60

CUPRINS

HYPERLINK \l "_Toc422468576" INTRODUCERE3

HYPERLINK \l "_Toc422468577" 1ASPECTE GENERALE PRIVIND ORGANIZAREA ACTIVITII N DOMENIUL TURISMULUI5

HYPERLINK \l "_Toc422468578" 1.1Caracterizarea principalelor tipuri de uniti de alimentaie public5

HYPERLINK \l "_Toc422468579" 1.2Importana organizrii de evenimente n activitatea de turism9

HYPERLINK \l "_Toc422468580" 1.3Tendine pe plan mondial n industria reuniunilor11

HYPERLINK \l "_Toc422468581" 1.4Tipuri de evenimente14

HYPERLINK \l "_Toc422468582" 1.5Clasificarea evenimentelor16

HYPERLINK \l "_Toc422468583" 2ORGANIZAREA EVENIMENTELOR20

HYPERLINK \l "_Toc422468584" 2.1Pregtirea evenimentului22

HYPERLINK \l "_Toc422468585" 2.2Alegerea destinaiei i locaiei22

HYPERLINK \l "_Toc422468586" 3REAMENAJAREA SHOWROOM-ULUI AUDI N SAL DE EVENIMENTE26

HYPERLINK \l "_Toc422468587" 3.1Localizarea amplasamentului26

HYPERLINK \l "_Toc422468588" 3.2Prezentarea general a unitii27

HYPERLINK \l "_Toc422468589" 3.3Analiza construciei i dotrile actuale28

HYPERLINK \l "_Toc422468590" 4ORGANIZAREA UNUI EVENIMENT DE TIP FAMILIAL N CADRUL SLII DE EVENIMENTE IMPERIAL BALLROOM36

HYPERLINK \l "_Toc422468591" 4.1Amenajarea spaiului36

HYPERLINK \l "_Toc422468592" 4.2Mise-en-place-ul39

HYPERLINK \l "_Toc422468593" 4.3Planificarea i structurarea evenimentului41

HYPERLINK \l "_Toc422468594" 4.4Alegerea meniului44

HYPERLINK \l "_Toc422468595" 4.5Aprovizionarea cu materii prime i alegerea furnizorilor47

HYPERLINK \l "_Toc422468596" 4.6Organizarea i managementul50

HYPERLINK \l "_Toc422468597" 4.7Sigurana alimentar i normele de igien52

HYPERLINK \l "_Toc422468598" 5CALCULUL DE PRE AL EVENIMENTULUI57

HYPERLINK \l "_Toc422468599" 5.1Venitul total57

HYPERLINK \l "_Toc422468600" 5.2Cheltuieli pentru un eveniment58

HYPERLINK \l "_Toc422468601" 5.2.1Cheltuieli cu materii prime58

HYPERLINK \l "_Toc422468602" 5.2.2Cheltuieli cu personalul62

HYPERLINK \l "_Toc422468603" 5.2.3Cheltuieli cu utilitile62

HYPERLINK \l "_Toc422468604" 5.2.4Cheltuieli cu amortizare63

HYPERLINK \l "_Toc422468605" 5.2.5Alte cheltuieli63

HYPERLINK \l "_Toc422468606" 5.2.6Sumarizarea cheltuielilor63

HYPERLINK \l "_Toc422468607" 5.3Profitul64

HYPERLINK \l "_Toc422468608" 5.4Calculul amortizrii liniare64

HYPERLINK \l "_Toc422468609" CONCLUZII I PROPUNERI66

HYPERLINK \l "_Toc422468610" BIBLIOGRAFIE67

INTRODUCERE

Prima intenie a acestei lucrri este aceea de a ilustra o imagine de ansamblu asupra demersului organizrii unor evenimente cu scopul de a oferi un punct de reper tuturor celor interesai n aceast activitate.

Dat fiind faptul c trim ntr-o lume n care standardele n ce privete organizarea evenimentelor sunt din ce n ce mai ridicate, este necesar realizarea acestui proiect, care ofer un punct de sprijin, dar i o alternativ cu privire la organizarea unui eveniment de tip familial. Aceasta presupune respectarea mai multor etape, pe care le-am detaliat n lucrarea de fa.

Am structurat proiectul n 5 capitole, dup cum urmeaz;

n primul capitol al acestei lucrri am vorbit despre importana organizrii de evenimente n domeniul turismului, am definit noiunea de eveniment, am prezentat tendinele pe plan mondial n industria reuniunilor, dar i alte informaii cu privire la aceast tem .

Al doilea capitol am prezentat mai amnunit ce presupune organizarea unui eveniment, prezentnd criteriile care stau la baza alegerii locaiei potrivite, ntr-o manier ct mai clar i atractiv.

n al treilea capitol al lucrrii de fa am prezentat locaia care exist n acest moment, dar i ideea de a transforma aceast sal ntr-un centru de evenimente de tip ballroom, detaliind toate etapele transformrii, dar i costul acestora.

Al patrulea capitol reprezint partea n care am aplicat noiunile teoretice din primele capitole, prezentnd toate etapele care stau la baza organizrii unui eveniment de tip familial. Am descris pe larg toate activitile desfurate, prezentnd atribuiile fiecrei persoane implicate n desfurarea bunului mers al acestui eveniment, de la manager, la ajutorul de buctar. De asemenea, am prezentat n cadrul acestui capitol i toate echipamentele, utilajele i mobilierul cu care sala este dotat.

Capitolul cinci este cel n care am realizat calculul unui eveniment de tip familial, mai exact am artat toate cheltuielile care intr n discuie (cu personalul, cu utilitile, cu materia prim etc.). Am estimat, de asemenea, i profitul care s-ar obine dac s-ar implementa aceast idee.

Ceea ce ofer culoare acestui studiu i l face atractiv, este abordarea subiectului dintr-o perspectiv personal, unde multitudinea de date, de fapte a fost reinut i integrat viziunii proprii adecvat unui demers riguros.

Prin urmare, pot conchide prin a evidenia rolul faptul c trebuie s se acorde o importan deosebit respectrii tuturor pailor de parcurs, n mod sistematic, n organizarea unui astfel de eveniment, pentru a asigura reuita acestuia i pentru a se alinia realitii timpului actual, n care consecvena, originalitatea i rigurozitatea constituie cheia scucesului.

ASPECTE GENERALE PRIVIND ORGANIZAREA ACTIVITII N DOMENIUL TURISMULUI

Caracterizarea principalelor tipuri de uniti de alimentaie public

Termenul alimentaie este utilizat pentru a desemna ceea ce nc mult lume numete alimentaie public. n Dicionarul Explicativ al Limbii Romne, cuvntul public are nelesurile de care privete pe toi, la care particip toi sau care are loc n prezena unui mare numr de oameni. De aceea, termenul poate fi perceput cu un sens peiorativ, ntruct nu poate fi vorba de o participare a tuturor mcar din motive legate de insolvabilitatea cererii, ntr-un restaurant de lux, de exemplu i nici nu se urmrete ca derularea serviciului s aib loc n prezena cuiva. Dimpotriv, intimizarea spaiilor de servire i personalizarea serviciului reprezint un deziderat permanent.Dar chiar i coninutul termenului alimentaie acela de hrnire se poate dovedi mult prea srac n raport cu complexitatea proceselor dintr-o unitate de profil, n special dintr-o unitate cu caracter recreativ (bar de noapte, restaurant clasic etc.). n acelai timp, termenul este revendicat de ctre fostul Minister al Agriculturii, Alimentaiei i Pdurilor, cu sensul de industrie alimentar. ntruct cel mai reprezentativ tip de unitate este restaurantul denumirea sa provenind de la a reface, a restaura vigoarea organismului ndeosebi pentru a desemna activitile desfurate n unitile de categorie superioar, s-ar putea folosi termenul restauraie, cu varianta restaurare (Cristiana CRISTUREANU, C. FLOREA).

n limba francez, formula consacrat este restauration, iar n limba englez food & beverage. Restauraie impune n limba romn i termenul restaurator proprietarul sau administratorul/directorul unui restaurant omologul hotelierului. Delimitrile semantice dobndesc o importan particular n condiiile unui fenomen de anvergura celei pe care o cunosc serviciile de alimentaie n prezent. Se afirm c mutaia cea mai profund n obiceiurile de consum ale populaiei, n ultimele decenii, este reprezentat tocmai de schimbarea modalitilor de satisfacere a nevoilor de hrnire. Statisticile demonstreaz c astzi, n lume, fiecare a treia mas se ia n afara domiciliului.

n ultimii ani, piaa european a serviciilor de alimentaie a avut o rat anual de cretere de 5%. Europenii au cheltuit n unitile de alimentaie 35% din totalul sumelor pltite pentru alimente i buturi, iar pn n 2010 ponderea va depi 40%. O familie american medie cheltuiete pentru servirea mesei la restaurant 2.000 USD/an. De asemenea, 89% dintre americani consider servirea mesei la restaurant drept cea mai popular activitate din timpul cltoriilor n Europa. La rndul lor, lund masa la restaurant, francezii o fac i din spirit de aventur (gastronomic), din dorina de a experimenta gusturi noi.

