DocuWare Info Nr. 50 – II/2014

AaperScan, que ya ha alcanzado las 15 000 descargas en la App Store,

ahora está disponible para dispositivos Android. Con esta aplicación, utilizar el smartphone para el escaneo móvil se convierte en un proceso fluido. Además de ser facilísimo de usar, se basa en algoritmos avanzados que permiten conseguir una captura automática y una calidad de imagen muy nítida. Se trata de una experiencia para el usuario totalmente nueva.

La versión más actual de PaperScan le proporciona unos resultados aún mejores al escanear con la siguiente generación de smartphones: iPhone 5 o superior, Nexus 4 y 5, Samsung Galaxy S4 o superior. ¡Pruébelo, vale la pena!

anuales solamente para el Departamen-to de Servicios de rescate, suponían una enorme pérdida del valioso tiempo de los empleados.

En un taller de dos días, se pasaron los procesos, que ya estaban registrados en formato papel en el sistema de gestión de calidad, al sistema DocuWare. La integración del sistema de gestión de documentos en el entorno informáti-co existente y la nueva configuración se llevaron a cabo con gran rapidez. Gracias al uso intuitivo del producto, los empleados pudieron empezar a utilizar DocuWare de inmediato.

demás de centenares de volunta-rios, la Cruz Roja alemana cuenta

con aproximadamente 200 empleados en Ulm y 17 500 miembros que finan-cian su trabajo mediante donaciones. Esto explica por qué deben lidiar con una cantidad abrumadora de registros y papeleo. Para simplificar el procesa-miento y el archivado de los más de 65 000 documentos anuales, la Cruz Ruja introdujo DocuWare sin apenas modi-ficar los flujos de trabajo de eficacia probada.

Hasta otoño de 2012, todos los regis-tros se recopilaban en clasificadores dispuestos en estanterías, mientras que los registros más antiguos se guardaban en los archivadores ignífu-gos del sótano. Las tareas de búsqueda eran cada vez más tediosas y otras tareas, como el procesamiento de más de 35 000 facturas

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Una mano amigaCruz Roja Por Birgit SchuckmannPaperScan

Nuevo para Android Por Stefan Schmidt

DocuWare acude en su ayuda

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Bernd Thierer, director de RR. HH. y Tecnología

» Quedamos impresionados por la rapidez y la facilidad con la que lo implementa-mos todo. «

Actualmente, todos los documentos que generan las aplicaciones existentes (como el sistema de facturación Swing, el gestor de servicios de menú Apetito y Microsoft Office) se indexan y archivan automá-ticamente mediante DocuWare Printer. Todas las facturas entrantes de cuentas por pagar enviadas por correo postal se escanean centralmente en la sala de co-rrespondencia, donde se indexan automá-ticamente mediante Intelligent Indexing Service y, a continuación, se integran en un flujo de trabajo de autorización de fac-turas. Las facturas que llegan por correo electrónico también se añaden al proceso, pero se archivan en su formato original. Tanto el equipo de dirección como varios departamentos (incluido el departamento

de Contabilidad) están conectados al flujo de trabajo de autorización. El proceso es ahora mucho más rápido y transparente, y permite evitar las tasas por demora y obtener descuentos por pronto pago. Los empleados apenas pierden tiempo buscan-do documentos y pueden dedicar todo este tiempo extra a las tareas esenciales.

¿Un sector de corta vida?Detrás de la casa acaban de plantar unos preciosos alerces. Dentro de 50 años, pueden cortarlos y utilizarlos como madera. Eso parece muchísimo tiempo, sobre todo cuando se trabaja en el sector de las TI. Pero, aunque parezca que una versión de software le pise los talones a la siguiente, noso-tros todavía le damos mucho valor al

tiempo, de modo que los productos tienen tiempo de proyectar los avances tecnológicos y la experiencia acumula-da. Asimismo, el diálogo que hemos mantenido a lo largo de los años con nuestros clientes ha cul-minado en una relación consolidada y duradera.

En los últimos 25 años, DocuWare se ha convertido en un gran experto ayu-dando a las empresas a incorporar la gestión documental. DocuWare trans-mite esta larga experiencia de forma periódica a los distribuidores mediante un completo programa de formación, un proceso que garantiza que siempre habrá alguien cerca que pueda propor-cionar soluciones para preparar a sus clientes para el futuro.

Atentamente

Michaela Wienke

Editorial

lrededor de 660 participantes asistieron a las conferencias de partners DocuWorld, que este año se celebraron en Mallorca y Las Vegas. La

primera tuvo lugar en la impresionante isla balear de Mallorca para nuestros partners de Europa, Oriente Medio y África. En el pasado, se habían organizado reuniones separadas para los países de habla alemana. Este nuevo enfoque conjunto tuvo una gran acogida, ya que de este modo todo el mundo tuvo la oportunidad de intercambiar ideas en una gran variedad de mercados. El even-to de Las Vegas reunió a los partners del continente americano.

Bajo el lema “Consiguiendo un mayor rendimiento”, el presidente de DocuWare, Thomas Schneck, presentó la versión 6.5. La interfaz intuitiva y las nuevas funciones de esta versión ofrecen un mayor rendimiento y nu-merosas posibilidades a las empresas de todos los tamaños y sectores. Ade-más de intercambiar experiencias, los participantes asistieron a los talleres de formación de nueva certificación para poder ofrecer conocimientos técnicos de alto nivel a sus clientes.

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DocuWorld 2014 La formación y el intercambio de experiencias como objetivo Por André Wiesmann

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Referenciasadicionales

iga estos cinco pasos sencillos con DocuWare y su empresa podrá bene-

ficiarse de una forma rápida y segura de la gestión documental digital.

