dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema (dbsis) · 2019. 12. 1. · dokumentas –lietuvos...

Dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema (DBSIS)Geresnio viešojo administravimo įrankis

2018 m. tyrimas

Popieriniai

Elektroniniai

Skaitmeninės kopijos

Foto/vaizdo

Turi savo DVS

Naudoja

kitos

įstaigos

DVS

Naudoja e.DVSPerka DVS kaip paslaugą

Neturi DVS

• Apklaustos 426 LRV atskaitingos įstaigos.

• El. dokumentai įstaigose sudaro 12 proc. visos apyvartos;

• Įstaigos keičiasi popieriniais dokumentais ir skaitmeninėmis jų kopijomis;

• Beveik pusė įstaigų visai neturi DVS;

• Likusios įstaigos naudoja per 100 skirtingų DVS;

• Visų šių DVS išlaikymas per metus kainuoja bent 3,6 mln. Eur.

2018 m. tyrimas (2)

• Bent 17 šiuo metu naudojamų DVS yra įdiegtos seniau nei prieš 5 m. ir nuo įdiegimo nebuvo atnaujintos.

• Dalis naudojamų DVS neturi galimybės valdyti ADOC-V1.0 specifikaciją atitinkančių elektroninių dokumentų.

• Dalis DVS yra tiek pasenę, kad nebeįmanoma ir nebėra kam jų naujinti.

• Teisinis DV reglamentavimas neatitinka dabartinių ir artėjančių iššūkių.

DOKUMENTŲ VALDYMOBRANDOS LYGIAI

Popierinių dokumentų valdymas

Skaitmeninių kopijų valdymas

Elektroninių dokumentų valdymas

Turinio valdymas

Interoperabilumas ir dirbtinis intelektas

- Dokumentų valdymas organizuojamaspopieriniame formate- Rengiami ir keičiamasi tik popieriniais dokumentais

- Dokumentų valdymas organizuojamaspopieriniame formate, arba dokumentų registravimo, paskirstymo sistemomis- Rengiami popieriniai dokumentai- Keičiamasi popieriniais dokumentais, arba suskaitmenintais jų atvaizdais.

- Dokumentų valdymas organizuojamas naudojant pažangias dokumentų valdymo sistemas.- Rengiami ir keičiamasi elektroniniais dokumentais.- Dalies dokumentų atsisakoma, kai kurias funkcijas realizavus IS priemonėmis.

- Dalis funkcijų atliekama fiksuojant atliktus veiksmus ir priimtus sprendimus IS įrašų forma.- Optimizuojami dokumentų valdymo procesai.- Keičiamasi elektroniniais dokumentais arba įrašais (turiniu)

- Įgyvendinami duomenų interoperabilumoprincipai.- Dokumentų valdymas automatizuojamas, atsisakoma perteklinių funkcijų.- Plačiai taikomas turinio perpanaudojimas.

Bendrųjų funkcijų konsolidavimas

• Dokumentų valdymas ≠ personalo ar buhalterinė apskaita;

• Skirtinga įstaigų pažanga dokumentų valdymo srityje apsunkina centralizuotą personalo ir buhalterinės apskaitos paslaugų teikimą, kitų funkcijų atlikimą;

Sprendimas – tolygus visų institucijų pažangos dokumentų valdymo srityje didinimas užtikrinant vienodų procedūrų, lygiaverčių kompetencijų ir vieningo įrankio naudojimą.

Vienas įrankis

Vienodi procesai

Skirtingi procesai

Įvairios kompetecijos

Atskiriįrankiai

Vienas paslaugų teikėjas

Pasiruošimas Standartizavimas Konsolidavimas

Bendrųjų funkcijų konsolidavimas (2)

Popierinių dokumentų valdymas

Skaitmeninių kopijų valdymas

Elektroninių dokumentų valdymas

Turinio valdymas

Interoperabilumas ir dirbtinis intelektas

- Dokumentų valdymas organizuojamaspopieriniame formate- Rengiami ir keičiamasi tik popieriniais dokumentais

- Dokumentų valdymas organizuojamaspopieriniame formate, arba dokumentų registravimo, paskirstymo sistemomis- Rengiami popieriniai dokumentai- Keičiamasi popieriniais dokumentais, arba suskaitmenintais jų atvaizdais.

- Dokumentų valdymas organizuojamas naudojant pažangias dokumentų valdymo sistemas.- Rengiami ir keičiamasi elektroniniais dokumentais.- Dalies dokumentų atsisakoma, kai kurias funkcijas realizavus IS priemonėmis.

- Dalis funkcijų atliekama fiksuojant atliktus veiksmus ir priimtus sprendimus IS įrašų forma.- Optimizuojami dokumentų valdymo procesai.- Keičiamasi elektroniniais dokumentais arba įrašais (turiniu)

- Įgyvendinami duomenų interoperabilumoprincipai.- Dokumentų valdymas automatizuojamas, atsisakoma perteklinių funkcijų.- Plačiai taikomas turinio perpanaudojimas.

Dokumentų valdymobrandos lygiai

LRV PRIEMONIŲ PLANAS(2019-01-30 protokolas Nr. 5, 1 klausimas)

Nr. Priemonė Atsakingi Terminas Būsena

2.1. nustatyti įrašų rengimo, apskaitos, tvarkymo, saugojimo, naikinimo reikalavimus

LVAT,VRM

2019-09-01 Įvykdyta (Dokumentųrengimo taisyklės)

2.2.1. pakeisti tradicinių rašytinių ar jiems prilygintų dokumentų valdymą reglamentuojančius teisės aktus taip, kad būtų supaprastinti jų administravimo procesai

LVAT 2019-09-01 Įvykdyta (DAĮ pakeitimas ir parengtas TA projektas)

2.2.2. nustatyti popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma reikalavimus, tokiu būdu nesaugant sukurto dokumento originalo

LVAT 2019-09-01 Įvykdyta (DAĮ pakeitimas ir parengtas TA projektas)

2.2.3. atlikti informacinių sistemų įrašų ilgalaikio išsaugojimo ir perdavimo į valstybės archyvus galimybių studiją, skirtą Elektroninio archyvo informacinės sistemos modernizavimo poreikiui įvertinti

LVAT 2020-12-31 Vykdoma

2.3. parengti ir pateikti Vyriausybei nutarimo projektą, įpareigojantį įstaigas pakeisti veiklos administravimo procesus, atsižvelgiant į nustatytus įrašų (dokumentų) valdymo reikalavimus.

VRM 2020-02-29 Vykdoma

3.1. standartizuoti įrašų (dokumentų) valdymo procesus, taikomus bendroje informacinėje sistemoje (DBSIS)

VRM,LVAT, NBFC

2019-09-01 Įvykdyta (Dokumentųrengimo taisyklės, DBSIS investicijų projektas su GS)

3.2.1. sukurti ir įdiegti bendrą informacinę sistemą (DBSIS) VRM 2021-12-31 Vykdoma

3.2.2. koordinuoti įstaigų pasirengimą naudotis bendra informacine sistema VRM 2021-12-31 Vykdoma

Dokumentų valdymo pokyčiai

• Dokumentų ir archyvų įstatymas:• DBSIS palaipsniui taps privalomu visoms valstybės ir savivaldybių institucijoms,

įstaigoms ir įmonėms; • DBSIS paslaugų gavėjų dokumentų apskaitos duomenų rinkiniai su valstybės

archyvais derinami DBSIS priemonėmis (ne EAIS);• Dokumentų saugojimas kita forma;• Dokumentų registravimas informacinėse sistemose.

• Dokumentų rengimo taisyklės:• Įrašų valdymas;• Dokumentų sandaros pokyčiai;• Pasirašomieji, nepasirašomieji dokumentai;

Dokumentų valdymo pokyčiai (2)

• Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės:• Funkcijų dokumentacijos planas;

• Registrų sąrašai, bylų apyrašai ir kt.

• Dokumentų saugojimas kita forma:• Galimybė atsisakyti ne tik rengiamų popierinių dokumentų, bet ir gautų

popierinių dokumentų.

Projektas

• Projektu tiesiogiai įgyvendinamas LRV programos priemonių planas (3.1.2 darbo 2 punktas)

• Projekto tikslas – tobulinti dokumentų valdymo procesų vykdymo efektyvumą ir kokybę viešojo sektoriaus įstaigose panaudojant bendrą dokumentų valdymo sistemą;

• Projekto savininkas – Vidaus reikalų ministerija

• Projektą įgyvendina – Informatikos ir ryšių departamentas prie VRM

DBSIS sukūrimas ir įdiegimas

Bendrosios buhalterinės apskaitos IS sukūrimas ir

įdiegimas

Bendrosios personalo

administravimo IS sukūrimas ir

įdiegimas

LRV programa „Bendrųjų funkcijų konsolidavimas Nacionaliniame bendrųjų funkcijų centre“

Projektas (2)

• Projekto uždaviniai:• Sudaryti dokumentų valdymo procesų

standartizavimo DBSIS ir diegimo įstaigose planą

• Sukurti ir įdiegti DBSIS

• Siekiamas efektas:• Kasmet sutaupyta per 3,6 mln. eur.

atskirų sistemų palaikymui;• Bent 10 proc. mažesnės darbo laiko

sąnaudos su dokumentų valdymu;

• Projekto apimtis:• Projekto kaina - 4 mln. eur. (ES lėšos)• Trukmė – iki 2021-12-31• 501 LRV valdymo srities įstaigos (kurių

personalo ir buhalterinės apskaitos funkcijas atlieka Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras)

• Per 100 tūkst. naudotojų

• Po projekto įgyvendinimo:• DBSIS privalomas visiems viešojo

sektoriaus subjektams.

Projekto grafikas

Teisinė bazė

ES finansavimas

Tech. specifikacijos rengimas, pirkimai, sutartys

Įstaigų pasirengimas naudoti DBSIS

Kūrimas, diegimas (I prieaugis)

Įstaigų migravimas į DBSIS (pagal grafiką)

Tobulinimas ir papildomi funkcionalumai (II prieaugis)

Baigiamoji ataskaita

2018-09-03 2019-03-22 2019-10-08 2020-04-25 2020-11-11 2021-05-30 2021-12-16 2022-07-04

Dab

ar

Pro

jekt

o p

abai

ga -

20

22

-07

-22

DBSIS ypatumai

• DBSIS bus realizuota pagal pakeistus teisės aktus;

• Bendra sistema visoms organizacijoms – galimybė vykdyti veiklą be dokumentų, valdyti užduotis ne tik organizacijose bet ir tarpinsituciniulygmeniu;

• Galimybė kurti ir valdyti darbų eigų šablonus, automatizuojančius veiklas, dokumentų paskirstymą, užduočių kūrimą ir kt.

