DT\1053138RO.doc PE546.848v03-00

RO Unită în diversitate RO

PARLAMENTUL EUROPEAN 2014 - 2019

Comisia pentru bugete

6.3.2015

DOCUMENT DE LUCRU

Evoluția bugetului Parlamentului European de la intrarea în vigoare a Tratatului de la Lisabona - primele orientări pentru întocmirea bugetului pe 2016

Comisia pentru bugete

Raportor: Gérard Deprez

PE546.848v03-00 2/21 DT\1053138RO.doc

RO

Scopul prezentului document de lucru este de a prezenta, din punct de vedere faptic, evoluția bugetului Parlamentului European de la intrarea în vigoare a Tratatului de la Lisabona, cu scopul de a facilita stabilirea poziției Comisiei pentru bugete referitoare la proiectul de estimare a bugetului Parlamentului pentru exercițiul financiar 2016 și de a pregăti discuțiile din cadrul negocierilor viitoare cu Biroul.

Introducere

Procedura de întocmire a bugetului Parlamentului începe în general în luna decembrie a anului n-2, atunci când diversele direcții generale prezintă DG FINS propunerile lor de bugete. DG FINS prezintă Secretarului General o versiune consolidată a acestora. Secretarul General prezintă propunerea sa Biroului în luna februarie a anului n-1, indicând obiectivele prioritare și resursele necesare pentru anul următor.

Pe această bază, Biroul Parlamentului adoptă proiectul preliminar de estimare a bugetuluiși îl transmite Comisiei pentru bugete. Raportorul pentru buget întocmește un raport, care este supus la vot în ședința plenară (articolul 96 din Regulamentul de procedură). În acest raport se identifică prioritățile activității Parlamentului și se prezintă estimările de cifre din buget. În ședința plenară, Parlamentul adoptă estimările, de obicei la sfârșitul lunii martie sau la începutul lunii aprilie, pe baza acestui raport. Estimările Parlamentului sunt ulterior introduse în proiectul de buget al Uniunii Europene.

În cazurile în care poziția Comisiei BUDG și poziția Biroului diferă, se deschide o procedură de conciliere (articolul 97 din Regulamentul de procedură). Acordul final la care se ajunge în procedura de conciliere este aprobat de ambele părți. În ultimii ani, această procedură s-a dovedit a fi utilă.

Evaluare generală

Evoluția bugetului:

o Majorări apărute între proiectul preliminar de estimare a bugetului

(propunerea inițială a Biroului) și estimări (adoptate după conciliere)

comparativ cu bugetul N-11

Majorare % B 2011 B 2012 B 2013 B 2014 B 2015

Proiect preliminar de estimare

(propunerea inițială a Biroului)

+5,80 +5,20 +2,96 +3,58 +3,83

Estimări +5,55 +2,30 +2,42 +3,30 +2,24

1

Pentru mai multe detalii privind acordurile încheiate între Birou și delegațiile BUDG, a se vedea Anexa 1 -Rezultatul concilierilor

DT\1053138RO.doc 3/21 PE546.848v03-00

RO

(= după conciliere)

o Majorări ale cifrelor din bugetele finale 2011-2015 comparativ cu bugetul

N-1

B 2011 B 2012 B 2013 B 2014 B 2015

Majorare (%) 4,27 1,90 1,90 0,30 2,24

o Procent din rubrica 5 aferent bugetului PE

B 2011 B 2012 B 2013 B 2014 B 2015

% rubrica 5 20,63 19,62 19,07 20,13 19,78

Având în vedere contextul economic și financiar dificil din statele membre, Parlamentul a dezvoltat o abordare prudentă față de bugetul propriu, deși a urmărit să păstreze mijloacele necesare pentru a-și exercita toate atribuțiile și pentru a-și asigura desfășurarea adecvată a activităților. Această politică a continuat pe întreaga perioadă, respectând principiul economiei, eficacității și eficienței, resursele au fost alocate obiectivelor prioritare stabilite de autoritatea politică și orice creștere a cheltuielilor de funcționare curente a fost redusă la minimum.

Cu toate acestea, în cadrul bugetului, este asigurată flexibilitate pentru finanțarea nevoilor financiare excepționale prin utilizarea rezervei pentru cheltuieli neprevăzute sau a rezervei pentru extindere (de ex., pentru nevoile aferente extinderii și pentru nevoile aferente celor 18 state membre noi în urma intrării în vigoare a Tratatului de la Lisabona sau pentru ajustarea remunerațiilor și pensiilor în cadrul estimărilor sau integrate prin intermediul unei scrisori rectificative în toamnă) sau prin transferurile colectoare utilizate pentru a consolida creditele pentru finanțarea proiectelor imobiliare multianuale (de ex., KAD, Trebel).

Repartizarea pe categorii de cheltuieli

Bugetul PE se compune din următoarele categorii mari: 33% - personal, 23% - deputați, 13% - clădiri. Alte cheltuieli vizează domeniile IT & telecomunicații (6%), grupuri, partide și fundații politice (6%), informare (5%), agenți contractuali și traducere/interpretare externă (6%).

În ultimii 10 ani, cheltuielile pentru personal și clădiri au scăzut, dar cheltuielile cu deputații au crescut. Această tendință se datorează în principal creșterii limitate a posturilor din organigramă pentru personal, economiilor realizate prin achiziția de clădiri, dar și punerii în aplicare a Statutului deputaților și sporirii asistenței parlamentare.

Evoluția bugetelor Parlamentului pe categorii de cheltuieli este prezentată în Anexa 4.