Preparación: nos cuenta qué departa-mentos, tipos de documentos y procesos ofrecen un mayor potencial de mejora.

Presentación al cliente: nosotros pre-sentamos las funciones de DocuWare más relevantes para sus necesidades (según las conversaciones previas). Junto con los futuros clientes y los responsables de la toma de decisiones, le haremos una demostración de cómo se beneficiará la empresa. A continuación, le presentare-mos un cálculo del coste aproximado. La preparación y la presentación personali-zada son totalmente gratuitas.

Taller de soluciones (opcional): en los casos con requisitos más complejos, nuestros consultores trabajarán de forma conjunta con varios empleados de su empresa para detectar y docu-mentar los detalles necesarios para su sistema/propuesta. Para este servicio, de entre uno y tres días, le enviaremos un presupuesto.

Oferta y compra: después de la presen-tación o el taller, recibirá un presupuesto en el que se detallan la solución y los beneficios que deben obtenerse. Enton-ces usted puede decidir si realmente de-sea implementar la solución de gestión documental y cuándo.

Instalación y formación: con toda esta preparación, puede empezar a utilizar la solución de DocuWare después de entre dos y cinco días de instalación, configu-ración y formación.

Cómo implementar la gestión documental con éxito Por Jürgen Biffar

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Quiere organizar de una manera rápida y fácil todos los recibos,

facturas y documentos? Con Paper Organizer, DocuWare ha creado una aplicación que archiva documentos digitaliza-dos en carpetas estructuradas en línea.

Tanto si está en casa como si está de viaje, solo tiene que cargar los documentos en Drop box, OneDrive o Google

Este servicio es gratuito para los usuarios con un volumen de documentos bajo. Ya puede probar la versión beta y archivar 50 documentos al mes durante toda la vida, ¡totalmente gratis! La aplicación está disponible para iPhone, iPad y dispositivos Android. Evidentemente, la transición a una solución completa de DocuWare más adelante le resultará igual de fácil.

PaperOrganizer: sus documentos digitalizados

en la bandeja de entrada

Tres pasos hacia la organización inteligente

PaperOrganizer Organización inteligente para todo Por Nicole Weidling

Drive. Todos los documentos que llegan a la bandeja de

entrada del or-ganizador se clasifican auto-máticamente con la ayuda de Intelligent Indexing Service. Las categorías de índice reconoci-das se proponen como criterios de búsqueda y constituyen la base para la creación de una estructura de carpetas bien organizada. Simplemente tiene que aceptar lo que el sistema le propone o escribir lo que quiera para cada documento.

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¿

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racias a DocuWare, se han converti-do los documentos en formato papel

en registros digitales, y ahora los histo-riales médicos de los pacientes de una de las consultas pediátricas más grandes de EE. UU están integrados a la perfección en el software médico existente. Los médicos solo tienen que iniciar sesión en un sistema para consultar un historial

médico completo, incluidas las pruebas de laboratorio, las radiografías, los registros de vacunación y mucho más, o para aña-dir un diagnóstico o notas en el historial de un paciente.

Ventajas clave: el acceso inmediato a los registros de siete oficinas diferentes ha mejorado los servicios que ofrecen a los pacientes y facilita el cumplimiento de la normativa HIPAA. La transformación del espacio de archivado de papel en ocho consultorios adicionales permite atender a más pacientes. Además, la clínica ya no tiene que pagar por el archivado externa-lizado de documentos. Con DocuWare, las siete clínicas de la empresa pueden funcionar como una sola, lo cual simplifica la logística, mejora

Pediatric Associates Atendiendo las necesidades de toda la empresa Por Mary Williams

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i los procesos están bien gestionados, las tareas diarias fluyen prácticamente

solas. Workflow Manager es un módulo avanzado que garantiza que la informa-ción circule por la empresa.

Las tareas de Workflow, como el procesa-miento de facturas de cuentas por pagar, se pueden llevar a cabo de inicio a fin en DocuWare sin necesidad de tener ninguna otra aplicación abierta. Recibirá automáti-camente un mensaje de correo electrónico cuando llegue una nueva tarea, por ejem-plo, cuando se archive una factura en un archivador. Cada factura “sabe” quién tiene que procesarla. Es posible programar reglas previamente, por ejemplo según la fecha de vencimiento o si alguien va a estar de

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Flujo de trabajo de DocuWare: simplemente robustoPor Claudia Göbel

vacaciones. Una vez completada, la factura avanza en forma de nueva tarea hacia la siguiente persona de la cadena.

Asimismo, puede incluir en sus flujos de trabajo información procedente de otros sistemas mediante el servicio web, por ejemplo, desde el departamento de Contabilidad. También se puede enviar el número de código de barras de una factu-ra al sistema de contabilidad, de modo que se registre vinculado al importe de la fac-tura correspondiente en el formulario del

flujo de trabajo. Con la interfaz gráfica del Workflow Designer se pueden configurar fácilmente procesos de gran complejidad.

el acceso a la información y el servicio al paciente. La empresa tiene previsto digitalizar el departamento de RR. HH. y la oficina comercial.

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Las facturas se procesan con un formulario (izquierda) o un sello (derecha).

» Definitivamente, DocuWare ha reper-cutido positivamente en la seguridad de los pacientes y en el servi-cio al cliente. Tener la información importante en un lugar seguro y fácil de acceder es vital para nuestra organiza-ción. «Brock Morris, director de Sistemas

informáticos de Pediatric Associates

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