®

VINCLE INTERNACIONAL DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS, S.A.

C/ Caballero, 20-26 - Tel. 93 491 38 37 - Fax 93 339 91 71 - 08014 BARCELONAAvda. Doctor Severo Ochoa, 47- 1º - Parque Empresarial Casablanca II

Tel. 91 662 00 99 - 91 661 99 88 - 28100 Alcobendas - MADRIDe-mail: infovincle@vincle.es http://www.vincle.es

CONTACTE CON SU ESPECIALISTA

93 491 38 37 - 91 662 00 99

Toda la

desde su puesto de trabajo...de su empresa

documentaciónrelevante

Solución global: permite la gestión de cualquiertipo de documento independientemente desu origen (spool, scanner, EDI, imágenes,ficheros microinformáticos, PDF,...)

Control de acceso al sistema: definicióndetallada de permisos de acceso sobre losdocumentos para cada usuario

Interface de usuario amigable

Sistema modular: según las necesidades decada compañía

Versión Internet: posibilidad de acceso a ladocumentación a través de navegador

Los 5 valores diferencialesde VINCLE-Doc1

2

3

4

5

®

VINCLE - Doc

... o desde

para Vd. y sus clientesinternet

La solución definitivapara toda su documentación

SISTEMA DE ARCHIVO DOCUMENTAL

FAX

E-MAIL

IMPRESORACD ROM - DVD

SPOOL & LISTADOS

SCANNER

EDI

INTERNET

PC EN RED

Si al pedir a su departamento de archivo undocumento determinado, le queda siemprela duda de si lo encontrarán, si estarácorrectamente clasificado, si los criterios parasu archivo son los adecuados, o simplementesi lo tendrá otro departamento, ha llegadola hora de pensar que a los archivos,igualmente que a otras secciones de laempresa, les ha llegado la hora de ponerseal día.

El sistema de archivo VINCLE-Doc, le permitede forma fácil y rápida el almacenamiento ybúsqueda de documentos tanto para los queproduce el ordenador de la empresa ( a travésde ficheros spool), como los procedentes delexterior en soporte de papel (scanner), losrecibidos por fax, documentos EDI o ficherosmicroinformáticos (Word, Excel...)

NO LO DUDE Y CONSÚLTENOS,VINCLE-DOC ES LA SOLUCIÓN MÁSEFICAZ PARA PONER AL DÍA SUSDOCUMENTOS.

El almacenamiento en CD-ROM o DVD, haceposible el correspondiente ahorro de espacioy tiempo de búsqueda.

®

VINCLE - Doc

... o desde

para Vd. y sus clientesinternet

La solución definitivapara toda su documentación

SISTEMA DE ARCHIVO DOCUMENTAL

FAX

E-MAIL

IMPRESORACD ROM - DVD

SPOOL & LISTADOS

SCANNER

EDI

INTERNET

PC EN RED

Si al pedir a su departamento de archivo undocumento determinado, le queda siemprela duda de si lo encontrarán, si estarácorrectamente clasificado, si los criterios parasu archivo son los adecuados, o simplementesi lo tendrá otro departamento, ha llegadola hora de pensar que a los archivos,igualmente que a otras secciones de laempresa, les ha llegado la hora de ponerseal día.

El sistema de archivo VINCLE-Doc, le permitede forma fácil y rápida el almacenamiento ybúsqueda de documentos tanto para los queproduce el ordenador de la empresa ( a travésde ficheros spool), como los procedentes delexterior en soporte de papel (scanner), losrecibidos por fax, documentos EDI o ficherosmicroinformáticos (Word, Excel...)

NO LO DUDE Y CONSÚLTENOS,VINCLE-DOC ES LA SOLUCIÓN MÁSEFICAZ PARA PONER AL DÍA SUSDOCUMENTOS.

El almacenamiento en CD-ROM o DVD, haceposible el correspondiente ahorro de espacioy tiempo de búsqueda.

®

VINCLE - Doc

... o desde

para Vd. y sus clientesinternet

La solución definitivapara toda su documentación

SISTEMA DE ARCHIVO DOCUMENTAL

FAX

E-MAIL

IMPRESORACD ROM - DVD

SPOOL & LISTADOS

SCANNER

EDI

INTERNET

PC EN RED

Si al pedir a su departamento de archivo undocumento determinado, le queda siemprela duda de si lo encontrarán, si estarácorrectamente clasificado, si los criterios parasu archivo son los adecuados, o simplementesi lo tendrá otro departamento, ha llegadola hora de pensar que a los archivos,igualmente que a otras secciones de laempresa, les ha llegado la hora de ponerseal día.