Groupe international de recherches agroalimentaires (GIRA) identific patru motivaii ale consumului, corespunznd tot attor funcii:

a) Funcia de hrnire este vorba de masa (de prnz) luat n afara casei sau despre mesele frugale luate n afara orelor obinuite, pe plaj sau n alt parte. Serviciul trebuie s fie rapid i la un presczut, de aceea tipurile de uniti frecventate sunt restaurantul fast-food, bistroul, snack-barul, restaurantul de ntreprindere;

b) Funcia de loisir dei rmne o mas-necesitate fiziologic, restriciile de timp i pre sunt mai puin importante. Este tipul de mas luat seara n drum spre cas, pentru a nu mai face buctrie sau n timpul unui voiaj turistic;

c) Funcia de convivialitate masa se ia cu familia sau cu prietenii i constituie o atracie n sine. Clientela caut o ambian deosebit i meniuri cu suficiente variante de alegere. Timpul nu mai prezint importan, iar nivelul criteriului pre variaz de la caz la caz. Aceast funcie readuce n actualitate diferenierea pe care o propunea Jean-Anthelme Brillat-Savarin (1755-1826),magistrat i gastronom francez, ntre plcerea de a mnca i plcerea de a fi la mas, ntre o plcere solitar i o plcere mprtit, care presupune reflecie, inteligen, rafinamentele civilizaiei;

d) Funcia de afaceri este masa (de prnz prnz de lucru) luat de cadrele superioare, agenii de vnzri etc., mpreun cu partenerii lor de afaceri. Decorul, ambiana i calitatea preparatelor sunt eseniale. Restriciile de timp sunt mai puin importante, iar preul este relativ ridicat.

Unitile de alimentaie pot fi abordate att n calitate de component inseparabil a produsului hotelier, ct i cazul, n primul rnd, al unitilor de alimentaie independente, neintegrate ntr-un hotel ca expresie a concurenei pentru sectorul serviciilor de alimentaie din hoteluri. Potrivit nevoilor specifice satisfcute i obiectivelor activitii, se face distincie ntre industria ospitalitii i industria turismului, ntre afaceri non-profit i afaceri cu profit, ntre alimentaia pentru colectiviti i alimentaia comercialAlimentaia pentru colectiviti (non-profit) se refer la satisfacerea nevoilor de hrnire la locul de munc etc.; alimentaia comercial grupeaz oferta unitilor de alimentaie care se adreseaz clienilor n perioadele de timp liber ale acestora, inclusiv la hotel. n prezent, n lume, numrul meselor aferente alimentaiei pentru colectiviti l ntrece pe cel corespunztor alimentaiei comerciale. Tipurile de uniti consacrate sunt prezentate n continuare.

A. Alimentaia pentru colectiviti este numit i alimentaie cu caracter social. Sectoarele de activitate vizate sunt: nvmntul, ntreprinderile i instituiile, spitalele, coloniile (taberele) de vacan, armata, comunitile religioase, nchisorile. n Frana, dintre cele 11 milioane de copii i tineri din cree, coli i universiti, aproape 7 milioane iau masa de prnz n incinta unitilor colare respective. n ntreprinderile i instituiile din Romnia, o influen pozitiv ar trebui s o aib aplicarea Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de mas i a Normelor aprobate prin H.G. nr. 5/1999. Tichetele de mas se utilizeaz n 27 de ri europene. Prin obiectul su, alimentaia pentru colectiviti are rolul nu numai de a hrni pur i simplu funcia specific, conform GIRA, fiind aceea de hrnire , ci i de a oferi mese cu un aport nutritiv echilibrat, servite ntr-un cadru agreabil.Formula clasic a cantinei tinde s fie tot mai mult nlocuit de restaurantul cu autoservire. O altformul care prezint compatibiliti evidente cu alimentaia pentru colectiviti este distribuia prin automate. n acelai timp, soluia concesionrii ctre o societate specializat ctig teren n detrimentul integrrii i administrrii unitii de alimentaie de ctre ntreprinderea-gazd nsi.

Restaurantul cu autoservire (self-service, caftria) face parte din categoria unitilor de alimentaie rapid. Caracteristic este reducerea sensibil a numrului personalului, care se obine prin utilizarea unor echipamente de buctrie i distribuie diferite de cele din cadrul alimentaiei tradiionale.

Distribuitoarele automate pot oferi majoritatea preparatelor dintr-un meniu: sandviuri, preparate reci i calde, dulciuri, buturi calde i reci. Dei, din punct de vedere tehnic, gama produselor care pot fi distribuite prin automate este nelimitat, n practic, posibilitile de alegere rmn relativ restrnse; fiecare automat livreaz n principiu un singur tip de produs.

ntr-un spaiu special destinat, clienii pot avea la dispoziie o baterie de automate, pentru diferitele preparate i buturi care sunt oferite, precum i tacmuri, pahare, condimente etc. Eliberarea produsului se face pe baz de monede, cri cu band magnetic sau jetoane. Dac este cazul, pentru nclzirea preparatelor se folosesc cuptoare cu microunde.Avantajele constau n posibilitatea de a lua masa i n afara orelor obinuite n limita crora restaurantele stau la dispoziia clienilor , eliminarea buctriei aflat n legtur direct cu locul de consum, reducerea suprafeei de distribuie, restrngerea numrului personalului, reducerea costurilor de exploatare n general. Distribuitoarele automate nici mcar nu sunt o noutate. Prin anii 30 bucuretenii nregistreaz o premier comercial absolut: se deschide (peste drum de Palatul Telefoanelor, unde se afl astzi un magazin cu articole muzicale) un Bar automat american. Pe baza unei fise speciale din bronz (introdus ntr-un orificiu ca la telefoane) se puteau servi o mncare rece, un pahar de bere i altele.Aadar, distribuitoarele automate au fost i sunt utilizate i n cadrul alimentaiei comerciale, mergnd pn acolo nct, chiar n hotelurile de categorie superioar, pot fi ntlnite pe holuri automate pentru buturi.

B. Alimentaia comercial se mparte n alimentaie rapid i alimentaie tradiional. ntre alimentaia rapid i alimentaia colectiv exist numeroase similitudini: buctria exclude preparatele sofisticate, posibilitile de alegere ale clientului sunt relativ limitate, serviciul este simplificat, preul relativ sczut, iar alctuirea meniului se face de ctre client, fr influene directe exercitate din partea personalului de servire.

Cele mai rspndite uniti de alimentaie rapid sunt: restaurantul cu autoservire,

restaurantul fast-food, coffee-shop-ul, snack-barul, braseria, unitatea specializat n livrarea la domiciliu.

Bologna, Florena, Neapole dar i localitile culturale i artistice mai mici, precum i centrele turistice recunoscute.

n anul 2002, n Italia au avut loc 104.563 conferine cu 17,5 milioane participani, piaa de congrese reprezentnd 21% din totalul veniturilor realizate din turism.

Germania. n anul 2002 s-au desfurat n cele 11.000 de locaii pentru reuniuni 1,3 milioane de manifestri cu 69 milioane de participani. Cele 11.000 de locaii pentru reuniuni constau n 10.000 hoteluri (93%), 420 centre de congrese (4%) si 330 institute de nvmnt superior (3%). La acestea se adaug 1.500 locaii alternative precum castele, palate, mnstiri i sli de concerte, precum i 75 centre de conferine ale unor firme. n total sunt 65.000 spaii cu 3,1 milioane mp spaii de reuniuni i 1,4 milioane mp de spaii de expoziie.

n domeniul hotelier, 85% dintre ofertani sunt din segmentul de 3 i 4 stele.

n anul 2002 prin cei 3,5 milioane de delegai strini, Germania a atras la reuniuni i congrese cu un milion mai mult dect n anii anteriori.

Astfel, se poate observa c, mai ales la congrese caracterul internaional al acestora este n cretere. Conform unor studii, tot mai muli organizatori de congrese i trguri doresc s le deruleze n afara rii respective. Se observ i o cretere a cererii de organizare de reuniuni, n timp ce oferta de capaciti locative ramne constant.

Se caut locaii cu imagine recunoscut internaional, dar i cele cu ofert cultural i turistic variat i interesant. Se confirm i tendina de descretere a numrului de participani, de scurtare a duratei, dar cu o cretere a cerinelor privind standardele de organizare.