PE546.848v03-00 4/21 DT\1053138RO.doc

RO

Începând din 2004, bugetul PE a inclus, succesiv, cheltuieli suplimentare legate în special de următoarele evenimente:

2004: extindere EUR10 și partide politice

2007: extindere EUR2

2008: fundațiile europene

2009: punerea în aplicare a Statutului deputaților

2010-2012: Tratatul de la Lisabona, aderarea Croației, consolidarea politicii imobiliare, Casa istoriei europene

2014: schimbarea de legislatură și aplicarea statutului revizuit al deputaților și asistenților

2015: cel de-al treilea birou pentru deputați și alocația pentru sfârșit de mandat.

Principalele priorități politice incluse în buget în ultimii cinci ani

2010-2012: Tratatul de la Lisabona și aderarea Croației

2013: campanie de informare și internalizarea serviciilor de securitate

2014: consolidarea capacităților pentru un nou Parlament

2015: alocarea resurselor necesare pentru realizarea următoarelor obiective prioritare:

mobilizarea tuturor resurselor pentru primul an complet de după alegeri și

considerarea caracteristicilor specifice ale unui an postelectoral (alocația de

tranziție pentru deputații al căror mandat s-a încheiat: 11,8 milioane EUR);

consolidarea schimbărilor structurale în vederea creșterii capacităților

Parlamentului de a-și exercita toate competențele:

Pentru mai multe detalii privind principalele priorități politice incluse în buget în ultimii cinci ani, a se vedea Anexa 2.

Măsuri economice structurale luate în perioada celei de-a șaptea legislaturi

În cadrul procedurii bugetare pe 2013, Secretarul General a propus Biroului o primă serie de reforme organizaționale care au permis realizarea unor economii substanțiale, și anume:

o economie anuală de 15 milioane EUR la serviciile de interpretare, realizată prin repartizarea mai echilibrată a reuniunilor comisiilor pe parcursul perioadei de luni până joi, optimizarea orarelor ședințelor de noapte în timpul perioadelor de sesiune de la Strasbourg și limitarea deplasărilor delegațiilor la săptămânile de circumscripție;

DT\1053138RO.doc 5/21 PE546.848v03-00

RO

o economie anuală de 10 milioane EUR la serviciile de traducere, realizată în principal prin înlocuirea traducerii sistematice a stenogramelor dezbaterilor printr-un sistem de traducere la cerere și prin asigurarea unei creșteri de 50% a productivității în acest domeniu, care a permis, de asemenea, redistribuirea a circa 100 de posturi către sectoare prioritare, consolidând astfel accentul pe inovare și îmbunătățind asistența acordată deputaților.

Grupul de lucru Birou-BUDG, înființat ca parte a pregătirilor pentru întocmirea bugetului pe 2013, a continuat să vizeze realizarea de economii organizaționale care să permită finanțarea de inițiative noi. Măsurile aprobate de Birou au generat următoarele economii:

4 milioane EUR printr-o reducere cu 5% a cheltuielilor de deplasare ale deputaților șia cheltuielilor de misiune ale funcționarilor (inclusiv înghețarea indemnizațiilor);

economii în contul dobânzilor viitoare pentru proiectele imobiliare datorită efectuării de plăți anticipate pentru proiectele imobiliare folosind credite de funcționareneutilizate la sfârșitul exercițiului:

o 2012: 10 milioane EUR, economii realizate prin efectuarea de plăți în avans în valoare totală de 45 milioane EUR pentru proiectele imobiliare Trebel și KAD;

o 2013: 18 milioane EUR, economii realizate prin efectuarea de plăți în avans în valoare totală de 54 milioane EUR pentru proiectul imobiliar KAD;

o 2014: 25,8 milioane EUR, economii realizate prin efectuarea de plăți în avans în valoare totală de 71,5 milioane EUR pentru proiectul imobiliar KAD;

2015: economii realizate în urma transferului către Comisie a gestionării pensiilor prevăzute de statut pentru deputați - impact asupra bugetului Parlamentului: 1,9 milioane EUR;

înlocuirea clădirii Président din Luxembourg cu clădirea GEOS a generat economii de peste 5 milioane EUR pe o perioadă de patru ani (inclusiv 1 milion EUR în 2015), și renegocierea chiriei pentru clădirea Goldbell a generat economii de 0,5 milioane EUR în 2015.

Proiecte în curs de desfășurare: 2014, continuate în 2015

În cadrul procedurii sale bugetare pe 2014, Parlamentul, pe baza propunerilor Biroului și după consultări în cadrul grupului de lucru comun Birou-Comisia pentru bugete, a decis că în 2015 este necesar să se continue consolidarea a patru domenii de activitate ale Parlamentului:

îmbunătățirea sprijinului logistic și local acordat deputaților

consolidarea capacității de control

consolidarea consilierii științifice independente

Următoarele puncte oferă o prezentare generală a diferitelor proiecte desfășurate începând cu 2014, ale căror implementare și nevoi financiare pentru 2016 ar trebui evaluate.

PE546.848v03-00 6/21 DT\1053138RO.doc

RO

1) Îmbunătățirea sprijinului logistic acordat deputaților

- Birouri: Mutarea în clădirea Square de Meuus (clădirea SQM) la începutul lunii iunie 2014 a eliberat 1000 de birouri suplimentare în clădirile centrale din Bruxelles, pentru a fi puse la dispoziția deputaților și asistenților parlamentari. După reamenajare, aceste birouri au început să fie ocupate de deputați și asistenți începând din 7 iulie 2014. Uzufructul pentru clădirea SQM include doi ani fără taxe. Prin urmare, în afara cheltuielilor de gestionare (întreținere, electricitate, securitate etc.), în bugetul pe 2015 sunt incluse cheltuieli pentru taxa de uzufruct. Creditele suplimentare pentru chiria clădirii SQM se ridică, în 2015, la 4 milioane EUR.

