dissertação mestrado computação

Universidade Estadual do Ceará (UECE)

FRANCISCO CÉLIO DA SILVA SANTIAGO

PRESERVAÇÃO DIGITAL DO ARQUIVO DIOCESANO DE TIANGUÁ – CEARÁ: PROTÓTIPO DE UM SISTEMA

DE GESTÃO DE ARQUIVO ECLESIÁSTICO

FORTALEZA – CEARÁ 2010


PRESERVAÇÃO DIGITAL DO ARQUIVO DIOCESANO DE TIANGUÁ – CEARÁ: PROTÓTIPO DE UM SISTEMA

DE GESTÃO DE ARQUIVO ECLESIÁSTICO

Dissertação apresentada ao Curso de Mestrado Integrado Profissional em Computação Aplicada da Universidade Es-tadual do Ceará e Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Ceará, como requisito parcial para obtenção do título de Mestre em Computação. Orientadora : Profa. DSc. Maria Gilvanise de Oliveira Pontes

FORTALEZA - CEARÁ 2010

S234p Santiago, Francisco Célio da Silva.

Preservação digital do Arquivo Diocesano de Tianguá – Ceará: protótipo de um sistema de gestão de arquivo eclesiástico. / Francisco Célio da Silva Santiago. Fortaleza, 2010.

87p., il. Orientadora: Profª. Drª. Maria Gilvanise de Oliveira Pontes. Dissertação (Mestrado Integrado Profissional em Computa-

cão Aplicada) – Universidade Estadual do Ceará. 1. Sistema de Informação. 2. Banco de Dados. 3. Arquivo E-

clesiástico. 4. Sistema de Gestão de Arquivo Eclesiástico. I. Uni-versidade Estadual do Ceará, Centro de Ciências e Tecnologia.

CDD: 001.6


Preservação digital do arquivo diocesano de Tianguá – Ceará: protótipo de um sistema de gestão de arquivo eclesiástico - SIGAE

Dissertação apresentada ao Curso de Mestrado Integrado Profis-sional em Computação Aplicada da Universidade Estadual do Ce-ará e Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Cea-rá como requisito parcial para obtenção do título de Mestre em Computação. Orientadora : Profa. Dra. Maria Gilvanise de Oliveira Pontes

Aprovada em 11 / 05 / 2010

BANCA EXAMINADORA

__________________________________________________________ Profa. Dra. Maria Gilvanise de Oliveira Pontes (UECE/MPCOMP)

Presidente (Orientadora)

__________________________________________________________ Prof. Dr. José Rogério Santana (UFC)

Membro externo

__________________________________________________________ Profa. Dra. Ivoneide Pinheiro de Lima (UECE)

Membro externo

Dedico à Trindade Pai, Filho e Espírito Santo, pela

iluminação e sabedoria concedida.

À Virgem Maria, mãe de Deus.

Aos meus queridos pais, que me acolheram nova-

mente.

À minha amada esposa, pela força e compreensão.

Às minhas filhas, pela admiração.

AGRADECIMENTOS

Agradeço à Profa. Maria Gilvanise de Oliveira Pontes e ao prof. José Rogério San-

tana, que perceberam e compreenderam importância da pesquisa aqui desenvolvi-

da.

Ao bispo diocesano de Tianguá, Dom Francisco Javier Hernández Arnedo, pela

permissão, autorização e apoio à digitalização.

Aos colegas do MPCOMP, pelo companheirismo e auxílio nos momentos de dificul-

dades.

Aos professores do MPCOMP.

RESUMO

Este trabalho apresenta uma pesquisa sobre Sistemas de Informação, banco de da-dos para gestão de arquivos eclesiásticos e a metodologia da digitalização e desen-volvimento de um Sistema de Gestão para Arquivos Eclesiásticos – SIGAE, para o Arquivo Diocesano de Tianguá - ADT. A atividade de arquivar documentos é antiga na história da humanidade. As tecnologias da informática contribuem muito para a sociedade reunir, recuperar, examinar e utilizar dados e informações com os mais variados objetivos. Um Sistema de Informação é um conjunto composto por vários componentes que permite produzir, recolher e armazenar os dados que constituem a informação essencial para a grande maioria das tomadas de decisão, consultas e pesquisas. Os documentos conservados em arquivos pela Igreja no Brasil são, na maioria, de registros paroquiais de batizados, casamentos, tombo, óbitos e crismas. Em muitos casos, são os únicos registros de pessoas até a segunda metade do séc. XIX. Um Sistema para Gestão de Arquivo Eclesiástico é um conjunto de procedi-mentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador específico para acervos diocesanos, paro-quiais e congregacionais. A pesquisa bibliográfica e o desenvolvimento deste traba-lho se fundamentam em Belloto (2007), Ferauche (2006), Camolesi Jr. (2003), CO-NARQ (2006a, 2006b), dentre outros. A implementação do projeto aconteceu na ci-dade de Tianguá – Ceará, a 320 Km de Fortaleza. O Arquivo Diocesano de Tianguá reúne 412 livros de registros; destes, sete são de anotações sobre os óbitos ocorri-dos nas paróquias de Viçosa do Ceará, São Benedito e Ibiapina. O objetivo primeiro em se gerar um Sistema de Informação para Gestão de Arquivo Eclesiástico é o de conservar o valioso patrimônio das igrejas, a fim de permitir seu acesso e consulta. O processo de digitalização, através de fotos, foi feito nos sete livros de registro de óbitos do período de 1875 a 1903. O resultado previsto é o de facilitar as pesquisas no Arquivo Diocesano de Tianguá, através de um protótipo de banco de dados e do acesso ao conteúdo digitalizado. Pretende-se, com os resultados desta pesquisa e projeto, contribuir com um método para a criação e a implementação de sistemas de gestão de arquivos eclesiásticos para o uso da própria Igreja e, sobretudo, como fonte de informação aberta para pesquisa, consulta e estudos.

Palavras-Chave: Arquivo Eclesiástico. Sistema de Informação. Banco de Dados.

ABSTRACT

This paper presents a research on information systems, database management to church archives and methodology of digitization and development of a Management System for Ecclesiastical Archives – MSEA, go to the Diocesan Archive Tianguá - DAT. The activity of archiving old documents is an activity of humankind. The com-puter technology greatly contributes to the society to gather, retrieve, process and use data and information with different objectives. An Information System is a set composed of several components which allows to produce, collect and store the data that constitute the essential information for the vast majority of decision-making, con-sultation and research. The documents kept in files by the Church in Brazil are mostly from the parish registers of baptisms, marriages, tumbling, deaths and confir-mations. In very case, are the only records of people until the second half of the cen-tury XIX. A System for Management of Ecclesiastical Archive is a set of procedures and technical operations, characteristic of the system of records management, proc-essed by computer for specific collections diocesan, parish and congregation. The literature review and the development of this work are based on Bellotto (2007), Ferauche (2006), Camolesi Jr. (2003), CONARQ (2006a, 2006b) among others. Pro-ject implementation took place in the city of Tianguá - Ceará 320 km from Fortaleza. The Diocesan Archives of Tianguá collects 412 books of records, of whom seven are notes about the deaths in the parishes of Viçosa do Ceará, São Benedito and Ibiap-ina. The first objective is to generate a System Management Information File Eccle-siastical is to conserve the rich heritage of churches, to allow access and consulta-tion. The process of scanning through photos, was made in the seven books of deaths in the period 1875 to 1903. The expected result is to facilitate research in the Archives Diocesan of Tianguá through a prototype database and access to digitized content. It is intended, the findings of this research and design, contribute a method for creating and implementing management systems for use church archives of the Church and, especially, like open source of information for research, consultation and studies. Keywords: File Ecclesiastical. Information System. Database.

LISTA DAS FIGURAS

Figura 01 - Sala do Arquivo Diocesano de Tianguá ................................................37

Figura 02 - Organização dos livros nos armários e prateleiras.................................38

Figura 03 - Tela do site do software ArchivistaBox...................................................60

Figura 04 - Tela do site do software KnowledgeTree ...............................................61

Figura 05 - Tela do site do software Maarch ............................................................62

Figura 06 - Tela do site do software OWL ................................................................63

Figura 07 - Tela do site do software Openged..........................................................63

Figura 08 - Site do projeto DigitArq ..........................................................................64

Figura 09 - Disposição câmera e livro ......................................................................67

Figura 10 - Captura da folha 1 verso e folha 2 frente do livro 245............................69

Figura 11 - Monitor de impressão de PDF do PDFCreator.......................................71

Figura 12 - Janela do PDFCreator............................................................................72

Figura 13 - Tabela do SIGAE ADT no BrOffice Base ...............................................76

Figura 14 - Formulário SIGAE ADT no BrOffice Base ..............................................79

Figura 15 - Tela da consulta do SIGAE ADT no BrOffice Base................................79

Figura 16 - Assistente de relatório do BrOffice Base................................................80

Figura 17 - Relatório do SIGAE ADT no BrOffice Base............................................80

ABREVIATURAS E SIGLAS

ADT – Arquivo Diocesano de Tianguá

ANSI - American National Standards Institute

CNBB - Conferência Nacional dos Bispos do Brasil

CODEARQ - Cadastro de Entidade Custodiadora de Acervos Arquivísticos

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos

CRB - Conferência dos Religiosos do Brasil

CTDE - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos

EAD - Encoded Archival Description

EAC - Encoded Archival Context

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

ICA - Conselho Internacional de Arquivos

ISAAR - International Standard Archival Authorities Records

ISAD - International Standard Archival Description

JPEG - Joint Photographic Experts Group

NOBRADE - Normas Brasileiras de Descrição Arquivística

PDF - Portable Document Format

ps – PostScript

SAD - Sistemas de Apoio à Decisão

SI – Sistemas de Informação

SIGAE – Sistema de Gestão de Arquivos Eclesiásticos

SQL - Structured Query Language

TGS - Teoria Geral dos Sistemas

TIC – Tecnologia de Informação e Comunicação

TIFF - Tagged Image File Format

UNESCO - Organização das Nações Unidas para a Educação, Ciência e Cultura

SUMÁRIO

LISTA DAS FIGURAS

ABREVIATURAS E SIGLAS

1. INTRODUÇÃO ......................................................................................................13

2. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ............................................................................20

2.1 Elementos e Funções dos Sistemas de Informação ..........................................21

2.2 Histórico Evolutivo dos Sistemas de Informação................................................22

2.3 Definição de Dado..............................................................................................23

2.4 Definição de Informação.....................................................................................23

2.5 Sistema de Informação para Gestão de Arquivo Eclesiástico ............................25

3. ARQUIVOS ECLESIÁSTICOS E SUA GESTÃO .................................................28

3.1 Origem dos Arquivos..........................................................................................28

3.2 Arquivos e Computadores..................................................................................30

3.3 Arquivos e Igreja ................................................................................................32

3.4 A Diocese de Tianguá ........................................................................................35

3.4.1 Características da diocese ...............................................................................35

3.5 O Arquivo Diocesano de Tianguá ......................................................................36

3.6 Fragmentos do Conteúdo dos Livros de Óbitos .................................................38

3.7 Conceituação de Gestão Arquivística ................................................................40

3.8 O Documento Digital ..........................................................................................42

3.9 Relação Entre a Tecnologia e a Preservação Digital .........................................44

3.10 Processos de um Sistema para Gestão Arquivística.........................................46

3.10.1 Captura..........................................................................................................46

3.10.2 Registro .........................................................................................................47

3.10.3 Classificação .................................................................................................48

3.10.4 Indexação......................................................................................................49

3.10.5 Atribuição de restrição de acesso .................................................................49

3.11 Pesquisa, Localização e Apresentação dos Documentos................................51

3.12 Processos de Segurança .................................................................................51

3.12.1 Controle de acesso........................................................................................52

3.12.2 Auditoria ........................................................................................................52

3.12.3 Cópias de segurança.....................................................................................53

4. BANCO DE DADOS PARA GESTÃO DE ARQUIVO ECLESIÁSTI CO ...............54

4.1 Histórico dos Bancos de Dados .........................................................................55

4.2 Os Metadados ....................................................................................................56

4.3 Softwares Livres para a Gestão Arquivística......................................................58

4.4 Softwares Livres para Arquivos..........................................................................59

4.5 DigitArq...............................................................................................................64

5. DESCRIÇÃO DA METODOLOGIA DE DIGITALIZAÇÃO, CRIAÇ ÃO DO LIVRO

DIGITAL E PROTÓTIPO DE BANCO DE DADOS PARA A GESTÃO DO ARQUIVO

ECLESIÁSTICO DE TIANGUÁ .................................................................................66

5.1 Digitalização .......................................................................................................67

5.2 Softwares Livres Utilizados na Criação do Livro Digital .....................................70

5.3 Características dos Livros Digitais .....................................................................73

5.4 Desenvolvimento do SIGAE - Protótipo de Banco de Dados ............................ 74

5.4.1 Tabela ............................................................................................................ 75

5.4.2 Formulário ...................................................................................................... 78

5.4.3 Consulta ......................................................................................................... 79

5.4.4 Relatório ..........................................................................................................80

CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................82

REFERÊNCIAS .........................................................................................................86

13

1. INTRODUÇÃO

Os avanços tecnológicos, o aumento das necessidades administrativas, jurí-

dicas e científicas na atualidade e os complexos sistemas burocráticos são respon-

sáveis pelo aumento cada vez maior de documentos úteis para o presente e o futu-

ro. Seu armazenamento cumulativo integral torna-se impossível. A pesquisa, seja

histórica, social ou científica, ainda que se servindo de recursos da informática, não

daria conta de um número tão grande de dados brutos.

Qualquer que seja o tipo de registro, ele se constitui um documento, ou seja,

um conjunto de informações registradas em um suporte. Para que esse cumpra sua

função social, administrativa, técnica, jurídica, cultural, entre outras, é necessário

que o conjunto de registros esteja organizado, seja preservado e acessível.

A informática, entendida como a técnica que permite a produção e o trata-

mento acelerado da informação por meio de operações eletrônicas e mecânicas

(COUTURE e ROUSSEAU, 1998) deverá ter, atualmente nos arquivos eclesiásticos,

presença necessária.

As tecnologias aumentaram muito a capacidade de a sociedade gerar, reunir,

recuperar, examinar e utilizar dados com objetivos os mais variados, apresentando

ainda a vantagem de possibilitar o acesso à informação, seja presencial ou a distân-

cia, e de auxiliar a eliminação de informações redundantes, supérfluas, irrelevantes

(DURANTI, 1994).

Como afirma Bellotto (2007, p. 300),

Preservam-se documentos por sua capacidade de servir como prova (evidential value) ou como testemunho (informational value). Neste sentido, os responsáveis pelos arquivos devem ter bem claro o quan-to é preciso localizar, de imediato nos seus documentos, a procedên-cia e a estrutura, funções e atividades do produtor nele refletidas. Só isso confere a eles autenticidade, no primeiro caso, e fidedignidade, no segundo.

14

Os primeiros registros escritos surgiram não com a finalidade de posterior-

mente se fazer com eles a história, mas com objetivos jurídicos, funcionais e admi-

nistrativos. Muitos desses documentos, com o passar do tempo, tornar-se-iam histó-

ricos. O desenvolvimento da vida econômica e social, por sua vez, também originou

os documentos necessários às transações, e tudo isso veio a constituir fontes do-

cumentárias em acervos custodiados pelos arquivos.

Os registros são, assim, desde a Antiguidade, “fonte direta, fundamental e in-

discutível, à qual todo historiador deve recorrer” (BAUTIER apud BELLOTTO, 2007,

p. 175). Os arquivos eclesiásticos devem, pois, estar munidos de ferramentas e re-

cursos para tornar acessível e credível seu acervo, o que é conseguido através dos

respectivos meios de busca.