El sistema de archivo VINCLE-Doc, le permitede forma fácil y rápida el almacenamiento ybúsqueda de documentos tanto para los queproduce el ordenador de la empresa ( a travésde ficheros spool), como los procedentes delexterior en soporte de papel (scanner), losrecibidos por fax, documentos EDI o ficherosmicroinformáticos (Word, Excel...)

NO LO DUDE Y CONSÚLTENOS,VINCLE-DOC ES LA SOLUCIÓN MÁSEFICAZ PARA PONER AL DÍA SUSDOCUMENTOS.

El almacenamiento en CD-ROM o DVD, haceposible el correspondiente ahorro de espacioy tiempo de búsqueda.

®

VINCLE INTERNACIONAL DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS, S.A.

C/ Caballero, 20-26 - Tel. 93 491 38 37 - Fax 93 339 91 71 - 08014 BARCELONAAvda. Doctor Severo Ochoa, 47- 1º - Parque Empresarial Casablanca II

Tel. 91 662 00 99 - 91 661 99 88 - 28100 Alcobendas - MADRIDe-mail: infovincle@vincle.es http://www.vincle.es

CONTACTE CON SU ESPECIALISTA

93 491 38 37 - 91 662 00 99

Toda la

desde su puesto de trabajo...de su empresa

documentaciónrelevante

Solución global: permite la gestión de cualquiertipo de documento independientemente desu origen (spool, scanner, EDI, imágenes,ficheros microinformáticos, PDF,...)

Control de acceso al sistema: definicióndetallada de permisos de acceso sobre losdocumentos para cada usuario

Interface de usuario amigable

Sistema modular: según las necesidades decada compañía

Versión Internet: posibilidad de acceso a ladocumentación a través de navegador

Los 5 valores diferencialesde VINCLE-Doc1

2

3

4

5

Resolver las grandes limitaciones dela gestión tradicional de los docu-mentos es una oportunidad que laevolución informática pone hoy adisposición de la empresa. Controlarde manera eficiente los flujos de información y el tratamiento de losdatos es indispensable para la evolu-ción competitiva de la empresa.Los problemas ocasionados por laenorme cantidad de papel que circu-la por las oficinas y su correspon-diente conservación, los retrasosoperativos ocasionados por no dis-poner del documento preciso en elmomento justo y la limitación de ac-ceso a la documentación por variosutilizadores al mismo tiempo, handejado de ser dificultades con lasque era obligatorio convivir, transfor-mándose en una amplia gama deoportunidades de las que obtenerventajas competitivas globales.

Vincle DOC proporciona una solu-ción global para la gestión de todotipo de documentos utilizados enuna organización. Su concepciónse fundamenta en:

Gestión homogénea de todo tipo de documentos,independientemente de su origen: papel, spool, fax, EDI,ficheros microinformáticos,…

El tratamiento simultáneo de diferentes tipos de documento

facilita el concepto de expediente y su gestión.

VINCLE-Doc. Más allá del archivo tradicional

• Vincle DOC integra cualquier ti-po de documentos, permitiendoal usuario una gestión homogé-neo y transparente independien-temente de su origen. El sistemapermite incorporar documentosde orígenes y formatos tan diver-sos como: papel, fax, spool, lis-tados, EDI, procesos micro-informáticos (proc. textos, hojade cálculo, etc.), vídeos, sonidos,etc…

• Vincle DOC se presenta comouna solución adaptable a dife-rentes plataformas de base dedatos y con absoluta indepen-dencia de los diferentes elemen-tos hardware y software con losque debe integrarse.

• La concepción modular y abiertade Vincle DOC permite cubrir lasnecesidades planteadas en losproyectos de gestión documen-tal, en las diferentes áreas decualquier organización.

• La posibilidad de personalizacióndel sistema a cada proyecto, in-cluyendo la integración conotros sistemas existentes, laadaptación especifica de cadauno de los módulos o incluso eldesarrollo de funcionalidades es-pecíficas para cada caso, garan-tizan la perfecta implementaciónen cada proyecto y la mejora per-manente del sistema.

Los diferentes documentos se definen previamente

con todos sus atributos con la finalidad de simplificar

el tratamiento posterior de cada uno de ellos.

La imagen del documento puede representarse en

distintas dimensiones incorporándose como datos

asociados los índices que serán utilizados

posteriormente en el proceso de búsqueda.

VINCLE-Doc, se estructura como unsistema integrado compuesto por diferentes módulos que se adaptan alas diversas necesidades aplicativas.Los módulos funcionales que com-ponen VINCLE-Doc son:

SPOOL & Listados

Gestión de documentos internos,procedentes de ficheros de spooldel host. Sobre formulario preim-preso o sobre fondo blanco indis-tintamente.