- Clădirea Trebel - Conform politicii imobiliare pe termen mediu, spațiile utilizate ca birouri la Bruxelles trebuie adaptate nevoilor care decurg din dezvoltarea instituțională a Parlamentului. În urma unei căutări pe piață, proiectul Trebel a fost selectat pe baza unei proceduri de achiziții. Cele două rate (15 milioane EUR și 35 milioane EUR) au generat economii la costurile financiare (dobândă economisită între 2013 și 2017) în valoare de 3,23 milioane EUR, respectiv 7,4 milioane EUR. În bugetul pe 2015 nu au fost prevăzute credite specifice pentru acest proiect, deoarece soldul restant care trebuie plătit este deja acoperit prin veniturile alocate primite de la statul belgian în legătură cu lucrările la clădirea Willy Brandt. Darea în folosință a clădirii TREBEL este prevăzută să aibă loc în 2017.

- Renovarea clădirii PHS - la 24 martie 2010, Biroul a luat decizia de a începe reamenajarea, dată fiind starea necorespunzătoare a clădirii. Înainte de începerea renovării, este nevoie să se realizeze studii și activități pregătitoare, pentru care a fost prevăzută suma de 1 milion EUR în 2015.

- La Strasbourg, renovarea clădirii Vaclav Havel cu scopul de a transfera în această clădire departamentul Ombudsmanului și astfel de a elibera spațiu pentru deputați în clădirea centrală, a făcut obiectul unei invitații de participare la o procedură de ofertare, în 2013.Creditele pentru finanțarea lucrărilor de renovare pentru această clădire în 2015: 4,35 milioane EUR.

- Lucrările pentru reamenajarea centrului de sosire și primire a vizitatorilor din clădirea Atrium (ATR) de la Bruxelles vor începe în 2015 (Decizia Biroului din 15 aprilie 2013). Prin reamenajarea acestui centru va fi mai ușor să se primească grupurile de vizitatori, în special a celor invitați de către deputați. Ar trebui să se construiască, de asemenea, un număr de săli de reuniune pentru a asigura accesul la echipamentul necesar, care va fi cu atât mai important cu cât se vor desfășura lucrări și la clădirea PHS (1,9 milioane EUR în 2015).

- Casa istoriei europene - în urma opiniei favorabile a Comisiei pentru bugete din data de 20 iunie 2012 referitoare la proiectul Casei istoriei europene, lucrările la acest proiect au început și ar trebui finalizate în 2015. Odată ce va fi livrată infrastructura, se vor realiza finisajele interne și vor fi instalate expozițiile. În conformitate cu planul de activitate aprobat de autoritățile politice și bugetare, faza lucrărilor ar trebui încheiată în bugetul pe 2015. Estimarea cheltuielilor de funcționare anuale, în planul de activitate pe 2011, la 11,5 milioane EUR (12,65 milioane EUR, inclusiv 2% inflație anuală până în 2016) este în continuare valabilă. În bugetul pe 2014 (articolul 16 03 04) a fost inclusă o contribuție din

DT\1053138RO.doc 7/21 PE546.848v03-00

RO

partea Comisiei la costurile de funcționare, în valoare de 800 000 EUR în credite de angajament. Cu toate acestea, din cauza dificultăților administrative de pe partea sa, Comisia nu a putut până în prezent să plătească nimic din această contribuție Parlamentului.

2) Sprijin local pentru deputați (activitățile din circumscripții)

Recomandările grupului de lucru au fost prezentate Biroului, care a solicitat analizarea acestei chestiuni în mod mai detaliat de către grupurile politice și de către Conferința președinților, în special legat de modul în care calendarul Parlamentului poate fi organizat mai eficient pentru a permite deputaților să petreacă mai mult timp în circumscripțiile lor. Aceste propuneri ar urma să aibă un impact bugetar pozitiv, dar detaliile nu vor fi cunoscute până la luarea deciziei finale.

3) Consolidarea capacității de control

După o analiză aprofundată a lipsei de capacitate de control care există în prezent la Parlament, a rezultat că acesta este domeniul din cadrul ciclului legislativ care necesită îmbunătățiri majore. Lipsa capacității a devenit foarte clară în domeniul controlului actelor delegate, al programelor de cheltuieli și al transpunerii legislației.

Având în vedere că, în cadrul ciclului legislativ, controlul este una dintre cele patru sarcini de bază ale Parlamentului, capacitatea sa trebuie consolidată în consecință. Impactul bugetar al măsurilor de adoptat în acest domeniu urmează să fie evaluat, în funcție de deciziile politice.

4) Consolidarea consilierii științifice independente

Noua DG EPRS și-a început activitatea la 1 noiembrie 2013 prin unirea direcțiilor existente pentru evaluarea impactului, respectiv pentru valoarea adăugată europeană din cadrul DG IPOL cu Direcția pentru bibliotecă din cadrul DG PRES, la care s-a adăugat o nouă direcție, Direcția Serviciul de cercetare pentru deputați. Această direcție generală a atins viteza de croazieră în 2014 și nu va mai avea nevoie de alte mijloace noi în 2015.

Pentru a permite dezvoltarea celor patru domenii de activitate susmenționate într-un mod responsabil din punct de vedere financiar, grupul de lucru comun a identificat șapte domenii în care Parlamentul și-ar putea îmbunătăți eficiența și ar putea genera economii: dezvoltarea unui sistem de traducere a amendamentelor din comisii la cererea deputaților, explorarea posibilităților de cooperare interinstituțională cu Comitetul Regiunilor și cu Comitetul Economic și Social European, explorarea posibilității de a oferi servicii de interpretare altor instituții în perioadele care nu sunt de vârf pentru Parlament, trecerea de la Streamline la Sysper2, pregătirea pentru o structură mai eficientă a ritmului de lucru al Parlamentului, pregătirea pentru un Parlament fără hârtie, ori de câte ori este posibil, prin folosirea celor mai bune practici și punerea în aplicare integrală a proiectului e-Meeting și dezvoltarea unui sistem de interpretare la cerere pentru alte reuniuni în afara ședinței plenare (a se vedea Anexa 3).