Partindo-se das antigas listagens e de inventários, os instrumentos de pesqui-

sa se desenvolveram com a precisão e cientificidade, do século XIX até a sofistica-

ção dos dias atuais.

Na França, desde o século XIII, a arquivística registra a existência de inventá-

rios de documentos. Muitos desses velhos instrumentos de pesquisa servem ainda

hoje de base para a elaboração de novos instrumentos. No Brasil, existem desde

fins do século XIX, porém em pequeno número e em editoração não-sistemática.

Em se tratando de arquivos eclesiásticos, a situação piora, pois não há se-

quer a organização de um inventário ou catálogo nos estados ou regiões. Os instru-

mentos são fragmentados em relação ao todo.

A fundamentação para a organização de arquivos públicos, neste caso os ar-

quivos eclesiásticos, está diretamente ligada ao interesse de quatro tipos de público

que deles fazem uso:

• O administrador (a Igreja), isto é, aquele que produz o documento e dele ne-

cessita para informação própria.

15

• O cidadão interessado em testemunhos que possam comprovar seus direitos

e o cumprimento de seus deveres para com o Estado. Geralmente esse pú-

blico procura certidões de batismo e casamento para resolver questões judi-

ciais e previdenciárias.

• O pesquisador, o historiador ou o acadêmico, em busca de informações para

trabalhos de análise de comportamentos e eventos passados; pode ser inclu-

ído nessa categoria o estudioso em geral.

• O cidadão comum, aqui não mais o interessado em dados juridicamente váli-

dos, mas o cidadão não-graduado à procura de cultura geral, de entreteni-

mento. Frequentemente esse público é aquele que busca informações sobre

familiares para a montagem de árvores genealógicas (BELLOTTO, 2007).

Os chamados arquivos sociais abrangem um grande número de arquivos, so-

bressaindo-se os eclesiásticos, os notariais e os de entidades políticas.

Os arquivos eclesiásticos têm na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o arti-

go 16, específico: "os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos

anteriormente à vigência do código civil ficam identificados como de interesse públi-

co e social" (BRASIL, 1991). Os arquivos com registros que tenham suas datas ante-

riores à proclamação da República têm um valor social e jurídico importantíssimo,

pois no período colonial e imperial não havia registro civil.

A Igreja Católica tem, no Brasil, uma rica tradição em organização arquivísti-

ca. Os arquivos de algumas dioceses têm proporcionado relevantes trabalhos histo-

riográficos, justamente pela possibilidade de uma adequada transferência de infor-

mação, que, com a existência de instrumentos de pesquisa, em muito expandirá a

contribuição para a democratização e o desenvolvimento do conhecimento.

Os documentos de um arquivo eclesiástico são os produzidos por igreja, dio-

cese, paróquia ou congregação, guardando entre si relações orgânicas. Surgem por

motivos funcionais, administrativos e legais. Tratam, sobretudo, de registrar, provar,

ou testemunhar algum sacramento ou acontecimento. Sua apresentação pode ser

manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos.

16

As igrejas têm co-responsabilidade no processo de recuperação da informa-

ção, em benefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e social e como tes-

temunho jurídico e histórico.

Partindo de material diverso e através de mecanismos técnicos com-pletamente distintos, essas instituições devem estar aptas a cobrir, da maneira mais completa possível, um "campo de investigação". Têm em comum, portanto, as finalidades a que se destinam e o papel que ocupam no processo social, cultural e administrativo de uma so-ciedade. (BELLOTTO, 2007, pp. 35-36)

Um arquivo eclesiástico recolhe naturalmente os livros de registros de sacra-

mentos e tombos, além dos documentos produzidos a respeito da sua administração

econômica e eclesial.

A enorme quantidade de documentos que caracteriza o arquivo eclesiástico

versus a necessidade urgente da pesquisa e sua divulgação motivou a realização

deste estudo, que objetiva recorrer à informática para se conseguir tornar os arqui-

vos eclesiásticos fontes de pesquisa.

O interesse por esta pesquisa fundamenta-se na formação pedagógica, cientí-

fica em religião, jornalismo e nas especializações em Filosofia, Sociologia e redes de

computadores do seu autor, que, ao assumir a função de chanceler diocesano de

Tianguá, em 2005, deparou-se com uma realidade de como acontecia a pesquisa no

arquivo eclesiástico da diocese de Tianguá.

O arquivo diocesano tianguaense guarda os livros de registros de batismos,

crismas, matrimônios, tombo e óbitos. Os pesquisadores, secretários paroquiais, his-

toriadores, professores e, na maioria, acadêmicos do curso de História da Universi-

dade Estadual do Vale do Acaraú – UVA, que fica em Sobral/CE, a 96 Km de Tian-

guá, buscavam informações sobre índios e negros que habitavam na Serra da Ibia-

paba nos séculos XVIII e XIX, emissão de certificados de batismo e composição de

árvores genealógicas.

17

Antes da implantação da chancelaria, as pesquisas aconteciam na sala do

próprio arquivo com os originais. Em muitos casos, numa ação inescrupulosa e in-

tencional, páginas dos livros eram riscadas e até subtraídas.

Esta situação gerou a expectativa da criação de um sistema para gerenciar o

Arquivo Diocesano de Tianguá (ADT). Com os estudos e orientações dos professo-

res do Mestrado Profissional Integrado em Computação Aplicada (MPCOMP), da

Universidade Estadual do Ceará e do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tec-

nologia do Ceará, a ideia ampliou-se para uma concepção de Sistema para Gestão

de Arquivos Eclesiásticos (SIGAE).

Apesar de o conteúdo tratar de orientações para o desenvolvimento de um

Sistema de Informação, que se identifica com a área temática Sistemas de Apoio à

Decisão (SAD) do MPCOMP, defende-se que este projeto está na área temática de

Informática Educativa, pois, primeiro, a graduação do seu autor é, como já citado,

em Pedagogia e Ciências da Religião; segundo, porque tem como maior objetivo

contribuir para a pesquisa acadêmica, pois o produto, o SIGAE, permitirá uma vasta

promoção de pesquisas nas mais variadas áreas, inclusive na Informática.

Com o objetivo de tornar o Arquivo Diocesano de Tianguá aberto para pes-

quisas, esta investigação iniciou-se com a consulta bibliográfica qualitativa referente

a arquivos e à utilização da Tecnologia da Informação na gestão desses arquivos,

para compor o quadro teórico acerca do assunto. O conteúdo interdisciplinar consul-

tado abordou desde Arquivística, Patrimônio, Comunicação, Diplomática, Bancos de

Dados até Tecnologia da Informação.

Na fase de análise dos livros de óbitos, pretendeu-se conhecer as condições

físicas dos livros, pois muito deles estão parcial ou totalmente deteriorados,

impossibilitando o manuseio e a digitalização.

A escolha dos livros de óbitos deu-se porque, nos registros lá anotados, estão

informações interessantes para o desenvolvimento de vários tipos de pesquisas,

desde as da área de linguística até as da sociológica. Ao ler os assentamentos,

18

percebe-se que naqueles livros de óbitos a vida pulsa nas anotações e nas páginas,

algo fascinante para quem tem amor à pesquisa e ao conhecimento.

Com base nas informações do catálogo diocesano (DIOCESE DE TIANGUÁ,

2006), os livros de óbitos pertencentes ao acervo do arquivo diocesano e objetos

desta pesquisa foram

• Livro Nº 152 (1875-1892) com 65 páginas - Viçosa do Ceará

• Livro Nº 245 (1875-1879) com 152 páginas - São Benedito





• Livro Nº 373 (1883-1889) com 48 páginas - Camocim

A digitalização, através de foto digital, foi a escolhida pelo fato de ser a mais

acessível e menos onerosa para execução. Em testes realizados, usaram-se um

tripé e uma câmera digital de 10.2 mega pixels. O livro ficou sobre uma mesa e a

estrutura tripé-câmera foi ajustada fixa a uma altura de 50 cm superior à da mesa no

plano paralelo.

Com o emprego da resolução de 10,2 mega pixels nas fotos, ressalta-se que

o resultado final e a qualidade ficaram superiores às orientações do Conselho

Nacional de Arquivos (CONARQ). As fotos foram transferidas para um computador

da chancelaria diocesana e gravadas em CD.

Concomitante ao processo de digitalização, ocorreram a pesquisa e a análise

de softwares livres específicos para a gestão arquivística. Esta etapa identificou

alguns softwares e teve como objetivo verificar a possibilidade do emprego de um

deles na gestão do Arquivo Diocesano de Tianguá, fato que não foi possível, pois se

teriam que realizar alterações nos programas. Para isso acontecer, seria necessária

a contratação da empresa que desenvolveu o software, gerando custos para a

pesquisa.

19

A opção seguida foi a de desenvolver um protótipo de banco de dados

próprio, seguindo as regras arquivísticas para catalogação do conteúdo,

identificação das mídias digitais e acesso aos livros digitais em formato PDF1.

O primeiro capítulo aborda os Sistemas de Informação e descreve suas fun-

ções e seu histórico. Define informação e dado para a compreensão da estrutura de

um Sistema de Informação para a gestão de arquivo eclesiástico.

No segundo capítulo, são descritas a origem e a gestão dos arquivos e suas

relações com o computador e a Igreja. O Arquivo Diocesano de Tianguá é apresen-

tado, assim como as características da Diocese. Detalha ainda a conceituação e os

processos de um sistema de gestão arquivística.

O terceiro capítulo trata especificamente de banco de dados e de softwares li-

vres para o uso em arquivos. A conceituação e o histórico dos bancos de dados fun-

damentam a apresentação dos metadados para um sistema de gestão de arquivos

eclesiásticos. Seis softwares livres para o uso em arquivos são analisados e uma

breve caracterização de cada um é apresentada.

No quarto capítulo, está a descrição metodológica do processo de digitaliza-

ção, a criação do livro digital e a apresentação de um protótipo de banco de dados

para a gestão do Arquivo Diocesano de Tianguá. Este capítulo detalha o equipamen-

to utilizado e os softwares livres empregados no desenvolvimento do Sistema de

Gestão de Arquivos Eclesiásticos (SIGAE).

Nas considerações finais, destaca-se a importância do SIGAE para a Igreja e

a sociedade. Observa-se que a utilização da máquina digital e dos softwares livres

tornou o processo de digitalização ágil e seguro. Recomenda-se um novo arranjo ar-

quivístico no Arquivo Diocesano de Tianguá e a implantação de uma sala própria pa-

ra as pesquisas, a instalação de extintores e a colocação de telas nas janelas.

1 Portable Document Format

20

2. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Este capítulo apresenta os elementos que atualmente compõem um Sistema

de Informação (SI); caracteriza as funções comuns dos Sistemas; traz um breve his-

tórico dos Sistemas de Informação a partir do final do século XIX; diferencia e define

informação e dado; e é finalizado com uma introdução a um Sistema de Informação

para gestão de arquivos eclesiásticos.

Os Sistemas de Informação fundamentam-se na Teoria Geral dos Sistemas

(TGS), que foi desenvolvida pelo biólogo austríaco, Ludwig Von Bertalanffy, em

1936. Sua ideia central é o desenvolvimento de uma teoria de caráter geral, de mo-

do que possa ser aplicada a fenômenos bastante semelhantes que ocorrem em uma

diversidade de campos específicos de conhecimento.

Uma tentativa de conceituar sistemas é afirmar que é um conjunto de elemen-

tos em inter-relação consigo e com o ambiente. Ampliando este conceito pela adição

da visão teleológica, podem-se conceber sistemas como sendo um conjunto de par-

tes interdependentes para a consecução de objetivos (BERTALANFFY, 1977).

A informação sempre foi importante para a tomada de decisão e, principal-

mente, para qualquer ato de gestão. Atualmente, pode-se afirmar que há uma gran-

de quantidade de dados que necessita ser organizada para fornecer informações.

Essa organização é eficazmente realizada pelos Sistemas de Informação.

Um Sistema de Informação é um conjunto, composto por vários componentes

como computadores, pessoas, processos etc, que permitem produzir, recolher e ar-

mazenar dados. Esses dados constituem a informação que é essencial para a gran-

de maioria das tomadas de decisão, as consultas e as pesquisas.

21

2.1 Elementos e Funções dos Sistemas de Informação

Um Sistema de Informação engloba vários elementos; entre eles, os mais im-

portantes e atuais são

a) hardware: todos os equipamentos que permitem recolher, tratar e armazenar os

dados;

b) software: o conjunto ou plataforma de programas que permitem fazer o tratamen-

to dos dados, transformando-os em informação;

c) organização: item essencial em um Sistema de Informação para ordenar os pro-

cessos e as pessoas para a captura, o tratamento e a armazenagem da informação;

d) peopleware: recurso humano envolvido no processo de captura, tratamento e uti-

lização da informação;

e) output: resultado das fases de captura, tratamento e armazenamento dos dados.

Deve ser a informação organizada, útil e acessível para a instituição.

Para alcançar essa finalidade, os Sistemas de Informação têm algumas característi-

cas comuns quanto às suas funcionalidades.

a) Coleta dos dados : os dados são imprescindíveis na ajuda de tomada de decisão

nos vários níveis de uma instituição. Esses dados são gerados pela própria institui-

ção (internos) ou em outra instituição (externos) e recolhidos, geralmente, através do

método da observação com avaliação da situação e da reunião da informação exis-

tente tanto na instituição como fora dela.

b) Tratamento dos dados: esta fase é composta pelas etapas de correção dos da-

dos e codificação no computador, de forma a padronizar a mesma lógica para toda a

instituição.

22

c) Armazenamento dos dados: a informação gerada pelos dados deve ser guarda-

da pela instituição para ser acessada e utilizada facilmente. Podem ser criadas vá-

rias bases de dados em função das necessidades; é importante não esquecer a có-

pia de segurança, pois a informação que uma instituição insere no seu Sistema de

Informação tem um valor incomensurável.

2.2 Histórico Evolutivo dos Sistemas de Informação

Há uma grande diversidade de sistemas, e pode-se separá-los em sistemas

naturais e sistemas artificiais; estes são criados pelo homem. Portanto, os Sistemas

de Informação estão na classe dos artificiais.

Ao rever a linha histórica do desenvolvimento dos Sistemas de Informação,

verifica-se que o processo de expansão iniciou no século XIX. Em 1890, Hermann

Hollerit inventou o cartão perfurado, recorrendo às ideias de J. M. Jacquard.

Em 1897, Rudolph Diesel projetou o motor que ainda hoje leva seu nome,

embora sua aplicação só tenha acontecido em 1935 quando, Charles Katerring, tor-

nou-o um motor capaz de ser utilizado como unidade propulsora em navios, motores

e outros equipamentos. Em 1906, os sistemas eletrônicos surgiram com a invenção

da válvula pelo norte americano Lee de Forrest. Entre 1907 e 1910, o bioquímico,

Paul Erlich, desenvolveu a teoria da quimioterapia, controle dos microorganismos

bacterianos através de compostos químicos. Ele próprio desenvolveu a primeira

droga antibacteriana para o controle da sífilis. Porém as sulfas, que são as aplica-

ções da quimioterapia, só chegaram ao mercado em 1936.

A penicilina foi descoberta na década de 1920 e chegou ao mercado antes do

previsto, no ano de 1950. Muitos conhecimentos se agregaram para tornar possível

a era tecnológica. O mais antigo foi o teorema binário, que permite que todos os

números sejam expressos por apenas dois números (um e zero). Ele foi aplicado a

uma máquina de calcular, criada pelo matemático inglês, Charles Babbage, na pri-

meira metade do século XIX.

23

Durante a Primeira Guerra Mundial, os conceitos de programação e feedback

foram desenvolvidos para propósitos da artilharia antiaérea. Em 1918, todo conhe-

cimento necessário para desenvolver o computador estava mais acessível. Ele se

tornou operacional em 1946. Até 1930, não se teria rádio caso não tivesse ocorrido a

guerra.