De aceste tendine pot profita foarte mult, pe lng locaiile de reuniuni, i ageniile de turism, precum i ali prestatori care sunt solicitai n organizarea i derularea de manifestri cu caracter internaional.

Importana organizrii de evenimente n activitatea de turism

Turismul este o ramur a economiei naionale, cu funcii complexe, ce reunete un ansamblu de bunuri i servicii oferite spre consum persoanelor care cltoresc n afara mediului lor obinuit pe o perioad mai mic de un an i al cror motiv principal este altul dect exercitarea unei activiti remunerate n interiorul locului vizitat

Organizarea activitilor de turism necesit un proces de ordonare a comportamentului aparatului turistic aa nct s se asigure funcionarea ansamblului i obinerea unui profit. Se urmrete sincronizarea i corelarea acestui domeniu cu celelalte ramuri i activiti precum i stabilirea unor verigi i a atributelor acestora astfel nct s se asigure desfurarea activitii turistice.

Organizarea atributelor conducerii activitii ecomonice ce se manifest la nivel macro i micro economic, presupune un ansamblu de msuri, forme, metode i mijloace cu caracter social-economic i tehnico-organizational, avnd un scop bine definit.

Turismul,caoricaredomeniudeactivitate,pentruaevoluaeficient, are nevoie de un cadru instituional corespunztor, cu un ansamblu de verigi binedefinite, cu un sistem de relaii funcionale ntre acestea i un sistem informaional adecvat. Trsturile specifice n organizarea turismului sunt determinate de urmtorii factori:

a) sfer larg de activitate;

b) coninutul eterogen;

c) dinamism nalt;

d) dependena de sectoarele economiei naionale;

e) numrul mare de ofertani i de clieni.

Prin urmare, procesul de organizare ar trebui s includ:

structuri organizatorice n turism;forme de integrare;lanul de distribuie al produselor turistice;

Diversificarea activitilor componente ale industriei turismului se reflecta n varietatea celor implicai n organizarea i derularea cltoriilor. Acetia se pot fi din sectorul public, societi comerciale organisme cu arie local, regionala, naional, internaional.

organizaii sectoriale sunt specializate pe verigile lanului de distribuie a produsului turistic: ntreprinderi hoteliere, de alimentaie, de transport, agenii de voiaj, tour-operatori, centre de informare profesional, birouri de promovare;organizaii pe destinaii staiuni turistice; organizaii pe zone geografice/ administrative teritoriale;organizaii ale turismului privind ca ntreg pe plan naional sau pe scar mondial.

n literatura de specialitate turistic, termenul eveniment apare utilizat n contexte diferite, putnd desemna fie o ntmplare sau o manifestare important de natur social, cultural, sportiv (o reunine, un congres, un festival, o olimpiad sportiv, un campionat de fotbal, etc.), fie o ntmplare ieit din comun, unic i cu mare potenial de a oferi triri deosebite, emoii sau o experien de via de neuitat.

Organizarea de evenimente din prima categorie este o activitate ce capt o importan tot mai mare n cadrul turismului de afaceri, alte evenimente innd mai mult de turismul cultural, tursimul educaional.

Cea de-a doua categorie de evenimente a generat n ultimii ani o adevrat mod a turismului evenimenial sau special, unele agenii de turism (numite event agencies) specializndu-se n a oferta programe/pachete sau cltorii turistice centrate pe anumite evenimente unice naturale (eclips total de soare, erupia unui vulcan etc.) sau tematice/puse n scen (Dracula, festivaluri medievale) care s permit turitilor experiene deosebite, de neuitat. Acest tip de turism este asociat adesea i cu cel de aventur.

Motivaiile i tendinele de dezvoltare a acestor forme de turism in de evoluia general a sectorului de turism, determinat de prefacerile sociale i economice din ultimii ani, caracterizat prin:

Globalizarea economic, social, politic, dar i a riscurilor pentru turism nseamn adaptare la standarde de nivel internaional, flexibilitate n oferte, decelarea riscurilor, evaluarea rapid a tendinelor noi.Contientizarea efectelor turismului asupra mediului i ntoarcerea spre natur, manifestat prin variate forme de turism ecologic, destinaiile care au aderat la acest concept fiind agreate i n cazul celorlalte forme de turism practicate.Computerizarea i informatizarea societii pentru turism nseamn utilizarea preponderent a noilor mijloace de comunicare on-line pentru a putea oferi informaii, consiliere i servicii.Comunicarea este cuvntul cheie al societii postmoderne, avnd nenumrate faete, putnd fi realizat prin cele mai sofisticate medii de comunicare chiar n domeniul afacerilor se pune tot mai mult accent pe reuniuni, simpozioane, seminarii, teambuilding.

Segmentele pieei turistice sunt afectate n dezvoltarea lor de aceste noi condiii sociale, diferite de cele ale societii de consum n mas, studiile de marketing oferind urmtoarea ierarhizare:

turismul de afaceri, se situeaz pe primul loc, fiind urmat de:cltorii la distane mari (exotice) vacane club turism de sntate i fitness cltorii de lux turism evenimenial i de aventur vacane creative i de practicare a unui hobby vacane active i practicarea sportului turism ecologic.

Tendine pe plan mondial n industria reuniunilor

n cadrul turismului de afaceri trebuie remarcat faptul c ponderea cea mai mare revine segmentului de reuniuni i congrese, trguri sau expoziii care sunt privite, n general avnd caracteristici comune privind organizarea i derularea lor.

n acest sens, sunt relevante datele statistice adunate de International Meetings Association, publicate prin ICCA DATAbase, cu specificaia c acestea nregistreaz doar manifestrile cu minimum 50 de participani ale unor asociaii i cele cu minimum 20 participani ale unor ntreprinderi i care sunt declarate din proprie iniiativ.

Pentru anul 2000, 5.075 de organizatori au comunicat ICCA DATAbase date statistice privind reuniuni internaionale, dintre care 65% cu sediul n Europa.

n anul 2000, pe primul loc se afla SUA cu 234 reuniuni, reprezentnd un segment de pia de 8,2. Marea Britanie se afla pe locul 2 iar Germania pe 3.

n ceea ce privete oraele-locaii pentru congrese, n top se afla Londra, urmat de Madrid, Paris i Viena.

Numrul participanilor la congrese a fost, n medie de 250 500 persoane, doar 11 procente cuprinznd mai mult de 2.000 participani. Cifra medie a participanilor la diverse reuniuni a crescut din 1993 de la 638 la 815. Din totalul participanilor, 54% revin Europei, 17% Americii de Nord, 13% Asiei. Durata manifestrilor a sczut fa de anii anteriori la 4,5 zile.

Ca tematic, un sfert din totalul congreselor a fost de natur medical, n general manifestrile de natur tiinific s-au diminuat, urmate de tehnologie i industrie.

Pentru anul 2003, statistica ICCA a nregistrat 3.297 reuniuni internaionale, din care 62% au avut loc n Europa. ntruct n aceste date statistice nu sunt cuprinse dect acele reuniuni care corespund criteriilor impuse de International Meetings Association, ele nu reflect n totalitate amploarea acestora n cadrul turismului de afaceri.

Trebuie remarcat faptul c turismul de reuniuni i congrese se desfoar preponderent n lunile mai, iunie, septembrie i octombrie, deci n perioade cand sezonul turistic de vacan se afl n recul, avnd deci o mare importan n ocuparea capacitilor turistice prin astfel de manifestri. n acest sens, activitatea de organizare a evenimentelor tinde s devin o form complementar de turism, deosebit de important n economia turismului unei ri, necesitnd ns adaptarea infrastructurii turistice existente sau crearea de noi infrastructuri, adecvate acestor activiti.

Pentru exemplificare, sunt relevante datele statistice din rile europene cu experien n acest domeniu Petcu N. - Statistic n turism 2005 teorie i aplicaii.

Austria. n anul 2001 n aceast ar existau 244 orae i comune cu 557 ofertani de congrese i reuniuni, capabili s organizeze manifestri pentru 100 si mai muli participani. Cele 2.705 spaii de reuniuni din aceste locaii pot cuprinde 392.660 persoane.

Oraul cel mai solicitat este Viena care i pe plan mondial este o destinaie preferat pentru organizare de congrese, ocupnd n ierarhia european locul 3, dup Londra si Paris.

Cu 4 milioane de nnoptri doar din turismul de congrese, volumul acestora a crescut n ultimii 15 ani de 3 ori, reprezentnd ntre 3,1-3,5% din totalul de nnoptri n Austria.

Italia. Patrimoniul cultural i artistic al Italiei este un puternic magnet de atracie i pentru turismul de reuniuni, existnd n acest domeniu 1.163 centre de conferine i 4.504 hoteluri, 39.600 palate i castele, plus 30.500 reedine istorice, la care se adaug complexe de trguri i expoziii, stadioane pentru concerte i manifestri sportive, teatre, cinematografe.

