1

6.2.3

Debe definirse la competencia necesaria en términos de educación, formación, habilidades y experiencia del personal que trabaja en el proyecto.

3

6.2.4

Para mejorar su desempeño, el equipo del proyecto en su conjunto y los miembros de manera individual, deben participar en actividades de desarrollo del equipo. Así mismo el personal debe recibir formación y darse cuenta de la relevancia e importancia de sus actividades en el logro del proyecto y los objetivos de la calidad.

0





27%

73%

Cumple No cumple

100 %

105


Al ser un numeral que expresa características cualitativas, no genera calificación,

y por tanto se le otorga el valor de no aplica (NA).


Estrictamente hablando, no existe una estructura organizativa del proyecto, ni

documentación que establezca dicho procedimiento. Para lo anterior se sugiere

apoyarse de proyectos anteriormente ejecutados, buscando seleccionar la

estructura organizativa más apropiada.

Se recomienda que exista un apartado en el Manual de Control y Seguimiento de

los Proyectos Suscritos, destinado a la definición de la estructura organizativa, en

donde se generen lineamientos que satisfagan los requerimientos del presente

numeral, tales como:

Hacer la estructura organizativa acorde a los requisitos y políticas de la

organización originaria, y las condiciones específicas del proyecto.

Que la estructura administrativa logre fomentar comunicación y cooperación

efectiva entre los participantes del proyecto.

Que la estructura administrativa se ciña al alcance del proyecto, y que el

tamaño del equipo, las condiciones locales y los procesos, sean adecuados

al proyecto.

Planificar y llevar a cabo revisiones de la estructura organizativa para

verificar que es conveniente y adecuada.

Adicionalmente en el Manual se deben identificar y establecer las relaciones entre

la organización encargada del proyecto, con el cliente, así como las interfaces

entre el departamento responsable de mantener el SGC con otros departamentos,

y con cliente mismo.

Por último, y apoyándose en el Manual de Funciones disponible en la

documentación del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, hay que agregar una

106

descripción de puestos o funciones emergentes a la hora de haber establecido

una estructura organizativa del proyecto a ejecutar.

Expuestos todos los puntos a evaluar, se le otorga la evaluación de uno (1),

siendo este cumplimiento casi nulo en lo referente a lo expuesto por la Norma.


El numeral 6.2.3 recibe una calificación de tres (3), dado que, en su mayoría, los

requerimientos los cumple parcialmente y/o no hay documentación formal que

ayude a determinar que el proceso se ajusta a lo mencionado en la NTC ISO

10006:2003.

Se recomienda destinar un apartado del Manual de Control y Seguimiento de los

Proyectos Suscritos, para mencionar las directrices que la Norma proporciona y

que se hacen de obligatorio cumplimiento si se desea la integración de la Norma al

GIT de Geodesia del Instituto Geográfico Agustín Codazzi:

Verificar que, en el Manual de funciones, se defina completamente las

competencias necesarias de los participantes del proyecto, tales como

educación, formación, habilidades y experiencia.

Mencionar que deben tomarse en consideración los atributos personales

del personal para el proyecto, y prestar especial atención a los requisitos de

competencia del personal clave.

Cuando un miembro de la organización encargada del proyecto reporta

información a la organización originaria, hay que documentar su

responsabilidad, autoridad y canales de comunicación.

Ejecutar un desempeño global que verifique la correcta asignación

(planeación), de las tareas y responsabilidades.

Hay que tener resultados medibles para poder ejecutar acciones

pertinentes en cuanto al desempeño del personal.

Demás tareas que sean designadas en lo referente al numeral 6.2.3 de la

Norma.

107


Se le otorga la calificación nula a este numeral, dado que no se ejecuta un

proceso de realimentación respecto al desempeño en equipo de trabajo. En otras

palabras, no se da el seguimiento adecuado a las actividades encargadas al

personal, por ejemplo, no se les resalta la importancia de las mismas tareas que

deben desarrollar y por ello no buscan alinearlo con el sistema de calidad.

Por lo anterior, no existe forma de recompensar un buen trabajo en equipo que

desencadenen en el logro de objetivos de calidad, y por lo anterior el ambiente de

trabajo no es propicio en la mayoría de los casos.

Se recomienda monitorear adecuadamente lo anteriormente mencionado, todo

esto para el logro de los objetivos propuestos de la mejor manera, en beneficio del

proyecto. Hay que idear la forma de que quede suficientemente claro, por ejemplo,

en el Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos.



Figura 8: Consolidado numeral 6, NTC ISO 10006


80%

27%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

6,1 6,2


108

5.2.4. Realización del producto (7)

5.2.4.1. Generalidades (7.1)

Tabla 34: Generalidades.


7 Realización del producto 7.1 Generalidades



7.1.1

Este capítulo cubre los siete grupos de procesos de gestión del proyecto necesarios para producir el producto del proyecto.

NA






Al ser un numeral netamente descriptivo, no puede obtener calificación

cuantitativa, y, por tanto, se le asigna el valor de NO APLICA (NA), haciendo

referencia a que no suma ni resta en la calificación general, en cuanto a requisitos

exigidos por la NTC ISO 10006:2003.

NO APLICA

109

5.2.4.2. Procesos relacionados con la interdependencia (7.2)

Tabla 35: Procesos relacionados con la interdependencia.


7 Realización del producto 7.2 Procesos relacionados con la interdependencia


sobre 5 puntos


7.2.1

La organización encargada del proyecto debe posibilitar una comunicación eficaz y eficiente entre los distintos grupos de personal involucrado en el proyecto y establecer una clara asignación de sus responsabilidades.

NA

7.2.2

Es fundamental que se establezca y mantenga al día un plan de gestión del proyecto, el cual debe incluir o hacer referencia al plan de la calidad del proyecto; y durante el inicio del proyecto, deben identificarse y comunicarse a la organización encargada del proyecto, los detalles sobre proyectos anteriores pertinentes.

1

7.2.3

Para facilitar las interdependencias que están planificadas entre los procesos, es preciso gestionar las interacciones que no están planificadas dentro del proyecto.

0

7.2.4

La gestión de los cambios cubre la identificación, la evaluación, la autorización, la documentación, la implementación y el control de los cambios. Antes de autorizar un cambio, deben analizarse el propósito, el alcance y el impacto de dicho cambio. Aquellos cambios que afecten a los objetivos del proyecto deben acordarse con el cliente y con las demás partes interesadas pertinentes.

1




15%

85%

Cumple No cumple

100 %

110


7 Realización del producto 7.2 Procesos relacionados con la interdependencia


sobre 5 puntos


7.2.5

El proyecto en sí mismo es un proceso y se debe prestar especial atención a su cierre. El cierre de procesos y del proyecto debe definirse durante la fase de inicio del proyecto e incluirse en el plan de gestión del proyecto. Cuando un proceso concluye, debe asegurarse que todos los registros se recopilan y se distribuyen.

1






Al primer numeral del subíndice segundo, se le asigna una calificación de uno (1),

ya que, si bien se tiene un proceso referente a la comunicación entre los grupos

de trabajo, es casi nula la documentación al respecto. Se recomienda definir

claramente los canales de comunicación entre los grupos de trabajo, buscando

que esta sea eficiente y eficaz.


En general, el presente numeral cuenta con casi ninguna de las directrices dadas

por la Norma, pero con aquellas con las que, si se cuenta, cumplen casi en su

totalidad dicho requisito específico (lo relacionado con sistema de gestión de la

calidad del proyecto).

111

Se sugiere entonces, subsanar todos los requisitos que se pueden encontrar en el

numeral 7.2.2 del documento normativo de la NTC ISO 10006:2003, en donde la

más importante es la creación de un Plan de gestión de proyectos16.

Dicho plan de gestión debería contener requisitos básicos entre los cuales se

enlistan los más importantes:

Debe hacer referencia al plan de la calidad del proyecto.

Hacer revisiones del convenio o contrato.

Debe referenciar los requisitos del cliente y objetivos del proyecto, así como

su fuente para hacerle trazabilidad.

Debe identificar y documentar procesos del proyecto y su finalidad.

Debe identificar, incluir o hacer referencia a las características del producto,

y como se medirá y evaluará.

Debe proporcionar base de referencia para la medición y control del

avance.

Debe definir indicadores del proyecto y su forma de medición.

Debe prever revisiones requeridas del proyecto.


En este numeral, la documentación previa es muy escasa entonces por ello se le

otorga la calificación de uno (1), haciendo la recomendación de agregar al Manual

de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos las siguientes directrices en

donde se considere pertinente:

Establecimiento de procedimientos para la gestión de las interfaces.

Ejecutar reuniones entre departamentos acerca del proyecto.

Resolución de conflictos utilizando técnicas diversas.

Utilizar las evaluaciones del avance para la identificación de problemas en

las interfaces.

16

Como se aclaró anteriormente, el Plan de Gestión de proyectos es homologo al Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos propuesto

112


El numeral 7.2.4 hace referencia a la gestión y al control de los cambios en el

proyecto, si bien los procedimientos se hacen de forma informal, deben

documentarse y complementarse para adaptarse a lo requerido por la

normatividad.

Se sugiere agregar al Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos

el título de gestión de los cambios, así como el control de cambios (autorización,

análisis, alcance e impacto).

La gestión de los cambios debe considerarse en el alcance del proyecto, objetivos

y plan de gestión del mismo, y así mismo, considera la coordinación de los

cambios y resolución de conflictos, los procedimientos para documentar cambios,

la mejora continua, los aspectos del cambio que afecten al personal, la

identificación de efectos negativos de los cambios, entre otras características

nombradas en la NTC ISO 10006:2003.


Este numeral al hablar sobre el ciclo de vida del proyecto en general, se encuentra

incluido al momento de creación del convenio, pero falta mucha especificación al

respecto; esto se da porque no existe un procedimiento estandarizado para

ejecutar dicha acción y como consecuencia, se le otorga la calificación de uno (1)

a este numeral, haciendo que su cumplimiento sea casi nulo.

Se sugiere que se documente correctamente el proceso, ya sea en el Manual de

Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos -o en algún otro procedimiento

ajeno-, en donde se especifiquen las etapas de inicio, de conclusión y de

realimentación posterior a la finalización del proyecto, y donde se hable de la

elaboración de informes finales y entregas definitivas, tanto al cliente, como a las

organizaciones originaria y encargada del proyecto.

113

5.2.4.3. Procesos relacionados con el alcance (7.3)

Tabla 36: Procesos relacionado con el alcance.


7 Realización del producto 7.3 Procesos relacionados con el alcance


sobre 5 puntos


7.3.1

Los procesos relacionados con el alcance tienen como finalidad traducir las necesidades y expectativas del cliente y de otras partes interesadas en actividades que habrán de llevarse a cabo para alcanzar los objetivos del proyecto.

NA

7.3.2

Las necesidades y expectativas del cliente en cuanto al producto y los procesos, tanto declaradas como implícitas, deben traducirse en requisitos documentados, que incluyan los aspectos legales y reglamentarios, que deben, cuando lo requiera el cliente, ser aceptados mutuamente.

3

7.3.3

A la hora de desarrollar el alcance del proyecto, deben identificarse y documentarse, en términos medibles, y tan exhaustivamente como sea posible, las características del producto del proyecto, las cuales deben utilizarse como base para el diseño y el desarrollo, y se debe especificar cómo se medirán estas características o cómo se evaluará su conformidad con los requisitos del cliente y de otras partes interesadas.

1

7.3.4

El proyecto debe estructurarse sistemáticamente en actividades realizables para cumplir los requisitos del cliente relativos al producto y a los procesos.

1

7.3.5

Las actividades del proyecto deben llevarse a cabo y controlarse de acuerdo con el plan de gestión del proyecto.

0





25%

75%

Cumple No cumple

100 %

114


Este numeral, al ser meramente descriptivo, no se clasifica como ítem calificable y

por lo anterior se le asigna el valor de NA, traduciendo que no aplica calificación

cuantitativa en este numeral.


En este numeral, al igual que lo sucedido en muchos otros, los procedimientos se

hacen de forma informal, es decir, que no existe un procedimiento estandarizado

para que se ejecute conforme a algunos requerimientos que se deseen cumplir.

Por lo anterior, se le asigna una calificación de tres (3), indicando que se cumplen

parcialmente los requisitos del presente numeral.

Como gran recomendación, se sugiere que las necesidades y expectativas del

cliente en cuanto a los productos y procesos, se traduzcan en documentación

pertinente, que incluya marco legal y reglamentario, y cuando proceda, ser

aceptadas por el cliente.


No existe documento que indique la manera de establecer el alcance de un

proyecto; si bien, se hace en cada creación de convenios, la definición del

alcance, se sugiere que en el Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos

Suscritos se destine un apartado para determinar las características de su

definición, que van desde identificar exhaustivamente las características del

producto del proyecto, especificando la forma de medirlas, hasta la trazabilidad

que se le hará a los requisitos documentados del cliente. Por lo anterior se le da la

calificación de cumplimiento parcial de uno (1).


Este numeral recibe la calificación de uno (1), dado que no existe documento que

hable sobre la definición de actividades realizables para el cumplimiento de los

requisitos relativos al producto; y en donde se debe especificar que dichas

115

actividades deben incluir prácticas de gestión de la calidad, evaluación del avance

y elaboración de un plan de gestión del proyecto.


Este numeral se encuentra sin adelanto alguno, es decir, que no hay escritos

oficiales que permitan abordar los siguientes ítems nombrados:

Revisión y evaluación de procesos relacionados con nuevas tecnologías.

Identificación de deficiencias y oportunidades de mejora en la ejecución de

las actividades.

Adaptación del cronograma de revisiones a la complejidad del proyecto.

Documentación del plan revisado del trabajo restante.

Es por lo anterior que se le da a este numeral la calificación de cero (0),

confirmando su nulidad respecto a las directrices planteadas por la Norma. Se

siguiente que sea lo anterior agregado al Manual de Control y Seguimiento de los

Proyectos Suscritos.

116

5.2.4.4. Procesos relacionados con el tiempo (7.4)

Tabla 37: Procesos relacionados con el tiempo.


7 Realización del producto 7.4 Procesos relacionados con el tiempo


sobre 5 puntos


7.4.1

Los procesos relacionados con el tiempo son: - la planificación de la dependencia entre actividades, - la estimación de la duración, - el desarrollo del programa, y - el control del programa.

NA

7.4.2

Deben identificarse las interdependencias entre las actividades del proyecto y deben revisarse para asegurar su coherencia.

1

7.4.3

El personal responsable de las actividades debe estimar la duración de las mismas. Deben documentarse los elementos de entrada, los cuales deben poder trazarse hasta llegar a su origen.

3

7.4.4

Deben identificarse los datos de entrada del desarrollo del programa y debe comprobarse su conformidad con las condiciones específicas del proyecto. El programa debe identificar aquellos acontecimientos que requieren elementos de entrada o decisiones específicas, tales como las evaluaciones del avance.

1

7.4.5

La organización encargada del proyecto debe realizar revisiones periódicas del programa, según se define en el plan de gestión. Para asegurar un control adecuado del proyecto, se deben establecer los tiempos de revisión del programa y la frecuencia de recopilación de datos.

1





30%

70%

Cumple No cumple

100 %

117


Este numeral no es evaluable ya que solo se enuncia los procesos relacionados

con el tiempo, de forma ilustrativa y los enlista; es por esto que recibe la

calificación de no aplica (NA).


En lo referente a la identificación de interdependencias entre actividades del

proyecto, así como la documentación de cualquier necesidad de modificar datos

referentes a la identificación de dichas actividades, no existe documentación al

respecto, por ello se le asigna un valor de uno (1) y se recomienda agregar estas

especificaciones al Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos.

Adicionalmente se recomienda agregar como opción, la utilización de diagramas

de red de proyecto, verificando su idoneidad para el proyecto.


Para este numeral, existe una buena parte de sus requerimientos implementados,

pero aparte de la falta de documentación, hay algunos ítems que no son de

satisfactorio cumplimiento. Se recomienda remitirse a la NTC ISO 10006:2003 en

su numeral 7.4.3 para conocer en detalle las situaciones desfavorables de la

organización.

A grandes rasgos se deben corregir principalmente las situaciones desfavorables

relacionadas con la incertidumbre en la estimación de la duración del proyecto, y

la contemplación y mitigación de los riesgos asociados; así como la trazabilidad de

los elementos de entrada con su debida documentación.


Este numeral obtiene una clasificación de uno (1), debido a su casi inexistente

documentación referente a este requisito. Para subsanar la situación desfavorable

nombrada anteriormente se sugiere implementar algunos procedimientos faltantes:

118

Identificar los datos de entrada del desarrollo del programa, y comprobar

conformidad con las condiciones específicas del proyecto.

Si se va a determinar camino crítico hay que tomar en consideración

actividades con plazos amplios.

Se deben crear e implementar de formatos normalizados del programa.

Comprobar coherencia de las relaciones entre estimación de duración y las

dependencias entre actividades.

Hay que resolver incoherencias presentadas antes de hacer público el

programa.


En el numeral 7.4.5 se pueden enlistar una cantidad de catorce requerimientos

expuestos por la NTC ISO 10006:2003, los cuáles en su gran mayoría se

encuentran en estado nulo de desarrollo, o incipiente, por parte de la institución,

es por ello que se le otorga una calificación de uno (1).

Para rectificar las situaciones desfavorables presentadas, se recomienda

documentar e implementar cada uno de los requerimientos que no se cumplan

actualmente (del numeral 7.4.5 de la NTC ISO 10006:2003), y aquellos que se

encuentren cumplidos parcialmente, hacer un trabajo de fortalecimiento y

estandarización del proceso, en algún documento formal.

119

5.2.4.5. Procesos relacionados con el costo (7.5)

Tabla 38: Procesos relacionados con el costo


7 Realización del producto 7.5 Procesos relacionados con el costo


sobre 5 puntos


7.5.1

Los procesos relacionados con el costo tienen como finalidad pronosticar y gestionar los costos del proyecto. Los procesos relacionados con el costo son: - la estimación de costos, - la elaboración del presupuesto, y - el control de los costos.

NA

7.5.2

Deben identificarse claramente todos los costos del proyecto. La estimación de costos debe tener en cuenta las fuentes de información pertinentes y estar vinculada al desgloce del proyecto. Dichos costos deben documentarse y poder realizarse su trazabilidad respectiva.

1

7.5.3

El presupuesto del proyecto debe basarse en la estimación de los costos y en los programas, existiendo un procedimiento definido para su aprobación; adicionalmente debe ser coherente con los objetivos del proyecto y debe identificarse y documentarse cualquier suposición, incertidumbre o imprevisto.

3

7.5.4

Con anterioridad a la realización de cualquier gasto, debe establecerse, documentarse y comunicarse a los responsables de autorizar el trabajo o el gasto el sistema de control de costos y los procedimientos asociados. Deben establecerse según el calendario de revisiones y la frecuencia de recopilación de datos y de las previsiones.

1





33%

67%

Cumple No cumple

100 %

120


Al ser un numeral descriptivo que habla sobre objetivo de los procesos

relacionados con el costo, y describiendo cada uno de ellos; y por tanto no tiene

clasificación cuantitativa, adquiriendo el valor cualitativo de no aplica (NA).


Este requerimiento se enfoca en la obtención, trazabilidad, viabilidad y veracidad

de los costos del proyecto, así como la documentación pertinente a los mismos,

incluyendo un presupuesto del proyecto y las incertidumbres asociadas a los

mismos. A grandes rasgos, existen diversas plantillas para el cálculo de los

costos, incluida una para la elaboración del presupuesto. Pero en sí, no existe

forma de verificar la trazabilidad o exactitud de dichos costos hallados. Por lo

anterior, se le otorga una calificación de uno (1).


Esta numeral habla sobre la creación de un presupuesto y su coherencia con los

objetivos del proyecto. Al existir los formatos necesarios, pero al no haber un

procedimiento adecuadamente estructurado, se le otorga una calificación de (3).


Este numeral en general, plantea muchos requisitos incompletos o nulos por parte

de la organización, y por tanto se le otorga la calificación de uno (1). Este numeral

habla principalmente de ejecutar revisiones según calendario, monitoreo de las

desviaciones del presupuesto y el exceso de los límites impuestos por el mismo, y

las causas raíz de variaciones del presupuesto.

Recomendaciones generales

Para el índice 7.5, en todos su numerales se aconseja que se revise la Norma

Técnica Colombiana ISO 10006:2003, para subsanar cada uno de sus

requerimientos, y crear los documentos necesarios para la estandarización y

121

formalización de las falencias presentadas. También se pueden acoplar las

acciones correctivas, a un documento ya existente o en construcción.