2.3 Definição de Dado

Dado é definido, basicamente, como uma sequência de símbolos quantifica-

dos ou quantificáveis que representam fatos, textos, gráficos, imagens estáticas,

sons, segmentos de vídeos e outros.

Os dados são coletados, por meio de processos organizacionais, nos ambien-

tes interno e externo. Em suma, dados são sinais que não foram processados, corre-

lacionados, integrados, avaliados ou interpretados de qualquer forma. Os dados re-

presentam a matéria-prima a ser utilizada na produção de informações.

Uma definição bem simples de dado foi formulada por Setzer (1999) quando

identificou dado como uma abstração formal que pode ser representada e transfor-

mada por um computador. Assim, tem-se que um dado é uma entidade matemática

que pode ter ordem e obedecer a regras, ou seja, é sintático.

2.4 Definição de Informação

Segundo Ferauche, a informação

[...] É uma abstração informal, pois não pode ser formalizada por uma teoria lógica ou matemática, que está na mente de alguém, com uma representação de algo significativo para essa pessoa. Por exemplo, a frase "Paris é uma cidade fascinante" é uma informação, desde que seja lida ou ouvida por alguém que entenda que "Paris" é a cidade capital da França, etc e que "fascinante" tenha a qualidade usual e in-tuitiva associada com essa palavra. (FERAUCHE, 2006, p. 11)

A autora reforça, afirmando que se a representação da informação for feita

por meio de dados, como na frase sobre Paris, ela pode ser armazenada em compu-

24

tadores, porém ela é armazenada não como informação, mas na forma de dado que

é uma representação de uma informação. Essa representação é chamada de trans-

formação sintática.

As máquinas não podem mudar o significado do dado, pois elas dependem da

pessoa que possui o entendimento do significado das palavras. Portanto, não se

processam as informações diretamente em um computador, e sim os dados.

Há duas formas de caracterizar a informação: pode ser propriedade interior de

uma pessoa ou ser recebida por ela. É interior quando mental e é recebida quando

chega através de uma representação simbólica, como dados, por exemplo, texto,

figuras, som, entre outros. Ferauche (2006, p.11), afirma que

Por outro lado, dados - desde que não criptografados, isto é inteligí-veis -, são sempre incorporados por alguém como informação, por-que os seres humanos (adultos) buscam normalmente por significa-ção e entendimento. Não se pode formalmente definir "significação", mas entendida como um conceito mental de cada pessoa. Por exem-plo, quando vê um objeto com certo formato e se diz que ele é "circu-lar", está se fazendo uma associação mental de sua forma ao concei-to de círculo. Ou seja, nosso pensamento é um órgão de percepção de conceitos.

Um texto, ao ser lido e compreendido por alguém, é absorvido como informa-

ção. Pode-se associar a recepção da informação por intermédio de dados à recep-

ção de uma mensagem. Porém, a informação pode também ser recebida sem que

seja representada por meio de mensagens. Um exemplo é quando, para saber se a

noite esfriou ou não, uma pessoa que está num ambiente agradável e quente pode

abrir a janela e esticar o braço para sentir a intensidade do frio lá fora. Essa informa-

ção não é representada por símbolos, nem é considerada uma mensagem. Outro

exemplo é um grito dado por alguém. Este grito é uma mensagem que não é ex-

pressa por dados, mas sim por um ruído vocal e pode conter muita informação para

quem o recebe.

Uma distinção fundamental entre dado e informação é que o dado é puramen-

te sintático e a informação contém necessariamente semântica, isto é, significação.

25

2.5 Sistema de Informação para Gestão de Arquivo Ec lesiástico

Um Sistema para Gestão de Arquivo Eclesiástico (SIGAE) é um conjunto de

procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivísti-

ca de documentos, processado por computador. Pode compreender um software

particular, um determinado número de softwares integrados e adquiridos ou desen-

volvidos por encomenda, ou uma combinação desses.

É um sistema informatizado de gestão arquivística dos livros de batismo, ma-

trimônio, crisma, óbitos, tombo e outros documentos, e como tal sua concepção tem

que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou enti-

dade.

Um SIGAE inclui operações de captura de documentos, classificação, contro-

le de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento

seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo

prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.

No caso dos documentos digitais, um SIGAE deve abranger todos os tipos de

documentos arquivísticos digitais da diocese, paróquia ou entidade, ou seja, textos,

imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrôni-

co, páginas Web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertó-

rio de diversidade crescente.

Se for híbrido, o SIGAE deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os do-

cumentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais, o

sistema registra apenas as referências sobre os documentos; no caso dos documen-

tos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso podem ser feitos por meio dele.

Entretanto, como a quantidade de livros de registros em um arquivo diocesano é vo-

lumosa, sugere-se que o SIGAE referencie o local e a mídia em que o registro está

digitalizado.

26

Esse tipo de sistema específico para arquivo eclesiástico deve ter, como ca-

racterísticas, alguns dos seguintes requisitos arquivísticos, fundamentando-se nas

orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)2:

a) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de do-

cumentos arquivísticos;

b) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes

digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa;

c) gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a rela-

ção orgânica entre os documentos;

d) implementação de metadados associados aos documentos para descrever os

contextos destes (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, do-

cumental e tecnológico);

e) integração entre documentos digitais e convencionais;

f) foco na manutenção da autenticidade dos documentos;

g) avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daque-

les considerados de valor permanente;

h) aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;

i) transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de ex-

portação.

j) gestão de preservação dos livros de registros.

Esses requisitos interessam a todos que fazem uso de sistemas informatiza-

dos como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar

documentos arquivísticos. Um SIGAE inclui um sistema de protocolo informatizado,

dentre outras funções da gestão arquivística de documentos.

Todas essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAE, o qual,

tendo sido desenvolvido em conformidade com os requisitos acima apresentados,

conferirá credibilidade à produção e à manutenção de documentos arquivísticos.

2 CONARQ. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - e-ARQ Brasil. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, 2006.

27

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (2006a), o sucesso de um Sistema

de Informação para Gestão de Arquivo Eclesiástico dependerá fundamentalmente

da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.

A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas in-formatizados de gerenciamento de documentos. Entretanto, para se assegurar que documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e que possam ser preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os con-ceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos docu-mentos digitais. (CONARQ, 2006a, p. 5)

A especificação dos requisitos para um Sistema de Informação de Gestão Ar-

quivística é estabelecida pelo CONARQ através da Câmara Técnica de Documentos

Eletrônicos. As orientações, chamadas de e-ARQ Brasil, estabelecem um conjunto

de condições a serem cumpridas pela instituição que produz ou recebe os documen-

tos e pelo sistema de gestão arquivística, a fim de garantir a sua confiabilidade e au-

tenticidade, assim como seu acesso.

O e-ARQ Brasil orienta, ainda, para o estabelecimento de critérios de meta-

dados, para ser um suporte auxiliar no processo de preservação da fidedignidade e

da autenticidade dos documentos eletrônicos, tanto no gerenciamento tradicional

quanto no digital.

O próximo capítulo abordará o tema sobre arquivo eclesiástico e sua gestão,

enfatizando a relação desses com computadores, a Igreja e a preservação digital.

28

3. ARQUIVOS ECLESIÁSTICOS E SUA GESTÃO

Este capítulo aborda a origem dos arquivos eclesiásticos e suas relações com

computadores e com a própria Igreja; apresenta a Diocese de Tianguá e suas carac-

terísticas política, econômica e eclesiástica; detalha o Arquivo Diocesano de Tian-

guá; transcreve fragmentos dos registros dos livros de óbitos; conceitua a gestão ar-

quivística, documento digital; e explana sobre os processos que um sistema de ges-

tão arquivística deve ter.

3.1 Origem dos Arquivos

A origem histórica dos arquivos remonta ao início da escrita, nas civilizações

do Médio Oriente, há cerca de 6 mil anos. O histórico dos arquivos é dividido em

quatro períodos: época dos arquivos de palácio, que corresponde em termos gerais

à Antiguidade; época dos cartórios, nos séculos XII a XVI; época dos arquivos como

arsenal de autoridade, que se estende do século XVI ao XIX; e a época dos arquivos

como laboratório da história, desde o início do século XIX até meados do século XX

(BAUTIER apud MUNDET, 1994).

Na Bíblia encontra-se no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e 444 a.C.,

que "por ordem do rei Dario, fizeram-se pesquisas nos tesouros onde estavam guar-

dados os arquivos, na Babilônia” (BÍBLIA DE JERUSALEM, 2002, p. 256).

Os gregos criaram os seus arquivos por volta do ano 400 a.C. No ano 350

a.C. os documentos oficiais passam a concentrar-se no Templo de Cibele.

Em Roma, a administração do Império levou a grandes progressos no domí-

nio dos arquivos. Certos critérios usados na organização de arquivos pelos romanos

continuam ainda hoje válidos. Eles criaram uma rede de serviços e um corpo profis-

sional especializado. Além dos Arquivos Centrais, instituíram a criação de um arqui-

vo próprio para cada corpo de magistrados.

29

Os arquivos do início da Idade Moderna trouxeram, em si, a influência daque-

les que se formaram durante o declínio das civilizações desenvolvidas na Antiguida-

de e na Idade Média, sendo dotados de uma visão exclusivista de guarda dos do-

cumentos, enquanto instrumentos da administração, para uso restrito do governo.

Essa concepção dos arquivos prevaleceu até o final do século XVIII, como relata

Côrtes (1996). É nesta época que surgem os arquivos eclesiásticos, provenientes

das classes religiosas, de ordem eclesiástica. Guardavam documentos relacionados

com a Igreja e documentos relativos à dinastia.

No final do século XII, começam a aparecer arquivos não eclesiásticos; no i-

nício do século XIV, surgiram os primeiros Arquivos Estatais. Com o Iluminismo, os

arquivos passam a ser fontes de pesquisas acadêmicas relacionadas à história.

Na Idade Moderna, intensificou-se a acumulação de documentos provindos

de arquivos distintos para um mesmo depósito, como é exemplo a Companhia de

Jesus. Concentram toda a documentação provinda de diversas cortes, secretarias

de Estado, administração regionais e protocolos notariais.

Em 1789, a Revolução Francesa trouxe algumas consequências, no que diz

respeito à fundação de um arquivo central que pertencia ao Estado. Este arquivo

denominava-se Arquivo da Nação. Até então, eram arquivos do Rei e somente ele

determinava quem podia consultar os Arquivos do Estado, conforme os seus inte-

resses.

A partir do século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas e, à frente desses, fez-se necessária a presença de profissionais preparados a respon-der às expectativas e necessidades dos usuários que buscam infor-mações para a elaboração de seus trabalhos. Nos arquivos, o con-teúdo informacional dos documentos diz respeito às atividades dos respectivos produtores, mas, como em qualquer outra instituição, a preocupação com a organização e disponibilização das informações é a tônica que prevalece. (CALDERON et al, 2004, p. 58)

Reforça-se a importância de pesquisas e projetos que objetivam disponibilizar

o conteúdo dos arquivos históricos para o desenvolvimento de outras pesquisas.

30

3.2 Arquivos e Computadores

Durante e depois da Segunda Guerra Mundial, a tecnologia do computador se

desenvolveu não somente para uso militar. O computador passou a ser utilizado pe-

las instituições públicas e privadas dos países do capitalismo central. Até a década

de 1970, o uso do computador era limitado aos especialistas, devido à necessidade

de domínio de estruturas complexas de hardware e de software.

Nos anos de 1980, surgiram os computadores pessoais e as redes de traba-

lho. Os computadores marcaram o início da descentralização das atividades infor-

matizadas. O desenvolvimento de programas amigáveis e custos baixos levaram à

disseminação do uso dos microcomputadores. Tal disseminação foi potencializada

com o advento da tecnologia de rede, a qual evoluiu rapidamente das redes locais3

para as metropolitanas, nacionais e globais, sendo a Internet a maior delas.

As Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) passaram a ser uma rea-

lidade e necessidade a partir dos anos de 1990, mudando radicalmente os meca-

nismos de registro e de comunicação da informação nas instituições públicas e pri-

vadas. Os documentos produzidos nas atividades dessas instituições, até então em

meio convencional, assumem novas características, isto é, passam a ser gerados

em ambientes eletrônicos, armazenados em suportes magnéticos e ópticos, em for-

mato digital, e deixaram de ser apenas entidades físicas para se tornarem entidades

lógicas. O gerenciamento dos documentos, tanto digitais como convencionais, co-

meçou a ser feito por meio de sistema informatizado conhecido como Gerenciamen-

to Eletrônico de Documentos (GED).

Produção, transmissão, armazenamento e acesso aos documentos digitais

trouxeram uma série de vantagens, mas também alguns problemas:

• a facilidade de criar e transmitir documentos traz como consequência a

informalidade na linguagem, nos procedimentos administrativos e no

esvaziamento das posições hierárquicas;

3 LAN: Local Area Network

31

• a facilidade de acesso pode acarretar intervenções não autorizadas e

resultar na adulteração ou perda dos documentos;

• a rapidez com que a tecnologia se torna obsoleta;

• a dificuldade na preservação, a longo prazo, dos documentos, por cau-

sa do desgaste das mídias digitais e sua acessibilidade contínua.

Considerando-se que os documentos arquivísticos se constituem, primeira-

mente, em instrumentos fundamentais para a tomada de decisões e, num segundo

momento, em fontes de prova, garantia de direitos aos cidadãos, testemunhos de

ação e consulta histórica, faz-se necessário o emprego de procedimentos rigorosos

de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade dos documentos e seu

acesso contínuo. Isso só é possível por meio da implantação de um Sistema de In-

formação de gestão arquivística de documentos.

Os documentos digitais provocaram estudos amplos na gestão arquivística de

documentos. Nos últimos anos, projetos desenvolvidos nos Estados Unidos, Cana-

dá, Europa e Austrália resultaram na revisão de conceitos arquivísticos, na definição

de diretrizes de gestão e na especificação de requisitos funcionais e metadados para

sistemas de gestão arquivística de documentos.

A gestão arquivística de documentos compreende a responsabilidade das ins-

tituições produtoras em assegurar que a documentação produzida seja o registro fiel

das suas atividades e que os documentos permanentes sejam devidamente recolhi-

dos e possam ser acessados.

A partir da década de 1950, o conceito de gestão arquivística de documentos

foi estabelecido nos Estados Unidos com o objetivo de racionalizar a produção do-

cumental, facilitar o seu acesso e regular a sua eliminação ou guarda permanente.

No Brasil, a gestão arquivística de documentos ganhou amparo legal a partir

da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Lei de Arquivos, e do Decreto nº 4.073, de

3 de janeiro de 2002, que regulamenta a gestão de documentos para a Administra-

ção Pública Federal.

32

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), criado pela Lei nº 8.159, de

1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados e

exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à proteção especial

aos documentos de arquivo. É um órgão vinculado ao Arquivo Nacional.

3.3 Arquivos e Igreja

A atividade de arquivar documentos está presente desde os primórdios da

Igreja. Os primeiros concílios provinciais e sínodos diocesanos a prescreverem in-

ventários dos bens eclesiásticos datam do século XIV. Leis gerais sobre arquivos

eclesiásticos começaram com o Concílio de Trento (1545-1563). Dele vieram as

normas para os registros de batismos e casamentos.

As primeiras determinações do século XVI sobre arquivos junto às igrejas

eram normas particulares, como as da Arquidiocese de Milão, disciplinando a con-

servação e instituindo a prática de cópias para arquivamento tanto na paróquia como

na diocese.