Cele mai solicitate locaii sunt oraele mari i metropole precum: Milano,Roma,

Pentru a realiza aceste beneficii este ns necesar asigurarea unui standard nalt al serviciilor din partea prestatorilor implicai i o cooperare i din partea autoritiilor si administraiei locale pentru stimularea acestor activiti deosebit de utile pentru ntreaga comunitate local.

Percepia industriei organizrii de evenimente ca fiind un domeniu profitabil pentru orice comunitate local specializat ca destinaie n acest sens este dat de cifrele statistice din alte ri care dovedesc evoluia acestei industrii pe plan mondial i realitatea financiar a acestor destinaii.

Este bine de tiut c din totalul venituri rezultat din organizarea unei reuniuni internaionale, un procent minim revine beneficiarului reuniunii, pentru acoperirea unor cheltuieli proprii aferente evenimentului i eventual, un oarecare profit; n schimb, aproximativ 85% din venituri sunt ncasate de prestatorii din ar care gzduiesc evenimetnul, acestea regasindu-se in produsul intern brut.

n evaluarea pe care un potenial beneficiar o face n perspectiva alegerii Romniei ca destinaie pentru evenimentul su va avea n vedere urmtoarele criterii:

Competitivitatea (locaie, organizare, servicii); Securitatea / sigurana destinaiei; Credibilitatea mediului de afaceri local.

Beneficiarii sau iniiatorii unor reuniuni ce au ca destinaie Romnia pot fi:

Companii de stat sau private, romneti sau mixte; Instituii publice sau guvernamentale; Asociaii profesionale sau internaionale; Institute de cercetare n diverse domenii.

Beneficiarul iniiaz de obicei evenimentul conferina, congres, seminar, sesiune de training etc pe principiul periodicitii, majoritatea reuniunilor avnd mai mult de o singur ediie i o caden n general anual.

Din ce n ce mai muli clieni externi aleg Romnia ca destinaie a evenimentelor lor: Adunarea Parlamentar Anual a OSCE (2000), Conferina anual i Adunarea General a BERD (2002), Congresul Mondial IRU (2002), Congresul EMAS (2003), Summit-ul efilor de stat din Europa Central Mamaia 2007, Summit-ul NATO Poiana Braov 2004, Conferina Internaional de Turism Rural Cheile Grditei 2004 sunt doar cteva dintre exemplele ultimilor ani.

Romnia se afirm cu tot mai mult succes n ultimii ani n competiia cu locaiile clasice de evenimente, miznd pe o serie de avantaje care o transform ntr-un punct de referin pentru dezvoltarea acestei industrii n Europa de Est9:

O destinaie inedit, pregtit s i impresioneze vizitatorii cu o combinaie unic de

valori naturale, culturale i istorice, bine pstrate i etalate cu generozitate i ospitalitate n toate regiunile geografice;

Amplasare ideal n spaiul central-estic al Europei, uor accesibil prin legturi aeriene cu majoritatea capitalelor lumii; Stabilitate politic i civil; Infrastructur dedicat pentru gzduirea de conferine i expoziii, ntr-un proces demodernizare, diversificare i extindere rapid, fr precedent, genernd totodat posibiliti de investiii strine sau mixte amortizabile ntrun termen eficient; Cele mai renumite lanuri hoteliere multinaionale, deja prezente n Romnia, n strnsconcuren cu oferta local a structurilor de cazare la nivel de confort 3-5 stele; Stadiu avansat de implementare a standardelor internaionale n industria ospitalitii; Specializarea profesional a tot mai multor companii romneti care au capacitatea de aprelucra integral procesul de organizare al reuniunilor de mare anvergur, putnd deveni parteneri de ncredere ai oricror organizatori sau beneficiari din ntreaga lume, care vizeaz Romnia ca destinaie pentru evenimentele lor.

Tipuri de evenimente

Evenimentele au devenit surse importante de ctiguri pentru firmele organizatoare dar, totodat, dimensiuni nsemnate n economia unui ora sau a unei destinaii turistice. n SUA de exemplu, pentru c un ora s fie considerat important, ar trebui s aib un centru de conferine i un stadion sau o aren pentru manifestri sportive i alte evenimente de anvergur.

Tipurile de evenimente Leigh J. - Organizing and participating in meetings organizate sunt diverse, cele mai relevante caracteristici de difereniere fiind dimensiunea, form sau coninutul acestora.

Dimensiunea este apreciat dup mrimea impactului, evaluat la rndul su n funcie de numrul de participanii,reprezentarea media, profil, infrastructura implicat, costuri i beneficii. Din acest punct de vedere se difereniaz evenimentele cu caracter local, evenimentele majore, evenimentele din grupa "hallmark" (care se bucur de recunoatere, asemenea mrcilor) i mega-evenimentele.

Evenimentele locale sunt cele organizate la nivelul comunitilor, categorie n care sunt incluse festivalurile i evenimentele locale care se individualizeaz prin audient la nivelul comunitii i valoarea lor social i de recreere. Beneficiile de organizare rezid n sporirea sentimentului de apartenent, contiina i mndrie ale membrilor comunitii respective.

Evenimentele majore sunt caracterizate prin capacitatea de a atrage o audien semnificativ, o parte nsemnat a media, precum i beneficii economice importante. Competiiile sportive internaionale reprezint evenimente tipice pentru aceast categorie.

Evenimentele de tip "hallmark" se confund practic cu identitatea unui ora, a unei regiuni, devenind, n timp, un sinonim al oraului, regiunii, etc. Acest termen are conotaii teoretice diverse. Ritchie (1984, p.2) include n aceast grup evenimente majore cu caracter de unicat, sau cu repetabilitate stabilit pentru o perioad scurt de timp, organizate n scopul sporirii nivelelor de recunoatere i de profitabilitate ale unei destinaii turistice, iar Getz (2005) le consider manifestri cu caracter autentic, bazate pe tradiii, originalitate, calitate, intens mediatizate, care reuesc s confere destinaiei un avantaj competiional recunoscut. n timp, evenimentul i destinia beneficiaz de o asociere intrinsec n imaginea vizitatorilor (cum sunt Mardi Gras i NewOrleans, Festivalul filmului European i oraul francez Cannes, Carnavalul i Rio de Janeiro, Oktoberfest i Munchen, etc.).

Mega-evenimentele se caracterizeaz printr-o participare masiv, influenele economice sunt remarcabile, iar media este implicat la nivel gobal. n aceast grup se includ Jocurile Olimpice, Cupele Mondiale de Fotbal, n general toate evenimentele cu audien mondial. Mega-evenimentele au reprezentat, de-a lungul timpului, obiectul analizelor cu privire la impactul exercitat asupra atractivitii turistice, rolul de formator de imagine, precum i factor al dezvoltrii. Sub aspectul formei sau coninutului cele mai relevante evenimente sunt cele culturale, sportive i de afaceri. n baza acestor aseriuni, Getz realizeaz o piramid a evenimentelor, elementele n funcie de care se apreciaz diferenele fiind repetabilitatea, periodicitatea organizrii, precum i cererea manifestat pentru aceste manifestri i, asociat, valoarea lor. Stabilirea valorii evenimentului vizeaz analiza unor factori semnificativi, ntre care potenialul de cretere, cota de pia, suportul din partea comunitii, calitatea organizrii, beneficiile aduse de eveniment, caracterul sustenabil, s.a. n funcie de aceste trsturi evenimentele pot fi structurate dup cum urmeaz:

Evenimente cu caracter local, care sunt organizate periodic sau sunt irepetabile, pentru care cererea turistic este sczut, iar valoarea de ansamblul a evenimentului este redus;Evenimente cu caracter regional, organizate periodic sau irepetabile, a cror cerere turistic este de nivel mediu;Evenimente periodice din categoria "hallmark", cererea turistic i valoarea nregistrate sunt ridicate;Mega-evenimente ocazionale, cu cerere turistic i valoare de dimensiuni apreciabile.

Principalele forme ale turismului de evenimente sunt evideniate tot de Getz care realizeaz o clasificare pe baza diferenelor determinate de scopul i programul organizatoric. Pot fi astfel identificate evenimente cu caracter public (cum sunt, de exemplu, festivalurile n cadrul unei comuniti, ce conin o multitudine de activiti n programul prestabilit, iar scopul central al derulrii rezid n sporirea sentimentelor de mndrie i apartenen la comunitatea respectiv), n timp ce altele urmresc mbunatirea performanelor profesionale, competiia, distracia sau crearea unui cadru pentru socializare.