122

5.2.4.6. Procesos relacionados con la comunicación (7.6)

Tabla 39: Procesos relacionados con la comunicación.


7 Realización del producto 7.6 Procesos relacionados con la comunicación


sobre 5 puntos


7.6.1

Los procesos relacionados con la comunicación tienen como finalidad facilitar el intercambio de la información necesaria para el proyecto. Los procesos relacionados con la comunicación son los siguientes: - la planificación de la comunicación, - la gestión de la información, y - el control de la comunicación.

NA

7.6.2

Las organizaciones originaria y encargada del proyecto deben asegurarse de que se establecen procesos de comunicación apropiados para el proyecto.

1

7.6.3

La organización encargada del proyecto, debe identificar sus necesidades de información y debe establecer un sistema de gestión de la información documentado. La organización encargada del proyecto también debe identificar las fuentes de información internas y externas.

1

7.6.4

El sistema de comunicación debe planificarse e implementarse, así mismo debe realizarse su control, seguimiento y revisión para asegurarse de que continúa satisfaciendo las necesidades del proyecto.

0






Al ser un numeral que expresa características cualitativas, no genera calificación,

y por tanto se le otorga el valor de no aplica (NA).

13%

87%

Cumple No cumple

100 %

123


El presente numeral habla sobre los procesos de comunicación para todas las

fases de proyecto, ya que la comunicación es un pilar fundamental para la

culminación exitosa del nombrado proyecto. No existe particular documentación

que establezca el procedimiento ni la planeación llevada respecto al tema y por

tanto la calificación será de uno (1). Se sugiere crear un Plan de comunicación del

proyecto, que cumpla con las características que se pueden encontrar al remitirse

a la NTC ISO 10006:2003, en su numeral 7.6.2.


Se le otorga la calificación de uno (1) este numeral, dado habla sobre la gestión de

la información dentro del proyecto, y si bien hay puntos a favor como el respeto

por la debida protección de los datos, los demás ítems tienen cumplimiento

prácticamente nulo. Se sugiere entonces crear un Manual de procedimientos para

el tratamiento de la información, o en su defecto, crear un apartado para este tema

y anexarlo al Manual de Control y Seguimiento de los Proyectos Suscritos. Dicho

apartado debe contener temas fundamentales como la identificación de

necesidades de información, las fuentes de información internas y externas y el

manejo de las reuniones (Orden del día, acta, etc.). Procedimientos que definan

los controles para la elaboración, recopilación, identificación, clasificación,

actualización, distribución, archivo, almacenamiento, protección, recuperación,

periodo de conservación y disposición de la información.


Al no existir un sistema de comunicación definido, este numeral no se cumplirá

(obteniendo una calificación nula), y por tanto se sugiere que una vez estructurado

el sistema de tratamiento de la información, se use para asegurar el cumplimiento

de las necesidades del proyecto y para el aseguramiento del tratamiento a las

interfaces donde hay mayor probabilidad de que pueda producirse un conflicto.

124

5.2.4.7. Procesos relacionados con el riesgo (7.7)

Tabla 40: Procesos relacionados con el riesgo.


7 Realización del producto 7.7 Procesos relacionados con el riesgo

Requisitos específicos Calificac

ión

Cumplimiento

sobre 5 puntos


7.7.1

La gestión de los riesgos del proyecto se ocupa de las incertidumbres existentes a lo largo de todo el proyecto. Ello requiere un enfoque estructurado que debe documentarse en un plan de gestión del riesgo. Los procesos relacionados con el riesgo son: - la identificación de los riesgos, - la evaluación de los riesgos, - el tratamiento de los riesgos, y; - el control de los riesgos.

NA

7.7.2

La identificación de los riesgos se debe realizar al comienzo del proyecto, durante las evaluaciones del avance y en otras ocasiones en las que se tomen decisiones importantes, y el resultado de este proceso debe registrarse en un plan de gestión del riesgo, el cual debe incluirse o hacerse referencia en el plan de gestión del proyecto.

5

7.7.3

Deben evaluarse todos los riesgos identificados. En esta evaluación, deben tenerse en cuenta la experiencia y los datos históricos de proyectos anteriores. Los resultados de todos los análisis y valoraciones deben registrarse y comunicarse al personal pertinente.

5

7.7.4

Las soluciones para eliminar, mitigar, transferir, compartir o aceptar los riesgos y los planes para aprovechar las oportunidades deben basarse preferentemente en tecnologías conocidas o en datos de la experiencia pasada. Cuando se proponga una solución para un riesgo identificado, debe verificarse que su implementación no produce efectos indeseados ni introduce nuevos riesgos y que se considera el riesgo pendiente resultante.

5

7.7.5

A lo largo de todo el proyecto, debe realizarse el seguimiento y control de los riesgos por medio de un proceso iterativo de identificación, evaluación y tratamiento de los riesgos.

5





Cumple No cumple

100 %

125


Este numeral, al ser descriptivo, no puede tener criterio cuantitativo de calificación,

ya que no proporciona ítems a evaluar en la organización, para luego contrastar

con los requerimientos de la NTC ISO 10006:2003. Por lo anterior se le asigna la

calificación de NO APLICA (NA).


Este numeral habla sobre la identificación como tal de los riesgos. Estos riesgos

deben ser relativos al costo, tiempo, producto, calidad del producto, protección,

fiabilidad, responsabilidad legal profesional, tecnología de la información,

seguridad, salud y medio ambiente. Y debe tener en cuenta cualquier requisito

legal o reglamentario aplicable. Dichos procedimientos referentes a los riesgos, se

encuentran en el Manual de Procedimientos Contratación_CNC (P20700-02); y

específicamente en un documento allí referido: El Manual M-ICR-01, de Colombia

Compra Eficiente, titulado Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en

los Procesos de Contratación. Dado lo anterior, a este numeral se le otorga una

calificación de cinco (5), siendo la más alta posible.


Este apartado se refiere a la evaluación de los riesgos, y como se evidencia

anteriormente, dichos procesos se encuentran contenidos en su totalidad en el

documento relacionado. La calificación para este numeral es de cinco (5), siendo

un cumplimiento total de la Norma.


Al igual que el anterior, este numeral obtiene una calificación de cinco (5), al tener

un cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la NTC ISO 1006:2003, en

el aspecto de tratamiento de los riesgos.


Finalmente, el control de los riesgos también será posible hacerse, gracias a que

las etapas anteriormente descritas se encuentran descritas y relacionadas en el

Manual creado por Colombia Compra Eficiente, y al igual que ellas, este numeral

recibe una calificación nula de cinco (5).

126

5.2.4.8. Procesos relacionados con las compras (7.8)

Tabla 41: Procesos relacionados con las compras.


7 Realización del producto 7.8 Procesos relacionados con las compras


sobre 5 puntos


7.8.1

Los procesos relacionados con las compras contemplan la obtención de los productos para el proyecto. Los procesos relacionados con las compras son: - la planificación y control de las compras, - la documentación de los requisitos de las compras, - la evaluación de proveedores, - la subcontratación, y - el control del contrato.

NA

7.8.2

Debe elaborarse un plan de compras en el que se identifiquen y programen los productos que han de obtenerse, prestando atención a los requisitos del producto, incluyendo las especificaciones, el tiempo y el costo.

5

7.8.3

Los documentos de compra deben identificar el producto, sus características, los requisitos apropiados del sistema de gestión de la calidad y la documentación asociada. También deben incluir la responsabilidad de las compras, los costos, las fechas de entrega del producto, los requisitos de auditoría y el derecho de acceso a las instalaciones del proveedor.

5

7.8.4

Los proveedores del proyecto deben evaluarse, y la evaluación debe contemplar todos los aspectos de un proveedor que puedan tener un impacto en el proyecto, tales como la experiencia técnica, la capacidad de producción, los plazos de entrega, el sistema de gestión de la calidad y la estabilidad financiera. La organización encargada del proyecto debe mantener un registro de proveedores aprobados.

5




Cumple No cumple

100 %

127


7 Realización del producto 7.8 Procesos relacionados con las compras


sobre 5 puntos


7.8.5

Debe existir un proceso para que la organización encargada del proyecto contrate a proveedores del proyecto, donde se incluya la comunicación al proveedor de los requisitos del sistema de gestión de la calidad del proyecto y, cuando sea aplicable, también de la política de la calidad y los objetivos de la calidad.

5

7.8.6

El control del contrato comienza en el momento de firmar el contrato o en el momento en que se alcanza un acuerdo de principio para adjudicar el contrato, como por ejemplo una carta de intenciones. El control del contrato debe incluir el establecimiento de las relaciones contractuales apropiadas y la integración de los resultados de estas relaciones en la gestión global del proyecto.

5






Al ser un numeral netamente descriptivo, no puede obtener calificación

cuantitativa, y, por tanto, se le asigna el valor de NO APLICA (NA), haciendo

referencia a que no suma ni resta en la calificación general, en cuanto a requisitos

exigidos por la NTC ISO 10006:2003.


Numeral con cumplimiento total. Tiene temas referentes a la planificación y control

de las compras, temas integrados en el Manual de Procedimientos

Contratación_CNC (P20700-02), en su apartado denominado “Plan Anual de

128

Adquisiciones”, que incluye requisitos exigidos por Colombia Compra Eficiente,

incluyendo las revisiones del avance de las compras.


Requisito de total cumplimiento, que trata sobre la documentación de los requisitos

de las compras: Identificación del producto, características y requisitos,

responsabilidades, costos, fechas, etc. Estos temas se encuentran integrados en

el documento anteriormente mencionado.


La evaluación de los proveedores en donde se evalúan atributos como:

Experiencia, capacidad de producción, plazos de entrega, entre otros; es incluida

en el manual relacionado en el apartado 7.8.2 del presente documento. Un

aspecto a sugerir es la tenencia de un registro de proveedores aprobados.


Hace referencia a la subcontratación de proveedores y, por tanto, su cumplimiento

es total, ya que se encuentra abarcado tanto en tema de verificación de

proveedores, como en el Plan Anual de Adquisiciones del Manual

Contratación_CNC (P20700-02).


Finalmente, este numeral hace referencia al control del contrato, que, por obvias

razones, es de total cumplimiento. Incluye un sistema para asegurar el

cumplimiento de las condiciones del contrato; y un correcto procedimiento para el

seguimiento al desempeño y la verificación del cumplimiento antes del cierre del

contrato.



129


El numeral 7.1 no aplica


15% 25%

30% 33%

13%

100% 100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

7,2 7,3 7,4 7,5 7,6 7,7 7,8


130

5.2.5. Medición, análisis y mejora (8)

5.2.5.1. Procesos relacionados con la mejora (8.1)

Tabla 42: Procesos relacionados con la mejora.


8 Medición, análisis y mejora 8.1 Procesos relacionados con la mejora


sobre 5 puntos

5,0 Porcentaje de cumplimiento NA

8.1

La NTC ISO 10006:2003 proporciona orientación sobre el modo en que la organización originaria y la organización encargada del proyecto deberían aprender de los proyectos. Los procesos relacionados con la mejora son: - la medición y el análisis, y - las acciones correctivas, las acciones preventivas y la prevención de pérdidas.

NA






Este único numeral de evaluación, habla sobre los aspectos generales que ofrece

el índice 8, mostrando que dicho índice proporciona orientación sobre el modo en

que la organización originaria y la organización encargada del proyecto deben

aprender de los proyectos.

NO APLICA

131

Por lo anterior, y dado que no es cuantificable la descripción dada, el numeral 8.1

recibe la calificación de NO APLICA (NA).

5.2.5.2. Medición y análisis (8.2)

Tabla 43: Medición y análisis.


8 Medición, análisis y mejora 8.2 Medición y análisis


sobre 5 puntos


8.2

La dirección de la organización encargada del proyecto debe asegurarse de que se analizan los registros de las no conformidades y la disposición de las no conformidades de los procesos y el producto del proyecto para ayudar en el aprendizaje y proporcionar datos para las actividades de mejora. La organización encargada del proyecto, conjuntamente con el cliente, deben decidir qué no conformidades deben registrarse y qué acciones correctivas controlarse.

5






Este numeral habla sobre el tratamiento de no conformidades, la forma de

disponerlas y la manera en que se deberían proporcionar datos para emprender

Cumple No cumple

100 %

132

actividades de mejora. Dado que existe documentos relacionados como lo son:

Acciones de mejoramiento (P12100-04) y Manual de procedimientos, trámite de

peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias P21000-01), se le otorga la

calificación de cumplimiento total a este numeral.

5.2.5.3. Mejora continua (8.3)

Tabla 44: Mejora continua.


8 Medición, análisis y mejora 8.3 Mejora continua


sobre 5 puntos


8.3.1

La organización originaria debe definir la información que necesita para aprender de los proyectos y debe establecer un sistema para la identificación, la recopilación, el almacenamiento, la actualización y la recuperación de información de los proyectos.

1

8.3.2

La organización encargada del proyecto debe diseñar el sistema de gestión de la información del proyecto para implementar los requisitos especificados aprender del proyecto por parte de la organización originaria. La organización encargada del proyecto debe asegurarse de que la información que proporciona a la organización originaria es exacta y completa.

0






Este numeral recibe la calificación de uno (1), dado que, en lo referente a sus

requerimientos, presenta muchos vacíos en los procedimientos y demás.

10%

90% Cumple No cumple

100 %

133

Se sugiere establecer un sistema para la identificación, la recopilación, el

almacenamiento, la actualización y la recuperación de información de los

proyectos, y anexarlo al ya conocido Manual de Control y Seguimiento de los

Proyectos Suscritos, y en general, anexar todos los procedimientos necesarios

para dar cumplimiento a lo requerido por el numeral 8.3.1 de la NTC ISO

10006:2003.


Este último numeral, habla sobre entregables finales y mejoras para futuros

proyectos; es por esto que se le otorga la calificación nula a este requerimiento, ya

que, no existe documentación formal que permita establecer que dichos

requerimientos han sido tomados en cuenta y se están tratando durante todo el

ciclo de vida del proyecto. Se recomienda formalizar dichos procedimientos para

lograr la estandarización.




El numeral 8,1 no aplica.


100%

10%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

8,2 8,3


134

6. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DE

DOCUMENTOS

Para el desarrollo del levantamiento de la información y la estructuración de los

documentos para el cumplimiento de las normas NTC ISO 17025:2005 y NTC ISO

10006: 2003, se consultaron documentos del Laboratorio Nacional de Suelos, del

Almacén de Equipos Geodésicos y Topográficos del IGAC y guías externas

nacionales e internacionales ; la estructuración de los documentos se efectuó bajo

los lineamientos que tiene establecido el instituto para la elaboración de

documentos, con el valor agregado de que los diagramas de procesos fueron

diseñados en la herramienta Bizagi Modeler.

A continuación, se presenta la caracterización del Almacén de Equipos

Geodésicos y Topográficos, así como el diseño de la documentación propuesta

(manuales de proceso, formatos y guías) para el cumplimiento de las normas NTC

ISO 17025, NTC ISO 10006:2003 y NTC 10005:2005.

6.1. CARACTERIZACIÓN DEL ALMACEN DE EQUIPOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS

El Almacén de Equipos Geodésicos y Topográficos se encuentra adscrito a la

Subdirección de Geografía y Cartografía del IGAC. Actualmente cuenta con cuatro

personas laborando dentro del mismo, un profesional que administra, dos

ingenieros topográficos y un ingeniero de sistemas. En cuanto a los

procedimientos que se manejan, se encuentran los de recepción, verificación,

custodia y gestión para el mantenimiento de equipos.

Dentro de los equipos que se encuentran en este almacén, se tienen dos cuya

calibración se efectúa por medio de particulares (ver tabla). En relación a ello, uno

de los objetivos a largo plazo del IGAC es el diseño y construcción de un

laboratorio de calibración para estos equipos dentro del instituto.

135

Tabla 45: Equipos del almacén que requieren calibración.

EQUIPO IMAGEN FUNCIONES CALIBRACIÓN

Estaciones totales

El instrumento realiza la

medición de ángulos a

partir de marcas

realizadas en discos

transparentes. Este

instrumento permite la

obtención

de coordenadas de

puntos respecto a

un sistema local o

arbitrario, como también

a sistemas definidos y

materializados.

Calibración cada 6

meses a través de

la empresa

GEOSISTEM

INGENERIA

Niveles Digitales

Instrumento que tiene

como finalidad la

medición de desniveles

entre puntos que se

hallan a distintas alturas

o el traslado de cotas de

un punto conocido a otro

desconocido

Calibración cada 6

meses a través de

la empresa DATUM

https://es.wikipedia.org/wiki/%C3%81ngulo

https://es.wikipedia.org/wiki/Coordenada

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_referencia

136

Plano del Almacén de Equipos Geodésicos y Topográficos.

El almacén de equipos posee un área aproximada de 98 m2, donde funciona el

área de almacén, bodega de elementos, administración y archivo. A continuación,

se ilustra la vista en tercera dimensión del laboratorio junto a su plano respectivo.

Figura 11 : Vista isométrica del almacén.


Figura 12: Plano del almacén

137


Tabla 46: Descripción de zonas del almacén

Descripción de zonas del Almacén de Equipos Geodésicos y Topográficos

1 Atención al

cliente

2 Entrada 3 Estante con equipos 4 Administración

5 Bodega 6 Archivo 7 Almacén 8 Almacén


1 3 2

4

5

6

7

8

138

6.2. DOCUMENTOS PROPUESTOS

A continuación, se presentarán los documentos propuestos que fueron producto

del diagnóstico y que permiten cubrir los requisitos establecidos por las normas de

NTC ISO 17025:2005, y NTC ISO 10006:2006. Adicionalmente se propone la guía

para efectuar los planes de calidad con el fin de cubrir los requisitos de la NTC

ISO 10005:2005.

6.2.1. PROPUESTAS PARA EL CUBRIMIENTO DE LA NTC ISO 17025:2005

6.2.1.1. ORGANIGRAMA DEL LABORATORIO DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS

GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS

Se propone el siguiente organigrama para el Laboratorio de Calibración de

Equipos Geodésicos y Topográficos, teniendo en cuenta los requisitos de la norma

NTC ISO 17025:2005.

Figura 13: Organigrama del laboratorio propuesto.


139

6.2.1.2. DESCRIPCIÓN DE CARGOS DEL PERSONAL DEL LABORATORIO DE

CALIBRACIÓN

A) Director del laboratorio de calibración

Gestionar el óptimo desempeño del laboratorio, garantizando la selección de

personal competente, la asignación adecuada de los recursos, la eficiencia y

eficacia de los procesos de calibración, la comunicación efectiva con el cliente

(interno y externo), el mantenimiento y mejoramiento del sistema de gestión.

Garantizar la eficiencia y la eficacia de la ejecución de los procesos de

calibración.

Coordinar las actividades necesarias, con los responsables de las áreas

internas del laboratorio, para brindar el servicio oportuno que demanda el

cliente.

Aprobar los resultados de las calibraciones.

Garantizar la eficiencia de los canales de comunicación utilizados (correo

electrónico, teléfono, memorandos, informes de resultados, carteleras,

impresoras).

Gestionar la obtención y asignación de los recursos.

Aprobar la selección del talento humano que hace parte del laboratorio.

Evaluar el desempeño del personal del laboratorio.

Efectuar seguimiento al mantenimiento y mejora del sistema de gestión de

la calidad.

Dar visto bueno al plan de adquisiciones del laboratorio.

B) Jefe de servicios administrativos

Gestionar la asignación adecuada de los recursos para el óptimo desempeño de

las áreas del laboratorio.

140

Gestionar la adquisición de equipos, servicios y suministros.

Efectuar el seguimiento a los contratos.

Elaborar el plan de adquisiciones del laboratorio.

Asegurar todos los equipos y/o elementos geodésicos y topográficos estén

protegidos mediante la constitución de una póliza de seguros.

Garantizar que el servicio de transporte prestado para movilizar los equipos

geodésicos y topográficos utilizados en labores de campo, se realice

adecuadamente, evitando vibraciones excesivas o mal trato que puedan

amenazar el estado de los mismos.

C) Jefe de gestión de la calidad

Gestionar el mantenimiento y mejoramiento del sistema de gestión del laboratorio

en el marco de la norma ISO 17025.

Actualizar los documentos del laboratorio y efectuar su divulgación.

Realizar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas.

Velar por la adopción de la cultura de la calidad al interior del laboratorio.