O papa Bento XIII, em 1727, publicou a constituição "Maxima Vigilantia", tra-

tado de arquivística que fundamentou a legislação eclesiástica atual sobre o assun-

to, contida no Código de Direito Canônico. Este, desde 1917, apresentou normas ge-

rais para criação, construção, conservação e acesso aos arquivos. Nesta matéria, o

novo código, de 1983, pouco alterou os dispositivos do anterior.

A elaboração dos documentos eclesiásticos no Brasil, em algumas dioceses,

esteve ligada ao regime do Padroado. Por ele, os monarcas dispunham do direito de

administrar assuntos religiosos, subordinando as necessidades da Igreja aos inte-

resses da Coroa.

Pelo Decreto 119A, de 7 de janeiro de 1890, o governo republicano brasileiro

extinguiu o Padroado e separou a Igreja do Estado.

33

Os arquivos eclesiásticos no Brasil são os que reúnem a documentação pro-

duzida pelas instituições da Igreja Católica no Brasil: dioceses, cabidos, ordens reli-

giosas, irmandades e associações católicas diversas, incluindo mais recentemente a

Conferência Nacional dos Bispos do Brasil (CNBB) e a Conferência dos Religiosos

do Brasil (CRB), com os seus regionais e organismos. Outras igrejas também têm

seus arquivos particulares, com registros de membros, atividades missionárias e

administrativas.

O maior volume de documentos conservados pela Igreja no Brasil é constituí-

do pelos registros paroquiais ou assentamentos de batizados, casamentos, óbitos,

crismas e tombos. São os únicos registros de pessoas até a segunda metade do sé-

culo XIX.

Os registros paroquiais, que atestam a celebração dos sacramentos e anotam os defuntos, juntamente com os fascículos curiais, que re-ferem as ordenações sagradas, deixam entrever a história da santifi-cação do povo cristão nas suas dinâmicas institucionais e sociais. As anotações relativas às profissões religiosas permitem colher o de-senvolvimento dos movimentos espirituais nas formas históricas, nas quais se expressa a sequela Christi. Também os relatórios relativos à administração dos bens eclesiásticos refletem o empenho das pes-soas e a atividade econômica das instituições, constituindo uma im-portante fonte documental. (PONTIFÍCIA COMISSÃO PARA OS BENS CULTURAIS DA IGREJA, 1997, p. 4)

Os arquivos eclesiásticos, diferente das bibliotecas, recolhem quase sempre

documentos únicos no seu gênero, que constituem as fontes principais da pesquisa

histórica através dos registros diretos dos eventos e os atos das pessoas. A sua

perda ou a sua destruição, invalidando a investigação objetiva sobre os fatos e im-

pedindo a aquisição das experiências precedentes, compromete a transmissão dos

valores culturais e religiosos (BELLOTTO, 2007).

A documentação contida nos arquivos é um patrimônio que deve ser conser-

vado para ser transmitido e utilizado. A sua consulta, com efeito, permite a recons-

trução histórica de uma determinada Igreja particular e da sociedade a ela contex-

tualizada. Nesse sentido, os escritos da memória são um bem cultural vivo.

34

Os arquivos são (...) um bem cultural de grande importância, cuja pe-culiaridade está em registrar o percurso feito ao longo dos séculos pela Igreja em cada uma das realidades que a compõem. Enquanto lugares da memória, devem recolher sistematicamente todos os da-dos com que é escrita a articulada história da comunidade eclesial, para oferecer a possibilidade de uma conveniente avaliação daquilo que se fez, dos resultados obtidos, das omissões e dos erros. (PON-TIFÍCIA COMISSÃO PARA OS BENS CULTURAIS DA IGREJA, 1997, p. 2)

O atual Código de Direito Canônico (1983), tal como o seu precedente de

1917, dá orientações para conservação e valorização das fontes arquivísticas:

O Bispo diocesano cuide que os atos e documentos dos arquivos, também das igrejas catedrais, colegiadas, paroquiais e outras exis-tentes em seu território, sejam diligentemente conservados e se fa-çam inventários ou catálogos, em duas cópias, uma das quais se conserve no respectivo arquivo e a outra no arquivo diocesano. Cui-de também o Bispo diocesano que haja na diocese o arquivo históri-co, e que os documentos que têm valor histórico sejam diligente-mente guardados e ordenados sistematicamente. (CÓDIGO DE DI-REITO CANÔNICO, art. 491 § 1 e 2, 1983)

O próprio Bispo diocesano, conforme o cânon 491 § 3, deve, além disso, pro-

ver esse arquivo de um regulamento que lhe permita o funcionamento correto em

relação à sua finalidade específica.

A inventariação do acervo do arquivo diocesano é fundamental para a consul-

ta do patrimônio arquivístico, como aliás dispõem os cânones 486 § 3 e 491 § 1

(CÓDIGO DE DIREITO CANÔNICO, 1983). Ele tornará possível a produção de ou-

tros instrumentos úteis à consulta, tais como catálogos, resumos e índices.

Os arquivos, enquanto bens culturais, são oferecidos antes de mais ao usufruto da comunidade que os produziu, mas com o passar do tempo assumem uma destinação universal, tornando-se patrimônio da humanidade inteira. Com efeito, o material depositado não pode ser impedido àqueles que podem tirar proveito dele, a fim de conhe-cer a história do povo cristão, as suas vicissitudes religiosas, civis, culturais e sociais. (PONTIFÍCIA COMISSÃO PARA OS BENS CUL-TURAIS DA IGREJA, 1997, p. 9)

A preocupação da Igreja e os objetivos desta pesquisa têm o mesmo escopo,

isto é, conservar este valioso patrimônio, a fim de permitir acesso e consulta a essa

herança cultural.

35

3.4 A Diocese de Tianguá

A Diocese de Tianguá foi criada pela Bula “Qui Sumopere” de 13 de março de

1971, pelo Papa Paulo VI. Seu território foi desmembrado da Diocese de Sobral,

tendo sido erigida canonicamente a 22 de agosto de 1971, ficando sufragânea da

Arquidiocese de Fortaleza e componente do Regional Nordeste I da Conferência

Nacional dos Bispos do Brasil.

O primeiro bispo diocesano foi Dom Frei Timóteo Francisco Nemésio Pereira

Cordeiro, OFM Cap., que tomou posse no dia 22 de agosto de 1971. Depois de 19

anos de estruturação e formação da diocese, Dom Timóteo faleceu, em 20 de março

de 1990.

No mesmo ano da morte do primeiro bispo diocesano de Tianguá, é nomeado

um administrador diocesano, Mons. Tibúrcio Gonçalves de Paula, para dar continui-

dade aos trabalhos iniciados e preparar a chegada do novo prelado.

Dom Frei Francisco Javier Hernández Arnedo, OAR, foi o segundo e atual

bispo diocesano. Nomeado pelo Papa João Paulo II, no dia 06 de março de 1991,

Tomou posse em Tianguá no dia 24 de junho de 1991.

3.4.1 Características da diocese

A Diocese de Tianguá foi criada juntamente com as dioceses de Itapipoca e

Quixadá, também no estado do Ceará. Geograficamente, está situada na zona norte

do estado, ocupando um território de 8.821,5 Km2, com uma população estimada em

440.473 habitantes (IBGE, 2007).

A sede da diocese, Tianguá, fica a 315 Km da capital do estado, Fortaleza.

Apesar de ser um território pequeno, para os cânones das circunscrições eclesiásti-

cas do Brasil, não deixa de apresentar certa dificuldade de comunicação, por estar

composta de duas realidades bem diferenciadas e mal comunicadas entre si: a regi-

ão do litoral e do sertão, zona baixa e quente, e a região da Ibiapaba, denominada

de ‘Serra Grande’, um planalto com média de 640 a 1050 metros de altitude em re-

36

lação ao nível do mar. Politicamente, a diocese engloba 13 municípios: Camocim,

Granja, Barroquinha e Chaval, Viçosa do Ceará, Tianguá, Ubajara, Ibiapina, São

Benedito, Carnaubal, Guaraciaba do Norte, Croatá e Graça.

Economicamente é uma região primária, com atividades de agricultura, pesca

e extrativismo. A região da Ibiapaba possui uma estreita faixa úmida. É favorável ao

cultivo de frutas, verduras, cana de açúcar e, hoje, rosas para a exportação. O res-

tante do território oferece possibilidades para os cultivos tradicionais de mandioca,

milho, feijão, arroz e produtos da chamada agricultura de subsistência.

O fraco setor industrial é composto por fabricação de roupas, calçados, produ-

tos manufaturados de couro e fibras, doces, conservas e pequenos engenhos, que

fabricam aguardentes e rapaduras. Nas cidades, a maioria dos postos de trabalhos

depende das prefeituras e do comércio varejista.

Eclesiasticamente, a Diocese de Tianguá é composta por 14 Paróquias e 10

Áreas Missionárias. Os trabalhos pastorais são orientados por 29 sacerdotes, auxili-

ados por um significativo número de religiosos e leigos na co-responsabilidade pela

missão evangelizadora. Para melhor administrar o atendimento aos fiéis, a diocese

investe na descentralização de comunidades e serviços, tendo dividido o território

em três grandes regiões pastorais e as paróquias em setores.

3.5 O Arquivo Diocesano de Tianguá

A data de criação do arquivo diocesano coincide com a data da ereção canô-

nica da diocese de Tianguá, ou seja, 22 de agosto de 1971. O arquivo está localiza-

do na Cúria diocesana, em uma sala de 2,60 m por 5,20 m, perfazendo uma área de

13,52 m2 (cf. figura 01).

37

Figura 01 – Sala do Arquivo Diocesano de Tianguá

Fonte: Célio Santiago

No arquivo, encontram-se 412 livros de registros de batismo, casamentos,

óbitos, crismas, tombo e outros. O mais antigo é o livro de batismo, que data do ano

de 1766. Na mesma, sala estão conservados, em caixas de plásticos, os documen-

tos referentes à administração e às pastorais da diocese.

Os livros e caixas estão conservados em prateleiras de ferro. Na sala não há

nenhum controle de temperatura ou de insetos. Apesar de ter uma mesa dentro do

arquivo, esta não é para uso de pesquisadores. A entrada, como consta no cânone

487 §1 do Código de Direito Canônico, é exclusiva ao bispo e ao chanceler diocesa-

no.

Os armários de ferro têm as dimensões 0,90 x 2,5m, cada um com 6 pratelei-

ras colocadas a uma distância de 0,35m uma da outra. A última prateleira está so-

mente a 7 cm do chão. A figura 02 mostra a disposição atual dos livros no Arquivo

Diocesano de Tianguá. As letras A, P e L indicam armário, prateleira e livros, respec-

tivamente.

38

Figura 02 – Organização dos livros nos armários e prateleiras


Os pesquisadores e estudantes que procuram fazer consultas sobre os regis-

tros, depois de preencherem uma ficha, recebem o livro original e ficam numa sala

da cúria reservada para reuniões. Muitas vezes o trabalho de pesquisa tem que ser

suspenso, porque a sala é utilizada pelo bispo, os padres e os funcionários.

Um catálogo, elaborado em 2006 pela chancelaria, contém a relação dos li-

vros das paróquias. Este documento está desatualizado, e se constatou que novos

livros foram introduzidos no arquivo sem serem catalogados. Esta ferramenta é a

única que serve como orientação para consulta e pesquisa.

3.6 Fragmentos do Conteúdo dos Livros de Óbitos

Os livros do Arquivo Diocesano de Tianguá contêm registros interessantes

para vários tipos de pesquisas, como citado. Quando o módulo de inserção de regis-

tro for desenvolvido e incluído no SIGAE, ter-se-á um valioso conjunto de dados e

informações, que poderão ser consultados e explorados para se chegar ao conhe-

cimento ou à comprovação de proposições, hipóteses e teses. Neste momento, o

SIGAE estará completo, contribuindo para o fim a que se propôs: democratização e

disseminação do conhecimento.

39

A seguir, transcrevem-se alguns registros retirados dos livros de óbitos que

foram digitalizados. A transcrição, tal qual está no livro, foi feita já utilizando o SIGAE

ADT para abrir os livros digitais.

a) Livro de óbitos – folha 13, registro nº 7, 1886, de Viçosa do Ceará.

Aos dois de fevereiro de mil oitosentos oitenta e seis nesta fregezi de Nossa Senho-

ra d’Assumpção da Viçoza faliçeo de veruga no rosto encaza de sua rezidencia adul-

ta Raimunda Maria do Espirito Santo com idade (secenta anos) viuva por falicimento

de Antonio Thomais de Araujo e no dia seguinte sipultou-se envolta em branco neste

simiterio publico de São Miguel desta cidade.

???

b) Livro de óbitos – folha 19, registro nº 11, 1887, de Viçosa do Ceará.

Aos três de maio de mil oito centos e oitenta e sete nesta freguezia de Nossa Semjo-

ra de Assumpção faliceu de (parto) em sua caza adulta Maria Marcolina cazada que

era com José Alves da Silva livre brazileira serviço domestico com idade (trinta e um

annos) no dia seguinte sepultou se em habito ??? branco neste simiterio publico de

São Miguel desta cidade fiz este lançamento que assigno.

???

c) Livro de óbitos – folha 2, registro nº 11, 1883, de Camocim.

João Marques Vianna, pardo, casado com Veneranda Maria da Conceição, natural

da parochia de Granja, faleceu nesta villa, na idade de sessenta annos, aos trinta

dias do mez de Abril de mil , oito centos e oitenta e três, e foi no dia seguinte sepul-

tado no cemitério publico desta mesma villa. Tinha recebido de mim, aos vinte e cin-

co do mesmo mez e anno, o sacramento da Penitencia e ??? dias depois, da Extre-

ma-Unção. E para constar lavrei este assento, que assigno. ??? Parocho Leandro

Teixeira Pequeno.

40

d) Livro de óbitos – folha 16, registro nº 8, 1885, de Camocim.

Henrique de Salles Souza, casado que foi com Izabel Francisca Rodrigues, com trin-

ta e cinco annos de idade, faleceu n´esta villa aos quatorse de maio de mil oitocen-

tos e oitenta e cinco, e foi sepultado no dia seguinte, tendo sido encommendado.

Para constar fis este termo que assigno

Vigro Francisco Ignácio Costa Mendes

e) Livro de óbitos – folha 11, 1875, de São Benedito.

Aos quatorze de junho de mil oitocentos e setenta e cinco faleceu de sarampo o a-

dulto João Ferreira da Silva Índio de idade de vinte e cinco annos cazado que era

com Maria Francisca de Lima e no dia seguinte foi sepultado no semiterio publico de

São Pedro de habito branco ??? que para constar mandei fazer este assento em

que ??? assigno.

Vigário Encommendado João Rodrigues Alves de Mendonça

Percebe-se que as transcrições acima contêm informações linguísticas, histó-

ricas, sociológicas, genealógicas, entre outras. Nesses fragmentos, além de citar

nomes de pessoas, registro importante para comprovação e emissão de documen-

tos, também há citações da causa do óbito, informação relevante para a área de sa-

úde e saneamento, e identificação da idade e raça. Outra fonte importante de infor-

mação é a forma da escrita utilizada pelos padres que fizeram os registros. Nesse

caso, pode-se desenvolver, por exemplo, uma pesquisa para demonstrar a formação

desses clérigos à época.

3.7 Conceituação de Gestão Arquivística

Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de uma

instituição, independente do suporte em que se apresentam, registram suas políti-

cas, funções, procedimentos e decisões. Nesse sentido, constituem-se em docu-

mentos arquivísticos.

Os documentos arquivísticos outorgam às instituições a capacidade de

41

• executar suas atividades de forma transparente, possibilitando a administra-

ção e o controle social das informações;

• apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de

decisão;

• possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;

• fornecer evidência em caso de litígios;

• proteger os interesses da instituição e os direitos dos funcionários e dos usuá-

rios ou clientes;

• assegurar e documentar pesquisa, desenvolvimento, inovação e pesquisa

histórica;

• manter a memória corporativa e coletiva.

