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KM 1 INTERSECCION VIAL LA CABAÑA VIA CIRCACIA (COSTADO IZQUIERDO)

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE TRANSITO DEL QUINDIO

SENA

CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

LIC. ANDREA CAROLINA VALBUENA

APRENDICES: DAVID FELIPE LOPEZ LARGO

TATIANA NIETO LONDOÑO

ELIZABETH BLANDON GOMEZ

MARIA FERNANDA ROMERO LARGO

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

748437

ARMENIA QUINDIO



AÑO 2014

TABLA DE CONTENIDO

Introducción……………………………………………………………………………………………………………………………….. 3

Objetivo General…………………………………………………………………………………………………………………………. 4

Objetivo Específico.…………………………………………………………………………………………………………………….. 5

Justificación…………………………………………………………………………………………………………………………………. 6

Organigrama……………………………………………………………………………………………………………………………….. 7

Identificación de la empresa……………………………………………………………………………………………………….. 8

Misión…………………………………………………………………………………………………………………………………………. 9

Visión………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10

Recibo y despacho de correspondencia……………………………………………………………………………………... 11

Radicación de los documentos…………………………………………………………………………………………………… 12

Distribución de los documentos………………………………………………………………………………………………… 13

Comunicación interna y externa……………………………………………………………………………………………….. 14

Formato de recepción de correspondencia………………………………………………………………..…………….. 15

Tiempo de respuesta de las comunicaciones…………………………………………………………………………….. 16

Normas ICONTEC………………………………………………………………………………………………………………………. 17

Anexos……………………………………………………………………………………………………………………………………… 18



INTRODUCCION

Con el presente manual de correspondencia se puede llevar a cabo una organización y

preservación de los archivos siguiendo la normatividad de la clasificación, retención, descripción y

organización documental, teniendo en cuenta las agrupaciones llevando las normas Icontec para

un buen seguimiento de sí mismas.



OBJETIVO GENERAL

Normalizar los procesos de producción, clasificación, distribución, seguimiento de los documentos

enviados y recibidos como parte integral de sus programas de gestión documental según la

normatividad vigente.



OBJETIVO ESPECÍFICOS

Producir los documentos de acuerdo con las normas ICONTEC.

Clasificar los documentos siguiendo los procesos de agrupación para organizar los

archivos.

Distribuir los documentos teniendo en cuenta sus asuntos y los funcionarios involucrados.

Hacer el respectivo seguimiento a cada uno de los documentos para garantizar lo

establecido en este manual.

Controlar el registro de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas para un mejor

acceso a la información.

Tener en cuenta la normatividad vigente para el manejo adecuado de las comunicaciones

oficiales.



JUSTIFICACIÓN

Los archivos presentan deficiencias en su organización, conservación y prestación de servicios,

hecho que es resultado de una gestión documental que se haya en manos de personal no

calificado, es por ello que se pretende implementar los procesos de clasificación, retención,

descripción y organización adecuando las agrupaciones documentales al momento de organizar

los archivos, haciendo efectiva la normatividad vigente, además de capacitar al personal para

tener mejor acceso a la información.



ORGANIGRAMA



IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

Se escogió el Instituto Departamental De Transito Del Quindío. Localizado en Km 1 Vía circasia

Intersección vial la cabaña Costado izquierdo. Ya que es un reto para nosotros poder aplicar el

manual de correspondencia en los archivos de la institución puesto que esta es una de las

entidades mas destacadas del estado.



MISION

Facilitar el desplazamiento y movilización tanto vehicular como peatonal en el municipio, creando

espacios de sana convivencia con el fin de mejorar el nivel de vida de la población de Armenia.



VISION

Con la implementación de tecnologías de punta y una eficaz y eficiente prestación de servicios a

todos sus usuarios, la SETTA pretende en el corto plazo convertirse en modelo de gestión a nivel

territorial y nacional.



RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

Se realiza mediante una ventanilla única la cual se encarga de recibir la correspondencia y esta se

reparte a las dependencias a las que se dirigen las comunicaciones. Así mismo cuando es necesario

enviar cierto tipo de información u oficios esta las lleva. Ya para registrar esto tenemos un libro de

radicado, en el que se escribe a quien va dirigida la comunicación y un breve resumen del asunto.