Asistir al personal de las diferentes áreas en la interpretación de los

requisitos de las normas técnicas y de calidad.

Gestionar las auditorías internas y externas.

Realizar mejoras a los procesos.

D) Jefe de calibración.

Gestionar los métodos de calibración para su uso apropiado.

Supervisar al personal en formación.

141

Evaluar la conformidad de los resultados de calibraciones, para su visto

bueno.

Emitir la conformidad en los certificados de calibración.

Realizar la verificación metrológica de equipos e instrumentos del

laboratorio.

Formular e implementar planes de mejoramiento dentro de los

procedimientos de calibración.

Elaborar la documentación requerida para el aseguramiento de la calidad

de los resultados de ensayo y calibración.

E) Analista de calibración

Ejecutar de manera prevista los métodos de calibración.

Registrar las condiciones ambientales según lo requieran los métodos de

calibración.

Mantener el área de calibración en orden y limpieza según el cronograma

establecido.

Aplicar adecuadamente el método de calibración y los procedimientos para

la estimación de la incertidumbre.

Aplicar adecuadamente los procedimientos para la manipulación segura, el

transporte, el almacenamiento, el uso y el mantenimiento planificado de los

equipos de medición con el fin de asegurar el funcionamiento correcto y de

prevenir la contaminación o el deterioro.

Levar el control del estado de calibración de los ítems y velar por conservar

su integridad.

F) Profesional de servicio al cliente

Mantener una comunicación eficaz con el cliente para comprender sus

necesidades y atender sus solicitudes.

142

Aclarar las órdenes de los clientes a través de los canales establecidos.

Mantener contacto permanente con los clientes durante todo el trabajo.

Elaborar las modelos de información de retorno para conocer la satisfacción

del cliente.

G) Analista gestión documental

Conservar la información física y electrónica de manera que se mantengan sobre

ellos los principios de confidencialidad, disponibilidad e integralidad.

Clasificar el tipo de información y el grado de confidencialidad dentro del

archivo.

Preservar la integridad de los documentos físicos.

Digitalizar los documentos físicos.

Mantener el área en orden y limpieza.

Atender las solicitudes de las áreas del laboratorio, para la obtención de

documentos.

H) Analista de almacén

Conservar, custodiar y garantizar la correcta manipulación de los equipos y

elementos geodésicos y topográficos mientras estén bajo su responsabilidad.

Autorizar la salida de los equipos geodésicos y topográficos de la Sede

Central.

143

Registrar y mantener actualizada la base de datos del inventario con toda la

información relacionada con los equipos y elementos geodésicos y

topográficos.

Suministrar a los funcionarios y contratistas de la Subdirección de

Geografía y Cartografía los equipos y elementos geodésicos y topográficos

que estén bajo su responsabilidad y sean requeridos para el desarrollo de

los trabajos encomendados.

Custodiar los equipos de los clientes externos.

6.2.1.3. DISEÑO AREA DEL LABORATORIO PROPUESTO.

Como se puede observar en la figura 14, se tiene el plano del almacén actual con

un área aproximada de 98m2.

Figura 14: Plano actual del laboratorio.


El diseño que se propone, para que el laboratorio cumpla con sus funciones y con

los requisitos de la norma, es como se observa en la figura 15, teniendo en cuenta

el área que se encuentra disponible.

144

Figura 15: Plano del laboratorio propuesto


1

2

3

4

5

145

Tabla 47: Descripción zonas laboratorio propuesto

Área N° Descripción

1 Entrada al laboratorio

2 Área de servicio al cliente

3 Área Administrativa

4 Almacenamiento de equipos y suministros.

5 Área de calibración.


6.2.1.4. Política manejo de conflictos de intereses.

La política propuesta para incluir en el manual del Sistema de Gestión

Integrado, es la siguiente:

El Instituto Geográfico Agustín Codazzi, cuenta con lineamientos para el

manejo de los conflictos de intereses en los que puedan incurrir los

funcionarios del instituto en la ejecución de sus actividades, con el fin de

tratarlos adecuadamente, con transparencia y objetividad.

Toda persona que tenga un vínculo laboral o contractual, es responsable

por sus acciones y omisiones en el cumplimiento de la función pública que

desarrolle según la normatividad vigente y aplicable y es un deber como

servidores públicos cumplir con las políticas y lineamientos que sean

promulgados por el instituto.

Los servidores públicos deben manifestar de forma expresa los conflictos

de intereses que existen por relaciones de negocio, que hagan presumir la

falta de independencia o imparcialidad, que puedan potenciar la

posibilidad de beneficiar directa o indirectamente, indebida e

indistintamente a cualquiera de las partes interesadas del Instituto, los

146

cuales están regulados en la Constitución Política, en la ley y en la

reglamentación interna.

147

6.2.1.5. Manual de procedimientos Gestión de ítems de laboratorio

Este manual se diseñó con el objetivo de definir las actividades necesarias para la

recepción, manipulación, transporte, almacenamiento y entrega de los ítems de

calibración, según lo establecido en la norma, NTC ISO 17025 Requisitos

Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración. A

continuación, se enlistan los procedimientos y formatos propuestos contenidos en

este manual, que se pueden consultar con mayor detalle en el anexo 1.

Tabla 48: Contenido manual de procedimientos gestión de ítems de calibración

Manual de procedimientos Gestión de Ítems de Calibración

Procedimientos Formatos

1. Recepción de los ítems para

calibración 2. Almacenamiento de los ítems de

calibración. 3. Transporte del ítem calibrado. 4. Entrega del ítem calibrado al

cliente.

1. Formato solicitud de calibración. 2. Formato certificado de calibración.


6.2.1.6. Manual de procedimientos calibración de niveles y estaciones totales

Este manual se diseñó con el objetivo de garantizar que las medidas arrojadas por

los niveles y las estaciones totales sean exactas y precisas. A continuación, se

enlistan los procedimientos y formatos propuestos contenidos en este manual, que

se pueden consultar con mayor detalle en el anexo 2.

148

Tabla 49: Contenido manual de procedimientos gestión de ítems de calibración

Manual de procedimientos calibración de niveles y estaciones totales


1. Calibración de niveles. 2. Calibración de estaciones totales.

1. Formato estado de calibración de equipos

2. Formato registro de condiciones ambientales


6.2.1.7. Manual de procedimientos control de trabajo no conforme Este manual se diseñó con el objetivo de definir las actividades necesarias para

establecer las causas y definir los controles del trabajo no conforme. A

continuación, se enlistan los procedimientos y formatos propuestos contenidos en

este manual, que se pueden consultar con mayor detalle en el anexo 3.

Tabla 50: Contenido manual de procedimientos control de trabajo no conforme

Manual de procedimientos control de trabajo no conforme


1. Identificación de trabajo no

conforme. 2. Aseguramiento de transmisión de

datos. 3. Puesta de equipos fuera de

servicio.

3. Identificación y seguimiento de trabajo no conforme.

4. Formato equipos fuera de servicio.


149

6.2.2. PROPUESTAS PARA EL CUBRIMIENTO DE LA NTC ISO 10006:2003

6.2.2.1. Manual de procedimientos: Control y seguimiento de los proyectos

suscritos a la Subdirección de geografía y cartografía.

Este manual se diseñó con el objetivo de definir las actividades necesarias para

realizar la planeación, seguimiento y control de los proyectos que se suscriben en

la Subdirección de Geografía y Cartografía con el fin de dar cumplimiento a los

términos pactados en cada proyecto. A continuación, se enlistan los

procedimientos y formatos propuestos contenidos en este manual, que se pueden

consultar con mayor detalle en el anexo 4.

Tabla 51: contenido Manual de procedimientos control de trabajo no conforme

Manual de procedimientos control de trabajo no conforme


1. Procedimiento para la ejecución

del proyecto. 2. Procedimiento para la resolución

de conflictos. 3. Procedimiento de reuniones para

seguimiento y control del proyecto.

1. Formato acta de constitución del proyecto.

2. Modelo citación a reuniones de comité.

3. Acta reunión de comité de proyectos.


150

7. CONCLUSIONES

El almacén de equipos geodésicos y topográficos, presenta un cumplimiento

de la NTC ISO 17025:2005 del 39%. Esto significa que se debe hacer una

inversión a nivel tecnológico (compra de equipos de calibración), de espacio

(ampliar la zona del almacén), y de mano de obra calificada.

En Colombia no existe un sistema de confirmación metrológico y legalmente

establecido por parte de los entes nacionales tales como la ONAC, de control

especializados referente al tema de calibración de equipos geodésicos y

topográficos.

El control metrológico de los instrumentos de medición utilizados en la

topografía se efectúa mediante las especificaciones brindadas en los manuales

del fabricante a los servicios técnicos debidamente capacitados y autorizados

en cada país donde se comercializa cierta marca como una necesidad de

apoyo a las ventas, pero no como un criterio de control a los resultados de las

mediciones.

Actualmente en Colombia no se puede hablar de calibración de los equipos

geodésicos y topográficos, si no de verificación de los mismos, debido a que

las mediciones no están referidas al contexto metrológico de comprobación de

resultados frente a un patrón de medida único en el país.

En el GIT de Geodesia, se está iniciando el proceso referente al control de la

calidad en la gestión de proyectos, y es por ello que todas las

recomendaciones presentadas en este documento referente a la aplicación de

la NTC ISO 10006:2003, más allá de ser propuestas de acciones de mejora,

son propuestas para la implementación documental y de procesos, que

brindarán a corto plazo un valor agregado al grupo interno de trabajo.

151

El enfoque de mejora continua involucra todos los procesos que se lleven a

cabo, es decir, que no solamente se deben implementar las acciones aquí

sugeridas, sino que se debe entrar en un ciclo de realimentación constante el

cual permita a la organización, detectar situaciones desfavorables, perfeccionar

sus procesos y generar un crecimiento constante en la calidad de los mismos,

lo que a largo plazo se traducirá en un mejor desempeño de la organización.

Las directrices para los planes de calidad establecidas por la NTC ISO

1005:2005, se encuentran estrechamente ligadas a las directrices de gestión

de calidad en los proyectos expuestas en la NTC ISO 1006:2003. Por lo

anterior y para el caso del GIT de Geodesia, se entiende que la NTC ISO

1005:2005 es una norma complementaria a los requisitos de la NTC ISO

10006:2003.

El Grupo Interno de Trabajo de Geodesia, en lo referente a gestión de

proyectos presenta un cumplimiento de la NTC ISO 10006:2003 del 28,66%,

por lo cual se deben implementar los documentos propuestos y los

procedimientos sugeridos, dentro de los futuros proyectos a suscribir. En lo

referente a la NTC ISO 10005:2005, se deben seguir las indicaciones

estipuladas en la Guía elaborada por los autores, para la estructuración de los

planes de la calidad.

Una vez implementado correctamente el Manual de Control y Seguimiento de

los Proyectos Suscritos, se proyecta que el cumplimiento de la NTC ISO

10006:2003 dentro del Grupo Interno de Trabajo de Geodesia, aumentará a un

porcentaje del 95,66%, en donde el 4,35% restante, se logrará completar,

haciendo una revisión y actualización del Manual propuesto.

152

8. RECOMENDACIONES

Para la certificación en la NTC ISO 17025, se puede apoyar en la

documentación existente del Laboratorio Nacional de Suelos que actualmente

se encuentra certificado en esta norma.

Se debe profundizar en la investigación de los métodos de calibración

(normalizados o no normalizados) para los equipos geodésicos y topográficos,

de países que actualmente tienen un patrón certificado de medida para dichos

elementos en el Sistema Internacional de Unidades.

El dimensionamiento del laboratorio, se diseñó teniendo en cuenta los equipos

de niveles y las estaciones totales.

Se le recomienda al GIT de geodesia, dar prioridad al tema de gestión de

proyectos orientados a la calidad, aun cuando esta no sea certificable. Todo

con el fin de asegurar el proyecto y reducir la incertidumbre de sus actividades

críticas.

Los documentos propuestos, son susceptibles a modificaciones una vez se

inicie la adecuación del área del almacén al laboratorio de calibración.

Para el índice 7.5 en todos su numerales se aconseja que se revise la Norma

Técnica Colombiana ISO 10006:2003, para subsanar cada uno de sus

requerimientos, y crear los documentos necesarios para la estandarización y

formalización de las situaciones desfavorables presentadas. También se

pueden acoplar las acciones correctivas, a un documento ya existente o en

construcción.

Se deberían unificar los procesos que se llevan en los diferentes Grupos

Internos de Trabajo de cada Subdirección, específicamente (por el alcance del

proyecto), en lo referente a la calidad en la gestión de proyectos, con el fin de

evitar la doble documentación y buscando una homogeneidad de

153

procedimientos que sean de fácil acceso para todos los funcionarios que deban

suscribir proyectos en la organización.

9. BIBLIOGRAFÍA

Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Subdirección de Geografía y

cartografía. 21 de marzo de 2018. Disponible en internet:

https://www.igac.gov.co/es/contenido/areas-estrategicas/subdireccion-de-

geografia-y-cartografia

Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Estructura Orgánica y Talento

Humano. 21 de marzo de 2018. Disponible en internet:

https://www.igac.gov.co/es/contenido/estructura-organica-y-talento-humano

Instituto Colombiano de Normalización y Certificación ICONTEC. Sistemas

de gestión de la calidad — Directrices para la gestión de la calidad en los

proyectos. NTC ISO 10006. Bogotá D.C: El Instituto, 2003.

Instituto Colombiano de Normalización y Certificación ICONTEC. Requisitos

generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de

calibración. NTC ISO 17025. Bogotá D.C: El Instituto, 2005.

Instituto Colombiano de Normalización y Certificación ICONTEC. Directrices

para los planes de calidad. NTC ISO 10005. Bogotá D.C: El Instituto, 2005.

Unidad Administrativa de Catastro Distrital. ICONTEC. Instituto Colombiano

de Normas Técnicas y Certificación. 22 de marzo de 2018. Disponible en

internet: https://www.ideca.gov.co/es/node/227

Instituto Colombiano de Normalización y Certificación ICONTEC. Sistemas

de gestión de la calidad — Directrices para la gestión de la calidad en los

proyectos. NTC ISO 10006. Bogotá D.C: El Instituto, 2003.

https://www.igac.gov.co/es/contenido/estructura-organica-y-talento-humano

https://www.ideca.gov.co/es/node/227

154

Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Política del Sistema de Gestión

Integrado SGI. 23 de marzo de 2018. Disponible en internet:

https://www.igac.gov.co/es/contenido/politica-del-sistema-de-gestion-

integrado-sgi

Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Nuestra Misión. 23 de marzo de 2018.

Disponible en internet:https://www.igac.gov.co/es/contenido/nuestra-mision-

0

Preparación y evaluación de proyectos. N. Sapag Chaín, R. Sapag Chaín.

Mc Graw Hill, Ed. 5.

Ministerio de industria, turismo y gobierno de España. Evaluación de datos

de medición, guía para la expresión de la incertidumbre de medida. 2008.

Disponible en internet:

http://www.cem.es/sites/default/files/gum20digital1202010.pdf

W. Schmid y R. Lazos, Guía para estimar la incertidumbre de la medición.

Centro Nacional de Metrología. México, Mayo 2000. Disponible en internet :

http://depa.fquim.unam.mx/amyd/archivero/GUIAPARAESTIMARLAINCERT

IDUMBRE(CENAM)_26566.pdf

ANEXOS

https://www.igac.gov.co/es/contenido/politica-del-sistema-de-gestion-integrado-sgi

https://www.igac.gov.co/es/contenido/politica-del-sistema-de-gestion-integrado-sgi

http://www.cem.es/sites/default/files/gum20digital1202010.pdf

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

GESTIÓN DE ITEMS EN EL LABORATORIO DE CALBRACIÓN DE EQUIPOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GEODESIA

Cód.

Fecha

PROPUESTA

Anexo 1: Manual de procedimientos Gestión de ítems de laboratorio

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 1

2. ALCANCE .................................................................................................................................... 1

3. RESPONSABILIDADES .............................................................................................................. 1

4. GLOSARIO .................................................................................................................................. 2

5. NORMAS ..................................................................................................................................... 2

6. FORMATOS – REGISTROS ....................................................................................................... 3

7. PROCEDIMIENTOS .................................................................................................................... 4

7.1. PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DE LOS ÍTEMS PARA CALIBRACIÓN……………………4

7.2. PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO DE LOS ÍTEMS DE CALIBRACIÓN………………7

7.3. PROCEDIMIENTO TRANSPORTE DEL ÍTEM CALIBRADO…………………………………..9

7.4. ENTREGA DEL ÍTEM CALIBRADO AL CLIENTE……………………………………………...10

8. ANEXOS .................................................................................................................................... 12

8.1. FORMATO SOLICITUD DE CALIBRACIÓN…………………………………………………….12

8.2. FORMATO CERTIFICADO DE CALIBRACIÓN………………………………………………...13




Cód.

Fecha

GIT DE GEODESIA HOJA 1 DE 15 PROPUESTA

1. OBJETIVO

Definir las actividades necesarias para la recepción, manipulación, transporte, almacenamiento y

entrega de los ítems de calibración, según lo establecido en la norma, NTC ISO 17025 Requisitos

Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el personal perteneciente al Laboratorio de Calibración de Equipos


3. RESPONSABILIDADES

3.1. DE SERVICIO AL CLIENTE

o Entender la necesidad del cliente e instruirlo en su solicitud.

o Mantener una comunicación permanente con el cliente acerca del estado de su solicitud.

o Verificar que el equipo que ingresa al laboratorio se encuentre en condiciones adecuadas.

3.2. DEL ALMACÉN

o Conservar en óptimas condiciones los ítems del instituto y de los clientes externos.

o Custodiar los ítems de los clientes internos y externos.

o Efectuar el préstamo de ítems del laboratorio a los clientes internos.

o Mantener comunicación permanente con el área de calibración.

3.3. DEL ÁREA DE CALIBRACIÓN

o Conservar en óptimas condiciones los ítems del instituto y de los clientes externos al momento de efectuar la calibración.

o Aplicar los protocolos de calibración establecidos en el laboratorio.




Cód.

Fecha


4. GLOSARIO

Término Concepto

Calibración Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones especificadas, la relación entre los valores indicados por un instrumento de medición, o los valores representados por una medida materializada y el valor convencionalmente verdadero de la magnitud a medir.

Actividad Agrupación de tareas que componen la ejecución de un trabajo específico.

NTC ISO 17025 Norma técnica colombiana que establece los requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.

Ítem Equipo a calibrar por el cliente interno y externo.

Equipo de calibración Equipo que utiliza la medida patrón para calibrar o comparar medidas materializadas, instrumentos de medición o materiales de referencia.

Cliente interno Funcionario que mantiene una contrato laboral con Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

Cliente Externo Funcionario que mantienen una relación laboral con una organización diferente al Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

5. NORMAS

5.1. LEGALES

° Decreto 1595 de 2015, el cual dicta normas relativas al Subsistema Nacional de la Calidad.

° LEGALES En aplicación de la Ley 734 de febrero 5 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, a saber:

° Artículo 34, numeral 21: son deberes de todo servidor público “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados”. Numeral 22: “Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”.

° Artículo 48, numeral 3. Faltas gravísimas: “Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales”.

5.2. TECNICAS Y/O RELACIONADAS

° NTC ISO 17025:2005 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración

° Manuales de uso de equipos dado por el fabricante.

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN




Cód.

Fecha


5.3.1. Se debe revisar atentamente la solicitud de calibración, con el fin de los datos referentes a Nombre de la persona natural o jurídica, cédula de ciudadanía o NIT; teléfono, dirección, fax y correo electrónico de contacto, información detallada del instrumento a calibrar, magnitud, unidad de medida, el o los rangos de medición y la división de escala o resolución, se encuentren totalmente diligenciados.

5.3.2. El cliente debe adjuntar a la solicitud, el recibo de consignación con su respectivo timbre.

5.3.3. En caso de ser necesario, el usuario del servicio deberá suministrar fotocopia del catálogo, manual o instructivo de operación de equipos. Adicionalmente, podrán requerirse los certificados de calibración anteriores cuando hayan sido realizados por otra entidad. El usuario debe realizar las actividades de limpieza, ajuste, mantenimiento o reparaciones que sean necesarias, del (los) equipo(s) a ser calibrado(s) para garantizar su correcto funcionamiento.