Situația la zi a realizărilor din aceste domenii, precum și o evaluare a eficienței acestora ar trebui examinate în contextul stabilirii estimărilor pentru bugetul pe 2016.

PE546.848v03-00 8/21 DT\1053138RO.doc

RO

Proiecte imobiliare multianuale: KAD

Costul vizat al proiectului KAD este estimat la 441,27 milioane EUR (406,22 milioane EUR în prețuri constante cu data valorii octombrie 2012). Defalcarea anuală este următoarea:

Valoare indexată-oct. 2012

prețuri constante-EUR prețuri actuale-EUR

total- milioane EUR total- milioane EUR %

anual cumulat anual cumulat anual cumulat

2013 4,37 4,37 4,43 4,43 1% 1%

2014 51,80 56,18 53,50 57,93 12% 13%

2015 121,85 178,02 128,91 186,84 29% 42%

2016 113,83 291,85 123,15 309,98 28% 70%

2017 15,64 307,49 17,34 327,32 4% 74%

2018 47,82 355,32 54,55 381,88 12% 87%

2019 48,01 403,33 55,95 437,83 13% 99%

2020 2,89 406,22 3,44 441,27 1% 100%

TOTAL 406,22 441,27

Pentru anul 2015, nevoile financiare ale proiectului KAD sunt estimate la 128,91 milioane EUR în prețuri actuale, reprezentând un procent de 29% din prețul total vizat.La sfârșitul lui 2014, nevoia de finanțare a scăzut cu 71,5 milioane EUR datorită unui transfer colector în favoarea proiectului KAD. Nevoile financiare neacoperite de resursele bugetare investite în proiect vor fi finanțate prin împrumuturi.

În cazul în care Parlamentul decide să prevadă credite specifice în bugetul anual, va fi posibilă o reducere semnificativă a costului financiar. De exemplu, înscrierea în buget a unor credite specifice în valoare de 25 milioane EUR ar genera, pe o perioadă de 15 ani, economii din dobânzi estimate la 8,4 milioane EUR1.

Strategia pe termen mediu privind politica imobiliară, adoptată de Birou în 2010, se află în curs de revizuire. O nouă propunere de strategie pe termen mediu, prin care să se evalueze nevoile pentru perioada 2015-2019, ar trebui să fie prezentată Biroului de către Secretarul General în luna martie.

1 Dobândă acumulată, pe baza unei rate a dobânzii teoretic constantă la 3%, pe o perioadă de rambursare de 15 ani, inclusiv 5 ani perioadă de grație.

DT\1053138RO.doc 9/21 PE546.848v03-00

RO

Politica de catering

Situația financiară a serviciilor de catering ale PE până la sfârșitul anului 2012 s-a caracterizat printr-un deficit operațional crescut și prin adaptări corespunzătoare ale mijloacelor bugetare. Această situație s-a datorat unor factori multipli, inclusiv dezvoltării extraordinare a cererii și multiplicării serviciilor de catering în limitele infrastructurii existente. În special, creșterea masivă a numărului de clienți, cu circa 150% în perioada 2002-2011, a reprezentat o presiune considerabilă asupra serviciilor, furnizorilor și infrastructurii.

Propunerile de modernizare și de reforme structurale adoptate de Birou la 10 iunie 2013 acoperă trei domenii largi de acțiune: măsuri de infrastructură, măsuri operaționale, inclusiv aspecte financiare și contractuale, și aspecte nutriționale. Dată fiind implementarea orizontală a propunerilor susmenționate până în 2019 și nevoia de a echilibra situația financiară, de-a lungul anului 2013 s-a pus un accent puternic pe măsurile operaționale, inclusiv pe revizuirea modelului existent de preț. Aceasta s-a realizat pentru a deschide spațiu suplimentar de manevră pentru reformă și în alte domenii predeterminate de acțiune.

În următorii doi ani vor expira contractele de catering pentru Bruxelles (toamna 2015) și pentru Strasbourg (primăvara 2016). Actualmente, se realizează activități pregătitoare pentru lansarea procedurii de licitație. Se așteaptă ca procedura să se încheie până în vara anului 2015.

Reducerea cu 5% a personalului pe o perioadă de cinci ani

În urma adoptării noului CFM/AII, toate instituțiile, agențiile și organismele s-au angajat să își reducă efectivele cu 5% pe o perioadă de cinci ani. PE implementează obiectivul de reducere cu 5% începând cu bugetul pe 2014 și și-a redus posturile din organigramă cu 67 în 2014 și cu 47 în 2015.

Pentru al doilea an consecutiv, PE a luat decizia politică de a exclude grupurile politice din calcul (decizie care vizează și anii următori).

În Rezoluția PE referitoare la bugetul pe 2015, adoptată în ședința plenară din 22 octombrie 2014, se menționează:

89. reduce schema de personal a Parlamentului pentru a se conforma planului de reducere a personalului convenit în cadrul reformei Statutului funcționarilor;

90. subliniază faptul că activitățile grupurilor politice nu corespund activității lor administrative; constată că grupurile politice au înghețat resursele de personal începând din 2012 și că pe durata precedentelor exerciții bugetare nu s-a răspuns decât parțial necesităților lor în materie; solicită în mod insistent ca nivelul total al personalului grupurilor politice din 2015 și din anii următori să nu scadă sub nivelul actual; reamintește că o decizie similară a fost luată deja de Parlament în legislatura precedentă1;

1 Rezoluția Parlamentului European din 22 octombrie 2014 referitoare la poziția Consiliului privind proiectul de buget general al Uniunii Europene pentru exercițiul financiar 2015 (P8_TA(2014)0036).

