Docente: Prof.ssa Silvia Fossati

Lucidi a cura di Silvia Fossati

Ciclo acquisti e debiti Ciclo acquisti e debiti verso fornitoriverso fornitori

Ciclo acquisti e debiti Principali obiettivi di revisione

Completa esposizione in bilancio Competenza delle operazioni che hanno

generato i debiti Corretta esposizione in bilancio Uniformità dei P.C. rispetto all’esercizio

precedente

Link 9cliente 1: lead fornitorilink 9 cliente 2: footing partitario

Le principali procedure di revisione

L’analisi del sistema di controllo interno ciclo acquisti

L’analytical review La circolarizzazione dei fornitori La verifica della documentazione di supporto dei

debiti La verifica delle operazioni successive alla data

di bilancio (search) I test di cut-off Analisi libri sociali e dei contratti significativi La circolarizzazione dei legali

Richiesta d'acquisto

L’analisi del sistema di controllo interno

Emissione Richiesta

d‘Acquisto

Dai reparti viene emessa la Richiesta d‘Acquisto (RdA) con firma di autorizzazione del responsabile di reparto/dipartimento.

Emissione dell’ordine

Emissione dell‘Ordine d‘Acquisto

Viene individuato il fornitore e definite le condizioni di acquisto;

viene emesso l'ordine (OdA) in tre copie: una viene archiviata, una inviata al magazzino (se acquisto relativo a merce) e una conservata per il match DDT- ordine;

viene verificato che la richiesta di acquisto sia firmata per autorizzazione;

viene verificata la disponibilità della merce a magazzino.

Arrivo della merce

a magazzino

Ricezione della merce

Vengono verificate le quantità e la qualità del fisico con il DDT e l'ordine;

viene siglata la DDT per garantire il controllo effettuato;

viene effettuato periodicamente l'inventario fisico delle scorte.

Registrazione del carico a magazzino

Viene caricata la merce a magazzino sulla base del prezzo dell'ordine;

a fine periodo viene effettua la quadratura tra costo di acquisto di CO.GE. e carichi di magazzino valorizzati.

L’analisi del sistema di controllo interno

Registrazione

della fattura

Ricevimento della fattura dal fornitore

Viene protocollata e registrata la fattura ai fini IVA.

Registrazione in CO.GE.

Viene registrata la fattura in CO.GE. e attribuita la competenza sulla base della data di ingresso della merce a magazzino.

Preliquidazione della fattura

Viene richiamato a video l'ordine e verificata la corrispondenza del prezzo ordine/fattura e le condizioni di pagamento;

viene verificata la corrispondenza delle quantità con l'ordine, la DDT e la fattura;

viene autorizzata la fattura per il pagamento;

vengono effettuate analisi per eccezioni;

a fine anno viene determinato lo stanziamento per fatture da ricevere (DDT in attesa di fattura)

L’analisi del sistema di controllo interno

Pagamento fattura

Emissione del mandato di pagamento

Vengono richiamate a video le fatture liquidate;

viene emesso il mandato di pagamento;

vengono verificati i saldi anomali del partitario fornitore;

viene registrato in CO.GE. il pagamento del debito con addebito sul conto del Tesoriere;

mensilmente viene effettuata la riconciliazione del conto banca di CO.GE. con il suo estratto conto.

L’analisi del sistema di controllo interno

Punti di controllo - Autorizzazioni

Gli ordini di acquisto devono essere appropriatamente autorizzati (C, E, A)

Tutti i documenti (carico merce, DDT, resi, consuntivazione servizi, fatture di acquisto, pagamenti) devono essere processati da individui autorizzati (C, E, A).

I cambiamenti effettuati ai dati (informazioni) contenuti nei documenti di acquisto devono essere autorizzati ed approvati da figure adeguate (C, E, A).

Deve essere prevista (ed autorizzata) una definizione dei limiti di acquisto (C, E).

Il pagamento dei debiti verso fornitori deve essere adeguatamente autorizzato (C, E, A).

Punti di controllo – Separazione di funzioni

Le fatture devono essere approvate da personale diverso dai buyers (C, E).