5.3.4. Todas las solicitudes de calibración deben estar soportadas con el formato de solicitud de calibración.

5.3.5. Se deben registrar las anomalías del Ítem en caso de que se presenten. 5.3.6. No se debe ingerir alimentos, bebidas, ni fumar dentro del almacén de equipos topográficos

y geodésicos sobre los equipos. 5.3.7. Los equipos y/o elementos deben permanecer debidamente ubicados en áreas de

almacenamiento para evitar accidentes o daños a los mismos. 5.3.8. Se deben mantener los extintores de fuego adecuados en el almacén de equipos

topográficos y geodésicos. 5.3.9. En caso de que en el registro del ítem a calibrar, este presente discrepancias físicas, se

debe informar al cliente; el cual tendrá la potestad de decidir si calibra el ítem bajo dichas condiciones.

6. FORMATOS – REGISTROS

o Formato propuesto: Formato solicitud de calibración.

o Formato propuesto: Formato certificado de calibración.

o Formato propuesto: Formato equipos fuera de servicio.

o F30200-01 Préstamo de equipos y/o elementos geodésicos y topográficos devolutivos.

o F30200-03 Reporte de novedades de equipos.

o F30200-05 Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos.

o F30200-16 Ficha técnica del equipo.

o F30200-26 Histórico de movimiento de equipos geodésicos y topográficos.




Cód.

Fecha


7. PROCEDIMIENTOS

7.1. Procedimiento recepción de los ítems para calibración.




Cód.

Fecha


Descripción del procedimiento:

N° RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

1 Analista de servicio

al cliente

Dar la bienvenida al cliente y entender su necesidad.

2

Analista de servicio al cliente

Entregar formato de solicitud de calibración al cliente y explicar

su diligenciamiento.

3 Cliente

Diligenciar el formato de solicitud de calibración como lo especifica el analista de servicio

al cliente.


al cliente

Revisar el formato diligenciado por el cliente. En caso de

inconsistencias se devuelve el formato al cliente para

corrección o se imprime uno nuevo.

El formato debe estar totalmente diligenciado con los datos tales

como: Nombre de la persona natural o jurídica, cédula de ciudadanía o

NIT; teléfono, dirección, fax y correo electrónico de contacto, información detallada del instrumento a calibrar, magnitud, unidad de medida, el o

los rangos de medición y la división de escala o resolución, se

encuentren totalmente diligenciados. Adicionalmente se debe revisar que se encuentre adjunto el recibo de

consignación del banco con el timbre respectivo.

5 (Decisión) ¿La solicitud se encuentra

diligenciada correctamente?


al cliente

NO: Informar al cliente la inconsistencia presentada en la

solicitud.

En caso de que falte diligenciar algún campo por el cliente, se le

debe indicar a este. Si se produce algún error en el diligenciamiento,

se debe desechar el formato y entregar uno nuevo.


al cliente

Si: Revisar cuidadosamente el ítem de calibración, identificando

que este no posea rayones, y averías físicas.

8 (Decisión) ¿El ítem de calibración se

encuentra en condiciones adecuadas?


al cliente

NO: Informa al cliente la

discrepancia presentada en el ítem y evaluar si se continua con

el proceso de calibración.

Continua a objeto N°11

Procedimiento continua en la siguiente página

Atender al

cliente

Entregar

formato

Diligenciar

formato

Verificar

solicitud

Informar al

cliente la

inconsistencia

Revisar ítem de

calibración

Informar al

cliente la

inconsistencia




Cód.

Fecha


N° RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CONTROLES Y

ASPECTOS RELEVANTES


al cliente

SI: Registrar el estado del Ítem, en la solicitud, especificando

las condiciones físicas con las que el cliente lo entrega.

Continua a objeto N° 14

11 (Decisión) ¿El ítem presenta condiciones

que impiden la calibración?


al cliente

NO:

Continua a objeto N°10


al cliente

SI: Explicar al cliente las razones por las cuales no se

puede calibrar el Ítem.

El procedimiento finaliza

Se debe entregar el ítem al cliente, y prescindir de la solicitud.


al cliente

Se entrega el formato al cliente para su aprobación mediante

firma.

15 Cliente

El cliente firma el formato como señal de aprobación.


al cliente

Se escanea el formato y se

entrega copia al cliente

Se deben escanear dos copias del formato original, una que se

entregará al cliente, y la otra se entregará al área de calibración.


al cliente

Recibir el ítem y acomodarlo en una zona segura dentro del

laboratorio.

18 (Interfaz de proceso)

Almacenamiento items de calbración

Continua al proceso de almacenamiento de ítems de

calibración

19 (fin del proceso)

El proceso finaliza.

Registrar el

estado del Ítem

Registrar el

estado del Ítem

Informar al

cliente la

inconsistencia

Entregar

formato para

firma

Firmar formato

Escanear

formato

Custodiar Ítem




Cód.

Fecha


7.2. Procedimiento almacenamiento de los Ítems de calibración




Cód.

Fecha



N° RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CONTROLES Y ASPECTOS RELEVANTES


Recepción del ítem de calibración

Procedimiento de recepción del ítem de calibración.

2 Analista de servicio al cliente

Solicitar a través de llamada telefónica y/o correo electrónico al área de almacén, la recolección del ítem.

3 Analista almacén Recoger el Ítem de calibración en el carro del almacén.

Se debe solicitar la copia de la solicitud de calibración. Adicionalmente se debe revisar las condiciones del ítem a calibrar.

4 Analista almacén

Transportar el ítem del almacén en el carro de seguridad.

5 Analista almacén Registrar el Ítem en la base de datos del laboratorio.

Se debe colocar al equipo la marquilla de identificación y su estado de calibración.

6 Analista almacén Guardar el Ítem en el estante de objetos a calibrar.

7 Analista almacén Enviar correo electrónico y efectuar llamada telefónica al área de calibración informando la recepción del Ítem.

8 (Fin del proceso) El proceso finaliza

Informar al

almacén

Recoger ítem de

calibración

Transportar

ítem al almacén

Efectuar

registro del ítem

Almacenar el

Ítem

Informar al área

de calibración




Cód.

Fecha


7.3. Procedimiento transporte del ítem calibrado




Calbración de los Items

Procedimiento calibración de los Ítems.

2 Analista de calibración

Ingresar el ítem calibrado al carro para transportarlo al almacén.

3 Analista Almacén Recibir el ítem, de calibración Se debe revisar cuidadosamente el ítem y verificar que sus partes se encuentren completas. Además se debe recibir por parte del analista de calibración el formato de estado de calibración del ítem.

4 Analista Almacén Registrar en el sistema que el ítem se encuentra calibrado.

5 Analista Almacén Custodiar el ítem, hasta que sea recogido por el cliente.

Se debe ubicar el ítem en el estante de elementos calibrados.

Transportar

Ítem Calibrado

Recibir Ítem de

Calibración.

Registrar estado

en el sistema

Almacenar Ítem




Cód.

Fecha


6 (interfaz de proceso)

Entrega de Item al cliente

Procedimiento entrega de ítem al cliente.

7 (Fin del proceso) El proceso finaliza

7.4. Entrega del ítem calibrado al cliente.




Almacenamiento del item calibrado

Procedimiento almacenamiento del ítem calibrado.


Revisar el archivo para identificar los ítems que ya fueron calibrados y ya están habilitados para recogerlos.

El archivo se debe revisar diariamente en los días hábiles.

Revisar archivo

con el estado




Cód.

Fecha


3 (Decisión) ¿El ítem se encuentra calibrado?

4 (Fin del proceso) No: El procedimiento finaliza.


Si: Enviar correo al cliente informando que el ítem ya se encuentra calibrado.

6 Cliente Recibir correo electrónico

7 Cliente Recoger ítem de calibración


Una vez el cliente se presente en recepción se debe solicitar la copia de solicitud de calibración junto a su documento de identificación.

9 (Decisión) ¿La identificación del cliente se encuentra correcta?

10 (Fin del proceso) No: El proceso finaliza


SI: Imprimir certificado de calibración

Se deben tener dos copias del certificado de calibración, una copia se debe entregar al cliente con el sello de la fecha de entrega y la otra se debe conservar en el archivo con una firma de aprobación del cliente.


Entregar el Ítem calibrado

13 (Fin del proceso) El procedimiento finaliza.

Enviar correo a

cliente

Recibir correo

electrónico

Recoger Ítem de

calibración

Solicitar

documentos al

cliente

Imprimir el

certificado de

calibración

Entregar el ítem

calibrado.




Cód.

Fecha


8. ANEXOS

8.1. Formato solicitud de calibración




Cód.

Fecha


8.2. Formato certificado de calibración




Cód.

Fecha





Cód.

Fecha


ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE

GESTIÓN DE GEODESIA

Alejandro Romero Montalvo Andrés Marciales Pardo

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GIT GESTIÓN

DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y

CARTOGRÁFICOS

Samuel Orlando Guerrero Velásquez

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO

VALIDÓ Y APROBÓ SUBIDRECCIÓN DE

GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


CALIBRACIÓN DE NIVELES Y ESTACIONES TOTALES GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GEODESIA

Cód. P30900-XX/XX

Fecha Nov. de 2015

PROPUESTA

Anexo 2: Manual de procedimientos calibración de niveles y estaciones totales.

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 1

2. ALCANCE .................................................................................................................................... 1


4. GLOSARIO .................................................................................................................................. 1

5. NORMAS ..................................................................................................................................... 4

6. FORMATOS – REGISTROS ....................................................................................................... 4

7. PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................... 5

7.1. CALIBRACIÓN DE NIVELES…………..……………..……………………………………………5

7.2. CALIBRACIÓN DE ESTACIONES TOTALES………………………………………..…….…….7

8. ANEXOS ...................................................................................................................................... 9

8.1. FORMATO ESTADO DE CALIBRACIÓN DE EQUIPO……………………………….………...9

8.2. FORMATO DE REGISTRO DE CONDICIONES AMBIENTALES……………………………..9



Cód. P30900-XX/XX

Fecha Oct. de 2018


1. OBJETIVO

Garantizar que las medidas arrojadas por los niveles y las estaciones totales sean exactas y

precisas.

2. ALCANCE

Aplica para las calibraciones de los niveles y estaciones totales del Laboratorio de Calibración de

Equipos geodésicos y topográficos.


3.1. DE LOS ANALISTAS DEL ÁREA DE CALIBRACIÓN

o Tener en cuenta las condiciones del equipo dictadas en el manual de fabricación.

o Registrar las etapas de calibración en el formato de estado de calibración de equipos.

o Conservar el ítem a calibrar en condiciones seguras para su integridad física.

o Medir las condiciones ambientales de temperatura y humedad al principio y al final del proceso de calibración.

o Previo al proceso de calibración debe identificarse la estación total o nivel objeto de la calibración con el número de serie o cualquier forma de identificación univoca.

3.2. DEL JEFE DEL ÁREA DE CALIBRACIÓN

o Supervisar al personal en caso de que se encuentre en entrenamiento.

o Aprobar los certificados de calibración.

4. GLOSARIO

Magnitud Atributo de un fenómeno, cuerpo o sustancia que se puede distinguir en forma cualitativa y determinar en forma cuantitativa.

Medición Conjunto de operaciones cuyo objeto es determinar el valor de una magnitud.

Instrumento de medición

Todo equipo, medio, sistema de medida o programa informático que tenga como finalidad la actividad de medición de una magnitud

Patrón Instrumento de medición destinado a definir o materializar, conservar o reproducir la unidad de medida de una magnitud (o un múltiplo o submúltiplo de esta unidad) para transmitirla por comparación a otros instrumentos.

Patrón nacional Patrón reconocido por decisión oficinal nacional, para servir de base en un país, para la fijación de los valores de todos los otros patrones de la magnitud dada.

Patrón primario Patrón que es designado o ampliamente reconocido como poseedor de las más altas cualidades metrológicas y cuyo valor se acepta sin referencia a otros patrones de la misma magnitud.

Patrón de referencia Patrón que generalmente posee la máxima calidad metrológica disponible en



Cód. P30900-XX/XX

Fecha Oct. de 2018


un sitio dado o en una organización dada, a partir del cual se derivan las mediciones hechas.

Patrón de trabajo Patrón que se utiliza rutinariamente para calibrar o comparar medidas materializadas, instrumentos de medición o materiales de referencia.

Calibración Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones especificadas, la relación entre los valores indicados por un instrumento de medición, o los valores representados por una medida materializada y el valor convencionalmente verdadero de la magnitud a medir.

El resultado de una calibración puede ser expresado en forma de una "Curva de Calibración" y puede ser consignado en un documento llamado "Informe de Calibración".

El resultado de una calibración permite estimar los errores de indicación del aparato de medición o la medida materializada, o de asignar los valores a las marcas sobre escalas arbitrarias

Ajuste Operación de ubicar un instrumento de medición en un estado de funcionamiento adecuado para su uso

Verificación Conjunto de operaciones efectuadas por un organismo del servicio nacional de metrología legal (o bien por otro organismos legalmente autorizado), con el fin de comprobar y afirmar que el instrumento de medición satisface enteramente las exigencias de los reglamentos y normas de la verificación.

Trazabilidad Propiedad del resultado de una medición o del valor de un patrón por la cual pueda ser relacionado a referencias determinadas por medio de una cadena ininterrumpida de comparaciones

Exactitud de un instrumento de medición

Aptitud del instrumento de medición para dar indicaciones próximas al valor verdadero de una magnitud medida.

Precisión de un instrumento de medición

Cualidad de un instrumento de medición, caracterizada por repetibilidad, esto es la aptitud para dar indicaciones idénticas, en una serie de mediciones de un mismo valor de una magnitud.

Confiabilidad de un instrumento de medición

Actitud de un instrumento de medición para dar indicaciones, cuyas diferencias con el valor verdadero de una magnitud, estén dentro de los rangos de error deseados o previstos

Error de medición Discordancia entre el resultado de la medición y el valor de una medida

Incertidumbre de medición

Estimación que caracteriza el campo de valores dentro del cual se sitúa el valor verdadero de una magnitud medida. Es una medida de la dispersión de los resultados de medición, dentro de un rango de errores límites.

Tolerancia Es el error máximo permisible en una medición o en un instrumento de precisión.

Colimador Instrumento óptico que mide variaciones angulares, con independencia de la distancia; consta de una lente convergente y de un retículo situado sobre el plano focal, de forma que los rayos provenientes del retículo que atraviesan de la lente emergen en forma de líneas paralelas.

Eje de colimación Línea definida por el centro óptico objetivo del telescopio y el centro del retículo.



Cód. P30900-XX/XX

Fecha Oct. de 2018


Medida materializada de longitud

Dispositivo destinado a suministrar, de manera constante durante su utilización uno o más valores conocidos de una magnitud longitudinal. Las estadías invar son medidas materializadas de longitud empleadas en nivelación geométrica de alta exactitud. Si se dispone de una doble graduación en la barra de invar, se minimiza la variación de longitud producida por los cambios de temperatura.

Miras codificadas Reglas, generalmente de fibra de vidrio reforzada, que tienen en una de sus caras un código de barras y a las que se enfocan las visuales durante las operaciones de nivelación.

Miras de nivelación

Reglas graduadas en metros y fracción de metro a las que se dirigen las visuales durante las operaciones de nivelación.

Nivel Instrumento diseñado para la medida de desniveles mediante visuales, exclusivamente horizontales.

Nivel automático Nivel en que se realiza la horizontalización del eje de colimación automáticamente mediante un mecanismo compensador

Nivel de línea Nivel que asegura la horizontalidad del eje de colimación en cada puntería independiente al actuar sobre un nivel de burbuja que va equipado normalmente de un lector prismático.

Nivel electrónico Nivel en el que las lecturas sobre las miras codificadas se realizan basándose en el procesamiento de imágenes mediante correlación.

Nivel laser Nivel que basa su funcionamiento en un rayo láser que gira alrededor del eje principal al cual es normal.

Punto principal Punto de intersección entre los ejes del nivel o equialtimetro, es decir el eje vertical y el eje de colimación.

Aliada horizontal Parte móvil de la estación total que gira alrededor del eje principal.

Correcciones atmosféricas

Correcciones referidas a la influencia que la atmosfera ejerce en la propagación de la energía electromagnética. Dicha influencia afecta la velocidad de propagación de la energía, así como su trayectoria.

Eje de colimación

Línea definida por el centro óptico del objetivo del telescopio y el centro del retículo.

Eje principal Eje vertical de la estación total sobre el que gira la aliada horizontal para obtener ángulos horizontales.

Eje secundario Eje horizontal de la estación total, sobre el que gira la aliada vertical y dentro de ella el telescopio.

Error cero Error generado por la diferencia existente entre el centro mecánico y el centro óptico del instrumento. No tiene influencia del tipo de onda emitida y se da por un centrado erróneo del instrumento.

Error de escala Error debido a que la frecuencia de modulación no corresponde exactamente con el valor previsto por lo que induce un error en la medida directamente proporcional a la distancia.

Estacón total Taquímetro óptico electrónico.



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Fecha Oct. de 2018


5. NORMAS

5.1. LEGALES

o N.A.


o NTC ISO 17025:2005 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración.

o Manual del fabricante.


o Formato propuesto - Registro de condiciones ambientales.

o Formato propuesto- Formato de estado de calibración de equipos.



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Fecha Oct. de 2018


7. PROCEDIMIENTO

7.1. Calibración de Niveles


1

Analista de calibración 1

Dejar el nivel de calibración 12

horas fuera de su caja de

transporte antes de proceder a

realizar las mediciones con el fin

de acondicionarlo a la

temperatura ambiente.

Debe tenerse en cuenta cualquier indicación que figure en el manual del instrumento referente a la estabilización del equipo conectado antes de su utilización.

2


Revisar que el nivel se encuentre en un correcto estado de uso y ajuste y que sus respectivas lentes estén limpias.

Verificar que no se presenten problemas de giro de la aliada alrededor del eje principal.

3 Analista de calibración 1

Tomar la temperatura ambiente y la humedad relativa.

La temperatura del ambiente donde

se realice la calibración debe estar

en el intervalo de 20°C – 3°C. La

humedad relativa del aire no debe

superar el 65%.


Verificar que el elemento de

horizontalización del eje de

colimación del nivel, ya sea el

nivel de burbuja o un mecanismo

de compensación automático esté

correctamente ajustado.

5


Calibrar la horizontalidad del eje de colimación se harán 3 series de medidas, y por cada serie se realizarán al menos 10 observaciones al colimador óptico patrón.

Al terminar cada serie debe variarse levemente la posición del eje de colimación del nivel antes de volver a enfocar el retículo del colimador óptico.

Adecuar

equipo

Inspeccionar

el equipo

Registrar la

temperatura

Verificar el

instrumento de

horizontalidad

Calibrar

equipo



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Fecha Oct. de 2018


6 (Decisión) ¿Se efectuaron las tres series?

NO: Continua actividad 5


Si: Evaluar la media ( ) de cada serie (i) de observaciones por separado, del mismo como que la

desviación típica ( ) de la horizontalidad del eje de colimación de cada serie.


Calcular la incertidumbre


Tomar la temperatura ambiente y la humedad relativa.

Utilizar termómetro e higrómetro


Registrar los datos de la calibración electrónicamente

11 (fin del proceso) El proceso finaliza.

7.2.

Efectuar

tratamiento de

datos

Calcular la

incertidumbre

Registrar los

datos

Registrar

condiciones

ambientales



Cód. P30900-XX/XX

Fecha Oct. de 2018


7.3. Calibración de estaciones totales


1


Dejar el nivel de calibración 12

horas fuera de su caja de

transporte antes de proceder a

realizar las mediciones con el fin

de acondicionarlo a la

temperatura ambiente.

Seguir las indicaciones que contenga el equipo en su manual con relación al tiempo de estabilización cuando se conecte antes de su utilización.

2


Revisar que la estación total se encuentre en un correcto estado de uso y ajuste y que sus respectivas lentes estén limpias.

Verificar que no se presenten dificultades en el giro de los diferentes elementos del equipo MED alrededor de los correspondientes ejes.


Tomar la temperatura ambiente y la presión

La medida de temperatura del

ambiente se hace con un

termómetro calibrado con

incertidumbre menor o igual a 0,5°C.

La medida de la presión del aire se

hace con una incertidumbre menor o

igual a 3,46 hPa.


Verificar que el elemento de

horizontalización del eje de

colimación del nivel, ya sea el

nivel de burbuja o un

mecanismo de compensación

automático esté correctamente

ajustado.

5


Instalar el instrumento de MED en el dispositivo de fijación, ya sea sobre la base del pilar de observación con su respectivo dispositivo de centrado forzoso

El prisma reflector se irá estacionando sobre los distintos elementos que materializan los puntos de la línea base.