• Dokumentų registravimo, paskirstymo, kategorizavimo ir kt. rutininių funkcijų automatizavimas;

• Galimybė universalios sąsajos dėka integruoti kitas sistemas.

3 darbo su DBSIS modeliai

• Tikslas – NBFC dokumentus, susijusius su paslaugų teikimu aptarnaujamoms įstaigoms, turi gauti ir siųsti tik naudojant projekto metu sukurtas sistemas.

• Įstaigos turi galimybę rinktis:• Visiškai pereiti prie naujos dokumentų valdymo bendrosios informacinės

sistemos, atsisakant turimos sistemos naudojimo

• Toliau naudoti turimą dokumentų valdymo sistemą, bet įdiegiant integraciją bendradarbiavimui su įstaigomis, naudojančiomis naują IS

• Toliau naudoti turimą dokumentų valdymo sistemą ir lygiagrečiai naudoti naują IS informacijai gauti ir siųsti.

Pasirengimas dirbti su DBSIS

• DV teisinio reglamentavimo pokyčiai;

• DV (ir tuo pačiu veiklos) procesų keitimas (standartizavimas);

• Projekto komandos priežiūra bandomosioms ir kitoms įstaigoms vykdant pasirengimą dirbti su nauja IS.

Bandomosios įstaigos

• Įstaigos, savanoriškai sutinkančios pirmosios bandyti naują IS;

• Projekte dalyvaujančios įstaigos (pvz., Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras, Kultūros ministerija, Ekonomikos ir inovacijų ministerija);

• Vidaus reikalų sistemos įstaigos (pvz., Vidaus reikalų ministerija, FNTT, TVŪD, VAD, IRD).

Dėkoju už dėmesį!

Klausimai, komentarai...

DOKUMENTŲ VALDYMO SRITIES POKYČIAI:

TAISYKLĖS IR PROJEKTAI

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos

Dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo skyrius

SEMINARO TEMOS

Dokumentų rengimo taisyklėsI.

• Dokumentų tvarkymo irapskaitos taisyklių projektasII.

• Dokumentų ir archyvų valdymo aktualijosIII.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba

© Daiva Lukšaitė, Aistė Somkinė

2

I. NAUJA REDAKCIJA IŠDĖSTYTOS

DOKUMENTŲ RENGIMO TAISYKLĖS



Dokumentų rengimo taisyklių nauja

redakcija

➢ Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. rugpjūčio 30 d.

įsakymu Nr. VE-41 „Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011

m. liepos 4 d. įsakymo Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo

taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo“, nauja redakcija išdėstytos

Dokumentų rengimo taisyklės.

4



Dokumentų rengimo taisyklių

nauja redakcija

Dokumento sąvoka, pateikta Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų

įstatyme:

Dokumentas – Lietuvos Respublikoje ar užsienio valstybėje įsteigto

juridinio asmens, kitos organizacijos ar jų padalinio (toliau – juridinis

asmuo) ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija,

nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.

Dokumentų rengimo taisyklės reglamentuoja visų formų (popierinių,

elektroninių, įrašų ir vaizdo ir (ar) garso) dokumentų rengimą.

5




redakcija

➢ 1. Dokumentų rengimo taisyklės (toliau – taisyklės) nustato valstybės irsavivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, valstybės įgaliotų asmenų (toliau –įstaigos) dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus.

➢ 2. Šiose taisyklėse nustatyti įrašų rengimo reikalavimai taikomi dokumentųvaldymo sistemoms (toliau – informacinė sistema).

➢ Elektroniniai dokumentai rengiami pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintųElektroninių dokumentų valdymo taisyklių ir šių Taisyklių reikalavimus.

➢ Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo reikalavimai netaikomidokumentams, kurių formą ir struktūrą nustato ES institucijų dokumentai,tarptautiniai standartai ar susitarimai (pvz., karybos), kurių privalomą taikymąnustato kiti teisės aktai.

➢ Šiose taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo reikalavimai privatiems juridiniams irfiziniams asmenims yra rekomendaciniai, išskyrus tuos dokumentus, kurių rengimąnustato teisės norminiai aktai.

6




redakcija

3. Teisės aktų projektai rengiami laikantis Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų

įstatyme ir Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijose, patvirtintose Lietuvos

Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1R-298 „Dėl

Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“ (toliau – Teisės aktų

projektų rengimo rekomendacijos), nustatytų reikalavimų.

7

Nekartojamos kituose teisės aktuose

pateiktos nuostatos




redakcija

Popierinis dokumentas

Įrašas (record)

LST ISO 5127:2019

(3.1.13.16)

Audiovizualinis dokumentas

LST ISO 5127:2019

(3.3.3.07)

Elektroninis dokumentas

(eIDAS, DAĮ)

Dokumentas

(DAĮ)

8




nauja redakcija Taisyklėse vartojamos naujos ar patikslintos sąvokos:

4.1. Dokumento išrašas – nustatytąja tvarka parengta ir patvirtintadokumento dalis.

4.2. Dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintasdokumentas.

4.3. Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be dalies jame esančiųmetaduomenų (užduoties, derinimo žymos, parašų ar kt.).

4.4. Dokumento sudarytojas – įstaiga, jos administracijos padalinys,kolegialus vienetas, įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų nustatytusįgaliojimus sudaryti dokumentus turintis asmuo.

4.5. Dokumento turinys – dokumente užfiksuotos informacijos visuma.

4.6. Metaduomenys – duomenys apie dokumentą, jo valdymą irnaudojimą.

9




nauja redakcija

4.7. Vaizdo ir (ar) garso dokumentas – užfiksuotas vaizdas (judantis arstatinis) ir (ar) garsas, nepaisant jų užfiksavimo fizinio pagrindo ir įrašymo(užfiksavimo) būdo (pvz.: filmas, garso įrašas, fotodokumentas).

4.8. Sąvokos įrašas, tekstas suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos standarteLST ISO 5127:2019 „Informacija ir dokumentavimas. Pagrindai iraiškinamasis žodynas (tapatus ISO 5127:2017)“, sąvoka elektroninisdokumentas – kaip ji apibrėžta Europos Parlamento ir Tarybos reglamente(ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijųpatikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje, kuriuo panaikinamaDirektyva 1999/93/EB (toliau – Reglamentas), o sąvoka MIME tipožymuo suprantama taip, kaip ji apibrėžta Elektroniniu parašu pasirašytoelektroninio dokumento specifikacijoje ADOC-V1.0, patvirtintoje Lietuvosvyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „DėlElektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“.

10




redakcija

Standartas LST ISO 5127:2019 „Informacija ir

dokumentavimas. Pagrindai ir aiškinamasis žodynas (tapatus ISO

5127:2017)“ – terminų standartas.

Visos šiame standarte pateiktos sąvokų apibrėžtys bus laisvai

prieinamos Lietuvos standartizacijos departamento puslapyje

www.lsd.lt – Terminų bazėje.

11



http://www.lsd.lt/

Dokumentų rengimo

taisyklių nauja redakcija Įrašas – originalus dokumentas, kuriame yra įrašytoji informacija, sukurta, gauta ir

saugoma kaip įrodymas, ir kaip organizacijos ar asmens turtas, vykdant teisinius

įsipareigojimus ar vykdant verslą (3.1.13.16 papunktis)

Tekstas – gali būti išreikštas žodžiu ar užfiksuotas raštu, formuojantis dokumentą

(3.2.1.05 papunktis)

P. S. Pateikiamas neoficialus sąvokų vertimas.

12




nauja redakcijaKas yra MIME tipo žymuo?

MIME (angl., Multi-purpose Internet Mail Extensions) tipo žymuo tai rinkmenos / duomenųformato tipą identifikuojanti tekstinių simbolių seka, atitinkanti RFC 4288 rekomendacijųreikalavimus.

Kitaip tariant, MIME tipo žymuo tai identifikatorius, naudojamas tam, kad programinėįranga galėtų atpažinti kas tai per rinkmena / duomenys ir pagal tai parinkti tinkamas šiosrinkmenos / duomenų apdorojimo ar atvaizdavimo priemones.

Dažniausiai sutinkami MIME tipo žymenys yra tokios struktūros: tipas / potipis. Šiuoatveju tipas parodo bendrą rinkmenos / duomenų formato kategoriją (pvz., image, text,video, audio), o potipis šį rinkmenos / duomenų formatą detalizuoja (pvz., pdf, jpeg, plain,html).

Populiaresnių rinkmenų MIME tipo žymenys atrodo taip:

➢ Paprasto teksto rinkmenų - text/plain

➢ PDF rinkmenų - application/pdf

➢ JPEG vaizdų – image /jpeg13




nauja redakcija

P.S. turi būti sukuriama rinkmena: jpg, mp3 …

Kiekvienas skaitmeninės kilmės failas (išskyrus

įrašą) tokį žymenį turi

14




redakcija

4.9. Kitos šiose taisyklėse vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos

apibrėžtos Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme ir Dokumentų

tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro

2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos

taisyklių patvirtinimo“ (toliau – Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės).

15




redakcija

➢ 5. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytais atvejais

informacinėje sistemoje gali būti nurodoma laikmena ir MIME tipo žymuo:

➢ 5.1. Laikmena nurodoma pasirenkant vieną iš dviejų galimų dokumento

laikmenų tipų: fizinė (kai dokumentai saugomi fizinėse laikmenose) arba

skaitmeninė (kai dokumentai saugomi informacinėse sistemose).

➢ 5.2. MIME tipo žymuo gali būti nurodytas skaitmeninės kilmės ir

suskaitmenintų dokumentų metaduomenyse (pvz.,

application/vnd.lt.archyvai.adoc-2008, application/pdf). Įrašų metaduomenyse

nurodomas paties įrašo MIME tipo žymuo (o ne įrašą sudarančių teksto, vaizdo

ir garso rinkmenų MIME tipo žymenys).