Para conferir essa capacidade, os documentos arquivísticos precisam ser

confiáveis, autênticos, acessíveis, compreensíveis e preservados, o que só é possí-

vel por meio da implantação de um Sistema de Informação para gestão arquivística

de documentos.

A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional

de Arquivos define gestão arquivística de documentos como

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à pro-dução, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos ar-quivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua elimina-ção ou recolhimento para guarda permanente. (CONARQ, 2006a, p. 16).

No conceito de gestão arquivística de documentos, conforme Bellotto (2007),

está a teoria das três idades. Segundo essa teoria, os documentos passam por três

etapas.

A primeira idade é a dos arquivos correntes. Neles ficam os documentos du-

rante seu uso funcional, administrativo e jurídico. A permanência, geralmente de um

a dois anos, dos documentos nesse tipo de arquivo depende de seu tipo ou função.

Do arquivo corrente, os documentos podem passar para um arquivo central da res-

pectiva instituição geradora, onde permanecerão de cinco a dez anos.

42

Na segunda idade, os documentos que ultrapassaram seu prazo de validade

jurídica e administrativa, mas que ainda são utilizados pela instituição, ficam no ar-

quivo intermediário. Nesse arquivo, permanecem pelo prazo aproximado de 20 anos.

É nessa fase que os documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, que

determinam seus prazos de vigência e de vida, segundo as respectivas tipologia e

função.

A terceira idade equivale aos documentos com 25 ou 30 anos, contados a

partir da data de produção. Todos esses documentos ficam em local definitivo, o

chamado arquivo permanente. É nessa fase que se inicia o uso científico, social e

cultural dos documentos.

A frequência de uso dos documentos por quem os produz e a identificação

dos valores primário e secundário definem a passagem dos documentos de uma

idade para outra.

O valor primário é atribuído aos documentos considerando a sua utilidade

administrativa imediata, isto é, as razões pelas quais esses documentos foram cria-

dos. O valor secundário refere-se ao valor atribuído aos documentos em função da

sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produ-

zidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas e pesquisas acadêmi-

cas (BELLOTTO, 2007).

No caso dos livros de registros de uma paróquia, ao serem finalizados, são

destinados, imediatamente, a um local definitivo, isto é, ao arquivo permanente. O

procedimento adotado, normalmente, é enviar uma cópia do livro, que também é ori-

ginal e manuscrita, para o arquivo diocesano.

3.8 O Documento Digital

No final do século XX, a necessidade da implantação de programas de gestão

arquivística de documentos foi reforçada pela produção crescente de documentos

arquivísticos exclusivamente em formato digital: textos, mensagens de correio ele-

43

trônico, bases de dados, planilhas, imagens, gravações sonoras, material gráfico e

páginas da Web.

Um documento arquivístico digital é codificado em dígitos binários, produzido,

tramitado e armazenado por sistema computacional.

O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua

autenticidade, uma vez que é suscetível à degradação física dos seus suportes, à

obsolescência tecnológica de hardware, software e de formatos. Ainda podem sofrer

intervenções não autorizadas, que, muitas vezes, proporcionam adulteração e des-

truição. Somente com procedimentos de gestão arquivística é possível assegurar a

autenticidade dos documentos arquivísticos digitais.

O Conselho Nacional de Arquivos (2006a) apresenta um conjunto de caracte-

rísticas e exigências a serem cumpridas pelo Sistema de Informação de gestão ar-

quivística que uma instituição deve seguir, válidas tanto para documentos conven-

cionais como para digitais:

a) Organicidade : Esta característica é evidenciada pelas relações que o documento

mantém com os demais documentos do órgão ou entidade e que refletem suas fun-

ções e atividades. Os documentos arquivísticos estão ligados uns aos outros por um

elo que se materializa no plano de classificação, o qual os contextualiza no conjunto

a que pertencem.

b) Unicidade : O documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual

pertence; podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada

cópia é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações com os demais do-

cumentos do grupo é sempre único. Esta característica exige que o programa de

gestão arquivística identifique cada documento, sem perder de vista o conjunto de

relações que o envolve.

c) Confiabilidade : Essa característica está relacionada ao momento em que o do-

cumento é produzido e à veracidade do seu conteúdo. O software, para garantir a

confiabilidade, deve assegurar que os documentos arquivísticos sejam produzidos

44

no momento em que ocorre a ação, ou imediatamente após, por pessoas diretamen-

te envolvidas na condução das atividades e devidamente autorizadas;

d) Autenticidade : Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma

forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que

tinha no momento de sua produção. A autenticidade está ligada à transmissão do

documento e à sua preservação e custódia. Esta característica exige que o progra-

ma de gestão arquivística garanta sua identidade e integridade. Para tanto deve im-

plementar e documentar políticas e procedimentos que controlem a transmissão, a

manutenção, a avaliação, a destinação e a preservação dos documentos, garantindo

que eles estejam protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e oculta-

ção indevidos.

e) Acessibilidade : Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser lo-

calizado, recuperado, apresentado e interpretado. Esta característica exige que o

programa de gestão arquivística garanta a transmissão de documentos para outros

sistemas sem perda de informação e de funcionalidade. O sistema deve ser capaz

de recuperar qualquer documento, em qualquer tempo, e de apresentá-lo com a

mesma forma que tinha no momento da sua criação.

3.9 Relação entre a Tecnologia e a Preservação Digi tal

A Informática e seu desenvolvimento trouxeram muitos benefícios para a área

de digitalização de documentos: houve o barateamento dos equipamentos, tornan-

do-os populares. Esta popularização propiciou a democratização e o acesso a um

número muito maior de informações. Um exemplo é a grande rede, a Internet, na

qual as informações perderam a limitação de espaço e tempo. Há ainda as metodo-

logias que os trabalhos científicos começam a apresentar através de projetos, como

este, aqui descrito.

Pode-se observar, também, que este avanço da tecnologia tem proporcionado

melhor realização dos serviços a serem desenvolvidos, quer na área de preserva-

ção, quer na conservação ou na disponibilização das fontes.

45

Com os dispositivos de captura, como câmeras digitais, filmadoras, celulares

e scanners, a Informática se tornou uma poderosa ferramenta para preservação e

transmissão de informações. O seu uso, aliado a softwares de tratamento de ima-

gens e bancos de dados, permite que documentos, livros, filmes, fotos e qualquer

conteúdo, em formato e mídia tradicionais, sejam rapidamente digitalizados.

Segundo Bellotto (2007, p. 47),

A Informática, entendida como “técnica que permite a produção e o tratamento acelerado da informação por meio de operações eletrôni-cas e mecânicas”, tem hoje nos arquivo marcada presença. As tec-nologias aumentaram muito a capacidade da sociedade de gerar, re-unir, recuperar, examinar e utilizar dados com objetivos os mais vari-ados, apresentando ainda vantagem de possibilitar o acesso à infor-mação a distância e de nos ajudar a eliminar dados/informações re-dundantes, supérfluas e irrelevantes

Muitos museus, arquivos e bibliotecas oferecem acesso ao seu acervo digita-

lizado através de terminais de computadores ou via Internet. Esta decisão permitiu a

preservação de documentos antigos e raros, além de garantir acesso, consulta e es-

tudos das informações contidas neles.

Todo estudo referente à preservação de livros antigos, como o do objeto des-

te trabalho, usava a microfilmagem como processo principal. Muitos autores que es-

crevem sobre arquivística têm suas críticas quando o assunto é disponibilizar grande

quantidade de informação através de um procedimento tão caro. De fato, a microfil-

magem é um processo muito oneroso para a instituição que se propõe a digitalizar

seu acervo e ainda dificulta a acessibilidade para pesquisadores de diversas partes

do mundo.

Não se pode deixar de reconhecer que a Informática rompeu com os esque-

mas tradicionais relacionados com a informação e com o documento, como resulta-

do dos avanços obtidos na área das comunicações, da utilização de novos equipa-

mentos e materiais distintos dos convencionais.

Nesse sentido, Paes (2005, p. 33) assim se expressa:

46

Entre as mais recentes tecnologias produzidas no mundo encantado da informática podemos mencionar: o tratamento digital de imagens, seu armazenamento em disco óptico, que possibilita não só sua rápi-da recuperação, como sua visualização em vídeo ou ainda sua im-pressão em papel, muitas vezes com qualidade superior aos origi-nais.

Atualmente, qualquer acervo pode ser catalogado através de bancos de da-

dos, o que facilita a consulta pelos interessados. Segundo Pena e Silva (2008), este

é um grande avanço na tentativa de quebrar as barreiras entre o pesquisador e o

material o qual ele precisa pesquisar. A consulta on-line já é uma realidade.

3.10 Processos de um Sistema para Gestão Arquivísti ca

3.10.1 Captura

A captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivís-

tica, quando passa a seguir as rotinas de arquivamento. Ao ser capturado, o docu-

mento tanto poderá ser incluído num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado,

como ser imediatamente arquivado em uma pasta ou caixa, no caso de documentos

em papel, ou diretório, no caso de documentos digitais.

Em um SIGAE, o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do

sistema e então capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser

produzido fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.

Além de código de classificação, descritores, número de protocolo e número

de registro, a captura pode prever a introdução de metadados, tais como data e hora

da criação, da transmissão e do recebimento do documento; e nome do autor, da

origem, do digitador e do destinatário, entre outros. Esses metadados podem ser re-

gistrados em vários níveis de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos

procedimentos da instituição e do seu contexto jurídico-administrativo.

Os metadados são essenciais para identificar o documento arquivístico de um

modo inequívoco e mostrar sua relação com os outros documentos.

47

Durante a captura, o documento arquivístico é incorporado no SIGAE por

meio das seguintes ações: registro, classificação, indexação e atribuição de restrição

de acesso e arquivamento.

3.10.2 Registro

O registro consiste em inserir a captura do documento arquivístico no SIGAE

por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. A

descrição informativa é a atribuição de metadados.

O objetivo da ação de registro é demonstrar que o documento foi produzido

ou recebido e capturado pelo sistema de gestão arquivística e facilitar sua recupera-

ção.

O CONARQ (2006a) sugere que o registro tenha os seguintes metadados

obrigatórios:

• número identificador atribuído pelo sistema;

• data e hora do registro;

• título ou descrição abreviada: palavra, frase ou grupo de caracteres que no-

meia um documento arquivístico;

• produtor: nome da pessoa física ou jurídica responsável pela criação do do-

cumento arquivístico;

• autor: nome da pessoa física, autoridade e capacidade para emitir o docu-

mento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido;

• redator: nome da pessoa física responsável pela redação do documento;

• origem: identificação da pessoa física ou jurídica designada no endereço ele-

trônico ou login no qual o documento é gerado ou enviado.

O registro poderá, ainda, segundo o CONARQ (2006a), incluir informações

detalhadas sobre o documento e sobre outros documentos a ele relacionados, tais

como

• data de produção;

48

• data e hora da transmissão e recebimento;

• destinatário: organização ou pessoa para quem o documento foi dirigido;

• espécie documental: divisão de gênero documental que reúne tipos documen-

tais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, de-

creto, memorando, ofício, planta, relatório;

• classificação de acordo com o código de classificação;

• associações a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato

de registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situa-

ção;

• formato, software e versão sob a qual o documento foi produzido ou no qual

foi capturado;

• máscaras de formatação necessárias para apresentar o documento;

• restrição de acesso;

• descritor: palavra ou grupo de palavras que, em indexação e tesauro, designa

um conceito ou um assunto preciso, excluindo outros sentidos e significados;

• documentos anexos.

3.10.3 Classificação

A classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos do-

cumentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa

classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pela instituição

geradora, que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código aos documentos.

A classificação determina o agrupamento de documentos em unidades meno-

res e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo da institui-

ção. Define, também, a organização física dos documentos, constituindo-se em refe-

rencial básico para sua recuperação.

A classificação tem como objetivos

• estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos;

• assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao

longo do tempo;

49

• auxiliar a recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a

uma determinada função ou atividade;

• possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os docu-

mentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.

3.10.4 Indexação

A indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando

vocabulário controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classifi-

cação.

A seleção dos termos para indexação normalmente é feita com base em

• tipologia documental: divisão de espécie documental que reúne documentos

por suas características comuns, no que diz respeito à fórmula diplomática,

natureza de conteúdo ou técnica do registro;

• título ou cabeçalho do documento;

• assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que represen-

tem corretamente o conteúdo do documento;

• datas associadas com as transações registradas no documento;

• documentação anexada.

O objetivo da indexação é ampliar as possibilidades de busca e facilitar a re-

cuperação dos documentos, podendo ser feita de forma manual ou automática.

3.10.5 Atribuição de restrição de acesso

A atribuição de restrições deve ser feita no momento da captura, com base no

esquema de classificação de segurança e sigilo que deve ser elaborado pela institui-

ção, órgão ou entidade. Envolve os seguintes passos:

• identificar a ação ou a atividade que o documento registra;

• verificar a precaução de segurança e o grau de sigilo;

• atribuir o grau de sigilo e as restrições de acesso ao documento;

• registrar o grau de sigilo e as restrições de acesso no SIGAE.

50

3.10.6 Arquivamento

Arquivar é a técnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamen-

te classificados de acordo com o plano de classificação, todos os documentos de

uma instituição, utilizando métodos adequados, de tal forma que fiquem protegidos e

sejam facilmente localizados e manuseados.

No sistema de gestão arquivística de documentos em papel, o documento é

arquivado quando colocado, juntamente com outros a ele relacionados, numa pasta

ou arquivo que contém um título, ordenados conforme critérios previamente estipu-

lados. É assim que os livros de registros de uma diocese ficam armazenados em ar-

quivo.

Esse agrupamento conecta o documento aos demais documentos sobre o

mesmo assunto, função ou atividade.

Um sistema de gestão arquivística de documentos em papel deverá controlar

os títulos das pastas. Colocar um documento em uma pasta é um processo consci-

ente de determinar a classificação daquele documento e arquivá-lo.

Os documentos arquivados na pasta podem ser datados e numerados se-

quencialmente como medida de segurança. As condições de acesso e a destinação

podem ser controladas por mecanismos pré-definidos.

Um sistema de gestão arquivística de documentos digitais deverá também

controlar os títulos das pastas ou diretórios em que os documentos foram armaze-

nados, procurando fazer as conexões existentes entre os vários objetos digitais a

partir de uma codificação identificadora única. Os documentos digitais arquivados

em repositórios organizados podem ser datados e numerados sequencialmente co-

mo medida de segurança. As condições de acesso e a destinação também podem

ser controladas por mecanismos pré-definidos.

A operação de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arqui-

vamento dos documentos convencionais porque nestes o arquivamento é ao mesmo

tempo uma operação lógica e física. No documento digital, como é constituído por

um objeto físico (suporte), lógico (software e formato) e conceitual (apresentação), a

51

operação de arquivar significa armazenar o objeto digital, mantendo a sua identifica-

ção única.

3.11 Pesquisa, Localização e Apresentação dos Docum entos

Um SIGAE deve ter recursos de recuperação e acesso aos documentos e às

informações neles contidas. A recuperação inclui a pesquisa, a localização e a apre-

sentação dos documentos. A apresentação dos documentos consiste em exibi-los

por meio de um ou mais dispositivos de apresentação, tais como monitor de vídeo,

impressora e caixa de som, entre outros.

No âmbito de um sistema convencional de gestão arquivística de documen-

tos, a pesquisa é feita por meio de instrumentos de busca, tais como guias, inventá-

rios, catálogos, repertórios e índices. Em um SIGAE, a pesquisa deve ser feita por

meio de parâmetros pré-definidos, selecionados dentre as informações coletadas no

momento do registro do documento e dentre os metadados a ele associados.

