Documentos ElectrónicosEje Temático No. 2

Sandra María Rua CardonaEliana del Rosario Ahumada

María Eugenia Barroso ZúñigaDavid Leonardo Quemba M.

Gestión de Documentos Electrónicos

DEFINICIONES

“Información registrada producida o recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una actividad personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura suficientes para servir como testimonio de esa actividad”. CIA

• Conjunto consistente de datos registrados en un soporte, o bien, fragmento de información registrada generada, reunida o recibida desde el comienzo, durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, con un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba de esta actividad, producidos y leídos mediante dispositivos electrónicos o magnéticos.

Una representación material, destinada e idónea para reproducir una cierta manifestación de voluntad, materializada a través de las tecnologías de la información sobre soportes magnéticos, como un disquete, un CD-Rom, una tarjeta inteligente u otro, y que consisten en mensajes digitalizados que requieren de máquinas traductoras para ser percibidos y comprendidos (Herrera Bravo, 2033)

DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO CONVENCIONAL

Y DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Documento convencional Documento electrónico

Registro y uso de símbolos

Medio y símbolos que lo hacen directamente accesible

Medio (hardware) y símbolos (software) que deben ser decodificados

Conexión entre contenido y medio

Contenido inseparable del medio

Contenido separable del medio original y transferido a otros soportes

Estructura física y lógica Su estructura es parte integral y aparente del documento

La estructura depende del hard y del soft y cambia cuando pasa de un soporte a otro

Documento convencional Documento electrónico

Metadatos Contiene datos que hacen comprender la utilización del documento (p.e. memorando, carta, etc.)

Carece de elementos que permitan establecer su contexto funcional y administrativo

No contiene datos que permitan establecer si ha sido utilizado, cuándo, dónde, por quién, etc.

Contiene metadatos que describen cómo se ha registrado la información, cuándo, por quién, etc.

Identificación No permite identificar datos Brinda información adicional a través de metadatos

Conservación Depende de las condiciones de almacenamiento

Depende de la rápida obsolescencia de los sistemas

La materia del documento: datos ya sean textuales (páginas, párrafos, palabras), numéricos, gráficos, sonoros, enlaces hipertexto)

El uso de encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documento, y el uso de tipografías especiales (cursiva, negrita) para destacar la parte significativa del contenido. Es decir, la forma en la está registrado el documento, lo que incluye la utilización de signos, diseño, formato, soporte. Esta estructura puede ser física o lógica.

COMPONENTES

CONTENIDO

ESTRUCTURA

El entorno y la red de relaciones en los que el documento ha sido creado y utilizado (por ejemplo, cómo el documento se relaciona con otros en un grupo de documentos).Información necesaria para una comprensión completa y adecuada de:

- Los documentos�- Las actividades y operaciones- Procesos asociados a los documentos- Información para la gestión y conservación- Información la recuperación y el acceso a esos documentos

CONTEXTO

CARACTERÍSTICAS

La guía publicada por el CIA (1997) define documento electrónico como “el documento susceptible de ser manipulado, transmitido o procesado por un ordenador”, y define como características que lo distinguen de los documentos tradicionales las siguientes:

El contenido se registra de manera que para leerlo es preciso disponer de un aparato lector adecuado.

El contenido del documento electrónico puede ser separado del medio en el que se registro originalmente. El motivo por el que se cambia de soporte es la obsolescencia de los sistemas por el avance de la tecnología.

La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y no es valida para determinar la autenticidad de la información que contiene, ya que se modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio, existe una estructura lógica que permite identificar cada documento y representar los elementos de su estructura interna ( campos, márgenes, párrafos…).

La identificación de los documentos electrónicos se hace mas complicada cuando no existe un documento paralelo en soporte tradicional. Por ejemplo, reconoceremos fácilmente una carta, un informe, un contrato, pero no quedara muy claro cuando se trate de bases de datos, hipertextos, hojas de calculo o sistemas multimedia, entre otros.

La preservación de los documentos electrónicos también difiere, ya que el tiempo que se estima que se puede conservar el soporte electrónico varia entre cinco y treinta años, según que soporte sea. Por consiguiente, el modo de preservar estos documentos conlleva la copia de unos sistemas a otros.