SCAN

Integración de documentos exter-nos (papel). Incorpora funcionesde reconocimiento OCR para textose interpretación de códigos de barras

PROCESOS

Posibilita la gestión de todo tipo de ficheros microinformáticos (Hojasde cálculo, Procesadores de texto,Correo electrónico, Presentaciones,Vídeos, Sonidos, etc…).

EDI

Gestión de cualquier tipo de men-saje EDI, y su posterior visualiza-ción y representación en diversosformatos.

IMAGE

Importación de imágenes en for-matos standard, que serán tratadoscomo documentos del sistema (Ej.:Catálogo electrónico, fax, logos,etc…)

COOPERATIVO

Pone a disposición de las aplicacio-nes corporativas de gestión, lasimágenes de los documentos almacenados en VINCLE Doc.

DISTRIBUIDOR

Permite la distribución automática,a diversos puntos remotos, de los documentos introducidos al sistema, sea a través de comunica-ciones (VINCLE Networks) o generando CD’s.

INTERNET

Generador de páginas HTLM, quehabilita el acceso al sistema mediante consultas a través deInternet.

CD-ROM AUTÓNOMO

Genera CD’s, con los documentosseleccionados y el programa deconsulta incluido, proporcionandototal autonomía al usuario.

WORKFLOW

Diversos tipos de flujos de trabajopueden ser canalizados a través delsistema, para optimizar la gestiónde los procesos administrativos.

Descripcion de los Módulos

Información accesible de forma inmediata a toda laempresa.

La solución propuestapor VINCLE Doc, permi-te obtener como presta-ciones comunes a todoslos módulos:

• Posibilidad de creación de crite-rios de consultas que hagan referencia a varios tipos de docu-mentos (concepto expediente).

• Utilidad de búsqueda por conte-nido en los documentos (texto eimagen).

• Amigable Query-Assistant paracreación de consultas, tanto paraprocesos repetitivos como pun-tuales, por parte de los propiosusuarios.

• Visualización de los documentossobre cualquier tipo de formatostandard (A3, A4 u otros).

• Posibilidad de aumento, reduc-ción, inversión y rotación de laimagen.

• Visualización simultánea de varios documentos (mosaico,cascada, …).

• Impresión del documento sobrecualquier tipo de impresora soportada por Windows

• Funciones para construir el for-mato de impresión: combinandootros documentos, texto, imáge-nes, fechas, logos, etc,… con eldocumento original.

• Envío automático por fax de losdocumentos que se desee.

• Exportación de documentos acualquier formato standard.

• Disponibilidad en línea de la in-formación histórica con sistemasalternativos de bajo coste.

• Optimización del soporte de al-macenamiento en función de laaplicación: Magnético, Óptico,CD-ROM.

• Sistema de seguridad a través dela catalogación de usuarios (porniveles), de perfiles (permisos), ydocumentos (funciones). Todoello supervisado por un móduloauditor que garantiza un segui-miento exhaustivo de los accesosy operaciones realizados.

• Inteface ODBC para posibilitar laintegración en cualquier base dedatos compatible con este stan-dard, así como el acceso a fun-ciones básicas a través de OLE.

La composición modular del sistema permite su adaptación a diferentes áreas.

ESTACION DE CAPTURA,CONSULTA E IMPRESION

SISTEMACENTRAL

ETHERNET / TOKEN-RING

SERVIDOR DE RED Y BASEDE DATOS

ESTACION DECONSULTA

SERVIDOR DE FAX

SERVIDOR DISCOS OPTICOS / CD-ROM

JUKEBOX

SCANNER

IMPRESORA

ARQUITECTURA DE RED

En una misma sesión windows podemos compartir

datos de las aplicaciones del sistema central con las

imágenes existentes en VINCLE-Doc.

Ejemplo: Imágenes de la factura de un proveedor

cuando estamos posicionados en su cuenta contable

en la aplicación del sistema central.