16




redakcija

PAGRINDINIAI DOKUMENTO STRUKTŪROS ELEMENTAI

Dokumentas

17

Tekstas arba vaizdas ir (ar) garsas

Metaduomenys

Autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenys (patvirtinimo duomenys)

Išliekamosios

vertės

objektas

Išliekamosios

vertės

objektas




redakcija

Tekstas arba vaizdas ir (ar) garsas:

➢ 9. Dokumento tekstas, vaizdas ir (ar) garsas yra privaloma dokumentodalis, kurioje pateikiama pagrindinė dokumento informacija beiinformacija apie priedus − dokumento dalį, kurioje gali būti pateikiamapagrindinį dokumento tekstą arba vaizdą ir (ar) garsą papildantiinformacija (šiuo atveju priedas turi turėti savo pavadinimą ir gali būtipapildomas priedo žyma), arba dokumentą, kurio rengimo procesas yrabaigtas (pvz.: įstaigos parengtas, gautas dokumentas, dokumento kopija,nuorašas ar išrašas).

18




redakcijaPriedas – sudedamoji teksto dalis. Taisyklėse nepabrėžiamas skirtumas tarp „atskirai įformintos teksto dalies“ ir pridedamo dokumento – abu dėmenys

vadinami priedu.

Pastaba. 48. Įstaigos rengiami oficialieji elektroniniai dokumentai, kaip iroficialiųjų elektroninių dokumentų elektroniniai nuorašai, išrašai, konvertuotoskopijos, turi atitikti elektroninių dokumentų specifikacijose keliamusreikalavimus, įskaitant ir turinio struktūros bei turinio formatus.

Dokumentas, kurio rengimo procesas yra baigtas (pvz.:

gautas dokumentas, dokumento kopija).

Dokumento dalis, kuri turi turėti pavadinimą

arba eilės Nr.

Tekste ir toliau galima

rašyti:

PRIDEDAMA:

Pridedama:

Siunčiame:

XXX dokumento kopiją,

Medžiagų sąrašą,

Įrangos nuotraukas.

19




redakcija✓ Tekstas sietinas su rašytiniais dokumentais (popieriniai, elektroniniai

dokumentai ir įrašai)

Dokumento tekstui taikomi šie reikalavimai:

➢ 24.1. Atsižvelgiant į dokumento paskirtį, jo tekstas gali būti dėstomas laisva formaarba skirstomas skyriais, skirsniais, poskyriais, poskirsniais, punktais ir jųpastraipomis, punktų papunkčiais.

➢ 24.2 Jei tekstas skirstomas, skyriai iš eilės žymimi romėniškais skaitmenimis sužodžiu „skyrius“ didžiosiomis raidėmis (pvz., I SKYRIUS) ir turi pavadinimus.Skirsniai rašomi žodžiais išreikštais skaitmenimis didžiosiomis raidėmis(pvz., PIRMASIS SKIRSNIS) ir kiekviename skyriuje pradedami numeruoti išnaujo.

➢ Poskyriai ir poskirsniai nenumeruojami, jų pavadinimai rašomi mažosiomisraidėmis.

➢ 24.3. Dokumento tekstas rengiamas laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų irteisinės terminijos. Jei reikia, dokumento tekstas gali būti rengiamas pasirinktaužsienio kalba. 20




redakcija

Vaizdas ir (ar) garsas sietinas su vaizdo ir garso dokumentais bei įrašais (gali būti įrašo dalis) ➢ garso įrašai

➢ vaizdo įrašai

➢ vaizdo ir garso įrašai

➢ vaizdai (fotografijos)

❖ Taisyklėse nenustatyti tokių dokumentų formatai, reikalavimai formatams nustatytiValstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimovalstybės archyvams taisyklėse.

❖ P.S. Tokio pobūdžio dokumentų praktikos jau turime, tai teismo posėdžių garsoįrašai, savivaldybių tarybų posėdžių garso ir vaizdo įrašai 21




redakcija

22

10. Pagrindiniai dokumento metaduomenys

• 10.1. dokumento sudarytojas;

• 10.2. dokumento pavadinimas;

• 10.3. dokumento data;

• 10.4. dokumento registracijos numeris;

• 10.5. gavėjas (jei dokumentas siunčiamas);

• 10.6. dokumento sudarytojo duomenys (jei dokumentas siunčiamas).




redakcija

➢ 11. Dokumento sudarytojo pavadinimas turi atitikti teisės aktais

įteisintą įstaigos, jos administracijos padalinio, kolegialaus vieneto

arba pareigybės pavadinimą. Kai dokumento sudarytojas yra komisija

(darbo grupė ar kt.), sudaryta iš kelių įstaigų atstovų, jos pavadinimas

rašomas pagal teisės akte nustatytą komisijos (darbo grupės ar kt.)

funkciją.

23




redakcija

➢ 12. Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies

pavadinimas (įsakymas, protokolas, aktas ar kt.) ir antraštė,

glaustai apibūdinanti dokumento teksto esmę.

➢ Siunčiamuosiuose dokumentuose gali būti nurodoma tik antraštė,

nenurodant dokumento rūšies pavadinimo.

24

Nebelieka reikalavimo siunčiamų raštų

antraščių pradėti žodeliu „Dėl“




redakcija

➢ 13. Dokumento data laikoma jo registravimo data. Dokumento data

nurodoma arabiškų skaitmenų grupėmis arba mišriuoju būdu. Datą

rašant skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios

skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Jei mėnesį ar dieną reiškia

vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz., 2019-06-05.

Datą rašant mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio

„metai“ santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir

žodžio „diena“ santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys

rašomi be nulio, pvz., 2019 m. kovo 5 d.

25




redakcija

➢ 14. Dokumento registracijos numeris – dokumento unikalus numeris, suteiktas

įstaigos vadovo ar jo įgalioto asmens (toliau – įstaigos vadovo) nustatyta tvarka.

Dokumento registracijos numerį sudaro skaičių ir (ar) raidžių junginys, kuris patvirtina

dokumento sudarymo ar gavimo faktą. Jei reikia, dokumento registracijos numeris gali

būti papildytas skyrybos ženklais – tašku, brūkšneliu, skliausteliais, pasviruoju brūkšniu

ar kt. Jei dokumento registracijos numeris nurodomas dokumento turinyje, prieš skaičių

ir (ar) raidžių junginį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr.“

➢ Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, registracijos

numeris susideda iš dokumento registracijos tose įstaigose numerių, atskirtų vienas nuo

kito pasviruoju brūkšniu.

26




redakcija

➢ 15. Gavėjas dokumente nurodomas, jei dokumentas yra siunčiamas arba

kai reikia nurodyti įstaigą, jos administracijos padalinį ar asmenį, kuriam

dokumentas skirtas.

➢ Jei gavėjas dėstomas dokumento turinyje, įstaigos, jos administracijos

padalinio, kolegialaus vieneto pavadinimas arba asmens, kuriam skirtas

dokumentas, pareigų pavadinimas ar vardas ir pavardė rašomi

naudininko linksniu.

➢ Jei reikia nurodyti ir gavėjo adresą, adresas rašomas pagal Lietuvos

Respublikos susisiekimo ministro patvirtintas universaliųjų pašto

paslaugų teikimo taisykles.

27




redakcija

➢ 16. Dokumento sudarytojo duomenys – siunčiamuosiuose

dokumentuose pateikiama Lietuvos Respublikos civilinio kodekso 2.44 straipsnyje

nurodyta informacija (teisinė forma, buveinė, juridinio asmens kodas, registras,

kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie tą juridinį asmenį), kita reikiama

informacija (pvz., Nacionalinės elektroninių siuntų pristatymo informacinės

sistemos elektroninio pristatymo dėžutė).

➢ Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos teritorinis padalinys ar filialas (atstovybė),

papildomai gali būti nurodyti teritorinio padalinio ar filialo (atstovybės)

kontaktiniai duomenys.

28




redakcija

Dokumento autentiškumo ir (ar) vientisumo patvirtinimo būdai

➢ 17.1. parašas (šiuo atveju dokumento turinyje nurodomosdokumentą pasirašančio (patvirtinančio) asmens pareigos, vardasir pavardė ir pasirašoma);

➢ 17.2. elektroninis parašas (šiuo atveju nurodomas elektroninįparašą sukūrusio asmens pareigos, vardas ir pavardė. Jei šiinformacija nėra nurodyta elektroninio parašo sertifikate, ji turibūti pateikta metaduomenyse);

➢ 17.3. elektroninis spaudas (šiuo atveju nurodomas elektroninįspaudą sukūrusio juridinio asmens pavadinimas. Jei šiinformacija nėra nurodyta elektroninio spaudo sertifikate, ji turibūti pateikta metaduomenyse);

➢ 17.4. kitos dokumento turinio vientisumui užtikrinti naudojamostechnologijos (elektroninės laiko žymos ar kt.).

29

Ranka

parašytas

parašas

„Paprastas“

elektroninis,

pažangusis,

kvalifikuotas

„Paprastas“

elektroninis,

pažangusis,

kvalifikuotas




redakcija


➢ 18. Elektroninis parašas, elektroninis spaudas ar naudojamos elektroninės laikožymos turi atitikti Reglamente, Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintose ar sujuo suderintose elektroninio dokumento specifikacijose (toliau – elektroniniodokumento specifikacijos) ar kituose teisės aktuose keliamus reikalavimus.

➢ 19. Oficialiesiems elektroniniams dokumentams pasirašyti ir (ar) patvirtinti beisuderinti, kai rengiamas dokumentas derinamas tarp skirtingų įstaigų, naudojamaskvalifikuotas elektroninis parašas (pasirašymo, patvirtinimo ar suderinimo, kairengiamas dokumentas derinamas tarp skirtingų įstaigų, paskirties) ir kvalifikuotoslaiko žymos, jei šių taisyklių 49 punkte nustatyta tvarka ar kitais teisės aktais nėranustatyta kitaip.

➢ 20. Naudojant 17.2–17.4 papunkčiuose nurodytą autentiškumo ir (ar) vientisumopatvirtinimo būdą, kriptografiniai algoritmai pasirenkami vadovaujantis standartuETSI TS 119 312 „Elektroniniai parašai ir Infrastruktūros (ESI); Kriptografiniairinkiniai“.

