docu check workshop 22 maart 2011
DESCRIPTION
DocuProces DocuCheck Workshop Presentation for customers, March 22nd 2011 in the Network center of Socius in AlkmaarTRANSCRIPT
DocuCheck Workshop22 maart 2011:
(paper)Less is More!
Vlakdissel 11, 1648 HJ, De Goorn, 0229-714208, www.docuproces.nl
Verzorgd door:
Rob Besse, [email protected] Scholtheis, [email protected]
DocuProces, paperless is
more.
Programma
• Over DocuProces• Even voorstellen en relatie met het onderwerp• Waar hebben we het over• Welke methodieken kunt u gebruiken
– DocuSwing®– DocuCycle®– 5 step framework
• Demonstraties en voorbeelden• 5-step framework en Interactieve workshop• Vragenrondje• Napraten en borrel
DocuProces, paperless is
more.
Over DocuProces
• Divisie van People-force B.V.
• Gespecialiseerd in Document Processen en de integratie van business toepassingen
• Met zeer ervaren Document Management Consultants, onze DocuPro’s
• Met een eigen methodiek en aanpak
• En standaard software oplossingen
DocuProces, paperless is
more.
Even Voorstellen
• Wie bent u?
• Van welk bedrijf bent u en wat is uw rol?
• Wat is uw affiniteit met Document Management?
• Wie is bij uw organisatie verantwoordelijk voor Document Beheer
• Wat hoopt U op te steken van deze workshop?
DocuProces, paperless is
more.
Waarom deze DocuCheck
Met deze workshop wil DocuProces u helpen:
• Meer rendement te maken op uw activiteiten• Operationele kosten te besparen op documentstromen • Structuur aan te brengen in de sterk groeiende
hoeveelheid documenten en content• Inzicht te krijgen in beschikbare ICT hulpmiddelen• Kwaliteit en efficiency verhogen• Duurzaamheid te bevorderen en papier te reduceren• Archiefruimte en opslagkosten te verminderen• Vindbaarheid van documenten te bevorderen• Kennis te delen en van andere organisaties te horen welke
stappen zij al hebben ondernomen
DocuProces, paperless is
more.
Aanzet tot een verandering:
Geef uw organisatie een DOCUSWING®Resultaten van deze verandering:
• DUURZAAMHEID en maatschappelijk verantwoord ondernemen
• TEAMGEEST en trots bij het personeel: Het WIJ-gevoel
• Meer werkplezier en minder stress en ergernis: FUN
• Grotere CONTROLE en minder risico
• Meer tijd voor wat men LEUK vindt en waar men goed in is
• Grotere FOCUS op de core business
• Betere uitstraling: IMAGO van kwaliteit en professionaliteit
• Nieuwe klanten aantrekken en KLANTBEHOUD
• MODERN en met de tijd mee
• CLEAN desk en office
• Goede RELATIES met accountants en belastingdienst
• VERTROUWEN bij de stakeholders
• AANTREKKELIJKHEID als werkgever. Er bij willen horen
• ONDERSCHEIDEND en uniek
• Effectief en efficiënt, dus meer WINST
• KANSEN voor verdere ontwikkeling en promotie
DocuProces, paperless is
more.
Waar hebben we het over?
Wat is een document?
Wikipedia:
Een document is een verzameling gegevensvastgelegd in schriftelijke vorm op papier of digitaal.
Het woord document wordt ook gebruikt om een bestand aan te duiden in de bureaumetafoor die gebruikelijk is bij de grafische gebruikersinterfacevan computers.
DocuProces, paperless is
more.
ICT Vakjargon
ECM: Enterprise Content Management
DMS: Document Management System
CMS: Content Management System
RM: Record Management
CRM: Customer Relationship Management
ERP: Enterprise Resource Planning
DocuProces, paperless is
more.
En tegenwoordig
Cloud Computing
SaaS (Software as a Service)
IaaS (Infrastructure as a Service)
DaaS (Desktop as a Service)
Social Media
Social CRM
DocuProces, paperless is
more.