PE546.848v03-00 10/21 DT\1053138RO.doc

RO

Propunerile preliminare ale raportorului

Dată fiind consolidarea bugetară cu care se confruntă în prezent statele membre, raportorul consideră că Parlamentul European ar trebui să aibă o conduită exemplară, acordând atenție deosebită dimensiunii bugetului său și nivelului creșterii cheltuielilor față de 2015.

În ultima legislatură, Parlamentul European anterior a convenit asupra unui număr de priorități politice, care au generat fie creșteri bugetare, fie economii bugetare. Raportorul sugerează că Parlamentul nou ales ar trebui să monitorizeze îndeaproape implementarea acestor proiecte multianuale și să decidă, pe această bază, cu privire la propriile priorități politice (inclusiv cele negative, adică cele cu potențial de a genera economii).

În urma primului schimb de opinii care a avut loc la reuniunile din 3 februarie cu raportorii alternativi și la 5 februarie cu membrii comisiei, propunerile preliminare ale raportorului sunt următoarele:

1 - menținerea procentului din rubrica 5 a CFM aferent bugetului PE sub 20%;

2 - menținerea creșterii generale a cheltuielilor în bugetul Parlamentului pe 2016 sub 2%;

3 - continuarea reformelor structurale și organizaționale care au scopul de a crește eficiența, fără a pune în pericol excelența legislativă a Parlamentului, competențele bugetare și competențele de control ale acestuia și nici calitatea condițiilor de muncă;

4 - În urma intrării în vigoare a Tratatului de la Lisabona, prin care Parlamentul European a fost consacrat în calitate de veritabil colegislator, și dat fiind faptul că una dintre cele mai importante sarcini ale Parlamentului este controlul asupra executivului, este în prezent absolut esențial să se pună accentul pe activitatea legislativă și de control a deputaților și, în acest scop:

* să se sporească în consecință personalul alocat pentru sarcini legislative din secretariatele comisiilor parlamentare specializate, acolo unde acest lucru nu a fost deja realizat, și să se consolideze capacitatea Parlamentului de a monitoriza punerea în aplicare a legislației UE;

* să se acorde prioritate asistenților parlamentari acreditați în fața asistenților locali, pentru care se va adopta un regulament nou. Ar trebui să se ajungă la un echilibru corect între asistenții parlamentari acreditați și asistenții locali, pentru ca activitățile asistenților să se concentreze pe activitatea parlamentară.

5 - În contextul actual, prioritatea principală este securitatea clădirilor Parlamentului European. În acest sens, cere Secretarului General să prezinte Comisiei pentru bugete o evaluare globală a măsurilor de securitate luate până în prezent de Parlamentul European, de la decizia de a internaliza serviciile de securitate ale Parlamentului European (Decizia Biroului din iunie 2012) și să prezinte măsurile avute în vedere pentru consolidarea securității Parlamentului în interiorul și în exteriorul clădirilor sale, precum și impactul bugetar al acestor măsuri.

DT\1053138RO.doc 11/21 PE546.848v03-00

RO

6 - Invită Secretarul General să prezinte Comisiei pentru bugete noua strategie imobiliară pe termen mediu (aflată în curs de revizuire).

7 - Conform rezoluțiilor PE referitoare1 la bugetul pe 2014, respectiv pe 2015, prin care grupurile politice au fost excluse, să continue implementarea obiectivului de reducere a personalului cu 5%, după cum s-a decis în cadrul acordului pentru CFM.

8 - Pentru a decide prioritățile politice ale Parlamentului nou ales, Comisiei pentru bugete i se pune la dispoziție:

* o defalcare pe linii bugetare a execuției bugetului pe 2014;

* situația implementării priorităților fostei legislaturi (adaptarea bugetului PE la Tratatul de la Lisabona, adaptarea la era digitală, internalizarea serviciilor de securitate, acordul PE cu Comitetul Regiunilor și cu Comitetul Economic și Social European, politica imobiliară etc.);

* o situație clară a normelor referitoare la rambursarea cheltuielilor de deplasare ale deputaților și a impactului bugetar al ultimei revizuiri a acestor norme;

* o evaluare a eficacității măsurilor de comunicare ale PE care vizează publicul larg.

1 Rezoluția Parlamentului European din 23 octombrie 2013 referitoare la poziția Consiliului privind proiectul de buget general al Uniunii Europene pentru exercițiul financiar 2014 (P7_TA(2013)0437) și Rezoluția Parlamentului European din 22 octombrie 2014 referitoare la poziția Consiliului privind proiectul de buget general al Uniunii Europene pentru exercițiul financiar 2015 (P8_TA(2014)0036).

PE546.848v03-00 12/21 DT\1053138RO.doc

RO

ANNEX 1

Outcome of conciliations - Details of the Agreements reached between the Bureau and BUDG delegations

Conciliation Budget 2011:

Adjustments following to the pre-conciliation of 13

April

Suppression of 3 posts AST1 of Policy Departments -63.314

Reduction external studies -1.500.000

Reduction credits for the office holders to 400,000 € -800.000

Decrease travel allowances of Members -1.500.000

Reduction of original proposal for the visitors groups

(from 120 to 110) -2.500.000

Reduction of the contingency reserve -3.000.000

Decrease of the credits for the financing of the KAD building -4.000.000

Withdrawal of the proposal on the additional credits for ITEC -3.000.000

Total adjustment -16.363.314

Conciliation Budget 2012

Adjustments KAD (following delays) -13.000.000

Freeze of expenditure for the new 18 Members (Lisbon) -10.605.078

Freeze of expenditure for the preparation for the enlargement to Croatia -11.634.048