Según Marcos Mari, se pueden establecer tres características que deben cumplir los documentos electrónicos en un sistema de gestión de

documentos:

Ser manejables, para que sirvan de base a la creación de nuevos documentos

Ser precisos y exactos. Es importante que se pueda distinguir entre distintas versiones, al efecto de que los usuarios tomen decisiones basadas en información precisa.

Ser accesibles y estar disponibles con facilidad, pero manteniendo la seguridad en el almacenamiento.

AUTENTICIDAD

El documento fue producido o recibido en el momento que se asegura que fue producido o recibido

El proceso que lo produjo (humano o automático) fue el que se asegura que fue utilizado

El documento forma verdaderamente parte del sistema del que se afirma que forma parte

Sus contenidos no han sido alterados de ninguna manera desde que pasó a formar parte del sistema de archivo

Acorde con el Consejo Internacional de Archivos –CIA en su Manual para archiveros emitido en 2005, contemplan

Las siguientes características:

TOTALIDAD

Suele ser utilizada como una característica para un conjunto de documentos. Implica que no se han añadido ni eliminadoelementos del conjunto sin seguir las reglas establecidas paraese conjunto.

PROCESABLE

Que permitan ser manipulados, seleccionados y visualizados empleando criterios propios para su conservación.

ACCESIBILIDAD / INTELIGIBILIDAD

Pueden ser accesibles aunque no se disponga del hardware o software utilizado para producirlos. Todo lo que se requiere es tener un mecanismo que se pueda utilizar para que resulten legibles.

Deben ser inteligibles de manera que permitan encontrar el sentido y el significado que el documento pretende transmitir.

CLASIFICACIÓN

DOCUMENTOS EN LÍNEA

DOCUMENTOS FUERA DE LÍNEA

Según la estructuración de la información

TEXTUALES MULTIDIMENSIONALES

DOCUMENTOS MULTIMEDIA

Según la conexión

Contenedores de datos

HOJAS DE CÁLCULO

BASES DE DATOS

FORMULARIOS

PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN

La principal causa de preocupación se debe al desarrollo y cambio tecnológico porque:

Los sistemas duran menos tiempo que los documentos Los sistemas cambiarán de función hasta el punto que los documentos electrónicos anteriores ya no podrán mantenerse dentro de ellos Por operatividad no podrán mantenerse dentro de un sistema más de un determinado número de documentos No puede garantizarse la autenticidad dentro del sistema productor

Se define como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica como apoyo de su actividad, haciendo uso de la electrónica, estos documentos se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Se realiza una selección a partir de la identificación y valorización de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuada y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

Originalmente, cualquier archivo o registro electrónico fue considerado como algo interno, ya que cuando existía un destinatario final, el soporte para este destinatario era invariablemente papel. Sin embargo, el desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación, surgiendo dispositivos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel.

La autenticidad de los documentos electrónicos se refuerza en base a dos mecanismos complementarios:

•La firma electrónica

•La referencia a una base de datos documental securizada que se atribuye como de referencia para un documento dado. En la moderna normativa de administración electrónica la sede electrónica permite gestionar la referencia, y el código seguro de verificación la individualización del documento en la sede electrónica

Un documento electrónico de archivo

permite su rápida recuperación y el

intercambio de información con

facilidad.Debe archivarse de

manera organizada, lógica y coherente,

WEBGRAFÍA

http://www.tbs-telecon.es/archivo-documental-archivo-electronico-documentos

http://www.google.com.co/search?q=documentos+electronicos+de+archivo&hl=es&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.r_qf.&biw=1137&bih=725&um=1&ie=UTF-8&tbm=isch&source=og&sa=N&tab=wi&ei=nTcoUY67Con89QT46IDYCw

http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico

http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf

BIBLIOGRAFÍA

PULIDO DAZA, Nelson Javier. Elementos de instituciones y documentos. Bogotá : Universidad de La Salle, 2012

POLANCO LÓPEZ, Hugo Armando. El documento electrónico como título valor. Popayán: Universidad del Cauca, 2004

RINCÓN CÁRDENAS, Erick. Manual de derecho de comercio electrónico y de Internet. Bogotá: Universidad del Rosario, 2006

CONSEJO Internacional de Archivos: Comité de Archivos de Gestión en entorno electrónico. Documentos electrónicos: Manual para archiveros. Abril, 2005

GRACIAS