Evenimentele frecvent organizate se nscriu n urmtoarele grupe:

Celebrri culturale (festivaluri, carnavaluri, comemorri, evenimente religioase);

Evenimente cu caracter politic i guvernamental (summit-uri, ntruniri politice, vizite ale unor personaliti);

Evenimente cu caracter artistic (concerte, acordarea de premii i distincii);

Evenimente cu scop de afaceri (ntruniri, convenii, trguri i expoziii, etc.);

Evenimente cu caracter educaional i tiinific (conferine, seminarii, evenimente de tip "clinic");

Evenimente sportive (cu participare n calitate de sportive profesionist sau amator sau c public spectator);

Evenimente cu scop recreativ (organizarea de competiii sportive sau de agrement);

Evenimente cu caracter privat (nuni, petreceri, etc.).

Clasificarea evenimentelor

Exist o larg varietate de clasificri care folosesc o seam de criterii cu semnificaie i aplicabilitate practice. n continuare, sunt prezentate modalitile de clasificare ntlnite cel mai des n industria evenimentelor Schafer S. - Organizarea evenimentelor.

Clasificarea din punct de vedere al ariei geografice

Aceast clasificare permite o prefigurare necesar a fundamentrii a deciziei de organizare a evenimentelor sau de participare la ele, n funcie de interesele i obiectivele stabilite, de pieele i zonele geografice de interes. Structura general a acestei clasificri este urmtoarea:

Evenimente internaionale

De regul, la asemenea evenimente particip ori este admis participarea companiilor i persoanelor din ntreaga lume. S-a remarcat ns c ponderea cea mai ridicat o au vizitatorii i asistenii din ar sau localitatea-gazd a evenimentului, urmat de aceia din rile i zonele geografice nvecinate.

Se nregistreaz ns i participarea vizitatorilor, asistenilor, oamenilor de afaceri din ri i zone geografice mai ndeprtate, dar ntr-o msur mai redus atunci cnd acetia sunt interesai n estimarea valorii, prestigiului i cunoaterea evenimentului, n culegerea de informaii, comunicare i stabilire de contracte de afaceri.

Alte considerente ale acestei trsturi sunt valoarea, calitatea i prestigiul evenimentelor, eficiena dovedit a acestora n planul ncheierii de afaceri, existena unui interes deosebit n achiziionarea unor produse, servicii i tehnologii.

Evenimente regionale

Aceast categorie de evenimente a aprut relativ recent i n numr restrns. Ele vizeaz satisfacerea cererii, promovarea schimburilor comerciale, de informaii, a comunicrii i relaiilor de afaceri ale companiilor din anumite grupri, asociaii de ri sau anumite zone geografice, cum ar fi: rile membre ale Uniunii Europene, ale Asociaiei Europene a Liberului Schimb, rile balcanice i mediteraneene, etc.

Evenimente naionale

Au ca scop major promovarea afacerilor, respectiv a vnzrilor i cumprrilor pe piaa anumitor ri i a exportului companiilor din acea ar. Acestea pot fi difereniate n dou categorii:

evenimente naionale organizate n ara care vizeaz promovarea produselor, mrfurilor, serviciilor i tehnologiilor oferite de companiile rezidente; evenimente naionale itinerante, organizate n alte ri n scopul efecturii marketingului i promovrii vnzrilor companiilor din anumite ri i din anumite sectoare de activitate economic a acestora.

Acestea din urm se organizeaz n mod consecutiv, n perioade diferite, n fiecare din rile de interes, cu participarea aproximativ a acelorai companii i sunt sprijinite considerabil de numeroase i variate manifestri conexe: ntlniri cu grupul de afaceri din ara n care se organizeaz evenimentul, simpozioane, parade ale modei, conferine de pres, etc.

Evenimente locale

Au ca scopuri principale marketingul i promovarea vnzrilor de produse, mrfuri, servicii de regul, de necesitate i consum cotidiene din anumite zone, localiti sau provincii din aceeai ar. n cazul acestor evenimente, activitile de vnzri i cumprri ori de ncheieri de afaceri chiar cu ocazia lor au un rol preponderent.

Clasificarea din punct de vedere al ariei de cuprindere

Aceasta este una din cele mai judicioase i practice clasificri ale evenimentelor, n concordan cu extinderea numrului, diversificarea tematicilor, a zonelor geografice n care se organizeaz, n scopul servirii mai eficiente i cuprinztoare a obiectivelor de afaceri ale tuturor celor implicai n realizarea lor i n participare. La definirea acestui tip de clasificare au contribuit mari specialiti, organizaii, uniuni i asociaii recunoscute n lumea afacerilor.

Acest tip de clasificare cuprinde trei mari grupe de evenimente i anume:

Evenimente generale

Aceast grup de evenimente se caracterizeaz prin profilul, tematica lor general i este compus din trei categorii i anume:

Evenimente cu profil i tematic general care includ totalitatea gamei de produse, servicii i tehnologii realizate i vndute n lume (mijloace de producie, bunuri de investiii, etc.). n cadrul acestora, organizatorul evenimentului nu impune niciun fel de restricii de ordin tehnic, calitatic, sortimental, excepie fcnd doar cele periculoase din punct de vedere al sntii i integritii fizice i morale al oamenilor dar i cele care atenteaz la starea mediului nconjurtor.

Ele se adreseaz tuturor categoriilor de poteniali cumprtori, consumatori, utilizatori, beneficiari, etc. Rolul acestor evenimente este de creare a imaginii rii-gazd a evenimentului i de atragere a ofertei (att din ar ct i din strintate) n scopul satisfacerii celor mai diverse cereri ale pieei interne.

Evenimente cu profil i tematic general incluznd toate domeniile, de la cele mai sofisticate tehnologii, procedee, idei, soluii, pn la banalele suruguri, organe simple de asamblare ori semifabricate. Evenimente generale pentru ntreaga gam de bunuri de consum necesare populaiei au ca scop satisfacerea la un nivel ct mai ridicat a cererii populaiei, angrositilor i distribuitorilor de asemenea produse. Ele se adreseaz publicului larg si cumprtorilor din acest sector.

La nivel global, evenimentele cu profil i tematic general se organizeaz n toate rile n curs de dezvoltare, precum i ntr-o msur totui din ce n ce mai redus, n rile n curs de tranziie ctre o economie de pia.

b) Evenimente specializate

Acestea sunt evenimente care se nscriu pe un traseu accentuat ascendent n privina calitii, ritmului de dezvoltare i diversificare, contribuiei la realizarea obiectivelor de afaceri i la dezvoltarea economic. La rndul lor, ele se pot clasifica pe urmtoarele domenii i categorii de produse, aplicabile att la nivel local, regional, naional ct i global, internaional, n funcie de amplasarea i destinaia lor:

Informatic, birotic, telecomunicaii; Industrie, tehnologii de fabricaie, comer i servicii; Transport, trafic, manipulare de mrfuri; Agricultur, silvicultur, viticultur; Industria esturilor, confeciilor, pielriei, nclmintei; Construcii, lucrri publice, reparaii i ntreinerea acestora, etc.

ORGANIZAREA EVENIMENTELOR

Scopul oricrui eveniment, indiferent de natura lui, este comunicarea fie c este vorba de informaii, idei sau doar de distracie. Astfel, cei implicai n planificarea i organizarea unui eveniment (reuniune, congres, trg, seminar sau training) sunt implicai ntr-o afacere bazat pe comunicare.

Aadar, orice organizator are sarcina de a asigura eficiena acestui proces de comunicare, iar pentru a se achita de aceast obligaie i a avea succes n aceast domeniu trebuie s dovedeasc competene i abiliti privind: tehnici de comunicare, organizarea muncii n echip, metode de management, de educaie a adulilor, turism i hotelrie, tehnologie informaional (IT), multimedia, bugetare i negociere, administrare dar i altele ce ar putea inverveni n unele situaii neprevzute.

n vederea reuitei oricrui eveniment, este necesar ca n organizarea lui s se respecte i s se parcurg urmtoarele etape:

Definirea profilului evenimentului:

Obiective; Durata evenimentului (inclusiv timpul necesar de pregtire a locaiei i dezafectarea spaiilor utilizate); Stabilirea datei se va avea n vedere s nu se suprapun cu alte evenimente locale (trguri, conferine, alte reuniuni); Responsabiliti de organizare (entiti implicate: asociaii naionale i internaionale, firme, organizator profesionist, ali furnizori de servicii); Programul (orarul de desfurare a evenimentelor, tururi de informare organizate nainte sau dup eveniment); Numrul participanilor; Confereniari / participanii invitai s ia cuvntul; Spaiul necesar (numrul slilor de conferin, spaii pentru expoziii etc.); Cerine tehnice i de infrastructur specific pentru eveniment; Selectarea unor posibile regiuni sau locaii adecvate pentru profilul evenimentului.