Todos os recursos de pesquisa, localização e apresentação de documentos

têm que ser submetidos a controles de acesso e segurança.

3.12 Processos de Segurança

Os controles de acesso e os procedimentos de segurança devem garantir a

integridade dos documentos no SIGAE. Dentre esses procedimentos, pode-se des-

tacar o uso de controles técnicos e programáticos, diferenciando tipos de documen-

tos, perfis de usuários e característica de acesso aos dados, auditoria e cópias de

segurança.

Também devem ser levados em conta exigências e procedimentos de segu-

rança da infra-estrutura das instalações.

52

3.12.1 Controle de acesso

O Sistema de Gestão para Arquivos Eclesiásticos precisa limitar ou autorizar

o acesso a documentos, por usuário ou grupos de usuários. O controle de acesso

deve garantir, no mínimo, as seguintes funções:

• restrição de acesso aos documentos;

• exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos metadados somente

aos usuários autorizados;

• uso e intervenção nos documentos somente pelos usuários autorizados.

O monitoramento e o mapeamento das permissões de acesso são um pro-

cesso contínuo. O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo sis-

tema nos seus respectivos metadados. A gestão desse uso inclui

• identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é, o que ele pode

acessar;

• registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos dos documentos

(visualização, impressão, transmissão e cópia para a área de transferência),

com identificação de usuário, data, hora e, se possível, a estação de trabalho;

• revisão periódica das classificações de acesso para garantir sua atualização.

3.12.2 Auditoria

A auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o rastrea-

mento de intervenções ou tentativas de intervenções feitas no documento arquivísti-

co digital no SIGAE. Ela deve registrar o movimento e o uso dos documentos arqui-

vísticos (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento,

recuperação da informação, acesso e uso, entre outros), informando operador, data,

hora e ações tomadas.

O processo de auditoria tem o objetivo de fornecer informações sobre o cum-

primento de políticas e regras da gestão arquivística da instituição e serve para

53

• identificar os autores de cada operação sofrida pelos documentos;

• prevenir a perda de documentos;

• monitorar todas as operações realizadas no SIGAE;

• garantir a segurança e a integridade do SIGAE.

3.12.3 Cópias de segurança

O SIGAE deve ter controles para proporcionar a segurança dos documentos e

dos seus metadados. Deve também poder recuperá-los rapidamente, em caso de

perda devido a sinistros, falhas no sistema, contingência, quebra de segurança ou

degradação do suporte. Esses mecanismos devem seguir a política de segurança da

instituição.

O processo de cópias de segurança, ou backups, consiste na realização de

cópias periódicas das informações com o propósito de restauração posterior delas,

em caso de perda por falhas de software, hardware ou mesmo acidente. O processo

reverso ao backup é o de restauração, que consiste em recuperar as informações

para o ambiente de produção do SIGAE em um estado consistente.

No capítulo seguinte será aprofundado o tema sobre bancos de dados para a

gestão de arquivos eclesiásticos. São apresentados alguns softwares livres voltados

para a arquivística.

54

4. BANCO DE DADOS PARA GESTÃO DE ARQUIVO ECLESIÁSTI CO

Este capítulo aborda os bancos de dados voltados para arquivos eclesiásti-

cos; inicia com um histórico, define metadados e softwares livres; e expõe a análise

de seis softwares livres específicos para arquivo.

Existe uma grande necessidade de se realizar o armazenamento de informa-

ções que não se encontram isoladas umas das outras. Além de uma forma adequa-

da para definir o armazenamento destas informações, os usuários precisam realizar

operações sobre esses dados, tais como adicionar novos dados, recuperar um de-

terminado dado, atualizar ou modificar a estrutura dos dados e eliminar informações

desnecessárias.

Uma solução para este problema foi apresentada com o advento da tecnolo-

gia em Bancos de Dados (BD). Uma definição mais precisa de banco de dados não

existe formalmente, contudo pode-se dizer que

a) um Banco de Dados é uma coleção lógica de dados com relações significativas.

Isto quer dizer que um conjunto aleatório de dados não pode ser considerado um

banco de dados;

b) um Banco de Dados é projetado, construído e composto por um conjunto de da-

dos para um propósito específico.

Resumindo, “um BD representa uma fonte de onde informações são deriva-

das, possui um nível de interação com eventos que ocorrem no mundo real, e uma

audiência que está interessada em seu conteúdo” (CAMOLESI JR., 2003, p. 2).

55

4.1 Histórico dos Bancos de Dados

Muitas das tecnologias em bancos de dados surgiram na empresa IBM, nas

décadas de 1960 e 1970, através de pesquisas de funções de automação de escritó-

rio. Naquela época, as empresas descobriram que era uma atividade de muito custo

empregar um grande número de pessoas para fazer trabalhos como armazenar e

indexar arquivos. Isso deflagrou investimentos em pesquisas em busca de soluções

eficientes e de menores custos.

As pesquisas realizadas durante aquele período desenvolveram e apresenta-

ram modelos hierárquicos de BD em rede e relacionais com a tecnologia ainda utili-

zada hoje.

Em 1970, a IBM publicou o primeiro artigo sobre bancos de dados relacionais.

Este artigo tratava sobre o uso de cálculo e álgebra relacional para permitir que usu-

ários não técnicos armazenassem e recuperassem grande quantidade de informa-

ções. A intenção era fazer o usuário ser capaz de acessar as informações através

de comandos, nos quais as informações estariam armazenadas em tabelas.

Nesse período, a IBM organizou um grupo de pesquisa conhecido como Sys-

tem R. O projeto do Sistema R era criar um banco de dados relacional o qual even-

tualmente se tornaria um produto. Os primeiros protótipos foram utilizados por mui-

tas organizações.

O Sistema R evoluiu para SQL/DS, o qual posteriormente tornou-se o DB2. A

linguagem criada pelo grupo do Sistema R foi a Structured Query Language4 (SQL).

Esta linguagem tornou-se um padrão na indústria para bancos de dados relacionais.

A IBM, apesar de ter inventado o conceito original e o padrão SQL, não pro-

duziu o primeiro sistema comercial de banco de dados. O feito foi realizado pela Ho-

neywell Information Systems Inc., cujo sistema foi lançado em junho de 1976, mas

foi de uso restrito.

4 Linguagem de consulta estruturada

56

Os primeiros sistemas de banco de dados construídos de uso amplo, basea-

dos nos padrões SQL, começaram a aparecer no início dos anos de 1980, na em-

presa Oracle através do Oracle 2 e depois com a própria IBM através do SQL/DS,

servindo como sistema e repositório de informações de outras empresas.

O padrão SQL passou da IBM para a ANSI (American National Standards Ins-

titute)5 e para a ISO, os quais formaram um grupo de trabalho para continuar o de-

senvolvimento. Esse desenvolvimento ainda acontece com as novas versões dos

padrões definidos.

Na década de 1980, tornou-se óbvio que existiam várias áreas em que ban-

cos de dados relacionais não eram aplicáveis, por causa dos tipos de dados envolvi-

dos. Essas áreas incluíam medicina, multimídia e física.

Este fato levou ao início de pesquisas em bancos de dados orientados a obje-

tos, nos quais os usuários poderiam definir os próprios métodos de acesso aos da-

dos e como estes seriam representados e acessados. Ao mesmo tempo, linguagens

de programação orientadas a objetos (Object Oriented Programming - POO), tais

como C++, começaram a surgir no mercado.

4.2 Os Metadados

Metadados são normalmente definidos como dados sobre os dados. Uma de-

finição mais exata é a que afirma que os metadados são uma abstração dos dados,

ou, ainda, dados de mais alto nível que descrevem dados de um nível inferior. Sem

metadados, os dados não têm significado.

Para evitar dados inconsistentes ou redundantes, um SIGAE deverá seguir

princípios de uma administração de dados efetiva. Os metadados constituem-se no

principal recurso para a administração de dados.

5 Instituto Nacional Americano para Padrões

57

Em um ambiente operacional, os metadados são especialmente valiosos para

os desenvolvedores de aplicação e os administradores do banco de dados. Os ban-

cos de dados operacionais são utilizados via aplicações, que já contêm as definições

de dados embutidas. Seus usuários simplesmente interagem com as telas do siste-

ma, sem precisar conhecer como os dados são mantidos pelo banco de dados.

De um modo geral, existem três camadas de metadados em um sistema de

banco de dados:

a) metadados operacionais (do nível das aplicações): definem a estrutura dos dados

mantidos pelos bancos operacionais;

b) metadados centrais: distinguem-se por serem orientados por assunto, definindo

como os dados transformados devem ser interpretados. Incluem definições de agre-

gados, de campos calculados e de visões sobre cruzamentos de assuntos;

c) metadados do nível do usuário: mapeiam os metadados do sistema de gerencia-

mento para conceitos que sejam familiares e adequados aos usuários finais.

A Resolução 24 do Conselho Nacional de Arquivos (2006b) estabelece diretri-

zes para transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para insti-

tuições arquivísticas públicas. Essa Resolução também indica alguns dos metada-

dos relacionados aos documentos arquivísticos digitais que costumam ser registra-

dos nos sistemas de gestão de documentos:

a) nome do autor;

b) nome do destinatário;

c) assunto;

d) data de produção;

e) data da transmissão;

f) data do recebimento;

g) data da captura ou arquivamento;

h) código de classificação;

i) indicação de anexo;

58

j) nome do setor responsável pela execução da ação contida no documento;

k) indicação de anotação;

l) registro das migrações e data em que ocorreram; e

m) restrição de acesso.

Existem também outras informações que têm a função de apoiar a autentici-

dade do documento:

a) indicação dos procedimentos de privilégios de acesso e uso;

b) indicação dos procedimentos para prevenir, descobrir e corrigir perdas ou adulte-

ração dos documentos;

c) indicação dos procedimentos de preservação com relação à deterioração da mídia

e obsolescência tecnológica;

d) indicação de normas e procedimentos que determinam a forma documental; e

e) indicação das normas e meios para autenticação de documentos utilizadas pelo

órgão ou entidade produtor ou acumulador.

4.3 Softwares Livres para a Gestão Arquivística

Em junho de 2009, apresentou-se um projeto ao CNPq6, concorrendo a um fi-

nanciamento para o desenvolvimento do projeto de digitalização do Arquivo Dioce-

sano de Tianguá. Ele não foi contemplado, mas para dar continuidade à pesquisa,

recorreu-se à oferta de softwares livres para a gestão arquivística.

O desenvolvimento de software livre está fundamentado nos princípios de

democratização da informação e compartilhamento do conhecimento; é um tipo de

solidariedade tecnológica da partilha fraterna do conhecimento; é desenvolvido e

disseminado de forma aberta, sem restrições de uso e modificação.

Há programas que são obtidos gratuitamente, mas o usuário não poderá mo-

dificá-lo nem redistribuí-lo por causa da lei de copyright, o que implica na impossibi-

lidade de customização. Outra situação é o usuário pagar uma taxa para receber

cópia do software livre ou obtê-la sem custo algum. 6 Edital MCT/CNPq N º 14/2009 – Universal

59

O que regulamenta, de forma decisiva tais questões, são as categori-as de licença do software livre e do software de código aberto (open source), tais como a GNU GPL – General Public License, a GNU LGPL – Lesser General Public License, a DFSG – Debian Free Soft-ware Guidelines, a BSD – Berkeley Software Distribution, entre várias outras. (SANTOS;TOUTAIN, 2007)

Outra característica do software livre é adotar padrões abertos de hardware,

software, protocolos de comunicação, formatos, linguagens etc., o que facilita a por-

tabilidade do produto e consequentemente sua distribuição.

A Organização das Nações Unidas para a Educação, Ciência e Cultura

(UNESCO), o Conselho Internacional de Arquivos (ICA) e, no Brasil, o CONARQ têm

documentos que orientam para a preservação do patrimônio arquivístico digital.

Nessas orientações, um dos principais requisitos para a utilização de sistemas ba-

seados em padrões e protocolos abertos está em consonância com os objetivos do

software livre e o de código aberto.

4.4 Softwares Livres para Arquivos

Em 2007, João Tiago Jesus Santos e Lídia Maria Batista Brandão Toutain pu-

blicaram um artigo na revista Informação & Informação, da Universidade Estadual de

Londrina /PR, que apresentava uma investigação de softwares livres para a gestão

arquivística de documentos. Santos e Toutain (2007) analisaram cinco softwares

livres sob a luz da teoria arquivística, considerando as características de tratamento

documental fundamentadas pela Arquivologia.

A pesquisa revelou, principalmente, iniciativas internacionais, pois a oferta de

projetos brasileiros nesta área e com uso de software livre é tímida, situação que

ainda continua.

Os cinco softwares livres analisados por Santos e Toutain (2007) foram

60

a) ArchivistaBox7: É um software livre voltado para a gestão de arquivos digitaliza-

dos, desde captura, armazenamento e preservação até recuperação de arquivos di-

gitais. Santos e Toutain (2007) chamam a atenção para a característica importante

deste software, que é a de trabalhar apenas com formatos de padrões abertos tais,

como o PDF8. Os padrões abertos, neste tipo de trabalho, são bastante importantes,

pois facilitam o acesso aos documentos durante longos períodos. Com relação aos

aspectos ergonômicos e gerenciais, Santos e Toutain afirmam que o programa é efi-

ciente e fácil de usar, por possuir interfaces gráficas intuitivas e simples. Os autores

observaram que o ArchivistaBox não tem uma estrutura de metadados arquivísticos

adequada na versão analisada na época. De uma forma geral, concluíram que o

programa é razoável naquilo que se propõe a executar, apesar de não possuir al-

guns requisitos arquivísticos fundamentais.

Figura 03 - Tela do site do software ArchivistaBox

Fonte: http://www.archivista.ch/de

b) KnowledgeTree9 :Este software possui seu banco de dados em ambiente MyS-

QL. Tem versões para Windows e Linux, freeBSD e Solaris. Santos e Toutain (2007)

consideraram esse software muito mais abrangente sob a ótica da gestão de docu-

mentos que o ArchivistaBox. A versão analisada pela dupla de pesquisadores foi a

3.4.5. Atualmente a versão disponível do KnowledgeTree é a 3.7. Na época, o pro-

7 http://www.archivista.ch/de/. Acesso em 05 jan 2010. 8 Portable Document Format 9 http://www.knowledgetree.com. Acesso em 06 jan de 2010.

61

grama foi considerado bem desenvolvido ergonomicamente e aceitável para as roti-

nas de gestão de documentos. Sob o ponto de vista arquivístico, o KnowledgeTree

tem funções de criação, indexação, armazenamento, resumos e recuperação de in-

formações, entre outras. Santos e Toutain chamam a atenção para o fato de o soft-

ware contemplar vários pontos relativos à tramitação de documentos, tais como me-

tadados, controle de versões dos documentos e funcionalidades que permitem iden-

tificar o contexto dos documentos e suas particularidades.

Figura. 04 - Tela do site do software KnowledgeTree

Fonte: http://www.knowledgetree.com

c) Maarch10: Este software francês open source faz o gerenciamento de documen-

tos de arquivo através de módulos de classificação, indexação e recuperação de re-

gistros. Santo e Toutain (2007) definiram que, do ponto de vista ergonômico, o pro-

grama é aceitável, embora a interface necessitasse de melhorias. Na questão arqui-

vística, os pesquisadores o consideraram incipiente. Apontaram várias falhas, tais

como inexistência de módulos para a integração das fases de gestão arquivística,

trâmite, seções de empréstimo e controle e descrição eficientes.

10 http://www.maarch.org/telecharger. Acesso em 07 jan de 2010.