Es importante anotar que en cuanto a la organización hay que hacer mejoras ya que el lugar para

el recibo y envío de comunicaciones no es adecuado y no hay organización alguna, y esto genera

que el archivo este muy disperso dentro de la institución.



RADICACION DE LOS DOCUMENTOS

Al momento de radicar los documentos, primero se delega el asunto, de ahí se hace un pequeño

borrador donde se hacen las respectivas observaciones y modificaciones y después de ello el

instituto tiene una plantilla donde se pasa la comunicación, con su respectivo membrete y pie de

página y por último la directora como máxima autoridad firma y se envía. Esto también es

registrado en un libro con el nombre a quien va dirigido y un pequeño resumen del asunto. En la

parte superior se le coloca el número de radicado.



DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Se distribuye mediante la persona encargada de la ventanilla única con la que cuenta la institución

para distribuir las comunicaciones , esta se dirige al lugar donde es necesario y allí se deja la

comunicación y esta persona firma el recibido del oficio mediante un registro que se lleva en el

libro de radicados.



COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

INTERNAS:

Memorando

Circular interna

Acta ordinaria

Informes

Citaciones a reuniones

Resoluciones

Etc…

EXTERNAS:

Resoluciones

Acuerdos

Derechos de petición

Tutelas

Invitaciones

Felicitaciones

Circulares

Memorandos

Etc….



FORMATO DE RECEPCION DE LOS DOCUMENTOS



TIEMPO DE RESPUESTA

Este se determina según sea el asunto, por ejemplo si es un derecho de petición ocho (10) días, si

es una tutela tres (3) días y así un certificado dos o tres (2 o 3) días lo mismo una constancia pero

en general no hay un tiempo establecido para responder las comunicaciones.



NORMAS ICONTEC

Dentro del instituto cuando se producen los documentos se toman en cuenta las Normas Icontec

las cuales con adoptadas dentro de ciertos parámetros para radicar los documentos, ya que

utilizan las medidas de las márgenes, hay una buena presentación de los oficios, entre otros.



ANEXOS

Plantilla de radicación de envío de documentos (1)

Formato de registro de radicación (1)

Cronograma de actividades (1)

Circular (1)

Memorando (1)

Cartas comerciales (1)



ACTIVIDADES INSTRUCTOR

DE APOYO

OCTUBRE

13 15 16 18 24 29

Identificación de la empresa

ANDREA CAROLINA VALBUENA

Entrevista

Organigrama

Introducción

Objetivo general

Objetivo especifico

Justificación

Misión

Visión

Visita

Estudio de los procesos de radicación



CIRCULAR: comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o

contenido, dirigida a varios destinatarios.

León, Gto. 2 de julio de 2008

CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE

Con fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores cambiará de

diseño e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se indican en los catálogos

anexos a la presente Circular, incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.

Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los

concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada

los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales, con la finalidad de poder sacar al

mercado la nueva producción.

Atentamente

EL GERENTE DE PRODUCCIÓN

ING. PANFILO G. ACOSTA JIMENEZ

DIRECCIÓN GENERAL



MEMORANDO:

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir

información, orientaciones y pautas a las dependencias locales.

México, D. F. a ___ de ______ de _____.

EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.

Av. Vía Memorando 45,

Col. Memorándum

Del. Benito Juárez,

México, D. F. C. P. 03900

Memorándum

Para: Mauricio del Moral, Director General

De: Luz María Durán

Asunto: Reunión de ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se

discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente

Luz María Durán

Gerente Ventas



CARTAS COMERCIALES:

comunicación escrita qua se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y

personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

22 de Julio de 2010

Avenida Las Flores Celestes nº 8569

A/A: Gerente de Comercios de Ejemplode.com CIA

URUGUAY

Estimada/o cliente:

Por medio de la presente, tenemos el agrado de invitarlo a usted a una nueva exposicion sobre

materiales modernos que se realizará en los salones de nuestra empresa en la tarde del día viernes

23 del presente mes. Una vez culminado el importante evento, nos trasladaremos al comedor

general donde se servirán unos platos calientes acompañados del mejor vino nacional. Asimismo le

informamos que podrá usted concurrir acompañado de sus familiares más próximos y existirá un

parque especialmente diseñado para que los niños puedan disfrutarlo durante el transcurso de toda

la exposición.

Sin otro particular

Atentamente:

Mauricio Nicolás del Moral

Gerente General

Asunto: Invitación a presentación de materiales.

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