DOCUMENTOS COMERCIALES

ALEJANDRA CASTRILLÓN GARCÍADANNY NOVA PIEDRAHITA

JEAN CARLOS MALDONADO MORALESJORDAVY JIMÉNEZ RÚA

CLAUDIA PAOLA CASTAÑO MONROYESTEFANÍA CASTAÑO ESPINAL

10°A

¿Qué son? Los documentos comerciales son todos los comprobantes

extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: 

 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. 

· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio 

· Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. 

· Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. 

Utilidad:

Son una constancia de las operaciones realizadas. 

Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas. 

Clasificación:

Externos Internos De uso internoDe uso externo

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

¿Qué Tipos de Documentos Existen?

Cotización: La cotización es aquel

documento que el departamento de compras usa en una negociación. También se denomina cotización a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al zapamp del estado en concepto de aportación a la seguridad social. Este tipo de aportación en algunos países recibe el nombre de cotización previsional, y es la fracción, usualmente mensual, de un sueldo o salario  depositado por el empleado o empleador (mediante retención) en un sistema de seguridad social.

Pedido : el pedido es un encargo hecho a

un fabricante o vendedor de géneros de su tráfico.

El pedido es un contrato de compraventa, y cualquier incumplimiento del mismo puede perjudicar a alguna de las partes. Hay diferentes formas de hacer un pedido; por teléfono, por carta, por fax, por correo electrónico, con un formulario de pedido, a través de agente comercial, etc.Generalmente, el pedido será un documento que redactará el comprador y se lo enviará al vendedor. Pero, a veces, puede ocurrir que el comprador haga el pedido utilizando fórmulas como la de devolver “aceptado” un presupuesto que anteriormente había sido confeccionado y remitido por el vendedor, etc.

Factura De Venta Es un documento tributario de compra y venta que registra

la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.

  La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia

de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en operaciones de exportación.

Cheque

es un documento contable de Valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

Jurídicamente el cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito, que es librado, el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

Existe una clasificación primaria de los cheques:

Cheques comunes: son pagaderos el día de su presentación (que no puede exceder de 30 días contados desde su emisión).

Cheques de pago diferido:  es una orden de pago librada a días vista, a contar desde su presentación para registro en una entidad autorizada, contra esta u otra entidad en la cual el librador, a la fecha de vencimiento, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto, dentro de los límites de registro que autorice el banco girado.

Cheque cancelatorio: es un medio para la cancelación de obligaciones de dar sumas de dinero. A diferencia de los demás tipos de cheques, los cancelatorios son emitidos por el Banco de la República de Colombia (quien los entrega a los bancos comerciales en consignación a medida que las entidades registran pedidos del público).Tienen una validez de 30 días corridos desde la fecha que figura en el documento, y pueden tener hasta dos endosos.

Letra De Cambio La letra de cambio es "el 

título de crédito o de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen.”

Factura de Compra:  es un documento

 mercantil que refleja toda la información de una operación decompraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.

Libranza: La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor

autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo previamente convenido. Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es de suma importancia que la entidad financiera cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor-empleado y el convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde estén expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio.

Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual   constan los

ingresos enefectivo recaudados por la empresa.   El original se entrega al cliente y las copias se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta caja, y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.   Generalmente es un soporte de los abonos parciales   o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

Comprobante de egreso El recibo de caja es un soporte de

contabilidad en el cual   constan los ingresos enefectivo recaudados por la empresa.   El original se entrega al cliente y las copias se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta caja, y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.   Generalmente es un soporte de los abonos parciales   o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

Pagaré:es un documento que

contiene la promesa incondicional de una persona -denominada suscriptora-, de que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora-, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré".

Vale:es un documento

comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen vales a sus clientes para

 fidelizarlos.

Nota Debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Kardex

Antiguamente KARDEX era conocido como un mueble con diferentes gavetas que permitía el acomodo y clasificación de las tarjetas físicas de almacén que son donde verdaderamente se registraba y controla la mercancía, desde que aparecieron los sistema computarizados o virtuales donde no existia información física (cartones donde escribiamos), este término no perdio vigencia, y aun en la actualidad se entiende como KARDEX a un sistema de control de inventarios no necesariamente definido, sino que debe ser adoptado por una empresa brindando una amplia gama de soluciones de almacenamiento, clasificacion y puesta a disposicion que se realicen de manera automatizadas.

Comprobante de contabilidad

se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma manual o informatizada. El comprobante de contabilidad debe tener numeración consecutiva dejándose constancia de las personas que lo elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de las operaciones, cuentas afectadas con el registro con su código y nombre correspondiente en el PUC. El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones de un día, varios días, una semana, varias semanas, pero el período resumido no debe sobrepasar un mes. Si la empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios comprobantes correspondientes a un día.

  El comprobante de contabilidad debe permitir el

asiento en los libros de primera entrada, de registro cronológico o diario y en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido en el artículo 59 del Código de Comercio y 124 del Decreto 2650 de 1993.

Conciliacion Bancaria

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Recibo de caja menor:El concepto de fondo fijo, es

porque siempre debe aparecer en la contabilidad por su valor, independientemente se encuentre en efectivo o combinado con gastos, por esta razón es muy importante depurar el fondo, esto es, reembolsarlo para que efectivamente sea fijo y en efectivo al momento de presentar el balance general.

Nómina

Una nómina es una lista o un catálogo de nombres de personas o cosas. En la antigüedad, según explica el diccionario de la Real Academia Española (RAE), una nómina era una reliquia donde estaban escritos nombres de santos. Hoy existen ciertosamuletos supersticiosos que también reciben este nombre.

Por otra parte, esta palabra que tiene su origen en el término latino nomĭna también permite referirse a la relación nominalde los individuos que, en una oficina, perciben haberes y deben justificar con su firma que los han recibido.

Se trata, por lo tanto, de un sistema de contabilidad manual que incluye la preparación de cheques de nómina, una función que generalmente está separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, el cargo, el tiempo de trabajo, las deducciones y el resto de los datos relacionados con el personal. La nomina presenta la lista de personas que trabajan en una oficina con su respectivos sueldos.

El procedimiento de nómina, en definitiva, consiste en determinar el valor bruto devengado por cada trabajador, efectuar las deducciones correspondientes, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y llevar adelante el registro individual de lo devengado por cada empleado.

Las empresas requieren de un resumen de nómina para cada periodo. También suelen necesitar de una distribución de los costos de nómina por departamento, por producto o por clasificación, en función de los diferentes procesos productivos.

Aunque en cada empresa puede variar el mecanismo para contabilizar la nómina, existen ciertos pasos comunes a todas, como la preparación de la nómina con los nombres y las remuneraciones de los trabajadores.

Contrato de trabajo

l trabajo que regula este código es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, permanente o transitoria, que una persona natural ejecuta conscientemente al servicio de otra, y cualquiera que sea su finalidad, siempre que se efectúe en ejecución de un contrato de trabajo. (Art. 5 C.S.T)

Definición de contrato de trabajo. 1. Contrato de trabajo es aquél por el cual una persona

natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.2. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera, patrono, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, Salario. (Art. 22 C.S.T).