Profilul participanilor:

Caracteristicile participanilor (grupuri-int); rile de unde vin participanii (formaliti pentru obinerea vizei); Psihograma participantului (vrst, sex, profesie, naionalitate, limba matern, motivaie); Persoane nsoitoare (so / soie, parteneri, invitai ai participanilor);

Stabilirea bugetului:

Lista costurilor; Cine suport cheltuielile i pentru ce; ncasri (din taxe de participare, pentru expoziii, sponsori); Investigarea altor opiuni financiare (de ex: programe de finanare ale fundaiilor sau ale altor companii, asisten public, sponsori); Claritatea problemelor legate de fiscalitate i legislaie;

Elaborarea planului de aciune:

Diagram realizat pe calculator sau caiet de sarcini n care se specific cine, ce i cnd trebuie executat; Grafice de lucru, n care se specific exact data i sarcinile de executat pentru echipele implicate, inclusiv modificrile ce apar pe parcurs, pn la startul evenimentului, privind: Selectarea locaiei Materiale tiprite nregistrarea / sosirea participanilor Programe sociale i timp liber CazareConfereniari VIP-uriRepetiii Audio-video i IT Marketing Evaluare Eventualiti

Pregtirea evenimentului

Atunci cnd apare intenia de a organiza un eveniment, trebuie acordat o perioad de pregatire de aproximativ 5-6 luni nainte de eveniment.

Acest lucru este foarte important att pentru beneficiarul ct i pentru organizatorul conferinei.

n aceast perioad, organizatorul conferinei pune la punct urmtoarele:

Stabilete tipul evenimentului Stabilete echipa care se ocup de organizarea acestuia.

Stabilirea datei este fixat de obicei de beneficiarul acesteia, dar n determinarea ei trebuie s se in cont de urmtoarele:

Intervalul din sptmn Anotimp, perioade de vacan / extrasezon (tarife reduse, disponibiliti spaii cazare); S nu existe un eveniment cu aceeai tem aleas de beneficiar, n acelai interval de

timp sau n aceeai zon;

Alegerea destinaiei i locaiei

Destinaia poate fi stabilit de beneficiar, din anumite considerente i interese proprii. Trebuie avut n vedere c destinaia adaug un plus de valoare i interes evenimentului, iar de aceea sunt preferate adesea localiti cu variate atracii naturale, culturale, turistice i posibiliti de petrecere a timpului liber.

n alegerea unei destinaii trebuie avute n vedere: obiectivele reuniunii, ateptrile participanilor, cerinele grupurilor de interese, distana de la care sosesc participanii (timpul necesar pentru cltorie), bugetul disponibil, clima (anotimp, condiii meteo), obiective turistice.

O destinaie atractiv transpune participanii ntr-o dispoziie pozitiv. Binenteles, cheltuielile pot s delimiteze foarte repede cercul destinaiilor i locaiilor dorite sau s elimine anumite idei.

n funcie de stilul reuniunii se va alege ntre centrul unui ora, staiune turistic de munte sau de litoral, zon rural sau aeroport. Trebuie s se in cont i de originea geografic a majoritii participanilor, destinaia optim fiind la maximum 200 km deprtare de localitile de reedin ale participanilor, excepie fcnd reuniunile internaionale.

Alegerea locaiei intr n atribuiile organizatorului profesionist care propune o list cu posibilele locaii ce corespund dimensiunilor evenimentului i exigenelor beneficiarului (clasificarea calitativ, capacitatea slii, spaiu expoziional, etc.)

ntotdeauna, locaia este mai mult dect un simplu nveli pentru o mulime definit de persoane, locul manifestaiei avnd o importan comunicativ central. El este o parte esenial a punerii n scen. Imaginea, arhitectura, predispoziia joac acelai rol ca si poziia, capacitatea, dotarea costurile i disponibilitatea. O locaie special, creeaz surpriz i nerbdare.

Locaiile pot fi:

Hoteluri; Sli de conferin; Centre culturale; Alte locaii (palate, castele, etc.).

Locul destinat manifestaiei este un element central al punerii n scen i nu doar un spaiu n care se reunete o anumit mulime de oameni. Locaia are o semnificaie comunicativ central, astfel c arhitectura i poziia ei sunt la fel de importante ca i infrastructura i service-ul.

Pentru a gsi locaia potrivit, trebuie parcuri urmtorii pai Campbell F. - Essential tips for organizing conferences & events:

Cercetarea pieei Solicitarea de material informativ Alegerea + opiunea Vizitarea Discutarea Inspectarea mpreun cu beneficiarul Decizia Rezervarea i ncredinarea comenzii

Pentru a selecta una dintre locaiile existente, organizatorul trebuie s transmit cereri de ofert cu specificarea cerinelor de ndeplinit n legtur cu reuniunea planificat. Cererea de ofert (RPF request for proposals) este un formular n care organizatorul va specifica toate caracteristicile pe care trebuie s le ndeplineasc o locaie pentru a corespunde ca loc de desfurare a reuniunii, avnd alturi meniunea obligatoriu sau de dorit, dup cum unele cerine sunt imperative, altele mai puin importante dar preferabile.

Cerinele trebuie s se refere la: mrimea spaiilor necesare reuniunii, capacitii de cazare, catering, evenimente sociale, echipamente audio-video. Dup primirea ofertelor, se va face o prim selecie, astfel rmnd doar cteva locaii la care este recomandabil s se fac o inspecie la faa locului pe baza unei liste de control detaliate, de preferat mpreun cu beneficiarul urmnd s se stabileasc locaia cu cea mai potrivit infrastructur pentru reuniunea respectiv.

Este recomandabil ca la inspecia locaiei s se observe anumite elemente care, de obicei, nu sunt nscrise dar care sunt foarte importante pentru o bun derulare a conferinei i anume:

Accesulacces separat pentru participanii la reuniune (direct din hol sau din strad); acces pentru aprovizionare / furnizori;acces adecvat pentru persoane cu dizabiliti;

Spaiile pentru reuniune sunt situate n apropiere sau la distan de:intrarea principal; locul / biroul de nregistrare;alte sli utilizate de participani; saloane de restaurant i buctrie (miros, zgomot); lift i telefon; toalete; ieiri obinuite sau de urgen;

Dotareadecor, pardoseli, perei (s fie fono-izolate, culori plcute); sistem de nclzire, climatizare; forma spaiilor i sistemul de modulare; amplasarea uilor; ieiri de urgen; lumin natural, lustre, oglinzi; sistem de reglare a luminii si cldurii; prize electrice i de telefon; posibiliti de ntunecare a spaiului; nlimea spaiului i acustic;

MobilierulScaune (confort); Mese (mrime, materialul blatului); Decor pentru mese (dac va fi pus la dispoziie);

Alte criteriiConditii generale: organizare perfect, echipament modern pentru derularea conferinelor, servicii perfecte, ofert gastronomic adecvat, calitate superioar a ofertei, reputaia locaiei. Amplasament: acces uor pe cile rutiere, ambian natural atractiv, zon geografic central, obiective turistice atractive, localitate turistic renumit.

REAMENAJAREA SHOWROOM-ULUI AUDI N SAL DE EVENIMENTE

Localizarea amplasamentului

Fig. 1 Localizarea amplasamentului

Cluj-Napoca este al patrulea ora ca mrime din Romnia i este unul dintre cele mai importante centre academice, culturale i industriale din Romnia. Oraul este situat n centrul Transilvaniei i este vechi nc din anul 106, cnd Imperiul Roman a cucerit Dacia i a format o aezarea Napoca. Totui, prima atestare a numelui Cluj a fost n 1213 sub denumirea latin Castrum Clus. n 1956, Revoluia Maghiar a dus la unificarea de ctre autoritile romaneti a universitilor Babe (romneasc) i Bolyai (maghiara). Maghiarii au rmas majoritari n ora pn n anii 1960, cnd romanii au devenit mai numeroi datorit influxului masiv de populaie, consecin a industrializrii puternice a oraului. n 16 octombrie 1974, oraul a srbtorit 1850 de ani de la prima sa atestare sub numele de Napoca, iar guvernul de atunci a schimbat denumirea oraului Cluj adugnd i "Napoca".

Prezentarea general a unitii

Amplasamentul studiat, Showroom Audi, se afl situat n intravilanul localitii Cluj Napoca, pe strada Timi, n apropierea magazinului Selgros. Amplasamentul cercetat nu este afectat de niciun fel de artera hidrologic sau torent, este deci neinundabil, apele de precipitaii nu bltesc, iar pnza freatic se gsete la mare adncime.

Accesul pietonal, ct i cel auto se fac de pe strada Traian Vuia. Terenul nu este traversat de reele edilitare i nu exista niciun fel de restricii legate de acestea. Asigurarea utilitilor se face prin racordarea la cele existente n zon, iar deversarea apelor pluvial i menajere se va face n reeaua stradal existenta n zon.