Suppression of 11 posts (Bureau - European added value) (1200) -364.374

External expertise for the Bureau European added value) (3200) -1.000.000

Outside assistance for information and innovation technologies (2102) -3.500.000

Building maintenance, upkeep, operation and cleaning (2022) -2.000.000

Digital and traditional publications (3241) -150.000

Expenditure on publication, information and participation in public events

(3242) -1.000.000

Contributions to European political parties (4020) -1.500.000

Contributions to European political foundations (4030) -1.250.000

Adjustments Contingency Reserve (10 1) -3.000.000

Total adjustment -48.985.500

DT\1053138RO.doc 13/21 PE546.848v03-00

RO

Conciliation Budget 2013:

Nomenclature HeadingConciliation

BUREAU/BUDGJustification

1 0 0 4 Costs of ordinary journeys -1.300.000

Freeze of Member allowances and

suppplementary reduction of travel

costs of Members

1 0 0 5 Other travel costs -200.000 Freeze of Members' allowances

1 0 0 6 General expenditure allowance -800.000 Freeze of general expenditure

2 0 2 6 Security and surveillance of buildings -2.000.000

Reduction taking into account

the proposed price of recently

launched calls for tender

3 0 2 0Reception and representation budget

(formerly "Entertainment")-39.770 Freeze of representation costs

3 2 4 5 Delegations, seminars and cultural events -500.000Communication policy in view of

the 2014 elections

4 0 2 0 European political party contributions -500.000 Limited increase

4 0 3European political foundation

contributions-1.000.000 Limited increase

10 6Reserve for priority projects in

development-3.000.000

Total -9.339.770

Conciliation Budget 2014

Item Title Amount (in €)

2 0 2 4 Energy consumption - 0.5Mln

3 2 4 0 Official Journal - 1Mln

4 2 2 Parliamentary assistance - 1Mln

2 3 9 EP carbon offsetting scheme - 0.25Mln

2 0 0 7 Fitting-out of premises - 1.25Mln

1 0 1 Contingency reserve - 1Mln

TOTAL -5Mln

PE546.848v03-00 14/21 DT\1053138RO.doc

RO

Conciliation Budget 2015

Details of the Agreement reached between the Bureau and BUDG delegations on 12 March 2014, (following the fourth round of conciliation):

Note: During the conciliation on the establishment of the 2015 estimates, EUR 7 million was included in the draft estimates to cover the obligatory and statutory expenditure resulting from the new agreement on the coefficient for the adjustment of remunerations and pensions, leading to an overall increase of expenditure of 2,24% over 2014 budget.

DT\1053138RO.doc 15/21 PE546.848v03-00

RO

ANNEX 2

The main political priorities included in the budget over the last five years

2010-2012: Lisbon Treaty and Enlargement to Croatia

Lisbon Treaty: Reinforcement of expertise for Members with an increase of

expenditure for the policy departments and the Library information services; 18

additional Members; supplementary human resources to comply with its new

competences (68 posts);

Launching of works for the House of the European History to be located in the

former Eastman building in Brussels (opening scheduled for 2015) and KAD

building in Luxembourg;

Enlargement to Croatia (+12 Members and the necessary additional 'enlargement'

staff: 62 posts);

Up-date of the information and communication policy (taking into account the EP

new prerogatives after the entry in force of Lisbon Treaty and the evolution of

communication means, with a view to the 2014 election campaign, reinforcement

of the infrastructure for visitors).

2013: Information campaign and Internalisation of security

Continuation and accentuation of the policy introduced in 2012, which is based, on

one hand, on achieving savings in all areas where this is possible without

jeopardising the quality of the working environment and, on the other, on investing

in innovation and improvements in quality to help Parliament to carry out its more

important role.

Implementation of the new security concept for Parliament - internalisation and

professionalisation of the command and control functions and the introduction of

different levels of access to the EP's buildings, based on the 4 years Action plan

starting in 2013 (Bureau decision of 11 June 2012). In terms of personnel, the

internalisation process meant the transfer of posts form DG PRES Security and

Resources Directorates and the recruitment of 287 contract agents, as foreseen in

the Action Plan for 2013 and 2014. As of 31 December 2014, DG SAFE, created

on 1st December 2013, counts 452 staff members. Costs: EUR 38,3 million in

2012 and EUR 34,6 million in 2013.

Information campaign for the 2014 elections: Following an initial funding boost of

EUR 6,2 million provided under the 2012 budget, a total of EUR 11 million were

earmarked to cover specific needs in connection with the "2014 elections'

PE546.848v03-00 16/21 DT\1053138RO.doc

RO

information campaign, coming on top of the EUR 10,5 million set aside for the

"values" and "legislative" campaign. Additional EUR 3 million was allocated to

European Political Parties in order to maximise their impact on public opinion.

2014: Reinforced capacities for a new Parliament

Bureau-BUDG agreement on the four priority areas aiming at strengthening the

role of the Parliament and its Members (i.e. strengthening the provision of

independent scientific advice, strengthening the capacity to exercise democratic

scrutiny, improve logistical and local support for Members), also confirmed by the

plenary resolutions on 2014 and 2015 budgets. It has been agreed to fund these

new priorities by making further organisational savings without undermining the

quality of work performed by the Parliament.

Exceptional expenditure generated by the election of a new Parliament:

Transitional end-of-service allowances for Members (EUR 15,8 million in 2014,

EUR 11,8 million in 2015 and EUR 0,9 million in 2016).

Additional means for the 2014 communication campaign: +EUR 6,7 million in

2014, bringing the overall information and communication budget (i.e. headings

covering publications, public events, seminars, audio-visual productions and the

internet) to EUR 41,7 million in 2014. The funding of the European political

parties was also reinforced by EUR 6 million.