Ca

rac

terís

tica

s G

ene

rale

s

Vincle-Doc gestiona documentos para:

B.T. COMUNICACIONES

BENCKISER

CORTEFIEL

COSMETICA GENERAL (Eugene)

COTYASTOR (ASTOR-LANCASTER)

EDITORIAL PLANETA

ELECTROLUX

FERRERO

FINAF92

FORT JAMES

FRAPE BEHR

KITZ CORPORATION OF EUROPE

LA PIARA

LEASE PLAN

MERCK

MYRURGIA

NABISCO

NOVARTIS AGRO

NOVARTIS CONSUMER HEALTH

NOVARTIS FARMACEUTICA

PARKE-DAVIS

ROCA RADIADORES

ROCHE

SCHNEIDER ELECTRIC

T-500 PURATOS

UNILAND

UNILEVER FOODS ESPAÑA

VALEO

VILEDA IBERICA

WELLA

YOPLAIT

Un ejemplo de la aplicación de los módulos de

PROCESOS e IMAGE, lo constituye la gestión de los

diferentes soportes publicitarios utilizados en la

promoción de los productos, tales como presentaciones,

spots publicitarios o el catálogo electrónico.

Búsqueda• Permite la búsqueda instantánea

de documentos según claves deacceso múltiples y personalizables.

• Prevé la consulta simultánea deun mismo documento por partede varios usuarios.

• Nace ya preparada para funcio-nar en LAN, permitiendo a todas las estaciones de la red elacceso a los documentos.

Seguridad• Elimina el riesgo de documen-

tos desaparecidos, mal archiva-dos o dañados.

• Garantiza la seguridad y la confidencialidad de los datos mediante una gestión jerárquicade los niveles de acceso.

Productividad• El diálogo del usuario con el

sistema es de gran facilidad, loque permite la obtención deproductividad inmediata.

• Envía y recibe automáticamentelas imágenes de documentos víatelefax.

La libertad del sistema en la asignación de índices,

amplía el campo de las aplicaciones a

documentos que no intervienen en el proceso

administrativo (Ej.: gestión de notas de prensa,

escrituras y documentos oficiales, etc…)

Garantía de crecimiento del sistema a todas lasáreas de la organización.

La capacidad depersonalización de VINCLE-Doc permitecubrir prácticamentecualquier necesidadde gestión electrónicade documentación.

VINCLE-Doc hace posible la personalización de la gestióndocumental, en función de lasnecesidades específicas de cadaempresa. Los beneficios genera-dos son extraordinarios en térmi-nos de productividad y de calidaddel trabajo, en cuanto que losusuarios disponen de la informa-ción con mayor rapidez y facilidadque con los sistemas tradicionales.

Las ventajas operativas y económi-cas que ofrece VINCLE-Doc loconvierten en la solución másinnovadora para aumentar la com-petitividad de las empresas.Resumamos las principales:

Archivo• Asegura la disponibilidad <<on

line>> de grandes volúmenesde documentos, optimizandoel tiempo de acceso y el espa-cio destinado a archivo.

• Reduce al mínimo la circulaciónde papel en la organización deltrabajo.

• Integra el patrimonio de infor-mación de la empresa.

Dentro de las múltiplesaplicaciones departamen-tales y corporativas pode-mos enumerar algunasque, por sus característi-

cas, disfrutan de forma inmediata lasfuncionalidades de la gestión elec-trónica de documentos. Vincle-Docofrece soluciones para:

Administración: • Gestión de fac-turas de clientes y proveedores •Gestión de albaranes conformados •Actas y contratos • Información con-table anual ( Diario, Mayor, Balan-ces, Registros de IVA Soportado yRepercutido, etc...) • Gestión dePólizas de Seguros con los docu-mentos asociados a los siniestrosposibles •

Compras: • Gestión de pedidos yofertas •

Personal: • Fichas de personal consus diferentes documentos asociados(Currículum Vitae ,bajas, permisos,fotografías, títulos, etc.) •

Comercial: • Ofertas y pedidos declientes •Contratos con clientes•

Registro y Patentes: • Gestión detoda la documentación relativa apatentes y marcas •

Transportes: • Documentaciónasociada a cada uno de los expe-dientes•

Los Beneficios de VINCLE-Doc

Las

Ap

lica

cio

nes

Un salto cualitativo en la organización del trabajo

Transforma documentos en imágenes electrónicas.

Memoriza los datos en discos de varios tipos.

Utiliza una potente base de datos para la búsqueda de documentos.

Prevé la reproducción en varios medios ( pantallas, impresora, telefax).

Realiza la distribución en LAN de los archivos y de las funcionalidades operativas.

Se integra con aplicaciones residentes en el ordenador central.

VINCLE INTERNACIONAL DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS, S.A.C/ Caballero, 20-26 - 08014 BARCELONA - Tel. 93 491 38 37 - Fax 93 339 91 71 - 08014 BARCELONA

Avda. Doctor Severo Ochoa, 47, 1º A - (P.A.E. Casablanca II) - Tel. 91 662 00 99 - Fax. 91 661 99 88 - 28100 Alcobendas - MADRID

E-mail: infovincle@vincle.es - http://www.vincle.es