Adecuar

equipo

Inspeccionar

el equipo

Registrar la

temperatura

Verificar el

instrumento de

horizontalidad

Calibrar

equipo



Cód. P30900-XX/XX

Fecha Oct. de 2018


sustentado por un trípode.

Es usual que el instrumento MED

esté integrado en un teodolito, por lo

que previo a la realización de las

observaciones, debe enfocarse

adecuadamente el telescopio para

eliminar los errores de paralaje.

Primero, se enfoca el retículo

apuntando a una superficie clara y

uniforme, se enfoca el retículo

girando el ajuste ocular. Dicho ajuste

no debe moverse en el proceso de

medida, luego, se apunta a las

distintas posiciones en las que se

encuentre el prisma reflector y se

hace movimiento en el enfoque

hasta que la imagen se vea nítida.


Aplicar las formulas establecidas para el tratamiento de los datos.


Calcular la incertidumbre


Tomar la temperatura ambiente y la presión atmosférica

Utilizar termómetro y barómetro


Registrar los datos de la calibración electrónicamente

10 (fin del proceso) El proceso finaliza.

Efectuar

tratamiento de

datos

Calcular la

incertidumbre

Registrar los

datos

Registrar

condiciones

ambientales



Cód. P30900-XX/XX

Fecha Oct. de 2018


8. ANEXOS

8.1. Formato estado de calibración de equipo

8.2. Formato de registro de condiciones ambientales.

DE

ANALISTA DE CALIBRACIÓN : JEFE DE CALBRACIÓN

GIT DE GEODESIA F14100-01/14V3

FORMATO ESTADO DE CALBRACIÓN DE EQUIPO

Laboratorio de Calibración de Equipos Geodésicos y Topográficos

FECHA

HOJA No.

RAZÓN POR LA CUAL EL EQUIPO ES NOPERANTE RESPONSABLE

CLIENTEID EQUIIPO EQUIPO :

ETAPA DE CALIBRACIÓN

A B C D E

DE

MEDICION

TARDEA.M. P.M.

GIT DE GEODESIA

FECHAMEDICION

MAÑANAMEDICION TARDE

MEDICION TEMPERATURA

(°C)ZONA

MEDICION

MAÑANA

NOMBRE DE QUIEN HACE LA

MEDICIONFECHA

DD/MM/AA

HORAMEDICION HUMEDAD

(%)

MEDICION

MAÑANAMEDICION TARDE

FORMATO REGISTRO DE CONDICIONES AMBIENTALES


MEDICION

MAÑANA

MEDICION

TARDE

FIRMA

F14100-01/14V3

HOJA No.

COMENTARIOS



Cód. P30900-XX/XX

Fecha Oct. de 2018


ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE

GESTIÓN DE GEODESIA


REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GIT GESTIÓN

DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y

CARTOGRÁFICOS




VALIDÓ Y APROBÓ SUBIDRECCIÓN DE

GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA



IDENTIFICACIÓN TRABAJO NO CONFORME GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GEODESIA

Cód.

Fecha

PROPUESTA

Anexo 3: Manual de procedimientos control de trabajo no conforme.

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 1

2. ALCANCE .................................................................................................................................... 1


4. GLOSARIO .................................................................................................................................. 2

5. NORMAS ..................................................................................................................................... 2

6. FORMATOS - REGISTROS……………………………………………………………………………3

7. PROCEDIMIENTOS .................................................................................................................... 4

7.1. PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN TRABAJO NO CONFORME………………….……….4

7.2. PROCEDIMIENTO DE ASEGURAMIENTO DE TRANSMISIÓN DE DATOS………………..6

7.3. PROCEDIMIENTO PUESTA DE EQUIPOS FUERA DE SERVICIO…………………….……8

8. ANEXOS .................................................................................................................................... 10

8.1. FORMATO DE IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE TRABAJO NO CONFORME.…..10

8.2. FORMATO EQUIPOS FUERA DE SERVICIO…………….……………………………………11



Cód.

Fecha


1. OBJETIVO

Definir las actividades necesarias para establecer las causas y definir los controles del trabajo no

conforme.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el personal perteneciente al Laboratorio de Calibración de Equipos



3.1. DEL DIRECTOR DEL LABORATORIO

o Promover que los funcionarios y contratistas que participan en el procedimiento cumplan con lo establecido en el mismo.

o Validar que los documentos de procedimiento correspondan a las actividades que se realizan y que se usen los formatos adoptados en el SGI

3.2. DEL PROFESIONAL DE CALIDAD

o Realizar seguimiento del trabajo no conforme identificado durante el proceso de análisis.

o Llevar el registro de las causas de trabajo no conforme y su frecuencia, para generar la tendencia de los casos reincidentes.

3.3. DEL ÁREA DE CALIBRACIÓN

o Resolver las inquietudes, dudas y recomendaciones del tipo de análisis a los clientes.

o Revisar permanentemente las fechas de entrega de resultado a los clientes, consignadas en las solicitudes de calibración respectivas.

o Responder por la revisión y aprobación de los certificados de calibración.

o Decidir sobre la interrupción del análisis, en cuanto se detecte o informe cualquier evento que pueda derivar o haber ocasionado un trabajo no conforme, así como determinar de manera objetiva su reanudación o repetición.

o Informar oportunamente al profesional de calidad, cualquier hecho de trabajo no conforme.



Cód.

Fecha


4. GLOSARIO

Término Concepto

Acción correctiva Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, de un defecto o cualquier otra situación indeseable detectada

Aprobación Mecanismo diseñado para confirmar el consentimiento o conformidad de los datos o procedimiento, mediante firma.

NTC ISO 17025 Norma técnica colombiana que establece los requisitos generales para los laboratorios de calibración

Corrección Acción emprendida sobre una actividad, proceso, producto o servicio no conforme para eliminar la no conformidad, la cual se puede hacer a través de un ajuste (reparación), de un reproceso o una reclasificación.

Cliente externo Usuario del servicio de calibración, que no pertenece al Instituto Geográfico Agustín Codazzi

Error Desviación no planificada que se encuentra bajo control del laboratorio.

No conforme Incumplimiento de un requisito.

Trabajo no conforme Cualquier aspecto dentro del trabajo de calibración o sus resultados que no se ajustan a los propios procedimientos o a los requisitos acordados con el cliente.

5. NORMAS


° NTC ISO 17025:2005 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración


5.2.1. Los certificados de calibración deben ser aprobados por el jefe del área.

5.2.2. Al corregir un dato de algún registro, este debe ser tachado con una línea que permita la visibilidad del valor erróneo. El dato correcto debe ser escrito a un lado, y no se permite el empleo de corrector, borrador u otros.

5.2.3. En caso de que en el registro del ítem a calibrar, este presente discrepancias físicas, se debe informar al cliente; el cual tendrá la potestad de decidir si calibra el ítem bajo dichas condiciones.

5.2.4. Se deben implementar acciones correctivas si los analistas de calibración evidencian que

se puede volver a repetir un mismo trabajo no conforme.



Cód.

Fecha


5.2.5. La incertidumbre de los métodos validados debe ser de conocimiento del cliente cuando este lo requiera.

5.2.6. Los cables de conexión de los equipos de cómputo y de laboratorio no deben estar en

áreas de circulación. 5.2.7. Los datos almacenados en los servidores se eliminan bajo el consentimiento del director

del laboratorio.


o Formato propuesto: Formato de identificación y seguimiento de trabajo no conforme.

o Formato propuesto: Formato equipos fuera de servicio.



Cód.

Fecha


7. PROCEDIMIENTOS

7.1. Procedimiento identificación trabajo no conforme


1 Analista

todas las áreas

Notificar al jefe de calibración la detección o posible ocurrencia de un error o incidencia

Recopilar toda la evidencia que facilite el análisis de las causas.

2 Jefe de calibración Recibir la notificación y analizar las evidencias.

3 Jefe de calibración Indicar al analista la corrección inmediata que conduzca a la reanudación o repetición del análisis.

Dar la instrucción de detener el análisis si es necesario.

Registrar la corrección y la fecha en el formato de identificación y seguimiento de trabajo no conforme.

4 Jefe de calibración Efectuar el análisis de las causas por medio de una técnica apropiada. Una vez identificada, ordena la implementación de las acciones correctivas e informa al profesional de calidad la ocurrencia del trabajo no

Puede utilizarse el diagrama de árbol o los cinco porque.

Efectuar análisis

de causas

Notificar error

Recibir y

analizar error

Indicar la

corrección

inmediata



Cód.

Fecha


conforme y entrega el análisis realizado.

5 Profesional de calidad

Verifica la efectividad de la corrección y se asegura que el dato resultante del análisis es correcto o no presenta afectación.

6 (Decisión) ¿Se deben crear acciones correctivas?

No: Continua actividad 8

7 Profesional de calidad

Si: Realizar seguimiento a las acciones hasta su fecha de cierre.

Hacer uso del formato de identificación y seguimiento de trabajo no conforme.

8 (fin del proceso) El procedimiento finaliza.

Verificar la

calidad de la

corrección

Realizar

seguimiento a

las acciones



Cód.

Fecha


7.2. Procedimiento de aseguramiento de transmisión de datos.



Calbración de equipos

Procedimiento calibración de equipos

2 (Decisión) ¿Calibración con software?

3 Analista área de calibración

No: Registrar datos manualmente

Continúa a actividad 5.


Si: Descargar el archivo plano con los datos, y guardarlo en la carpeta compartida.


Registrar los datos en el certificado de calibración.

Registrar datos

manualmente

Guardar los

datos en

repositorio

Registrar los

datos en

certificado



Cód.

Fecha


6 Jefe de área de calibración

Validar que los datos registrados en el certificado de calibración correspondan con los tomados en el laboratorio.

Esta validación se debe realizar comparando los valores registrados en el certificado con los que se encuentran en el archivo plano.

7 (Decisión) ¿Los datos se encuentran correctamente registrados?

8 Jefe de calibración No: Informar al analista del área de calibración la diferencia de los datos tomados y registrados.

Continúa a actividad 10


Si: Imprimir dos copias del certificado, una que le corresponderá al cliente y la otra que la conservará el jefe en archivo.

Continua actividad 11


Identificar la causa del error

Continúa en actividad 5


Firmar certificado como señal de visto bueno

12 (fin del proceso ) El procedimiento finaliza

Validar datos

Informar al

analista

Imprimir

certificado

Efectuar

correcciones

Firmar

certificado



Cód.

Fecha


7.3. Procedimiento puesta de equipos fuera de servicio



Procedimiento calibración de equipos


¿Calibración con software?

3 Jefe de calibración No: Registrar datos manualmente

Continúa a actividad 5.

4 Jefe de calibración ¿Autorizar salida del equipo en operación?

Informar a jefe

de área

Detectar

equipos

inoperantes

Recibir

notificación y

evaluar caso



Cód.

Fecha


5 Jefe de calibración Si: Autorizar la salida del equipo

Continua a actividad 8


No: Enviar correo electrónico justificando no dar de baja al equipo

7 (Fin del proceso) El procedimiento finaliza

8 Jefe de calibración Enviar correo electrónico al analista del almacén, autorizando la dada de baja al equipo.

9 Analista almacén Retirar el equipo del área y ubicarlo en el estante de equipos inoperantes para su disposición final

10 Analista almacén Diligenciar el formato de salida de equipos fuera de servicio y presentarlo al jefe de calibración para firma.

11 Jefe de calibración Revisar y firmar el formato como señal de aprobación.

12 (Fin del proceso) El procedimiento finaliza

Autorizar la

salida del

equipo

Enviar correo

justificando la

no baja

Autorizar la

salida del

equipo

Retirar el

equipo del área

Diligenciar el

formato de

salida

Firmar formato



Cód.

Fecha


8. ANEXOS

8.1. Formato de identificación y seguimiento de trabajo no conforme



Cód.

Fecha


8.2. Formato equipos fuera de servicio

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DE

GEODESIA


REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GIT GESTIÓN DE

PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS




VALIDÓ Y APROBÓ SUBIDRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y

CARTOGRAFÍA


DE

ANALISTA DE ALMACÉN : JEFE DE CALBRACIÓN

GIT DE GEODESIA

EQUIPO

F14100-01/14V3

RAZÓN POR LA CUAL EL EQUIPO ES NOPERANTE RESPONSABLE

FECHA

FIRMA

ID EQUIPO

FORMATO EQUIPOS FUERA DE SERVICIO


N°

HOJA No.

1

10

6

2

3

5

4

8

7

9

ID EQUIIPO EQUIPO :

FIRMA:


CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS SUSCRITOS A LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA


Cód. P30100-XX/XX

Fecha Oct. de 2018

PROPUESTA

Anexo 4: Manual de procedimientos: Control y seguimiento de los proyectos suscritos a la Subdirección de geografía y cartografía.

TABLA DE CONTENIDO

No. de pág

1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 1

2. ALCANCE .................................................................................................................................... 1


3.1. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA .................................................. 1

3.2. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN GEODÉSICA ............................................... 1

3.3. DE LOS GIT DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFIA Y CARTOGRAFIA ............................. 1

3.4. DEL SUPERVISOR DEL CONVENIO ......................................................................................... 2

4. GLOSARIO .................................................................................................................................. 2

5. NORMAS ..................................................................................................................................... 4

5.1. LEGALES .................................................................................................................................... 4

5.2. TECNICAS Y/O RELACIONADAS .............................................................................................. 5

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN ............................... 6

5.3.1. De las funciones del Supervisor .......................................................................................... 6

5.3.2. De las funciones del profesional de apoyo del GIT Gestión Geodésica. ............................ 7

5.3.3. De las funciones de coordinador GIT Gestión Geodésica. ................................................. 7

5.3.4. De la creación del convenio para la ejecución del proyecto ............................................... 8

5.3.5. De la planificación del proyecto ........................................................................................... 8

5.3.6. De la estructura organizativa ............................................................................................... 9

5.3.7. De la integración al Sistema de Gestión de Calidad ........................................................... 9

5.3.8. De los procedimientos relativos al manejo de los riesgos ................................................ 10

5.3.9. Del alcance del proyecto ................................................................................................... 10

5.3.10. De la asignación del personal ........................................................................................... 10

5.3.11. De seguridad ..................................................................................................................... 11

5.3.12. De los costos del proyecto ................................................................................................ 11

5.3.13. De la gestión de la información ......................................................................................... 12

5.3.14. De la comunicación en el proyecto ................................................................................. 133

5.3.15. Del control de los recursos ................................................................................................ 13


CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS SUSCRITOS A LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA


Cód. P30100-XX/XX

Fecha Oct. de 2018

PROPUESTA

5.3.16. De la elección y verificación de proveedores .................................................................... 14

5.3.17. De las compras .................................................................................................................. 14

5.3.18. Del desarrollo del personal ................................................................................................ 14

5.3.19. De la mejora continua en el proyecto ................................................................................ 14

5.3.20. Del seguimiento y control .................................................................................................. 15

5.3.21. De las evaluaciones del avance ........................................................................................ 15

5.3.22. De la gestión de los cambios ............................................................................................. 16

5.3.23. Del cierre del proyecto y de los procesos ......................................................................... 16

6. FORMATOS – REGISTROS ..................................................................................................... 17

7. PROCEDIMIENTO – FLUJOGRAMA Y PASO A PASO .......................................................... 17

7.1. Procedimiento para la ejecución de proyectos......................................................................... 17

7.2. Procedimiento para la resolución de conflictos ......................................................................... 27

7.3. Procedimiento de reuniones para seguimiento y control del proyecto...................................... 30

8. ANEXOS……………………………………………………………………………..………..………..31

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS SUSCRITOS A LA

SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GEODESIA

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Cód. P30100-XX/XX

Fecha Oct. de 2018

PROPUESTA

1. OBJETIVO

Definir las actividades necesarias para realizar la planeación, seguimiento y control de los proyectos que

se suscriben en la Subdirección de Geografía y Cartografía con el fin de dar cumplimiento a los términos

pactados en cada proyecto.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los servidores públicos de la Subdirección de Geografía y

Cartografía que participan desde la planeación, seguimiento y control de los avances que se deben

presentar de los proyectos desde su asignación hasta lograr la exitosa finalización de cada uno de ellos.


3.1. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA

° Dirigir y controlar los proyectos y procesos necesarios para la producción y actualización de productos y servicios geodésicos, cartográficos y geográficos del país que sean de su competencia.

° Realizar en coordinación con el Grupo Interno de Trabajo de Geodesia, así como con todos los Grupos Internos de Trabajo, la identificación de requerimientos, elaboración de cronogramas de trabajo, seguimiento y control de los proyectos ejecutados.

° Verificar y hacer seguimiento, a través del Grupo Interno de Trabajo de Geodesia, de los recursos financieros necesarios para la ejecución de los proyectos.

° Controlar y hacer seguimiento mensual a las metas aprobadas en cada uno de los proyectos, analizar los riesgos que se presentan en cada proyecto con los grupos internos de trabajo y coordinar las respectivas acciones correctivas o preventivas.

° Convocar de manera oportuna y ejecutiva la realización de comités de coordinación periódicos para realizar seguimiento a cada uno de los proyectos.

3.2. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN GEODÉSICA

° Establecer la viabilidad de los proyectos de geodesia, de los procesos de adquisición de tecnologías pertinentes y del suministro de bienes y servicios geodésicos y topográficos, identificando sus diversas fuentes de financiación.

° Apoyar en la planificación, evaluación, seguimiento y control a la ejecución de los proyectos.

° Apoyar en el control a la ejecución presupuestal de cada uno de los proyectos.

° Preparar, formular y elaborar las propuestas técnico-económicas para la realización de proyectos geodésicos que sean requeridos.

° Apoyar a los Grupos Internos de Trabajo de la Subdirección en los procesos de adquisición, administración, mantenimiento y actualización de tecnologías y recursos físicos para el desarrollo de los proyectos.

3.3. DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFIA Y CARTOGRAFIA

° Programar los proyectos que se realizan según las metas establecidas.



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Fecha Oct. de 2018

PROPUESTA

° Informar los primeros tres días hábiles de cada mes los avances mensuales de los proyectos en la ruta de almacenamiento de información digital, de acuerdo a los lineamientos establecidos.

° Entregar mensualmente los soportes de avance de cada uno de los proyectos en la ruta de almacenamiento de información digital.

° Diligenciar y mantener actualizadas las Memorias Técnicas de los proyectos en la ruta de almacenamiento de información digital.

° Entregar la información necesaria para la generación de propuestas técnico económicas, planes de ejecución, cronogramas y demás información para el desarrollo de los proyectos, que sean de su competencia.

° Informar al comité de coordinación las irregularidades, alertas y novedades que se presentan en el desarrollo de las actividades de los proyectos (Convenios, contratos entre otros). Así mismo, proponer alternativas de solución a dichas situaciones.

3.4. DEL SUPERVISOR DEL CONVENIO

° Realizar informes de avance por proyecto para entrega mensual al cliente y a la Oficina Asesora Jurídica.

° Realizar informe de seguimiento por proyecto donde incluya: avance, riesgos y estado del proyecto. Este informe será presentado al Coordinador del GIT de Geodesia mensualmente.

° Almacenar los documentos que maneje diariamente relacionados con la gestión de los proyectos.

° Velar por el cumplimiento de los tiempos establecidos en los proyectos con el fin de asegurar la oportunidad y cumplimiento en la entrega de productos a los clientes.

° Coordinar con el profesional de apoyo las actividades a realizar para el control y seguimiento mensual del proyecto.

° Reportar al Coordinador del GIT de Geodesia la necesidad de ajuste en los tiempos de entrega de productos a clientes, cuando se presenten situaciones que no permitan el normal desarrollo de las actividades programadas.

4. GLOSARIO

Acta de entrega de

información

Documento por el cual el Supervisor de un Convenio de Cooperación o el

responsable delegado por la Subdirección de Geografía y Cartografía, realiza la

entrega de información cartográfica análoga o digital existente en sus bases de

datos. Dicha entrega debe estar amparada en las condiciones del convenio

para la transferencia de información existente entre las partes.

Acta de entrega de

productos

Documento por el cual el Supervisor de un Convenio o Contrato

Interadministrativo o el responsable delegado por la Subdirección de Geografía

y Cartografía, realiza la entrega de un producto cartográfico análogo o digital

generado en el marco del convenio o contrato a la entidad contratante, con el

fin que esta última realice la revisión del producto recibido en un plazo

determinado.

Actividad Agrupación de tareas que componen la ejecución de un trabajo específico.