30




redakcija


➢ 21. Dokumentai, kurių autentiškumui ir vientisumui užtikrinti pasirenkamas vienasiš taisyklių 17.1 ir 17.2 papunkčiuose nurodytų būdų:

➢ 21.1. kolegialaus vieneto, vienasmenio subjekto ar kelių subjektų teisės aktai,leidžiami pagal šių institucijų ar subjektų kompetenciją;

➢ 21.2. sutartys ar susitarimai (išskyrus sutartis ar susitarimus, kurie įstatymųnustatyta tvarka gali būti nepasirašomi);

➢ 21.3. individualūs administraciniai aktai;

➢ 21.4. užsienio korespondentams siunčiami juridinius faktus patvirtinantysdokumentai;

➢ 21.5. atstovavimo įstaigai dokumentai (įgaliojimai, ieškiniai, išvados ar kt.).

31

17.1. parašas

17.2. elektroninis

parašas

Suprantami taip, kaip Viešojo

administravimo įstatyme




redakcija


➢ 22. Dokumentai, kurių autentiškumui ir (ar) vientisumui užtikrinti pasirenkamas

vienas iš taisyklių 17 punkte nurodytų būdų:

➢ 22.1. tarnybiniai pranešimai ar kiti dokumentai (prašymai, siūlymai, paraiškos, aktai

ar kt.), kuriais inicijuojamos procedūros, susijusios su įstaigai teisės aktais priskirtų

funkcijų vykdymu;

➢ 22.2. leidimai, sutikimai ir kiti dokumentai (pažymos, sąmatos ar kt.), kuriais

patvirtinamas juridinis faktas ar prašomos suteikti paslaugos atlikimas (išskyrus

individualius administracinius aktus);

➢ 22.3. žiniaraščiai, suvestinės ar kiti dokumentai (sąrašai ar kt.), kuriais užfiksuojami

vykdomų techninių operacijų rezultatai.

32

Tokie

dokumentai

gali būti

nepasirašomi




redakcija

23. Sprendimai pasirenkamo būdo dokumentų autentiškumui ir

(ar) vientisumui užtikrinti priimami tik įvertinus įstaigos prievoles

dėl nuolat saugomų suskaitmenintų, skaitmeninės kilmės ar ilgai

saugomų elektroninių dokumentų perdavimo valstybės

archyvams ir turimas technines dokumentų išsaugojimo ir (ar)

perdavimo toliau saugoti priemones.

33



Kaip turėtų būti suprantamas dokumento

autentiškumas, patikimumas, vientisumas

bei tinkamumas naudoti?

➢ Dokumento savybės autentiškumas, patikimumas, vientisumas, tinkamumas

naudoti aiškinamos Tarptautinės standartizacijos organizacijos standarte,

perimtame Lietuvos standartu LST ISO 15489-1:2003 (LST ISO 15489-1:2006)

„Informacija ir dokumentai. Dokumentų valdymas. 1 dalis. Bendrieji dalykai

(tapatus ISO 15489-1:2001)“.

34



Kaip turėtų būti suprantamas dokumento autentiškumas,patikimumas, vientisumas bei tinkamumas naudoti?

➢ Formuojant vienodą dokumentų valdymo praktiką valstybės ir savivaldybiųinstitucijose, įstaigose ir įmonėse, siūlytinos tokios dokumento autentiškumo,patikimumo, vientisumo ir tinkamumo naudoti apibrėžtys:

✓ Dokumento autentiškumas – dokumento savybė, pažyminti, kad jis yra tai, kasyra, ir leidžianti nustatyti dokumento sudarytoją bei dokumento sudarymo laiką.

✓ Dokumento patikimumas – dokumento savybė, reiškianti jo sudarymo irsaugojimo procedūrų nepažeistumą, jame užfiksuotos informacijos tikrumą.

✓ Dokumento vientisumas – dokumento savybė, rodanti sudaryto dokumentoužbaigtumą ir nekeičiamumą.

✓ Dokumento tinkamumas naudoti – dokumento savybė, leidžianti jį nustatyti,surasti, pateikti ir suprasti.

Pastaba. Dokumento savybės autentiškumas, patikimumas, vientisumas, tinkamumasnaudoti nurodomos Tarptautinės standartizacijos organizacijos standarte, perimtame Lietuvosstandartu LST ISO 15489-1:2003 (LST ISO 15489-1:2006) „Informacija ir dokumentai.Dokumentų valdymas. 1 dalis. Bendrieji dalykai (tapatus ISO 15489-1:2001)“.

35




redakcija

➢ 7. Dokumento struktūros elementai, nurodyti šių taisyklių 6 punkte, yraprivalomi ir dokumente užfiksuojami atsižvelgiant į pasirinktą ar nustatytądokumento formą:

➢ 7.1. popieriniame dokumente visi dokumento struktūros elementaiužfiksuojami dokumento turinyje;

➢ 7.2. elektroniniame dokumente tekstas užfiksuojamas turinyje, o kitidokumento struktūros elementai gali būti užfiksuojami turinyje arbanaudojamos informacinės sistemos ar kitomis informacinių ryšių technologijųpriemonėmis;

➢ 7.3. vaizdo ir (ar) garso dokumente užfiksuojamas vaizdas ir (ar) garsas, kitidokumento struktūros elementai gali būti užfiksuojami turinyje arbanaudojamos informacinės sistemos ar kitomis informacinių ryšių technologijųpriemonėmis;

➢ 7.4. įrašuose dokumento struktūros elementai užfiksuojami naudojamosinformacinės sistemos susijusiuose struktūriniuose laukuose.

➢ 8. Dokumentuose, kuriuose tekstas dėstomas raštu (toliau – rašytiniaidokumentai), struktūros elementai, kai jie nurodomi turinyje, užfiksuojamiatsižvelgiant į šių taisyklių 1 ir 2 prieduose nustatytus reikalavimus. 36

Popierinio dokumento

papildomi metaduomenys

dėstomi turinyje, kai kurie gali

būti ir IS.

Elektroninio dokumento

papildomi metaduomenys –

turinyje (išskyrus užduotį ir

supažindinimo žymą) arba

naudojamos IS ar kitomis

informacinių ryšių technologijų

priemonėmis.




redakcija

Rašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys

➢ 25. Rašytinis dokumentas gali turėti ir papildomų metaduomenų, tokių kaip:

➢ 25.1. specialioji žyma;

➢ 25.2. priedo žyma;

➢ 25.3. dokumento gavimo duomenys;

➢ 25.4. užduotis (rezoliucija ar kitas pavedimas);

➢ 25.5. gauto dokumento nuoroda;

➢ 25.6. derinimo žyma;

➢ 25.7. supažindinimo žyma;

➢ 25.8. tvirtinimo žyma;

➢ 25.9. tikrumo žyma;

➢ 25.10. dokumento rengėjo nuoroda.37

Jei fiksuojama tik IS priemonėmis, turi

būti užtikrinta šių duomenų ir

dokumento, su kuriuo jie susiję (jei

toks dokumentas yra), sąsaja

DVS paprastai rezoliucija yra

užduočių modulio dalis

Atsisakyta vizavimo žymos

išskyrimo




redakcija


➢ 26. Popierinio dokumento papildomi metaduomenys, nurodyti šių taisyklių 25 punkte,

dėstomi turinyje, o elektroninio dokumento – turinyje (išskyrus užduotį ir

supažindinimo žymą) arba naudojamos informacinės sistemos ar kitomis informacinių

ryšių technologijų priemonėmis.

➢ 27. Rašytinių dokumentų turinyje kartu su kitais struktūros elementais gali būti

dėstomas herbas ar prekių ženklas Lietuvos Respublikos valstybės herbo, kitų herbų ir

herbinių ženklų įstatymo, Lietuvos Respublikos prekių ženklo įstatymo, Teisės aktų

projektų rengimo rekomendacijų nustatyta tvarka.

➢ Rašytinių dokumentų turinyje gali būti nurodyta dokumento sudarymo vieta.

38




redakcija


➢ 28. Specialioji žyma nurodo dokumento parengimo ar atgaminimo

būseną (pvz.: Projektas, Išrašas, Kopija).

➢ 29. Priedo žyma nurodo dokumentą, kuriam priklauso priedas. Priedo

žyma rašoma teisės aktų nustatytais atvejais arba prireikus detalizuoti

dokumento turinio dalis. Priedo žymą sudaro dokumento, kuriam

priklauso priedas, pavadinimas ir (ar) numeris (jei priedų daugiau nei

vienas) bei žodis „priedas“ (pvz.: Dokumentų perdavimo akto 1

priedas, Priedas Nr. 1). Jei priedų daugiau nei vienas, jų numeriai

rašomi iš eilės.39




redakcija


➢ 30. Dokumento gavimo duomenys užfiksuojami gautame dokumente,nurodant dokumentą gavusios įstaigos pavadinimą (gali būti sutrumpintas),dokumento gavimo datą ir gauto dokumento registracijos numerį. Jeidokumento gavimo duomenys fiksuojami tik įstaigos naudojamosinformacinės sistemos priemonėmis, turi būti užtikrinta šių duomenų irdokumento, su kuriuo jie susiję (jei toks yra), sąsaja.

➢ 31. Užduotyje nurodomas su dokumentu susijusios užduoties vykdytojovardas (vardo raidė) ir pavardė ar įstaigos administracijos padaliniopavadinimas, užduoties turinys, įvykdymo terminas (jei reikia).

➢ Jei reikia, užduotį skyręs asmuo nurodo savo pareigas, vardą ir pavardę,datą ir pasirašo.

40




redakcija


➢ 32. Gauto dokumento nuoroda rašoma atsakomuosiuose dokumentuose. Jeigauto dokumento nuoroda dėstoma turinyje, ją sudaro žodis „Į“, dokumento, įkurį atsakoma, data ir jam suteiktas sudarytojo registracijos numeris, pvz., Į 2019-05-22 Nr. AK-847. Jei šių duomenų nėra, kartu su žodžiu „Į“ pateikiama kitadokumento informacija (dokumento gavimo data, dokumento rūšis ar kt.), pvz., Į2019-07-11 gautą prašymą.

➢ 33. Derinimo žyma reikalinga, kai dokumentas jo rengimo metu derinamas keliųįstaigos darbuotojų arba skirtingų įstaigų.