Terenul pe care se afl construcia are o suprafa total de 8500 mp, cu o form regulat, are regimul P+1 i este orientat spre strad. Pe lng imobilul studiat, pe teren mai este prezent o cldire dedicat Showroom Wolskwagen.

Suprafaa construit parter: 1735.04 mp

Suprafaa construit etaj: 150.82 mp

Spaiile interioare i suprafeele utile acestora:

NR. CRT.

DESTINAIE

SUPRAFAA

1

Windfang

10.65 mp

2

Recepie

117.03 mp

3

Garderob

35.26 mp

4

Hol

43.49 mp

5

Hol+casa scrii

37.31 mp

6

Depozitare bar

5.39 mp

7

Depozitare material moale

7.06 mp

8

Post trafo

18.08 mp

9

Sal de mese

836.54 mp

10

Ring dans

80.39 mp

11

Scena

47.34 mp

12

Zon autoservire

56.22 mp

13

Separeu artiti

10.42 mp

14

Depozitare mobil

10.29 mp

15

Depozit coloniale

4.8 mp

16

Camera frigorific

5.11 mp

17

Buctrie

67.26 mp

18

Grup sanitar

12.48 mp

19

Depozitare

179.45 mp

20

Spaiu montaj

85.36 mp

TOTAL SUPRAFAA UTIL

1669.93 mp

SUPRAFAA CONSTRUIT

1735.04 mp

Analiza construciei i dotrile actuale

Cldirea existent are o structur de tip hal, avnd dimensiunile de 21 x 54 m, nlimea sub grind de 5.3 m, iar la coam nlimea de 5.8 m. Structura era metalic, din grinde transversal cu noduri rigide, articulate la fundaii, pane de acoperi din profile Z zincate, contravnturi orizontale la nivelul acoperiului i contravnturi vericale ntr stlpi.

La interior, sala este prevazut cu nvelitoare din tabl, vat mineral i tabl i tmplrie din PVC. Pereii sunt din gips-carton dublu placat, pe structura metalic de 10 cm i vat mineral.

n aceast cldire se organizeaz evenimente de tip salon auto, prezentari i inovaii din sfera auto, iar n curtea aferent au loc test-drive-uri. Exist posibilitatea inchirierii spatiului total pentru suma de 22,000 lei sau pentru un spaiu delimitat n funcie de mrime se achit 12.68 lei / metrul ptrat. n anul 2013 numrul evenimentelor i prezentrilor din incinta imobilului studiat au fost n numr de 32, iar n anul 2012 numrul acestora a fost de 28, media evenimentelor din ultimii doi ani fiind de 30/an.

Pentru transformarea acestei cldiri n sal de evenimente, se preconizeaz urmtoarea investiie:

Pentru amenajarea teritoriului (parcare, drum acces, grdin de var i spaii verzi), aproximativ 420000 leiPentru modernizarea spaiului cu destinaia alimentaie public (izolaii, geamuri termopane, acoperi, ape pluvial, colectarea apelor manajere, racordarea la energie electric i alimentarea cu gaz metan) 690000 leiPentru compartimentarea spaiului ( salon de eveniment, spaii de producie, depozite i anexe, grupuri sociale pentru clieni i angajai i alte spaii necesare conform legislaiei) 294000 leiPentru achiziia de echipamente (utilaje, instalaii i moblier tehnologic) 450000 leiPentru achiziia obiectelor de inventar (inventar moale perdele, draperii, fee de mas, ervete, huse scaune, funde scaune i inventarul tare tacmuri, vesel din ceramic i vesela din sticl etc) 275000 lei

Nr.crt.

Obiecte mobilier/Obiecte inventar

Pre fr TVA(lei/buc)

Nr.buc

Valoare total fr TVA(lei)