62

Figura 05 - Tela do site do software Maarch

Fonte: http://www.maarch.org/telecharger

d) OWL11: É uma iniciativa norte-americana. Santos e Toutain (2007) o considera-

ram bem apresentável e elaborado. Os pesquisadores chamam atenção para as ca-

racterísticas de intuitividade do programa. Sobre a situação arquivística, perceberam

que o OWL realiza vários procedimentos de gerenciamento de arquivos. O software

é capaz de suportar planos de classificação mais estruturados, pois possui módulos

para o monitoramento de documentos e mecanismos desenvolvidos para a definição

de acesso especial a seções restritas. As funções de pesquisa, localização e apre-

sentação de registros são bem executadas, apesar de os módulos de pesquisa, na

versão 0.91, ainda não aceitarem o método booleano. Também possui lacunas no

processo arquivístico, tais como a impossibilidade de tratar sistematicamente a sele-

ção, a avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos, não completando to-

dos os estágios de gestão. Outro ponto negativo apontado se refere à inexistência

de implementação de critérios de descrição arquivística para a identificação do con-

texto de produção dos documentos.

11 http://owl.anytimecomm.com/download. Acesso em 07 jan de 2010.

63

Figura 06 - Tela do site do software OWL

Fonte: http://owl.anytimecomm.com/download

e) Openged12: Software francês que tem como objetivo principal o gerenciamento de

documentos eletrônicos. Lançado em 09 de dezembro de 2004, o software não foi

atualizado, e a versão atualmente disponível ainda é a 1.0. Santos e Toutain (2007)

afirmam que apesar de ser muito semelhante com o software Maarch, o Openged

leva vantagem na interface e nas funcionalidades de administração dos documentos.

Figura 07 - Tela do site do software Openged

Fonte: http://www.openged.com/telechargement.html

12 http://www.openged.com/telechargement.html. Acesso em 07 jan de 2010.

64

Alguns dos softwares analisados por Santos e Toutain já estão em novas ver-

sões e corrigiram as falhas existentes. Por serem softwares livres, eles têm como

característica principal o modelo colaborativo dos membros das comunidades que

contribuem com o desenvolvimento e o aprimoramento.

Santos e Toutain (2007) concluíram na sua pesquisa que as iniciativas de pro-

jetos de software livre, na área da gestão de documentos de arquivo, são predomi-

nantemente estrangeiras, contrapondo-se à realidade nacional, que apresenta, ain-

da, pouquíssimas iniciativas.

4.5 DigitArq 13

O software português DigitArq foi desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto

sob a administração da Direção-Geral de Arquivos e coordenação técnica da Uni-

versidade do Minho. Tem como objetivo a simplificação e a otimização do trabalho

num arquivo definitivo, tanto no nível de operação como no de gestão, característica

que se identifica com a proposta desta pesquisa para os arquivos eclesiásticos, en-

tretanto, para o seu uso, são necessárias algumas alterações que exigiriam paga-

mento à empresa Keep Solution14, que comercializa o DigitArq na versão 3.1.

Figura 08 – Site do projeto DigitArq

Fonte: http://digitarq.pt/download

13 http://digitarq.pt/download/. Acesso em 09 jan de 2010. 14 http://www.keep.pt

65

DigitArq é uma plataforma livre e gratuita composta por seis aplicações distin-

tas, que vão da produção de auxiliares de pesquisa à publicação na Web do catálo-

go de descrição e objetos digitais, passando por digitalização e gestão de produtivi-

dade.

O software baseia-se em quatro normas internacionais de arquivística:

• ISAD(G) - International Standard Archival Description

• EAD - Encoded Archival Description

• ISAAR - International Standard Archival Authorities Records (Corpo-

rate, Persons, Families)

• EAC - Encoded Archival Context

No próximo capítulo é descrita toda a metodologia utilizada na digitalização,

criação dos livros digitais e o desenvolvimento do modelo de banco de dados para o

arquivo diocesano de Tianguá.

66

5. DESCRIÇÃO DA METODOLOGIA DE DIGITALIZAÇÃO, CRIAÇ ÃO

DO LIVRO DIGITAL E PROTÓTIPO DE BANCO DE DADOS PARA A

GESTÃO DO ARQUIVO ECLESIÁSTICO DE TIANGUÁ

Este capítulo descreve todo o processo metodológico realizado durante a digi-

talização dos livros de óbitos do Arquivo Diocesano de Tianguá, os softwares livres

utilizados para a criação dos livros digitais e as fases e composição do desenvolvi-

mento do Sistema de Gestão para Arquivos Eclesiásticos.

O processo de digitalização do Arquivo Diocesano de Tianguá iniciou-se com

o conhecimento e o acesso ao acervo. Essa etapa ocorreu em 1998, quando come-

çou a preocupação com aquele material: livros antigos em prateleiras de ferro, orga-

nizados de uma maneira linear numericamente.

Em agosto de 2006, realizou-se a verificação do estado de conservação de

cada livro do acervo do arquivo diocesano. Os livros de óbitos, objetos dessa pes-

quisa, apresentaram as seguintes características:

• Livro Nº 152 (1875-1892) - Viçosa do Ceará: livro com 65 folhas escritas. O

número de páginas não segue a quantidade do número de folha. Livro em ra-

zoável estado de conservação.

• Livro Nº 245 (1875-1879) - São Benedito: livro com 152 páginas, mas somen-

te 105 estão escritas. Faltam as folhas 101 e 102. As folhas 8 e 9 estão sol-

tas, porém conservadas.

• Livro Nº 246 (1879-1889) - São Benedito: livro com 145 páginas. As folhas

100 e 101 estão bastante estragadas e soltas. As folhas 46, 47 e 146 estão

em branco.

• Livro Nº 247 (1890-1897) - São Benedito: livro com 144 páginas bem conser-

vado. A folha 7 está com número repetido.

67

• Livro Nº 248 (1897-1906) - São Benedito: livro com 100 páginas. Está bem

conservado.

• Livro Nº 249 (1906-1914) - São Benedito: livro com 200 páginas. Está bem

conservado. Os registros estão escritos até a folha 188.

• Livro Nº 373 (1883-1889) - Camocim15: livro com 48 páginas, apresentando

falhas nas primeiras folhas, devido à ação de traças. Os registros estão escri-

tos até a folha 30.

5.1 Digitalização

O procedimento de digitalização dos livros aconteceu através da foto digital. A

máquina digital utilizada foi a ES55, da marca Samsung, com resolução de 10,2 Me-

ga Pixel e com um cartão de memória de 4 GB.

Figura 09 - Disposição câmera e livro


A máquina fotográfica digital foi colocada a 50 cm, sobre um tripé, ao lado de

uma mesa em que o livro era disposto. Como máquina e livro não ficaram em plano

15 Este livro está identificado, erroneamente, como livro de batismo.

68

paralelo perfeito, foram colocados apoios nos livros para garantir bom posicionamen-

to para a captura digital das folhas.

O flash da máquina digital foi utilizado em todas as fotos. Para que não hou-

vesse a possibilidade da bateria da ES55 descarregar durante a digitalização, a má-

quina ficou com o recarregador da bateria ligado durante todo o processo.

O uso de câmeras digitais implica (...) a garantia do paralelismo ne-cessário à uma boa qualidade da imagem digital gerada, além de sis-temas de iluminação artificial compatíveis, necessariamente com bai-xa intensidade de calor e o mínimo de tempo de exposição necessá-rio para não comprometer o estado de conservação dos documentos arquivísticos originais. (CONARQ, p. 9, 2009)

As dimensões das fotos, utilizando a resolução máxima da máquina ES55, fi-

caram com 3648 por 2736, muito superior ao recomendado pelo CONARQ. Cada

foto, em média, ficou com tamanho de 4,5 MB. O formato de gravação foi o JPEG16,

contrariando recomendação do Conselho Nacional de Arquivos, que orienta utilizar o

formato TIFF17, que apresenta elevada definição de cores e é também amplamente

conhecido e utilizado para o intercâmbio de representantes digitais entre as diversas

plataformas de Tecnologia da Informação existentes.

O motivo para o uso do formato JPEG se justifica, pois este é o padrão nativo

da máquina ES55. Para não modificar as propriedades da matriz digital através de

software de conversão JPEG para TIFF, resolveu-se manter o formato e utilizar a

resolução máxima da máquina, o que não comprometeu a qualidade das fotos digi-

tais.

Recomenda-se a adoção de resolução entre 300 a 600 dpi, sendo a resolução de 300 dpi a menor possível para a obtenção de um repre-sentante digital com capacidade de reproduzir o original em escala 1:1. Maiores valores de resolução linear em dpi podem ser considerados, em razão das características do documento original, e da escolha por parte da organização de ter representantes digitais com elevado nível de detalhamento. A adoção de resolução acima de 300 dpi implicará, portanto, na criação de matrizes digitais com maior tamanho em bits e maior espaço de armazenamento. (CONARQ, p. 11, 2009)

16 Joint Photographic Experts Group 17 Tagged Image File Format

69

O JPEG é um formato digital com compressão, em que ocorre, de fato, per-

das de qualidade. Atualmente o formato JPEG 2000 é de ampla aceitação e seu uso

tem sido avaliado para a produção de matrizes digitais18.

Os livros eram levados para uma sala ao lado ao arquivo diocesano, individu-

almente. As fotos iniciavam-se com a capa e o adesivo de identificação do livro. Em

seguida, no plano paralelo, livro e máquina, as fotos eram realizadas. Essa disposi-

ção permitiu que a foto capturasse o livro aberto, isto é, cada foto mostra duas fo-

lhas, frente e verso de folhas distintas, respectivamente, conforme figura 1019.

Figura 10 – Captura da folha 1 verso e folha 2 frente do livro 245


Terminada a etapa de digitalização do livro, o conteúdo era transferido para o

computador da chancelaria diocesana e para um notebook. As fotos eram armaze-

nadas em pastas individuais com identificação L seguido do número do livro e da pa-

róquia. Ex: L245 – São Benedito.

Antes da digitalização de cada livro, o cartão de memória da máquina ES55

era apagado para não se correr o risco de mesclar as fotos de livros diferentes, ape-

sar de as fotos seguirem uma sequência numérica da própria máquina digital.

18 Disponível em: <http://www.jpeg.org/> . Acesso em janeiro de 2010. 19 Nos livros de registros, cada página, frente e verso, é contada como uma folha.

70

O tempo de digitalização e transferência das fotos foi, em média, de 40 minu-

tos. Esse tempo dependia da quantidade de folhas e do estado de conservação do

livro. Aqueles que apresentavam problemas nas folhas levavam mais tempo pelo

cuidado que se tomava ao manuseá-lo.

O total do tempo da digitalização e transferência das 839 fotos tiradas dos se-

te livros de óbitos do Arquivo Diocesano de Tianguá foi de 15 horas, distribuídas em

três dias. A utilização da máquina digital e a disposição de livro e máquina em tripé

foram os fatores que permitiram essa excelente performance.

A etapa seguinte à digitalização foi a de conversão das fotos no formato

JPEG, em um único arquivo no formato PDF20, criando, assim, o livro digital.

A escolha do formato PDF para o livro digital deu-se porque, em 2005, a ISO

adotou o padrão PDF/Archive - PDF/A - ISO 19005-1:2005, que assegura o acesso

a longo prazo. Em 2008, esse formato digital foi adotado como padrão ISO-3200,

permitindo visualizar o conteúdo nesse formato a partir de quase todo aplicativo ou

sistema operacional21.

5.2 Softwares Livres Utilizados na Criação do Livro Digital

O sistema operacional usado durante o desenvolvimento do processo foi

Windows XP Professional, versão 2002, com service pack 3 instalado em um note-

book Intel Pentium Dual com CPU T2390, 1,86 GHz com 2 GB de Ram.

Vários softwares livres de conversão de fotos para PDF foram verificados, en-

tre eles GPL ExpertPDF da empresa Visagesoft, FreePDFXP 3.07 e o PDFCreator.

20 Portable Document Format desenvolvido pela empresa Adobe em 1993. 21 Disponível em: http://www.adobe.com/br/products/acrobat/adobepdf.html.

71

O software escolhido foi o PDFCreator 0.9.9, por ter seu código aberto e a li-

cença ser da Fundação de Software Livre. Os autores são Philip Chinery e Frank

Heindörfer. Está disponível em http://www.sourceforge.net/projects/pdfcreator ou em

sites especializados em downloads. O tamanho do arquivo é de 16,8 MB. Sua inter-

face é em português, mas a ajuda está em inglês. Permite criptografar os PDFs ge-

rados e concatenar arquivos, isto é, reunir vários PDFs em um único arquivo. Esta

função foi muito útil, pois permitiu juntar as fotos digitais em um arquivo individual.

Ao se instalar o programa, é criada a impressora virtual PDFCreator. Já vem com o

Ghostscript, versão 8.70, incluso. Ghostscript é um intérprete para a linguagem

PostScript e para o formato PDF.

Para fazer a conversão, inicia-se selecionando as fotos e em seguida clica-se

com o botão direito do mouse sobre a seleção. No menu suspenso que se abre, cli-

ca-se na opção 'Criar arquivos PDF e Bitmap com o PDFCreator'.

Surge a janela do 'Monitor de Impressão de PDF' (cf. figura 11) do PDFCrea-

tor. Quando todas as fotos selecionadas estão na fila de impressão, clica-se no me-

nu 'Documento' e na opção “Unir todos'. O PDFCreator passa a processar todas as

fotos e transformá-las num arquivo único. O tempo desse processo depende da

quantidade de fotos e da disponibilidade e poder de processamento do computador.

O recomendado é que nenhuma outra atividade seja realizada no computador.

Figura 11 - Monitor de impressão de PDF do PDFCreator

Fonte: PDFCreator

72

Depois da criação do arquivo único, passa-se para a geração do arquivo PDF.

Essa etapa é feita através da janela do PDFCreator (cf. figura 12), que surge com a

do monitor de impressão de PDF. Nessa janela, dá-se o nome do arquivo e depois

clica-se no botão 'Salvar'. Na próxima janela, decide-se em qual pasta o arquivo de-

ve ser gravado.

Figura 12 – Janela do PDFCreator

Fonte: PDFCreator

O código utilizado na identificação dos livros foi a letra L, seguida pelo número

do livro. Ex.: L245 = livro 245.

Um leitor de PDF deve estar instalado para se ter acesso ao arquivo gerado.

O leitor PDF Foxit, versão 3.0, foi o utilizado durante a implementação dos livros di-

gitais. Ele é de licença livre e seu download pode ser feito a partir do site

http://www.foxitsoftware.com.

Outra maneira de fazer a conversão é, depois de selecionadas as fotos, clicar

com o botão direito do mouse sobre elas e escolher a opção 'Imprimir'. Seguindo o

assistente para impressão de fotos, na janela opções de impressão, escolhe-se a

impressora virtual PDFCreator.

73

Este processo apresentou erro interno no software PDFCreator sempre que o

número de fotos selecionadas era superior a 55. Para não ocorrer o erro, seleciona-

ram-se blocos de 50 fotos.

O gerenciador de impressão do Windows envia a informação para a impres-

sora e logo em seguida a janela do PDFCreator se abre (cf. figura 12).

Depois de criados os arquivos, cada qual com os blocos de cinquenta ou me-

nos fotos, novamente utiliza-se o PDFCreator para criar o livro digital final. Clica-se

no atalho do software PDFCreator para abrir o monitor de impressão de PDF. Para

adicionar os arquivos que comporão o livro digital, pode-se pressionar a tecla 'ctrl +

ins' ou no botão 'Adicionar' ou ainda, ir ao menu 'Documento' e clicar em 'Adicionar'.

Na janela que se abre, vai-se até o local onde estão os arquivos PDFs das

partes do livro que se quer reunir. É importante selecionar nesta janela a opção 'To-

dos os arquivos' em 'Arquivo do tipo', pois, por padrão, o PDFCreator procura arqui-

vos PostScript (ps).