➢ Derinimo žymą sudaro derinimo rezultatą nurodantis žodis („suderinta“,„nesutinku“ ar kt.), įstaigos darbuotojo parašas, atitinkantis šių taisyklių 17.1 ar17.2 papunkčių reikalavimus, ir data. Kai derinimo procedūra patvirtinamaįstaigos siunčiamuoju dokumentu, derinimo žymoje nurodomas įstaigospavadinimas, siunčiamojo dokumento (rašto ar kt.) data ir dokumentoregistracijos numeris.

41




redakcijaRašytinių dokumentų rengimo ypatumai ir papildomi metaduomenys

➢ 34. Supažindinimo žyma rašoma, kai teisės aktų nustatytais atvejais įstaigos

darbuotojas ar kitas asmuo pasirašytinai turi būti supažindintas su dokumentu ar

duoti rašytinį sutikimą. Supažindinimo žymą sudaro rezultatą nurodantis žodis

(„susipažinau“, „sutinku“, „nesutinku“ ar kt.), asmens parašas, atitinkantis šių

taisyklių 17.1 ar 17.2 papunkčių reikalavimus, ir data.

➢ 35. Tvirtinimo žyma naudojama, jei dokumentas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu

arba teisės aktu.

➢ Kai dokumentas tvirtinamas teisės aktu, tvirtinimo žyma dėstoma Teisės aktų

projektų rengimo rekomendacijų nustatyta tvarka. Kai dokumentas tvirtinamas

įstaigos vadovo parašu, žymą sudaro žodis „tvirtinu“ ir įstaigos vadovo parašas,

atitinkantis šių taisyklių 17.1 ar 17.2 papunkčių reikalavimus.

➢ Kai teisės aktų nustatytais atvejais įstaigos vadovo parašu tvirtinamas kitos įstaigos

dokumentas, tvirtinimo žymoje nurodomas visas vadovo pareigų pavadinimas.42




redakcija


➢ 36. Tikrumo žyma naudojama, kai reikia patvirtinti kitai įstaigai ar asmeniui išduodamo

dokumento kopijos, išrašo ar nuorašo tikrumą. Žymą sudaro tikrumą patvirtinantys žodžiai

(„Kopija tikra“, „Nuorašas tikras“ ar kt.), įgaliojimus tvirtinti turinčio darbuotojo parašas,

atitinkantis šių taisyklių 17.1 ar 17.2 papunkčių reikalavimus, bei data.

➢ Oficialiojo elektroninio dokumento elektroninis nuorašas ar išrašas, atitinkantis elektroninio

dokumento specifikaciją, tvirtinamas kvalifikuotu elektroniniu parašu (kopijos tikrumo

paskirties parašu).

➢ Jei rašytinis dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apačioje nurodoma: „Kopija

tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“) ir pasirašoma.

➢ Jei dokumento nuorašo tikrumas tvirtinamas informacinių technologijų priemonėmis tokius

įgaliojimus turinčio juridinio asmens, tikrumo žymą sudaro žodžiai „Nuorašas tikras“,

įgaliojimus tvirtinti turinčio juridinio asmens pavadinimas bei data.

➢ Tikrumo žyma dėstoma dokumento kopijos, išrašo, nuorašo pabaigoje.43




redakcija


➢ 37. Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio

asmens vardas (vardo raidė) ir pavardė, jei reikia – kontaktinė

informacija (telefono numeris, elektroninio pašto adresas).

44




redakcija


➢ 38. Dokumento išraše specialiojoje žymoje nurodomas žodis „Išrašas“, išrašo turinyjepateikiamas dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas (antraštė),dokumento data ir registracijos numeris, pateikiama reikalinga dokumento tekstodalis, informacija apie autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenis (nurodomosdokumentą pasirašiusio (patvirtinusio) asmens pareigos, vardas ir pavardė, elektroninįparašą sukūrusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, elektroninį spaudą sukūrusiojuridinio asmens pavadinimas).

➢ Dokumento nuoraše specialiojoje žymoje gali būti nurodomas žodis „Nuorašas“.Dokumento nuoraše pateikiamas visas dokumento turinys, dokumento sudarytojopavadinimas, dokumento pavadinimas (antraštė), dokumento data ir registracijosnumeris, dokumento gavimo data ir dokumento gavimo registracijos numeris (jei yra),informacija apie autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenis (nurodomosdokumentą pasirašiusio (patvirtinusio) asmens pareigos, vardas ir pavardė, elektroninįparašą sukūrusio asmens pareigos, vardas ir pavardė, elektroninį spaudą sukūrusiojuridinio asmens pavadinimas).

45




redakcija

Popierinių dokumentų rengimo ypatumai

39. Popieriniame dokumente parašas išdėstomas pagal šių taisyklių 17.1

papunkčio reikalavimus.

40. Kai dokumentą pasirašo keli asmenys (tos pačios įstaigos darbuotojai, kelių

įstaigų vadovai ar komisija), parašai išdėstomi vienas po kitu.

41. Pasirašomas ar tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius, jei kiti teisės

aktai nenustato kitaip.

Kai dokumento sudarytojai yra keli juridiniai asmenys, pasirašoma ar tvirtinama

tiek dokumento egzempliorių, kiek yra sudarytojų.

Jei siunčiamasis dokumentas adresuojamas keliems įvardytiems gavėjams,

pasirašomas kiekvienam gavėjui skirtas dokumento egzempliorius.

46




redakcija


➢ 42. Jei dokumentas siunčiamas pagal gavėjų sąrašą ar gavėjai nurodyti

apibendrintai, gali būti pasirašomas įstaigoje liekantis egzempliorius, o

gavėjams siunčiamos dokumento kopijos, nuorašai ar išrašai.

➢ Kai dokumentas siunčiamas pagal gavėjų sąrašą, šis sąrašas įforminamas

atskirai. Sąrašo pavadinime nurodomas siunčiamo dokumento sudarytojo

pavadinimas, dokumento data ir registracijos numeris. Gavėjų sąrašas (arba jo

išrašas) gali būti siunčiamas kartu su siunčiamu dokumentu.

➢ 43. Dokumento vertikalioje ar horizontalioje kraštinėje (atsižvelgiant į tai, kaip

dokumentas bus segamas į bylą) paliekama 30 mm paraštė.

47




redakcija


➢ 44. Spausdinant dokumentą turi būti užtikrinta, kad bus atvaizduoti visi jo

struktūriniai elementai. Kai dokumentas spausdinamas daugiau nei ant vieno lapo, jo

lapai sunumeruojami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

➢ 45. Kai spausdinamą dokumentą sudaro daugiau nei vienas lapas, struktūros

elementai turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašas ir

po juo esantys kiti metaduomenys.

➢ 46. Nuolat saugomiems dokumentams spausdinti naudojamas popierius, atitinkantis

standarte LST EN ISO 9706:2001 „Informacija ir dokumentai. Dokumentinis

popierius. Pastovumo reikalavimai (ISO 9706:1994)“ nustatytus reikalavimus.

48




redakcijaElektroninių dokumentų rengimo ypatumai

➢ 47. Bendruosius oficialiojo elektroninio dokumento sandaros reikalavimus nustato

Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašas, patvirtintas Lietuvos

vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. VE(1.3 E)-41 „Dėl

Elektroninių dokumentų specifikacijų reikalavimų aprašo patvirtinimo“.

➢ 48. Įstaigos rengiami oficialieji elektroniniai dokumentai, kaip ir oficialiųjų

elektroninių dokumentų elektroniniai nuorašai, išrašai, konvertuotos kopijos, turi

atitikti elektroninių dokumentų specifikacijose keliamus reikalavimus, įskaitant ir

turinio struktūros bei turinio formatus.

➢ 49.* Įstaigos vadovas gali nustatyti, kurie įstaigos veiklos trumpai ar ilgai saugomi

oficialieji elektroniniai dokumentai gali būti sudaromi ne pagal elektroninio

dokumento specifikacijas. Tokie elektroniniai dokumentai kitiems juridiniams

asmenims perduodami, jei tą numato kiti teisės aktai arba dėl to iš anksto susitarta

raštu.

*Šiuo metu galiojančių Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 5. 6 papunktis. 49




redakcija

Elektroninių dokumentų rengimo ypatumai

➢ 50. Elektroninis dokumentas turi būti parengtas taip, kad bet kurios peržiūros metu būtų

užtikrintas jo nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis.

➢ 51. Jei dokumento sudarytojas yra teisės aktų įgaliojimus turintis asmuo (įstaigos

vadovas, administracijos padalinys ar kolegialus vienetas, neturintis juridinio asmens

teisių), oficialiojo elektroninio dokumento turinyje nurodomas dokumento sudarytojo

pavadinimas, o šio dokumento metaduomenyse nurodomas juridinio asmens

pavadinimas, kodas ir adresas pagal elektroninių dokumentų specifikacijose nustatytus

reikalavimus.

➢ 52. Jei elektroninio dokumento papildomi metaduomenys užfiksuojami naudojamos

informacinės sistemos priemonėmis, jie turi atitikti oficialiųjų elektroninių dokumentų

specifikacijų reikalavimus (jei taikoma) arba kitus teisės aktais nustatytus metaduomenų

kūrimo reikalavimus.

➢ 53. Elektroniniu parašu pasirašomas visas elektroninio dokumento turinys ir (ar) kiti

pasirašomieji elementai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.50



Taikoma

ADOC

formato

dokumentui


redakcija

Elektroninio dokumento pavyzdys

51




redakcija

VAIZDO IR (AR) GARSO DOKUMENTŲ RENGIMO YPATUMAI

➢ 54. Vaizdo ir (ar) garso dokumentai, kurių turinys fiksuojamas sukuriant atitinkamą

įrašą, rengiami įvertinus jų kūrimui, įrašo autentiškumui, patikimumui, vientisumui ir

tinkamumui naudoti visą jų saugojimo laiką užtikrinti turimą įrangą.

➢ 55. Rengiant vaizdo ir (ar) garso dokumentą metaduomenys gali būti papildyti ir kita

reikiama kontekstine informacija (įvykio (posėdžio ar kt.) vieta, laikas, susiję

sprendimai, trukmė ar kt.).