Certificado de Documento expedido por el coordinador del GIT Presupuesto o por quien haga



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Fecha Oct. de 2018

PROPUESTA

Disponibilidad

Presupuestal – CDP

sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal

disponible y libre de afectación para asumir los compromisos con cargo al

presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

Certificado de Registro

Presupuestal – CRP

Imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la

apropiación, garantizando que ésta sólo se utilizará para ese fin.

Cliente Entidad pública o privada u organismo de cooperación internacional que solicita

un producto o servicio al Instituto.

Contrato o Convenio

Acuerdo de voluntades suscrito entre el Instituto y una entidad pública o privada

u organismo de cooperación internacional donde se establecen las condiciones

y características del producto o servicio que ha de suministrar el Instituto,

objeto, precios, forma de pago, plazos de entrega y/o ejecución, vigencia y

demás obligaciones y derechos.

Costos Valorización monetaria de la suma de recursos y esfuerzos que han de

invertirse para la producción de un bien o de un servicio.

Cotización Hace referencia al documento generado por el GIT correspondiente cuando el

costeo no requiere propuesta.

Cronograma Lista de todos los aspectos necesarios que hacen parte de un proyecto con sus

fechas previstas de comienzo y final, representada en diversos diagramas para

el control del avance de una tarea o un proyecto específico.

Entregable Cualquier producto pactado medible y verificable que se elabora para completar

un proyecto o parte de un proyecto.

Esquema Mapa de una zona de trabajo específica, donde se indica la ubicación, el

avance de una actividad de un proceso, un cubrimiento, entre otros.

Gastos Específicos Discrimina gastos de menor cuantía a realizar por el profesional o técnico de

campo y que son específicos de la actividad. Este valor será estimado

exclusivamente para el proyecto y se relaciona como cuantía mínima.

GEOCARTO Es el Sistema interno de información creado para consultar y gestionar la

información referente a la producción geográfica y cartográfica del IGAC.

Grupo Interno de

trabajo – GIT

Grupo que hace parte de la estructura de la entidad, creado para cumplir

satisfactoriamente con las necesidades del servicio y los planes y programas

definidos por la entidad.

Insumos Estos obedecen al material que sufren el proceso de transformación y que

quedan plenamente involucrados en el bien producido; ej. Papel de seguridad,

papel fotográfico, tintas, elementos de oficina.

Memoria Técnica – MT Documento estandarizado que registra la planeación, ejecución, tiempos y



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resultados obtenidos de los procesos que intervienen en un proyecto

cartográfico, apoyando el seguimiento y control de información generada para

su consulta inmediata.

Oficio de respuesta Documento que expresa la información que se entrega por parte del IGAC a las

entidades externas al Instituto o personas naturales.

Presupuesto Cálculo anticipado de los ingresos y gastos, para que un proyecto logre los

objetivos establecidos de acuerdo con una programación anticipada.

Proceso Agrupación de actividades necesarias para el cumplimiento un objetivo

específico. - Conjunto de las fases sucesivas para el desarrollo de un proyecto

cartográfico. - Conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados)

que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin

determinado.

Propuesta de proyecto

Es la sustentación técnico–económica de la viabilidad de un proyecto que se

presenta a un interesado por parte de la entidad. Compuesta por la

identificación de los procedimientos técnicos, costos de ejecución y designación

de tiempos de ejecución, entre otros.

Proyecto Conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas,

cuya razón es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen

un presupuesto y tiempo previamente definidos. Existen proyectos de tipo:

Misional. Que corresponden a los programados en el Plan de Acción Anual.

Convenio o Contrato. Celebrado con otra entidad en la cual se involucra la

realización de unos servicios técnicos y la entrega de unos productos técnicos,

con un valor y tiempo definidos.

Seguridad de la

información

Conjunto de políticas y medidas que permiten garantizar la seguridad física,

gestión de comunicaciones y operaciones, control de acceso, adquisición,

desarrollo y mantenimiento de los sistemas, gestión de incidentes y riesgos, de

los activos de información del Instituto.

Seguimiento de

proyectos

Proceso que comprende el análisis de los registros para comprobar el

cumplimiento del alcance del proyecto.

Tablas de Retención

Documental – TRD

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se

asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida de los

documentos.

5. NORMAS

5.1. LEGALES



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° Ley 1474 de julio de 2011. Estatuto Anticorrupción “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

° Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional


° Resolución vigente del IGAC, por medio de la cual se adopta la escala General de Honorarios para los Contratos de Prestación de Servicios y se toman otras determinaciones.

° Resolución vigente del IGAC, por la cual se fija la escala de viáticos y se establecen normas para las comisiones de servicios de los funcionarios del IGAC

° Resolución vigente del IGAC, por la cual se fija la escala de gastos de manutención, alojamiento y transporte y se establecen normas para las comisiones de servicios de los Contratos de Prestación de Servicios del IGAC

° Norma NTCGP1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

° Manual de procedimientos P120-02 – Presentación propuestas de convenios

° Manual de procedimientos P12200-03 – Definición, formulación, implementación, control y evaluación de los planes adoptados por el instituto

° Manual de procedimientos P20700-01 – Supervisión e Interventoría

° Manual de procedimientos P20700-02 – Contratación_CNC

° Manual de procedimientos P11000-02 – Celebración contratos o convenios de ingreso y su control de ejecución.

° Formato F12000-05 – Programación y seguimiento de actividades para ejecución de convenios.

° Manual de procedimientos P12000-01 – Sistema de Gestión Integrado.

° Resolución 666 de 2017 del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

° Manual de procedimientos P12100-04 – Acciones de mejoramiento.

° Manual de procedimientos P12000-03 – Gestión de proyectos y actividades de cooperación internal_CNC.

° Formato F13000-22 – Plan de auditoría.

° Manual de procedimientos P13000-01 – Auditorías internas al Sistema de Gestión Integrado_SGI.

° Manual de procedimientos P13000-02 – Auditorías internas de gestión.

° Formato F12000-06 – Plan de adquisición de bienes, insumos y servicios y mantenimiento para convenios.

° Formato F12000-07 – Personal de planta parar convenios.

° Formato F12000-08 – Plan de contratación mano de obra para convenios.

° Manual de procedimientos P12100-04 – Acciones de mejoramiento.

° Manual de procedimientos P21000-01 – Manual de procedimientos, trámite de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.

° Formato F120-13 – Programación y seguimiento de actividades para ejecución de convenios.

° Formato 120-14 – Plan de compras para convenios.



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° Manual de procedimientos P120-02 – Presentación de propuestas de convenios.

° Manual de procedimientos P30100-XX – Plan de la calidad orientado a proyectos.

° Formato F14200-04 – Revisión del proyecto.


5.3.1. De las funciones del Supervisor (Ver manual P20700-01 – Supervisión e Interventoría)

° Verificar que el presupuesto asignado para la ejecución del contrato sea destinado en el objeto establecido en el mismo.

° Responder disciplinaria, civil, fiscal y penalmente por los hechos u omisiones que le sean imputables y que además causen daño o perjuicio a las partes, derivados de la ejecución de los contratos respecto de los cuales haya ejercido o ejerza las funciones de supervisión.

° Asegurar la generación de la documentación del proyecto, como son:

Acta de reuniones de trabajo.

Actas de entrega de productos

Licencias de uso requeridas de productos

Memorandos de solicitud de facturación de pagos

Copia de las facturas y comprobante de ingresos de los pagos

Acta de aprobación final del cliente

Acta de liquidación del proyecto

° Coordinar, vigilar y controlar la ejecución del objeto contratado, para garantizar que las obligaciones contractuales se cumplan, además debe desarrollar las actividades necesarias para evitar la ocurrencia de riesgos.

° Realizar un adecuado control de ejecución teniendo en cuenta lo establecido en los pliegos de condiciones, y/o la oferta seleccionada y los demás documentos que hacen parte integral del contrato y/o convenio objeto de supervisión, los derechos y obligaciones de las partes, y el procedimiento establecido en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico e igualmente lo indicado en el presente manual.

° Estructurar una carpeta de apoyo que contenga un ejemplar con los documentos que se generen cronológicamente en desarrollo de la supervisión o interventoría y de todos remitir original a la Oficina Asesora Jurídica en la Sede Central, lo anterior con el fin de garantizar la unidad documental del correspondiente contrato. Dicha carpeta será conservada por el tiempo que se determine necesario.

° Disponer del archivo análogo y digital de los documentos de los proyectos, para facilitar su disposición, conservación y control al GIT de Geodesia. Este archivo debe organizarse acorde con la Tabla de Retención Documental vigente.

° Establecer mecanismos de coordinación que permitan mantener el conocimiento de la ejecución del contrato.

° Realizar por escrito toda solicitud, comentario o sugerencia que surja de la ejecución contractual.

° Emitir concepto sustentado y soportado sobre la viabilidad de prórrogas, modificaciones, adiciones, o, terminaciones por mutuo acuerdo, que se requieran para los contratos, de conformidad con las normas legales vigentes mediante informe motivado.



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° Realizar acta de entrega de supervisión con informe detallado sobre el estado del contrato a la fecha, cuando se le presente alguna de las siguientes situaciones: traslados, vacaciones, comisión, licencia o retiro y enviar copia al Ordenador del Gasto y a la Oficina Asesora Jurídica.

° Elaborar el acta de liquidación, obtener la firma de las partes y remitirla a la Oficina Asesora Jurídica.

° La información que debe contener el acta de liquidación del contrato puede consultarse en el ítem 5.3.4 de las Funciones del supervisor o interventor del Manual de Procedimientos Supervisión e Interventoría P20700-01.

5.3.2. De las funciones del profesional de apoyo del GIT Gestión Geodésica.

° Apoyar al supervisor del convenio con la apertura de la carpeta de Documentación y Ejecución del Convenio o Contrato.

° La carpeta de Documentación y Ejecución del Convenio deberá contener como mínimo la siguiente estructura de documentación en el orden de almacenamiento establecido de adelante hacia atrás:

Solicitud de propuesta

Propuesta técnico económica

Convenio o Contrato

Acta de Constitución del Proyecto

Pólizas (Si aplica)

Acta de Inicio

Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP

Certificado de Registro Presupuestal – CRP

Plan de Ejecución

Cronograma

Esquema del proyecto

Actas de entrega de información, Acta de entrega de productos u Oficios de entrega

Actas de reunión con el cliente

Actas de reunión de trabajo interno

Informes de avance mensual del Convenio o Contrato.

Comunicaciones – correos, oficios, memorandos

Acta de aprobación final del cliente

Acta de liquidación del proyecto

° Apoyar en el almacenamiento de los documentos que maneje diariamente el convenio relacionados con la gestión de los proyectos, en los espacios y estructura de almacenamiento vigente.

° Apoyar mensualmente al supervisor en el seguimiento a los proyectos que se encuentren en ejecución y realizar informes de avance los cuales debe reportar al supervisor del proyecto.

° Gestionar, oportunamente, los requerimientos de productos para el cumplimiento de las entregas de los productos a los clientes, acorde con la programación de los proyectos.

° Apoyar en la elaboración de actas de entrega y generación de licencias de uso que se requieran para la entrega de productos al cliente de cada uno de los proyectos.

° Apoyar al supervisor en el seguimiento de la ejecución presupuestal de los convenios a su cargo y entregar el informe de avance financiero.

5.3.3. De las funciones de coordinador GIT Gestión Geodésica.



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° Se establecen lineamientos y directrices a seguir para realizar a intervalos planificados la revisión del Sistema de Gestión Integrado - SGI por parte de la Alta dirección para asegurarse de su conveniencia, adecuación, su eficacia, eficiencia y efectividad. Así como, la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGI, incluidos la política y los objetivos del SGI, entre otros. (Ver Manual P12000 – Manual Sistema de Gestión Integrado).

° Informar oportunamente al Subdirector de Geografía y Cartografía antes de que los proyectos lleguen a etapas críticas que requieran la reprogramación de actividades para asegurar el cumplimiento o replanteo de las metas propuestas, de manera oportuna.

° Realizar reuniones periódicas con los supervisores y profesionales de apoyo que intervienen en cada uno de los procesos de ejecución de los convenios con el fin de efectuar seguimiento y generar las acciones correctivas pertinentes.

° Establecer la política de la calidad e identificar los objetivos del proyecto.

° Proporcionar la infraestructura y los recursos necesarios para lograr objetivos del proyecto.

° Proporcionar una estructura organizacional propicia para garantizar el logro de los objetivos.

° Ejecutar una toma de decisiones basada en hechos y en datos.

° Potenciar y motivar a todo el personal perteneciente al proyecto, en la mejora de los procesos y del producto.

° Planificar futuras acciones preventivas.

5.3.4. De la creación del convenio para la ejecución del proyecto

° El convenio original creado a raíz de la formalización del proyecto a ejecutar, será conservado en la Oficina Asesora Jurídica, dada su competencia. (Ver Manual P11000-02 – Celebración contratos o convenios de ingreso y su control de ejecución.

° En el convenio se deben especificar las fases del proyecto (con sus respectivas actividades), y se deben estipular los tiempos proyectados de inicio y finalización del mismo (Ver Formato F12000-05 – Programación y seguimiento de actividades para ejecución de convenios).

° En cuanto a documentos entregables, y dando continuidad a las tareas designadas al profesional de apoyo, debe existir la evidencia física de los oficios nombrados en el numeral 5.3.2.

5.3.5. De la planificación del proyecto

° La planificación del proyecto debe ser llevada a cabo por la organización encargada del proyecto, centrándose en la calidad de procesos y productos, enfocados al cumplimiento de los objetivos planteados.

° En cuanto a la planificación de los objetivos, y sabiendo que la satisfacción del cliente es una prioridad muy alta para el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, hay que tener en cuenta las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas para el planteamiento de los mismos; y, adicionalmente, hay que asegurar que dichos objetivos sean detallados en su definición, y específicos (en términos de tiempo, costo y calidad), en lo que se ha de lograr y medir.

° El proyecto debe estructurarse por actividades o procesos, los cuales deben ser debidamente identificados y documentados para que se muestre el avance del proyecto, y así mismo, para lograr un correcto seguimiento e integración de los mismos, buscando lograr una marcada diferenciación de responsabilidades entre la organización encargada del proyecto y otras partes interesadas. Para ello, se puede hacer uso del Formato F12000-05 – Formato para la programación y seguimiento de actividades para ejecución de convenios.



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° Las actividades definidas, debe definirse de forma que sus resultados sean medibles, y así mismo, deben identificarse y documentarse las interacciones entre ellas que podrían ser causa de problemas entre la organización originaria y la organización encargada del proyecto. Si se va a determinar camino crítico hay que tomar en consideración actividades con plazos amplios.

° Las actividades ya definidas, deberán llevarse a cabo y controlarse de acuerdo a los mecanismos proporcionados por el presente manual. Dicho control se refiere no solo a las actividades sino a las interacciones entre ellas, especialmente en aquellas que estén relacionadas con nuevas tecnologías.

° Se deben estimar la duración de cada actividad definida, verificando que la exactitud y la aplicabilidad a las actuales condiciones del proyecto, sea correcta. Si dicha estimación de duración, involucra incertidumbre considerable, deben evaluarse, documentarse y mitigarse los riesgos de acuerdo a lo definido en el apartado 5.3.8. Cuando se considere apropiado, el cliente participará en la estimación de la duración.

° Si se tratase de proyectos multinacionales y multiculturales, asociaciones de empresas y proyectos internacionales, hay que tener en cuenta las implicaciones de la gestión intercultural. Específicamente, para el caso de proyectos internacionales, se puede tomar de referencia el Manual de procedimiento P12000-03 – Manual de Gestión de proyectos y actividades de cooperación internal_CNC.

° Se debe llevar un estricto estudio de impactos negativos, asociados al producto final del proyecto, en lo referente a tiempo, costo y calidad del producto.

° La toma de decisiones preferiblemente, debe ser basada en el consenso, en la resolución estructurada de los conflictos, en la comunicación abierta y eficaz y en el compromiso mutuo con la satisfacción del cliente.

5.3.6. De la estructura organizativa

° La estructura organizativa debe elaborarse acorde a los requisitos y políticas de la organización originaria, y las condiciones específicas del proyecto. Por otro lado, la estructura administrativa se debe ceñir al alcance del proyecto, y que, el tamaño del equipo y las condiciones locales junto a los procesos sean adecuados al proyecto; adicionalmente debe fomentar la comunicación y la cooperación efectiva entre los participantes del proyecto.

° Hay que apoyarse de proyectos anteriormente ejecutados, buscando seleccionar la estructura organizativa más apropiada para el proyecto a emprender.

5.3.7. De la integración al Sistema de Gestión de Calidad

° Los proyectos a ejecutar, deben estar alineados a lo dispuesto, tanto en la Política de Calidad, como en el Sistema De Gestión Integrado (ver Manual P12000-01 – Manual Sistema de Gestión Integrado), y la orientación de los mismos, debe basarse en los ocho principios de gestión de la calidad: Enfoque al cliente, liderazgo, participación del personal, enfoque basado en procesos, enfoque de sistema para la gestión, mejora continua, enfoque basado en hechos para la toma de decisión y relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.

° En cuanto a los planes de calidad, debe existir una integración entre el Sistema de Gestión Integrado y estos, tal y como lo especifica el Manual de procedimientos P30100-XX – Plan de la calidad orientado a proyectos.

° Para vigilar que el Sistema de Gestión de Calidad del proyecto, se adapte al del Instituto Geográfico, hay que establecer intervalos de revisión de dicho sistema, asegurando que las desviaciones sean las menores posibles, haciendo que dicho sistema siga siendo el adecuado e idóneo para el proyecto.



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5.3.8. De los procedimientos relativos al manejo de los riesgos (ver Manual P20700-02 – Contratación)

° El Grupo Interno de Trabajo de Gestión Geodésica deberá evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente de conformidad con lo establecido por el artículo 2.2.1.1.1.6.3. del Decreto 1082 de 2015. Basándose en el Decreto nombrado, el procedimiento guía a utilizar para el manejo de los riesgos (identificación, evaluación, tratamiento y control de los riesgos), será el proporcionado por el Manual M-ICR-01, de Colombia Compra Eficiente, titulado Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación.

° La identificación de los riesgos se hará, tomando en cuenta todos los procesos del proyecto a ejecutar, y deben ser relativos al costo, tiempo, producto, calidad del producto, protección, fiabilidad, responsabilidad legal profesional, tecnología de la información, seguridad, salud y medio ambiente; y adicionalmente han de tener en cuenta cualquier requisito legal o reglamentario aplicable.

° La organización originaria del proyecto debe mantener una lista de todos los riesgos significativos identificados en sus proyectos.

5.3.9. Del alcance del proyecto

° Cuando se contemplen enfoques y soluciones alternativos durante el desarrollo del alcance, deben documentarse evidencias que apoyen dicha percepción e incluir la referencia a las mismas, dentro del alcance.

A la hora de desarrollar el alcance del proyecto:

° Deben identificarse y documentarse, en términos medibles, y tan exhaustivamente como sea posible, las características del producto del proyecto; estas características deben utilizarse como base para el diseño y el desarrollo.

° Debe especificarse cómo se medirán las características nombradas anteriormente, y cómo se evaluará su conformidad con los requisitos del cliente y otras partes interesadas.

° Debe especificar que las necesidades y expectativas del cliente en cuanto a los productos y procesos, se traduzcan en documentación pertinente, que incluya marco legal y reglamentario, y cuando proceda, ser aceptadas por el cliente.

° Debe definirse cómo la trazabilidad de las características del producto y procesos, va a llegar a los requisitos documentados del cliente y de otras partes interesadas.

5.3.10. De la asignación del personal ° Debe disponerse de suficiente tiempo para la contratación del personal competente, previendo las

dificultades que se puedan presentar.

° Los criterios de selección se deben desarrollar y aplicar a todos los niveles del personal que esté siendo considerado para el proyecto.

° El gerente del proyecto debe participar en la selección del personal que ocupará los puestos considerados como fundamentales para el éxito del proyecto.

° La persona designada debe comprender y aceptar la descripción del puesto o cometido.

° La definición de responsabilidades del personal asignado al proyecto, se encuentran en el Manual de procedimientos P11000-02 – Celebración contratos o convenios de ingreso y su control de ejecución,



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y a su vez, los requerimientos para asegurar la asignación de personal competente al proyecto, pueden consultarse en el documento de libre acceso denominado “Manual de Funciones” del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

° Hay que asegurarse que en el Manual de Funciones se definan completamente las competencias necesarias de los participantes del proyecto, tales como educación, formación, habilidades y experiencia. En caso de que no se encuentren definidas en su totalidad las funciones en el manual mencionado, se debería establecer una descripción de puestos o funciones emergentes. En esta definición deben tomarse en consideración los atributos personales del personal para el proyecto, y prestar especial atención a los requisitos de competencia del personal clave.