Provide support for the multiannual ICT strategy - Adopted by the Bureau on 24

March 2010, its implementation was continued in order to enable the EP to use

effective tools based on the latest technology with an emphasis on the following

three objectives: support legislative process under Lisbon Treaty more effectively,

in particular through the e-meeting, paperless and knowledge management system

projects; develop comprehensive system of administrative information and

communication with Members regarding their financial entitlements (Members'

portal and Financial Information System projects). Moreover, the second and last

phase of measures to implement the Bureau decision of 2 July 2012 concerning the

internalisation of certain ICT-related functions hitherto performed by external

staff, was also carried in 2014. A total of 30 officials' posts were created in a

budgetary neutral manner since the additional appropriation was offset by a

reduction in appropriations for external service providers.

2015: Assigning the resources needed to achieve the following priority objectives:

Mobilise all resources for the first full year after the election and take account of

the specific characteristics of a post-election year (transitional allowance for

outgoing members: EUR 11,8 million);

DT\1053138RO.doc 17/21 PE546.848v03-00

RO

Consolidate and reinforce structural changes in order to strengthen the European

Parliament's capacities to comply with all its powers:

o The creation of the new Directorate-General for Parliamentary Research

Services (EPRS) as of 1st of November 2013, designed to provide independent

analysis and research for Members (i.e. 'on-demand' and personalised briefing

to individual Members, publications of general interest, succinct, easy-to-read

briefing material on the all significant EU legislative proposals); exercise more

effective scrutiny of the executive (i.e. analysis and research for committees to

assist in scrutiny and oversight of the executive provided by the Directorate for

Impact Assessment and European Added Value) and enhance the scientific

foresight at the start of the policy cycle (in line with the conclusions of the

STOA Panel). EPRS was created in budgetary neutral way by redeployments

from DGs PRES and IPOL and did not required human or financial resources

in 2015.

o The implementation of the 1st phase of the cooperation agreement with the

Committee of the Regions and Economic and Social Committee of the 5

February 2014, according to which up to 80 posts should be transferred from

the two committees to the Parliament (DG EPRS). In 2015 the estimated

number of posts to be transferred to the EP corresponds to 60 posts. It will also

enable Members of the advisory Committees to benefit from certain services

provided by the Parliament, once specific conditions are met. Providing access

for Members of two advisory committees to the services of the EPRS should

not have any direct financial impact.

PE546.848v03-00 18/21 DT\1053138RO.doc

RO

ANNEX 3

Seven areas identified for savings to allow the development of the 2014 and 2015 budgets priority areas (i.e. improve logistical and local support for Members and strengthen the capacity for scrutiny and scientific advice)

1. Develop a system of translation on MEPs' demand of Committee amendments

The language profile of Members and Substitutes in committees does not always necessitate translation into all 24 languages. On average, only 19 languages are represented per committee. This means that on average 5 languages are translated but are not actually required by Members or Substitutes of the specific Committee. Statistics show that out of the 739 761 pages of amendments translated during the last 12 months, only 636 688 pages actually corresponded to the language profiles of the committees, meaning that the translation of 103 072 pages was not needed. With an average of 30% of amendments adopted, which if not translated at Committee stage will subsequently need to be translated at Plenary stage, this means that 72 100 pages are translated without obvious need or, indeed, any clear request. In this context, it has been proposed:

to maintain the current practice of translation for Reports and Motivations of Reports into all 24 languages.

to translate amendments at committee stage into each committee's language profile (that is, corresponding to languages of Members and Substitutes of the committee) and on specific request from any MEP not being a Member or Substitute of the Committee wanting a translation into his language.

The introduction of language profiles for translation would match the similar system that is successfully in place since many years in the area of interpretation.

The decrease of translated pages would result in EUR 540.000 annual savings.

2. Explore possibilities for inter-institutional cooperation with the Committee of the Regions and the Economic and Social Committee

An analysis of the efficiency of the two Committees' translation services revealed much scope for productivity gains and showed that their translation services consumed considerably more resources relative to their core tasks than any of their other political functions. On the basis of these preliminary observations, in January 2013 the Bureau instructed the Secretary-General to examine options for interinstitutional cooperation with the Committee of the Regions and the Economic and Social Committee.

In December 2013 to the EP signed the cooperation agreement with the two Committees, under which:

The European Parliament will offer the officials (a maximum of 80) affected by the restructuring of the Committees' translation services the option of

DT\1053138RO.doc 19/21 PE546.848v03-00

RO

working for Parliament's new Parliamentary Research Service. These transfers takes place on a voluntary basis in response to a call for expressions of interest specifying the relevant requirements in terms of academic record and professional experience;

Political cooperation arrangements will be set up, with the aim of strengthening the democratic role and oversight remit of the three institutions in implementation of their respective mandates under the Treaty of Lisbon.

Administrative cooperation arrangements will be set up to generate savings by means of: strengthening staff support for political core functions; synergies in security services and access to buildings; making Parliament the standard provider of interpretation services; improving cooperation on the use of meeting rooms; IT cooperation; and mutual access to canteens.

The 2015 budget is the first year of implementation of the cooperation agreement for which no additional appropriation was requested.

3. Explore to offer interpretation capacities to other institutions in no-peak times

The agreement signed with the two advisory Committees foresees that Parliament can develop into the standard provider for interpretation of these two Committees. Further cooperation agreements are in preparation with other institutions. The budgetary impact of these measures still has to be evaluated.

4. From Streamline to Sysper2

Replacing Streamline, the main human resources management system at Parliament, with Sysper2, the system used by virtually all the European Institutions will be a further interinstitutional cooperation measure and will enable the personnel administration to concentrate on its main tasks and economise on resources by developing synergies and economies of scale.