Wat is ECM?
Wikipedia:
Enterprise content management (ECM) betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming.
Dit is alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is.
Hierbij kan het gaan om allerlei soorten documenten(bijvoorbeeld Word (.doc), Excel (.xls), maar ook PDF, XML, E-mailberichten, afbeeldingen, video's en geluidsfragmenten).
DocuProces, paperless is
more.
ECM is een paraplubegrip
Hieronder vallen deeloplossingen zoals:
• Document management
• Web content management
• Workflow management
• Delen en samenwerken
• Records management
• Scanning
• Zoeken en vinden
DocuProces, paperless is
more.
Waarom ECM?• Beheren van ongestructureerde informatie
(van initiële creatie via publicatie tot aan archivering en verwijdering)
• Kunnen vinden van de informatie• Bewaken van de integriteit van de informatie
De vindbaarheid wordt onder andere geregeld door het toevoegen van kenmerken, de zogenaamde metadata, zoals:
• Auteur • Trefwoord• Creatiedatum• Onderwerp• Project of dossier• Klant• Contactpersoon• Status
DocuProces, paperless is
more.
En wat is een DMS?
Een document management systeem (DMS) is over het algemeen een database waarin beschrijvende kenmerken (metadata) van documenten worden opgeslagen zodat ze makkelijk zijn terug te vinden.
Documenten kunnen in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie, die via de database toegankelijk is.
DocuProces, paperless is
more.
Systemen en Document Processen
Documenten
CMS
ERP
HRM
DMS
BI
CRM
Afbeeldingen
Persoonsgegevens
Product
Gegevens
Project
gegevens
Klant gegevens
Tekst
blokken
DocuProces, paperless is
more.
De praktijk
Integratie: databases, SQL, API, Web Services
Business applicaties (CRM, ERP, HRM, etc.)
DMS (bijv. DocuWare) CMS (bijv. SharePoint)
Office- en business applicaties
File, archiving, PDF, TIFF, etc.
DocuProces, paperless is
more.
Geintegreerde Architectuur
Sjabloon
bibliotheken
Office: Excel, Access, Outlook, enz.
Integratie: databases, SQL, API, Web Services
Business applicaties (CRM, ERP, HRM, etc.)
DMS, Content Mng. (bijv.SharePoint)
2) Inputkanalen
DMS, Content Mng. E-mailFile, archiving, PDF, TIFF, etc.
Business applicaties (CRM, ERP, DMS, etc.)
Printers; desktop, multi copiers, etc.
3) Outputkanalen
1) Office- en business applicaties
data
MetadataInvoerscherm
sjabloon
Documentof rapport
•Input
Scherm 1
•Input
Scherm 2
•Input
Scherm 3
Document
Creatie/ Generatie
DocuProces, paperless is
more.
Voorbeeld Offerte proces
Verkoop systeemFinancieel systeem
Document Management Systeem
1) Gebruiker maakt vanuit Verkoop systeem offerte aan
2) Systeem activeert Invoerscherm en sjabloon en haalt gegevens uit Verkoop systeem
3) Input Data uit F&A en andere bronnen
8) Gebruiker slaat document op voorzien van metadata
6) Records bijwerken inVerkoop systeem
9) Document naar opdrachtgever
4) gebruiker werkt details verder uit en genereert de offerte
5) Document wordt gefiatteerd
7) Record verwerkenin F&A systeem
• Output
Scherm 1 • Input
Scherm 2
• Output
Scherm 3
DocuProces, paperless is
more.
Hoe pakken we het aan?
Om alle aspecten van Document beheer onder controle te krijgen gebruiken wij onze eigen methodieken:
• DocuCycle®
• DocuSwing®
• 5 step framework voor leiderschap
DocuProces, paperless is
more.
De DocuCycle®
CERTIFICEREN
DISTRIBUEREN
ARCHIVEREN
ZOEKENVERNIETIGEN
SCANNEN
CREËREN
DocuProces, paperless is
more.