° Debe ejecutarse un desempeño global que verifique la correcta asignación (planeación), de las tareas y responsabilidades.

° Hay que tener resultados medibles para poder ejecutar acciones pertinentes en cuanto al desempeño del personal.

5.3.11. De seguridad

El grupo de apoyo informático de la Subdirección de Geografía y Cartografía, realizará copia de

seguridad de la documentación generada en los proyectos, para lo cual deberá garantizar que se

encargará de:

° Almacenar la documentación del proyecto en la estructura de almacenamiento definida.

° Manejar la documentación de los proyectos, a través de la red interna del IGAC, en archivos de carácter restringido al público y dirigidos únicamente a las personas autorizadas y encargadas de llevar a cabo los procesos. En caso de uso externo se debe tramitar el permiso, con el Coordinador del GIT de Geodesia la entrega de los archivos digitales.

° Mantener la confidencialidad y seguridad de la información tanto física como digital y la producción geodésica desarrollada en los proyectos, teniendo en cuenta la disponibilidad e integridad de la información

° Manejar los equipos de forma adecuada, a fin de lograr el resultado esperado en el proyecto sin el deterioro de los mismos.

° El coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Geodesia debe contar con los accesos correspondientes y sus respectivas claves para el manejo de la documentación de cada uno de los servidores públicos a su cargo, cuando se requiera su consulta.

5.3.12. De los costos del proyecto

° Deben identificarse todos los costos del proyecto, y la estimación de los mismos debe tener en cuenta las fuentes de información pertinentes y estar vinculado al desglose del proyecto; adicionalmente, la estimación nombrada debe tener en cuenta las tendencias presentes y previstas del entorno económico.

° Debe verificarse la exactitud de la estimación de los costos, ayudándose de experiencias anteriores homologas al proyecto presente Los costos nombrados deben documentarse y poder ser trazables hasta llegar a sus orígenes.

° Para obtener lineamientos adicionales relativos a la obtención de los costos, hay que remitirse al Manual de Procedimientos P20700-02 – Contratación_CNC.



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° Los formatos que permiten crear y desarrollar presupuestos de acuerdo con los procedimientos de contabilidad generalmente aceptados, así como el hallazgo de los costos del proyecto, se pueden encontrar en el formato para el cálculo de costos para convenios, que comprende: F12000-05 – Plan de adquisición de bienes, insumos y servicios y mantenimiento para convenios, F12000-06 – Personal de planta para convenios, F12000-07 – Plan de contratación mano de obra para convenios, F12000-08 – Programación de viáticos y gastos de comisión para convenios, F12000-09 –Costos programados de operación para convenios y F12000-10 – Flujo de caja mensual de convenios.

° A la hora de presupuestar, se deben proyectar fondos suficientes para el establecimiento, implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. El presupuesto debe incluir todos los costos aprobados los cuales estarán inscritos dentro del formato pertinente autorizado.

° Debe disponerse de la información necesaria para asegurar la oportuna concesión de fondos, información que debería facilitarse como elemento de entrada del proceso de control de los recursos.

° La organización encargada del proyecto debe llevar a cabo revisiones con regularidad de los costos del proyecto y debe tener en cuenta cualquier otra revisión financiera (revisiones externas realizadas por partes interesadas pertinentes).

5.3.13. De la gestión de la información

° Se registrará y se analizará la información obtenida durante un proyecto en herramientas recopilatorias tales como el sistema SOFIGAC, o por medio de memorias técnicas del proyecto; y, dicha información estará disponible para la ejecución de proyectos de mejora. De lo anterior se deduce que la información de cierre de los proyectos anteriormente ejecutados se encuentra disponible para ayudar a la mejora de proyectos presentes y futuros.

° La organización encargada del proyecto debe identificar las fuentes de información internas y externas.

° La información registrada debe indicar las condiciones destacadas al momento de registrarla.

° La organización originaria debe definir la información que necesita para aprender de los proyectos y debe establecer un sistema para la identificación, la recopilación, el almacenamiento, la actualización y la recuperación de información de los proyectos.

° La organización encargada del proyecto debe diseñar el sistema de gestión de la información del proyecto con el objeto de implementar los requisitos especificados del proyecto por parte de la organización originaria.

° La organización encargada del proyecto debe asegurarse de que la información que proporciona a la organización originaria es exacta y completa.

° La organización encargada del proyecto debe implementar mejoras utilizando información pertinente para el proyecto derivada del sistema de gestión de la información anteriormente mencionado establecido por la organización originaria.

° La organización originaria debe asegurarse de que el sistema de gestión de la información para los proyectos está diseñado para identificar y recopilar información pertinente del proyecto, con el objeto de mejorar los procesos de gestión de los proyectos.

° La organización originaria debe asegurarse que la información pertinente se utiliza en otros proyectos que emprenda.

° La información pertinente necesaria para aprender de los proyectos se deriva de la información contenida dentro del propio proyecto, incluyendo la realimentación de los clientes y de otras partes interesadas. También se deriva información de otras fuentes tales como libros de registro del proyecto, informes de cierre apropiados, quejas, resultados de auditorías, análisis de los datos,



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acciones correctivas y preventivas, y revisiones del proyecto. Antes de utilizar esta información, la organización originaria debe verificar su validez.

5.3.14. De la comunicación en el proyecto

° Se deben crear procesos de comunicación para el intercambio de información entre los procesos del proyecto, y entre el proyecto y otros proyectos pertinentes. Y adicionalmente se deben identificar y establecer las relaciones entre la organización encargada del proyecto, con el cliente, así como las interfaces entre el departamento responsable de mantener el Sistema de Gestión de la Calidad con otros departamentos, y con cliente mismo.

° Se deben definir claramente los canales de comunicación entre los grupos de trabajo, buscando que esta sea eficiente y eficaz.

° Al momento de definir las interfaces hay que prestar atención a la conexión y los canales de comunicación de la organización encargada del proyecto con los distintos departamentos de la organización originaria, y las interfaces entre departamentos dentro de la organización encargada del proyecto.

° Cuando un miembro de la organización encargada del proyecto reporta información a la organización originaria, hay que documentar su responsabilidad, autoridad y canales de comunicación.

° Se debe llevar una documentación detallada de los proyectos, preferiblemente en un sistema de información como el SOFIGAC, de manera que se pueda acceder a ella para establecer los procesos de comunicación pertinentes.

° Buscando celebrar reuniones interdepartamentales sobre el proyecto, se debe crear un comité del proyecto que se reunirá periódicamente.

° Las reuniones del comité deberán ser convocadas de manera escrita o virtual, con antelación suficiente a la fecha de celebración, estableciendo: fecha, hora, lugar y orden del día (Formato P30100-XX – Modelo Orden del Día para comités).

° El comité se reunirá ordinariamente cada mes, según calendario adoptado para el efecto, y extraordinariamente cuando las circunstancias lo exijan.

° De las actuaciones del comité, se dejará constancia escrita en acta suscrita por el presidente y el secretario. Una vez aprobada, constituirá medio de prueba de lo que en ella consta, para todos los efectos. (Formato P30100-XX – Modelo de Acta de reunión de comité).

° En las reuniones de comité se debe definir qué se comunicará formalmente, al igual que los medios utilizados para la transmisión de dicha información y la frecuencia de la misma.

° El comité designará el(los), encargado(s) de enviar y recibir la información, los procedimientos de control de los documentos, registros y protección pertinente.

° Todos los acuerdos que afecten el desempeño del proyecto, deben documentarse formalmente y comunicarse debidamente.

5.3.15. Del control de los recursos

° En los documentos Formato F12000-06 – Plan de adquisición de bienes, insumos y servicios y mantenimiento para convenios, F12000-07 – Personal de planta parar convenios, y F12000-08 – Plan de contratación mano de obra para convenios, se identifican los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto.



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° El correcto procedimiento para recurrir a los recursos, cuándo se requerirán, para conocer la procedencia de los mismos y como se dispondrá de los recursos restantes, se encuentra definido en el Manual de procedimientos P20700-02 – Contratación_CNC, específicamente en su numeral 5.3.1.

5.3.16. De la elección y verificación de proveedores

° Los procedimientos estandarizados para el tratamiento de proveedores para la adquisición de productos externos, por parte de la organización encargada del proyecto se encuentran estandarizados y tal información se puede hallar en el Manual de Procedimientos P20700-02 – Contratación_CNC. Allí se pueden encontrar, entre otras cosas, algunos aspectos relevantes a la hora de la elección de proveedores son los requisitos exigidos por el proveedor, la calificación de oferta, las estrategias para la adquisición de productos, la capacidad de cumplimiento del proveedor y la compatibilidad del proveedor con proyectos similares.

° La organización encargada del proyecto debe mantener un registro de proveedores aprobados.

5.3.17. De las compras

° Las compras y adquisiciones en general, se encuentra contempladas en el Manual de Procedimientos Contratación_CNC (P20700-02), en su apartado denominado “Plan Anual de Adquisiciones”, en donde se incluyen requisitos exigidos por Colombia Compra Eficiente, incluyendo las revisiones del avance de las compras para entidades públicas como el Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

° Los procesos relacionados con las compras que se deben ejecutar en los proyectos son la planificación y control de las compras, la documentación de los requisitos de las compras, la evaluación de proveedores, la subcontratación, y el control del contrato, y deben incluir (habiendo identificado previamente, o hacer referencia a las características del producto y el modo en que debería efectuarse su medición y evaluación.

5.3.18. Del desarrollo del personal

° Para mejorar el desempeño del equipo de trabajo del proyecto, ya sea en conjunto o de manera individual, sus miembros deben participar en actividades de desarrollo del equipo.

° El personal debe recibir formación y darse cuenta de la relevancia e importancia de sus actividades del proyecto en el logro del mismo y de los objetivos de la calidad.

° Debe reconocerse y recompensarse la existencia de un trabajo en equipo eficaz.

5.3.19. De la mejora continua en el proyecto

° En cuanto a la planeación de las acciones preventivas, el documento “Acciones de mejoramiento” (P12100-04), y el Manual de procedimientos, trámite de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (P21000-01), muestran procedimientos que complementarán al presente Manual, en lo referente a este tema específico.

° Se ha de definir indicadores del desempeño del proyecto y la forma de medirlos, y prever la realización de evaluaciones regulares con el objeto de efectuar un seguimiento del avance. Estas evaluaciones deberían facilitar las acciones correctivas y preventivas y confirmar que los objetivos del proyecto continúan siendo válidos en un entorno cambiante del proyecto.

° Se debe asegurar la identificación de deficiencias y oportunidades de mejora en la ejecución de las actividades.



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° Deben identificarse desviaciones en el presupuesto y en la planeación en general, a la par que las causas raíz, y posteriormente emprender acciones para que las variaciones desfavorables no afecten los objetivos del proyecto. Las causas de las variaciones, tanto favorables como desfavorables, deben utilizarse para aportar datos que sirvan de base para la mejora continua.

5.3.20. Del seguimiento y control

° Los funcionarios designados por el gerente del proyecto, deben hacer seguimiento a la ejecución del objeto contractual a cargo del Instituto; verificando el cumplimiento de las obligaciones de las partes.

° Se debe hacer uso de diversas herramientas, técnicas y métodos para efectuar el seguimiento y control de los procesos del proyecto.

° Para encontrar la mejor herramienta, técnica o método a aplicar, deben remitirse a literatura que indique cual es la más conveniente en el caso específico del proyecto. Por ejemplo, en cuanto a técnicas de medición del desempeño, existe la gestión del valor ganado (EVM), el método del camino crítico (CPM) el PERT, entre otros muchos.

° Para analizar las tendencias de los costos del proyecto y para medir el desempeño del proyecto, se puede hacer uso de técnicas tales como el análisis del valor obtenido (una técnica para efectuar un seguimiento del desempeño global del proyecto frente a una referencia presupuestaria).

5.3.21. De las evaluaciones del avance

° En primer lugar, se deben contemplar las mediciones del desempeño, como: Evaluación de actividades y procesos individuales, auditorías, evaluaciones de los recursos reales utilizados, junto con el costo y el tiempo, comparados con la estimación inicial, evaluaciones del producto, evaluación del desempeño del proveedor, logro de los objetivos del proyecto y la satisfacción del cliente y de otras partes interesadas.

° En lo referente a autoevaluaciones, auditorías internas y eternas, que buscan identificar oportunidades de mejora, existe documentación que subsana dichos ítems de evaluación: En primer lugar, está el Formato F13000-22 – Plan de auditoria, también el manual P13000-01 – Auditorías internas al Sistema de Gestión Integrado_SGI, y, por último, el manual de procedimientos P13000-02 – Auditorías internas de gestión. Adicionalmente, la organización encargada del proyecto debe analizar la información derivada de las evaluaciones del avance para la toma de decisiones eficaces referentes al proyecto.

° Para dar seguimiento a las evaluaciones de avance, existe el formato F14200-12 – Revisión del proyecto, el cual proporciona de forma visible, la comparación de lo proyectado y lo ejecutado del proyecto; también ofrece la opción de identificar problemas generados en las distintas fases y registrar la solución ejecutada.

° Una evaluación del avance debe incluir la asignación de responsabilidades para su correcta gestión, la especificación de su propósito, los requisitos de evaluación, sus procesos y resultados, y la asignación del personal que participará en la misma.

° Una evaluación de avance debe utilizarse para dar lineamientos para ejecutar una correcta planificación de las evaluaciones del avance, en segundo lugar, para generar informes o resultados pertinentes, también para generar realimentación entre evaluación del avance y los objetivos previstos inicialmente, y finalmente para la asignación de responsabilidades derivadas de la evaluación.

° Los responsables de las evaluaciones del avance deben comprender el propósito de los procesos objeto de evaluación y su repercusión en el Sistema de Gestión de la Calidad; adicionalmente deben examinar los elementos de entrada y los resultados pertinentes, así como revisar los criterios de



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PROPUESTA

seguimiento y medición en los procesos para determinar la eficacia de los mismos, y finalmente, deben buscar potenciales mejoras en la eficiencia de los procesos. Todo lo anterior se debe plasmar en informes o resultados, acompañados de la debida evaluación del avance.

° En las evaluaciones del avance deben utilizarse programas actualizados, y adicionalmente, identificar, analizar y tratar las desviaciones importantes, con respecto al programa.

5.3.22. De la gestión de los cambios

° La gestión de los cambios debería considerarse al momento dentro del alcance y los objetivos del proyecto.

° Se debe considerar la coordinación de los cambios en los procesos del proyecto interrelacionados y la resolución de cualquier conflicto.

° Se debe tener especial cuidado con los aspectos del cambio que afecten al personal.

° Los cambios pueden producir efectos negativos en el proyecto, los cuales deben ser identificados lo antes posible. Posteriormente, analizar las causas de los efectos negativos y el análisis resultante, ser usado para ejecutar soluciones basadas en la prevención.

° Debe justificarse y documentarse cualquier necesidad de modificar los datos derivados del proceso de identificación de las actividades, y de cualquier proceso en general, que involucre la modificación parcial del proyecto.

° Deberá determinarse las posibles repercusiones que los cambios en el programa tendrán en el presupuesto y los recursos del proyecto y en la calidad del producto.

° Los cambios que afecten a los objetivos del proyecto, deben acordarse con el cliente y con las partes interesadas, con anterioridad a su implementación.

5.3.23. Del cierre del proyecto y de los procesos

° Cuando un proceso finaliza, debe cerrarse según lo planificado, asegurándose que distribuyen a los actores pertinentes y se conservan durante un periodo especificado.

° El proyecto debe concluir según lo planificado, sin embargo, en ciertos casos puede ser necesario cerrar el proyecto antes o después de lo previsto, a causa de acontecimientos exógenos y no controlables.

° Indiscriminadamente del motivo de cierre del proyecto, debe realizarse una revisión del desempeño general del mismo, teniendo en cuenta los registros (incluidas las evaluaciones del avance), y las realimentaciones recibidas del cliente y de las partes interesadas (idealmente medible).

° Justo antes de cerrar el proyecto, la organización originaria debe llevar a cabo revisiones documentadas del desempeño del proyecto, resaltando la experiencia del proyecto que podría ser utilizada por otros proyectos. Si es posible, estas revisiones deben contar con la participación del cliente y de otras partes interesadas pertinentes.

° Finalmente deben elaborarse informes adecuados que pongan en manifiesto la experiencia que pueda utilizarse para futuros proyectos y para el proceso de mejora continua. Dichos informes deben entregarse como parte del producto final al cliente, previa aceptación del mismo. Hay que resolver incoherencias presentadas antes de hacer público el programa.



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PROPUESTA


F30100-XX Acta de Constitución del Proyecto

Documento que contiene la descripción general del proyecto (objetivos, justificación, financiación, pagos), entregas, restricciones, riesgos, supuestos e hitos del proyecto. F30100-XX Plantilla Informe de Ejecución – Informe final de ejecución

Documento presentado por parte de la entidad reportando los avances mensuales que se han ejecutado

en el proyecto y/o convenio, adicionalmente en este formato se presentan los informes finales del

convenio.

F30100-XX Modelo de citación a reuniones de Comité

Documento guía para citar a los miembros de Comité a su reunión periódica, que contiene el Orden del

día a tratar y el lugar y fecha de la reunión.

F30100-XX Modelo de Acta de reuniones de Comité

Documento que permite llevar un formato estándar para dejar evidencia de las reuniones ejecutadas por

los Comités.

7. PROCEDIMIENTO – FLUJOGRAMA Y PASO A PASO

7.1. Procedimiento para la ejecución de proyectos



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Para efectos de visualización, a continuación, se procede a mostrar desglosado el flujograma anterior:



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PROPUESTA

RESPONSABLE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Subdirector de Geografía y Cartografía

1. Recibe solicitud para generación

de presupuesto y propuesta de

forma análoga ó digital.

2. Envía al Coordinador del GIT

Geodesia la solicitud para

generación de propuesta técnico

económica.

Coordinador GIT

3. Recibe la solicitud y asigna a un

profesional de apoyo para

generar la propuesta técnico

económica.

Elaborar estudios de pre factibilidad del

proyecto.

Revisión techo presupuestal

Asignación y seguimiento al profesional de

apoyo mediante el aplicativo GLPI

Profesional de Apoyo GIT

4. Genera la propuesta técnico

económica de acuerdo al

proceso definido en la

Subdirección de Geografía y

Cartografía para tal fin

5. Convoca comité de convenios de

la Subdirección.

6. Entrega la propuesta técnico

económica al Coordinador del

GIT Geodesia para su respectiva

revisión.

Coordinador GIT

7. Realiza la revisión de la

propuesta técnico económica; sí

está de acuerdo con la propuesta

generada, la envía al

Subdirector. Sí existen

observaciones, la envía

nuevamente al Profesional de

Apoyo para que realice los

respectivos ajustes.

Se revisan los siguientes aspectos:

o Procedimiento técnico

o Costo

o Insumos

o Disponibilidad de personal y recursos

físicos

o Duración del proyecto

o Aprobación en comité de los GIT

involucrados en el proyecto.


8. Revisa y aprueba la propuesta

técnico económica, y

posteriormente es enviada al

Comité de Contratación y

Convenios para su análisis.

En caso de que el Comité de Contratación y

Convenios manifieste que la propuesta no es

viable se informa al solicitante mediante

oficio y finaliza el proceso.

9. Recibe respuesta del Comité de

Contratación y Convenios en

donde se informa la viabilidad de

la propuesta.

10. Informa al Coordinador y al

profesional de apoyo del GIT

Geodesia la respuesta emitida

por el Comité de Contratación y

Elaborar estudios

de pre factibilidad

Recibir solicitud

para generar

presupuesto

Generar propuesta

técnico económica

Convocar a comité

de convenios

Enviar propuesta

para su revisión

Realizar revisión de

propuesta

Recepción de

propuesta

Aprobación de la

propuesta

¿La propuesta tiene el

visto bueno?

Informar

viabilidad de la

propuesta



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PROPUESTA

Convenios para dar continuidad

al proceso.

Coordinador GIT

11. Se remite respuesta al solicitante

para informarle la aprobación de

la propuesta técnica económica,

además solicita los documentos

necesarios para la elaboración

de la minuta.