Os arquivos PDFs selecionados ficarão na fila no monitor de impressão de

PDF. Para finalizar o livro digital, clica-se em 'Documento' e na opção 'Unir todos'. O

PDFCreator inicia o processamento e depois de algum tempo na fila aparecerá um

único arquivo. Clica-se novamente em 'Documento' e em seguida em 'Imprimir'. Na

janela que se abre (cf. figura 12), dá-se o nome de identificação do livro digital e

pressiona-se o botão 'Salvar'.

5.3 Características dos Livros Digitais

Os sete livros digitalizados e convertidos em livros digitais apresentaram as

seguintes características:

1. Livro nº 152: 70 fotos. 66MB. Há fotos com dimensões 1872 x 2700, 1962 x

2770 e 3648 x 2736. O tempo que o PDFCreator levou para gerar o livro digi-

tal foi de 7 minutos. O livro digital ficou com 57,4 MB.

74

2. Livro nº 245: 108 fotos. 532,4 MB. Todas com 3648 x 2736 de dimensão. O

tempo que o PDFCreator levou para gerar o livro digital foi de 47 minutos. O

livro digital ficou com 76 MB.

3. Livro nº 246: 155 fotos. 766 MB. Todas com 3648 x 2736 de dimensões. O

tempo que o PDFCreator levou para gerar o livro digital foi de 1 hora e 5 mi-

nutos. O livro digital ficou com 119 MB.


tempo que o PDFCreator levou para gerar o livro digital foi de 1 hora e 10 mi-

nutos. O livro digital ficou com 124 MB.



livro digital ficou com 80,7 MB.


tempo que o PDFCreator levou para gerar o livro digital foi de 1 hora e 27

minutos. O livro digital ficou com 153 MB.



livro digital ficou com 32,3 MB.

5.4 Desenvolvimento do SIGAE - Protótipo de Banco d e Dados

O protótipo do Sistema de Gestão de Arquivos Eclesiásticos é um banco de

dados desenvolvido no Base do projeto BrOffice.org 3.1 por se tratar de uma suíte

open source. O nome dado ao arquivo gerado foi SIGAE CEADT.

O sistema é para o cadastro dos livros do Arquivo Diocesano de Tianguá,

constituído com os metadados recomendados como obrigatórios para a descrição

75

arquivística e acesso ao livro digital. Em outra fase de continuidade da pesquisa,

pretende-se desenvolver o módulo de inserção dos registros que estão nos livros.

5.4.1 Tabela

A primeira etapa constituiu-se da criação dos campos na tabela, os quais se-

guiram as orientações CONARQ através da NOBRADE – Normas Brasileiras de

Descrição Arquivística (2006).

A NOBRADE não é uma mera tradução das normas ISAD(G) e ISA-AR(CPF), que já existem e estão publicadas. Seu objetivo, ao contrá-rio, consiste na adaptação das normas internacionais à realidade brasileira, incorporando preocupações que o Comitê de Normas de Descrição do Conselho Internacional de Arquivos (CDS/CIA) consi-derava importantes, porém, de foro nacional. Esta norma deve ser in-tensamente divulgada no âmbito das instituições arquivísticas e nos eventos ligados aos profissionais da área, de modo a possibilitar o seu aperfeiçoamento. (BRASIL, p. 9, 2006)

A estrutura da NOBRADE prevê a existência de oito áreas, compreendendo

28 elementos de descrição. Ela ficou assim constituída:

1) área de identificação, onde se registra informação essencial para identificar

a unidade de descrição;

2) área de contextualização, onde se registra informação sobre a proveniência

e a custódia da unidade de descrição;

3) área de conteúdo e estrutura, onde se registra a informação sobre o assun-

to e a organização da unidade de descrição;

4) área de condições de acesso e uso, onde se registra informação sobre o

acesso à unidade de descrição;

5) área de fontes relacionadas, onde se registra informação sobre outras fon-

tes que têm importante relação com a unidade de descrição;

76

6) área de notas, onde se registra informação sobre o estado de conservação

e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar

nas áreas anteriores;

7) área de controle da descrição, onde se registra informação sobre como,

quando e por quem a descrição foi elaborada;

8) área de pontos de acesso e descrição de assuntos, onde se registram os

termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição.

A tabela do SIGAE CEADT ficou com os campos

Figura 13 – Tabela do SIGAE no BrOffice.org Base

Fonte: SIGAE ADT

a) Fundo: campo texto de tamanho 50. Identificação da procedência do livro. Nessa

situação, os Fundos são constituídos das paróquias da Diocese de Tianguá. A se-

quência utilizada foi a sigla ADT, seguida do nome da paróquia. Ex.: ADT São Be-

nedito.

b) Série: campo texto de tamanho 50. Identificação do tipo de registros do livro: ba-

tismos, crismas, casamentos, tombo e óbitos.

77

c) Referência: campo texto de tamanho 50. Esse código é composto de três partes

principais; duas delas são determinadas, na sua configuração, pela Norma Interna-

cional e devem se fazer presentes em todos os níveis de descrição. São elas: código

do país22 e código da entidade custodiadora. No caso do Arquivo Diocesano de Ti-

anguá, sua referência é BR CEADT. Esse campo ficou com o índice de 'Chave pri-

mária'.

d) Livro nº: campo texto de tamanho 10. Identificação do livro como está numerado

no Arquivo Diocesano de Tianguá.

e) Título: campo texto de tamanho 100. Deve-se registrar o título original. Caso isso

não seja possível, deve-se atribuir um título elaborado a partir de elementos de in-

formação presentes na unidade que está sendo descrita.

f) Data inicial: campo texto de tamanho 50. Para a digitação da data de início dos re-

gistros do livro original.

g) Data final: campo texto tamanho 50. Para a digitação da data do último registro do

livro original.

h) Dimensões: campo texto tamanho 50. Identifica as dimensões físicas ou lógicas e

o suporte da unidade de descrição.

i) Localização no arquivo: campo texto tamanho 70. Registro da localização do origi-

nal do livro nos armários do Arquivo Diocesano de Tianguá.

j) Condições de acesso: campo texto tamanho 50. Fornece informação sobre as

condições de acesso à unidade de descrição.

k) Descrição: campo texto tamanho 50. Identificação do nível da unidade de descri-

ção em relação às demais. A NOBRADE indica seis níveis de descrição: nível 0 =

acervo da entidade custodiadora; nível 1 = fundo ou coleção; nível 2 = seção; nível 3

22 O código BR obedece, como prescrito internacionalmente, à ISO 3166 Codes for the representation of names of countries (BRASIL, 2006).

78

= série; nível 4 = dossiê ou processo; nível 5 = item documental. São admitidos ní-

veis intermediários, representados da seguinte maneira: acervo da subunidade cus-

todiadora = nível 0,5; subseção = nível 2,5; subsérie = nível 3,5. (BRASIL, 2006)

l) Características: campo memo. Para informe das características físicas, requisitos

técnicos e problemas decorrentes do estado de conservação que afetem o uso do

livro.

m) Indexação: campo memo. Palavras e assuntos relevantes e estratégicos para

pesquisa que o livro contenha.

n) Livro digitalizado: campo sim/não. Informação se o original do livro já foi digitali-

zado.

o) Identificação CD/DVD: campo texto de tamanho 50. Informação da mídia que con-

tém o livro digitalizado.

p) Localização da cópia digital: campo texto de tamanho 50. Informação da localiza-

ção da mídia que contém o livro digitalizado.

q) Livro Digital: campo texto de tamanho 50. Para a informação do caminho do livro

digital, isto é, do arquivo PDF. Este arquivo fica na pasta ADT gravada na unidade

C: do computador ou servidor que contém o SIGAE.

r) Data do registro: campo data. Para a digitação da data em que o livro foi registra-

do no SIGAE.

5.4.2 Formulário

A etapa seguinte à criação da tabela com os metadados do Sistema de Ges-

tão de Arquivos Eclesiásticos no BrOffice Base foi a montagem do formulário para a

entrada dos dados referentes a cada livro do Arquivo Diocesano de Tianguá; nesse

caso especificamente o dos registros de óbitos.

79

Figura 14 – Formulário SIGAE ADT no BrOffice Base

Fonte: SIGAE ADT

Os campos foram colocados de forma que todos os metadados ficassem nu-

ma única tela. A resolução da tela do computador utilizado foi de 1280 por 800 pi-

xels.

Foram adicionados ao formulário três botões: um para inserir um novo registro

e dois para navegar pelos registros anteriores e posteriores.

5.4.3 Consulta

Figura 15 – Tela da consulta do SIGAE ADT no BrOffice Base

Fonte: SIGAE ADT

A consulta foi criada para facilitar a busca por livros específicos, embora, pelo

formulário, essa busca também seja possível, utilizando o comando 'Localizar'.

80

Os metadados selecionados para a consulta foram fundo, série, referência, li-

vro nº, título, data inicial, data final, localização no arquivo e livro digital.

5.4.4 Relatório

Utilizou-se o assistente do BrOffice Base para a criação do relatório do SIGAE

ADT.

Figura 16 – Assistente de relatório do BrOffice Base

Fonte: SIGAE ADT

Os metadados escolhidos para compor o relatório foram os mesmos da con-

sulta. Durante o processo de criação do relatório, adicionou-se um nível de agrupa-

mento com o metadado fundo. O relatório ficou com o layout ''Formal com o logotipo

da empresa' (cf. figura 17).

Figura 17 – Relatório do SIGAE ADT no BrOffice Base

Fonte: SIGAE ADT

81

Outros formatos podem ser utilizados para o relatório. O BrOffice Base 3.1

oferece 19 tipos de layouts para os dados e 10 formatos de layouts para cabeçalhos

e rodapés.

82

CONSIDERAÇÕES FINAIS

O Sistema de Gestão para Arquivos Eclesiásticos - SIGAE, aqui apresentado,

é uma ferramenta importante para as paróquias, dioceses e igrejas que queiram

preservar seu acervo. Além da preservação, a digitalização do conteúdo permitirá

agilidade na consulta, identificação e emissão de documentos.

Agregado ao SIGAE está a contribuição para democratização, expansão e

acesso a dados que facilitarão as mais variadas pesquisas, sejam históricas, educa-

cionais, pessoais ou eclesiásticas.

A oferta de softwares livres muito contribuiu para o desenvolvimento do protó-

tipo do sistema. A variedade disponível permitiu que o trabalho de desenvolvimento

e implementação fosse realizado com custo zero, fato que torna o SIGAE pratica-

mente sem ônus para a instituição que tenha interesse em implantá-lo.

Nesse sentido, quanto aos padrões e formatos abertos, afirma-se que a ado-

ção de softwares livres está condizente com as resoluções e normas recomendadas

pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e outros órgãos, nacionais e inter-

nacionais, competentes em Arquivística.

A utilização da máquina fotográfica digital também tornou o processo ágil e

seguro, não havendo necessidade de aquisição de conhecimento profundo em ma-

nuseio da própria máquina, do computador e dos softwares. Seguindo as orienta-

ções contidas na descrição da metodologia da pesquisa, qualquer pessoa ou insti-

tuição poderá desenvolver o seu SIGAE.

O Arquivo Diocesano de Tianguá tem agora a possibilidade de ter todo seu

acervo digitalizado e cadastrado no SIGAE. Entretanto, sugere-se que um novo ar-

ranjo seja implantado, criando fundos individuais para cada paróquia e séries para

cada tipo de livro de registro.

83

O atual arranjo segue uma sequência numérica linear. Esse formato faz com

que os novos livros não sejam colocados em conjunto com os demais, aqueles que

já estão classificados pelo local de proveniência, isto é, por paróquia.

Ainda seguindo orientações do CONARQ, o Arquivo Diocesano de Tianguá

deverá reservar uma sala própria para pesquisas e consultas com acesso a compu-

tador, em que o SIGAE esteja instalado com as devidas restrições de segurança por

usuários. Essa sala deve ser prevista, tomando-se por base a média de 5m² por

usuário.

É fundamental que também sejam planejadas as facilidades de acesso para

deficientes físicos, tais como portas largas, rampas e corrimãos.

Internamente, deve-se retirar todo material plástico e de madeira. Isso inclui

uma mesa que atualmente se encontra no arquivo diocesano. Extintores manuais, à

base de água, CO2 (dióxido de carbono) ou pó químico, devem ser distribuídos em

pontos estratégicos pela cúria diocesana.

Nas duas janelas da sala do arquivo, recomenda-se a utilização de telas con-

tra a entrada de insetos, e a colocação de persianas para evitar a entrada da luz so-

lar diretamente sobre os livros. Quanto ao ataque de traça e insetos aos livros, é ne-

cessário desinsetizar e limpar os livros, individualmente. Esse trabalho deve ser feito

por pessoa especializada.

O desenvolvimento do SIGAE do Arquivo Diocesano de Tianguá precisa ser

continuado com o módulo de inserção dos registros de cada livro. É um processo

demorado, mas extremamente necessário. Somente assim se chegará ao propósito

final deste trabalho: facilitar a consulta e a pesquisa ao conteúdo dos livros.

Durante o desenvolvimento da pesquisa, o Arquivo Diocesano de Tianguá foi

registrado no CODEARQ - Cadastro de Entidade Custodiadora de Acervos Arquivís-

ticos, coordenado pela Casa Civil da Presidência da República, no Arquivo Nacional

e no Conselho Nacional de Arquivos. No dia 28 de janeiro de 2010, o arquivo dioce-

84

sano foi cadastrado, tornando-se a terceira entidade custeadora de arquivo do esta-

do do Ceará e a 129ª no Brasil.

O modelo do SIGAE utilizado na diocese de Tianguá e todo o seu processo

de digitalização está sendo implementado, também, na Paróquia Nossa Senhora da

Conceição, na cidade de Corrente – Piauí, a 890 Km de Teresina.

Por se tratar de um arquivo paroquial, o acervo é razoavelmente pequeno:

contém livros de tombo, batizado, casamento, crisma e óbitos. A data inicial do ar-

quivo é 1876. A previsão é digitalizar todos os livros, cadastrá-los no SIGAE da pa-

róquia e iniciar a inserção dos registros no módulo ainda a ser desenvolvido.

O procedimento metodológico aqui exposto é uma orientação e contribuição

para as igrejas que têm um acervo que é necessário e urgente preservar. E mais

ainda, é preciso disponibilizar seu conteúdo para pesquisadores, historiadores e es-

tudantes e disseminar dados para as mais variadas e amplas pesquisas.

Para a Igreja, essa proposta é uma colaboração para auxiliar na conservação

da sua história e na administração dos registros e emissão de documentação que,

normalmente, as secretarias paroquiais e diocesanas e as chancelarias das cúrias

estão frequentemente expedindo.

A pesquisa não está encerrada. Ainda há muito a ser feito. Necessário se faz

desenvolver o SIGAE em um sistema de gerenciamento de banco de dados mais

robusto e seguro. Sugere-se o MySQL, pois a quantidade de dados é muito grande.

Ao ser finalizada toda a inclusão dos registros, o módulo de busca deve ser ágil, pa-

ra retornar à procura do termo em tempo hábil.

Outro aspecto que se sugere é a disponibilidade do SIGAE em ambiente da

Web, permitindo o acesso às informações sobre o acervo que a unidade arquivística

contém.

Salienta-se que esta pesquisa foi desenvolvida durante o Mestrado Integrado

Profissional em Computação Aplicada (MPCOMP) e, motivada pelas indicações dos

85

educadores-mestres, pode ser desenvolvida e apresentada como trabalho final. Es-

pera-se que sua continuidade possa acontecer e dela surjam novas linhas de pes-

quisas e aprofundamentos nessa área da arquivística eclesiástica.

86

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dissertação mestrado computação

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