De Document Lifecycle
DocuProces, paperless is
more.
DocuSwing®
DigitaliserenOrganiserenCertificerenUniformerenShareWorkflowIntegrerenNavigerenGenereren
DocuProces, paperless is
more.
Digitaliseren
• Inkomende Documenten• Scan naar Digitaal archief• Data Capture/ OCR/ Handschriftherkenning• Metadata en Indexering• Scanning• Gebruik van Barcodes• Digitale handtekeningen• Digitale visitekaartjes en Tags• Digitale facturatie• PDF/A & TIFF• Digitaal schrijven
DocuProces, paperless is
more.
Organiseren en structureren
• Document Structuur Plan• Standaards implementeren• Werkprocessen• Taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden• Wetgeving• Zaakgericht werken• Afdelingsspecifieke onderdelen• Fysiek versus digitaal• Historisch archief• Record retentie en bewaartermijnen
DocuProces, paperless is
more.
Certificeren en Autoriseren
• Kwaliteitscontrole• Inhoudscontrole• Vastleggen primaire bronnen• Beveiliging• Categoriseren en Classificeren• Fiattering/ Goedkeuring• Digitale handtekeningen• Verantwoordelijkheden en bevoegdheden• Fysiek versus Digitaal
DocuProces, paperless is
more.
Uniformeren
• Corporate Design/ Huisstijl• Document Generatie & Mail Merge• Sjabloonbeheer• Rapportage• Taal• Business Rules voor document creatie• Integratie met diverse bronnen• Versie Management• Kwaliteits- en efficiency verhoging
DocuProces, paperless is
more.
Share
• Waar opslaan en door wie• Waar delen en met wie• Wat delen en met wie• Wanneer • hoe delen• Samenwerken aan Documenten• Content en versie beheer• Kopiëren versus linken• Publiceren• Archiveren
DocuProces, paperless is
more.
Workflow Management
• Business Proces Management en Improvement• Geautomatiseerde dialogen• Fiattering• Geautomatiseerde Business Rules• Forecasting en Rapportage• Automatische Order processing• Automatisch Routeren, Distributie en Opslag• Verwerking facturen en contracten• Vermindering processing time• Auditable & volledig gedocumenteerd• Informatieflow en Taakmanagement
DocuProces, paperless is
more.
Integreren
• Geïntegreerde Document creatie• Geïntegreerd Document Management• Integratie van processen en structuren• Onderhouden en muteren bronnen• Consistentie van informatie• Koppelingen tussen systemen• Automatische processen• Centrale Document opslag• Migratie• Import & Export
DocuProces, paperless is
more.
Navigeren en Zoeken
• Indexering / Metadata
• Bronnen definiëren
• Voorkomen van meerdere versies
• Consistente opslag
• Snelle en betrouwbare Retrieval
• Zoekfunctie geïntegreerd in Informatie Systemen
• Eenduidige toegang tot Informatie
• Full text zoekmogelijkheden
DocuProces, paperless is
more.
Genereren
• Genereren versus creëren
• Gebruik maken van diverse bronnen
• Integratie met tekstblokken
• Integratie met afbeeldingen
• Business rules
• Geautomatiseerde opslag en metadata
• Geautomatiseerde workflow
DocuProces, paperless is
more.
5-step framework for Leadership
DocuProces, paperless is
more.
Stap 1: Wat werkt er al goed?
DocuProces, paperless is
more.
Stap 2: Waarom werkt dit goed?
DocuProces, paperless is
more.
Stap 3: Wat willen we bereiken?
DocuProces, paperless is
more.
Stap 4: Wat zijn de voordelen?
DocuProces, paperless is
more.
Stap 5: Acties en implementatieWat kan meer, beter, anders?
DocuProces, paperless is
more.
Vragenrondje
Wij danken u voor uw aandacht!
Vlakdissel 11, 1648 HJ, De Goorn, 0229-714208, www.docuproces.nl