Se solicitan los siguientes documentos:

Para Entidades:

o Documentos de identificación de la

persona que firmará por parte de la

entidad solicitante.

o Documentos de nombramiento, posesión

y actos de delegación que lo faculten para

comprometer recursos.

o Documento donde conste el régimen

impositivo aplicable.

o Certificado de Disponibilidad

Presupuestal.

o RUT

Para Personas o Empresas:

o Certificado de existencia y representación

legal vigente

o RUT

o Carta de aceptación de cotización.

12. Solicita por medio de

memorando interno a la Oficina

Asesora Jurídica la elaboración

de la minuta.

Diligenciar formato F20601-01 Memorando

interno de tramitación y anexar los siguientes

documentos: copias de la solicitud, oficio de

envío de propuesta, propuesta técnica

económica, oficio de aceptación de la

propuesta, CDP y demás documentos

precontractuales necesarios para la

elaboración del documento de minuta


13. Recibe de la Oficina Asesora la

minuta del convenio o contrato

original para su firma.

14. En el caso que el convenio o

contrato se deba suscribir por

parte del Subdirector de

Geografía y Cartografía, éste

procede a suscribirlo y envía el

mismo a la Oficina Asesora

Jurídica para su numeración y

trámite de perfeccionamiento.

15. En el caso que el convenio o

contrato se deba suscribir por

parte del Director General, el

Subdirector de Geografía y

Cartografía recibe una copia del

documento de la minuta de la

Oficina Asesora Jurídica una vez

el tramite con la dirección se

Remitir respuesta

al solicitante

Suscribir el

contrato

Solicitud de la

documentación

Elaboración

de la minuta

Suscribir el

contrato



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haya efectuado.

16. Recibe memorando de la Oficina

Asesora Jurídica, con la copia

del convenio o contrato

legalizado.

17. Designa a un funcionario idóneo

como supervisor del convenio o

contrato a través de un

memorando, de acuerdo a las

consideraciones establecidas en

este.

Realizar designación de supervisión por

medio de memorando, adjuntando copia del

Convenio o Contrato.

18. Envía copia del memorando y

sus anexos al coordinador del

Grupo Interno de Geodesia.

Diligenciar formato Memorando interno de

tramitación F20601-01

19. Solicita que se constituya carpeta

física de la Documentación del

Convenio o contrato legalizado.

Coordinador GIT

20. Recibe documentos del convenio

o contrato legalizado y encarga

al profesional de apoyo la

creación de la carpeta de

Documentación y Ejecución del

Convenio y anexa copia del

convenio o contrato.

Debe recibir los siguientes documentos:

o Minuta

o Propuesta Técnico económica

o Cronograma de Trabajo

21. Designa a un servidor público

idóneo del GIT Geodesia la

función de realizar el apoyo

(profesional de apoyo), de

seguimiento y control del

Convenio o Contrato

Solicitar cuenta y clave de usuario al administrador del SIGAC para el sistema

SOFIGAC, Geodesia y Memorias Técnicas, al personal encargado del control y

seguimiento de proyectos.

22. Remite carpeta al archivo de la


Cartografía para su alimentación,

consulta y custodia de la misma.

23. Programa reunión con el

supervisor del Convenio o

Contrato y con el Profesional de

Apoyo, para coordinar

actividades generales técnicas y

administrativas que hayan sido

establecidas en la minuta.

Diligenciar formato F20100-03 Registro de

asistencia.


24. Crea carpeta de Documentación

y Ejecución del Convenio y la

remite a la Subdirección de

Geografía y Cartografía para su

custodia.

Rotular las carpetas de acuerdo a la Tabla de Retención Documental vigente.

Designar

supervisor del

convenio

Solicitar carpeta

documental

Redireccionar

creación de carpeta

Solicitar

reuniones de

avance

Creación carpeta

documental



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25. Revisa la documentación del

Contrato o Convenio, verificando

que existan los documentos

requeridos en la carpeta de

Documentación del Convenio y

Ejecución del Convenio y las

entrega al supervisor.

En el caso de que falte información se debe gestionar la consecución de estos

documentos.

26. Elabora el Acta de Constitución

del Proyecto a partir de la

información del convenio o

contrato.

Diligenciar formato F30100-XX Acta de Constitución del Proyecto

27. Elabora el cronograma preliminar

de actividades, para lo cual

tendrá como base el cronograma

generado en el formato de los

costos programados de

operación de convenios y

Propuesta técnica económica del

Proyecto.

28. Envía Acta de Constitución y

cronograma al Supervisor para

su respectiva revisión.

29. Elabora la presentación de

socialización del Convenio o

Contrato y la envía al supervisor

para su revisión.

Supervisor del Convenio o Contrato

30. Revisa documentación del

proyecto sobre el cual realizará

supervisión.

Carpeta de Documentación y Ejecución del Convenio.

31. Revisa y valida el Acta de

Constitución del Proyecto.

El supervisor debe firmar este documento y devolver una copia al profesional de apoyo para su almacenamiento en la carpeta de Documentación y Ejecución del Convenio.

32. Revisa y valida la presentación

de socialización del Convenio o

Contrato, y devuelve las

observaciones del caso.

Adjuntar la información relevante del

convenio como:

o Nombre del proyecto

o Entidad contratante

o Objetivo general

o Objetivos específicos

o Actividades a desarrollar con descripción

o Fecha de inicio

o Fecha de finalización

o Plazo

o Cronograma de actividades

o Esquema del proyecto

o Cubrimiento o zona del proyecto

o Características particulares si es del caso

o Nombre del Supervisor.

33. Socializa con los coordinadores

que intervienen en el Convenio o

Contrato el Plan de Ejecución

según los requerimientos

establecidos en el convenio o

contrato.

34. Revisa y valida el cronograma de

actividades, con los

coordinadores de los GIT que

intervienen en el proyecto.

35. Solicita por medio de correo

electrónico la creación de la

Memoria Técnica del Convenio o

Contrato al profesional

Elaborar Acta de

Constitución

Elaborar

cronograma

preliminar

Enviar Acta de

Constitución

Elaborar

presentación para

socialización

Revisar y validad

Acta de

Constitución

Revisar

presentación de

socialización

Solicitar creación de

la Memoria Técnica



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PROPUESTA

designado para la creación y

seguimiento de memorias

Técnicas de la oficina del GIT de

Geodesia.


36. Recibe copia del Acta de

Constitución y cronograma

validado por el Supervisor y los

coordinadores de los GIT.

Almacenar en la carpeta de Documentación y Ejecución del Convenio.

37. Crea y actualiza

permanentemente la carpeta

digital del convenio de acuerdo

con la estructura de

almacenamiento establecida por

el GIT Geodesia.

Escanear documentación física recibida por parte del Supervisor, Subdirector y demás

relacionadas con el convenio.

38. Verifica la creación de la

Memoria Técnica de acuerdo con

los requerimientos e informa al

Supervisor.

Ver Manual P30100-XX Generación y registro de la memoria técnica de proyectos

geográficos y cartográficos


39. Informa a los coordinadores que

intervienen en el proyecto la ruta

de las memorias técnicas.


40. Elabora las fichas del

seguimiento a los convenios e

informa al coordinador del GIT

Geodesia.

Diligenciar formatos:

41. Solicita de forma mensual

informe de avance de los

convenios a los coordinadores de

los GIT de la Subdirección

Geografía y Cartografía que

intervienen en el proceso.

Igualmente, diligencia los

informes detallados en las

plantillas definidas para tal fin.

F30100-XX Información básica del proyecto

F12000-05 Programación y seguimiento de actividades para ejecución de convenios.

42. Realiza control mensual al

diligenciamiento por de las fichas

de seguimiento a convenios

parte de los coordinadores de los

GIT involucrados.

El avance debe ser diligenciado en las fichas seguimiento a los convenios y entregar los soportes en medio digitales en el servidor

dispuesto para este fin.

Coordinador GIT

43. Elabora correo electrónico para

los Coordinadores GIT de la


Cartografía solicitando el avance

y las observaciones mensuales

de los convenios.

44. Envía correo a los coordinadores

que intervienen en los procesos

solicitando los reportes

mensuales para los proyectos de

convenios, los cuales deben ser

entregados durante la última

Informar la ruta

de las Memorias

Técnicas

Solicitar

reuniones de

avance

Solicitar

reportes

mensuales



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Fecha Oct. de 2018

PROPUESTA

semana antes de finalizar el mes.


45. Revisa de forma mensual los

soportes de avance, cargados en

las carpetas del servidor “Informe

Avance de Proyectos por los

Coordinadores de cada GIT”.

46. Envía correo al coordinador del

GIT de Geodesia, si no se

encuentran los soportes,

informando los proyectos que no

han cargado los soportes de

avance del mes solicitado.

47. Consolida la información de

avance del mes.

48. Apoya al Supervisor del

Convenio en la elaboración del

Informe de Ejecución mensual,

que debe ser enviado al cliente y

a la Oficina Asesora Jurídica.

Ver Plantilla Informe de Ejecución – Informe

final de ejecución.


tramitación F20601-01 a la Oficina Asesora

Jurídica

49. Apoya al Supervisor del

Convenio en el seguimiento y

generación de los reportes

financieros periódicos, de

acuerdo con las asignaciones de

cada uno de los profesionales de

apoyo.

Diligenciar formatos:

F12000-06 Plan de adquisición de bienes,

insumos y servicios y mantenimiento para

convenios.

50. Genera las alertas al Supervisor

del convenio de acuerdo al

cronograma de actividades

establecido.

F12000-07 Personal de planta parar

convenios.

F12000-08 Plan de contratación mano de

obra para convenios.

51. Consolida lo requerido para la

entrega final de los productos

pactados en el marco del

Convenio.

52. Proyecta el informe financiero

final del convenio.

53. Realiza la gestión para la

liquidación del convenio.

Revisión por parte de los profesionales de

apoyo jurídico relacionado con aspectos

legales.

54. En caso de reintegro de recursos

no ejecutados se procede a

informar a Financiera solicitando

el reintegro del convenio

respectivo y adjuntando los

soportes que acredite dicho

Realizar seguimiento del cumplimiento de

dicho reintegro a la entidad contratante y la

fecha en que se realizó.

Revisar los

soportes del

avance

Consolidar

información

Gestionar

liquidación del

convenio



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PROPUESTA

7.2. Procedimiento para la resolución de conflictos

reintegro.


55. Genera el Informe de Ejecución

mensual o de acuerdo a la

frecuencia establecida en la

minuta del Convenio o Contrato.

Elaborar Plantilla Informe de Ejecución –

Informe final de ejecución.

Este informe debe contener como mínimo:

o Descripción del proyecto

o Productos a entregar

o Especificaciones técnicas

o Proceso de producción

o Ejecución por proceso

o Resumen de ejecución

o Gráficos

56. Programa reuniones periódicas

con los coordinadores de los GIT

que se encuentran dentro del

proceso técnico para el Convenio

o Contrato. Programa reuniones

periódicas con los delegados de

las entidades contratantes para

revisar aspectos de la ejecución

y reportar el avance del

Convenio o Contrato.

57. Realiza la entrega final de los

productos pactados en el marco

del Convenio.

58. Revisa y aprueba el informe

financiero final del convenio.

59. Realiza el seguimiento a la

gestión para la liquidación del

convenio.

60. Envía copia del Acta de

Liquidación a la Oficina Asesora

Jurídica.


tramitación F20601-01 a la Oficina Asesora

Jurídica

Generar Informes

de Ejecución

Ejecutar

reuniones

periódicas de

Comité

Realizar entrega del

producto

Realizar informe

financiero final

Elaborar Acta de

Liquidación del

convenio



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PROPUESTA



1 Implicado denunciante

La persona que presente alguna dificultad con algún miembro del proyecto, puede dirigirse al comité para presentarles de manera escrita su inconformidad

2 Comité El comité recibe las denuncias de conflictos entre miembros del proyecto y estudia si la misma es procedente y tiene razón de ser

3 (Decisión)

¿La denuncia es viable?

4 Comité NO: Se debe notificar la inviabilidad a la persona que elevó la denuncia.

Continúa al objeto N° 13

Se debe entregar el ítem al cliente, y prescindir de la solicitud.

5 Comité

SI: Los miembros del comité proceden a hacer sus investigaciones y reunir pruebas suficientes, referentes al objeto del conflicto.

6 Comité

El comité abre un espacio en el Orden del día para tratar el tema conflictivo y buscar darle solución


7 Comité El secretario del Comité, envía citaciones a los implicados pertinentes para que asistan a la sesión programada


8 Comité Se ejecuta la reunión del Comité, en donde se buscará por todos los medios posibles, llegar a una solución que satisfaga a las partes perjudicadas

9 (Decisión) ¿Se llegó a un acuerdo?

Instaurar

denuncia en el

comité

Notificar

inviabilidad

Recabar

información

Programar

reunión de

Comité

Citar implicados

Estudiar

denuncia

Llevar a cabo la

reunión



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Fecha Oct. de 2018

PROPUESTA

10 Comité NO: En aquellos casos en que no se produzca avenencia entre las partes, y el conflicto sea de tal naturaleza que pueda ocasionar trastornos para el buen funcionamiento del servicio, el Comité, determinara las medidas organizativas a adoptar

11 Comité NO: Una vez tomadas las medidas necesarias, se buscan alternativas de solución para volver a tratar a una satisfactoria resolución del conflicto

Continúa al objeto N° 6

12 Comité SI: Al llegar a un acuerdo beneficioso para las partes, hay que dejar constancia de tal acontecimiento, y por ello, se firmarán compromisos por parte de los implicados

13 Comité Como en todas las reuniones de Comité, se levanta el Acta de Sesión en donde quedará constancia de lo ocurrido durante la misma, para su libre consulta


14 Implicado denunciante

El implicado firmará el Acta de Cierre del caso denunciado, tanto si fue viable como inviable

15 (Fin del proceso) El proceso finaliza.

Determinar

medidas

necesarias

Buscar

alternativas de

solución

Firmar

compromisos

Levantar Acta

Firmar Acta de

Cierre



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Fecha Oct. de 2018

PROPUESTA

7.3. Procedimiento de reuniones para seguimiento y control del proyecto

Descripción del procedimiento.


1

Supervisor del convenio

De acuerdo a lo recopilado del proyecto hasta la fecha, redactar un informe para presentar al Comité

2

Supervisor del convenio

Una vez finalizado el informe, se solicita una reunión al Comité, para una reunión de avance

3 Comité El Comité recibe la solicitud y genera convocatoria para ejecutar una reunión de Seguimiento y Control


4 Comité Llegado el día, se celebra la reunión proyectada, según Orden del día y se analiza con detenimiento el Informe presentado por el Supervisor del convenio

Elaborar Informe

de Seguimiento

Solicitar reunión

de seguimiento

Convocar a

reunión de

seguimiento

Ejecutar la reunión de

Seguimiento y Control



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Fecha Oct. de 2018

PROPUESTA

5

Comité

Una vez finalizada la reunión de Seguimiento, se levanta el Acta de dicho encuentro


6 Comité Se envía el Acta al Supervisor del Convenio para obtener su aprobación

7 Supervisor del convenio

El Supervisor revisa el Acta de la reunión, y valida que toda la información allí contenida, sea correcta y completa

8 (Decisión) ¿Existen comentarios y correcciones?


SI: Se deben enviar comentarios y correcciones a los creadores del Acta

Continua al objeto N°5


NO: Se aprueba satisfactoriamente el Acta de la reunión de Seguimiento y Control del proyecto suscrito

11 (Decisión) ¿Fin del proyecto?

12 (Fin del proceso) SI: El proceso finaliza

NO: Continua al objeto N° 1

8. ANEXOS

Elaboración del

Acta de Reunión

Revisar y Validar

Acta de Reunión

Enviar

comentarios y

correcciones

Enviar Acta

finalizada

Aprobar Acta de

Reunión

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO


FECHA DE REUNIÓN

AAAA - MM - DD

GIT DE GEODESIA HOJA 1 DE 4 F30100-XX.V1

TABLA DE CONTENIDO

No. de pág

1. INFORMACIÓN DEL PROYECTO .............................................................................................. 2

1.1. Título del proyecto: ...................................................................................................................... 2

1.2. Datos del proyecto:...................................................................................................................... 2

1.3. Propósito y justificación del proyecto: ......................................................................................... 2

1.4. Descripción del proyecto y entregables: ..................................................................................... 2

2. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL ........................................................................................ 2

2.1. Requerimientos del producto: ..................................................................................................... 2

2.2. Requerimientos del proyecto: ...................................................................................................... 2

2.3. Objetivos ...................................................................................................................................... 2

2.4. Premisas y restricciones: ............................................................................................................ 3

2.5. Riesgos iniciales de alto nivel: .................................................................................................... 3

2.6. Cronograma de hitos principales: ................................................................................................ 3

2.7. Presupuesto inicial asignado ....................................................................................................... 3

2.8. Lista de Interesados (stakeholders) ............................................................................................ 3

2.9. Requisitos de aprobación del proyecto ....................................................................................... 3

2.10. Aprobaciones ....................................................................................................................... 4



FECHA DE REUNIÓN

AAAA - MM - DD


1. INFORMACIÓN DEL PROYECTO

1.1 Título del proyecto:

[Indicar el título del proyecto]

1.2 Datos del proyecto:

Empresa / Organización

Proyecto

Fecha de preparación

Cliente

Patrocinador principal

Gerente de proyecto

1.3 Propósito y justificación del proyecto:

[Indique el objetivo del proyecto y la razón por la cual se realiza]

1.4 Descripción del proyecto y entregables:

[Indique como se realizará el proyecto y cuales es o son sus productos finales].

2. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

2.1 Requerimientos del producto:

2.2 Requerimientos del proyecto:

2.3 Objetivos

OBJETIVO INDICADOR DE ÉXITO

Alcance

Cronograma (Tiempo)

Costo

Calidad



FECHA DE REUNIÓN

AAAA - MM - DD


OBJETIVO INDICADOR DE ÉXITO

Otros

2.4 Premisas y restricciones:

2.5 Riesgos iniciales de alto nivel:

2.6 Cronograma de hitos principales:

HITO FECHA TOPE

2.7 Presupuesto inicial asignado

2.8 Lista de Interesados (stakeholders)

NOMBRE CARGO GRUPO INTERNO DE

TRABAJO SUBDIRECCIÓN

2.9 Requisitos de aprobación del proyecto



FECHA DE REUNIÓN

AAAA - MM - DD


2.10 Aprobaciones

FUNCIONARIO FECHA FIRMA

CITACIÓN A REUNI´N ORDINARIA DE COMITÉ


FECHA DE REUNIÓN

AAAA - MM - DD


Reunión Comité de Proyectos Grupo Interno de Trabajo de Geodesia

Por medio de la presente me permito citar a reunión ordinaria de Comité de Proyectos, en la que se propone trabajar el siguiente Orden del día:

1. Lectura y aprobación del Orden del Día.

2. Llamado a lista y verificación de Quórum.

3. Aprobación del acta anterior.

4. TEMA A CRITERIO DEL CONVOCADOR



7. Otros temas.

8. Clausura.

La reunión de Comité de Proyectos tendrá lugar el día DIA ## de MES de AÑO a las HORA, y el punto de encuentro será LUGAR.

ACTA DE REUNIÓN DE COMITÉ

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REUNIÓN COMITÉ DE PROYECTOS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GEODESIA Fecha (INDICAR FECHA)


1. Acta N°: [Indicar el número de la reunión]

2. Tema: [Indicar el tema de la reunión]

3. Asistentes:

Nombre Inicial Cargo

Agustín Codazzi AC Director

4. Orden de la reunión:

1. [Diligenciar]. 2. [Diligenciar]. 3. [Diligenciar].

4. Desarrollo de los temas

[Indique el contenido de los temas que se trataron según el orden de la reunión, puede

incluir comentarios de los asistentes]

5. Compromisos

Nombre Compromiso Fecha

Agustín Codazzi Actualizar actas 31-dic-2018

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GEODESIA

ACTA DE REUNIÓN DE COMITÉ

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REUNIÓN COMITÉ DE PROYECTOS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GEODESIA Fecha (INDICAR FECHA)


Alejandro R. Andrés Felipe M.

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GIT GEODESIA


REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GIT DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO

GEODESIA

VALIDÓ Y APROBÓ SUBIDRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y

CARTOGRAFÍA


Anexo 5 : Plano almacén de equipos geodésicos y topográficos

diseÑo metodolÓgico para la …repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/14827/1/...iso 10006:...

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