After the year of transition between the two applications, a net saving of EUR 3,7 million is anticipated over the next 10 years (an average of EUR 370.000 per annum). The technical preparations have begun with a view to starting to use the new software in autumn 2015.

5. Prepare for a more efficient structure of the working rhythm of Parliament

Proposals for a more efficient structure of the working rhythm of the Parliament have been developed by the Joint Working Group. The proposals which fall under the competence of the Conference of Presidents have been transmitted as well as to the Political Groups.

Further to these proposals, the Joint Working Group has identified an efficiency reserve in the time slots of the daily meeting rhythm of the Parliament. Starting the afternoon session at 15:00 systematically wastes half an hour of interpretation time in the evening, because rooms are available too late for a full session finishing at 21:30 (Interpreters limit working

PE546.848v03-00 20/21 DT\1053138RO.doc

RO

hour without free half day next morning). It is therefore suggested to systematically start the afternoon session in all weeks at least at 14:30 instead of 15:00 (the optimum in terms of resource efficiency would be 8:30 to 12:00, 14:00 to 17:30 and 18:00 to 21:30). The evening slots are especially valuable during peaks of activity, for trilogues etc.

6. Prepare for a paperless Parliament wherever possible, through best practice and the full implementation of the e-meeting project

Bureau has decided to apply, across the board the ‘paperless' good practices of the ENVI and ITRE committees to reduce the number of versions of working documents distributed on paper and to circulate minutes only in electronic form. The corresponding annual savings anticipated in 2015 will be 21.5 m sheets of paper and EUR 648.000. This measure will also make it possible to reduce the carbon footprint by 73 tonnes per annum.

7. Developing a system of on-request interpretation for meetings other than Plenary

It has been proposed to analyse the EP's real needs in interpretation in view of putting forward new proposals for a more efficient use of its in-house and free-lance interpretation capacities. On the basis of this analysis a decision might be taken by the Bureau in course of 2015.

DT\1053138RO.doc 21/21 PE546.848v03-00

RO

ANNEX 4

Evolution of the EP budget by category of expenditure ( 2010 to 2015)Budget Variations between years

Title/Chapter Heading 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2010/2011 2011/2012 2012/2013 2013/2014 2014/2015

10 Members of the institution 220.332.000 221.289.598 209.480.841 208.097.304 224.292.069 220.252.000 0,43% -5,34% -0,66% 7,78% -1,80%

12 Officials and temporary staff 525.898.973 570.558.261 576.721.497 592.532.309 595.102.338 608.733.635 8,49% 1,08% 2,74% 0,43% 2,29%

14 Other staff and external services 109.468.800 124.260.343 112.763.320 116.843.399 97.798.439 121.114.400 13,51% -9,25% 3,62% -16,30% 23,84%

16Other expenditure relating to persons working within the institution 15.516.000 15.635.500 17.926.450 19.179.850 18.839.000 18.314.480 0,77% 14,65% 6,99% -1,78% -2,78%

Title 1 Persons working with the institution 871.215.773 931.743.702 916.892.108 936.652.862 936.031.846 968.414.515 6,95% -1,59% 2,16% -0,07% 3,46%

20 Buildings and associated costs 189.249.476 185.688.366 212.520.856 213.328.268 201.643.000 210.241.500 -1,88% 14,45% 0,38% -5,48% 4,26%

21Computer systems, equipment and furniture 125.763.750 118.787.071 129.855.624 136.973.588 143.422.877 149.330.149 -5,55% 9,32% 5,48% 4,71% 4,12%

23 Current administrative expenditure 12.841.500 15.567.000 14.570.000 7.311.000 6.232.500 6.049.000 21,22% -6,40% -49,82% -14,75% -2,94%

Title 2Buildings, furniture, equipment, and miscellaneous operating expenditure 327.854.726 320.042.437 356.946.480 357.612.856 351.298.377 365.620.649 -2,38% 11,53% 0,19% -1,77% 4,08%

30 Meetings and conferences 36.074.200 39.499.769 38.072.350 36.580.010 35.554.960 36.175.971 9,50% -3,61% -3,92% -2,80% 1,75%

32Expertise and information: acquisition, archiving, production and dissemination 108.596.500 106.474.776 111.117.836 128.954.011 122.135.929 115.686.393 -1,95% 4,36% 16,05% -5,29% -5,28%

Title 3Expenditure resulting from general functions carried out by the institution 144.670.700 145.974.545 149.190.186 165.534.021 157.690.889 151.862.364 0,90% 2,20% 10,96% -4,74% -3,70%

40Expenditure relating to certain institutions and bodies 76.965.000 83.650.000 88.215.000 92.944.200 100.994.200 104.818.084 8,69% 5,46% 5,36% 8,66% 3,79%

42Expenditure relating to parliamentary assistance 168.974.000 189.243.709 190.840.175 187.345.000 196.216.430 192.113.500 12,00% 0,84% -1,83% 4,74% -2,09%

44Meetings and other activities of current and former members 310.000 340.000 360.000 375.000 400.000 400.000 9,68% 5,88% 4,17% 6,67% 0,00%

Title 4Expenditure resulting from special functions carried out by the institution 246.249.000 273.233.709 279.415.175 280.664.200 297.610.630 297.331.584 10,96% 2,26% 0,45% 6,04% -0,09%

Reserves Other expenditure 26.750.000 14.835.000 15.424.172 10.000.000 13.000.000 11.700.000 -44,54% 3,97% -35,17% 30,00% -10,00%

TOTAL 1.616.760.399 1.685.829.393 1.717.868.121 1.750.463.939 1.755.631.742 1.794.929.112 4,27% 1,90% 1,90% 0,30% 2,24%