I pagamenti devono essere effettuati da personale diverso da quello che acquista e da quello che riceve l'eventuale merce (C, E, A).

Il personale che riceve i beni ed usufruisce dei servizi non dovrebbe gestire le fatture (C, E, A).

Le riconciliazioni non dovrebbero essere effettuate dal personale che gestisce la transazione principale (C, E, A).

La responsabilità della supervisione degli inventari fisici dovrebbe essere separata dalla funzione di gestione degli inventari (C, E, A).

Punti di controllo - Reportistica

Devono essere prodotti rapporti di eccezione sulla base del controllo delle autorizzazioni; le eccezioni sono analizzate ed aggiornate tempestivamente (A).

Deve essere previsto un test di competenza temporale (bolla di consegna, registrazione costo e fattura), e le eccezioni (casi non chiari) dovrebbero essere riviste ed aggiornate regolarmente (C, E, A).

Devono essere generati regolarmente rapporti delle modifiche effettuate a documenti di acquisto, che vengano analizzati ed aggiornati tempestivamente (C, E, A).

Il sistema deve generare un report che evidenzi gli atti del fornitore che non sono in accordo con l'ordine d'acquisto (prezzo, quantità, servizio e data di consegna) e che possono avere un impatto sul processo di controllo delle autorizzazioni. Il report dovrebbe essere analizzato ed aggiornato tempestivamente (C, E, A).

Punti di controllo - Indicatori di performance

Il management deve analizzare l'indicatore di giacenza del magazzino, confrontandolo con il budget e il benchmark del settore (C, E, A).

I costi e le spese effettive devono essere confrontati con accurati budget e le differenze dovrebbero venire riviste da un adeguato livello dirigenziale (C, E, A).

Gli estratti conto delle banche dovrebbero essere riconciliati mensilmente con la contabilità generale (C, E, A).

Gli estratti conto dei fornitori dovrebbero essere riconciliati mensilmente con la contabilità generale (C, E, A).

I partitari fornitori devono essere in accordo con la contabilità generale (C, E, A).

La contabilità di magazzino deve essere in accordo con la contabilità generale (C, E).

Devono essere effettuati inventari fisici delle scorte: le differenze con la contabilità generale devono venire riconciliate regolarmente (C, A).

Punti di controllo - Riconciliazioni

Link 9cliente 3: PR M debiti vs fornitori

La circolarizzazione dei fornitori

E’ una richiesta fatta dalla società ad un campione di propri creditori di inviare l’estratto conto ad una determinata data

Determinazione del campione e scelta dei creditori; normalmente vengono scelti:

- fornitori con rilevante volume di acquisti

- fornitori non usuali

- fornitori con saldo zero

Riepilogo e valutazione dei risultati ottenuti:– quantificazione percentuale delle risposte

ricevute e all’interno di queste di:• risposte concordanti

• risposte discordanti e riconciliate

• risposte non pervenute

– quantificazione eventuali “eccezioni”

La circolarizzazione dei fornitori

Link 9cliente 4: lead circolarizzazione

E’ una procedura di revisione (obbligatoria) E’ una procedura di revisione che dà forti

evidenze della completezza ed accuratezza dei debiti (ovvero degli acquisti e dei pagamenti)

La circolarizzazione dei fornitori

La search

Identificazione ed analisi delle fatture e delle note di debito pervenute successivamente alla data di bilancio: procedura che dà forti evidenze sulla completezza

ed accuratezza dei debiti

Identificazione ed analisi dei pagamenti successivi: procedura che dà buone evidenze dell’esistenza dei

debiti

Test sui saldi di bilancio:Test sui saldi di bilancio:le verifiche di cut-offle verifiche di cut-off

Consiste nel verificare che la registrazione delle transazioni rispetti il principio di competenza economica.

Si realizza attraverso l’abbinamento:

dei documenti in entrata e in uscita

delle relative fatture

delle relative registrazioni contabili, che devono rispettare il principio della competenza.

Lucidi a cura di Silvia Fossati

Link 9cliente 5: memo CUT-OFFlink 9 cliente 6: cut -off acquisti 99link 9 cliente 7: cut -off acquisti 00