52




redakcija

VAIZDO IR (AR) GARSO DOKUMENTŲ RENGIMO YPATUMAI

➢ 56. Rengiamų vaizdo ir (ar) garso dokumentų, kurie nėra autorių teisių objektai

(teisės aktai, oficialūs administracinio, teisinio ar norminio pobūdžio dokumentai:

sprendimai, nuosprendžiai, nuostatai, normos, teritorijų planavimo ir kiti oficialūs

dokumentai, posėdžio įrašai ar kt.), įrašas turi būti nenutrūkstamas, išskyrus tuos

atvejus, kai dokumento rengimas (posėdis ar kt.) vyksta su pertraukomis. Jei įrašas

buvo nutrūkęs dėl techninių priežasčių, būtina nurodyti šio įvykio priežastis,

parengiant kitą dokumentą (pažymą, tarnybinį pranešimą) ar kitu būdu.

➢ 57. Rengiami vaizdo ir (ar) garso dokumentai, kurie vadovaujantis Lietuvos

Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatymu yra autorių teisių objektai,

turi būti sudaromi taip, kad nepažeistų šio įstatymo.

53




redakcija

ĮRAŠŲ RENGIMO YPATUMAI

➢ 58. Įrašai rengiami įvertinus turimą programinę įrangą, užtikrinančią sukurtų įrašų

autentiškumą, patikimumą, vientisumą, tinkamumą naudoti visą jų saugojimo laiką

bei apsaugą nuo turinio pakeitimo ar įrašo sunaikinimo.

➢ 59. Įrašas parengiamas ir išsaugomas informacinėje sistemoje taip, kad visi įrašo

duomenys ir (ar) dokumentai būtų tarpusavyje logiškai susieti.

➢ 60. Įrašas turi būti parengtas taip, kad bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo

nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis.

54




redakcija

ĮRAŠŲ RENGIMO YPATUMAI

➢ 61. Gali būti kuriamos kelios įrašo versijos, tačiau tokiu atveju turi būti išsaugomos

ankstesnės pagrindinių įrašo struktūros elementų, nurodytų šių taisyklių 6 punkte,

versijos ir užtikrinta galimybė juos perimti.

➢ 62. Įrašas gali būti siunčiamas ir turėti kitų susietų dokumentų.

➢ 63. Įrašas privalo turėti šių taisyklių 10 punkte nustatytus pagrindinius dokumento

metaduomenis, tačiau jo atvaizdavimo forma gali būti nustatyta kituose teisės

aktuose.

55



Dokumentų rengimo taisyklių nauja redakcija

Įrašo, sudaryto „paprasto“ DVS priemonėmis, pavyzdys

56



Struktūros elementų išdėstymas popieriniame

dokumente (išskyrus siunčiamą)

57



Struktūros elementų išdėstymas popieriniame

siunčiamajame dokumente

58




redakcija

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

➢ 64. Dokumentai registruojami ir tvarkomi pagal Dokumentų tvarkymo ir

apskaitos taisyklių reikalavimus.

➢ 65. Nuolat saugomi vaizdo ir (ar) garso dokumentai rengiami taip, kad atitiktų

Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų

perdavimo valstybės archyvams taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo

archyvaro 2011 m. vasario 21 d. įsakymu Nr. V-78 „Dėl Valstybės ir

savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo

valstybės archyvams“.

59



II. DOKUMENTŲ TVARKYMO IR

APSKAITOS TAISYKLIŲ PROJEKTAS

(TAIS, Nr. 19-10155)



II. DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS

TAISYKLIŲ PROJEKTAS

(TAIS, Nr. 19-10155)

Apskaitos vienetas – dokumentas arba pagal tam tikrus požymius susistemintų

dokumentų grupė, kuriems suteikiamas atskiras apskaitos numeris.

Byla – pagal tam tikrus požymius susistemintų dokumentų ir (ar) su jais susijusios

informacijos rinkinys.

Bylų apyrašas – bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.

Dokumentų apskaita – dokumentų kiekio fiksavimas apskaitos dokumentuose.

Dokumento registravimas – dokumento įtraukimas į apskaitą, suteikiant jam unikalų

registracijos numerį.

Dokumentų registras – dokumentų įtraukimo į apskaitą dokumentas.

Dokumento skaitmeninė kopija – neskaitmeniniu formatu užfiksuotas dokumento

turinys, informacinių technologijų priemonėmis perkeltas į skaitmeninį formatą.

Skaitmeninės kilmės dokumentas – skaitmeniniu formatu užfiksuota informacija,

valdoma informacinių technologijų priemonėmis (tai el.dokumentai, įrašai, ne

analoginiai vaizdo ir garso dokumentai).61



KITOS SĄVOKOS

Analoginis dokumentas – dokumentas, naudojamas be skaitmeninio įrenginio

(LST ISO 5127:2019), sąvoka (3.3.3.01)

Dokumentų tvarkymas – dokumentų vertinimo, sisteminimo, aprašymo ir

įrašymo į apskaitos dokumentus procesas.

Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrankos saugoti ar

naikinti procesas.

Konvertuota kopija – elektroninio dokumento duomenys, gauti konvertuojant

elektroninio dokumento turinį ir (ar) metaduomenis.

Skaitmeninė saugykla – techninių ir programinių priemonių visuma

skaitmeninės kilmės ir suskaitmenintiems dokumentams, jų apskaitos

dokumentų duomenims bei kitai su jais susijusiai informacijai saugoti.

Pastaba. Suskaitmeninti dokumentai – gautų popierinių ar kitų dokumentų

nuorašų, išrašų skaitmeninės kopijos. Tai ne sąvoka, o apibendrinimas.

Popieriniai ar vaizdo

ir garso dokumentai

(kino juostose ar pan.)

62



DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOS

REIKALAVIMAI

Įstaigos dokumentų valdymo sistema (DVS) turi atlikti šias funkcijas:

valdyti (rengti, registruoti, tvarkyti, įtraukti į apskaitą, saugoti, priimti ar kt. (pvz.,

teikti susipažinti ar pan.) dokumentus, įskaitant ir oficialiuosius el. dokumentus,

atitinkančius bent vieną iš Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų ar su juo

suderintų specifikacijų, bei užtikrinti, kad to paties dokumento nebūtų galima

užregistruoti antrą kartą;

kurti el. parašą, kvalifikuotą el. parašą, ir, jei reikia, kvalifikuotą el. spaudą

Reglamento, el. dokumentų specifikacijų ir el. parašo taisyklių nustatyta tvarka;

patvirtinti kvalifikuoto el. parašo bei kvalifikuoto el. spaudo galiojimą ir išsaugoti

jų galiojimą patvirtinančius duomenis;

patikrinti oficialiojo el. dokumento atitiktį taikomai elektroninio dokumento

specifikacijai;

sudaryti suskaitmenintų ir skaitmeninės kilmės dokumentų perkėlimo (pvz., į kitą

informacinę sistemą) metu atliktų veiksmų sąrašą;

neleisti sunaikinti ar kitaip pašalinti iš DVS bylos, jos tomų ir jiems priskirtų

dokumentų bei jų metaduomenų, jei el. bylos, jos tomo metaduomenyse nebuvo

įvesta informacija apie patvirtintą dokumentų naikinimo aktą.

Perkeltos Elektroninių

dokumentų valdymo taisyklių

(EDVT) nuostatos

63



DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMOS

REIKALAVIMAI Įstaigos dokumentų sistema gali atlikti ir šias funkcijas:

automatiškai pildyti dokumento metaduomenis, užregistruoti dokumentus ir (ar) priskirti ar pakeisti nustatytą

dokumento saugojimo terminą, užbaigti bylas ir jų tomus;

atspausdinti rašytinių suskaitmenintų dokumentų, skaitmeninės kilmės dokumentų, fotodokumentų, turinį, jų

metaduomenis, informaciją apie el. parašus, įskaitant ir kvalifikuotus el. parašus ar kvalifikuotus el. spaudus, taip

pat kitą informaciją, esančią IS (dokumento paieškos rezultatus, ataskaitas apie atliktus valdymo veiksmus ar kita);

parengti rašytinio suskaitmeninto ar skaitmeninės kilmės dokumento nuorašą, išrašą ar konvertuotą kopiją,

metaduomenyse nurodant nuorašą, išrašą ar konvertuotą kopiją patvirtinusio asmens pareigas, vardą ir pavardę,

patvirtinimo datą, parengimo priežastį;

suskaitmenintus ir skaitmeninės kilmės dokumentus saugoti įstaigos skaitmeninėje saugykloje arba nustatytąja

tvarka perduoti saugoti į valstybės archyvus. Skaitmeninė saugykla gali būti dokumentų valdymo sistemos

posistemis arba atskira informacinė sistema;

pateikti dokumentų apskaitos duomenis valstybės archyvams, sudaryti ataskaitas, kuriose fiksuojami dokumentų

sunaikinimą patvirtinantys duomenys, bei atlikti kitas įstaigai reikalingas su dokumentų valdymu ir jų naudojimu

susijusias funkcijas.

Dokumentų valdymo metu kaupiami dokumentų metaduomenys (1 ir 2 priedai). 1-ame šių Taisyklių priede

nurodyti metaduomenys taikomi tiek, kiek jie neprieštarauja el. dokumentų specifikacijose nustatytiems

reikalavimams.

EDVT

nuostatos

64



DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO

PASIKEITIMAI

Įstaigos vadovas, be Dokumentų ir archyvų įstatyme nustatytų funkcijų:

paskiria už dokumentų valdymo sistemos (jei tokia naudojama) administravimą ir saugos

priemones atsakingus asmenis,

sprendžia įstaigos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso dokumentų autorių turtinių teisių perėmimo

klausimus,

tvirtina šių Taisyklių nustatyta tvarka suderintus dokumentų apskaitos dokumentus (jų duomenis)

ir bylų apskaitos dokumentus (jų duomenis);

nustato, kuriuos ilgai saugomus dokumentus (išskyrus valstybės archyvams perduodamus

elektroninius dokumentus), reikalinga tvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą.

Pastaba. Apie sprendimą sutvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą ilgai

saugomus dokumentus raštu informuojamas valstybės archyvas arba savininko teises ir pareigas

vykdanti institucija.