Furnizor

SALA DE EVENIMENTE

1

Scaune

154.72

396

61269.12

Metwo Trade

2

Mese

486.8

33

16397.7

Metwo Trade

3

Router sal

400.6

1

400.6

Digital Srl

4

Proiector

260.56

1

260.56

Darer Prescom

5

Maina de fum

405.24

1

405.24

Sound Stil

6

Tablou Palermo

97.38

2

194.76

Hornbach

7

Tablouri canvas

95.29

6

571.75

Hornbach

8

Tablouri

117.31

36

4223.17

Hornbach

9

Microfon, boxe, stativ

188.33

10

1883.36

Sound Stil

10

Inele erveele

4.43

396

1756.26

M&D Retail

11

Boxe

971.77

2

1943.54

Sound Stil

12

Conector cablu

11.63

10

116.35

Sound Stil

13

Aranjamente florale

9624.19

1

9624.19

Arsenia

14

Fntni tort

6.44

3

19.32

Metro

15

Fa de mas

640

35

22400

Codex

16

ervet

9.8

396

3880.8

Codex

17

Hus protecie

53

410

21730

Codex

18

Funde

11

410

4510

Codex

19

Ni Traktor Control

2016.31

1

2016.31

Cris Entertainment

20

Proiector

161.29

4

645.16

Orion Electrics

21

Aspirator mn

72.57

1

72.57

Metro

22

Mas talentat

2000

1

2000

Fashion Art

23

Media player full HD

201.53

1

201.53

Altex

24

Microfon

403.22

1

403.22

Orion Electrics

TOTAL

156925.51 lei

BUCTRIE

1

Ustensile

120

5467.2

Albif

2

Plit

523.29

1

523.29

Metro

3

Vesel

64.44

12

773.36

Metro

4

Farfurie ntins 32 cm

19.15

450

8617.5

Decorim

5

Farfurie ntins 30 cm

15.04

450

6768

Decorim

6

Farfurie ntins 25 cm

7.27

450

3271.5

Decorim

7

Farfurie ntins 19 cm

5.54

450

2493

Decorim

8

Farfurie oval 20 cm

13.68

50

684

Decorim

9

Bol 19 cm

9.93

450

4468.5

Decorim

10

Bol 14 cm

7.78

450

3501

Decorim

11

Oliviere

70.17

33

2315.75

Decorim

12

Supier 9l

225

1

225

Metro

13

Oal inox

273.39

1

273.39

Albif

14

Form de copt cozonac

9.66

4

38.64

Selgros

15

Scrumier

5.54

120

664.8

Decorim

16

Suport servetele

9.79

80

783.3

Decorim

17

Set sare, piper, scobitori

22.68

45

1020.6

Decorim

18

Linguri mas

3.51

456

1602

Decorim

19

Furculie mas

3.51

456

1602

Decorim

20

Cuite mas

3.51

456

1602

Decorim

21

Fuculie aperitiv

3.19

456

1455.27

Decorim

22

Cuite aperitiv

3.19

456

1455.27

Decorim

23

Furculie pete

3.78

456

1728.2

Decorim

24

Cuite pete

3.78

456

1728.2

Decorim

25

Lingurie desert

3.34

456

1526.84

Decorim

26

Lingurie mocca

2.69

40

107.76

Decorim

27

Cratie

100.41

20

2008.2

Decorim

28

Bol ghea

47.74

33

1575.65

Decorim

29

Crucior 18 tvi

886.29

4

3545.16

Metro

30

Supier

298.39

2

596.78

Metro

31

Salamandr

1774.19

1

1774.19

Metro

32

Co splat tacmuri

48.38

1

48.38

Metro

33

Dozator condimente

8.02

19

152.44

Metro

34

Trus sanitar

145.08

1

14508

Selgros

35

Bol fructe inox

24.26

19

460.94

Metro

36

Tav inox oval

16.13

24

387.12

Metro

37

Tav inox rotund 41 cm

26.21

3

78.63

Metro

38

Platou inox oval 50 cm

29.83

8

238.64

Metro

39

Arc bol 29 cm

29.02

7

203.14

Metro

40

Arc bol 26 cm

20.96

3

62.88

Metro

41

Cleti salat

10.47

11

115.17

Metro

42

Clete inox universal 40 cm

18.7

5

93.5

Metro

43

Clete inox universal 30 cm

14.99

3

44.97

Metro

44

Suport tacmuri 4 alveole

36.85

5

184.25

Metro

45

Rastel inox

805.64

1

805.64

Metro

46

Crucior debarasare 3 nivele

362.1

3

1086.3

Metro

47

Blender

120.98

1

120.98

Metro

48

Mixer vertical

176.61

1

176.61

Metro

49

Cuit sandwich mare

48.82

1

48.82

Selgros

50

Lighean ptrat

20.96

1

20.96

Selgros

51

Cutie alimente 600 ml ptrat

3.69

2

7.38

Selgros

52

Cutie cu dozator 2 l

8.46

1

8.46

Selgros

53

Cutie ptrat 1.2l

5.15

2

10.30

Selgros

54

Cutie hexagonal 1.5 l

3.78

2

7.56

Selgros

55

Clete ngheat

32.81

1

32.81

Metro

56

Crucior neutru farfurii

2195.15

2

4390.31

Metro

57

Lad frigorific

1693.55

1

1693.55

Metro

58

Frapier

64.84

4

259.36

Metro

59

Suport frapier

85.4

4

341.6

Metro

60

Cutie pine

18.28

2

36.56

Octa

61

Ciocan niel topora

17.74

1

17.74

Samateo

62

Topor

17.74

1

17.74

Samateo

63

Feliator

161

1

161

Alpin Plaiul Foii

64

Cuptor microunde

282

1

282

Alpin Plaiul Foii

65

Aparat Panini simplu

725

1

725

Alpin Plaiul Foii

66

Temos cu pomp

72

2

144

Alpin Plaiul Foii

67

Co gunoi

165

4

660

Hornbach

68

Mas ranforsat

894.4

1

894.4

SDS Group

69

Mas presplare

3169.1

1

3169.1

SDS Group

70

Pubel

541.8

1

541.8

SDS Group

71

Main de splat vase

9503

1

9503

SDS Group

72

Accesorii

1010.5

1

1010.5

SDS Group

73

Masa de ieire

881.5

1

881.5

SDS Group

74

Hota de perete

3642.1

2

7284.2

SDS Group

75

Crucior pentru couri

722.4

1

722.4

SDS Group

76

Rastel inox

1522.2

1

1522.2

SDS Group

77

Camer frigorific

14667.3

1

14667.3

SDS Group

78

Main de ambalat

6720.9

1

6720.9

SDS Group

79

Blast chiller &freezer

12358.2

1

12358.2

SDS Group

80

Spltor cu acionare la genunchi

877.2

1

877.2

SDS Group

81

Grtar electric

6075.9

1

6075.9

SDS Group

82

Dulap frigorific

6174.8

1

6174.8

SDS Group

83

Mas frigorific

4441.9

1

4441.9

SDS Group

84

Malaxor aluat

4919.2

1

4919.2

SDS Group

85

Plit cu infrarou

2889.6

1

2889.6

SDS Group

86

Masa cu poli inferioar

554.7

1

554.7

SDS Group

87

Cuptor patiserie

5912.5

1

5912.2

SDS Group

88

Crucior tvi

946

1

946

SDS Group

89

Ustensile buctrie

130

5922.8

Albif

TOTAL

189086.89 lei

BAR

1

Pahare ampanie

16.67

284

4736.69

Bicor Impex

2

Pahare cu picior pentru vin alb

12.23

456

5581.43

Bicor Impex

3

Pahare cu picior pentru vin rou

12.23

456

5581.43

Bicor Impex

4

Pahare swirl alb

12.05

397

4784.93

Bicor Impex

5

Pahare vin rou 338

4.24

456

1933.44

Decorim

6

Pahare vin rosu 375cc

4.36

456

1988.16

Decorim

7

Pahare vin alb 505cc

4.58

456

2088.48

Decorim

8

Pahare classico ap

2.14

252

539.28

Metro

9

Pahare cognac

2.41

24

57.84

Metro

10

Pahare flute

2.61

204

527.39

Metro

11

Pahare whisky

4.31

18

77.61

Metro

12

Pahare irish coffee boston 260 ml

5.64

16

90.24

Selgros

13

Pahare martini stolzle

12.9

6

77.4

Selgros

14

Pahar sticl gradat

26.6

1

26.6

Metro

15

Recipient lapte 150 cc

16.84

12

202.08

Decorim

16

A.M.E.F expres soft

1802.88

1

1802.88

Top HoReCa

17

Monitor Touch

1532.45

1

1532.45

Top HoReCa

18

Sistem Desktop mini

1712.74

1

1712.74

Top HoReCa

19

Cas de marcat Elka

300

1

300

Meding

20

Imprimant termic

860.23

1

860.23

Top HoReCa

21

Sertar bani

249.01

1

249.01

Top HoReCa

22

Covorae intrare

165.31

5

826.59

Hornbach

23

Caraf 500 ml

4.84

40

193.6

Albif

24

Caraf 1000 ml

8.9

40

356

Decorim

25

Caraf 1500 ml

10.05

40

402

Decorim

26

Cafetier 15 l

321.77

1

321.77

Metro

27

Rni cafea

48.32

1

48.32

Metro

28

Suport farfurie

52.3

1

52.3

Metro

29

Co gunoi

49.19

1

49.19

Metro

30

Pistil pentru bar

9.91

1

9.91

Metro

31

Cuit feliat

11.28

1

11.28

Metro

32

Ibric cafea

28.06

1

28.06

Metro

33

Lingurie ceai

1.44

24

34.68

Metro

34

Toctor bambus

20.15

1

20.15

Metro

35

Tvi antiderapante

44.02

12

528.24

Metro

36

Trus sanitar

145.08

1

145.08

Selgros

37

Mese

654.16

4

2580.64

Frontalia

38

Scaune

1734.44

12

20813.28

Frontalia

39

Fotolii

2057.29

2

4114.58

Frontalia

40

Mese kasper 60x30 nuc

525.45

4

2101.8

Frontalia

41

Scaune bar

728.07

5

3640.35

Frontalia

42

Amplificator

32.17

10

321.77

Ledtronica

43

Dozator zahr

5.23

10

52.3

Metro

44

Tav i grtar scurgere

7.89

2

15.78

Metro

45

Msur cocktail inox

20.39

2

40.78

Metro

46

Ceti cafea

2.28

396

905.76

Metro

47

Tirbuon cu brae

15.96

2

31.92

Metro

48

Scrumiere rotunde

3.5

30

140.1

Metro

49

Palet tort inox

6.6

2

13.2

Metro

TOTAL

72404.76 lei

GARDEROB

1

Umerae

1.61

250

403.02

Ikea

2

Cuiere

46.46

10

464.64

Hornbach

3

Placue numere

3.58

502

1800

Rampa

4

Cuier monte

100.8

8

806.45

Dedeman

5

Stander haine simplu

37.79

4

151.16

Dedeman

6

Covor rou

144.35

3

433.06

Hornbach

TOTAL

4058.33 lei

GRUPURI SANITARE

1

Usctor mini

524.19

2

1048.38

CGR Business

2

Dozator spun

61.29

10

612.9

CGR Business

3

Dispensar spun lichid

120.16

1

120.16

Hornbach

TOTAL

1781.44 lei

ORGANIZAREA UNUI EVENIMENT DE TIP FAMILIAL N CADRUL SLII DE EVENIMENTE IMPERIAL BALLROOM

Amenajarea spaiului

Spaiul unde urmeaz s se organizeze evenimentul de tip familial are suprafaa de 598 mp i este format din zona cu mese, ringul de dans i scena.

Mesele, n numr de 29 , sunt aranjate conform regulilor i anume: n toate condiiile de amplasare a meselor individuale n salon se iau n calcul culoare principale de trecere de cca 1,50m-2m, culoare secundare (distane ntre mese) de 90-110 cm i media de calcul a unui loc n sala de servire este de 1,50 m2. n condiiile organizrii meselor festive i al amplasrii acestora n diferite forme comune suprafaa de calcul este de 1,10 m2 pentru un loc la mas. Nicolescu Radu, Tehnologia restaurantelor Mesele sunt rotunde i capacitatea uneia este de 10 locuri.

O proporie important o ocup ringul de dans, care are dimensiunile de 14 m lungime i 5,5 m lime. Acesta este amplasat n continuarea meselor i este prevzut cu gresie de 60x60 cm.

Scena este amplasat dup ringul de dans i are nlimea de 1,20 m. Aceasta este prevazut cu un pupitru pentru dj, n form de bord de main, iluminare cu led ascuns sub scen, dou woofere pentru sistemul audio i este tapiat cu mochet.

Sala este prevzut leduri luminoase distribuite uniform de-a lungul ntregii sli, astfel nct toi invitaii s se bucure de acceai intensitate luminoas, aceeai regul fiind respectat i n cazul sistemului de sonorizare.

Sala de evenimente este de asemenea prevzut cu grupuri sociale pentru clieni, separate pe sexe.

Pentru nunt, firma de organizare de evenimente Musette Events va mbrca scaunele cu huse albe, iar feele de mas vor fi mov. Pe fiecare mas se vor aeza aranjamente florale i lumnri. De asemenea, n colul din dreapta se va aeza un candy bar, ce va conine numeroase sortimente de dulciuri cum ar fi bomboane, muffins, o fntn de ciocolat, dar i fructe sculptate.

Fig. 2 Amenajarea spaiului