65



Įstaigos vadovo sprendimas dėl ilgai saugomų

dokumentų sutvarkymo ir įrašymo į sutvarkytų

dokumentų apskaitą(labiau aktualu bylų dokumentacijos planą sudarančioms įstaigoms)

Vadovo sprendimas dėl ilgai saugomų dokumentų

(sprendžiama dėl visų tokių dokumentų. Arba „Taip“,

arba „Ne“)

Raštu informuojamas valstybės archyvas arba

steigėjas

(išskyrus ilgai saugomus archyvams perduodamus

elektroninius dokumentus)

Dokumentai tvarkomi, įskaitant popierinių lapų numeravimą

Įrašomi į bylų apyrašus ir apyrašai teikiami derinti

Dokumentai išsaugomi nustatytą laiką, atrenkami naikinti arba perduodami

toliau saugoti 66



Dokumentai apskaitomi pagal

dokumentacijos planą,

vienarūšių bylų sąrašus ar kt.

Ne

Taip

Dokumentacijos plano ir apskaitos dokumentų sąsaja

Apskaitos dokumentai:

dokumentacijos planas (įskaitant

papildymų sąrašą),

dokumentų registrų sąrašas

dokumentų naikinimo aktai,

bylų apyrašų sąrašas,

bylų apyrašai (jų tęsiniai).

Teikia derinti:

a) Funkcijų DP valdančios

įstaigos,

b) Dokumentų archyvams

neperduodančios

įstaigos, priėmusios

sprendimą netvarkyti

ilgai saugomų

dokumentų

Teikia derinti:

a) Bylų DP valdančios įstaigos,

b) įstaigos, priėmusios

sprendimą tvarkyti ilgai

saugomus dokumentus.

67



Apskaitos dokumentų derinimo aspektai

Dokumentus valstybės archyvui perduodančios įstaigos apskaitos dokumentai (jų

duomenys) derinami su tuo valstybės archyvu, kuriam dokumentai perduodami nuolat

saugoti.

Ši nuostata apima ir ilgai saugomus dokumentus, jei buvo priimtas įstaigos vadovo

sprendimas ilgai saugomas bylas sutvarkyti ir įrašyti į sutvarkytų bylų apskaitą.

Įstaigos vadovo sprendimas dėl ilgai saugomų elektroninių bylų nepriimamas, nes tai

Dokumentų ir archyvų įstatymo 15 str. 1 dalies reikalavimas, ir tokios bylos turi būti

perduodamas valstybės archyvui.

Dokumentus valstybės archyvui neperduodančios įstaigos apskaitos dokumentai (jų

duomenys) derinami su įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija

ar jos įgaliota įstaiga, vykdančia jų priežiūrą.

Jei buvo priimtas įstaigos vadovo sprendimas ilgai saugomų bylų netvarkyti ir į sutvarkytų

bylų apskaitą neįrašyti, tokios įstaigos teikia tik derinti dokumentacijos planą (įskaitant ir

jo papildymų sąrašą) ir dokumentų naikinimo aktus.

Pastaba. Priėmus sprendimą ilgai saugomų popierinių bylų netvarkyti ir neįrašyti į sutvarkytų dokumentų apskaitą, jų paieška

neturėtų būti sudėtinga. Konkrečioje byloje bus dedami įprasti dokumentai (įsakymo personalo klausimais ar pan.), tik bylos lapai būtų

nenumeruojami....

Išskyrus valstybės

archyvams

perduodamus el.

dokumentus

68



DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO

PASIKEITIMAI

Atsižvelgdamas į įstaigos naudojamas informacines sistemas ir vykdomą veiklą

atliekant įstaigai priskirtas funkcijas, įstaigos vadovas taip pat priima sprendimą dėl

dokumentų sisteminimo būdo ir įstaigoje sudaromo dokumentacijos plano:

jei dokumentus numatoma sisteminti pagal bylas, sudaromas bylų dokumentacijos

planas,

jei pagal teisės aktais priskirtas funkcijas – funkcijų dokumentacijos planas.

Pastaba. Dokumentacijos plano sąvoka taikoma ir toliau, tik esminis skirtumas

siejamas su jo „turiniu“ – struktūra, ir kokią reikšmę pasirinkta struktūra turi

dokumentų sisteminimui, tvarkymui ir perdavimui.

69



DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS

Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti dokumentų registruose ir (ar) naudojamose informacinėse sistemose.

Dokumentui suteiktas registracijos numeris dokumentų registruose ar informacinėse sistemose turi būti unikalus ir suteikiamas iš eilės.

Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą – paprastai tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Dokumentai registruojami kalendoriniais metais, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Jei dokumentų registravimas vykdomas automatizuotu būdu, dokumentai registruojami tą parą, kai yra gauti, pasirašyti ar patvirtinti.

Pavyzdžiui:

Dokumentų registre – VP-13

Informacinėje sistemoje – 16-2019-V-26598

Jei dokumento registravimo numeris užfiksuojamas tik įstaigos naudojamos informacinės sistemos priemonėmis, turi būti užtikrinta užregistruoto

dokumento ir bylos, su kuria jis susijęs (kai pasirenkama sudaryti bylų dokumentacijos planą) arba susijusio proceso (kai pasirenkama sudaryti

funkcijų dokumentacijos planą) sąsaja.

Siekiama, kad

dokumentas,

kuriam IS

suteikia unikalų

Nr., nebūtų

papildomai

registruojamas

DVS.

70




Registruojant dokumentus užfiksuojamas registracijos numeris ir šie

metaduomenys: dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento data,

dokumento pavadinimas (antraštė).

Registruojant siunčiamus dokumentus, be šių elementų, nurodomas gavėjas,

kuriam siunčiamas ar perduodamas dokumentas, o registruojant gautus

dokumentus – dokumento sudarytoją, jo nurodyta dokumento data ir

registracijos numeris.

Jei dokumentai registruojami dokumentų registruose, įstaigoje numatomi atskiri

siunčiamų ir gaunamų dokumentų registrai.

Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.)

registruojami pagal rūšis ir saugojimo terminus.

Jei įstaiga naudojasi IS, kurios valdytojas yra kitas subjektas, turi būti užtikrinta

galimybė identifikuoti dokumento sudarytoją, dokumento datą ir registracijos

numerį.

Pvz., jei

dokumentas

registruojama

s

Infostatyboje

ar pan)

71




Sprendimą dėl vaizdo ir garso dokumentų registravimo priima įstaigos vadovas. Jei tokie dokumentai neregistruojami, jų apskaita vykdoma pagal dokumentacijos planą.

Jei skaitmeninės kilmės dokumentas užregistruojamas iki jo pasirašymo, įstaigos sudaryto skaitmeninės kilmės dokumento turinyje gali būti nurodyta dokumento data ir registracijos numeris.

Visa įstaigos gauta korespondencija priimama ir paskirstoma įstaigos vadovo nustatyta tvarka. Paaiškėjus, kad gautas ne visas dokumentas, kad trūksta dokumente nurodytų priedų ar pridedamų dokumentų, apie tai informuojamas siuntėjas.

Dokumentai, atsiųsti ne pagal kompetenciją ar ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui, kartu persiunčiant ir voką, jei dokumentas buvo gautas paštu.

Jei gautas dokumentas buvo įdėtas į voką, vokai prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo, kuris reikalingas dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti.

Gautas oficialusis elektroninis dokumentas registruojamas, jei jis atitinka elektroninių dokumentų specifikaciją, yra pasirašytas galiojančiu kvalifikuotu elektroniniu parašu ir galima atpažinti jo turinį. Jei vadovas nenusprendžia kitaip, šių reikalavimų neatitinkantis elektroninis dokumentas neregistruojamas ir apie tai pranešama siuntėjui, jei galima nustatyti jo ryšio duomenis.

Perkeltos

EDVT

nuostatos

72



Veiksmai, užregistravus dokumentą

Užregistruoti gauti dokumentai įstaigos vadovo nustatyta tvarka perduodami

užduočiai suformuluoti ir (ar) vykdyti.

Užregistruoti siunčiami dokumentai išsiunčiami ar perduodami gavėjams:

Jei gavėjams siunčiamos ar perduodamos popierinių dokumentų kopijos, jų

nuorašai ar popierinių dokumentų skaitmeninės kopijos, įstaigoje išsaugomas

pasirašytas popierinis dokumentas.

Jeigu dokumentai rengiami informacinėje sistemoje, tačiau gavėjui reikia išsiųsti

arba perduoti popierinius dokumentus, parengti dokumentai atspausdinami,

pasirašomi ir išsiunčiami, o įstaigoje jie gali būti saugomi informacinėje sistemoje,

kurioje buvo parengti (sukurti).

Dokumentų išsiuntimo ar perdavimo gavėjui faktas gali būti fiksuojamas

informacinėje sistemoje.

Vienas

egzempliorius

rengiamas ir

pasirašomas DVS,

o kitas –

popierinis...

Aptarta dabar

egzistuojanti

praktinė situacija

„Siųsti“ paštu ar

epristatymas

priemonėmis, o

„perduoti“ – toje

pačioje sistemoje

(pvz., DBSIS ar

savivaldybės

administracijos IS)

73



Veiksmai, užregistravus dokumentą

Jei reikia, parengiamos dokumentų kopijos (išskyrus skaitmeninės

kilmės dokumentus), nuorašai ar išrašai.

Dokumentų kopijos, nuorašai ar išrašai gali būti patvirtinami atsakingo

administracijos padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų

pavadinimu. Jei administracijos padalinio antspaudo ar antspaudo su

pareigų pavadinimu nėra, rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti

sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas

spaudas.

Dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumo patvirtinimo reikalavimai

nustatyti Dokumentų rengimo taisyklėse.

74



Užduočių įvykdymas

Kai užduotis vykdoma nerengiant oficialaus dokumento,

informacija apie įvykdytą užduotį fiksuojama dokumente arba

informacinėje sistemoje.

Jei dokumentai buvo sudaryti informacinių sistemų priemonėmis,

turi būti užtikrintas registravimo duomenų prieinamumas visą

dokumentų saugojimo laikotarpį įstaigoje.

75



DOKUMENTAI IR

DOKUMENTACIJOS PLANAS

Dokumentacijos planas

Bylų: funkcija, subfunkcija (neprivaloma), byla

„Rengiame, kaip įpratę“

Funkcijų: funkcija, subfunkcija, procesas / veiksmas, dokumentai

„Rengiame, jei galime“ (siejama su DBSIS)

Registravimas

Dokumento priskyrimas bylaiDokumentų valdymas pagal funkcijų klasifikatorių

(dokumento priskyrimas procesui)

Dokumentas

Analoginiai dokumentai (popieriniai ir vaizdo ir garso dokumentai)

Skaitmeninės kilmės ir suskaitmeninti dokumentai (elektroniniai, įrašai, vaizdo ir garso dokumentai, dokumentų skaitmeninės kopijos)

76Lietuvos vyriausiojo archyvaro

tarnyba


Dokumentacijos plano turinio/struktūros įtaka

dokumentų valdymo veiksmams

Bylų dokumentacijos planasFunkcijų dokumentacijos

planas

DP derinamas kasmet taikant iki šiol EAIS realizuotą DP formą

Sudaromos bylos pagal dokumentų formas, byloms suteikiamas indeksas (įskaitant ir

įrašų bylą)

Bylos tvarkomos pagal jų formas (išskyrus mišrią bylą)

Bylos įrašomos į bylų apyrašus pagal bylų apyrašų sąrašą

Nuolat saugomos ar ilgai saugomos elektroninės bylos perduodamos į valstybės

archyvus

Derinamas dokumentų naikinimo aktas, kiti apskaitos dokumentai

DP – grindžiamas funkcijų klasifikavimo schema, taikant naują EAIS realizuotą DP formą

DP derinamas „ilgam“

Maksimaliai automatizuoti dokumentų valdymo veiksmai

Įstaiga pagal perdavimo reikalavimus sudaro struktūruotą paketą

Derinamas dokumentų naikinimo aktas, o analoginiai dokumentai perduodami pagal

perdavimo aktą ir sąrašą

77



Dokumentacijos plano struktūros įtaka apskaitos

dokumentų derinimui

Sietina su dokumentus archyvui perduodančia įstaiga

Bylų dokumentacijos planas

Funkcijų dokumentacijos planas

Nuolat saugomų bylų apyrašai (jei

tokių bylų yra )

Bylų apyrašų sąrašas

Dokumentų naikinimo aktas

Ilgai saugomų bylų apyrašai (vadovo

sprendimu)Dokumentų naikinimo

aktas

Dokumentų perdavimas

Derinama

DBSIS

priemonėmis

Derinama

EAIS

priemonėmis78



Bylų dokumentacijos planas Bylų dokumentacijos plane (DP) informacija apie dokumentus pateikiama

struktūriškai: funkcija, subfunkcija (jei išskiriama), byla.

Bylų DP nurodomos visos bylos, kurias numatoma sudaryti iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienerius kalendorinius metus, ir tęsiamos bylos, sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu. Prireikus gali būti sudaromi skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų bylų tomai.

Bylų DP nurodomi už bylų sudarymą atsakingi administracijos padaliniai ar darbuotojai. Kai dokumentai rengiami IS (išskyrus įstaigos DVS), nurodomas IS pavadinimas. Šiuo atveju dokumentai DP nurodytai bylai nėra priskiriami, tačiau nurodomi už šių dokumentų rengimą konkrečioje IS atsakingi padaliniai ar darbuotojai.

Dabar galiojančioje

taisyklėse nurodyti

tik popierinių, el.

bylų tomai

79




Bylos sudaromos pagal dokumentų formas, rūšis ar kitą pasirinktą

požymį.

Įr – įstaigoje gali būti sudaromos tik tokios įrašų bylos, kurias

numatyta saugoti trumpai ar ilgai. Nuolat saugomų įrašų bylos

sudaromos tik tuo atveju, jei įstaiga turi technines priemones

tokius dokumentus perduoti toliau saugoti į valstybės archyvą.

Mr – trumpai saugomi suskaitmeninti ir skaitmeninės kilmės

dokumentai, atsižvelgiant į pasirinktą dokumentų sisteminimo

požymį, gali būti priskiriami tai pačiai bylai. Šis reikalavimas

taikomas tik tuo atveju, jei dokumentai valdomi IS.

Bylų DP

valdančios įstaigos

paprasčiausiai

neturės naujos

integracijos su

EAIS

80




Bylų (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indeksuose nurodomas bylos formą žymintis žymuo. Elektroninių, vaizdo ir garso dokumentų ar įrašų bylos indeksą sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo:

E – elektroninis dokumentas,

VG – vaizdo ir garso įrašas,

G – garso įrašas,

V – vaizdo įrašas,

F – fotodokumentas,

Įr – įrašas (pvz., 5.6 G , kur 5.6 žymi eilės numerį, G – bylos formą).

K – kopijos, jei bylai numatoma priskirti gautus suskaitmenintus dokumentus, bylos indekse nurodomas tai žymintis žymuo pijos (pvz., 5.6 K).

Mr – tais atvejais, kai tai pačiai bylai priskiriami ir trumpai saugomi suskaitmeninti, ir skaitmeninės kilmės dokumentai.

Bylos indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 1.6.1-04 (1.6.1 – eilės numeris, 04 – administracinis padalinys). 81



Bylų dokumentacijos planas Antraštės turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloms priskiriamų

dokumentų turinį, rūšį ir temą (pvz., Susirašinėjimo su mokyklomis personalo klausimais dokumentai).

Vienarūšės bylos, jei jos sudaromos, įrašomos viena apibendrinta antrašte. Joms suteikiamas vienas indeksas, o pastabų skiltyje nurodomas jų apskaitos dokumentas (pvz., Pagal draudėjų sąrašą). Skaitmeninės kilmės ar suskaitmenintų dokumentų bylų indeksas gali būti papildytas asmenį ar objektą nusakančiu požymiu (pvz., 1.1 E 000001, kur 000001 yra IS asmeniui suteiktas kodas).

Dokumentai į bylą dedami (priskiriami bylai) chronologine tvarka, jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) kartu su patvirtintais dokumentais priskiriami atskiroms byloms (popieriniai dokumentai – segami į bylas) pagal teisės aktų rūšis ir saugojimo terminus.

Bylų DP rengiamas kiekvienais metais, likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos.

Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos DP nebuvo numatytos, rengiamas DP papildymų sąrašas. Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas, einantis iš eilės pagal patvirtinto DP atitinkamo punkto papunktį.

Suvestiniai duomenys apie per konkrečius kalendorinius metus užbaigtas bylas įrašomi atskiroje DP ar jo papildymų sąrašo skiltyje, jei įstaigoje nėra pasirinktas kitas būdas tokiai informacijai užfiksuoti. Įstaigos, perduodančios dokumentus valstybės archyvams, šią informaciją iki einamųjų metų kovo 1 d. gali pateikti EAIS priemonėmis.

Jei suvestinė

nebus

teikiama,

įstaiga

negalės

naudotis bylų

apyrašų

automatizuot

o rengimo

funkcija82




Bylos

indeksas

Bylos antraštė Slaptumo

žyma

Bylos saugojimas Už bylos sudarymą

atsakingo struktūrinio

padalinio pavadinimas

ar kodas (darbuotojo

vardas ir pavardė ar

pareigų pavadinimas)

Pastabos Iš viso per

metus

užbaigta

bylų

Saugojimo

terminas

Teisės akto ir

jo punkto

nuoroda

1 2 3 4 5 6 7 8

83



Atkreiptinas dėmesys rengiant bylų

dokumentacijos planą

Dėl dokumentų registrų sąrašų. Dokumentų registrų sąrašai nėra toliau numatomi.

Dėl dokumentų registrų. Dokumentų registrus ir IS, kurios suteikia registracijos numerius, pakaktų nurodyti DP (atskiras vadovo įsakymas nėra būtinas).

Dėl dokumentacijos planų. Dokumentacijos planus (DP) įstaigos teikia derinti pagal galiojančius teisės aktus. Jei įstaiga ketina sudaryti ilgai ar trumpai saugomas įrašų bylas ar mišrias bylas, tuomet 2020 m. pateiks derinti DP papildymų sąrašą.

Dėl IS, kurios suteikia dokumentams unikalius numerius nurodyto DP. Kai IS turi registro formavimo funkcionalumą, registras DP nurodytinas. Jei IS tokio funkcionalumo neturi, o tik generuoja unikalų numerį, tuomet registras bylos antraštėje nėra nurodomas (t. y. kai dokumentai ir registras buvo numatyti vienoje byloje, registras neformuojamas ir į bylą kartu su dokumentais „nebededamas“, o bylos antraštėje tokiu atveju nurodytini tik dokumentai). Šiuo atveju DP pastabų skiltyje rašytina: „Dokumentai registruojami XXX IS priemonėmis“.

Dėl dokumentų, kurie rengiami IS, nurodymo DP.

Jei įstaiga dokumentus rengia konkrečioje IS ir jų nespausdina, tuomet DP pastabų skiltyje galima nurodyti sistemos pavadinimą, įsitikinus, kad IS pagal jos nuostatus išsaugos dokumentus nustatytą laiką. Įstaigos turi įvertinti konkrečios IS nuostatus, tvarkymo taisykles (jei tokios yra) ir tik tuomet rašyti pastabą „XXX dokumentai saugomi ir nustatytą laiką prieinami XXX IS priemonėmis“.

Pastebėtina, kad atsakingais už tokią bylą (labiau bylos eilutę) nurodomi įstaigos darbuotojai, kurie turi prieigą prie konkrečios sistemos.

84



Funkcijų dokumentacijos planas

Funkcijų dokumentacijos plane informacija apie dokumentus pateikiama

keturiais struktūriniais lygmenimis: funkcija, subfunkcija, procesas,

dokumentai:

Funkcijų DP struktūra pasirenkama tais atvejais, kai įstaigos naudojamos IS

turi galimybę automatizuotai valdyti funkcijų klasifikatorių ir dokumentų

priskyrimą procesams, įskaitant ir automatizuotą skaitmeninės kilmės ir

suskaitmenintų dokumentų ilgalaikį išsaugojimą ir perdavimą toliau

saugoti teisės aktų nustatyta tvarka. Šiuo atveju bylos nesudaromos.

Į funkcijų DP įrašomos visos vykdant veiklą atliekamos funkcijos (jei yra – ir

subfunkcijos), nurodomi vykdant funkcijas atliekami procesai (veiksmai) ir

išskiriami dokumentai, sudaromi skirtingų pr

dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema (dbsis) · 2019. 12. 1. · dokumentas –lietuvos...

Documents